BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Spesifikasi Hardware dan Software yang Digunakan
Berikut ini spesifikasi software
dan hardware yang digunakan dalam
implementasi manajemen dokumen elektronik dengan alfresco:
1. Host Operating System : sistem operasi tempat di jalankannya mesin virtual, yaitu menggunakan OS windows XP SP2 2. Guest Operating system : sistem operasi mesin virtual yang dipakai sebagai tempat di install dan dijalankannya alfresco tersebut, yaitu Linux CentOs 5.5 3. Versi alfresco yang dipakai yaitu Alfresco Community 3.3g-Linux-x86.bin 4. Basis data menggunakan MySql Server Versi 5.0 5. JDK-6u22-linux-i586.bin 6. Web Server Application : Apache Tomcat versi 5.5.23 (sudah termasuk di dalam installer alfresco community edition tersebut).
Dan berikut spesifikasi perangkat lunak yang digunakan 1. Notebook intel Dual Core 2.2 Ghz 2. Memory sebesar 4GB, agar alfresco bisa berjalan dengan baik minimal dibutuhkan memori sebesar 2GB untuk di set ke mesin virtual 3. Kapasitas hardisk 250 GB
44
45
Pada tahap awal proses instalasi kita disuruh memilih bahasa, pilih English, setelah itu akan muncul tampilan instalasi wizard dibawah ini
Gambar 4.1 Tampilan awal instalasi alfresco
Ikuti langkah – langkah instalasi, dan jangan lupa untuk memilih MySql sebagai pilihan basis datanya, setelah instalasi selesai, akan muncul jendela completed wizard seperti di bawah ini
46
Gbr 4.2 Hasil akhir instalasi alfresco
Pada sistem operasi linux, untuk menjalankan alfresco, kita bisa memulainya dengan mengetikkan perintah di bawah ini pada terminal linux [root@smilecity ~]# /opt/Alfresco/alf_start.sh Using CATALINA_BASE:
/opt/Alfresco/tomcat
Using CATALINA_HOME:
/opt/Alfresco/tomcat
Using CATALINA_TMPDIR: /opt/Alfresco/tomcat/temp Using JRE_HOME:
/opt/jdk1.6.0_22
Using CLASSPATH: /opt/Alfresco/tomcat/bin/bootstrap.jar Setelah itu buka browser Mozilla firefox, lalu ketik : http://localhost:8080/alfresco lalu akan muncul tampilan login alfresco seperti gambar di bawah ini
47
Gbr 4.3 Tampilan login alfresco
4.2 Manajemen Konten User dan Group Pada tahap ini kita akan membuat user dan group – group yang ditempatkan pada space sesuai dengan role-nya masing – masing. User Sistem Pada saat instalasi alfresco telah membuat seorang user, tepatnya super user yang memiliki hak akses (priviledge) penuh terhadap aplikasi, user tersebut adalah admin, berikut hak akses admin yang tidak dimiliki oleh user selain admin: •
Manajemen user
•
Manajemen space
•
Manajemen group
48
Berikut saya akan contohkan bagaimana membuat user baru, group, dan space untuk divisi engineering.
1.
Create space Agar user bisa menggunakan resource alfresco maka user harus memiliki
space. Oleh karena itu sebelum membuat user, kita akan membuat space untuk user tersebut, alfresco telah membuat beberapa space pada saat instalasi. Untuk melihat space – space default bawaan alfresco yang telah dibuat, klik link My Company Home di panel navigator sebelah kiri. Muncul halaman company home seperti di bawah ini
Gbr 4.4 Simulasi hierarki space
meletakkan semua space user di bawah space Homes dengan nama yang identik pada nama user, ini berarti jika user telah berhasil login maka direktori atau folder default user tersebut berada di bawah space User Home/NamaUser. Untuk membuat space baru dibawah user homes, klik link User Homes, kemudian klik link create pada panel atas lalu pilih create space. Muncul halaman seperti berikut. Lalu
49
klik create space.
Gbr 4.5 Membuat space pada home user
2.
Create user dan group
Setelah kita membuat space untuk user revi, sekarang kita buat user yang untuk space tersebut, untuk membuat space klik ikon administration console pada panel atas. Muncul halaman Administration Console seperti di bawah ini
50
Gbr 4.6 Menu Administration Console
Klik link manage system users, muncul halaman manage system users, untuk membuat user klik link create user, muncul halaman create user wizard seperti di bawah ini, saya akan mempraktekan untuk membuat user yang bernama paul, user paul ini bertindak sebagai manager divisi engineering. User paul memiliki default home folder yaitu: User Homes / Paul
51
Gbr 4.7 Tampilan menu pembuatan user
Create user wizard menyediakan langkah – langkah untuk membuat user. Langkah pertama memasuukkan informasi user yang akan dibuat, seperti contoh di atas, kemudian tekan tombol next, muncul wizard langkah kedua seperti berikut
Gbr 4.8 Pemilihan lokasi space untuk user
52
Pada langkah kedua, kita memasukkan informasi user yang digunakan untuk login. Isikan username pada textbox username, ketikan password yang kita pakai pada textbox password, lalu pilih untuk Home space location pilih space yang sesuai untuk user tersebut, lalu tekan next untuk melangkah ke step berikutnya:
Gbr 4.9 Hasil akhir user yang telah dibuat
Langkah ketiga merupakan ringkasan dari langkah 1 dan 2. Klik tombol finish untuk membuat user. Selanjutnya kita akan menambahkan user paul tersebut ke dalam group yang telah kita buat, pilih administration console, lalu muncul tampilan berikut:
Gbr 4.10 Menambahkan user kedalam grup
53
pilih divisi engineering, klik ikon add user. Muncul halaman add user, klik tombol search untuk menampilkan user yant ingin dimasukkan ke dalam grup tersebut, klik add lalu tekan tombol OK
Gbr 4.11 Menambahkan user paul ke dalam group engineering
Selanjutnya kita bisa melihat hasilnya pada gambar di bawah ini
Gbr 4.12 User paul sudah menjadi anggota group engineering
54
3.
Hubungan antara space dan konten
Setelah kita login dengan user yang telah kita buat, kita bisa memasukan atau menambahkan (create and upload ) konten atau file ke dalam space yang kita buat tadi, berikut langkah – langkah membuat konten ke dalam space: a. Untuk membuat konten pada sistem yang sedang berjalan (on the fly), klik link create content in your home space b. Lalu tulis nama file yang diinginkan, lalu klik next
Gbr 4.12 Mengisi informasi konten
55
c. Pada langkah selanjutnya kita bisa mengisi konten untuk file tersebut,
Gbr 4.13 Mengisi detail konten
d. Langkah selanjutnya berisi informasi tentang konten yang telah kita buat tadi
Gbr 4.14 konten yang sudah dibuat
56
4.3 Implementasi Workflow
Workflow dokumen di dalam sebuah organisasi, secara garis besar bisa diartikan dalam pergerakan dokumen dari satu stakeholder ke stakeholder yang lain yang ditujukan untuk disimpan, dipelajari atau dikirim kembali ke stakeholder lain. Dalam kostumisasi ini kegiatan workflow menjadi sangat penting, dan diterapkan pada space proposal, di dalam space proposal tersebut dibuat sub-space: 1. Draft : menampung semua proposal yang akan diperiksa dan diapprove oleh manager divisi 2. Pending proposal : berisi file – file yang di reject atau masih dibutuhkan perubahan 3. Publish Proposal : berisi semua proposal – proposal yang telah diapprove dan diperiksa oleh manager divisi. Di dalam alfresco sendiri workflow ada dua macam, yaitu: simple workflow dan advance workflow. Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana membuat simple workflow.
57
A. Simple Workflow
Simple workflow pada alfresco berorientasi pada content, didefinisikan sebagai proses pergerakan dokumen melalui beberapa space.
Pada langkah dibawah ini penulis akan mempraktekan bagaimana membuat simple workflow untuk space proposal.
1. Pastikan sudah berada pada space Engineering > Proposal. Lalu buat 3 buah sub-space yaitu: Draft, Pending proposal, Publish proposal. 2. Untuk membuat rule di dalam draft, pastikan sudah berada di dalam space draft. 3. Pada bagian More action, pilih Manage content rule. 4. Pada Content rule pilih create rule. 5. Pada Create content wizard untuk step1, pilih select condition: All item, kemudian klik Set values and add
58
Gbr 4.15 Memilih condition All item
6. Pada langkah selanjutnya, pada pilihan Approve flow, isi name for approval step: request approval, kemudian pilih radio button move dan pilih tujuan foldernya yaitu: pending proposal. Ini artinya apabilah memilih request approval pada sebuah content di dalam space draft, maka secara otomatis content terssebut dipindah ke dalam folder pending proposal. Pada bagian reject flow pilih radio button no, karena tidak ada proses reject untuk rule pada space draft
59
Gbr 4.16 Membuat workflow untuk proses pending proposal
7. Pada step 3, pilih type : inbound, dan isi title beserta Descriptionnya ( notes : title tidak boleh dikosongkan) 8. Klik next --> Finish
60
rule pada space pending proposal, langkah – langkahnya sama seperti di atas, hanya perbedaannya terletak pada step 3, pada opsi Name for Approval Step : isi dengan Publish Proposal, lalu untuk pilihan destination foldernya, pilih space publish proposal, dan untuk rejection flownya pilih yes, dan pilih destination space nya yaitu draft.
Gbr 4.17 Create publish proposal
Sekarang kita akan penulis akan mencoba fungsi simple workflow tersebut, berikut langkah – langkahnya: 1. Login sebagai user puji, user puji dalam hal ini adalah seoarang staff divisi engineering dan dia memiliki hak akses ke dalam space Engineering Æ proposal 2. User puji menambahkan ( upload ) file ( content ) ke dalam space proposal dan meletakkannya di dalam folder draft, dengan tujuan untuk meminta proses approval kepada atasannya dalam hal ini user paul bertindak sebagai managernya.
61
Gbr 4.18 User puji menambahkan konten ke dalam space proposal
3. Setelah menambahkan konten ke dalam space proposal, user puji mengklik tombol more actions Æ lalu memilih opsi request for approval, lalu dokumen tersebut akan berpindah secara otomatis ke folder pending proposal
Gbr 4.19 User puji memilih request approval untuk proses disposisi dokumen
62
4. Setelah dokumen berpindah ke folder pending proposal maka sekarang login sebagai user paul selaku user yang mempunyai hak akses untuk proses approval dokumen tersebut, setelah login lalu masuk ke space Engineering Æ Pending proposal
5. Klik pada icon more actions Æ pilih publish proposal
Gbr 4.20 User Paul memilih publish proposal
63
6. Dan sekarang dokumen tersebut, sudah berpindah ke space approval dokumen, space ini berisi dokumen – dokumen yang telah selesai didisposisi atau telah di approve
Gbr 4.21 Dokumen telah berpindah ke space Approve Proposal
B. Advanced Workflow
Advanced workflow merupakan proses yang berorientasi pada tugas (taskoriented).
Dimana dokumen dibuat, lalu akan dikirimkan ke teman kerja atau
64
dokumen tersebut akan disampaikan ke stake holder yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Selanjutnya dokumen yang sudah didisposisikan dapat dimonitor, ada 2 macam advanced workflow: 1. Ad hoc task workflow : dokumen bisa didistribusikan ke sesama rekan kerja atau ke atasan 2. Review and approve workflow : dokumen didisposisikan untuk diperiksa atau disetujui Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan Review and approve workflow, berikut langkah – langkahnya: 1. Masuk ke space yang berisi konten atau dokumen yang akan di disposisikan 2. Pada bagian bawah konten terdapat icon dropdown list, lalu klik Start Advanced Workflow 3. Pada proses step one, pilih workflow Review & Approve Workflow 4. Klik next 5. Pada proses Review & Approve Workflow, hal – hal yang perlu diisi: •
Description : isi pesan yang ingin di sampaikan
•
Review priority: pilih prioritas dokumen
•
Tentukan Due Date : maksimal waktu pengerjaan
65
•
Untuk Reviewer : Pilih user yang akan memberikan proses approval dan review
Gbr 4.22 Pilih Assginee User
66
Lalu Reviewer tinggal memberi status approval atau complete pada dokumen yang ditujukan kepadanya, pada windows My Task To Do list ketika user tersebut login, lalu status dokumen itu akan berubah dari Not yet Started menjadi Complete
Gbr 4.23 status dokumen sebelum proses approval
Gbr 4.24 status dokumen setelah proses approval
67
4.4 Implementasi Versioning Dokumen
Salah satu fitur alfresco adalah versioning yaitu kemampuan untuk melihat suatu perubahan dokumen yang dilakukan oleh user, versioning mencatat atau merekam suatu perubahan dokumen atau konten, jadi kita bisa memilih ke versi mana file atau konten tersebut dilihat setelah terjadi perubahan, Berikut ini akan penulis jelaskan langkah proses pembuatan versioning document.
1. Pilih Space yang akan diberi rule versioning, sebagai uji coba penulis memakai space Engineering, 2. Pilih More action menu > Manage content rule > Create rule 3. Pada step 1, pada opsi select condition mendefinisikan rule yang akan diterapkan ke sebuah content
Gbr 4.25 Tahap awal create rule wizard
a
pada opsi Select Condition list, pilih all items, jadi rule akan langsung diberikan ketika ada sebuah content yang dimasukkan ke space tersebut
68
b
Klik Add to list, lalu klik next
4. pada step 2 – select action list : klik Add an aspect 5. Klik set values and add 6. Kemudian pada menu Select required feature, pilih versionable, kemudian klik OK
7. Pada Step 3, pilih detail a. pada opsi Type menu, pilih items are created or enter this folder b. Pada title box, ketik : all versioned
8. Klik Finish
Gbr 4.26 Rule versionable yang telah dibuat
69
Gbr 4.27 Melihat perubahan content
Gambar diatas adalah hasil rule versioning yang telah kita buat, rule tersebut dibuat untuk melihat rekaman atau history perubahan suatu content yang dibuat oleh user, terlihat pada property modifier user revi melakukan perubahan terhadap konten, dengan versioning, kita bisa merecord history perubahan yang terjadi
70
4.5 Recovering Deleted Content
Kehilangan suatu content/file di dalam space bisa saja terjadi, sebaiknya kita perlu berhati – hati jika file atau content yang kita hapus merupakan file penting, terlebih lagi jika sistem dokumen elektronik yang kita buat tidak mendukung proses recovery dan backup data yang memadai. Untuk mengatasi hal tersebut alfresco menyediakan fungsi recovery content atau space, saat kita tidak sengaja menghapus konten atau space, sebenarnya space atau konten tersebut tidaklah benar – benar terhapus dari server, tapi akan dipindahkan ke penyimpanan sementara yang disebut Archive Space Store, ini akan memberikan pilihan bagi kita apakah data yang pernah dihapus akan dikembalikan lagi( di-recover) atau benar – benar akan dihapus dari penyimpanan sementara, yang artinya data tersebut juga terhapus dari server. Untuk melakukan proses recovering delete content, ini hanya bisa dilakukan oleh administator saja, atau user lain yang diberi hak akses administrator. Berikut ini penulis akan menjelaskan langkah – langkah proses recovering delete content.
1.
Login sebagai admin, lalu pilih icon (user profile).
2.
Pada bagian management pane, klik Manage deleted item
71
3. Klik show all, untuk melihat semua konten atau space yang pernah dihapus
Gbr 4.28 File – file yang telah terdelete
4. Pilih apakah ingin melakukan restore atau menghapus secara permanen (notes: dapat juga langsung me-restore atau menghapus semua space atau konten sekaligus)
72
4.6 Backup dan Restore
Proses backup dan restore merupakan bagian yang sangat penting dalam proses maintenance sistem pengelolaan dokumen elektronik. Bayangkan jika sistem yang kita buat tiba – tiba crash atau kerusakan dokumen bisa terjadi karena banyak hal, penyebab lain adalah karena user tidak sengaja menghapus konten saat terjadi error dalam sistem. Kegiatan backup data menjadi kunci yang sangat penting untuk melindungi dokumen – dokumen yang bernilai guna ini. Ada beberapa tipe data yang dapat dibackup:
1. Penyimpanan dalam file sistem, backup folder alf_data dan semua konten di dalamnya. 2. Metadata dalam database, database menyimpan sekumpulan tabel yang mendefinisikan skema alfresco.
Tabel ini mengandung informasi user,
security, audit, space, metadata, rule, script, dan beberapa proses bisnis.
Berikut proses untuk membackup repository data alfresco:
1. Stop service alfresco, untuk memastikan tidak user yang sedang memakai alfresco, saat proses backup berlangsung 2. Export database MySql atau database lain 3. Backup direktori alf_data 4. Start Alfresco
Untuk menyimpan kembali repository alfresco:
1. Stop service alfresco 2. Copy kan direktori alf_data yang sudah di backup, ke direktori alf_data yang asli
73
3. Restore database 4. Nyalakan kembali service alfresco
4.7 Upgrade versi
Dalam melakukan upgrade alfresco, perhatikan versi yang dipakai. Ada dua pilihan tipe upgrade, minor release dan mayor release:
a. Minor Release Minor release biasanya berisi perbaikan bug, perubahan yang tidak terlalu banyak dan tanpa fitur terbaru.
Skema database masih sama dengan versi sebelumnya
sehingga bisa langsung me-replace file (WAR) contoh upgrade minor release adalah upgrade alfresco dari veris 1.3 ke versi 1.3.1
b. Mayor Release Alfresco mayor release berisikan fitur baru, perbaikan bug dan peningkatan performa. Sebagai contoh upgrade versi alfresco 1.4 ke 2.0 atau 2.0 ke 3.0
Meskipun proses upgrade dapat berjalan otomatis. Proses update bisa juga dilakukan secara manual, seperti file yang sudah di-customize dan mengupdate beberapa file konfigurasidan
properties
dalam
folder
“\tomcat\webapps\alfresco\WEB-
INF\classes\alfresco”
4.8 Pengujian a. Sasaran dan metode pengujian Pengujian yang dilakukan melalui alfresco bertujuan untuk mengetahui kekurangan pengelolaan dokumen yang tidak dapat dilakukan secara otomatis oleh alfresco.
Pengujian mengacu pada validasi aplikasi menggunakan black-box.
74
Pengujian black-box difokuskan untuk pemenuhan fungsi yang ada ada alfresco untuk mengelola dokumen.
b. Perlengkapan pengujian Pengujian dilakukan dengan menggunakan 1 buah laptop dengan di install 1 buah aplikasi virtual mesin : • Komputer Host : komputer yang bertindak sebagai host operating system untuk mesin virtual, yaitu menggunakan Laptop Compaq CQ40-719TU • Komputer guest : yaitu sistem operasi yang dijalankan pada mesin virtual, yaitu menggunakan linux CentOS 5.5 dengan alfresco versi community 3.3-g yang sudah disertakan aplikasi apache-tomcat, serta menggunakan MySQL sebagai basis datanya, dan browser yang digunakan adalah Mozilla firefox.
Pengujian dilakukan oleh penulis, sekaligus bertindak sebagai administrator, manager, dan staff. Proses yang dilakukan meliputi kegiatan input, disposisi dengan menggunakan workflow, backup, restore, serta pemindahan antara space satu ke space yang lain, adapaun aspek yang diuji ada pada poin c dibawah ini.
c.
Aspek yang diuji 1. Aspek integritas menu dan fungsi Pengujian integritas menu dan fungsi ditujukan sebagai pemenuhan fungsional dari menu – menu yang meliputi poin: i. Browse space, baik browse ke space home user masing – masing maupun ke space yang telah diberi akses sesuai dengan groupdan role masing – masing. ii. Input dokumen iii. Disposisi/workflow iv. Pencarian
75
2. Aspek keamanan Pengujian ini ditujukan untuk mengetahui hasil pengaman akses aplikasi dan dokumen yang terlibat. i.
Login
ii.
Change password
iii.
Create or edit space
iv.
Backup dan restore data
3. Aspek user interface Untuk aspek user interface, pengujian bertujuan untuk mendapatkan input dari pengguna. Adapaun poin – poin yang ditujukan yaitu: i.
Pengoperasian menu
ii.
Tampilan warna, logo dan desain layout secara keseluruhan
iii.
Modul pengembangan
4. Hasil pengujian
76
Tabel 4.1 Pengujian integritas menu No Cara Pengujian
Kriteria yang diharapkan
Hasil Yang Diharapkan
1
Login sebagai user melalui
User berhasil login dan bisa
web client
mengakses home space user dan
Memenuhi
space lain sesuai dengan role yang ditentukan
2
User melakukan perubahan
User berhasil melakukan update
atau melakukan pengeditan
konten tersebut di dalam space
terhadap konten
yang telah ditentukan security
Memenuhi
terhadap space tersebut 3
User lain yang memiliki hak
Sudah terdapat versi dokumen
akses terhadap konten
yang telah dilakukan perubahan,
tersebut melihat detail
dan user mana yang melakukan
properties tersebut untuk
perubahan
melihat versi update dokumen tersebut
Memenuhi
77
Tabel 4.2 Pengujian simple workflow No Cara Pengujian
Kriteria yang diharapkan
Hasil Yang Diharapkan
1
2
User yang menjadi anggota
User berhasil login dan bisa
group divisi engineering login
mengakses home space user dan
ke alfresco
space divisi engineering
Pada folder proposal Æ draft,
Di dalam folder draft telah
user memilih icon request for
terdapat dokumen yang akan
approval
didisposisi untuk approval,
Memenuhi
Memenuhi
dokumen tersebut akan berpindah secara otomatis ke space pending approval 3
User yang bertindak sebagai
Dokumen berpindah secara
manager login dan mengakses
otomatis ke space publish
space pending proposal, lalu
proposal
mengklik more icon Æ Publish proposal
Memenuhi
78
Tabel 4.3 Pengujian advanced workflow dan searching dokumen No Cara Pengujian
Kriteria yang diharapkan
Hasil Yang Diharapkan
1
Menjalankan menu add
Dapat menggantikan proses
advanced workflow dan
disposisi manual, karena tidak
memilih user manager dan
perlu mencetak dokumen terlebih
staff
dahulu baru kemudian diajukan
Memenuhi
ke yang bersangkutan
2
Login sebagai manager lalu
Dokumen yang telah disapprove
menerima disposisi dokumen
secara otomatis akan berubah
dengan keterangan not yet
statusnya pada My task To Do
started, kemudian melakukan
List pengirim menjadi complete
Memenuhi
proses approval 3
Menjalankan menu pencarian
Melakukan pencarian arsip
Memenuhi,
dengan memasukkan keyword
namun untuk
yang berbeda sesuai keinginan
beberapa dokumen saja yang ditambahkan metadata propertiesny a
79
Tabel 4.4 Pengujian aspek keamanan No Cara Pengujian Kriteria yang diharapkan
Hasil Yang Diharapkan
1
Menjalankan login sebagai
Berhasil login sebagai user yang
user yang berbeda akses
sesuai dan mengakses dokumen –
terhadap space
dokumen memiliki autoritas
Memenuhi
sesuai space 2
Menjalankan backup aplikasi
Mendapatkan file – file backup
dari command line
berupa file ACP (alfresco content
Memenuhi
package) 3
Melakukan restore ACP
Aplikasi dapat direstore dengan lengkap baik metadata maupun file yang tersimpan di database
Memenuhi,
