BAB IV PANDUAN PELAKSANAAN PELAPORAN KEUANGAN

63

BAB IV PANDUAN PELAKSANAAN PELAPORAN KEUANGAN I.

Jenis Laporan HPEQ diharuskan menyerahkan laporan keuangan sesuai format dan jadwal yang telah ditetapkan. Proyek harus menyiapkan dan menyerahkan 2 laporan yaitu: 1. Laporan untuk Pemerintah RI Laporan yang mengacu pada Sistem Akuntansi Instansi ( SAI ) yang terdiri atas laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi barang1. 2. Laporan untuk CPCU dan Bank Dunia Laporan keuangan proyek yang dibutuhkan oleh CPCU dan Bank Dunia yaitu : A. Laporan Bulanan B. Laporan Triwulanan C. Laporan Tahunan A. Laporan Bulanan Laporan bulanan memuat hal-hal sebagai berikut: a. Rekening koran untuk PTS dan PT BHMN b. SP2D dan SPM untuk PTN B. Laporan Triwulanan Terdiri dari: a. Laporan triwulan pelaksanaan proyek pembangunan yang memuat informasi: • • • • • • •

Data umum proyek Data keuangan Data jadwal pengadaan barang/jasa Rincian penyerapan loan dalam ribuan Angka kumulatif perkembangan pelaksanaan proyek Perkembangan penyesuaian kontrak bantuan luar negeri Bagian proyek/tolok ukur yang tidak mencapai target

b. Interim Financial Report (IFR) Laporan terdiri atas: •

Laporan Keuangan IFR untuk PTN

1

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

64

Interim Financial Report (IFR) merupakan sistem manajemen keuangan dan pelaporan proyek seperti yang disyaratkan dalam Manual Operasi Bank Dunia: Operational Policies and Bank Procedures (OP.BP) 10.02 yang digunakan secara periodik untuk monitoring penyerapan (disbursement) pinjaman pada proyek-proyek yang didanai Bank Dunia. Sistem Manajemen Keuangan Proyek sesuai dengan OP.BP 10.02, dimana setiap pelaksana proyek yang didanai Bank Dunia harus mempunyai Sistem Manajemen Keuangan. Kemampuan manajemen proyek untuk menghasilkan Interim Financial Report (IFR) merupakan hal yang sangat penting bagi pihak Bank Dunia. IFR untuk HPEQ, dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada Pemerintah Indonesia tentang kinerja manajemen proyek dan kepada Bank Dunia atau badan-badan keuangan lainnya untuk kegiatan monitoring kegiatan proyek HPEQ. Pengisian format IFR untuk Pusat dan PTN tidak menyertakan Form D. Isian format untuk PTN terlampir.

Mengingat laporan ini juga untuk kebutuhan pihak Bank Dunia, maka format IFR ini dipergunakan istilah-istilah akuntansi dalam bahasa Inggris. Interim Financial Report dibedakan dalam 3 (tiga) bagian yaitu: 1. Laporan Keuangan atau Financial Report (formulir 1-A s/d 1-G), 2. Laporan Kemajuan atau Monitoring Report (formulir 2B) 3. Laporan Pengelolaan Pengadaan atau Procurement Management Report (formulir 3-A s/d 3-D) -

Sumber dan Penggunaan Dana berdasarkan Kategori (Sources and Uses of Funds by Category) Laporan ini berisi jumlah dana yang diterima masing-masing sumber dana dan penggunaan dana tersebut untuk masing-masing kategori dalam kelompok besar. Laporan ini harus memuat informasi mengenai jumlah realisasi, rencana, dan perbedaannya. Periode-periode pada laporan ini mencakup triwulan berjalan, periode sampai triwulan lalu, dan seluruh periode sampai periode berjalan.

-

Akumulasi Penggunaan Dana berdasarkan Kegiatan Proyek (Cumulative Use of Funds by Project Activity) Laporan ini berisi informasi mengenai penggunaan dana untuk masing-masing rincian komponen. Masing-masing komponen dibagi dalam sub komponen untuk masing masing kategori. Laporan ini akan menyajikan penggunaan dana aktual dan dana pendamping dalam rupiah. Laporan ini hanya memuat informasi mengenai jumlah realisasi, rencana dan perbedaannya. Periode-

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

65 periode pada laporan ini mencakup triwulan berjalan, periode sampai triwulan lalu, dan seluruh periode sampai periode sekarang. -

Perkiraan Proyeksi Kas (Project Cash Forecast) Laporan ini memberikan informasi mengenai kebutuhan kas dalam kelompok besar sesuai dengan aktivitas yang akan dilaksanakan. Laporan ini penting karena menjadi dasar bagi Bank Dunia untuk mencairkan dana ke RK. Laporan ini harus memperlihatkan kebutuhan kas untuk kegiatan setiap triwulan ke depan selama tahun berjalan.

-

Status Pembayaran dan pengeluaran Dana Pinjaman (Disbursement and Expenditure Status for Loan Fund) Laporan ini menyajikan informasi mengenai dana yang dialokasikan untuk masing-masing kategori, jumlah yang telah dicairkan, jumlah yang digunakan, dan jumlah yang telah terhutang dan menjadi komitmen, serta saldo alokasi dana.

-

Pengeluaran untuk kontrak-kontrak yang memerlukan Prior Review (Expenditures for Contract Subject to Prior Review) Laporan ini menyajikan pengeluaran-pengeluaran dari kontrakkontrak yang memerlukan review pada periode sebelumnya. Laporan ini menyajikan daftar SPM/SP2D yang telah diterbitkan dan didanai per masing-masing sumber pembiayaan seperti pinjaman hibah dan dana pendamping rupiah. Referensi ke laporan RK juga disajikan dalam laporan ini. Mata uang yang digunakan adalah rupiah dan valuta asing.

-

Pengeluaran untuk kontrak-kontrak yang tidak memerlukan Prior Review (Expenditures for Contract Not Subject to Prior Review) Laporan ini menyajikan pengeluaran-pengeluaran dari kontrakkontrak yang tidak memerlukan review pada periode sebelumnya. Laporan ini menyajikan daftar SPM/SP2D yang telah diterbitkan dan didanai per masing-masing sumber pembiayaan seperti pinjaman hibah dan dana pendamping rupiah. Referensi ke laporan RK juga disajikan dalam laporan ini. Mata uang yang digunakan adalah rupiah dan valuta asing.

•

Laporan Pengelolaan Pengadaan (Procurement Management Report) Laporan ini berisi informasi mengenai proses pengadaan yang ada di proyek, yang dikelompokkan dalam: - Pengadaan barang/konstruksi (civil works) - Pengadaan jasa konsultan. Masing-masing kelompok tersebut dibagi dalam Laporan Rencana Pengadaan (Plan) dan Laporan Pengeluaran Kontrak (Expenditure Report). Untuk hal ini akan diuraikan lebih jauh beserta tabeltabelnya pada Bab Pengadaan.

•

Ringkasan Pengeluaran (Disbursement Summary)


66 Laporan ini berisi informasi mengenai anggaran, jumlah pengeluaran per kategori yang telah dilakukan, saldo/sisa yang belum dikeluarkan, akumulasi pengeluaran yang dibayarkan sampai tanggal ini, pengeluaran yang belum diganti, dan pengeluaran yang akan dilakukan berdasarkan kontrak-kontrak yang disepakati. Kegunaan laporan tersebut adalah untuk lebih dini mengetahui kinerja dan masalah yang dihadapi unit pelaksana PIU, dengan demikian PIU dapat segera mengambil langkah dan tindak lanjut penyelesaiannya. C. Laporan Tahunan Selain Laporan Triwulanan IFR, PIU harus membuat laporan tahunan dengan format yang diberikan oleh CPCU.

Form laporan IFR untuk PIU Interim Financial Report (IFR) Quarterly Report Table of Contents Financial Report 1A Project Sources and Uses of Funds 1C

Project Cash Forecast

1E

Disbursements and Expenditures Status for Grant Fund

1F

Summary Statement Expenditures for Contract subject to Prior Review

1G

Summary Statement Expenditures for Contract NOT subject to Prior Review

Project Progress Report 2B Output Monitoring Report (Unit of Output by Project Activity) Procurement Management Report 3A Procurement Process Monitoring (Goods and Works) 3B

Procurement Process Monitoring (Consultants’ Services)

3C

Contract Expenditure Report (Goods and Works)

3D

Contract Expenditure Report (Consultants’ Services)


67 Contoh Format: Cost component tergantung masing-masing grantees Health Professional Education Quality Project Sources & Uses of Funds For the Quarter Ending ……. Sub-Component B.1

Cost Component

Form 1A Current Quarter/ii DIPA 1

Year-To Date DIPA 2

Cumulative To-Date/iii DIPA 3

Current Quarter /ii DIPA 4

Year-To Date DIPA 5

Cumulative To-Date/iii DIPA 6

Current Quarter /ii DIPA 7=1/4

Sources of Funds GOI APBN University contribution The World Bank Total Sources of Fund Uses of Funds 1 Staff Development Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree 2 Procurement Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Technical Assistance Domestic International 4 Community Development 5 Research & Studies Research Fund Student Fund 6 Promotional Activity 7 Scholarship 8 Project Management HEI-IU Operational Support Total Uses of Fund

NOTE: 1 Sources of Fund: Actual : diisi dengan total realisasi expenditure untuk dana dari WB, GOI dan DRK Planned : Diisi dengan anggaran (budget) yang disetujui (PIP), khusus untuk current quarter diisi dengan forecash quarter sebelumnya 2 Uses of Fund : Actua l: diisi dengan realisasi expenditure GOI dan BLN (WB) untuk kategori pengeluaran yang bersangkutan Planned : Diisi dengan anggaran (budget) untuk GOI pendamping dan BLN (WB) 3 4 5 6

Current Quarter diisi dengan expenditure untuk GOI dan BLN (WB) yang dikeluarkan pada kwartal tersebut Year to Date diisi dengan akumulasi expenditure yang dikeluarkan dalam tahun tersebut Cummulative to Date diisi dengan akumulasi expenditure yang dikeluarkan dari awal proyek (project effective) sampai dengan periode pelaporan Non Bank Financed diisi dengan expenditure untuk dana DRK


Variance in % Year-To Date DIPA 8=2/5

Cumulative To-Date/iii DIPA 9=3/6

68 Health Professional Education Quality Project Cash Forecast (Part I) - (in IDR) For the Quarter Ending ……. Sub-Component B.1

Form 1C Cash Requirement for quarter. Ending March DIPA 1

Cost Component

Cash Requirement for quarter. Ending June DIPA 2

Cash Requirement for quarter. Ending September DIPA 3

Cash Requirement for quarter. Ending December DIPA 4

Total Cash Requirement for One Year Ending December DIPA 5=1+2+3+4

DRK - University Cash Requirement for One Year Ending December DIPA 6

World Bank - IDR Cash Requirement for One Year Ending December DIPA 7

World Bank USD Cash Requirement for One Year Ending December DIPA 8

1 Staff Development Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree 2 Procurement Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Technical Assistance Domestic International 4 Community Development 5 Research & Studies Research Fund Student Fund 6 Promotional Activity 7 Scholarship 8 Project Management PIU Operational Support TOTAL

Health Professional Education Quality Grant Disbursement & Expenditures Status For the Quarter Period ……. in IDR & USD Sub-Component B.1

Form 1E

No.

Cost Component

1

2

Grant Allocation IDR USD 3

4

Current Quarter IDR USD 5 6

Expenditures Cummulative to Date Discrepancy (Cumm. Todate) IDR USD IDR USD 7 8 9 10

Commitment Not Yet paid IDR USD 11 12

1 Staff Development Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree 2 Procurement Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Technical Assistance Domestic International 4 Community Development 5 Research & Studies Research Fund Student Fund 6 Promotional Activity 7 Scholarship 8 Project Management PIU Operational Support TOTAL


Remaining Loan Allocation IDR USD 13=3-(7+11) 14=4-(8+12)

69 Health Professional Education Quality Summary Statement Expenditures for Contract Subject to Prior Review for the Quarter Ended …. Form 1F Cost Component

Refference Contract Description Period Paid Total Expenditures for Contract Subject to Prior Review - Previous Quarters

Name

Contract Number

No

Date

Voucher Amount in IDR

Amount in USD

Period ………… 1

2

3

4 5

6 7 8 Total Expenditures for Contract Subject to Prior Review - ……… Total Expenditures for Contract subject to Prior Review FOR Current Total Expenditures Cummulative for Contract Subject to Prior Review Note:

Curency rate …

Health Professional Education Quality Summary Statement Expenditures for Contract Not Subject to Prior Review for the Quarter Ended …. Form 1G Cost Component

Description No

Date

Voucher Amount in IDR

Total Expenditures for Previous Years Total Expenditures for Previous Quarters Period ………… 1

2

3

4 5

6 7 8 Total Expenditures for Current Quarter Total Expenditures for Current Year Total Expenditures Cummulative for Contract Note:

Curency rate


Amount in USD

70

Health Professional Education Quality

Output Monitoring Report Unit of Output by project Activity / i as of ……………. in IDR 000's and USD Form 2B

Cost component Package

Description

Actual Cumulative Cumulative To-Date To-Date (IDR 000's) (%) 1 2=1/3

Planned Cumulative Cumulative To-Date To-Date (IDR 000's) (%) 3 4

NOTES /I: This report provides activity information for the project from inception to the latest reporting date.


Variance Cumulative Cumulative To-Date To-Date (IDR 000's) (%) 5=3-1 6=4-2

Contract Value 7

71

Government of Indonesia Health Professional Education Quality

Form 3A

PROCUREMENT PLAN FOR GOODS UNIVERSITY : University of…………….. As of:………….. Schedule No. Activity

Quantity

Reference No.

Project Estimated Proc. Review Items Cost (USD) Method

Prep. Of Readiness of Procure. WB NO Advertise Documents Documents Planned

1

Revised Actual Planned

2

Revised Actual

TOTAL

0

Note: 1 USD = Rp………..

No

Procurement Methods

Total PackageEstimate d Cost

1 Sub-Total ICB 2 Sub-Total NCB 3 Sub-Total NS 4 Sub-Total DC Total Goods


Issue of Documents

Submission of Bids

Preparation Finalization Contract of Eval. WB NO of Draft Comm. Cont.Sign Period Report Contract

Compl.

72

Government of Indonesia Health Professional Education Quality

Form 3B

PROCUREMENT PLAN FOR SELECTION OF CONSULTANT UNIVERSITY : University of …………….. As of:……….. Schedule No.

Activity *

Reference No. Project Sub-Comp.

Estimated Proc. Method Cost (USD)

Review

Prep. Of TOR

WB NO

EOI/ Adv. Sub. Of EOI

Eval. Of EOI/ SL

Planned 1


2


3

Revised Actual

Total

0

Note: 1 USD = Rp………..

No Procurement Methods

Total Package Estimated Cost (in USD)

1 Sub-Total QCBS 2 Sub-Total CQS 3 Sub-Total IC Total Goods


WB NO

Prep. Of RFP

WB NO

Issue of RFP/ Invitation

Sub. Of Proposals

Tech. Eval. WB NO

Op. Of Fin. Negotiation/ WB NO Signature Comm. Proposals Draft Contract

Contract Period

Compl.

73

Health Professional Education Quality Contract Expenditure Report (Goods) for the quarter ended …………… Form 3C Disbursement Category No. Description

Contract Description

Procurement Method /ii

Contract Number /iii

Supplier/ Contractor

Nationality

Contract Currency

Contract Value

Amount Invoice to date

No.SPM/WA

Payment Realization Date of SPM Amount (Rp.)

AWP 1 BATCH 1 YEAR 2002

1

TOTAL EIP-1 TOTAL

IDR

GRAND TOTAL

IDR


Amount (US$)

Remaining Amount of Contract (Rp.) (US$)

Code Cat Comp.

Note

74

Health Professional Education Quality Contract Expenditure Report (Consultants' Services) /i for the quarter ended ………….. Form 3D

No.

Disbursement Category Description

Selection Method /ii

Contract Number /iii

Contract Description

Consultant

Nationality

Contract Contract Amount Currency Value Invoice to date

No. SPM/WA

Date

Payment Realization Amount Amount ( Rp.) (US$)

Remaining Amount Contract (Rp.)

Equiv. To Rp.

0.00

Remaining Expenditure Code Cat. Amount Contract Type /iv - Comp. (US$) 0.00

1

TOTAL CTC IDR

TOTAL USD

NOTES /i : This report provides procurement information for the project from inception to the latest reporting date. /ii: Each method in Procurement Guidelines should be shown separately. /iii: Amendments should be included as an additional line with the same contract number and should indicate the amendment number. /iv: Foreign, Local (ex factory) or local (other). QCBS = Quality and Cost-based Selection CQS = Consultant Qualification IC = Individual Consultant


0.00

0.00 -

0.00 0.00

0.00 0.00

75

Health Professional Education Quality Project (HPEQ) PMM

Disbursement & Expenditures Status For the reporting period … in USD … No.

UNIVERSITY

Curency

2

1 1

Proposal Approved

Year

DIPA Budget Approved

3

4

5

Payment Realization from KPPN 6

Payment Realization (SPM) Undisbursed Number 7

Date 8

IDR USD

2

3 Sub Total Qurrent Quarter Sub Total Qurrent Year Sub Total Qummulative

4 5

6 7 8

TOTAL

0.00


Amount 9

10=3-6

Commitment Remaining Discrepancy Not Yet paid Grant Allocation Cummulative to Date 11 12 13=3-(6+11+12)

76 II.

Laporan Keuangan IFR untuk PTS dan PT BHMN Interim Financial Report (IFR) untuk PTS dan PT BHMN pada prinsipnya sama, kecuali ada tambahan Form Laporan Aktivitas Rekening Khusus (Special Account Activity Statement) yaitu Form 1D-1 dan 1D-2. Laporan Aktivitas Rekening Khusus (Special Account Activity Statement) Laporan ini menyajikan status rekening PIU untuk satu periode laporan. Laporan ini disiapkan oleh PIU dengan melakukan rekonsiliasi laporan rekening PIU dengan pengeluran yang dilakukan oleh PIU. Form untuk PTS dan PT BHMN Interim Financial Report (IFR) Quarterly Report

Table of Contents

Financial Report 1A

Project Sources and Uses of Funds

1C

Project Cash Forecast

1D-1

PIU Bank Account Activity Statement - IDR

ID-2

P IU Bank Account Activity Statement - USD

1E

Disbursements and Expenditures Status for Grant Fund

1F

Summary Statement Expenditures for Contract subject to Prior Review

1G

Summary Statement Expenditures for Contract NOT subject to Prior Review

Project Progress Report 2B

Output Monitoring Report (Unit of Output by Project Activity) - need to be discussed

Procurement Management Report 3-A

Procurement Process Monitoring (Goods and Works)

3-B

Procurement Process Monitoring (Consultants’ Services)

3-C

Contract Expenditure Report (Goods and Works)

3-D

Contract Expenditure Report (Consultants’ Services)


77 1D-1

Health Professional Education Quality PIU Bank Account Activity Statement for the Reporting Period ……. Bank : Account No. : IDR

Part I 1. Cummulative advances to end of current reporting period 2. Cummulative expenditures to end of last reporting period 3. Outstanding advances to be accounted (1-2)

150 30 120

Part II 4. Opening balance at beginning of reporting period (as of …………...) 5. Add/Substract:Cummulative adjustments (if any) * 6. Advances from the DGHE-IU during reporting period 7.add 5 and 6 8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3) 9. Closing balance at end of current reporting (as of ………….…) 10. Add/substract: Cummulative adjusment (if any) ** 11. Expenditures for current reporting period 12. Add 10+11 13. Add 9+12

70

must be same as item 3

50 120 20 100 120

must reconcile with Expenditures in this Quarter fromHEIIU's Journal/Rekening Koran

14. Difference (if any) 8-13 *** must reconcile with Form 1C, Column (4+6)

Part III 15. Total Forecasted amount to be paid by DGHE-IU 16. Less: Closing balance (as per item 9 ) 17. Cumulative adjustment (if any) **** 18. Add 16+17 19. Cash requirement from DGHE-IU for next six months (15-18) 20. Amount requested for advance to (rounding) =================== * Explanation for item 5 (if not zero):

Amount (+/-)

Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero):

Amount (+/-)

Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero):

Amount (+/-)

Remarks

Amount (+/-)

Remarks

**** Explanation for item 17 (if not Zero):

FMR & AW Ref.


78 1D-2

Health Professional Education Quality PIU Bank Account Activity Statement for the Reporting Period ……. Bank : Account No. : USD

Part I 1. Cummulative advances to end of current reporting period 2. Cummulative expenditures to end of last reporting period 3. Outstanding advances to be accounted (1-2)

150 30 120

Part II 4. Opening balance at beginning of reporting period (as of …………...) 5. Add/Substract:Cummulative adjustments (if any) * 6. Advances from the DGHE-IU during reporting period 7.add 5 and 6 8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3) 9. Closing balance at end of current reporting (as of ………….…) 10. Add/substract: Cummulative adjusment (if any) ** Expenditures for current reporting period 11. 12. Add 10+11 13. Add 9+12

70

must be same as item 3

50 120 20 100 120

must reconcile with Expenditures in this Quarter fromHEIIU's Journal/Rekening Koran

14. Difference (if any) 8-13 *** must reconcile with Form 1C, Column (7)

Part III 15. Total Forecasted amount to be paid by DGHE-IU 16. Less: Closing balance (as per item 9 ) 17. Cumulative adjustment (if any) **** 18. Add 16+17 19. Cash requirement from DGHE-IU for next six months (15-18) 20. Amount requested for advance to (rounding) =================== * Explanation for item 5 (if not zero):

Amount (+/-)

Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero):

Amount (+/-)

Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero):

Amount (+/-)

Remarks

Amount (+/-)

Remarks

**** Explanation for item 17 (if not Zero):

2.

FMR & AW Ref.

Batas Waktu Pelaporan 1. Laporan Triwulanan Grantees harus menyerahkan laporan paling lambat 15 hari setelah akhir triwulan berjalan. 2. Laporan Tahunan Laporan Tahunan paling lambat pada tanggal 31 Januari tahun berikutnya.


BAB IV PANDUAN PELAKSANAAN PELAPORAN KEUANGAN

Recommend Documents