BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Tahap Penelitian Tahapan penelitian dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: a. Tahap Pendahuluan Pada tahap ini dikumpulkan informasi mengenai sistem pembelian dan pengelolaan persediaan yang terjadi agar dapat mengetahui kelemahan yang ada pada sistem pembelian dan pengelolaan persediaan pada PT. Multi Megah Mandiri. Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan beberapa prosedur sebagai berikut: -
Wawancara Wawancara dengan kepala bagian pembelian, staf Departemen PPIC, dan bagian gudang dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat mencerminkan apa yang sebenarnya terjadi di bagian pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku.
-
Melakukan survei dan pemantauan langsung Mengadakan survei secara langsung ke bagian pembelian dan gudang dengan mengamati aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Selain pengamatan terhadap aktivitas, juga dilakukan pengajuan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pembelian dan pengelolaan persediaan yang dilakukan oleh PT. Multi Megah Mandiri.
67
b. Tahap Pengujian Terinci Setelah tahap pendahuluan selesai, maka dilanjutkan dengan melakukan pemeriksaan yang lebih mendalam agar mendapatkan gambaran yang lebih utuh dalam pemeriksaannya. Pada tahap ini dilakukan studi lapangan dan analisa terhadap objek pemeriksaan dan selain itu dilakukan identifikasi terhadap masalah-masalah yang dianggap lemah yang ditentukan pada tahap pendahuluan. c. Pelaporan Hasil Pemeriksaan Laporan pemeriksaan mencakup antara lain: -
Pengorganisasian konsep laporan yang meliputi pengutaraan temuan, rekomendasi, dan manfaat.
-
Pendiskusian konsep laporan dengan para pejabat dan manager dari organisasi yang diteliti.
-
Pengajuan laporan Setelah laporan selesai, laporan diserahkan kepada pemakainya, yaitu pihak manajemen perusahaan yang diaudit dan pimpinan PT. Multi Megah Mandiri yang terkait.
IV.2. Pelaksanaan Audit Operasional atas Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan 1. Survei Pendahuluan (Preliminery Survey) Pelaksanaan audit operasional pada PT. Multi Megah Mandiri akan dimulai dari tahap survei pendahuluan. Survei pendahuluan merupakan tahap 68
awal yang digunakan untuk merencanakan tahap-tahap audit berikutnya. Dengan melakukan survei pendahuluan maka diperoleh informasi mengenai semua aspek penting di dalam perusahaan dan memahami lebih jauh mengenai latar belakang perusahaan sehingga dapat mengidentifikasi masalah yang ada dalam perusahaan. Informasi yang diperolah dari perusahaan akan memberikan gambaran yang jelas mengenai aktivitas pembelian dan pengelolaan persediaan yang ada pada perusahaan dan sangat berguna bagi perencanaan yang pada akhirnya akan memberikan telahaan yang terinci. Tujuan audit operasional atas fungsi pembelian bahan baku adalah: a. Untuk menilai apakah proses pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif, efisien dan ekonomis. b. Menilai kinerja dari manajemen pembelian dan berbagai fungsi yang terkait. c. Menilai dan memastikan bahwa semua barang yang dibeli merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. d. Menilai apakah berbagai sumber daya yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. Tujuan audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan pada PT. Multi Megah Mandiri adalah untuk menilai apakah pelaksanaan dan ketaatan dari para pelaksana fungsi pengelolaan persediaan barang telah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan prosedur yang ada pada PT. Multi Megah Mandiri. Selain itu untuk menilai pengendalian yang ada di dalam perusahaan, apakah pengendalian telah berjalan dengan baik dan sesuai atau 69
belum serta apakah pengelolaan persediaan di dalam perusahaan telah efektif, efisien dan ekonomis. Tujuan penting lainnya dalam melakukan audit operasional pada perusahaan adalah untuk mengidentifikasi permasalahan yang ditemukan di dalam perusahaan sehingga dapat memberikan saran perbaikan serta rekomendasi yang diperlukan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan melakukan survey pendahuluan, maka akan diperoleh informasi dan gambaran yang lebih jelas mengenai permasalahan yang terjadi pada fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan yang dihadapi oleh PT. Multi Megah Mandiri. Permasalahan inilah yang akan dibahas dan dipecahkan dengan memberikan saran dan rekomendasi perbaikan sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya dan perusahaan dapat berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis serta mampu meningkatkan laba atas penjualannya. Prosedur survei pendahuluan yang dilakukan pada PT. Multi Megah Mandiri adalah pertama-tama berkunjung ke perusahaan dan pabrik untuk bertemu dengan manajer personalia sebagai wakil dari perusahaan. Kemudian melakukan pembicaraan awal dengan manajer personalia, selanjutnya manajer personalia memperkenalkan kepada beberapa pihak yang terkait yaitu kepala bagian pembelian, bagian PPIC, bagian gudang, dan bagian accounting. Pada pertemuan ini juga juga membahas mengenai tujuan dan tata cara pemeriksaan yang akan dilakukan. Selanjutnya mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, bidang usaha yang 70
dijalankan perusahaan, struktur organisasi serta uraian tugas dan tanggung jawab pada PT. Multi Megah Mandiri. Setelah itu melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan seperti bagian pembelian, PPIC, gudang, dan akuntansi untuk mengetahui dan mempelajari prosedur pembelian dan pengelolaan persediaan yang diterapkan pada perusahaan apakah telah efektif, efisien dan ekonomis atau perlu dilakukan perbaikan-perbaikan dan pengendalian. Wawancara mengenai prosedur pembelian dan pengelolaan persediaan dimulai dari pembelian bahan baku kepada supplier, pengelolaan persediaan mulai dari persediaan bahan baku hingga persediaan barang jadi yang siap untuk dikirim ke konsumen. Kemudian meminta izin untuk visitasi gudang tempat menyimpan bahan baku dan barang jadi yang telah selesai diproduksi oleh bagian produksi. Kunjungan ke perusahaan dan pabrik dilakukan untuk mengamati dan mempelajari secara langsung cara kerja para karyawan yang terkait. Sedangkan kunjungan ke gudang perusahaan dilakukan untuk melihat dan mempelajari tata cara penyimpanan persediaan di gudang serta tata cara prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan yang ada di gudang barang jadi. Selanjutnya memberikan kuesioner yang berkaitan dengan proses pembelian, penerimaan, penyimpanan dan tata letak persediaan di dalam gudang, pengeluaran serta pengawasan fisik persediaan. Dengan
melakukan
wawancara,
memberikan
kuesioner
dan
pengamatan secara langsung pada PT. Multi Megah Mandiri maka dapat dibuat ringkasan mengenai hasil temuan penting yang di temukan pada 71
perusahaan dan akan memperoleh hasil yang nantinya dapat dievaluasi mengenai permasalahan dan kelemahan yang ada untuk diberikan rekomendasi.
2. Penilaian
Terhadap
Pengendalian
Intern
atas
Pembelian
dan
Pengelolaan Persediaan Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap fungsi pembelian bahan baku dan pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern. Untuk memperoleh data mengenai pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku dan pengelolaan persediaan di PT. Multi Megah Mandiri, maka dilakukan melalui Internal Control Questionare. Pertanyaan yang diajukan adalah mengenai hal-hal umum di perusahaan, kegiatan pembelian, kegiatan penerimaan bahan baku, dan pengelolaan persediaan di gudang. Questionare tersebut diberikan kepada bagian yang bersangkutan. Adapun jawaban tersebut dijawab dengan memberikan tanda pada jawaban “Y” yang berarti YA dan “T” yang berarti TIDAK. Apabila dijawab “YA” berarti pengendalian intern perusahaan baik, sebaliknya jika banyak dijawab “TIDAK” berarti pengendalian intern perusahaan kurang dapat diandalkan. Dari jawaban yang diperoleh dalam kuesioner akan ditarik kesimpulan mengenai kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan bahan, dimulai dari perencanaan pembelian sampai pengeluaran bahan baku untuk keperluan produksi serta pengeluaran barang jadi untuk dijual yang selama ini 72
diterapkan dalam perusahaan. Apabila terdapat kelemahan yang ditemukan maka penulis akan berusaha mencari jalan keluar dan memberikan saransaran perbaikan kepada perusahaan. Berikut adalah daftar Internal Control Questionares beserta jawaban:
PT. Multi Megah Mandiri Internal Control Questionares Fungsi Pembelian dan Pengelolaan Persediaan I. Organisasi No. Daftar Pertanyaan 1. Apakah perusahaan memiliki struktur organisasi yang
Y
T
digambar dengan jelas dan memadai serta menunjang garis wewenang dan tanggung jawab ? 2.
Hal. 61 √
Apakah ada pembagian tugas fungsi dan tanggung jawab sehingga dihindari tumpang tindih, duplikasi dan pertentangan ?
3.
√
Belum ada SOP tertulis.
dari masing-masing fungsi ?
√
Apakah uraian tugas masing-masing fungsi dituangkan dalam bentuk tertulis ?
5.
Terjadi perangkapan fungsi penerimaan bahan baku dan penyimpanan.
Apakah ada kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam melakukan setiap aktivitas dan kegiatan
4.
Keterangan
Apakah perusahaan mempunyai divisi Internal Audit ?
√
Belum adanya uraian tugas secara tertulis dari masingmasing fungsi
√
73
6.
Apakah dalam melakukan hal tertentu mempunyai suatu program yang terencana ?
7.
Apakah dalam penerimaan pegawai baru, perusahaan melakukan penyeleksian terlebih dahulu ?
8.
√
√
Apakah fungsi akuntansi terpisah dari fungsi : a. Pembelian ?
√
b. Produksi ?
√
c. Keuangan ?
√
d. Gudang ?
√
II. Pembelian Bahan Setengah Jadi No. Daftar Pertanyaan 1. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi :
2.
Y
a. Akuntansi ?
√
b. Penerimaan ?
√
c. Gudang ?
√
T
Keterangan
Apakah dalam pengendalian persediaan bahan baku perusahaan menerapkan konsep : a. Safety stock yang menggambarkan batas terendah dari persediaan bahan baku yang digunakan dalam keadaan tidak terduga ?
√
74
b. Titik maksimum yang menggambarkan batas tertinggi persediaan yang diperlukan ? 3.
4.
√
Apakah dalam prosedur pembelian terdapat dokumen : a. Surat Permintaan Barang
√
b. Purchase Order
√
c. Surat Penawaran Harga
√
Apakah purchase order : a. Diotorisasi pejabat tertentu ?
√
b. Diberi nomor urut tercetak ?
√
c. Tersimpan lengkap termasuk yang dibatalkan ?
√
d. Tembusan dikirim kepada : - Bagian penerimaan barang sebagai otorisasi untuk menerima bahan baku ?
√
- Bagian accounting untuk dicocokkan dengan laporan penerimaan bahan baku dan faktur ? 5.
√
Apakah dalam purchase order ditetapkan persetujuan : a. Spesifikasi (jenis barang yang dipesan)
√
b. Kuantitas
√
c. Jumlah Rupiah
√
d. Harga satuan
√
75
6.
Apakah pembelian dilakukan dengan mempertimbangkan kuantitas pemesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ) ?
7.
Apakah setiap pengeluaran PO harus ada persetujuan dari atasan ?
8.
9.
√
Pembelian hanya berdasarkan kartu stok yang menunjukkan titik minimum
√
Apakah bagian pembelian melakukan penyeleksian supplier ?
√
Apakah dilakukan negosiasi harga dengan supplier ?
√
10. Apakah bagian pembelian melakukan pembelian kepada pemasok di luar dari pemasok yang terdaftar ?
√
11. Apakah manajemen menetapkan anggaran pembelian bahan baku ? 12. Apakah laporan pembelian dibuat secara bulanan ?
√ √
13. Apakah pemasok mengirimkan barang yang dipesan tepat pada waktu yang telah ditentukan ?
√
Terjadi keterlambatan pengiriman oleh beberapa supplier
III. Penerimaan Bahan Setengah Jadi No. Daftar Pertanyaan 1. Apakah fungsi penerimaan bahan setengah jadi terpisah dari fungsi gudang ?
Y
T √
Keterangan Terjadi perangkapan fungsi
76
2.
Apakah setiap penerimaan bahan baku diperiksa isi, kuantitas dan kualitasnya dengan seksama sesuai yang dipesan ?
3.
4.
Apakah barang yang diterima disertai : a. Surat jalan
√
b. Faktur
√
Apakah bahan baku yang diterima langsung disimpan oleh Bagian Gudang ?
5.
√
Apakah setiap penerimaan bahan setengah jadi disertai dengan pembuatan laporan penerimaan secara tertulis ?
6.
√
Tidak ada pemeriksaan atas kualitas bahan baku yang dibeli
√
Apakah laporan penerimaan barang : a. Mencatat jumlah yang diterima berdasarkan perhitungan yang sebenarnya ?
√
b. Diberi nomor urut ?
√
c. Disimpan termasuk yang dibatalkan ?
√
d. Tembusannya dikirim kepada : - Fungsi pembelian untuk dicocokkan dengan order pembelian, faktur ?
√
- Departemen pembelian sebagai informasi bahwa pesanan telah diterima ? 7.
√
Apakah dibuat laporan tertulis secara berkala mengenai analisa kualitas bahan baku yang dibeli ?
8.
Apakah bahan baku yang diterima dikirim langsung
√ √
77
9.
Apabila bahan baku ditolak oleh supervisor di di lapangan, apakah dibuat surat jalan ?
√
IV. Penyimpanan dan Pengeluaran Bahan Setengah Jadi dan Barang Jadi No. Daftar Pertanyaan 1. Apakah gudang persediaan bahan setengah jadi
2.
Y
terpisah dengan gudang persediaan barang jadi ?
√
Apakah kecuali petugas gudang dilarang masuk ke
√
T
Keterangan
Gudang ? 3.
Apakah setiap bahan dan barang dikelompokkan berdasarkan jenis dan ukurannya ?
4.
Apakah dilakukan secara fisik (stock opname) secara periode atas jumlah bahan dan barang di gudang ?
5.
√
√
Apakah gudang selalu berada dibawah pengawasan setiap hari (24 jam) ?
6.
Apakah dilakukan pencocokan hasil perhitungan dengan Catatan akuntansi ?
7.
√
√
Apakah gudang bertanggung jawab sepenuhnya atas jumlah persediaan yang disimpan dalam gudang ?
√
8.
Apakah Bagian Gudang memiliki kartu gudang ?
√
9.
Apakah ada jadwal teratur untuk pembersihan gudang?
10.
Apakah catatan persediaan selalu dicocokkan dengan jumlah fisiknya ?
√
√
78
11.
Apakah kuantitas persediaan antara yang tercantum di Kartu Stock selalu sesuai dengan jumlah fisiknya ?
12.
Apakah pada saat stock opname, pernah terjadi selisih kuantitas antara kartu stock dengan jumlah fisiknya ?
13.
Stock opname dilakukan oleh bagian accounting
√
Apakah terdapat dokumen tertulis dari Bagian Produksi untuk meminta bahan baku kepada Bagian Gudang ?
15.
√
Apakah pegawai yang ditunjuk untuk melakukan stock opname bukan dari Bagian Gudang ?
14.
√
√
Apakah catatan persediaan cukup dapat diandalkan untuk digunakan sebagai dasar dalam melakukan pembelian barang atau menyusun jadwal produksi ?
16.
√
Apakah Bagian Gudang memeriksa apakah jumlah bahan baku yang diambil oleh Bagian Produksi sama dengan jumlah bahan baku yang diminta ?
17.
√
Apakah terdapat perlindungan terhadap persediaan yang ada dari : a. Pencurian ?
18.
b. Kebakaran ?
√
c. Kerusakan, banjir dan resiko lainnya ?
√
Apakah terdapat barang rusak yang disimpan di dalam gudang ?
19.
√
√
Apakah terdapat kebijakan khusus mengenai barang yang rusak ?
√
79
20.
Apakah persediaan yang menumpuk dilaporkan secara berkala ?
√
V. Pengeluaran Persediaan Barang Jadi No. Daftar Pertanyaan 1. Apakah ada laporan permintaan dan pengeluaran barang ? 2.
√
√
√
Apakah setiap pengeluaran barang selalu mendapat pengawasan yang efektif ?
5.
Keterangan
Apakah setiap pengeluaran barang dari gudang harus selalu mendapat persetujuan dari pihak berwenang ?
4.
T
Apakah setiap pengeluaran barang dilakukan secara tertulis ?
3.
Y
√
Apakah setiap kelebihan penggunaan bahan setengah jadi dikembalikan ke gudang ?
√
Dari hasil kuesioner diatas, dapat diketahui bahwa perusahaan secara umum telah memiliki kebijaksanaan-kebijaksanaan serta prosedur pembelian dan pengelolaan persediaan yang cukup baik dan memadai. Hal ini dapat terlihat dari : a)
Organisasi
•
Struktur organisasi perusahaan telah digambarkan dengan jelas dalam suatu badan organisasi yang memadai dan menunjang garis wewenang dan tanggung jawab.
80
•
Perusahaan melakukan penyeleksian calon pegawai dengan memberikan test masuk terlebih dahulu dan training sesuai dengan jabatan yang akan didudukinya.
•
Perusahaan memiliki manajemen yang baik. Dengan menerapkan konsep persediaan pengaman (safety stock), perusahaan dapat mencegah kemungkinan terjadinya kehabisan persediaan akibat dari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
•
Sistem otorisasi yang dimiliki perusahaan dilakukan dengan baik. Untuk setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan perusahaan baru dapat digunakan apabila telah diotorisasi terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang.
b)
Bagian Pembelian
•
Adanya pemisahan fungsi antara Bagian Pembelian dan Bagian Penerimaan.
•
Pembelian selalu dilakukan dengan pertimbangan menguntungkan seperti harga termurah, lama pengiriman, syarat pembelian melalui supplier terseleksi tanpa mengesampingkan kualitas barang yang dibeli.
•
Purchase order telah dibuat dengan benar dan dilampirkan kepada setiap bagian yang membutuhkan serta terotoritasi oleh kepala Bagian Pembelian, Bagian Produksi dan manajer yang berwenang.
•
Adanya laporan pembelian bulanan yang dilakukan oleh Bagian Pembelian serta dievaluasi oleh direktur.
•
Selalu dilakukannya pengecekan fisik barang yang diterima dengan Purchase Order dan Surat Jalan dari supplier, setelah itu barang langsung masuk ke gudang. Persediaan bahan yang kurang atau lebih yang diterima segera dilaporkan kepada Bagian Pembelian untuk dilakukan konfirmasi ke supplier.
81
c)
Bagian Gudang
•
Bagian Gudang hanya menerima barang apabila telah menerima tembusan PO dari Bagian Pembelian.
•
Apabila terjadi retur, bagian gudang langsung memberi konfirmasi melalui surat jalan dari supplier dan melaporkannya kepada Bagian Accounting dan Bagian Pembelian.
•
Bagian Gudang hanya menerima barang apabila telah menerima tembusan PO dari Bagian Pembelian.
•
Adanya pencocokan jumlah persediaan dengan catatan persediaan untuk mencegah terjadinya pencurian dan kecurangan dalam persediaan.
•
Adanya pengecekan persediaan secara berkala atas persediaan barang dalam gudang. Setiap persediaan yang tersimpan dalam gudang dikelompokkan berdasarkan ukuran dan jenisnya.
•
Pencatatan transaksi yang dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwewenang.
•
Secara berkala dilakukan stock opname pada persediaan bahan baku.
•
Bagian gudang memiliki Kartu Gudang sebagai informasi atas persediaan di gudang.
Walaupun pengendalian intern atas pembelian dan persediaan yang dimiliki perusahaan sudah cukup baik, namun bukan berarti tidak terdapat kelemahankelemahan. Hal ini disebabkan dalam suatu sistem yang baik tidak selalu menggambarkan posisi perusahaan yang baik pula. Untuk itu penulis mencoba untuk
82
mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada guna untuk mencari pemecahan masalah yang diharapkan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut dan dapat berguna bagi perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa kelemahan-kelemahan yang berhasil ditemukan oleh penulis, yaitu : 1.
Tidak adanya prosedur dan kebijakan yang jelas dalam menjalankan kegiatan operasional
perusahaan
sehingga
dapat
menghambat
efektifitas
kegiatan
operasional perusahaan. 2.
Tidak adanya uraian tugas secara tertulis untuk masing-masing fungsi sehingga tugas hanya disampaikan secara lisan sehingga dapat menyebabkan tidak terlaksananya tugas dengan baik dan kemungkinan akan mengakibatkan kerja yang tumpang tindih pada bagian yang berbeda.
3.
Tidak adanya jadwal yang teratur untuk pembersihan gudang. Petugas gudang hanya akan membersihkan gudang apabila gudang sudah benar-benar dalam keadaan kotor atau saat ada inspeksi gudang.
4.
Bagian Penerimaan menjadi satu dengan Bagian Gudang, sehingga dapat menimbulkan kecurangan dalam pencatatan atas barang yang diterima dari supplier. Pencatatan barang yang diterima tersebut dapat dimanipulasi dan barang yang seharusnya masuk ke gudang perusahaan dapat dialihkan penyimpanannya kepada pihak yang tidak berkepentingan.
5.
Gudang tidak dijaga dengan ketat selama 24 jam oleh satpam, sehingga dapat menyebabkan terjadinya tindak kriminal berupa pencurian oleh orang yang tidak berkepentingan yang masuk ke gudang karena tidak adanya pengawasan yang ketat oleh satpam.
83
IV.3. Program dan Prosedur Audit Untuk setiap area yang diaudit, auditor harus menyusun langkahlangkah audit yang akan dilakukannya. Program dan prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Suatu program audit biasanya berisi: tujuan audit untuk tiap area, prosedur audit yang akan dilakukan, sumber-sumber bukti audit, dan deskripsi mengenai kesalahan (error). Untuk mendapatkan bahan bukti yang kompeten serta untuk menilai efektifitas, efisiensi dan ekonomis dalam pelaksanaan pembelian dan pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh PT. Multi Megah Mandiri, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut:
1. Pemeriksaan atas Kebijaksanaan dalam Pembelian dan Pengelolaan Persediaan Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah kebijakan dalam pembelian dan pengelolaan persediaan yang telah digariskan oleh Top Management telah cukup memadai, sehingga memungkinkan pelaksanaan pembelian dan pengelolaan persediaan yang efektif, efisien dan ekonomis. Prosedur Audit: 1.1
Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan dalam pembelian dan pengelolaan persediaan yang dituangkan secara tertulis.
84
1.2
Melakukan wawancara dengan Top Management untuk mengetahui apakah
perusahaan
memiliki
kebijakan
dalam pembelian
dan
pengelolaan persediaan yang dituangkan secara tidak tertulis. 1.3
Mempelajari dan mengevaluasi kebijakan dalam pembelian dan pengelolaan persediaan baik tertulis maupun tidak tertulis, serta deteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam kebijakan tersebut yang menyebabkan pelaksanaan pembelian dan pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif, efisien dan ekonomis.
1.4
Diskusikan temuan audit.
1.5
Membuat simpulan audit.
2. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai keefektifan, keefisienan dan keekonomisan dari pelaksanaan proses pembelian bahan baku. Pemeriksaan ini juga bertujuan untuk menilai apakah pelaksanaan fungsinya tersebut telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. Prosedur Audit: 2.1
Melakukan wawancara dengan Bagian Pembelian untuk mengetahui prosedur pembelian.
2.2
Evaluasi apakah terdapat kelemahan dalam prosedur pembelian.
2.3
Observasi pelaksanaan kegiatan pembelian.
2.4
Periksa secara sampling dokumen-dokumen yang mendukung proses pembelian bahan baku. 85
2.5
Analisa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock dan reorder point.
2.6
Telusuri apakah Bagian Pembelian menentukan jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity) setiap kali melakukan pembelian.
2.7
Telusuri apakah Bagian Pembelian telah melaksanakan kegiatan pembelian sesuai dengan spesifikasi permintaan dari Departemen PPIC, yaitu dengan mencocokkan Surat Permintaan Pembelian dengan Purchase Order.
2.8
Periksa apakah Bagian Pembelian telah melakukan seleksi terhadap para supplier untuk dijadikan rekanan.
2.9
Telusuri apakah Bagian Pembelian telah melakukan survei terhadap harga, kualitas barang dan syarat pembelian yang diajukan oleh para supplier untuk memperoleh transaksi pembelian yang ekonomis.
2.10 Telurusi apakah ada otorisasi dari pejabat yang berwenang atas Surat Permintaan
Pembelian
dan
Purchase
Order
untuk
mengecek
keabsahannya. 2.11 Periksa apakah Purchase Order didistribusikan kepada Bagian Akuntansi. 2.12 Analisa kemungkinan terjadinya ketidakekonomisan dalam transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. 2.13 Diskusikan temuan audit. 2.14 Membuat simpulan audit.
86
3. Pemeriksaan atas Penerimaan Barang Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan oleh Bagian Gudang. Prosedur Audit: 3.1
Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam penerimaan persediaan bahan baku untuk mengetahui mekanisme penerimaan persediaan bahan baku.
3.2
Evaluasi terhadap mekanisme penerimaan bahan baku serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat pada mekanisme itu.
3.3
Lakukan pengujian secara sampling atas catatan penerimaan barang yang dibuat oleh Bagian Gudang.
3.4
Observasi pelaksanaan penerimaan bahan baku oleh petugas yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menerapkan kebijakan dan prosedur yang berlaku.
3.5
Periksa (cross-check) secara sampling Purchase Order yang berfungsi sebagai pesanan pembelian dan Surat Jalan yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan barang, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas antara barang yang dipesan dengan yang diterima.
3.6
Telusuri apakah barang yang diterima sesuai dengan tanggal yang dijanjikan oleh supplier.
3.7
Periksa apakah dalam Surat Jalan yang dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari Bagian Gudang. 87
3.8
Periksa apakah Bagian Gudang membuat dokumen Bukti Penerimaan Barang.
3.9
Periksa
apakah
Bukti
Penerimaan
Barang
didistribusikan
ke
Departemen PPIC. 3.10 Evaluasi metode pemeriksaan kualitas bahan baku. 3.11 Analisis kemungkinan terjadinya ketidakefisienan dalam proses penerimaan barang yang dilakukan oleh Bagian Gudang. 3.12 Diskusikan temuan audit. 3.13 Membuat simpulan audit.
4. Pemeriksaan atas Penyimpanan Persediaan Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai keefektifan dan keefisienan dari aktivitas penyimpanan bahan baku (pengaturan tata letak yang baik dan fasilitas gudang yang memadai). Prosedur Audit: 4.1
Melakukan observasi atas proses penyimpanan bahan baku dan fasilitas yang tersedia.
4.2
Evaluasi proses penyimpanan bahan baku dan fasilitas, serta deteksi kemungkinan adanya kelemahan yang terdapat dalam proses tersebut.
4.3
Lakukan pemilihan bahan baku secara acak, kemudian periksa apakah bahan baku tersebut telah disimpan dengan baik.
4.4
Lakukan analisa apakah terdapat sirkulasi pemasukan dan pengeluaran bahan baku.
88
4.5
Periksa secara sampling apakah bahan baku telah diberi keterangan produk untuk memudahkan pengidentifikasian.
4.6
Periksa secara sampling apakah setiap bahan baku telah dikelompokkan sesuai dengan jenis dan ukurannya.
4.7
Diskusikan temuan audit.
4.8
Membuat simpulan audit.
5. Pemeriksaan atas Pencatatan Persediaan Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan bahan baku yang efektif, efisien dan ekonomis serta untuk mengidentifikasi apakah bagian pencatatan persediaan telah melaksanakan pencatatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Prosedur Audit: 5.1
Melakukan wawancara dengan Bagian Akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan.
5.2
Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat didalamnya.
5.3
Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait guna memastikan bahwa pencatatan yang dilakukan telah mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku. 89
5.4
Melakukan pemeriksaan apakah jumlah persediaan barang jadi yang rusak telah dikurangkan dari total persediaan yang tertera dalam Kartu Gudang dan Kartu Persediaan.
5.5
Membandingkan data yang ada dalam Kartu Gudang dengan data yang tercantum dalam Kartu Persediaan.
5.6
Diskusikan temuan audit.
5.7
Membuat simpulan audit.
6. Pemeriksaan atas Prosedur Pengeluaran Persediaan Tujuan Pemeriksaan: Untuk memastikan bahwa prosedur pengeluaran bahan baku telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Prosedur Audit: 6.1
Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui mekanisme pengeluaran bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan.
6.2
Evaluasi mekanisme pengeluaran bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat didalamnya.
6.3
Melakukan observasi atas kegiatan permintaan bahan baku yang dilakukan oleh Bagian Produksi kepada Bagian Gudang, serta prosedur pengeluaran barang jadi oleh Bagian Gudang.
90
6.4
Memeriksa secara sampling apakah setiap pengeluaran bahan baku selalu didasarkan atas bukti permintaan bahan baku yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
6.5
Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan yang tercantum dalam Bukti Pengeluaran Barang dengan jumlah yang tercantum dalam Bukti Permintaan Barang.
6.6
Analisis kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan ketidakefisienan dalam proses pengeluaran persediaan bahan baku.
6.7
Diskusikan temuan audit.
6.8
Membuat simpulan audit.
7. Pemeriksaan atas Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah penghitungan fisik terhadap persediaan telah benarbenar dilakukan secara efektif dan efisien. Prosedur Audit: 7.1
Melakukan
wawancara
dengan
pihak-pihak
yang
melakukan
penghitungan fisik persediaan bahan baku guna mengetahui mekanisme yang diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan persediaan. 7.2
Melakukan pengujian secara sampling atas laporan stock opname yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang.
91
7.3
Melakukan observasi atas aktivitas penghitungan fisik bahan baku yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku telah ditaati.
7.4
Memeriksa apakah telah dilakukan cut-off atas penerimaan dan pengeluaran bahan baku ketika akan melakukan stock opname.
7.5
Melakukan evaluasi apakah telah dilakukan rekonsiliasi antara hasil penghitungan fisik persediaan bahan baku dengan jumlah persediaan yang tertera dalam Kartu Persediaan
7.6
Melakukan analisa terhadap selisih kuantitas persediaan bahan baku yang signifikan.
7.7
Analisis kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan ketidakefisienan dalam prosedur penghitungan fisik bahan baku.
7.8
Evaluasi mekanisme penghitungan fisik bahan baku, serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat dalam mekanisme tersebut.
7.9
Diskusikan temuan audit.
7.10 Membuat simpulan audit.
8. Pemeriksaan atas Efisiensi Penggunaan Bahan Baku Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengidentifikasi apakah bahan baku perusahaan telah digunakan seefisien mungkin. Prosedur Audit: 8.1
Melakukan pengujian secara sampling atas catatan penggunaan bahan baku yang dibuat oleh Bagian Produksi. 92
8.2
Memeriksa apakah dalam kegiatan produksi terdapat bahan baku sisa yang tidak digunakan lagi.
8.3 Menganalisa
apakah
bahan
baku
sisa
tersebut
masih
dapat
dimanfaatkan lagi. 8.4
Observasi apakah terdapat aktivitas pemanfaatan yang lebih lanjut lagi yang dilakukan oleh perusahaan atas bahan baku sisa tersebut.
8.5
Melakukan analisis atas kemungkinan terjadinya ketidakefisienan dalam penggunaan bahan baku.
8.6
Diskusikan temuan audit.
8.7
Membuat simpulan audit.
IV.4. Laporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, observasi, dokumentasi dan penyebaran kuesioner pada PT. Multi Megah Mandiri yang telah dijabarkan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberapa temuan permasalahan dalam proses pengendalian intern atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. Adapun temuan-temuan tersebut akan dijabarkan berdasarkan “Kondisi” dari kelemahan pengendalian intern perusahaan tersebut yang menyimpang dari “Kriteria” yang seharusnya terjadi serta penjabaran mengenai “Sebab” dari terjadinya kelemahan tersebut sehingga berpotensi menimbulkan “Akibat” yang dapat merugikan perusahaan. Penulis juga akan memberikan “Rekomendasi” perbaikan atas kelemahan yang terjadi tersebut guna membantu pihak
93
management
dalam memperbaiki dan menyusun sistem pengendalian intern
perusahaan yang kuat. Beberapa temuan atas kelemahan pengendalian intern yang didapat penulis, yaitu: 1. Adanya perangkapan tugas antara yang melakukan penerimaan bahan baku dengan yang melakukan penyimpanan yang dilakukan oleh Bagian Gudang. Kondisi: Penerimaan dan penyimpanan persediaan bahan baku yang dibeli dilakukan oleh bagian yang sama yaitu Bagian Gudang. Barang yang telah tiba diterima kemudian diterima oleh petugas gudang untuk kemudian disimpan di dalam gudang. Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab terhadap penerimaan bahan baku tetapi juga bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang di dalam gudang. Sebab: Perusahaan beranggapan bahwa Bagian Gudang mampu untuk menangani kedua fungsi tersebut. Perusahaan juga beranggapan bahwa akan lebih efisien apabila penerimaan dan penyimpanan barang yang dibeli dari supplier dilakukan oleh orang yang sama yaitu Bagian Gudang, yang mana akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika ingin bertanya mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan hanya akan ditujukan langsung kepada Bagian Gudang. Akibat: Dengan adanya penggabungan kedua fungsi tersebut dan dilihat dari keahlian masing-masing bagian yang berbeda, tidak memungkinkan bahwa hanya 94
dengan seorang saja dapat menguasai seluruh fungsi tersebut. Penggabungan ini akan menyebabkan kegiatan penerimaan bahan baku menjadi tidak optimal dan dapat menyebabkan kekeliruan baik mengenai kuantitas maupun kualitas bahan baku. Kriteria: Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang karena masing-masing bagian memiliki keahlian yang berbeda. Bagian Penerimaan bahan memiliki keahlian dalam memeriksa kualitas, kuantitas dan syarat pembelian, sedangkan Bagian Penyimpanan memiliki keahlian dalam pengelolaan penyimpanan persediaan. Pemisahan ini juga dilakukan agar masing-masing bagian dapat lebih berkonsentrasi pada tugasnya dan memiliki tanggung jawab yang lebih pada apa yang telah menjadi kewajiban kerjanya. Rekomendasi: Sebaiknya pelaksanaan beberapa tugas atau fungsi tidak dilakukan oleh satu bagian karena memungkinkan dapat terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan dan tidak dapat terciptanya sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan.
2. Kegiatan pembelian bahan baku tidak didasarkan pada kuantitas pemesanan yang ekonomis (EOQ). Kondisi: Dalam melakukan pembelian bahan baku untuk melakukan kegiatan operasionalnya, perusahaan tidak berdasarkan kuantitas pemesanan yang 95
ekonomis. Dalam menentukan jumlah pesanan bahan baku yang akan dibeli, perusahaan hanya melihat apakah persediaan yang tertera pada kartu stok telah mencapai titik persediaan yang minimum. Sebab: Perusahaan menganggap bahwa perhitungan ekonomis ini tidak penting karena perusahaan menganggap bahwa teori dan praktek di lapangan kadang berbeda, sehingga akan lebih efektif jika kuantitas pembelian ditetapkan berdasarkan persediaan minimum. Akibat: Perusahaan tidak dapat menciptakan biaya pengendalian atas persediaan yang efisien dan tidak dapat mengetahui apakah kuantitas pesanan atas pembelian yang dilakukan ekonomis atau tidak. Kriteria: Kuantitas pembelian perusahaan seharusnya ditetapkan berdasarkan kuantitas pemesanan yang ekonomis. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menghemat biaya persediaan sehingga investasi dalam persediaan dapat ditekan seoptimal mungkin. Rekomendasi: Dalam melakukan pembelian disarankan agar perusahaan menggunakan suatu perhitungan yang ekonomis dalam upaya meminimalkan biaya pengendalian persediaan dan menghindari terjadinya keterlambatan proses produksi karena keterlambatan pengiriman bahan baku oleh supplier.
96
3. Kurangnya pengawasan yang ketat terhadap gudang persediaan. Kondisi: Tidak adanya pengawasan yang ketat terhadap pihak-pihak yang masuk ke dalam gudang. Sebab: Tidak terdapat petugas keamanan yang melakukan pengawasan dan penjagaan secara khusus atas gudang sehingga memungkinkan pihak-pihak yang tidak berwenang dan tidak mempunyai kepentingan akan gudang persediaan dapat masuk ke dalam gudang. Akibat: Tidak adanya pertanggung jawaban yang penuh apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya kehilangan atau kerusakan yang diakibatkan oleh perbuatan manusia. Kriteria: Seharusnya ada penjagaan yang khusus terhadap gudang persediaan. Gudang tidak boleh dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan dan tidak bertanggung jawab atas gudang. Rekomendasi: Perusahaan seharusnya menempatkan satpam sebanyak satu atau dua orang untuk menjaga gudang secara khusus. Hal ini dimaksudkan supaya jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan terhadap gudang persediaan dapat diketahui secara cepat. Gudang seharusnya hanya boleh dimasuki oleh orang yang berwenang dan memiliki tanggung jawab penuh atas gudang. Pihak manajemen juga harus sering melakukan pengawasan terhadap cara kerja 97
bawahannya saat sedang bekerja, apakah sudah sesuai dengan standard yang ditetapkan perusahaan atau belum menyangkut persediaan yang terdapat dalam gudang.
4. Perusahaan tidak memiliki prosedur dan kebijakan serta uraian tugas (job desk) yang jelas secara tertulis khususnya pada bagian-bagian terkait fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan. Kondisi: Melalui proses wawancara terhadap beberapa karyawan terkait atas fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan dalam perusahaan ditemukan adanya kelemahan dalam hal prosedur dan kebijakan serta uraian tugas. Prosedur dan kebijakan terkait fungsi pembelian dan pengelolaan persediaan hanya diberitahukan secara informal. Sama hal nya dengan uraian tugas secara tertulis yang tidak diperoleh oleh para karyawan baik pada saat akan mulai bekerja maupun selama mereka berkerja di perusahaan. Uraian tugas disosialisasikan hanya secara lisan oleh manajemen. Manajemen belum membuat SOP (Standard Operating Procedure) secara baku yang merupakan suatu prosedur standar mengenai langkah-langkah kegiatan dan aktivitas operasional yang harus dijalankan oleh setiap fungsi di dalam perusahaan. Sebab: Perusahaan menganggap daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis tidak lah perlu untuk dibuat karena akan lebih mudah untuk menjelaskan dan menyampaikannya secara lisan dan dapat langsung dimengerti oleh para karyawan. Perusahaan juga berpendapat bahwa kebijakan dan prosedur yang 98
diterapkan dalam perusahaan sudah lazim digunakan dimana pun sehingga sangat mudah untuk disosialisasikan. Akibat: Hal-hal yang mungkin ditimbulkan dari kelemahan ini yaitu tidak terdapatnya kejelasan prosedur ataupun aturan yang dijadikan sebagai acuan atau landasan pokok bagi para karyawan dalam melakukan pekerjaannya sehingga secara otomatis akan sangat sulit bagi perusahaan atau manajemen untuk melakukan penilaian sejauh mana sejauh mana peraturan tersebut telah dilaksanakan karena tidak terdapatnya suatu standar yang jelas. Selain itu tidak terdapat kejelasan akan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dapat dipertanggung jawabkan secara formal apabila di kemudian hari terjadi kesalahan atau masalah dalam perusahaan.
Kriteria: Sebuah perusahaan yang berskala cukup besar seperti PT. Multi Megah Mandiri seharusnya memilik prosedur dan kebijakan yang tidak hanya disosialisasikan secara lisan tetapi juga secara tertulis. Hal ini bertujuan agar terdapat kejelasan dan kepastian akan peraturan maupun kebijakan mengenai aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan yang dapat dipertanggung jawabkan secara formal. Selain itu daftar uraian tugas (job desk) juga harus tersedia bagi semua karyawan pada setiap bagian di dalam perusahaan untuk dapat memperjelas daftar uraian tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing karyawan di tiap bagian guna mencegah terjadinya kerancuan terhadap batasan tugas dan tanggung jawab serta wewenang masing-masing 99
karyawan serta untuk mencegah kemungkinan terjadinya kerja yang tumpang tindih yang dilakukan oleh karyawan pada bagian atau fungsi yang berbeda. Rekomendasi: Manajemen sebaiknya membuat sebuah prosedur dan kebijakan yang mengatur segala langkah-langkah kegiatan dan aktivitas operasional yang harus dijalankan oleh setiap fungsi di dalam perusahaan secara tertulis atau yang biasa disebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP), sehingga akan mempermudah manajemen dalam mengukur kinerja aktivitas yang sedang berjalan di perusahaan apakah telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan atau menyimpang dari SOP perusahaan. Selain itu juga agar setiap fungsi di dalam perusahaan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan jelas karena setiap fungsi dapat mengetahui, mengerti dan mengingat langkah-langkah apa saja yang menjadi standard dalam pekerjaannya.
5. Tidak adanya pemeriksaan secara seksama terhadap penerimaan. Kondisi: Bagian penerimaan barang hanya melakukan pencocokkan antara PO dengan surat jalan atas penerimaan barang dari supplier. Tidak dilakukan tindakan pengecekan lebih lanjut terhadap kualitas maupun kuantitas atas bahan baku yang dibeli. Sebab: Barang-barang yang dipesan dari para supplier sering datang pada saat yang bersamaan sehingga kualitas dan kuantitasnya tidak dapat diperiksa secara 100
optimal dikarenakan jumlah pesanan yang cukup banyak. Oleh karena itu hanya dilakukan pencocokan antara PO dengan surat jalan. Akibat: Pihak perusahaan mengalami kerugian karena kualitas yang dipesan dari supplier tidak sesuai dengan pesanan perusahaan. Hal tersebut diketahui sewaktu bahan tersebut akan digunakan untuk proses produksi. Kriteria: Bagian Penerimaan seharusnya melakukan pemeriksaan secara teliti dan seksama terhadap barang yang diterimanya dari supplier, sehingga apabila terdapat kesalahan dalam kuantitas maupun kualitas barang dapat segera melakukan complain ke supplier.
Rekomendasi: Penerima sebaiknya melakukan pemeriksaan atas barang yang dibeli secara teliti dan seksama. Apabila terdapat jumlah kuantitas yang banyak, dapat dilakukan dengan teknik sampling, yaitu pengambilan beberapa jenis bahan untuk diketahui kualitasnya.
6. Kelebihan bahan baku yang digunakan oleh Bagian Produksi tidak dikembalikan ke Gudang. Kondisi: Bagian Produksi tidak mengembalikan kelebihan bahan baku ke Gudang sehingga sering terjadi kelebihan penetapan harga pokok produksi karena
101
Bagian Gudang akan tetap mencatat mutasi persediaan bahan baku sejumlah dengan pengeluaran pada awal produksi. Sebab: Bagian Produksi menganggap bahwa bahan baku yang sudah diminta untuk proses produksi tidak perlu dikembalikan ke gudang sehingga akan memudahkan jika suatu saat bahan baku tersebut dibutuhkan untuk proses produksi lainnya. Akibat: Perusahaan tidak berjalan ekonomis dan efisien serta mengalami kelebihan penetapan harga pokok produksi karena setiap pengeluaran bahan baku dari Bagian Gudang ke Bagian Produksi dilakukan pencatatan atas transaksi tersebut dalam harga pokok produksi oleh Bagian Akuntansi. Jika ada kelebihan yang tidak dikembalikan maka tidak akan terjadi pengurangan harga pokok produksi. Tentu saja hal tersebut akan membuat produk yang dihasilkan perusahaan akan menjadi lebih mahal dari yang seharusnya dan perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan laba yang tinggi. Kriteria: Apabila terjadi kelebihan bahan baku pada Bagian Produksi maka bahan tersebut seharusnya dikembalikan ke dalam gudang. Rekomendasi: Bagian Produksi seharusnya mengembalikan kelebihan bahan baku tersebut ke gudang sehingga dapat dilakukan penyesuaian oleh Bagian Akuntansi untuk catatan akuntasi yang terkait terutama untuk penetapan harga pokok. Selain itu, kelebihan bahan baku yang dikembalikan ke gudang akan 102
menjadikan proses produksi menghasilkan barang secara ekonomis, apabila ada kelebihan penggunaan dan memperkecil harga pokok produksi barang tersebut.
7. Tidak adanya petugas gudang yang mengatur kebersihan gudang. Kondisi: Bagian Gudang tidak memiliki jadwal yang mengatur petugas untuk membersihkan gudang. Sebab: Kepala Bagian Gudang menganggap bahwa gudang sudah dalam keadaan bersih sehingga tidak perlu lagi untuk dibersihkan.
Akibat: Gudang persediaan tidak terjaga kebersihannya sehingga terlihat kotor. Hal ini dapat berakibat pada berkurangnya daya tahan, kualitas atau pencemaran persediaan, selain itu pencarian persediaan menjadi tidak mudah untuk dilakukan. Kriteria: Gudang seharusnya selalu berada dalam keadaan yang bersih dan teratur guna untuk menjaga kebersihan bahan baku dan mempermudah pencarian barang.
103
Rekomendasi: Perusahaan seharusnya menyusun jadwal petugas untuk membersihkan gudang, karena fungsi gudang adalah sebagai tempat penyimpanan persediaan yang nantinya digunakan untuk kegiatan produksi perusahaan maka gudang harus selalu dalam keadaan bersih dan nyaman.
104
