BAB III OBYEK PENELITIAN
III.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT PARINDO PERMAI didirikan dengan akta notaris No. 52, tertanggal 24 Desember 1980 dengan akta yang dibuat dihadapan Notaris Hobropoerwanto, SH., dan mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman Nomor Y.A.5/I/18. Perubahan akta terakhir dengan akta No. 13 yang dibuat diihadapan notaris Hasanal Yani, A.A., tertanggal 15 Sepember 2008 dan telah memperoleh pengesahan dari Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia No. AHU82721.AH.01.02 TH 2008 tertanggal 06 Nopember 2008. Tujuan pendirian perusahaan adalah bergerak di bidang industri manufaktur yang mengolah dan memberikan nilai tambah kepada limbah yang berasal dari perkebunan karet. Pemberian nilai tambah kepada kayu karet yang merupakan limbah/sampah yang biasanya hanya digunakan sebagai bahan bakar untuk proses pengolahan genting dan ataupun produksi arang, akan menghasilkan sebuah produk papan partikel yang dapat digunakan untuk bahan baku furniture dan atau keperluan lainnya seperti bahan baku kotak pengeras suara (speaker). PT PARINDO PERMAI berkantor pusat di Jl Hang Tuah Raya No.8, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120 dan mempunyai pabrik yang berlokasi di Jl Raya Kotabumi km 35, Tagineneng, Natar, Lampung Selatan, dan mulai beroperasi secara komersial tahun 1984.
24
III.2
Visi, Misi dan Tujuan PT PARINDO PERMAI PT
PARINDO
PERMAI
mempunyai
pandangan
(visi)
bahwa
kepercayaan konsumen sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, dan hal itu dapat dibangun dengan memberikan kepuasan optimal kepada konsumen. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan menetapkan pernyataan visi yaitu “ Selalu memberikan
kepuasan
optimal
kepada
konsumen
untuk
mendapatkan
kepercayaan konsumen.” Sedangkan misi perusahaan adalah “ Menjadi perusahaan penghasil particle board sebagai produk alternatif penggati kayu yang dapat meningkatkan nilai tambah, dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui penciptaan lapangan kerja. “ Dari pernyataan misinya dapat diketahui bahwa PT PARINDO PERMAI berusaha dalam bidang produksi papan partikel yang memberikan nilai tambah bagi kayu-kayu karet yang sudah tidak produktif lagi. Berdasarkan visi dan misi tersebut, maka perusahaan menetapkan tujuan yang ingin dicapai yaitu: 1.
Memperoleh keuntungan dengan menghasilkan produk papan partikel dengan kualitas terbaik dan pelayanan yang baik terhadap pelanggan.
2.
Memaksimumkan tingkat pertumbuhan perusahaan
III. 3 Produk PT PARINDO PERMAI PT PARINDO PERMAI memproduksi papan partikel yang tidak dilaminasi dan papan partikel yang dilaminasi dengan merek “Parindo Board”. Papan partikel tersebut masih berupa raw material, yang menjadi bahan baku untuk industri selanjutnya antara lain industri furniture dan digunakan untuk
25
perusahaan kontraktor bangunan. Ukuran papan partikel “ Parindo Board” adalah: 1. 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 9 mm 2. 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 12 mm 3. 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 15 mm 4. 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 18 mm 5. 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 25 mm 6. 122 cm x 183 cm dengan ketebalan 9 mm 7. 122 cm x 183 cm dengan ketebalan 12 mm 8. 122 cm x 183 cm dengan ketebakan 15 mm 9. 122 cm x 183 cm dengan ketebalan 18 mm 10. 122 cm x 183 cm dengan ketebalan 25 mm Papan partikel produksi PT PARINDO PERMAI dibuat dari kayu karet dan urea formaldhehyde (UF) sebagai perekat, dengan
komposisi partikel-
partikel kayu hampir mencapai 90% sehingga secara umum karakteristik papan partikel menyerupai kayu. Produk papan partikel yang dihasilkan mempunyai standar tertentu yaitu perpaduan standar Jepang dan Jerman (DIN 68761) yang kemudian direkayasa oleh perusahaan disesuaikan dengan kondisi iklim Indonesia yang memiliki tingkat kelembaman tinggi. Dengan menggunakan standar ini, perusahaan mampu menghasilkan produk dengan spesifikasi yang baik dalam hal berat jenis, kadar air bebas, kuat lentur, penyerapan air.
26
III. 4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas PT PARINDO PERMAI III.4.1 Struktur Organisasi PT PARINDO PERMAI Struktur organisasi adalah suatu ketentuan, peraturan, dan deskripsi pekerjaan yang terdefinisikan dengan jelas dan seksama, dan sejumlah anggota tertentu disebut sebagai “boss” yang memiliki wewenang atas para anggota lainnya. PT PARINDO PERMAI memiliki struktur organisasi fungsional dimana organisasi ini disusun atas dasar sifat dan bermacam-macam fungsi yang harus dilaksanakan dalam perusahaan. Adapun ciri-cirinya antara lain: 1.
Adanya sekelompok pimpinan fungsional yang mempunyai keahlian yang tinggi di bidangnya masing-masing
2.
Setiap pimpinan fungsional berwenang memberi perintah pada setiap bawahan sepanjang yang berhubungan dengan fungsinya sehingga masingmasing bawahan tunduk pada pimpinan fungsional.
Pada gambar 3.1 akan ditunjukkan struktur organisasi pada PT PARINDO PERMAI.
27
Struktur Organisasi PT PARINDO PERMAI
RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Manajer Produksi
Manajer Pembelian dan Gudang
Manajer HRD
Bagian Produksi
Manajer Penjualan dan Pemasaran
Manajer Akuntansi dan Keuangan
Bagian HRD Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian Penjualan
Bagian Pemasaran
Staf
Staf Staf
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Staf Staf
Gambar: 3-1 Struktur Organisasi PT PARINDO PERMAI (2008) Sumber: PT PARINDO PERMAI
28
Staf
Staf
Staf
III.4.2 Uraian Tugas PT PARINDO PERMAI 1. RUPS RUPS merupakan pemegang kekuasaan tertinggi pada perusahaan. Dalam menentukan kebijakan, RUPS yang diadakan sekali dalam setiap tahun ini berhak untuk menentukan siapa yang akan memegang kedudukan dan menjadi anggota dewan komisaris dan direktur utama dalam perusahaan. selain itu, dalam RUPS juga diputuskan hal-hal seperti pengesahan anggaran, pembagian dividen atas laba perusahaan serta pembentukan modal perusahaan. 2. Dewan Komisaris Dewan komisaris mempunyai fungsi sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam arti mewakili RUPS, baik di dalam maupun di luar perusahaan dan sebagai sumber pokok pemikiran dan kebijakan perusahaan. Dewan ini memiliki tugas dan tanggung jawab sbb: a. Menetapkan pokok-pokok kebijakan dalam pengambilan keputusan untuk dijadikan pedoman dalam pelaksanaan seluruh aktivitas perusahaan. b. Mengawasi pelaksanaan terhadap keputusan yang telah diambil perusahaan agar sesuai dengan serangkaian kebijakan yang telah ditetapkan. c. Mengangkat, memberhentikan dan mengawasi direktur utama.
29
3. Direktur Utama Direktur utama memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Menetapkan tujuan, kebijaksanaan dan pelaksanaan kegiatan perusahaan. b. Membuat rencana kerja yang sifatnya jangka panjang dan mengambil keputusan yang bersifat strategis. c. Mengkoordinasi
dan
bertanggungjawab
terhadap
aktivitas
dan
kelangsungan hidup perusahaan. d. Mengadakan rapat secara periodik untuk mengevaluasi kinerja dari para kepala bagian. e. Bertindak sebagai pemimpin dalam perusahaan dan mempunyai hak untuk membuat keputusan akhir atas keseluruhan kegiatan perusahaan sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan. f. Bertanggungjawab dalam segala tindakan hukum, baik di dalam maupun di luar perusahaan. 4. Manajer Produksi Manajer produksi memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Mengendalikan dan mengkoordinasikan: 1) Aktivitas sehari-hari di bagian produksi 2) Pemakaian bahan baku 3) Biaya operasional (menjaganya agar selalu efisien) 4) Sistem,prosedur, dan administrasi proses produksi 5) Hubungan dan kerjasama diantara para pekerja di lini produksi
30
b. Mengevaluasi, mencatat, dan melaporkan: 1) Kualitas dan kuantitas produksi secara statis 2) Mengetahui jumlah bahan baku tambahan 3) Efektivitas sistem dan prosedur 4) Efisiensi tenaga kerja c. Menjaga dan memperbaiki seluruh masalah di bagian produksi. d. Menyusun anggaran produksi e. Bertanggungjawab terhadap: 1) Kuantitas dan kualitas produksi 2) Penyimpangan dari target yang ingin dicapai 3) Kerusakan mesin dan penghentian proses produksi 4) Mengatasi masalah-masalah yang timbul 5) Disiplinnya pekerjaan Manajer produksi membawahi bagian produksi yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Melaksanakan dan mengatur kegiatan produksi sesuai dengan syarat-syarat dan biaya yang sudah ditetapkan b. Menjaga agar penggunaan bahan baku dapat dilaksanakan dengan seefisien mungkin. c. Melaksanakan pengawasan atas jalannya mesin-mesin produksi d. Mengawasi dan mengatur kegiatan produksi agar pesanan pelanggan dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
31
5. Manajer Pembelian dan Gudang Manajer Pembelian dan Gudang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Menentukan kebijakan pembelian dan mengkoordinir pelaksanaan proses pembelian b. Menentukan perusahaan supplier tempat pembelian bahan baku. c. Mengawasi pelaksanaan pembayaran pembelian. d. Membuat laporan perkembangan pembelian secara berkala. e. Menjaga agar kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh bagian produksi. f. Menyusun anggaran pembelian Manajer pembelian dan gudang membawahi dua bagian yaitu 1) Bagian Pembelian, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a) Mengadakan pembelian dan pengadaan bahan baku atau bahan pembantu sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan segala kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer pembelian. b) Memberikan perkembangan
informasi
kepada
harga,
membuat
pihak
manajemen
perjanjian
tentang
pembelian,
dan
menyiapkan dokumen-dokumen pembelian. c) Melakukan riset mengenai harga dan kualitas yang ditawarkan oleh masing-masing supplier. 2) Bagian Gudang, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a) Melakukan
pencatatan
terhadap
persediaan barang 32
pemasukan
dan
pengeluaran
b) Mengatur keluar masuknya barang-barang yang ada di gudang c) Mengadakan pemeliharaan untuk persediaan barang yang ada di gudang untuk menghindari kerusakan. d) Melakukan pengecekan secara fisik terhadap persediaan yang ada. 6. Manajer Human Recources Development (HRD) Manajer HRD memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Mengendalikan dan melaksanakan seluruh aturan administrasi baik di kantor pusat maupun di pabrik. b. Merencanakan,
memprogram,mengembangkan
personalia
termasuk
merekrut, menempatkan, melatih, meningkatkan, menjaga disiplin dan meningkatkan kesejahteraan. c. Menjaga hubungan dengan institusi tenaga kerja (pekerjaan kantor mengenai personalia seperti Departemen Tenaga Kerja dan PT Asuransi Tenaga Kerja (ASTEK). d. Mengatur perjalanan dinas seluruh personalia baik yang menggunakan kendaraan perusahaan maupun yang menggunakan kendaraan umum. e. Mengawasi dan memelihara kerapian kantor pusat maupun pabrik f. Mengendalikan pelaksanaan perawatan dan pengobatan bagian personalia yang sakit. g. Mengkoordinasikan dengan bagian pembelian dan gudang mengenai pengendalian dan pencatatan pembelian bahan baku dan bahan pembantu, suku cadang dan barang-barang lainnya yang diajukan oleh unit-unit. h. Mengendalikan tenaga keamanan
33
Manajer HRD membawahi bagian HRD, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Mencatat data diri pegawai yang bekerja di perusahaan b. Menyimpan segala informasi tentang kepegawaian termasuk gaji, jabatan dan sebagainya. c. Membina karyawan baru dan lama baik dengan mengadakan pelatihanpelatihan maupun penyuluhan-penyuluhan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pegawai. d. Mengadakan penilaian prestasi pegawai bersama pejabat-pejabat yang terkait. 7. Manajer Penjualan dan Pemasaran Manajer Penjualan dan Pemasaran memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Merencanakan, mengembangkan dan mengendalikan pemasaran secara luas: melakukan pengembangan produk, melakukan penelitian pasar, memperkenalkan produk melalui promosi: iklan, personal selling, promosi penjualan seperti pameran dan lain-lain. b. Melakukan negosiasi-negosiasi baru dengan para pelanggan potensial yang besar dan baru agar selalu terjamin kesinambungan pemasaran produk baik yang lama maupun yang baru. c. Melayani komplain-komplain dan klaim-klaim yang mungkin terjadi atas produk-produk perusahaan yang sudah diserahkan karena cacat, rusak, tidak sesuai dengan persyaratan order pembelian yang diterima dari pembeli dan berkoordinasi dengan bagian produksi untuk melihat dimana letak kesalahannya. 34
d. Membuat laporan perkembangan pemasaran secara umum dan penjualan secara khusus secara tahunan. e. Menyusun anggaran penjualan. Manajer penjualan dan pemasaran membawahi dua bagian yaitu: 1) Bagian penjualan, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a) Melakukan upaya-upaya yang diperlukan untuk meningkatkan target penjualan. b) Membuat laporan hasil penjualan c) Mengadakan analisa pasar dan melaporkannya kepada manajer penjualan dan pemasaran. 2) Bagian pemasaran, yang memilki uraian tugas sebagai berikut: a) Melaksanakan strategi-strategi untuk memperkenalkan produk baru kepada konsumen b) Membuat laporan-laporan pemasaran yang dibutuhkan manajemen 8. Manajer Akuntansi dan Keuangan Manajer akuntansi dan keuangan memiliki uraian tugas sebagai berikut: a. Membentuk dan membagi kebijakan yang telah ditetapkan oleh Direktur Utama khususnya dibidang akuntansi dan keuangan. b. Mengkoordinasi semua kegiatan akuntansi dan keuangan yang dilakukan oleh seluruh unit-unit dan seksi-seksi agar mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku secara efektif. c. Memberikan dan meningkatkan kualifikasi para pekerja seluruh bagian akuntansi dan keuangan baik di pabrik maupun di kantor pusat,
35
meningkatkan pengendalian diri mereka dalam pencapaian produktivitas yang lebih tinggi secara menyeluruh d. Mengawasi dan mengendalikan garis hubungan yang lancar mengenai akuntansi dan keuangan antara kantor pusat dan pabrik. e. Menyusun anggaran kas, neraca dan laba rugi. Manajer akuntansi dan keuangan membawahi dua bagian diantaranya: 1) Bagian akuntansi, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a) Menerima semua bukti-bukti transaksi seperti faktur, nota, kuitansi, dan dokumen-dokumen
lainnya
yang
kemudian
dibuat
pencatatan
pembukuannya mulai dari jurnal, buku besar sampai ke pembuatan laporan keuangan setiap periode. b) Menyimpan dan mengarsip semua bukti-bukti transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan. c) Memverifikasi kebenaran tagihan dan dokumen pendukungnya d) Melakukan semua hal yang diperlukan dalam perpajakan mulai dari perhitungan sampai pembayaran. 2) Bagian keuangan, yang memiliki uraian tugas sebagai berikut: a) Melakukan semua aktivitas pembayaran, penagihan, dan pemegang kas b) Melaksanakan pembayaran yang telah disetujui sesuai dengan prosedur yang berlaku c) Menerima pembayaran dari konsumen dan menyetorkan ke rekening perusahaan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan d) Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan e) Mengadakan pengawasan atas setiap penggunaan uang perusahaan. 36
III.5
Prosedur Penyusunan Anggaran Penjualan Papan Partikel yang Dilaminasi Ukuran 122 cm x 244 cm dengan Ketebalan 15 mm Anggaran penjualan pada PT PARINDO PERMAI dikenal dengan nama RKA (Rencana Kerja Anggaran) yang disusun untuk jangka waktu satu tahun. Dalam penyusunan anggaran penjualan PT PARINDO PERMAI tidak membentuk Komite Anggaran secara khusus. Anggaran penjualan yang saat ini dimiliki oleh PT PARINDO PERMAI dibuat oleh bagian penjualan berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya setelah itu anggaran penjualan yang telah dibuat diserahkan kepada manajer penjualan. Dalam penyusunan anggaran papan partikel, PT PARINDO PERMAI menggunakan pendekatan Bottom Up dimana anggaran penjualan papan partikel disusun oleh manajer penjualan berdasarkan data dari bagian penjualan yang disetujui oleh direktur utama. Sebelum menyusun anggaran penjualan papan partikel yang dilaminasi ukuran 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 15 mm, PT PARINDO PERMAI membuat estimasi berdasarkan penjualan papan partikel tahun lalu, yang kemudian di mark up atau mark down. Estimasi berisi tentang tipe dan ukuran papan partikel yang paling laku terjual di tahun lalu. Estimasi tersebut menjadi salah satu tolok ukur dalam penyusunan anggaran penjualan papan partikel, yang kemudian dirangkum menjadi anggaran penjualan. Anggaran penjualan papan partikel yang dilaminasi ukuran 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 15 mm berisi target penjualan papan partikel yang hendak dicapai PT PARINDO PERMAI baik secara kredit maupun tunai dalam satu periode tertentu. Karena anggaran pada PT PARINDO PERMAI disusun untuk jangka waktu satu tahun, maka termasuk anggaran jangka pendek. Sebagai evaluasi atas anggaran penjualan 37
maka bagian yang menyusun anggaran penjualan mengadakan pertemuan satu bulan sekali untuk mengatahui berapa besar penjualan papan partikel PT PARINDO PERMAI, termasuk papan partikel yang dilaminasi ukuran 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 15 mm yang telah dicapai dan untuk mendiskusikan apakah anggaran tiap bulan dapat tercapai atau tidak, bila penjualan tidak mencapai target maka diadakan perbaikan atau revisi atas anggaran penjualan. Tahap-tahap penyusunan anggaran penjualan papan partikel pada PT PARINDO PERMAI yaitu awalnya manajer penjualan membuat forecasting penjualan papan partikel dengan mempelajari penjualan papan partikel dari setiap jenis dan ukuran papan partikel yang dijual yang berasal dari bagian penjualan, setelah itu manajer penjualan membuat program kerja yang berisikan angka kuantitas perkiraan penjualan yang disanggupi. Selanjutnya angka kuantitas
perkiraan
penjualan
tersebut
diolah
dan
dianalisis
dengan
memperhatikan modal kerja yang dimiliki oleh perusahaan serta kesiapan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai target penjualan. Berdasarkan hasil analisis dan memperhatikan faktor penyusunan anggaran serta didukung oleh pengalaman pimpinan perusahaan, maka disusun anggaran penjualan yang kemudian disahkan oleh direktur utama dan dikomunikasikan kepada seluruh personil perusahaan. Perhatian utama PT PARINDO PERMAI dalam menyusun anggaran penjualan pertama adalah kuantitas dan jenis yang akan dijual oleh perusahaan dalam satu tahun dengan memperhatikan permintaan pasar terhadap produk perusahaan serta selera konsumen.
38
Faktor intern yang dipertimbangkan oleh PT PARINDO PERMAI antara lain yang pertama adalah data penjualan tahun lalu, dimana anggaran penjualan ditentukan berdasarkan penjualan papan partikel tahun sebelumnya. Kedua, modal kerja yang dimiliki oleh perusahaan saat anggaran penjualan tersebut akan disusun. Selain faktor intern, PT PARINDO PERMAI juga mempertimbangkan beberapa faktor ekstern, antara lain yang pertama adalah keadaan perekonomian, keadaan perekonomian nasional sangat mempengaruhi penurunan pendapatan. Hal ini berpengaruh terhadap daya beli masyarakat serta kegiatan penjualan papan partikel. Kedua adalah kebijakan pemerintah, seberapa besar kebijakan pemerintah menganggarkan subsidi untuk pembangunan gedung, perumahan dan apartemen memiliki pengaruh terhadap penjualan papan partikel yang dilaminasi ukuran 122 cm x 244 cm dengan ketebalan 15 mm. Ketiga, musim membangun dan memperbaiki bangunan, terdapat bulan-bulan tertentu yang banyak digunakan masyarakat sebagai waktu untuk memperbaiki bangunan, misalnya menjelang lebaran. Hal tersebut tidak berpengaruh pada konsumen kontraktor gedung, perumahan dan apartemen.
39
