BAB IV HASIL MAGANG 4.1 Gambaran Umum RSU Bhakti Asih 4.1.1. Sejarah Rumah Sakit Umum Bhakti Asih Rumah Sakit Umum Bhakti Asih yang terletak di jalan Raden Saleh nomor 10 Karang Tengah Tangerang merupakan buah kerja keras yang dirintis oleh bidan pada tahun 1980 sesuai dengan tuntunan masyarakat terhadap medis khususnya kebidanan. Tahun 1985 melalui modifikasi rumah pribadi, Praktek Bidan dikembangkan menjadi rumah bersalin Bhakti Asih dengan citra dan posisioning yang baik tahun 1993 mulai dilengkapi Klinik Spesialis dan Klinik Umum 24 jam dan klinik penunjang melalui Izin DinKes Kota Tangerang. Tepatnya tanggal 10 februari 2005, Klinik Bhakti Asih tersebut berubah menjadi Rumah Sakit Umum Bhakti Asih yang diresmikan dengan izin No.445.1647/Dinkes.04.RSU.01.IX dengan ditunjang peralatan lengkap. Mengacu Visi Indonesia Sehat 2010 management Rumah Sakit Bhakti Asih memberikan perhatian khusus pada salah satu pilar yaitu; pelayanan kesehatan yang bermutu adil dan merata berdasarkan kebutuhan masyarakat Tangerang dan sekitarnya. Seiring dengan tuntunan kebutuhan akan pelayanan kesehatan khusunya kota Tangerang Rumah Sakit Bhakti Asih terus meningkatkan
berbagai
fasilitas
dan
pelayanan
guna
meningkatkan
kenyamanan pasien dan masyarakat yang menggunakan jasa pelayanan kesehatan. Citra pelayanan yang semakin berkualitas senantiasa membangun semangat dan motivasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan. 39
Sebagai Institusi pelayanan kesehatan Rumah Sakit Umum Bhakti Asih menitik beratkan pada mutu pelayanan kesehatan pasien dengan menerapkan pelayanan yang : 1. Berfokus pada pasien 2. Standar pelayanan manajemen Rumah Sakit 3. Sasaran Keselamatan Pasien 4. Sasaran Milenium Development Goals Bukti standarisasi pelayanan di Rumah Sakit Bhakti Asih dinyatakan dengan telah ditetapkannya Rumah Sakit Bhakti Asih sebagai rumah sakit yang terakreditasi secara penuh 5 pelayanan pada tanggal 14 Oktober 2011 dan saat ini sedang proses pemenuhan akreditasi JCI (Joint Commite International). Untuk menjaga mutu pelayanannya RSU Bhakti Asih menerapkan profesionalisme teknis medis yang didukung oleh tenaga medis dan paramedik yang professional, mudah-mudahan dapat memenuhi kebutuhan masyarakat Pengolahan manajemen RSU Bhakti Asih telah menggunakan system informasi Rumah Sakit (Hospital Information System) yang terintegrasi secara computerized antara pelayanan administrative, pelayanan medik dan pelayanan keperawatan. 4.1.2. Luas Tanah dan Bangunan Luas tanah RSU Bhakti Asih kurang lebih 6000m² sedangkan luas bangunannya 4000m². Halaman bagian belakang dan samping rumah sakit digunakan sebagai tempat parkir mobil, sedangkan halaman bagian belakang digunakan sebagai tempat parkir motor. 40
4.1.3. Lokasi
Rumah Sakit Umum Bhakti Asih merupakan salah satu Rumah Sakit umum di wilayah Karang Tengah, berlokasi di Jalan Raden Saleh No.10 Karang Tengah Karang Tengah, Kota Tangerang, Propinsi Banten, dengan batas – batas wilayah : 1. Batas Utara
: Kembangan Jakarta-Barat
2. Batas Selatan
: Kecamatan Ciledug
3. Batas Barat
: Kecamatan Pinang
4. Batas Timur
: Jakarta Selatan
4.1.4. Visi, Misi dan Tujuan Bhakti Asih 4.1.4.1 Visi Rumah Sakit Bhakti Asih Visi Rumah Sakit Bhakti Asih adalah menjadi rumah sakit terbaik sekota Banten tahun 2018 4.1.4.2 Misi Rumah Sakit Bhakti Asih 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang profesional, bermutu, dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat 2. Menjadi tempat pendidikan dan pelatihan kesehatan 3. Dapat mensejahterakan para pegawai rumah sakit yang merupakan salah satu aset yayasan dalam menyelenggarakan pengabdian kepada seluruh lapisan masyarakat 4.1.4.3. Tujuan Rumah Sakit Bhakti Asih 1. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang paripurna terhadap masyarakat baik
dalam
bentuk
pelayanan
promotif,
preventif,
kuratif
dan
rehabilitative. 41
2. Terselenggaranya pelayanan umum, spesialis dan pelayanan penunjang yang bermutu serta terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. 3. Terwujudnya sarana prasarana rumah sakit yang memadai dalam menjalankan fungsi pelayanan, pendidikan dan pelatihan. 4. Tercapainya kesejahteraan bagi seluruh pegawai rumah sakit, ketenaga kerjaan di RSU Bhakti Asih. Tabel. 4.1. Rumah Sakit Bhakti Asih memiliki tenaga kerja sebagai berikut : Jenis Kelamin Posisi Keahlian
L
P
Total
Direktur RSU
1
-
1
Wakil Direktur RSU
1
1
2
Kepala Bagian / Kepala Bidang
4
3
7
Dokter
49
Bidan
-
19
19
Perawat
17
94
111
Pelayanan medic
3
2
5
Apotek & Farmasi
6
15
21
Analis/Laboratorium
7
5
13
Medical Record
9
5
14
Rontgen
4
3
7
Hemodialisa
2
4
6
Fisioterapi
1
4
5
POS
3
14
17
42
K3 RS
1
1
2
Gizi
-
18
18
Wasray
2
8
10
HRD
2
3
5
Marketing
2
5
10
Lahta
1
-
1
Accounting
10
33
43
Administrasi /keuangan
1
2
3
Resepsionis
2
8
10
Keamanan
5
1
6
IPSRS
6
1
7
Driver
4
-
4
Kurir
4
-
4
TOTAL
98
249
396
Sumber : RSU Bhakti Asih 2013 4.1.5. Pelayanan di RSU Bhakti Asih Pelayanan yang tersedia di RSU Bhakti Asih meliputi : 1. Pelayanan Emergency Merupakan pelayanan kedaruratan medik yang buka selama 24 jam. Yang terdiri dari ruang observasi, ruang tindakan dan ambulance. 2. Pelayanan Rawat Jalan Pada pelayanan rawat terdapat pelayanan informasi, pendaftaran, poli klinik umum, poli konsultasi ibu dan anak, serta terdapat poli spesialistik yang terdiri dari: Poli kebidanan dan poli kandungan, Poli penyakit dalam, Poli 43
kesehatan anak, Poli bedah umum, Poli bedah urologi, Poli bedah orthopaedi, Poli syaraf, Poli jantung, Poli paru, Poli mata, Poli THT, Poli Kulit dan Kelamin, Poli Psikiater, Poli Gigi 3. Pelayanan penunjang medis Pelayanan penunjang medik berupa Radioagnostik, USG 4D colour, Echo 4D colour, CT scan, USG 3D, X-Ray, Laboratorium patologi klinik, Fisioterapi, EKG (Electro Cardiograpy), Haemodialisa 4. Pelayanan Keperawatan Penyediaan fasilitas pelayanan rawat inap yang didukung tenaga professional keperawatan, penerapan asuhan keperawatan dalam pelayanan kepada pasien dirawat dengan teknologi asuhan keperawatan untuk mendapatkan mutu asuhan keperawatan. 5. Instalasi Farmasi Pelayanan obat untuk kebutuhan rawat jalan dan rawat inap, fasilitas apotek 24 jam dan Layanan Antar Resep (LAR) merupakan layanan yang tersedia di rumah sakit.Pelayanan informasi obat bagi pasien sebagai pendukung layanan farmasi. 6. Medical Check-Up RSU Bhakti Asih adalah penyedia jasa layanan kesehatan yang telah berpengalaman selama bertahun-tahun dalam bidang pelayanan kesehatan, yang mengutamakan profesionalisme dan kepuasan pelanggan.Salah satu layanan unggulan di RSU Bhakti Asih adalah MCU (Medical Check Up) dengan tujuan untuk mengetahui penyakit sedini mungkin, mengatasi secepat mungkin dan mencegah agar penyakit tidak berlanjut. 44
4.2. Gambaran Umum Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Asih. Sejarah, visi, misi dan struktur organisasi dan tata kerja rekam medis di RS Bhakti Asih 1. Sejarah Rekam Medis Rekam medis di Rumah Sakit Bhakti Asih sudah ada sejak Rumah Sakit berdiri. Dari mulai berdirinya praktek bidan swasta sampai saat ini sudah berdirinya rumah sakit umum, sistem pengelolaan rekam medis terus berkembang demi pencapaian penyelenggaraan rekam medis yang bekualitas. 2. Visi Rekam medis “Menjadikan Instalasi rekam medis panutan dalam memberikan informasi dan pelayyanan secara cepat, tepat dan akurat di Tangerang, banten pada tahun 2016” 3. Misi Rekam medis a. Menyelenggarakan pelayannan penerimaan pasien yang beriorentasi dari Costumer service dan profesional, bermutu dan berfokus pada kepuasana pasien. b. Meningkatkan dan mengembangkan kompetensi dan keterampilan SDM di Instalasi rekam medis. c. Menjadikan tempat pelatihan rekam medis di kabupaten dan kota tangerang. c. Membuat dan memberikan informasi yang akurat secara berkelanjutan dalam pelaporan dan statistik. d. Ikut berperan serta dalam meningkatkan mutu pelayanan. 45
e. Meningkatkan kesejahteraan SDM di Instalasi Rekam Medis. 4. Struktur organisasi rekam medis. Gambar 4.1 Struktur organisasi Rekam medis RSU Bhakti Asih Wadir Pelayanan Ka. Instalasi RM
Pendaftaran
R. JalanV
R. Inap
Pengelolaan status
retrieval
Distribusi
assembling
Pelaporan
exsternal
Internal
Tata kerja rekam medis 1. Retrieval Retrieval bertugas untuk mengambil dan memasukkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan untuk kebutuhan sarana pelayanan asien rawat jalan, inap maupun UGD atas dasar permintaan baik melalui pendaftaran maupun permintaan melalui telepon. Tata kerjanya: 1. Petugas mengambil permintaan yang didapat melalui print out yang keluar secara otomatis bila ada order atau permintaan dari bagian pendaftaran. 2. Tahap pertama perhatikan nomor primer, kemudian menuju ke rak penyimpanan dengan nomor tersebut.
46
Codding
3. Tahap kedua, perhatikan nomor sekunder, kemudian cari urutan nomor tersebut setelah nomor primer. 4. Tahap ketiga, perhatikan nomor tertier, kemudian cari urutan nomor sesuai dengan nomor tersebut. 5. Ditulis pada buku expedisi yang selanjutnya diantar ke ruang yang dituju oleh prtugas distribusi. 2. Pendistribusian berkas rekam medis Pendistribusian berkas rekam medis adalah pelaksanaan pengiriman rekam medis sesuai dengan permintaan kebutuhan dan tujuannya. Tata kerjanya: 1. Pencatatan berkas rekam medis yang akan dikirim sesuai dengan buku ekspedisi yang telah tersedia (berdasarkan poli/dokter) yang perlu dicatat daam ekspedisi adalah nomor urut pengiriman, nama pasien, tanggal, no rekam medis yang akan dikirim, paraf. 2. Penyortiran berkas yang akan dikirim sesuai kelompok poli/dokter atau lokasi pengiriman. 3. Pengiriman dilakukan sesuai dengan standar mutu pelayanan yaitu sekitar 15 menit sampai tujuan. 3. Assembling Assembling bertugas melakukan peracikan/menyusun kembali serta melengkapi formulir berkas rekam medis yang selesai dipergunakan berdasarkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang telah ditentukan. Tata kerjanya:
47
1. Setiap berkas rekam medis yang telah selesai dipakai harus lengkap pencatatannya/informasi. 2. Berkas rekam medis harus tersusun dengan rapi sesuai urutannya sehingga dapat dengan mudah dalam pencarian informasinya. 3. Berkas rekam medis yang sudah tebal harus dibuat beberapa seri sesuai ketentuan rekam medis. 4. Melakukan penerimaan berkas rekam medis yang akan di assembling baik rawat jalan, medical chek up, dan pasien pulang rawat. 5. Menyusun berkas rekam medis berdasarkan pedoman rekam medis yang sudah ditentukan. 6. Apabila ada berkas rekam medis yang rusak diserahkan ke bagian pemeliharaan berkas untuk segera diperbaiki. 7. Mencatat berkas rekam medis yang sudah diracik/assembling ke dalam buku register/ekspedisi. 8. Membuat laporan kegiatan assembling 9. berkas yang sudah diassembling diberikan kepada petugas coding. 4. Kodding Merupakan tindakan berdasarkan buku ICOPIM pada setiap tindakan pembedahan yang dilakukan terhadap pasien. Tata kerjanya 1. Menggunakan buku ICD X sebagai dasar untuk melakukan pengkodean diagnosa 2. Semua diagnose harus dikode sehingga mudah dalam pembuatan laporan kegiatan operasi di rumah sakit. 48
3. Melakukan pengkodingan setelah menerima status dari masingmasing poliklinik 4. Memasukkan billing ke dalam program NCI medis 4.3 Input 4.3.1. Man Rekam medis sudah ada sejak Rumah Sakit Bhakti Asih berdiri. Dari mulai berdirinya Rumah Sakit sistem pengelolaan rekam medis terus berkembang demi pencapaian penyelenggaraan rekam medis yang berkualitas. Rekam medis rumah sakit Bhakti Asih beroperasi selama 24 jam, jumlah karyawan yang bertugas di bagian rekam medis berjumlah 14 orang, yang bertugas dibagian koding ada 3 orang, 2 orang lulusan d3 rekam medis, dan 2 orang masih kuliah, yang bertugas pada bagian assembling ada 2 orang, 1 orang lulusan S1 ekonomi, dan 1 orang lagi lulusan sma, yang bertugas pada retrival ada 3 orang, yaitu 3 lulusan sma, pada bagian filling dan pemeliharaan status terdiri atas dua orang, dan mereka lulusan sma, yang bertugas di bagian distribusi terdapat 4 orang, dan mereka semua lulusan sma. 4.3.2. Metherial Dalam unit rekam medis di butuhkan ruangan khusus untuk penyimpanan rekam, unit rekam medis terletak di samping instalasi gizi dan kamar jenazah. Jarak dari tempat pendaftaran ke ruang rekam medis sejauh lebih kurang 35 m. Ruang rekam medis terdiri atas dua buah ruangan, ruang aktif dan ruang in aktif, ruang in aktif terletak di lantai 2, luas ruang in aktif 10x8 meter, sedangkan ruangan aktif terdiri dari 2 ruangan, ruang pertama luasnya 10x12 meter, sedangkan ruang kedua luasnya 6x4 meter. Kedua ruangan ini terpisah 49
diakibatkan oleh sedang dilaksanakan pembangunan gedung baru. Sedangkan ruangan in aktif semulanya diperuntukkan untuk ruangan rekam medis, karena struktur pondasi yang tidak memungkinkan makanya ruang rekam medis masih tetap berada di belakang, dan ruangan yang baru digunakan untuk rekam medis yang in aktif. Ruang pertama tempat penyimpanan status rekam medis yang menggunakan terminal digit fiiling sistem dari angka 00-87, sedangkan ruangan ke dua adalah tempat penyimpanan status rekam medis dari 88-99. Fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukungnya pelayanan rekam medis berupa: Tabel. 4.2. Fasilitas Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Asih NO
NAMA ALAT
JUMLAH
1.
Komputer
4
2.
Printer
2
3.
Mesin Scan+fotocopi
2
4.
Rak terbuka kecil
2
5.
Rak terbuka sedang
1
6.
Rak terbuka besar
29
7.
Meja
5
8.
Kursi
8
9.
Kipas angin
2
10.
Jam dinding
1
11.
Streples kecil
2
12.
Streples besar
1
13
Pembolong kertas kecil
1
15
Pembolong kertas besar
2
16
Gunting
1 50
17
Kater
1
18
Tempat selotif
1
4.3.3. Methode Pelayanan yang diberikan oleh instalasi rekam medik harus sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit dan sudah mempunyai uraian tugas tersendiri sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh rumah sakit yang merujuk kepada buku pedoman penyelenggaraan rekam medis revisi I. 4.4. Proses. Dalam menjalankan proses pengelolaan rekam medis rawat jalan Rumah sakit Bhakti asih menyiapkan segala sesuatu yang mendukung berjalannya sistem pengelolaannya yaitu antara lain : 1) Formulir yang disediakan untuk berlangsungnya sistem pengelolaan rekam medis yaitu a) Formulir indentitas pasien Formulir identitas pasien berfungsi untuk mengetahui identitas pasien sehingga data yang tertera akan dijadikan sebagai data status dan untuk penomoran rekam medis sehingga tidak terjadi penomoran rekam medis ganda. Formulir identitas pasien ini diisi sesuai KTP, SIM, atau pasport pasien. Data akan langsung diinput ke komputer sehingga akan mengakses jaringan instansi terkait. Berikut adalah isi dari formulir identitas pasien : 1) No KTP / SIM : 51
2) Nama : 3) Tempat, tanggal lahir : 4) Alamat : Kelurahan : Kecamatan : 5) Telp. Rumah : 6) Telp. Mobile : 7) Agama : 8) Nama suami/ istri : 9) Nama ayah : 10) Nama ibu : 11) Alamat tidak serumah yang bisa dihubungi : Kecamatan : Kelurahan 12) Kota : 13) Telp. Rumah : 14) Telp mobile : 15) Hubungan keluarga: b. Formulir catatan poliklinik Formulir catatan poliklinik ini berupa kertas HVS yang ditulis oleh dokter yang berisikan hasil anamnesa dan diagnosa dari dari dokter yang telah memeriksa. : Poli kebidanan dan poli kandungan, Poli penyakit dalam, Poli kesehatan anak, Poli bedah umum, Poli bedah
52
urologi, Poli bedah orthopaedi, Poli syaraf, Poli jantung, Poli paru, Poli mata, Poli THT, Poli Kulit dan Kelamin, Poli Psikiater, Poli Gigi 2. Pelaksanaan Pelaksanaan dalam sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut : 1) Pendaftaran Pendaftaran dilakukan oleh admition (petugas pendaftaran) berikut adalah proses rekam medis di pendaftaran rawat jalan: a) Pendaftaran bagi pasien baru 1)) Pasien mengisi lembar formulir identitas pasien 2)) Isi formulir identitas pasien yang telah ditulis oleh pasien diinput/ dimasukan oleh petugas pendaftaran kedalam komputer sehingga akan terhubung ke intalasi lain. 3)) Petugas pendaftaran penyiapkan status baru pasien dan melakukan penamaan, penomoran dan pengisian identitas pasien pada status baru pasien. 4)) Petugas pendaftaran menginput pasien dengan jaminan pribadi atau asuransi. Untuk pasien assuransi petugas pendaftaran terlebih dahulu mengisi formulir assuransi untuk pendataan ke pihak assuransi. 5)) Selesai pendaftaran pasien diberi struk bukti registrasi yang didalam struk regitrasi tersebut terdapat : a)) Bukti regitrasi B untuk pasien baru dan bukti registrasi L untuk pasien lama 53
b)) Tertulis pasien rawat jalan c)) Tanggal d)) No RM e)) Nama pasien f)) Tanggal lahir g)) Umur h)) No registrasi , kode RJUM untuk pribadi dan RJAS untuk asuransi. i)) Tujuan : tertuju pada poliklinik spesialis dan poliklinik umum (UGD) j)) Dokter : nama dokter yang akan memeriksa. 6)) Input pendaftaran langsung masuk ke rekam medis dan kasir melalui jaringan sistem komputer. 7)) Pasien menuju kasir untuk pembayaran pendaftaran dan menuju ke konter perawat poli untuk diperiksa. Dan kemudian perawat poli menerima status baru pasien dari petugas rekam medis. b) Pendaftaran bagi pasien lama 1)) Pasien datang ke petugas pendaftaran 2)) Petugas pendaftaran menanyakan identitas pasien dan mencocokan data pasien pada sistem komputer. 3)) Untuk pasien asuransi petugas pendaftaran mendaftarkan pasien pada formulir asuransi yang telah disiapkan sesuai dengan nama perusahaannya.
54
4)) Selesai pendaftaran pasien diberi struk bukti registrasi yang didalam struk regitrasi tersebut terdapat : a)) Bukti regitrasi B untuk pasien baru dan pasien lama tidak diberi label lama b)) Tertulis pasien rawat jalan c)) Tanggal d)) No RM e)) Nama pasien f)) No registrasi , kode RJUM untuk pribadi dan RJAS untuk assuransi. g)) Tujuan : tertuju pada poliklinik spesialis dan poliklinik umum (UGD) h)) Dokter : nama dokter yang akan memeriksa. i)) Jam Pendaftaran 5)) Input dari pendaftaran langsung masuk ke rekam medis dan kasir melalui jaringan sistem komputer. 6)) Pasien menuju kasir untuk pembayaran pendaftaran dan menuju ke konter perawat poli untuk diperiksa. Dan kemudian perawat poli menerima status lama dari petugas rekam medis. 2) Penamaan Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan anatara pasien satu dengan pasien lainnya. Sehingga mempermudah/mempelancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat 55
ke rumah sakit. Pada sistem kenamaan di rumah sakit Bhakti asih di lakukan pada pasien baru, sebelum catatan rekam medis datang ke poliklinik.
Penamaan
catatan
rekam
medis
dilakukan
secara
komputerisasi, dan form penamaan langsung di print dengan label yang telah disediakan. 3) Penomoran Penomoran yang dilakukan di Instalasi rekam medis rumah sakit Bhakti asih adalah Pemberian nomor cara unit (Unit Numbring System) Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik kepada pasien pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien rawat jalan atau rawat inap kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan didalam berkas di bawah satu nomor. Pemberian nomor sudah secara berurutan, dan sudah melalui sistem yang dilakukan di ruang pendaftaran. 4) Pendistribusian rekam medis a)) Petugas rekam medis melihat data pasien lama yg sudah melakukan pendaftaran dari komputer dan treser langsung keluar dari printer. b)) Petugas Rekam medis melakukan pengambilan status pada rak sesuai dengan RM dan nama yg tertera pada komputer kemudian memberikan tracer pada status yang sudah diambil.
56
c)) Petugas pendaftaran mencatat status yang akan keluar ke poliklinik dari rak penyimpanan di buku ekpedisi dengan menuliskan no RM, dan poliklinik yang. d))Petugas rekam medis mengantarkan status ke poliklinik spesialis/ poliklinik umum e)) Setelah pasien selesai dilakukan pemeriksaan status pasien diambil oleh petugas rekam medis baik itu status lama maupun status baru. f)) Status rekam medis yang lama dilakukan penceklisan pada buku ekspedisi tanda status telah kembali. g))Petugas rekam medis merapikan isi rekam medis h))Petugas rekam medis pengkodingan kedalam data base komputer, yaitu dengan mengetik diagnosa pasien hingga muncul kode ICD X. i)) Petugas rekam medis menutup data base pasien yang sudah selesai dilakukan pengkodingan. j)) Petugas rekam medis melakukan filing (penyimpanan) rekam medis kembali ke rak dengan melihat batas yang telah diletakan oleh petugas rekam medis sehingga memudahkan pencarian. 5) Penyusutan Penyusutan/retensi status dilakukan dengan melihat pasien yang sudah tidak kembali datang dan langsung dipisahkan dari pasien yang aktif kemudian menunggu sampai 5 tahun (status in aktif). 6) Pemusnahan Pemusnahan dilakukan setelah dilakukan penyusutan/retensi status selama 5 tahun dan kemudian karantina selama 3 tahun baru setelah 57
itu dimusnahkan itu pun melalui proses persetujuan dari pimpinan rumah sakit. 7) Pengawasan 1) Evaluasi Evaluasi dilakukan oleh kepala rekam medis dengan memonitoring kinerja pegawai yang berhubungan dengan sistem pengelolaan rekam medis seperti adanya temuan double status, kesalahan sistem penamaan, kesalahan sistem penyimpanan ataupun kesalahan-kesalahan lainnya yang terjadi pada sistem pengelolaan. Kemudian setiap harinya kepala rekam medis melakukan pencatatan hasil monitoring sehingga pada setiap bulan dilakukan rapat bulanan dengan staf rekam medis. Dalam rapat tersebut hasil monitoring/evaluasi tersebut dibahas dan kemudian dilakukan perencanaan terhadap suatu pemecahan masalah tersebut hingga dapat ditanggulanggi. Sehingga kualitas sistem pengelolaan rekam medis akan semakin membaik di masa yang akan datang. 2) Pelaporan Pelaporan yang dilakukan oleh Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Rumah Sakit Bhakti asih terdapat 2 jenis pelaporan yaitu: a) Pelaporan internal Pelaporan internal yang dilakukan di Rekam Medis Rawat Jalan rumah Sakit Bhakti asih adalah : 1)) Data pasien masuk rumah sakit 58
2)) Data pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan meninggal kurang dari 48 jam 3)) Pembuatan LOS (lenght of stay) 4)) Kegiatan
pembedahan
dan
tindakan
medik
lain
diklasifikasikan berdasarkan operasi kecil 5)) Kegiatan rawat jalan meliputi jumlah kunjungan pasien 6)) Laporan rekomendasi KLPCM 7)) Laporan tren kunjungan pasien rawat jalan b) Pelaporan eksternal Pelaporan eksternal yang dilakukan di Rekam Medis Rawat Jalan Rumah Sakit Bhakti Asih adalah : 1)) Data kegiatan rumah sakit (RL 1) 2)) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL 2b) 3)) Data keadaan morbiditas pasien penyakit khusus rawat jalan (RL 2 b1) 4)) Laporan 1 x 24 jam ( laporan wabah ) 5)) Laporan
mingguan
W2
(laporan
wabah)
dilaporkan
berdasarkan kelurahan dan diagnosa 6)) Laporan bulanan STP rawat jalan dan rawat inap.
59
BAB V PEMBAHASAN Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih. 5.1. Organisasi dan Tata kerja rekam medis Organisasi dan tata kerja rekam medis sudah berjalan dengan baik, organisasi sudah terstruktur dan menjalankan tugas dan fungsi masing-masing, sedangkan tata kerja di instalasi rekam medis masih kurang, dikarenakan jumlah karyawan yang bertugas di bagian rekam medis masih kurang, dan belum kompeten, karen adari jumlah karyawan rekam medis sebanyak 14 orang lulusan D3 rekam medis baru 2 orang, sedangkan 1 orang lulusan S1 Ekonomi, dan 2 orang lagi masih menjalani kuliah. 5.2. Sarana dan fasilitas Masalah yang ada pada sarana di instalasi rekam dapat menghambat berjalannya sistem pengelolaan rekam medis rawat jalan. Masalah tersebut adalah ruangan rekam medis di rumah sakit Bhakti asih yang memiliki ruangan Jauh dari poli dan tempat pendaftaran, yaitu kira-kira 35 meter dari tempat pendaftaran, dan memakan waktu yang agak lama untuk sampai ke poli, dan ruangan tersebut masih darurat, sehingga Status pasien banyak tidak tertampung pada rak penyimpanan karena semakin hari pasien semakin bertambah banyak, Hal tersebut tentunya menyulitkan para petugas dalam proses pengambilan maupun pengembalian rekam medis karena menjadikan susunan rekam medis tidak sistematis. Sedangkan seharusnya penyimpanan rekam medis harus diletakan pada rak penyimpanan secara berurut. Maka dari 60
itu perlunya sosialisasi dari pimpinan rumah sakit dalam upaya perluasan ruangan rekam medis. Dan apabila terjadi hujan, terdapat beberapa titk kebocoran yang terjadi di ruang rekam medis. Fasilitas yang ada di ruang rekam medis sudah cukup menunjang untuk berjalannya kegiatan yang ada di instalasi rekam medis, dan tidak ada masalah yang berarti ang dapat menghambat berjalannya kegiatan rekam medis. 5.3. Proses a. Sistem pendaftaran 1) Sistem penamaan Pada sistem penamaan pasien ditemukan kesalahan dari penulisan penamaan tersebut diantaranya adalah terdapat kesalahan dalam penamaan pada saat pemindahan identitas pasien. Misalnya Maryamah,ny ditulis Maryah,ny. Hal tersebut disebabkan oleh tulisan pasien kurang jelas, dan kurangnya inisiatif petugas pendaftaran dalam menanyakan kembali nama pasien kembali ataupun meminta KTP dari pasien karena pasien yang mendaftar banyak sehingga hal tersebut dapat menyebabkan kesulitan petugas pendaftaran pada saat pasien tersebut berobat kembali. Maka dari itu petugas pendaftaran harus lebih teliti dalam melakukan penamaan pada status pasien karena akan berpengaruh terhadap instansi lain yang terkait. 2) Sistem penomoran rekam medis Pada sistem penomoran rekam medis masih ditemukan nomor rekam medis ganda atau status ganda hal ini disebabkan oleh kesalahan dalam sistem pendaftaran. Pada waktu melakukan pendaftaran, pendaftaran 61
dilakukan oleh keluarga sedangkan pasien sedang berada di ruangan UGD, keluarga pasien mendaftarkan baru pasien agar mendapatkan tindakan segera sehingga terjadilah penomoran ganda. b. Sistem distributing Pada sistem distributing ini juga ditemukan kesalahan dalam pemberian status rawat jalan yaitu lamanya pencarian status pasien (lebih dari satu jam) atau disebut juga dengan missfile. Hal tersebut disebabkan oleh kesalahan dalam peletakan status, atau tidak kembalinya status ke rekam medis dari instansi lain. Sedangkan dalam prosedur status harus kembali dari instansi lain dalam waktu 2 x 24 jam. Maka dari itu perlunya penambahan jumlah pekerja sehingga beban kerja menjadi sedikit dan pekerja akan lebih konsentrasi terhadap pekerjaannya. c. Sistem Pengkodingan. Pada proses pengkodingan ini juga terdapat kandala, yaitu masih banyaknya status yang belum di koding, karena keterbatasan jumlah tenaga unit koding, karena petugas pengkodingan terdiri atas 3 orang, 2 orang telah lulus d3 rekam medis, sedangkan satu orang lagi masih menjalani kuliah, masalah yang dihadapi yaitu jumlah pasien yang banyak setiap harinya, yaitu sekitar 150-200 orang, beban kerja yang banyak dan sistem komputerisasi yang sering mengalami error, dan juga terdapat beberapa assemsen dokter yang tidak bisa dibaca oleh petugas pengkodingan.
62
d. Sistem penyimpanan/filing Pada
sistem
penyimpanan
filing
terdapat
kesalahan
yaitu
penyimpanan tidak sesuai dengan urutan. Hal ini disebabkan oleh kurang telitinya petugas rekam medis. Kurang telitinya petugas rekam medis disebabkan oleh beban kerja yang tinggi. Sedangkan dalam prosedurnya penyimpanan harus sesuai dengan no urutan rekam medis. Maka dari itu perlunya penambahan pekerja rekam medis. e. Sistem penyusutan Sistem penyusutan di rekam medis rumah sakit Bhakti Asih dilakukan akan tetapi semakin banyaknya jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit tersebut, maka rak penyimpanan tidak muat lagi menampung status yang baru, sehingga perlunya perluasan ruangan rekam medis sehingga proses penyusutan akan lebih lancar dilakukan. f. Sistem pemusnahan Sistem pemusnahan di rumah sakit sudah dilakukan yaitu pada bulan November 2013, pemusnahan yang dilakukan pada bulan November lalu yaitu, pasien yang terakhir kunjungan pada tahun 2002 sampai dengan 2006, tetapi masih yang belum diretensi, karena keterbatasan petugas di instalasi rekam medis tersebut. g. Evaluasi Dalam sistem evaluasi ini tidak terdapat kendala ataupun masalah yang berarti justru dengan adanya sistem evaluasi ini masalah ataupun kendala akan tertangani meskipun harus melalui proses. Maka dari itu sistem evaluasi yang dilakukan setiap hari harus tetap dijalankan guna 63
mempercepat pemecahan masalah dan meningkatkan kualitas dalam sistem pengelolaan rekam medis, dan selalu menulis hasil kinerja yang dilakukan setiap harinya.
64
