BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi dan analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan.
3.1
Identifikasi dan Analisis Permasalahan Proses penerimaan barang yang berjalan pada gudang UD. Mekaryo
Utomo yaitu pegawai gudang melakukan pengecekan kesesuaian barang yang diterima dari supplier yang sebelumnya dipesan oleh perusahaan. Barang yang sesuai dengan permintaan akan disimpan digudang dan barang yang tidak sesuai akan diretur oleh bagian pembelian. Pada proses pengeluaran barang pegawai gudang menerima dokumen pengeluaran barang dari bagian penjualan, pegawai gudang akan membuat surat pengeluaran barang dan surat jalan. Apabila barang yang akan dikeluarkan habis, bagian gudang akan membuat daftar barang habis yang dilaporkan ke bagian pembelian untuk dilakukan pemesanan kepada supplier. Pada proses pembuatan laporan pegawai gudang mencari dan mengumpulkan dokumen-dokumen transaksi penerimaan barang, pengeluaran barang, dan retur barang yang berupa nota kemudian dibuat rekap untuk dilaporkan pada manajer gudang. Berdasarkan proses bisnis yang ada sekarang bagian penjualan mengalami kendala dalam mengetahui jumlah barang yang ada digudang, tidak adanya informasi tersebut sering mengakibatkan terjadinya penjualan barang yang
29
30
tidak sesuai dengan ketersediaan stok yang ada digudang, hal ini membuat terjadinya pembatalan penjualan barang. Tidak adanya persediaan pengaman membuat pelayanan kepada pelanggan menjadi terganggu. Dalam proses pelaporan yang terjadi saat ini memerlukan waktu lama karena harus mencari dan mencatat ulang data dari dokumen transaksi pengeluaran dan penerimaan barang untuk membuat laporan bulanan.
3.1.1 Document Flow Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada di UD. Mekaryo Utomo, yang digambarkan dengan document flow berikut ini:
A. Document Flow Penerimaan Barang Pada fungsionalitas ini, proses dimulai dari pegawai gudang menerima data barang masuk dari bagian pembelian. Kemudian pegawai gudang akan melakukan pengecekan barang yang diterima, barang yang tidak sesuai akan dilakukan retur barang kembali.
31
Document flow penerimaan barang Bagian Pembelian
Pegawai Gudang
Mulai
Data Barang Masuk
Pengecekan Barang Masuk
ya
Rekap Data Retur Barang
Data Retur Barang
Data Retur Barang
Rusak?
tidak
Rekap Penerimaan Barang
Data Penerimaan Barang
1 2
Selesai
Gambar 3.1 Document Flow Penerimaan Barang
B. Document Flow Pengeluaran Barang Pada fungsionalitas ini, proses dimulai dari pegawai gudang menerima permintaan barang dari bagian penjualan. Kemudian pegawai gudang akan melakukan pengecekan persediaan barang, apabila barang mencukupi maka pegawai gudang akan mencatat pengeluaran barang dan membuat surat jalan.
32
Document flow Pengeluaran barang Bagian Penjualan
Pegawai Gudang
Mulai
Permintaan Barang
Pengecekan Persediaan
Persediaan > permintaan
Ya
Pengeluaran Barang
Rekap Surat Jalan
Pengeluaran Barang
Tidak
3 Surat Jalan
Surat Jalan
4
Selesai
Gambar 3.2 Document Flow Pengeluaran Barang 3.2
Solusi Permasalahan Dari hasil identifikasi dan analisis masalah, maka solusi yang dibutuhkan
oleh pihak UD Mekaryo Utomo yaitu sebuah sistem yang dapat: 1. Melakukan pencatatan administrasi keluar masuknya barang, dan melakukan pengawasan terhadap persediaan di dalam gudang. 2. Menentukan dapat menentukan kapan pemesanan suatu barang harus dilakukan dan berapa kuantitas ekonomis yang harus dipesan. 3. Memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen secara cepat dan akurat.
33
3.3
Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis
kebutuhan dilakukan. Dalam perancangan sistem akan memberikan gambaran tentang langkah-langkah dalam membangun sistem yang akan dibuat. Gambaran umum mengenai sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar 3.3 Block diagram. Block diagram tersebut menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input dan proses yang diperlukan sistem dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang dibangun.
Input
Data Pembelian
Proses
Output
Informasi Pengeluaran Barang
Penerimaan Barang
Informasi Stok Barang
Data Supplier
Data Barang
Update Stok
Laporan Stok Barang Pembuatan Laporan
Data Pelanggan
Pengeluaran Barang
Laporan Retur Barang ke supplier
Data Permintaan yang terpenuhi
Surat Pengeluaran Barang
Data Waktu tenggang
Laporan Penerimaan Barang ROP
Safety Stock Data Kebutuhan Barang (yang Terpenuhi dan tidak Terpenuhi)
Informasi Penerimaan Barang Laporan ROP Laporan EOQ
Biaya Pemesanan
EOQ
Laporan Pengeluaran Barang
Biaya Penyimpanan
Kartu Stok
Gambar 3.3 Block Diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang
34
Gambar di atas menjelaskan inputan yang dibutuhkan sistem untuk mengolah penerimaan barang adalah data penerimaan barang, data barang dan supplier. Untuk data pengeluaran membutuhkan data pelanggan dan permintaan yang terpenuhi. Untuk menentukan RoP dibutuhkan data kebutuhan barang per periode, waktu tenggang (lead time), dan safety stock. Sedangkan untuk melakukan perhitungan EOQ dibutuhkan data biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan jumlah kebutuhan barang. Output yang akan dihasilkan dari sistem ini adalah informasi penerimaan barang yang akan ditampilkan per barang pada saat melakukan transaksi penerimaan barang, informasi stok barang akan ditampilkan saat akan melakukan transaksi pengeluaran barang, informasi pengeluaran barang akan ditampilkan setiap melakukan transaksi pengeluaran barang, dari informasi pengeluaran barang tersebut akan dicetak menjadi surat jalan. Laporan yang akan dihasilkan dari sistem pengendalian persediaan ini adalah laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan hasil perhitungan EOQ dan RoP, laporan stok barang, dan laporan kartu stok.
3.3.1 System Flow Gambar 3.4 menjelaskan tentang alur sistem dalam melakukan login ke dalam sistem. Untuk dapat melakukan login ke dalam sistem, pegawai harus memiliki username dan password yang sudah didapatkan oleh setiap pegawai.
35
System Flow Login User User
Sistem
Mulai
Login
Tabel pegawai
Username dan Password Tidak
Data Valid ?
Username Atau Password Tidak Valid Valid
Form Utama Sistem
Selesai
Gambar 3.4 System Flow Login Sistem
Gambar 3.5 menjelaskan alur proses dari Maintenance master pegawai. Sistem ini diawali dari manajer gudang yang login ke dalam sistem. Manajer gudang akan memilih menu master pegawai dan memilih menu untuk mengiputkan data baru, merubah, atau menghapus data pegawai yang sudah ada.
36
System Flow Maintenance Master Pegawai Manajer Gudang
Sistem
Mulai Menampilkan Form Master pegawai
Tabel pegawai
Login Sistem
Memilih Menu Master pegawai
Form Menu Master pegawai Input Data pegawai? Input Data pegawai
Ya
Ubah Data pegawai?
Tidak
Ya
Menambahkan Data pegawai
Tabel pegawai
Tidak
Hapus Data pegawai? Mengubah Data pegawai
Ya
Menghapus Data pegawai Selesai
Tidak
Gambar 3.5 System Flow Maintenance Data Pegawai
Gambar 3.6 menjelaskan tentang penerimaan barang. Sistem ini dimulai dari pegawai gudang menerima data barang masuk dari bagian pembelian. Kemudian pegawai gudang melakukan pengecekan barang yang masuk, data barang yang lolos akan disimpan di dalam database penerimaan barang. Barang yang tidak lolos akan dilakukan retur barang kembali.
37
System Flow Penerimaan Barang Bagian Pembelian
Pegawai Gudang Tabel Jenis Tabel Master Barang
Mulai
Tabel Supplier
Menampilkan data barang
Tabel Pegawai
Login data barang
Laporan retur barang ke supplier
Retur barang
Ya
Rusak? Tidak
Input data retur barang
Input data barang masuk Tabel penerimaan barang Tabel detil penerimaan barang Tabel Kartu Stok
Selesai
Gambar 3.6 System Flow Penerimaan barang
Pada gambar 3.7 menjelaskan tentang pengeluaran barang. Proses dimulai dari pegawai gudang menerima permintaan barang dari bagian penjualan. Kemudian pegawai gudang akan melakukan pengecekan persediaan barang, apabila barang mencukupi maka pegawai gudang akan memasukkan data pengeluaran barang dan mencetak surat jalan.
38
System Flow Pengeluaran Barang Bagian Penjualan
Pegawai Gudang
Tabel barang Mulai TabelJenis Barang Tabel Pelanggan
Tabel Pegawai
Menampilkan data stok barang
data stok barang
Memberi pesan untuk melakukan pemesanan
Login
Tidak
Persediaan > ROP
Ya
Input data barang keluar
Input data kekuragan barang keluar Cetak surat jalan
Surat Jalan
Surat Jalan
Tabel pengeluaran barang Tabel detil pengeluaran barang Tabel kartu stok
Selesai
Gambar 3.7 System Flow Pengeluaran Barang
Pada
gambar 3.8 menjelaskan tentang proses perhitungan EOQ dan
ROP. Proses dimulai dari manajer gudang memilih jenis barang dan nama barang yang akan dihitung EOQ dan RoP-nya. Sistem akan menghitung jumlah EOQ dan RoP dari barang tersebut.
39
System Flow Perhitungan ROP dan EOQ Manajer gudang
Sistem
Mulai Tabel Pegawai
Tabel Jenis Barang Login Tabel Data Barang
data barang
Memilih Nama Barang Hasil Penghitungan EOQ dan ROP
Menampilkan data barang
Menghitung EOQ dan ROP
Tabel Detil Pengeluaran Barang
Tabel EOQ ROP
Selesai
Gambar 3.8 System Flow Perhitungan RoP dan EOQ
Pada gambar 3.9 manajer gudang dapat mencetak 6 laporan, yaitu laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan retur barang, laporan RoP dan EOQ, laporan stok barang, dan laporan kartu stok.
40
System Flow Pelaporan Manajer Gudang
Sistem
Mulai
Tabel Pegawai Login
Tabel penerimaan barang Laporan penerimaan barang
Cetak Laporan penerimaan barang
Tabel detil penerimaan barang Tabel barang
Laporan retur barang ke supplier
Cetak Laporan retur barang ke supplier
Tabel pengeluaran barang Laporan pengeluaran barang
Kartu stok
Laporan EOQ dan ROP
Laporan Stok Barang
Cetak Laporan pengeluaran barang
Cetak kartu stok
Tabel detil pengeluaran barang
Tabel Kartu Stok
Tabel EOQ dan ROP Cetak laporan EOQ dan ROP
Cetak Laporan Stok Barang
Tabel barang
Gambar 3.9 System Flow Pelaporan
3.3.2 Context Diagram Pada Gambar 3.10 merupakan data flow diagram Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang Pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan level
41
konteks yang menggambarkan alur data pada sistem secara umum. Pada context diagram ini terdapat 4 entitas (bagian), yaitu pegawai gudang, manajer gudang, bagian pembelian dan bagian penjualan.
Laporan Peng eluaran Barang Laporan Penerimaan Barang Manajer Gudang
Data Retur Pembelian
Laporan Stok Barang
Bag ian Pembelian
0 Laporan EOQ & ROP Laporan Retur Barang Laporan Kartu Stok Data Barang
Data Barang Datang Data Supplier Rancang Bang un Sistem Informasi Peng endalian Persediaan Barang
Data EOQ & ROP
Peg awai Gudang
Data Pelang g an
+
Data Permintaan Pelangg an
Bag ian Penjualan Data Penerimaan Barang Hasil EOQ & ROP
Data Peng eluaran Barang
Gambar 3.10 Context Diagram SI Pengendalian Persediaan Barang UD. Mekaryo Utomo Lamongan
3.3.3 Diagram Berjenjang Setelah membuat context diagram, tahapan selanjutnya adalah membuat diagram berjenjang (HIPO). Diagram berjenjang yang digambarkan berupa hirarki seluruh proses yang ada pada sistem. Dengan adanya diagram berjenjang, alur proses yang ada pada sistem akan menjadi lebih teratur dan jelas. Proses yang ada pada sistem informasi ini terdiri dari 5 (Lima) sub proses yang terdiri dari proses
42
maintenance data, penerimaan barang, pengeluaran barang, perhitungan EOQ dan RoP, dan pelaporan.
SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG
Master
Data pegawai
Data barang
Penerimaan
Pengeluaran
Laporan penerimaan barang
Data supplier
Data pelanggan
Penerimaan barang
Penghitungan EOQ dan ROP
Retur barang
Laporan
Laporan pengeluaran barang
Laporan retur barang ke supplier
Laporan Stok Barang
Laporan EOQ & ROP
Kartu Stock
Gambar 3.11 Diagram Berjenjang SI Pengendalian Persediaan Barang UD. Mekaryo Utomo Lamongan
3.3.4 Data Flow Diagram (DFD) A. Data Flow Diagram Level 0 Setelah membuat context diagram dan diagram berjenjang, perancangan dilanjutkan dengan membagi context diagram menjadi proses-proses yang lebih kecil dan terinci sesuai dengan diagram berjenjang. Gambar 3.12 adalah data flow diagram level 0 sistem informasi pengendalian persediaan barang UD. Mekaryo Utomo Lamongan.
Gambar 3.12 Data Flow Diagram level 0 SI Pengendalian Persediaan Barang UD. Mekaryo Utomo Lamongan 43
44
B. Data Flow Diagram Level 1 Gambar 3.13 data flow diagram level 1 maintenance data adalah Data Flow Diagram level 1.1 proses maintenance data yang terdiri dari proses maintenance data barang, maintenance data supplier, maintenance data pelanggan.
1 Bag ian Pembelian
Maintenac e Data Supplier
Data Supplier
7
10
2 Peg awai Gudang
Maintenance Data Barang
Data Barang
Supplier
Data Supplier
Jenis
Data Jenis 8
Barang
Data Barang
Bag ian Penjualan
3 Maintenance Data Pelang g an
Data Pelang g an
9
Pelang g an
Data Pelang g an
Gambar 3.13 DFD Level 1 Subsistem Maintenance Data
Gambar 3.14 data flow diagram level 1 subsistem penerimaan barang adalah Data Flow Diagram level 1.2 menggambarkan proses-proses penerimaan barang dan retur barang.
2 1
Data Detil Barang Retur
Detil Penerimaan Barang
Penerimaan Barang Data Detil Penerimaan Data Penerimaan 1 Penerimaan
Bag ian Pembelian
Data Retur Pembelian
Data Barang Datang
Data Penerimaan Barang
2 Peg awai Gudang
Retur Barang Data Retur
Gambar 3.14 DFD Level 1 Subsistem Penerimaan Barang
45
Gambar 3.15 data flow diagram level 1 pengeluaran barang adalah Data Flow Diagram level 1.3 yang menggambarkan proses pengeluaran barang.
6
5
Detil Peng eluaran Barang
Detil Peng eluaran
Peng eluaran Barang
Data Peng eluaran
1 Data Permintaan Pelangg an Peng eluaran
Bag ian Penjualan Data Peng eluaran Barang
Gambar 3.15 DFD Level 1 Subsistem Pengeluaran Barang
Gambar 3.16 data flow diagram level 1 menghitung EOQ dan RoP adalah Data Flow Diagram level 1.4 yang menggambarkan proses menghitung EOQ dan RoP.
6 10
Detil Peng eluaran Barang
Jenis 11
EOQ & ROP
Data Kebutuhan Barang 8
Barang
Data Jenis Data EOQ & ROP
Data Barang 1 Meng hitung EOQ & ROP Hasil EOQ & ROP Data EOQ & ROP
Peg awai Gudang
Gambar 3.16 DFD Level 1 Subsistem Menghitung EOQ dan RoP
46
Gambar 3.17 data flow diagram level 1 pelaporan adalah Data Flow Diagram level 1.5 yang menggambarkan proses pelaporan penerimaan barang, pengeluaran barang, retur barang, EOQ RoP, stok barang, dan kartu stok.
20
18
Detil Penerimaan Barang2
Detil Peng eluaran Barang2
Peng eluaran Barang2
17
Data Detil Peng eluaran Barang 12
Supplier2 6 Data Detil Penerimaan Barang 1
Data Supplier
Laporan Penerimaan Barang
Data Peng eluaran Barang
Laporan Peng eluaran Barang
16 14
4
Penerimaan Barang2
24
Jenis22
25
Barang22
28
5
Data Jenis
Manajer Gudang
Laporan Retur Barang
Laporan Retur Barang
Barang3
Data Detil Penerimaan Barang
Laporan Kartu Stok 32
2 Data Barang
Data Kebutuhan Barang Data EOQ & ROP Barang
Laporan EOQ & ROP
Data Penerimaan Barang
EOQ & ROP2
Pelang g an2
Laporan Penerimaan Barang Laporan Peng eluaran Barang
Laporan Stok Barang
Peng eluaran Barang22
Data Pelang g an
Laporan EOQ & ROP
19
30
15
Jenis2
Data Kartu Stok
Laporan Stok Barang
31
Detil Penerimaan Barang3
Kartu_s tock
3 Data Jenis
Laporan Kartu Stok
13
Barang2
Data Barang
Gambar 3.17 DFD Level 1 Subsistem Pelaporan
3.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mengidentifikasi data yang akan diambil, disimpan, dan diambil kembali (retrieve) untuk keperluan-keperluan tertentu dalam mendukung kegiatan dalam sistem. ERD juga digunakan untuk mengidentifikasi asal data yang dibutuhkan dan akan dilaporkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
47
A. Conceptual Data Model (CDM) Pada Conceptual Data Model, terdapat delapan buah tabel yang saling terintegrasi secara logik.
Penerimaan Barang id penerimaan <M> tanggal terima ...
Memiliki mengirim SUPPLIER
Melakukan
Pegawai kode pegawai <M> nama pegawai password alamat pegawai no tlp petugas jabatan username ...
Melakukan
Pengeluaran Barang
id supplier <M> nama supplier alamat supplier no tlp supplier no tlp supplier 2 ...
mempunyai Barang id barang nama barang stock safety stock satuan HargaBarang persen biaya simpan biaya pemesanan lead time
Kartu Stock tanggal <M> no bukti saldo akhir memiliki
EOQ ROP tanggal EOQ ROP EOQ ROP
memiliki
Jenis Barang id jenis barang <M> nama jenisbarang ...
pelanggan id pelanggan <M> nama pelanggan alamat pelanggan no tlp pelanggan ...
mengorder
id pengeluaran <M> tanggal pengeluaran ...
Memiliki
Gambar 3.18 CDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
B. Physical Data Model (PDM) Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
48
Detail Penerimaan id penerimaan id barang jumlah_terima jumlah_retur Ketrangan_retur
FK_1_1_PENERIMA
Kartu Stock
FK_1_12_BARANG
integer
integer int int int
tanggal id barang no bukti Jumlah_terima Jumlah_keluar saldo akhir
timestamp integer integer integer integer integer
FK_KARTU_ST_MEMPUNYAI_BARANG Penerimaan Barang id penerimaan id supplier kode pegawai tanggal terima
integer integer integer timestamp
FK_PENERIMA_MENGIRIM_SUPPLIER
Jenis Barang Barang FK_PENERIMA_MELAKUKAN_PEGAWAI SUPPLIER id supplier nama supplier alamat supplier no tlp supplier no tlp supplier 2
integer varchar(50) varchar(100) varchar(15) varchar(20)
Pegawai kode pegawai nama pegawai password alamat pegawai no tlp petugas jabatan username
integer varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(15) varchar(50) varchar(50)
id barang id jenis barang nama barang stock safety stock satuan HargaBarang persen biaya simpan biaya pemesanan lead time
integer integer varchar(50) integer integer varchar(50) integer integer integer integer integer
FK_BARANG_MEMILIKI_JENIS_BA
FK_EOQ_ROP_6_BARANG pelanggan id pelanggan nama pelanggan alamat pelanggan no tlp pelanggan
EOQ ROP
integer varchar(50) varchar(100) varchar(15) FK_2_22_BARANG
FK_PENGELUA_MELAKUKAN_PEGAWAI FK_PENGELUA_MENGORDER_PELANGGA
Pengeluaran Barang id pengeluaran id pelanggan kode pegawai tanggal pengeluaran
id jenis barang integer nama jenisbarang varchar(50)
integer integer integer timestamp
tanggal EOQ ROP id barang JenisBarang NamaBarang Kebutuhan Harga BiayaPesan BiayaSimpan LeadTime SafetyStock EOQ ROP
timestamp integer varchar(50) varchar(50) integer integer integer integer integer integer integer integer
Memiliki2
FK_2_2_PENGELUA
id pengeluaran id barang total_permintaan kebutuhan
integer integer int int
Gambar 3.19 PDM Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
3.3.6 Struktur Basis Data Tabel-tabel pada Entity Relationship Diagram tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem. Berikut penjelasan struktur tabel beserta dengan tipe data dan kegunaan dari tiap tabel yang dibutuhkan dalam sistem informasi pengendalian persediaan barang pada UD. Mekaryo Utomo Lamongan.
49
1. Tabel Pegawai Primary Key
: Kode_pegawai
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data pegawai
Tabel 3.1 Pegawai NO 1 2 3 4 5 6 7
Field Name Kode_pegawai Nama pegawai Password Alamat_pegawai No_telponPegawai Jabatan Username
Type Data Int Varchar(50) Varchar(50) Varchar(100) Varchar(15) Varchar(50) Varchar(6)
Keterangan PK
2. Tabel Jenis Barang Primary Key
: Id_JenisBarang
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data Jenis Barang
Tabel 3.2 Jenis Barang NO Field Name 1 ID_jenisbarang 2 Nama_Jenis_Barang
Type Data Int Varchar(50)
3. Tabel Pelanggan Primary Key
: id_pelanggan
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data pelanggan
Keterangan PK
50
Tabel 3.3 Pelanggan NO 1 2 3 4
Field Name Id_pelanggan Nama_pelanggan Alamat_pelanggan No_telpon_pelanggan
Type Data Int Varchar(50) Varchar(100) Varchar(15)
Keterangan PK
4. Tabel Supplier Primary Key
: id_supplier
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data Supplier
Tabel 3.4 Supplier NO 1 2 3 4 5
Field Name Id_supplier Nama_supplier Alamat_supplier No_telponSupplier No_telponSupplier
Type Data Int Varchar(50) Varchar(100) Varchar(15) Varchar(20)
Keterangan PK
5. Tabel Barang Primary Key
: id_barang
Foreign Key
: id_jenisBarang
Fungsi
: Menyimpan data Barang
Tabel 3.5 Barang NO 1 2 3 4 5 6 7
Field Name Id_Barang Id_jenisBarang Nama_barang Stock Safetystock Satuan HargaBarang
Type Data Int Int Varchar(50) Int Int Varchar(50) Int
Keterangan PK FK
51
NO 8 9 10 11
Field Name Persen_simpan Biaya_simpan Biaya_pemesanan LeadTime
Type Data
Keterangan
Int Int Int Int
6. Tabel Penerimaan Primary Key
: Id_Penerimaan
Foreign Key
: id_supplier, id_pegawai
Fungsi
: Menyimpan data Penerimaan Barang
Tabel 3.6 Penerimaan NO 1 2 3 4
Field Name Id_Penerimaan Id_Supplier Id_pegawai Tanggal_terima
Type Data Int Int Int Date_time
Keterangan PK FK FK
7. Tabel Detail Penerimaan Primary Key
: Id_Penerimaan, id_barang
Foreign Key
: id_penerimaan, id_barang
Fungsi
: Menyimpan data Detail Penerimaan Barang
Tabel 3.7 Detail Penerimaan NO 1 2 3 4 5
Field Name Id_Penerimaan Id_Barang Jumlah_terima Jumlah_retur Keterangan_retur
Type Data Varchar(50) Int Int Int Varchar(50)
8. Tabel Pengeluaran Primary Key
: Id_Pengeluaran
Keterangan PK, FK PK, FK
52
Foreign Key
: id_pelanggan, id_pegawai
Fungsi
: Menyimpan data Pengeluaran Barang
Tabel 3.8 Pengeluaran NO 1 2 3 4
Field Name Id_Pengeluaran Id_pelanggan Id_pegawai Tanggal_pengeluaran
Type Data Varchar(50) Int Int DateTime
Keterangan PK FK FK
9. Tabel Detail Pengeluaran Primary Key
: Id_Pengeluaran, id_barang
Foreign Key
: id_pengeluaran, id_barang
Fungsi
: Menyimpan data Detail Pengeluaran Barang
Tabel 3.9 Detail Pengeluaran NO 1 2 3 4
Field Name Id_Pengeluaran Id_barang Total_permintaan Kebutuhan
Type Data Varchar(50) Int Int Int
Keterangan PK, FK PK, FK
10. Tabel EOQ RoP Primary Key
: Id_Barang, tanggal
Foreign Key
: Id_barang, tanggal
Fungsi
: Menyimpan data Perhitungan EOQ dan RoP
Tabel 3.10 EOQ RoP NO 1 2 3 4
Field Name Id_Barang Tanggal Jenis_barang Nama_Barang
Type Data Int Date Varchar(50) Varchar(50)
Keterangan PK, FK PK, FK
53
NO 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Field Name Kebutuhan Harga Biayapesan Persen_Simpan Biaya_Simpan LeadTime SafetyStock EOQ RoP
Type Data Int Int Int Int Int Int Int Varchar(50) Varchar(50)
Keterangan
11. Tabel Kartu Stok Primary Key
:-
Foreign Key
: Id_barang
Fungsi
: Menyimpan data History Data Keluar Masuk Barang
Tabel 3.11 Kartu Stok NO 1 2 3 4 5 6
Field Name Tanggal Id_Barang No.Bukti Jumlah_Terima Jumlah_Keluar Saldo Akhir
Type Data DateTime Int Int Int Int Int
Keterangan FK
3.3.7 Desain Input/Output Setelah melakukan perancangan sistem dan perancangan basis data, tahap selanjutnya
adalah
membuat
desain
input/output.
Desain
input/output
menggambarkan interaksi antara pengguna dengan sistem yang akan dibuat. Desain input/output dibuat sebelum membuat interface yang sesungguhnya. Desain ini dapat digunakan sebagai bahan dasar perancangan interface dari program yang sesuai dengan kebutuhan user. Apabila desain sudah cukup user
54
friendly dengan user maka akan mudah untuk membuat interface program yang akan dibuat. Dalam sistem ini terdapat beberapa desain input dan output yaitu.
1. Desain Form Login Pada Halaman login ini digunakan untuk melakukan validasi terhadap pengguna yang akan menggunakan sistem. Penggunanya akan dibagi menjadi dua pengguna, yaitu : pegawai gudang, dan manajer gudang. Setiap pengguna nantinya mendapatkan menu yang berbeda sesuai dengan otoritas penggunanya.
Login User Name Password Masuk
Dedy ****** Batal
Gambar 3.20 Desain Form Login
2. Desain Form Utama Setelah proses login berhasil, sistem akan menampilkan tampilan utama. Di tampilan utama ini terdapat beberapa navigasi menu. Setiap user yang login tampilan menunya tidak akan sama, untuk manajer gudang hanya bisa memilih menu master, EOQ RoP, dan pelaporan. Untuk pegawai gudang hanya bisa melihat menu penerimaan barang dan pengeluaran barang.
55
Menu Utama Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Status bar
Gambar 3.21 Desain Form Menu Utama
3. Desain Form Master Pegawai Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk menyimpan, mengubah atau menghapus data pegawai dari master pegawai.
Master Pegawai Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Data Petugas Nama Pegawai
Dedy
Password
*******
Alamat
sambeng, lamongan 085730430861
Telp
Kepala Gudang
Jabatan
Simpan ID Petugas P0001 P0002 P0003 P0004 P0005
Ubah
Nama Pegawai Dedy Heri Satya Agung novianto Wahono Agus
Hapus Jabatan Manajer Gudang Pegawai Gudang Pegawai Gudang Pegawai Gudang Pegawai Gudang
Status bar
Gambar 3.22 Desain Form Master Pegawai
Laporan
56
4. Desain Form Master Supplier Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk menyimpan, mengubah atau menghapus data supplier dari master supplier.
Master Supplier Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Data Barang Nama Supplier
PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
Alamat Jl. Achmad Yani no. 2 Lamongan
No. Tlp 1
0322316000
No. Tlp 2
089696270429
Simpan
Ubah
Hapus
Data Master Supplier
Status bar
Gambar 3.23 Desain Form Master Supplier
5. Desain Form Master Pelanggan Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk menyimpan, mengubah atau menghapus data pelanggan dari master pelanggan.
57
Master Pelanggan Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Data Barang Nama Pelanggan Alamat
UD. Aneka Jaya Sambeng, Lamongan
08123232790
No. Tlp 1
Simpan
Ubah
Hapus
Data Master Pelanggan
Status bar
Gambar 3.24 Desain Form Master Pelanggan
6. Desain Form Master Jenis Barang Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk menyimpan, mengubah atau menghapus data jenis barang dari master jenis barang.
Master Jenis Barang Menu
Master
Penerimaan Barang
Master Jenis Barang Jenis Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Semen Simpan
Ubah
Hapus
Jenis Barang Semen Paku Semen Putih Cat Tembok Esbes
Status bar
Gambar 3.25 Desain Form Master Jenis Barang
58
7. Desain Form Master Barang Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk menyimpan, mengubah atau menghapus data barang dari master barang.
Master Barang Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
Data Barang Nama Barang
Marlin 5kg * M18
Jenis Barang
Cat Tembok
Stok
30
EOQ & ROP
Laporan
Pcs
Safety Stock
5
Harga barang (Rp.)
85000
Biaya Simpan
2
%
1700
Biaya Pemesanan (Rp.) 5000 Lead Time
Hari
1 Simpan
Ubah
Hapus
Data Gridview
Status bar
Gambar 3.26 Desain Form Master Barang
8. Desain Form Penerimaan Barang Form ini digunakan oleh pegawai gudang yang berfungsi untuk menyimpan data barang yang diterima dari supplier.
59
Penerimaan Barang Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Penerimaan Barang Jenis Barang
Cat Tembok
Tanggal Terima
10/06/2015
Nama Barang
Marlin 5kg * M18
Nama Supplier
PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
Jumlah Terima
0
Pcs
No. Penerimaan
PNR-10/06/2015-14
Jumlah Retur
0
Pcs
Keterangan Retur
Simpan
Baru
Hapus
Data Gridview
Status bar
Gambar 3.27 Desain Form Penerimaan Barang
9. Desain Form Pengeluaran Barang Form ini digunakan oleh pegawai gudang yang berfungsi untuk menyimpan data pengeluaran barang yang dipesan oleh pelanggan.
Pengeluaran Barang Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
EOQ & ROP
Laporan
Pengeluaran Barang Jenis Barang
Semen
Tanggal Pengeluaran 10/06/2015
Nama Barang
Indonesia 40 KG
Nama Pelanggan
UD. Aneka Jaya
Total Permintaan
20
Pcs
No. Pengeluaran
PKR-10/06/2015-5
Stok Sekarang
90
Pcs
ROP
10 Simpan
Baru
Hapus
Cetak
Data Gridview
Status bar
Gambar 3.28 Desain Form Pengeluaran Barang
...
60
10. Desain Surat Jalan Form ini digunakan untuk mencetak data nama pelanggan, alamat pelanggan, tanggal pengeluaran, jumlah dan nama barang yang dipesan oleh pelanggan.
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
SURAT JALAN No. Pengeluaran : PKR-30/06/2015-12
Kepada Yth Nama Pelanggan
: UD.Aneka Jaya
Alamat
: Sambeng, Lamongan
No. Telp
: 081xxxxxxx
Tgl Pengeluaran : 30/06/2015
Bersama ini kami kirimkan barang-barang sebagai berikut
No 1 2
Barang Jenis semen Batu Bata
Nama Semen Indonesia 40KG padar
Jumlah Barang 40 sak 200 pcs
Keterangan : Mohon diperiksa dengan seksama
Gudang
Pengirim
Pegawai
Penerima
UD. Aneka Jaya
Gambar 3.29 Desain Surat Jalan
11. Desain Form EOQ dan RoP Form ini digunakan oleh manajer gudang yang berfungsi untuk melihat hasil perhitungan dan penentuan besaran EOQ dan RoP yang secara otomatis telah dihitung oleh sistem.
61
EOQ dan ROP Menu
Master
Penerimaan Barang
Pengeluaran Barang
Data EOQ Indonesia 40KG
Nama Barang Total Kebutuhan
Laporan
Data ROP Lead Time
Semen
Jenis Barang
EOQ & ROP
2 10
Safety Stock
579 Sak
Biaya Pesan (Rp.)
50000
Biaya Simpan (Rp.)
1150
Hasil EQO
224,4
ROP
48,6
Data Gridview
Status bar
Gambar 3.30 Desain Form EOQ dan RoP
12. Desain Form Laporan Penerimaan Barang Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi penerimaan barang berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
Form Laporan Penerimaan Barang
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Periode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
No. 1 2 3 4
No Penerimaan
Tgl Terima
PNR-15/06/2015-03 PNR-15/06/2015-03 PNR-15/06/2015-03 PNR-15/06/2015-03
15/06/2015 15/06/2015 15/06/2015 15/06/2015
Barang Jenis Semen Batu Bata Genteng Besi
Nama Semen Indonesia 40 KG Padar Warugunung 10 inch
Qty 400 2000 1000 50
Satuan Sak Pcs Pcs Pcs
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.31 Desain Form Laporan Penerimaan
62
13. Desain Form Laporan Pengeluran Barang Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi pengeluaran barang berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
Form Laporan Pengeluaran Barang
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN PENGELUARAN BARANG Periode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
No
No. Pengeluaran
1 2
PKR-15/06/2015-03 PKR-15/06/2015-03
Tgl Pengeluaran 15/06/2015 15/06/2015
Barang Jenis Semen Batu Bata
Nama Semen Indonesia 40KG padar
Qty 40 200
Satuan Sak pcs
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.32 Desain Form Laporan Pengeluaran Barang
14. Desain Form Laporan Retur Barang Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari transaksi retur barang berdasarkan tanggal yang dimasukkan oleh petugas.
63
Form Laporan Retur Barang
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN RETUR BARANG Periode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
No. 1
2
No Penerimaan PNR15/06/201503 PNR15/06/201503
Tgl Terima
Supplier
15/06/2015
PT. Lancar Bola Batu Sejahtera PT. Lancar Bola Batu Sejahtera
15/06/2015
Jenis Semen
Lem
Barang Nama Semen Indonesia 40 KG Lem Kayu Radjawali 1 KG
Qty
Satuan
Keterangan
9
Sak
Keras
5
Pcs
Kering
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.33 Desain Form Laporan Retur Barang
15. Desain Form Laporan EOQ dan RoP Form ini berfungsi untuk menampilkan detil dari perhitungan besaran nilai EOQ dan RoP berdasarkan periode.
Form Laporan EOQ dan ROP
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN EOQ dan ROP Periode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015
No
Id Barang
1
2
Barang Jenis
Nama
B001
Semen
B002
Lem
Semen indonesia 40KG Lem Radjawali 1KG
Total kebutuhan
Harga barang
Biaya Pesan
579
57500
50000
Biaya Simpan (%) 2
154
12000
1000
2
Biaya Simpan
Lead Time
Safety stock
EOQ
ROP
1150
2
10
224,38
48,6
240
3
12
35,82
27,4
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.34 Desain Form Laporan EOQ dan RoP
64
16. Desain Form Laporan Kartu Stok Form ini berfungsi untuk menampilkan detil kartu barang yaitu keluar dan masuk barang secara terperinci berdasarkan nama barang yang dimasukkan oleh petugas.
Form Laporan Kartu Stok
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN KARTU STOK Periode : 10/06/2015 s/d 09/07/2015 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang No
Tanggal
1
1 5 /0 6 /2 0 1 5
2
1 5 /0 6 /2 0 1 5
3
1 6 /0 6 /2 0 1 5
: B003 : Lem : Lem Radjawali 1kg N o . B u k ti
S a ld o Aw al
J u m la h m asu k
P N R -1 5 /0 6 /2 0 1 5 01 P K R -1 5 / 0 6 / 2 0 1 5 02 P N R -1 6 /0 6 /2 0 1 5 03
J u m la h k e lu a r
S a ld o a k h ir
15 pcs 115 pcs
100 pcs
0 pcs
115 pcs
0 pcs
10 pcs
105 pcs
105 pcs
20 pcs
0 pcs
125 pcs
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.35 Desain Form Laporan Kartu Stok
17. Desain Form Laporan Stok Barang Form ini berfungsi untuk menampilkan laporan stok barang yang dimiliki per periode tertentu.
65
Form Laporan Stok Barang
UD. MEKARYO UTOMO Jl. Raya Sambeng – Ngimbang Lamongan Telp : 081335852066
LAPORAN STOK BARANG Periode : 09/07/2015
NO 1 2 3 4
Barang Kode B001 B002 B003 B004
Jenis Semen Batu bata Genteng Lem
Nama Semen Indonesia 40 KG Padar Warugunung Lem Radjawali 1KG
Stok 150 600 400 140
Satuan Sak Pcs Pcs Pcs
Lamongan, 09/07/2015 Dibuat oleh, Manajer Gudang
Dedy Suhariyanto
Gambar 3.36 Desain Form Laporan Stok Barang
3.3.8 Desain Uji Coba Desain uji coba bertujuan untuk memastikan sistem yang dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Proses pengujian menggunakan Blackbox Testing yaitu sistem akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa sistem yang dibuat telah sesuai dengan tujuan. 1. Desain Uji Coba Form Login Proses ini bertujuan untuk mengetahui apakah fungsi melakukan koneksi ke database dan melakukan verifikasi id pegawai, password dan otoritas dapat di eksekusi dengan benar. Hasil uji coba melakukan login dapat dilihat pada tabel 3.13.
66
Tabel 3.12 Desain Uji Coba Form Login No 1 2
Tujuan Login untuk masuk ke menu Login untuk masuk ke menu (dengan inputan salah)
Input Username dan password Username dan password
Output yang diharapkan Muncul Pesan Koneksi Berhasil Muncul pesan Login gagal
2. Desain Uji Coba Master Proses ini bertujuan untuk menguji keberhasilan proses maintenance data master barang.
Tabel 3.13 Desain Uji Coba Form Maintenance Master Barang No Tujuan 1 Menyimpan data master barang
2
Mengubah data master barang
Input Output yang diharapkan Jenis barang, Data Barang Tersimpan nama barang, jumlah stok, biaya pemesanan, harga barang, lead time Jenis barang, Data Barang Diubah nama barang, jumlah stok, biaya pemesanan, harga barang, lead time
3. Desain Uji Coba Penerimaan Barang Data barang dan supplier yang dimasukkan oleh petugas sebagai parameter untuk memasukkan data penerimaan barang ke dalam database.
Tabel 3.14 Desain Uji Coba Form Penerimaan Barang No Tujuan 1 Menyimpan data penerimaan barang 2 Menyimpan data retur barang
Input Data barang, supplier Data barang, supplier, keterangan retur
Output yang diharapkan Data PenerimaanTersimpan Data Retur Tersimpan
67
4. Desain Uji Coba Pengeluaran Barang Data barang dan Pelanggan yang dimasukkan oleh petugas digunakan sebagai parameter untuk memasukkan data pengeluaran barang ke dalam database.
Tabel 3.15 Desain Uji Coba Form Pengeluaran Barang No Tujuan 1 Menyimpan data pengeluaran barang 2 Mencetak surat jalan
Input Data barang, nama pelanggan Tekan “Cetak”
Output yang diharapkan Data Pengeluaran Tersimpan Surat Jalan
5. Desain Uji Coba EOQ dan RoP Data barang yang dimasukkan oleh petugas digunakan
sebagai
parameter untuk memasukkan data EOQ dan RoP untuk mengetahui hasil perhitungan jumlah pemesanan ekonomis dan titik pemesanan kembali untuk periode ke depan
Tabel 3.16 Desain Uji Coba EOQ dan RoP No Tujuan 1 Menampilkan hasil perhitungan EOQ dan RoP 2 Mencocokkan Hasil Perhitungan EOQ dan RoP secara Manual dengan Sistem
Input Data nama barang, nama
Output yang diharapkan Menampilkan Hasil Perhitungan EOQ dan RoP
Data EOQ dan RoP
Hasil perhitungan secara manual dan melalui sistem sama
6. Desain Uji Coba Laporan Untuk menampilkan laporan diperlukan beberapa parameter yang digunakan untuk menyusun query pada database, sehingga sistem dapat menampilkan laporan dengan hasil sesuai kebutuhan pengguna.
68
Tabel 3.17 Desain Uji Coba Laporan No Tujuan 1 Menampilkan Laporan penerimaan barang periode 2 Menampilkan Laporan Retur Barang Periode 3 Menampilkan Laporan Pengeluaran Barang Periode 4 Menampilkan Laporan EOQ dan RoP periode 5 Menampilkan Laporan Stok Barang 6 Menampilkan Laporan Kartu Stok
Input Tanggal Transaksi
Output yang diharapkan Laporan penerimaan barang per periode
Tanggal Transaksi Tanggal Transaksi
Laporan retur barang per periode Laporan pengeluaran barang per periode
Tanggal
Laporan hasil perhitungan EOQ dan RoP periode Tombol Stok Menampilkan Laporan Stok Barang Barang Tanggal transaksi, Menampilkan Laporan Nama Barang Kartu Stok
