BAB IV PEMBAHASAN. keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984, Dengan menyelenggarakan sistem

52

BAB IV PEMBAHASAN

4.1. Universitas Terbuka

Universitas Terbuka (UT) adalah perguruan tinggi Negeri yang ke 45 di Indonesia yang diresmikan

pada tanggal 4 September 1984, berdasarkan

keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984, Dengan menyelenggarakan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak (modul) maupun non cetak (video/audio, Komputer/Internet, siaran radio dan televisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatas usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi waktu ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap calon mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan sekolah menengah atas (SMA atau yang sederajat). 4.1.1 Tujuan Pendirian Universitas Terbuka Dalam mendukung

meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang

berkualitas serta ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa, maka universitas terbuka

memberikan

kesempatan

kepada

semua

warga

negara

dalam

meningkatkan pendidikan tinggi di Universitas terbuka, oleh karena itu tujuan didirikannya Universitas Terbuka antara lain :

53

1. Memberikan kesempatan yang luas

bagi warga negara Indonesia dan

warga negara asing, dimanapun tempat tinggalnya untuk memperoleh pendidikan tinggi. 2. Memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena bekerja atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkan pendidikannya di perguruan tinggi tatap muka. 3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan profesional sesuai dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak dikembangkan oleh perguruan tinggi lain. 4.1.2 Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) Universitas Terbuka (UT), Bandung.

Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ)

UT Bandung adalah unit

pelaksana teknis di daerah. Adapun fungsi dan tugas UPBJJ-UT Bandung adalah sebagai tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan kegiatan akademik. Untuk kegiatan sehari-hari, UPBJJ-UT mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.

Dalam menyelenggarakan tugas tersebut UPBJJ-UT mempunyai fungsi pokok yaitu:

1. Melaksanakan kegiatan administrasi dan humas serta promosi yang di koordinasi oleh Ka.Subbag Tata Usaha. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi akademik yang meliputi kegiatan registrasi dan pengujian.

54

Kegiatan ini tidak dilakukan secara bersamaan tetapi sangat berkaitan dan berkesinambungan. Oleh karena itu dapat dikoordinasi oleh satu orang koordinator. Jika beban kerja UPBJJ-UT meningkat karena perubahan jumlah mahasiswa, UPBJJ-UT dapat memecahnya menjadi dua yaitu koodinator registrasi dan koordinator pengujian. 2. Melaksanakan kegiatan pelayanan bantuan belajar dan layanan bahan ajar yang meliputi pelaksanaan tutorial dan ekstrakurikuler. Pelaksanaan tutorial di masa yang akan datang diharapkan volumenya akan meningkat yaitu dengan adanya kebijakan baru tentang tutorial dengan rancangan khusus, kegiatan ini cukup dikoordinasi oleh seorang koordinator. 3. Mengembangkan, membina, dan melaksanakan kerjasama dengan berbagai instansi. Fungsi ini adalah wewenang Kepala UPBJJ-UT yang akan menjadi tidak efektif jika didelegasikan kepada koordinator atau staf lainnya.

UPBJJ-UT Bandung mempunyai cakupan wilayah kerja dengan 18 (delapan belas) Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat. Dalam menyelengarakan tugasnya UPBJJ-UT Bandung mempunyai fungsi antara lain, melaksanakan layanan administrasi umum, layanan akademik, akademik dan kemahasiswaan serta mengembangkan, membina dengan melaksanakan kerjasama dengan berbagai instansi daerah.

Selain itu layanan akademik dan umum yang ada di UPBJJ Universitas Terbuka Bandung, dibawah tanggung jawab Kepala Tata Usaha, Koordinator

55

registrasi dan ujian, (REGJIAN) dan Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA).

4.1.3. Visi dan Misi UPBJJ-UT Bandung dalam melaksanakan

kegiatan-kegiatannya yang

menjadi prioritas acuan dalam melaksanakan program kerjanya yaitu berpegang kepada visi dan misi yaitu sebagai berikut :

-

Visi

Menjadi UPBJJ-UT yang berkualitas dalam bidang PTJJ untuk membantu mewujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu institusi PTJJ unggulan di antara institusi PTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020.

- Misi

1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat di wilayah UPBJJ-UT pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas.

2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar. 3. Memastikan penyelenggaraan evaluasi proses dan hasil belajar dilakukan secara kredibel.

4.Meningkatkan partisipasi masyarakat pengguna dalam pendidikan berkelanjutan untuk mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).

56

5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ secara inovatif dan berkesinambungan.

6. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa khususnya di wilayah kerja UPBJJ-UT melalui pendidikan secara luas dan merata.

7. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerjasama melalui kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, regional, nasional, dan global.

4.1.4 Kebijakan Kualitas

1.

Meningkatkan

efektifitas

sistem

manajemen

kualitas

UT

secara

berkesinambungan demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar, administrasi kelulusan dan sertifikasi.

2. Melakukan kegiatan promosi untuk menunjang pencapaian jumlah mahasiswa non-FKIP menjadi 150.000 pada tahun 2015 dan memantapkan citra institusi/ lembaga.

3. Menginisiasi, mengembangkan dan memelihara kerjasama dengan berbagai pihak (Lembaga Pemerintah dan Swasta).

4. Mengirimkan bahan ajar, bahan ujian, bahan kelengkapan akademik dan bahan pendukung ujian secara akurat, tepat waktu, tanpa cacat, dan efisien dengan melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

57

4.1.5 Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung

Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung mengacu pada SK Mendiknas RI Nomor 123/O/2004 tanggal 6 Oktober 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Terbuka. Untuk mendukung seluruh kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya, UPBJJ-UT Bandung melakukan penyesuaian terhadap struktur organisasi pelayanan mahasiswa yang telah ditetapkan oleh UT. Penyesuaian tersebut dilakukan berdasarkan hasil evaluasi internal terhadap struktur organisasi dan kinerja pegawai UPBJJ-UT Bandung yang mulai dilaksanakan secara rutin minimal setahun sekali sejak tahun 2000.

UPBJJ- Universitas Terbuka Bandung merupakan Unit Pelaksana Teknis Universitas Terbuka dibidang penyelengaraan Program Belajar Jarak Jauh dengan wilayah kerja meliputi 18 Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat.

Struktur layanan pada UPBJJ-UT Bandung ditetapkan melalui Sk Rektor No. 049/PT.45/KEP/1994. Dengan tiga perluasan meliputi daerah Purwakarta, Cirebon dan Tasilmalaya. Dalam kurun waktu 18 tahun UPBJJ-UT Bandung telah dua kali mengalami penyesuian yaitu tahun 1996 dan tahun 2000. Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) adalah unit pelaksana teknis UT di daerah. UPBJJ-UT Bandung merupakan salah satu pelaksana teknis Universitas Terbuka. dalam menyelenggarakan

tugas

tersebut

UPBJJ-Universitas

Terbuka

Bandung

mempunyai bidang kerja antara lain fungsi dan tugas UPBJJ-UT adalah sebagai tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan kegiatan

58

akademik.

Untuk

kegiatan

sehari-hari,

UPBJJ-UT

mempunyai

penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.

Berikut susunan organisasi UPBJJ-UT Bandung 1. Kepala UPBJJ-UT Bandung 2. Koordinator Registrasi dan Pengujian - Penanggung jawab registrasi, registrasi Online - Penanggung jawab kasus Registrasi - Penanggungjawab Kasus Ujian - ICT 3. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan ajar (BBLBA) - Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka - Penanganan kasus Bantuan Belajar 3. Kasubbag Tata Usaha - Keuangan ( Bendahara, verifikator) - SDM - Kepegawaian 4. Penaggung Jawab Wilayah (PJW), sebanyak 18 Kab/kota di jawa barat - Program Pasca Sarjana - Program Non Pendas, Non D2 perpustakaan - Program Pendidikan Dasar dan Perpustakaan

tugas

59

5. Pembimbing akademik (PA) - FISIP, FEKON, FMIPA, FKIP

4.1.6 Pedoman Kerja UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung.

Prioritas Kegiatan UPBJJ-UT Bandung ditetapkan berdasarkan rencana Strategis 2010-2021 serta Operasional UT 2010-2013 dan Simintas UT. Prioritas kegiatan dibagi dalam tiga sub kegiatan yang mengacu kepada tiga fokus pengembangan UT, yakni :

1. Peningkatan kualitas dan relevansi Akademik 2. Peningkatan Daya Jangkau Layanan Pendidikan dan 3. Peningkatan Manajemen Internal. 1. Peningkatan Kualitas dan Relevansi akademik Peningkatan kualitas akademik di fokuskan pada kegiatan penyedianaan data sebaran mahasiswa, pengembangan jaringan komunikasi antar mahasiswa, rekruitmen dan pelatihan tutor online, sosialisasi program tutor online, peningkatan kualitas interaksi tutorial, rekruitmen dan pelatihan tutorial tatap muka, sosialisasi program tutorial tatap muka, sosialisasi tutorial tertulis, optimalisasi pemanfaatan ICT, pemutahiran data layanan bantuan belajar, peningkatan layanan akademik, penyelenggaraan ujian yang tertib, peningkatan layanan pustaka dan sosialisasi layanan pustaka.

60

2. Daya Jangkau Layanan Pendidikan

Fokus kegiatan diarahkan kepada layanan data base, partisipasi pada semua jenjang, pengembangan data base kebutuhan tenaga kerja, peningkatan titik akses di UPBJJ, pengembangan sistem ujian online, peningkatan akses mahasiswa terhadap sumber belajar di Kab/kota, menjalin kemitraan dengan PTN/PTS pembentukan pos belajar, pengembangan sistem registrasi online, pengembangan sistem informasi secara online, pendistribusian bahan ajar secara online, pengembangan sistem data base administrasi akademika yang akurat, peningkatan kualitas upacara penyerahan ijazah (UPI), peningkatan kualitas sistema komunikasi internal, dan pengembangan program sosialisasi dan pemberdayaan alumni.

3. Manajemen Internal

Fokus kegiatan diarahkan kepada analisis dan uraian jabatan (sesuai struktur organisasi Universitas Terbuka), pemetaan SDM yang ada saat ini (jumlah, masa kerja, pendidikan, kompotensi dan spesifikasi), penyempurnaan rencana kebutuhan SDM sesuai visi misi dan sasaran UT (spesifikasi, persyaratan jabatan, jumlah dan waktu), penempatan pegawai, pelaksanaan

pedoman

kompensasi, penghargaan, sanksi, dan hukuman, pengkajian ulang atau redifinisi tupoksi setiap unit, pengembangan sisdur kerja secara terus menerus, pengembangan sisdur manual untuk mendukung pengembangan sisdur berbantuan IT, pengembangan dan pemanfaatana ICT, Implementasi sisdur, monitoring dan evaluasi penyempurnaan tupoksi setiap unit, penyempurnaan perencanaan

61

keuangan unit yang komperhensif, pencatatan semua transaksi dalam jurnal harian dengan format yang seragam di UPBJJ, pelaksanan dan pertanggungjawaban anggaran, sosialisasi sistem pengelolaan keuangan, pengembangan sistem perencanaan

sarana

dan

prasarana

secara

elektronik,

adanya

database

ketersediaan, distribusi dan kebutuhan sarana dan prasarana tiap tahun, legalitas seluruh sofware dan hardware, pengembangan sistem penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana, penugasan di berbagai tempat kerja untuk pekerja manajerial, identifikasi fasilitas pendukung, pendistribusian fasilitas pendukung, implementasi knowledge management sistem. Pengelolaan keuangan transparan dan akuntabel yang mencangkup pencatatan semua transaksi keuangan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran.

Kuantitas serta kualitas pelaksanaan kegiatan pada butir (1) dan (2) tersebut diatas pada tingkat Kabupaten/Kota bertumpu pada ujung tombak UPBJJ-UT Bandung yakni penanggungjawab wilayah (PJW) dengan kendali sepenuhnya dari pimpinan. Kendali kegiatan pada butir (3) dilaksanakan oleh Kasubag Tu dan jajarannya. Keberhasilan tugas hanya akan terjadi apabila terdapat, motivasi, komitmen, kemauan dan ikhtiar yang kuat dari seluruh staf UPBJJ-UT Bandung.

Berikut tugas-tugas yang berkaitan dengan kegiatan pekerjaan sehari hari pada UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

62

A. Tugas-tugas kegiatan Operasional.

1. KEPALA UPBJJ.

a) Mengkoordinasi susunan rencana kegiatan b) Mengkoordinasi pelaksanaan hubungan masyarakat dan penyebaran informasi c) Mengkoordinasi pelaksanaan rekruitmen dan registrasi d) Mengkoordiansi kemitraan kepada tingkat daerah e) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bahan ajar f) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bantuan belajar dan kemahasiswaan g) Mengkoordinasi pelaksanaan evalusi hasil belajar h) Mengkoordinasi pelaksanaan penyerahan sertifikat i) Mengkoordinasi monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan kegiatan. j) Mengkoordinasi pelaksanaan urusan tata usaha unit k) Mengkoordinasi pelaksanaan rapat tinjauan manajemen minimal 2 kali setahun l) Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pengukuran pencapaian sasaran kualitas kegiatan UPBJJ m) Mengkoordinasi tindak lanjut hasil audit internal dan eksternal n) Mengkoordinasi tindakan perbaikan dan pencegahan pada setiap kegiatan

2. KOORDINATOR

A. Koordinator Registrasi dan Pengujian

63

Registrasi dan pengujian dikendalikan oleh seorang koordinator dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja, program dan ususlan anggaran kegiatan registrasi dan ujian UPBJJ-UT tengah tahunan dan tahunan 2. Melaksanakan rekruitmen calon mahasiswa UT pendas dan non-pendas 3. Memproses registrasi dan mengirimkan data registrasi mahasiswa ke UT Pusat (BAAPM) secara periodik 4. Menyusun rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan mahasiswa Ujian TAP per masa registrasi 5. Mengkoordinasikan pemberian bimbingan dan konsultasi administrasi akademik 6. Merencanakan pelaksanaan UAS UjianTAP, PKM dan PKP 7. Menentukan lokasi ujian, jumlah ruangan, petugas pengawas dan panitia ujian 8. Melaksanakan ujian mahasiswa pendas dan non-pendas di wilayah UPBJJ-UT Bandung 9. Mengirimkan hasil pelaksaan ujian ke Pusjian 10. Menerima disket data hasil ujian mahasiswa, mencetak dan mengirimkan DNU kepada mahasiswa 11. Mengkoordiansikan pengkeyinan dan pengiriman nilai TTM 12. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan hasil ujian uraian dan laporan praktek

64

13. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran pelaksanaan registrasi dan pengujian 14. Melaksanakan tindak lanjut audit internal dan eksternal kegiatan registrasi dan ujian 15. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

A.1 Penanggung jawab Registrasi

1) Menyusun rencana kerja dan program registrasi 2) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan registrasi 3) Membuat rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan mahasiswa Ujian TAP permasa registrasi baik pendas maupun Non Pendas 4) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan data registrasi 5) Memantau pelaksaan registrasi di kota perluasan 6) Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas registrasi 7) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan registrasi 8) Melaporkan hasil kerja kepada Koordinator Registrasi

A.2 Penanganan Kasus Registrasi.

1) Mengumpulkan masalah registrasi dari PJW, pengurus pokjar atau mahasiswa 2) Memilah dan mengelompokan perjenis kasus 3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus

65

4) Menindaklanjuti kasus ke UT Pusat sesuai dengan permasalahannya 5) Melaporkan hasil kegiatan kepada PJ. Registrasi

A.3. Penanganan kasus Ujian

1) Mengumpulkan masalah ujian dari PJW, pengurus pokjar atau mahasiswa 2) Memilah dan mengelompokan per jenis kasus 3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus 4) Menindaklanjuti kasus ke UT pusat sesuai dengan permasalahannya 5) Melaporkan hasil kegiatan kepada Koordinator registrasi dan Pengujian.

A.4. ICT

1) Mengelola data registrasi 2) Melayani penyediaan data yang diperlukan untuk menunjang kegiatan 3) Backup data 4) Download data 5) Up grade data 6) Up load data ke Pusat 7) Mengoprasikan internet 8) Mengedarkan berita yang berkenaan dengan UT kepada staf yang bersumber dari internet kepada seluruh staf UPBJJ 9) Membimbing seluruh staf dalam mengoperasikan internet

66

B. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA)

Bantuan belajar dan layanan bahan ajar dikendalikan oleh seorang koordinator dan dibantu beberapa staf dengan rincian tugas sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja dan anggaran kegiatan BBLBA 2. Menjajagi

kerjasama

dengan

lembaga-lembaga

dalam

kegiatan

praktek/praktikum 3. Melaksanakan

rekruitmen

tutor,

supervisor

dan

instruktur

praktek/praktikum 4. Merencanakan pelatihan tutor 5. Menyusun jadwal tutorial mahasiswa 6. Menerbitkan SK pelaksanaan kegiatan tutorial 7. Merencanakan dan evaluasi kegiatan tutorial. 8. Merencanakan pendistribusian bahan ajar pendidikan dasar 9. Melaksanakan pensdistribusian bahan ajar pendidikan dasar kepada mahasiswa atau pokjar 10. Mengelola gudang bahan ajar Pendas di UPBJJ 11. Memelihara data dan informasi bahan ajar di UPBJJ UT Bandung 12. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas kegiatan BBLBA 13. Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal 14. Melaksanakan tindakan pencegahan dan perbaikan untuk kegiatan BBLBA

67

15. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan data keluhan dan kepuasan pelanggan 16. Menindak lanjuti keluhan pelanggan 17. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

B.1 Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka (TTM)

1) Merencanakan tutorial 2) Rekruitmen tutor pendas/non pendas 3) Menyusun jadwal tutorial mahasiswa pendas dan non pendas 4) Menerbikan Surat Tugas, SK dan sertifikat pelatihan 5) Mangadakan pelatihan tutor pendas dan non pendas 6) Pelaksanaan tutorial 7) Monitoring dan evaluasi 8) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA

B.2 Penanganan kasus bantuan belajar

1) Mengumpulkan masalah bantuan belajar dari PJW, pengurus pokjar atau mahasiswa 2) Memilih dan mengelompokan perjenis kasus 3) Mengumpulkan pendukung penenanganan kasus 4) Menyelesaikan kasus ke UT Pusat sesuai dengan pemasalahan 5) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA

68

3. TATA USAHA

A. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas:

1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja bagian 2) Mennghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan ketatausahaan 3) Mengumpulkan, mengelola dan menganalisis data ketatausahaan dan kepegawaian 4) Mengelola penyusunan rencana kerja, program dan anggaran UPBBJ-UT tengah tahunan dan tahunan. 5) Memproses pengadaan barang dan jasa 6) Mengelola anggaran dan administrasi keuangan UPBJJ-UT 7) Mengkoordinasi kegiatan promosi, sosialisasi, pemasaran dan kerjasama dengan mitra 8) Membina hubungan dengan Pemda dan Mitra setempat 9) Mengadministrasikan

dan

mekordinasikan

persuratan

dan

ijazah

mahasiswa 10) Mengelola sarana dan prasarana kantor UPBBJ-UT 11) Memerikan layanan informasi melalui berbagai media 12) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan kepegawaian

69

13) Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapan penyusunan laporan bagian 14) Melakukan pengukuran pencapaian ssaran kualitas kegiatan promosi 15) Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal

16) Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan kegiatan-kegiatan tentang ketatausahaan

17). Mendistribusikan format-format kepuasan dan keluhan pelanggan dan layanan akademik

18). Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada kepala UPBBJ-UT

B. Keuangan

b.1. Bendahara

1) Membuat rencana anggaran biaya kegiatan 2) Membbuat daftar nominatif berdasarkan RKA 3) Melaksanakan administrasi penerimaan dan penggunaan dana 4) Mengelola SPJ keuangan 5) Membukukkan UMK 6) Mengirimkan laporan SPJ keuangan 7) Melaporkan hasil pekerjaan kepada Kepala 8) Membuat laporan keuangan 9) Mengelola arsip keuangan

70

b.2. Verifikator

1) Melakukan verifikasi atas daftar nominatif yang dibuat 2) Melakukan verifikasi semua kegiatan yang berhubungan dengan masalah keuangan 3) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kassubag TU

C. Sumber Daya Manusia

1) Membuat peta kompetensi SDM bagi staff UPBBJ-UT Bandung 2) Merencanakan

dan

menyelenggarakan

kegiatan

Seminar

Akademik/Pelatihan bagi staf edukatif dan pelatihan bagi tenaga administratif 3) Mengikut sertakan staff dalam kegiatan seminar yang diadakan oleh UT Pusat atau instansi lain. 4) Menyelenggarakan kegiatan diskusi umum bagi staff UPBBJ-UT Bandung

tentang kebijakan akademik atau peraturan baru yang

ditetapkan oleh Depdiknas/UT 5) Mendistribusikan informasi mengenai pendidikan lanjutan bagi tenaga edukatif dan pelatihan bagi seluruh staf. 6) Menyusun laporan kegiatan seminar dan diskusi yang sudah dilakukan per-tahun.

71

D. Kepegawaian

1) Mengelola administrasi seluruh pegawai UPBJJ-UT Bandung yang meliputi staf administratif, staf edukati, dan Tenaga Kontrak Tahunan (TKT) 2) Merekap kehadiran staf setiap bulan untuk disampaikan kepadda Kepala BAUK 3) Memproses usulan kenaikan pangkat dan jabatan 4) Memproses /membuat SK Kontrak Kerja Tahunan (TKT) 5) Memproses surat ijin belajar dan permohonan beasiswa dari UT untuk pegawai 6) Memproses/membuat DP3 dan hasil penilaian DP3 tenaga dosen disampaikan ke Dekan Fakultas dan Staf administrasi melalui kepegawaian 7) Memproses KP4 8) Mengetik daftar urut kepangkatan setiap tahun

4. PENANGGUNGJAWAB WILAYAH (PJW)

1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubaan keurikulum dari UT 2) Membimbing

mahasiswa

binaan

dalam

bidang

akademik

dan

administrasi. 3) Memeriksa hasil pemrosesan data pribadi, TBS, UT dan data registrasi matakuliah.

72

4) Menyerahkan berkas TAP disertai rekap calon peserta TAP ke penanggung jawab registrasi 5) Bersama sama dengan anggota kelompok lain dalam suatu wilayah untuk melaksanakan kegiatan promosi 6) Mencatat kemajuan akademik mahasiswa (aktif) yang ada dibawah binaannya. 7) Melaksanakan kegiatan registrasi, orientasi tutorial, ujian dan sebagainya dibawah koordinasi koordinator yang terkait. 8) Mengarsipkan TBS terisi disertai rekap data registrasi mahasiswa permasa registrasi. 9) Melaporkan hasil kerja kepada koordinator dan kasubag Tata Usaha

5. PEMBIMBING AKADEMIK

1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubahan kurikulum dari UT 2) Membimbing mahasiswa non pendas binaannya dalam bidang akademik dan administrasi 3) Menyerahkan berkas registrasi TAP ke Penanggung jawab Registrasi 4) Membimbing mahasiswa calon peserta ujian TAP dan menyerahkan berkas registrasi Ujian TAP ke penanggung jawab registrasi 5) Memproses dan meyerahkan berkas registrasi matakuliah mahasiswa non pendas ke Pokkom

73

4.1.7 Jumlah Pegawai Pada UPBJJ-UT Bandung

Pegawai UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung terdiri dari pegawai staf administrasi dan akademika (dosen), jumlah pegawai secara keseluruhan akan mempengaruhi kepada beban kerja yang ada di UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung. Berikut daftar data pegawai pada UPBJJ-UT Bandung berdasarkan data Usia, pendidikan, lama bekerja dan jenis kelamin, adalah sebagai berikut :

A. Data pegawai berdasarkan Usia

Pengelompokan Pegawai berdasarkan usia, memberikan hasil bahwa pegawai UPBJJ -Universitas Terbuka Bandung, mayoritas berusia antara 51-60 tahun. Hal ini disebabkan usia ini dalam Instansi Pegawai Negeri tidak seperti pegawai di perusahaan swasta yang dianggap sudah tidak

produktif bisa

diberhentikan namun jika di instansi pemerintah bahwa pengangkatan dan pemberhentian pegawai harus sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Jadi jika selama masih belum saatnya masa pensiun pegawai tersebut masih tetap bekerja karena memang harus menunggu batas waktu pensiun dan diharapkan masih memiliki semangat yang tinggi serta mampu berkomunikasi secara baik dengan atasan maupun pegawai yang menjadi bawahannya. Diharapkan dengan adanya kesamaan usia dan rentang usia yang tidak terlalu jauh dapat menjadikan semua pegawai mampu bekerja sama dengan baik dan saling berbagi pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan. Dimana hal ini sesuai dengan nilai-nilai yang utama pada pelaksanaan kegiatan dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang dibebankan pada masing-masing pegawai. Sedangkan untuk

74

pegawai yang berusia 26 - 30 tahun merupakan pegawai yang baru diangkat beberapa tahun terkahir ini berdasarkan kebijakan dari Universitas Terbuka pusat. Namun usia antara 51-60 masih mendominasi pegawai UPBJJ-UT Bandung, walaupun yang mengabdi pada kepentingan bangsa dan negara Tabel . 4.1 Keadaan Pegawai dilihat dari Usia Jumlah No Usia Pegawai 1 <25 0 2 26-30 1 3 31-40 7 4 41-50 10 5 51-60 28 6 61-65 1 Total 47 Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

Persentase 0,00 2,13 14,89 21,28 59,57 2,13 100,00

B. Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan.

Dilihat dari pendidikan terakhir, mayoritas pegawai yang bekerja pada UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung berpendidikan terakhir adalah strata dua. Pekerjaan pada UPBJJ-UT Bandung

merupakan pekerjaan yang bergelut di

bidang pendidikan yaitu pendidikan belajar jarak jauh,dilihat dari kualifikasi pendidikannya, pegawai yang ada di UPBJJ-UT Bandung memiliki pendidikan yang sesuai dengan kualifikasi masing-masing tugas pekerjaannya. Khususnya untuk pekerjaan yang merupakan kegiatan inti di UPBJJ-UT Bandung yaitu melayani mahasiswa dalam bidang akademik, untuk tenaga pendidik minimal strata dua walaupun masih ada beberapa tenaga pendidik yang masih dalam

75

rangka penyelesaian studi di Pascasarjana. Untuk pekerjaan sebagai tenaga pendidik dituntut pendidikan dari pegawai tersebut adalah strata dua. sedangkan untuk pekerjaan bagian staf administrasi rata-rata berpendidikan Strata satu dan masih ada Diploma dan SMA/sederajat. namun disini masih terlihat adanya satu orang pegawai yang pendidikannya SD yang diangkat sebagai pembatu umum yang sebelumnya telah lama menjadi tenaga sukarela pada UPBJJ-UT Bandung. walaupun

demikian

tidak

mengurangi

semangat

kerja

pegawai

dalam

melaksanakan beban kerja yang diberikan atasannya untuk saling bekerjasama antara satu pegawai dengan pegawai yang lainnya, berikut tabel daftar keadaan pegawai dilihat dari tingkatan pendidikan.

Tabel. 4.2 Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan

No Tingkat Pendidikan 1 SD 2 SMP 3 SMA/SEDERAJAT 4 DIPLOMA 5 STRATA SATU 6 STRATA DUA 7 DOKTOR Total

Jumlah Pegawai 1 0 9 2 17 18 0 47

Persentase 2,13 0,00 19,15 4,26 36,17 38,30 0,00 100,00

Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

C. Data pegawai Berdasarkan Lama Bekerja Dilihat dari masa kerja pegawai pada kantor UPBJJ-UT Bandung diperoleh hasil bahwa mayoritas pegawai telah bekerja selama 21-25 tahun. Hal

76

ini disebabkan karena banyaknya pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun merupakan pegawai lama yang sudah diangkat semenjak UPBJJ- UT Bandung berdiri Tahun 1984, atau bahkan pindahan dari instansi lain, namun diantaranya sebagaian pegawai juga sudah banyak yang pensiun serta adanya mutasi pegawai ke pusat atau ke UPBJJ lainnya, sehingga banyak terdapat pembaharuan baik terhadap personil-personilnya. Pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun merupakan pegawai senior dengan loyalitas yang tinggi diharapkan diikuti oleh setiap pegawai yang bekerja pada UPBJJ-UT Bandung ini. Berikut tabel keadaan pegawai dilihat dari masa kerja pegawai.

Tabel. 4.3 Keadaan pegawai berdasarkan lama bekerja

No 1 2 3 4 5 6 7

Lama Bekerja (Tahun) <1 1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 Total

Jumlah Pegawai 1 0 9 2 17 18 0 47

Persentase 2,13 0,00 19,15 4,26 36,17 38,30 0,00 100,00


D. Data Keadaan pegawai dilihat dari jenis Kelamin Jenis kelamin dalam dunia kerja biasa akan mempengaruhi terhadap kinerja pegawai, dan biasanya laki-laki akan lebih unggul ketimbang wanita apalagi dalam jenis-jenis pekerjaan tertentu yang membutuhkan stamina yang tinggi, namun hal itu belum tentu ketika dalam mengerjakan pekerjaan yang

77

sifatnya administrasi perkantoran atau yang berkaitan dengan pekerjaan yang menggunakan otak. Bisa saja perempuan akan lebih baik ketimbang pekerjaan laki-laki Berdasarkan jenis kelamin, yang terdapat di UPBJJ-UT Bandung berjenis kelamin pria merupakan jumlah yang mayoritasi. Hal ini disebabkan bukan karena sengaja dipilih oleh pimpinan namun siapun jenis kelamin pria atau wanita harus mampu bekerja dengan baik, apalagi dengan status sebagai pegawai negeri sipil, yang diangkat tidak berdasarkan pilihan lak-laki atau perempuan. Karena pekerjaan yang terdapat pada UPBJJ-UT Bandung adalah pekerjaan dalam dunia pendidikan yang mana tidak dikhususkan laki-laki atau perempuan. Namun secara kebetulan bahwa pegawai pada UPBJJ-UT Bandung mayoritas berjenis kelamin laki-laki sehingga dengan adanya mayoritas pegawai laki-laki diharapkan mampu memberikan semangat kerja pada pegawai perempuan. Tabel. 4.4 Keadaan pegawai dilihat dari Jenis Kelamin No 1 2

Jenis Kelamin LAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL

Jumlah Pegawai 29 18 47

Persentase 61,70 38,30 100,00

Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013

E. Data Keadaan pegawai dilihat dari penempatan posisi Banyaknya pegawai pada tiap bagian disesuaikan dengan banyaknya beban kerja serta variasi pekerjaan di tiap bidang. Jumlah pegawai yang

78

ditempatkan di tiap bidang akan berpengaruh pada waktu penyelesaian pekerjaan yang biasanya selalu ditentukan tanggal tengat waktu selesai pekerjaan. Berikut tabel gambaran keadaan pegawai di kantor UPBJJ UT Bandung berdasarkan dari penempatan posisi di tiap bidang pada tabel berikut ini: Tabel. 4.5 Keadaan pegawai dilihat dari Penempatan posisi saat ini Jumlah No Bagian Pegawai 1 Kepala 1 2 Bagian Regjian 13 3 Bagian BLBA 9 4 Bagian TU 17 5 Office boy 3 6 Keamanan 2 7 Driver 2 TOTAL 47 Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013

Persentase 2,13 27,66 19,15 36,17 6,38 4,26 4,26 100

Bagian yang menjadi fokus penelitian adalah bagian koordinator registrasi dan ujian, koordinator BLBA dan Tata Usaha dengan pertimbangan bagian-bagian tersebut yang memiliki urgensi yang mendesak untuk dianalisis berhubungan dengan beban kerja yang diampu oleh tiap bagian tersebut.

4.1.8 Jumlah Mahasiswa Pendidikan dasar (Pendas) dan Mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Bandung.

Mahasiswa UPBJJ-UT Bandung tediri dari dua jenis program berbeda yaitu mahasiswa Program Pendidikan dasar (Pendas) seperti PGSD, PAUD dan Mahasiswa Program Non Pendas (Bukan Pendidikan dasar), FISIP, FEKON, FMIPA. Mahasiswa UT pada umumnya beragam usia, tua muda, serta pada

79

dasarnya mahasiswa Universitas terbuka adalah mereka yang tidak bisa melanjutkan studi atau kuliah ditempat kuliah reguler / pertemuan tiap hari karena keterbatasan waktu mereka dengan kegiatan pekerjaannya, sehingga memilih kuliah di Universitas Terbuka, kuliah di Universitas terbuka tidak terlalu banyak waktu terganggu bagi mereka yang bekerja tiap hari. Demikian juga dengan mahasiswa yang ada di UPBJJ-UT Bandung, dimana mahasiswanya terdiri dari beragam usia, dan pekerjaan, berikut jumlah mahasiswa aktif tiga tahun terakhir yang ada di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

Tabel 4.6 Jumlah mahasiswa tiga tahun terakhir di UPBJJ-UT Bandung

No

Masa Registrasi

Jumlah Mahasiswa Pendas

Jumlah mahasiswa Non Pendas

1

2010.1

1145

350

1495

2

2010.2

1233

495

1728

3

2011.1

652

1590

2242

4

2011.2

1003

2859

3862

5

2012.1

694

1643

2337

6

2012.2

550

1534

2084

7

2013.1

325

505

830

Jumlah

5602

8976

14578


Jumlah

80

Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak yang tersebar di 18 (delapan belas) wilayah kabupaten/kota di Jawa Barat, semua pegawai pada UPBJJ-UT harus selalu siap dalam melayani mahasiswa baik kebutuhan adminitratif maupun kebutuhan akademik.

4.I.9 Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung

Wilayah kerja pada UPBJJ-UT Bandung hampir meliputi

semua

kabupaten/Kota yang ada di Propinsi Jawa Barat kecuali Bogor, Kota Depok, Cianjur dan Sukabumi yang di kelola Oleh UPBJJ-UT Bogor. Di tiap kabupaten/kota tersebut memiliki kelompok belajar mahasiswa pengelola daerah masing-masing serta mempunyai Penanggung Jawab Wilayah masing-masing yang di pegang oleh pegawai UPBJJ-UT Bandung. Berikut peta sebaran mahasiswa UPBJJ-UT Bandung.

Sumber : UPBJJ-UT Bandung Tahun 2013

81

Tabel 4.7 Pembagian Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung

No

Wilayah I

Wilayah II

Wilayah III

Wilayah IV

1

Bandung

Subang

Kota Cirebon

Banjar

2

Kota Bandung

Purwakarta

Cirebon

Kota Banjar

3

Kota Cimahi

Karawang

Kuningan

Kota Tasikmalaya

4

Kab. Bandung Barat

Indramayu

Tasikmalaya

5

Sumedang

Majalengka

Garut


Dengan sebaran jumlah wilayah terbagi kedalam 18 Kabupaten/kota Kepala UPBJJ-UT menyarankan agar semua pegawai pada UPBJJ-UT harus selalu siap turun ke daerah baik kerjasama dengan mitra maupun sosialisasi dan monitoring kegiatan mahasiswa ke setiap pokjar yang ada diwilayah kabupaten/kota sampai ke wilayah - wilayah kecamatan yang ada di pelosok.

4.2. Menghitung dan Menganalisis Alokasi Beban Kerja Pegawai

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Jika pegawai setiap harinya dapat bekerja secara efektif maka pekerjaannya dapat selesai tepat pada waktunya.

82

Sebagian Beban kerja pegawai masing-masing bagian akan diuraikan dari Koordiantor Registrasi dan Ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan layanan Bahan Ajar (BBLBA) dan Kasubbag Tata Usaha. Hasil

wawancara dengan Koordinator Registrasi Ujian, Koordinator

BBLBA dan Kepala tata Usaha mengenai Beban Kerja yang ada di UPBJJ-UT Bandung, bahwa Beban kerja yang ada di UPBJJ-UT Bandung berada pada tingkat sedang sampai tinggi, untuk tata usaha dengan tensi tinggi yaitu pada bagian keuangan, koordinator BBLBA pekerjaan yang bertensi tinggi yaitu pada tutorial dan layanan mahasiswa dan bahan Ajar, sedangkan pada Koordinator registrasi dan Ujian pekerjaan yang memiliki tensi tinggi yaitu pada penyusunan kegiatan persiapan Ujian dan program-program anggaran keuangan persiapan ujian. Berikut tabel-tabel yang menggambarkan deskripsi Beban pekerjaan pada Koordiantor registrasi dan Ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha UPBJJ-UT Bandung. Pada Tabel 4.8 sampai dengan tabel 4.12 menunjukkan beban kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator Registrasi dan ujian. Pada bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Untuk lebih jelasnya diperinci pada Tabel berikut ini.

83

Tabel 4.8 Beban Kerja Koordinator Registrasi dan Ujian (Regjian)

Deskripsi Pekerjaan Koordinator Regjian Menyusun rencana kerja,program dan anggaran,registrasi,ujia n, tengah tahun dan tahunan Melaksanakan rekruitmen calon mahasiswa UT pendas dan non-pendas Memproses registrasi dan mengirimkan data registrasi mahasiswa ke UT Pusat (BAAPM) secara periodik Menyususn rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan mahasiswa Ujian TAP per masa registrasi

Mengkoordinasikan pemberian bimbingan dan konsultasi administrasi akademik Merencanakan pelaksanaan UAS UjianTAP, PKM dan PKP Menentukan lokasi ujian, jumlah ruangan, petugas pengawas dan panitia ujian

Melaksanakan ujian mahasiswa pendas dan non-pendas di wilayah UPBJJ-UT Bandung

Mengirimkan hasil pelaksaan ujian ke Pusjian Menerima disket data hasil ujian mahasiswa, mencetak dan mengirimkan DNU kepada mahasiswa

Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan

Rutinitas

Berat

rutinitas

sedang

berkala

Ringan

rutin

Berat

sedang rutinitas

berkala

sedang

berkala

sedang

berkala

Berat

berkala

sedang

berkala

Ringan

Latar belakang pekerjaan Perlu ketelitian dan perhitungan cermat Hanya tinggal memasukan data Hanya memasukan dan mengirimka n data Dilakukan tiap semester untuk mengetahui turun naik jumlah mhs teregistrasi Melayani Mhs yang membutuhk an layanan akademik Dilakukan tiap semeseter Dilakukan setiap menjelang Ujian

Dilakukan tiap semester

Dilakukan setiap selesai ujian Dilakukan setiap semester

Frekuensi Pekerjaan dalam 1 tahun

Waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian tugas

16x

5 jam

72x

3 jam

72x

3 jam

72x

4 jam

72x

3 Jam

72x

4 Jam

16x

4 Jam

72x

6 Jam

36x

4 Jam

36x

4 Jam

Jumlah peg.

2/2

84

Mengkoordiansikan pengkeyinan dan pengiriman nilai TTM

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan hasil ujian uraian dan laporan praktek

Melakukan pengukuran pencapaian sasaran pelaksanaan registrasi dan pengujian

Melaksanakan tindak lanjut audit internal dan eksternal kegiatan registrasi dan ujian

Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

berkala

berkala

sedang

sedang

rutin

sedang

rutin

sedang

berkala

Ringan

Dilakukan setiap data masuk.

72x

4 Jam

36x

4 Jam

72x

2

36x

5

12x

2

Tiap semester

Dilakukan sebelum dn sesudah ujian/

Tiap hari

Setiap kegiatan berakhir perbulannya

Total beban kerja Koordinator Regjian

2580 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013

Beban kerja Koordinator Regjian dalam satu tahun adalah 2580 jam. Persepsi koordinator regjian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator regjian sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat, terutama masalah yang berkaitan dengan anggaran registrasi dan ujian. Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator registrasi dan ujian mengenai tugas pekerjaan sesuai dengan rencana dan waktu kerja, bahwa pada

85

dasarnya bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik namun terkadang tidak tepat waktu sesuai dengan waktu yang diberikan. Hal ini menunjukan bahwa masih adanya beban pekerjaan berat yang belum bisa diselesaikan dengan pegawai yang ada di bagian koordinator registrasi dan ujian.

Tabel 4.9 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi Deskripsi Pekerjaan Penanggung jawab registrasi

Menyususun rencana kerja dan program registrasi

Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan registrasi

Membuat rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan mahasiswa Ujian TAP permasa registrasi baik pendas maupun Non Pendas Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan data registrasi Memantau pelaksaan registrasi di kota perluasan Melakukan pengukuran pencapaian

Status Pekerjaan

Berkala

Rutin

Persepsi pekerjaan

Berat

Sedang

Latar belakang pekerjaan

Perlu ketelitian, perhitungan serta pertimbangan yang cermat

Dilakukan sesuai prosedur yang ada



2x

5 jam

408x

4 jam 4/5

Sudah merupakan rutinitas sehari-hari Rutin

Ringan

Rutin

Sedang

Berkala

Sedang

Berkala

rutin

Dilakukan dengan prosedur yang baik Memerlukan mobilisasi dan perencanaan yang baik Dilakukan sesuai prosedur

Jmlah peg.

408x

3 jam

408x

3 jam

72x

3 jam

72

4 jam

86

sasaran kualitas registrasi Membuat laporan pelaksanaan kegiatan registrasi Melaporkan hasil kerja kepada Koordinator Registrasi

Berkala

Berkala

rutin

rutin

Total Beban kerja penanggungjawab Regitrasi

Dilakukan dgn data yang sesuai Dilakukan setiap tugas kerja selesai.

72

7 jam

36

3 jam

5422 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013

Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi dalam satu tahun adalah 5422 jam. Persepsi penanggung jawab registrasi untuk pekerjaan yang dilakukan tidak terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi perlu keakuratan dalam penyelesaiannya pekerjaan karena jika saja data mahasiswa yang registrasi salah akan mengakibatkan data yang masuk ke UT pusat salah juga. Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordiantor Registrasi dan Ujian serta penanggungjawab registrasi mengenai pegawai yang kebingungan dalam menyelesaikan beban pekerjaannya, yaitu hendak nya memberikan pekerjaan disesuaikan dengan karakter dan kemampuan pegawai supaya tidak kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Selanjutnya

tabel

berikut

mengenai

deskripsi

penanggung jawab kasus ujian dapat dilihat sebagai berikut :

pekerjaan

sebagai

87

Tabel 4.10 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab kasus Ujian

Deskripsi Pekerjaan Penanggung jawab Kasus Ujian Mengumpulkan masalah registrasi dari PJW, pengurus pokjar atau mahasiswa

Memilah dan mengelompokan perjenis kasus

Mengumpulkan pendukung penanganan kasus

Menindaklanjuti kasus ke UT Pusat sesuai dengan permasalahannya

Melaporkan hasil kegiatan kepada PJ. Registrasi

Status Pekerjaan

rutin

rutin

rutin

rutin

rutin



408x

3 jam

sedang

Dilakukan secara cermat dan teliti

408x

4 jam

sedang

Mengumpulkan syarat yg harus dipenuhi

204x

2 jam

102x

5 jam

8x

2 jam

Persepsi pekerjaan

sedang

sedang

ringan

Total Beban Kerja Penanganan kasus Ujian


Dilakukan dgn koordinasi ke pengelola wilayah Kab/Kota

Dilakukan secara diplomasi untk menyelesaikan kasus akademik

Dilakukan dgn data lisan/data tulisan

Jumlah peg.

¾

4010 Jam


Beban kerja Penanggung Jawab kasus Ujian dalam satu tahun adalah 4010 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Penanggung jawab kasus didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap pokjar. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus, hal ini

88

dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya yang kadangkadang telat memberikan data sehingga pekerjaan akan terganggu. Penanggung jawab ujian bertanggung jawab terhadap kasus-kasus atau kejadian kejadian selama ujian berlangsung diseluruh penyelenggara ujian Kabupaten/kota. Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian, mengenai beban kerja yang cukup sulit dan keadaan beban kerja apa cukup tinggi ? bahwa jika ada pekerjaan pekerjaan yang mempunyai tensi tinggi terkadang pekerjaan tidak selesai pada waktunya, pegawai diharuskan memerlukan waktu ekstra diluar jam kerja termasuk hari libur seperti persiapan ujian. Berikutnya adalah tabel deskripsi pekerjaan dari Penangung jawab kasus Registrasi, adalah sebagi berikut : Tabel 4. 11 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi Deskripsi Pekerjaan Penanggung jawab Kasus Registrasi

Mengumpulkan masalah registrasi dari PJW, pengurus pokjar atau mahasiswa

Memilah dan mengelompoka n perjenis kasus

Mengumpulkan pendukung penanganan kasus

Status Pekerjaan

rutin

rutin

rutin

Persepsi pekerjaan

sedang

sedang

sedang


Dilakukan dgn koordinasi ke pengelola wilayah Kab/Kota Dilakukan secara cermat dan teliti Mengump ulkan syarat yg harus dipenuhi



408x

2 jam

Jml peg.

2/3 408x

2 jam

204x

2 jam

89

Menindaklanjuti kasus ke UT Pusat sesuai dengan permasalahannya

Melaporkan hasil kegiatan kepada PJ. Registrasi

rutin

sedang

rutin

ringan

Total Beban Kerja Penanganan kasus regsitrasi

Dilakukan secara diplomasi untk menyelesai kan kasus akademik Dilakukan dgn data lisan/data tulisan

204x

4 jam

36

2 jam

2928 Jam

Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi dalam satu tahun adalah 2928 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus registrasi untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Penanggung jawab kasus registrasi didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap pokjar. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus registrasi, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya yang kadang-kadang terlambat memberikan data sehingga pekerjaan akan terganggu. Penanggung jawab registrasi bertanggung jawab terhadap kasus-kasus atau kejadian kejadian selama keyin data registrasi berlangsung yang dilakukan oleh para petugas keyin data regiastrasi mahasiswa baru maupun lama. Selanjutnya gambaran mengenai deskripsi beban kerja yang ada pada pegawai Information and Communication Technology (ICT) untuk lebih jelasnya mengenai jumlah waktu kerja dalam satu tahun dapat dilihat pada tabel sebagai berikut :

90

Tabel 4.12 Deskripsi beban kerja ICT

Deskripsi Pekerjaan ICT Mengelola data registrasi Melayani penyediaan data yang diperlukan untuk menunjang kegiatan Backup data

Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan

rutin

berat

rutin

sedang

rutin

sedang

rutin

ringan

Download data

Up grade data

Up load data ke Pusat dan Mengoprasikan internet Mengedarkan berita yang berkenaan dengan UT kepada staf yang bersumber dari internet kepada seluruh staf UPBJJ Membimbing seluruh staf dalam mengoperasikan internet

Total Beban kerja ICT

rutin

sedang

rutin

ringan

rutin

ringan

berkala

sedang




204x

2 jam

204x

2 jam

204x

1 jam

204x

2 jam

Dilakukan secara teliti Dilakukan sesuai dgn data

Dilakukan setiap data terkey-in Hanya dilakukan ketika ada kiriman data dari pusat Dilakukan setiap data masuk dan keluar Dilakukan setiap permintaan data dari pusat Dilakuk hanya jika ada surat/pengumu man/perintah dari pusat

Dilakuakn jika pegawai mengalami kesulitan

Jumlah peg.

2/2 36x

2 jam

204x

1 jam

204x

1 jam

204x

1 jam

2520 Jam


Beban kerja ICT dalam satu tahun adalah 2520 jam. Persepsi ICT untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan ICT sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini

91

dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat seperti pengelolaan data registrasi karena membutuhkan beberapa aplikasi yang berbeda. Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian bahwa dalam beban kerja ICT, tugas pekerjaan selalu terselesaikan dengan baik untuk penambahan waktu esktra sangat jarang, sehingga jika dalam bidang lain beban kerjanya tinggi pegawai ICT terkadang diperbantukan di bagian lainnya. Berikut gambaran jumlah seluruh pegawai pada bidang koordinator registrasi dan ujian sebanyak 13 orang pegawai dengan rincian sebagai berikut :

Tabel 4.13 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Bagian Koordinator Registrasi dan Ujian Sub Bagian Koordinator Regjian Penanggung Jawab registrasi Penanggung Jawab Kasus Ujian Penanggung Jawab Kasus Registrasi ICT Total Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

Jumlah Pegawai 2 4 3 2 2 13

Selanjutnya pada tabel 4.14 sampai dengan 4.16

menunjukkan beban

kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator BLBA. Pada bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut deskripsi

92

pekerjaan pegawai pada bagian BBLBA melalui analisis beban kerja seperti pada tabel berikut : Tabel 4.14 Deskripsi Beban Kerja Koordinator BBLBA Deskripsi Pekerjaan Koordinator BBLBA Menysusun rencana kerja dan anggaran kegiatan BBLBA Menjajagi kerjasama dengan lembaga-lembaga dalam kegiatan praktek/praktikum

Status Pekerjaan

Berkala

berkala

Persepsi pekerjaan

Berat

sedang

Melaksanakan rekruitmen tutor, supervisor dan instruktur praktek/praktikum Merencanakan pelatihan tutor

rutin

sedang

berkala

sedang

Menyusun jadwal tutorial mahasiswa

rutin

berat

rutin

sedang

rutin

sedang

rutin

sedang

rutin

berat

rutin

sedang

rutin

sedang

rutin

berat

Menerbitkan SK pelaksanaan kegiatan tutorial Merencanakan dan evaluasi kegiatan tutorial Merencanakan pendistribusian bahan ajar pendidikan dasar Melaksanakan pensdistribusian bahan ajar pendidikan dasar kepada mahasiswa atau pokjar Mengelola gudang bahan ajar Pendas di UPBJJ Memelihara data dan informasi bahan ajar di UPBJJ UT Bandung Melakukan pengukuran

Latar belakang pekerjaan Dilakukan secara teliti sesuai rencana kegiatan Dilakukan secara koordinasi dan diplomasix Dilakukan secara selektif sesuai bidangnya Dilakukan dibawah arahan Dilakukan secara tepat dan cermat Disesuaikan dgn jadwal tutorial Dilakukan setelah tutorial oleh semua PJW Sesuai perhitungan jml mahasiswa Distribusi harus teliti dan tepat sasaran

Semangat, dan tanggungjawa b Dilakukan dengan tekun dan tanggungjawa b Diperlukan ketelitian,

Frekuensi Pekerjaan Dalam 1 tahun


4x

7

204x

3

4x

3

4x

3

72x

3

72x

3

72x

5

72x

4

72x

4

204x

3

204x

3

36x

4

Jumlah peg.

3/4

93

pencapaian sasaran kualitas kegiatan BBLBA Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal

Melaksanakan tindakan pencegahan dan perbaikan untuk kegiatan BBLBA

Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan data keluhan dan kepuasan pelanggan Dan Menindaklanjuti keluhan pelanggan Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ

berkala

berat

berkala

sedang

rutin

sedang

rutin

sedang

sesuai sasaran,dan cermat Memperbaiki, hasil audit sesuai temuan, pekerjaan penuh ketelitian Mengevaluasi, dan memberikan masukan terhadap kesalahan sistem. Diperlukan keuletan dalam menyelesaika n keluhan.

Tulisan dan lisan berupa data sesuai kegiatan

Total Beban Kerja Koordinator BBLBA

12x

5

72x

4

72x

5

12x

4

4156 Jam


Beban kerja Koordinator BLBA dalam satu tahun adalah 4156 jam. Persepsi koordinator BBLBA untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator BBLBA sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat. Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator BBLBA mengenai pemberian batasan waktu kerja agar semua pegawai yang ada di bagian koordinator BBLBA bisa menyelesaikan pekejaan sesuai dengan waktu yang

94

diberikan, sehingga pegawai tidak bersantai-santai dalam menyelesaikan beban kerjanya. Selanjutnya

gambaran

deskripsi

beban

kerja

pegawai

untuk

penanggungjawab tutorial dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel Deskripsi Pekerjaan Penanggung jawab tutorial

Merencanakan tutorial Rekruitmen tutor pendas/non pendas Menyusun jadwal tutorial mahasiswa pendas dan non pendas Menerbikan Surat Tugas, SK dan sertifikat pelatihan Mangadakan pelatihan tutor pendas dan non pendas

Pelakanaan tutorial, Monitoring dan evaluasi

Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA

4.15. Deskripsi beban kerja penanggung jawab tutorial

Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan

rutin

sedang

rutin

sedang

rutin

berat

rutin

sedang

berkala

berat

rutin

berat

rutin

sedang

Beban kerja penanggung jawab tutorial

Latar belakang pekerjaan Koordinasi dgn pengurus pokjar Rekruitmen dan seleksi calon tutor Dibuat disesuaikan latarbelakang tutor Dibuat sesuai jadwal Membutuhkan tenaga, pikiran serta koordinasi dgn berbagai pihak Diperlukan Tenaga, biaya, dan pengorbanan waktu Bisa berupa data lisan /tulisan

Frekuensi Pekerjaan dlm 1 tahun


4

5

204

4

12

4

36

3

72

6

72

6

12

5

Jumlah peg.

2

1916 Jam


Beban kerja Penanggung Jawab Tutorial dalam satu tahun adalah 1916 jam. Persepsi penanggung jawab tutorial untuk pekerjaan yang dilakukan tidak

95

terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi pada bagian ini pegawai harus memiliki pertimbangan yang baik dalam menyelesaikan permasalahanpermasalahan menyangkut penyelenggaraan tutorial. Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar, mengenai pemanfaatan waktu jika pekerjaan lain telah selesai, bahwa di pegawai selalu memanfaatkan waktu kerjanya untuk menyelesaikan pekerjaan lain yang tertunda, namun masih ada juga pegawai yang belum

memaksimalkan

sisa

waktunya.

Deskripsi

beban

kerja

untuk

penanggungjawab bidang bahan ajar dapat digambarkan seperti pada tabel berikut: Tabel 4.16 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab bahan ajar Deskripsi Pekerjaan Penanggung jawab bahan ajar Mengecek bahan ajar yang dikirim dari UT Pusat. Menata bahan ajar pada rak-rak di gudang bahan ajar Mencatat dan melaporkan stock bahan ajar dan formulir yang ada di gudang Melakukan stock opname secara rutin Memelihara kebersihan gudang secara rutin Melaporkan hasil kegiatan kepada koordiantor BBLBA Beban kerja penanggung jawab bahan ajar

Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan

rutin

berat

rutin

berat

rutin

berat




408

3 jam

Butuh Tenaga, konsentrasi, Butuh tenaga ekstra Butuh ketelitian dan tenaga ekstra

408

204

Jml peg.

3 jam

3 jam 4

rutin

berat

Butuh ketelitian dan tenaga ekstra

rutin

berat

Butuh tenaga, dan tanggungjawab

204

2 jam

rutin

sedang

Bisa berupa data lisan/tulisan

12

3 jam

204

3 jam

4116 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013 Beban kerja Penanggung Jawab Bahan Ajar dalam satu tahun adalah 4116 jam. Persepsi Penanggung jawab Bahan Ajar untuk pekerjaan yang

96

dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan kegiatan harian, tetapi pada bagian ini pegawai harus cermat, tepat sasaran dan cepat dalam mendistribusikan bahan ajar ke tiap pokjar yang ada selain itu dalam pendistribusian bahan ajar harus diterima mahasiswa sesuai data sehingga bahan diterima tepat sasaran. Berdasarkan

hasil

wawancara

dengan

Koordiantor

BBLBA

dan

penanggung jawab Bahan Ajar mengenai kosentrasi penuh dalam melaksanakan beban kerjanya, yaitu dengan memberikan pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan pegawai agar egawai dapat berkonsentrasi dan mampu menjalankan pekerjaaan dengan baik. Jadi pada dasarnya jika pegawai bekerja dengan baik pimpinan selalu berusaha memberikan reward agar pegawai selalu bekerja dengan baik. Jumlah seluruhnya pegawai pada koordinator BBLBA saat ini adalah sebanyak 9 (sembilan) orang dan jika dilihat dari beberapa pekerjaan berat jumlah pegawai pada bagian ini memerlukan penambahan paegawai, rincian pegawainya sebagai berikut : Tabel 4.17 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Koordinator BBLBA Sub Bagian Koordinator BLBA Penanggung Jawab Tutorial Penanggung Jawab Bahan Ajar Total Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

Jumlah Pegawai 3 2 4 9

Pada tabel 4.16 diatas menunjukan jumlah keseluruhan pegawai yang ada di bagian Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar, jumlah pegawai saat ini ada 9

97

orang pegawai, untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bidang tutorial dan layanan bahan ajar setidaknya jumlah pegawai pada bagian ini perlu ditambah, untuk meningkatkan efektivitas kerja yang baik. Selanjutnya pada Tabel 4.18 sampai dengan 4.21 menunjukkan beban kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian Tata Usaha. Pada bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara ratarata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut

tabel deskripsi beban kerja

pegawai pada bagian tata usaha. Tabel 4.18 Deskripsi Beban kerja kepala Tata Usaha Deskripsi Pekerjaan Ka. Subbag TU Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja bagian

Mengumpulkan, mengelola dan menganalisis data ketatausahaan dan kepegawaian Mengelola penyusunan rencana kerja, program dan anggaran UPBBJUT tengah tahunan dan tahunan Memproses pengadaan barang dan jasa

Status Pekerjaan

Rutin

Rutin

Persepsi pekerjaan


Frekuensi Pekerjaan


Penuh ketelitian dan keseuaian rencana terutama dlm anggaran

24x

7

Dilakukan secara cermat dan tepat

204x

2

4x

5

204x

2

Berat

Berat

Rutin

Berat

Rutin

Sedang

Dilakukan penuh kecermatan dan kesesuaian anggaran.

Efektif terhadap daya guna barang, jasa

Jumlah peg.

98

Mengkoordinasi kegiatan promosi, sosialisasi, pemasaran dan kerjasama dengan mitra Mengadministrasi kan dan koordinasikan persuratan,dan ijazah Memberikan layanan informasi melalui berbagai media Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan kepegawaian Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapan penyusunan laporan bagian Melakukan pengukuran pencapaian saran kualitas kegiatan promosi

Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan kegiatan-kegiatan tentang ketatausahaan

Mendistribusikan format-format kepuasan dan keluhan pelanggan dan layanan akademik Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada kepala UPBBJ-

Berkala

Berat

Dilakukan penuh perjuangan tenaga pikiran

dgn 24x

4

dan dan 1

Rutin

Ringan

Karena terbiasa

102x

1

Ringan

Sering dilakukan

36x

1

Sedang

Terbiasa dilakukan

102x

1

4x

3

12x

3

12x

4

24x

2

24x

4

4x

5

Rutin

Rutin

Sering dilakukan Rutin

Rutin

Rutin

Sedang

Sedang

Selalu dilakukan sesuai acuan standar UT

Berat Dilakukan harus teliti,sesuai prosedur kerja.

Rutin

Sedang

Mengevaluasi, dan memberikan masukan thdp kesalahan sistem di tata usaha

Rutin

Ringan

Terbiasa dilakukan

Rutin

Sedang

Biasa dilakukan baik berupa data/ lisan/ tulisan

99

UT

Total Beban Kerja Ka Subbag

1600 Jam


Beban kerja Kepala TU dalam satu tahun adalah 1600 jam. Persepsi Kepala TU untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Tata Usaha sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat seperti dalam masalah-masalah keuangan. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Tata Usaha mengenai teguran kepada pegawai yang selalu lalai dalam bekerja menyatakan bahwa pegawai selalu diberikan teguran baik secara lisan ataupun dalam bentuk tulisan peneguran dilakukan secara penuh kehati-hatian, dan apabila tidak ada perubahan maka ditindak lanjuti oleh Kepala UPBJJ. Berikut adalah gambaran deskripsi beban kerja bidang Bendahara yang dapat di lihat pada tabel berikut : Tabel 4.19 Deskripsi beban kerja Bendahara Deskripsi Pekerjaan Bendahara Membuat rencana anggaran biaya kegiatan Membuat daftar nominatif berdasarkan RKA


Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan



Rutin

Berat

Teliti, cermat dan tepat

24x

5 jam

Rutin

Berat

Teliti, cermat, sesuai RKA

408x

5jam

Jumlah peg.

100

Melaksanakan administrasi penerimaan dan penggunaan dana Mengelola SPJ keuangan

Membukukkan UMK Mengirimkan laporan SPJ keuangan Melaporkan hasil pekerjaan kepada Kepala Membuat laporan keuangan

Mengelola keuangan

arsip

Rutin

Berat

Rutin

Berat

Rutin

Berat

Rutin

Sedang

Rutin

Sedang

Rutin

Berat

Rutin

Sedang

Dilakukan harus teliti, cermat dan tepat Teliti, cermat,sesuai dgn pengeluaran dan tanggungjawab Teliti,tepat sesuai dgn keluar masuk keuangan Terbiasa dilakukan, tanggungjawab Sering dilakukan

Harus Teliti, tepat, konsentrasi dan tanggungjawab Sering dilakukan

408x

5 jam 2/8

408x

5 jam

408x

5 jam

12x

5 jam

12x

5 jam

24x

7 jam

204x

1 jam

Total Beban Kerja Bendahara 8676 Jam


Beban kerja Bendahara dalam satu tahun adalah 8676 jam. Persepsi bendahara

untuk pekerjaan yang dilakukan dari tingkat ringan sampai berat

karena diperlukan ketelitian dan perhitungan yang akurat seperti perhitungan perhitungan keuangan, maka beban kerja bendahara lebih banyak beban berat karena selalu disibukan dengan perhitungan keuangan, karena jika ada ketidak sesuaian dalam masalah keuangan akan berdampak kepada kegiatan-kegiatan kerja di UPBJJ-UT Bandung. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Tata Usaha dan Bendahara mengenai pegawai yang tekun dan ulet adalah pegawai yang menikmati pekerjaannya, bahwa para pegawai di UPBJJ-UT Bandung pada dasarnya bekerja dengan baik, pegawai sering bekerja sampai diluar jam kerja sehingga banyak

101

pegawai yang bekerja melebihi jam kerja bahkan hari libur digunakan untuk kerja jika beban kerja cukup berat. Verifikator adalah satu bidang yang diperbantukan di keuangan untuk memeriksa semua data mengenai keluar masuk keuangan, SPJ keuangan termasuk kesesuaian data nominatif, pembukuan dan hal lainya yang bersangkut paut dengan keuangan pada UPBJJ-UT Bandung, berikut deskripsi kerja dari verifikator sebagai berikut : Tabel 4.20 Deskripsi beban kerja Verifikator Deskripsi Pekerjaan Verifikator Melakukan verifikasi atas daftar nominatif yang dibuat

Melaporkan hasil kegiatan kepada Ka.subbag.TU Total Beban Kerja Verifikator

Status Pekerjaan

Rutin

Rutin

Persepsi pekerjaan



Berat

Harus Teliti, cermat, konsentrasi dan sesuaikan dgn anggaran

1224x

Sedang

Sering dilakukan


6 jam

Jumlah pegawai .

4/7 72x

4 jam

7632 jam


Beban kerja Verifikator dalam satu tahun adalah 7632 jam. Verifikator untuk pekerjaan yang dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan kegiatan harian, tetapi pada intinya pegawai harus cermat serta teliti dalam memeriksa dokumen-dokumen terutama masalah keuangan jika saja verifikator kurang teliti dan jeli terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keuangan akan berdampak ke tidak sesuaian terhadap laporan-laporan dan masalah-masalah keuangan di UPBJJ-UT Bandung. Selanjut dapat kita lihat gambaran beban kerja

102

dari Sumber Daya Manusia dimana bagian ini lebih melihat kepada pengembangan sumber daya pegawai dalam upaya peningkatan kualitas kerja pada UPBJJ-UT Bandung, berikut secara rinci deskripsi Beban Kerja di bidang Sumber daya manusia sebagai berikut : Tabel 4.21 Deskripsi Beban kerja SDM

Deskripsi Pekerjaan SDM Membuat peta kompetensi SDM bagi staff UPBBJUT Bandung Merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan Seminar Akademik/Pelatiha n bagi staf edukatif dan pelatihan bagi tenaga administratif Mengikut sertakan staff dalam kegiatan seminar yang diadakan oleh UT Pusat atau instansi lain. Menyelenggarakan kegiatan diskusi umum bagi staff UPBBJ-UT Bandung tentang kebijakan akademik atau peraturan baru yang ditetapkan oleh Depdiknas/UT Mendistribusikan informasi mengenai pendidikan lanjutan bagi tenaga edukatif dan pelatihan bagi seluruh staf Menyusun laporan kegiatan seminar dan diskusi yang sudah dilakukan per-tahun

Total Beban kerja SDM


Status Pekerjaan

Persepsi pekerjaan



Berkala

Sedang

Dilakukan hanya melihat pada data pegawai

816x

3 jam

204x

5 jam

24x

6 jam

Berkala

Berkala

Sedang

Ringan

Dilakukan secara koordinasi bersama staf yg terlibat.

Penunjukan pegawai yang dianggap perlu mengikuti

Jumlah peg.

4/5

Berkala

Dilakukan secara terkoordinasi dgn semua staf yang ada Sedang

24x

6 jam

408x

3 jam

24x

6 jam

Hanya menindaklanjutin formasi atasan Ringan Berkala

Berkala

Sedang

Oleh Panitia dilakukan secara bergilir.

5124 Jam


103

Beban kerja SDM dalam satu tahun adalah 5124 jam. Persepsi SDM untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan SDM merupakan sub bagian yang membutuhkan kejelian serta kemampuan dalam mengorganisasi dan memonitor sumber daya yang baik, Bagian SDM di UPBJJ-UT Bandung berupaya untuk selalu meningkatkan Sumber Daya Manusianya guna menunjang kegiatan pekerjaannya dengan mengikutsertakan pelatihan-pelatihan pegawainya baik di tingkat pusat maupun internal. Selanjutnya petikan wawancara dengan kepala tata usaha dan pegawai bidang kepegawaian

mengenai jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai

dengan kemampuan maka pegawai akan merasa prustasi, menyatakan bahwa sebelumnya pegawai diberikan arahan tentang jenis pekerjaan yang diberikan sehingga pegawai tidak terbebani dengan beban kerja yang diberikan pimpinan. Bagian kepegawaian adalah merupakan bagian yang mengurusi secara administrasi semua urusan dan kebutuhan

pegawai dilingkungan UPBJJ-UT

Bandung secara rinci deskripsi beban kerja kepegawaian dapat terlihat pada tabel berikut : Tabel 4.22 Deskripsi beban kerja Kepegawaian Deskripsi Pekerjaan Kepegawaian

Mengelola administrasi seluruh pegawai UPBJJ-UT Bandung yang

Status Pekerjaan

rutin

Persepsi pekerjaan

sedang




Terbiasa dilakukan namun tensi pekerjaan terkadang

816x

5 jam

Jumlah peg.

104

meliputi staf administratif, staf edukatif, dan Tenaga Kontrak Tahunan (TKT) Merekap kehadiran staf setiap bulan untuk disampaikan kepada Kepala BAUK Memproses usulan kenaikan pangkat dan jabatan Memproses /membuat SK Kontrak Kerja Tahunan (TKT) Memproses surat ijin belajar dan permohonan beasiswa dari UT untuk pegawai Memproses/me mbuat DP3 dan hasil penilaian DP3 tenaga dosen disampaikan ke Dekan Fakultas dan Staf administrasi melalui kepegawaian Memproses KP4 Mengetik daftar urut kepangkatan setiap tahun

berat.

Terbiasa dilakukan Rutin

Ringan

Berkala

Ringan

Berkala

Ringan

Dilakukan tidak setiap bulan.

dilakukan tidak setiap bulan

12x

5 jam

12x

4 jam

12x

4 jam 6/6

Ringan

Dilakukan saat ada pengajuan saja

12x

4 jam

Rutin

Sedang

Dilakukan hanya setahun sekali

1x

5 jam

Berkala

Ringan

12x

4 jam

Berkala

Ringan

2x

5 jam

Berkala

Total Beban kerja Kepegawaian

Dilakukan jika ada permohonan Dilakukan jika ada perubahan data pegawai

4347 Jam


105

Beban kerja Kepegawaian dalam satu tahun adalah 4347 jam. Persepsi Kepegawaian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan kepegawaian merupakan sub bagian yang mengontrol seluruh data pegawai yang ada di kantor baik pegawai tetap maupun pegawai honor selain itu pada bagian ini melayani semua bidang kepegawaian UPBJJ- UT Bandung. Jumlah seluruh pegawai pada bagian tata usaha adalah sebanyak 17 orang dengan rincian sebagai berikut : Tabel 4.23 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Kasubbag TU Bendahara Verifikator SDM Kepegawaian Total Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013

Jumlah Pegawai 1 2 4 4 6 17

Tabel 4.23 merupakan data keseluruhan pegawai pada sub bagian tata usaha yang berjumlah 17 orang pegawai, yang dibagi kedalam beberapa bagian seperti Kasubag, Bendahara/Keuangan, verifikator, SDM dan Kepegawaian. Dengan jumlah sebanyak itu dianggap perlu untuk menambah pegawai terutama bagian bendahara yang dianggap cukup berat dan beresiko terutama dalam masalah-masalah keuangan, sementara jumlah bagian kepegawaian mencapai 6 orang rata-rata pekerjaannya tidak terlalu beresiko padahal yang semestinya jika dilihat dari hasil analisis beban kerja pegawai bagian bendaharalah yang memerlukan pegawai yang lebih banyak ketimbang bagian bagian lainnya untuk

106

itu pimpinan harus jeli melihat intensitas atau volume pekerjaan

pada tiap

bagiannya. Selanjutnya dari tabel tabel deskripsi pekerjaan Koordinator registrasi dan ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha tersebut diatas menyatakan persepsi pegawai yang menilai pekerjaan yang dilakukannya adalah berat jika pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian, ketepatan, kecepatan, konsentrasi yang

tinggi,

penyelesaiannya

membutuhkan

waktu

yang

cukup

lama,

berhubungan dengan unit lain bahkan dengan principal dan pelanggan. Sedangkan persepsi pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukannya bernilai sedang jika pekerjaan tersebut telah didukung oleh infrastruktur atau fasilitas yang disediakan oleh organisasi, telah menjadi rutinitas dan sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh pegawai, data atau dokumen yang dibutuhkan telah ada dan telah sesuai prosedur kerja. Untuk pekerjaan yang dinilai ringan oleh pegawai hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tenaga ekstra untuk melakukannya dan tidak terlalu membutuhkan waktu yang banyak dalam penyelesaiannya. Pekerjaan yang banyak dinilai ringan oleh pegawai adalah pekerjaan pencatatan

data

pegawai dan serta pengajuan-pengajuan usulan kebutuhan pegawai lainnya, karena pegawai tersebut telah merasa nyaman dengan pekerjaan yang dilakukannya.

4.2.1 Menghitung Jumlah Pegawai yang efisien pada Kantor UPBJJ Universitas Terbuka Bandung

107

Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan cara membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan selama satu tahun, dengan rumus sebagai berikut :

1. Koordinator Registrasi dan Ujian

a. Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian

ini adalah 2 orang. Hasil

analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan rata rata beban kerja dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

b.

Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab registrasi diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 5 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 4 (empat) orang, jadi menurut hasil analisis masih diperlukan pegawai 1 orang pegawai. c. Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus ujian diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang.

108

Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 3 (tiga) orang, menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal. d. Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus registrasi diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 3 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 2 (dua) orang menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal.

e.

ICT

Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian

ini adalah 2 orang. Hasil

analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata rata yang dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

2. Koordinator BLBA

a. Berdasarkan perhitungan untuk bagian koordinator BBLBA diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang.

109

Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 3 (tiga) orang, seharusnya adanya penambahan pegawai 1 orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal b. Berdasarkan perhitungan untuk penanggun jawab tutorial diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada. c. Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab bahan ajar diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang. Hasil analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan

beban

kerja rata rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

3. Bagian Tata Usaha

a. Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang masih berlebihan masih dapat ditangani oleh pegawai dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka diperlukan peningkatan kompensasi maupun insentif.

110

b. Berdasarkan perhitungan untuk bendahara diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 8 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 2 (dua) orang, hasil analisis

beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 6

orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal dan efektif. c. Berdasarkan perhitungan untuk verifikator diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 7 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang jadi hasil analisis beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai pegawai 3 (tiga) orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal d. Berdasarkan perhitungan untuk bidang SDM diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 5 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang, hasil analisis

beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 1

orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal dan efektif.

111

e.

Berdasarkan untuk penanggung jawab kasus diperoleh hasil

perhitungan

bahwa jumlah pegawai

yang efisien untuk bagian ini adalah 6 orang. Hasil analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja

rata rata

di anggap

mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.

4.2.2 Uji Validitas dan reliabilitas Instrumen Angket 1. Uji Validitas Instrumen Angket

Selanjutnya pengolahan angket dengan menggunakan uji validitas instrumen angket hasil penelitian, di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :

Tabel 4.24 Uji Validitas Instrumen Angket Beban Kerja.

No Koefisien Keterangan No Item Item 1 0,715 VT 11 2 0,443 VS 12 3 0,434 VS 13 4 0,767 VT 14 5 0,745 VT 15 6 0,767 VT 16 7 0,712 VT 17 8 0,657 VT 18 9 0,715 VT 19 10 0,400 VS 20 Rata-rata 0,603 Sumber : Hasil Olahan Data Microsoft Excell 2007

Koefisien

Keterangan

0,700 0,654 0,422 0,411 0,723 0,732 0,611 0,378 0,411 0,654

VT VT VS VS VT VT VT VS VS VT VT

Dari tabel diatas, semua item pertanyaan untuk beban kerja memiliki koefisien validitas tinggi sehingga item pertanyaan yang digunakan untuk

112

mengukur beban kerja

akan mampu menghasilkan data yang akurat sesuai

dengan tujuan penelitian. 2. Uji Reliabilitas Instrumen Angket Pengujian reliabilitas juga sama seperti pengujian validitas, untuk melihat apakah kuesioner yang akan digunakan untuk mengukur kompetensi pedagogik dan media pembelajaran reliabel (handal) atau tidak. Adapun klasifikasi interpretasi koefisien reliabilitas menurut Guilford (dalam Suherman dan Sukjaya, 1990 : 177) adalah sebagai berikut : 0,80 < ri ≤ 1,00

derajat reliabilitas sangat tinggi

0,60 < ri ≤ 0,80

derajat reliabilitas tinggi

0,40 < ri ≤ 0,60

derajat reliabilitas sedang

0,02 < ri ≤ 0,40

derajat reliabilitas sangat rendah

Hasil perhitungan dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 4.25 Hasil Pengujian Reliabilitas Beban Kerja Pegawai

Beban Kerja

RELIABILITAS reliabilitas Keterangan 0,677 Reliabilitas Tinggi

Sumber: hasil olahan data kuesioner penelitian 201 Dari hasil perhitungan relaibilitas beban kerja memiliki nilai koefisien reliabilitas tinggi sehingga alat uji dalam hal ini kuesioner yang digunakan dapat dinyatakan reliabel dimana akan mampu menghasilkan jawaban yang konsisten.

113

4.2.3 Persepsi Pegawai terhadap Beban Kerja

Beban kerja merupakan sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu (Menpan, 1997). Beban kerja pada kantor UPBJJ UT Bandung belum terdistribusi secara efektif dan efisien secara kuantitas jumlah pekerja dan beban kerja yang yang dimiliki harus diketahui persepsi pegawai terhadap beban kerja yang telah diberikan kepadanya.

Berdasarkan hasil analisis instrumen angket yang disajikan hasil wawancara dan observasi menunjukan bahwa persepsi responden terhadap beban kerja di kantor UPBJJ UT Bandung dinilai setuju. Beban kerja, kejelasan target, efektivitas penanganan pekerjaan dan disiplin waktu dinilai oleh responden sudah baik namun terkadang waktu yang dalam penyelesaian pekerjaan masih dirasakan masih belum cukup, oleh karena itu sering menggunakan waktu tambahan diluar jam kerja. Intensitas pekerjaan yang tinggi disebabkan karena jumlah mahasiswa pada UPBJJ-UT Bandung pada tahun 2013 ini mengalami kenaikan, dengan jumlah mahasiswa yang aktif sekitar 14578 mahasiswa sedangkan pegawai pada saat ini adalah 39 (tiga puluh sembilan pegawai) untuk itu sangatlah wajar jika pada

UPBJJ-UT

Bandung,

perlu

adanya

penambahan

pegawai

untuk

memperlancar pekerjaan menjadi lebih terarah. Dalam melayani berbagai urusan akademik, urusan kepegawaian, dan kegiatan lainnya, pimpinan UPBJJ-UT Bandung selalu memaksimalkan pegawai yang ada, mengingat karena dalam

114

pengangkatan pegawai baru harus melalui prosedur dan aturan serta kebijakan dari Universitas Terbuka Pusat. Selanjutnya untuk

intensitas dalam bekerja dinilai sudah cukup baik,

namun berdasarkan hasil analisis beban kerja serta teori-teori yang salah satunya menurut Tarwaka (2011:131)

adalah Beban waktu (time load) menunjukan

jumlah waktu yang tersedia dalam perencanaan, pelaksanaan dan monitoring tugas atau kerja. Masih dirasakan kurang sesuai oleh sebab itu masih selalu menggunakan waktu diluar jam kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang intensitasnya cukup tinggi dan berat, sebagai contoh dalam masalah keuangan dan masalah registrasi dan ujian.

Berdasarkan teori di atas diperoleh bahwa kondisi riil yang terjadi di kantor UPBJJ Bandung termasuk kedalam beban kerja berlebihan kuantitatif, yang timbul sebagai akibat dari tugas-tugas yang terlalu banyak diberikan kepada tenaga kerja tidak sesuai dengan jumlah pegawai yang ada untuk diselesaikan dalam target waktu tertentu. Sehingga diharapkan hasil analisis yang menunjukan bahwa perlunya penambahan jumlah pegawai di beberapa bagian dan sub bagian di kantor UPBJJ Bandung dapat menjadi sebuah perhatian khusus dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas kerja serta pencapaian target yang dibebankan kepada para pegawainya.

Oleh karena itu Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun

115

demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan melalui analisis beban kerja pegawai. Mengingat bahwa dalam menyelesaikan beban kerja pada bagian tertentu sering kali tidak mencukupi sehingga berakibat sering menambah waktu kerja diluar jam/hari kerja

Persepsi

pegawai

mengenai

beban

kerja

dapat

menjadi

bahan

pertimbangan bagi kantor UPBJJ UT Bandung terhadap hasil perhitungan beban kerja yang telah dijabarkan sebelumnya. Melalui informasi tentang persepsi beban kerja yang diperoleh dari pegawai, maka pihak pengambil keputusan di kantor UPBJJ UT Bandung dapat mengambil keputusan yang tepat bagi para pegawainya.

4.2.4. Alokasi Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung

Berdasarkan uraian pada tabel tentang perhitungan beban kerja yang telah dibahas di atas, menunjukan bahwa bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian Tata Usaha yaitu 27.379 jam karena di bagian Tata Usaha terdapat paling banyak sub bagian dengan deskripsi pekerjaan yang variatif. Sedangkan bobot beban kerja paling sedikit terjadi pada koordinator BLBA yaitu sebanyak 10.188, karena pada bagian ini hanya berhubungan dengan bantuan belajar dan penyaluran bahan ajar saja. Total keseluruhan beban kerja untuk pegawai kantor UPBJJ UT Bandung adalah 55.027 jam selama satu tahun.

116

secara jelasnya dapat kita lihat jumlah beban kerja pegawai pada bagian Koordinator registrasi dan ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar serta Bagian Tatat Usaha seperti pada tabel berikut :

Tabel 4.26 Hitungan Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung

Bagian

Koordinator Registrasi dan Ujian Koordinator BLBA Tata Usaha Total

Beban Kerja

17460 Jam 10188 Jam 27379 Jam 55027 Jam

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013

Dari tabel tersebut diatas jumlah beban kerja tidaklah selamanya sesuai hitungan pada tabel tersebut, namun beban kerja tersebut sewaktu waktu bisa bertambah atau berkurang, jika pada saat munculnya pekerjaan yang sifatnya segera dan mendadak atau biasanya menjelang akhir-akhir semester dan akhir tahun dimana semua laporan pekerjaan dari masing-masing bagian harus segera tuntas dalam menyelesaikan pertanggung jawaban pekerjaannya untuk dilaporkan kepada atasan masing-masing intensitas pekerjaan bisa meningkat.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator dan Kasubag mengenai beban kerja tinggi menyatakan bahwa banyak terjadi pada bidang registrasi, layanan akademik, tutorial dan bahan ajar untuk bagian BBLBA terjadi pada waktu waktu tertentu saja, sedang pekerjaan yang mempunyai intensitas tinggi pada tata usaha yaitu pada bagian Keuangan, yang sering menggunakan waktu tambahan diluar jam kerja untuk menyelesaikan beban pekerjaan tersebut

117

sehingga beban waktu kerja sangat sedikit sekali waktu luang pada jam efektif kerja.

4.2.5. Perbandingan Jumlah Pegawai Kantor UPBJJ UT Bandung

Berdasarkan

hasil yang telah diperoleh maka akan mempermudah dalam

membandingkan jumlah pegawai sekarang dengan pegawai yang efisien. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 4.28 sampai 4.31 sehingga diperoleh jumlah total pegawai yang efisien untuk UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator Registrasi dan Ujian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha adalah 46 orang pegawai. Pada bagian koordinator registrasi dan ujian, sub bagian yang membutuhkan perubahan adalah penanggung jawab registrasi, penanggung jawab kasus ujian dan penanggung jawab kasus registrasi sebaiknya ditambah 1 orang. Pada bagian koordinator BLBA, sub bagian yang membutuhkan perubahan adalah hanya terdapat pada koordinator BLBA sebaiknya ditambah 1 orang pegawai. Pada bagian Tata Usaha sub bagian yang membutuhkan perubahan adalah pada bendahara, verifikator, SDM adalah 10 (sepuluh) pegawai sedangkan kepegawaian masih dirasakan belum membutuhkan tambahan pegawai karena beban kerja bidang kepegawaian masih dapat tertanggulangi secara baik oleh pegawai yang ada. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai pada bagian koordiantor Registrasi dan Ujian saat ini dan jika ada penambahan pegawai dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini. Tabel 4.27 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator Registrasi dan Ujian UPBJJ UT Bandung

118

Sub Bagian

Jumlah Pegawai Sekarang 2 4 3 2

Jumlah yang Dibutuhkan 2 5 4 3

Koordinator Regjian Penanggung Jawab registrasi Penanggung Jawab Kasus Ujian Penanggung Jawab Kasus Registrasi ICT 2 Total 13 Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai.

2 16

Selanjutnya dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator Registrasi dan ujian dalam

upaya meningkatkan pelayanannya perlu adanya

usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting dan dianggap berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan efektif untuk itu pada bagian ini dibutuhkan penambahan bantuan pegawai 3 (tiga) pegawai. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai pada bagian Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar saat ini dan jika ada penambahan pegawai, dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini.

Tabel 4.28 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator BBLBA UPBJJ UT Bandung

Sub Bagian

Jumlah Jumlah yang Pegawai Dibutuhkan Koordinator BLBA 3 4 Penanggung Jawab Tutorial 2 2 Penanggung Jawab Bahan Ajar 4 4 Total 9 10 Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai. 2013

Keterangan Dibutukan 1

1

Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator Bantuan Belajat dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA) dalam

upaya meningkatkan

119

pelayanannya perlu adanya usaha untuk menambah pegawai terutama bagianbagian penting yang dianggap berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan efektif dibutuhkan tambahan 1 (satu pegawai).

Selanjut hasil analisis kebutuhan pegawai pada bagian Tata Usaha saat ini merupakan yang paling besar dalam membutuhkan tambahan pegawai baru untuk menunjang proses kerja yang lebih baik, dengan adanya penambahan pegawai diharapkan mampu menunjang pekerjaaan yang lebih optimal, berikut tabel jumlah pegawai yang di bagian tata usaha beserta data hasil analisis beban kerja pegawai, dalam tabel sebagai berikut :

Tabel 4.29 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Tata Usaha UPBJJ UT Bandung

Sub Bagian

Jumlah Pegawai

Jumlah yang Dibutuhkan Kasubbag TU 1 1 Bendahara 2 8 Verifikator 4 7 SDM 4 5 Kepegawaian 6 6 Total 17 27 Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013

Keterangan

Dibutuhkan 6 Dibutuhkan 3 Dibutuhkan 1 10

Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Tata usaha dalam upaya meningkatkan kerja yang optimal serta meningkatkan layanannya perlu adanya usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting yang dianggap berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan dengan baik sebagai contoh untuk membantu keuangan hendaknya kerja bendahara dapat diberikan tambahan pegawai sebanyak enam orang pegawai

120

karena intensitas dan beban kerja bendahara cukup berat dan tinggi. Selanjutnya tabel perbandingan jumlah pegawai pada tiap bagian sebelum penambahan dan jika ada penambahan pegawai baru pada UPBJJ-UT Bandung dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.30 Jumlah pegawai pada UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator Regjian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha Bagian

Jumlah Pegawai Jumlah kebutuhan Tetap pegawai Koordinator Registrasi dan Ujian 13 16 Koordinator BLBA 9 10 Tata Usaha 17 27 Total 39 53 Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013

Tabel ini menunjukan jumlah pegawai pada UPBJJ-UT Bandung dimana hasil analisis perhitungan dari beban kerja pegawai masing-masing bagian diperlukan adanya penambahan pegawai dimana Koordinator registrasi Ujian memerlukan tambahan 3 (tiga) orang pegawai, Bagian Koordinator BBLBA diperlukan penambahan cukup 1 (satu) pegawai sedangkan untuk Bagian Tata usaha merupakan yang cukup banyak memerlukan tambahan pegawai paling banyak yaitu 10 (sepuluh) orang pegawai.

Selanjutnya tabel secara keseluruhan pegawai pada UPBJJ-UT Bandung dimana didalamnya termasuk pegawai tidak tetap ditambah dengan jumlah pegawai hasil dari analisis beban kerja pegawai diperkirakan jumlah pegawai pada UPBJJ-UT Bandung seperti nampak pada tabel berikut ini.

121

Tabel 4.31 Jumlah total kebutuhan pegawai hasil analisis beban kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung.

No 1 2 3 4 5 6 7

Bagian Kepala Bagian Regjian Bagian BLBA Bagian TU Office boy Keamanan Driver TOTAL

Jumlah Pegawai sekarang 1 13 9 17 3 2 2 47

Jumlah pegawai yang dibutuhkan 1 16 10 27 3 2 2 61

Keterangan

Dibutuhkan 3 Dibutuhkan 1 Dibutuhkan 10 Tidak ada perubaan Tidak ada perubahan Tidak ada perubahan

14

Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013

Jadi jumlah kebutuhan pegawai idealnya menurut hasil analisis dari beban kerja pegawai jika perlu adanya penambahan pegawai adalah sebanyak 14 (empat belas) pegawai seperti nampak pada tabel tersebut diatas, jumlah pegawai saat ini adalah sebanyak empat puluh tujuh pegawai yang didalamnya yaitu pegawai tetap dan tidak tetap, jika di hitung dari hasil analisis beban kerja UPBJJ-UT Bandung, dan untuk memperlancar pekerjaan membutuhkan sekitar 61 (enam puluh satu) pegawai, dengan demikian kelancaran dan peningkatan mutu pekerjaan akan lebih baik, serta mengarah pada efisiensi waktu kerja.

122

4.2.6. Tanggapan Responden tentang Beban Kerja Pegawai

Tanggapan responden dapat diperoleh dengan cara wawancara. Menurut Sukmadinata (2012:216), wawancara atau (interview) meru-pakan salah satu bentuk teknik pengumpulan data yang banyak digunakan dalam penelitian deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Sedangkan menurut Komara (2009:135) Interview atau wawancara merupakan metode pengumpulan data yang menghendaki komunikasi langsung antara penyelidik dengan subjek atau responden. Wawancara dalam penelitian ini merupakan salah satu instrumen pendukung dalam memperoleh informasi tentang tanggapan pegawai terhadap beban kerja. Wawancara dilakukan terhadap para kepala bidang Tata usaha dan Koordinator di kantor UPBJJ UT Bandung. Berikut adalah hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan responden. 1) Apakah pegawai dalam mengerjakan tugas pekerjaan dengan rencana kerja dan waktu kerja yang diberikan? Sebagian besar responden memberi jawaban selalu tepat waktu meskipun ada responden yang menjawab kadang-kadang ada pegawai yang tidak tepat

123

waktu, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E”, “N” dan “S”, yaitu sebagai berikut : Ibu “E” (TU): “ Ya, selalu tepat waktu, tapi masih ada beberapa pegawai yang kadang tidak selalu tepat waktu (BLBA, TU )” Ibu “N”(BLBA): “ Selalu tepat waktu, tapi kalau ada pekerjaan tensi tinggi suka melebihi waktu kerja”. Bapak “S” (Registrasi): “Ya, meskipun sekali waktu ada pegawai yang tidak tepat waktu”. 2) Dalam pelaksanaan beban pekerjaan apakah pegawai selalu diberikan batas waktu? Seluruh responden yang ditanya memberikan jawaban selalu diberikan batas waktu dalam bekerja, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E” dan “N” dan “S”, yaitu sebagai berikut : Ibu “E” (TU): “ Selalu diberikan batas waktu untuk menghindari banyak waktu terbuang” Ibu “N” (BBLBA): “ ya, ada batas waktu supaya pekerjaan tepat waktu”. Bapak “S” (Registrasi): “ batas waktu diperlukan supaya benar-benar fokus pada pekerjaan”. 3) Jika salah satu pekerjaan selesai dengan cepat apakah para pegawai selalu memanfaatkan sisa waktu efektif kerja untuk melaksanakan pekerjaan lainnya?

124

Seluruh responden menjawab selalu, ketika satu pekerjaan telah selesai para pegawai memanfaatkan waktu sisa dengan mengerjakan pekerjaan lain dengan alasan untuk lebih mengefektifkan waktu kerja. 4) Monitoring dalam pelaksanaan pekerjaan adalah salah satu yang harus dilakukan oleh atasan pegawai agar supaya pekerjaan yang dikerjakan bawahan dapat terlihat dan terkendali sejauh mana pegawai tersebut menjalankan pekerjaannya apakah pekerjaan tersebut sesuai rencana atau tidak serta waktu yang dipergunakannya mencukupi atau tidak. Sejauh manakah monitoring yang dilakukan Bapak/Ibu terhadap pekerjaan yang dikerjakan pegawai di bagian kerja Bapak/Ibu? Seluruh

responden

menjawab

selalu

dilakukan

monitoring

untuk

mengendalikan dan mengontrol hasil kerja para staff pegawai yang dilakukan oleh para penanggung jawab wilayah, seperti yang dikemukakan oleh para responden berikut ini: Ibu “E” (TU): “ Selalu melakukan monitoring dengan mendatangi meja kerja pegawai, menanyakan tentang pekerjaan apa yang sedang dikerjakan, apa sudah selesai atau belum?”. Ibu “N” (BBLBA): “ Monitoring dilakukan dengan sistem penanggung jawab kerja wilayah. Mendatangi dan melihat hasil kerja pegawai ”. Bapak “S” (Registrasi): “ Monitoring dilakukan setiap harinya dalam mengontrol pekerjaan pegawai”.

125

5) Apa yang Bapak/Ibu lakukan agar pegawai dalam mengerjakan beban pekerjaannya selalu berkonsentrasi penuh terhadap tugas kerja yang diembannya? Jawaban para responden berupa pemberian arahan terhadap para pegawai, memberikan pekerjaan sesuai dengan kemampuan pegawai maupun selalu memberikan dorongan dan reward terhadap pegawai yang teladan, seperti yang dikemukakan para responden berikut ini. Ibu “E” (TU): “ memberikan arahan kepada pegawai agar tetap fokus terhadap pekerjaan yang dikerjakannya agar pekerjaan dapat selesai secara efektif”. Ibu “N” (BBLBA): “ Memberikan pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan pegawai agar egawai dapat ebrkonsentrasi dan mampu menjalankan pekerjaaan dengan baik ”. Bapak “S” (Registrasi): “ Memberikan arahan bahwa pegawai harus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memberikan reward yang sesuai terhadap pegawai teladan”. 6) Apakah Bapak/Ibu selalu menegur terhadap pegawai yang tidak konsentrasi terhadap pekerjaannya? Contoh teguran apa saja? Semua responden menjawab selalu memberikan tegurang terhadap para pegawai yang lalai maupun tidak berkonsentrasi pada pekerjaannya, bentuk teguran biasanya berbentuk lisan, dan apabila tidak terdapat perubahan maka pegawai tersebut akan ditindaklanjuti oleh kepala UPBJJ secara langsung. Jawaban para responden adalah sebagai berikut ini.

126

Ibu “E” (TU): “ Selalu menegur dengan cara lisan dengan penuh kehati-hatian agar pegawai tersebut tidak merasa tertekan”. Ibu “N” (BBLBA): “memberikan teguran secara lisan serta memberikan motivasi agar pegawai dapat bekerja dengan penuh konsentrasi”. Bapak“S” (Registrasi): “ selalu menegur secara lisan, dan apabia sudah ditegur tidak ada perubahan maka diserahkan lagi pada atasan lagi yaitu kepala UPBJJ”. 7) Pegawai ulet dan tekun adalah pegawai yang mampu menikmati pekerjaannya sehingga setiap beban kerja yang diberikan mampu dikerjakan dengan baik. Apakah hal tersebut selalu terjadi dengan pegawai ditempat kerja Bapak/Ibu? Semua responden menjawab setuju bahwa pegawai yang ulet dan tekun selalu mampu mengerjakan beban kerja yang diberikan dengan baik, hal ini ditunjukan dengan banyaknya pegawai yang bekerja melebihi waktu kerjanya, bahkan pada hari libur pun mereka bekerja. Seperti jawaban para responden yang hampir sama dimana mereka menjawab “ Y, akibat hal tersebut banyak pegawai yang menghabiskan waktu kerja melebihi jam kerja mislnya sampai jam 6 atau 7 malam, bahkan hari sabtu dan minggu mereka bekerja!”. 8) Bagaimana cara Bapak/Ibu dalam mengendalikan pegawai yang kebingungan saat diberikan beban pekerjaan? Para responden menjawab bahwa dalam memberikan suatu pekerjaan kepada egawai hendaknya dilihat karakter dan kemampuan pegawai untuk disesuaikan dengan pekerjaan yang diberikan supaya tidak kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaan.

127

9) Jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai dengan kemampuan maka pegawai akan merasa frustasi karena tugas pekerjaannya merasa sulit untuk dikerjakan, apa yang Bapak/Ibu lakukan jika melihat pegawai yang seperti itu? Kepala bidang TU dan Regjian menjawab dengan memberikan pengarahan tentang pekerjaan agar dapat diselesaikan dengan baik, sedangkan kepala BLBA menjawab dengan melakukan analisis kembali pegawai yang mampu mengerjakan atau mengalihkan pekerjaan tersebut kepada pegawai yang lebih mampu maupun dibantu oleh pembimbing. 10) Akibat beban kerja yang cukup tinggi/ kebingungan dalam menyelesaikan pekerjaan biasanya berakibat pada tekanan psikologis pegawai (stress pekerjaan), bagaimana dengan keadaan tingkat beban kerja yang ada di bagian tempat Bapak/Ibu apakah tergolong tinggi, sedang atau rendah? Jawaban para responden menunjukan bahwa tingkat bebn kerja di kantor UPBJJ UT Bandung berada pada tingkat sedang sampai tinggi, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden berikut ini. Ibu “E” (TU): “ Tinggi, apalagi bidang-bidang keuangan dan laporan-laporan keuangan”. Ibu “N” (BBLBA): “Tinggi, untuk pekerjaan monitoring tutorial dan layananlayanan mahasiswa”. Bapak “S” (Registrasi): “ Normal-normal saja tidak ada tensi tinggi kecuali akhir-akhir masa registrasi bekerja bisa sampai malam bahkan hari libur juga”.

128

Berdasarkan tanggapan dari para responden dapat peneliti simpulkan bahwa rata-rata beban kerja pegawai di UPBJJ UT Bandung berada pada tingkatan tinggi, tetapi dapat dilihat juga dari jawaban para responden bahwa tingkat kenyamanan serta kondisi kerja para pegawai dengan pegawai maupun atasan terbentuk kondusif.

BAB IV PEMBAHASAN. keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984, Dengan menyelenggarakan sistem

Recommend Documents