BAB III LANDASAN TEORI
III. 1. Manajemen Proyek Kemajuan dan perkembangan dalam perindustrian telah mendorong untuk melakukan beberapa aspek pengelolaan dan manajemen yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, ekonomis, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam mengelola harapan. Manajemen suatu kegiatan baik investasi kecil maupun besar dalam skala proyek memerlukan suatu metode yang sudah teruji, sumber daya yang berkualitas dan penerapan ilmu pengetahuan yang tepat. Proyek merupakan gabungan seperti sumber daya manusia, material, machine dan modal/biaya dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai tujuan dalam sasaran dan tujuan. Sifat dari suatu proyek adalah bersifat sementara dan dalam kurun waktu yang dibatasi. Suatu proyek biasanya terjadi karena suatu keperluan yang mendesak karena tuntutan pengembangan dari suatu lokasi tertentu. Jenis proyek dalam buku ini dikelompokkan berdasarkan komponen kegiatan utama dan hasil akhirnya, yaitu :
1. Proyek konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, jalan raya, dsb. 2. Proyek Industri Manufaktur. Kegiatannya mulai dari merancang hingga terciptanya suatu produk baru. 3. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Melakukan penelitian dan pengembangan hingga tercuptanya sebuah produk tertentu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan suatu produk, pelayanan atau suatu metode tertentu. 4. Proyek Padat modal. Suatu proyek yang memerlukan modal yang besar. Misalnya pembebasan tanah, pembelian dan pengadaan suatu barang, pembangunan suatu fasilitas produksi dsb. 5. Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal. 6. Proyek Pelayanan Manajemen. Berhubungan dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dsb. 7. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana
transportasi,
Waduk,
pembangkit
listrik,
instalasi
telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.
Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan ketrampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai. Yang perlu dikelola dalam area manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. Ada tiga garis besar yang dibahas dalam buku ini untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu : 1. Perencanaan Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. 2. Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek,
yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart/Gantt chart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. 3. Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
III. 2. Definisi Penjadwalan Proyek Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Berikut ini adalah sumber daya proyek yang yang berkaitan dengan penjadawalan proyek:
Manusia. sumber daya manusia ini biasanya diklasifikasikan berdasarkan keahliannya terkait dengan proyek. Contohnya, programmer, engineer mesin, tukang las, pengawas, derektur pemasaran dll.
Material. Material Proyek mencakup spektrum luas : misalnya bahanbahan kimia untuk proyek ilmiah, pondasi untuk proyek konstruksi. survei data untuk pemasaran, dll.
Peralatan, yang biasanya digunakan untuk menunjukan tipe, ukuran dan jumlahnya, dalam beberapa kasus, peralatan dapat ditukar tempatkan untuk perbaikan jadwal, tetapi tidak selalu. Peralatan sering dianggap sebagai pembatas. Kesalahan yang paling sering adalah asumsi adanya sumber daya berlebih dalam proyek.
Modal Kerja, dalam situasi proyek tertentu seperti kontruksi, modal kerja diperlukan sebagai sumber daya karena jumlahnya yang terbatas. Jika modal kerja udah tersedia, manager proyek dapat bekerja pada beberapa pekerjaan secara bersamaan.
III. 3. Tujuan dan Manfaat Penjadwalan Proyek Tujuan Penjadwalan Proyek
Mempermudah perumusan permasalahan proyek
Menentukan metode atau cara yang sesuai
Kelancaran kegiatan lebih terorganisir
Mendapatkan hasil yang optimum
Manfaat Penjadwalan Proyek
Mengetahui keterkaitan antar kegiatan
Mengetahui kegiatan yang perlu menjadi perhatian (kegiatan kritis)
Mengetahui dengan jelas kapan memulai kegiatan dan kapan harus menyelesaikanya.
III. 4. Konsep Penjadwalan Proyek Suatu proyek dapat dikatakan sebagai suatu rangkaian kegiatan-kegiatan yang mempunyai saat awal dilaksanakan serta diselesaikan dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Proyek akan dikatakan selesai apabila seluruh kegiatan yang merangkai proyek tersebut selesai. Kegiatan-kegiatan yang mengisi suatu proyek memiliki keterikatan. Hal ini memungkinkan suatu kegiatan harus diselesaikan lebih dulu sebelum kegiatan yang lain dimulai. Kegiatan yang harus diselesaikan lebih dulu dari kegiatan lain disebut predecessor dan kegiatan yang diselesaikan setelah kegiatan sebelumnya disebut successor. Suatu kegiatan dalam suatu proyek biasanya dipandang sebagai suatu pekerjaan (job) yang dalam penyelesaiannya memerlukan waktu, tenaga, dan biaya. Proyek memerlukan tiga tahapan, yaitu:
Perencanaan (Planning), meliputi penetapan sasaran dan strategi, pendefinisian proyek dan ketentuan organisasi.
Penjadwalan (Scheduling), meliputi pengalokasian sumber daya.
Pengendalian (Controlling), meliputi pengawasan sumber daya, biaya, kualitas, dan budget.
Tahap pertama dan kedua dilakukan sebelum proyek dimulai dan tahap ketiga dilakukan setelah proyek dimulai. Penjadwalan merupakan proses pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki suatu pabrik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Di samping itu, penjadwalan juga merupakan suatu teori yang berisi prinsip-prinsip dasar, model, teknik dan kesimpulan logis dalam pengambilan keputusan. Persoalan penjadwalan muncul ketika jumlah kegiatan yang dapat dikerjakan secara bersama lebih besar dibandingkan dengan jumlah peralatan yang ada. Penjadwalan terdiri dari dua unsur yang penting, yaitu :
Kegiatan (job) dan
Sumber daya seperti mesin, waktu, tenaga, dan biaya.
Secara ringkas pokok-pokok penjadwalan adalah sebagai berikut : 1. Menentukan target, tanpa adanya target sukar untuk membuat evaluasi. 2. Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan. 3. Urutan kegiatan. 4. Jangka waktu yang diperlukan oleh masing-masing kegiatan. 5. Tersedianya alat ukuran/standar. 6. Memperhatikan contingency factor.
III. 5. Work Breakdown Structure (WBS) WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan
agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure. Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :
Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan jadwal, dan informasi
mengenai
produktifitas
yang
meyakinkan
manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.
anggota
III. 6. Definisi Bagan Balok (Gantt Chart) Bagan ini dikenal juga sebagai Gantt Chart karena dikenalkan oleh H.L. Gantt. Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai sampai sekarang dengan nama Gantt Chart. Bagan ini merupakan representasi visual yang menunjukkan macammacam pekerjaan beserta waktu dan nilai uang yang terlibat. Bagan ini terdiri dari dua koordinat aksis yang merepresentasikan waktu yang dilalui dan pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan. Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyekproyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek. Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.
III. 7. Karakteristik Gantt Chart 1. Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan subsub tugas dari proyek.
2. Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semakin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart. 3. Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.
III. 8. Keuntungan dan Kelemahan Gantt Chart Keuntungan menggunakan Gantt chart :
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart :
Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit
mengadakan
penyesuaian
atau
perbaikan/pembaharuan
bila
diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
III. 9. Gantt Designer
Gantt Designer merupakan software/tools untuk pembuatan bagan balok (Gantt Chart), software ini sangat membantu dalam pembuatan Gantt Chart, Gantt Chart ini sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggara proyek agar lebih sederhana, mudah dibuat dan dipahami.
