BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Profil Objek Penelitian. 4.1.1 Sejarah Singkat PT. Astra International , tbk PT. Astra International, tbk didirikan pada tahun 1957 sebagai perusahaan general trading yang berdomisili di Jakarta, Indonesia dan dimana awalnya tergabung dalam perdagangan agricultural. Saat ini Astra merupakan salah satu kesatuan kelompok bisnis yang terbesar di Indonesia, yang terbagi ke dalam manufaktur dan distribusi automobile, komponen dan peralatan berat pada akhir tahun 1960-an. Dimana Astra memiliki
sedikitnya enam divisi bisnis,
seperti: otomotif, pelayanan keuangan (financial service), peralatan berat, agribisnis, teknologi informasi, dan infrastuktur. Dalam pencapaian menjadi holding company, melalui operasi yang dijalankan sendiri dalam anak cabang dan asosiasinya. Astra merupakan bisnis automotif dengan range operasi mulai dari otomotif dan komponen manufaktur, distribusi dan pelayanan setelah pembelian (after sales service) ke luar kota, penyewaan mobil, penjualan mobil bekas, keuangan konsumen untuk produk otomotif, asuransi dan infrastruktur Perusahaan memiliki kerjasama dengan beberapa automotif internasional seperti Toyota, Honda, Daihatsu, Isuzu, BMW, Peugeot, dan Nissan diesel. Astra menambah nilai dengan bergabung dalam memasok penjualan lokal yang bernilai dan usulan pengembangan produk sesuai dengan pengalaman di dalam distribusi.
69
Lebih dari pengembangan itu sendiri, perusahaan memiliki strategi dengan reputasi korporasi internasional yang diusahakan untuk meningkatkan kesempatan berbisnis seperti komatsu (heavy equipment), Fuji-Xerox (document solution), General Electric (financial services) dan CMG (Asuransi kesehatan). Sebagai
perusahaan
public,
astra
mengimplementasikan
praktek
pemerintahan dalam membawa keluar bisnis tersebut. Perusahaan memberikan pioritas aktivitas social dalam cakupan pendidikan, kesejahteraan, kesehatan dan pengembangan usaha kecil dan menengah dan juga mendukung pengembangan komunitas. Adapun visi dari ASTRA adalah: 1. To be one of the best managed corporation in Asia Pacific region with an emphasis on building competence through human resources development, solid financial structures, customer satisfaction and efficiency. 2. To be a socially responsible corporation and to be environmentally friendly. Yang berarti: 1. Untuk menjadi salah satu manajemen korporasi terbaik di wilayah Asia Pasifik yang menekankan pada pembangunan
kompetensi melalui
pengembangan sumber daya manusia, struktur keuangan yang kokoh, kepuasan pelanggan dan efisiensi. 2. Untuk menjadi perusahaan yang bertanggung jawab social dan untuk menjadi ramah lingkungan.
70
4.1.2. Sejarah Singkat Astra International,Tbk – Honda Sales Operation (AIHSO) PT Astra International, Tbk-Honda Sales Operation (AI-HSO) berdiri pada tahun 1970 dengan nama Honda Division sebagai
Main Distributor
sepeda
motor Honda di Indonesia. Dengan didirikannya Honda Division ini, maka mulai berkembanglah produk sepeda motor Honda ke seluruh pelosok nusantara, satu persatu kantor perwakilan wilayah mulai dibuka, yaitu :
1.
PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Jawa Tengah
Dibuka pada : Juli 1983 Alamat sekarang : Jl. Jend. Sudirman 320 B, Semarang Phone : (024) 7603900, 7604883 Fax
: (024) 8093658
Area Penjualan :Karasidenan Semarang, Solo, Pati, Pekalongan
Gambar 4.1 Kantor HSO Wilayah Jawa Tengah
2.
PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Bali
Dibuka pada : Maret 1984 Alamat sekarang : Jl. HOS Cokroaminoto No. 80, Ubung - Denpasar Phone : (024) 7603900, 7604883 Fax : (024) 8093658 Area penjualan : Propinsi Bali
71
Gambar 4.2 Kantor HSO Wilayah Bali
3.
PT Astra International, Tbk –Honda Cabang Jakarta
Dibuka pada : Mei 1984 Alamat sekarang : Jl. Dewi Sartika No. 255, Cawang Jakarta Timur Phone : (021) 8015555, 8000543 Fax
: (021) 8093658
Area penjualan : Propinsi DKI Jaya dan Tangerang
Gambar 4.3 Kantor HSO Cabang Jakarta
4.
PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Sumatera Selatan
Dibuka pada : April 1986 Alamat sekarang : Jl. A. Yani No. 99, Plaju, Palembang Phone : (0711) 517676 Fax
: (0711) 518007
Area penjualan : Propinsi Sumatera Selatan
Gambar 4.4 Kantor HSO Wilayah Sumateri Selatan
72
5.
PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Sulawesi Selatan dan Sulawesi Tenggara
Dibuka pada : Agustus 1991 Alamat sekarang : Jl. Veteran Selatan No. 15-21, Makassar Phone : (0411) 459593, 459594, Fax : (0411) 443155 Area penjualan : Propinsi Sulawesi Selatan dan Sulawesi Tenggara
Gambar 4.5 Kantor HSO Wilayah SulSelTra
6. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah DIY Dibuka pada : Oktober 1992 Alamat sekarang : Jl. Raya Magelang KM 7,2 Yogyakarta Phone : (0274) 868551, 868661, Fax
: (0274) 868071
Area penjualan : Propinsi DIY dan Jawa Tengah (khusus Karesidenan Banyumas dan Kedu)
Gambar 4.6 Kantor HSO Wilayah DIY
7. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Kalimantan Barat Dibuka pada : November 2000 Alamat sekarang : Jl. A. Yani I, Kompleks Townhouse No. 8-10, Pontianak
73
Phone : (0561) 762261, Fax
: (0561) 736673
Area penjualan : Propinsi Kalimantan Barat
Gambar 4.7 Kantor HSO Wilayah Kalimantan Barat
8. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Papua Dibuka pada : April 2003 Alamat sekarang : Jl. Kelapa Dua Raya No. 11, Entrop Jayapura Phone : (0967) 531777, Fax
: (0967) 535947
Area penjualan : Seluruh propinsi di Papua
Gambar 4.8 Kantor HSO Wilayah Papua
9. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Nusa Tenggara Barat Dibuka pada : Januari 2005 Alamat sekarang : Jl. AA Gde Ngurah No. 87 A-C, Mataram Phone : (0370) 646388, Fax
: (0370) 642188
Area penjualan : Prop. Nusa Tenggara Barat
Gambar 4.9 Kantor HSO Wilayah NTB
74
10. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Bengkulu Dibuka pada : 2005 Alamat sekarang : Jl. S.Parman No.5, Padang Jati,Bengkulu Phone : (0736) 7007388, Fax
: (0736) 347503
Area penjualan : Prop. Bengkulu
Gambar 4.10 Kantor HSO Wilayah Bengkulu
11. PT Astra International, Tbk – Honda Kantor Wilayah Balikpapan Dibuka pada : April 2007 Alamat sekarang : Jl. MT. Haryono 185 C-D, Balikpapan Phone : (0542) 763058; 763085, Fax
: (0542) 763107
Area penjualan : Kodya & Kab. Balikpapan
Sejalan Motor
hingga
dengan berganti
berubahnya nama
status
menjadi
kepemilikan PT
Astra
PT Honda
Federal Motor,
maka fungsi HSO berubah menjadi Main Dealer dari semula Main Distributor. HSO mulai melakukan persiapan untuk memperbesar retail sales. Perubahan inilah yang menjadi cikal bakal HSO hingga saat ini brand-name HSO adalah Astra Motor.
75
Gambar 4.11 Logo Astra Motor
Hingga kini, PT. AI-HSO, sudah memiliki 11 Wilayah dan 91 kantor cabang, dengan 2333 orang karyawan. (Data HRD AI-HSO per Oktober 2009). AI-HSO
merupakan
salah
satu
Corporate
Operations
PT
Astra
International Tbk yang bergerak di bidang distribusi dan retailer sepeda motor Honda, dengan lingkup bisnis pelayanan meliputi 3 jenis pelayanan. Yaitu H1, yaitu Jasa penjualan sepeda Motor Honda, H2, Jasa Service atau perawatan sepeda motor Honda, dan H3, yakni jasa penyediaan suku cadang sepeda Motor Honda. Gambar 4.12 Logo H1, H2, dan H3
Adapun Alur distribusi bisnis yang dilalui oleh AI-HSO hingga berhadapan langsung dengan konsumen adalah dengan gambaran skema sebagai berikut :
76
Skema 4.1 Alur Distribusi Sepeda Motor Honda
Astra International Indonesia
Honda Motor Co. Ltd Japan CKD Component
Internal & External Supplier
PT Astra Honda Motor
Manufacture & Distributor Honda Motorcycle in Indonesia
PT Astra Int. Tbk Honda Sales Operation
Main Dealer
HSO - REGIONALS
NDS
Dealer
Sales Office
C
U
S
Sales Office
T
O
M
E
R
Dalam menjalankan lingkup bisnisnya, Astra motor memiliki Visi : To be Prefered main Dealer and the robust retailer with best Services to Customer. Dan Misi : To Bring More Values to stakeholders to be socially responsible and being environmentally friendly.
77
Adapun untuk mencapai Visi-misi Organisasi, PT.AI-HSO berusaha mewujudkannya dengan menerapkan nilai-nilai Inti / Core Values Astra MOTOR yang diberi nama BEST yaitu : Business Awareness ( Menjiwai Bisnis Astra Motor) Exellence Service (Pelayanan Yang Unggul) Synergetic Teamwork (Menjalin kerjasama yang sinergis) Trustwortiness (Menjadi Pribadi yang terpercaya.
4.1.3. Struktur Organisasi PT. Astra International , tbk
Corporate Functions
Business Divisions
Astra International
Corporate Foundations
Corp. Governance, Audit & Compliance ARCD Corp. Secretary Personalia Corp. Finance HRD Remuneration Corp. Strategic Planning & Business Dev Industrial Relation Corp. EHS, Security & Community Dev Mgt Dev & Imprvmt Corp. Legal AMDI Strategic Studies Corp. Human Resource Dev GA GA AIAI-HO Corp. Communications Corp. Business Process Corp. Business Process Corp. IT Corp. Information System & Technology CS Dev AstraWorld Outlet Dev Toyota SO Operation Process Dev Isuzu SO Development Market Database Team Daihatsu SO Vendor Mgt Peugeot SO Sales Operation People Dev BMW SO Development (MD) HR SO Dev Service Dev Nissan Diesel SO GA GA SO Dev Honda SO IT SO Development Multi Brand Yayasan Dharma Bhakti Astra Koperasi Astra International Dana Pensiun Astra Politeknik Manufaktur Astra TITLE COMPANY & its subsidiary/related companies GROUP Astra Honda Motor Astra Motor 1 Toyota Astra Motor Astra Motor 2 Astra Motor 3
Business Unit
Astra Motor 4 Astra Heavy Equip. Astra Resources Astra System 1 Astra System 2 Astra Finance
Astra Daihatsu Motor Pantja Motor Astra France Motor Tjahja Sakti Motor Corp. Astra Nissan Diesel PT. Astra Otoparts Tbk. PT. United Tractors Tbk. PT. Astra Agro Lestari Tbk. PT. Astra Graphia Tbk. Astratel Nusantara Astra Credit Company Federal International Finance Asuransi Astra Buana
78
4.1.4. Struktur Organisasi AI-Honda Sales Operation Skema 4.2 Struktur Organisasi Head Office :
Skema 4.3 Struktur Organisai Wilayah
79
Skema 4.4 Struktur Organisasi Sales Office (Cabang).
4.2 Strategi Komunikasi Salesmanship Training di PT. Astra International, Tbk- Honda.
4.2.1 Salesmanship Training di PT. Astra International, Tbk- Honda. Sebagaimana yang penulis sampaikan mengenai objek penelitian pada Bab 3 bahwa Penelitian ini dilakukan di PT. AI-HSO, khususnya meneliti tentang Strategi Komunikasi Salesmanship Traning di beberapa daerah Pemasaran HSO, dalam hal ini peneliti telah melakukan observasi pada beberapa wilayah berikut : 1
Balikpapan, 3-5 Agustus 2009.
2
Makassar, 19-21 Agustus 2009.
3
Palembang, 9-11 September 2009.
80
4
Jayapura, 6-8 Oktober 2009.
5
Mataram, 20-22 Oktober 2009.
6
Denpasar, 3-5 November 2009
7
Semarang, 17-19 November 2009.
8
Jogjakarta, 2-4 Desember 2009.
Pilihan terhadap lokasi ini berdasarkan 5 pulau terbesar di indonesia dan kota yang memiliki penjualan terbesar di pulau tersebut yang berada di bawah wilayah pemasaran PT.Astra International, Tbk-Honda. Basic
Salesmanship
Traning
Astra
International,
Tbk
–
Honda
dilaksanakan oleh Sales Training Sub-Depaertemen yang berada dalam divisi marketing di kantor pusat di Jakarta dan melaksanakan training di setiap Wilayah pemasaran yang sudah dijadwalkan sepanjang tahun. Peneliti dalam hal ini ikut serta mengamati secara penuh proses training ini
dari mulai persiapan
persiapan, proses dan evaluasi training. Dalam hal ini, peneliti juga telah melakukan wawancara dengan informan pokok dan informan pendukung untuk mendapatkan data penelitian ini secara lengkap. Selain itu, peneliti juga telah mendokumentasikan setiap aktifitas dari training ini dan mendapatkan data-data sekunder yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian ini. Menurut temuan yang peneliti dapatkan selama penelitian, bahwa ada beberapa jenis training yang dilaksanakan oleh PT. AI-HSO semuanya ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Seluruh sumber daya manusia yang dimiliki oleh PT. Astra International,Tbk-onda, merasa perlu untuk didayagunakan dan dioptimalkan secara tepat. Oleh karena itu, setiap lini tugas mendapatkan trainingnya masing-masing. Termasuk untuk para sales force yaitu Salesman
81
dan Counter Sales yang menempati garda terdepan dalam lini pemasaran dan berhadapan langsung dengan konsumen. Dan bisa dikatakan bahwa sales force adalah ujung tombak dari perusahaan, jika ujung tombaknya tumpul, maka hasil yang diraih oleh bisnis perusahaanpun kurang optimal. Mengenai peran penting para sales force, hal tersebut sangat disetujui oleh Prasetyo, Manager Sales Training di PT.AI HSO yang menjadi informan pokok dalam penelitian ini. Saat berbincang dengan peneliti, Prasetyo menjelaskan dengan sangat antusias mengenai peran penting sales force sebagai berikut: ”Maju mundurnya perusahaan kita salah satunya ditentukan oleh para sales force. Sebab merekalah yang berhadapan langsung dengan konsumen, mereka juga yang bertransaksi dan menghasilkan income secara langsung bagi perusahaan. Kalau mereka bekerja secara optimal, maka mereka akan menghasilkan kinerja yang akan dirasakan secara positif oleh perusahaan, sebaliknya jika sales force itu ’mandul’ atau tidak bekerja dengan baik, maka bisa dipastikan kinerja perusahaan akan menurun. Tentu saja hal ini membutuhkan pemikiran dan konsentrasi serius bagi manajemen perusahaan untuk mengelola sales force dengan sebaik-baiknya, salah satu tools nya adalah dengan pembinaan secara intensif dan berkualitas bagi mereka, dan itu bisa didapat dari training bagi para sales force”. (Jakarta, 12 Agustus 2009). Training, sebagaimana yang dituturkan oleh Prasetyo, merupakan salah satu tools untuk meningkatkan kinerja sales force. Meskipun demikian, diakui oleh beliau bahwa training bukanlah satu-satunya alat yang menentukan kinerja sales force, ada juga hal lain yang ikut menentukan kinerja sales force antara lain, mengenai incentif, jenjang karir, dan kebijakan lain yang terkait dengan manajemen pengelolaan sales force. ”Saya tidak mengatakan training adalah satu-satunya faktor yang menentukan kinerja sales force, ada hal lain yang ikut mempengaruhi kinerja sales force, sebut saja incentif bagi sales force, jenjang karir, penghargaan, dan kebijakan lain yang berkaitan langsung dengan semangat kerja sales force. Tapi karena kita berbicara dalam konteks
82
pengembangan kompetensi dan peningkatan kualitas sales force dalam berkomunikasi dan berhadapan dengan konsumen, maka saya menganggap Training sebagai tools utama terkait dengan peningkatan kompetensi tersebut”. (Jakarta, 12 Agustus 2009). Dengan kata lain, Training merupakan suatu proses pendidikan dan pembelajaran yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan khusus bagi pada sales force. Training untuk sales force yang diselenggarakan oleh PT.AI-HSO ditujukan tidak hanya bagi karyawan baru, melainkan juga bagi para karyawan lama yang sudah berpengalaman. Karena karyawan lama yang berpengalaman belum tentu mempunyai kemampuan yang sesuai dengan persyaratan yang diperlukan dalam jabatan tersebut. Dengan diselenggrakannya training bagi sales force akan diperoleh efektifitas dan efisiensi kerja di perusahaan. Dan diharapkan training dapat meningkatkan kemampuan, keterampilan dan pengetahuan sehingga sales force menjadi seperti yang diinginkan perusahaan. Menurut Gary Dessler (2000:249) mengenai training adalah sebagai berikut: “Training is the process of teaching new employees the basic skills they need to perform their jobs” Arti dari penyataan tersebut adalah sebagai berikut: “Training adalah proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka” Menurut T. Hani Handoko (1997:104) adalah sebagai berikut: “Training dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan sebagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin” Menurut William B. Werther and Keith Davis (1996:291) adalah sebagai berikut:
83
“Training helps employees do their current jobs. The benefits of training may extent throughout a person’s career and helps develop that person for future responsibilities”
Maksudnya
adalah
training
membantu
karyawan
dalam
mengerjakan pekerjaan mereka, bermanfaat bagi karir karyawan dan membantu pengembangan dan tanggung jawab bagi karyawan di masa yang akan datang. Berdasarkan pendapat-pendapat mengenai training diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan proses pengembangan karyawan (dalam hal ini sales force) yang bermaksud untuk memperbaiki dan mengembangkan keterampilan dan pengetahuan dari para karyawannya serta sikap yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaannya sekarang maupun dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Lalu, training seperti apakah yang dipersiapkan oleh PT.AI-HSO untuk para sales forcenya?. Sebagai perusahaan besar yang bergerak di bidang penjualan sepeda motor Honda, tentunya PT,AI-HSO memiliki banyak training yang dipersiapkan bagi para sales forcenya. Dan training utama yang dipersiapkan untuk meningkatkan kemampuan menjual dan berhubungan dengan konsumen adalah Salesmanship Traning. Salesmanship Traning yang dilaksanakan di PT. AI-HSO merupakan training untuk meningkatkan kemampuan menjual dan berhubungan dengan konsumen, dalam hal ini PT.AI-HSO telah mempersiapkan 2 (dua) jenis Salesmanship Traning. Yaitu, Basic Salesmanship Traning, dan Advanced Professional Salesmanship Traning. Basic Salesmanship Traning adalah training bagi tingkat dasar bagi sales force yakni para counter sales dan salesman Honda berada di seluruh wilayah
84
pemasaran
AI-HSO.
Training
ini
diselenggarakan
oleh
Sales
Training
Departemen di Head Office Jakarta yang datang langsung ke setiap wilayah pemasaran PT.AI-HSO. Dikarenakan training ini merupakan tingkat dasar, maka para pesertanya adalah para sales force sudah bergabung dalam tim pemasaran selama 2 bulan sampai 2 tahun dan belum pernah mengikuti training ini sebelumnya. Kendati Basic Salesmanship Traning ini berada di level dasar, namun peserta biasanya tidak sama sekali awam dengan proses penjualan di PT.AI-HSO, sebab ketika pertama kali bergabung dengan tim pemasaran PT.AIHSO, setiap calon sales force mendapatkan in-house training dan bimbingan pekerjaan di Sales Office (SO) mereka masing-masing. Sehingga pengetahuan awal yang telah dimiliki sejak awal bergabung akan lebih berkembang lagi saat mereka mengikuti Basic Salesmanship Traning. Adapun Advanced Professional Salesmanship Traning adalah training penjualan tingkat lanjutan setelah para peserta mengikuti Basic Salesmanship Traning. Biasanya training ini diikuti oleh para salesman senior, team leader dan para sales force yang sudah mengikuti Basic Salesmanship Traning. Biasanya, mereka yang akan ikut Advanced Professional Salesmanship Traning adalah mereka yang direkomendasikan dengan tingkat penjualan tertentu itupun mereka yang diperkanankan ikut training diberi rentang minimal enam bulan dari Basic Salesmanship Traning. Dikarenakan dalam penelitian ini, penulis hanya menjadikan Basic Salesmanship Traning sebagai objek penelitian, maka penulis akan focus membahas mengenai Basic Salesmanship Traning dan strategi komunikasi Basic Salesmanship Traning.
85
4.2.2 Strategi Penyusunan Program Salesmanship Training Untuk mencapai hasil yang diharapkan oleh perusahaan, maka program training disusun secara cermat dan dengan didasarkan kepada metode-metode ilmiah serta berpedoman pada pengetahuan dan keterampilam yang dibutuhkan perusahaan baik saat ini maupun dimasa yang akan datang. Setiap materi yang disusun haruslah melalui uji coba dan evaluasi yang dilakuakan secara terus menerus sehingga selalu dapat menghasilkan tujuan training secara lebih efektif, oleh karenanya materi yang telah disusun, selalu terbuka untuk dilakukan revisi secara terus menerus. Sebagaimana yang dituturkan Oleh Prasetyo, Manager Sales Training PT.AI-HSO dengan suasana santai di sela-sela jam istirahat training. ”Materi training yang kami sampaikan ini tidak dihasilkan secara sembarangan, tapi melalui proses yang cukup panjang. Bahkan materi ini disusun berdasarkan metode ilmiah penyusunan materi training. Dari mulai memahami kebutuhan perusahaan dan kekurangan yang dimiliki oleh karyawan, penyesuaian materi dengan kondisi lapangan, penguji cobaan materi, hingga evaluasi setelah pelaksanaan untuk dilakukan revisi untuk pelaksanaan lebih baik lagi ke depan. Semua materi yang disusun dan disampaikan selalu mengalami perubahan karena selalu disesuaikan dengan kondisi lapangan, semua itu mutlak dilakukan, karena yang dihadapi adalah para salesman yang notabene adalah tenaga pemasaran yang selalu berhadapan dengan pasar yang dinamis, dan konsumen yang selalu berbeda dan menuntut fleksibelitas dalam melayani mereka.” (Jakarta, 12 Agustus 2009). Pemaparan Prasetyo, Manager PT.AI-HSO tersebut mengenai proses penyusun
training
sejalan
dengan
pemaparan
Gary
Dessler(2000:251),
mengenai proses penyusunan program training yang dilakukan dengan lima tahap dasar, yaitu: 1. Need Analysis 2. Validation 3. Implementation
86
4. Evaluation and follow up Lebih jauh lagi, tentang tahapan strategi penyusunan program training tersebut, hal yang paling mendasar dari semua tahapan tersebut adalah menganalisa kebutuhan training (Need analysis / Determining Training Needs). Tahap pertama yang dilakukan dalam proses strategi penyusunan program training adalah membuat Training Need Analysis, yaitu menganalisa kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan, serta tujuan yang akan dicapai dengan membuat program training ini. Dalam menentukan analisa kebutuhan peserta dari sales force, dibagi dua, yaitu pegawai baru dan pegawai lama. Analisa kebutuhan training pegawai baru dapat dilakukan dengan cara langsung, yaitu menentukan cakupan pekerjaan dan menjabarkannya kedalam sub-sub tugas, dan kemudian mengajarkan setiap sub tugas tersebut pada pegawai baru. Namun, di PT.AIHSO, tahapan pemahaman kebutuhan pada karyawan baru ini lebih khusus ditujukan pada sales force magang yang baru bergabung dan pada aplikasi materi trainingnya juga dilaksanakan di cabang masing-masing sebagai pembekalan awal bagi sales force untuk memulai pekerjaannya. Tahapan analisa kebutuhan training untuk sales force baru ini pada dasarnya masih dilakukan pada awal penyusunan Basic Salesmanship Traning, namun hanya pada taraf memahami kebutuhan dasar seorang salesman dan fungsi-fungsi tugas yang harus dijalani oleh sales force. Lebih lanjut lagi, Basic Salesmanship Traning juga melakukan analisa kebutuhan training bagi karyawan lama yang membutuhkan tingkat analisa yang lebih dalam lagi. Kebutuhan training yang dianalisa, biasanya ditimbulkan dari masalah-masalah, sehingga harus diputuskan apakah training benar-benar
87
merupakan jalan keluar untuk memecahkan masalah tersebut, juga sebagai peningkatan prestasi bagi karyawan yang bersangkutan. Sehingga secara garis besar, Untuk menentukan kebutuhan Basic Salesmanship Traning dapat dilakukan dengan menggunakan dua teknik utama, yaitu : Pertama :Analisis Tugas, adalah suatu analisis syarat kerja dan tugas yang perlu dikuasai oleh sales force untuk dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dalam pekerjaannya. Kedua, Analisis Prestasi, adalah suatu analisa yang merupakan penilaian prestasi untuk menentukan apakah pelatihan dapat mengatasi
masalah-masalah
dalam
melaksanakan
pekerjaan,
serta
meningkatkan kemampuan dan hasil yang dapat diraih oleh setiap keryawan, sehingga terjadi peningkatan dalam prestasi kerjanya. Pada mulanya, secara grand design, materi disusun dengan melakukan Training Need Analysis (TNA) yang bantu oleh Astra Management Development Institute (AMDI) yaitu lembaga pengembangan manajemen di Astra. Adapun aktivitas yang terjadi di dalam pembuatan TNA ini adalah dengan mengadakan pertemuan dengan HRD, Departemen Marketing, serta departemen lain yang terkait dengan kebutuhan peningkatan kualitas Sales force. Tujuannya untuk membuat list permasalahan, melihat data di lapangan serta menganalisa calon peserta yang terdiri dari para sales force dengan mewawancara dan berdiskusi seputar kebutuhan mereka terhadap pengembangan diri dalam tugas mereka sebagai sales force. Untuk hal ini, Prasetyo menuturkan : “Dalam mematangkan materi yang akan disampaikan kepada sales force, kami berkali-kali melakukan pertemuan dengan departemen-departemen yang terkait dengan kebutuhan pengembangan sales force, untuk dapat mengumpulkan solusi dari permasalahan yang dihadapi sales force serta apa saja yang dibutuhkan oleh para sales force dalam melaksanakan tugas dan meraih prestasi. Selain itu, kebutuhan data dari daerah pemasaran yang berbeda juga akan sangat menentukan seperti apa
88
kelak materi akan disusun dan disesuaikan dengan wilayah pemasaran mereka yang berbeda. Sehingga semua materi yang disampaikan dalam Basic Salesmanship Traning, adalah sesuai dengan kebutuhan sales force, kebutuhan pasar, kebutuhan perusahaan dan dapat diterapkan dalam kondisi yang tepat di wilayah pemasaran mereka masing-masing” (Jakarta, 12 Agustus 2009) Demikian juga dengan materi yang telah tersusun dan disampaikan dalam training, sampai saat ini pelaksanaan dan materi Basic Salesmanship Traning telah berjalan sekitar sepuluh tahun, dan dalam perjalanannya, materi tersebut selalu mendapatkan revisi dan perubahan dari materi sebelumnya. Bahkan setiap kali akan diadakan training, biasanya materi akan selalu ditinjau ulang dan dibuatkan contoh kasus dan pemaparan data yang sesuai dengan daerah tempat dilaksanakannya training. Selain itu, materi juga selalu disesuaikan dengan karakter masyarakat tempat dilaksanakanannya training, Hal ini dikarenakan dua hal : pertama, Peserta adalah masyarakat setempat yang harus dipahami karakter dan budayanya sehingga saat penyampaian materi, instruktur dapat lebih dekat dan memilihkan materi penyampaian yang sederhana dan sesuai untuk dipahami. Kedua, masyarakat masyarakat setempat adalah target calon konsumen yang akan berhadapan langsung dengan sales force saat di lapangan, jadi kesesuaian penerapan strategi pemasaran dan isi materi sesuai dan dapat diterapkan untuk melakukan transaksi dengan masyarakat setempat. Revisi atau penyesuaian materi ini intensitasnya tidak pasti, tapi hampir setiap akan dilaksanakan training, akan terjadi revisi atau penyesuaian materi training. Sesuai penuturan Prasetyo. “Setiap akan dilaksanakan training, kami selalu mengadakan review materi untuk memodifikasi beberapa contoh dan isi materi yang akan disampaikan, itu semua disesuaikan dengan peserta dan targer pasar di wilayah tersebut, hal itu ditujukan agar materi benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan dapat diterapkan dilapangan setelah peserta selesai
89
mengikuti training dan terjun ke lapangan. Revisi itu terjadi hampir setiap kali akan diadakan training” (Jakarta, 12 Agustus 2009) Saat ini, setelah melalui proses penyusunan materi dan program training sesuai dengan tahapan strategi di atas, maka di dapatlah 11 sub pokok materi training dengan durasi selama 23 jam, yang diimplementasikan dalam training selama 3 hari. Adapun materi dan sasaran pesan yang disusun sebagaimana dalam table berikut ini :
90
Tabel 4.1 Kerangka Modul Basic Salesmanship Training
NO
1
Materi Pelatihan Corporate Introduction
kerangka Isi Modul Sejarah Berdirinya Astra Millestone Sejarah Astra Cita-cita, Moto dan Filosofi Visi Astra Business Objective Prinsip Dasar Astra Catur Darma Astra Board of Commissioners Board Of Director Jumlah Perusahaan dan Karyawan Lingkup Bisnis Astra HSO - Visi dan Misi Strategi HSO Jalur Distribusi SMH
Sasaran Memahami sejarah perusahaan memahami cita-cita, moto , filosofi dan lingkup bisnis perusahaan Dapat bekerja sesuai dengan prinsip dan tatanan perusahaan Dapat bekerjasama mencapai cita-cita perusahaan
Jumlah Karyawan dan Jaringan HSO
2
HSO Professional Salespeople
Pengertian Salesmanship Spirit Dasar Profesi Success Story Salesman Filosofi Profesi Salesman Kebanggaan terhadap Profesi Salesman 3 Kunci Sukses Salesman Professional Moto Salesman
Memahami Profesi Salesman Memahami Paradigma Salesman Professional sebagai partnering consultant Memahami role dan responsibility salesman profesional Memahami jiwa win-win Seorang salesman professional
91
Penyebab Kegagalan Salesman Sikap dan perilaku salesman yang sukses Nilai Sukses Salesman Kompetensi Wajib Salesman Syarat Wajib Salesman Professional Role & Responsibility Salesman Professional Sikap Kerja Partnering Consultant
3
Basic Marketing
Filosofi Marketing -- The Art of War -- Soen Tzu Perbedaan Marketing Concept & Selling Concept
4 Prinsip Marketing Pengertian Marketing -- sebuah redefenisi -4 Komponen Bisnis 3 penggerak utama perubahan Segitiga Pengaman Bisnis 9 Elemen Bisnis Transformasi Bisnis Dinamika Bisnis Soal Diskusi
4
Product Knowledge
Pengantar Pengetahuan Dasar Sepeda Motor Komponen Dasar SMH Keunggulan SMH Data Spesifikasi SMH Selling Point Current Product Jaringan Honda PDI, KPB, & Claim Warranty
Memahami perngertian dasar dan prinsip utama marketing Memahami implikasi change driver terhadap pergeseran dunia bisnis dan redefinisi marketing mengenali dinamika 4 komponen C atau P yang mempengaruhi pergeseran situasi persaingan bisnis Memahami implikasi situasi persaingan bisnis sepeda motor terhadap peran sebagai salesman
Menguasai pengetahuan tentang SMH Mengetahi keunggulan dan selling point SMH Memahami proses PDI,KPB, dan Claim Warranty Mampu menjawab pertanyaan konsumen tentang SMH
92
5
Teknik Presentasi
Konsep Produk dan Menjual Need & Expectation Langkah-langkah presentasi Membuka gerbang minat
Memahami proses presentasi produk menguasai teknik penyusunan materi presentasi menguasai teknik penyampaian dalam presentasi menguasai teknik menjawab pertanyaan dari audiens presentasi
Persiapan Persentasi Teknik Penyampaian Presentasi Teknik Meyakinkan Audiens Tampil Percaya diri dan Meyakinkan Teknik Menyusun Slide Presentasi Company Profile Networking Prestasi Menjual Ide Promosi
6
Customer Erotic Zone
Pengertian Erotic Zone Pengertian Tipologi Simulasi menilai tipologi Diri Karakteristik Tipe Kuasa Karakteristik Tipe Gaul Karakteristik Tipe Harmoni Karakteristik Tipe Pemikir Dimentasi sifat Spontanitas Dimensi sifat keterbukaan 4 Gaya Perilaku Tipologi mengenali tipologi dengan 4 pertanyaan menentukan tipologi melalui telepon Diskusi Kasus Tipologi Kiat Menghadapi Pelanggan Kiat menghadapi pelanggan Gaul Kiat menghadapi pelanggan kuasa
Memahami pengertian Eroticzone dan kaitannya dengan tipologi Mengenali 4 Tipologi pelanggan Memahami dan mampu membaca tipe perilaku pelanggan lewat tatap muka dan telepon Memahami kita unutk menghadapi 4 tipologi pelanggan
93
Kiat menghadapi Pelanggan Harmoni Kiat menghadapi Pelanggan Pemikir
7
Selling-Buying Process
Buying process homeostatis dalam penjualan Selling buying process Pengambilan keputusan dalam membeli Paradigma baru menjual-membeli 6 tahap penjualan 1) prospecting Proses bagi salesman yang efektif mengenali calon pembeli beberapa metode prospecting perencanaan call Formula Perencanaan Call 2) Introduksi 9 rumus introduksi Rumus HATI Metode mendapatkan Perhatian prospek 9 Hal yang perlu diperhatikan oleh salesman 3) menggali motif Cara mengenali Motif HUE Selling & SPIN Selling Perkembangan Kebutuhan Mendengar Aktif dan empatik 4) Presentasi Produk 3 kunci utama presentasi 5) Menghadapi Keberatan Psikologi penolakan Menangani penolakan
Memahami proses yang dialami pelanggan dalam membeli fokus perhatian dan keberatan yang mungkin muncul Memahami tahapan-tahapan proses selling di HSO Memahami kunci keberhasilan Salesman pada setiap proses Menguasai beberapa kiat penting dalam proses penjualan
94
6) Menutup Penjualan Buying Signal 7) Pengiriman Barang 8) Tindak lanjut setelah penjualan Kegiatan Menunjang Penjualan
8
Customer Behavior & Customer Data Based
2 hal utama yang dicari pelanggan Upaya memuaskan perilaku konsumen Harapan Dasar Pelanggan 7 Alasan konsumen membeli SMH 8 faktor kepuasan pelanggan terhadap produk 5 tingkatan produk Manfaat Informasi bagi dunia marketing Pengertian Customer Data Based (CDB) Syarat pembuatan Customer Data Based Beberapa Informasi Dalam CDB Contoh CDB (Customer Record) Kasus Diskusi
Memahami 2 hal utama yang dicari pelanggan Memahami Harapan Dasar dan alasan pelanggan membeli Memahami Perngertian dan Manfaat Customer Data based Mengenali beberapa conth jenis data atau informasi marketing Memahami pentingnya Salesman dan Counter Sales melengkapi CDB
9
Customer Satisfaction & Cutomer Retention
Kisah pelanggan baik yang merusak bisnis Filosofi Pelayanan Survey alasan pelanggan lari Tujuan Memberikan CS& CR Respon pelanggan Puas & tidak Puas Model CS & CR Konsep Market In - pelanggan sebagai pusat Perilaku pelanggan yang tidak puas Rumus kepuasan pelanggan RATER service Quality Dimension Filosofi Pelayanan BERES 5 Bias CS
Memahami hal yang mengecewakan& memuaskan pelanggan Mengenali harapan dasar pelanggan Memahami Konsep dasar Customer Satisfaction Mengenali Moment of truth dalam siklus pelayanan perusahaan
95
Pengukuran CS Harapan Dasar Pelanggan Moment Of Truth dalam pelayanan
10
Adm & Hukum Dalam Bisnis SMH
Tanggung jawab salesman thd A/R Penanggung Jawab dalam setiap Perusahaan Sistem dan prosedur penagihan Alur Distribusi SMH Kasus Order Group Customer
Memahami & tanggung jawab salesman thd A/R Dasar-dasar hukum sebuah perusahaan Mengetahui penanggung jawab perusahaan Sistem dan prosedur penagihan Alur Distribusi unit SM Honda
11
Negotiation & Closing Technique
Mengukur Kesiapan bernegosiasi Simulasi Imajinasi Bebas Prinsip Dasar Negosiasi pengertian Negosiasi Konsep Value dalam Negosiasi Daerah Kesepakatan Kapan Negosiasi Berhasil atau gagal Proses Negosiasi 4 langkah negosiasi menang-menang Syarat Negosiator Professional Pengertian Closing Professional Closing Teknik "ON ASTRA" Closing Skenario Roleplay
Memahami pengertian dan prinsip-prinsip dasar dalam bernegosiasi Memahami dan menguasai tahapan proses yang terjadi dan kunci keberhasilan suatu negosiasi Memahami kriteria-kriteria dan kompetensi yang dibutuhkan seorang negosiator profesional Mengetahui apa dan kenapa menggunakan teknik penutupan Menguasai beberapa teknik penutupan yang populer
96
4.2.3 Strategi Pengenalan Peserta Basic Salesmanship Traning. Setelah semua Materi terencana dengan baik, maka PT.AI-HSO mensosialisasikan program ini kepada para calon peserta, hal ini dilakukan agar para calon peserta dapat mengetahui tujuan diadakannya training ini serta dapat mempersiapkan diri sebelum mengikuti training tersebut. Sosialisasi program ini dengan cara membuat undangan, e-mail, serta sosialisasi langsung ke PIC (Person InCharge) di Wilayah pelaksanaan Basic Salesmanship Traning. PIC Training di Wilayah tersebut yang paling bertanggung jawab mengenai segala persiapan di tempat pelaksanaan termasuk tersedianya peserta sesuai kuota yang telah ditetapkan, yaitu berjumlah minimal 15 peserta, maksimal 25 peserta. Penetapan quota training ini disesuaikan dengan pertimbangan efektifitas training agar setiap aktifitas interaksi dan setiap metode yang disampaikan pada peserta dapat maksimal terserap dengan partisipasi yang maksimal antara peserta dan instruktur. Sesuai penuturan Prasetyo sambil menatap tajam pada penulis. “Pada setiap wilayah, kami memiliki PIC (Person In Charge) yang bertanggung jawab atas semua persiapan termasuk mengumpulkan daftar peserta training. Jumlah peserta dalam setiap batch training antara 15-25 peserta, kami menetapkan jumlah tersebut agar interaksi di kelas dapat maksimal, sehingga materi dan metode yang disampaikan juga akan lebih mudah terserap secara efektif oleh peserta”. (Jakarta, 12 Agustus 2009) Daftar nama peserta yang sudah terkumpul di wilayah pelaksanaan training, kemudian dikirim ke Jakarta untuk selanjutnya dianalisa kemampuan dasar peserta, yang dilihat melalui biodata calon peserta tersebut. Biodata peserta yang mengikuti training
97
Dari biodata di atas, dapat diketahui beberapa informasi awal mengenai latar belakang peserta yang sangat berguna untuk menganalisa atau memperkirakan kemampuan dan skill dasar dari peserta. Misalnya, Data mengenai lama bekerja dan pengalaman kerja, dapat mengindikasikan latar kelakang keterampilan dan penguasaan terhadap pekerjaan yang tengah digelutinya. semakin lama peserta bekerja sebagai Sales force, maka biasanya semakin
memahami
kondisi
pekerjaan,
pasar,
persaingan
dan
segala
pengetahuan dan kemampuan yang terkait dengan pekerjaan sales force. Data mengenai rata-rata penjualan, akan menunjukan prestasi kerja dan tingkat kemampuan yang dimiliki oleh peserta. Semakin tinggi jumlah penjualan yang diraih, maka biasanya semakin baik prestasi dan kemampuan yang dimiliki oleh sales force. Untuk itu materi yang akan disampaikan akan disesuaikan dengan tingkatan pengetahuan dasar mereka. Sedangkan dari data pendidikan peserta, akan didapat informasi mengenai tingkat analisa peserta, daya nalar, kompetensi dasar peserta, dan hal lainnya. Biasanya, semakin tinggi tingkat pendidikan peserta, maka peserta akan semakin kritis dan memiliki daya analisa yang tinggi serta kualitas pemahaman yang cenderung lebih mudah. Jurusan / spesifikasi pendidikan juga sangat penting untuk membawa peserta dengan penjelasan yang bisa dikaitkan dengan latar belakang pendidikan mereka. Adapun mengenai data asal daerah, dan data lainnya juga sangat berguna untuk menganalisa budaya, tingkat pemahaman peserta, bahasa yang sering digunakan, orientasi prestasi, dan segala hal lainnya yang sangat berguna dalam setiap interaksi dan komunikasi dengan peserta. Komunikasi yang akan dilakukan dengan peserta akan memanfaatkan semua data tersebut sehingga
98
antara peserta dan instruktur terdapat ikatan yang erat dan kesatuan makna, sehingga peserta akan menerima pesan dengan lebih efektif. Apakah pemahaman peserta melalui biodata saja cukup? Ternyata tidak, hal ini sejalan dengan tuturan dari Prasetyo mengenai hal tersebut : ”Menganalisa peserta training itu sangat penting, bahkan menjadi hal wajib bagi para intruktur training, biasanya diawali melalui analisa biodata peserta yang didalamnya terdapat informasi mengenai peserta yang sangat dibutuhkan untuk menetapkan metode training, customizing materi yang akan digunakan, serta menentukan pola interaksi dan komunikasi bersama peserta selama proses training berlangsung, hal ini ikut menentukan berhasil atau tidaknya pencairan suasana dan penyampaian materi dalam training. Hal dikarena setiap peserta memiliki latar belakang pengetahuan, kebiasaan, adat, dan kondisi yang berbeda. Tapi pengenalan melalui biodata saja tidak cukup, biasanya kami akan mengadakan sesi perkenalan ulang saat training baru dimulai, agar intruktur lebih mengenal dengan dekat terhadap peserta, dan peserta lain juga dapat memahami rekan nya dalam training. Selain itu, interaksi selama proses training juga akan lebih memperdalam proses pemahaman instruktur terhadap peserta training.” (Jakarta, 12 Agustus 2009) Dalam sesi perkenalan saat awal pelaksanaan training, sebagaimana yang telah disampaikan oleh Prasetyo di atas, hal ini akan kembali me-remind instruktur tentang latar belakang peserta sekaligus mengenalkan peserta lainnya pada setiap peserta yang hadir di sana. Biasanya, dalam sesi perkenalan ini, setiap peserta akan memaparkan beberapa hal, yaitu : nama, asal dealer, Lama bekerja, latar belakang pendidikan, serta rata-rata penjualan yang telah diraiih. Pada sesi perkenalan ini pulalah, biasanya instruktur akan sekaligus mencairkan suasana dan mulai membangun kedekatan dengan peserta yang memperkenalkan diri. Dan hampir selalu sesi perkenalan dihiasi dengan gelak tawa, canda, dan suana gembira dari para peserta, hal ini dikarenakan instruktur seringkali mengeluarkan candaan, atau menggali hal lain dari sisi peserta dengan pertanyaan lain di luar daftar perkenala di atas. Misalkan., pertanyaan
99
instruktur mengenai “betah kerja di sini.?”, “Gaji di luar Honda kan lebih besar, lalu kenapa memilih bekerja di Honda?”, “Puas dengan raihan penjualan saat ini?”, “Mau jualan berapa agar bisa puas?”, “kenapa ikut training ini, padahal kalau tidak training Anda bisa jualan lebih banyak?” “Menyesal memilih profesi jadi salesman?”, “sudah punya rumah? Mau punya rumah setelah selesai training ini?” dan pertanyaan lainnya yang menyegarkan suasana dan membangun keakraban dengan peserta. Selain itu, interaksi saat perkenalan ini juga akan mengukur tingkat motivasi mengikuti training, bahasa yang mereka gunakan, tingkat pemahaman peserta, serta orientasi mereka selama training, yang akan sangat berguna dalam setiap interaksi selama training. Selain menganalisa peserta melalui biodata dan sesi perkenalan, PT.AIHSO juga kerap melakukan Pre-Test sebagai sesi awal, untuk mengetahui kedalaman pengetahuan awal peserta terhadap matari training yang akan disampaikan dalam training, yang akan dilihat hasilnya daya tangkap peserta melalui post test yaitu test setelah training dilaksanakan. Namun, dari semua strategi pengenalan peserta sebagai komunikan dalam training, belum tentu dapat memahami peserta secara sempurna. Untuk itu, proses pengenalan khalayak kerap terus dilakukan selama interaksi berlangsung, sehingga dalam penetapan metode dan pemilihan bahasa serta media yang digunakan selama proses training bisa saja berubah, yang disesuaikan dengan semangat peserta dan kondisi yang ada saat proses penyampaian materi training. Dengan temuan ini berarti secara komunikasi budaya, tidak dapat diseragamkan proses komunikasi antara satu daerah dengan daerah yang lain
100
kendati materi yang disampaikan sudah memiliki standard yang sama. Sebagaimana dikemukakan Samovar, Larry A. dan Richard E. Porter, (1994). Komunikasi antarbudaya pada dasarnya terjadi ketika dua atau lebih orang dengan latar belakang budaya yang berbeda berinteraksi. Proses ini jarang berjalan dengan lancar dan tanpa masalah. Dalam kebanyakan situasi, para pelaku interaksi antarbudaya tidak menggunakan bahasa yang sama, tetapi bahasa dapat dipelajari dan masalah komunikasi yang lebih besar terjadi dalam area baik verbal maupun nonverbal. Khususnya, komunikasi nonverbal sangat rumit, multidimensional, dan biasanya merupakan proses yang spontan. Orang-orang tidak sadar akan sebagian besar perilaku nonverbalnya sendiri, yang dilakukan tanpa berpikir, spontan, dan tidak sadar.
4.2.4. Strategi Penetapan Metode & Implementasi Program Basic Salesmanship Traning Setelah menentukan kebutuhan, tujuan, serta materi yang akan disampaikan, maka tiba saatnya untuk menentukan metode training yagn sesuai dengan isi materi dan tujuan tersebut. Setelah itu dilanjutkan dengan implementasi training tersebut dengan menggunakan materi dan metode yang telah disusun . Dalam penentuan metodenya, para instruktur harus mempertimbangkan banyak hal, antara lain kesesuaian metode dengan materi, interaksi dengan peserta, kondisi kelas dan kelengkapan yang tersedia, durasi training yang sesuai, dan lain sebagainya. Dengan pertimbangan ini, maka setiap sesi materi yang disampaikan akan menggunakan metode yang berbeda. Bahkan materi pada sesi yang sama di satu daerah dengan daerah yang lain sangat memungkinkan adanya perbedaan metode yang diterapkan. Saat menentukan metode Training, strategi yang dilakukan adalah dengan cara mendiskusikan bersama para instruktur pada penyusun materi
101
untuk memilih metode apa yang paling tepat dilaksanakan dengan melalui pertimbangan-pertimbangan di atas. Setelah terformulasikan metode training untuk setiap sesi materi, maka dikalkulasikan penerapannya dengan cara melakukan try out / uji materi dengan mengikutsertakan sales force dalam jumlah kecil yang berperan sebagai peserta training. Setelah try Out dari metode dan materinya, maka hasil dari uji coba tersebut akan dilakukan kembali evaluasi untuk menyempurnakan beberapa hal yang dianggap masih kurang, misalnya pemanfaatan waktu, interaksi peserta yang kurang efektif, praktek yang kurang ’menggigit’, contoh soal yang perlu direvisi, dan hal lainnya untuk penyempurnaan pelaksanaan training. Setelah melalui try out dan revisi maka sudah siaplah materi training untuk diimplementasikan bagi para sales force. Namun, kendati sudah berjalan sekitar 10 tahun, perubahan atau improvisasi metode kerap dilakukan, Bahkan pada saat naik panggung, bisa saja ada penyesuaian metode yang digunakan yng disesuaikan dng kebutuhan materi atau metode saat itu. Misalnya dengan melakukan ice breaking di tengah acara dikarenakan peserta mulai jenuh, atau memangkas diskusi, dikarena waktu sudah habis dan semua bahan diskusi sudah terpecahkan melalui tanya jawab saat pelaksanaan training. Hal di atas sebagaimana disampaikan oleh Prasetyo dalam wawancara dengan penulis di sela-sela pelaksanaan istirahat makan siang : “Sebelum training ini dilaksanakan, kami telah beberapa kali mendiskusikan baik materi maupun metodenya dengan para instruktur dan beberapa pihak terkait. Setelah dirasa cukup, maka kami mengadakan try out dengan beberapa sales force yang kami posisikan sebagai peserta training. Dari try itulah akan terlihat apakah cocok diterapkan metode tersebut atau tidak, selain itu kita juga bisa tahu apa yang perlu diperbaiki agar dapat lebih tepat sasaran saat diterapkan nanti. Dan pada dasarnya, evaluasi dan perbaikan terus dilakukan kendati training ini sudah digelar sekitar 10 tahun, bahkan setiap batch training
102
bisa saja metodenya akan berbeda dengan batch yang lain, hal itu tentunya agar selalu sesuai dengan kebutuhan dan kondisi peserta”. (Jakarta, 12 Agustus 2009) Kendati tidak baku dan sering mengalami perubahan metode yang disesuaikan dengan kondisi, namun Basic Salesmanship Traning memiliki metode umum yang kerap digunakan sebagai panduannya, berikut ini rincian metode training yang diterapkan dalam Basic Salesmanship Traning :
Tabel 4.2 Kerangka Modul dan Metode Basic Salesmanship Traning
103
NO
Materi Pelatihan
1
Corporate Introduction
kerangka Isi Modul Sejarah Berdirinya Astra Millestone Sejarah Astra Cita-cita, Moto dan Filosofi Visi Astra Business Objective Prinsip Dasar Astra Catur Darma Astra Board of Commissioners Board Of Director Jumlah Perusahaan dan Karyawan Lingkup Bisnis Astra HSO - Visi dan Misi Strategi HSO Jalur Distribusi SMH
Sasaran
Metode
Memahami sejarah perusahaan memahami cita-cita, moto , filosofi dan lingkup bisnis perusahaan Dapat bekerja sesuai dengan prinsip dan tatanan perusahaan Dapat bekerjasama mencapai cita-cita perusahaan
Ceramah tanya -jawab
Memahami Profesi Salesman Memahami Paradigma Salesman Professional sebagai partnering consultant Memahami role dan responsibility salesman profesional Memahami jiwa win-win Seorang salesman professional
Ceramah Tanya jawab Diskusi Case Study
Waktu 30 menit
Jumlah Karyawan dan Jaringan HSO
2
HSO Professional Salespeople
Pengertian Salesmanship Spirit Dasar Profesi Success Story Salesman Filosofi Profesi Salesman Kebanggaan terhadap Profesi Salesman 3 Kunci Sukses Salesman Professional Moto Salesman Penyebab Kegagalan Salesman Sikap dan perilaku salesman yang sukses Nilai Sukses Salesman Kompetensi Wajib Salesman
104
2 jam
Syarat Wajib Salesman Professional Role & Responsibility Salesman Professional Sikap Kerja Partnering Consultant
3
Basic Marketing
Filosofi Marketing -- The Art of War -- Soen Tzu Perbedaan Marketing Concept & Selling Concept
4 Prinsip Marketing Pengertian Marketing -- sebuah redefenisi -4 Komponen Bisnis 3 penggerak utama perubahan Segitiga Pengaman Bisnis 9 Elemen Bisnis Transformasi Bisnis Dinamika Bisnis Soal Diskusi
Memahami perngertian dasar dan prinsip utama marketing Memahami implikasi change driver terhadap pergeseran dunia bisnis dan redefinisi marketing mengenali dinamika 4 komponen C atau P yang mempengaruhi pergeseran situasi persaingan bisnis Memahami implikasi situasi persaingan bisnis sepeda motor terhadap peran sebagai salesman
Ceramah Tanya jawab Diskusi Case Study
90 menit
4
Product Knowledge
Pengantar Pengetahuan Dasar Sepeda Motor Komponen Dasar SMH Keunggulan SMH Data Spesifikasi SMH Selling Point Current Product Jaringan Honda PDI, KPB, & Claim Warranty
Menguasai pengetahuan tentang SMH Mengetahi keunggulan dan selling point SMH Memahami proses PDI,KPB, dan Claim Warranty Mampu menjawab pertanyaan konsumen tentang SMH
Ceramah Tanya jawab Diskusi Case Study
2 jam
5
Teknik Presentasi
Konsep Produk dan Menjual Need & Expectation Langkah-langkah presentasi
Memahami proses presentasi produk menguasai teknik penyusunan materi presentasi menguasai teknik penyampaian dalam presentasi
Ceramah Tanya jawab Praktek
1 jam
105
Membuka gerbang minat
menguasai teknik menjawab pertanyaan dari audiens presentasi
Case Study
Memahami pengertian Eroticzone dan kaitannya dengan tipologi Mengenali 4 Tipologi pelanggan Memahami dan mampu membaca tipe perilaku pelanggan lewat tatap muka dan telepon Memahami kita unutk menghadapi 4 tipologi pelanggan
Ceramah Tanya jawab Diskusi Self Assesment Quiz
Persiapan Persentasi Teknik Penyampaian Presentasi Teknik Meyakinkan Audiens Tampil Percaya diri dan Meyakinkan Teknik Menyusun Slide Presentasi Company Profile Networking Prestasi Menjual Ide Promosi
6
Customer Erotic Zone
Pengertian Erotic Zone Pengertian Tipologi Simulasi menilai tipologi Diri Karakteristik Tipe Kuasa Karakteristik Tipe Gaul Karakteristik Tipe Harmoni Karakteristik Tipe Pemikir Dimentasi sifat Spontanitas Dimensi sifat keterbukaan 4 Gaya Perilaku Tipologi mengenali tipologi dengan 4 pertanyaan menentukan tipologi melalui telepon Diskusi Kasus Tipologi Kiat Menghadapi Pelanggan Kiat menghadapi pelanggan Gaul Kiat menghadapi pelanggan kuasa Kiat menghadapi Pelanggan Harmoni Kiat menghadapi Pelanggan Pemikir
106
2 Jam
7
Selling-Buying Process
Buying process homeostatis dalam penjualan Selling buying process Pengambilan keputusan dalam membeli Paradigma baru menjual-membeli 6 tahap penjualan 1) prospecting Proses bagi salesman yang efektif mengenali calon pembeli beberapa metode prospecting perencanaan call Formula Perencanaan Call 2) Introduksi 9 rumus introduksi Rumus HATI Metode mendapatkan Perhatian prospek 9 Hal yang perlu diperhatikan oleh salesman 3) menggali motif Cara mengenali Motif HUE Selling & SPIN Selling Perkembangan Kebutuhan Mendengar Aktif dan empatik 4) Presentasi Produk 3 kunci utama presentasi 5) Menghadapi Keberatan Psikologi penolakan Menangani penolakan 6) Menutup Penjualan Buying Signal 7) Pengiriman Barang
Memahami proses yang dialami pelanggan dalam membeli fokus perhatian dan keberatan yang mungkin muncul Memahami tahapan-tahapan proses selling di HSO Memahami kunci keberhasilan Salesman pada setiap proses Menguasai beberapa kiat penting dalam proses penjualan
Ceramah Tanya jawab Diskusi Case study
107
4 Jam
8) Tindak lanjut setelah penjualan Kegiatan Menunjang Penjualan
8
Customer Behavior & Customer Data Based
2 hal utama yang dicari pelanggan Upaya memuaskan perilaku konsumen Harapan Dasar Pelanggan 7 Alasan konsumen membeli SMH 8 faktor kepuasan pelanggan terhadap produk 5 tingkatan produk Manfaat Informasi bagi dunia marketing Pengertian Customer Data Based (CDB) Syarat pembuatan Customer Data Based Beberapa Informasi Dalam CDB Contoh CDB (Customer Record) Kasus Diskusi
Memahami 2 hal utama yang dicari pelanggan Memahami Harapan Dasar dan alasan pelanggan membeli Memahami Perngertian dan Manfaat Customer Data based Mengenali beberapa conth jenis data atau informasi marketing Memahami pentingnya Salesman dan Counter Sales melengkapi CDB
Ceramah Tanya Jawab Diskusi Case Study
9
Customur Satisfaction & Cutomer Retention
Kisah pelanggan baik yang merusak bisnis Filosofi Pelayanan Survey alasan pelanggan lari Tujuan Memberikan CS& CR Respon pelanggan Puas & tidak Puas Model CS & CR Konsep Market In - pelanggan sebagai pusat Perilaku pelanggan yang tidak puas Rumus kepuasan pelanggan RATER service Quality Dimension Filosofi Pelayanan BERES 5 Bias CS Pengukuran CS
Memahami hal yang mengecewakan& memuaskan pelanggan Mengenali harapan dasar pelanggan Memahami Konsep dasar Customer Satisfaction Mengenali Moment of truth dalam siklus pelayanan perusahaan
Ceramah Tanya jawab Diskusi Quiz
108
90 menit
90 menit
Harapan Dasar Pelanggan Moment Of Truth dalam pelayanan
10
Adm & Hukum Dalam Bisnis SMH
Tanggung jawab salesman thd A/R Penanggung Jawab dalam setiap Perusahaan Sistem dan prosedur penagihan Alur Distribusi SMH Kasus Order Group Customer
Memahami & tanggung jawab salesman thd A/R Dasar-dasar hukum sebuah perusahaan Mengetahui penanggung jawab perusahaan Sistem dan prosedur penagihan Alur Distribusi unit SM Honda
Ceramah Diskusi Case Study
11
Negotiation & Closing Technique
Mengukur Kesiapan bernegosiasi Simulasi Imajinasi Bebas Prinsip Dasar Negosiasi pengertian Negosiasi Konsep Value dalam Negosiasi Daerah Kesepakatan Kapan Negosiasi Berhasil atau gagal Proses Negosiasi 4 langkah negosiasi menang-menang Syarat Negosiator Professional Pengertian Closing Professional Closing Teknik "ON ASTRA" Closing Skenario Roleplay
Memahami pengertian dan prinsip-prinsip dasar dalam bernegosiasi Memahami dan menguasai tahapan proses yang terjadi dan kunci keberhasilan suatu negosiasi Memahami kriteria-kriteria dan kompetensi yang dibutuhkan seorang negosiator profesional Mengetahui apa dan kenapa menggunakan teknik penutupan Menguasai beberapa teknik penutupan yang populer
Ceramah Case Study Diskusi Roleplay Self Assesment
109
60 Menit
3 jam
Dari metode dan materi yang telah disusun tersebut, didapatlah rencana pelaksanaan Program Basic Salesmanship Traning dengan durasi selama 21 Jam yang dibagi menjadi 3 hari pelaksanaan, serta menampilkan 10 sesi training dalam implementasinya, maka semua materi tersebut dibuatkan jadwal pelaksanaan sebagaimana berikut : Tabel 4.3
AGENDA
BASIC SALESMANSHIP TRANING PT. ASTRA INTERNATIONAL TBK – HONDA Waktu
Hari -1
Hari – 2
08.00 - 09.00 09.00 - 10.00
Opening What is Astra Professional Sales People
Customer Erotic Zone
CS+CR Hukum & Administrasi BREAK
10.00 - 10.15 10.00 - 11.00
Professional Sales People Selling & Buying Process
11.00 - 12.00
Negotiation & Closing tehnich
Basic Marketing LUNCH
12.00 - 13.00 13.00 - 14.00
Product Knowledge
14.00 - 15.00
Product Knowledge
Selling & Buying Process
Roleplay & Evaluation program
BREAK
14.45 - 15.00
15.00 - 16.30
Hari – 3
Tehnik Presentasi
Customer behavior & CDB
110
Meninjau metode yang diterapkan dalam Basic Salesmanship Training, dapat lakukan analisa dengan metode training sebagaimana yang dijelaskan William B. Werther and Keith Davis (1996:291) mengenai Off The Job Training bahwa metode Off the Job training menggunakan metode berupa :
a. Lecture and Video Presentation b. Vestibule Training c. Role playing d. Case Study e. Simulation f.
Self Study and Program Learning
g. Laboratory Training
Dari metode Off The Job Training tersebut , maka Basic Salesmanship Traning telah menggunakan metode-metode dalam off The Job training yang disesuaikan dengan materi yang akan disampaikan. Dan dari semua yang dipaparkan dalam kerangka modul tersebut, ada beberapa metode yang tidak digunakan dalam basic salesmanship training, yaitu Self Study and Program Learning, vestibule Trainnig, serta Laboratory Training. Tiga metode itu tidak digunakan karena dianggap kurang sesuai dengan materi salesmanship training yang didalamnya didesain untuk praktek dalam banyak tatap muka dan sharing pengalaman dan latihan komunikasi secara langsung. Dan menurut pengamatan peneliti, secara komposisi, penerapan metode training di pada Basic Salesmanship ini adalah sebagai berikut : 1. Lecture & Video Presentation
: 35%
111
2. Roleplay
: 15%
3. Case Study / Diskusi
: 15%
4. Simulasi & Games
: 15%
5. Tanya Jawab.
: 10%
6. Penugasan / Soal Latihan
: 10%
Lebih jauh lagi, mengenai praktek penerapannya, kendati metode dan materi telah tersusun dengan baik, dan uji coba telah dinilai cukup untuk implementasi, tetap saja terdapat kendala dan tantangan dalam pelaksanaannya. Menurut penulusuran peneliti terhadap tantangan yang dihadapi trainer saat berinteraksi dalam Basic Salesmanship Traning antara lain : a.
Peserta harus selalu merasa tertarik, nyaman dan antusias mengikuti setiap materi training yang disampaikan sehingga proses transfer pengetahuan dan keterampilan dapat mencapai sasaran training.
b.
Gap antara pengetahuan peserta dasar peserta dengan apa yang akan disampaikan, terkadang penyampaian teori-teori dalam training sulit dipahami oleh peserta atau terasa membosankan, para peserta sales force ini lebih menuntut hal-hal yang praktis.
c.
Sales force, terutama para salesman sepada motor Honda, terbiasa melakukan aktifitas di luar ruangan, serta terbiasa dengan aktifitas mobile dengan bertemu dan berinteraksi dengan para konsumen. Sehingga duduk dan berdiam diri dalam ruangan untuk mengikuti training adalah hal yang dirasa membosankan oleh mereka, bahkan AC (Air Conditioner) dalam ruanganpun bisa menjadi kendala bagi mereka karena dirasa sangat dingin dan membuat tubuh mereka menggigil.
112
d.
Pemaparan bahawa yang terlalu teoritis biasanya akan sulit dimengerti atau terlalu jenuh untuk didengar peserta, sehingga perlu menciptakan suasana penuh humor dan interaksi yang intens.
e.
Kondisi lapangan pekerjaan yang keras dan penuh persaingan bisa mempengaruhi peserta menjadi keras dan lugas, sehingga seringkali lontaran pertanyaan dan tutur kata yang dilontarkan terlalu lugas dan tajam, dan selalu menuntur jawaban praktis dan langsung ke sasaran.
f.
Tak jarang, tuntutan kebutuhan training mengharuskan jumlah peserta yang terlalu banyak melampuai quota yang telah ditetapkan, sehingga menuntut usaha ekstra dalam berinteraksi dan konsentrasi, dan mengkordinasikan latihan atau diskusi.
g.
Salah satu keberhasilan training adalah Menerapkan kedisiplinan, yang dapat berpengaruh positif bagi kehidupan nyata termasuk dalam pekerjaan mereka. Konsistensi dan strategi penerapan disiplin bagi peserta juga menjadi tantangan tersendiri buat para instruktur, sebab tak jarang aturan yang ditetapkan akan dilanggar oleh mereka.
h.
Tantangan lain yang juga menuntut strategi dalam penyampaian training adalah tempat dan fasilitas training yang kurang memadai. Ruangan terasa panas, ruangan terlalu sempit, LCD projector bermasalah, Sound system kurang mendukung, dan lain sebagainya.
Tantangan tersebut menurut Prasetyo adalah bagian dari seni menjadi instruktur dalam training. Menyusun dan merencakan metode dan materi training adalah sebuah keharusan, namun saat mengimplementasikan metode tersebut dalam penyampaian materi training, tidaklah semudah menuliskannya di atas
113
kertas, perlu strategi khusus yang harus dilakukan agar semua materi bisa diterima dengan baik oleh peserta dan dapat meraih tujuan training yang telah ditetapkan. Dan biasanya, jam terbang akan mengasah sense dan keterampilan para instruktur sehingga dapat mengkombinasikan antara metode dan materi secara tepat. Beberapa strategi yang biasa diterapkan untuk mensiasati tantangan itu adalah : a.
Merencanakan metode yang tepat dan mengimplementasikannmya secara fleksibel yang disesuaikan dengan reaksi dan kondisi peserta. Improvisasi saat penyampaian juga sangat menentukan agar setiap peserta dalam secara penuh mengikuti setiap proses secara maksimal.
b.
Bagi para sales force, pemaparan teori yang berlebihan akan dianggap membosankan dan tidak sesuai dengan kebutuhan mereka. Sehingga untuk menghadapi Gap antara pengetahuan yang dimiliki oleh salesman, pemaparan setiap teori yang disampaikan harus dikemas dengan bahasa yang ringan, menarik dan disertai dengan banyak contoh aplikasi di lapangan yang nyata dan dapat diterapkan oleh peserta. Tidak semua contoh yang diberikan sesuai dengan kebutuhan sales force, terkadang ada saja contoh yang tidak aplikatif di lapangan, misalnya contoh terlalu umum dan sudah biasa dilakukan, atau contoh tidak realistis unutk dilakukan. Selain itu, para trainer juga harus selalu melibatkan mereka dalam setiap aktifitas, Buktikan dan berikan contoh dan kiat praktis yang berguna buat mereka, selingi dengan joke, games, diskusi, dan segala aktifitas yang membuat mereka bergerak dan beraktifitas, dan selalu ajak mereka untuk berpikir dan terlibat dalam tanya jawab, bahkan sesekali minta mereka
114
untuk berbicara, berpendapat, atau bahkan bercerita tentang pengalaman mereka selama di lapangan. c.
Sales force, yang terbiasa melakukan aktifitas di luar ruangan, memang sering merasa membosankan jika harus duduk lama di ruangan traning, terlebih jika harus berada ada ruang ber AC, sehingga seringkali merasa sangat dingin dan membuat tubuh mereka menggigil. Untuk itu, biasanya disiasati dengan meminta mereka untuk memakai jaket atau pakaian hangat selama training. Selain itu, aktifitas praktek,simulasi, roleplay, games, diskusi, yel-yel, dan ice breaking, mampu menghidupkan suasana dan menghilangkan kejenuhan peserta.
d.
Peserta training yang kadang terlalu banyak dan melampuai quota memang menuntut
usaha
ekstra
dalam
berinteraksi
dan
konsentrasi,
dan
mengkordinasikan latihan atau diskusi. Hal ini biasanya disiasati dengan menata ruangan dengan banyak celah, sehingga memungkinkan bagi para trainer untuk memobilisasi peserta dalam setiap interaksi. Selain itu, trainer juga harus lebih mobile dengan memberikan materi tidak terpusat pada satu posisi berdiri, namun harus lebih sering berjalan keliling dan berinteraksi dengan cara bertanya, meminta pendapat, dan berdialog dengan banyak peserta di hampir seluruh posisi ruangan. Dengan demikian, kendati peserta terlampau banyak, mereka dapat merasakan interaksi yang intens dengan para trainer. e.
Menerapkan kedisiplinan memang menjadi salah satu hal terpenting yang dapat berpengaruh positif bagi kehidupan nyata termasuk dalam pekerjaan mereka. Untuk hal tersebut, para trainer harus konsisten dalam menerapan disiplin pada peserta, namun sebelum menerapkan kepada para peserta,
115
para trainer harus terlebih dahulu konsisten dengan aturan main yang diterapkan. Misalnya, aturan tentang disiplin tepat waktu, tidak mungkin peserta akan masuk tepat waktu, jika trainer datang terlambat, sehingga setiap selesai coffee break, lunch atau datang training, setiap trainer harus tiba di dalam kelas terlebih dahulu, serta konsisten menerapkan reward dan Punishment bagi yang melanggar. Berikut ini beberapa aturan yang diterapkan bagi para peserta Basic Salesmanship Traning.
1.
Pelatihan dimulai tepat Pukul 08.00 s/d 17.00 Waktu setempat
2.
Peserta hadir 15 Menit sebelum pelatihan dimulai setiap paginya, dan langsung masuk saat waktu break dan lunch selesai.
3.
Peserta berpakain rapih bersih, sopan dan bersepatu dan berdasi.
4.
Peserta wajib mengenakan tanda pengenal sampai hari terakhir Pelatihan
5.
Tidak merokok dalam ruangan kelas, selama Pelatihan berlangsung
6.
Tidak bertelepon selama pelatihan berlangsung, alat Ponsel dalam Posisi “Silent”. Bertelepon hanya diperkenankan saat Break dan makan siang. Bagi yang bertelepon selama pelatihan berlangsung, maka HP akan disita dan dikembalikan setelah pukul 17.00 waktu setempat.
7.
Tidak diperkenankan memindahkan/bertukar tempat duduk yang telah diatur panitia.
8.
Peserta wajib menjaga kerapihan dan kebersihan kelas
9.
Seluruh peserta diharapkan aktif dalam diskusi dan tanya jawab
10.
Peserta wajib membawa alat tulis.
11.
Sertifikat hanya dibagikan kepada pesrta yang mengikuti pelatihan secara penuh
116
Tantangan paling berat dalam dunia training menurut Prasetyo adalah membuat peserta mengerti, paham, dan dapat menerapkan setiap materi yang disampaikan, namun mereka tetap menikmati proses training dengan gembira dan antusias. Untuk itu, semua trainer harus kreatif dalam menyampaikan materi kepada para peserta. Hal ini disampaikan beliau saat menjelaskan tentang tantangan dan strategi yang dilakukan untuk menghadapi training. Pembukaan training juga merupakan fase yang terberat. Karena di sana seorang trainer harus dapat membangkitkan semangat dan antusiasme peserta saat awal pembukaan training. Dua jam pertama adalah penentuan apakah nanti peserta akan antusias atau tidak dalam mengikuti training. Selain itu, pada jamjam tertentu saat titik jenuh dan ngantuk peserta, para trainer harus bisa membuat peserta tetap aktif dan antusias. Dari sisi penggunaan bahasa dalam training, kendati pelaksanaan training diselenggarakan di daerah pemarasan yang berbeda, Secara umum tetap digunakan bahasa indonesia yang baik dan benar, hal ini sekaligus memberikkan pelatihan buat mereka agar mampu berbahasa formal saat menghadapi konsumen. Namun tak jarang juga menggunakan joke atau istilah-istilah yang familiar di daerah tertentu saat training. Namun hal yang terpenting saat training adalah menyampaikan contoh-contoh kasus serta solusi yang sesuai dengan daerah pemasaran tempat pelaksanaan training, karena jika tidak demikian, maka mereka menganggap trainer hanya menyampaikan teori yang tidak menarik dan tidak menguasai daerah pemasaran dan tidak memberikan solusi dan kiat pemasaran yang mereka butuhkan dari training ini. Training yang diselenggarakan ini adalah terkait dengan materi training penjualan dan pemasaran, saat ditanya tentang perbedaan yang mendasar
117
antara Salesmanship Traning dengan training motivasi atau training kompetensi lainnya? Prasetyo menjelaskan bahwa sebagai training sales, tentunya training ini memiliki perbedaan dengan training lainnya. Selain isi materinya yang berbeda, Sebaimana yang kita ketahui bahwa dunia sales adalah dunia yang sangat dinamis dan senantiasa membutuhkan solusi jitu dalam menghadapi konsumen dan persaingan yang ketat. Sehingga training ini mutlak selalu mengalami modifikasi dan inovasi dari sisi materi maupun contoh yang disampaikan agar selalu up to date dengan kondisi pemasaran yang ada. Terlebih lagi kondisi pasar yang selalu berbeda dalam daerah pemasaran yang berbeda mengharuskan setiap trainer harus menguasai daerah pemasaran dengan baik agar saat penyampaian materi dapat sesuai dengan kebutuhan peserta. Terlebih lagi, salesman adalah peserta yang sangat praktis dan cenderung tidak suka berteori. Selain itu, pengalaman mereka dilapangan yang selalu bertemu dengan ragam kasus yang berbeda. Hal ini tentu sangat membutuhkan customizing, inovasi serta teknik penguasaan materi dan kondisi yang sangat baik, jika tidak, maka training ini akan gagal dan dianggap sia-sia. Namun secara umum, menurut Prasetyo, antara Salesmanship Traning dan traning motivasi atau lainnya, memiliki kesamaan tujuan yaitu untuk menghasilkan perbaikan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dari peserta yang mengikuti training. Metode yang digunakanpun, beberapa memiliki kesamaan dengan training lainnya, antara lain motivasi, inovasi, praktek, adaptasi dengan kebutuhan peserta, penegakan disiplin, dan lain-lain.
118
Apa yang dipaparkan di atas juga sejalan dengan prinsip-prinsip dalam training yang dijelaskan oleh Heidjrachman dan Suad Husnan (1999:82) sebagai berikut: 1. Motivasi Semakin tinggi motivasi seorang karyawan, semakin cepat ia akan mempelajari keterampilan atau pengetahuan baru tersebut. 2. Laporan Kemajuan Laporan kemajuan diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh seorang karyawan telah memahami pengetahuan yang baru. 3. Reinforcement Apabila suatu keterampilan sedang dipelajari perlulah proses belajar ini diperkuat dengan hadiah atau hukuman. 4. Praktek Para karyawan yang dilatih dapat mempraktekan keterampilan tersebut pada suasana pekerjaan yang sebenarnya. 5. Perbedaan Individual Sebuah latihan yang efektif hendaknya menyesuaikan kecekatan dan kerumitan dengan masing-masing individu.
4.2.4 Strategi Penggunaan Media komunikasi pada Basic Salesmanship Traning Media komunikasi adalah semua sarana yang digunakan untuk memproduksi,
pereproduksi,
mendistribusikan
atayu
menyebarkan
dan
menyampaikan informasi. (Suranto, 2005). Jenis media komunikasi berdasarkan fungsinya terbagi menjadi :
119
a. Fungsi Produksi, ialah media komunikasi yang berguna untuk menghasilkan informasi, contohnya adalah komputer pengolah data word processor. b. Fungsi Reproduksi, iadalah media komunikasi yang kegunaanya untuk memproduksi ulang dan menggandakan informasi, misalnya audio tape recorder dan videotapes. c. Fungsi penyampaian informasi, ialah media komunikasi yang dipergunakan utnuk menyebarluaskan dan menyampaikan pesan kepada komunikan yang menjadi sasaran, contoh : telepon, buletin, facsimile, dsb. (Suranto, 2005). Adapun berdasarkan bentuknya, media komunikasi terbagi menjadi : a. Media cetak, yaitu segala barang cetak yang dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan. Contohnya, surat kabar, leaflet, brosur, buletin dan sebagainya. b. Media visual atau media pandang, yaitu untuk menerima pesan yang disampaikan untuk indera penglihatan. Misalnya, Film, televisi, foto, pameran, dll. c. Media
Audio,
utnuk
menerima
pesan
yang
disampaikan
dengan
menggunakan indera pendengaran. Seperti radio, telepon, tape recorder, dan sebagainya. d. Media Audio Visual, ialah media komunikasi yang dapat dilihat sekaligus didengar. Jadi, untuk dapat mengakses informasi yang disampaikan, digunakan undera penglihatan dan pendengaarn sekaligus. Yang termasuk dalam jenis ini adalah film dan televisi. (Suranto, 2005). Bentuk media yang paling utama adalah panca indera manusia, terutama mata dan telinga. Melalui panca indera itu pesan yang diterima atau yang akan disampaikan, diproses ke dalam hati (rasa) dan otak (pikiran) manusia. Namun
120
yang dimaksud dengan media komunikasi ialah alat atau sarana yang dipergunakan dalam proses komunikasi yang dikenal sebagai channel (saluran). Para pakar menggolongkan media komunikasi ke dalam 4 (empat) macam, yaitu: (abede, 2002) 1. Media antarpribadi, yaitu kurir, surat, telepon, internet. 2. Media kelompok, yang digunakan apabila suatu proses komunikasi melibatkan lebih dari 10-15 orang, yaitu rapat, diskusi, simposium, seminar, konferensi. 3. Media Publik, yang digunakan bila melibatkan dari 200 orang, yaitu rapat akbar, istighosah, apel, kampanye di lapangan terbuka. 4. Media massa, yang digunakan bila khalayaknya tersebar di banyak tempat, yaitu disesbut media cetak (surat kabar, majalah, buletin) dan media olektronik (radio televisi dan internet) yang memiliki ciri-ciri tertentu (bersifat melempaga, bersifat satu arah, bersifat terbuka, meluas dan serempak, menggunakan peralatan teknis. Apabila memenuhi ciri-ciri tertentu tersebut, bukan media massa.
Melalui pengertia tentang media massa di atas, tentunya bisa dipastikan bahwa dalam pelaksanaannya, Basic Salesmanship Traning di PT.AI-HSO menggunakan media komunikasi. maka penulis coba akan paparkan bagaimana persiapan dan strategi penggunaan media komunikasi yang diterapkan dalam Basic Salesmanship Traning. Prosesnya bermula setelah isi materi dan metode training ditentukan dan siap untuk dilaksanakan, maka tim sales training di Head Office Jakarta menghubungi pihak cabang yang menjadi tempat pelaksanaan training di sana.
121
Untuk mempersiapkan segala kebutuhan training, pihak cabang akan menunjuk PIC (Person In Charge) yang akan berkordinasi dengan tim di pusat dalam mendukung dan menyelenggarakan training ini hingga sukses. Biasanya, PIC training yang ditunjuk adalah supervisor marketing unit, atau tim dari departemen pemasaran di region, untuk selanjutnya PIC training ini akan membentuk tim sendiri di cabang hingga sebagai panitia training. Penentuan jadwal training di cabang, sudah diinformasikan kepada setiap cabang pada akhir tahun sebelum pelaksanaan dimulai, sehingga jadwal training untuk setiap cabang sudah diagendakan dan akan dipersiapkan jauh sebelum training dilaksanakan. Tidak semua jadwal yang telah diinformasikan dapat sesuai dengan tanggalnya, beberapa kali diadakan pemajuan atau pemunduran jadwal dikarenakan ada beberapa hal yang tidak memungkinkan untuk dilaksanakan. Misal, jadwal berbentrokan dengan event lain, dan lain sebagainya. Setelah jadwal disepakati untuk digelar, maka tim dari Head Office akan mengkordinasikan tentang persiapan apa saja yang perlu ada untuk mendukung training, semua persiapan alat-alat pendukung training tercantum dalam daftar Training Checklist yang dikirimkan kepada cabang sebagai berikut :
122
Tabel 4.4 TRAINING CHECKLIST
NO
PERSIAPAN di Cabang/SO
PIC
1
Setting Ruang berbentuk Kelas sesuai jml.peserta
cabang
2
Sound system : 2 pcs. Wireless Microphone & 1 Clip on
cabang
3
LCD projector
cabang
4
Flip Chart (plano paper)
cabang
5
OHP + Transparant Sheet + Spidol
cabang
6
Kertas HVS
cabang
7
White board
cabang
8
5 bh Spidol besar dan 5 bh Sedang (Merah,Hitam,Biru)
Keterangan/catatan Format Terlampir Bila tidak tersedia mohon informasikan
1/2 Rim
HO
Screen
cabang
10
Materi sheet
cabang
Sesuai jumlah peserta
11
Spanduk Training Salesmanship
cabang
Format Terlampir
12
20 paket hadiah (berupa agenda,kaos, dll)
cabang
untuk peserta yang menang game
13
Absensi : Hari Pertama,Hari Kedua dan Hari Ketiga
HO
14
Evaluasi Sessi
HO
9 x jumlah peserta
15
Evaluasi Program
HO
sejumlah peserta
16
Komitmen Pribadi
HO
sejumlah peserta
17
Name desk
HO
sejumlah peserta
18
Name tag
cabang
sejumlah peserta, format terlampir
19
Form Biodata
HO
sejumlah peserta, Format terlampir
20
Laser Pointer
HO
21
Makan siang
cabang
22
Coffe Break 2x sehari
cabang
Waktu sesuai jadwal training
23
Permen
cabang
ditaruh di setiap meja peserta
24
Kamera untuk foto /dokumentasi
cabang
25
Daftar nama Peserta
cabang
Dikirim 2 minggu sebelum training
26
Data Penjualan
cabang
Dikirim 3 hari sebelum training
27
Data Total Market dan Market Share
cabang
Dikirim 3 hari sebelum training
28
Hubungi Instructur Materi “Product Knowlegde”
cabang
Pemateri :Ka. Bengkel Region / Branch
29
Hubungi Instructur Materi “CS & CR”
cabang
Pemateri: HC3 Region / Banch
30
Hubungi Instructur Materi “Administrasi Penjualan”
cabang
Pemateri :ADH Region / Branch
31
Peserta Pria memakai kemeja dan Dasi
cabang
32
Peserta Counter Sales memakai seragam Counter
cabang
9
catatan : 1
Training check list ini adalah daftar kebutuhan training yang harus dipersiapkan oleh cabang/SO tempat
123
2
diselenggarakannya training Perlengkapan yang tidak bisa dipersiapkan harap menghubungi Sales Training di HO HSO maks 3 hari sebelum training
Dalam training checklist di atas, dipaparkan semua perlengkapan dan persiapkan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan training. Kebutuhan tersebut sudah dibagi berdasarkan siapa yang akan mempersiapkannya, apakah oleh head office atau cabang. Selain itu, semua format sudah distandarisasi sesuai agar sesuai dengan target yang dibutuhkan. Adapun mengenai strategi penggunaan media dan perlengkapan training, adalah sebagai berikut :
1.
Ruang Training Tata ruang dan kondisi tempat akan sangat menentukan keberhasilan
training, karena di sanalah akan digelar aktifitas training. Ruangan training adalah bagian dari media yang jika dipersiapkan dengan baik akan sangat menunjang setiap aktifitas dalam training. Ruangan tempat diselenggarakannya training tidak harus di hotel atau tempat yang mewah. Selama ini Salesmanship Traning sudah diselenggarakan di berbagai tempat yang berbeda, seperti di ruang training kantor, ruang meeting kantor, ruang meeting hotel, di ruang kelas universitas, di balai latihan kerja, bahkan di ruang restoran pernah. Pada prinsipnya, tidak menjadi masalah di mana training ini dilaksanakan, karena di setiap cabang memiliki kondisi dan siatuai yang berbeda-beda. Namun demikian, untuk menjaga kualitas training, tim sales training telah menetapkan standarisasi ruangan Salesmanship Traning sebagai berikut : 1. Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta dan aktifitas yang dibutuhkan, tidak terlihat sangat lapang karena akan terkesan kosong dan
124
hampa, namun juga tidak terlalu sempit agar tidak mengganggu aktifitas yang penuh dengan interaksi dan mobilisasi. 2. Ruangan harus sejuk. Tidak panas, namun juga tidak terlalu dingin. Jika terlalu panas, maka peserta akan sulit untuk konsentrasi, terlebih buat trainer yang di depan. Dan yang sering terjadi adalah peserta merasa kedinginan, sedangkan training karena beraktifitas lebih ekstra malah merasa ruangan hangat. Hal ini bisa disiasati dengan meminta peserta memakai jaket jika kedinginan, terlebih peserta adalah mayoritas salesman yang biasa beraktifitas di luar ruangan yang panas. 3. Posisi bangku / lay out raung disusun dengan format Class Room. Format ini ditentukan agar memudahkan peserta dan trainer untuk beraktifitas dan berinteraksi dengan baik dan memudahkan untuk dibagi berdasarkan kelompok. Pada dasarnya, ada beberapa lay out yang biasa di gunakan dalam Salesmanship Traning ini, biasanya disesuaikan dengan kondisi ruangan dan ketersediaan perlengkapan yang tersedia di cabang yang bersangkutan. Beberapa lay out yang pernah kami gunakan antara lain: Class room, Round table / Island, V shape/U shape, dan lain-lain. Masingmasing memiliki kelebihan dan kekurangan, namun yang paling sering kami gunakan adalah lay out dengan format class room. Pada pelaksanaannya, training ini memang telah menggunakan beragam lay out ruangan seperti sistem Class, U/V Shape, atau island shape. namun yang paling sering digunakan memang berbentuk Class seperti gambar di atas, alasan utamanya adalah selain untuk lebih fokus menghadap ke depan, juga dikarenakan ruangan kelas di kantor cabang yang luasnya relatif terbatas dengan jumlah peserta yang banyak. Sehingga jika menggunakan lay out
125
island akan membutuhkan ruang kelas yang lebih besar dan fasilitas meja yang ideal adalah berbentuk round table yang tentunya tidak tersedia di sana. Adapun ruangan dengan U/V Shape akan menyulitkan dalam pembentukan kelompok atau diskusi kelompok. 4. Pencahayaan yang sesuai. Pencahayaan tidak terlalu terang, karena akan membuat slide kurang terlihat, namun tidak terlalu redup karena akan membuat peserta cepat merasa mengantuk. Biasanya kami siasati dengan mematikan lampu bagian depan di atas screen slide presentasi. Dan menyalakan full lampu jika saat diskusi atau saat slide tidak dibutuhkan.
2. LCD projector dan Over Head Projector (OHP). LCD projector dan Overhead Projector (OHP) merupakan media inti yang digunakan dalam setiap training yang diselenggarakan. Bahkan bisa dikatakan bahwa tanpa keberadaan alat ini, maka training akan gagal dilaksanakan secara baik. Sekarang, fungsi OHP memang sudah mulai tergantikan oleh LCD projector, yang fungsinya jauh melampaui OHP. LCD projector lebih mudah digunakan dan lebih variatif penggunaannya. Jika menggunakan OHP, maka kita harus terlebih dahulu membuat tulisan kemudian difotocopy dalam platic transparent Sheet untuk kemudian ditampilkan, atau bisa juga ditulis langsung, namun tampilan hasilnya sangat terbatas dan bisa dikatakan kurang menarik. Adapun fungsi LCD projector sangat variatif, kita bisa memutar video, menampilkan animasi, membuat slide sangat menarik, fleksibel menggunakan gambar, mudah mengoreksi bisa terjadi kesalahan, dan tentunya akan sangat menarik untuk dilihat, sehingga efektifitasnya bagi penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan akan lebih maksimal.
126
Kendati fungsi OHP mulai tergantikan oleh LCD projector, namun kami masih sering menggunakannya untuk keperluan presentasi dari hasil diskusi yang kami berikan kepada peserta. Hasil diskusi yang telah dirumuskan peserta, akan dipresentasikan di depan kelas menggunakan media OHP, hal ini untuk memudahkan presentasi dan menarik perhatian audience dengan melihat tampilan presentasi peserta yang lain, selain itu persiapan pembuatan bahan presentasi hanya menggunakan spidol dan plastic transparent sheet yang telah kami sediakan, tanpa mengharus peserta menggunakan laptop atau PC untuk membuat presentasi. Pun demikian halnya OHP dibutuhkan, namun jika suatu daerah pelaksanaan tidak mempunyai OHP, maka presentasi peserta digantikan dengan membuat bahan presentasi dengan penggunakan kertas besar / plano paper yang ditulis dengan spidol agar dapat terbaca di depan kelas. Berbeda dengan penggunaan OHP yang tidak wajib, penggunaan LCD projector adalah hal wajib yang harus ada dalam setiap training. Keberadaannya mutlak dibutuhkan, karena melalui LCD projectorlah seluruh isi materi akan ditampilkan kepada peserta. Biasanya, jika LCD projector tidak tersedia di cabang, baik itu tidak punya, rusak maupun tidak sesuai dengan kebutuhan, panitia akan meminjam atau menyewa dari tempat lain, atau tim training pusat akan membawanya sendiri dari Head Office. Secara khusus memang tidak ada ketentuan mengenai LCD projector, namun biasanya ada standard tim akan memastikan bahwa LCD projector masih berfungsi secara baik, yang ditandai dengan lampu yang masih memancarkan warna asli sesuai dengan slide yang disediakan, grafik/tulisan terlihat dan terbaca dengan baik, besar tampilan cukup untuk dijangkau oleh seluruh peserta yang hadir dan LCD projector dapat bertahan selama pelatihan berlangsung.
127
Fungsi ini selalu dipastikan oleh tim training, karena seringkali terjadi bahwa LCD tidak berfungsi dengan baik saat pelaksanaan. Misalnya, warna tidak mencerminkan aslinya, overheat sehingga tidak bisa digunakan saat ditengah acara, Kabel LCD rusak, atau tampilan LCD projector terlalu kecil sehingga tidak terlihat dengan jelas akibat lumen terlalu kecil. Dan biasanya, untuk cabang kecil yang hanya memiliki satu buah LCD projector, tim training akan memback up dengan membawa LCD projector dari kantor Pusat. Penggunaan LCD projector sebagai Visual Aids
yang efektif akan
membantu mencapai tujuan presentasi dalam training, untuk itu para trainer harus menguasai penggunaan Visual aids dengan baik agar dapat menampilkan presentasi dengan baik dan dapat mengatasi kendala yang terkait dengan visual aids selama pelaksanaan training. Berikut ini beberapa strategi yang digunakan saat akan presentasi dengan menggunakan visual aids dalam training. Strategi ini dipaparkan dalam panduan materi pembekalan pada Training For Trainers instruktur Salesmanship Traning. (PT.Astra International,Tbk-Honda – Materi panduan Instruktur, Training For Trainers; 2008) :
a. Kenali alat yang akan dipakai. Dengan mengenal alat yang dipakai, maka akan memudahkan trainer dalam presentasi. Misalnya cara menyalakan, pause, atau mematikan visual aids, cara mengatur Fokus dan key stone, contrass, brightness, dan pengaturan fungsi lainnya. Selain itu, sebelumnya jika kita menggunakan Visual aids berupa LCD projector, kita akan menggunakan bantuan orang lain yang menjadi operator perpindahan slide, maka dengan kemajuan teknologi, kita dapat menggunakan alat berupa “Power power presenter” yang berfungsi sebagai
128
remote untuk mengatur perpindahan slide sekaligus bisa digunakan sebagai laser pointer. Jika belum terbiasa menggunakan alat ini, maka biasanya akan terjadi salah pencet saat menampilkan next atau forward slide. Jadi, mengenali alat yang akan dipakai akan membantu trainer dalam presentasi, untuk itu datang lebih awal atau memiliki sendiri alat bantu presentasi akan sangat berguna untuk itu. b. Jangan berbicara pada layar!. Saat presentasi, para peserta adalah objek yang menjadi target sasaran dari komunikasi kita, sehingga keberadaan mereka menjadi tujuan utama dalam presentasi, sebaiknya setiap training hapal dan menguasai materi yang akan disampaikan, agar dapat selalu menjaga interaksi dan komunikasi dengan peserta, adapun visual aids hanya sebagai alat bantu untuk mengingatkan trainer pada pokok bahasan training dan untuk memfokuskan peserta pada materi presentasi agar lebih mudah memahami materi yang dijelaskan trainer. Jadi, selama presentasi, usahakan untuk selalu berinteraksi dengan peserta, bukan malah menjadi visual aids sebagai focus utama dari perhatian dan tatapan trainer dalam presentasi.
c. Pengantar lisan sebelum tampilkan visual. Tampilan visual adalah alat bantu untuk memfokuskan peserta dan menjadi panduan slide bagi trainer. Dengan demikian, trainer memegang fungsi utama dalam training yaitu peserta akan sangat memahami materi hanya jika trainer menjelaskan dengan baik. Akan sangat berguna jika peserta dipandu dengan penjelasan dari trainer sebelum masuk ke dalam slide, hal ini akan
129
membawa focus dan pemahaman peserta lebih dalam saat slide ditampilkan setelah penjelasan pendahuluan.
d. Pastikan posisi berdiri. Visual Aids, secanggih apapun pasti memiliki kelemahan, salah satunya jika sorotan lampu LCD projector terhalang oleh suatu benda, atau terganggu oleh cahaya lain yang lebih kuat. Mengenai cahaya lain yang lebih kuat, bisa disiasati dengan mematikan lampu dan mengeliminir cahaya yang mengarah pada LCD projector. Adapun bagi posisi berdiri trainer maupun peserta yang maju kedepan harus selalu mawas diri agar tidak menghalangi slide yang ditampilkan di LCD projector. Saat posisi berdiri trainer menghalangi LCD projector, maka peserta tidak bisa melihat isi materi dalam slide yang ditampilkan, selain itu trainer yang tengah presentasi seringkali lebih menghadap kepada LCD projector ketimbang pada peserta, hal ini akan mengurangi interaksi dengan peserta. Hal lain yang seringkali terjadi, trainer berkali-kali melintas di depan sorotan lampu LCD, sehingga mirip konser wayang kulit dan mengganggu konsentrasi peserta. Dan bisa jadi juga, ornament ruangan seperti tiang berada di tengah raungan, sehingga menutupi pandangan peserta yang duduk di belakang tiang. Hal seperti ini harus selalu disiasati trainer baik dari sikap saat presentasi, penempatan LCD projector, maupun penempatan posisi duduk peserta.
e. Berlatihlah. Menjadi trainer juga butuh jam terbang, semakin banyak praktek dan berlatih akan membuat trainer semakin mahir dalam menjalankan tugasnya,
130
termasuk dalam berinteraksi bersama peserta dan mampu menjelaskan slide sesuai kebutuhan. Seringkali trainer berlama-lama pada satu slide yang mestinya dijelaskan singkat, atau sebaliknya menjelaskan terlalu singkat untuk slide yang mestinya mendapatkan banyak penjelasan yang rinci. Hal ini akan berpengaruh pada efektifitas penggunaan waktu, antara lain waktu sudah terlanjur habis sebelum penjelasan selesai, atau menjadi membosankan karena terlalu lama berkutat pada hal yang kurang interest bagi peserta. Satu tips yang selalu digunakan oleh Prasetyo yang sudah bertahun-tahun bergelut dengan training, adalah dengan membaca sekilas semua slide dan memperkirakan berapa lama akan menjelaskan materi slide per slide sebelum presentasi di mulai. Jika hal ini luput dilakukan, biasanya akan terganggu dan tidak focus, kendari sudah puluhan kali membawakan slide yang sama. Selain cara menggunakan visual aids, hal yang tak kalah penting adalah bagaimana cara membuat tampilan visual aids yang menarik, kreatif dan efektif. Dalam training For trainers yang diselenggarakan oleh PT.AI-HSO, dipaparkan cara membuat visual aids sebagai berikut (PT.Astra International,Tbk-Honda – Materi panduan Instruktur, Training For Trainers; 2008) :
a. Warna, Font, dan gambar untuk penekanan, Visual Aids yang ditampilkan melalui LCD projector bisa dikreasikan sedemikian rupa untuk bisa menampilkan tampilan yang menarik, sehingga membuat peserta training yang melihatnya tidak bosan. Namun ada fungsi lain dari kreasi slide warna, font, dan gambar yang ditampilkan dalam slide selain untuk lebih menarik, yaitu untuk memberikan penekanan dan tanda khusus untuk materi-materi yang dianggap penting dan membutuhkan focus khusus dari para
131
peserta. Misalnya, dengan memberikan huruf yang lebih besar, digaris bawah, atau warna khusus yang berbeda dengan warna lain dalam tulisan slide. Gambar juga dapat memberikan penekanan dan memberikan penjelasan lebih pada peserta
b. Kata kunci, Membuat slide presentasi berbeda dengan membuat tulis berupa artikel. Slide yang akan ditampilkan dalam visual aids hanya menampilkan kata-kata kunci sebagai panduan trainer untuk menjelaskan isi materi. Slide yang terlalu panjang, selain tidak nyaman untuk dilihat juga akan mengurangi atensi peserta kepada trainer yang menjelaskan materi.
c. Ilustratif, Pembuatan slide tidak mesti harus menampilkan tulisan, banyak isi materi yang bisa ditampilkan melalui kreatifitas lainnya. Misalnya dengan menampilkan ilustrasi gambar, bagan, skema, table, music, ataupun video. Intinya, tampilan dalam slide tidak kaku, tapi mesti memberikan penjelasan mengenai materi yang akan disampaikan secara efektif.
d. Format horizontal, A4. Format tampilan yang lazim digunakan dalam visual aids dengan membuat format Horizontal. Hal ini dikarenakan tampilan LCD projector adalah berbentuk horizontal, jadi untuk memaksimalkan tampilan visual aids yang dapat dilihat oleh peserta adalah juga dengan menampilkan silde secara horizontal.
132
Beberapa silde bisa saja ditampiilkan secara vertical, namun akan terlihat ruang kosong pada sorotan LCD projector.
e. PowerPoint-base, LCD projector memang bisa menampilkan beragam alat input baik dari TV, layar monitor computer, laptop, dan DVD. Juga dapat menampilkan hampir semua format, baik gambar, tulisan, maupun video. Namun, dalam training, hal yang paling lazim adalah dengan menampilkan materi melalui laptop atau computer, dengan menggunakan format powerpoint. Power point memang dirancang khusus untuk menampilkan semua bentuk materi presentasi, baik film, gambar, tulisan, grafik, table, dan format lainnya. Kreatifitas dari penyusun materilah yang akan menentukan menarik dan efektifnya suatu slide presentasi.
5
White board dan Flip Chart Pada metode pelatihan dan pengajaran saat ini, media yang digunakan untuk
proses pembelajaran semakin beragam dan modern. LCD projector telah menjadi media utama penyampaian materi. Namun demikian, peran White Board dan Flip Chart masih diperlukan untuk memberikan ilustrasi dan penjelasan dari isi materi yang tidak bisa digambarkan secara rinci dalam slide. Media ini juga sangat berguna untuk presentasi kelompok, kolom penilaian tugas, pengumuman, dan penjelasan lainnya. Selain fungsi tadi, penggunaan flip Chart atau white board juga untuk memberikan variasi dalam penjelasan, dengan mengunakannya akan mengalihkan sementara kejenuhan peserta akibat selalu memandang LCD projector, atau hanya mendengar bahasa lisan dari instruktur.
133
Seperti halnya LCD projector atau OHP yang bisa memvariasikan beragam tulisan atau kreasi, Flip Chart pun biasa digunakan oleh para instruktur PT.AI HSO menggunakan spidol ukuran besar dengan warna beragam seperti Hijau, biru, merah dan hitam, sehingga pandangan peserta juga dimanjakan dengan warnawarna ilustrasi yang digambarkan dalam flip Chart. Selain warna yang beragam, strategi lain seperti cara berdiri yang tidak menutupi flip Chart saat memberikan ilustrasi, pemberian ilustrasi yang jelas, tulisan yang terbaca, dan tidak terburuburu saat menulis di Flip Chart akan menampilkan hasil yang efektif bagi peserta training.
6
Alat Games Training. Dalam aktifitas training, games merupakan salah satu metode penting
yang tidak pernah ditinggalkan. Games, selain menjadi metode utama training, juga digunakan untuk icebreaking/ pemecah suasana kaku dalam kelas. Salesmanship Traning menggunakan beberapa games training yang dalam implementasinya membutuhkan bantuan alat yang digunakan sebagai media mengkomunikasikan games kepada para peserta. Tidak semua games menggunakan bantuan alat sebagai media, ada beberapa games yang memanfaatkan
suara,
gerak
tubuh,
atau
isyarat
instruktur
mempraktekannya, misalnya games 7 Boom, “Paul bilang apa...” dll.
dalam Tapi
mayoritas games training yang digunakan dalam training ini membutuhkan bantuan alat games, seperti games menyusun Puzzle, menyusun balok kayu, merangkai klip, dan beberapa games lainnya. Baik dengan alat tambahan ataupun hanya memanfaatkan isyarat dan gerakan tubuh saat memberikan games, menurut prasetyo hal tersebut tergolong
134
sebagai
media
komunikasi
yang
tetap
membutuhkan
strategi
dalam
implementasinya. Strategi yang paling utama dalam implementasi media games tersebut adalah penguasaan materi games yang akan disampaikan, sehingga saat menjelaskan aturan permainannya, peserta dalam mudah memahami dan mempraktekan dengan benar. Tak jarang, kesalahan instruksi akan menghambat proses berjalannya games yang ditandai dengan tidak sesuainya apa yang dilakukan peserta dengan aturan yang ditentukan, adanya perdebatan mengenai siapa yang layak menjadi pemenang games, atau bahkan peserta tidak sama sekali paham dengan aturan yang dilaksanakan. Agar peserta antusias dalam menjalankan games, selain dengan memahami aturan games yang diberlakukan, mereka juga harus dipacu dengan reward and punishment (penghargaan dan hukuman) bagi pemenang dan mereka yang kalah dalam games. Biasanya bagi pemenang mereka akan mendapatkan hadiah yang telah disiapkan oleh panitia, sedangkan bagi mereka yang kalah bisa saja mereka dihukum dengan bernyanyi atau memberikan selamat kepada para pemenang.
7
Sound system Suara merupakan media komunikasi utama dalam training, sehingga
pemanfaat suara secara optimal akan membuat training semakin efektif. Salesmanship Traning diadakan dalam ruangan yang luas, dengan jumlah peserta yang banyak sehingga mutlak membutuhkan bantuan alat pengeras suara (sound system) agar materi yang disampaikan bisa diterima secara baik oleh setiap peserta. Sound system yang digunakan dalam training juga harus memadai, tidak sekedar hanya memperkeras suara, namun juga harus nyaman didengar oleh
135
peserta. Sound system harus disesuaikan dengan kebutuhan ruangan, yaitu dengan suara yang tidak terlalu kecil sehingga kurang jelas terdengar, ataupun tidak terlalu keras sehingga mengganggu kenyamanan mendengar. Selain itu, sound system juga harus disetting treble, bass, dan lainnya sehingga tidak terlalu garing didengar. Sound system yang tidak memadai akan menyiksa dan membuat peserta merasa tidak nyaman selama proses training. Salesmanship Traning diadakan selama 3 hari dengan 11 sesi, setiap sesi memamakan waktu rata-rata 2 jam. Dengan waktu yang cukup panjang untuk menyampaikan materi tersebut, maka akan terasa melelahkan jika instruktur harus memegang microfon selama sesi berlangsung. Untuk itu, dalam training ini, para instruktur selalu menggunakan clip on Microfon yang dikaitkan di baju instruktur sehingga para instruktur dapat bergerak bebas tanpa harus menggenggam microfon. Clipt on model seperti ini tidak selalu tersedia di cabang, dan juga untuk menjaga kualitas suara, maka instruktur selalu membawa seperangkat clip on microfon dan ampliplayer tersebut dari Jakarta, untuk kemudian dipadukan dengan sound system yang tersedia di daerah. Selain menggunakan Microfon untuk pengeras suara instruktur, ada satu filosofi training yang tidak dapat diabaikan, bahwa menurut pak prasetyo “Training adalah bagian dari Show Biz..., jadi semua komponen training harus disesuaikan agar setiap peserta dalam menikmati proses training dan menerima materi dengan optimal, salah satunya adalah dengan mengkondisikan atmosfer training dengan musik dan video yang merangsang sebanyak mungkin panca inderanya”. (Jakarta, 12 Agustus 2009). Untuk itu, dalam Salesmanship Traning selalu disajikan materi yang dipadukan dengan video dan musik. Video digunakan untuk memberikan contoh, ilustrasi atau penjelasan, adapun musik biasa di pasang saat games
136
training berlangsung, saat peserta diskusi, saat mengisi assassement, saat mengerjakan tugas, saat perpisahan, dan saat istirahat. Fungsinya, selain untuk untuk mengisi suasana agar tidak sepi juga, memacu semangat atau merangsang fungsi otak agar lebih optimal bekerja. Strategi dalam memutar musik saat training antara lain : a. Saat menyambut dan menunggu kedatangan peserta di saat pagi hari, musik yang diputar adalah musik dengan irama agak energik namun tidak terlalu cepat temponya. Sehingga peserta menyambut pagi dengan semangat yang tetap terjaga dan terbawa suasana yang menyenangkan. b. Saat games interaktif, yang diputar adalah music yang energik, baik yang berlirik maupun isntrumen. Untuk memacu semangat peserta agar lebih aktraktif dan bergairah menyelesaikan games. c. Saat mengisi assessment atau test tertulis, musik yang diputar adalah musik instrument (tanpa lirik), dan tidak terlalu lambat melankolis, namun juga tidak terlalu cepat. Lirik dapat mengganggu konsentrasi peserta, sedangkan instrument yang terlalu lambat akan mengantuk atau terbawa suasana sedih, atau sunyi, adapun yang terlalu keras akan membuat konsentrasi peserta buyar. Jadi pilihkan lagu dengan ketukan sedang. d. Saat assemement terakhir atau renungan, putar music instrumen yang lambat melankolis. Untuk membawa suasana haru menjelang penutupan, dan untuk merenungkan setiap tindakan agar lebih introspeksi. e. Saat coffee break atau lunch. Putar lagu berlirik yang cukup populer atau hits di kalangan peserta, agar mereka menikmati masa break tersebut dengan optimal.
137
Satu hal lagi yang tidak boleh dilewatkan, bahwa semua musik, lagu dan video tersebut harus dipasang dengan volume , waktu dan soundsystem yang sesuai agar dalam menambah optimalisasi training.
11 Hand Out Materi. Media lain yang vital dalam training adalah Hand Out materi training. Setiap peserta training akan mendapatkan Hand Out materi training yang berisikan seluruh materi training yang akan disampaikan dalam pesentasi, termasuk di dalamnya assessment, soal diskusi, dan petunjuk mengenai roleplay. Hand Out ini sangat berguna buat peserta, selain untuk lebih memudahkan melihat tampilan yang ada di Slide presentasi, juga dapat memudahkan peserta dalam memahami materi yang disampaikan serta dapat menjadi bahan untuk dipelajari di rumah. Apa yang ditampilkan di Slide presentasi, memang tidak selalu sama dengan apa yang ada di Hand Out, sebab slide presentasi adalah pegangan untuk instruktur yang isinya lebih lengkap, termasuk dengan jawaban-jawaban soal diskusi yang dilontarkan. Namun secara keseluruhan, materi dalam Hand Out sudah mencakup apa yang akan disampaikan dalam training. Agar dapat menarik dan memudahkan peserta untuk membaca Hand Out, maka sebisa mungkin Hand Out disajikan dengan kemasan yang menarik, cetakan yang jelas, tulisan yang mudah dibaca, dan tentunya mudah untuk dibawa dan
disimpan agar peserta tidak langsung mengabaikan bahkan
membuang Hand Out setelah selesai mengikuti training. ( Contoh Hand Out terlampir)
138
12.
Form Training. Media lain yang juga digunakan dalam mengkomunikasikan materi
training adalah Form dan lembaran kelengkapan training antara lain :
a. Lembar Absensi Lembar ini digunakan untuk mengevaluasi kehadiran peserta traning, sehingga proses penerapan disiplin training dapat terus terjaga. Penerapan absen ini sengaja dibuat dalam form lembaran kosong yang diisi dengan tulisan tangan peserta, bukan dengan menyediakan absen yang sudah tercantum nama. Hal ini ditujukan agar peserta menulis nama sesuai dengan ejaan nama yang benar agar dapat di cross check saat mencetak sertifikat, selain itu untuk menghindari peserta lain untuk mengabsenkan peserta yang tidak hadir. Absen ini diedarkan sehari dua kali, saat pertama kali masuk ruang training, dan sesudah makan siang, sehingga akan terpantau terus kondisi kehadiran peserta. (form absensi terlampir)
b. Lembar Biodata Peserta. Mengenali peserta training akan sangat dibutuhkan untuk menunjang efektifitas pelaksanaan training. Form yang digunakan untuk mendata dan mengetahui latar belakang peserta adalah dengan Form Biodata peserta. Melalui biodata ini akan terlihat latar belakang pendidikan, asal dealer, usia, pengalaman kerja, hobby, dan prestasi kerja. Dengan mengetahui data ini, para instruktur dapat menyesuaikan materi dengan latar belakang mereka ini. sekaligus dapat mengevaluasi pengalaman kerja dan raihan prestasi yang telah
139
diraih selama ini. Form biodata yang digunakan dalam Basic Salesmanship Traning adalah sebagaimana dalam Gambar 4.17 berikut ini :
c. Form Diskusi kelompok. Untuk mempermudah proses diskusi dan dokumentasi hasil diskusi peserta, maka disiapkan form diskuis kelompok (Form Terlampir)
d. Form Customer Record Dalam materi Customer Behavior & Customer Data Based (CB&CDB) peserta diharuskan mendata seluruh nama customer untuk dijadikan sebagai data based dalam melakukan follow up atau membina hubungan dengan customer. Untuk proses pendataan tersebut, Peserta diberikan selembar Form Customer Record untuk digandakan di digunakan dalam mendata seluruh customer mereka. (Form Customer Record terlampir)
13.
Kelengkapan pendukung lainnya. Selain semua media di atas, Basic Salesmanship Traning juga
mempersiapkan banyak media lainnya yang juga ikut menunjang proses berjalanya training agar optimal. Beberapa media tersebut adalah :
a. Name desk Name desk atau papan nama yang diletakkan di meja peserta, merupakan media yang harus ada setiap kali training. Name desk ini dibutuhkan untuk membantu proses interaksi antara peserta dengan trainer. Jumlah peserta yagn banyak agak menyulitkan intruktur untuk mengingat semua nama peserta
140
kendati mereka telah memperkenalkan diri di awal acara, Name desk membantu trainer untuk mengingat nama peserta sekaligus memanggil nama peserta saat bertanya, maupun interaksi lainnya selama training. Dengan dipanggil nama, peserta merasa lebih dihargai dan menjadikan hubungan antara trainer dan peserta training. Selain membantu interaksi antara intruktur dan peserta, name desk juga berguna untuk saling mengenal antara sesame peserta. Basic Salesmanship Traning memiliki standard Name desk yang digunakan setiap kali training. Name desk tersebut terbuat dari kertas karton berwarna dasar logo PT.AI-HSO, memiliki bentuk bangun ruang Prisma segitiga yang memiliki 3 (tiga) sisi. Sisi pertama sebagai tumpuan name desk. Sisi kedua menghadap ke peserta, yang berisi Filosofi dasar perusahaan, yaitu Catur Darma dengan menggunakan bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Dan sisi lainnya berisi nama peserta dan asal dealer peserta, yang ditulis di atas kertas yang kemudian ditempelkan pada sisi name desk. Design ini dibuat sedemikian rupa untuk memudahkan interaksi dengan peserta dan dapat dimanfaatkan secara optimal. (Format Name desk terlampir) Teknik meletakkan Name desk pun diatur sedemikian rupa sehingga dapat terlihat dengan mudah oleh instruktur. Dan ada teknik khusus untuk meletakkan name desk saat pertama kali mereka masuk ruangan, yaitu dengan menghadapkan name desk bukan ke depan ruangan, melainkan ke arah pintu masuk peserta, sehingga para peserta yang masuk ke ruangan dapat langsung mengetahui posisi tempat duduk yang telah disiapkan untuk mereka, setelah mereka menemukan tempat duduknya, lalu mereka diminta untuk mengubah posisi name desk menghadap depan. Selain itu, untuk membuat interaksi antar peserta dapat lebih optimal dan merasakan kerjasama dengan tim yang berbeda,
141
maka tempat duduk peserta diacak setiap hari, dengan memindahkan name desk peserta sehingga merasakan tiga posisi duduk yang berbeda, di depan, tengah dan belakang.
b. Name tag Sebagai tanda kepesertaan dan memudahkan interaksi antara instruktur dengan peserta, serta peserta dengan peserta, maka name tag atau papan nama kecil di dada, mutlak diperlukan. Secara fungsi, antara Name tag dan Name desk memiliki kesamaan, yaitu untuk mempermudah interaksi. Namun secara spesifik, Name desk lebih difungsikan di dalam kelas dan memungkinkan untuk dilihat dari jarak yang cukup jauh, karena dibuat dengan tulisan yang cukup besar, namun tidak mobile. Adapun name tag lebih menekankan interaksi antar pribadi yang jaraknya lebih dekat dan dapat dilihat saat setiap aktifitas, karena dikenakan dengan cara ditempelkan, sehingga saat break atau makan siang, interaksi yang dibantu dengan name tag masih dapat berfungsikan. (Format Name tag terlampir)
c. Spanduk Setiap training harus dikondisikan suasananya agar setiap peserta merasa nyaman dan terbawa dalam konsentrasi training. Salah satu media untuk membawa suasana training adalah dengan memasang spanduk training. Spanduk ini akan menjadi tanda bahwa sekarang semua peserta sedang berada dalam Basic Salesmanship Traning, sehingga harus focus pada training ini sampai waktu yang telah ditentukan. Saat sesi foto bersama, spanduk ini juga digunakan untuk menjadi pelangkap aksesories dan keterangan foto.
142
Spanduk ini dibuat oleh cabang tempat training dilaksanakan dengan format yang seragam yang dikirim dari Head Office. Ukuran spanduk dibuat 1x5 meter, dibuat 2 buah. Satu dipasang di pintu gerbang gedung, dan satu lagi dipasang dalam ruangan. Selain spanduk training, biasanya untuk lebih membuat semarak dan mengkondisikan suasana, pihak panitia juga memasang spanduk Honda, exBanner, atau umbul-umbul yang dipasang di luar ruangan training, dan beberapa di dalam dan di depan pintu ruangan training. Hal ini sekaligus sebagai bahan promosi Honda.
d. Hadiah / Gift. Dalam Salesmanship Traning, digelar banyak diskusi, tanya jawab, games, roleplay, dan aktifitas interaksi lainnya. Semua aktifitas ini akan membawa suasana menyenangkan dan tidak jenuh bagi peserta, namun untuk menambah semangat peserta dalam berpartisipasi di setiap aktifitasnya, panitia menyediakan gift atau hadiah bagi peserta atau kelompok yang berhasil memenangkan games, atau memberikan penampilan dan nilai terbaik dalam aktifitas yang dilaksanakan. Hadiahnya dapat berupa buku, topi, pulpen, tas, tempat id card, tempat kartu nama, gantungan kunci, kaos, ataupun material promosi, yang dikemas dengan bungkus yang menarik. Pembagian hadiah ini harus adil dan sesuai, agar tidak menimbulkan rasa cemburu atau iri hati dari peserta / kelompok lainnya, yang akan berdampak tidak nyaman bagi suasana training. Sehingga mutlak bagi instruktur untuk memberikan penilaian yang objektif, penjelasan yang lengkap tentang aturan
143
pemenang games dan alasan yang tepat mengapa peserta atau kelompok tersebut berhak mendapatkan hadiah. Dan khusus di akhir sesi, akan diadakan pemilihan peserta Paling aktif menurut versi peserta. Peserta paling aktif ini dipilih dengan system pengambilan suara terbanyak dari peserta, dengan menuliskan nama pilihannya dalam selembar kertas kecil yang dibagikan panitia. Satu peserta menuliskan satu nama peserta paling aktif, yang akan berhak mendapatkan hadiah utama. Biasanya akan dipilih satu sampai tiga peserta. Dari semua media komunikasi yang digunakan, sejauh penataan dan pemanfaatannya
maksial,
hal
tersebut
akan
efektif
dalam
menunjang
keberlangsungan training. Media yang digunakan, pada dasarnya hampir sama pada setiap sesi training, hanya saja dalam prakteknya, terkadang ada modifikasi strategi penyampaian yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta, dan modifikasi inilah yang kemudian menuntut perubahan media yang digunakan. Misalnya, perubahan games training akan menuntut perubahan media yang digunakan saat menggelar games tersebut. Semua perubahan dan penyesuaian dalam penggunaan media komunikasi sangat tergantung pada kreatifitas instruktur yang menggunakannya.
4.2.5 Strategi Evaluasi Basic Salesmanship Traning. Tahap terakhir dari proses pelaksanaan program training adalah evaluasi. Dalam Basic Salesmanship Traning, terdapat tiga macam evaluasi yang dilakukan untuk mengukur keberhasilan dari program yang telah dijalankan, yaitu: 1.
Evaluasi Sesi
144
2.
Evaluasi Program
3.
Komitmen Pribadi. Evaluasi sesi, Evaluasi ini dilakukan setiap kali selesai sesi dalam
training, dengan demikian dalam Salesmanship Traning karena menyajikan 10 sesi training dalam 3 hari, maka
ada 10 (sepuluh) kali evaluasi sesi yang
dilakukan. Dalam evaluasi sesi ini dilihat mengenai penilaian peserta mengenai cara mengajar para instruktur apakah menjelaskan objektif materi, penguasaan para instruktur terhadap materi yang disampaikan, kejelasan instruktur dalam menyampaikan materi. Di dalam evaluasi sesi juga terdapat penilaian peserta mengenai apakah materi yang disampaikan menambah wawasan bagi para peserta, apakan materi yang disampaikan bermanfaat bagi peserta, dan apakah materi yang disampaikan dapat diterapkan didalam lingkungan pekerjaan peserta. Adapun Evaluasi program juga dilakukan di akhir sesi, dan merupakan rangkuman evaluasi dari seluruh proses berjalannya sesi selama tiga hari. Evaluasi program ini ditujukan untuk mengetahui penilaian peserta terhadap program training ini secara keseluruhan. Dimana yang terdapat didalamnya mengenai keseluruhan materi, isi program, metode pengajaran secara keseluruhan (metoda belajar, alat bantu yang digunakan), sarana pendukung program (Hand Out, informasi yang diberikan mengenai program), serta fasilitasfasilitas lain yang menunjang program training tersebut seperti fasilitas ruangan, makanan dan snack yang disediakan. Kemudian, evaluasi dilakukan dengan memberikan Form Komitmen Pribadi, yang isinya meminta komentar berupa kesan mengikuti training, serta
145
memintakan komitmen berupa rencana jangka pendek, rencana jangka panjang, dan proyeksi tentang cara untuk meraih komitmen tersebut. Evaluasi sesi, evaluasi program, maupun Komitmen pribadi bertujuan agar pelaksana program dapat mendapatkan feed back atau timbal balik untuk melakukan perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang. Sejauh ini, pelaksanaan Evaluasi sangat berguna untuk mengetahui kekurangan dan bahan perbaikan untuk pelaksanaan training selanjutnya. Semua hasil evaluasi ini akan direkap dan diskusikan di pihak internal training uutk menentukan perbaikan dan usulan apa saja yang relevan untuk diterapkan pada training berikutnya Tidak semua masukan dari peserta dalam diterapkan dalam training selanjutnya, hal ini dikarenakan belum sesuainya usulan peserta untuk training selanjutnya. Apakah terkait dengan fasilitas pendukung yang kurang memadai untuk diterapkan, ataupun kurang sesuainya usulan peserta dengan tujuan training. Berikut penuturan Prasetyo mengenai evaluasi training di Basic Salesmanship Training : “tidak semua usulan dari peserta kita akomodir dalam training berikutnya, karena fasilitas yang tidak memungkinkan, ataupun tidak sesuainya dengan tujuan kepesertaan. Misalnya pernah ada usulan bahwa tiap peserta sebaiknya diberikan laptop agar mudah memahami materi, atau di depan meja tiap peserta disediakan microfon seperti di raung sidang MPR/DPR. Jelas ini agak sulit diterapkan karena pertimbangan fasilitas yang tidak mumpuni, namun terkait dengan usulan microfon di tiap meja, solusinya kami mempersiapkan sebanyak mungkin microfon wireless yang tersedia dan meletakanya di posisi yang mudah dijangkau dan dipindahkan pada siapa saja yang membutuhkan. Namun secara umum setiap usulan peserta akan selalu berusaha untuk dipertimbangkan demi perbaikan training selanjutnya”. (Jakarta, 12 Agustus 2009) Mengenai Evaluasi, Garry Dessler (2000) menuturkan bahwa Evaluasi adalah suatu cara untuk menilai program training yang telah dijalankan dengan menggunakan tolok ukur yang mencakup:
146
a. Reaction (reaksi) Mengukur reaksi peserta terhadap program training yang telah diikuti seperti isi program dan proses training yang telah dilakukan. b. Learning (Pembelajaran) Untuk menguji peserta dan menentukan apakah mereka benar-benar telah mempelajari pengetahuan yang telah diberikan. c. Behavior (Perilaku) Untuk mengetahui sejauh mana perubahan perilaku peserta atau perkembangan perilaku dalam pekerjaannya selama dan setelah mengikuti training. d. Result (Hasil) Mengukur sejauh mana keberhasilan peserta didalam pekerjaannya setelah mengikuti training. (Gary Dessler: 2000), Dari penuturan gary Dessler tersebut, dapat kita simpulkan bahwa proses evaluasi yang dijalankan oleh PT.Astra International, Tbk- Honda baru sampai batas reaksi dan pembelajaran. Belum sampai pada proses penilaian perilaku dan hasil.
4.3.
Hasil Audit Komunikasi Basic Salesmanship Traning. Setelah memaparkan tentang strategi komunikasi yang diterapkan dalam
Basic Salesmanship Traning, kita dapat mengetahui secara keseluruhan mengenai
strategi
komunikasi
Basic
salesmanship
traning,
dan
dasar
pertimbangan penerapan strategi tersebut. Dalam proses strategi, juga diterapkan proses evaluasi untuk menilai proses penerapan training, namun proses evaluasi tersebut digunakan untuk
147
menilai keberhasilan training dan proses apa saja yang perlu diterapkan lebih lanjutnya. Adapun penelitian ini akan menggali lebih dalam tentang bagaimana reaksi peserta training, apakah strategi komunikasi dari setiap prosesnya berjalan dengan baik, apa saja strategi komunikasi yang perlu dirubah agar lebih optimal. Untuk menganalisa dan melakukan audit komunikasi ini, sebaimana yang penulis paparkan pada bab sebelumnya mengenai metodologi, bahwa penulis melakukan risest dengan observasi langsung dan menyebar quesioner kepada peserta. Selain itu, penulis juga melakukan wawancara dengan beberapa peserta untuk memperdalam proses audit. Adapun objek penelitian yang penulis teliti adalah Pelaksanaan Basic Salesmanship Traning di daerah pelaksanaan sebagai berikut : 1. Balikpapan, 3-5 Agustus 2009. 2. Makassar, 19-21 Agustus 2009. 3. Palembang, 9-11 September 2009. 4. Jayapura, 6-8 Oktober 2009. 5. Mataram, 20-22 Oktober 2009. 6. Denpasar, 3-5 November 2009 7. Semarang, 17-19 November 2009. 8. Jogjakarta, 2-4 Desember 2009.
Dalam training tersebut, penulis menyebarkan quesioner, melakukan observasi, dan wawancara dengan para peserta training untuk mendapatkan hasil audit dengan metode yang telah penulis paparkan sebelumnya.
148
Berdasarkan penyebaran quesioner untuk setiap wilayah yang dijadikan tempat observasi penelitian oleh penulis, maka untuk menyimpulkan hasil observasi dalam penelitian ini dibuatlah sebuah rekap hasil pengisian Quesioner audit komunikasi tersebut. Dari tabel rekap ini akan dapat lebih mudah dianalisa hasil dari proses penyampaian strategi komunikasi dalam Salesmanship Traning yang sekaligus menjadi bahan hasil audit komunikasi. Tabel rekap ini akan dibagi menjadi 4 bagian, yaitu Quesioner 1 akan dibagi menjadi 3 rekap yaitu audit Strategi komunikasi
berdasarkan
tiap
materi,
audit
strategi
komunikasi
keseluruhan, dan audit komunikasi strategi penggunaan media.
secara Adapun
quesioner 2 disimpulkan dalam satu rekapan. Berikut ini hasil rekap quesioner Audit Komunikasi Basic Salesmanship Traning :
149
REKAP HASIL QUESIONER 1 (STRATEGI PENYUSUNAN DAN PENYAMPAIAN PESAN PER MATERI TRAINING)
BASIC SALESMANSHIP TRANING NO
SARAN PERBAIKAN
1 a
PROFESSIONAL SALESPEOPLE
2 a b c d e f g h i j
PRODUCT KONOWLEDGE
3 a b
BASIC MARKETING
4 a b c
TEKNIK PRESENTASI
5
CUSTOMER EROTICZONE
BPP
MKS
PLB
JYP
Masih perlu ditambah lagi Waktu / Durasi training agar ditambah masih kurang jelas, terlalu teknis penjelasannya sebaiknya diberikan materinya di tempat kerja Cara penyampaian perlu ditingkatkan / perjelas materi masih kurang banyak Karena konsumen jarang tanya hal ini (kurang relevan) Belum semua diterangkan Kurang menarik, kurang antusias Perlu adanya alat peraga masih belum paham / belum menguasai agar tahu lebih jauh, di tambah materinya Perlu ditambah lagi penjelasannya Ditambah, agar mampu menjual ke perusahaan besar Karena ini sudah ada pengetahuannya (kurang relevan) Perlu lebih diperinci
1
2 5 1
MTR
DPS
SMG
JYG
TOTAL
1
1
1 1
4 6 1 4 2 1 1 2 2 1
1
1
2
2 1 1 2 1
1
1 1
1
1 1
1
1 1 1
1 1
150
a
ditambah lagi, agar lebih dalam lagi cara mengenali konsumen
6 a b
SELLING BUYING PROCESS
7 a
CUSTOMER BEHAVIOR & CUSTOMER DATA BASED
8 a b c d e f g
CS & CR
9
ADMINISTRASI & HUKUM DALAM BISNIS
a b
penyampaian kurang begitu jelas (mohon diperjelas) karena beberapa hal tidak bisa memberikan jalan keluar perlu dipahami setiap salesman agar tidak terjadi penyimpangan Waktunya kurang Pemateri Kurang bersemangat Kurang lengkap Agak susah dipahami Mendengar presentasinya agak ngantuk Pemateri (Pak Yazid) jangan terlalu monoton Perbanyak contoh Instruktur kurang bagus / kurang jelas / kurang siap
c d e f g h i j k
1
waktunya terlalu cepat selesai (tambah waktunya) Perdalam materi ttng penjualan ke instansi pemerintahan
2
1 1
waktu perlu ditambah, karena sangat bagus masih kurang dimengerti pembahasannya Penyampaian kurang begitu jelas (perlu diperjelas) waktunya kurang Pembicara Masih textbook Penyampaian terlalu didramatisir Penjelasan kurang mengena ke Masalah (Kurang relevan) Terlalu banyak mendongeng
2
1
1
1 1
1 1
1 1
2 1
1 1 1 3 1
6
2
1 2 2
1
2
3 1
5
1
1
1 1 1 3 3 9
2 2 3 1 1 1 1 19 1 1 3 2 2 1 1 3 3 9
151
10
NEGOTIATION & CLOSING TECHNIQUE
a b c d e f
Perbanyak Waktunya Perbanyak materi roleplay (waktunya masih kurang, perlu diperpanjang) belum sesuai dengan yang saya dapatkan Penyampaian terlalu cepat Mohon diperdalam ttng penjualan ke perusahaan besar
11
USULAN MATERI LAINNYA
a
Tambahkan materi Handling Objection / Complain Tambahkan lagi Trik-trik menarik konsumen untuk membeli SMH Perlu Materi tentang Ekonomi Politik Tabel data penjualan setiap daerah dilampirkan dalam materi Tiap peserta diberikan soal-soal agar bisa lebih jelas Penjelasan jenjang karir salesman
b c d e f
1 1 1
3
1
5 1 5 1 1 1
1
2
1
1 1 1 1 1
1
3 1
1 1
1 1 1 1 1
152
REKAP HASIL QUESIONER 1 (STRATEGI PENYAMPAIAN PESAN)
BASIC SALESMANSHIP TRANING NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
SARAN PERBAIKAN Intruktur sudah baik / sesuai Metode sudah baik / sesuai Durasi / waktu training ditambah Game & Roleplay ditambah Perbanyak contoh kasus dan cerita pengalaman Diskusi ditambah Penjelasan untuk lebih didetail / diperjelas Materi agar diperbanyak Modul dibuat berwarna dan lebih menarik Tanya jawab dan interaksi agar ditambah Tambahkan lagi Humor-humornya Bahasa penyampaian agar lebih sederhana Bahasa penyampaian agar tidak terlalu teknis Lebih sering lagi diadakan training ini Inovasi materi Penyampaian jangan terlalu cepat
BPP
MKS
PLB
JYP
MTR
DPS
SMG
JYG
TOTAL
29 23 9 4 2 1 3 2 1
27 20 5 7 4 4 2 1
25 20 4 6 3 2 1
29 26 5 1
25 25 1 1 1 3 1
28 23 5 4 4 2
23 19 4 3 3
31 30 6 4 1 3 2 1
217 186 39 30 18 17 10 7 2 2 2 1 1 1 1 1
2
1 2
1 1
1
1 1
1
1 1 1 1 1
153
REKAP HASIL QUESIONER 1 (MEDIA KOMUNIKASI)
BASIC SALESMANSHIP TRANING NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
SARAN PERBAIKAN Sudah baik / sesuai AC terlalu dingin Audio Visual ditingkatkan tampilan dan suaranya Snack & Konsumsi ditingkatkan (jumlah & Menu) AC agar tidak sering Mati Ruangan untuk dibuat lebih nyaman Agar disediakan penginapan bagi peserta Hand Out dibuat berwarna / lebih menarik Hadiah agar ditambah Listrik jangan sering padam Pemutara Video Praktek Lay out Ruang dirubah Alat peraga penjelasan produk
BPP
MKS
PLB
JYP
MTR
DPS
SMG
JYG
22 4 1 2
22 5
23 1 2
25
13
19
17
7 1
3 1
21 10 1 4
1
1 2
1
2 2
1
1 11 2 1
1 1 1 1 1 1
TOTAL 162 20 16 12 11 5 3 1 1 1 1 1 1
154
REKAP QUESIONER 2 BASIC SALESMANSHIP TRANING 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 3 1
Materi yg berkesan mendalam & sangat bermanfaat bagi anda?
Professional salespeople Basic Marketing Product knowledge Teknik Presentasi Customer Eroticzone Selling buying process Customer Behavior & Customer Databased CS & CR Admnistrasi dan Hukum dalam bisnis SMH Negotiation & Closing technique Semuanya berkesan
BPP
MKS
PLB
JYP
MTR
DPS
SMG
JYG
TOTAL
5 1 6 6 5 3 2 2 1 11 9
5 6 5 5 6 6 5 1 0 10 12
4 5 6 4 8 7 4 1 1 12 8
7 6 5 3 7 5 2 1 1 5 15
10 6 1 1 7 6 1 1 1 8 7
8 6 0 6 12 3 7 3 2 16 3
5 3 4 7 4 8 4 3 1 13 4
8 6 5 17 16 13 6 3 2 16 5
52 39 32 49 65 51 31 15 9 91 63
Materi apa yang kurang berkesan mendalam bagi anda..?
Professional salespeople Basic Marketing Product knowledge Teknik Presentasi Customer Eroticzone Selling buying process Customer Behavior & Customer Databased CS & CR Admnistrasi dan Hukum dalam bisnis SMH Negotiation & Closing technique Semuanya sudah bagus
1 4
1
3
2 5
1 4 15
19
18
15
15
1 3 19 3 0 3 2 13 43 1 148
22
25
21
19
182
2
1 1
6 1
1
1 3
1 1
3
2 3
2 13
3
27
1 20
21
13
23
25
21
26
1
1 1 3 1
Materi yang perlu ada / ditambahkan dlm training selanjutnya?
Semua Sudah Bagus
155
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 4 1 2 3 4 5
Materi perhitungan kredit Materi Promosi pemasaran Handling Complain Materi Etika / Kepribadian / Kepercayaan diri / Penampilan Penjualan ke Group Customer Komparasi Produk dengan kompetitor Public Speaking Materi teknik memperbaiki motor Materi entrepreuner Materi Praktek langsung ke lapangan Materi tentang ilmu politik ekonomi Cara menjual ke instansi pemerintah Kunci sukses dalam persaingan Materi tentang safety riding Materi Leadership Materi agar tidak bosan menjalani rutinitas Berjualan Cara pembuatan proposal penawaran produk Materi Public Relation Success story orang-orang sukses Materi Teamwork Menggali ide yang brilian Test Drive untuk tipe terbaru Materi training Motivasi diri
4 1 1
1
1
2
1
2 2 1 1
1
1
1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1
1 1 1 1
1 1 1 1 1
9 1 3 5 2 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1
Agar lebih ideal, metode training apa yang perlu diterapkan?
Semua Sudah Bagus Produk knowledge disediakan alat peraga Sekalian Praktek langsung ke lapangan Metode Outbond Perbanyak lagi game nya
22 1 2 1 2
20
20
25
25
21 1
16
20
1 2 2
1
1 2
2
1 1
169 2 3 5 10
156
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Perbanyak humornya partisipatif – andragogi Durasi training ditambah Perbanyak Roleplay / Praktek Suasana Nonformal / Serius tapi santai Perbanyak diskusi / studi kasus Konsisten waktu (jam istirahat) Metode Hypnoselling Perbanyak lagi humor / ice breaking Perbanyak tanya jawab Penyampaian harus lebih tegas
1 1 1 1 1 1
1 2 1 2 1
2 1 1
1 1
1 1 1
2 2 1
1 1
4
1 1 4 11 4 6 1 1 1 2 1
157
Dari hasil rekapan audit questioner tersebut, maka penulis berusaha menyimpulkan dan menyajikan hasil audit komunikasi Salesmanship Traning yaitu
dengan
menggabungkan
kesimpulan
Quesioner,
hasil
observasi,
wawancara dan dokumentasi yang telah peniliti lakukan dalam audit komunikasi ini. adapun penyajian yang penulis lakukan adalah dengan penyajian beberapa bagian, yaitu : 1. Hasil Audit Strategi Komunikasi Salesmanship Traning Per materi training. 2. Hasil Audit Strategi Komunikasi Salesmanship Traning Secara Keseluruhan. 3. Hasil rekomendasi Audit Strategi Komunikasi Salesmanship Traning.
4.3.1
Hasil
Audit
Strategi
Komunikasi
Materi
HSO
Professional
Salespeople Professional salespeople adalah materi tentang mindset / pola pikir dan semangat untuk menjadi salesman professional. Materi ini disampaikan di awal sesi sebagai pembuka training agar para peserta paham akan tujuan dasar menjadi salesman, bagaimana seharusnya salesman bersikap agar menjadi seorang professional, mengerti kebiasaan-kebiasaan yang dilakukan oleh para sales force yang gagal. Materi ini disampaikan dengan metode ceramah, Tanya jawab, diskusi dan simulasi. Materi ini disampaikan dengan baik dan menarik, yang dibuktikan dengan puasnya para peserta terhadap materi yang disampaikan selama sesi ini berlangsung. Suhandana, peserta dari PMD Paser, Kalimantan Timur, saat diwawancara peneliti di tengah waktu coffee break seusai sesi professional salespeople.menuturkan :
158
“Materinya bagus banget, menambah semangat saya untuk maju dan meningkatkan penjualan saya… pokoknya makin semangat dan menambah wawasan deh…. Banyak ilmu baru yang saya dapat” (Balikpapan, 3 Agustus 2009) Berdasarkan Quesioner yang disebarkan, para peserta cukup puas dengan tidak memberikan saran. Satu-satunya saran untuk materi ini ada di mataram sejumlah satu orang dengan saran untuk penambahan materi agar materi bisa lebih banyak mereka dapatkan. Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 52 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 1 dari 233 Peserta. Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan untuk materi ini, instruktur sangat menguasai materi dan melakukan interaksi yang baik dengan peserta, pertanyaan dari peserta belum terlalu banyak mengalir, mungkin dikarenakan sesi adalah materi awal, jadi peserta masih terlihat canggung dan beradaptasi, walaupun beberapa peserta sudah cukup cair dalam berinteraksi dan bertanya.
4.3.2
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Basic Marketing Materi ini adalah materi tentang dasar-dasar pemasaran yang diperlukan
oleh para salesman dalam menjalankan tugas mereka sebagai tenaga penjual. Dalam Basic marketing ini peserta diberikan materi tentang pengertian marketing, prinsip-prinsip marketing, bagaimana kita menghadapi persaingan dalam industry sepeda motor, dan hal lainnya yang terkait dengan mindset pemasaran. Materi ini diberikan pada hari pertama karena ditujukan sebagai
159
pondasi wawasan bagi para salesman dalam menghadapi persaingan bisnis yang dijalani. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, Tanya jawab, diskusi tugas, dan disertai dengan game training. Michael David dari NDS MT.Haryono, Balikpapan. Memberikan komentar tentang materi ini saat menjelang makan siang seusai penyampaian materi Basic salesmanship “Materinya bagus, membuka wawasan marketing, instrukturnya juga menguasai materi dengan baik dan penyampaiannya sangat menarik, tapi akan lebih baik lagi kalau lebih diperbanyak lagi contoh-contoh kasus di lapangan yang terkait dengan bisnis sepeda motor kita…” (Balikpapan, 3 Agustus 2009) Berdasarkan Quesioner yang disebarkan ke peserta, secara umum peserta cukup puas dengan materi yang disampaikan, usulan terkait dengan materi ini adalah berupa usulan untuk menambahkan materi dengan teori-teori dan contoh yang lebih banyak dan variatif agar peserta lebih menguasai tentang pemasaran. Selain itu, muncul juga satu usulan unutk menambah detail penjelasan materi yang disampaikan, agar penangkapan materi oleh peserta dapat lebih maksimal. Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, peserta terlihat antusias mengikuti setiap penjelasan materi, dengan disertai beberapa pertanyaan tentang konsep dan contoh-contoh implementasi training. Interaksi selam training juga dapat terjaga dengan baik, yang ditandai dengan bersemangatnya peserta dalam mengikuti game traning yang digelar serta menyelesaikan soal diskusi dan presentasi yang diberikan kepada mereka. Namun melalui pengamatan peneliti, beberapa materi diterangkan dengan terlalu cepat dan terkesan terburu-buru, terutama pada materi-materi akhir seperti mengejar target waktu yang
160
ditentukan, hal ini mengakibatkan beberapa peserta kurang memahami apa yang baru saja dijelaskan oleh instruktur, itu terlihat saat instruktur mengkonfirmasi apakah peserta paham atau belum, beberapa peserta masih merasa belum paham. Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 39 dari 233 Peserta. Kurang memberikan kesan mendalam : 3 dari 233 Peserta.
4.3.3
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Product Knowledge Materi ini adalah materi tentang pengenalan produk yang akan dijual oleh
para salesman dan Counter sales yaitu Sepeda Motor Honda (SMH). dalam materi ini akan dijelaskan tentang konsep dasar rancang bangun SMH, selling point atau nilai jual dan keunggulan SMH, serta perbandingan dan kelebihan SMH dibandingkan dengan competitor. Pada materi ini, peserta juga dapat mempertanyakan problematika yang biasa dihadapi terkait dengan produk SMH, serta jawaban atas pertanyaan yang biasa diajukan oleh konsumen saat akan membeli Sepeda Motor Honda. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, diskusi, Tanya jawab, dan simulasi alat peraga produk. Instruktur untuk materi ini adalah instruktur mekanik dari departemen technical service Astra Motor Cabang tempat diselenggarakannya Basic Salesmanship Traning. Para instruktur ini sudah sangat berpengalaman dan menguasai setiap detail dari produk Honda dan segala permasalahan yang biasa dihadapi oleh konsumen, namun penyampaian materi oleh para instruktur Product Knowledge ini dirasakan kurang berkesan
161
oleh para peserta, hal ini dikarenakan penyampaian materi terlalu teknis dan kurang atraktif, sehingga banyak peserta yang merasa bosan, mengantuk, dan susah untuk memahami materi yang disampaikan. Winarno, salah satu peserta dari Dealer Astra Masbagik, Lombok menuturkan sebagai berikut : “Instruktur Pengetahuan Sepeda Motor, kurang bersemangat, penyampaiannya terlalu datar dan terlalu teknis, jadi agak susah dimengerti oleh salesman, sebaiknya lain kali dibuat lebih menarik lagi”. (Mataram, 20 Oktober 2009) Berdasarkan Quesioner yang disebarkan kepada para peserta training, materi Product knowledge ini paling banyak mendapatkan saran dan masukan dari peserta. Semua saran perbaikan ini harus mendapatkan tindakan serius karena dirasakan sangat kritis untuk diperbaiki. Saran-saran perbaikan yang diberikan oleh peserta adalah penambahan durasi training dan adanya materi yang belum disampaikan secara total, saat penulis konfirmasikan kepada Bapak. Prasetyo selaku Sales Training Manager, PT.AI-HSO, beliau menuturkan bahwa pada dasarnya pemberian waktu training selama 2 jam untuk materi product Konowledge itu sudahlah cukup untuk menjelaskan inti dari sasaran program yang
kita
inginkan,
namun
beberapa
instruktur
kurang
efektif
dalam
memanfaatkan waktu, dan kurang dapat menjelaskan materi sesuai dengan sasaran yang seharusnya mereka targetkan, sehingga banyak materi yang disampaikan secara bertele-tele, atau terlalu panjang dari yang semestinya, sehingga berkonsekuensi pada kurangnya waktu. Masukan atau saran lain dari peserta adalah penjelasan yang terlalu teknis, cara penyampaian perlu lebih diperjelas, penjelasan yang kurang relevan dengan kenyataan konsumen di lapangan, penyampaian yang kurang menarik dan antusias, adanya peserta yang belum menguasai atau paham dengan materi
162
yang disampaikan, dan perlunya alat peraga dalam menjelaskan training. Semua masukan tadi juga terkait dengan metode dan cara penyampaian instruktur yang masih kurang efektif. Untuk hal ini, Bapak, Eddy Prasetyo yang diwawancarai oleh penulis seusai training, menuturkan sebagai berikut : “Salah satu penyebab hal ini adalah kurang terampilnya instruktur dalam membawa suasana menarik dan menyenangkan bagi peserta, selain itu para instruktur juga lebih terbiasa dalam menyampaikan materi training untuk para mekanik yang notabene lebih menuntut penjelasan yang bersifat teknis ketimbang bagaimana menjelaskan selling point Sepeda Motor Honda kepada konsumen. Kami juga sering memberikan masukan dan memandu para instruktur product knowledge apa saja yang perlu disampaikan dan bagaimana teknis penyampaiannya, hanya saja kebiasaan mereka untuk menyampaikan materi secara teknis dan kaku selalu terbawa dalam training ini, untuk itu, kami sedang berusaha untuk mempersiapkan trainer yang dapat menyampaikan materi training ini sesuai dengan yang kami harapkan.” (Jakarta, 27 Januari 2010) Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, materi ini memang disampaikan secara kurang atraktif oleh instruktur, bahkan beberapa peserta terlihat mengantuk dan kurang antusias. Beberapa materi juga terkesan seperti menjelaskan produk pada mekanik dengan penjelasan yang terlalu teknis. Saat peserta terlihat kurang antusias, instruktur juga terlihat kurang mampu melakukan aktifitas yang kembali membangkitkan suasa peserta, misalnya dengan melakukan icebreaking sederhana, agar kejenuhan peserta dalam tertangani, sehingga lanjutan materi dapat dijalani dengan lebih rileks. Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 32 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 19 dari 233 Peserta.
163
4.3.4
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Teknik Presentasi Materi ini adalah materi tentang cara mempresentasikan produk
dihadapan konsumen. Materi ini lebih menekankan pada penguasaan teknik presentasi di hadapan konsumen besar seperti Group Customer. Materi ini dapat digolongkan dalam materi komunikasi di depan umum, karena materi ini menjelaskan secara mendalam bagaimana cara membuat slide presentasi penawaran produk, kita sukses presentasi di hadapan orang banyak, dan bagaimana meyakinkan orang melalui presentasi produk yang kita sampaikan. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, Tanya jawab, dan praktek. Materi ini cukup ditanggapi antusias oleh peserta, hal ini terlihat dari banyaknya pertanyaan peserta selama sesi berlangsung serta antusiasme peserta menyimak penjelasan yang disampaikan. Suhardo, salah seorang peserta dari Dealer Astra Malioboro, Jogja, selepas materi training disampaikan, menuturkan: “Saya mendapatkan ilmu baru tentang bagaimana melakukan presentasi dihadapan banyak orang, dan apa saja yang harus dipersiapkan untuk melakukan presentasi di sebuah perusahaan, karena selama ini saya hanya menghadapi konsumen retail perorangan saja, saya tidak rugi ikut training ini”. (Jogjakarta, 2 Desember 2009). Berdasarkan Quesioner yang disebarkan kepada peserta, di dapatlah tiga masukan atau saran untuk perbaiakan metode dan cara penyampaian materi. Saran dari peserta untuk materi ini adalah berupa usulan untuk memberikan tipstips berjualan di ke perusahaan besar, cara penyampaian materi agar lebih detail/terperinci dan adanya masukan bahwa materi ini sudah ada yang pernah mendapatkannya dan menganggap materi ini kurang relevan untuk diberikan lagi. Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training memang semua materi
164
tersampaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan secara tepat, namun waktu selama 1,5 jam sepertinya dianggap kurang oleh salah seorang peserta yang tertarik untuk memperdalam materi ini. dan terkait dengan materi berjualan ke perusahaan besar, Bapak.E.Prasetyo menjelaskan sebagai berikut : “Teknik Presentasi ini memang ditujukan untuk berjualan ke perusahaan besar, jadi secara tidak langsung materi ini sudah menjawab usulan tadi. Barangkali peserta ini ingin mengusulkan tentang teknik khusus untuk berjualan atau mengikuti tender penjulan ke perusahaan besar, maka materi tersebut sesungguhnya sudah dberikan pada materi selling buying process dan juga akan mereka dapatkan lebih mendalam dalam training lanjutan kami di Advanced Professional Salesmanship Traning” (Jakarta, 27 Januari 2010) Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 49 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 3 dari 233 Peserta.
4.3.5
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Customer Eroticzone Materi ini adalah materi tentang Psikologi pelanggan. Melalui materi ini
setiap peserta diharapkan dapat mengenali beragam tipologi pelanggan yang mereka jumpai baik melalui tatap muka maupun telepon. Selain itu peserta juga akan diberikan tips mengenai cara menghadapi konsumen yang memiliki tipologi berbeda, dengan demikian para sales force akan lebih terampil menghasilkan penjualan dan menjaga hubungan baik dengan konsumen. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode Ceramah, diskusi, Tanya jawab, dan asseement. Dalam materi ini peserta akan mencoba mengenali tipologi diri mereka dengan cara mengisi assement yang diberikan kepada mereka, setelah itu instruktur akan menjelaskan seperti apa cirri khas dari setiap
165
tipologi, baik dari sisi sikap, cara berpakaian, profesi umum, cara berbicara, termasuk juga saat berbicara dari telepon. Setelah itu peserta akan diberikan kesempatan untuk berdiskusi untuk memecahkan kasus untuk menebak tipologi pelanggan yang ada dalam soal. Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, Materi Customer Eroticzone ini mendapatkan antusiasme dari peserta, hal ini terlihat dari banyaknya peserta yang bertanya dan juga mengikuti seluruh materi dengan baik tanpa ada yang mengantuk atau jenuh. Dewa Putu Yustina, salah satu peserta dari Dealer Astra Tabanan menuturkan sebagai berikut : “materi Customer Eroticzone sangat menarik, memberikan wawasan untuk mengenal konsumen dengan baik. Materinya juga seru, unik, dan membuat kita gak jenuh… terima kasih.” (Denpasar, 4 November 2009) Berdasarkan Quesioner yang diberikan pada peserta, tidak banyak saran yang diberikan untuk materi Customer Eroticzone, hanya ada masukan dari dua peserta yaitu untuk lebih memperdalam materi, agar lebih memahami lagi. Namun dilihat dari sisi pemahaman peserta terhadap materi, terlihat bahwa peserta sudah cukup menguasai materi yang dijelaskan hal itu dapat terlihat saat diadakan tugas untuk memahami tipologi pelanggan, peserta sudah dapat menjawab dan menyelesaikan soal dengan baik Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 65 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 0 dari 233 Peserta.
166
4.3.6
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Selling Buying Process Materi ini adalah materi tentang teknik melakukan penjualan sepeda
motor kepada konsumen. Dalam materi ini dipaparkan secara detail proses penjualan
tahap
demi
tahap,
dari
perencanaan
penjualan,
introduksi,
prospecting, hingga pada proses akhir yaitu negosiasi, penutupan penjualan dan follow Up. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode Ceramah, Tanya jawab, diskusi, dan praktek. Materi ini disampaikan cukup panjang, yaitu selama 4 jam. Untuk dapat menjaga konsentrasi dan semangat peserta, maka instruktur berusaha untuk melakukan beberapa ice breaking berupa games ataupun joke. Selain itu materi presentasi hasil diskusi oleh peserta juga cukup membuat peserta interaktif. Berdasarkan Quesioner yang disebarkan pada peserta, terlihat peserta menanggapi materi ini dengan baik, secara metode penyampaian materi, tak ada masukan yang diberikan kepada instruktur, ini terlihat bahwa peserta cukup dapat menerima materi dengan baik, hanya ada satu masukan mengenai penambahan waktu training, setelah setelah melalui konfirmasi pada peserta, penambahan waktu ini terkait dengan ingin rasa ingin tahu mereka yang tinggi terhadap materi training tersebut dan rasa antusiasme mengikuti training, Donald Bernandes, dari dealer Bintang Mulia Jaya, Palembang, menuturkan : “Iya pak, waktunya sepertinya kurang, karena kita suka dengan materinya, semua yang disampaikan memang kita butuhkan untuk terjun ke lapangan saat jualan. Jadi kalau bisa ditambah lagi materi-materi ini” (Palembang, 10 September 2009). Masukan lain adalah terkait dengan usulan untuk memperdalam materi tentang menjual ke instansi pemerintah. Dalam materi ini, memang sempat
167
dijelaskan secara singkat tentang salah satu target pasar sasaran penjualan sepeda motor yaitu ke instansi pemerintah. Penjelasan tentang cara penjulannya memang tidak terlalu mendetail. Beberapa peserta sempat bertanya, namun pendalamannya dibatasi, karena materi penjualan ke instansi pemerintah adalah materi pembahasan dalam training tingkat lanjutan yaitu Advanced Professional Salesmanship Traning. Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 51 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 3 dari 233 Peserta.
4.3.7
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Customer Behavior & Customer Data Based Materi ini adalah materi tentang memahami perilaku konsumen, dalam
materi ini peserta akan diberikan informasi hasil survey mengenai perilaku pelanggan sepeda motor Honda dan bagaimana memanfaat informasi tentang perilaku pelanggan tersebut. Selain itu, peserta juga akan dilatih tentang bagaimana membuat dan mengelola konsumen dengan memanfaatkan data based pelanggan. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, Tanya jawab, diskusi, dan simulasi. Selain dipaparkan tentang isi materi pelatihan, peserta juga diminta untuk berdiskusi untuk menebak hasil survey mengenai perilaku atau alasan kenapa pelanggan masyarakat membeli sepeda motor Honda. bagi kelompok yang berhasil menebak hasil survey, maka mendapatkan
168
reward. Selain itu peserta juga akan mempraktekan pembuatan data based konsumen dan cara memanfaatkannya. Berdasarkan Quesioner yang diisikan oleh peserta, materi ini sangat sedikit mendapatkan saran. Hanya satu peserta yang memberikan masukan untuk penambahan waktu training dikarenakan materinya dirasa bagus oleh peserta. Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, materi ini merupakan salah satu materi yang mendapatkan apresiasi yang baik dari peserta. Sebagaimana yang dituturkan oleh salah seorang Tri Wahono, salah seorang peserta dari Dealer Astra Motor Kaliurang, Jogjakarta: “Materi ini sangat berguna untuk saya dan peserta yang lain, karena kita bisa belajar lebih rajin untuk mendata setiap konsumen yang kita temui dan menjalin hubungan agar bisa terus menjadi konsumen kita”. (Jogja, 3 Desember 2009). Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 31 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 2 dari 233 Peserta.
4.3.8
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Customer Satisfaction & Customer Retention Materi ini adalah materi tentang konsep pelayanan terbaik yang harus
diberikan oleh para sales force terhadap para konsumennya. Dalam materi ini, sales force diberikan pemahaman tentang konsep-konsep pelayanan yang dapat memuaskan konsumen dan tips mempertahankan pelanggan. Para peserta juga
169
dibekali pengetahuan tentang harapan dasar pelanggan dan hal apa saja yang mengecewakan dan memuaskan pelanggan Materi ini disampaikan oleh instruktur dari HC3 (Honda Customer Care Center), dari wilayah tempat dilaksanakannya training. HC3 adalah departemen yang bertanggung jawab untuk membina hubungan baik dengan konsumen, departemen ini juga bertugas melayani complain, menganangani kasus-kasus pelayanan dan segala hal yang terkait dengan pelayanan terhadap konsumen. Materi ini disampaikan menggunakan metode ceramah, tanya jawab, dan diskusi. Dalam Materi ini dipaparkan banyak contoh mengenai pelayanan yang unggul dan pelayanan yang mengecewakan bagi pelanggan. Selain itu para peserta juga diminta untuk menceritakan pengalaman pribadi mereka mengenai kisah pelayanan yang pernah mereka terima sebagai konsumen. Berdasarkan Quesioner yang dibagikan pada para peserta, materi ini adalah materi yang salah satu mendapat banyak saran dan masukan dari peserta. 2 peserta menyatakan bahwa mereka kurang mengerti dengan materi yang disampaikan, 2 peserta menyatakan bahwa penyampaian materi kurang begitu jelas bagi peserta tersebut. 3 orang menyatakan waktu pelaksanaan kurang banyak, 1 orang menyatakan pembicara/instruktur masih terkesan textbook, 1 peserta menyatakan penyampaian terlalu didramatisir. 1 peserta menyatakan penjelasan kurang mengena ke masalah (kurang relevan), dan 1 peserta menyatakan bahwa materi terlalu banyak mendongeng. Dari masukan yang diterima melalui kuesioner ini, maka bisa dilihat bahwa materi ini kurang mendapat kesan yang baik dari peserta. Dan berjalan kurang berhasil dalam penyampaian. Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, memang beberapa instruktur masih kurang mengeksplorasi materi
170
training dengan pengalaman nyata yang dibutuhkan oleh peserta, padahal secara
pengalaman,
para
instruktur
ini
mestinya
dapat
mengeksplore
pengalaman unik yang dapat disharingkan pada peserta hingga peserta mereka berguna dan mengambil pelajaran dari pengalaman tersebut, bukan malah menganggap pengalaman tersebut sebagai dongeng atau didramatisir. Materi ini adalah materi pelayanan yang mengacu pada pengalaman nyata atau sharing perasaan tentang bagaimana harapan setiap pribadi mengenai pelayanan yang diinginkan. Jadi, jika ada peserta yang tidak mengerti, maka bisa dikatakan bahwa training tidak berhasil menyampaikan inti pesan, belum lagi materi ini menuntut adanya perubahan sikap dan mindset peserta agar dapat memberikan pelayanan unggul, maka para instruktur harus lebih meningkatkan metode dan cara penyampaian agar lebih baik lagi untuk peserta. Para instruktur harus lebih menghidupkan suasana dengan lebih interaktif dalam penyampaian, atau dapat juga dengan lebih menggali pengalaman setiap peserta yang kemudian akan ditarikkan insight dari pengalaman tersebut, dengan demikian peserta dapat lebih memberikan perhatian dan mengingat pengalaman tersebut untuk dapat dijadikan contoh dalam menjalankan kerja di lingkungannya masing-masing. Hal ini sejalan dengan penuturan E.Prasetyo yang menanggapi tentang materi CS & CR yang banyak mendapatkan komentar peserta ini, berikut penuturan beliau: “Materi ini sebenarnya sangat mudah disampaikan dan harusnya menjadi materi yang sangat menarik bagi para peserta, sebab materi ini sangat ringan untuk dicerna, dan terkait dengan pengalaman sehari-hari dari kita semua. Para instruktur sebenarnya hanya tinggal menggali dan menceritakan kembali pengalaman mereka yang notabene selalu berhadapan dengan konsumen dan complain tentang pelayanan. Dengan menceritakan pengalaman mereka, maka peserta akan dapat menarik kesimpulan dan pelajaran dari pengalaman tersebut, tapi memang pengalaman tersebut haruslah yang unik dan diceritakan secara menarik
171
oleh instruktur. Cara lainnya bisa juga dilakukan dengan menggali pengalaman peserta yang terkait dengan pelayanan. Tunjuk saja peserta untuk menceritakan pengalaman mereka sendiri yang paling berkesan baik atau berkesan kurang baik, dengan demikian cerita tersebut akan menjadi materi yang menarik dan semua peserta dalam aktif dalam mengikuti training ini tanpa harus berpikir yang rumit tentang materi yang sederhana dan menarik ini”.(27 Januari 2010). Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 15 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 13 dari 233 Peserta.
4.3.9
Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Administrasi dan hukum dalam bisnis Materi ini adalah materi tentang tertib administrasi yang harus
dilaksanakan oleh setiap salesman dan counter sales. Dalam hal ini sales force tidak hanya diwajibkan untuk menjual hingga terjadinya deal, namun juga diwajibkan untuk bisa menyelesaikan setiap kewajiban administrasi penjualan oleh konsumen hingga tuntas sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku. Dalam materi ini, peserta juga diberikan wawasan mengenai administasi dan sisi hukum dari transaksi bisnis, baik itu mengenai penanggung jawab sebuah perusahaan, hal-hal yang wajib dipenuhi untuk membuat perjanjian dan transaksi bisnis, dan lain-lain. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, Tanya jawab, dan diskusi. Materi ini disampaikan oleh Departemen Administrasi dan legal di wilayah tempat pelaksanaan traning. Hal ini ditujukan untuk lebih memperdalam materi dan kasus yang biasa dihadapi di wilayah tersebut, termasuk memecahkan solusi bagi sales force yang memiliki kendala atau
172
ketidakjelasan dari sisi kewajiban administrasi penjualannya. Selain itu, para rekan di daerah tentunya lebih menguasai setiap kondisi yang ada di daerahnya masing-masing. Berdasarkan Quesioner yang dibagikan kepada para peserta, materi ini adalah materi yang paling banyak mendapatkan kritik dan komentar dari peserta yang hadir terhitung 45 saran dan komentar yang dilontarkan oleh peserta. Yang paling banyak yakni sejumlah 19 komentar adalah “Penyampaian materi kurang jelas”, dan 9 komentar untuk “Instruktur kurang bagus / kurang jelas / kurang siap”. Sisanya memiliki komentar yang variatif namun memiliki kesamaan ciri yaitu bahwa peserta kurang puas dengan cara penyampaian yang diberikan dalam materi ini. Dari masukan yang diberikan oleh peserta, dapat disimpulkan bahwa materi ini adalah materi yang paling buruk selama proses berjalannya training. Salah seorang peserta yang diwawancarai oleh penulis, Djoko Kartono dari Dealer Astra Motor Malioboro Jogja, menuturkan “pemberi materinya masih keliatan monoton, kurang antusias dan sepertinya kurang menguasai materi. Kalau bisa ke depannya materi ini dibuat lebih menarik dan bisa membuat peserta tidak mengantuk saat materi training disampaikan”. (Jogjakarta, 4 Desember 2009). Berdasarkan Observasi Peneliti dalam training, para instruktur yang menyapaikan materi ini memang menguasai bidang pekerjaan dan masalah yang akan disampaikan, hanya saja kurangnya penguasaan untuk penyampaian di depan kelas menjadi kendala utama mereka dalam training, walhasil mereka menjadi canggung, gugup, monoton, atau penyampaian kurang menarik bagi peserta sehingga dianggap instruktur kurang menguasai materi dan kurang mendapatkan respon yang baik dari peserta, walaupun pada akhirnya peserta banyak yang bertanya selama materi berlangsung, tetap dirasakan bahwa
173
jawabannyapun akan terkesan kurang menarik oleh peserta. Jelas terlihat di sini, bahwa penguasaan materi training saja tidak cukup, para instruktur juga dituntut untuk dalam membawakan materi secara lebih interaktif, menarik, dan membuat peserta antusias mengikuti materi agar materi bisa lebih optimal. Terkait dengan tips untuk optimalisasi penyampaian materi training, E.Prasetyo, Selaku manager sales training PT.AI HSO menuturkan sebagai berikut : “kami menyerahkan materi ini kepada rekan-rekan di bagian administrasi untuk bisa membantu mereka dalam menyelesaikan kendala administrasi yang biasa disebabkan oleh sales force serta memberikan masukan kepada para sales force agar mereka mau bekerjasama untuk menyelesaikan adminsitrasi untuk kelancaran proses penjualan sales force itu sendiri. Mestinya, para instruktur bisa lebih menggali pengalaman mereka untuk dibagikan kepada salesman. Simple saja, instruktur tinggal jelaskan kewajiban administrasi seorang salesman, lalu apa saja yang bisa dilanggar oleh salesman, lalu tanyakan kendala yang biasa dihadapi salesman terkait dengan pemenuhan tersebut, atau minta mereka bertanya apa yang kesulitan atau hal yang belum mereka pahami. Selebihnya, mereka harus lebih santai layaknya sedang mengobrol dengan teman saja atau sedang bercerita tentang kerjaan.” (27 Januari 2010). Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 9 dari 233 Peserta Kurang memberikan kesan mendalam : 43 dari 233 Peserta.
4.3.10 Hasil Audit Strategi Komunikasi Materi Negotiation & Clossing Technique. Materi ini adalah materi tentang Teknik Negosiasi dan teknik melakukan penutupan dalam penjualan. Melalui materi ini, para peserta diharapkan memahami pengertian dan prinsip-prinsip dasar dalam bernegosiasi, memahami
174
dan menguasai tahapan proses yang terjadi dan kunci keberhasilan dalam suatu negosiasi, memahami criteria dan kompetensi yang dibutuhkan seorang negosiator professional, mengetahun apa dan kenapa menggunakan teknik penutupan, serta menguasai beberapa teknik penutupan yang populer. Materi ini disampaikan dengan menggunakan metode ceramah, tanya jawab, simulasi, dan roleplay. Selain dipaparkan tentang wawasan, teknik, tips, dan pengalaman tentang bagaimana bernegosiasi yang baik, para peserta juga diajak untuk mempraktekan materi yang sudah mereka dapatkan dalam bentuk roleplay. Para peserta harus maju sepasang demi sepasang untuk bermain peran sebagai seorang salesman/counter sales dan seorang pembeli, dengan kasus yang telah ditentukan dalam materi. Selama roleplay, yang bertugas sebagai salesman harus melakukan penjualan dengan sebaik-baiknya hingga dapat membujuk dan melayani konsumen agar terjadi deal. Metode bermain peran ini akan dinilai dan dikomentari oleh peserta yang lain sehingga akan didapat siapa yang berhasil menjadi penjual terbaik dalam roleplay ini. Berdasarkan Quesioner yang dibagikan kepada para peserta Basic Salesmanship Traning, mereka cukup tertarik dengan materi ini. dari 14 saran atau komentar yang diberikan peserta, 10 diantaranya meminta penambahan waktu karena dirasa kurang saat materi maupun roleplay. 1 saran untuk diperbanyak materi, 1 saran untuk diperdalam tentang penjualan ke perusahaan besar, 1 komentar menyatakan penyampaian materi terlalu cepat, dan 1 komentar lagi memberikan komentar bahwa belum sesuai dengan yang didapatkan. Saat peneliti coba ajukan komentar mengenai training kepada Sulkan, salesman dari Dealer Astra Motor Semarang, ia menuturkan
175
“saya suka materi ini, sangat menarik dan memberikan saya banyak wawasan tentang negosiasi dan cara melakukan deal dengan konsumen, cara penyampaianya juga asyik, terlihat sangat pengalaman dan bikin peserta semangat. Tapi memang waktunya kayaknya kurang panjang, jadi roleplaynya hanya 3 pasang yang maju ke depan”. ( Semarang, 19 November 2009). Berdasarkan
Observasi
Peneliti
dalam
training,
instruktur
dapat
menjelaskan materi dengan baik, interaktif, dan memaparkan pengalaman nyata yang pernah dialami saat menjadi seorang salesman seperti para peserta saat ini. terlihat peserta mengikuti training dengan antusias, tak ada satupun yang mengantuk apalagi tertidur,
mereka juga terpancing untuk menyatakan
pertanyaan seputar materi dan terjadi komunikasi sinergis antara para peserta dan instruktur. Antusiasme peserta semakin bertambah saat mereka harus mengikuti materi roleplay atau bermain peran di depan kelas mempraktekan skanario transaksi antara salesman dan konsumen. Namun ada satu hal yang penulis catat, bahwa materi ini adalah materi akhir dalam rangkaian materi training ini, dan waktu yang tersedia memang sangat ketat, sehingga pada beberapa bagian, pertanyaan dan materi disampaikan dengan agak cepat. Saat peneliti konfirmasi mengenai hal ini, memang ada beberapa alasan yang melatarbelakanginya. Antara lain dihampir semua daerah, para peserta harus pulang ke kota mereka masing-masing sehingga harus berkejaran waktu dengan travel yang akan membawa mereka pulang, sehingga diusahakan pembahasan, forum pertanyaan dan roleplay harus dibatasi. Selain itu, pembatasan roleplay juga dipertimbangkan bahwa solusi masalah yang ingin disasar sudah dapat terjawab pada tiga pasang di awal, sehingga pengulangan roleplay yang banyak akan membuat peserta jenuh dan membuat materi menjadi kurang menarik.
176
Berdasarkan hasil testimony dari peserta mengenai Kesan mendalam dan tidak berkesannya materi ini, maka dihasilkan testimony sebagai berikut : Memberikan kesan mendalam : 91 dari 233 Peserta. Kurang memberikan kesan mendalam : 1 dari 233 Peserta.
4.4 Hasil Audit Strategi Komunikasi Salesmanship Training Secara Keseluruhan.
4.4.1
Audit Strategi penyusunan pesan Basic Salesmanship Traning PT.AI-HSO. Untuk menilai dan menganalisa apakah penyusunan pesan / materi Basic
Salesmanship Traning, maka peniliti juga menganalisa dengan menyebarkan kuesioner kepada para peserta untuk memberikan masukan mengenai apa saja yang perlu ditingkatkan atau diberikan pada training selanjutnya. Melalui questioner tersebut masukan secara umum untuk penyusunan pesan adalah berupa : 1. Inovasi materi 2. Materi agar diperbanyak 3. Modul dibuat berwarna dan lebih menarik Dari ketiga usulan ini, terlihat bahwa setiap materi training harus disusun secara inovatif dan senantiasa mengalami proses perubahan yang relevan secara terus menerus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan peserta yang mengikuti training. inovasi materi yang dimaksud adalah meliputi isi materi, latihan soal, tampilan, dan komposisi materi yang dibuat untuk training. semua ini dikarenakan dunia bisnis adalah dunia yang sangat dinamis dan mengalami
177
perubahan yang cepat, sehingga materi trainingpun mau tak mau harus megikuti perubahan-perubahan tersebut dengan mengadakan inovasi atau revisi. Dalam hal ini E.Prasetyo, Sales Training Manager PT.AI – HSO menuturkan : “kami selalu mengadakan revisi materi secara terus menerus untuk selalu menyesuaikan dengan kondisi bisnis yang menjadi object training. bahkan setiap kali akan training, kami selalu mengadakan review materi training, agar selalu sesuai dengan keadaan bisnis tempat diselenggarakannya training, dengan demikian training kami selalu bermanfaat bagi yang ikut di dalamnya”. (12 Agustus 2009) Saat ditanya darimanakah ide tentang revisi materi berasal?, beliau menuturkan : “tidak bisa ditentukan dari mana, yang jelas revisi tersebut didapat dari beragam sumber, mulai dari pimpinan cabang, hasil survey, pengamatan kondisi pasar, bahkan masukan dari peserta sebagai objek training pun bisa menjadi sumber revisi”. (12 Agustus 2009) Salah seorang peserta, Ratno Paradisi Jatmiko dari Dealer Astra Motor Solo, saat ditanya apakah materi Basic Salesmanship Traning sudah sesuai yang dibutuhkan, Ratno menuturkan, “ Materi trainingnya bagus, sangat menarik dan bisa diterapkan di lapangan saat bekerja, ada beberapa yang masih teoritis, tapi tetap bagus kok materinya..” (19 November 2009). Usulan Materi Basic Salesmanship Traning Untuk dapat melihat sejauh mana kebutuhan salesman akan materi training, sekaligus untuk dapat memuaskan para peserta pada training selanjutnya, maka dalam quesionare yang penulis sebarkan kepada para peserta training, dicantumkan pertanyaan untuk menggali usulan dari peserta terkait dengan materi yang mereka inginkan dalam training selanjutnya atau usulan untuk perbaikan materi Basic Salesmanship Traning, agar kompetensi peserta dapat meningkat dan dapat lebih lengkap lagi.
178
Sangat banyak peserta yang tidak memberikan usulan karena sudah merasa puas dengan materi yang mereka dapatkan pada Basic Salesmanship Traning ini, namun juga ada beberapa usulan materi yang dilontarkan oleh peserta untuk lebih menyempurnakan training yang mereka ikuti ini atau juga untuk training lain di masa yang akan datang. Semua usulan dari peserta tersebut memang tidak mutlak harus diterapkan pada training ini selanjutnya, namun usulan tersebut bisa saja dianggap relevan dengan kebutuhan pengembangan sales force di masa yang akan datang sehingga layak dipertimbangkan untuk diterapkan dalam training berikutnya, atau barangkali memang tidak dianggap relevan untuk diterapkan karena tidak sesuai dengan kebutuhan, atau memang sudah ada dan tumpang tindih dengan training lain yang ada di AI-HSO. Untuk itu, penulis merasa perlu untuk mengkonfirmasi usulan tersebut kepada departemen sales training agar dapat memberikan kejelasan tindakan terkait dengan usulan peserta tersebut. Dalam hal ini, penulis mengkonfirmasinya kepada Bapak. E.Prasetyo, Sales Training Manager PT.AI-HSO, yang memiliki kewenangan untuk mengakomodir usulan materi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut hasil konfirmasi mengenai usulan materi tersebut :
1. Materi Handling Objection / Complain. Materi ini sudah dibahas sekilas pada materi CS dan CR di Basic Salesmanship Traning, dan juga dibahas pada materi handling Complain pada training Customer Service Skill 1 (CS Skill 1) yang juga akan diberikan kepada seluruh Frontliner Honda, bahkan sebagaian dari peserta yang ikut di training ini sudah adalah yang pernah ikut training CS Skill 1. Dan pada materi Service
179
Excellent di Advanced Professional Salesmanship Traning kembali membahas materi tersebut sekaligus memberikan contoh sukses pengalaman nyata dalam menghadapi complain konsumen. Menurut penelusuran penulis mengenai hal ini, memang materi yang membahas tentang handling Complain akan diberikan secara khusus pada training Customer Service Skill 1 (CS Skill 1), Dan pada materi Service Excellent di Advanced Professional Salesmanship Traning, jadi memang materi yang sekarang sudah cukup relevan, dan materi handling complain bisa ditunda, namun tidak menutup kemungkinan jika peserta bertanya tentang prosesnya, instruktur dapat menjelaskan dengan baik prosesnya dalam training ini.
2. Trik-trik menarik konsumen untuk membeli SMH. Selama proses training ini berjalan, semua yang disampaikan adalah tentang teknik menjual dan menarik konsumen untuk membeli Sepeda Motor Honda (SMH), termasuk di dalamnya selalu selipkan trik-trik mudah untuk melakukan penjualan dengan baik. Termasuk pada materi Salesmanship Lanjutanpun malah kami semakin perbanyak tips-tips untuk menarik konsumen untuk membeli SMH, jadi usulan ini sebenarnya sudah terakomodir. Namun demikian, pihak PT.AI menyambut baik usulan ini dan tetap akan terus meningkatkan, menambah, dan meng up date trik-trik penjualan agar semakin jitu dan menarik. Menurut pengamatan penulis, bahwa memang peningkatan dan update materi perlu terus dilakukan kendati tips yang diusulkan peserta sudah terakomodir, terutama terkait dengan dunia marketing yang dinamis, maka
180
sangat relevan jika selalu memberikan tips yang lebih jitu dan teknik terbaru kepada peserta.
3. Materi tentang Ekonomi Politik. Materi ini bagus bagi salesman untuk diketahui, namun porsinya harus sesuai, dan jika harus dimasukan secara khusus menjadi satu sesi materi akan tidak tepat sasaran, karena hal tersebut tidak terkait khusus dengan level sales force, tapi menjadi konsen khusus di level stategis manajemen. Untuk itu, bagi sales force materi tersebut sekilas dibahas dalam Basic marketing dan customer behavior,
yang di dalamnya membahas tentang kondisi pasar, perilaku
konsumen, serta pemaparan fakta penjualan yang dapat berguna bagi sales force dalam pekerjaannya. Jadi, menurut managemen, belum dirasakan perlu membahas materi ini secara khusus bagi sales force. Dalam observasi penulis, materi ini memang sekilas di bahas dalam Basic Marketing dan beberapa materi lainnya, namun memang tidak secara khusus, namun pertimbangan penulis bahwa usulan materi tersebut memang sementara relevan untuk tidak diberikan porsi yang utama dalam training.
4. Tabel data penjualan setiap daerah dilampirkan dalam materi. Tabel ini ditampilkan dalam slide materi yang dibawakan oleh instruktur sebagai gambaran tentang target dan pencapaian yang diraih selama ini. Selain itu, data yang ditampilkan juga dapat dapat digunakan untuk melihat peta persaingan, potensi pasar, dan kebutuhan lainnya. Hanya saja, karena data ini terkait dengan rahasia perusahaan dan bersifat confidential, maka tidak bisa melampirkan print out data tersebut kepada peserta.
181
Menurut penulis, kerahasiaan tersebut sudah menjadi hak dan kebijakan dari perusahaan yang memperhatikan proses marketing intelegent dalam bisnis.
5. Setiap peserta diberikan soal-soal agar lebih jelas. Masukan materi ini kurang bisa dipahami secara detail yang dimaksud dengan soal-soal. Tapi pada dasarnya, dalam training ini memiliki soal pre test dan post test, serta materi diskusi untuk memecahkan soal-soal kasus.
6. Penjelasan jenjang karir salesman. Setiap salesman yang bergabung dalam PT.AI HSO, mereka akan dijelaskan tentang tanggung jawab, tugas, termasuk di dalamnya jenjang karir yang dapat diraih oleh setiap salesman. Bahkan dalam materi trainingpun dicantumkan bahwa profesi salesman adalah profesi terhormat dan tidak dibatasi posisinya jika memang berprestasi, salah satu contoh yang dicantumkan dalam materi adalah sosok Bapak Budi Setiadarma Mantan Presiden Direktur Astra, yang sekarang menjadi Presiden Komisaris Astra. Adapun jika jenjang karir secara spesifik itu dicantumkan, rasanya kurang tepat, karena training ini juga mengikutsertakan salesman Honda dari perusahaan selain astra yang memiliki kebijakan jenjang karir yang berbeda. Jadi, kami hanya sebatas memberikan gambaran bahwa seorang salesman bisa berkarir sampe setinggi apapun. Dalam pengamatan penulis, memang training ini mengikut sertakan dealer Honda dari berbagai perusahaan yang tentunya memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Namun penulis merasa bahwa hal ini sangat penting untuk bisa diperjelas oleh para pimpinan di level dealer yang bersangkutan, sehingga dapat memotivasi para peserta dalam mengejar karir yang mereka inginkan.
182
7. Materi Perhitungan kredit. Materi ini sudah ada di materi “Metode Perhitungan kredit” pada training salesmanship tingkat lanjutan yaitu Advanced Professional Salesmanship Traning, jadi di tingkat Basic mereka cukup menguasai dasar-dasar menjadi salesman
professional,
sedangkan
kompetensi
lainnya
akan
terus
dikembangkan.
8. Materi Promosi pemasaran. Materi promosi pemasaran sudah dibahas di Basic Marketing dan selling buying process, namun lebih lengkapnya mereka akan dapatkan di Training lanjutan Advanced Professional Salesmanship Traning. Bahkan selain tentang promosi pemasaran, mereka juga akan diberikan materi tentang menggelar event pameran. Promosi adalah bagian penting juga dalam pemasaran, dan menjadi pendukung dalam proses personal selling, sehingga proporsinya akan lebih tepat jika lebih diperdalam lagi materi tentang teknik promosi oleh salesman dalam aktifitasnya sehari-hari. 9. Materi Etika, kepribadian , kepercayaan diri, Penampilan. Materi etika, kepribadian dan penampilan termasuk penting buat salesman, sehingga beberapa slide tentang hal ini diakomodir dan dipadukan dengan materi Professional salespeople, Selling buying process, dan customer eroticzone. Memang tidak dibuat dalam satu sesi khusus, melainkan masih dirangkai dengan materi lain, namun secara khusus sudah ada training satu hari untuk para counter sales yang isinya membahas tentang semua ini, bahkan di
183
dalamnya ada materi tentang cara menata rambut dan make up. kalaupun memang para salesman ingin mendapatkan materi ini secara khusus, pihak PT.AI HSO akan dipertimbangkan apakah akan membuatkan training khusus di luar Salesmanship Traning ataukah akan dibuatkan satu sesi yang tidak digabung dengan materi lainnnya dalam Salesmanship Traning.
10. Penjualan ke Instansi pemerintah dan Group Customer. Untuk penjualan produk ke instansi pemerintah, memang selalu disinggung hal ini dalam Training Basic Salesmanship ini, namun penjelasannya masih secara sekilas. Dalam proses penelusuran penulis, materi tersebut sebenarnya sudah ada dan dipersiapkan untuk tingkat lanjutan, namun sempat tertunda karena kebijakan majemen terkait dengan penjualan ke instansi pemerintah. Dengan usulan ini, mereka akan pertimbangkan kembali apakah materi tersebut akan diberikan atau tidak. Mengenai penjualan ke group Customer, PT. AI HSO sudah membahas hal ini di semua training salesmanship secara mendetail. Hal ini memang menjadi salah satu konsen dalam training ini, hanya saja memang butuh jam terbang khusus bagi para salesman untuk dapat mahir mendalami materi ini, sehingga saat terjun ke lapangan mereka akan dapat lebih memahami tentang apa yang telah dijelaskan dalam training.
11. Komparasi produk dengan competitor. Materi ini sudah ada dalam materi “Product knowledge” di Basic Salesmanship Traning ini. peserta sudah dijelaskan tentang selling point produk dan perbandingan produk dengan competitor untuk semua type sepeda motor
184
Honda diberikan gambaran yang rinci tentang hal tersebut. Menurut pengamatan penulis proses penjelasan materi yang kurang dipahami pesertalah sehingga usulan ini muncul.
12. Public Speaking. Materi ini sudah ada di materi “Teknik Bicara di Depan Umum” pada training
salesmanship
tingkat
lanjutan
yaitu
Advanced
Professional
Salesmanship Traning.
13. Materi Teknik memperbaiki Motor. Materi teknik memperbaiki motor sudah ada dan diberikan pada para mekanik Honda, sedangkan untuk salesman cukup bicara pada selling point produk dan perbandingan produk dengan competitor. Karena urusan teknis sepeda motor dan lain sebagainya bisa dikonsultasikan dengan para mekanik dan service advisor Honda. adapun jika ingin lebih mendalami, bisa dilakukan secara otodidak dan itu akan member nilai tambah buat peserta secara pribadi.
14. Materi Entrepreuner. Materi ini sempat dibuat dalam satu sesi khusus di Advanced Professional Salesmanship Traning. namun karena durasi training yang tersedia sudah penuh oleh materi lain yang lebih dibutuhkan maka insight dan sari materi tersebut diselipkan dalam setiap sesi training yang juga tidak lepas dari unsure motivasi di dalamnya. Karena menurut Prasetyo, semangat entrepreuner bagi karyawan adalah semangat pantang menyerah dan motivasi untuk bekerja mencapai hasil yang maksimal.
185
15. Praktek Langsung ke lapangan. Manurut penulis usulan ini sangat bagus, dan sebisa mungkin diakomodir. Namun keterbatasan waktu, membuatnya sementara dilakukan dengan simulasi dan roleplay yang diadakan di dalam kelas, Adapun praktek ke lapangan akan mereka lakukan sendiri saat bertemu dengan konsumen di pekerjaan nyata mereka, dengan demikian mereka akan langsung belajar dari pengalaman nyata dalam mempraktekan materi yang telah mereka dapat dalam training ini. namun akan lebih baik jika memang proses terjun ke lapangan tersebut harus terus mengalami proses pemantauan yang intensif.
16. Kunci Sukses dalam persaingan. Selama traning memang selalu tekankan bahwa dunia sales adalah dunia dengan persaingan yang sangat ketat sehingga perlu usaha khusus dan keterampilan dalam menghadapinya, training ini memang sudah mengakomodir hal ini, yaitu dengan penjelasan bagaimana mereka bisa sukses dalam persaingan. Kalaupun memungkinkan, penulis tetap mengusulkan untuk materi ini agar juga mendapat tambahan proporsi..
17. Materi Safety Riding. Materi ini sudah ada dalam program Honda di departemen Technical Service. Bahkan tidak hanya bagi sales force, seluruh karyawan akan diberikan training tentang safety riding yang menjadi gerakan nasional dari Honda. Jadi, peserta memang akan mendapatkan training ini secara khusus, tinggal menunggu giliran.
186
18. Materi Leadership. Materi ini sudah ada di materi “To Be an excellent Leader” pada training salesmanship tingkat lanjutan yaitu Advanced Professional Salesmanship Traning.
19. Materi menghadapi rasa bosan dalam rutinitas berjualan. Tidak ada materi khusus yang membahas ini, namun dalam training diisi dengan materi-materi motivasi yang membangkitkan semangat dalam menjual dan berkerja. Pihak trainer menganggap hal itu cukup dalam training ini. namun penulis merasa perlu untuk menyarankan bahwa jika materi tersebut tidak dapat dimasukan dalam bahasan khusus, maka trainer dapat mengakomodir jika peserta bertanya hal tersebut.
20. Cara pembuatan proposal penawaran produk. Materi ini tidak diajarkan secara khusus, karena memang pembuatan proposal penawaran sudah tersedia formatnya di tempat mereka bekerja, dan itu sudah dipelajari saat mereka bekerja di cabang masing-masing. Namun dalam materi latihan dan diskusi pada selling buying process, diberikan soal mengenai pembuatan proposal penawaran untuk order khusus, dan materi diskusi ini adalah materi lanjutan untuk pembuatan proposal penawaran.
21. Materi Public Relation. Materi ini tidak dibahas secara khusus, karena kebutuhan materi ini masih belum terlalu urgen buat salesman. Yang agak berkaitan dengan materi ini memang ada, yaitu membangun kemampuan salesman dalam membina jaringan
187
dan hubungan pemasaran dengan konsumen. Menurut pengamatan penulis, sebaiknya trainer juga membentuk mindset salesman bahwa selain menjual mereka juga bertindak sebagai Public Relation untuk perusahaan tempat kerja mereka saat ini.
22. Success story orang-orang besar. Materi ini tidak menjadi sesi khusus dalam training, namun selalu ikut mengisi beberapa slide yang ada dalam training kami. Misalnya, pada Basic salesmanship diselipkan kisah sukses tentang Presiden Komisaris Astra Bapak.Budi Setiadarma dan Mantan Presiden Komisaris Astra Bapak.TP.Rahmat yang dulunya memulai karir dari seorang salesman. Juga ada cerita tentang Lily Tresno, Super SalesCounter yang bisa keliling dunia dengan menjadi sales Counter. Jadi usulan materi ini sudah terakomodir, namun kalaupun dirasa kurang banyak, penulis pengusulkan untuk ditambah cerita sukses seperti itu dalam training. .
4.4.2
Audit Strategi Penyampaian Pesan Basic Salesmanship Traning PT.AI-HSO. Dalam strategi penyampaian pesan ini, akan dilihat secara keseluruhan
dari Basic Salesmanship Traning, bagaimana proses strategi penyampaian pesan yang dilakukan para instruktur dalam menyampaikan materi training, dan hal apa saja yang masih perlu mendapatkan peningkatan dari sisi kualitas training.
188
Berdasarkan questioner yang disebarkan oleh peneliti kepada peserta training, mayoritas dari peserta menyatakan bahwa metode atau strategi yang digunakan cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, para instruktur sebagai penyampai pesan juga dapat memerankan posisi mereka dengan baik. Namun demikian, didapat beberapa masukan mengenai strategi penyampaian pesan yang dijalankan selama Basic Salesmanship Traning. yaitu: 1. Durasi / Waktu training ditambah (43 orang) 2. Game & Roleplay ditambah (40 orang) 3. Penambahan diskusi / studi kasus (23 orang) 4. Perbanyak contoh kasus dan cerita pengalaman (18 orang) 5. Lebih detail dan perjelas dalam penyampaian (10 orang) 6. Gunakan metode Outbond (5 orang) 7. Tanya jawab dan interaksi perlu ditambah (4 orang) 8. Suasana nonformal, serius tapi santai (4 orang) 9. Penambahan humor-humor (3 orang) 10. Praktek langsung ke lapangan (3 orang) 11. Bahasa penyampaian agar lebih sederhana dan tidak terlalu teknis (2 orang) 12. Penyampaian Product Knowledge agar disediakan alat peraga. (2 orang) 13. Lebih sering lagi diadakan training ini (1 orang) 14. Penyampaian terlalu cepat. (1 orang) 15. Metode pratisipatif – andragogi (1 orang) 16. Konsisten waktu (jam istirahat) (1 orang) 17. Metode Hypno Selling. (1 orang). 18. Penyampaian harus tegas. (1 orang)
189
Dari rekap hasil questioner yang disebarkan ini dapat terlihat bahwa usulan paling banyak yang dilontarkan oleh para peserta adalah usulan mengenai durasi atau penambahan waktu training, yaitu sebanyak 43 orang. Usulan ini bisa berarti beberapa hal, antara lain, penggunaan waktu yang kurang efektif, materi yang disampaikan terlalu banyak sehingga tidak setara dengan waktu yang tersedia, atau peserta sangat menikmati training sehingga ingin dapat terus menjalani training. Dilihat dari komentar yang menyertai dalam kuesioner yang diajukan pada para peserta, permintaan penambahan waktu ini bernada positif, misal komentar “materinya bagus, tapi waktunya ditambah lagi”, “sangat berguna buat saya, tapi sayang waktunya masih kurang”, “saya suka training ini, kalau bisa waktunya diperpanjang”, dan banyak lagi pernyataan senada lainnya. Menurut pengamatan penulis, terlihat bahwa peserta sangat antusias dalam mengikuti training, bahkan hingga sesi terakhir. Pada beberapa sesi, bahkan pertanyaan peserta training sangat banyak hingga harus dibatasi karena telah jauh melampaui waktu yang telah ditentukan. Termasuk juga pada sesi Roleplay saat materi Negotiation & Closing technique, antusiasme peserta untuk maju ke depan mempraktekkan roleplay sangat tinggi, namun peserta yang tampil hanya dibatasi untuk 3 pasang saja, lagi-lagi ini terkait dengan durasi waktu yang terbatas. Selain itu, pembatasan ini dilakukan dimaksudkan juga untuk menjaga kualitas suasana training, agar peserta tidak bosan menyaksikan roleplay yang selalu sama, namun hal ini berkonsekuensi pada banyaknya peserta yang merasa perlu memperdalam materi-materi yang terkait dengan simulasi, praktek, diskusi ataupun roleplay.
190
Usulan lain dari peserta yang juga signifikan adalah usulan untuk memperbanyak contoh kasus dan pengalaman cerita, serta penjelasan yang lebih detail dalam menyampaikan materi. Usulan ini juga sejalan dengan pengamatan penulis selama training, bahwa beberapa kali penulis mendapatkan bahwa ada beberapa slide yang diterangkan sekilas saja, atau beberapa di lewatkan. Saat konfirmasi mengenai materi yang dijelaskan tidak terlalu detail, instruktur menyatakan bahwa materi tersebut hanya melengkapi materi yang sudah dijelaskan diawal, jadi keberadaanya hanya sebagai pelengkap saja. Adapun menyampaian yang lebih detail mayoritas mereka membutuhkan saat materi product knowledge dan hal tersebut dinyatakan sebagai ‘Pekerjaan Rumah’ dalam training ini yang harus dibenahi. Mengenai metode outbond, memang Basic Salesmanship Traning ini disetting secara indoor. Dan menurut penelusuran penulis kepada Manager Sales training, E.Prasetyo, metode outbond sudah pernah diusulkan untuk diselenggarakan dalam sebuah sesi khusus training yang bertajuk “Selling Power Camp” yang akan diselenggarakan secara full outdoor, dengan menekankan pada training pemantapan mental leadership dan strategi training. namuan training ini masih dalam taraf pematangan konsep untuk direalisasikan ke depannya. Selebihnya, usulan lain mengenai tanya jawab dan interaksi yang perlu ditambah, Suasana serius tapi santai, Penambahan humor-humor, Praktek langsung ke lapangan, Bahasa penyampaian agar lebih sederhana dan tidak terlalu teknis, Penyampaian Product Knowledge agar disediakan alat peraga, Lebih sering lagi diadakan training ini, Penyampaian terlalu cepat, Metode pratisipatif – andragogi, Konsisten waktu jam istirahat), Metode Hypno Selling,
191
serta penyampaian harus tegas. Penulis sudah konfirmasikan pada pihak pelaksana training di sales training departeman PT. AI-HSO, dan hal tersebut kendati tidak terlalu signifikan dari sisi jumlah usulan, namun tetap menjadi usulan yang perlu menjadi perbaikan untuk training selanjutnya. Terkait dengan aspek penyampaian pesan dalam training, DR.Akram Ridha (Akram; 2006; hal 65-67), menegaskan bahwa dalam training terdapat beberapa hambatan dalam komunikasi, sebagai berikut : 1. Penggunaan istilah-istilah tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan. Istilah-istilah yang berkaitan degnan tugas kita terkadang asing bagi orang-orang yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kita tersebut. Perhatikanlah hal ini agar tidak membuat mereka gelisah. Gunakan istilah-istilah pekerjaan kita hanya di dalam kantor kita saja. 2. Sikap tergesa-gesa dalam berbicara Memperbanyak sikap seperti itu hanya akan menyebabkan pesan komunikasi menjadi kabur atau dipahami tidak sesuai dengan pemahaman yang kita maksud. Disamping itu, sikap tersebut tidak disenangi banyak orang. 3. Penggunaan istilah-istilah asing. Berbicaralah kepada mereka sesuai dengan bahasa yang dipahami. Jangan menggunakan istilah asing yang jauh dari bahasa, pemahaman, dan lingkung mereka, karena itu akan merugikan kita sendiri. 4. Penggunaan bahasa prokem atau “gaul”. Bahasa seperti ini tidak berguna dalam banyak kesempatan. Maka, perhatikanlah dengan baik. Penggunaan bahasa seperti ini akan memberikan kesan bahwa kita sebagai seorang yang tidak intelek. Oleh karena itu hindarilah. 5. Penggunaan kata-kata yang provokatif.
192
Jauhilah penggunaan kata-kata yang provokatif karena hal itu akan mempengaruhi emosi banyak orang. Kata-kata provokatif akan menyebabkan orang terfokus pada kata-kata tersebut, bukan pada substansinya. 6. Penggunaan kata-kata yang samar dan tidak akurat. Kosa kata pembiacaraan harus jelas dan akurat karena kalau tidak demikian akan menyebabkan pembicaraan itu samar. 7. Penggunaan ungkapan yang sulit. Usahakan berbicara dengan kata-kata sederhana yang mudah dipahami. Jauhi kata-kata yang sulit dicerna sehingga akan dekat dengan mereka. 8. Penggunaan kata ejekan baik dari perorangan atau lembaga. Hal ini akan membuat mereka tidak simpati pada kita atau bahkan akan membenci kita. Dari masukan ini terlihat bahwa secara umum, para trainer dapat menghindari
beberapa
hambatan
komunikasi
terkait
dengan
bahwa
penyampaian, atau pemilihan kata. Namun demikian, dalam banyak hal lain masih perlu berbaikan lebih maksimal agar dapat memberikan materi training lebih baik lagi.
4.4.3
Audit Strategi Penggunaan Media Basic Salesmanship Traning PT.AI-HSO. Sebagaimana di sampaikan di awal, bahwa media komunikasi memegang
peran penting dalam menunjang proses berjalannya training, dari hasil questioner yang disampaikan pada peserta, telihat mayoritas peserta cukup puas dengan persiapan dan penggunaan media komunikasi yang digunakan selama proses traning berlangsung. Namun demikian, peserta juga menyampaikan
193
beberapa masukan mengenai media pendukung yang dapat memaksimalkan proses berjalannya training dan membantu kenyamanan peserta. Beberapa temuan mengenai penggunaan media komunikasi yaitu : 1. AC terlalu dingin (20 orang) 2. Audio Visual untuk ditingkatkan tampilan dan suaranya (16 orang) 3. Snack dan konsumsi agar lebih ditingkatkan (jumlah & Menu) (12 orang) 4. AC agar tidak terlalu sering mati (11 orang >> di mataram) 5. Ruangan agar dibuat lebih nyaman (5 orang) 6. Agar disediakan penginapan bagi peserta (3 orang) 7. Hand Out dibuat berwarna / lebih menarik (1 orang) 8. Hadiah agar ditambah (1 orang) 9. Listrik jangan sering padam (1 orang) 10. Pemutaran video Praktek (1 orang) 11. Lay out Ruangan agar dirubah (1 orang) 12. Perlu alat peraga untuk penjelasan produk. (1 orang)
Dari temuan berdasarkan kuesioner yang disebarkan kepada peserta training, didapatkan bahwa temuan yang terbanyak didapatkan adalah ruangan yang dirasakan terlalu dingin sehingga mengganggu proses konsentrasi dan kenyamanan peserta selama training. hal tersebut dikemukakan oleh 20 orang. Beberapa peserta memang terlihat kedinginan saat training sehingga beberapa keluar-masuk untuk ke kamar kecil atau mereka mendekap diri mereka sendiri untuk menghilangkan dingin, bahkan penulis sempat bertanya pada beberapa orang, saat coffee break dan makan siang, beberapa menyatakan kedinginan karena mereka memang terbiasa di luar ruangan dan berkendara di siang hari
194
dengan udara terik mentari. Jadi saat harus berdiam di dalam kelas yang ber-AC mereka merasakan kedinginan. Para peserta yang kedinginan ini tidak terjadi disemua wilayah, hanya di Balikpapan, Makassar, Palembang dan Jogjakarta. Bahkan hal yang kontradiktif terjadi di Mataram, yang menyebabkan peserta menjadi sangat kepanasan dikarena AC dalam ruangan training mati, sehingga para peserta dan instruktur harus merasakan training di tempat yang panas, terlebih di Mataram yang terkenal sebagai kota bersuhu tinggi di Indonesia. Untuk temuan mengenai ruangan yang dingin, menurut pengamatan penulis bahwa AC tersebut disetting sesuai dengan suhu kamar menggunakan AC sentral yang disetting normal, namun kondisi peserta yang biasa berktifitas panas di luar ruangan menyebabkan peserta tetap kedinginan, penulis beberapa kali mengingatkan peserta untuk memakai jaket jika merasa kedinginan, dan hal tesebut sepertinya cukup membantu mengatasi masalah dingin, kendati masih tetap satu-dua orang merasakan kedinginan. Harapan penulis bahwa kondisi ini dapat disiasati dengan mengakomodir hal tersebut misalnya dengan menurunkan suhu AC. Untuk kasus di Mataram, matinya AC diakibatkan buruknya kondisi supply listrik daerah, saat training berlansung, hampir setiap satu atau dua jam, listrik dipadamkan, sehingga harus di rubah menggunakan genset yang tegangan listriknya kurang stabil. Mati-nyala listrik tersebut berakibat pada rusaknya AC pada hari kedua training karena korsleting. Panitia training sempat mensiasati dengan memasang kipas Angin, namun hanya sedikit membantu kondisi peserta dan instruktur yang kepanasan, karena itulah mulai tengah hari kedua, training kenyamanan instruktur dan peserta agak terganggu dengan masalah ini. Audio-Visual sebagai salah satu media penting dalam penyampaian pesan di Salesmanship Traning ternyata juga mendapat point usulan yang cukup
195
signifikan, yakni mencapai 16 orang yang tersebar di hampir seluruh wilayah training, kecuali di Mataram dan Makassar. Usulan paling banyak munncul di wilayah denpasar dan Semarang. Kedua wilayah ini training di selenggarakan di ruang training region yang memiliki ruangan sangat luas dan mengikut sertakan peserta yang cukup banyak. Menurut pengamatan penulis, sound system yang tersedia memang seadanya saja, berupa sound berukuran sedang yang tidak terlalu bagus. Suara instruktur memang mencakup seluruh area, namun sesekali berdenging karena feedback, padahal trainer membawa sendiri Clip-On dan receiver dari Jakarta. Mengenai LCD projector pada Wilayah ini sudah bagus, Adapun kendala LCD projector muncul di Balikpapan. Pelaksanaan training ini di hotel dan menggunakan fasilitas LCD milik hotel, dan ternyata spesifikasi LCD tersebut kurang bagus, sehingga warna kurang terang dan luas sorotan LCD juga kurang besar sehingga beberapa tulisan dalam slide kurang terbaca dengan jelas oleh mereka yang duduk di belakang, walaupun peserta dapat juga memanfaatkan hand out materi yang disediakan, namun tetap hal tersebut dapat mengganggu proses berjalannya training. Hal lain yang hampir selalu muncul di setiap daerah adalah makanan dan snack. Pihak panitia selalu menyediakan jumlah snack dan makanan yang melebihi quota peserta, peserta yang berada di urutan antri paling belakang beberapa kali kehabisan jatah akibat telah diambil jatahnya oleh mereka yang pertama, terutama hal ini terjadi pada kondisi makan dan snack dengan setting buffet. Adapun panitia pernah mensiasati untuk membuat lunch box dan snack box, ternyata peserta mengeluhkan tentang porsi yang kurang banyak, atau menu yang terbatas. Dan yang tersulit, menurut panitia training di wilayah adalah selera dan ekspektasi peserta yang menginginkan menu yang istimewa saat
196
training, namun terkendala budget pula, namun para panitia mereka selalu berusaha melebihkan porsi makanan dan snack dan berusaha memenuhi selera umum peserta. Masukan lain adalah terkait dengan ruangan yang diusulkan agar lebih nyaman, yaitu sebanyak 5 orang. Masukan paling signifikan adalah dari mataram, hal ini bisa dimaklumi sebab di Mataramlah pelaksanaan yang paling sering mati lampu dan AC yang mati sehingga tempat pelaksanaan menjadi kurang nyaman. Selain itu, mayoritas pelaksanaan training diselenggarakan di ruang meeting kantor yang tentunya berbeda kenyamanan dibandingkan pelaksanaan di hotel. Namun menurut pengamatan penulis bahwa semua tempat pelaksanaan trainining ini bisa terbilang memenuhi syarat pelaksanaan training karena memiliki fasilitas dan penataan yang kondusif untuk pelaksanaan training. namun tetap saja untuk training selanjutnya perlu peningkatan kualitas ruangan terutama di mataram agar dapat menunjangan kenyamanan yang berdampak bagi penyerapan materi training secara efektif oleh peserta. Usulan mengenai penginapan untuk peserta, kami konfirmasikan hal ini pada panitia, dan ternyata panitia PT. AI-HSO hanya menyediakan segala keperluan training dari mulai penyediaan materi, konsumsi selama training dan fasilitas penunjang training lainnya, adapun akomodasi penginapan diserahkan kepada
masing-masing
dealer
yang
mengirimkan
pesertanya.
Usulan
penginapan datang dari Semarang dan Mataram yang memiliki peserta yang datang dari tempat yang agak jauh, sebagian peserta di Semarang dan Mataram memang diberikan fasilitas oleh dealer mereka, namun beberapa peserta tidak mendapatkan penginapan, sehingga mengusulkan hal tersebut.
197
Beberapa temuan lain terkait dengan media training berupa Hand Out dibuat berwarna / lebih menarik, hadiah agar ditambah, listrik jangan sering padam, pemutaran video praktek, lay out ruangan agar dirubah, dan perlu alat peraga untuk penjelasan produk. Kendati temuan tersebut tidak terlalu signifikan, namun semuanya perlu juga mendapat perhatian untuk dilakukan perbaikan untuk meningkatkan kualitas training selanjutnya. Khusus untuk strategi penggunaan media, penulis merasa perlu untuk memberikan
masukan
terutama
terkait
dengan
strategi
pemaksimalan
penggunaan media komunikasi training, sebagaimana yang dipaparkan oleh DR.Akram Ridha (Ridha; 2006; hal 138), petunjuk pokok dalam memilih dan menggunakan perlengkapan / media materi training : 1. Pilihlah perlengkapan yang sesuai dengan tingkat kematangan, perhatian, dan kemampuan khusus sejumlah kelompok trainee. Perlengkapan materi yang kekanak-kanakan akan mendapat pengabaian dalam kelompok yang matang.
Perlengkapan
yang
samara
tau
sulit
akan
menyebabkan
ketegangan. 2. Pilihlah sarana-sarana yang lebih sesuai dengan kegiatan pengajaran tertentu. Terkadang, sarana itu seirama dengan segala indicator dari segi isi atau konfigurasi, akan tetapi tetap tidak sesuai bagi peristiwa pengajaran tertentu. 3. Buatlah keseimbangan antar pelengkapan lainnya. Banyak trainer yang hanya menggunakan satu perlengkapan saja, seperti slide yang sangat cocok untk berbagai kegiatan training. 4. Pilihlah perlengkapan yang lengkap dan tidak mengulang sumber-sumber pengajaran lain, seperti penayangan slide dengan salah satu alat yagn bisa
198
disaksikan di pabrik atau tempat kerja; juga seperti pemberian hardcopy yang memuat argument –argumen penting kepada setiap trainee. 5. Jauhilah penggunaan perlengkapan yang berlebihan sehingga training tidak berubah menjadi pertunjukan sirkus. Seorang trainer yang mampu menghibur para trainee dengan bentuk presentasi, sangat mungkin menjadi pribadi karnaval yang baik tetapi tidak mungkin menjadi trainer yang handal. Maka, janganlah
ia
menggunakan
perlengkapan
materi
secara
berlebihan,
meskipun semua itu tersedia. 6. Pemilihan perlengkapan materi training hendaknya memperhatikan hal-hal berikut.
Pertama,
pembelajaran?, pembelajaran
apakah
kedua tertentu?
itu
apakah
akan hal
itu
Perlengkapan
menyebabkan diperlukan training
bertambahnya
sebagai
pembantu
peristiwa hendaknya
membantu proses pembelajaran, bukan sekedar cuci mata. Dari apa yang dipaparkan oleh DR. Akram Ridha di atas, dapat terlihat bahwa
reaksi
peserta
terhadap
penggunaan
media
training
di
Basic
Salesmanship Training sudah cukup maksimal, bahwa dalam penyampaian materi tidak terganggu dan memegang prinsip penggunaan media dengan cukup tepat dan tidak mendapatkan banyak reaksi negatif terhadap penggunaan media utama training. Hanya saja, media training yang banyak mendapat sorotan adalah terkait dengan sarana dan prasarana yang dipersiapkan oleh di tempat pelaksanaan training, terkait dengan suasana ruangan yang AC mati, alat audio visual yang kurang support, menu dan jumlah snack serta makan siang yang kurang berselera, atau atau penyediaan ruangan yang lebih nyaman. Dari sini dapat disimpulkan bahwa permasalahan utama penggunaan media bukanlah dari sisi
199
penggunaan media, melainkan kondisi media yang kurang support atau kurang dipersiapkan dan kurang tersedia secara maksimal. Hal sejalan juga disampaikan oleh DR.Akram Ridha (Akram; 2006; hal 139), terkait dengan kondisi media komunikasi training yang ideal setiap pelaksana training haruslah memperhatikan kondisi berikut: 1.
Tersedianya perlengkapan dengan jenis dan kuantitas yang cukup, sehingga bisa melakukan proses pemilihan;
2.
Tersedianya peralatan yang diperlukan degnan jumlah yang cukup dalam kondisi yang baik
3.
Tersedianya
kesempatan bermusyawarah dan bantuan teknis yang
diperlukan dalam pemilihan, produksi, dan penggunaan perlengkapan. 4.
Waktu yang cukup untuk memproduksinya atau waktu membelinya pendek.
5.
Tersedianya catalog sentralistik dan tempat penjagaan segala sarana, sehingga mempermudah penggunaanya. Dengan memperhatikan semua aspek dalam strategi penggunaan media
komunikasi training baik dari sisi penyediaan, persiapan, maupun penggunaan, maka bisa dipastikan bahwa media komunikasi training dapat maksimal digunakan dan berjalan sesuai dengan fungsi seharusnya yang menjadi tujuan dari media komunikasi training
200
