MODUL 5
PELAPORAN KEUANGAN
5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi 5.2 Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI
TANDA PENERBIT
Penulis: Dukungan Pendanaan, Michael Schwerzel
CNV Internationaal
© Copyright CNV Internationaal 2015
Kotak Pos 2475 3500 GL Utrecht Belanda T: 00 31 751 1260 E:
[email protected] I: www.internationaal.nl
Semua hak dilindungi. Setiap bagian dari publikasi ini dapat direproduksi oleh organisasi mitra serikat buruh CNV Internationaal tanpa izin khusus, sepanjang sumber tersebut dikutip sebagai berikut: “CNV Internationaal, 2015, Toolkit Manajemen Keuangan untuk Serikat Buruh (PO Box 2475-3500 GL Utrecht, Belanda)“. Jika organisasi mitra non serikat buruh CNV Internationaal ingin mereproduksi bagian dari publikasi ini, izin tertulis dari CNV Internationaal diperlukan.
MODUL 0
PENGANTAR DAN TINJAUAN ///////////////////////////////////||||||||||||||||||||||||||\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
Tujuan Toolkit Keuangan Toolkit Keuangan ini bertujuan untuk membantu penerima dana CNV Internationaal memperbaiki kapasitas pengelolaan keuangan mereka. Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam mematuhi standar keuangan yang ditetapkan dalam kontrak antara CNV Internationaal dan organisasi mitra di seluruh dunia. Tujuan khususnya adalah: •
Untuk meningkatkan penganggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan organisasi mitra.
•
Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi mitra.
•
Untuk meningkatkan pengetahuan tentang standar keuangan CNVI.
•
Untuk meningkatkan keterampilan staf keuangan, bekerja di organisasi mitra, untuk mematuhi standar-standar keuangan ini.
•
Untuk menyediakan pengalaman praktek, alat dan template dan menjadi panduan praktis tentang bagaimana menggunakan alat-alat dan template ini.
Apa yang bukan dari Toolkit ini Toolkit ini: •
bukan seperangkat aturan tambahan terhadap hukum, kerangka kerja dan panduan kontrak dan peraturan yang ada.
•
bukan merupakan interpretasi dari peraturan kontrak yang ada.
•
bukan sebagai pengganti untuk pembacaan kondisi kontrak dan panduan serta instruksi yang ada.
Penggunaan Toolkit Toolkit ini dikembangkan untuk penerima dana CNVI. Penerima dana CNVI bisa termasuk Konfederasi (pendanaan langsung) atau Federasi (pendanaan tidak langsung). Penerima dana CNVI bisa: •
Konfederasi Serikat Buruh Nasional yang telah terlibat dalam kontrak dengan CNVI;
•
Federasi Serikat Buruh yang menjadi anggota Konfederasi Serikat Buruh Nasional dan berpartisipasi dalam Program Nasional yang utamanya didanai oleh CNVI.
Toolkit ini harus menjadi pedoman bagi organisasi, dan khususnya bagi staf keuangan, untuk membantu mereka dengan tugas-tugas spesifik, seperti menyiapkan anggaran atau laporan keuangan. Ketika bekerja spesifik pada area manajemen keuangan, organisasi dan staf keuangan dapat dengan lebih baik mempersiapkan diri dengan mempelajari dahulu modul Toolkit yang sesuai. Dengan mempelajari modul yang sesuai, organisasi akan lebih memahami bagaimana memenuhi standar keuangan CNVI dan juga dapat bekerja dengan template yang disediakan. Pada prinsipnya modul ini hanya perlu dipelajari dan digunakan ketika organisasi (atau staf keuangan) bekerja pada area manajemen keuangan yang spesifik. Ini tidak dimaksudkan sebagai buku yang harus dibaca dari awal sampai akhir, tetapi sebagai buku kerja: hanya pelajari modul ketika hal tersebut relevan.
3
Struktur dan isi Toolkit Keuangan Toolkit keuangan mencakup 8 bidang manajemen keuangan dan disusun menjadi 8 modul. Isi dari Toolkit Keuangan adalah:
Modul 5 - Pelaporan Keuangan 5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi P. 8 5.2
4
Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI
P. 26
Template keuangan Toolkit Keuangan ini menyediakan template keuangan. Lampiran pada modul 1, 4 dan 5 adalah file excel.
Modul 5 - Pelaporan 5.1
Format Pelaporan Federasi
5.2
Format Pelaporan Konfederasi (untuk Konfederasi saja)
5.3
Format Pelaporan Terbagi Konfederasi (untuk Konfederasi saja)
Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di: http://www.cnvinternationaal.nl Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 “buku saku”) dan bentuk MS PowerPoint. •
cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda.
•
Toolkit ini juga dapat di-download dari situs CNVI, pada
http://www.cnvinternationaal.nl
5
6 6
FUNDING SUPPORT
CNV INTERNATIONAAL
MODUL 5
PELAPORAN ///////////////////////////////////||||||||||||||||||||||||||\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
KISAH NYATA Konfederasi serikat buruh menerima sejumlah besar dana dari foundation untuk program 5 tahun. Salah satu kewajiban adalah bahwa federasi serikat buruh tersebut harus menyerahkan laporan keuangan tahunan kepada foundation tersebut. Setelah satu tahun konfederasi serikat buruh tidak menyampaikan laporan keuangan tahunan dalam jangka waktu yang ditentukan. Foundation ini mengirim email tapi tidak ada jawaban. Foundation ini menelpon konfederasi serikat buruh, tapi manajernya tidak berada di kantor dan juga tidak menelepon balik. Setelah tiga bulan Foundation mengirim surat yang keras yang mengatakan bahwa mereka akan membatalkan pendanaan jika konfederasi serikat buruh tersebut tidak menyerahkan laporan keuangan dalam waktu 2 minggu. Sekali lagi, masih belum ada tanggapan, dan foundation membatalkan pendanaan dan mulai melakukan tindakan hukum untuk menarik dana yang dibayarkan selama tahun pertama program. Ia kemudian juga memberitahukan lembaga donor lain tentang konfederasi serikat buruh tersebut terkait apa yang terjadi agar mereka berhati-hati untuk memberikan komitmen kepada organisasi ini. Apa yang terjadi? Departemen keuangan konfederasi serikat buruh tidak dapat menangani proyek besar tersebut dan gagal menghasilkan laporan keuangan yang layak. Manajemen konfederasi serikat buruh tidak tahu bagaimana menangani situasi ini dan melihat cara lain serta mengabaikan pesan dari foundation.
7
MODUL 5: Pelaporan
5.0 PELAPORAN KEUANGAN Modul ini menjelaskan bagaimana menyusun laporan keuangan menurut standar FPMF. Sebagaimana kita tahu, kita dapat membedakan 2 proses pelaporan yang berbeda. 1. Laporan keuangan yang Federasi serahkan kepada Konfederasi 2. Laporan keuangan yang Konfederasi serahkan kepada CNVI Karena metodenya berbeda, maka modul ini dibagi menjadi 2 bagian: 1. Untuk Federasi dan Konfederasi 2. Hanya untuk Konfederasi Staf keuangan yang bekerja untuk federasi mungkin sudah cukup belajar tentang pelaporan di bagian 1 saja. Namun, staf keuangan yang bekerja untuk Konfederasi harus tahu isi dari kedua bagian tersebut, karena mereka akan memiliki peran yang penting dalam menilai laporan keuangan federasi.
Tip: pastikan bahwa anda memahami isi dari modul sebelumnya, karena anda akan memerlukannya untuk dapat memahami isi dari modul ini.
5.1 LAPORAN KEUANGAN UNTUK FEDERASI CNVI telah menyusun File Excel: “Format Laporan Federasi”. Federasi harus menggunakan format ini untuk laporan keuangan mereka. Bagian 5.1 menjelaskan bagaimana menggunakan format ini. Menyusun laporan keuangan dijelaskan dengan pendekatan langkah demi langkah (step by step). Berikut adalah langkahnya: 1. Penjelasan format pelaporan 2. Bagaimana memasukkan anggaran ke dalam sheet 3. Bagaimana menyusun laporan kuartal 4. Bagaimana menyusun laporan tahun 5. Bagaimana menghitung saldo 6. Bagaimana memeriksa laporan keuangan dan persetujuan akhir 7. Menambahkan dokumen pendukung 8. Menyerahkan laporan keuangan ke konfederasi 9. Penutupan proyek 9 langkah ini akan dijelaskan dalam 9 paragraf berikut.
5.1.1 Penjelasan format laporan keuangan Format yang digunakan adalah: Format Pelaporan Federasi. Silahkan buka File Excel agar lebih mudah memahami yang berikut. Format Laporan Federasi berisikan 9 sheet/lembar: Sheets 1,3,5,7: lembar konsolidasi, untuk setiap kuartal Sheet 2,4,6,8: biaya tidak langsung, untuk setiap kuartal Sheet 9:
8
Laporan tahun
MODUL 5: Pelaporan
Sheet 10:
Laporan Ringkas
Sheet 11:
Laporan Terbagi
Sheet 12:
Menghitung Saldo
Sheet (lembar) konsolidasi untuk setiap kuartal menyajikan pengeluaran dan penerimaan yang terkonsolidasi untuk setiap kuartal, berdasarkan rekaman di Buku Bank dan Buku Kas Kecil. Sheet biaya tidak langsung untuk setiap kuartal menyajikan biaya staf dan biaya tidak langsung lain untuk setiap kuartal, berdasarkan rekaman dalam Buku Bank dan Buku Kas Kecil. Sheet 9 “Laporan Tahun” menampilkan pengeluaran dan penerimaan terkonsolidasi untuk semua kuartal dan mengkumulasikannya secara otomatis. Karena selisih antara anggaran dan pengeluaran aktual ditampilkan, ini dapat digunakan sebagai alat monitoring. Sheet 10 ”Ringkasan Laporan” meringkas total-total dari Laporan Tahun pada tingkat hasil. Sheet 11 “Laporan Terbagi” menampilkan jumlah total Result (Hasil) per sub area. Sheet 12 “Menghitung Saldo” menyajikan saldo kas akhir dari proyek.
5.1.2 Bagaimana memasukkan anggaran ke sheet-sheet ini? Pengeluaran yang dilaporkan perlu dibandingkan dengan jumlah yang dianggarkan. Dengan melakukan itu, maka mungkin untuk mendeteksi perbedaan antara pengeluaran yang direncanakan (=anggaran) dan pengeluaran aktual (laporan keuangan). Sebelum mengisikan data keuangan ke dalam laporan, pertama anggaran harus dimasukkan dalam beberapa sheet laporan. Gunakan hanya anggaran yang telah disetujui dan resmi (mis. anggaran yang dinegosiasikan dengan konfederasi). Anggaran tahun harus dimasukkan di sheet berikut: Sheets 1,3,5,7: Lembar konsolidasi untuk tiap Kuartal Sheet 2,4,6,8: Biaya tidak langsung untuk tiap kuartal Sheet 9:
Laporan Tahun
Sheet 10:
Laporan Ringkas
Sebagai contoh kita telah menyiapkan Gambar 5.1. (halaman berikut). Gambar 5.1 menyajikan anggaran rekaan dalam Laporan Tahun sheet. Perhatikan bahwa kode kegiatan juga disajikan. Hal ini penting ketika menyusun laporan keuangan. Perhatikan bahwa anggaran untuk biaya langsung dan rencana keuangan disajikan juga dalam format ini. Item anggaran ini mengandung kode kegiatan juga. Ini adalah sedikit aneh, karena sesungguhnya tidak ada kegiatan. Namun kita perlu memiliki kode saat merekam pengeluaran di Buku Bank dan Buku Kas, sehingga memudahkan kita untuk menggunakan kode yang sama dengan yang kita sudah gunakan. Perhatikan bahwa kolom Variance (selisih) sama dengan jumlah anggaran. Seperti yang akan kita lihat nanti, ini akan berubah setelah pengeluaran disajikan dalam laporan. Kolom Variance menghitung pengeluaran anggaran dikurangi total, jadi jika tidak ada pengeluaran, kolom Variance akan sama dengan anggaran.
9
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.1: Contoh Anggaran dalam Laporan Tahunan Hasil
Hasil 1
Kode Kegiatan
1.1.1 1.1.2
1.1.3 1.1.4 1.1.5 Hasil 2 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Hasil 3 3.1.1 3.1.2 3.1.3 TOTAL A
Penjelasan singkat kegiatan
7.0 7.0.1 7.0.2
7.0.3
Lainnya
8.0 8.0.1 8.0.2 8.0.3
TOTAL B TOTAL C Kode
TOTAL
TOTAL
TOTAL
TOTAL
VARIANCE /
Q1
Q2
Q3
Q4
PENGELUARAN
SELISIH
pemerintah Meeting dengan SB lain Meeting dengan anggota Konferensi hak buruh Total hasil 1 Workshop anggota baru Workshop anggota SB Workshop tindak lanjut Total hasil 2 Program publisitas Program perlindungan Kampanye Total hasil 3 TOTAL HASIL 1+2+3 25% DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG
staf
TOTAL
Riset hak buruh Meeting dengan pejabat
BIAYA TDK LANGSUNG (MAS B
ANGGARAN THN PENUH
Biaya Staf Project coordinator (100%) Petugas Publisitas (25%) Assistant project coordinator (50%) Total biaya staf Biaya tidak langsung lain Sewa kantor 25% Peralatan kantor 20% Perawatan kantor 20% Total biaya tidak langsung lain TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) Sumber Income/
Kegiatan pendapatan D
9.0
Rencana pembiayaan
TOTAL D
9.0.1 9.0.2 9.0.3
Kontribusi sendiri Lainnya, Ford Foundation Kontribusi CNVI TOTAL PEMBIAYAAN
200,000
-
200,000
200,000
-
200,000
100,000 100,000 400,000 1,000,000 100,000 600,000 300,000 1,000,000 450,000 300,000 500,000 1,250,000 3,250,000
-
-
-
-
-
100,000 100,000 400,000 1,000,000 100,000 600,000 300,000 1,000,000 450,000 300,000 500,000 1,250,000 3,250,000
ANGGARAN
TOTAL
TOTAL
TOTAL
TOTAL
TOTAL
THN PENUH
Q1
Q2
Q3
Q4
PENGELUARAN
VARIANCE
251,000 50,000
-
251,000 50,000
100,000
-
100,000
401,000 250,000 70,000 90,000
-
401,000 250,000 70,000 90,000
410,000
-
-
-
-
-
410,000
-
-
811,000
-
-
-
-
-
811,000
-
4,061,000
4,061,000 ANGGARAN TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TNH PENUH Q1 59,375 550,000 3,451,850 4,061,225
Q2
Q3
Q4
VARIANCE
PENGELUARAN
-
-
-
-
-
59,375 550,000 3,451,850 4,061,225
POSISI KEUANGAN
-
Anggaran harus dimasukkan di sheet (lembar) lain juga, mis. di Laporan Kuartal dan di dalam Laporan Ringkas. Di dalam Laporan Ringkas hanya total dari hasil-hasil anggaran, biaya tidak langsung dan sumber income/pendapatan yang perlu disajikan. Lihat Gambar 5.2 yang didasarkan atas total-total dari Gambar 5.1. 10
225
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.2 Contoh anggaran di lembar (sheet) Laporan Ringkas: Total
Anggaran
Aktual
Variance/ selisih
Hasil 1
1.000.000
1.000.000
Hasil 2
1.000.000
1.000.000
Hasil 3
1.250.000
1.250.000
Hasil 4
-
Hasil 5
-
Total Hasil
3.250.000
3.250.000
Biaya staf
401.000
401.000
Biaya kantor
410.000
410.000
Total Biaya tidak langsung
811.000
811.000
4.061.000
4.061.000
59.150
59.150
550.000
550.000
CNVI Internationaal
3.451.850
3.451.850
Total Income/ pendapatan
4.061.000
4.061.000
Total biaya
Sumber Income/ pendapatan Kontribusi sendiri Lainnya
Variance/selisih
-
-
Tip: Ketika organisasi anda menyusun anggaran untuk rencana kerja tahunan, masukkan anggaran ke dalam semua sheet (lembar). Ini akan memberikan anda beberapa pengalaman bekerja dengan sheet-sheet ini. Laporan Sheet Terbagi tidak berisikan jumlah anggaran. Oleh sebab itu ini tidak perlu disiapkan.
5.1.3 Bagaimana menyusun laporan keuangan kuartal? Pada akhir setiap kuartal Buku Bank dan Buku Kas Kecil diperiksa dan ditutup. Langkah berikutnya adalah untuk memproses rekaman dalam laporan keuangan kuartalan . Metode yang kami usulkan adalah untuk memproses semua transaksi keuangan, berkaitan dengan rencana kerja, dalam format pelaporan keuangan pada akhir setiap kuartal. Pendekatan ini memiliki beberapa keuntungan.
11
MODUL 5: Pelaporan
•
Manajer dan koordinator proyek memiliki informasi keuangan terkini tentang pengeluaran anggaran. Jika perlu, mereka dapat mengambil tindakan.
•
Setiap yang salah atau kesalahan dapat dideteksi lebih cepat. Karena itu membuat koreksi akan jauh lebih mudah. Laporan keuangan Anda akan memiliki sedikit atau tidak ada yang salah.
•
Laporan keuangan yang Anda harus sampaikan pada akhir periode proyek akan selesai setelah memproses informasi dari kuartal terakhir. Anda tidak harus mengorbankan waktu waktu tambahan untuk menyusun laporan keuangan tahunan dan akan sangat mempercepat penyampaian laporan keuangan.
5.1.3.1 Bagaimana memproses catatan Buku Bank dan Buku Kas Kecil menjadi laporan keuangan? Di dalam paragraf ini kami telah menyusun buku bank dan buku kas rekaan. Perhatikan bahwa semua transaksi adalah transaksi kuartal pertama. Proyek yang didanai oleh CNVI memiliki cost center 01-01. Di dalam semua Buku Bank dan Buku Kas, mudah untuk menemukan penerimaan dan pembayaran terkait proyek ini.
PESAN KUNCI => GUNAKAN KODE KEGIATAN UNTUK MEMUDAHKAN PROSES PELAPORAN.
Perhatikan bahwa di dalam semua transaksi Buku Bank dan Buku Kas untuk organisasi telah dicatat. Jadi ini termasuk transaksi untuk proyek lain (mis. proyek 01-02, didanai oleh donor lain) atau untuk departemen di organisasi (mis. departemen 03, koordinasi). Gambar 5.3. menyajikan contoh Buku Bank.
12
MODUL 5: Pelaporan
Gbr 5.3
Contoh Buku Bank
PERIODE: Tahun: No Rek Bank: 1
2
Tanggal
Rincian Transaksi
1-jan 3-jan 3-jan 9-jan
Saldo periode sebelumnya Pembayarn uang muka periset Tarik tunai dari bank Angsuran pertama Pembayaran di muka ruang
10-jan 12-jan 15-jan 20-jan 22-jan 25-jan 27-jan 28-jan 28-jan 28-jan 28-jan 31-jan 5-feb 25-feb 28-feb 28-feb 28-feb 28-feb 1-mrt 5-mrt 10-mrt 20-mrt 28-mrt 28-mrt 28-mrt 28-mrt 31-mrt B C D E F
Kuartal 1 2015 123456789 3 Resi no.
4
5
Cost
Kode
centre
Kegiatan
201301 201302 55001
201303 konferensi Ticket peserta 201304 Invoice katering 201307 Invoice teknis 201306 Invoice bahan 201305 Meetings 201308 Kontribusi Ford Foundation 55002 Biaya Riset 201309 Project coordinator 77001 Petugas Publisitas 77002 Assistant project coordinator 77003 invoice desain web 201310 invoice security 201311 Invoice produksi radio spots 201323 Project coordinator 77001 Petugas publisitas 77002 Assistant project coordinator 77003 Invoice Periset 201318 Donasi anggota 55003 Invoice sewa kantor 201319 Invoice peralatan kantor 201320 Invoice telepon 201321 Project coordinator 77001 Petugas publisitas 77002 Assistant project coordinator 77003 Invoice jasa perbaikan 201322 Cartridges 201324 Total Halaman Plus: Saldo periode sebelumnya Plus: Total Income periode berjalan Minus: Total Pembayaran periode berjalan Saldo: dilanjutkan ke periode berikut
6
7
Bank In
8
Bank Out
Saldo
01-01 01-01 01-01
111 903
2,243,703
75,000 100,000
750,566 675,566 575,566 2,819,269
01-01
115
70,000
2,749,269
01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-02 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-02 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01 01-01
212 212 212 212 112 902 701 702 703 311 312 311 701 702 703 901 801 802 802 701 702 703 803 802
500,000 40,000 2,783,703
240,000 269,000 40,000 9,500 85,000 45,000 20,000 19,000 18,500 100,000 35,000 165,000 20,000 19,000 18,500 50,000 150,000 40,000 12,000 21,000 19,251 18,500 7,000 15,000 1,681,251
2,509,269 2,240,269 2,200,269 2,190,769 2,105,769 2,605,769 2,560,769 2,540,769 2,521,769 2,503,269 2,403,269 2,368,269 2,203,269 2,183,269 2,164,269 2,145,769 2,095,769 2,135,769 1,985,769 1,945,769 1,933,769 1,912,769 1,893,518 1,875,018 1,868,018 1,853,018 750,566 2,783,703 1,681,251 1,853,018
Rekaman disajikan secara urutan kronologis sebagaimana biasanya dilakukan di dalam pembukuan. Kolom 5 “Kode Kegiatan” menyajikan kode kegiatan yang berbeda dari rencana kerja tahunan. Perhatikan bahwa nomornya tidak berurutan. Ketika mempersiapkan laporan kuartal keuangan akan lebih baik bila kode kegiatan dipilah berdasarkan angka. Pertanyaannya adalah: bagaimana cara melakukan itu? Jika Anda tidak memiliki banyak transaksi yang berbeda dalam Buku Bank, Anda mungkin akan lebih mudah untuk memilih secara manual transaksi yang termasuk dalam proyek yang didanai CNVI. Namun, jika Buku Bank mengandung banyak transaksi, mungkin akan sulit untuk memilih transaksi secara manual. Excel menyediakan beberapa alat yang membantu untuk menempatkan kode kegiatan dalam urutan.
13
MODUL 5: Pelaporan
Tip: instruksi excel ini beroperasi HANYA JIKA Buku Bank memiliki kode kegiatan. •
Pertama buat salinan Buku Bank.
•
Paste salinan ke sheet excel baru.
•
Pilih hanya baris Buku Bank yang menyajikan transaksi keuangan.
•
Klik Sort dan Filter pada menu Start.
•
Klik pada submenu Filter: ketika Anda melakukan filter ini tanda (panah) muncul di atas setiap kolom.
•
Klik pada filter panah di atas Kode kolom Kegiatan; ini membuka submenu.
•
Pilih dalam submenu ini fungsi “order from low to high/urutan dari rendah ke tinggi”.
•
Jika Anda mengklik ini, urutan catatan kini berubah. Ini tidak disusun menurut tanggal, tetapi berdasarkan kode kegiatan.
Gambar 5.4 menyajikan Bank Buku yang sama, tapi sekarang kode kegiatan yang dimasukkan berdasarkan urutan.
14
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.4 Buku Bank yang sama dengan kode kegiatan yang berurutan Resi no.
Cost
Kode
centre
Kegiatan
Tanggal
Rincian Transaksi
3-jan
Pembayaran muka periset
201301
01-01
111
75,000
-74,992
25-jan
Meeting
201308
01-01
112
85,000
-159,992
10-jan
Pembayran muka ruang konferensi
201303
01-01
115
70,000
-229,992
12-jan
Ticket peserta
201304
01-01
212
240,000
-469,992
15-jan
Invoice katering
201307
01-01
212
269,000
-738,992
20-jan
Invoice teknis
201306
01-01
212
40,000
-778,992
22-jan
Invoice bahan
201305
01-01
212
9,500
-788,492
31-jan
invoice desain web
201310
01-01
311
100,000
-888,492
25-feb
Invoice produksi radio spots
201323
01-01
311
165,000
-1,053,492
5-feb
invoice security
201311
01-01
312
35,000
-1,088,492
28-jan
Project coordinator
77001
01-01
701
20,000
-1,108,492
28-feb
Project coordinator
77001
01-01
701
20,000
-1,128,492
28-mrt
Project coordinator
77001
01-01
701
21,000
-1,149,492
28-jan
Petugas publisitas
77002
01-01
702
19,000
-1,168,492
28-feb
Petugas publisitas
77002
01-01
702
19,000
-1,187,492
28-mrt
Petugas publisitas
77002
01-01
702
19,251
-1,206,743
28-jan
Assistant project coordinator
77003
01-01
703
18,500
-1,225,243
28-feb
Assistant project coordinator
77003
01-01
703
18,500
-1,243,743
28-mrt
Assistant project coordinator
77003
01-01
703
18,500
-1,262,243
5-mrt
Invoice sewa kantor
201319
01-01
801
150,000
-1,412,243
10-mrt
Invoice peralatan kantor
201320
01-01
802
40,000
-1,452,243
20-mrt
Invoice telepon
201321
01-01
802
12,000
-1,464,243
31-mrt
Cartridges
201324
01-01
802
15,000
-1,479,243
28-mrt
Invoice jasa perbaikan
201322
01-01
803
7,000
-1,486,243
1-mrt
Donasi anggota
55003
01-01
901
40,000
-1,446,243
27-jan
Kontribusi Ford Foundation
55002
01-01
902
500,000
-946,243
9-jan
Angsuran pertama
55001
01-01
903
2,243,703
1,297,460
1-jan
Saldo periode sebelumnya
750,566
3-jan
Tarik tunai dari bank
201302
01-01
100,000
650,566
28-jan
Biaya Riset
201309
01-02
45,000
605,566
28-feb
Invoice periset
201318
01-02
50,000
555,566
B
Total halaman
2,783,703
1,521,251
Bank In
Bank Out
Saldo
Buku Bank sekarang urutannya berdasarkan kode kegiatan. Perhatikan bahwa tanggalnya tidak lagi berurutan. Peringatan: Perhatikan bahwa saldo tidak lagi tepat dan harus diabaikan. 5.1.3.2 Masukkan informasi yang dipilah dalam lembar (sheet) konsolidasi Langkah berikutnya adalah memasukkan transaksi terpilah ke dalam sheet Consol Q. Pada dasarnya semua jumlah ditambahkan per kode kegiatan. Gambar 5.5 menyajikan total per kode kegiatan. Total ini disajikan dalam kolom Buku Bank. Ini dilakukan secara manual atau dengan cara menyalin jumlah dari
15
MODUL 5: Pelaporan
Buku Bank ke sheet Laporan Kuartal Keuangan. Perhatikan bahwa jumlah di kolom “Variance” (selisih) telah berubah. Periksa apakah jumlah yang ada di kolom Variance ditambah jumlah di kolom “Total” sama dengan jumlah di kolom “anggaran tahun penuh”. Gambar 5.5 Contoh Laporan Keuangan Buku Bank Kode Kegiatan
Penjelasan singkat kegiatan
BUKU BANK
BUKU KAS
TOTAL
VARIANCE
ANGGARAN TAHUN PENUH
Hasil 1
1.1.1
Riset hak buruh
200,000
75,000
75,000
125,000
1.1.2
Meeting dg pejabat pemerintah
200,000
85,000
85,000
115,000
1.1.3
Meeting dengan SB lain
100,000
-
100,000
1.1.4
Meeting dengan anggota
100,000
1.1.5
Konferensi hak buruh
400,000
70,000
Total hasil 1
1,000,000
230,000
-
Hasil 2 2.1.1
Workshop anggota baru
100,000
2.1.2
Workshop anggota SB
600,000
2.1.3
Workshop lanjutan
Total hasil 2
558,500
300,000 1,000,000
558,500
-
Hasil 3
-
100,000
70,000
330,000
230,000
770,000
-
-
-
100,000
558,500
41,500
-
300,000
558,500
441,500
-
-
3.1.1
Program publisitas
450,000
265,000
265,000
185,000
3.1.2
Program perlindungan
300,000
35,000
35,000
265,000
3.1.3
Kampanye
-
500,000
Total hasil 3
1,250,000
300,000
-
300,000
950,000
TOTAL HASIL 1+2+3
3,250,000
1,088,500
-
1,088,500
2,161,500
-
-
-
-
500,000
BIAYA TDK LANGSUNG (MAKS 25%
7.0
DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG Biaya staf
7.0.1
Project coordinator (100%)
7.0.2
Petugas Publisitas (25%)
7.0.3
251,000
61,000
61,000
190,000
50,000
14,313
14,313
35,687
Assistant project coordinator (50%)
100,000
27,750
27,750
72,250
Total biaya staf
401,000
103,063
103,063
297,937
8.0
Biaya tidak langsung lain
-
-
8.0.1
Sewa kantor 25%
37,500
212,500
8.0.2
Peralatan kantor 20%
13,400
56,600
8.0.3
Perawatan kantor 20%
Total biaya tidak langsung lain
TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG
250,000
37,500
70,000
13,400
-
-
90,000
1,400
1,400
88,600
410,000
52,300
-
52,300
357,700
-
-
811,000
155,363
-
155,363
655,637
4,061,000
1,243,863
-
1,243,863
2,817,137
-
-
1,243,863
2,817,137
TOTAL BIAYA (A+B)
TOTAL BIAYA (A+B)
9.0
Rencana Pembiayaan
9.0.1
Kontribusi sendiri
9.0.2
Lainnya, Ford Foundation
9.0.3
POSISI KEUANGAN
16
4,061,000
1,243,863
-
59,375
40,000
40,000
19,375
550,000
500,000
500,000
50,000
Kontribusi CNVI
3,451,850
2,243,703
2,243,703
1,208,148
TOTAL PEMBIAYAAN
4,061,225
2,783,703
-
2,783,703
1,277,523
1,539,840
MODUL 5: Pelaporan
5.1.3.3 Menghitung biaya tidak langsung Setiap anggaran memiliki biaya tidak langsung untuk staf dan biaya tidak langsung lainnya (terutama biaya kantor). Seringkali biaya tidak langsung berasal yang dari gelondongan. Beberapa bagian dari biaya-biaya gelondongan dapat dibebankan pada anggaran proyek. Berapa jumlahnya ditentukan oleh % yang telah disepakati. Menggunakan sheet 2,4,6, atau 8 dalam File Excel Format Pelaporan Federasi mungkin berguna untuk menghitung berapa biaya tidak langsung yang dibebankan pada anggaran proyek. Gambar 5.6 menjelaskan sebuah contoh, berdasarkan pada Buku Bank dan Buku Kas Kecil. (Juga lihat paragraf berikutnya). Gambar 5.6 Contoh menghitung biaya tidak langsung Dalam
Dalam laporan
laporan Konsolidasi
Konsolidasi
1 Kode
2 Penjelasan Item
anggaran
3
4
5
6
7
Aktual dicatat
% dibebankan
Jumlah
Aktual
%
Jumlah
dalam Buku
ke proyek
hitungan
dicatat di
dibebankan
hitungan
Buku Kas
ke proyek
Bank
8
Kecil 7.0
Biaya staf
7.0.1
Project coordinator (100%)
61.000
100%
61.000
100%
-
7.0.2
Petugas Publisitas (25%)
57.251
25%
14.313
25%
-
7.0.3
Assistant project
55.500
50%
27.750
50%
-
coordinator (50%) Total biaya staf
173.751
103.063
-
-
8.0
Biaya tidak langsung lain
8.0.1
Sewa kantor 25%
8.0.2
Peralatan kantor 20%
8.0.3
Perawatan kantor 20%
150.000
25%
37.500
67.000
20%
13.400
7.000
20%
Total biaya tidak langsung
224.000
TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG
397.751
25%
-
22.000
20%
4.400
1.400
13.000
20%
52.300
35.000
2.600 7.000
0
155.363
35.000
0
7.000
Bagaimana menggunakan sheet ini? •
Salin kode kegiatan dan penjelasan item dari anggaran ke kolom 1 dan 2.
•
Tambahkan jumlah-jumlah yang dicatat per kode kegiatan sebagaimana dicatat dalam Buku Bank dan sajikan dalam kolom 3 “Aktual yang dicatat di Buku Bank”.
•
Sajikan % untuk tiap item anggaran (copy % sebagaimana dijelaskan dalam anggaran) dalam kolom 4.
•
Kalikan jumlah-jumlah di kolom 3 * jumlah kolom 4 di kolom 5 “Hitungan jumlah”.
•
Tambahkan jumlah yang dicatat per kode kegiatan sebagaimana dicatat dalam Buku Kas Kecil dan sajikan dalam jumlah total di kolom 6 “Aktual yang dicatat di Buku Kas Kecil”.
•
Sajikan % untuk tiap item anggaran (copy % sebagaimana disajikan dalam anggaran) di kolom 7 (sebagaimana di kolom 3).
•
Kalikan jumlah-jumlah di kolom 6 * jumlah kolom 7 di kolom 8 “Hitungan jumlah”.
Sekarang anda dapat menyalin hitungagn jumlah menjadi laporan kuartal. Salin hitungan jumlah di kolom 5 dan 8 di laporan kuartal. Periksa lagi Gambar 5.5 dan perhatikan bahwa jumlah-jumlah di kolom 5 sekarang disajikan di kolom Buku Bank dari Laporan Keuangan. Di paragraf berikut untuk rekaman Buku Kas Kecil.
17
MODUL 5: Pelaporan
5.1.3.4 Masukkan jumlah-jumlah yang terekam dari Buku Kas Kecil dalam laporan kuartal Transaksi Buku Kas Kecil juga perlu disajikan dalam laporan kuartal. Jumlah-jumlah ini perlu disajikan dalam kolom buku kas di format tersebut. Metode yang digunakan mirip dengan metode yang sudah dijelaskan pada paragraf 5.1.3.1. Gambar 5.7 sajikan contoh Buku Kas Kecil. BUKU KAS KECIL Periode: Q1 2015 1
2
Tanggal
PCV no.
3 Rincian Transaksi
3-jan
Saldo kas lanjutan
3-jan
Top up cek nr 123456
4
5
6
Cost Centre
Kode Kegiatan
Kas masuk
7
8
Kas keluar
Saldo
75.000
75.000
100.000
175.000
4-jan
1
Pulpen dan kertas untuk kantor
03
802
13.000
162.000
16-jan
2
Pembayaran tunai bodyguard
01-01
312
65.000
97.000
1-feb
3
Materai
03
802
6.000
91.000
8-feb
4
Ongkos bus project coordinator
01-01
112
8.500
82.500
16-feb
5
Kopi dan Teh untuk kantor
03
802
3.000
79.500
1-mrt
6
Bensin untuk mobil
01-02
17.000
62.500
13-mrt
7
Tagihan telepon hotel
01-01
212
15.000
47.500
15-mrt
8
Fotokopi
01-01
212
13.000
34.500
18-mrt
9
Ongkos Bus Sekretaris
01-01
112
5.000
29.500
19-mrt
10
Biaya kecil teknisi
03
803
13.000
16.500
TOTAL HALAMAN SALDO DILANJUTKAN
175.000
158.500 16.500
Perhatikan bahwa jumlah-jumlah yang terekam dengan kode kegiatan 802 dan 803 adalah biaya tidak langsung dan disajikan di paragraf “menghitung biaya tidak langsung” sebelumnya. Dalam contoh ini tidak banyak rekaman di Buku Kas Kecil. Ini tidak perlu mengubah urutan Buku Kas Kecil. Namun, jika Buku Kas Kecil anda berisi banyak transaksi, disarankan untuk mengubah urutan transaksi kode kegiatan dengan menggunakan metode yang sama seperti yang dijelaskan dalam paragraf 5.3.1.1. Pada gambar 5.8 halaman berikutnya menyajikan total-total dari laporan kuartal, termasuk transaksi kas. Jumlah-jumlah yang terekam dalam Buku Kas Kecil disajikan dalam kolom buku kas per kode kegiatan.
18
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.8 Contoh Laporan Kuartal, semua rekaman termasuk Kode Kegiatan
Penjelasan singkat kegiatan
ANGGARAN TAHUN PENUH
BUKU BANK
BUKU KAS
TOTAL
SALDO
Hasil 1 1.1.1
Riset hak buruh
200.000
75.000
1.1.2
Meeting dg pejabat pemerintah
200.000
85.000
1.1.3
Meeting dengan SB lain
1.1.4
Meeting dengan anggota
1.1.5
Konferensi hak buruh
400.000
70.000
1.000.000
230.000
Total hasil 1
75.000
125.000
98.500
101.500
100.000
-
100.000
100.000
-
100.000
70.000
330.000
243.500
756.500
13.500
13.500
Hasil 2 2.1.1
Workshop anggota baru
100.000
2.1.2
Workshop anggota SB
600.000
2.1.3
Workshop lanjutan Total hasil 2
-
-
100.000 13.500
558.500
28.000
586.500 -
300.000
558.500
28.000
586.500
413.500
-
-
265.000
185.000 200.000
300.000 1.000.000
-
Hasil 3 3.1.1
Program publisitas
450.000
265.000
3.1.2
Program Perlindungan
300.000
35.000
65.000
100.000
3.1.3
Kampanye
-
500.000
Total hasil 3
1.250.000
500.000 300.000
65.000
365.000
885.000
TOTAL HASIL 1+2+3
3.250.000
1.088.500
106.500
1.195.000
2.055.000
-
-
-
-
BIAYA TIDAK LANGSUNG (MAS 25% DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG 7.0
Biaya Staf
7.0.1
Project coordinator (100%)
7.0.2
Petugas publisitas (25%)
7.0.3
251.000
61.000
61.000
190.000
50.000
14.313
14.313
35.687
Assistant project coordinator (50%)
100.000
27.750
27.750
72.250
Total biaya staf
401.000
103.063
103.063
297.937
-
-
8.0
Biaya tidak langsung lain
8.0.1
Sewa Kantor 25%
8.0.2 8.0.3
-
250.000
37.500
-
37.500
212.500
Peralatan Kantor 20%
70.000
13.400
4.400
17.800
52.200
Perawatan kantor 20%
90.000
1.400
2.600
4.000
86.000
410.000
52.300
7.000
59.300
350.700
Total biaya tidak langsung lain TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) TOTAL BIAYA (A+B)
-
811.000
155.363
7.000
162.363
648.637
4.061.000
1.243.863
113.500
1.357.363
2.703.637 -
1.357.363
2.703.637
1.243.863
59.375
40.000
40.000
19.375
550.000
500.000
500.000
50.000
2.243.703
1.208.148
2.783.703
1.277.523
Rencana Pembiayaan
9.0.1
Kontribusi sendiri
9.0.2
Lainnya, Ford Foundation
9.0.3
Kontribusi CNVI
3.451.850
2.243.703
TOTAL PEMBIAYAAN
4.061.225
2.783.703
113.500
4.061.000
9.0
POSISI KEUANGAN
-
-
1.426.340
19
MODUL 5: Pelaporan
Keterangan: •
Perhatikan bahwa kolom saldo menyajikan anggaran sisa untuk tiap kegiatan
•
Perhatikan bahwa baris di bagian bawah menyajikan posisi keuangan proyek saat ini. Jumlah yang disajikan adalah selisih antara jumlah yang diterima dan jumlah yang sebenarnya dibayar
5.1.4
Bagaimana menyusun laporan tahun?
Berdasarkan laporan kuartal, sheet laporan tahun, laporan terbagi dan laporan ringkas dapat disusun. 5.1.4.1 Laporan Tahun Buku
Setelah anda menyelesaikan Laporan Kuartal, maka mudah untuk menyalin jumlah-jumlah ini dalam Format Laporan Tahun. Dalam kolom Q1 dari Laporan Tahun anda menyajikan total jumlah-jumlah per kode kegiatan. Copy paste Total jumlah dari Laporan Kuartal ke kolom yang berkaitan dari Laporan Tahun. Tentu saja anda harus melakukan hal yang sama untuk tiap kuartal. Gambar 5.9 (halaman berikut) menyajikan contoh sebuah Laporan Tahun, berdasarkan pada Laporan Kuartal Konsolidasi. Perhatikan: •
Kolom Total Pengeluaran mengkumulasikan pengeluaran dari semua kuartal.
•
Kolom Variance menyajikan selisih antara anggaran dan total pengeluaran per kegiatan. Ini menyajikan anggaran yang tersedia untuk tiap kegiatan.
•
Satu kegiatan belum dilaksanakan: ini adalah kegiatan 1.1.4.
•
Meskipun beberapa kegiatan telah menghabiskan terlalu banyak (overspent) anggaran mereka (e.g. 1.1.3, 2.1.1, 2.1.3 and 3.1.3), total jumlah kegiatan belum melebihi anggaran. Ini diperbolehkan menurut CNVI.
Sama halnya, Laporan Tahun Buku untuk Biaya Tidak Langsung dan Income dapat disusun. Perhatikan: •
Kolom Total Pengeluaran mengkumulasikan pengeluaran dari biaya tidak langsung dari semua kuartal.
•
Kolom Variance menyajikan selisih antara anggaran dan total pengeluaran per kegiatan. Ini menyajikan anggaran yang tersedia per kegiatan.
•
Sel oranye menyajikan total pengeluaran untuk biaya staf, biaya tidak langsung lain dan total biaya tidak langsung.
•
Meskipun satu item anggaran telah melebihi anggaran (overspent) (mis. 7.0.2 ) total anggaran untuk biaya tidak langsung belum overspent. Ini diperbolehkan menurut CNVI.
Baris C “Total biaya” menjumlahkan total dari hasil (Baris A) dan total dari biaya tidak langsung (Baris B) dan menyajikan total pengeluaran dari rencana kerja tahunan. Sama halnya, Laporan Tahun Buku untuk Sumber Income dapat disusun. Berdasarkan Laporan Kuartal Konsolidasi, kebanyakan Kolom Kuartal menyajikan income yang diterima, kecuali Kolom Q2. Perhatikan:
20
•
Kolom Total Penerimaan mengkumulasikan pengeluaran dari semua kuartal.
•
Kolom Variace menyajikan selisih antara anggaran dan total Sumber Income.
•
Baris bawa menyajikan total dari jumlah yang diterima per Kuartal.
•
Baris E “Posisi Keuangan” menyajikan jumlah 447.385. Ini menunjukkan bahwa tidak semua dana yang diterima telah dihabiskan. Saldo ini akan dilanjutkan ke tahun berikutnya.
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.10 Contoh Laporan Tahun Pembukuan Hasil
Kode Kegiatan
ANGGARAN Penjelasan singkat kegiatan
TAHUN
TOTAL Q1
TOTAL Q2
TOTAL Q3
TOTAL Q4
PENUH
TOTAL PENGELUARAN
VARIANCE
Hasil 1 1.1.1
Riset hak buruh
200.000
75.000
50.000
45.000
2.000
172.000
28.000
1.1.2
Meeting dg pejabat pemerintah
200.000
85.000
15.000
2.500
59.000
161.500
38.500
1.1.3
Meeting dengan SB lain
100.000
-
36.000
68.000
1.1.4
Meeting dengan anggota
100.000
-
1.1.5
Konferensi hak buruh
400.000
70.000
1.000.000
230.000
Total hasil 1
101.000
104.000
-4.000
-
100.000
68.000
44.000
182.000
218.000
183.500
105.000
619.500
380.500
Hasil 2 2.1.1
Workshop anggota baru
100.000
-
2.1.2
Workshop anggota SB
600.000
558.500
2.1.3
Workshop lanjutan
300.000
-
312.000
1.000.000
558.500
337.000
Total hasil 2
25.000
45.000
45.000
36.000
36.000
-
-
106.000
-6.000
558.500
41.500
312.000
-12.000
976.500
23.500
Hasil 3 3.1.1
Program publisitas
3.1.2
Program perlindungan
3.1.3
Kampanye
TOTAL A
B Staf
Lainnya
-
-
449.317
683
450.000
265.000
156.238
6.200
21.879
300.000
35.000
56.892
156.232
45.698
500.000
-
150.000
259.650
156.000
Total hasil 3
1.250.000
300.000
363.130
422.082
223.577
1.308.789
-58.789
TOTAL HASIL 1+2+3
3.250.000
1.088.500
801.130
650.582
364.577
2.904.789
345.211
BIAYA TIDAK LANGSUNG
ANGGARAN
(MAKS 25% DARI TOTAL BIAYA
TAHUN
LANGSUNG
PENUH
7.0
Biaya Staf
7.0.1
Project coordinator (100%)
7.0.2
Petugas publisitas (25%)
7.0.3
Assistant project coordinator (50%) Total biaya staf
TOTAL Q1
TOTAL Q2
TOTAL Q3
TOTAL Q4
293.822 565.650
TOTAL PENGELUARAN
VARIANCE
251.000
61.000
61.000
65.000
61.000
248.000
3.000
50.000
14.313
14.568
14.625
14.320
57.826
-7.826
100.000
27.750
23.000
24.000
24.000
98.750
1.250
401.000
103.063
98.568
103.625
99.320
404.576
-3.576 77.500
Biaya tidak langsung lain
8.0.1
Sewa kantor 25%
250.000
37.500
45.000
45.000
45.000
172.500
8.0.2
Peralatan kantor 20%
70.000
13.400
17.000
16.800
20.000
67.200
2.800
8.0.3
Perawatan kantor 20%
90.000
1.400
33.000
13.000
18.000
65.400
24.600
410.000
52.300
95.000
74.800
83.000
305.100
104.900
TOTAL B
TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG
TOTAL C
TOTAL BIAYA (A+B) Kode Kegiatan
TOTAL D
-65.650
8.0
Total biaya tidak langsung lain
D
6.178
155.363
193.568
178.425
182.320
709.676 -
-
4.061.000
1.243.863
994.698
829.007
546.897
3.614.465
446.535
ANGGARAN Sumber Income
TAHUN
TOTAL Q1
TOTAL Q2
TOTAL Q3
TOTAL Q4
PENUH
9.0
Rencana pembiayaan
9.0.1
Kontribusi sendiri
9.0.2
Lainnya, Ford Foundation
9.0.3
-
811.000
101.324
TOTAL PENERIMAAN
VARIANCE
59.375
40.000
550.000
500.000
Kontribusi CNVI
3.451.850
2.243.703
TOTAL PEMBIAYAAN
4.061.225
2.783.703
20.000 50.000 1.208.147 -
1.228.147
50.000
60.000
-625
550.000
-
3.451.850
-
4.061.850
-625
E
POSISI KEUANGAN
447.385
21
MODUL 5: Pelaporan
5.1.4.2 Ringkasan laporan Keuangan dan Laporan Terbagi Setelah mengisikan semua pengeluaran dari laporan Kuartal konsolidasi ke dalam Laporan Tahunan, 2 sheet lain perlu dibuat: •
Ringkasan Laporan Keuangan
•
Laporan Terbagi
Sheet pertama adalah Ringkasan Laporan Keuangagn. Karena sheet ini terhubung dengan sheet laporan Tahun, seharusnya dihitung otomatis. Namun periksa apakah jumlah-jumlah yang disalin sudah benar. Gambar 5.11 Contoh Laporan Ringkas Nama organisation:
XYZ
Periode Anggaran:
2015
Total Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4
Anggaran
Aktual
Variance (selisih)
1.000.000 1.000.000 1.250.000
619.500 976.500 1.308.789
3.250.000
2.904.789
345.211
401.000 410.000 811.000
404.576 305.100 709.676
-3.576 104.900 101.324
Total biaya
4.061.000
3.614.465
446.535
Sumber Income Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income
59.375 550.000 3.451.850 4.061.225
60.000 550.000 3.451.850 4.061.850
-625 1 -625
225
447.385
Hasil 5 Total hasil Biaya staf Biaya kantor Total biaya tidak langsung
Variance/ Selisih
380.500 23.500 -58.789 -
Perhatikan:
22
•
Organisasi memiliki pengeluaran lebih rendah baik di Kegiatan maupun di Biaya Tdk Langsung.
•
Total income yang diterima hampir sama dengan income yang dianggarkan.
•
Baris bawah Variance/selisih menyajikan jumlah sisa. Ketika jumlah ini adalah angka positif, adalah saldo positif (masih ada uang di bank). Jika saldo negatif, mungkin menunjukkan bahwa organisasi mungkin memiliki tagihan pada salah satu dari organisasi donor.
•
Jika ya, organisasi tersebut harus menyerahkan permintaan pembayaran ke organisasi donor terkait (mis. CNVI, Foundation).
MODUL 5: Pelaporan
5.1.4.3 Laporan Terbagi Laporan Terbagi harus diisi setelah laporan Ringkas disusun. Koordinator Proyek harus menunjukkan tiap sub area hasil terkait. Gambar 5.12 menyajikan contoh Laporan Terbagi, setelah satu tahun. Gambar 5.12 Contoh Laporan Terbagi Nama
XYZ
organisasi: Periode
2015
Anggaran: Total hasil
% area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I
Jumlah
Hasil 1
619.500
Hasil 2
976.500
Hasil t 3
Kerja layak
Ekonomi informal
gender
capacity building
% area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Keselamatan dan kepatuhan hukum
total (selalu 100% per baris)
976.500
-
Hasil 5
-
619.500
total (selalu 100% per baris) 619.500 -
1.308.789
1.308.789 -
976.500
-
-
-
976.500
1.308.789
-
-
619.500
1.928.289
34%
0%
0%
0%
34%
45%
0%
0%
21%
66%
404.576
136.006
-
-
-
136.006
182.287
-
-
86.283
305.100
102.565
-
-
-
102.565
137.467
-
-
65.068
709.676
238.571
-
-
-
238.571
319.753
-
-
151.352
3.614.465
1.215.071
-
-
-
1.215.071
1.628.542
-
-
770.852
Dalam persen % Biaya staf Biaya tidak langsung lain Total biaya tidak langsung
Total biaya
Agenda penghubung
976.500
1.308.789
2.904.789
Ekonomi informal
-
Hasil 4
Total hasil
Kerja layak
268.570 202.535
471.105
2.399.394
Perhatikan: •
Hanya Aktual yang disajikan, tidak ada jumlah yang dianggarkan.
5.1.5 Menghitung saldo Di akhir keseluruhan proyek anda harusnya telah memproses transaksi keuangan (Penerimaan dan Pembayaran) terkait proyek. Laporan keuangan akan memperlihatkan posisi keuangan. There are several possibilities: 1. Posisi keuangan adalah is jumlah positif (mis. Penerimaan > Pembayaran: tidak ada uang sisa) 2. Posisi keuangan adalah nol (mis. Penerimaan = Pembayaran: semua uang telah dihabiskan) 3. Posisi keuangan adalah jumlah negatif (mis. Penerimaan < Pembayaran: anda mungkin berhak akan pembayaran) Sheet ‘Menghitung Saldo’ menyajikan sebuah format yang dapat digunakan untuk menghitung saldo.
23
MODUL 5: Pelaporan
Gambar 5.13 menyajikan sebuah contoh, didasarkan pada laporan sebelumnya.
Gambar 5.13 Contoh Menghitung Saldo Menghitung saldo A
Hibah komitmen Konfederasi /CNVI
3.451.850 dlm UC
B
Diterima Konfederasi / CNVI
3.451.850 dlm UC
C
Kontribusi sendiri
D
Kontribusi lain
E
Total biaya yang dilaporkan
F
Saldo
G
Minus saldo tahun lalu
H
Saldo
60.000 dlm UC 550.000 dlm UC 3.614.465 dlm UC 447.385 dlm UC - dlm UC 447.385 dlm UC
UC = Mata uang yang digunakan Jumlah yang disajikan dalam laporan Ringkas harus digunakan untuk menghitung saldo. A. Menyajikan total hibah yang anda telah setujui dengan Konfederasi / CNVI. B. Menyajikan jumlah yang anda telah terima dari Konfederasi / CNVI. C. Menyajikan jumlah kontribusi organisasi anda terhadap proyek. D. Menyajikan kontribusi organisasi lain terhadap proyek ini. E. Menyajikan total biaya proyek. F. Sekarang menghitung saldo. Saldo dihitung dengan: B+C+D-E. G. Sajikan saldo dari tahun sebelumnya. H. Menghitung saldo bersih. Ini dihitung dengan: F-G. Ini adalah contoh untuk saldo jumlah positif. Ada uang sisa.
5.1.6 Pemeriksaan laporan keuangan dan persetujuan akhir Laporan keuangan harus diperiksa dan disetujui oleh pengurus senior/ anggota pimpinan (mis. bendahara). Ini tidak hanya pemeriksaan formal tetapi juga pemeriksaan riil. Memeriksa kemungkinankemungkinan: •
Memverifikasi buku bank dan buku kas untuk periode tertentu (acak)
•
Memeriksa dokumen pendukung dengan catatan dalam buku bank dan buku kas
•
Memverifikasi bukti pembayaran (laporan bank) dengan faktur/invoice dan catatan-catatannya
•
Memeriksa penghitungan yang dibuat dalam laporan keuangan dan mencari yang salah
Jika sesuatu tidak jelas dalam laporan keuangan, tambahkan keterangan untuk klarifikasi di kotak Keterangan. Anda mungkin berpikir tentang:
24
•
Alasan untuk/kenapa pengeluaran kurang atau melebihi
•
Variasi/perbedaan yang disetujui oleh Konfederasi atau CNVI
•
Menambahkan biaya dalam item anggaran yang luput dari perkiraan ketika membuat anggaran
MODUL 5: Pelaporan
Setelah laporan keuangan diperiksa dan disetujui petugas keuangan yang membuat laporan dan pengurus senior/ bendahara akan menandatangani persetujuan laporan keuangan. 5.1.7 Menambahkan dokumen pendukung Laporan keuangan dapat diprint, termasuk print untuk buku kas dan buku bank. Disamping print-print ini, federasi harus mengirimkan salinan dari dokumen pendukung dengan laporan keuangan. Sangat disarankan untuk membuat salinan dari dokumen pendukung terkait proyek segera dan simpan dalam folder tersendiri. Dokumen pendukung dipilah per kegiatan per Kuartal, sehingga akan mudah untuk merekonsiliasi dokumen pendukung bersama dengan rekaman catatan buku bank dan buku kas. Salinan dari dokumen pendukung yang harus dikirim bersama dengan laporan keuangan: •
Invoice/faktur
•
Kwitansi
•
Laporan bank, penerimaan dan pembayaraan terkait proyek sebaiknya ditandai
•
Slip gaji dari (sebagian) staf yang bekerja untuk proyek ini
5.1.8 Menyerahkan laporan keuangan termasuk permintaan pembayaran Laporan keuangan dapat diserahkan ke konfederasi. Auditor konfederasi akan melakukan pemeriksaan/ audit terhadap laporan keuangan dan dokumen pendukung. Informasi yang dikirim ke Konfederasi akan berisikan: •
Surat dan Permintaan Pembayaraan (Jika ada ada saldo sisa)
•
Laporan Keuangan, ditandatangani untuk disetujui oleh Pengurus Senior/ Bendahara
•
Laporan Naratif
•
Dokumen pendukung
Kirim dengan paket pos melalui pengiriman yang aman atau kurir. Kadang lebih mudah jika anda atau kolega anda yang langsung membawa sendiri paket tersebut. 25
MODUL 5: Pelaporan
5.1.9
Penutupan proyek
•
Petugas keuangan Konfederasi akan memeriksa informasi yang telah tiba.
•
Petugas keuangan memeriksa apakah konfederasi telah menyerahkan informasi yang diminta. Jika tidak, petugas keuangan harus meminta informasi tambahan ke federasi.
•
Laporan dan dokumen akan disajikan ke auditor untuk penilaian.
•
Setelah persetujuan oleh auditor, jika ada, permintaan pembayaran sisa akan dibayar.
•
Setelah menerima pembayaran sisa, proyek akan ditutup oleh Federasi.
5.2 LAPORAN KEUANGAN DARI KONFEDERASI KE CNVI Bagian ini menjelaskan apa yang terjadi setelah Konfederasi menerima semua laporan keuangan dari federasi. Konfederasi memiliki tiga tugas: 1. Menyusun laporan keuangan untuk kegiatan rencana kerja tahunan. 2. Memeriksa laporan keuangan federasi. 3. Mengkonsolidasikan laporan keuangan Konfederasi dan Federasi dan menyerahkan laporan keuangan tersebut ke CNVI. File Excel “Lampiran Pelaporan Konfederasi” terdiri dari format-format hanya untuk Konfederasi. 5.2.1 Menyusun laporan keuangan untuk kegiatan mereka sendiri Meskipun Buku Bank konfederasi mungkin sedikit berbeda dari Buku Bank federasi, konfederasi dapat mengikuti prosedur yang sama untuk menyusun laporan keuangan, sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 5.1. Konfederasi dapat menggunakan format yang sama dengan cara yang sama. 5.2.2 Memeriksa laporan keuangan federasi-federasi Petugas keuangan Konfederasi perlu memeriksa laporan-laporan keuangan federasi. Ini terutama adalah pemeriksaan teknis, karena auditor akan memeriksa laporan keuangan dengan lebih rinci. Petugas keuangan mungkin dapat menggunakan checklist (daftar periksa) seperti yang dibuat dalam File Excel “Laporan Format Konfederasi”. Petugas keuangan dapat menambahkan atau mengubah itemnye sesuai kebutuhan. Petugas keuangan Konfederasi harus menilai dan menyetujui laporan keuangan secara tertulis. Jika ada, petugas keuangan menilai permintaan pembayaran dan mengatur pembayaran. Jika petugas keuangan tidak dapat menyetujui laporan keuangan ini akan dikomunikasikan dengan federasi. Petugas keuangan akan menginformasikan federasi tentang alasan-alasan untuk persetujan. Petugas tersebut akan menjelaskan informasi tambahan lain yang federasi butuhkan untuk diserahkan ke Konfederasi.
5.2.3 Mengkonsolidasikan laporan keuangan Konfederasi perlu menyusun 2 laporan keuangan konsolidasi.
26
•
Format Laporan Konfederasi: Mengonsolidasikan Ringkasan laporan Konfederasi dan semua federasi
•
Format Laporan Terbagi Konfederasi mengonsolidasikan Laporan Terbagi Konfederasi dan semua federasi
MODUL 5: Pelaporan
Untuk kedua Laporan Konsolidasi file Excel terpisah telah dikembangkan/dibuat.
5.2.3.1 Format Pelaporan Konfederasi Format Excel ini berisikan beberapa sheet: •
Sheet Checklist
•
Sheet SFR 1-5 (Ringkasan Laporan Keuangan) Konfederasi & Federasi
•
Sheet Ringkasan laporan
•
Sheet Menghitung Saldo
Petugas keuangan perlu melengkapi format-format dengan langkah-langkah berikut: Laporan keuangan yang Konfederasi telah terima berisikan sheet “Ringkasan Laporan Keuangan”. Bersama dengan laporan keuangan Konfederasi sendiri, laporan-laporan Ringkasan ini perlu diproses di sheet-sheet berikut: •
SFR Konfed (Laporan Ringkasan Keuangan Konfederasi)
•
SFR Fed 1-5 (Laporan Ringkasan Keuangan federasi afiliasi)
Format-format ini menyajikan total anggaran dan jumlah aktual dari rencana kerja tiap federasi. •
Format ini berisikan 5 sheet dari federasi. Jika lebih banyak federasi yang terlibat mungkin lebih banyak sheet harus ditambahkan.
•
Isikan singkatan-singkatan untuk federasi
•
Salin total-total dari laporan Ringkasan ke dalam sheet ringkasan. Perhatikan kesalahan copy dan paste.
•
Lakukan hal yang sama untuk Konfederasi
•
Periksa jika ada yang salah dan lanjutkan
Setelah ini dilakukan, sheet-sheet laporan Konsol I dan II dapat disusun. •
Jumlah yang dianggarkan dan aktual dari laporan keuangan dapat diringkas dalam sheet-sheet ini.
•
Isikan singkatan dari tiap federasi, termasuk konfederasi
•
Copy paste jumlah anggaran dan aktual dari sheet ringkasan ke dalam sheet Consol Repot I dan II. Perhatikan kesalahan copy paste.
27
MODUL 5: Pelaporan
5.2.3.2 Penghitungan Saldo Berdasarkan laporan-laporan konsolidasi, sekarang memungkinkan untuk menghitung pembayaran saldo/sisa. Jika Konfederasi telah menerima angsuran pertama hanya (65% dari hibah), mungkin Konfederasi dapat meminta pembayaran sisa dari CNVI. Gambar 5.13 Contoh Menghitung Saldo/Sisa Menghitung saldo A
Hibah komitmen CNVI
8.500.000
UC
170.000
dalam Euro
B
Diterim sebagai angsuran pertama
5.525.000
UC
110.500
dalam Euro
C
Kontribusi sendiri
500.000
UC
10.000
dalam Euro
D
Kontribusi lain
1.000.000
UC
20.000
dalam Euro
E
Total biaya
9.500.000
UC
190.000
dalam Euro
F
Saldo
-2.475.000
UC
-49.500
dalam Euro
G
Minus saldo tahun sebelumnya
100.000
UC
2.000
in Euro
H
Net Saldo
-2.575.000
UC
-51.500
in Euro
UC =mata uang yang digunakan I
Nilai tukar mata uang (UC = …….. Euro)
0,02
Nama Organisasi:
Nilai tukar skrg
Name: Jabatan: Tanggal: Tanda tangan:
Penjelasan A. Sajikan hibah total yang Konfederasi telah setujui dengan CNVI. B. Sajikan jumlah yang Konfederasi telah telah sebagai angsuran pertama. C. Sajikan jumlah total kontribusi semua organisasi pada proyek ini sebagai kontribusi sendiri mereka. Salin jumlah tersebut dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). D. Sajikan jumlah total kontribusi organisasi lain pada proyek ini sebagai kontribusi lain. Salin jumlahnya dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). E. Sajikan total biaya proyek. Salin jumlahnya dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). F. Sekarang hitung saldo/sisanya. Saldo dihitung dengan: B+C+D-E. G. Sajikan saldo dari tahun sebelumnya. H. Hitung pembayaran net yang diminta. Ini dihitung dengan: F-G. I. Jumlah yang disajikan dalam mata uang lokal dan harus dihitung dalam Euro juga. J. Sajikan nilai tukar mata uang di Kotak panah biru. Rate yang anda sajikan adalah rate sewaktu anda menerima angsuran dari CNVI. Jika anda menerima lebih banyak angsuran, anda harus menghitung rata-ratanya dan sajikan itu. ⇨ Kotak Euro memiliki formula. Ketika anda menyajikan rate nilai tukar mata uang, sheet ini secara otomatis menghitung nilainya dalam Euro.
28
MODUL 5: Pelaporan
5.2.3.4 Menyusun Laporan Terbagi “Format Laporan Terbagi Konfederasi” menyajikan dan mengkumulasikan laporan-laporan terbagi dari semua federasi dan Konfederasi. •
Format ini berisikan 5 sheet untuk federasi. Jika lebih banyak federasi yang terlibat, anda harus menambahkan lebih banyak sheet ke file tersebut
•
Isikan singkatan federasi
•
Salin Laporan-Laporan Terbagi dari semua federasi dan Konfederasi ke dalam Format ini
•
Periksa kesalahan dan lanjutkan
•
Copy paste jumlah-jumlah dari semua laporan terbagi ke dalam sheet: “Consol Divided Report” (Laporan Terbagi Konsolidasi)
•
Setelah melakukan itu semua, periksa file kalau ada kesalahan.
Ini menutup proses penyusunan laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan, termasuk dokumen pendukung, sekarang dapat disajikan ke perusahaan audit. Prosedur pemeriksaan/audit disajikan di Modul 6.
5.2.4 Menyerahkan laporan keuangan ke CNVI Setelah persetujuan auditor anda dapat mengisi template terakhir: permintaan pembayaran. Dokumen berikut perlu diserahkan ke CNVI. •
File Excel laporan-laporan konsolidasi (termasuk ringkasan-ringkasan terpisah dari semua federasi dan konfederasi)
•
Permintaan Pembayaran yang Ditandatangani
•
Laporan Pemeriksaan/Audit
•
Surat Manajemen
•
Laporan Narasi
Tidak ada dokumen pendukung yang perlu dikirim ke CNVI, karena perusahaan audit akan menilai dokumen pendukung. Ini akan dijelaskan di Modul 6.
29
Toolkit
Modul 5, bagian 5.1
Sheet Nama organisasi: Periode anggaran: Q
Format Pelaporan Kuartal ………………………. ……………………….
Kode kegiatan Hasil 1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9
ANGGARAN TAHUN PENUH DGET
Hasil 2 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 Hasil 3 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9
Penjelasan kegiatan singkat Penjelasan Keg 1.1.1 Penjelasan Keg 1.1.2 Penjelasan Keg 1.1.3 Penjelasan Keg 1.1.4 Penjelasan Keg 1.1.5 Penjelasan Keg 1.1.6 Penjelasan Keg 1.1.7 Penjelasan Keg 1.1.8 Penjelasan Keg 1.1.9 Total hasil 1 Penjelasan Keg 2.1.1 Penjelasan Keg 2.1.2 Penjelasan Keg 2.1.3 Penjelasan Keg 2.1.4 Penjelasan Keg 2.1.5 Penjelasan Keg 2.1.6 Penjelasan Keg 2.1.7 Penjelasan Keg 2.1.8 Penjelasan Keg 2.1.9 Total hasil 2 Penjelasan Keg 3.1.1 Penjelasan Keg 3.1.2 Penjelasan Keg 3.1.3 Penjelasan Keg 3.1.4 Penjelasan Keg 3.1.5 Penjelasan Keg 3.1.6 Penjelasan Keg 3.1.7 Penjelasan Keg 3.1.8 Penjelasan Keg 3.1.9 Total hasil 3 TOTAL HASIL 1+2+3
7.0 7.0.1 7.0.2 7.0.3 8.0 8.0.1 8.0.2 8.0.3
BIAYA TIDAK LANGSUNG Biaya staf
Total biaya staf Biaya tidak langsung lainnya
Total biaya tidak langsung lainnya TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG 9.0 9.0.1 9.0.2 9.0.3
TOTAL BIAYA (A+B) Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya sajikan di sini CNVI (maks 85% dari total biaya TOTAL PEMBIAYAAN POSISI KEUANGAN
30
BUKU BANK BUKU KAS
TOTAL
VARIANCE/ SELISIH
Toolkit Modul 5, bagian 5.1.3.3 Sheet
Dlm Laporan Konsolidasi
Biaya Tidak langsung Buku Bank
Kode Penjelasan item Anggara n
7.0 7.0.1 7.0.2 7.0.3
Biaya staf
8.0 8.0.1 8.0.2 8.0.3
Aktual yg dicatat
Dlm Laporan Konsolidasi Buku Kas Kecil
% Jumlah dibebanka yang n ke dihitung proyek
Aktual yang dicatat
Jumlah yang % dibebanka dihitung n ke proyek
0% 0% 0%
0% 0% 0%
0% 0% 0%
0% 0% 0%
Total biaya tdk langsung TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG
31
Toolkit
Modul 5, bagian 5.1.4
Sheet Format Laporan Tahun Organisasi Periode anggaran: Kode Penjelasan kegiatan Kegiatan singkat Hasil 1 1.1.1 Penjelasan Keg 1.1.1 1.1.2 Penjelasan Keg 1.1.2 1.1.3 Penjelasan Keg 1.1.3 1.1.4 Penjelasan Keg 1.1.4 1.1.5 Penjelasan Keg 1.1.5 1.1.6 Penjelasan Keg 1.1.6 1.1.7 Penjelasan Keg 1.1.7 1.1.8 Penjelasan Keg 1.1.8 1.1.9 Penjelasan Keg 1.1.9 Total hasil 1 Hasil 2 2.1.1 Penjelasan Keg 2.1.1 2.1.2 Penjelasan Keg 2.1.2 2.1.3 Penjelasan Keg 2.1.3 2.1.4 Penjelasan Keg 2.1.4 2.1.5 Penjelasan Keg 2.1.5 2.1.6 Penjelasan Keg 2.1.6 2.1.7 Penjelasan Keg 2.1.7 2.1.8 Penjelasan Keg 2.1.8 2.1.9 Penjelasan Keg 2.1.9 Total hasil 2 Hasil 3 3.1.1 Penjelasan Keg 3.1.1 3.1.2 Penjelasan Keg 3.1.2 3.1.3 Penjelasan Keg 3.1.3 3.1.4 Penjelasan Keg 3.1.4 3.1.5 Penjelasan Keg 3.1.5 3.1.6 Penjelasan Keg 3.1.6 3.1.7 Penjelasan Keg 3.1.7 3.1.8 Penjelasan Keg 3.1.8 3.1.9 Penjelasan Keg 3.1.9 Total hasil 3
8.0 8.0.1 8.0.2 8.0.3
9.0 9.0.1 9.0.2 9.0.3
32
TOTAL Q2
TOTAL TOTAL Q3 Q4
TOTAL PENGELUARAN
VARIANCE/ SELISIH
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Total biaya staf Biaya tdk langsung lainnya
0
0
0
0
0
0
0
Total biaya tdk langsung lainnya TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya CNVI (maks 85% dr total TOTAL biaya) PEMBIAYAAN POSISI KEUANGAN
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTAL HASIL 1+2+3 7.0 7.0.1 7.0.2 7.0.3
……………….. ……………….. ANGGARAN TOTAL TAHUN Q1 PENUH
BIAYA TIDAK LANGSUNG Biaya staf
Toolkit
Modul 5, bagian 5.1.4. 2
Sheet
Laporan Ringkas
Nama organisasi: Periode anggaran:
………………………………… …………………………………
Total Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil
Anggaran
Aktual
Variance/ Selisih
0
0
0
Biaya staf Biaya kantor Total biaya tidak langsung
0
0
0
Total biaya
0
0
0
Sumber Income Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income
0
0
0
Variance/ Selisih
0
0
0
33
34
……………………… ……………………..
Rupiah Jumlah Aktual
Name organisation: Budget period:
Total hasil
Total biaya
Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase% Biaya staf Biaya tidak langsung lain Total biaya tidak langsung
Laporan Terbagi
Sheet
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
% area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I ekonomi gender capacity total (selalu Keselamata Kerja layak Ekonomi Agenda total (selalu Kerja informal informal penghubung 100% per baris) layak building 100% per baris) n dan ketertiban hukum
Modul 5, bagian 5.1.4. 3
Toolkit
Periksa Sel-sel harus nol
Toolkit
Modul 5, bagian 5.1.5
Sheet
Menghitung Saldo A B C D E F G H
Dlm Rupiah
Komitmen hibah dari konfederasi /CNVI Diterima Kontribusi sendiri Kontribusi lainnya Total biaya sebagaimana dilaporkan Saldo Minus saldo tahun sebelumnya Saldo
Nama Organisasi: Nama: Jabatan: Tanggal: Tanda tng: Pemeriksa an dilakukan oleh
35
Toolkit
Modul 5, bagian 5.2.2
Sheet
Checklist penilaian laporan keuangan POIN PERIKSA
1 1.a 1.b 1.c 1.d
Apakah Laporan Keuangan Lengkap? Laporan Keuangan Buku bank dan buku kas bulanan Konsolidasi bulanan Penghitungan biaya tidak langsung bulanan
2. 2.a 2.b 2.c 2.d
Koreksi Total kegiatan, hasil dan seterusnya sudah benar
3. 3.a 3.b 3.c
Dokumen pendukung cukup?
4. 4.a 4.b 4.c 4.d 4.e
Pemeriksaan secara acak (jelaskan pemeriksaan) (jelaskan pemeriksaan) (jelaskan pemeriksaan) (jelaskan pemeriksaan) (jelaskan pemeriksaan)
5. 5.a
Keterangan?
Saldo Pembayaran dihitung dengan benar Konsistensi buku bank/ buku kas, sheet konsolidasi Kesalahan besar ditemukan?
Invoice/ faktur? Laporan Bank Slip gaji?
5.b 5.c 6. Nama Jabatan Tanggal Tanda tangan
36
Disetujui?
Ya
Td T/A Keterangan /Catatan k
37
Kontribusi sendiri Kontribusi lainnya CNV Internationaal Total Income Posisi Keuangan
Pembiayaan
Hasil I Hasil II Hasil III Hasil IV Hasil V Hasil VI Total Biaya langsung Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Costs Total Biaya tidak langsung Total Biaya
Hasil
0 0
0 0
Konf
0 0
0 0
Total Anggaran
0
Konf
0
Total Anggaran
0 0
Fed 1
0 0
0
Fed 1
0 0
Fed 2
0 0
0
Fed 2
Ringkasan Laporan Keuangan Anggaran Aktual
Sheet
Negara:
Modul 5, bagian 5.2.3. 1
Toolkit
0 0
Fed 3
0 0
0
Fed 3
0 0
Fed 4
0 0
0
Fed 4
0 0
Fed 5
0 0
0
Fed 5
0
0
Konf
Total Aktual
0
0
0
0
0
0
Konf
0
0
Aktual
k Total
HANYA UTK KONFEDERASI
0
0
Fed 1
0
0
0
Fed 1
0
0
Fed 2
0
0
0
Fed 2
0
0
Fed 3
0
0
0
Fed 3
0
0
Fed 4
0
0
0
Fed 4
0
0
Fed 5
0
0
0
Fed 5
38
Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung Total biaya
Total hasil
Nilai tukar dlm Euro
Mata uang rupiah
Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tdk langsung lainnya Total biaya tidak langsung Total biaya
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
% area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Kerja Keselamata Kerja Ekonomi gender capacity total (selalu Ekonomi Agenda total (selalu layak layak penghubung 100% per baris) informal informal building 100% per baris) n dan ketertiban hukum
0
0
Dlm Euro Jumlah aktual
HANYA UTK KONFEDERASI
% area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Ekonomi gender capacity total (selalu Ekonomi Agenda total (selalu Kerja Keselamata Kerja informal informal penghubung 100% per baris) layak layak building 100% per baris) n dan ketertiban hukum
Laporan Terbagi …………………. nama negara …………………. (hr/bln/th - hr/bln/th)
Sheet Negara Periode pelaporan Total hasil
Dlm Rupiah Jumlah Aktual
Modul 5, bagian 5.2.3.4
Toolkit
Periksa Sel-sel harus nol
Periksa Sel-sel harus selalu nol
