BAB IV HASIL D AN PEMBAHASAN
4.1
Anali sis Si stem Berjalan
PT. Visio Net Internasional (VisioNet) adalah per usahaan ou tsou rcing TI yan g sedan g ber diri tah un 2006. Dalam wakt u singkat, VisioNet mengalam i perkembangan pesat. Pada tahun 2007, Visio Net telah mem iliki sejum lah service poin t di beberapa daerah di In donesia. Ak an tetapi, seiring den gan bertambahnya jumlah service po int, pihak manajemen mengalam i kesulitan dalam m engontrol service point di daer ah. Sebagai contoh, kesulitan untuk m engetah ui jum lah Surat Perintah Kerja ( SPK) yang sudah diker jakan, ataupun untuk m engetah ui jumlah stok Electronic Da ta Center ( EDC) y an g tersebar di daerah. Hal in i disebabkan proses bisnis m asih ber jalan secar a manual dan belum terstandar isasi. Proses bisn is yan g masih man ual m enim bulkan
beberapa masalah
di
perusah aan. Jum lah proyek y ang semakin bertambah men ggunak an banyak dokumen, yang ber up a kertas. Dokumen – dok um en yan g semakin banyak tersebut membutuhkan tempat penyim panan khusus, dan pada akh irnya perusah aan har us men geluarkan biaya tam bahan untuk menyewa tem pat penyimpanan. Selain it u, dokumen ber upa kertas san gat beresiko untuk hilan g ataup un r usak. Jika hal tersebut terjadi, pihak manajemen m aup un karyawan di perusah aan akan m engalami kesulitan dalam mengak ses inform asi pentin g perusah aan.
1
2
Jumlah service point y ang terus bertambah di daerah – daerah m enim bulkan kendala ter sendiri karena pro ses masih berjalan man ual. Hal ini sangat jelas, karena bertambahnya service point di daer ah tentunya mem erlukan biaya pemban gunan atau p enyewaan, maupun biaya oper asional gedun g. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, pihak manajemen m engalam i kesulitan dalam m elakuk an kontrol terhadap service point di daerah. Hal tersebut m encakup m asalah ko laborasi antar anggota tim dalam suatu proyek. Kar ena proses m asih berjalan manual, m aka dokumen m aup un media kom un ikasi belum terintegrasi sat u sama lain. Komunik asi har us m en ggunakan beber apa m edia berbeda, seperti telepon gen ggam, instant messaging, web cam, dan lain – lain. Pen ggunaan beberapa media ber beda tentu tidak praktis, dan m em butuhk an biaya lebih banyak diban din gkan men ggunak an satu m edia terintegrasi. Dokum en yang masih manual tidak m em ungk inkan adanya versioning, dan beresiko hilan g maup un rusak. Akibatnya, proses p encar ian suatu dokumen dapat terhambat, terlebih jik a dok umen tersebut adalah dokumen proyek yang pentin g dan sangat dibutuhkan anggota tim di daerah, m isalnya dokum en yan g berisi pan duan hal – hal y ang har us dilak ukan dalam proyek. Masalah lainnya y an g ditim bulk an pro ses bisnis yang masih manual di Visio Net adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lama untuk menyelesaikan suatu kegiatan (task), misalnya dalam m em inta perset ujuan suatu dokumen dalam suatu proyek.
3
4.2
Anali sis Masalah
Setelah penulis m enganalisis sistem yang berjalan di per usahaan, maka dapat disimp ulkan p erm asalahan yang dihadapi Visio Net adalah sebagai berik ut : 1. Dok um en – dokum en proyek, transak si bisnis perusahaan masih disim pan secara man ual, yait u dalam bentuk kertas. Akibatnya, tempat penyimpanan yang dibut uhkan juga sem akin besar sehin gga membutuhkan biay a tam bahan unt uk menyim pannya. Dokumen – dokum en yang bersifat manual juga m empersulit pencar ian, p enelusuran kem bali jika dibutuhkan , dan san gat ber esiko untuk hilang. 2. Belum adanya sarana kom un ikasi yang terintegrasi, dan dokumen proyek yang m asih m anual dapat memperlambat kolaborasi dalam suatu proyek, terlebih proyek di daerah. 3. Seir ing den gan bertam bahny a jum lah pelan ggan di daerah – daerah, m aka dibutuhkan biaya untuk p embangunan dan oper asional gedung cabang, dan biaya untuk menam bah jumlah k aryawan yan g r elatif banyak. 4. Alur proses bisn is yang berjalan secara man ual ( belum terautom asi) membutuhk an waktu yang relatif lama untuk menyelesaikan suatu kegiatan (task), m isalny a dalam m em inta persetujuan suatu dokumen dalam suat u proyek. Perm asalah an
–
permasalahan
tersebut
dap at
m engham bat
perusah aan untuk ter us mengem ban gk an lini bisnisnya.
keinginan
4
4.3
Solusi yang Ditawarkan
Ber dasarkan hasil analisis m asalah yan g dihadapi PT. Visio Net, dapat disimp ulkan bahwa m asalah – m asalah tersebut tim bul akibat proses bisnis yan g masih ber jalan manual. Oleh kar ena itu, pen ulis m engusulkan dikemban gkanny a suatu sistem terautom asi dalam per usahaan. Sistem terautomasi berarti suat u sistem yang m enggunakan teknologi terkom putasi dim ana sebagian atau seluruh proses bisnis dik en dalikan oleh sistem sehingga dapat meringank an dan mempermudah pek erjaan. Sistem terautomasi yang diusulkan p en ulis dih arapkan dapat m enjadi so lusi bagi masalah – masalah yan g dihadapi per usahaan, sehin gga sistem tersebut dapat: 1. Mengautom asi dan m engintegrasikan dokumen – dok um en per usahaan . Dok um en tidak lagi dalam bent uk kertas, melainkan dalam bentuk softcopy, yaitu ber upa file dalam hardisk. Selain itu, dokum en – dokumen juga har us tersentralisasi. 2. Mempermudah kolaborasi antar anggota tim dalam suatu proyek den gan cara m engintegrasikan m edia – media kom unikasi m aup un dok umen – dok umen
dalam suatu proyek. Integrasi
dok umen mempermudah
version ing dan tracking. 3. Menyediakan secar a lengkap hal – hal yang dibutuhkan seoran g karyawan dalam menyelesaikan p ekerjaannya dimana dan kapan saja (tidak membutuhk an suatu tempat tertentu). 4. Mempercepat alur proses bisn is y ang masih berjalan secara man ual.
5
Pengem ban gan suatu sistem terautomasi harus diduk un g pemilihan teknologi yang tepat. Setelah pen ulis m elak ukan studi kep ustakaan dan melak ukan kolaborasi den gan pihak manajemen per usahaan, maka pen ulis m engusulkan penggun aan teknologi : 1. Microsoft Shar ePoint 2007 Alasan pen ggunaan Shar ePoint adalah : a. Autom asi penyimpanan dokumen. b. Menduk un g integrasi dan sentralisasi dok um en. c. Mempermudah versioning dan tra cking. d. Mengautom asi
proses
bisnis
den gan
men ggunakan
Workflow
Fo undation. e. Dok um en dapat diak ses dar i mana dan kapan saja karena SharePoint ber jalan menggun akan web. f. SharePoint bersifat fully integ rated den gan Microsoft Office, dim ana teknologi – teknolo gi tersebut san gat um um digunakan bany ak oran g. g. Terintegrasi dengan Micro soft Office Groov e 2007. 2. Microsoft Office Groove 2007 Alasan pen ggunaan Groove adalah : a. Mempermudah kolaborasi antar an ggota tim dalam suatu proyek karena Groove menawarkan fitur – fitur yan g lengkap dalam menduk un g kolaborasi tim, seperti : file sharing, instant messaging, discussion, vo ice m essaging, dan lain – lain.
6
b. Memungk inkan beberapa anggota tim untuk berkolaborasi dan ber bagi resource dalam suatu workspa ce. Wo rkspace mer upakan gambaran dar i sebuah tem pat kerja yan g ber sifat virtual, atau disebut juga virtual office. Ber dasarkan penjabaran di atas, pen ggunaan teknologi SharePoint dan Groove menduk un g suatu sistem terautomasi yang menduk un g integrasi dan sentralisasi dok umen, mem permudah kolaborasi, dan dapat diak ses dari mana dan kapan saja. Penggunaan Groov e mem un gkinkan beberapa oran g untuk berkolaborasi dalam suatu workspa ce dan ber bagi resource, serta bertuk ar informasi secara praktis dan mudah karena Groove telah menyediakan fitur – fitur untuk kom un ikasi secara terintegrasi. Dapat disim pulkan, so lusi yan g ditawarkan adalah suatu sistem terautom asi yan g ber upa web portal yang berfun gsi sebagai suat u workspace, dim ana sem ua dok umen m aup un tools untuk berkolaborasi antar anggota tim telah terintegrasi dalam satu tem pat, dan dapat diakses dimana dan kapan saja. Dengan kata lain, penerapan virtual office diharapkan dapat menjadi so lusi dari perm asalahan – permasalahan yan g dihadapi p erusahaan dalam usaha mengembangk an lini bisnisnya.
4.4
Teknik Pengukuran
Penggunaan virtual office yang diterapkan dalam web portal dih arapkan dapat menjawab permasalah an yan g dihadapi per usahaan, sehin gga per usahaan dapat mengem ban gkan lini bisnisnya. Sejak awal p engembangan virtual office p ada
7
tahun 2008, Visio Net berkembang sem akin pesat. Dengan k ata lain, VisioNet mengalami pertumbuhan. Pada penelitian
ini, p en ulis in gin
m engukur
pertum buhan yan g dialami VisioNet. Pengukur an dilakukan menggun akan Balanced S coreca rd ( BSC). Adap un alasan digunakannya BSC sebagai alat penguk uran adalah sebagai ber ik ut : 1. BSC dapat berfun gsi sebagai alat untuk m engkom unikasikan strategi di antara para stakeholder, yait u pihak m anajem en, karyawan, pelanggan, dan pem egang saham. 2. BSC m em ungkink an or ganisasi untuk memetakan semua faktor utama dalam organisasi, baik tang ible asset ( bent uk fisik) maupun intangible asset (non fisik). 3. BSC m en gaitkan strategi dengan kinerja organisasi atau perfo rmance. Proses ini disebut den gan Key Performance Indica tor ( KPI). KPI mampu memonitor pencapaian strategi selaras dengan v isi dan m isi per usahaan. 4. BSC m emiliki kon sep sebab akibat. Den gan dem ikian, para pelaku strategi mendapat gam baran dan menjadi jelas bah wa bila strategi yang ber ada dalam tanggun g jawab mereka dap at tercapai den gan suk ses. 5. BSC dapat membantu pro ses penyusunan an ggaran. Dari BSC kita dapat mengetahui tar get – target dan aktivitas sampai den gan proy ek – proyek.
Kelebihan – k elebihan utam a inilah yan g m endoron g pen ulis memilih BSC sebagai metode pengukuran strategis. Hasil studi y an g dilak ukan o leh Bank & Com pany, sebuah per usahaan konsultasi asal Amerik a, m enyebutkan bahwa di
8
tahun 2003 tidak k uran g dari 60% dari or ganisasi bersk ala menengah dan besar di Am erika Utara telah men ggunak an BSC dengan tingkat pert umbuhan 10% per tahun (Majalah Human Capital, No. 16, Juli 2005).
4.5
Penjadw alan Tabel 4.1 Pen jadwalan / Milestone MILESTONE
COMPLETI ON DATE
PROJECT S TART U P
10/8/2009
Prepare Consolidated Project S chedule
10/9/2009
Technical session
10/16/2009
Plan
11/9/2009
Architecture and capacity planning
11/9/2009
Imple mentation p lanning ‐ Install ation and building prototy ping
11/9/2009
Risks and Issues logging and mitigants
11/6/2009
Desig n
11/20/2009
User Requirement Analysis
11/13/2009
System Architectural Design
11/13/2009
Application Design
11/20/2009
Implement
12/7/2009
Installation
11/18/2009
Set Up & Configuratio n
11/27/2009
9 MILESTONE
COMPLETI ON DATE
Customization
12/4/2009
Prepare User Guides and Procedures
12/4/2009
UAT
12/7/2009
Piloting
12/15/2009
Piloting debrief
12/8/2009
Pilot run
12/9/2009
Final UAT
12/15/2009
User Tr aining
12/15/2009
Training P lanning and Preparation
11/16/2009
Dev elop Training M aterials
11/27/2009
Operational Training
12/15/2009
Administration Training
12/8/2009
Train for The Trainer
12/8/2009
User Training
12/15/2009
10
4.6
Perancangan 4.6. 1 Perancangan Infrastruktur a. S harePoint Har dware y ang digunak an:
Tabel 4.2 Komponen Sh arePoint C om ponent Processor
Hardware Quad processor s @ 3.2 GHz
RAM
8 GB
Disk
NTFS f ile system–form atted partition with 3 GB of free space plus adequate free space
Net work
1 GBs
Gam bar 4.3 Ar sitektur V-Portal
11
Server y ang digunakan ter dir i dari 1 buah Server M OSS sebagai V-Portal, 1 buah serv er database, dan 1 buah server untuk Reporting Serv ice.
Gam bar 4.4 Ko laborasi V-Portal den gan V-Care
b. Groove Arsitektur Groove ter diri dari 1 buah server groov e server (GMS) dan 1 buah server relay ( Relay Server).
Tabel 4.2 Kom ponen Groove Server ( GMS) C om ponent Processor
Hardware Quad processor s @ 3.2 GHz
RAM
8 GB NTFS f ile system–form atted partition with 3 GB of free space plus adequate free space
Disk Net work
1 GBs (Terh ubung ke jarin gan LAN internal) Tabel 4.3 Komponen Groov e Relay
C om ponent Processor
Hardware Quad processor s @ 3.2 GHz
RAM
8 GB
Disk
NTFS f ile system–form atted partition with 3 GB of free space plus adequate free space
Net work
1 GBs (Tidak terh ubun g dengan jarin gan LAN Internal)
12
Gam bar 4.5 Groov e Server Segment Architect ure
Gam bar 4.5 menun jukkan arsitektur dari groove. Groov e sen diri berada dalam blade server yan g berh ubun gan den gan relay server sebagai gateway ke luar.
13
Gam bar 4.6 Flow Data Groove
Gam bar 4.6 men unjukkan flow data dari internal ke eksternal. Groove m em iliki sekuriti har dwar e yang ber upa firewall dan cisco PIX.
4.6. 2 Perancangan Si stem a. S harePoint Teknologi y an g digunakan pada proses pem bangungan adalah: ¾ Microsoft Serv er 2003 Release 2, sebagai sistem operasi yang digunakan oleh serv er m encak up Internet Information System(IIS), Active Directory, dan . NET fram ework 3.0 ¾ Microsoft SQL Server 2005, sebagai aplikasi sistem basis data yan g akan digunakan
14
¾ Microsoft Office SharePoint Serv er 2007, sebagai aplikasi web portal content management ¾ Microsoft Visual St udio 2005 dan SharePoint Designer, sebagai
tools
yang
digunakan
unt uk
m em ban gun,
mem odifikasi halaman web ¾ Visual St udio 2005 Tools for Application s ( VST A), Windo ws Workflow Fo un dation, dan
Visual
St udio
extensions for WW F sebagai ekstensi aplikasi tambah an ¾ Internet Explorer atau Mozilla FireFox
sebagai tools
bro wser halaman web ¾ HTML dan CSS untuk m em ban gun layout atau tampilan situs web ¾ ASP. NET dan C# sebagai bahasa p emograman yan g akan digunakan
untuk
m em ban gun
halam an
web
sesuai
kebutuhan.
Proses Instalasi
Pada proses ini semua per an gkat lun ak yan g m enjadi lin gkun gan serta
kakas
pem buatan
perangk at
lun ak
di- instalasi
dan
dikonf igurasi. Instalasi lingk un gan pada kom puter server akan dibagi 2 tahap, yait u tahap awal in stalasi aplikasi utama, dan k edua instalasi aplikasi pendukun g.
15
1. Instalasi ap likasi utam a m encak up in stalasi sistem operasi den gan menggunakan Microsoft Server 2003 Release 2, yang dilen gkapi dengan Internet Inform ation Sy stem (IIS), Active Directory, dan . Net Framework 3.0, kemudian Instalasi Micro soft SQL Server 2005 dan MS Office SharePoint Server 2007. 2. Instalasi aplikasi pen duk ung mencak up instalasi Microsoft Visual Studio 2005, dan SharePoint Design er 2007 sebagai tool untuk m em ban gun halam an
web, lalu instalasi
Windo ws Workflo w Fo undation 3.0, VST A dan Visual Studio Extensions for WW F 3.0.
Proses Konfigurasi Web Portal
Pada proses in i akan dijelask an tapan-tahapan konfigur asi aplikasi web portal dengan m en ggunak an Microsoft SharePoint Server 2007, sebagai ber ik ut :
¾ Penam bahan Serv er ke Farm ¾ Penetapan service k e dalam Server ¾ Pengat uran Email ¾ Pembuatan Site SharePoint dan pen gaturan Shared Services ¾ Pengat uran W orkflo w
16
¾ Pengat uran integrasi ke sistem lain, sep erti InfoPath ¾ Pengat uran Excel Services ¾ Pengat uran Services Lev el pada Sh ared Service ¾ Mem buat “Alternate Access Mappin g” ¾ Check semua Services
b. Groove Lan gkah-langkah per ancan gan sistem Groove: 1. Melak ukan in stalasi Groove Server (GMS) k e server Groove dedicated. 2. Melak ukan in stalasi Groove Relay ke serv er Groove Relay. 3. Konfigurasi GMS agar terhubun g den gan
active
dir ectory. 4. Konfigurasi GMS agar terhubun g dengan Groove Relay. 5. Konfigurasi Groove Relay
agar dap at m enerima
incoming p acket dari internal dan eksternal. 6. Service Groove diaktifkan. 7. Mengh ubun gkan Groove den gan jarin gan eksternal. 8. Mengh ubun gkan Groove den gan Outlook Em ail. 9. Konfigurasi jaringan keam anan Groove.
17
4.7
Implementasi Sistem a. SharePoi nt Penggunaan Shar ePoint yang diimplem entasikan ber upa otomasi proses kerja sehar i-hari. Beberap a pener apan yan g telah dilakukan: 1. Announcem ent
7. Reporting
2. Management
8. Expenses
3. Finance
9. Medicare
4. Sales
10. Leave Request
5. Survey
11. Billing Request
6. Work Order
12. Administration
Gam bar 4.6 Web Portal Front End
18
19
b. Groove Proses dalam G roove A in gin membuat work space “Sales”. Dan ingin m engun dan g rekan nya unt uk join. 1. A m endaftarkan m em bernya ke adm in, unt uk mendapatkan akun. 2. A dan tiap mem ber m eng-aktifkan groove m elalui akun yan g diberikan admin. 3. A membuat workspace “Sales” 4. A melak ukan invite membernya k e workspace “Sales”, A dapat berko laborasi dgn m em bernya.
Tam pilan Groove
Gambar 4.7 Tampilan Groov e
20
Gambar 4.8 Im plemetasi di ATM BDP Jaten g Penerapan Groove telah dilak uk an pada project BPD Jateng, BRI Sm art W eb, MicroPaym ent, dan SAC Gro up.
Gambar 4.9 Jendela Laun cebar Groove
21
Konfigurasi Workspace Groove dapat digunak an untuk berkolabor asi den gan an ggota team. Untuk itu, pertam a harus dibuat suatu workspa ce sebagai media unt uk kolaborasi tersebut. Wo rkspace har us diberi n ama dan ditentukan tipenya (apakah wo rkspace den gan bany ak fitur atau unt uk file sharing saja).
Setelah workspace dibuat, maka lan gkah selanjutnya adalah m engundang anggota untuk ber gabung. An ggota yang diun dan g har us memiliki aplikasi Micro soft Office Groove 2007 juga, dan har us mengkonf irmasi undan gan yang datan g sebelum bergabun g dalam workspace. An ggota dapat m empunyai role, antara lain : participan t, m anager, atau guest. Un dan gan (invitation) juga dapat dik irim dalam bent uk file den gan extention . grv, yang jika dibuka oleh p enerima, ak an memunculkan wizard untuk ber gabun g (join) ke workspace. Setelah in vita tion diterim a, m aka jumlah an ggota yang online dalam workspace pengun dan g m aup un y an g diundang, akan tampak bertambah. An ggota –
anggota dalam
satu
workspace
dap at
m ulai
berkolaborasi
menggunakan f itur – fitur yan g ada, di antarany a adalah : Sharing Files File ak an muncul di workspace, dan n ama an ggota yan g m em odifikasi / menam bahkan file ak an m uncul.
22
Discussion Di sini, setiap anggota wo rkspace dapat membuat topik bar u ataup un melak ukan reply dari topik yan g sudah ada.
Pada fit ur Discussion, file juga dapat
ditambahkan pada setiap post.
Gam bar 4.10 Jendela Discussion Mettings Metting digunakan untuk mengun dan g an ggota – an ggota untuk m elak uk an rapat. Di sini dapat didefinisikan tan ggal, jam, tem pat, topik, dan peserta dari rapat yan g akan diadakan. File juga dapat disertakan jik a diper lukan.
23
Gambar 4.11 Jen dela Meetin g Pictures Dapat digunakan untuk sh arin g gam bar di antara anggota – anggota dalam satu worksp ace.
Chat Digunak an untuk m em permudah kom un ikasi antar anggota dalam workspace.
Gam bar 4.12 Jendela Chat
24
Notepad
Gambar 4.13 Jen dela Notepad
Sketchpad Berf un gsi seperti Microsoft Paint, yaitu unt uk m enggam bar sketsa.
Gam bar 4.14 Jendela Sketchpad
25
Voice C hat Pada bagian bawah chat terdapat gam bar microfon, ini berguna bila An da ingin melakuk an confer ence den gan suara baik secara priv ate atau gro up member.
Gam bar 4.15 Jendela Voice Ch at Klik pada icon microfon di bawah unt uk memulai percakapan.
4.8
Anali sis Balance d Scoreca rd
Visio Net sadar tanpa adany a pengukur an maka sia-sialah apa yan g telah diban gun saat ini. VisioNet m engetah ui akan kon sep Balanced Scorecar d yan g m em punyai prinsip dasar bah wa organisasi p ublik m aup un swasta, organisasi profit m aupun non profit, perlu m emiliki strategi yang sederh ana, tepat, lengkap, dan dibuat dalam bah asa yang m udah dip ahami. Kesederhan aan ini diperlukan untuk m em permudah dan mempercepat proses so sialisasi kep ada selur uh k aryawan. Kon sep BSC itu dalam pembuatannya disesuaikan den gan
26
visi VisioNet yait u “Men duk ung pelanggan untuk mem aksimalkan teknologi dalam rangka m enin gkatkan daya sain g di pan gsa pasar m ereka”.
4.8. 1 Anali sis Sasa ran Stra tegis (SS) Pada bab 2, sudah dijelaskan mengenai adanya beberapa perspektif dalam Balanced Scorecar d ( BSC). BSC ter dir i atas em pat per spektif: Per spektif Keuan gan (Financial Perspective), Per spektif Pelanggan (Cu stomer Perp ective), Persp ektif Proses Bisnis Internal (InternalBusiness Process Perspektive), dan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan ( Learning and Growth Perspective). Per spektif yan g dimaksud di sini adalah fokus pandan gan kita, y ang dititikberatkan pada keempat hal tersebut. Terkait den gan penyusunan BSC, keempat perspektif itu m erupakan peta wilayah di m ana kita har us m eletakkan strategi- strategi yan g relevan di tiap-tiap bagian. Strategi-strategi yang relevan ter sebut dinam akan dengan Sasaran Strategis ( SS) yang sesungguhnya mer upakan strategi perusahaan itu sen diri. SS didasarkan dari visi dan misi perusahaan. Sesuai den gan visi dan misi perusah aan m aka k ami m enentukan sasaran strategis dar i tiap-tiap perspektif sebagai ber ikut: 1. Perspektif
Keuangan
memiliki
sasaran
strategis
“Improve
Sharehold ers Value”, yait u dengan m enin gkatkan pendapatan investasi bagi pemegan g saham. VisioNet percay a den gan menin gkatkan pendapatan investasi bagi para p em egan g saham maka m ereka akan
27
percaya dan tidak menutup k em un gkin an akan ada p enanam sah am bar u bagi Visio Net. 2. Perspektif Pelanggan memilik i sasaran strategis “Enhance Cu stomer Retention”
dan
“Increase
Customer
Gro wth”,
yaitu
den gan
meningkatkan retensi pelan ggan dan menin gkatkan pertum buhan pelanggan. VisioNet percaya bah wa pelanggan adalah salah sat u k unci utama keberh asilan Visio Net, apalagi karena Visio Net merup akan perusah aan yan g bergerak di bidang jasa/service. Berdasarkan an alisis untuk per usah an yan g ber gerak di bidan g jasa, diperlukan pelan ggan yang loyal, demikian juga penam bahan p elan ggan di tahun-tahun ber ikutnya. 3. Perspektif Proses Bisn is Internal memiliki sasar an strategis “Increase Quality Service”
dan
“Operational Efficiency”, yait u den gan
meningkatkan kualitas dari layanan yan g diber ikan dan efisiensi dari sisi oper asional per usah aan. VisioNet percaya dengan adanya peningkatan m utu dari layan an yan g diberikan, yan g ber upa I SO ataupun standarisasi pro ses bisn is dapat mem berikan efisiensi dari operasional yan g berjalan di VisioNet. 4. Perpektif Pem belajaran dan Pertum buhan mem iliki sasaran strategis “Enhance Em ployee Productivity”, yait u m enin gkatkan produktifitas karyawan. Den gan penin gkatan produktifitas karyawan, diharapkan dap at m em bantu per usahaan unt uk lebih m aju dari sisi sumber daya manusia.
28
Gam bar 4.16 Peta Strategi Rum ah Lilin
4.8. 2 Anali sis Fa ktor Penentu Ke berha silan Penentuan faktor penentu keberhasilan atau yan g sering disebut den gan Critical Success Factor ( CSF) sangat bergantun g dari sasaran
29
strategis ( SS) per usah aan. Ber ik ut adalah CSF untuk setiap perpektif, seperti yan g telah dijelaskan p ada bagian 4.9. 1. Perspektif Keuangan Untuk mencapai sasar an strategis “Improve Sh areholders Value”, maka ada tiga CSF yan g diperluk an: a. Increase Profitability b. Broaden Reven ue Gro wth c. Co st Effectiveness Melak ukan manajemen biaya dengan m elak uk an ar us kas yang efektif dan penguran gan biaya- biaya yang tidak terlalu penting. 2. Pespektif Pelan ggan Untuk mencapai sasar an strategis “Enhance Custom er Retention”, maka
CSF
yan g
digunakan
adalah
“Increase
Customer
Satisfaction”, yaitu Sedangk an untuk mencapai sasaran strategis “Increase Customer Gro wth”, maka CSF yang digun akan adalah “Increase New Custom er”,yaitu 3. Pespektif Proses Bisnis Internal Untuk mencapai sasaran strategis “Increase Quality Services”, maka
CSF
yan g
digunakan
Satisfaction”, yaitu
adalah
“Increase
Customer
30
Sedangk an
untuk
mencapai
sasaran
strategis “Oper ational
Efficiency”, m aka CSF yan g digunak an adalah “Increase New Custom er”,yaitu 4. Perspektif Pem belajaran dan Pert umbuhan Untuk
m encapai
sasar an
strategis
“Enhance
Em ployee
Productivity”, maka ada dua CSF yan g diperluk an: a. Improve Employee Satisfaction b. Improve Business Effectiven ess
4.8. 3 Key Performance Indi cator KPI atau Measure adalah indikator atau ukur an y an g dip akai untuk menguk ur tin gkat pencapaian kiner ja terhadap sasaran strategi yang telah ditentukan.
Setelah m enyusun in dikator atau uk uran yang dip akai untuk menguk ur kinerja VisioNet , kini perlu untuk menentukan target untuk Visio Net. Ber ikut adalah KPI target 2009 yang telah disusun dan ditetapkan.
31
Tabel 4.4 Corporate KPI 2009 Perspective Financial
Corporate KPI % of Gross Pro fit
# of Sales Revenu e
Rp. 45 billion
% of ROA increment
Custom er
10%
# of additional project from current custo mers % of custo mer extend cont ract # of n ew custo mer with min . rev . of Rp 50 million/year
Internal Process
Lea rning & Gro wth
% of approved SL achi evement/project % of on ti me p roject budget monthly report submission < date o f 15/ month NSI (overall)
# of E BITDA p er headcount
4.9
Corpo rate Target 20%
30 100% 5
97% 100% 60
Rp. 20 million
Pengukuran Balanced Scorecard (BSC) Penelitian
ini m elak uk an pen guk ur an pertum buhan PT. VisioNet
Internasional sebelum dan sesudah pener apan virtua l office. Kon disi sebelum penerapan virtual o ffice adalah saat proses bisnis per usah aan masih berjalan manual (tahun 2006 – 2007). Sedangkan, kon disi setelah penerapan virtua l o ffice adalah saat pro ses bisnis per usahan sudah terautomasi (tahun 2008 - 2009).
32
4.9. 1
Pengukuran Sebelum pe nerapan Virtual Offi ce Penguk uran
pertumbuh an
menggunakan
BSC,
den gan
menjabarkan empat buah per spektif : 1. Perspektif Finansial
menggunak an
tiga
buah
Key
Perform ance Indica tor ( KPI) : a. Persentase Gross Profit Tahun
2006 3,226,793,022.00 9,592,080,145.00 33. 64%
Gr oss Pr ofit Revenue %Gr oss Profit
2007 6,421,591,936.00 24,771,554,020.00 25. 92%
Persentase Gross Profit dari tah un 2006 ke 2007 men galam i penur unan, dikarenakan k enaikan revenue tidak diiringi dengan pen ingkatan Gro ss Profit y an g signif ikan, y an g disebabkan o leh tin gginy a n ilai COGS pada tahun 2007. Hal ini tidak mengh erankan. Jika tahun 2006 Visio Net hany a bergerak di bidan g leasing, sep erti EDC, m aka di tahun 2007 Visio Net
banyak
m elak ukan
pem belian
aset
untuk
m enyediakan lay anan data center, netwo rk in frastructure, dan lain – lain dimana pem belian aset – aset tersebut m em butuhkan biaya besar. b. Jum lah sa les revenue Tahun Sales Revenue
2006 2007 9,592,080,145.00 24,771,554,020.00
33
Sales Revenue dari tahun 2006 ke 2007 m enin gkat secara signifikan. An gka yan g besar pada tah un 2007 tersebut disebabkan VisioNet mulai ber gerak di bidan g pen jualan, penyewaan, dan m aintenance server.
c. % ROA In crem ent Tahun Net Income befor e tax Total Asset (ex clude Pr oper ty) % of ROA
2006 1,554,209,032.00 35,118,835,591.00 4.43%
2007 2,237,212,201.00 44,902,666,445.00 4.98%
0%
0.56%
% ROA I ncrement
Pada tahun 2007, ROA bertambah sebesar 0.56%. Hal ini ber arti pem anfaatan aset di per usahaan lebih efektif dar i tahun 2006.
2. Perspektif Pelanggan Perspektif
Pelan ggan
m enggunakan
tiga
buah
Key
Performance Indicator ( KPI) : a. Jum lah proyek tambahan dari pelan ggan yan g sudah ada di database sales Tahun # of additional proj ect from current customers
2006
2007
11
15
34
Seir ing den gan bertambahnya jenis layan an dan jum lah pelanggan, jum lah proyek tambahan dari pelan ggan juga meningkat dari tah un 2006 ke 2007. b. Persentase jum lah pelanggan yan g m em perpanjang kontrak Tahun Customer extend contr act Total Customer % of customer ex tend contr act
2006
2007
0 21
15 27
0%
71%
Dari tah un 2006 k e 2007, jum lah pelan ggan y an g memperpanjang kontrak berjum lah 15 pelanggan dari 21 pelanggan, den gan per sentase 71%.
c. Jum lah pelan ggan bar u dengan total pen dapatan lebih dar i 50 juta rupiah per tah un
Tahun # of new customer with min. rev. of Rp 50 million/year
2006
2007
0
1
Dalam setahun p ertama beroperasinya VisioNet, yaitu tahun 2007, ter dap at 1 pelan ggan bar u dengan nilai kontrak lebih dari 50 juta r upiah p er tahun.
35
3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Proses Bisnis Internal men ggunakan satu buah Key Perform ance Indicator ( KPI) : a. Persentase dari Service Level Agreement ( SLA) yan g dicapai untuk tiap proyek Tahun % of approved SL achiev ement/project
2006
2007
90%
86%
Tahun 2006, rata – r ata persentase SL yang dicapai untuk proy ek – proyek berskala besar adalah 90%, dan sebesar 86%
pada tah un
2007. Per sentase
SL
mengalami penur unan disebabkan jum lah pelan ggan dan jenis layanan y ang sem akin banyak, sedan gkan sistem yang ber jalan m asih m an ual sehingga sulit dilakukan p en gontrolan terhadap proyek.
4.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Perspektif Pem belajaran dan Pertumbuh an m en ggunak an tiga buah Key Performance Indicato r ( KPI) : a. Net Satisfa ction Ind ex ( NSI) Tahun NSI (ov erall)
2006 45.44
2007 46. 29
36
Seir ing den gan menin gkatnya stabilitas per usah aan, tingkat kepuasan karyawan juga semakin m enin gkat. Hal ini dit unjukkan dar i nilai NSI yang meningk at dari tahun 2006 ke 2007.
b. EBITDA per h eadcount Tahun
2006
2007
1,554,209,032
Total EBI TDA Total HeadCount # of EBI TDA per headcount
2,237,212,201 74 214 115,011,468,368 10,454,262.62
EBITDA per headcoun t (per kary awan) men ur un dari tahun 2006 ke 2007. Hal ini disebabkan menin gkatnya jum lah karyawan profesional, sehingga nilai OPEX juga menin gkat secara signifik an. OPEX m elip uti biaya gaji karyawan sebagai biaya oper asional.
4.9. 2
Pengukuran
Setelah
penerapan
Virtual
Offi ce Penguk uran
pert umbuhan
setelah
pener apan
virtua l
office
menggunakan BSC, dengan m enjabarkan em pat buah p ersp ektif : 1. Perspektif Finansial
menggunak an
Perform ance Indica tor ( KPI) :
tiga
buah
Key
37
a. Persentase Gross Profit Tahun
2008
Gross Pr ofit
Revenue
2009
8,298,749,655.00
10,954,221,221.00
40,137,509,681.00 46,162,620,223.00
%Gr oss Profit
20.68%
23. 73%
Setelah pen erapan virtual office, yait u dari tah un 2007 ke 2008, jumlah revenue menin gkat cukup signifikan. Akan tetapi, nilai COGS juga meningkat seir ing bertam bahny a jenis lay anan yang ditawarkan, dim ana layan an tersebut berada dalam lin gk up data cen ter yan g m em butuhkan biay a pembelian yang besar p ada awalnya. Per sentase Gro ss Profit setelah pener apan virtual office, yaitu tah un 2008 ke 2009 terlihat stabil, dan cender un g ter us meningkat.
b. Jum lah sa les revenue Tahun Sales Revenue
2008 2009 40,137,509,681.00 46,162,620,223.00
Sales Revenue dar i tahun 2008 ke 2009semakin meningkat. Hal ini juga diduk un g m anfaat – m anfaat dari penerapan virtual office.
38
c. % ROA In crem ent Tahun Net I ncome befor e tax Total Asset (exclude Pr oper ty ) % o f ROA % ROA I ncrement
2008 5,798,843, 651.00 43,662,602,048.00
2009 5,945,094, 147.67 41,132,011,300.75
13. 28% 8.30%
14. 45% 1.17%
Dari tah un 2007 ke 2008, y aitu saat peralihan sebelum dan sesudah penggun aan virtua l office, per sentase pertambahan ROA m eningk at drastis, yaitu sebesar 8.30%. Pada tahun ber ikutnya, yaitu 2009, pertam bahan ROA tidak signifik an dan cen der ung stabil. 2. Perspektif Pelanggan Perspektif
Pelan ggan
menggunakan
tiga
buah
Key
Perform ance Indica tor ( KPI) : a. Jum lah proyek tam bahan dari pelanggan yan g sudah ada di da tabase sa les Tahun # of additional proj ect from current customers
2008
2009
25 32
Dari tah un 2007 ke 2008, yaitu saat virtual office m ulai diterapakan, jumlah proy ek tam bahan dari pelan ggan yang sudah ada m eningk at jumlahnya, y aitu 15 proyek pada tah un 2007 m enjadi 25 proyek pada tahun 2008.
39
Setelah itu, yaitu tahun 2009, jumlah proyek tambahan meningkat lagi menjadi 32 proyek.
b. Persentase jum lah pelanggan yan g m em perpanjang kontrak Tahun
2008
2009
Customer ex tend contract
23 37
Total Customer
37
48
85%
100%
% of customer ex tend contr act
Pada tahun 2008, per sentase jum lah pelan ggan yan g memperpanjang kontrak sem akin menin gkat diban din gkan tahun sebelum nya, yaitu 71% pada tahun 2007, dan 85% pada tahun 2008. Tahun 2009, seirin g dengan kualitas layanan yang semakin baik, jum lah pelan ggan yan g memperpanjang kontraknya m encapai 100%.
c. Jum lah pelan ggan bar u dengan total pen dapatan lebih dar i 50 juta rupiah per tah un Tahun
2008
# of new customer with min. rev. of R p 50 million/year
2009
3 6
Pada tahun 2008, jum lah pelanggan bar u dengan nilai kontrak minimal 50 Juta rupiah adalah sebany ak 3 pelan ggan, dan
40
meningkat den gan cuk up pesat, yaitu 6 pelanggan pada tahun 2009.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Proses Bisnis Internal men ggunakan satu buah Key Perform ance Indicator ( KPI) : a. Persentase dari Service Level Agreement ( SLA) yan g dicapai untuk tiap proyek Tahun
2008
2009
98%
99%
% of approved SL achievement/pr oject
Persentase pencap aian SL dari tahun 2007 ke 2008 mengalami penin gkatan, yaitu 86% pada tah un 2007 dan 98% pada tah un 2008 (setelah pen erapan virtual office). Pada tahun 2009, per sentase SL sem akin meningkat, yaitu 99%. Hal ini men unjukk an kualitas layanan yan g diber ikan Visio Net.
4.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Perspektif Pem belajaran dan Pert um buhan menggun akan dua Key Perform ance Indicator ( KPI) :
41
a. Net Satisfa ction Ind ex ( NSI) Tahun
2008
2009
NSI (overall)
58. 23
67. 07
Pada tahun 2008 – 2009, y aitu setelah penerapan virtual office, tin gkat kepuasan k aryawan semakin menin gkat, dit unjukkan dengan nilai NSI yang didapatkan dari hasil kuesion er karyawan. b. EBITDA per h eadcount Tahun
2008
Total EBI TDA
5,798,843, 651.00
Total HeadCount
2009 5,945,094, 147.67
271
# of EBITDA per headcount
276
21,397,947.05
21,540,196.19
Nilai EBITDA per headcount (per kary awan) tahun 2008 2009 cenderun g stabil, seirin g dengan pertambahan jum lah karyawan yan g tidak signif ikan.
4.9. 3 Anali sis Kondisi Sebelum dan Sesudah 1. Perspektif Finansial Perspektif Fin ansial menggunakan tiga Key Perfo rm ance Indicato r (KPI):
42
a. Persentase Gro ss Profit Tahun
2006
Gr oss Pr ofit
Revenue
2007
2008
2009
3,226,793,022.00 6,421,591,936.00
8,298,749,655.00
10,954,221,221.00
9,592,080,145.00 24,771,554,020.00 40,137,509,681.00 46,162,620,223.00
%Gr oss Profit
33. 64%
25. 92%
20. 68%
23. 73%
Tahun 2008, yait u saat perusahaan m ulai m enggunakan virtual o ffice, jum lah layan an yan g ditawarkan p er usahaan semakin menin gkat, terutam a layanan data center dan netwo rk infrastructu re. Per sentase gro ss profit m enur un dari 25.92% ke 20.68%. Hal ini disebabkan perusah aan m elak ukan p em belian terhadap sejumlah aset untuk memperluas cakup an layananny a, sehin gga nilai COGS menin gkat. Untuk tah un selan jutnya, yaitu 2009, per sentase gro ss prof it sudah menunjukkan kenaik an dari 20.68% m enjadi 23.73%. Keuntun gan penggun akan virtual office adalah den gan adany a kolaborasi antar team sales. Hal ini tentu saja ber dam pak pada semakin efektifnya sales dalam koordinasi dan mencari pelan ggan y ang potensial. Dari tahun 2008 ke 2009, tampak adanya penin gkatan revenue y ang diir ingi den gan peningk atan gross profit.
b. Sales Revenue Tahun Sales Revenue
2006
2007
2008
2009
9,592,080,145.00 24,771,554,020.00 40,137,509,681.00 46,162,620,223.00
43
Setelah pen erapan virtual office, yaitu tahun 2008, terjadi peningkatan sales revenue y an g cukup signif ikan dari Rp. 24.771.554.020 ke Rp. 40.137.509.681.
Keunt un gan pen ggunaan virtual office adalah
sem akin efektifnya sales dalam koordinasi dan mencari pelan ggan yang poten sial, seh ingga m em ber ikan penin gkatan revenue bagi perusah aan.
c. Persentase ROA Incr ement Tahun
2006
2007
Net I ncome
before tax
1,554,209,032.00
2,237,212,201.00
2008
2009
5,798,843, 651.00
5,945,094, 147.67
(ex clude
Pr oper ty)
35,118,835,591.00 44,902,666,445.00 43,662,602,048.00
41,132,011,300.75
Total Asset
% of ROA % ROA Increment
4.43%
4.98%
13. 28%
14. 45%
0%
0.56%
8.30%
1.17%
Setelah per usahaan m ulai m ener apkan virtual office, yaitu p ada tahun 2008, terlihat bah wa tingkat efektifitas penggunaan aset meningkat cuk up signif ikan, yaitu 8.30%. Dari tahun 2008 ke 2009, terjadi p enin gkatan per sentase ROA, yaitu sebesar 1.17%. Keuntun gan
pen ggunaan virtual
office adalah
p eningkatan
efektifitas dar i aset karena pen ggunaan teknologi padat karya.
44
2. Perspektif Pelanggan Perspektif Pelanggan men ggunakan tiga buah Key Perform ance Indicato r (KPI): a. Jum lah proyek tam bahan dar i pelan ggan yang sudah ada di database sales Tahun
2006
2007
2008
# of additional proj ect from
2009
current customers
11
15
25 32
Seir ing den gan p enerap an virtual office p ada tahun 2008, jum lah proyek tambahan dari pelan ggan meningk at cuk up banyak, yaitu sebesar 25 proyek. Penggunaan virtual o ffice, mem berikan kecepatan penyam paian dari daerah ke p usat, sehin gga p usat dapat m em ber ikan keputusan lebih cepat dalam penanggulan gan m asalah bagi pelanggan. SLA kepada pelanggan menjadi lebih tin ggi, m embuat pelan ggan percaya kepada Visio Net.
b. Persentase jum lah pelanggan y an g m emperpanjang kontrak Tahun
2006
2007
2008
2009
Customer ex tend contract Total Customer
0
15
23 37
21
27
37
48
0%
71%
85%
100%
% of customer ex tend contr act
45
Dari tahun 2007 ke 2008, lalu ke 2009 setelah pener apan virtual o ffice, persentase jum lah pelanggan yang mem perpanjan g kontrak sem akin bany ak jumlahnya, sehin gga akhirnya mencapai 100% pada tahun 2009. Den gan pener apan virtua l office, dapat membantu sentralisasi data dan kolabor asi antar team lebih baik. Hal ini dapat ber dam pak kepada peningk atan SLA bagi pelan ggan. Jumlah dari pelan ggan yan g ingin m em perpanjang kontraknya menjadi lebih tinggi.
c. Jum lah pelan ggan bar u den gan total pendapatan lebih dari 50 juta rupiah per tah un Tahun
2006
2007
# of new customer with min.
2008
2009
rev. of R p 50 million/year
0
1
3 6
Setelah tah un 2007, jum lah pelan ggan baru den gan nilai kontrak minimal 50 juta rup iah mengalam i penin gkatan yan g cukup berarti tiap tahunnya, y aitu 2 p elan ggan p ada 2007 – 2008, dan 3 p elanggan p ada 2008 – 2009. 3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif
Proses
Bisnis Internal menggunak an sat u buah Key
Perform ance Indicator ( KPI): a. Persentase dari Service Level Ag reement ( SLA) yan g dicap ai untuk tiap proyek
46 Tahun
2006
2007
2008
2009
90%
86%
98%
99%
% of approved SL achievement/pr oject
Setelah pen erapan virtua l office pada tahun 2008, persentase SL rata – rata yang dicapai unt uk sebuah proy ek sem akin mendekati semp urna, yaitu 99% pada tahun 2009. Den gan penerapan virtual office, dapat membantu sentralisasi data dan kolabor asi antar team lebih baik. Hal ini dapat berdampak kepada penin gkatan SLA bagi pelan ggan.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertum buhan Perspektif Pembelajar an dan Pertum buh an menggunakan dua buah Key Perform ance Indicator ( KPI): 1. Net Satisfa ction Ind ex ( NSI) Tahun
2006
2007
2008
2009
NSI (ov erall)
45. 44
46. 29
58. 23
67. 07
Nilai
kep uasan
pelan ggan
yan g
didapatkan
dari
k uesioner
menunjukkan angk a yang sem akin m enin gkat. Perubah an cuk up besar terjadi pada tahun 2008, yait u dari nilai 46.29 pada 2007 menjadi 58.23 pada 2008 (setelah penerap an virtual office). Penerapan virtual office, mem berikan karyawan kemudahan dalam bekerja, karena dapat melakuk an access 24 jam dan tidak dibatasi oleh sebuah lokasi.
47
2. EBITDA per h eadcount Tahun
2006
Total EBI TDA Total HeadCount
2007
2,237,212,201.00 5,798,843, 651.00
1,554,209,032
2009 5,945,094, 147.67
74
214
271
276
115,011, 468,368
10,454,262.62
21,397,947.05
21,540,196.19
# of EBI TDA per headcount
2008
Setelah pener apan virtua l office, terjadi kenaik an nilai EBITDA per headcount atau per karyawan, yaitu menjadi 21.397.947 rup iah pada 2008 dar i 10,454,262.62 rup iah pada 2007.
