BAB IV METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK (FASE ANALISIS)
4.1. Pendahuluan Tahapan yang dilakukan oleh bagian EDP / Konsultan, setelah proposal yang diajukan disetujui. Analisis ini diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada dengan menganalisa : - Jabatan dan uraian tugas (Business Users). - Proses bisnis (Business Process) - Ketentuan/ aturan yang ada (Business Rules). - Masalah dan mencari solusinya (Business problems & Solution). - Business Tool dan rencana-rencana perusahaan (Business Plans). Tahap ini amat kritis, karena akan bisa menyebabkan kesalahan pada tahap desain bila tahap ini tidak matang, untuk itu diperlukan factor-faktor : - Ketelitian. - Metode pengumpulan data Pengamatan langsung Wawancara Pembuatan daftar pertanyaan (questionair) Membaca dokumentasi perusahaan. - Keahlian seorang analis sangat menentukan Pengetahuan teknologi informatika (hardware dan software). Pengetahuan bisnis secara umum. Pemahaman terhadap metode kuantitatif. Keahlian dalam pemecahan masalah Keahlian komunikasi antar personil. 4.2. Analisa Alur Data 4.2.1. Business Users Adalah personel yang menjalankan suatu bisnis, yang dapat dimulai dari staf, Kasi, Kabag / Manajer sampai direktur. [MPSI]
Page 36
Dibutuhkan keahlian berkomunikasi antarpersonel, dalam pendekatan yang dilakukan kepada klien. 4.2.2. Analisa Jabatan Bertujuan untuk mempelajari jabatan-jabatan yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangakan Contoh : Direktur Utama Sekretaris
Pemasaran
Controller
Manager Budget
Umum
Manajer Akutansi
Internal Auditor
Gaji Hutang
Piutang Biaya
Buku Besar
Gambar : Jabatan-Jabatan Yang dianalisa [MPSI]
Page 37
4.2.3. Business Process Menggambarkan rangkaian tugas yang harus diselesaikan menurut aturanaturan tertentu untuk mendapatkan suatu hasil. Mencakup proses pencatatan Contoh : Pembuatan aplikasi Akuntasi Keuangan Pencatatannya : - Pencatatan transaksi keuangan Proses “posting” Pembuatan neraca saldo Pembuatan jurnal penyesuaian Neraca saldo setelah penyesuaian Laporan keuangan Proses tutup buku Proses pindah saldo bukti transaksi dan dokumentasi pencatatan Setiap transaksi yang diakui dan dicatat, baik pada sistem manual maupun pada sistem computer harus didasari oleh dokumen berupa bukti transaksi dan dokumen pencatatan. Dokumen harus asli yang diterbitkan atau diterima perusahaan sebagai bukti telah terjadinya suatu transaksi keuangan. Contoh : - Faktur penjualan - Faktur pembelian - Rekening listrik - Air - Telepon Dokumen pencatatan adalah dokumen internal perusahaan yang berfungsi mengesahkan bukti transaksi, sebagai bukti pengesahan, dan document ini harus ditandatangani oleh pihak2 yang berwenang. laporan Penganalisaan laporan sangat diperlukan untuk mengetahui jenis-jenis laporan yang ada, apakah telah sesuai dengan Sistem Informasi manajemen, yaitu tepat, akurat, valid dan sebagainya. [MPSI]
Page 38
Laporan2 ini dianalisa untuk dasar pembuatan / desain report. Metode pengkodean. Mencoba menganalisa apakah perusahaan telah atau belum menggunakan kode untuk pencatatan. Pengkodean yang dipakai apakah efisien atau tidak. 4.2.4. Business Rules Ketentuan / batasan yang dapat menjaga integritas / keabsahan data, sehingga tidak merusak sistem yang ada atau merugikan perusahaan / organisasi. Ada dua komponen dalam business rules 1. Analisa Keamanan Data ( Data Security), yaitu mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk memastikan keamanan data (data security) dalam suatu sistem. Contoh : -
Peraturan yang melarang pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk memasuki suatu ruangan tertentu. Keamanan database sebagai bagian dari suatu sistem, baik dalam lingkungan client / server, maupun local database. Penerapan rules ini bisa dilakukan langsung pada database yang bersangkutan (server side) maupun pada aplikasi yang akan mengakses database tersebut (application side).
Penerapan Keamanan data, dalam business rules
[MPSI]
Pembuatan table pengguna (user) yang diserta sandi (password) untuk mengguna yang dapat mengakses suatu data. Jadi pengguna yang tercantum dalam table tersebut dan mengetahui sandi saja yang dapat mengakses data tersebut. Bisa diterap pada Server Side, Application Side. Pengaturan Otoritas dari pengguna dalam mengakses data, yaitu pengaturan sejauh mana pengguna dapat mengakses data, otoritas tersebut akan berbeda masing-masing pengguna, tergantung kedudukan, kebijaksanaan organisasi / perusahaan dan kepentingan dari pengguna tersebut terhadap data yang ada. Page 39
Contoh : - Seorang operator biasa mungkin hanya dapat mengisi data, tetapi tidak memiliki wewenang untuk mencetak laporan. - Seorang staf bagian pemasaran mungkin hanya memiliki otoritas untuk mengakses data pemasaran, tetapi tidak boleh mengakses data bagian lain.. - Pimpinan memiliki otoritas terhadap semua data dalam organisasi. 2.
Validasi Data (Standard dan Custom). Validasi Standar, Hal-hal yang analisa mencakup sbb :
Ukuran (Size) dan tipe (Type) dari sautu data. Contoh : - Ukuran data untuk field Nama Mahasiswa adalah sebanyak 35 karakter, dengan tipe data text. - Not Null, Nomor nim mahasiswa tidak boleh kosong. - Unique, Sebagai contoh field mahasiswa tidak boleh berisi nomor yang sama. - Constrain check/In, Sebagai contoh field Debet/Kridit hanya boleh berisi huruf “D” atau “K”
Validasi Custom Ini berhubungan dengan kebijaksanaan perusahaan seperti pengaturan yang mengatur pengeluaran tertentu harus mendapat persetujuan pimpinan. 4.2.5. Business Problems & Solution. Identifikasi masalah, Suatu proses untuk mengetahui masalah-masalah yang ada , yang berkaitan dengan sistem yang dibangun. Masalah yang biasa dihadapi oleh organisasi/ perusahaan antara lain : - Keterlambatan dalam pengolahan dan penyajian data. - Informasi yang tidak mencerminkan keadaan sebenarnya. [MPSI]
Page 40
Identifikasi Penyebab Masalah Gambaran penyebab masalah sebagai berikut : Masalah
A. Keterlambatan dalam pengolahan / penyajian data.
Penyebab
1. Beban kerja yang meningkat akibat pengembangan organisasi, sehingga pegawai yang ada tidak sanggup menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. 2. Prosedur yang terlalu komplek (berbelit-belit), sehingga data tidak bisa diperoleh dengan cepat. 3. Pegawai yang kurang cakap, sehingga lambat dalam bekerja. 4. Sistem computer yang tidak terintegrasi, sehingga sering terjadi duplikasi dalam input data.
Masalah
B. Informasi yang tidak mencerminkan keadaan sebenarnya.
Penyebab kesalahan
1. Pegawai yang kurang teliti, sehingga sering terjadi dalam input (tidak sengaja) contoh. Penjualan produk A salah input ke computer sebagai produk B dengan harga yang lebih murah. 2. Manipulasi data. 3. Ketidaktahuan.
Penyelesaian Masalah Dapat berupa penerapan sistem computer. Penyelesaian oleh manajemen dan gabungan antara keduanya. Dari contoh masalah diatas, dapat di upayakan penyelesaian masalah tersebut, antara lain sbb : Solusi A1.
[MPSI]
Masalah A1 dapat diselesaikan melalui penerapan sistem computer untuk meningkatkan efisiensi atau melalui kebijakan manajemen dengan menambah pegawai baru, atau keduanya sekaligus. Page 41
Solusi A2
Masalah A2 dapat diselesaikan melakui kebijakan manajemen dengan menyederhanakan proses yang ada.
Solusi A3.
Masalah ini dapat diselesaikan melalui penerapan sistem computer yang dapat meminimalkan input dari pengguna atau melalui kebijakan manajemen melalui pelatihan terhadap pegawai yang besangkutan.
Solusi A4.
Dapat diselesaikan melalui penyempurnaan sistem computer yang ada, untuk menghindari terjadinya duplikasi pengisian data.
4.2.6. Business Tools Bagi perusahaan yang bisnis toolnya masih menggunakan sistem konvensional (mesin tik), tidak diperlukan tahap analisa. Pengadaan perangkat keras bisa dilakukan dengan cara pengadaan baru. Untuk perusahaan yang udah komputerisasi, baik semi atau penuh , perlu dilakukan analisa. 4.2.7. Business Plan Jangka Pendek Rencana jangka pendek (teknis) menggambarkan rencana pelaksanaan rutin dalam suatu periode, biasanya dalam satu tahun, lebih menekan pada kondisi saat ini. Jangka Menengah Rencana ini manggambarkan rencana pengembangan perusahaan / penyempurnaan terhadap sistem yang ada. Biasanya untuk tahun kedua atau tahun ke tiga dari suatu rencana pelaksanaan. Jangka Panjang Rencana jangka panjang (strategis) lebih menggambarkan pegembangan perusahaan di masa mendatang, seperti rencan perusahaan, reorganisasi, go public, dan sebagainya. [MPSI]
Page 42
4.3.
Diagram Arus Data. Suatu pendekatan terstruktur yang digunakan di dalam menggambarkan / membuat model komponen sistem, lebih menekankan pada proses. Simbol DAD : 1. Melambangkan kesatuan luar
controller
Yaitu kesatuan-kesatuan di luar sistem yang kita gambarkan. Kesatuan ini menyediakan daa untuk input ke sistem dan menerima data output dari sistem.Setiap kesatuan luar diberi nama sesuai dengan elemennya. 2.
Proses
Tutup Buku
Suatu kegiatan yang mentransformasi dari input menjadi output, dapat menggunakan lingkaran atau persegi empat bundar 3.
Arus Data - Menggambarkan arus data yang mengalir di antara proses, tempat penyimpanan data, kesatuan luar - Mewakili fisik seperti mengalirnya stok / persedian barang dagangan.
4.
Tempat penyimpanan Data.
Digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan daa untuk diproses
[MPSI]
Page 43
4.10. Level DAD DAD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan leveln. Huruf n dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran. -
Diagram context Diagram level n
A. Diagram Context Diagram context menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Hal-hal Yang harus diperhatikan dalam Menggambarkan DAD. 1. Jangan memberikan nomor pada diagram context 2. Hanya menggunakan satu lingkaran proses. 3. Beri nama lingkaran tersebut sesuai engan fungsi sistim tersebut. 4. Gambarkan arus data dari dan ke entitas luar.
SIM
Diagram Context
1
2 3
[MPSI]
Page 44
Level 0 (Top level)
1.1
3.1 1.2
3.2. 1.3
Level 1 Untuk Proses 1
Level 1 untuk proses 3
B. Diagram Level n Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DAD ialah : Jangan menghubungkan langsung antara satu tempat penyimpanan dengan penyimpanan lain (harus melalui suatu proses ). Jangan menghubungkan langsung tempat penyimpanan data dengan entitas luar ( harus melalui suatu proses.) Jangaj menghubungkan langsung entitas luar denga entitas luar. Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output (black hole). Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk suatu proses. Jangan membuat suatu proses lengkap, degan batas yang terbatas “ magic process.
[MPSI]
Page 45
