BAB III DATA PERUSAHAAN
III.1.
Sejarah Singkat Perusahaan
III.1.1.
Pendirian dan Informasi Umum. Pada awalnya perseroan didirikan dengan nama PT Gema Gerhana Sarana
pada tahun 1984. nama perseroan tersebut berubah menjadi PT Gema Graha Sarana pada tahun 1994. PT Gema Graha Sarana didirikan berdasarkan akta Notaris Darsono Purnomosidi, SH No. 20 tanggal 7 Desember
1984. Akta
pendirian perusahaan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam surat keputusan No. C2-5605.HT.01.01. Tahun 1985 tanggal 6 September serta Berita Negara Republik Indonesia No. 32 tanggal 19 April 1996, tambahan No. 3782. Sejak Penawaran Umum Perdananya, Anggaran dasar perseroan telah diubah berdasarkan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No. 296 tanggal 26 April 2002 yang antara lain mengenai perubahan nama perseroan menjadi PT Gema Graha Sarana Tbk, perubahan modal dasar perseroan menjadi sebesar Rp 80.000.000.000,00.- (delapan puluh milyar rupiah), perubahan nilai nominal saham perseroan menjadi Rp. 100,00.- (seratus rupiah) tiap saham, serta perubahan lain untuk memenuhi ketentuan yang berlaku di bidang pasar modal bagi perseroan yang mencatatkan sahamnya pada bursa efek di Indonesia.
39
Anggaran dasar perusahaan telah diubah dan ditambah terakhir berdasarkan pernyataan keputusan rapat No. 226 tanggal 28 Mei 2003 yang dibuat dihadapan Bastian Harijanto, SH, pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH mengenai perubahan susunan anggota Komisaris dan Direksi perusahaan. Perubahan anggaran dasar perusahaan telah disetujui oleh Mentri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat keputusan No. C07664.HT.01.04. tahun 2002 tanggal 2 Mei 2002. Sesuai dengan pasal 3 anggaran dasar perusahaan, ruang lingkup aktivitas usaha perusahaan saat ini meliputi perdagangan umum, industri, jasa perancangan dan pemborongan di bidang interior dan furnitur. III.1.2. Anak Perusahaan Perusahaan memiliki anak perusahaan dengan pemilikan langsung sebagai berikut : Persentase Anak Perusahaan PT Laminatech Kreasi Sarana
Domisili Jenis Usaha Jakarta
Kepemilikan
Perdagangan dan jasa “Panel
99,75%
Component” khusunya untuk
(PT LKS)
furnitur dan interior PT Prasetya Gema Mulia (PT PGM)
Jakarta
Intalasi
Listrik
dalam
99%
bangunan.
40
PT. Laminantech Kreasi Sarana (LKS) Berdasarkan Akta yang dibuat di hadapan Iman Immanuel Sinaga, SH kandidat Notaris pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 236 tanggal 20 Maret 2002, perusahaan membeli 480 saham PT. LKS dengan nilai nominal Rp. 1.000.000,00 per saham seharga Rp. 612.589.500,00 dari PT. Vinotindo Grahasarana dengan persentase pemilikan sebesar 96%. Berdasarkan Akta yang dibuat Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 237 tanggal 20 Maret 2002, terjadi peningkatan modal dasar, modal ditempatkan dan disetor perusahaan tersebut. Perusahaan mengambil bagian dari peningkatan modal tersebut sebesar Rp. 1.440.000.000,00 dan persentase pemilikan perusahaan tidak berubah. Berdasarkan Akta yang dibuat Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 310 dan 311 tanggal 28 Maret 2002 perusahaan membeli saham PT. LKS dengan nilai nominal Rp. 1.000.000,00 per saham masing-masing 41 saham milik Dedy Rochimat dengan harga Rp. 41.000.000,00 dan 34 saham milik Halistya Pramana dengan harga Rp 34.000.000,00 sehingga persentase pemilikan dalam PT. LKS meningkat dari 96 % menjadi 99,75 %.
PT. Prasetya Gema Mulia (PGM) Berdasarkan Akta yang dibuat di hadapan Iman Immanuel Sinaga, SH kandidat Notaris pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 239 tanggal 20 Maret 2002, perusahaan membeli saham PT. PGM dari PT. Vinotindo Graha
41
Sarana sebanyak 240 saham dengan nilai nominal Rp 1.000.000,00 per saham seharga Rp 294.470.000,00 untuk persentase pemilikan 96 %. Berdasarkan Akta yang dibuat di hadapan Iman Immanuel Sinaga, SH kandidat Notaris pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 240 tanggal 20 Maret 2002, diadakan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT. PGM mengenai peningkatan modal dasar, ditempatkan dan disetor perusahaan tersebut. Perusahaan mengambil bagian dari peningkatan modal tersebut berubah. Berdasarkan Akta yang dibuat di hadapan Iman Immanuel Sinaga, SH kandidat Notaris pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH No. 313 dan 314 tanggal 28 Maret 2002, perusahaan membeli saham PT. PGM dengan nominal Rp 1.000.000,00 per saham masing-masing 9 saham milik Dedy Rochimat dengan harga Rp 9.000.000,00 dan 6 saham milik Halistya Pramana dengan harga Rp 6.000.000,00, sehingga persentase pemilikan dalam PT. PGM meningkat dari 96 % menjadi 99 %.
III.1.3.
Penawaran Umum Efek Perusahaan Pada tanggal 24 Juli 2002, perusahaan memperoleh pernyataan efektif dari
ketua Badan Pengawas Pasar Modal (Bapepam) dalam surat keputusannya No. S-1605/PM/2002 untuk melakukan penawaran umum kepada masyarakat melalui pasar modal sebanyak 80.000.000 saham dengan nilai nominal Rp 100,00 per saham disertai dengan 20.000.000 waran Seri I dengan harga pelaksanaan sebesar Rp 275,00 dan 10.000.000 waran Seri II dengan harga pelaksanaan sebesar
42
Rp 225,00. Pada tanggal 12 Agustus 2002, saham tersebut telah dicatatkan pada PT. Bursa Efek Jakarta.
III.2.
Kegiatan Usaha Perusahaan Kegiatan utama perseroan adalah dalam bidang industri, perdagangan dan jasa di bidang interior dan furnitur. Perseroan memiliki 2 anak perusahaan, yaitu LKS yang bergerak di bidang industri, perdagangan dan jasa “Panel Component” untuk furnitur dan interior dan PGM yang bergerak dalam bidang industri, perdagangan dan jasa kontruksi bidang mekanikal dan elektrikal untuk industrial, komersial dan residensial. Perseroan saat ini memiliki pabrik di Tangerang dengan luas 6.664,53 m², di Cikarang yang dioperasikan oleh anak perseroaan yaitu PT Laminatech Kreasi Sarana seluas 6.117 m², satu pabrik lainnya di Cikarang yang disewakan kepada PT Vinotindo Graha Sarana seluas 7.627 m² serta pabrik perseroaan di Cikande seluas 4.700 m². Beberapa proyek interior dan furniture kantor yang telah dikerjakan oleh Perseroan : Abdi Raharja, PT Ace Ina Insurance Bank Mandir Hub Kyai Tapa Bank Ekonomi Raharja, PT BII KCP Plaza Semanggi
43
BII KCP Raden Intan Bandar Lampung BJ Service, PT BNI Syariah Surabaya BNI Regional & Prima Dukuh Bawah Danamon Office EMP Kangean Energi Mega Persada Tbk, PT Energy Timu Jauh, PT Ernst & Young Freeport Fujitsu Imbang Tata Alam, PT Imeco Inter Sarana, PT Insani Mitrasani Gelam, PT Inti Anugrah Kapitalindo, PT Kalila Energy Hijau, PT Kantor DPRD Samarinda Kantor Gubernur Riau Kantor Gubernur Samarinda Mall Artha Gading Martha Tilaar Spa Oriflame Head Office
44
Pakuwon Food Court Pakuwon Supermall Bali Room Pizza Hut Bistor La Pizza- Kelapa Gading Restaurant Yoshis & Cicada RS Women Clinic Center Sembrani Persada Oil Company Spa & Sauna Mangga Dua Technip Indonesia Office, PT Toyota Jakarta Motor Show Exhibition 2004
Pada sektor produksi, perseroan telah berupaya untuk meningkatkan kemampuan untuk menghasilkan produk-produk yang bermutu. Sampai dengan akhir tahun 2004 salah satu pabrik Perseroan yang sedang dibangun untuk produksi veneer laminated wooden floor (flooring) sudah selesai pada tahun 2005. sehingga sudah bisa menghasilkan produk jadi yang siap untuk dipasarkan untuk ekspor ataupun local.
III.3.
Struktur Organisasi Berdasarkan Pernyataan Keputusan Rapat No. 226 tanggal 28 Mei 2003 yang dibuat di hadapan Bastian Harijanto, SH, pengganti dari Notaris Irawan Soerodjo, SH, susunan anggota Komisaris dan Direksi perusahaan sebagai berikut : Komisaris Independen
: Edy Wignya Utoyo
45
Komisaris Utama
: Dedy Rochimat
Komisaris
: Pulung Peranginangin
Direktur Utama :
: Tan Meng Kau/ Tommy Diary
Direktur
: Hie Vivi Junaedi Ilda Imelda Tatang
46
III.3.1 Bagan Struktur Organisasi
12
III.3.2 Uraian Fungsi dan Tugas (Job Description) 1. President Director Sasaran Mutu Posisi ini
Merupakan pimpinan puncak yang merupakan pemilik atau pemegang saham perusahaan
Mengawasi dan mengontrol perkembangan dan jalannya perusahaan serta meminta pertanggung jawaban atau laporan atas hasil kerja direktur.
Menentukan kebijakan dan sasaran tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab 1. Memimpin perusahaan, mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiataan-kegiatan dibidang operasional, keuangan, administrasi di dalam suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. 2. Menentu kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik untuk jangka pendek dan jangka penjang. 3. Menjaga disiplin kerja, dengan cara menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala. 4. Bertugas mengangkat dan memberhentikan direktur. 5.
Menyusun strategi perusahan dan membahasnya bersama para direktur serta menerapkanya kepada para manajer agar apa yang telah disusun bersama dapat berjalan dengan baik dan tepat sasaran.
51
6. Mengawasi pelaksanaan kerja yang telah digariskan untuk mencapai tujuan perusahaan. 2. Sales, Marketing dan Project Sasaran Mutu Posisi ini Menyusun strategi marketing, mempromosikan dan menawarkan produk kepada pelanggan, serta berusaha untuk mendapatkan pelanggan sebanyak mungkin dan juga bertanggung jawab terhadap pencapaiaan target penjualan yang ditetapkan oleh direktur.
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Membuat strategi dan kebijakan kegiatan penjualan produk peruahaan demi tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan..
Mempromosikan dan menawarkan produk kepada pelanggan secara kredit.
Melaksanakan strategi pemasaran yang telah di susun.
Mencari pelanggan atau klien baru.
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Menerima dan memenuhi permintaan pelanggan
Bertanggung jawab terhadap pencapaian target penjualan yang
telah
ditetapkan.
Project Sales 1. Sasaran Mutu Posisi ini •
Memastikan setiap permintaan pelanggan di follow up dengan baik
52
•
mendapatkan proyek sesuai dengan target yang ditentukan dalam bisnis plan.
•
Memastikan kepuasan yang ditangani.
2. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab 1. Meksanakan kegiatan penjualan untuk mendapatkan proyek sesuai dengan target yang ditentukan dan sesuai dengan bidang usaha. 2. Mengetahui “product knowledge” dari produk-produk yang dimiliki perusahaannya. 3. Ikut memonitor penawaran dan proposal yang akan disampaikan kepada pelanggan untuk memastikan sesuai dengan permintaan pelanggan. 4. Ikut memonitor ke divisi-divisi terkait untuk memastikan proyek berjalan dengan benar dan tepat waktu (termasuk pengawasan pembayaran). 3. Lingkup Wewenang •
Melakukan negosiasi proyek dalam batas-batas yang sudah didiskusikan sebelumnya dan tidak merugikan perusahaan.
•
Melakukan kegiatan “public relation” entertaiment dalam membina hubungan dengan pelanggan.
3. General Manager Production (Factory Tangerang) Sasaran Mutu Posisi ini Merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan, membiayai dan mengawasi pelaksanaan kegiatan produksi agar tercapai sesuai dengan target.
53
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Merencanakan dan mengatur kegiatan produksi yang telah ditetapkan agar kegiatan produksi dapat tercapai dengan tepat waktu sesuai dengan sasaran.
Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan produksi serta memberikan pengarahan kepada bawahan.
Menbuat laporan pembiayaan yang diperlukan dan hasilnya dilaporkan kepada bagian Accounting dan Financial.
Mengawasi dan memeriksa mutu atau kualitas produksi yang dihasilkan agar barang atau produk tersebut sesuai dengan standar yang diharapkan.
4. HRD (Employee Service) Sasaran Mutu :
Membuat dan menyusun struktur organisasi, serta menetapkan kebijakan tata tertib kepegawaian, dan menangani surat penerimaan yang berkaitan denga perusahaan.
Mengotorisasi
semua
perhitungan
gaji
karyawan,
mendistribusikan gaji karyawan dan menjaga kerahasiaan.
Mendukung pencapaian sasaran perusahaan dengan cara memastikan pelayanan kepada seluruh divisi atas pengelolaan administrasi dan database karyawan, serta pengembangan dan perbaikan sistem yang berhubungan dengan Compensation and Benefit.
54
Mensupport sasaran mutu divisi khususnya dalam merealisasikan hak-hak dan kewajiban karyawan secara tepat waktu demi terciptanya ketenangan bekerja.
Merekrut dan pemberhentian pegawai serta memberikan promosi dan penghargaan kepada pegawai yang berprestasi.
Divi HRD atau Employee Services A. 1. Posisi/Jabatan
: Employee Services Jr Manager
2. Sasaran Mutu Posisi ini Mendukung pencapaian sasaran perusahaan dengan cara memastikan pelayanan kepada seluruh divisi atas pengelolaan administrasi dan database karyawan, serta pengembangan dan perbaikan sistem yang berhubungan dengan Compensation and Benefit. Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Memberikan laporan yang berkaitan dengan data financial karyawan dan laporan konduite.
Memastikan standard pelayanan yang efektif dan efisien kepada karyawan dalam menunjang operasional unit bisnis.
Menjadikan fasilitator dan memberikan rekomendasi perbaikan sistem yang berhubungan dengan Compensation and Benefit.
3. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab a. Pembinaan dan pengembangan seluruh personil HRD
55
1. Mengevaluasi, menganalisa dan memonitor peningkatan skill dan kompetensi seluruh personil HRD agar dapat memenuhi spesifikasi yang sesuai dengan jabatan yang dipegang saat ini dengan standar review setiap 1 x 90 hari. 2. melakukan briefing, konseling, pendadaran serta sosialisasi kebijakankebijakan
divisi
HRD
khususnya
yang
berkaitan
dengan
penyempurnaan sistem kerja serta penyempirnaan SOP divisi HRD dengan standar review 1 x 30 hari. 3. memberikan rekomendasi pelatihan kepada personil HRD untuk meningkatkan skill dan kompetensi sesuai dengan fungsinya. b. Pengembangan dan penyempurnaan sistem kerja Melakukan review terhadap SOP serta media atau form yang digunakan agar sesuai dengan sasaran pelayanan dan pengembangan karyawan. c. Standar pengendalian dan pemantauan Melakukan evaluasi dan kajian serta analisis terhadap seluruh aktivitas yang telah direalisasikan baik yang dampaknya pada mutu pelayanan serta dampak finansial agar dapat dijadikan acuan pengambilan keputusan pada periode program kerja berikutnya.
B. 1. Posisi/Jabatan
: Personnel Admin & Database Staff
2. Sasaran Mutu Posisi ini
56
Mensupport sasaran mutu divisi khususnya dalam merealisasikan hak-hak dan kewajiban karyawan secara tepat waktu demi terciptanya ketenangan bekerja melalui :
Pengelolaan database karyawan baik softcopy dan hardcopy agar akurat dan sesuai data real yang ada.
Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh karyawan.
3. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab a. Database karyawan 1. Mengelola dan melakukan updating terhadap softcopy database karyawan dan melakukan review setiap akhir bulan untuk memastikan keakuratan data karyawan. 2. Melakukan filing terhadap dokumen hardcopy karyawan pada hari kerja yang sama dokumen tersebut diterima. 3. Membuat pengumuman karyawan masuk, keluar, rotasi, mutasi dan promosi setiap awal minggu kepada pihak-pihak terkait dan pada papan pengumuman HRD. b. Kontrak kerja karyawan 1. Membuat kontrak kerja bagi karyawan baru pada hari yang sama karyawan tersebut masuk kerja. 2. Menyiapkan Access Card dan ID Card karyawan baru pada hari yang sama karyawan baru masuk bekerja.
57
3. Membuat kontrak kerja perpanjangan bagi karyawan yang kontraknya diperpanjang pada hari yang sama periode perpanjangan kontrak. c. Surat keterangan dan referensi 1. Membuat surat keterangan sesuai dengan permintaan yang diajukan ke divisi HRD dan selesai dalam waktu 1 hari setelah permintaan diterima. 2. Membuat surat referensi kepada karyawan yang mengajukan permohonan resign setelah terlebih dahulu mengkonfirmasikan kepada user yang bersangkutan dan harus diserahkan kepada karyawan lewat atasan yang bersangkutan pada hari yang sama dengan tanggal efektif resign yang bersangkutan. 3. Membuat pemberitahuan secara resmi kepada Payroll untuk diproses hak-hak karyawan tersebut dalam jangka waktu 3 hari setelah permohonan resign diterima. d. Surat keputusan Membuat surat keputusan atas permintaan dari user dan melakukan konfirmasi dari pihak yang terkait serta terlebih dahulu disetujui oleh HRD General Manager dengan penyelesaian 1 hari setelah permintaan diterima HRD. e. Dokumen perijinan dan ketenagakerjaan 1. Mengelola dokumen perizinan dan ketenagakerjaan untuk menjamin tersedianya semua persyaratan ketenagakerjaan, dengan standard
58
review 1 bulan sekali untuk memastikan masa berlaku dokumendokumen tersebut. 2. Membina hubungan dengan pihak-pihak yang terkait untuk pengurusan dokumen perizinan dan ketenagakerjaan yang diperlukan. f. Administrasi cuti 1. Mengelola data base cuti karyawan dan up dating dilakukan setiap 1 x 7 hari kerja agar saldo cuti karyawan tetap up to date dan akurat. 2.
Menyampaikan pemberitahuan atas cuti-cuti karyawan yang batas toleransinya sudah jatuh waktu dan disampaikan kepada karyawan 30 hari kerja sebelum batas waktu toleransi cuti tersebut jatuh tempo.
4. Finance and Accounting Sasaran Mutu Memasukkan, memeriksa, mengolah, menyediakan dan melaporkan data atas segala transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Serta memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi lainnya beserta analisanya.
Financel Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Mengatur dan menempatkan perkiraan keuntungan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Mengatur dan menjaga kondisi keuangan serta struktur permodalan perusahaan.
59
Mengatur alokasi dana dalam penggunaan dana perusahaan secara efisien.
Menentukan sumber-sumber pendanaan bagi perusahaan.
Memeriksa laporan keuangan dan hasil operasi lainya.
Accounting Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Melakukan pencatatan-pencatatan atas segala transaksi yang terjadi dalam perusahaan ke dalam buku-buku yang telah diatur mulai dari buku harian sampai dengan ke buku besar dan menyajikan dalam bentuk laporan keuangan.
Mengarahkan dan mengkoordinasikan pencatatan uang dan pembiayaanpembiayaan lainnya.
Mengendalikan dan bertanggung jawab atas kegiatan akuntansi.
Divi Accounting A. 1. Posisi/ Jabatan 2. Divisi/ Bagian/ Seksi
: Kepala Departemen Account Receivable : Finance
3. Sasaran Mutu Posisi ini Mereveiw proses pemasukan, pemeriksaan, pengolahan, penyediaan dan pelaporan data Piutang dagang dan Piutang Afilisi. 4. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Mereview proses pengumpulan data untuk administrasi penagihan dari setiap jenis transaksi piutang dagang dan piutang afiliasi dalam bentuk
60
surat perintah kerja baik intern maupun ekstern, progress dari suatu proyek berita acara, dan lain-lain.
Mengatur jadwal atau route kurir untuk melaksanakan pengiriman kwitansi dan faktur pajak ke tujuan masing-masing dengan benar dan mengambil pembayaran berupa cek atau giro
Mereview laporan piutang dagang dan piutang afiliasi harian perusahaan berdasarkan tagihan yang telah dikirimkan ke klien.
Mereview proses pengarsipan, pemeliharaan dan pengamanan dokumendokumen yang berhubungan dengan penagihan serta pemusnahan atas dokumen yang tidak berlaku lagi.
Mereview laporan progress pembayaran berdasarkan pembayaran yang diterima dari klien
Menangani dan melakukan proses administrasi yang berhubungan dengan asuransi proyek
Menindak lanjuti laporan progress proyek atau berita acara.
Melakukan proses administrasi untuk transaksi penerimaan uang atas penagihan dagang dari klien.
Membuat laporan outstanding account receivable dan laporan kemajuan progress dari setiap proyek setiap bulan.
Menerima tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Lingkup Wewenang
61
Memberikan rekomendasi dan menentukan teknis pelaksanaan dalam menjalankan tugas-tugas pokok dan tanggung jawab yang telah diberikan.
B. 1. Posisi/ Jabatan 2. Divisi/ Bagian/ Seksi
: Staff Account Receivable : Finance & Accounting
3. Sasaran Mutu Posisi ini Memasukkan, memeriksa, mengolah, menyediakan dan melaporkan data Piutang Dagang dan Piutang Afiliasi, secara lengkap akurat dan tepat waktu. 4. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Melakukan pengumpulan data untuk administrasi penagihan dari setiap jenis transaksi Piutang Dagang dan Piutang Afiliasi dalam bentuk Surat Perintah Kerja baik Intern maupun Ekstern, Progress dari suatu Proyek, Berita Acara dan lain-lain.
Membuat kwitansi dan faktur pajak serta melampirkan dokumendokemen pendukungnya secara lengkap.
Menindaklanjuti kwitansi dan faktur pajak sampai pembayarannya dapat dilaksanakan oleh klien.
Membuat laporan piutang dagang dan piutang afiliasi harian perusahaan berdasarkan yang telah dikirimkan kepada klien.
Melakukan pengarsipan, pemeliharaan dan pengamanan dokumendokumen yang berhubungan dengan penagihan serta pemusnahan atsa dokumen yang tidak berlaku lagi.
62
Membuat laporan progress pembayaran berdasarkan pembayaran yang diterima dari klien.
Menangani dan melakukan proses administrasi yang berhubungan dengan asuransi proyek.
Menindak lanjuti laporan progress proyek atau Berita Acara.
Menerima tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Lingkup Wewenang memberikan rekomendasi dan menentukan teknis pelaksanaan dalam menjalankan tugas-tugas pokok dan tanggung jawab yang telah diberikan.
III.4. Kebijakan Operasional Perusahaan III.4.1 Prosedur Penjualan Kredit, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas Prosedur kegiatan pencatatan dan penerimaan Piutang usaha a. Divisi Finance menerima SPK atau Kontrak dari Departeman Estimasi atau Divisi Proyek. b. SPK atau Kontrak yang diterima setelah diperiksa lalu dilengkapi dengan invoice, faktur pajak dan progress report (dokumen-dokumen pelengkap). c. Copy dari invoice tersebut diserahkan ke bagian Accounting untuk dibuat jurnalnya. d. Invoice asli tersebut beserta dokumen pelengkap diberikan kepada pelanggan. e. pembayaran dari pelanggan diterima oleh bagian Finance dan dibuatkan voucher penerimaan uangnya untuk diserahkan ke bagian Accounting untuk dijurnal
63
Bagan Alir ( Flowchart) Proses Penjualan Kredit, Piutang Dagang dan Penerimaan Kas Bagan Alir
PIC
Dokumen
(1) Kadep Finance
- Spk
&
- kontrak
Kadep Accounting
- PO
(2) Staff Finance
-Invoice -Faktur Pajak
(3) (4) Staff Accounting
NA Jurnal
(5) -
Na
(6) Kadep Finance
-Slip transfer -Giro/Cek
(7) Kadep Finance
-voucher -slip transfer
keterangan : - SPK adalah surat perintah kerja yang diterima dari departemen estimasi
-Giro/cek
Bagan Alir ( Flowchart) Project Sales Bagan Alir
PIC
Dokumen
1) Project Sales
Proposal proyek
2) Project Sales
-
3) Sales, MKT & Support Director
-
4) –
-
5) –
-
6) Project Sales, sales, MKT & Support Director
P20-MRP-L01 Pelaksanaan Peningkatan berkesinambu ngan
III.4.2. Pedoman Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen dan Data 1. Tujuan 1.1 Menjamin semua dokumen sIstem mutu yang tersedia di tempat kerja adalah dokumen yang berlaku, dan tidak dihunakannya dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku lagi
1.2 Menjamin dokumen-dokumen system mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang. 1.3 Mengendalikan dokumen-dokumen dari luar perusahaan yang perlu untuk dikendalikan dan mendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mengendalikan seluruh dokumen dan dokumentasi system mutu yang digunakan si semua divisi perusahaan. 3. Tanggung Jawab 3.1 Manajemen Representatif bertanggung jawab dalam pengendalian terhadap pengesahan, pengeluaran dan perubahan-perubahan dokumen Pedoman Sistem Mutu dan dokumen prosedur, serta memelihara daftar distribusinya. 3.2 Semua Manajer Divisi bertanggung jawab terhadap pengendalian data dan dokumen dalam bentuk hard copy (kertas) atau soft copy (disket atau hard disk) pada divisi masing-masing. 4. Definisi Dokumen adalah semua dokumen terkait dengan system manajemen mutu yang digunakan oleh PT Gema Graha Sarana Tbk, sebagai acuan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian mutu. 5. Prosedur 5.1 Sistem Format Dokumen 5.1.1
Format dokumen level 1 harus mengandung butir-butir sebagai berikut :
66
Contoh : Nama Perusahaan
: PT Gema Graha Sarana Tbk
Jenis Domunen
: Pedoman Sistem Mutu
Deskripsi Dokumen
: Dukungan Manajemen
Kode
: PSM
Revisi
:0
Tanggal
: 28 Mei 2003
Halaman
: 1 dari 30
Keterangan
:
Kode
: XXX 1
1 = Kode dokumen, 3 digit (PSM= Pedoman Sistem Mutu)
5.1.2
Format dokumen level 2 Contoh : Nama Perusahaan
: PT Gema Graha Sarana Tbk
Jenis Dokumen
: Pedoman Prosedur Mutu
Judul Prosedur Mutu
: Pengendalian Dokumen dan Data.
Kode
: P05
Revisi
:0
Tanggal
: 28 Mei 2003
Halaman
: 1 dari 10
Keterangan
:
67
Kode
: X XX 1 2
1 = Kode dokumen, 1 digit (P = Prosedur). 2 = No Prosedur, 2 digit.
5.1.3
Format dokumen instruksi kerja (IKA) Contoh : Nama Perusahaan
: PT Gema Graha Sarana Tbk
Jenis Pedoman
: Instruksi Kerja
Judul Instruksi Kerja
: Pengkajian Pemasok
No. Dokumen
: IKA-PIM-001
Revisi
:0
Tanggal
: 8 Mei 1999
Halaman
: 1 dari 3
Keterangan
:
No. Dokumen
: XXX-XXX-XXX 1
2
3
1 = Kode dokumen, 3 digit (IKA = Instrukdi Kerja) 2 = Kode divisi pembuat atau departemen atau initial penanggung jawa dari pembuat dokumen, 3 digit. 3 = No. urut dokumen, 3 digit.
68
5.1.4
Format dokumen strukur organisasi Divisi atau Departemen mengandung butir-butir sebagai berikut : Contoh : Nama Perusahaan : PT Gema Graha Sarana Tbk. Judul
: Struktur Organisasi Departemen Quality Assurance.
No. Dokumen
: STO – QAS
Revisi
:0
Tanggal
: 28 Mei 2003
Halaman
: 1 dari 1
Keterangan
:
No. Dokumen
: XXX-XXX 1
2
1 = Kode Dokumen, 3 digit (STO = Struktur Organisasi). 2 = Kode Divisi atau Departemen atau initial penanggung jawab, 3 digit. 5.1.5
Kode Divisi / Initial Penanggung Jawab yang digunakan : Estimasi
= EST
Factory Support
= FSP
Finance & Accounting
= FNA
General Affair (GA)
= GAF
Gudang Pabrik Cikande
= GDC
Human Resources Development
= HRD 69
Industrial Relation Tangerang
= IRD
Indusrial Relation Cikande
= IRC
Logistik Pabrik Tangerang
= LOG
Manajemen Representatif
= MRP
Management Information System
= MIS
Production Pabrik Tangerang
= PRD
Production Pabrik Cikande
= PRC
Production Planning Inventory Control
= PPC atau PPIC
Project Control
= CTR
Project Flooring
= FLC
Project Sales
= PSL
Project Support
= PSP
Proyek
= INT
Cost Control Project
= PCT
Purchasing Factory
= PUR
Purchasing Proyek
= PIM
Quality Assurance Project
= QAS
Sales Support
= SSP
System Support
= SYS
Software System Support
= SSS
Teknik Pabrik Tangerang
= TEK
Teknik Pabrik Cikande
= TEC
70
Work Preparation
5.1.6
= WPR
Kode Initial yang digunakan dalam pedoman prosedur mutu : DIRUT
= Direktur Utama
DIR
= Direktur
FRM
= Formulir
GM
= General Manager
IKA
= Intruksi Kerja
KADEP
= Kepala Departemen
KASIE
= Kepala Seksi
L
= Lampiran
MR atau MRP
= Manajemen Representatif
P
= Pedoman Prosedur Mutu
PSM
= Pedoman Sistem Mutu
QAS
= Quality Assurance (Proyek)
QAF
= Quality Assurance (Pabrik Tangerang)
QAC
= Quality Assurance (Pabrik Cikande)
5.2 Untuk formulir-formulir dan surat-surat dapat langsung ditandatangani oleh orang yang jabatanya satu tingkat di bawah pejabat yang berwenang tersebut.
71
5.3 Khusus untuk dokumen intruksi kerja (IKA). Dokumen instruksi kerja ini akan dibuat oleh orang yang jabatanya lebih rendah dari yang telah ditetapkan, maka dapat dilakukan dengan pemberian surat kuasa. 5.4 Dokumen-dokumen asli Pedoman Sistem Mutu (PSM), dokumen prosedur dan dokumen asli intruksi kerja beserta daftar distribusi dokumen untuk divisi atau departemen yang berlokasi di kantor pusat disimpan oleh Manajemen Representatif, sedangkan dokumen asli instruksi kerja beserta daftar distribusi dokumen untuk divisi atau departemen yang berlokasi di factory Tangerang disimpan di Rak Catatan Mutu di factory Tangerang. 5.5 Untuk dokumen terkendali lainnya, dibuat dan atau diterbitkan oleh divisi harus di cap atau distempel divisional controlled copy dengan tinta hijau dan daftar distribusinya menggunakan daftar distribusi form No : P05MRP-L02. 5.6 Perubahan untuk dokumen Instruksi Kerja dilakukan oleh pimpinan masing-masing atau departemen apabila Instruksi Kerja yang ada sudah tidak sesuai lagi. 5.7 Dalam kasus jika suatu dokumen mengalami revisi pada halaman-halaman tertentu, maka dapat langsung mengganti nomor revisi pada halaman tersebut, kecuali jika perubahan yang terjadi secara keseluruhan mengikuti nomor revisi yang terbesar.
72
