BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Sekretaris Menurut pendapat para ahli mengenai pengertian sekretaris, bahwa pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang bertugas memegang rahasia pribadi pimpinannya. Secara definisi, kata sekretaris dapat dipahami dari beberapa definisi menurut para ahli sebagai berikut. Menurut Wursanto (2006), pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata seceretaire dalam bahasa perancis, secretary dalam bahasa inggris dan akhirnya menjadi secretaries dalam bahasa belanda. Jadi isitilah sekretaris yang kita kenal saat ini merupakan adaptasi dari bahasa belanda, berdasarkan asal kata maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Menurut kamus umum bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis disebut juga penulis atau panitera. Sekretaris berdasarkan pemaparan beberapa ahli dan pustaka dapat disimpulkan sebagai image building sebuah pimpinan bahkan sebuah perusahaan. Sekretaris bertanggung jawab atas hal-hal vital dalam sebuah perusahaan atau pimpinan sesuai dengan job description yang diberikan.
19
20
3.1.1 Fungsi dan Tugas Umum Sekretaris A. Fungsi Sekretaris Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan tugas-tugas dan beban pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah: 1.
Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
2.
Menangani informasi untuk pimpinan
3.
Menjadi jembatan penghubung Pimpinan membutuhkan seorang sekretaris yang tidak hanya mampu menangani
tugas-tugas rutin seperti menelepon atau mengetik, tetapi lebih dari itu. Pimpinan membutuhkan seorang sekretrais yang mampu berpikir logis dan pandai berkomunikasi, sekretaris yang kompeten, tentu akan berpengaruh terhadap prestasi kerja pimpinannya. Menurut Ursula (2004) fungsi membantu meringankan tugas-tugas pimpinan berarti sebisa mungkin sekretaris mampu mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang sudah didelegasikan kepada sekretasi, begitu pula dengan keputusan-keputusan yang telah dibuat oleh pimpinan selanjutnya harus ditindak lanjut oleh sekretaris. Fungsi menangani informasi untuk pimpinan berarti semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan Sekretaris dalam mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi. Fungsi sebagai jembatan penghubung berarti sekretaris harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan. Sekretaris dituntut untuk bekerja secara kreatif dan proaktif tanpa menunggu diperintah terlebih dahulu, bahkan sedapat mungkin ia berusaha senantiasa bekerja professional.
21
B. Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor seperti : 1.
Menerima tamu
2.
Menerima telepon
3.
Mengatur pertemuan rapat
4.
Mengolah surat-surat masuk
5.
Mengatur perjalanan dinas
6.
Menyimpan surat
7.
Dan lain sebagainya Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh
seorang sekretaris berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan Menurut Finoza (1992) Pada prinsipnya tugas seorang sekretaris pimpinan dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidentil i.
Tugas Rutin Sekretaris Kata rutin dalam kamus besar bahasa Indonesia berarti hal mebiasanya prosedur, kegiatan, pekerjaan dan sebagainya. Dengan demikian tugas rutin artinya adalah tugas
22
pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu. Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan antara lain meliputi: 1. Membuat surat 2. Menerima dan mengirim surat 3. Mengetik 4. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan 5. Menerima telepon 6. Mengirim fax 7. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan system kerasipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersnagkutan
ii.
Tugas Insidentil Sekretaris 1. Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas atas prakarsa sendiri misalnya: a.
Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan
b.
Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung
2. Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki cukup waktu untuk mengerjakan atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diberikan kepada sekretarisnya. Menurut Sutiyoso (1991) tugas sekretaris ada beberapa macam, yaitu: a.
Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar
23
b.
Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon, menerima tamu yang akan bertemu pimpinan
c.
Tugas keuangan, meliputi pembayaran pajak pimpinan, klaim nota dinas atas keperluan pekerjaan pimpinan dan lain sebagainya
3.2
Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menangani surat-surat yang ditujukan
kepada pimpinan. Dalam sehari, volume masukinya surat tidak dapat diprediksi banyaknya, maka sebagai sekretaris professional, disiplin waktu dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan adalah hal utama. Disiplin dalam bekerja artinya sekretaris harus telaten dan teliti dalam mengolah surat-surat yang masuk. Menurut Hardjana (1998) tugas sekretaris dalam menangani surat-surat masuk meliputi: a.
Menyeleksi surat-surat Biasanya sebelum sampai ketangan sekretaris direksi, surat yang masuk terlebih
dahulu berada dalam divisi tata usaha umum kemudian didistribusikan kepada sekretaris-sekretaris direksi. Sekretaris direksi menyeleksi kembali, karena tugas sekretaris adalah menangani surat yang masuk untuk direktur. b.
Memberikan lembar disposisi Fungsi dari lembar disposisi adalah untuk ditindaklanjuti. Pejabat yang akan
memberikan tindaklanjut berbeda pada setiap perusahaan tergantung oleh kebijakan corporate secretary masing-masing
24
c.
Distribusi Setelah surat diberi disposisi atau catatan oleh pejabat, maka selanjutnya adalah
mendistribusikan kepada pihak lain sesuai pejabat/divisi yang ditulis pada lembar disposisi.
3.3
Mengatur Jadwal Pimpinan Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang
tinggi,
sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segal aktivitas yang harus dilaksakannya, maka sekretaris harus membantu pimpinan dalam menyusun jadwal kegiatan kerjanya. Dalam menyusun jadwal kkegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel, artinya bila ada hal-hal yang yang mendesak dan sangat penting maka harus didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Sebagian besar dari jadwal pimpinan adalah berupa janji bertemu dengan pihak lain. Menurut Dewi (2011) ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam penjadwalan agenda pimpinan, yaitu: A. Agenda kerja pimpinan Agenda kerja pimpinan merupakan jadwal kerja pimpinan merupakan agenda yang mencantumkan segenap kegiatan pimpinan termasuk didalamnya semua perjanjian, rapat, pertemuan dengan relasi dan sebagainya. Sebaikanya agenda kerja pimpinan disusun secara harian. Ditulis sedetail mungkin mulai dari pimpinan tiba dikantor hingga pimpinan meninggalkan kantor. Penulisan agenda kerja pimpinan membutuhkan keahlian yang teliti dan ulet. Semua detail dari pertemuan dan kegiatan
25
pimpinan harus dicatat dengan rinci. Sekretaris juga harus mengatur prioritas jadwal pertemuan pimpinan. Memilih prioritas mendesak, penting atau tidak penting. B. Jadwal perjanjian pimpinan Agenda pimpinan yang berisikan perjanjian-perjanjian dengan pihak lain. Menerima atau membuat perjanjian adalah pimpinan dibantu sekretaris. Sekretaris tidak dapat membuat perjanjian tanpa intruksi pimpinan C. Buku Agenda Buku agenda wajib dimiliki pimpinan untuk mengetahui jadwal kerja sehari-hari dan lebih baik diletakkan dibagian meja yang mudah terlihat setiap pagi.
3.4 Sekretaris dan Teknologi Informasi Menurut Wursanto (2006) kebutuhan sekretaris mendatang akan sangat akrab dengan peralatan yang serba cyber. Ciri-ciri dari perkantoran masa depan. yaitu, global access, paperless (administrasi minim kertas), mobile (aktivitas lebih banyak mobile), distributed/networking (pekerjaan lebih banyak dilakukan secara jaringan antar cabang). Kemajuan
teknologi
informasi/telekomunikasi
ini
memungkinkan
tergelarnya
Cybernetworks dan Cybernomics yang akan mempengaruhi seluruh aspek dan perilaku bisnis, termasuk profesi sekretaris. Sehingga perkembangan teknologi ini akan menggeser peran Sekretaris di masa depan. Nantinya Sekretaris tidak hanya sebagai administrator saja, melainkan sebagai information/communication manager, Cyber Office manager bahkan sampai Partner in Decision Making. Sosok yang berperan dalam pengambilan keputusan penting perusahaan Sementara perkembangan globalisasi makin bergerak tajam, maka seorang sekretaris harus mampu menyamai derap langkah positif dari pimpinan. Dapat dimulai
26
dari kesadaran diri atas perkembangan dunia cyber yang terus berganti maka sekretaris juga harus menggali potensi diri agar menjadi sekretaris yang berkompeten pada era globalisasi ini. Ada berbagai macam teknologi khususnya teknologi dalam bidang perkantoran yang bias dimanfaatkan oleh sekretaris.
Untuk itu menjadi seorang
sekretaris dengan orientasi globalisasi artinya adalah mau membuka diri atas perkembangan positif dan mengikutinya agar bias memanfaatkan teknologi tersebut dan mengaplikasikan dalam pekerjaan-pekerjaan sekretaris.
3.5 Microsoft Access Microsoft Access adalah aplikasi yang bisa membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang singkat. Menurut Talib (2010), Access 2010 merupakan dasar dari pembuatan database sebelum ke pembuatan database yang lebih rumit lagi. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya program untuk kasir di koperasi, Aplikasi filing untuk sekretaris, penjualan untuk toko. Pada dasarnya Microsoft Access 2010 mempunyai beberapa bagian, diantaranya: a.
Table digunakan untuk menyimpan data
b.
Query merupakan perintah yang ditujukan dalam penampilan data yang diinginkan, seringkali mengacu ke istilan Structure Query Language (SQL), biasanya digunakan untuk memanipulasi data
c.
Form merupakan jendela atau lembar yang biasa digunakan untuk tampilan dalam database. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
d.
Report merupakan laporan yang ditampilkan oleh Microsoft Access 2010.
e.
Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
27
Gambar 3.1 Tampilan Microsoft Access
3.6 Microsoft Outlook Menurut Ayuningtyas (2011), Microsoft Outlook adalah aplikasi yang memiliki fungsi scheduling. Dilihat dari menu utama berupa calendar yang memungkinkan pengguna untuk membuat agenda sehari-hari, outlook juga memiliki fungsi untuk melakukan pengiriman dan penerimaan email. Yang biasanya digunakan dalam sebuah organisasi perkantoran yang menggunakan email omega. Berikut adalah fungsi-fungsi singkat dari menu yang terdapat pada Microsoft Outlook, antara lain: 1. Mail berfungsi untuk mengirim dan menerima email kepada/dari contact yang berada dalam bookmark kita yang tentu saja bias kita import dari contact yang terdapat pada email yang biasa kita gunakan misalkan email yahoo atau gmail
28
2. Appointment berfungsi sebagai reminder untuk pertemuan, selain pengingat untuk kita sendiri pengguna juga bias langsung mengirimkan reminder kepada orang lain. Misalkan ketika akan membuat appointment untuk rapat. 3. Task berfungsi untuk menjadi To-Do List serta memiliki reminder deadline. Fungsi ini bagus untuk pekerjaan yang akan dilakukan untuk pekerjaan berkelompok. Karena kita bias mengkontrol progress pekerjaan tersebut. 4. Calendar berfungsi sebagai agendaris kita yang akan mencatat kegiatan yang akan atau sudah dilakukan 5. Contact berfungsi sebagi book contact untuk menerima dan mengirim email atau memberikan permintaan appointment. Pada Gambar 3.2 diperlihatkan tampilan Microsoft Outlook seperti keterangan diatas. Tampilan dibawah ini adalah tampilan default yang memperlihatkan jadwal, task, appointment paling baru.
Gambar 3.2 Microsoft Outlook
