BAB III OBYEK PENELITAN
III.1. Sejarah Singkat Perusahaan III.1.1. Sejarah Umum dan Bentuk Badan Hukum Perusahaan PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk (”Perusahaan”) didirikan dengan nama PT Charoen Pokphand Indonesia Animal Feedmill Co. Limited, berdasarkan akta pendirian yang dimuat dalam Akta No. 6 tanggal 7 Januari 1972, yang dibuat dihadapan Drs. Gde Ngurah Rai, SH, pada waktu itu Notaris di Jakarta, sebagaimana telah diubah dengan Akta No. 5 tanggal 7 Mei 1973 yang dibuat dihadapan Notaris yang sama. Akta-akta mana telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. Y.A. 5/197/21 tanggal 8 Juni 1973 dan telah didaftarkan pada Kepaniteraan Pengadilan Negeri Jakarta Pusat di bawah No. 2289 tanggal 26 Juni 1973, serta telah diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 65 tanggal 14 Agustus 1973, Tambahan No. 573. Akta yang memuat Anggaran Dasar Perusahaan tersebut telah diubah, terakhir dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Perusahaan No. 23 tanggal 16 November 2007 yang dibuat oleh Fathiah Helmi, SH, akta mana telah memperoleh persetujuan Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C-05870 HT.01.04-TH.2007 tanggal 10 Desember 2007, dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Utara No. 260/BH.09.01/II/2008 tanggal 18 Februari 2008.
31
Ruang lingkup kegiatan usaha Perusahaan meliputi produksi dan perdagangan pakan ternak, daging ayam olahan, peralatan peternakan dan pakan ikan serta penyertaan saham pada perusahaan lain. Perusahaan memiliki visi sebagai berikut: •
Menjadi Perusahaan yang tangguh dan terintegrasi dalam industri agribisnis.
•
Menjadi Perusahaan tempat profesional mengembangkan diri dan berbakti bagi bangsa dan negara. Perusahaan memiliki misi sebagai berikut:
•
Ikut serta mencerdaskan dan menyehatkan bangsa dengan menyediakan sumber gizi dan protein yang baik dan terjangkau.
•
Ikut serta mengembangkan industri agribisnis di Indonesia.
•
Ikut serta menyediakan lapangan kerja dan mengembangkan tenaga kerja yang terampil dan produktif. Kantor pusat Perusahaan beralamat di Jalan Ancol Barat VIII No.1, Kelurahan
Ancol Barat, Kecamatan Pademangan, Jakarta Utara. Lokasi fasilitas kegiatan usaha utama dan kantor cabang yang dimiliki oleh Perusahaan adalah: 1. Pabrik Pakan Ternak di Jalan Raya Serang km 30, Desa Cangkudu, Kecamatan Balaraja, Kabupaten Tangerang, Banten, dengan luas lahan 100.140 m2 dan kapasitas produksi sebesar 1.200.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 47.000 ton. 2. Pabrik Pakan Ternak di Jalan Raya Surabaya-Mojokerto km 26, Desa Kebohoran, Kecamatan Krian, Kabupaten Sidoarjo, Jawa Timur, dengan luas 32
lahan 108.895 m2 dan kapasitas produksi sebesar 900.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 65.000 ton. 3. Pabrik Pakan Ternak di Jalan Raya Surabaya-Mojokerto km 19, Desa Bringinbendo, Kecamatan Taman, Kabupaten Sidoarjo, Jawa Timur, dengan luas lahan 62.585 m2 dan kapasitas produksi sebesar 500.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 15.000 ton. 4. Pabrik Pakan Ternak di Kawasan Industri Medan, Jalan Pulau Sumbawa No. 5, Desa Saentis, Kecamatan Percut Sei, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara, dengan luas lahan 46.148 m2 dan kapasitas produksi sebesar 600.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 20.000 ton. 5. Pabrik Pakan Ternak di Jalan Raya Semarang-Demak km 8, Kelurahan Trimulyo dan Desa Sriwulan, Kecamatan Genuk dan Sayung, Kota Semarang dan Kabupaten Demak, Jawa Tengah, dengan luas lahan 47.357 m2 dan kapasitas produksi sebesar 300.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 18.000 ton. 6. Pabrik Pakan Ternak di Jl. Kima 17 Kavling DD-11, Desa Bira, Kecamatan Tamalanrea, Makassar, Sulawesi Selatan., dengan luas lahan 50.400 m2 dan kapasitas produksi sebesar 300.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 40.000 ton.
33
7. Pabrik Pakan Ikan di Jalan Ancol Barat VIII No.1, Kelurahan Ancol Barat, Kecamatan Pademangan, Jakarta Utara, dengan luas lahan 27.235 m2 dan kapasitas produksi sebesar 50.000 ton per tahun. Pabrik ini dilengkapi fasilitas pengeringan dan penyimpanan jagung dengan kapasitas 10.000 ton. 8. Pabrik Pengolahan Daging Ayam di Kawasan Industri Modern Cikande, Jalan Modern Industri IV kav 6, Desa Nambo Ilir, Kecamatan Cikande, Kabupaten Serang, Banten, dengan luas lahan 30.035 m2 dan kapasitas produksi sebesar 57.000 ton per tahun. 9. Pabrik Pengolahan Daging Ayam di Jalan Rungkut Industri III/62-A, Kelurahan Rungkut Tengah, Kecamatan Gunung Anyar, Surabaya, Jawa Timur, dengan luas lahan 4.000 m2 dan kapasitas produksi sebesar 6.500 ton per tahun. 10. Pabrik Peralatan Peternakan di Jalan Raya Serang km 30, Desa Cangkudu, Kecamatan Balaraja, Kabupaten Tangerang, Banten, dengan luas lahan 14.400 m2. 11. Fasilitas Pengeringan dan Penyimpanan Jagung di Jalan Raya Prof. Dr. Ir. Sutami km 8,5, Kelurahan Campang Raya, Kecamatan Tanjung Karang Timur, Bandar Lampung, Lampung, dengan luas lahan 38.535 m2 dan kapasitas 30.000 ton. 12. Kantor Cabang di Jalan Gatot Subroto No. 330X, Denpasar, Bali.
Sejak tanggal 18 Maret 1991, Perusahaan telah mencatatkan seluruh sahamnya di Bursa Efek Jakarta. Kronologis transaksi permodalan Perusahaan sejak penawaran umum hingga tanggal 31 Desember 2007 adalah sebagai berikut : 34
Jumlah Saham Tahun
Keterangan
yang Beredar Setelah Transaksi
Penawaran umum perdana sebanyak 2.500.000 1991
52.500.000 saham dengan nilai nominal Rp 1.000 per saham. Konversi obligasi konversi Perusahaan sebesar
1994
56.306.767 Rp 25 miliar menjadi 3.806.767 saham. Penawaran Umum Terbatas II dengan Hak
1995
112.613.534 Memesan Efek Terlebih Dahulu. Perubahan nilai nominal saham dari Rp 1.000 per
1997
225.227.068 saham menjadi Rp 500 per saham. Penerbitan saham bonus, setiap pemegang 4 saham
1997
281.533.835 lama berhak untuk memperoleh 1 saham baru. Perubahan nilai nominal saham dari Rp 500 per
2000 saham menjadi Rp 100 per saham.
1.407.669.175
Penawaran Umum Terbatas III Dengan Hak 2007 Memesan Efek Terlebih Dahulu
1.642.280.704
Perubahan nilai nominal saham dari Rp 100 per 2007 saham menjadi Rp 50 per saham.
3.284.561.408
Tabel 3.1. Transaksi Permodalan Perusahaan
35
Berdasarkan Daftar Pemegang Saham Perusahaan pada tanggal 31 Desember 2007, susunan pemegang saham Perusahaan adalah sebagai berikut : Pemegang Saham PT Cipta Pertiwi
Jumlah Saham
%
1.817.827.082
55,34
RBOC (Asia) Ltd, Singapura
454.389.000
13,83
UBS AG, Singapura
241.328.000
7,35
771.017.326
23,48
3.284.561.408
100,00
Masyarakat
/
Publik
(masing-masing
kepemilikan kurang dari 5%) Total
Tabel 3.2. Susunan Pemegang Saham Perusahaan
Berdasarkan Perjanjian Jual Beli Saham tanggal 25 April 2007 antara PT Surya Hidup Satwa dan PT Cipta Pertiwi, sebanyak 779.068.750 saham atau 55,34% kepemilikan Perusahaan oleh PT Surya Hidup Satwa dijual kepada PT Cipta Pertiwi dengan harga Rp 525 per saham di Bursa Efek Jakarta. Berdasarkan hasil Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa yang diadakan pada tanggal 27 Juni 2007 yang diaktakan dengan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Perusahaan No. 59 tanggal 27 Juni 2007 yang dibuat dihadapan Fathiah Helmi, SH, Notaris di Jakarta, para pemegang saham telah menyetujui Penawaran Umum Terbatas III Dengan Hak Memesan Efek Terlebih Dahulu sejumlah 234.611.529 saham dengan harga Rp750 per saham. Dana yang diperoleh sebesar Rp167,43 miliar dari Penawaran Umum Terbatas III ini digunakan oleh 36
Perusahaan dan Anak Perusahaan untuk melakukan akuisisi beberapa perusahaan. Penawaran Umum Terbatas III ini telah memperoleh pernyataan efektif dari BapepamLK pada tanggal 26 Juni 2007 melalui surat No. S-3146/BL/2007 dan telah dicatatkan di Bursa Efek Indonesia berdasarkan surat No. Peng-16/BEJ-DAG/HT/07-2007 tanggal 4 Juli 2007.
III.1.2. Anak Perusahaan Perusahaan memiliki beberapa anak perusahaan yaitu : 1. PT Vista Grain, anak perusahaan yang 99,92% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha produksi dan perdagangan pakan ternak dengan kantor pusat dan lokasi fasilitas usaha di Jalan Yos Sudarso No. 257, Kelurahan Sukaraja, Kecamatan Teluk Betung Selatan, Bandar Lampung, Lampung. Total kapasitas produksi adalah 200.000 ton per tahun. 2. PT Charoen Pokphand Jaya Farm, anak perusahaan yang 99,99% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dengan kantor pusat di Jalan Ancol Barat VIII No.1, Kelurahan Ancol Barat, Kecamatan Pademangan, Jakarta Utara dan lokasi fasilitas usaha di Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Sumatera Utara, Riau, Lampung, Sulawesi Utara dan Kalimantan Selatan. Total kapasitas produksi adalah 356 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam pedaging dan 30 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam petelur.
37
3. PT Centralavian Pertiwi, anak perusahaan yang 99,99% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh PT Charoen Pokphand Jaya Farm adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dan anak ayam usia sehari pembibit turunan (Day Old Chick Parent Stock) dengan kantor pusat di Jalan Karang Bolong Raya 12 No. 9-10, Kelurahan Ancol, Kecamatan Pademangan, Jakarta Utara dan lokasi fasilitas usaha di Jawa Barat dan Lampung. Total kapasitas produksi adalah 14 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam pedaging dan 10 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Parent Stock. 4. PT Cipta Khatulistiwa Mandiri, anak perusahaan yang 50,00% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh PT Charoen Pokphand Jaya Farm adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dengan kantor pusat di Jalan Gusti Hamzah Kavling 1A, Kelurahan Sungai Jawi Dalam, Kecamatan Pontianak Barat, Pontianak, Kalimantan Barat dan lokasi fasilitas usaha di Kalimantan Barat. Total kapasitas produksi adalah 18 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam pedaging. 5. PT Istana Satwa Borneo, anak perusahaan yang 99,96% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh PT Charoen Pokphand Jaya Farm adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dengan kantor pusat di Komplek Balikpapan Permai Blok EII No. 207, Jalan Jend. Sudirman, Kelurahan Damai, Kecamatan Balikpapan Timur, Balikpapan, Kalimantan Timur dan lokasi fasilitas usaha di Kalimantan Timur dan Kalimantan Selatan. Total kapasitas produksi adalah 32 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick 38
Final Stock ayam pedaging dan 1 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam petelur. 6. PT Satwa Utama Raya, anak perusahaan yang 99,98% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh PT Charoen Pokphand Jaya Farm adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dengan kantor pusat di Desa Bakalan, Kecamatan Purwosari, Kabupaten Pasuruan, Jawa Timur dan lokasi fasilitas usaha di Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Sulawesi Utara. Total kapasitas produksi adalah 42 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam pedaging dan 2 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam petelur. 7. PT Vista Agung Kencana, anak perusahaan yang 99,96% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh PT Charoen Pokphand Jaya Farm adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha pembibitan anak ayam usia sehari komersial (Day Old Chick Final Stock) dengan kantor pusat di Jalan Raya Tanjung Harapan No. 8, Kampung 8 Ilir, Kecamatan Ilir Timur II, Palembang, Sumatera Selatan dan lokasi fasilitas usaha di Sumatera Selatan. Total kapasitas produksi adalah 23 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam pedaging dan 2 juta ekor per tahun untuk Day Old Chick Final Stock ayam petelur. 8. PT Primafood International, anak perusahaan yang 99,96% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha perdagangan produk makanan olahan dengan kantor pusat di Maspion Plaza Lt. 5A, Jl. Gunung Sahari Raya kav 18, Jakarta Utara dan lokasi kantor cabang di Medan, Bandung, Semarang, Salatiga, Surabaya, Denpasar dan Palembang. PT Primafood 39
International merupakan distributor dari produk daging ayam olahan yang dihasilkan oleh Perusahaan. 9. PT Poly Packaging Industry, anak perusahaan yang 99,99% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha produksi kemasan plastik dengan kantor pusat dan lokasi fasilitas usaha di Kawasan Industri Jatake, Jalan Industri III Blok AC, Desa Bunder, Kecamatan Cikupa, Kabupaten Tangerang, Banten. Total kapasitas produksi kemasan plastik adalah 26,5 juta lembar per tahun. Sebagian besar produk yang dihasilkan oleh PT Poly Packaging Industry dijual kepada Perusahaan 10. PT Feprotama Pertiwi, anak perusahaan yang 99,32% kepemilikan sahamnya dimiliki oleh Perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang usaha produksi bahan baku pakan dengan kantor pusat dan lokasi fasilitas usaha di Kawasan Industri dan Pergudangan Cikupa Mas, Jalan Telaga Mas Raya, Desa Talaga, Kecamatan Cikupa, Kabupaten Tangerang, Banten. Total kapasitas produksi bulu ayam olahan adalah 7.000 ton per tahun. Seluruh produk yang dihasilkan oleh PT Feprotama Pertiwi dijual kepada Perusahaan.
III.2. Kegiatan Usaha Perusahaan Kegiatan Usaha perusahaan meliputi produksi dan perdagangan pakan ternak, daging ayam olahan, peralatan peternakan. Komponen terbesar dari bahan baku pakan yang dibutuhkan Perusahaan adalah jagung dan bungkil kacang kedelai.Dalam menentukan tingkat persediaan bahan baku utama tersebut, Perusahaan memperhatikan hal-hal seperti kualitas bahan baku, faktor 40
musiman, sumber pemasokan dan faktor pembiayaan. Seiring dengan meningkatnya pertumbuhan industri pakan di Indonesia maka terjadi pula peningkatan kebutuhan akan bahan baku tersebut. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku jagung dan bungkil kacang kedelai, Perusahaan mengimpor jagung dari negara-negara pengekspor jagung seperti Amerika Serikat, Cina dan Argentina. Untuk menjaga kelangsungan pasokan bahan baku utama tersebut, Perusahaan selalu berupaya untuk menjaga hubungan yang baik dengan para pemasok dalam dan luar negeri. Selain itu, Perusahaan juga secara berkesinambungan memanfaatkan informasi dari Channel of Supply Charoen Pokphand Group. Dengan demikian, Perusahaan tidak memiliki ketergantungan kepada pemasok tertentu karena kemampuannya menjaga hubungan dengan beberapa pemasok. Untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas jagung, Perusahaan memanfaatkan fasilitas penyimpanan dan pengeringan jagung yang dimilikinya. Melalui fasilitas tersebut, Perusahaan dapat memperoleh kandungan air dalam jagung yang sesuai dengan kualitas produk yang dibutuhkan.
III.3. Struktur Organisasi Berdasaran Penyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No. 09/Ket/Not/XII2008 tanggal 3 Desember 2008 yang dibuat dihadapan Fathiah Helmi, SH maka PT. Charoen Pokphand Indonesia menetapkan susunan anggota Komisaris dan Direksi perusahaan sebagai berikut : Dewan Komisaris : Preseiden Komisaris
: Bapak Hadi Gunawan Tjoe
Wakil Presiden Komisaris
: Bapak Jiacipto Jiaravanon 41
Wakil Presiden Komisaris
: Bapak Jialipto Jiaravanon
Komisaris
: Bapak Hery Tjusanto
Komisaris Independen
: Bapak Agussalim Nasution
Komisaris Independen
: Bapak Ping Perdana Kusuma
Direksi : Presiden Direktur
: Bapak Tjiu Thomas Effendy
Wakil Presiden Direktur
: Bapak Peraphon Prayooravong
Wakil Presiden Direktur
: Bapak Vinai Rakphongphairoj
Direktur
: Ibu Ong Mei Sian
Direktur
: Bapak Jemmy
Direktur
: Bapak Eddy Dharmawan
Direktur
: Bapak Fiece Kosasih
42
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Charoen Pokphand Indonesia, Tbk
43
III.4. Uraian Fungsi dan Tugas (Job Description) Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan pada PT. Charoen Pokphand Indonesia, Tbk dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Dewan Komisaris PT. Charoen Pokphand Indonesia memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : •
Melakukan pengawasan dan kebijaksanaan atas pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya, baik mengenai Perusahaan maupun usaha Perusahaan.
•
Memberikan nasihat dan masukkan bagi para Direksi.
•
Mengawasi dan mengontrol perkembangan perusahaan serta meminta pertanggungjawaban atas hasil kerja Direktur.
•
Mengangkat dan memberhentikan Direktur.
2. Komite Audit Komite Audit PT. Charoen Pokphand Indonesia memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : •
Memberikan pendapat kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal – hal
yang
disampaikan
oleh
Direksi
kepada
Dewan
Komisaris,
mengidentifikasi hal – hal yang memperlukan perhatian Dewan Komisaris. 3. Direksi Direksi PT. Charoen Pokphand Indonesia memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
44
•
Bertanggungjawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
•
Menentukan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
•
Menyusun rencana kerja untuk setiap bagian dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kerja yang telah digariskan untuk mencapai tujuan perusahaan.
•
Menjaga disiplin kerja, dengan cara menilai prestasi kerja bawahannya secara rutin dan berkala.
•
Melaksanakan kebijakan keuangan dan akuntansi yang meliputi : a. Rencana keuangan dan anggaran perusahaan. b. Laporan keuangan dan akuntansi. c. Pengawasan kredit dan penagihan. d. Penanganan dana dan kebendaharaan. e. Perpajakan. f. Pengawasan arus dana dengan efektif dan efisien.
•
Memelihara dan melindungi keseragaman format laporan yang telah ditentukan oleh Direksi Internasional.
•
Meminta keputusan Direksi dalam hal terjadi variance / penyimpangan material terhadap kebijakan yang telah ditetapkan.
•
Memperlancar pelaksanaan fungsi internal maupun eksternal audit.
•
Memberi masukan atas pengembangan kebijakan keuangan dan akuntansi.
•
Menjaga dan meningkatkan nilai tambah aset perusahaan.
•
Melaksanakan program kaderisasi yang telah digariskan. 45
•
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi Internasional.
4. Kepala Departemen Pemasaran Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Departemen Pemasaran membagi staff – nya menjadi dua, yaitu : a. Manajer Penjualan Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Menangani pesanan dari pelanggan (customer) dan menjadi penghubung antara Perusahaan dengan pelanggan (customer).
•
Bertanggungjawab mencapai hasil penjualan yang telah ditargetkan oleh perusahaan.
•
Bertanggungjawab membuat laporan penjualan yang ditujukan untuk Direktur.
•
Mengawasi kegiatan Sales dan Staf Marketing.
b. Manajer Technical Service Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Menangani after sales service kepada para pelanggan (customer), seperti memberikan informasi teknis mengenai budi daya ayam, sehingga pelanggan (customer) dapat dengan benar menggunakan produk Perusahaan.
•
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
5. Kepala Departemen Keuangan Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Departemen Keuangan membagi staff – nya menjadi dua, yaitu : 46
a. Manajer Akuntansi Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Melakukan pencatatan atas transaksi yang dilakukan oleh Perusahaan.
•
Memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi lainnya beserta analisanya.
•
Melaksanakan kebijakan akuntansi yang meliputi laporan akuntansi, mereview dan menganalisa laporan keuangan baik fiskal maupun komersial.
•
Membantu menyelesaikan masalah perpajakan.
•
Menginterpretasikan
laporan
akuntansi
kepada
Direksi
serta
menyarankan langkah – langkah perbaikan yang dianggap perlu. •
Menganalisa dan mengusulkan perbaikan kepada Direksi mengenai standar laporan yang telah ditetapkan oleh Direksi Internasional.
•
Mempertahankan keseragaman format laporan yang telah ditentukan oleh Direksi Internasional dan tidak mengubah format tersebut tanpa sepengetahuan Direksi Internasional.
•
Memberi masukan atas pengembangan kebijakan akuntansi.
•
Menjaga dan meningkatkan nilai tambah aset perusahaan.
•
Melaksanakan program kaderisasi yang telah digariskan.
•
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direksi.
b. Manajer Keuangan Bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
47
•
Melakukan penagihan kepada pelanggan maupun pembayaran kepada pemasok (supplier).
•
Mengatur dan menjaga kondisi keuangan serta struktur permodalan perusahaan.
•
Mengatur alokasi dana dan penggunaan dana perusahaan secara efisien.
•
Menentukan sumber – sumber pendanaan bagi perusahaan.
•
Mengarahkan dan mengkoordinasikan pencatatan uang dan biaya – biaya lainnya beserta analisanya.
•
Melaksanakan kebijakan keuangan yang meliputi rencana keuangan dan anggaran perusahaan, laporan keuangan, pengawasan kredit dan penagihan, mengelola dana dan kebendaharaan serta mengawasi arus dana dengan efektif dan efisien.
•
Memonitor kemungkinan terjadinya kerugian terhadap keberadaan mata uang asing.
III.5. Prosedur Operasional atas Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas III.5.1 Prosedur Penjualan dan Piutang Usaha DILAKUKAN TINDAKAN OLEH Marketing
1. Terima SO (yang berasal dari penanganan pesanan) yang telah ditandatangani oleh bagian finance ( Credit Control ) dan
48
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH berdasarkan SO lembar 1 tersebut dibuatkan DO ( Delivery Order) rangkap 6, tandatangani kemudian serahkan DO lembar 1,2,3,5,6, ke Expedisi untuk mengambil barang di gudang, sedangkan DO lembar 4 dan SO lembar 1 di arsip. Expedisi
2. Terima DO lembar 1,2,3,5,6 dari Marketing kemudian diserahkan ke Gudang dan lakukan proses pengambilan barang di Gudang
Gudang
3. Terima DO lembar 1,2,3,5,6, dari Expedisi dan lakukan timbang kosong atas truk delivery yang digunakan untuk mengangkut barang, kemudian ambil SO lembar 2 dari arsip sementara yang berasal dari Penanganan Pesanan dan atas dasar dokumen – dokumen tersebut kemudian dilakukan pemuatan barang ke dalam truk dan semua dokumen tersebut ditandatangani. Lakukan timbang isi kemudian membuat BT ( Bukti Timbang ) rangkap 3 dan serahkan ke Marketing. Sedangkan DO lembar 1,2,3,5 beserta dengan barang diserahkan ke Timbangan (Customer) dan DO lembar 6 berserta SO lembar 2 diarsip
Timbangan
4. Terima barang beserta dengan DO lembar 1,2,3,5 dari Gudang
( Customer )
dan melakukan timbang isi atas truk tersebut. Setelah itu melakukan bongkar barang baru kemudian menandatangani dokumen tersebut. Atas truk yang telah bongkar barang, lakukan timbang kosong dan
49
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH kemudian membuat BTE ( Bukti Timbang Ekstern ). Kemudian DO lembar 1,2,5 dan BTE diserahkan ke Expedisi sedangkan DO lembar 3 diarsip. Expedisi
5. Terima DO lembar 1,2,5 dan BTE dari Customer dan kemudian serahkan ke Marketing
Marketing
6. Terima DO lembar 1,2,5 dan BTE dari Expedisi lalu ambil BT rangkap 3 yang diterima dari Gudang kemudian lakukan pemeriksaan atas dokumen-dokumen tersebut. Apabila benar dan sesuai buatkan Inv (Invoice) rangkap 4 dan FP (Faktur Pajak) rangkap 2, kemudian distribusikan sebagai berikut : •
BT lembar 2,3, BTE, DO lembar 1,2, Invoice lembar 1,2,3 dan FP rangkap 3 diserahkan ke Finance.
•
Finance
BT lembar 1 dan Inv lembar 4 diarsip.
7. Terima BT lembar 2,3, BTE, DO lembar 1,2, Inv lembar 1,2,3 dan FP rangkap 3 kemudian ambil SO lembar 3 dari arsip sementara yang berasal dari Penanganan Pesanan dan dicocokkan. Kemudian membuat kopi dari BTE dan melakukan pemeriksaan apakaha ada selisih timbang. a. Jika tidak ada selisih timbang, maka serahkan BT lembar 3,
50
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH BTE copy, DO lembar 2, Inv lembar 3 dan FP lembar 2,3 ke bagian Accounting. b. Jika ada selisih timbang, maka bisa dibuat KN/DN ( Kredit Nota/ Debet Nota ) rangkap 4 dan tandatangani, Kemudian distribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut : •
KN/DN lembar 4 diserahkan ke Marketing.
•
KN/DN lembar 1 ,BT lembar 2, BTE, DO lembar 1,Inv lembar 1 dan FP lembar 1 digunakan untuk proses penagihan ke customer.
•
KN/DN lembar 3, Inv lembar 2 dan SO lembar 3 diarsip.
•
KN/DN lembar 2, BT lembar 3, BTE copy, DO lembar 2, Inv lembar 3 dan FP lembar 2,3 diserahkan ke Accounting.
Accounting
8. Terima KN/DN lembar 2, BT lembar 3, BTE copy, DO lembar 2, Invoice lembar 3 dan FP lembar 2,3 dari finance. Atas dasar dokumen-dokumen tersebut lakukan pencatatan JnPJ (Jurnal penjualan), kemudian distibusikan dokumen tersebut sbb : •
FP lembar 2 untuk lapor PPn ke KPP.
•
KN/DN lembar 2, BT lembar 3, BTE copy, Do lembar 2, Invoice lembar 3 dan Fp lembar 3 diarsip.
51
III.5.2. Prosedur Penerimaan Kas DILAKUKAN TINDAKAN OLEH Customer
1. Serahkan langsung cek atau uang tunai untuk pembayaran piutang dagang ke kasir perusahaan.
Kasir
2. Terima cek atau uang tunai dari Customer lalu di buat PSK (Penerimaan Setoran Kas) rangkap 4. Tandatangani PSK 4x oleh Customer dan Kasir kemudian serahkan PSK 1,3,4 ke Credit Control sedangkan PSK lembar 2 di arsipkan sementara.
Credit Control
3. Sadap data komputer dari bagian Sales dan diproses, kemudian cetak IP (Ikhtisar Penjualan). Berdasarkan Nota Pemberitahuan dari Bagian Sales dibuat KN/DN (Kredit Nota/Debet Nota) rangkap 4 lalu ditandatangani oleh Credit Control dan Serahkan KN/DN 4 ke Accounting. Ambil dari arsip sementara dokumen LPnL 1 (Laporan Penjualan per Langganan) ; DAS (Daily Aging Schedule); I (1,2) (Invoice); DO 1 (Delivery Order) kemudian periksa dan cocokkan dengan IP dan KN/DN (1,2,3). Arsip sementara per Langganan untuk dokumen KN/DN (1,2,3); I (1,2); Do (1). Sedangkan IP, DAS, LPnL (1) simpan sebagai arsip. 4. Terima PSK lbr 1,3,4 dari Kasir dan di input nomor Invoice yang
52
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH bersangkutan (dilihat dari arsip sementara) kemudian di proses komputer dan revisi data DAS (Daily Aging Schedule). Dari hasil proses komputer tersebut di cetak nomor Invoice yang di bayar langsung oleh Customer pada Form PSK, dan ditandatangani Credit Control setelah itu serahkan PSK lembar 1 ke Customer, PSK lembar 4 diserahkan ke Kasir. 5. Kemudian arsip sementara : PSK (3), KN/DN (1,2,9), Inv (1,2), Do (1) yang akan dibandingkan dengan Data Penerimaan Kas dari Kasir via computer. Kasir
6. Terima dan periksa PSK lbr 4 dari Credit Control, dan berdasarkan PSK (2,4) input ke komputer dari Proses computer dihasilkan BPnK ( Bukti Penerimaan Kas ). 7. Buatkan LHPnK (Laporan Harian Penerimaan Kas) melalui Proses komputer. 8. Serahkan BPnK, PSK (4), kepada Accounting kemudian arsipkan PSK (2) dan LHPnK.
Credit Control
9. Bandingkan data dari komputer Kasir dengan PSK (3), KN/DN (1 ,2,3), Inv (1 ,2), Do (1 ), bila benar dan sesuai lakukan proses pembuatan Perincian Pembayaran (PP) rangkap 4 dan Kwitansi rangkap 2 dan di tanda tangani oleh Personal Yang berwenang.
53
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH 10. Distribusikan dokumen-dokumen sebagai berikut : a. Ke Customer : •
KN/DN (1,2)
•
Kwitansi (1)
•
PP (1)
•
Invoice (1)
•
DO (1)
b. Ke Accounting : •
Kwitansi (2)
•
PP (2)
•
Invoice (2)
Khusus untuk KN/DN (2) ditanda tangani oleh Customer, kemudian wajib dikembalikan ke Credit Control untuk diserahkan ke Accounting. Arsip PP (4), PSK (3), KN/DN (3) sedangkan PP (3) diperlukan sebagai lampiran PP yang akan datang jika ada kelebihan / kekurangan pembayaran. Accounting
11. Pada awalnya terima KN/DN (4) dari Credit Control. Terima PSK (4), BPnk, dari Kasir dan terima juga PP (2), KWT (2), Inv (2), KN/DN (2) dari Credit Control. Periksa dan bandingkan seluruh dokumen diatas, melalui komputer
54
DILAKUKAN TINDAKAN OLEH diterima "data dan diproses dicatat dalam JnPnK (Jurnal Penerimaan Kas) dan BPPD ( Buku pembantu Piutang Dagang ), kemud ian BpnK, DDpnK, I (2), PP (2), KWT (2), PSK (4), KN/DN (2,4) disimpan sebagai arsip. Kasir
12. Bandingkan data dari komputer Kasir dengan data dari komputer Credit Control, bila ada ketidakcocokan dicari sebabnya.
Credit Control
13. Bandingkan data dari komputer Credit Control dengan data dari komputer Kasir, bila ada ketidakcocokan dicari sebabnya.
55
Gambar 3.2. Prosedur Penjualan dan Piutang
56
Gambar 3.3. Prosedur Penerimaan Kas
57
III.6. Metodologi Penelitian III.6.1. Jenis Data Dalam menyusun penelitian ini, penulis menggunakan jenis data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan, berupa data – data hasil transaksi penjualan perusahaan yang dilakukan pada saat tahun 2008 – 2009.
III.6.2. Metode Pengumpulan Data Penulis memperoleh data melalui peninjauan secara langsung ke perusahaan dengan cara sebagai berikut : a) Inquires of the client Untuk meminta informasi, penulis melakukan wawancara dengan staf penjualan terkait untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan dan bagaimana business process yang terjadi dalam perusahaan. Penulis juga akan menyebarkan kuesioner yang berisi daftar pertanyaan berkaitan dengan fungsi penjualan untuk menilai pengendalian intern dari sistem yang sudah berjalan di perusahaan. b) Observation Penulis melakukan pengamatan bagaimana proses terjadinya transaksi penjualan di dalam perusahaan (mulai dari penerimaan purchase order, pembuatan PO, pengiriman kepada pelanggan, hingga pada pencatatan piutang). c) Documentation Penulis meneliti dan menelusuri dokumen – dokumen hasil pencatatan transaksi perusahaan yang terkait dengan sistem penjualan yang telah ada. 58
III.6.3. Analisis Data Data – data yang berhasil dikumpulkan penulis akan ditelaah dan dianalisis secara lebih dalam melalui beberapa prosedur berikut : a) Tracing Penulis melakukan penelusuran terhadap asal – usul aliran data dalam sistem penjualan yang berjalan, apakah dokumennya sudah prenumbered (memiliki nomor urut yang telah dicetak), dan apakah pencatatan penjualan telah dilakukan secara benar dan lengkap ke dalam catatan akuntansi. b) Vouching Penulis melakukan pemeriksaan terhadap bukti – bukti pendukung transaksi penjualan, apakah dokumennya ada (tidak fiktif) saat transaksi dilakukan, dan apakah dokumen yang menjadi dasar pencatatan ayat jurnal sudah benar – benar dimasukkan ke dalam catatan akuntansi. c) Observing Penulis memperhatikan pelaksanaan kegiatan penjualan di perusahaan, yang meliputi bagian penjualan, bagian gudang, bagian keuangan, hingga bermuara pada bagian pembukuan perusahaan. Apakah pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
III.6.4. Penyajian Data Data – data yang telah dikumpulkan akan disusun menjadi suatu proses yang menggambarkan alir dari sistem penjualan yang berjalan, siapa saja yang membuat dokumen – dokumen yang digunakan dalam transaksi, bagaimana dokumen – dokumen 59
tersebut berpindah dari berbagai bagian, dan bagaimana akhirnya proses pencatatan dokumen tersebut ke dalam catatan akuntansi. Dengan demikian maka penulis dapat menganalisa dan memeriksa kegiatan operasional dari perusahaan yang telah berjalan. Peran penulis disini adalah memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar kegiatan operasionalnya berjalan dengan lebih efektif, efisien dan ekonomis.
60
