44
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian Metode penelitian merupakan cara yang digunakan untuk memecahkan masalah, metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif bersifat deskriptif. “Penelitian kualitatif bersifat deskriptif, yaitu data yang terkumpul berbentuk kata-kata, gambar bukan angkaangka. Kalaupun ada angka-angka, sifatnya hanya sebagai penunjang. Data yang diperoleh meliputi transkip interview, catatan lapangan, foto, dokumen pribadi dan lain-lain.”39
3.2. Lokasi Penelitian Penelitian dilaksanakan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi yang berlokasi di Komplek Perkantoran Suwakul Ungaran 50511.
39
Sudarwan Danim, 2002, Menjadi Peneliti Kualitatif, Pustaka Setia, Bandung, hal.51.
45
3.3. Sumber Data Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang diperoleh dari Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. a. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya yaitu dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung. Respondennya adalah petugas pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Data ini diperoleh dengan menggunakan metode observasi dan wawancara. b. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber lain yang dikumpulkan untuk maksud tertentu. Data yang diperoleh dengan menggunakan literatur pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi dan juga buku-buku yang relevan dengan penelitian ini.
46
3.4. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah. 1. Metode Observasi Metode observasi adalah pengamatan secara langsung pada suatu objek yang akan diteliti dengan tujuan untuk memperoleh gambaran mengenai objek. Metode ini digunakan untuk melakukan pengamatan secara langsung mengenai managemen kearsipan arsip pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. 2. Metode Wawancara Metode wawancara adalah “sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewer).”40 Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada petugas yang terkait dengan managemen kearsipan arsip Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. 40
Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek,, 2006, Jakarta,Rineka Cipta, hal.155.
47
3. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi adalah pencatatan atas data yang diperoleh dari kumpulan dokumen-dokumen di lokasi penelitian terkait. “Dokumen adalah catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. Jurnal dalam bidang keilmuan tertentu termasuk dokumen penting yang merupakan acuan bagi peneliti dalam memahami objek penelitianya. Bahkan, literature-literatur yang relevan dimasukkan pula dalam kategori dokumen yang mendukung penelitian. Semua dokumen yang berhubungan dengan penelitian yang bersangkutan perlu dicatat sebagai sumber informasi.”41.
Metode
dokumentasi
dilakukan
dengan
cara
mengumpulkan data mengenai dokumen dan data-data yang dibutuhkan untuk penelitian tentang Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. 4. Metode Triangulasi Triangulasi adalah pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu melalui proses pengumpulan
41
data
yang
dilakukan
dengan
memberikan
W. Gulo, Metodologi Penelitian, 2002, Jakarta, Gramedia, hal. 123.
48
kuesioner dan wawancara kepada responden pegawai Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
3.5. Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis ”Satuan pengamatan adalah satuan tempat informasi diperoleh tentang satuan analisis.”42 Satuan Pengamatan dalam penelitian ini adalah bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. “Satuan analisis adalah prilaku atau karakteristik dari yang 43
diteliti.”
Satuan analisisnya dalam penelitian ini adalah sistem
pengelolaan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
3.6. Instrumentasi Menurut Kountur “ Instrumen pada suatu penelitian adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan data, sedangkan Instrumentasi
42
Ibid, hal.77. Ibid, hal.77.
43
49
adalah proses pengumpulan data tersebut”.44 Dalam memperoleh data, diperlukan metode pengumpulan data. Penelitian ini menggunakan instrumen berupa wawancara. Wawancara yang dipakai adalah wawancara sistematik. Perlu terlebih dahulu mempersiapkan pedoman tertulis tentang apa yang hendak ditanyakan kepada responden. Adapun instrumen yang digunakan adalah: Tabel 3.1. Pedoman wawancara responden sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif
Variabel
Indikator
Pertanyaan
1. Arsip Dinamis 1. Apa saja arsip dinamis Sistem yang ada Kantor Arsip managemen Daerah Kab.Semarang? kearsipan 2. Apa saja Jenisarsip dinamis jenis/bentuk arsip inaktif pada dinamis Inaktif yang bagian disimpan di Kantor pengolahan Arsip Daerah Kab. dan akuisisi Semarang? 2. Sistem 1. Sistem penyimpanan Penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang? 2. Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?
44
Jumlah Butir
2
2
Kountur Ronny, 2003, Metode Penelitian Untuk Penulisan Skripsi dan Tesis, PPM, Jakarta, hal. 151.
50
Sistem 3. Filling Sistem 1. Filling Sistem managemen Kearsipan Kearsipan apa yang kearsipan digunakan untuk arsip dinamis menyimpan arsip inaktif pada dinamis inaktif di bagian bagian Pengolah dan 2 pengolahan Akuisisi? dan akuisisi 2. Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan Akuisisi? 4. Ruangan 1. Apakah suhu dan Penyimpanan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah sesuai? 2. Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang? 3. Apakah besarnya 4 ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung? 4. Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Sistem Akuisisi sudah sesuai?
51
managemen 5. Prosedur 1. Bagaimana prosedur kearsipan Kearsipan penyimpanan arsip arsip dinamis Arsip Dinamis dinamis inaktif di inaktif pada Inaktif bagian Pengolahan dan bagian Akuisisi? pengolahan 2. Apakah ada kendala 2 dan akuisisi dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi? 6. Metode 1. Bagaimana metode Kearsipan penyimpanan arsip di Arsip Dinamis bagian Pengolahan dan Inaktif Akuisisi? 2. Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi? 7. Penyusutan 1. Bagaimana proses dan penyusutan dan Pemusnahan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi? 2. Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada bagian pengolahan dan akuisisi? 3. Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan? 4. Apakah kendala yang
2
4
52
dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
8. Peralatan dan 1. Apa saja perlengkapan Perlengkapan dan Peralatan yang Arsip Dinamis digunakan di bagian Inaktif Pengolahan dan Akuisisi? 2. Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi ada yang kurang? 9. Penemuan 1. Bagaimana cara Kembali penemuan kembali Arsip Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi? 2. Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
2
2
53
3.7. Metode Analisis Data 1. Tehnik Analisis Data Data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan mengamati persoalan-persoalan yang ada sesuai dengan kriteria dan hal-hal yang diperlukan dalam penelitian, yang sesuai dengan pola penyajian data yaitu mengelompokkan data-data berdasarkan kriteria-kriteria yang dibutuhkan dalam penelitian. Tehnik penyajian data ini disuguhkan dengan menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat umum ke khusus (deduktif) dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya. 2. Metode Analisis Data Data yang diperoleh disajikan berdasarkan analisis secara umum. Analisis data secara deskriptif yaitu analisis yang didasarkan dengan cara membandingkan antara teori dan fakta yang terjadi mengenai pengelolaan arsip pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
