BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Prosedur Kepesertaan di Dana Pensiun GKJ 1. DP-GKJ telah menyiapkan formulir pendaftaran peserta beserta syarat-syarat kelengkapan data calon peserta, yang terdiri dari : -
Surat Pernyataan sebagai peserta DP-GKJ, diisi oleh peserta sendiri, disetujui oleh pemberi kerja
-
Surat Keterangan Kesehatan dari dokter
-
Surat Pengangkatan sebagai tenaga tetap/kekancingan (fotocopynya)
-
Fotocopy Surat menikah (bagi yang sudah menikah)
-
Fotocopy Ijasah yang diperoleh
-
Daftar Riwayat Hidup
-
Daftar Riwayat Pekerjaan
-
Daftar Keluarga
-
Pas foto calon peserta 4 x 6 = 3 lembar
-
Pas foto suami/istri 4 x 6 = 3 lembar
2. Calon peserta mengisi formulir dan melengkapi data kepesertaan, kemudian direkomendasikan
oleh
pemberi
kerja,
setelah
data
dilengkapi
mengirimkannya kepada DP-GKJ 3. DP-GKJ meneliti kelengkapan data kepsertaan dan menginputkannya kedalam sistem kepesertaan. Kemudian menerbitkan SK Nomor DP peserta dan
20
21
4. menetapkan besarnya Iuran Pensiun normal. Bagi peserta yang membeli masa kerja, disertai perhitungan tebusan masa kerja. 5. Selanjutnya informasi mengenai hak dan kewajiban peserta, selalu dikomunikasikan dengan peserta dalam koordinasi pemberi kerja 4.2. Jadwal Pengembangan Sistem Kepesertaan Tabel 4.1 Jadwal Pengembangan Sistem Kepesertaan Jadwal Pengembangan Sistem Kepesertaan Minggu Ke Uraian 1 - Membuat desain database - Membuat desain interface (halaman awal, pendaftaran) & koneksi ke database 2 - Memperbaiki database - Menambah tabel dan koneksinya 3 - Membuat tampilan data peserta aktif & koneksinya 4 - Membuat tampilan beserta koneksi data keluarga dan ahliwaris 5 - Membuat tampilan beserta koneksi data peserta pensiun dan bekas karyawan - Membuat tampilan upload foto dan lihat file foto peserta - Membuat script otomatis dari peserta aktif ke pensiun 6 - Membuat script otomatis dari peserta aktif ke bekas karyawan - Membuat script export data peserta ke excel - Membuat script tanggal pensiun otomatis - Membuat script jatuh tempo 1 tahun 7 - Membuat script export data ke excel berdasarkan klasis - Membuat script perhitungan manfaat peserta 8 - Perubahan digit ke 2 id peserta berdasarkan status kepesertaan 9 - Memperbaiki tampilan sistem kepesertaan - Finishing
22
4.3.
Rancangan Aplikasi Kepesertaan Dana Pensiun GKJ 4.3.1. Desain Sistem Kepesertaan DFD Level 0 Formulir Pendaftaran Admin
Data Peserta Sistem Kepesertaan
Kepala Kantor
Data Peserta
Gambar 4.1DFD Level 0 Pada diagram diatas dijelaskan proses utama dari admin yang menginputkan
formulir
pendaftaran
melalui
sistem
kepesertaan.
Selanjutnya sistem akan menghasilkan Data Peserta yang kemudian dapat diakses oleh admin dan kepala kantor.
23
DFD Level 1
ADMIN
Formulir Pendaftaran
1.0 Olah Data Peserta
Data Peserta
Peserta
KEPALA KANTOR
Laporan
2.0 Proses Pengecekan Tanggal Pensiun
Data Peserta
3.0 Membuat Laporan
Data Peserta
Gambar 4.2DFD Level 1 Pada diagram diatas dijelaskan proses yang lebih detail dari diagram sebelumnya. Berawal dari formulir pendaftaran yang di input kan admin ke dalam sistem yang kemudian diolah, yang akan menghasilkan data peserta. Data peserta yang telah diinput sebelumnya, di cek tanggal pensiun untuk dapat di bedakan status kepesertaannya, berdasarkan peserta mana yang masih aktif dan mana yang akanmendekati jatuh tempo pensiun. Selanjutnya data peserta yang sudah masuk ke dalam sistem akan dibuat laporan yang kemudian diberikan kepada kepala kantor.
24
DFD Level 2 2.1 Data Jatuh Tempo Pensiun
Data Peserta
Peserta
KEPALA KANTOR
Data Peserta Jatuh Tempo Pensiun Jatuh Tempo Pensiun
PESERTA
Laporan 2.2 Pindah ke Pensiun
Data Peserta Pensiun
Pensiun
Pemberian Manfaat
Data Peserta Pensiun 2.3 Proses Perhitungan Manfaat
2.4 Membuat Laporan
Data Perhitungan Manfaat
Data Pemberian Manfaat
ADMIN
Data Pemberian Manfaat
Pemberian Manfaat
Gambar 4.3DFD Level 2 Diagram level 2 diatas akan menjelaskan proses utama dari kelanjutan proses pengecekan tanggal pensiun. Berawal dari data peserta yang dicek tanggal pensiunnya. Setelah data peserta di cek tanggal pensiun, maka setahun sebelum pensiun data peserta tersebut akan di pindah ke dalam tabel Data Peserta Jatuh Tempo Pensiun. Selanjutnyadata para peserta yang telah pensiun akan dipindahkan ke tabel Data Peserta Pensiun. Jika peserta telah pensiun, maka proses terakir yang dilakukan yaitu perhitungan manfaat. Dimana admin akan menginput data melalui sistem yang kemudian akan keluar Data Pemberian Manfaat yang selanjutnya akan diberikan kepada peserta. Data-data sebelumnya seperti data peserta pensiun dan data
25
pemberian manfaat peserta ini akan dibuat laporan yang nantinya akan diberikan kepada Kepala Kantor. Entity Relationship Diagram
Alamat_peserta No_tlp
Id_JK Tgl_lahir
Id_statusk
Tempat_lahir
Jemaat_instansi
nama
Id_klasis
Id_peserta
Alamat_pemker Bekas Karyawan
memindah namaA1 Tgl_lahir_is
No_tlp_pemker
foto jabatan
Tgl_lahir_a1
Jml_anak No_sk_pengangkatan
Nama_is
namaA2
Id_peserta Sks_dokter
kk
Tgl_lahir
tanggal
mencatat
Ijazah_terakhir Scan Foto
mencatat
ADMIN
Tgl_pengangkatan_dp
Foto_k Fc_kartu_dpgkj
Jml_ana k
Bukti_pelunasan_iuran
mencatat
Surat_pensiun
Id_pend Alamat_aw
Id_peserta
Tgl_pengangkatan_tt
Jemaat_instansi
nama
Id_klasis
Id_peserta
Alamat_pemker Peserta Pensiun
memindah No_tlp_pemker
foto Fc_giro
Id_statusk
Tempat_lahir
Alamat_pemker Peserta Aktif
mencatat
Foto_p
Tgl_lahir
Id_klasis
Id_peserta
jabatan Jml_anak
No_sk_pengangkatan
No_sk_pengangkatan
Id_pend
Tgl_jadi_pensiun
Tgl_pengangkatan_tt
Tgl_jadi_pensiun
Tgl_pengangkatan_dp
hubungan
Nama_aw
menghitung Id_JK
Tempat_lahir_aw Tgl_lahir_aw
No_tlp_pemker
foto jabatan
Tgl_pengangkatan_dp
Ahliwaris
No_tlp
Id_JK
Jemaat_instansi
nama
Alamat_peserta
Tgl_jadi_pensiun
Tgl_pengangkatan_tt
Id_statusk
Tempat_lahir
Id_peser ta
Surat_nikah
No_tlp
Id_JK
Tgl_lahir_a2
ktp
Sks_pengangkatan
Id_pend
Alamat_peserta
Keluarga
Id_peserta
Seratus_s
Nama_peserta
duapuluh
Ket_jk
Diskon_20 RMP
Ket_kawin
delapanpuluh
Tgl_jadi_peserta_dp
Diskon_80
tanggal
Seratus_b
Ket_pend
mpn rmp
diskon mk
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram
phdp
26
Model Relational
Gambar 4.5 Model Relational
27
Didalam sistem terdapat beberapa hubungan yang terjadi, diantaranya seperti yang tergambarkan pada model relasional diatas. Pertama admin menginputkan form data peserta, keluarga dan ahliwaris kemudian menyimpannya didalam sistem. Masingmasing data tersebut dapat dilakukan aktivitas seperti mengedit, menyimpan, menghapus, menghitung tanggal pensiun dan memindah data. Dari data peserta yang sudah ada, admin dapat memindahkannya ke data bekas karyawan atau data peserta pensiun. Dari kedua entity diatas (data bekas karyawan dan data peserta pensiun) aktivitas yang dapat dilakukan yaitu menginput, mengedit dan menghapus. Peserta yang telah pensiun, otomatis akan dihitung manfaat yang harus diberikan. Dengan demikian admin harus menginputkan PhDP peserta ke dalam sistem yang kemudian akan menghasilkan data pemberian manfaat yang akan diterima oleh peserta. Rancangan Database Berikut adalah tabel dan field yang berada dalam database “Kepesertaan :
Nama id_peserta nama_aw tempat_lahir_aw tanggal_lahir_aw id_JK Hubungan alamat_aw
Nama id_JK ket_JK
Tabel 4.2 Tabel Ahliwaris Type Data Null Default Varchar(6) No Varchar(200) No Varchar(200) No Date No Tinyint(1) No Varchar(200) No Varchar(200) No
Tabel 4.3 Tabel Jenis Kelamin Type Data Null Default Tinyint(11) No Varchar(10) No
Key Index
Key Primary Key
28
Nama id_peserta nama_is tanggal_lahir_is namaA1 tanggal_lahir_a1 namaA2 tanggal_lahir_a2
Nama id_klasis ket_klasis
Nama id_peserta nama_peserta tempat_lahir tanggal_lahir id_JK alamat_peserta no_telp id_statusk jemaat_instansi id_klasis alamat_pemker no_telp_pemker Jabatan no_sk_pengangkatan tgl_pengangkatan_tt tgl_jadi_peserta_dp tgl_jadi_pensiun id_pend jumlah_anak Foto
Tabel 4.4 Tabel Keluarga Type Data Null Default Varchar(6) No Varchar(20) No Date No Varchar(50) No Date No Varchar(50) No Date No
Tabel 4.5 Tabel Klasis Type Data Null Varchar(3) No Varchar(50) No
Default
Tabel 4.6 Tabel Peserta Aktif Type Data Null Default Varchar(6) No Varchar(30) No Varchar(20) No Date No Tinyint(1) No Varchar(20) No Varchar(12) No Tinyint(1) No No Varchar(20) No Varchar(3) No Varchar(20) Varchar(12) No Varchar(10) No Varchar(12) No Date No Date No Date No Tinyint(1) No Varchar(2) No Varchar(50) No
Key Index
Key Primary Key
Key Primary Key
Index
Index Index
Index
29
Nama id_peserta nama_peserta tempat_lahir tanggal_lahir id_JK alamat_peserta no_telp id_statusk jemaat_instansi id_klasis alamat_pemker no_telp_pemker Jabatan no_sk_pengangkatan tgl_pengangkatan_tt tgl_jadi_peserta_dp tgl_jadi_pensiun id_pend jumlah_anak Foto
Nama id_peserta nama_peserta tempat_lahir tanggal_lahir id_JK alamat_peserta no_telp id_statusk jemaat_instansi id_klasis alamat_pemker no_telp_pemker Jabatan no_sk_pengangkatan
Tabel 4.7 Tabel Bekas Karyawan Type Data Null Default Varchar(6) No Varchar(30) No Varchar(20) No Date No Tinyint(1) No Varchar(20) No Varchar(12) No Tinyint(1) No No Varchar(20) No Varchar(3) No Varchar(20) Varchar(12) No Varchar(10) No Varchar(12) No Date No Date No Date No Tinyint(1) No Varchar(2) No Varchar(50) No
Tabel 4.8 Tabel Peserta Pensiun Type Data Null Default Varchar(6) No Varchar(30) No Varchar(20) No Date No Tinyint(1) No Varchar(20) No Varchar(12) No Tinyint(1) No No Varchar(20) No Varchar(3) No Varchar(20) Varchar(12) No Varchar(10) No Varchar(12) No
Key Index
Index
Index Index
Index
Key Index
Index
Index Index
30
tgl_pengangkatan_tt tgl_jadi_peserta_dp tgl_jadi_pensiun id_pend jumlah_anak Foto
Nama id_peserta nama_peserta ket_jk ket_kawin tgl_jadi_peserta_dp Tanggal ket_pend Diskon Mk Phdp Rmp Mpn seratus_b diskon_delapanpuluh Delapanpuluh diskon_duapuluh Duapuluh seratus_s
Nama id_peserta Tanggal Ktp Kk sks_dokter sk_pengangkatan surat_nikah ijazah_terakhir foto_p foto_k
Date Date Date Tinyint(1) Varchar(2) Varchar(50)
No No No No No No
Tabel 4.9 Tabel RMP Type Data Null Varchar(6) No Varchar(50) No Varchar(50) No Varchar(50) No Date No Date No Varchar(50) No Varchar(6) No Int(11) No Int(11) No Int(11) No Int(11) No Int(11) No Varchar(3) No int(11) No Varchar(3) No Int(11) No Int(11) No
Index
Default
Tabel 4.10 Tabel Scan Foto Type Data Null Default Varchar(6) No Date No Varchar(50) No Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50)
No No No No No No No
Key Index
Key Index
31
fc_kartu_dpgkj surat_permohonan_pensiun bukti_pelunasan_iuran fc_tabungan_giro
Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50)
No No No No
id_statusp ket_p
Tabel 4.11 Tabel Status Pensiun Type Data Null Default Tinyint(11) No Varchar(10) No
Key Primary Key
id_statusk ket_kawin
Tabel 4.12 Tabel Status Perkawinan Type Data Null Default Tinyint(11) No Varchar(10) No
Key Primary Key
id_pend ket_pend
Tabel 4.13 Tabel Tingkat Pendidikan Type Data Null Default Tinyint(11) No Varchar(5) No
Key Primary Key
Nama
Nama
Nama
4.3.2. Analisis Sitem Sistem kepesertaan pada kantor Dana Pensiun GKJ masih sangat sederhana, karena admin harus mengisi data peserta satu persatu melalui excel. Dengan begitu tentu membuat admin harus lebih teliti dalam pengisian data. Selain itu admin juga harus menghitung berapa tanggal pensiun peserta, dengan memasukan rumus satu per satu ke dalam excel, dan juga admin harus mengecek satu persatu peserta mana yang akan pensiun atau pun yang telah pensiun.
32
Tetapi dengan adanya sistem yang telah dibuat tentunya dapat menguntungkan admin. Sistem kepesertaan saat ini sangat berguna, yang pertama admin dapat mencari data peserta dengan menginputkan id peserta atau klasis perserta sehingga admin tidak perlu mencari data satu persatu. Kedua admin dapat mencari data peserta yang akan pensiun dengan hanya mencari datanya dalam data jatuh tempo pensiun, karena semua data peserta dalam jangka waktu 1 tahun sebelum pensiun telah dipindahkan dari data peserta aktif ke data jatuh tempo pensiun. Maka dari itu admin dapat mengantisipasi terjadinya keterlambatan informasi untuk mengetahui siapa saja yang akan pensiun. Selain kegunaan yang telah dibahas sebelumnya sistem ini juga berguna untuk mengelompokkan peserta berdasarkan status kepesertaannya. Misalkan jika peserta sudah pensiun maka secara otomatis pada digit kedua id peserta akan terganti secara otomatis, begitu pula dengan bekas pegawai. Jadi ketiga poin diatas sangat berguna dan menguntungkan bagi admin, karena admin tidak perlu bersusah payah lagi dalam menggunakan sistem lamanya yang masih manual.
