BAB III STRATEGI PEMASARAN BALLROOM DAN MEETING ROOM. A. Peran, Tugas dan Tanggung Jawab Sales & Marketing Departement

22 digilib.uns.ac.id

perpustakaan.uns.ac.id

BAB III STRATEGI PEMASARAN BALLROOM DAN MEETING ROOM

A. Peran, Tugas dan Tanggung Jawab Sales & Marketing Departement Berikut ini akan menjabarkan tugas dan tanggung jawab sales & marketing department di Lorin Solo Hotel. Berikut struktur organisasi Sales & Marketing Departement : Director Of Sales

Assistant DoS

Assitant Sales Manager

Sales Excecutive

Sales Excecutive

Sales Excecutive

Sales secretary

Gambar 1 Struktur organisasi Sales & Marketing Departement Sumber : Data Sales Secretary Sales merupakan department yang bertanggung jawab atas penjualan dan promosi dari sebuah hotel melalui personal selling, direct marketing dan sales promotion. Dalam pelaksannanya, Sales & Marketing Departement dikepalai oleh Director Of Sales dengan Assitant Director Of Sales,Assitant sales manager 2 Orang, 3 orang Sales Excecutive dan 2 orang Sales secretary. commit to user

22



1. Director Of Sales Director Of Sales merupakan penanggung jawab tertinggi pada sales & marketing department, selain itu Director Of Sales juga membawahi Public Relation Departemet, artinya setiap program/ promo/ event yang dibuat harus didiskusikan dan disetujui oleh Director Of Sales di Lorin Solo Hotel dijabat oleh Ani Maryanti SE,. Berikut tugas dan tanggung jawab dari Director Of Sales : a. Mengkordinir, mengontrol serta membina semua bawahannya untuk mencapai kerja optimal agar tujuan perusahaan tercapai, terutama dalam mencapai target penjualannya. b. Menyiapkan dan menyusun rencana dan program kerja untuk setiap bulannya. c. Bekerjasama dengan public relation manager dalam merencanakan program promosi yang ada. d. Mengeluarkan kebijakan-kebijakan guna mendukung kegiatan sales & marketing seperti kebijakan harga, potongan harga dan lainnya untuk tetap memuaskan kepentingan tamu. e. Melakukan dan mengevaluasi kegiatan yang dilakukan bawahannya serta mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan dan tugas-tugasnya kepada General Manager.

2. Assitant Director Of Sales Assitant Director Of Sales berada satu tingkat dibawah Director Of Sales sekaligus sebagai pengganti Director Of Sales jika tidak berada commit to user



ditempat. Posisi ini dijabat oleh Kasanova Hermawan SE,. yang juga berperan sebagai salah satu Sales executive Lorin Solo Hotel. Adapun tugas dari Assitant Director Of Sales yaitu : a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan penjualan serta bekerjasama dengan bawahaanya dan tentunya juga mengetahui semua kegiatan yang direncanakan maupun yang sedang berjalan. b. Sebagai orang kedua dibawah Director Of Sales yang memegang penuh saat ketidakhadiran seorang Director di tempat serta bertanggungjawab langsung kepada Director Of Sales.

3. Sales Excecutive Sales executive merupakan staf-staf di sales & marketing department. Sales executive bertugas untuk bertemu dengan klien, mempersuasi tamu datang, mengawasi suatu event, hingga sampai pada evaluasinya. Lorin Solo Hotel memiliki 4 orang Sales executive dengan pembagian tugas 2 orang untuk travel agent dan 1 orang untuk coorporate, dan 1 orang untuk government. Adapun pekerjaan dari Sales executive antara lain : a. Menginformasikan atau memberitahukan keberadaan suatu hotel beserta jenis dan macam kamar yang ada serta fasilitas yang tersedia. b. Merangsang dan mendorong kebutuhan orang-orang yang semula tidak mengetahui, acuh, atau tidak berminat untuk datang atau menggunakan fasilitas hotel yang tersedia. c. Mengubah pola permintaan calon tamu hotel sedemikian rupa sehingga sesuai dengan penawaran yang dilakukan hotel. commit to user



d. Memelihara tingkat penjualan yang telah dicapai. e. Melakukan persuasi untuk mendapatkan konsumen yang baru dan mempertahankan konsumen lama. f. Melayani penawaran kerjasama dari perusahaan lain (corporation).

4. Sales secretary Sales secretary adalah asistant dari Sales executive. Sales secretary tidak diperbolehkan meninggalkan meja kecuali terpaksa, karena setiap telpon yang masuk ke kantor akan diterima oleh Sales secretary. Lorin Solo Hotel memiliki 2 Sales secretary.Tugasnya antara lain : a. Membuat dan menyipakan format surat contract rate dan corporate rate. b. Menginput data perusahaan yang telah menjalin kontrak maupun yang dalam taraf prospek ke dalam data base perusahaan. c. Menjawab telepon dan memberikan keterangan yang jelas bagi konsumen yang ingin menayakan tarif maupun ketentuan melalui telpon.

Market Segmentation Valid Effective from March 2014 Kasanova Hermawan ASDOS Dewi Nugraheny Asst. Sales Manager Adi Prabowo Asst. Sales Manager Dicky Tinton Sales Executive

Kementrian I & Badan-badan, Embassy Hospital/ Medical/ Pharmaceutical, Consumer Food, EO, Chemical, Retail, Otomotiv, Media, Association, Factory, Textile, BUMN Except Pertamina Kementerian 2, NGO Banquet, Wedding, Restaurant, Table Manner, All Banking, Consumer Good, Telekomunikasi, Property, Hotel, commit to userMLM, Pertamina & Oil Company, Lawyer & Cargo, BUMN



Ririen Indrastuti Sales Executive Martha Nova Sales Executive

Banquet, Wedding, All Travel Agent, Pemkot, Pemda Lanud, Kopasus, Korem, TNI Solo Raya, Tobacco, Partai, Airlines, DPRD, Police/ Polri Kementerian 3 Edukasi, Finance & Insurance, Chinese Community, Furniture, Konsultant, Gereja

Food & Beverage Banquet : wedding, party, lunch or dinner event (no rooms) Training/ meeting, outbound : based on each accounts Sumber : Data Sales Secretary Lorin Solo Hotel

B. Deskripsi dan Nama Metting Room di Lorin Solo Hotel Lorin Solo Hotel merupakan bintang 5 yang berada di perbatasan Solo dengan Karanganyar, yang tentunya memiliki banyak fasilitas selain kamar. Dan untuk meningkatkan pendapatan selain kamar tentunya ada fasilitas-fasilitas untuk menunjang yaitu ballrom. Banyak ballroom dan ruang meeting di Lorin Solo Hotel dikarenakan kota Solo sebagai salah satu kota tujuan MICE. Sasaran MICE khususnya di hotel ini untuk kalangan menengah ke atas. Yang terbagi dari 70 % goverment ,20 % corporate dan 10% individu. Yang tentunya setiap sales & marketing mempunyai target untuk memasarkan bebearapa meeting room tersebut Pada penjelasan ini akan menjelaskan deskripsi meeting room yang dimiliki Lorin Solo Hotel. Dalam deskripsi ini akan dijelaskan nama-nama meeting room, luas tiap meeting, dan kapasitas untuk set-up apa saja. Dengan demikian sebagai berukut : 1. Puri Kencono Ballroom Lorin memiliki Puri Kencono Ballroom yang merupakan ballroom utama di hotel ini dengan luascommit 576 m2to . Ballroom ini ditawarkan dengan harga user



Rp 20.000.00 dan dapat set-up sesuai dengan yang diinginkan, seperti Round table (350 orang), theatre (750 orang), class room (325 orang), dan u shape style (250 orang). Puri Kencono Ballroom dapat juga disewa sebagian atau yang biasa disebut Puri Kencono 1, Puri Kencono 2, dan Puri Kencono 3. Puri Kencono 1, 2, dan 3 ini merupakan Puri Kencono Ballroom yang disekat menjadi 3 bagian sehingga hanya menjadi 192 m2 saja. Masing-masing Puri Kencono 1,2 dan 3 ini ditawarkan dengan harga Rp 7.000.000,00 dengan kapasitas maksimal 200 orang.

2. Puri Rukmi Lorin Solo Hotel menyediakan pula Puri Rukmi, yaitu ruangan dengan luas area yang lebih kecil yaitu 192 m2. Kapasitas orang yang dapat dimuat pada Puri Rukmi tergantung pada set-up style yang digunakan, misalnya setup Round table (100 orang), theatre (140 orang), class room (80 orang), dan u-shape style (60 orang). Puri Rukmi juga dibagi menjadi dua bagian yaitu Puri Rukmi I dan Puri Rukmi II dimana konsumen dapat menyewa Puri Rukmi dengan kapasitas yang lebih kecil mulai dari harga Rp 2.000.000,00.

3. Puri Retno Puri Retno merupakan ruangan serba guna yang sering digunakan untuk kegiatan yang berskala kecil mengingat luas tempatnya yang hanya 96 m2. Puri Retno dapat dibentuk menjadi beberapa set-up sesuai dengan kebutuhan, antara lain set-up Round table (50 orang), theatre (80 orang), class commit to user



room (45 orang), dan u-shape (30 orang). Puri Retno ditawarkan dengan harga Rp 2.000.000,00. 4. Grand Rukmi Grand Rukmi merupakan ruangan serbaguna dengan kapasitas dibawah Puri Kencono Ballroom. Grand Rukmi memiliki luas 232 m2 dengan tariff Rp 7.500.000 dan dapat menampung maksimal 280 orang untuk set–up theatre. Untuk set-up Round table, Grand Rukmi sanggup menampung 160 orang, 170 orang untuk set up class room dan 90 orang untuk set-up u-shape. Grand Rukmi memiliki konsep yang sama dengan Puri Kencono Ballroom yaitu dapat di bagi menjadi Grand Rukmi I, Grand Rukmi II. Grand Rukmi I dan Grand Rukmi II dapat disewa terpisah dengan tariff Rp 4.000.000,00 (kapasitas 120 orang) untuk Grand Rukmi 1 Rp 3.500.000,00 untuk Grand Rukmi II (kapasitas 80 orang).

5. Puri Parisuko (PIPAS) Puri Parisuko dulunya bernama Parisuko Bar, yaitu bar yang menyediakan minuman keras legal untuk diperjualbelikan kepada khalayak namun, karena dirasa kurang optimal Parisuko Bar dialih fungsikan menjadi ruang meeting dengan kapasitas sedang dengan luas area 150 m2. Pipas (singkatan dari Puri Parisuko) dapat menampung tamu dengan set-up Round table (90 orang), theatre (130 orang), class room (80 orang), dan u-shape style (60 orang). Pipas ditawarkan dengan tarif sebesar Rp 4000.000,00 untuk sekali sewa. commit to user



6. Sasono Jolonidi Ruang pertemuan terapung ini terletak di atas kolam dan dikelilingi oleh taman yang indah. Ruang Sasono Jolonidi dengan luas 100 m2 ini dapat menampung tamu dengan set up Round table (90 orang), theatre (120 orang), class room (75 orang), dan u-shape (60 orang). Sasono Jolonidi ini cocok digunakan untuk pertemuan atau seminar ataupun acara-acara kekeluargaan seperti pertunangan, halal bihalal, maupun silaturahi dan dapat disewa dengan harga Rp 4.000.000,00.

7. VIP Room VIP Room memiliki luas area 28 m2 dengan tarif penawaran Rp 1.000.000,00 untuk sekali sewa. VIP Room diperntukan bagi konsumen yang ingin mengadakan meeting ataupun keperluan lain dengan sedikit orang namun tetap terkesan high class. VIP Room didesgint sedemikian rupa untuk menciptakan kenyamanan bagi penggunannya.Ukurannya yang kecil membuat VIP Room ini hanya mampu memuat tamu dengan set-up Round table (20 orang), theatre (25 orang), class room (20 orang), dan u-shape room (15 orang) sesuai dengan namnya yang mennonjolkan keistimewaan bagi orangorang tertntu saja.

8. Arcade Arcade merupakan ruang pertemuan dengan luas 57 m2 saja dengan kapasitas penampungan tamu dengan set-up Round table (30 orang), theatre (60 orang), class room (40 orang),dan u-shape (30 orang). Kapasitasnya yang commit to user



kecil sering menjadi alternatif tempat untuk keperluan internal hotel seperti rapat karyawan, general communication, maupun press conference. Arcade dapat disewa mulai harga Rp 1.500.00,00.

9. Private Dining Room Private dinning room merupakan saudara kembar dari VIP room, di mana Private Dining Room memiliki luas area dan kapasitas yang sama. Fungsinya puntidak berbeda, yaitu digunakan untuk meeting ataupun keperluan lain yang hanya membutuhkan sedikit orang maksimal 25 orang saja. Tarif yang ditawarkanpun juga sama yaitu Rp 1.000.000,00.

10. Central Garden Bagi para tamu yang mengadakan pesta ataupun kegiatan di tempat terbuka, Lorin Solo Hotel memiliki central garden di areah tengah hotel, sebuah stage terbuka, area yang cukup luas dikelilingi oleh taman yang indah dapat menjadi salah satu pilihan para tamu jika ingin mengadakan pesta waktu singgah di hotel ini. Area central garden mencakup 750 m2 dengan kapasitas 1000 orang. Central garden ini ditawarkan dengan harga Rp 17.500.000,00 untuk sekali event.

11. Cactus Grden Cactus Garden merupakan area outdoor yang tersedia di Lorin Solo Hotel selain central garden, hanya saja Cactus Garden memiliki luas yang lebih sempit, yaitu 360 m2 saja sama seperti central garden, Cactus garden commit to user



juga dapat digunakan untuk event-event outdoor seperti pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, maupun konser. Cactus Garden ini ditawarkan kepada konsumen dengan harga Rp 17.500.00,00.

12. Ballroom Nailendra Merupakan ballroom terbaru di Lorin Solo hotel yang letaknya di bangunan Lorin New Moderate. Ballroom tersebut baru beroperasi sekitar 6 bulan. Kapsitas ballroom tersebut sama dengan Ballroom Puri Kencono. Dengan luas area 730 m2. Theatre style (1225 orang), Class room style (600 orang), u-shape style (300 orang),Round table (460 orang). Ballroom tersebut di jual dengan harga Rp 8.000.000,00

13. Puri Nailendra I, II,V,VI Ini merupakan meeting room bagian dari bangunan New Moderate di Lorin Solo Hotel. Ruang meeting ini memiliki kapasitas tiap ruangnya dapat menampung untuk set up theatre style (125 orang), Class room style (54 orang), U-shape style (300 orang), Round table style (60 orang). Ballroom ini dapat disewa dengan harga Rp 6.500.000,00.

14. Puri Nailendra III dan IV Ruangan Meeting room ini merupakan bagian dari Ballrom Nailendra, tetapi kapasitasnya tidak jauh berbeda degan kaspitas Puri Nailendra I, II, V, VI. Untuk theatre style (125 orang), Classroom style (54 orang), U-shape style commit to user



(45 orang), Round table (60 orang). Ruangan ini dapat disewa dengan harga Rp 6.000.000,00.

15. Kampoeng Ikan Kampoeng ikan diresmikan pada tanggal 1 April 2009 sebagai salah satu alternatif restoran yang menyajikan bebagai jenis hidangan ikan bakar serba bakar. Pengunjung bisa menikmati konsep jamuan makan malam di udara terbuka diiringi musik akustik. Kampoeng Ikan memiliki kapasitas 200 kursi. Selain menghidangkan menu-menu ikan, Kampong Ikan juga mengusung masakan khas Bali sebagai daya tariknya. Hal ini ditandai dengan datangnnya chef khusus dari Bali untuk meracik hidangan serta konsep Kampoeng Ikan mulai tatanan kursi,dekorasi,maupun lagu yang sangat khas Bali. C. Banquet Event Forecast Berikut adalah daftar nama goverment, travel agent serta individu yang menyelenggarakan MICE di ballroom dan meeting room Lorin Solo Hotel periode Oktober hingga Desembeer 2013

1. Banquet Event Forecast Oktober 2013 Name of Organizer Kemenkes Balai Besar Bengawan Solo Sucofindo UNS SPMB

Nusantara Simli

Date 1-Oct-13

Time 08.00-17.00

Type Meeting

2-4 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

3-4 Oct 13 4-Oct-13

09.00-21.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

commit to user 5-Oct-13 18.00-22.00

Meeting

Venue Puri Kencono I Puri Kencono I Archade Puri Kencono II & III Archade

#Pax 70 40 16 80

10



Name of Organizer AUB

Date 5-Oct-13

Time 08.00-17.00

Type Gathering

Air Asia

5-Oct-13

18.00-22.00

Dinner

UNS Pasca Sarjana

5-Oct-13

08.00-15.00

Meeting

RS Moewardi Pogi

6-Oct-13

09.00-13.00

Meeting

Kalbe Farma

7-Oct-13

18.00-23.00

Gathering

ISP Hotel School

7-Oct-13

08.00-17.00

Frisian Flag

7-Oct-13

18.00-21.00

Table Manner Dinner

Hijau Production EO

8-Oct-13

18.00-22.00

Dinner

Kementan

8-11 Oct 13

08.00-21.00

Meeting

Mandala Finance Kemenakertrans

10-11 Oct 13 10-12 Oct 13

08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

11-Oct-13

13.00-22.00

Meeting

UNS SPMB

11-12 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

Samdhana SMK Wijaya Kusuma Abdi Wiguna Family

11-12 Oct 13 12-Oct-13

08.00-22.00 08.00-17.00

14-15 Oct 13

09.00-21.00

Meeting Table Manner Reuni

IRE NGO Jogja Yayasan Mitra Alam for HCPI LPMP

16-18 Oct 13 16-18 Oct 13

08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

17-21 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

18-Oct-13

08.00-22.00

Meeting

BRI Solo

19-20 Oct 13

08.00-18.00

Meeting

DPRD Boyolali

20-21 Oct 13

08.00-21.00

Meeting

Kemendikbud Dikdas-P2TK

21-27 Oct 13 08.00-22.00 commit to user

Meeting

UNS

DPRD Sragen

Venue Puri Kencono I, II, III Kampoeng Ikan Grand Rukmi I

#Pax 500

Grand Rukmi & Puri Rukmi Central Garden Puri Rukmi

120

Kampoeng Ikan Kampoeng Ikan Grand Rukmi Puri Rukmi Grand Ballroom Jolonidi & PDR Grand Rukmi Archade Puri Rukmi

10

100 60

500 33

100 140 39 140 32 130 20 48

Sasono Jolonidi Archade Puri Retno

50

Grand Ballroom Grand Rukmi I Grand Ballroom Grand Rukmi Grand Ballroom &

200

25 25

44 420 35 241



Name of Organizer

Date

Time

Type

BP DAS Kehutanan

21 Oct 13

08.00-14.00

Meeting

DPRD Ngawi

22 Oct 13

16.00-22.00

Meeting

22-24 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

22-25 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

Asmindo

23 Oct 13

18.00-22.00

Dinner

UNS

23-Oct-13

07.30-16.00

Meeting

Markplus

24-Oct-13

13.00-17.00

Meeting

Ibu Cintya

24-Oct-13

19.00-22.00

Dinner

Pemuda Pancasila

24-Oct-13

19.00-22.00

Meeting

BKD Prov. Jateng

24-25 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

Genta Wisata

25-Oct-13

19.00-22.00

Dinner

Wika Febry & Anton Wedding Nusantara Simli

25-Oct-13 26-Oct-13

09.00-12.00 18.00-22.00

Meeting Wedding

26-Oct-13

08.00-22.00

Dinner

Bank Syariah Mandiri Natalie Wedding

26-Oct-13

08.00-13.00

Lunch

27-Oct-13

17.00-21.00

Wedding

Make Up Artist & Hairdo Febrina Lossu RS Moewardi Anak

27-Oct-13

09.00-15.00

Taking Photo

Kampoeng Ikan

100

27-Oct-13

08.00-14.00

Meeting

100

LPPKS

28 Oct-2 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

PNPM

28-31 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

IAIN

28-29 Oct 13

10.00-22.00

Meeting

PU Balai Sungai

commit 29-30 Oct 13 to user 08.00-22.00

Meeting

Grand Rukmi Sasono Jolonidi Grand Rukmi Puri Kencono I Puri

BKPMR & Jamsostek Kominfo

Venue Grand Rukmi Sasono Jolonidi Sason Jolonidi Archade Puri Kencono I Sasono Jolonidi Puri Kencono III Sasono Jolonidi Kampoeng Ikan Sasono Jolonidi Puri Kencono I Kampoeng Ikan Archade Grand Ballroom Kampoeng Ikan Kampoeng Ikan Central Garden

#Pax

50 35 27 66 60 70 40 25 35 80 95 20 1000 177 90 300

46 122 100 48



Name of Organizer

Date

Time

Type

Imigrasi

29-Oct-13

08.00-14.00

Meeting

Jasa Marga Dinner

29-Oct-13

18.00-22.00

Dinner

29-31 Oct 13

08.00-22.00

Meeting

Australia Embassy

30 Oct-1 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

ESDN Sekjen

30 Oct-1 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

30-Oct-13 15.00-21.00 Total Revenue

Meeting

Diknas BPMR

Nasdem

Venue Kencono I Puri Kencono II & III Kampoeng Ikan Puri Retno Puri Kencono I Puri Kencono III Archade

#Pax 143

50 27 50 90 20

2. Banquet Event Forecast November 2013 Name of Organizer RRI Jakarta Nestle

Date 1-3 Nov 13 2-Nov-13

Time 08.00-22.00 08.00-14.00

Type Meeting Meeting

Bp. Bambang Budi

2-Nov-13

18.00-21.00

Dinner

GAP Gereja Salatiga

2-Nov-13

08.00-22.00

Meeting

Ibu Sri Lunch

3-Nov-13

11.00-14.00

Lunch

DPD RI

3-Nov-13

09.00-14.00

Meeting

Gravity Hyundai Club Wisma MM UGM

3-Nov-13

11.00-17.00

Meeting

6-Nov-13

08.00-17.00

Meeting

Balai Sungai UNDP Indonesia Kemendikbud PIH

6-7 Nov 13 6-10 Nov 13 7-Nov-13

08.00-22.00 08.00-22.00 08.00-13.00

Meeting Meeting Meeting

7-Nov-13

08.00-16.00

Meeting

LPPKS

7-9 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Smart Marunda

commit 7-8 Nov 13 to user 08.00-22.00

Meeting

DPRD Solo

Venue #Pax Archade 14 Puri 105 Kencono I & II Kampoeng 30 Ikan Kampoeng 23 Ikan Kampoeng 46 Ikan Grand 200 Ballrom Sasono 45 Jolonidi Sasono 40 Jolonidi Puri Retno 35 Puri Rukmi 35 Puri 100 Kencono II & III Grand 100 Rukmi Puri 166 Kencono II & III Sasono 43



Name of Organizer

Date

Time

Type

7-8 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

7-Nov-13

10.00-13.00

Lunch

Smartfren Telecom

9-10 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Smartfren Telecom

9-Nov-13

21.00-00.00

Dinner

Nusantara Simli

9-Nov-13

17.00-22.00

Dinner

IAIN Kloter I

9-Nov-13

07.00-13.00

Meeting

IAIN Kloter II

9-Nov-13

13.30-20.00

Meeting

UNS Pasca Sarjana

9-Nov-13

08.00-14.00

Meeting

LPMP 1

9-11 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Total Edit.Com EO English First English First UNS Kedokteran

10-12 Nov 13 11-Nov-13 12-Nov-14 11-Nov-13

08.00-17.00 08.00-14.00 08.00-14.00 08.00-14.00

Meeting Meeting Meeting Meeting

11-Nov-13

08.00-13.00

Meeting

12-14 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

IAIN UNS

13-Nov-13 13-Nov-13

08.00-15.00 08.00-14.00

Meeting Meeting

TATV

13-Nov-13

17.00-22.00

Meeting

DIKTI BP DAS Kehutanan PT. HAS UNS Fakultas Ekonomi Jamsostek

13-Nov-13 14-Nov-13 14-Nov-13 14-Nov-13

12.00-22.00 11.00-17.00 07.00-15.00 08.00-15.00

Meeting Meeting Meeting Meeting

14-15 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

15-Nov-13 12.00-20.00 commit to user

Meeting

Smart QM Bp. Kumbara

PU Bina Marga LPMP 2

IAIN Kloter I

Venue Jolonidi Puri Kencono I Kampoeng Ikan Grand Rukmi, Central Garden Sasono Jolonidi Kampoeng Ikan Puri Kencono I Puri Kencono Sasono Jolonidi Puri Kencono II & III Puri Retno PDR PDR Puri Kencono III Sasono Jolonidi Grand Rukmi Puri Rukmi Sasono Jolonidi

#Pax

Grand Ballroom Pipas Puri Rukmi PDR Sasono Jolonidi Puri Kencono I Grand Rukmi I

300

39 9 94

70 208 60 60 20 60

30 10 10 100 35 53 50 70

74 50 8 55 50 50



Name of Organizer IAIN Kloter II Smart Pre School IAIN Smartfren Telecom

Smartfren Telecom TPS Puskesmas Pajang

Ibu Retno Dinner Wedding ESDM Kelembagaan Kementan

Wisma MM UGM

Yayasan Lingkungan Hidup PT. Rammcomm PT. MBT Kemendagri Bangda PU Tata Ruang I PU Tata Ruang II Politeknik Indonusa Wisuda Ortala Kepegawaian PU Smart TBK Surabaya

Date 15-Nov-14

Time 12.00-20.00

Type Meeting

Venue Grand Rukmi II 15-Nov-13 08.00-11.00 Outbond Central Garden 16-Nov-13 08.00-14.00 Meeting Sasono Jolonidi 16-17 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Grand Rukmi, Central Garden 16-Nov-13 21.00-00.00 Dinner Grand Rukmi 16-Nov-13 17.00-22.00 Dinner Grand Ballroom 17-Nov-13 08.00-12.30 Outbond Cactus Garden & Kampoeng Ikan 18-Nov-13 18.00-22.00 Dinner Central Garden 18-19 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Puri Kencono I 19-Nov-13 08.00-22.00 Meeting Sasono Jolonidi & Kampoeng Ikan 19-Nov-13 08.00-17.00 Meeting Grand Rukmi I & Jolonidi 19-20 Nov 13 08.00-17.00 Meeting Puri Kencono I 20-Nov-13 08.00-17.00 Meeting Sasono Jolonidi 20-Nov-13 08.00-22.00 Meeting Puri Retno 20-22 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Puri Rukmi 20-21 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Grand Rukmi 21-22 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Grand Rukmi 21-Nov-13 08.00-13.00 Graduation Grand Ballroom 21-Nov-14 08.00-22.00 Meeting Jolonidi & Puri Kencono I 22-23 Nov 13 08.00-22.00 Meeting Puri commit to user Kencono II

#Pax 50 30 50 102

75 250 45

200 50 50

39

40 50 30 50 110 116 460 80

68



Name of Organizer ESDM Perencanaan

Date 22-23 Nov 13

Time 08.00-22.00

Type Meeting

ISI Surakarta

22-23 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Retno’s Beauty Center Nusantara Simli

23-28 Nov 13

08.00-17.00

Meeting

23-Nov-13

17.00-22.00

Dinner

UNS Jaminan Mutu

23-24 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

PT. HAS

24-Nov-13

14.30-18.00

Mr. Mursid

24-Nov-13

08.00-14.00

Doa Bersama Fishing

DPRD Solo

25-Nov-13

08.00-14.00

Meeting

Inspektorat Jateng

25-26 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Kemenakertrans Balitfo Jamsostek

25-27 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

26-Nov-13

08.00-22.00

Meeting

28-Nov-3

08.00-17.00

Meeting

26-27 Nov 13 26-30 Nov 13

08.00-13.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

26-27 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

Perpustakaan Nasional Brilia Travel IAIN

27-29 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

28-29 Nov 13 28-Nov-13

20.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

Kemenag Satpras & PTK LPPKS DIKTI

28-30 Nov 13

08.00-22.00

Meeting

28 Nov-4 Dec 13 28-30 Nov 13

08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

DIKTI Kemenag Diklat

29 Nov-1 Dec 13 29 Nov-1 Dec 13

08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

commit to user 30-Nov-13 08.00-13.00

Meeting

Disnakertrans Prov. Jateng Imigrasi Kemen PU Bina Marga DP2AD

Tupperware

Venue Grand Rukmi Puri Kencono I, Puri Rukmi, Retno Pipas, Archade Kampoeng Ikan Puri Kencono II New Moderate Kampoeng Ikan Sasono Jolonidi Grand Ballroom Grand Rukmi Sasono Jolonidi Sasono Jolonidi Puri Retno Puri Rukmi Puri Kencono II & III Grand Ballroom Archade Sasono Jolonidi Grand Rukmi Puri Retno Sasono Jolonidi Pipas Grand Ballroom Grand

#Pax 90 78

15 211 30 300

25 200 77 40 40 35 40 124

200 24 75 110 36 68 78 180 180



Name of Organizer

Date

Time

Type

30-Nov-13

18.00-22.00

Dinner

30-Nov-13

08.00-12.00

Outbond

Kemenkes BRI Wonogiri

30 Nov-1 Dec 13 30 Nov-1 Dec 13

08.00-22.00 08.00-17.00

Meeting Meeting

Kemendikbud

30 Nov-2 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

Nusantara Gang Besen Bank Danamon

Venue Ballroom Sasono Bujono Central Garden Puri Rukmi Archade, Jolonidi, Puri Rukmi, New Meeting Room Moderate I, II, III Grand Ballroom

#Pax

Venue Puri Kencono III Kampoeng Ikan Grand Ballroom & Puri Rukmi Sasono Jolinidi New Meeting Room Moderate Sasono Jolonidi

#Pax 80

30

141 60

32 25 70 123

289

Total Revenue

3. Banquet Event Forecast Desember 2013 Name of Organizer ESDM Kelembagaan

Date 1-2 Dec 13

Time 08.00-22.00

Type Meeting

Christin Birthday PNPM

2-Dec-13 2-5 Dec 13

18.00-22.00 08.00-22.00

Dinner Meeting

UNNES Diknas P4TK

3-Dec-13 3-6 Dec 13

14.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

50 120 36 72

Pesona Tour Handel DPRD Kendal UNS Ekonomi

4-Dec-13

12.00-14.00

Meeting

30

4-5 Dec 13

08.00-15.00

Meeting

LPMP I

4-7 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

LPPKS Duta Cemerlang Motor Balai Besar Bengawan Solo PT. Telkom Commonwealth FIF

4-6 Dec 13 5-Dec-13

08.00-22.00 08.00-18.00

Meeting Meeting

New Meeting Room Moderate, Sasono Jolonidi New Meeting Room Moderate Grand Rukmi Puri Kencono I

5-Dec-13

08.00-12.00

Meeting

Grand Rukmi I

60

5-Dec-13 15.00-22.00 5-6 Dec 13 08.00-14.00 commit to user 5-7 Dec 13 08.00-22.00


PDR Grand Rukmi II Puri Rukmi,

12 53 32

39



Name of Organizer

Date

Time

Type

5-8 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

BRI Syariah UNIBA

6-Dec-13 6-Dec-13

18.00-22.30 14.00-22.00

Dinner Meeting

DISBUDPAR

6-Dec-13

18.00-22.00

Dinner

STAIN Ponorogo

6-8 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

Moewardi Jantung Nusantara Simli

6-8 Dec 13 7-Dec-13

08.00-17.00 17.00-22.00

Meeting Dinner

Andreas & Dewani Wedding Garuda

7-Dec-13

15.00-22.00

Wedding

7-Dec-13

14.00-22.00

Meeting

7-Dec-13 7-Dec-13 7-8 Dec 13 8-Dec-13

08.00-17.00 18.00-22.00 08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Dinner Meeting Meeting

8-11 Dec 13 8-12 Dec 13

08.00-22.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

9-11 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

BPMD Jawa Tengah UNS Ekonomi Imigrasi SD Muh I Ketelan

10-Dec-13 10-Dec-13 10-Dec-13 11-Dec-13

08.00-14.00 08.00-13.00 08.00-13.00 07.30-12.00

Balai Besar Bengawan Solo UNS MIPA LPPKS Balai Besar Bengawan Solo Indonesia Eximbank

11-Dec-13

08.00-17.00

Meeting Meeting Meeting Cooking class Meeting

11-12 Dec 13 11-13 Dec 13 12-Dec-13

08.00-16.00 08.00-22.00 08.00-17.00


12-Dec-13

08.00-17.00

Meeting

Kemenakertrans

IAIN Indonusa Mead Johnson SBBS Gemolong Sragen LPMP II Kemendiknas Fatmawati Kemendikbud PAUD

commit to user

Venue Puri Retno Sasono Jolonidi, Grand Rukmi I Kampoeng Ikan New Meeting Room Moderate Sasono Bujono

#Pax

New Meeting Room Moderate I & II Sasono Jolinidi Kampoeng Ikan, Central Garden Grand Ballroom

200

New Meeting Room Moderate I & II Pipas Pipas Grand Rukmi Archade

100

Puri Rukmi Grand Ballroom & Central Garden New Meeting Room Moderate I & II Sasono Jolonidi Pipas Grand Rukmi Cactus Garden

35 441

New Meeting Room Moderate Pipas Sasono Jolinidi New Meeting Room Moderate Grand Ballroom, Puri Rukmi, Puri Retno

150

40 140 24 25

48 164 500

70 35 90 25

90

75 60 100 131

37 40 150 250



Name of Organizer Kemendikbud SMA BP DAS Kehutanan Birthday BP DAS Kehutanan

Date 12-Dec-13 12-Dec-13

Time 18.00-23.00 17.30-22.00

Type Meeting Dinner

Venue Archade Kampoeng Ikan

#Pax 25 20

12-13 Dec 13

08.00-22.00

Meeting

76

Askes Semarang

13-Dec-13

18.00-22.00

Meeting

AXA Finance UNS Ekonomi

13-Dec-13 13-Dec-3

17.00-22.00 08.00-13.00

Dinner Meeting

13-Dec-13 13-14 Dec 13 13-14 Dec 13

08.00-13.00 08.00-22.00 08.00-21.00


UMS Jurusan Gizi

14-Dec-13

08.00-16.00

UNS Ekonomi RS Moewardi Penyakit Dalam SCC Consultant UNS FKIP

14-Dec-13 14-Dec-13

08.00-17.00 10.00-22.00

Table Manner Meeting Gathering

Puri Kencono III New Meeting Room Moderate I, II, III Puri Kencono I Puri Kencono III Puri Kencono II Grand Rukmi New Meeting Room Moderate 4, 5, 6 Puri Kencono I

14-Dec-13 15-Dec-13

08.00-17.00 08.00-17.00

UNS MIPA KLH Jogja LPPKS

15-Dec-13 16-Dec-13 16-17 Dec 13

08.00-13.00 11.30-23.00 08.00-22.00

LPMP Tiga Serangkai

16-18 Dec 13 17-18 Dec 13

08.00-22.00 08.00-17.00

Tiga Serangkai Kemenag Adhi Karya Kominfo B2P2TOOT Dinkes

18-Dec-13 18-20 Dec 13 19-Dec-13 19-20 Dec 13 19-21 Dec 13

08.00-22.00 08.00-22.00 09.00-12.00 08.00-17.00 08.00-22.00

UNNES FKIP SMK 1 Wonogiri

20-22 Dec 13 21-Dec-13

08.00-22.00 08.00-16.00

UNS SMP Yosept ‘83

21-Dec-13 22-Dec-13

10.30-15.00 11.00-16.30

Eduardo Wedding

22-Dec-13 commit08.00-22.00 to user

UNS Ekonomi LPMP III Panwaslu Klaten

110

65 75 50 110 86

55

Sasono Jolonidi Kampoeng Ikan

60 75

Archade Puri Kencono II & III Sasono Jolonidi Puri Retno Puri Kencono III Meeting Grand Rukmi Meeting New Meeting Room Moderate I & II Dinner Kampoeng Ikan Meeting Grand Ballroom Meeting PDR Meeting Puri Rukmi Meeting New Meeting Room Moderate Meeting Grand Rukmi Table Puri Kencono Manner III Meeting Kampoeng Ikan Kampoeng Kampoeng Ikan Ikan Wedding Grand Ballroom, Puri

35 187

Meeting Table Manner Meeting Meeting Meeting

50 27 59 44 35

25 120 10 36 80 80 72 80 50 500



Name of Organizer

Date

Time

Type

#Pax

Meeting

Venue Rukmi, Puri Retno New Meeting Room Moderate & Kampoeng Ikan Sasono Jolonidi

SMK 7 MKKS

22-Dec-13

14.00-21.00

Meeting

Meeting Reuni FK UNS LPMP Reuni PAP D3 UNS Ibu Nurul Mandala Finance

22-Dec-13

10.00-14.00

23-24 Dec 13 26-Dec-13

08.00-22.00 10.30-14.30

Meeting Reuni

Grand Rukmi Kampoeng Ikan

92 50

27-Dec-13

08.00-15.00

Meeting

65

27-Dec-13 28-30 Dec 13

08.00-14.00 08.00-22.00

Meeting Meeting

SMK Muh I Purwodadi Inviniti T&T

28-Dec-13

08.00-13.30

New Meeting Room Moderate Kampoeng Ikan New Meeting Room Moderate Puri Rukmi

BP DAS Kehutanan Kemendikbud

29-Dec-13

12.00-22.00

SMA 8 BI

29-Dec-13 10.30-14.30 30-Dec-13 17.00-22.00 Total Revenue

commit to user

Table Manner Meeting & New Meeting Outbond Room Moderate & Central Garden Lunch Kampoeng Ikan Dinner Sasono Jolonidi

300

20

65 300 46 40

40 50

22

Ballroom and Meeting Room Occupied dan Public Restaurant & Outdoor Occupied 1. October 2013 a. Ballroom and Meeting Room Occupied

Date 1-Oct 2-Oct 3-Oct 4-Oct 5-Oct 6-Oct 7-Oct 8-Oct 9-Oct 10-Oct 11-Oct 12-Oct 13-Oct 14-Oct 15-Oct 16-Oct 17-Oct 18-Oct 19-Oct 20-Oct

Pax

Total Revenue

B.1

B.2

B.3

P.Rn

P.Rm

G.R 1

G.R 2

S.J

Arcd

PDR

Total

Avail

OCC

10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

10.0 10.0 10.0 20.0 30.0 0.0 0.0 0.0 10.0 30.0 30.0 20.0 0.0 0.0 0.0 20.0 40.0 20.0 0.0 0.0

70 40 40 90 500

8.677.686 3.966.942 3.966.942 8.925.620 30.991.735

1 1 1 2 3

35 195 195 160

3.471.074 19.338.843 19.338.843 15.867.769

1 3 3 2

178 328 178

17.652.893 36.247.934 17.652.893

2 4 2

22 43

23

Date

Pax

Total Revenue

21-Oct 276 34.564.399 22-Oct 276 34.546.399 23-Oct 276 34.546.399 24-Oct 276 34.546.399 25-Oct 276 34.546.399 26-Oct 1.200 108.146.399 27-Oct 200 25.501.771 28-Oct 86 13.719.009 29-Oct 86 13.719.009 30-Oct 86 13.719.009 31-Oct 86 13.719.009 Total 5.133 547.355.372 No. of Days % Room Occupied

B.1

17 31 54.8

Notes Arcd : Archade B1 : Puri Kencono 1 B2 : Puri Kencono 2 B3 : Puri Kencono 3 Sumber : Database Sales Secretary

B.2

15 31 48.4

B.3

15 31 48.4

P.Rn P. Rm G.R 1 G.R. 2

P.Rn

1 31 3.2

P.Rm

4 31 12.9

: Puri Retno : Puri Rukmi : Grand Rukmi 1 : Grand Rukmi 2

G.R 1

2 31 6.5

G.R 2

1 31 3.2

S.J

9 31 29.0

PDR S.J

Arcd

31

PDR

31

Total

Avail

OCC

4 4 4 4 4 8 3 2 2 2 2 65 403 15.9

10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

40.2 40.0 40.0 40.0 40.0 80.0 30.0 20.0 20.0 20.0 20.0

20.6

: Private Dining Room : Sasono Jolonidi

44

24

b. Public Restaurant & Outdoor Occupied Date 1-Oct 2-Oct 3-Oct 4-Oct 5-Oct 6-Oct 7-Oct 8-Oct 9-Oct 10-Oct 11-Oct 12-Oct 13-Oct 14-Oct 15-Oct 16-Oct 17-Oct 18-Oct 19-Oct 20-Oct 21-Oct 22-Oct 23-Oct

Total Revenue

Pax

80

S.B

Pipas

Ctl. G

Cts. G

K.I

Oth

Total

Avail

OCC

4.628.099

45

25

Date

Pax

Total Revenue

24-Oct 25-Oct 100 8.264.463 26-Oct 27-Oct 300 32.231.405 28-Oct 29-Oct 30-Oct 31-Oct Total 480 45.123.967 No. of Days % Room Occupied Notes S.B Cts.G K.I Pipas

: Sasono Bujono : Cactus Garden : Kampoeng Ikan : Puri Parisuko

S.B

Pipas

31

31

Ctl. G

1 31 3.2

Cts. G

31

K.I

2 31 6.5

Total

Oth

31

3 403 0.7

Avail

OCC

1.6

C lt. G : Central Garden Others : VIP Room, Suite Room

46

26

2. November 2013 a. Ballroom and Meeting Room Occupied

Date 1-Nov 2-Nov 3-Nov 4-Nov 5-Nov 6-Nov 7-Nov 8-Nov 9-Nov 10-Nov 11-Nov 12-Nov 13-Nov 14-Nov 15-Nov 16-Nov 17-Nov 18-Nov 19-Nov 20-Nov

Pax

Total Revenue

B.1

B.2

B.3

P.Rn

P.Rm

G.R 1

G.R 2

S.J

Arcd

PDR

Total

Avail

OCC

14 158 291

110 637 342 542 90 100 93 494 243 130 677 45 250 179 240

47

27

Date

Pax

Total Revenue

B.1

21-Nov 766 22-Nov 352 23-Nov 492 24-Nov 345 25-Nov 317 26-Nov 491 27-Nov 491 28-Nov 568 29-Nov 242 30-Nov 150 Total 8.457 No. of Days % Room Occupied Notes Arcd : Archade B1 : Puri Kencono 1 B2 : Puri Kencono 2 B3 : Puri Kencono 3 Sumber : Database Sales Secretary

15 30 5

B.2

8 30 26.6

B.3

5 30 1.7


P.Rn

P.Rm

5 30 1.7

9 30 30


G.R 1

10 30 3.3

G.R 2

S.J

6 30 2

PDR S.J

Arcd

PDR

3 30 10

3 30 10

Total

Avail

OCC


48

28

b. Public Restaurant & Outdoor Occupied Date 1-Nov 2-Nov 3-Nov 4-Nov 5-Nov 6-Nov 7-Nov 8-Nov 9-Nov 10-Nov 11-Nov 12-Nov 13-Nov 14-Nov 15-Nov 16-Nov 17-Nov 18-Nov 19-Nov 20-Nov 21-Nov 22-Nov 23-Nov

Total Revenue

Pax

80

S.B

Pipas

Ctl. G

Cts. G

K.I

Oth

Total

Avail

OCC

4.628.099

49

29

Date

Pax

Total Revenue

24-Nov 25-Nov 100 8.264.463 26-Nov 27-Nov 300 32.231.405 28-Nov 29-Nov 30-Nov Total No. of Days % Room Occupied Notes S.B Cts.G K.I Pipas


S.B

Pipas

2 30 6.7

Ctl. G

Cts. G

K.I

Oth

Total

Avail

OCC

3 30 10


50

30

3. Desember 2013 a. Ballroom and Meeting Room Occupied Date 1-Dec 2- Dec 3- Dec 4- Dec 5- Dec 6- Dec 7- Dec 8- Dec 9- Dec 10- Dec 11- Dec 12- Dec 13- Dec 14- Dec 15- Dec 16- Dec 17- Dec 18- Dec 19- Dec 20- Dec 21- Dec

Pax 100 220 390 480 1.980 550 830 830 540 540 586 526 126

Total Revenue 14.876.033 26.776.860 38.677.686 53.553.719 38.677.686 57.768.595 94.462.810 94.462.810 63.471.074 63.471.074 68.033.058 70.677.686 11.173.553

B.1

B.2

B.3

P.Rn P.Rm G.R 1 G.R 2

S.J

Arcd

NM

PDR

Total

Avail

OCC

51

31

Date

Pax

Total Revenue 66.115.702

B.1

B.2

B.3

22- Dec 500 23- Dec 24- Dec 25- Dec 26- Dec 27- Dec 28- Dec 29- Dec 30- Dec 31- Dec Total 8.298 762.198.346 7 No. of Days 31 % Room Occupied 22.6

11 31 35.5

17 31 54.8

Notes Arcd B1 B2 B3

: Archade : Puri Kencono 1 : Puri Kencono 2 : Puri Kencono 3


P.Rn P.Rm G.R 1 G.R 2

31

4 31 12.9


4 31 12.9

S.J

4 6 31 31 12.9 19.4

PDR S.J

Arcd

NM

PDR

Total

Avail

OCC

31

53 403 13.2

17.1

31


52

32

b. Public Restaurant & Outdoor Occupied Date 1-Dec 2- Dec 3- Dec 4- Dec 5- Dec 6- Dec 7- Dec 8- Dec 9- Dec 10- Dec 11- Dec 12- Dec 13- Dec 14- Dec 15- Dec 16- Dec 17- Dec 18- Dec 19- Dec 20- Dec 21- Dec 22- Dec 23- Dec

Pax

Total Revenue

S.B

Pipas

Ctl. G

Cts. G

K.I

Oth

Total

Avail

OCC

40 2.231.405 40 2.231.405 240 17.107.438

53

33

Date

Pax

Total Revenue

24- Dec 25- Dec 26- Dec 27- Dec 28- Dec 29- Dec 30- Dec 31- Dec Total 320 21.570.248 No. of Days % Room Occupied Notes S.B Cts.G K.I Pipas


S.B

Pipas

31

3 31 9.7

Ctl. G

31

Cts. G

31

K.I

1 31 3.2

Total

Oth

31

4 403 1.0

Avail

OCC

2.2


54



Pemakaian Ballroom/ Meeting Room Presentase Oktober 2013 62,80% November 2013 34,24% Desember 2013 43,00% Dari kesimpulan diatas bahwa penggunaan ballroom dan meeting room Lorin Solo Hotel meningkat pada bulan Oktober 2013 , dan penurunan di bulan November dikarenakan ada tanggal tidak ada kegiatan MICE serta ada penambahan ballroom dan meeting room baru yang bernama Puri Nailendra yang berada di New Moderate .Diahkir tahun 2013 tepat bulan Desember ada peningkatan kegiatan MICE meski tidak mencapai 50 % . D. Strategi Pemasaran Meeting Room untuk Kegiatan MICE Dalam memasarakan semua kamar, meeting room dan beserta fasilitas pendukungnya Lorin Solo Hotel tentunya tim sales & marketing mempunyai strategi tersendiri pada setiap segmentnya adapun langkah-langkah untuk mendapatkan tamu yang akan menggunakan meeting room dengan cara sebagai berikut : 1. Sales Call 2. Sales Trip 3. Sales blitz 4. Tele Marketing 5. Folow up Incoming 6. Via Web Dari macam-macam strategi yang telah disebutkan di atas maka disini penulis akan menjelaskan strategi-strategi berikut : 1. Sales Call commit to user



Salah satu kegiatan sales dalam memasarkan meeting dan beserta fasilitas lain di Lorin Solo Hotel dengan mengunjungi target market. Target market adalah meraka yang sudah menggunakan fasilitas hotel ini. Tugas utama seorang sales call adalah membina hubungan baik dengan pelanggan lama profesional, dan mencari calon pelanggan baru. Sales executive Lorin Solo Hotel melakukan kegiatan ini setiap hari. Sales Excecutive akan mengadakan briefing pagi dengan Director Of Sales dengan tujuan mengagendakan kegiatan 1 hari ini dan diahkiri dengan briefing sore yang isinya memberi laporan kepada Director Of Sales mengenai sales call hari ini. Aktivitas ini dilakukan sambil membawa media promosi baik brosur maupun flyer atau bisa disebut sales kit sesuai dengan kebutuhan konsumen dan sales excecutive berperan menjelaskan untuk produk-produk, event, maupun promo yang ditawarkan oleh Lorin Solo Hotel. Sales Call diakhiri dengan membuat janji kapan akan bertemu kembali untuk mendapatkan kepastian tentang rencana kegiatan atau event yang daidakan oleh konsumen di Lorin Solo Hotel dengan batasan waktu untuk memutuskan jadi atau tidaknya mengadakan acara supaya tidak ada bookingan yang terlalu lama. Sales Call dilakukan ke tempat-tempat yang spesifik dengan penjelasan yang detail dan intensitas waktu yang lama berkisar 10 menit hingga 1 jam. Contohnya adalah sales call ke Bank Madiri, FIF Finance.

2. Sales Trip Sales Trip merupakan kegiatan kunjungan yang dilakukan oleh Departemen Sales ke perusahan-perusahaan, travel agent, maupun goverment commit to user



di luar kota Solo yang dianggap potensial.Aktivitas tersebut berupa promosi berbekal sales kit yang telah dipersiapkan sebelumnya. Adapun rangkaian kegiatan sales trip adalah sebagai berikut : a. Sales trip dilakukan 2-3 bulan sekali, kota-kota tersebut seperti Jakarta, Bandung, Jogjakarta, Bali dan Surabaya. b. Persiapan dan rencana pelaksanaan, dibuat dalam bentuk proposal untuk kemudian diajukan oleh Director Of Sales dan General Manager. c. Membuat perjanjian terlebih dahulu dengan pihak yang akan dikunjungi. d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Director Of Sales dan General Manager setelah melakukan sales trip. Sales trip yang biasa dikunjungi Sales executive antara lain Kementrian Dalam Negeri, Kementrian Kelautan, Kementrian Pertanian dan lain sebagainya.

3. Sales Blitz Sales Blitz merupakan kegiatan kunjungan konsumen yang potensial secara

bersama-sama

aatau

melibatkan

departemen

lain

untuk

memperkenalkan Lorin Solo Hotel.Sales blitz bersifat mendadak dan kilat. Kegiatan Sales blitz terdiri dari dua sampai tiga grup untuk menyebarluaskan media promosi yang sudah dibawa untuk setiap segment pasar. Ciri khas sales blitz adalah dilakukan di pusat-pusat keramainan dengan cara membagikan brosur promo tanpa harus memberi penjelasan yang detail.

commit to user



Sales blitz yang dilakukan Lorin Solo Hotel antara lain ke travel agent, perbankan, dan perusahaan dan dilakukan setiap 1 minggu, 2 minggu, ataupun 1 bulan sekali.Adapun aktivitas sales blitz adalah sebagai berikut : a. Sales blitz dilaksanakan saat menjelang musim liburan (paek season) b. Pelaksanaan kegaitan sales blitz dilakukan, tidak harus membuat perjanjian terlebih dahulu karena kunjungan ini bersifat mendadak dan kilat serta dilakukan di pusat keramaian. c. Semua persiapan dam reancana pelaksanaan ditungakan dalam proposal yang diajukan oleh terlebih dahulu kepada Director Of Sales dan General Manager. d. Pelaksanaan kegiatan sales blitz diharuskan membawa media promosi berupa sales kit Lorin Solo Hotel.

4. Tele Marketing Tele marketing merupakan aktivitas yang dilakukan oleh seorang marketing dengan cara menelepon clinet-client yang telah bekerjasama baik dengan Lorin Solo Hotel. Dengan tujuan yaitu menawarkan kamar, beserta fasilitas-fasilitas di dalam Lorin Solo Hotel yang tentunya untuk mendapatkan tamu serta meningkatkan hunian kamar maupun meeting roomnya.

5. Follow Up Incoming Follow Up Incoming adalah salah satu aktivitas di sales & marketing yaitu apabila ada telephone yang masuk ke operator menayakan tentang paket meeting, ingin mengajukan harga corporate, serta lainnya yang berhubungan commit to user



dengan aktivitas sales & marketing maka dari operator menyambungkan percakapan telephone tersebut ke marketing dan Sales secretary menerima dan segera menindaklanjuti atau memfollow up permintaan serta pertanyaan tersebut.

commit to user



6. Via Web Strategi pemasaran ini merupakan strategi yang dilakukan lewat sosial media seperti web. Pemasaran via web sendiri dikelola oleh E-Commerce Operator merupakan staf yang bertugas mengurus setiap segala kegiatan di Lorin Solo Hotel. E-Commerce meliputi portal website, media sosial, materi slide show TV dan dokumentasi. E Commers Operator bertugas pula untuk membantu Graphic Designer dalam menjalankan tugasnya.

E. Macam dan Jenis Meeting Package Lorin Solo Hotel 1. Paket Meeting Lorin Solo Hotel Untuk mendukung terselenggaranya event MICE Lorin Solo Hotel menyediakan beraneka paket untuk meeting maupun kegiatan lain, berikut paket meeting yang ditawarkan oleh Lorin Solo Hotel . a. Fullboard Meeting Package 1) Menginap satu kamar untuk 2 orang 2) Welcome Drink 3) Sarapan di Sasono Bujono Restaurant/ Bale Raos/ Kampoeng Ikan 4) 2x Coffe break , Lunch , Dinner 5) Bebas penggunaan dan penataan ruang pertemuan 6) Fasilitas meeting: OHP & Screen, Panggung dan mimbar, papan tulis, spidol, kertas dan pensil, permen, mineral water, sound system standar & mikrofon, meja registrasi. 7) Free Wifi 8) 15% diskon SPA

commit to user



9) 10% diskon Laundry 10) Gratis penggunaan fasilitas fitnes 11) Gratis pengantaran dan penjemputan di Bandara Adi Sumarmo/ Stasiun Balapan. Dengan Harga : Rp 630.000/Orang/Hari b. Half Day Meeting Package 1) 1x Coffe Break 2) 1x Makan Siang 3) Including standart meeting room 4) Fasilitas meeting: OHP & Screen, Panggung dan mimbar, papan tulis, spidol, kertas dan pensil, permen, mineral water, sound system standar & mikrofon, meja registrasi 5) Free Wifi Dengan Harga : Rp 200.000/Orang/Hari c. Paket Fullday 1) 2x Coffe Break 2) Lunch/ Dinner 3) Fasilitas meeting : OHP & Screen, panggung dan mimbar, papan tulis, spidol, kertas dan pensil, permen, mineral water, sound system standar & mikrofon, meja registrasi 4) Free Wifi Dengan Harga : Rp 300.000

commit to user



2. Macam Kegiatan MICE di Lorin Solo Hotel Banyak sekali kegaiatn yang dapat diselenggarakan di ballroom dan meeting room Lorin Solo Hotel yang tentunya untuk mendukung kegiatan MICE serta untuk meningkatkan revenue hotel, kegiatan itu anatara lain : 1. Konggres : Pertemuan berkala untuk pemufakatan program dan agenda kegiatan kelembagaan. 2. Simposium : Pertemuan sekelompok ahli dengan praktisi yang dipandu oleh moderator dengan maksud dan tujuan untuk membahas isue jargon, fenomena masyarakat yang hasil rumusannya akan dijadikan sebagai masukan intelektual bagi pihak yang berkepentingan. 3. Jumpa Pers : Pertemuan insan media dengan public figure atau wakil lembaga untuk kepentingan pemberitahuan. 4. Lokakarya : Pertemuan sekelompok orang yang dipandu oleh moderator dengan maksud dan tujuan untuk menambah pengertian dan meningkatkan ketrampilan tentang materi teknis yang dipresentasikan dan diperagakaan oleh pembicara ahli. 5. Konvensi : Pertemuan berkala untuk pemufakatan program dan agenda kegiatan kelembagaan. 6. Konfresnsi : Pertemuan untuk membahas kepentingan bersama . 7. Diskusi Planel : Pertemuan sekelompok orang yang dikendalikan oleh moderator dengan menghadirkan pakar pembicara dan mengutamakan peran aktif audience untuk menyampaikan gagasan atau pendapat tentang suatu topic tertentu untuk dirumuskan menajdi sejumlah kesimpilan atau konsensus yang bernilai tinggi. commit to user



8. Official atau Event : Kegiatan audience dengan kepala negara atau pimpinan atau tokoh masyarakat termuka. 9. Laddies Program : Pusat organisasi wanita yang dilakukan kunjungan ke pusat perbelanjaan , kerajinan atau pusat industri. 10. Freewall Party : Jamuan setelah konvensi berahkir. 11. Table Manner : Aturan tata cara di meja makan, termasuk menggunakan perlatannya. Setiap negara, daerah atau keluarga mempunyai atutran sendiri-sendiri tentang tata cara di meja makan, tata cara di meja makan dipengaruhi oleh budaya setempat dimana kita tinggal.

F. Department yang Terlibat Event MICE Dalam pelaksanaan event MICE tidak hanya Sales & Marketing yang bertugas dalam menangani suatu event saja, melainkan ada beberapa department yang menangani dan melayani tamu event MICE. Berikut adalah department yang berperan serta tugasnya. 1. Sales & Marketing Sales & Marketing mengeluarkan edaran yang berupa Guest Event Contrac dan Banquet Event Order. Di mana edaran tersebut dibagikan pada semua department isinya berupa apa saja yang diperlukan selama kegiatan MICE berlangsung. 2. Front Office Departement Peran

Front

Office Departement

sangatlah

berperan dimana

department tersebut menyiapkan kamar yang diperlukan sebuah event MICE jika berlangsung lebih dari satu hari. Serta peran reception dalam melayani commit to user



tamu yang akan registrasi chek in hingga chek out. Hingga peran Concierge dalam penjemputan atau pengantaran tamu dari bandara atau stasiun. 3. House Keeping Departement ini yang menangani pembersihan dan pengecekan ada tidaknya

kamar yang rusak jika akan digunakan sebuah event MICE yang

lebih dari satu hari. 4. Food and Beverage a. Food and Beverage Product : Dimana tugas dari food and beverage product membuat makanan dan minuman yang digunakan dalam event MICE. Misalkan membuatkan sarapan, coffe break, hingga makan malam sejumlah pax yang tertulis pada Banquet Event Order. b. Food and Beverage Service Tugas dari Food and beverage service ini menyipkan hingga makanan yang telah diolah oleh food and beverage product untuk sebuah event. c. Banquet Tugas dan peran banquet ini menyiapkan ruangan yang mana akan digunakan sebuah event MICE, menset-up ruangan yang dikehendaki susuai yang tertulis pada banquet event order, serta melengkapi kebutuhan apa saja selama event berlangsung. 5. Engineering Peran dan tugas engineering ini jika ada keluhan kerusakan atau ketidaknyamanan tamu saat berada di Ballroom dan Meeting room hingga commit to user



kamar . Maka segeralah engenering department memperbaiki keluhan-keluhan tersebut. 6. Security Peran keamanan inilah dimana yang mengatur kendaraan para peserta event MICE.

G. Kendala dan Solusi untuk Menyelenggarakan Event MICE 1. Kendala a. Banyaknya competitor dengan harga yang bersaing. b. Letak Lorin Solo Hotel yang tidak di tengah kota. c. Berbentrok dengan group lain. d. Dalam suatu periode banyak bookingan sehingga tidak terakomodir dan ahkirnya tamu berpindah ke hotel lain. e. Bertepatan dengan hari raya nasional seperti Idul Fitri, Natal, dan Tahun Baru sehingga jarang untuk instansi yang akan menagadakan event MICE . f. Kurangnya kamar untuk menginap dalam satu group. 2. Solusi a. Membina serta meningkatkan kerjasama yang baik dengan kolega lama maupun kolega baru. b. Memfasilitasi rental mobil, yang gunanya untuk memudahkan tamu yang akan berpergian ke luar hotel. c. Adanya kerjasama antara sales & marketing satu dan lainnya.

commit to user



d. Untuk meningkatkan revenue karena kegiatan MICE bisanya ada kerjasama dengan departement lain misalkan dengan Food and Beverage Departement dan Front Office Departement atau departement lain. Seperti : Paket menonton dugem atau live music dengan fasilitas kamar. e. Apabila kekurangan kamar dalam satu group bisa dialihkan ke hotel yang satu group dengan Lorin misalkan ke Syariah Hotel Solo yang letaknya bersebelahan. f. Apabila antara sales & marketing bertepatan menagadakan event MICE maka salah satu mengalah dan mencari tanggal di mana bisa terselenggaranya event tersebut. g.

commit to user

BAB III STRATEGI PEMASARAN BALLROOM DAN MEETING ROOM. A. Peran, Tugas dan Tanggung Jawab Sales & Marketing Departement

Recommend Documents