BAB IV HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian 4.1.1. Deskripsi Lokasi Penelitian Bahwa pendalaman dan pengembangan nilai-nilai kewargaan ke arah tatanan masyarakat yang lebih partisipatoris dalam rangka membangun kebersamaan dan kepercayaan antara pemerintah, masyarakat warga dan masyarakat. Yang lebih luas, memerlukan wadah kelembagaan masyarakat warga yang didasarkan kepada kesadaran kritis akan kebutuhan untuk bersinergi, dan nilai-nilai kearifan lokal, dan mencerminkan pola pengelolaan kolektif berbasis moral yang merupakan manifestasi nilai-nilai budaya yang luhur di masyarakat. Bahwa gerakan penanggulangan kemiskinan melalui upaya pencapaian target pembangunan sarana dan prasarana lingkungan permukiman merupakan gerakan bersama yang harus berjalan secara mandiri dan berkelanjutan melalui pemberdayaan masyarakat terutama masyarakat miskin serta bersinergi dengan kegiatan-kegiatan yang telah ada yang bertujuan untuk meningkatakan kesejahteraan masyarakat. Agar dapat mewujudkan hal tersebut diperlukan peran aktif seluruh komponen masyarakat secara luas mulai dari identifikasi masalah kemiskinan dan lingkungan permukiman serta potensi-potensi yang dapat digunakan untuk perencanaan program penanggulangan kemiskinan melalui pembangunan sarana dan prasarana lingkungan pemukiman, pelaksanaan dan pengawasan sampai pada kesinambungan dan keberlanjutannya. 38
Dalam penyusunan perencanaan pelaksanaan dan pengawasan sampai dengan
penikmatan
dan
pemeliharaan
hasil-hasil
kegiatan
gerakan
penanggulangan kemiskinan tersebut harus berpegang pada prinsip keberpihakan kepada kelompok yang lemah, mengembangkan partisipasi lokal, mendorong kebersamaan dan kepedulian terhadap lingkungan. Dalam rangka mengorganisir aspirasi, kebutuhan, permasalahan serta potensi masyarakat, maka perlu didirikan wadah kelembagaan yaitu suatu lembaga keswadayan masyarakat yang berbentuk paguyuban/perkumpulan atas dasar silaturahim perwakilan warga masyarakat desa/kelurahan. Visi
“pembangunan
masyarakat
warga
sebagai
suatu
tatanan
hidup
bermasyarakat, agar terwujud jaringan kemitraan antara pemerintah daerah dan masyarakat yang berdaya dan mampu menciptakan lingkungan perumahan dan permukiman yang sehat, layak dan produktif secara mandiri dan berkelanjutan” Misi
“membangun modal sosial dengan menumbuhkan kembali ikatan-ikatan sosial dan menggalang solidaritas serta kesatuan sosial sesama warga agar saling bekerjasama demi kebaikan, kepentingan dan kebutuhan serta kemajuan bersama serta dalam jangka panjang akan memperkuat keswadayaan masyarakat warga. LKM ini dimaksudkan sebagai wadah masyarakat warga dalam
menggalang kebersamaan seluruh warga dan menjalin kebersamaan dengan berbagai pihak secara mandiri, terpadu, berkelanjutan dan berkesinambungan. LKM bertujuan agar masyarakat warga memiliki :
1. Organisasi masyarakat warga yang merdeka dan memiliki posisi serta kekuatan runding yang setara dengan para pelaku pembangunan di daerah. 2. Organisasi masyarakat warga yang dapat menampung aspirasi dan kebutuhan sarana dan prasarana lingkungan/sosial/ekonomi masyarakat warga dalam kerangka ikut serta dalam menentukan kebijakan publik. 3. Sistem pengambilan keputusan masyarakat warga sesuai dengan norma kemasyarakatan dan kearifan lokal. 4. Sistem kerjasama yang terlembaga antara masyarakat warga melalui LKM dengan masyarakat yang peduli serta pihak lain dakam rangka penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan sebagai perwujudan semangat kebersamaan dalam rangka menuju kemandirian. 5. Sistem
dan
mekanisme
perancaan,
pertangungjawaban,
dan
pengembangan kelembagaan warga masyarakat. Usaha yang dilakukan untuk mewujudkan maksud dan tujuan adalah sebagai berikut : 1.
Menyelenggarakan perencanaan sumberdaya dan pengawasan program pembangunan secara partisipatoris.
2.
Memfasilitasi aspirasi dan prakarsa masyarakat warga
3.
Membuka akses warga miskin ke sumber daya lain yang dapat digunakan secara langsung oleh masyarakat miskin untuk upaya penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan permukiman.
4.
Meningkatkan keterampilan teknis dan manajerial dalam upaya menunjang penciptaan peluang usaha baru, pengembangan usaha, penciptaan lapangan kerja, dan meningkatkan pendapatan masyarakat.
5.
Pembangunan jejaring kerja dengan pihak luar dalam rangka penguatan program penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan permukiman.
6.
Pengelolaan sumber daya, sarana dan prasarana dasar lingkungan permukiman serta sumber daya alam bagi peningkatan kegiatan ekonomi atau komponen lain yang disepakati masyarakat.
4.1.2. Gambaran Umum Lokasi Penelitian Desa Tanah Putih adalah salah satu dari desa yang ke dua ,yang ada di Kecamatan Dengilo Kabupaten Pohuwato Propinsi Gorontalo. Desa Tanah Putih di bagi atas 3 dusun, yang terdiri dari, dusun Saripi, dusun Dulamayo, dusun Bubalango. Adapun desa Tanah Putih moputi memiliki batas- batas wilayah sebagai berikut : Sebelah Utara
: Hutan negara
Sebelah Selatan
: Desa Tana putih
Sebelah Timur
: Desa Huta Karangetan
Sebelah Barat
: Desa Karya Baru
Jumlah penduduk desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo Tahun 2012 sebanyak 1.285 jiwa, desa Tanah Putih terbentuk pada tahun 2008. Dengan luas wilayah Tanah Putih 2,964 H. Pada tahun 2008
terjadi pemekaran wilayah Kecamatan Paguat dan
Kecamatan Dengilo, Desa Tanah Putih termasuk Kecamatan Dengilo. Desa Tanah Putih tahun 2008 mengadakan pemilihan Kepala Desa. Mata Pencaharian yang ada di desa Tanah Putih adalah pedagang sebanyak 26 jiwa, petani sebanyak 173 jiwa, PNS sebanyak 9 jiwa, penambang sebanyak 58 jiwa, swasta sebanyak 62 jiwa, dan sopir sebanyak 4 jiwa. Penelitian ini dilaksanakan pada pengelolaan pamsimas (Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat) Di desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo Kabupaten Pohuwato. Terbentuk mulai 15 April 2011 Untuk jangka waktu yang tidak ditentukan lamanya. Pamsimas merupakan salah satu kegitan yang termasuk dalam program nasional pemberdayaan masyarakat (PNPM) Mandiri berbasis sektoral yang di laksanakan pada wilayah perdesaan atau pinggiran kota.dan yang menjadi sasaran pamsimas adalah masyarakat miskin, sehingga masyarakat miskin yang mendapatkan air pamsimas 80 KK, jumlah pamsimas yang ada di desa Tana putih ada 19 bak pamsimas setiap 1 pamsimas hanya 4 KK yang menggunakannya,pamsimas yang mereka pakai adalah sistim pemboran(Pengangkatan) dan perpipaaan yang disalurkan
melalui bak.dari
pemboran sampai mesin pompa dan diagkat ke bak penampung dan disalurkan ke 19 pipa induk untuk ke kran.Air itu sudah dikordinasi dengan kesehatan maupun bapeda, sudah layak untuk di konsumsi dan sudah diujih dari dinas kesehatan.
4.1.2.1.Struktur Organisasi Gambar I . Sumber Pengelolaan Pamsimas
PENGELOLA Rusman Monoarfa S SEKRETARIS
BENDAHARA
Fatma Latief
Mince Monoarfa
UNIT PENGELOLA KEUANGAN
UNIT KERJA TEKNIK
Yulan Djalima
Samsudin Lalewo
UNIT KESEHATAN
UNIT PENGADAAN MASYARAKAT
Hoplen Hajiru
Maryam Abas
4.1.2.1.1. Jumlah Penduduk Desa Tanah Putih Tabel. 1 Jumlah Penduduk Desa Tanah Putih
No 1 2 3
Dusun Saripi Dulamayo Bubalango Jumlah
Laki-laki 279 162 193 634
Perempuan 269 176 206 651
Jumlah 548 338 399 1285
Jumlah KK 136 93 110 339
Jumlah Penduduk yang Menggunakan Air Bersih Tabel. 2 Jumlah Penduduk yang menggunakan Air BersihDesa Tanah Putih
Sumber Air No
Dusun
Sumur Gali (Buah)
Air Sungai (KK)
PDAM (KK)
1 2 3
Saripi Dulamayo Bubabingo
8 41 9
37 27 41
11 7 4
4.1.3. Deskripsi Hasil Penelitian Penelitian tentang Pengelolaan PAMSIMAS (Penyediyaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat)”. Di Desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo Kabupaten Pohuwato, menggunakan 5 (lima) indikator terdiri perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan/monitoring dan penilaian/evaluasi. Penelitian tentang Pengelolaan PAMSIMAS (Penyediyaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat)”. Di Desa Tanah Putih Kecamatan Dengilo Kabupaten Pohuwato akan dilihat pada deskripsi hasil penelitian berikut ini : 4.1.3.1. Perencanaan Hal yang paling esensi dalam setiap pelaksanaan kegiatan suatu organisasi adalah bagaimana organisasi tersebut mampu merencanakan setiap program yang akan dilakukan untuk mencapai tujuannya sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam fungsi manajemen, tentulah perencanaan memegang peranan penting untuk berjalannya suatu roda organisasi. Perencanan merupakan proses terpenting dari semua
fungsi
manajemen
karena
tanpa
perencanaan,
fungsi-fungsi
perorganisasian, pengarahan dan pengontrolan tidak dapat berjalan. Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Hal inipun juga berlaku bagi organisasi yang mengelola kegiatan pamsimas. Hasil wawancara dengan informan selah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Kami merasa penting bahwa perancanaan dapat menggerakan roda organisasi pada program Pamsimas. Selama ini kami telah melaksanakan perencanaan pada setiap Program Air Minum dan Saniatasi Berbasis Masyarakat sehingganya kami senantiasa berupaya untuk melaksanakan kegiatan berdasarkan perencanaan yang kami telah susun”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa fungsi proses perencanan yang nantinya akan dilakukan organisasi selama ini belumlah atau kurang mendapat perhatian dari pelaksana organisasi tersebut. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya anggota organisasi yang belum mampu melaksanakan fungsi perencanaan sesuai dengan hakikat manajemen. Padahal dengan selalu memfokuskan diri pada perencanaan yang ada maka setiap tujuan dari organisasi akan lebih terarah. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusankeputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa : “Yang menjadi batasan perencanaan yang kami laksanakan adalah berdasarkan tujuan program Pamsimas yang akan kami laksanakan, dimana agar nantinya program-program yang ada dapat menyentuh masyarakat miskin terutama dalam penyediaan air bersih dan sanitasi lingkungan warga masyarakat”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa selama ini belumlah memahami betul tentang batasan-batasan yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan manajemen perencanaan. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (Who), kapan (When) dimana (When), mengapa (why) dan bagaimana (How). Jadi perencanaan yaitu merupakan fungsi seorang manajer dalam hal ini pengelolaan organisasi yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaankebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa : “Bahwa dengan perencanaan yang ada, organisasi dapat mengetahui tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai sesuai waktu yang nantinya telah ditetapkan dan juga mengantisipasi hambatan-hambatan dalam yang timbul dikemudian hari” Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa pemahaman organisasi dalam memberikan alasan tentang perlunya perencanaan dalam menjalankan organisasi belumlah dirasa cukup. Hal ini dapat dijelaskan bahwa alasan diperlukan suatu perencanaan dalam manajemen program Pamsimas adalah tumbuhnya suatu pengarahan kegiatan, yaitu setiap kegiatan akan ada pedoman bagi setiap pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan pada pencapaian tujuan program pamsimas. Organisasi harus mampu melihat adanya perkiraan terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan ini dilakukan untuk mengenali seluruh potensi yang dimiliki oleh suatu organisasi dan juga digunakan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang kemungkinan akan dihadapi dalam program Pamsimas. Organisasi harus memberikan kesempatan untuk memilih cara terbaik dari berbagai pilihan yang ada atau diberikan. Untuk itulah organisasi akan menyusun skala prioritas atau memilih
urutan-urutan dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan usaha program Pamsimas. Adanya suatu alat pengukur atau standar untuk mengadakan pengawasan atau evaluasi kinerja usaha atau organisasi akan menambah adanya kemantapan dalam menjalankan program manajemen program Pamsimas. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (RM tanggal 20 mei 2012) menyatakan bahwa : “Kami menyadari sepenuhnya bahwa tidak sedikit hambatan-hambatan yang ditemui dalam menentukan perencanaan. Hal ini kurangnya partisipasi anggota organisasi dalam memberikan masukan-masukan guna dijadikan ide ataupun pertimbangan dalam merumuskan perencanaan yang nantinya akan dilaksanakan”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diketahui bahwa kurangnya partisipasi anggota dalam menyusun suatu perencanaan pada dasarnya itu merupakan hambatan awal dari organisasi tersebut. Hal ini akan menyebabkan perencanaan yang akan disusun tidaklah menjadi maksimal sehingga akan timbul hal-hal seperti : a). Tujuan yang tidak tepat dimana tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan. b). Sistem penghargaan yang tidak tepat sehingga dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan. c). Lingkungan yang dinamis dan kompleks sehingga sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa
mendatang. d). Keengganan untuk menetapkan tujuan sehingga perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang pengelolaan menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Pengelolaan yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. e). Penolakan terhadap perubahan sehingga perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. f). Keterbatasan yaitu membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain. Hal yang harus dilakukan oleh pengelolaan organisasi adalah a). Memberikan pemahaman maksud tujuan dan rencana. Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Pengelolaan seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu. b). Komunikasi dan partisipasi. Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung
jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan/dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana/keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan. c). Konsistensi /revisi /dan pembaruan. Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal. Konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluruh organisasi/dari satu bidang ke bidang lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah
organisasi : tujuan
stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering. d). Sistem penghargaan yang efektif. Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
4.1.3.2. Pengorganisasian Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (FL tanggal 21 Mei 2012) menyatakan bahwa : “Kami mengidenifikasi pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh organisasi dan siapa yang bertanggung jawab pada beban kerja tersebut, sehingga dengan ini seluruh kebutuhan pekerjaan dapat diketahui manfaatnya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa pemahaman
organisasi
mengenai
tahapan
yang
perlu
diambil
dalam
pengorganisasian sudah bisa dilakukan oleh organisasi. Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1). Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi, 2). Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3). Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisiensian dan konflik. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (FL tanggal 21 mei 2012) menyatakan bahwa :
“Pada prinsipnya organisasi yang kami kelola ini terus berupaya secara maksimal untuk bagaimana mampu melaksanakan seluruh program Pamsimas secara maksimal guna mencapai cita-cita yang telah tersusun sebelumnya”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa pengelolaan organisasi belum mampu menjelaskan prinsip-prinsip organisasi yang mereka anut. Namun hal ini sudahlah cukup jika dilihat dari niat untuk terus memajukan organisasi ini ke depannya. Prinsip organisasi dapat dijelaskan bahwa tiap organisasi harus mempunyai tujuan yang tertentu dan jelas sehingga suatu organisasi harus didirikan diatas fungsi-fungsi utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan efisien. Berbagai bagian dari organisasi harus mempunyai kebutuhan yang berimbang sesuai dengan fungsi bagian tersebut dalam mencapai tujuan organisasi sehingga organisasi harus dibagi sehingga aktiftas seseorang anggota organisasi sedapat mungkin dibatasi pada pelaksanaan satu fungsi saja. Organisasi harus mengambarkan jenjang kenaikan tingkat dalam strukturnya agar suplai kemampuan manajerial yang sangat diperlukan untuk menjamin kelangsungan hidupnya dapat terlaksana secara berkesinambungan. Untuk itu organisasi dan rencana kerjanya harus lentur untuk menghadapi keadaan usaha yang terus menerus berubah, rencana organisasi harus sederhana sedemikian rupa agar dapat mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Setiap organisasi memerlukan seorang pengelolaan tunggal dan setiap bawahan harus mempunyai
hanya
seorang
atasan
agar
kemampuan
seseorang
untuk
mengendalikan bawahan dengan efektif dan efisien, karena itu perlu ada jumlah bawahan seseorang. Suatu organisasi harus diperlengkapi dengan garis
kepengawsan secara tegas dari pucuk pengelolaan sampai kepada para pelaksana. Organisai harus memungkinkan hubungan yang baik untuk pelaksanaan tiap tugas untuk organisasi harus memungkinkan koordinasi yang baik dari tiap fungsi agar dicapai efisiensi yang maksimal dan memungkinkan efisiensi yang maksimum disertai dengan minimum usaha dan pengeluaran-pengeluaran lainnya dalam mencapai tujuannya. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (FL tanggal 21 Mei 2012) menyatakan bahwa : “Kami menyusun struktur organisasi berdasarkan kebutuhan organisasi. Setiap personil yang menempati posisi dalam stuktur organisasi dipertimbangkan sesuai kemampuan yang dimiliki. Sehingga dengan penempatan posisi sesuai kebutuhan dan kemampuan personil akan menunjang tujuan-tujuan organisasi” Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa upaya
organisasi
dalam
memperhatikan
bagaimana
pekerjaan
dibagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para pengelolaan ketika hendak mendesain struktur, yaitu : 1). Spesialisasi pekerjaan ialah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagibagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri. 2). Departementalisasi ialah dasar yang
dipakai
untuk
mengelompokkan
pekerjaan
secara
bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan. 3). Rantai komando ialah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. 4). Rentang kendali ialah jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. 5). Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah
lawan dari sentralisasi. 6). Formalisasi ialah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (MM tanggal 22 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Dengan tersusunnya struktur organisasi yang dilaksanakan oleh organisasi sehingga setiap anggota organisasi bertanggung jawab penuh terhadap peran dan beban pekerjaan yang diberikan kepadanya. Sehingga dengan ini organisasi akan mudah melakukan pengawasan terhadap tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa fungsi pengorganisasian yaitu : a). Wewenang (hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu), b). Kekuasaan (kemampuan untuk melakukan wewenang tersebut), c). Tanggungjawab (kewajiban untuk melakukan sesuatu), d). Akuntabilitas (diluar individu dan perasaan pribadinya), e). Komunikasi dalam organisasi (komunikasi ini seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui struktur tingkatan organisasi), f). Hubungan lini dan staf (pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi), g). Wewenang lini adalah memberikan perintahperintah atau melaksanakan kegiatan, h). Wewenang staf adalah memberi bantuan dan nasehat,tetapi tidak memberikan perintah, (i). Rentang kendali (beberapa orang jumlah bawahan yang dapat di kendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan), j). Rantai wewenang kalar (bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis pada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan), k). Kesatuan perintah (dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi).
4.1.3.3. Pelaksanaan Pelaksanaan (actuating) merupakan implementasi dari sebuah plan atau rencana yang sudah terorganisir sangtlah penting, dan tentunya semua actuating atau implementasi tersebut ingin mencapai sesuatu hal yang maksimal/efektif. Pelaksanaan merupakan tindakan yang mengusahakan agar anggota suatu kelompok organisasi, baik organisasi perusahaan ataupun organisasi nonprofit untuk mencapai tujuan yang telah disepakati dalam perencanaan manajerial, serta usaha-usaha manejerial. Dan tentunya pelaksanaan sangat penting dan merupakan bagian yang terpenting, bisa kita bayangkan kita merencanakan dan mengorganasir tapi tidak ada implementasi. Pelaksanaan khusunya berhubungan dengan orang-orang. Dan Bahkan banyak praktisi manager menyatakan bahwa pelaksanaan merupakan intisari dari manajemen. Dan pada prinsipnya pelaksanaan merupakan usaha baik normal dicari dengan jalan memperlakukan pekerja sebagai manusia dengan jalan merangsang perkembangan, serta merangsang agar pekerja adanya keinginan untuk lebih baik daripada yang lain, atau sistem berlomba, yang pada dasarnya memotivasi.Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (MM tanggal 22 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Cara pengarahan yang kami lakukan adalah memberikan tugas pokok dan tanggungjawab anggota organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap anggota organisasi diberikan beban kerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya sehingga dengan itu organisasi akan mampu melaksanakan fungsi pengawasan dan penilaian program-program yang telah terencana sebelumnya”.
Berdasarkan informasi yang didapat dari informan tersebut diperoleh bahwa pada dasarnya pengelolaan organisasi sudah berupaya melaksanakan pengarahan terhadap anggota organisasi lainnya. Namun hal ini belum terlalu dipahami oleh anggota organisasi lainnya. Pada umumnya pengelolaan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsipprinsip yang telah ada. Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa : 1). Orientasi (cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik) 2). Perintah (permintaan dari pengelolaan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu) 3). Delegasi wewenang (Dalam pendelegasian wewenang ini pengelolaan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya). Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (MM tanggal 22 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Yang kami lakukan agar setiap anggota organisasi mampu termotivasi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya adalah selalu melakukan pendekatan-pendekatan secara kekeluargaan sehingga dengan ini para anggota organisasi akan merasa bahwa berkembang tidaknya organisasi ini juga sangat bergantung pada dirinya. Anggota organisasi akan menganggap bahwa dirinya sangat dibutuhkan oleh organisasi ini dan merasa mempunyai tanggung jawab yang besar untuk memajukan organisasi ini”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informaan ini diketahui bahwa pengelolaan organisasi berusaha melakukan pendekatan-pendekatan secara terkoordinir sehingga akan memberikan pengaruh positif guna kelangsungan roda organisasi. Ada beberapa petunjuk mencapai motivasi yang efisien dalam bidang
manajemen adalah berusaha agar orang-orang merasa dirinya penting, coba kenalilah perbedaan masing-masing individu, jadilah menjadi pendengar yang baik, hindari timbulnya perdebatan-perdebatan, hormati/pahami perasaan orang lain, gunakan kata-kata yang pas untuk mengajak orang lain bekerja keras, jangan berusaha untuk mendominasi, beri perintah-perintah yang jelas dan juga lengkap dan lakukanlah pengawasan yang efektif. Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam pengelolaan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Prinsip kerja yang kami lakukan adalah dengan selalu memberikan perhatian-perhatian dan juga nilai-nilai budaya kerja kepada setiap anggota organisasi. Anggota organisasi harus mampu menterjemahkan setiap tujuan-tujuan organisasi. Senantiasa organisasi memberikan motivasi kepada setiap anggota organisasi untuk terus tumbuh semangat dalam dirinya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informaan ini diperoleh bahwa organisasi berupaya untuk menanamkan semangat kerja pada setiap anggota organisasi. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pengelolaan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu: a). Prinsip mengarah pada tujuan (tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan), b). Prinsip keharmonisan dengan tujuan (orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja
dengan
baik,
dan
pada
saat
itulah
mereka
menyumbangkan
kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi), Prinsip kesatuan komando (prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pengelolaan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal). Untuk hal itulah setiap komponen anggota organisasi harus mampu melakasanakan tugas dan wewenang yang berikan tanggungjawab kepadanya.
Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Pemberian motivasi dalam hal pelaksanaan tugas adalah hal yang kami selalu perhatikan guna terus memberikan semangat. Kami tidak segansegan memuji kepada para bawahan apabila pekerjaan yang dibebankan selesai tepat waktu, demikian juga kepada sesama rekan kerja. Kamipun tidak segan-segan memberikan peringatan apabila ada anggota organisasi yang belum mampu melaksanakan tugas dengan benar berupa pembinaan yang sifatnya pendekatan persahabatan ataupun kekeluargaaan. Sehingga dengan cara ini maka anggota organisasi akan merasa sangat dihargai peranan mereka bagi roda organisasi”.
Berdasarkan informasi yang didapat dari informan tersebut diperoleh bahwa organisasi dalam memberikan motivasi kepada anggota organisasi sudah dirasa cukup walaupun belum maksimal. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
4.1.3.4. Pengawasan Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan kontrol, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012) menyatakan bahwa : “Pengawasan yang kami laksanakan berupa memonitoring sampai sejauh mana tahapan-tahapan kegiatan tersebut memenuhi target ataupun capaian yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingganya dengan pengawasan ini setiap kegiatan dapat dievaluasi seberapa besar tepat sasaran”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa fungsi pengawasan belumlah menjawab secara keseluruhan tujuan organisasi. Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan
kegiatan
nyata
dengan
tujuan-tujuan
perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (YD tanggal 23 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Dengan melaksanakan pengawasan ini sangat dirasa manfaatnya dimana fungsi pengawasan setiap kegiatan-kegiatan program Pamsimas dapat diketahui tingkat keberhasilannya dalam mencapai target yang telah ditetapkan pada perencanaan sebelumnya”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa selama ini organisasi tersebut sudah melaksanakan fungsi pengawasan guna memonitoring dan mengevaluasi program-program yang ada. Pengawasan merupakan langkah pengendalian agar pelaksanaan dapat sesuai dengan apa yang direncanakan serta untuk memastikan apakah tujuan organisasi tercapai, karena rencana merupakan patokan atau kriteria penting agar pengawasan dapat terlaksana dengan efektif, Adapun manfaat yang diperoleh dari pengawasan tersebut dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan, dapat mengetahui adanya penyimpangan, dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup, dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan, dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (SL tanggal 24 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Yang kami jadikan tahap yang perlu untuk mendapat perhatian lebih adalah pada pelaksanaan program dan juga pada pengelolaan keuangan organisasi. Hal ini perlu mengingat fungsi pengawasan pada tahap tersebut bahwa tidak sedikit organisasi yang mengalami kehancuran dengan kurang memperhatikan hal tersebut. Pengawasan ini sangat diperlukan setiap waktu.
Berdasarkan hasil wawancara dengan infoman tersebut diketahui bahwa organisasi tersebut sudah mampu menjabarkan apa yang menjadi fungsi pengawasan namun masih perlu dilakukan pemahaman mengenai pada tahaptahap yang mana fungsi pengawasan itu perlu penekanan. Tahapan terbut antaranya a).Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak jelas faktor penyebabnya, b). Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya
keluhan pelanggan), c). Ketidakpuasan pegawai (teridentifiasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kinerja yang menurun dan lain sebagainya), d). Berkurangnya kas perusahaan, e). Banyak pegawai atau pekerja yang menganggur, f). Tidak terorganisasinya pekerjaan dengan baik, g).
Biaya
melebihi anggaran, h). Adanya pengahamburan dan inefisiensi. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (SL tanggal 24 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Kami melaksanakan pengawasan pada setiap saat terutama untuk mengawal tujuan perencanaan awal organisasi. Hal ini penting mengingat setiap tahapan-tahapan yang dilaksanakan perlu mendapat pengawasan organisasi agar setiap kegiatan yang dilakukan dapat termonitoring dengan baik”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan infoman tersebut diketahui bahwa organisasi tersebut sudah mampu menjabarkan waktu yang tepat untuk dilaksanakan waktu untuk melakukan pengawasan. Bisa dijelaskan disini adalah bahwa pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya yang antara lain : a). Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pengelolaan mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota, b). Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil), c). Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan, d). Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan, e). Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-
hari dan menghindari terjadinya penyimpangan, f). Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan.
4.1.3.5. Penilaian Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (SL tanggal 24 2012) menyatakan bahwa: “Kami selalu melaksanakan penilaian untuk mengetahui sampai sejauh mana pelaksanaan program. Penilaian ini berfungsi untuk mendapatkan seberapa besar kinerja anggota organisasi dalam melaksanakan setiap tanggung jawab yang dibebankan kepadanya ”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa selama ini organisasi selalu memantau perkembangan organisasi di setiap waktu. Namun hal ini belumlah cukup karena dapat dilihat dari kurangnya perhatian anggota organisasi terhadap tujuan-tujuan organisasi. Penilaian kinerja adalah sistem untuk menilai kinerja karyawan dalam periode tertentu misalnya per 6 bulanan atau tahunan. Tujuan dari penilaian kinerja antara lain untuk melatih dan pengembangan karyawan, remunerasi, promosi dan sudah barang tentu untuk dokumentasi perusahaan. Dokementasi? Ya, sederhananya kalau organisasi ingin mengetahui karyawan mana yang mempunyai kinerja bagus dan konsisten akan mudah dilakukan sepanjang organisasi mempunyai sistem dokumentasi yang baik. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (HH tanggal 25 Mei 2012) menyatakan bahwa:
“Adapun yang kami jadikan faktor dalam penilaian adalah faktor kelemahan dan kekurangan dalam orgnisasi, fakkor realistik dan obyektif, hasil penilaian mengandung unsur nilai positif, negatif dan kesempatan memahami tugas-tugas, faktor dokumentasi dan arsip kepegawaian, faktor bahan pertimbangan dalam setiap keputusan yang diambil menyangkut kepegawaian”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa ada bebarapa faktor utama yang menjadi perhatian organisasi yaitu : pertama, karakteristik situasi dimana organisasi harus mampu mengetahui kemampuan orgasnisasi dalam menetapkan tujuan dan cara mencapai tujuan tersebut. Kedua, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan dimana organisasi mampu menetapkan tugas dan tanggung jawab kepada anggota orgasniasi dan target-target yang harus dapat dicapai. Ketiga, tujuan-tujuan penilaian kinerja dimana organisasi harus mampu mengevaluasi setiap kegaiatankegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Keempat, sikap para anggota dan pengelolaan terhadap evaluasi dimana setiap orang harus mau dikoreksi dan mau melakukan inovasi dan perubahan-perubahan kearah yang lebih baik lagi. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (HH tanggal 25 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Yang kami jadikan tujuan untuk penilaian dalam organisasi ini yaitu untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja. Ini mengandung arti bahwa tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penilaian prestasi kerja adalah : pertama, sebagai sumber data untuk administrasi organisasi seperti perencanaan kepegawaian dan kegiatan pengembangan jangka panjang bagi organisasi yang bersangkutan. Kedua, untuk memberikan konseling kepada setiap anggota organisasi. Ketiga, memberikan umpan balik yang mendorong kearah kemajuan dan kemungkinan memperbaiki ataupun meningkatkan kualitas kerja setiap anggota organisasi”.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi menjadi dua, yaitu: 1). Tujuan evaluasi yaitu : seorang pengelolaan organisasi menilai kinerja dari masa lalu seorang anggota organisasi dengan menggunakan ratings deskriptif untuk menilai kinerja dan dengan data tersebut berguna dalam keputusan-keputusan promosi, demosi, terminasi dan kompensasi. 2). Tujuan pengembangan
yaitu : seorang pengelolaan organisasi mencoba untuk
meningkatkan kinerja seorang anggota organisasi dimasa yang akan datang. Sedangkan tujuan pokok dari sistem penilaian kinerja anggota organisasi adalah: sesuatu yang menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan prilaku dan kinerja anggota organisasi atau organisasi. Hasil wawancara dengan informan salah seorang responden (MA tanggal 25 Mei 2012) menyatakan bahwa: “Adapun yang menjadi manfaat dari penilaian adalah menjamin operasi organisasi berjalan secara efektif dan efisien melalui pemotivasian setiap anggota organisasi. Hal ini penting guna memperoleh semangat kerja dari setiap anggota organisasi dalam pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut diperoleh bahwa manfaat diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan bahwa pada umumnya orang-orang yang berkecimpung dalam manajemen sumber daya manusia sependapat bahwa penilaian ini merupakan bagian penting dari seluruh proses kekaryaan karyawan yang bersangkutan. Hal ini penting juga bagi perusahaan dimana karyawan tersebut bekerja. Bagi karyawan, penilaian tersebut berperan sebagai umpan balik tentang berbagai hal seperti kemampuan, kelebihan, kekurangan, dan potensi yang pada gilirannya bermanfaat untuk menentukan
tujuan, jalur, rencana dan pengembangan karir. Dan bagi organisasi atau perusahaan sendiri, hasil penilaian tersebut sangat penting artinya dan peranannya dalam pengambilan keputusan tentang berbagai hal, seperti identifikasi kebutuhan program pendidikan dan pelatihan, rekruitment, seleksi, program pengenalan, penempatan, promosi, sistem imbalan dan berbagai aspek lain dari proses dari manajemen sumber daya manusia secara efektif.
4.2. Pembahasan 4.2.1. Perencanaan Perencanaan merupakan tindakan menetapkan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, apa yang harus dikerjakan dan siapa yang
akan
mengerjakannya.
Beishline
(1957)
mengungkapkan
bahwa;
Perencanaan menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan bila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab, mengapa hal itu harus dicapai. Dari pendapat tersebut jelas diketahui bahwa pada dasarnya membuat perencanaan itu menyangkut 5 W+I H (What, Who, Why, When, Where dan How) yang secara singkatnya akan dijelaskan sebagai berikut; 1. What : Apa yang harus dikerjakan 2. Why : Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan 3. Who : Siapa yang akan mengerjakan 4. When : Kapan pekerjaan tersebut dikerjakan 5. Where : Dimana pekerjaan itu dilakukan 6. How : Bagaimana cara mengerjakannya
Untuk itulah dalam membuat sebuah perencanaan yang baik, seorang pengelolaan harus benar-benar tanggap terhadap kondisi lingkungan sekitarnya dan bisa memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul di masa yang akan datang. Lebih lanjut Roger A. Kauffman (1972) menjelaskan bahwa Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin. Memang tidak bisa dipungkiri bahwa dalam membuat perencanaan membutuhkan data dan informasi agar keputusan yang diambil tidak lepas kaitannya dengan masalah yang dihadapi pada masa yang akan dating. Sesuai dengan yang diungkapkan oleh E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision Management bahwa ; Perencanaan adalah Suatu keaktifan pengelolaan untuk meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang. Merujuk pada pendapat tersebut, berdasarkan kurun waktunya sering kita kenal dengan perencanaan tahunan atau jangka pendek (kurang dari 5 tahun), rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun) dan rencana jangka panjang (diatas 10 tahun). Memang benar untuk membuat perencanaan yang baik seorang pengelolaan
harus
mampu
memprediksi
jauh
kedepan,
kemungkinan-
kemungkinan yang mungkin terjadi, baik itu kesalahan maupun kegagalan sehingga hasil yang dicapai akan sesuai dengan harapan. Untuk membuat perencanaan yang baik harus memuat beberapa hal sebagai berikut;
a. Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya apa yang harus diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan bisa dihasilkan. b. Penjelasan mengapa rencana itu harus dilakukan atau dikerjakan dan mengapa tujuan tertentu harus dicapai. c. Penjelasan tentang lokasi secara fisik dimana dimana rencana tindakan harus dilakukan sehingga tersedia fasilitas sumber daya yang dibutuhkan. d. Penjelasan tentang kapan dimulainya tindakan dan kapan kapan selesainya tindakan itu di setiap unit organisasinya dengan menggunakan standar waktu yang telah ditetapkan dalam unitnya. e. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya baik mengenai kualitas dan kuantitas yang dikaitkan dengan standar mutu. f. Penjelasan secara rinci tentang teknik-teknik mengerjakan tindakan yang telah ditetapkan, sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan benar. Sedangkan untuk membuat rencana yang baik, sehingga hasilnya sesuai dengan harapan maka perlu melalui beberapa macam proses perencanaan sebagai berikut; a. Pendekatan
Perkembangan
yang
menguntungkan
(Profitable
Growth
Approach). Seperti yang kita ketahui bahwa masyarakat kita semakin hari semakin berkembang. Dengan perkembangan yang terus menerus tersebut akan terjadi ketidakseimbangan antara sarana dan kebutuhan masyarakat. Untuk itulah
diperlukan adanya proses perencanaan yang baik sehingga lembaga bisa terus berkembang dan tetap dipercaya oleh masyarakat. Proses perencanaan tersebut dapat lakukan dengan menganalisa sarana dan prasarana yang dimiliki, kemudian menghubungkannya dengan kebutuhan masyarakat sehingga akan diketahui kemungkinan-kemungkinan yang mungkin muncul, mencari solusi yang terbaik dan perkembangan yang menguntungkan bagi lembaga pasti akan diperoleh. b. Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath). Perencanaan memang sangat penting untuk dilakukan. Untuk membuat suatu rencana yang baik maka kita perlu memperhatikan dan menganalisa beberapa factor baik ekstern maupun intern. Factor-faktoir tersebut harus menyangkut kelebihan (Strength) yang dimiliki, kelemahannya (Weaknesses), kemungkinan yang mungkin terjadi (Opportunity), dan hambatan yang mungkin dihadapi (Treath). Setelah keempat factor tersebut diketahui, maka kita dapat menyusun rencana yang strategis yang kemudian diterjemahkan dalam rencana-rencana operasional dengan mencantumkan target-target yang harus dicapai dari rencana operasional tersebut. Di mana secara jelas dapat digambarkan dalam bagan berikut;
Gambar II: Rencana Operasional
Adapun kegunaan dalam suatu perencanaan adalah sebagai berikut : a. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga hasil yang diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin. b. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang sudah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga bisa dihindari lebih awal. c. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatanhambatan yang mungkin muncul sehingga sehingga lebih waspada dan dan dapat diselesaikan dengan cepat. d. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali
4.2.2. Pengorganisasian Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu : 1.
Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2.
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3.
Kemampuan dan cara berfikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4.
Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi. Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1.
Spesialisasi kegiatan
2.
Koordinasi kegiatan
3.
Standarisasi kegiatan
4.
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5.
Ukuran satuan kerja Lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :
1.
Pembagian kerja
2.
Rantai perintah
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4.
Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5.
Tingkatan manajemen
Ada 4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges, yaitu : 1.
Bentuk Piramidal, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.
2.
Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.
3.
Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4.
Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya. Bentuk-Bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1.
Organisasi Garis Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh
Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Kebaikannya : a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pengelolaan berada pada satu tangan. b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pengelolaan berhubungan langsung dengan bawahan. c. Proses pengambilan keputusan cepat. d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. e. Rasa solidaritas tinggi. Kelemahannya : a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas, maka seluruh organisasi terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pengelolaan bertindak secara otokratis. c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas. 2.
Organisasi Garis dan Staf Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang
tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu, yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pengelolaan didalam organisasi. Kebaikannya : a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil serta apapun tujuan perusahaan. b. Terdapatnya pembagian tugas antara pengelolaan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staf ahli. c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi. d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pengelolaan masih dalam satu tangan. f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki. Kelemahannya : a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda. c. Kesatuan komando berkurang. d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas. 3.
Organisasi Fungsional Organisasi yang disusun atas dasar fungsi yang harus dilaksanakan.
Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Kebaikannya : a.
Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan. c.
Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib. Kelemahannya : a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja. b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik. 4.
Organisasi Panitia Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas
selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. b. Kemungkinan pengelolaan bertindak otoriter sangat kecil. c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahannya : a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan. 4.2.3. Pelaksanaan Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui
berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya. c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak. d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan. e. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Directing atau Commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasikan kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi a. Mengimplementasikan proses pengelolaan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
b. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan c. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut : a. Pengarahkan dilakukan dengan cara memberikan informasi yang di perlukan terutama yang berhubungna denga masalah yagn dihadapi karyawan. Pengarahan semacam ini biasanya dilakukan untuk mengangani karyawankaryawan yang barusaja diterima sebagai karyawan baru di perusahaan. Adapun pengarahan tersebut bisa mencakup tugas yang harus dilakukan, caracara yang digunakan, hubungan antar sesame karyawan, tugas melaksanakan kegiatan dan seaagainya b. Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh bawahan. Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan dimana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi atasan harus dapat menyesuaikan kapan atasan memberikan perintah secara pormal atau tertulis maupun perintah secara lisan dan kapan atasan harus memberikan perintah yang harus dilakukan seluruh bawahan (umum) maupun hanya bagian tertentu saja (khusus). 4.2.4. Pengawasan Pengawasan merupakan apakah semua kegiatan tersebut memberikan hasil yang efektif dan efisien serta bernilai guna dan berhasil guna. Ada tiga tipe pengawasan, yaitu : 1. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. 2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan. Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bias dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3. Pengawasan umpan balik Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain: 1. Penetapan standard kegiatan 2. Penentuan pengukuran kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan. 5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu.
4.2.5. Penilaian Sistem “penilaian kinerja” yang dipaksa dipakai untuk tugas “manajemen kinerja” pasti menimbulkan kesulitan untuk bos, karyawan, maupun organisasi. Dengan menganggap “penilaian kinerja” sebagai salah satu langkah dalam “manajemen kinerja”, banyak kesulitan bisa diatasi, atau paling tidak dikurangi.
Penilaian dianggap sebagai konfrontasi. Jika tujuan penilaian kinerja hanyalah merencanakan program kerja yang akan datang, tidak perlu ada konfrontasi. Menyalahkan karyawan atas pekerjaan masa lalu tidaklah relevan. Manajer memimpin diskusi dari perspektif “Inilah kenyataan masa lalu. Bagaimana cara kerja kita tahun depan supaya bisa mencapai sasaran?” Memfokus pada masa depan membantu mengurangi sikap defensif; karena tidak perlu ada sikap defensif untuk hal-hal yang belum dilakukan. Karena manajemen kinerja meliputi usaha mengatasi kekeliruan pada saat kejadian, maka tidak perlu diadakan diskusi panjang lebar mengenai hal itu ketika diadakan diskusi penilaian kerja. Kekeliruan telah dicoba diperbaiki pada saat kejadian; sekarang masalah itu hanyalah merupakan catatan untuk pertimbangan dalam menyusun program kerja untuk masa depan. Dengan mengurangi atau mencegah terjadinya kon¬frontasi, semakin terbuka kesempatan kerjasama lebih baik untuk masa depan. Manajer harus menilai kemarnpuan tiap karyawan. Idealnya, penilaian tentang kemampuan karyawan hendaknya tidak dimasukkan dalam penilaian kinerja. Tetapi ini sulit dilakukan kalau penilaian kinerja ini dipakai juga sebagai penentu besar-kecilnya gaji. Banyak perusahaan yang progresif mengkaitkan masalah gaji dengan kinerja karyawan, tetapi sistem ini tidak menuntut penilaian. Yang diperlukan adalah, apakah kinerja karyawan berhasil mencapai sasaran atau tidak; dan ini erat kaitannya dengan manajemen kinerja, artinya peran manajer sebagai pembimbing juga perlu diperhitungkan.
Kalau tujuan penilaian kinerja adalah memberikan masukan untuk perencanaan masa depan, penilaian lebih mudah dikaitkan dengan kinerja di masa lampau, bukan untuk menilai kemarnpuan karyawan. Dengan perkataan lain, fokus perencanaan membantu manajer mengarahkan masukan untuk mengubah perilaku dan pencapaian, bukan untuk mengeahui kemarnpuan karyawan. Penilaian kinerja sering dilakukan tanpa sasaran yang jelas. Pada waktu para manajer memberikan penilaian tanpa memikirkan apa tujuannya, maka timbul keraguan. Mereka kemudian menyebut saja sebagai alasan-alasannya “menciptakan pengertian”, “memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik”, atau bahkan “karena saya harus melakukannya”. Dengan cara manajemen kinerja, penilaian dilakukan dengan sasaran tunggal yang jelas: meninjau kembali kinerja di waktu lampau untuk landasan data bagi perencanaan kinerja di waktu yang akan datang.
