BAB III SOLUSI BISNIS 3.1. Alternatif Solusi Bisnis Pada proyek akhir ini telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa PT. Trimitra Sejati Pratama memiliki beberapa masalah yang bersumber dari internal perusahaan dan eksternal perusahaan yang mengakibatkan sampai saat ini kinerja PT. Trimitra Sejati Pratama masih belum dapat memenuhi kepuasan dari setiap stakeholder. Pemenuhan kepuasan dari setiap stakeholder menjadi aspek yang perlu diperhatikan agar perusahaan dapat bertahan dan terus berkembang. Oleh karena itu, untuk memenuhi kepuasan dari setiap stakeholder dapat dituangkan dalam sistem manajemen kinerja. Sistem manajemen kinerja merupakan suatu alat untuk mengukur kemajuan program atau aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pemenuhan kepuasan dari setiap stakeholder. Sistem manajemen kinerja juga merupakan suatu pendekatan sistematik untuk memperbaiki kinerja perusahaan melalui proses yang berkelanjutan dan berjangka panjang yang meliputi kegiatan penetapan strategi, pengukuran kinerja, serta analisa dan pelaporan data kinerja untuk digunakan dalam perbaikan berkelanjutan (Mahmudi,2005). Sampai saat ini telah banyak diperkenalkan kerangka sistem manajemen kinerja yang dapat digunakan oleh berbagai macam perusahaan. Beberapa yang sangat terkenal adalah Malcolm Baldridge National Quality Award (Department of Commerce, USA, 1987), The Balanced Scorecard (Kaplan & Norton, 1996) dan Prism (Neely & Adam, 2002). Setiap kerangka manajemen kinerja mempunyai kelebihan dan kekurangan masing–masing. Pada projek akhir ini, alternatif kerangka sistem manajemen kinerja yang akan digunakan adalah sistem manajemen kinerja yang berbasis Integrated Performance Measurement System (IPMS) yang diperkenalkan oleh Dermawan Wibisono Ph.D (2006).
25
3.1.1. Pembatasan Masalah Untuk memperoleh pemecahan masalah yang tepat dan tidak melebar dari pembahasannya, pada proyek akhir ini ditetapkan pembatasan masalah sebagai berikut : • Penelitian hanya difokuskan pada perancangan sistem manajemen kinerja saja. • Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari data–data yang disediakan oleh perusahaan didukung dengan wawancara langsung dengan pihak manajemen. Sedangkan data sekunder dapat diperoleh melalui internet dan literatur–literatur lainnya yang masih berhubungan dengan proyek akhir ini. • Memberi masukan/usulan strategi dalam pencapaian target untuk peningkatan kinerja berdasarkan sistem manajemen kinerja yang dirancang
3.1.2. Metodologi Pemecahan Masalah Metodologi yang digunakan dalam pemecahan masalah pada proyek akhir ini adalah dengan menggunakan perancangan system manajemen kinerja IPMS (Integrated Performance Measurement System), dimana metodologi perancangan sistem manajemen kinerja tersebut dikemukakan oleh Dermawan Wibisono Ph.D dalam bukunya “Manajemen Kinerja : Konsep, Desain dan Teknik Meningkatkan Daya Saing Perusahaan“ (Tahun 2006:25). (IPMS). Langkah–langkah yang dilakukan dalam penelitian ini digambarkan sebagai berikut :
26
Identifikasi Masalah Kinerja PT.Trimitra Sejati Pratama yang masih belum memenuhi kepuasan seluruh stakeholder yang disebabkan oleh beberapa dalam bidang manajemen,operasional dan keuangan
Tujuan Penelitian Merancang Sistem Manajemen Kinerja pada PT. Trimitra Sejati Pratama dengan pengukuran variable yang tepat sehingga diharapkan kinerja PT.Trimitra Sejati Pratama dapat memuaskan stakeholdersnya
Studi Pustaka Literatur/referensi: Konsep Integrated Performance Measurement System dari Dermawan Wibisono 2006
Pengumpulan dan Pengolahan Data Data Primer diperoleh dari interview dengan salah satu pemilik perusahaan dan beberapa staf PT.Trimitra Sejati Pratama dan laporan perusahaan. Data sekunder diperoleh dari internet dan literature lainnya
Analisis Lingkungan Makro
Analisis SWOT
Analisis lingkungan makro meliputi analisis lingkunganpolitik dan regulasi,analisis lingkungan ekonomi makro,analisis sosial dan analisis teknologi sehingga diketahui situasi bisnis yang terjadi yang mempengaruhi perusahaan
Analisis SWOT diperoleh dari hasil diskusi dengan salah satu pemilik perusahaan untuk mengetahui aspek internal dan eksternal perusahaan
Perancangan Sistem Manajemen Kinerja Metodologi perancangan sistem manajemen kinerja dengan konsep IPMS dari Dermawan Wibisono (2006)
Rekomendasi Usulan strategi dalam rangka peningkatan kinerja berdasarkan system manajemen kinerja yang dirancang
Gambar 3.1 Tahap Pelaksanaan Proyek Akhir
3.1.3. Sistem Manajemen Kinerja IPMS Konsep IPMS lebih sederhana daripada konsep–konsep sistem manajemen kinerja lainnya. Konsep IPMS hanya meliputi tiga aspek pengukuran, yaitu keluaran organisasi, proses internal dan kemampuan sumber. IPMS mampu 27
menterjemahkan visi perusahaan menjadi strategi yang dijadikan objektif bagi setiap divisi pada level operasional, sehingga pihak manajemen dapat memonitor dan mengontrol apakah strategi yang selama ini diterapkan sudah mampu mencapai visi perusahaan. Dampak yang ditimbulkan adalah perusahaan dapat bersaing dan terus bertahan. Konsep IPMS dapat diterapkan di berbagai model industri manufaktur maupun jasa baik milik pemerintah maupun swasta. Adapun tahapan Perancangan Sistem Manajemen Kinerja dengan konsep IPMS oleh Dermawan Wibisono Ph.D (2006) adalah seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.2 Tahap Perancangan Sistem Manajemen Kinerja Telah disebutkan dalam pembatasan masalah bahwa dalam Proyek Akhir ini hanya difokuskan pada tahap perancangan saja.
3.2. Analisa Solusi Bisnis Dalam menyusun suatu kerangka sistem manajemen kinerja, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan agar kerangka yang dirancang dapat memenuhi kepuasan dari setiap stakeholders. Hal pertama yang harus diperhatikan adalah perusahaan harus mengetahui keinginan dan kebutuhan dari setiap stakeholders kemudian dicocokan dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan sehingga tidak terjadi pertentangan. Hal lain yang harus diperhatikan adalah ukuran kinerja harus sesuai dengan strategi, proses dan kemampuan dari perusahaan untuk
28
memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut. Dengan kata lain pengukuran kinerja harus dilakukan pada variabel yang tepat. Dalam sistem manajemen kinerja yang berbasis Integrated Performance Measurement System membagi variabel kinerja dalam tiga perspektif, yaitu keluaran organisasi, proses internal dan kemampuan sumber daya. Ketiga perspektif ini merupakan model pendekatan yang cocok diterapkan di Indonesia karena berdasarkan pengalaman penerapan di beberapa perusahaan di Indonesia, rancangan ini memiliki aspek kepraktisan dan nilai tambah. Ketiga perspektif dan aspeknya dapat dilihat pada tabel di bawah ini : Tabel 3.1 Perspektif Sistem Manajemen Kinerja Perspektif
Aspek Finansial Keluaran Organisasi Non Finansial Inovasi Proses Operasi Proses Internal Pemasaran Pelayanan purna jual Sumber Daya Insani Kemampuan Sumber Sumber Daya Teknologi Daya Sumber Daya Organisasi
Pengukuran kinerja sangat penting bagi perusahaan karena perusahaan dapat mengetahui apa yang telah dicapai selama ini secara terukur. Dalam melakukan pengukuran kinerja dapat diketahui pula hal apa yang perlu diperhatikan secara khusus sehingga memudahkan dalam pengolahannya. Dapat dikatakan bahwa pengukuran kinerja merupakan alat untuk mengkaji ulang manajemen stratejik yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen (Wibisono,2006). PT. Trimitra Sejati Pratama merupakan salah satu perusahaan swasta penyedia alat-alat perminyakan di Indonesia. Sebagai perusahaan swasta, PT. Trimitra Sejati Pratama lebih berorientasi pada perolehan profit. Tetapi untuk mencapai profit yang diinginkan PT. Trimitra Sejati Pratama tidak hanya melihat aspek keuangan saja melainkan juga harus memperhatikan aspek-aspek kinerja lainnya, seperti aspek non finansial, inovasi, proses operasi, sumber daya insani, sumber daya teknologi dan sumber daya organisasi.
29
3.2.1. Variabel Kinerja Aspek Finansial Pengukuran kinerja keuangan merupakan salah satu aspek yang penting. PT. Trimitra Sejati Pratama sebagai perusahaan swasta sangat memperhatikan kondisi keuangan perusahaannya. Aspek keuangan perusahaan penting untuk kelangsungan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kondisi keuangan perusahaan dapat diketahui melalui analisis laporan keuangan, yaitu neraca dan laporan rugi laba. Neraca keuangan memberikan informasi mengenai kondisi keuangan perusahaan pada periode tertentu, biasanya pada akhir tahun anggaran. Sedangkan laporan rugi/laba memberikan informasi mengenai hasil kegiatan operasional perusahaan pada periode tertentu. Kinerja keuangan dapat diketahui dengan mengukur variabel yang berupa rasio keuangan. Analisis rasio keuangan dapat mengevaluasi situasi saat ini dan memprediksi kondisi keuangan di masa mendatang (Rangkuti, 2006). Rasio yang diukur pada PT. Trimitra Sejati Pratama adalah rasio keuntungan, rasio likuiditas, rasio aktivitas dan rasio solvabilitas. Tujuan dari pengukuran rasio–rasio tersebut dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 3.2 Tujuan Pengukuran Rasio Keuangan Jenis Rasio Rasio Keuntungan (Profitability Ratio) Rasio Likuiditas (Liquidity Ratio)
Tujuan Mengukur efektivitas manajemen yang dapat keuntungan yang dihasilkan
Contoh keseluruhan ROA, ROE, ROI, dilihat dari Profit margin on sales
Mengukur kemampuan perusahaan dalam Current Ratio, Quick memenuhi kewajiban jangka pendek Ratio, Inventory to working capital Rasio Aktivitas Mengukur efektivitas perusahaan dalam Inventory turnover, (Activity Ratio) mengelola sumber dana perusahaan Collection period, Fixed asset turnover Rasio Mengukur kemampuan perusahaan Debt ratio, Debt Solvabilitas memanfaatkan struktur kapital terutama equity ratio, Time (Solvability pinjaman, dan kemampuan membayar bunga interest earned Ratio) dan cicilan.
Dalam rancangan sistem manajemen kinerja PT. Trimitra Sejati Pratama variable kinerja keuangan, tolak ukur dan standar yang ditetapkan dapat dilihat pada tabel berikut ini:
30
Tabel 3.3 Variabel Kinerja Aspek Finansial PERSPEKTIF
ASPEK
KELUARAN
FINANSIAL
TUJUAN
VARIABEL Profitability
ORGANISASI
Ratio
TOLOK UKUR Profit Margin on sales
FORMULASI
STANDAR
Net Income
0.2
Sales Net Income
ROE
F1: Peningkatan keuntungan
Working Ratio Activity F2: Efisiensi penggunaan dana
Total Equity EBIT
ROI
Ratio
Operating Expense
Collection Periode
0.5
Operating Revenue 0.5
Total Assets Account Receivable (Sales/365)
PERIODE
Laporan rugi/laba
Per tahun
Neraca & Laporan rugi/laba
Per tahun
N/A
Total Investment
Sales Assets Turnover
N/A
SUMBER
30 after delivery
Neraca & Laporan rugi/laba Laporan rugi/laba Neraca & Laporan rugi/laba Neraca & Laporan rugi/laba
2005
2006
TARGET
STATUS
-0.006
-0.02
0.15
♦
-0.39
-0.015
N/A
♦
Per tahun
0.42
-0.01
N/A
×
Per tahun
-1.09
-74.01
0.7
×
63.79
0.97
0.5
×
45
45
30
♦
Per tahun
Per tahun
31
Tabel 3.3 Variabel Kinerja Aspek Finansial (Lanjutan) PERSPEKTIF
ASPEK
TUJUAN
VARIABEL
F3: Peningkatan kemampuan memenuhi kewajiban jangka pendek
Liquidity
Ratio
Solvability Ratio F4: Efektivitas pemanfaatan modal pinjaman
32
TOLOK UKUR
Quick Ratio
Debt Ratio Time Interest Earned Debt Equity Ratio
FORMULASI
STANDAR
SUMBER
2
Neraca
2005
2006
TARGET
STATUS
0.98
159.4
N/A
♦
Per tahun
Current Assets inventory Current Liabilities
Total Debt
PERIODE
0.5
Neraca
Per tahun
0.77
2.24
N/A
♦
2
Neraca &
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
Per tahun
0.79
1.81
N/A
♦
Total Assets EBIT - Depreciation Interest Long-term Debt Total Equity
laporan rugi/laba 0.5
Neraca
3.2.2. Variabel Kinerja Aspek Non Finansial Sama dengan variabel finansial, pengelolaan variabel non finansial ditujukan untuk memenuhi kebutuhan stakeholders. Akan tetapi sering kali terjadi perbedaan dalam kebutuhan dari setiap stakeholder sehingga membuat perusahaan melakukan trade-off dalam memenuhi kebutuhan setiap stakeholder seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.3 Bagan stakeholder yang memegang peranan penting
Kepuasan pelanggan terhadap layanan PT.Trimitra Sejati Pratama dapat diukur dengan menggunakan survey kepuasan pelanggan. Dengan menggunakan survey tersebut PT. Trimitra Sejati Pratama dapat mengetahui apa yang diinginkan oleh para pelanggannya. Sebagai perusahaan penyedia alat-alat perminyakan PT. Trimitra Sejati Pratama tidak hanya terfokus pada pelanggan yang selama ini telah menggunakan jasanya melainkan juga kepada pelanggan-pelanggan yang masih belum bisa dijangkau oleh pihak PT. Trimitra Sejati Pratama. Oleh karena itu, PT. Trimitra Sejati Pratama harus berfokus dengan kepuasan pelanggan melalui penyediaan barang yang sesuai dengan requirement dari pelanggan, peralatan yang berteknologi tinggi, mempunyai safety factor yang tinggi, ramah terhadap 33
lingkungan sekitar dan harga yang kompetitif. Sedangkan bagi pelanggan– pelanggan yang belum terjangkau PT. Trimitra Sejati Pratama harus lebih sering melakukan site visit kepada perusahaan–perusahaan tersebut. Kelompok stakeholder lain yang harus diperhatikan adalah pegawai. Pemenuhan kepuasan pegawai dapat diketahui melalui survey kepuasan pegawai. Dari survey ini dapat diketahui apa yang menjadi kebutuhan pegawai. Pengukuran variabel ini juga penting untuk mengetahui apakah kompensasi yang diberikan perusahaan selama ini seperti gaji, bonus dan kesejahteraan telah memenuhi kepuasan karyawannya. Dengan memenuhi kepuasan pegawai diharapkan dapat meningkatkan motivasi pegawai untuk memberikan hasil yang terbaik bagi perusahaan. Selain itu dapat menarik pegawai yang kompeten dan berkualitas untuk bergabung. Sedangkan pegawai yang sudah bergabung dan memiliki kompetensi, kualitas, karakter dan memberikan hasil yang baik bagi perusahaan dapat dipertahankan. Untuk kelompok pemerintah variabel yang dapat diukur adalah aspek hukum dan aturan. Adanya aturan pemerintah melalui BP Migas yang ditetapkan dalam Pedoman Tata Kerja BP Migas No. 007/PTK/VI/2004 mengenai petunjuk pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan kontraktor Kontrak Kerja Sama (Kontraktor KKS) BP Migas. Kelompok lain yang terkait dengan PT. Trimitra Sejati Pratama adalah mitra kerja. Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Trimitra Sejati Pratama memiliki mitra kerja untuk mendukung opersional pelayanan kepada pelanggan. Hubungan ini dilakukan agar PT. Trimitra Sejati Pratama dapat fokus pada bisnis intinya, yaitu penyedia alat-alat perminyakan. Mitra kerja yang terlibat dalam mendukung operasional PT. Trimitra Sejati Pratama dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 3.4 Mitra Kerja PT. Trimitra Sejati Pratama Bidang Kerja Penerimaan Pembayaran
Pendanaan Perusahaan Principal
34
Mitra Kerja Bank Bukopin Bank BNI Bank BTN Syariah Bank BTN Syariah Arena International Pte.Ltd A&M Industrial Allendorph Specialties, Inc American Oil Tools
Arvine Pipe & Supply Co Budi Arta Sakti, PT BOPC Inc BGPS, Inc Bulldog Specialties, Ltd BOP Products, LLC Brannco Oilfield Products Carter Tool Co.Inc CPV Industrial Supply PTE, Ltd Challenger Equipment & Tools Supply D.K. Jones Limited Piping Products D&D Tongs Demay Internasional Double Life Corporation Ener-tex Internasional indrill Supply of Texas King Valve Inc LK Oilfield Products,Inc Melco Mallard Oilfield Equipment, Inc MCM Oil Tools Oilfield Bearing Industries O'drill, Inc Petroleum Elastomers, Inc S&K Supply Soon Supply Internasional PTE,Ltd Stuckey's Speciality Tools T3 Energy Services Texas Internasional Oilfield Transerve Cabins PTE,Ltd Transmark Fcx PTE.Ltd Triomandiri Lestarijaya, PT Tuff Parts UD.Multi Sarana Tehnik Valveworks USA Vetcogray Controls PTE.Ltd West Coast B.O.P product, Inc Winches, Inc Secara lengkap variabel kinerja non finansial yang diukur dapat dilihat pada tabel berikut ini :
35
Tabel 3.5 Variabel Kinerja Aspek Non Finansial PERSPEkTIF
ASPEK
KELUARAN
NON
ORGANISASI
FINANSIAL
TUJUAN
N1: Peningkatan pelayanan customer
N2: Peningkatan kepuasan karyawan N3: Peningkatan kepuasan pemerintah N4: Peningkatan kepuasan bank N5: Peningkatan kemitraan N6: Peningkatan kepuasan principal
36
VARIABEL Tingkat kepuasan customer Cakupan layanan
TOLOK UKUR Indeks kepuasan customer % cakupan layanan
FORMULASI
STANDAR
SUMBER
PERIODE
Puas Quality Assurance (memenuhi standar teknis) Jml pelanggan terlayani X 100%
(CSI 65.1% - 80%) 75%
Jml total customer
Sales & Marketing
Per tahun
Sales & Marketing
Per tahun
HRD
Per tahun
2005
2006
TARGET
STATUS
N/A
N/A
N/A
N/A
30%
45%
75%
♦
N/A
N/A
N/A
Tingkat kepuasan karyawan
Indeks kepuasan karyawan
Survei kepuasan karyawan
Aspek hukum dan aturan
Penerapan Local Content
Dilakukan penerapan Local Content
Local content 30%
Pengawas (BP Migas)
Per tahun
Ada
Ada
Ada
√
Tingkat kepuasan bank
Indeks kepuasan Bank
Pengembalian pinjaman tepat waktu & bagi hasil
N/A
Keuangan
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
mitra kerja
jumlah mitra kerja
jumlah mitra kerja
Manajemen
Per tahun
Tingkat kepuasan principal
Indeks kepuasan principal
survey kepuasan principal
Sales, Marketing, Finance
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
Puas (ESI 65.1% - 80%)
N/A
N/A
Puas
3.2.3. Variabel Kinerja Aspek Inovasi Aspek Inovasi merupakan bagian dari perspektif proses internal. Aspek inovasi merupakan salah satu hal yang penting untuk diukur dalam kinerja perusahaan. Efektivitas, efisiensi dan kecepatan dalam melakukan inovasi pada suatu perusahaan dapat menjadi faktor yang lebih menentukan dibandingkan dengan kemahiran operasi sehari-hari (Kaplan&Norton, 1996). Aspek inovasi yang diukur pada PT. Trimitra Sejati Pratama antara lain pengembangan principal baru, pengembangan peralatan yang ditawarkan dan pengembangan pasar yang baru. Dengan mengukur variabel inovasi tersebut, maka PT. Trimitra Sejati Pratama dapat meningkatkan proses pelayanan dengan menyediakan alat-alat perminyakan yang sesuai dengan requirement dari pelanggan sehingga dapat memenuhi kepuasan pelanggan dan secara tidak langsung akan memperbaiki kinerja keuangan. Pada PT. Trimitra Sejati Pratama inovasi yang telah dilakukan adalah inovasi dalam hal pengembangan principal baru, pengembangan freight forwarder baru dan pengembangan peralatan perminyakan yang ditawarkan. Pengembangan principal baru dilakukan dengan melakukan site visit dan seminar baik yang diadakan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dengan harapan dari site visit dan mengikuti seminar tersebut PT. Trimitra Sejati Pratama dapat memperoleh principal baru untuk bekerja sama dalam menyediakan alat-alat perminyakan yang sesuai dengan requirement dari pelanggan. Sedangkan inovasi dalam hal pengembangan produk secara otomatis dapat diperoleh dari pengembangan principal baru. Dengan dukungan principal-principal yang baru dan produk baru yang lebih kompetitif dan sesuai dengan requirement pelanggan diharapkan pula PT. Trimitra Sejati Pratama dapat memperluas marketnya dengan memasuki segmen yang baru yaitu Engineering Procurement and Construction (EPC). Dengan inovasi tersebut maka dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dan juga memberikan kepuasan kepada pelanggan. Secara ringkas variabel inovasi yang diukur pada PT. Trimitra Sejati Pratama dapat dilihat pada tabel berikut :
37
Tabel 3.6 Variabel Kinerja Aspek Inovasi PERSPEKTIF
ASPEK
PROSES
TUJUAN V1: Pengembangan Inovasi yang
INTERNAL
VARIABEL
TOLOK UKUR
Inovasi Produk
Jml produk baru yang dikeluarkan
proses bisnis Pengembangan principal baru
Pengembangan Freight Forwarder
38
STANDAR
SUMBER
Ada
Mendukung
INOVASI
FORMULASI
Jml penambahan principal baru Jml penambahan freight forwarder baru
2005
2006
TARGET
STATUS
Per tahun
Ada
Ada
Ada
√
Per tahun
Ada
Ada
Ada
√
Per tahun
Ada
Ada
Ada
√
Sales & Marketing
Jml produk baru yang dikeluarkan Ada Jml penambahan principal baru
Sales & Marketing Ada
Jml penambahan freight forwarder baru
PERIODE
Sales & Marketing
3.2.4. Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi Aspek kedua yang diukur pada proses internal adalah proses operasi. Proses operasi didefinisikan sebagai proses konversi material, energi dan informasi menjadi produk atau layanan dalam skala tertentu guna memenuhi kebutuhan pelanggan (Basu dan Wright,1997). Proses operasi yang dilakukan oleh PT. Trimitra Sejati Pratama merupakan hal yang krusial dalam strategi organisasi. Salah satu penyebab utama rendahnya kinerja PT. Trimitra Sejati Pratama adalah proses operasi yang dilakukan masih belum memenuhi ekspektasi dari stakeholders khususnya pelanggan. Oleh karena itu perlu dilakukan pengukuran kinerja atas aspek proses operasi sehingga dapat diketahui hasil yang sudah dicapai dan yang masih belum tercapai. Sehingga dengan adanya perbaikan proses operasi dapat membangun keunggulan PT. Trimitra Sejati Pratama secara berkelanjutan. Dalam menentukan variabel kinerja pada PT. Trimitra Sejati Pratama perlu adanya identifikasi yang menyebabkan PT. Trimitra Sejati Pratama masih sering menawarkan produk yang belum sesuai dengan requirement yang diinginkan pelanggan. Sampai saat ini kinerja proses operasi PT. Trimitra Sejati Pratama dalam penyediaan produk masih kurang oleh karena itu perlu diadakan perbaikan proses operasi dalam hal pemenuhan kualitas produk ketersediaan akan produk yang ditawarkan. Variabel-variabel kinerja yang diukur dapat dilihat pada tabel berikut :
39
Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi TUJUAN
VARIABEL
TOLOK UKUR
FORMULASI
STANDAR
Standar tiap tipe
Sesuai dengan requirement pelanggan
P1: kualitas barang
yang ditawarkan
P2: Peningkatan jmlh penjualan
40
Kualitas barang yang ditawarkan
Produktivitas tenaga penjual
SUMBER
principal & customer
PERIODE
2006
TARGET
Kualitas barang memenuhi standar&sesuai dengan requirement pelanggan
Kualitas barang memenuhi standar&sesuai dengan requirement pelanggan
Kualitas barang memenuhi standar&sesuai dengan requirement pelanggan
16.000us$/sales
22.000us$/sales
35.000us$/sales
STATUS
Per tahun ♦
Kualitas barang yang sampai ke setiap pelanggan harus memenuhi requirementnya
Pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan
2005
avarage sales turnover per employee
20.000us$/sales
sales & marketing
Per tahun
♦
Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi (Lanjutan) TUJUAN
VARIABEL
P3: Peningkatan layanan bank
Ketepatan waktu payment ke principal
P4: Peningkatan kehandalan pelayanan
TOLOK UKUR Waktu payment ke principal
Jml enquiry yang menjadi quotation
% enquiry yang menjadi quotation
Jml quotation yang menjadi PO
% quotation yang menjadi PO
FORMULASI
STANDAR
Term of payment principal
Wire transfer with order
SUMBER Finance
PERIODE
2005
2006
TARGET
STATUS
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
♦ Jml enquiry yg menjadi quatation X100% Jml total enquiry Jml quotation yang menjadi PO X100%
50%
Managerial
Per tahun
35%
45%
60%
40%
Managerial
Per tahun
20%
25%
50%
♦
Jml total quotation
41
Tabel 3.7 Variabel Kinerja Aspek Proses Operasi (Lanjutan) TUJUAN
VARIABEL
TOLOK UKUR
FORMULASI
Kecepatan layanan
Waktu pengiriman
Waktu yang diperlukan untuk
pengiriman barang
Barang
pengiriman barang
Kemudahan layanan pembayaran invoice
Sistem Pembayaran Invoice
Sistem Pembayaran
Biaya operasi
Biaya operasi/ PO
P5: Penurunan biaya operasi
(unit cost)
STANDAR
Depend on client
Telegraphic Transfer N/A
Jml biaya operasi Jml PO
SUMBER
PERIODE
2005
2006
Sales & marketing
Per tahun
N/A
N/A
TARGET
STATUS N/A
Depend on client
Sales & marketing
Per tahun
Sales & marketing
Per tahun
Sales & marketing
Ada
Ada
Ada
√
N/A
N/A
N/A
N/A
Per tahun
15%
30%
80%
♦
Per tahun
15%
30%
80%
♦
80% P6: Pengembangan kapabilitas principal
P7: Peningkatan kapabilitas freight forwarder
42
Kualifikasi principal
% principal yang memenuhi kualifikasi
Jml pemasok memenuhi kualifikasi X100% Jml total supplier
Kualifikasi freight forwarder
% freight forwarder yang memenuhi kualifikasi
Jml freight forwarder yg menjadi vendor yg memenuhi kualifikasi X 100% Jml total freight forwarder
80%
Sales & marketing
3.2.5. Variabel Kinerja Aspek Insani Aspek insani merupakan bagian dari perspektif kemampuan sumber daya. Sumber Daya Manusia merupakan intangible asset yang penting bagi perusahaan. Ada pemahaman yang menyebutkan bahwa intangible asset akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan sebesar 75% sedangkan tangible asset hanya mampu mempresentasikan kurang dari 25% (Wibisono, 2006). Sumber daya insani merupakan sumber daya yang menjadi tulang punggung dari seluruh sistem yang dirancang, metode yang diterapkan dan teknologi yang digunakan. Oleh karena itu pengukuran terhadap variabel ini sangatlah penting dalam rangka pengembangan sumber daya insani untuk mencapai kesuksesan perusahaan. Pada rancangan sistem manajemen kinerja PT. Trimitra Sejati Pratama ini variabel yang akan diukur meliputi kualifikasi pegawai, kualitas pegawai dan produktivitas pegawai. Pengukuran tersebut dapat dilihat pada tabel berikut :
43
Tabel 3.8 Variabel Kinerja Aspek Insani TUJUAN
S1: Kualifikasi karyawan yang tinggi
S2: Peningkatan kualitas karyawan
VARIABEL
TOLOK UKUR
Tingkat pendidikan karyawan
% Komposisi pegawai yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan
Training&seminar karyawan
site visit S3: Peningkatan produktivitas karyawan
Tingkat keselamatan kerja
44
% Jml training&seminar yg sesuai dengan kebutuhan pegawai & perusahaan Jml site visit
Jml kecelakaan kerja
FORMULASI
% Komposisi pegawai yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan
Jml training&seminar yg sesuai dengan kebutuhan X100% Jml total training&seminar yg diadakan Jml site visit/tahun
STANDAR
SUMBER
N/A
HRD
N/A
HRD
N/A
HRD
0
HSE
PERIODE
2005
2006
TARGET
STATUS
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Per tahun
Per tahun
Per tahun
Per tahun Jml kecelakaan kerja / tahun
3.2.6. Variabel Kinerja Aspek Teknologi Perkembangan tekonologi yang sangat pesat sangat berpengaruh terhadap perusahaan. Sumber daya teknologi yang dimiliki perusahaan akan mempengaruhi proses operasi dan hasil yang diharapkan para stakeholders. Selain itu usia dan kondisi dari sumber teknologi yang dimiliki perusahaan juga akan mempengaruhi efisiensi dan efektifitas dalam hal penyediaan produk dan layanan. Oleh karena itu pengukuran variabel sumber daya teknologi juga merupakan aspek yang penting dalam rancangan sistem manajemen kinerja dalam rangka perbaikan kinerja perusahaan dan pencapaian objektif perusahaan. Sumber daya teknologi yang telah digunakan oleh PT. Trimitra Sejati Pratama dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 3.9 Sumber Daya Teknologi Yang Digunakan PT. Trimitra Sejati Pratama Bidang
Sarana dan Sistem
Teknologi
Pengolahan Data
Sistem pengolahan data
Hubungan Pelanggan
Sistem pembayaran Pencarian pelanggan principal
Komputerisasi On line system transfer)
(Telegrphic
dan On line system
Variabel kinerja sumber daya teknologi pada PT. Trimitra Sejati Pratama yang akan diukur dapat dilihat pada tabel berikut :
45
Tabel 3.10 Variabel Kinerja Aspek Teknologi ASPEK
TUJUAN
VARIABEL
TOLOK UKUR
FORMULASI
STANDAR
Technical requirement customer
Technical requirement customer
requirement customer
Principal&customer
Rata-rata umur spare part Rata-rata umur main equipment
Umur spare part
> 2 th
Customer
SUMBER
TEKNOLOGI Technical data
T1: Efektivitas penggunaan teknologi
Umur spare part
Umur Main equipment
T2: Pengembangan sistem IT yg terintegrasi
46
Teknologi informasi
Penggunaan teknologi informasi
PERIODE Per tahun
2005
2006
TARGET
STATUS
Ada
Ada
Ada
√
N/A
N/A
< 5 th
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Ada
Ada
Ada
√
Per tahun Umur main equipment
Sistem pembayaran dan pencarian pelanggan&principal
>20 th
Customer Per tahun
Sistem pembayaran melalui Telegraphic transfer dan melalui website
Per tahun Keuangan & principal
3.2.7. Variabel Kinerja Aspek Organisasi Selain sumber daya insani dan teknologi, aspek lain yang perlu diperhatikan adalah sumber daya organisasi. Sumber daya organisasi penting bagi perusahaan karena memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan intangible asset agar dapat dipergunakan sama baiknya dengan tangible asset, dimana pada akhirnya kedua asset tersebut dapat digunakan secara maksimal untuk mencapai tujuan organisasi. Proses pembangunan sumber daya organisasi harus memperhitungkan komponen modal organisasi. Menurut Wibisono (2006) terdapat empat komponen modal organisasi yang terdiri dari budaya (culture), kepemimpinan (leadership), keselarasan (alignment), kerja sama tim (teamwork) dan membagi ilmu pengetahuan (knowledge sharring). Variabel-variabel pada sumber daya organisasi dapat dilihat pada tabel berikut :
47
Tabel 3.11 Variabel Kinerja Aspek Organisasi PERSPEKTIF
ASPEK
KEMAMPUAN
ORGANISASI
SUMBER DAYA
48
TUJUAN
VARIABEL
TOLAK UKUR
FORMULASI
STANDAR
SUMBER
PERIODE
2005
2006
TARGET
STATUS
Jml pegawai yg memahami visi & misi X100% Jml total karyawan
N/A
Manajemen
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Manajemen
Per tahun
N/A
N/A
N/A
N/A
Ada dilaksanakan
Manajemen
Per tahun
Ada
Ada
Ada dilaksanakan
√
O1: Pengembangan budaya untuk perbaikan berkelanjutan
Mission & Vision awareness
% Jml pegawai yg memahami visi & misi perusahaan
O2: Pengembangan kompetensi kepemimpinan
Efektivitas kepemimpinan
Indeks efektivitas kepemimpinan
Survei efektivitas kepemimpinan
O3: Pengembangan organisasi yang tersusun rapih
Kelengkapan dokumen kerja
Ketersedian SOP di setiap unit kerja perusahaan
Ketersedian SOP di setiap unit kerja perusahaan
3.2.8. Keterkaitan Antar Variabel Kinerja Dalam struktur organisasi perusahaan pada umumnya terdapat empat level yang berkaitan dengan manajemen kinerja, yaitu level korporat (corporate level), unit bisnis perusahaan (business level unit), manajemen operasi (operation management) dan operasi sehari-hari (shopflor level). Untuk saling mendukung dalam membangun kemajuan perusahaan maka tiap level perlu adanya keterkaitan antar variabel kinerja. Dengan memiliki keterkaitan data variabel kinerja, maka proses perbaikan variabel kinerja yang belum mencapai standar menjadi lebih mudah. Keterkaitan variabel kinerja sangatlah penting dalam suatu manajemen kinerja. Keterkaitan antar variabel kinerja pada sistem manajemen kinerja PT. Trimitra Sejati Pratama secara lengkap dapat dilihat pada tabel berikut :
49
Gambar 3.4 Keterkaitan Antar Variabel Kinerja Keterkaitan Antar Variabel
Kemampuan Sumber Daya
Proses internal
Keluaran Organisasi
Terpenuhinya kebutuhan pelanggan akan peralatan perminyakan melalui pemenuhan requirement pelanggan
50
Efektivitas pemanfaatan modal pinjaman
Peningkatan kemampuan memenuhi kewajiban jangka pendek
Peningkatan keuntungan
Efisiensi penggunaan dana Peningkatan kepuasan karyawan
Peningkatan pelayanan pelanggan
Peningkatan kemitraan
Peningkatan jumlah penjualan
Peningkatan kehandalan pelayanan
Penurunan biaya operasional
Peningkatan kualitas karyawan
Peningkatan produktivitas karyawan
Peningkatan kualitas barang
Pengembangan inovasi
Peningkatan kapabilitas freight forwarder
Peningkatan layanan bank
Kualifikasi karyawan yg tinggi
Peningkatan kepuasan principal
Peningkatan kepuasan pemerintah
Peningkatan kepuasan bank
Efektivitas Penggunaan Teknologi
Peningkatan kapabilitas principal
Pengembangan efektivitas kepemimpinan
Pengembangan IT terintegrasi Pengembangan organisasi tersusun rapi
Pengembangan budaya utk perbaikan berkelanjutan
