BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem yang Di Implementasikan Sistem pengelolaan dokumen melibatkan beberapa role atau stake holder yaitu para manager divisi, staff dan administrator.
Sistem yang dibutuhkan
untuk
pengelolaan dan penyimpanan dokumen adalah sistem yang mampu memonitor aktivitas dokumen, para manajerlah yang akan melihat progress dari setiap dokumen atau file yang ditugaskan ke masing – masing staf, para manajer perlu mengetahui sudah sejauh mana progress dokumen – dokumen tersebut, karena dokumen yang dikelola semuanya berhubungan dengan dokumen proyek, yang menentukan keberhasilan penyelesaian proyek tersebut, dengan dibangunnya sistem manajemen dokumen yang mampu mengorganisir semua dokumen – dokumen tersebut secara terpusat, dengan tidak lagi menyimpan di lokal komputer masing – masing stafnya, maka proses disposisi sampai approval dokumen tersebut dapat dimonitor degan jelas dan tidak terhambat jarak maupun waktu. Dengan menggunakan alfresco semua kebutuhan proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan baik. Seperti yang telah disebutkan pada bab 2 folder di dalam alfresco dinamakan space dan file yang akan kita isi ke space tersebut dinamakan content. Semua department di dalam alfresco akan mempunyai space, document management, business rules dan security.
Sistem manajemen dokumen yang dibuat dengan menggunakan alfresco memungkinkan para manager dapat memonitor status disposisi dokumen dengan menerapkan workflow pada masing – masing space, membuat tugas(task) untuk diberikan kepada para staf dan task tersebut bisa dimonitoring sampai pemberian approval untuk task tersebut. Jenis dokumen yang dikelola berupa file – file PDF, 20
21
audio, video, office file, AutoCAD file, text file, HTML file. Semua file tersebut bisa dibuka secara offline artinya disimpan dulu ke lokal komputer kemudian kita lakukan editing dengan membuka aplikasi pada client dengan syarat aplikasi untuk membuka file tersebut sudah di install di komputer client tersebut, kecuali HTML file dan XML file, bisa kita edit secara online.
Skenario percobaan pada implementasi ini mensimulasikan 3 divisi yang ada di perusahaan yaitu : a. Divisi engineering : mengelola dokumen yang terdiri dari file office yang berisi dokumentasi, SOP proyek, proposal tender proyek, dan juga gambar desain. b. Divisi HRD : bertugas mengatur dokumen – dokumen yang berisi kebijakan – kebijakan dokumen perusahaan, daftar inventaris peralatan kantor, surat yang ditujukan untuk pihak external dan internal perusahaan , memo dan sebagainya. c.
Divisi IT menegelola dokumen yang terkait dengan data IT Perusahaan, baik itu SOP Sistem, panduan aplikasi, topologi jaringan, semua data – data yang ada dikelola divisi tersebut, bersifat rahasia, dan hanya user anggota divisi tersebut yang bisa mengakses file dan dokumen tersebut. Penjelasan user yang terlibat seperti tabel di bawah ini.
22
Tabel 3.1 Fungsi keanggotaan Username Admin Paul Irma Cecep Koespurwandi Puji Deisy
Group Administrator Administrator Engineering Engineering Engineering Engineering Engineering Engineering
Sapta Alfonsus Revi
HRD HRD HRD
Revi Agus Paul
IT IT IT
3.2 Analisis fungsi – fungsi pada alfresco yang akan digunakan Pada tahap analisis fungsi pada alfresco ini penulis ingin menjelaskan fungsi – fungsi apa saja yang akan digunakan untuk mendukung proses bisnis dokumen yang akan diterapkan, mulai dari security, manajemen dokumen, sampai workflow dan rule yang akan diterapkan pada masing – masing divisi tersebut, jadi kemungkinan setiap divisi memiliki fungsi dan workflow dokumen yang berbeda – beda.
23
3.2.1 Membership dan security Security pada alfresco diterapkan dengan menggunakan roles yang diterapkan pada user dan group untuk spesifik space dan konten
a. Pengaturan user dan group User merupakan individual member, sedangkan group merupakan kategori atau kelompok dari user tersebut. Satu user bisa merupakan lebih dari satu anggota group atau sub-group. User yang menjadi member sub-group secara otomatis menjadi anggota dari parent groupnya. User dan group dapat didefinisikan dengan melihat struktur organisasi.
Sebagai contoh berikut adalah user dan group yang
memilikinya
Gbr 3.1 Daftar user dan group yang dibuat
24
b. Permission dan roles
Permission menentukan akses ke space dan konten.
Dalam alfresco
permission diidentifikasikan dengan string. Anak dari node atau sub-space dari parent sub-space akan mewarisi permission dari node induknya atau node space-nya. Permission yang diset pada node akan memiliki hak lebih tinggi dibandingkan permission yang dapat diset pada node, space ataupun konten. Sebagai contoh dari permission adalah permission group yang diterapkan pada alfresco.
Permission
group ini memiliki tipe: • Read • Edit • Delete • Add
Roles merupakan gabungan dari beberapa permission yang diterapkan pada user. Sebagai contoh roles yang diterapkan pada alfresco adalah: • Consumer : hanya dapat membaca konten • Editor : dapat membaca dan meng-edit konten • Contributor : dapat membaca dan menambahkan konten • Collaborator : Dapat membaca, meng-edit, dan menambahkan konten • Coordinator : dapat membaca, meng-edit, menambahkan, dan menghapus konten (full access)
Semua anggota dari masing – masing divisi mempunyai hak akses collaborator, hanya manager divisi yang diberi hak akses coordinator, kecuali untuk space home folder user, user diberi hak akses coordinator. Secara default, space yang dibuat diatas dapat diakses oleh group EVERYONE, dengan roles sebagai consumer. Untuk keamanan dan ketertiban dalam mengakses konten yang ada dalam space.
25
c. Authentifikasi Alfresco menentukan authentifikasi dengan menggunakan username dan password. Authentifikasi diberlakukan untuk mengaskes content repository. Dibawah ini ada beberapa cara untuk mengakses alfresco, namun di sini kita hanya menggunakan 2 cara yaitu: • Web Client • CIFS • WEBDAV 3.2.2 Manajemen Dokumen 1.
Pengaturan space dan konten
Space dalam alfresco dapat dianggap sebagai folder yang berisi sub-space atau konten berupa file. Layaknya folder, space dapat diimplementasikan menggunakan security, business rules, workflow, notifications, local search, dan special views, space yang menggunakan berbagai tambahan fitur ini disebut juga smart folder. Pengaturan konten dilakukan berdasarkan space yang dibuat, beberapa space yang dibuat melambangkan divisi yang ada, yaitu: a. Divisi Engineering: Dokumen yang dikelola juga terdiri dari file – file office yang berisi dokumentasi, SOP proyek, proposal tender proyek, dan juga gambar – gambar dari aplikasi AutoCAD. Dengan menggunakan action space rules, dokumen secara otomatis dapat didistribusikan ke space yang berkaitan b. Divisi HRD: dokumen yang dikelola terkait dengan dokumen policy perusahaan, data karyawan, laporan internal dan external. c. Divisi IT : space berisi semua dokumen yang terkait dengan Data IT Perusahaan, baik itu SOP Sistem, panduan aplikasi, topologi jaringan, dll. Tabel di bawah ini menjelaskan mapping user ke dalam space di alfresco
26
Tabel 3.2 Mapping user ke dalam space Space
User
Group
Role
Permission
Drop Zone
Sapta, alfonsus
HRD
Consumer
Read
Operational
Alfonsus
HRD
Contributor
Read,
write,
edit,delete Policy
Sapta
HRD
Consumer
Read
Dokumentas
Puji, Paul
Engineering
Contributor
Read,
i
write,
edit,delete
Drop Zone
Cecep, Irma, koes, Engineering
Consumer
Read
Contributor
Read,
Paul Drawing
Cecep, koes, Paul
Engineering
write,
edit,delete Proposal
Draft
Puji, irma
Engineering
Contributor
Read, edit,delete
Pending Approve
write,
27
2. Pengaturan Action Rules Action rules merupakan sekumpulan fungsi yang dapat diimplementasikan pada spesifik space atau konten. Penggunaan action rules ini dibuat dengan cara mengidentifikasikan syarat tertentu dari space, selanjutnya mengidentifikasi action yang dilakukan jika syarat kondisi terpenuhi. Dengan space yang berisi action rules, maka proses bisnis suatu dokumen dapat diimplementasikan dan disesuaikan, pada kasus pengelolaan ada space drop zone, di dalam space ini diimplementasikan action rules berupa : •
Dokumen masuk ke divisi HRD dengan penamaan mengandung kata “peraturan” akan masuk ke space BetaPramesti Æ HRD Æ Policy
Action rules pada konten contohnya adalah fungsi add, edit, delete, check-in, checkout, workflow
3. Kostumisasi model konten (custom content model) Alfresco memiliki model konten yang dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan. ada 2 konfigurasi model konten yang bisa diimplementasikan yakni custom aspect dan custom type document a. Konfigurasi property dokumen menggunakan custom aspect Konfigurasi custom aspect dilakukan dengan menambahkan detail properties pada dokumen.
Ini dapat berguna ketika melakukan pencarian dokumen
secara lebih spesifik. Custom aspect
dapat dibuat dengan menambahkan
properties yang berbeda untuk masing - masing dokumen b. Konfigurasi tipe konten Konfigurasi tipe konten dari alfresco dilakukan untuk menambahkan kategori tipe dari dokumen. Secara default tipe dokumen adalah content. Pada kasus ini akan ditambahkan kategori dari tipe dokumen yakni Operational dokumen
28
dan Corporate Dokumen untuk divisi HRD. Listing program dapat dilihat pada lampiran “Custom type Alfresco”. c.
Pencarian dokumen
Menu pencarian dokumen memang sudah ada pada alfresco. Pada tugas akhir ini penulis kostumisasi untuk melakukan pencarian terhadap tipe dokumen
3.2.3 Workflow Suatu nilai tambah yang diberikan alfresco untuk membantu monitoring aktivitas dokumen tersebut adalah dengan memanfaatkan fasilitas Adhoc Task-Based, fasilitas ini digunakan untuk mengirimkan suatu perintah atau notifikasi ke pihak lain, di Adhoc Task- Based ini terdapat tombol (button) task done, yang digunakan apabila tugas telah dikerjakan dan si pengirim task sudah menyetujuinya. Pengirim dapat mengatur notification jika menghendaki adanya suatu pemberitahuan akan status tugas dokumen yang dikirimnya. Pada masing – masing space untuk semua divisi, diterapkan workflow atau rule untuk proses dokumen yaitu: 1. Simple workflow Simple workflow berorientasi pada konten didefinisikan sebagai proses pergerakan dokumen melalui beberapa space
staff
Manager Divisi submit
Space Draft
approved Space Pending Approval Reject
Re-submit Retract
Gbr 3.2 Space dan simple state workflow
Space Publish
29
Gambar diatas menjelaskan mula – mula dokumen diletakkan pada folder atau space draft, kemudian dokumen tersebut di-submit ke manager, dan akan masuk ke space Pending Approval dan jika manager telah membaca dan menyetujui dokumen yang kita submit tadi, maka secara otomatis dokumen tersebut berpindah ke space publish dokumen, namun jika manager menganggap isi dokumen tersebut masih belum benar atau belum memenuhi kriteria yang diinginkan manager lalu si manager tersebut akan memberi tanda reject, dan dokumen tersebut akan kembali ke space draft.
2.
Advanced workflow Advanced workflow di dalam alfresco merupakan proses yang berorientasi pada tugas ( task-oriented). Dimana dokumen dibuat, attach dokumen dengan dokumen lain, kemudian dokumen disampaikan ke stake holder lain yang berkaitan dengan dokumen tersebut.
Selanjutnya dokumen yang sudah
didisposisikan dapat dimonitor. Advanced workflow dibagi menjadi 2 tipe: • Adhoc Task workflow : dalam hal ini dokumen didisposisikan ke sesama teman kerja • Review dan Approve workflow :
Dokumen untuk didisposisikan
kepada manager masing- masing untuk diperiksa atau disetujui. Pada tahap perancangan akan digambarkan dengan diagram state bagaimana proses ini akan berlangsung.
3.3
Analisis properties dokumen yang terlibat Data yang diperlukan dalam perencanaan aplikasi mengacu pada jenis
dokumen, klasifikasi, perihal, sifat dan lain – lain yang selanjutnya penulis sebut sebagai properties dari dokumen yang terlibat. Berikut ini adalah properties yang dibutuhkan dari sebuah dokumen yang masuk maupun keluar, pada saat disposisi, dan pada saat dokumen menjadi arsip.
30
Tabel 3.3 Properties dokumen masuk divisi Engineering Properties
keterangan
Divisi
Nama Divisi
Jenis Dokumen
Manual Guide, proposal, gambar
Nama proyek
Dokumen dibuat berdasakan proyek apa
Proyek koordinator
Nama proyek manager
Tanggal Pengerjaan proyek
Tanggal dimulainya pengerjaan proyek
Tabel 3.4 Properties dokumen masuk divisi HRD Properties
keterangan
Divisi
Nama divisi
Tipe Dokumen
Operational dokumen (berisi data karyawan, surat, memo, dll), Policy dokumen (berisi semua peraturan – peraturan perusahaan)
Timestamp
Tanggal dan jam
sifat
Biasa/rahasia/sangat rahasia
Jadwal retensi
Masa penyimpanan
31
3.4
Perancangan Sistem Pada tahap perancangan sistem, perancangan sistem menggunakan pemodelan
UML (Unified modeling language). Gambaran aplikasi dimodelkan dengan aktor dan fungsi yang terlibat di dalam sistem dengan mengguanakan use case diagram. Berikut akan dijelaskan aktor – aktor yang akan terlibat yaitu: 3.4.1 Aktor Berdasarkan pengelolaan dokumen yang ada dan pencapaiann tujuan aplikasi kategori pengelola yang akan memakai sistem dapat digolongkan menjadi 3 aktor yaitu: 1. Administrator : adalah seseorang yang bertugas mengelola sistem, menjaga dan memonitoring agar sistem selalu berjalan dengan baik, memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh user, membuat
hierarki space (folder),
membuat proses bisnis untuk pengelolaan dokumen, mengatur security space, manajemen user dan group, membuat workflow yang sesuai dengan proses bisnis masing – masing divisi, menambahkan metadata (property) untuk suatu konten di dalam space, secara default alfresco memiliki property default, namun kita bisa menambahkan XML programming, untuk membuat metadata (properties) dari konten tersebut. 2. Manager Divisi : adalah kepala bagian masing – masing divisi, yang mempunyai kewenangan dalam mengakses dan memonitor aktivitas dokumen, memberi approval dari setiap dokumen yang akan didisposisi. 3. Staff :
Tim/seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
mengolah dokumen. Menyimpan konten ke dalam space, mengisi metadata (properties) dari setiap konten yang akan di masukan ke dalam space
Mengacu pada Use Case pada diagram aplikasi, masing – masing aktor
32
mempunyai perbedaan dalam hak akses terhadap sistem, untuk penjelasannya dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
Tabel 3.5 Identifikasi aktor administrator
Nama Aktor
Administrator
ID
Aktor1
Deskripsi
Diperankan oleh System Administrator yang memiliki tugas: membuat user, membuat group user, membuat role security space, melakukan recover deleted konten, melakukan backup space data
Tabel 3.6 Identifikasi aktor manager Nama Aktor
Manager
ID
Aktor2
Deskripsi
Manager yang menjabat masing – masing divisi. Manager yang mempunyai tanggung jawab memonitor aktivitas dokumen dan approval dokumen, mengirim task dokumen ke pada staf yang berada di bawahnya, mendelete space, create discussion untuk suatu space dan konten yang ada didalamnya
33
Tabel 3.7 Identifikasi aktor staf Nama Aktor
Staf
ID
Aktor3
Deskripsi
Tim/Seksi yang bertugas mengolah dokumen sesuai bidang, divisi, dan fungsi masing – masing, upload konten ke dalam space, mengisi metadata, properties dari setiap konten, karena setiap konten untuk masing – masing divisi memiliki karakteristik metadata yang berbeda -beda
3.4.2
Use case diagram Tabel 3.8 Use case Admin console Use Case
Admin console
Aktor ID
Aktor 1
Deskripsi
Mengelola user dan group yang berhak mengakses aplikasi , baik menambahkan user, group, membuat subgroup, menambahkan security terhadap space, ataupun konten, menambahkan role terhadap suatu space yaitu: consumer, coordinator, collaborator, editor, contributor
34
Tabel 3.9 Use case create space Use Case
Create space
Aktor ID
Aktor 1, Aktor2, Aktor3
Deskripsi
Melakukan create space, upload dokumen yang
diinput,
ataupun
dokumen
hasil
scanning, atau file yang sudah berbentuk elektronik,
input
konten/file/dokumen
dilakukan dengan mengupload file tersebut, dengan
mengisi
field
properties
yang
berkenaan dengan dokumen tersebut.
Tabel 4.0 Use case Assign Adhoc-Task Use Case
Assign Adhoc-Task
Aktor ID
Aktor2
Deskripsi
Melakukan proses approval/disposisi dokumen, dengan menyertakan attachment file/ dokumen yang akan diperiksa, dengan member status pada dokumen tersebut.
35
Tabel 4.1 Use case add/create content Use Case
Add/create content
Aktor ID
Aktor2, Aktor3
Deskripsi
Melakukan penyimpanan atau pembuatan dokumen / konten yang telah diproses untuk selanjutnya akan menjadi arsip
36
Gbr 3.3 Diagram Use Case keseluruhan
37
Pada gambar diatas terlihat terdapat aktor-aktor yang sesuai dengan role yang berperan dalam pengembangan perangkat lunak. Selain itu nampak bahwa aktoraktor tersebut berinteraksi dengan use case yang menggambarkan fungsionalitas yang dapat dilakukan pengguna dengan menggunakan alfresco, di antaranya adalah melakukan add-create content, create workflow, dan invite pengguna yang mempunyai relasi <
> dengan use case create space. Actor 1 dan actor 2 menggunakan use-case check-in dan check-out content, create content rule dan versioning document yang memiliki relasi <> dari use case add/create content.
Adapun untuk aktor admin, yang mengelola penggunaan alfresco
berinteraksi dengan use-case admin console yang memiliki tipe relasi <> dengan use case: create user, create group, create role security space, backup space, dan recovering deleted content.
38
3.4.3 Activitty Diagram
Gbr 3.4 Diagram activity divsi engineering
Pada saat dokumen di input, dokumen akan mengalami pemilihan secara otomatis apakah jenis dokumen tersebut berupa Drawing Design Project atau berupa SOP dan manual guide project system, jika dokumen berisi drawing design project
39
maka akan dipindahkan ke space Drawing project, begitu juga jika dokumen tersebut berisi keterangan SOP dan Manual project, maka secara otomatis oleh sistem akan dipindahkan ke space Manual dan SOP.
Jika dokumen akan didisposisikan ke
manager untuk proses approval maka dokumen akan dipindahkan ke space draft, dan jika dokumen di-submit ke manager, dan telah mendapat approval, maka dokumen akan berpindah ke space publish, namun sebaliknya jika dokumen tersebut di reject maka akan berpindah ke space Pending approval
40
Gbr 3.5 Activity Diagram HRD
41
Saat dokumen di input, dokumen akan mengalami pemilihan secara otomatis apakah jenis dokumen tersebut berupa operational dokumen atau berupa corporate dokumen, jika dokumen berisi operational dokumen maka akan dipindahkan ke space operational dokumen, begitu juga jika dokumen tersebut berisi keterangan corporate dokumen, maka secara otomatis oleh sistem akan dipindahkan ke space corporate dokumen. Jika dokumen akan didisposisikan ke manager untuk proses approval maka dokumen akan dipindahkan ke space draft, dan jika dokumen disubmit ke manager, dan telah mendapat approval, maka dokumen akan berpindah ke space publish, namun sebaliknya jika dokumen tersebut di reject maka akan berpindah ke space pending approval.
42
M em buat initiatior w orkflow
<> Pilih w orkflow
<<system >> W orkflow tercatat
<> Tanggal, perihal prioritas
<> Attach dokum en lain
<> P ilih user tujuan
<> Pilih finish <<system r>> R em ove w orkflow <<system r>> M asukan ke M y C om plete Task
<<system r>> M asukan ke M y Task ToD o
Initiator atau assignee M enerim a task Apakah ada task ? Ya << user>> (sebagai Assignee atau initiator
<<user>> Pilih task yang harus dilakukan
Initiator m em iliki tom bol “done” Assignee m em iliki tom bol “R eject” atau “Approve”
<<system r>> M anage w orkflow (status berubah)
Status : Not yet started In Progress O n Hold Canceled Com pleted
<<user>> Pili task yang harus dilakukan
assignee
initiator <> Pilih reject atau approve
<<system r>> H apus dari M y Task To D o
<<user>> Pili task yang harus dilakukan
<<system r>> Tam bah Task Ke M y C om plete Task
Gbr 3.6 Diagram Advanced Workflow
43
Diagram di atas menjelaskan advanced workflow.
User sebagai initiatior
membuat task workflow dengan mengisi informasi – informasi penting seperti tanggal dikerjakan, perihal, prioritas, notifikasi dan dokumen terkait. Setelah itu initiator mengirimkan task ke user lain (assignee). Task yang initiator kirim akan tercatat pad windows “My Task To Do” dari initiator. Sedangkan user sebagai assignee dapat melakukan reject atau pilihan merubah status in progress, not yet started, On Hold, Cancelled, Completed
3.5 Sequence Diagram
Gbr 3.7 Sequence diagram sistem
