BAB II TINJUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Administrasi Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakan). Sedangkan secara umum pengertian administrasi mengacu pada suatu kegiatan mengatur dan membantu suatu bagian dari bagian organisasi tertentu dan untuk tujuan tertentu secara berkala. Sebelum menguraikan pengertian mengenai ilmu administrasi, beberapa sarjana telah menguraikan pengertian mengenai administrasi, antara lain sebagai berikut: Administrasi dikemukakan oleh Siagian, sebagai berikut : “ Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya” (Siagian, 2002 : 9). Menurut pendapat The Liang Gie yang di kutip oleh Ulbert Silalahi administrasi adalah : “ segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu” (Silalahi, 2009:9). Menurut Nawawi, administrasi adalah : “Kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerjasama yang telah ditetapkan sebelumnya” (Nawawi, 1990:30).
10
11
Definisi para ahli tentang administrasi sangat banyak, tetapi pada prinsipnya mempunyai konsep yang sama yaitu adanya kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi dalam arti sempit merupakan suatu proses penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Sedangkan, pengertian administrasi dalam arti luas merupakan kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya manusia, untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian diatas, dapat diperoleh persamaan bahwa pengertian ilmu administrasi adalah suatu sistem pengetahuan dimana olehnya manusia dapat mengerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat dan mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan dimana orang-orang secara teratur bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain dapat diartikan dengan unsur manusia yang saling kerjasama merupakan unsur penting dalam pencapaian tujuan yang telah direncanakan dan ditentukan dalam sebuah organisasi.
2.1.1 Ruang Lingkup Administrasi Perkembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi
12
swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional. Sedangkan, administrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada zaman modern sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus-menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan. Sehingga administrasi digolongkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu : 1. Administrasi Negara (Public administration) yaitu kegiatan-kegiatan / proses / usaha di bidang kenegaraan. a. Menurut Syafiie berpendapat bahwa : “Administrasi Negara adalah administrasi dari negara sebagai organisasi dan administrasi yang mengejar tujuan-tujuan yang bersifat kenegaraan” (Syafiie, 2003:32) b. Menurut Handayaningrat berpendapat bahwa : “Administrasi Negara adalah suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan Negara” (Handayaningrat, 1980:3) 2. Administrasi Swasta / Niaga (Private / Business Administration), yaitu kegiatan-kegiatan / proses / usaha yang dilakukan di bidang swasta / niaga. Bidang “Administrasi Niaga” (Business Administration) dapat diartikan sebagai berikut: “Administrasi Niaga adalah kegiatan-kegiatan organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan (profitmaking)” (Handayaningrat, 1994:3).
13
Berdasarkan definisi diatas dapat diambil persamaan bahwa ruang lingkup administrasi dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu administrasi negara dan administrasi niaga. Administrasi negara berhubungan dengan hal-hal yang bertujuan dengan kenegaraan, sedangkan administrasi niaga adalah kegiatan organisasi yang bertujuan mencari keuntungan.
2.1.2 Konsep Administrasi Keuangan Istilah keuangan berasal dari kata dasar uang. Uang dalam pengertian yang lebih sempit di definisikan sebagai uang kertas dan uang logam yang digunakan sebagai alat tukar yang ada pada tangan masyarakat. Uang secara luas adalah sesuatu yang dapat diterima secara umum sebagai alat pembayaran dalam suatu wilayah tertentu atau sebagai alat pembayaran hutang atau sebagai alat untuk melakukan pembelian barang dan jasa. Sebelum penulis menguraikan pengertian keuangan maka perlu diketahui dahulu mengenai pengertian uang. Pengertian uang menurut Mamesah, yaitu : “Uang adalah segala sesuatu yang umum diterima sebagai alat penukar dan sebagai alat pengukur nilai pada waktu bersamaan bertindak sebagai alat penimbun kekayaan” (Mamesah, 1995:10). Pengertian keuangan menurutt Arsjad, adalah “Menggambarkan segala kegiatan didalam mencari sumber-sumber dana (sources of fund) dan kemudian bagaimana dana-dana tersebut digunakan (use of fund) untuk mencapai tujuantujuan tertentu” (Arsjad, 1992:2).
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut
penulis mengartikan keuangan adalah hak dan kewajiban yang dapat dinilai
14
dengan uang baik berupa barang maupun jasa yang dapat dijadikan sebagai kekayaan berhubungan dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut. Setelah menguraikan tentang pengertian administrasi dan keuangan, maka dapat diketahui pengertian administrasi keuangan. Menurut Mamesah administrasi keuangan adalah : “Rangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdaya guna dan berhasil guna. (mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan sumber-sumbernya serta pembiayaan-pembiayaan)” (Mamesah, 1995 : 14). Menurut Siagian administrasi keuangan adalah : “Suatu truisme / paling sedikit suatu kekayaan bahwa biaya yang tersedia bagi suatu negara yang sedang giat melakukan pembangunan selalu terbatas dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perlu dibiayai” (Siagian, 1995 : 56). Menurut Nawawi pengertian administrasi keuangan dapat dibedakan menjadi 2 (dua) bagian : “(1) Administrasi keuangan dalam arti sempit (kegiatan tata usaha) adalah proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran yang melalui kegiatan pinata usahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga upaya penunjang perwujudan kebijaksanaan keuangan yang telah ditetapkan; dan (2) Administrasi keuangan dalam arti luas adalah pengaturan dan penetapan kebijaksanaan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujudkan semua tugas-tugas pokok sebagai volume kerja organisasi agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien” (Nawawi, 1994 :28). Berdasarkan pengertian-pengertian diatas dapat diambil persamaan bahwa pengertian administrasi keuangan adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pengurusan dalam mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia
15
untuk mencapai suatu tujuan serta administrasi keuangan merupakan rangkaian penataan keuangan mulai dari penyusunan anggaran sampai pertanggungjawaban dalam kerjasama sekelompok orang guna mencapai tujuan tertentu.
2.1.3 Ruang Lingkup Administrasi Keuangan Setelah
dijelaskan
mengenai
pengertian
administrasi
keuangan,
selanjutnya akan dijelaskan mengenai ruang lingkup adminstrasi keuangan. The Liang Gie berpendapat : “Ruang lingkup administrasi keuangan meliputi segenap rangkaian kegiatan penataan penyusunan anggaran, penerimaan, pembukuan, dan pertanggungjawaban” (The Liang Gie, 1998:56). Pendapat lain yang dikemukakan oleh Arikunto ruang lingkup administrasi keuangan adalah : “Ruang lingkup administrasi keuangan merupakan kegiatan pengelolan keuangan meliputi Budgeting, Accounting (pembukuan), serta Auditing (pemeriksaan laporan keuangan)” (Arikunto, 1993:23). Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil persamaan
bahwa ruang
lingkup administrasi keuangan merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam pengelolaan keuangan yang meliputi penyusunan anggaran, penerimaan, pembukuan, dan pertanggungjawaban. Ruang lingkup administrasi tersebut tidak hanya diperuntukan bagi lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi lingkungan swasta yang bertujuan untuk pembangunan.
16
2.2
Konsep Proses Penyusunan Kebutuhan Belanja Tetap (Fixed Cost) Organisasi Perangkat Daerah
Proses merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Proses yang dikemukakan oleh Gibson sebagai berikut : “Aktivitas yang memberikan nafas kehidupan bagi kehidupan organisasi, proses yang umum adalah komunikasi, evaluasi, prestasi kerja, keputusan, sosialisasi dan pengembangan karier” (Gibson, 1989 : 21). Berdasarkan pengertian diatas maka penulis dapat mengambil persamaan bahwa Proses merupakan suatu rangkaian kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya melalui tahap-tahap komunikasi, evaluasi, prestasi kegiatan, keputusan, sosialitas dan pengembangan karier yang dapat membantu meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas kerja. Sehingga dengan adanyan proses kita dapat menentukan sasaran-sasaran yang akan dilakukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Serta dengan adanya proses kita bisa mengetahui dari awal penentuan sasaran sampai dengan berakhirnya sasaran dalam tercapainya suatu tujuan. Belanja atau biaya merupakan unsur utama secara fisik yang harus dikorbankan demi kepentingan dan kelancaran suatu kegiatan dalam rangka mencapai suatu kegiatan yang telah disusun dengan terencana dan akan mempengaruhi keberlansungan suatu kegiatan. Sebagaimana menurut Simamora : “Biaya adalah kas atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa
17
yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa mendatang bagi organisasi” (Simamora, 2002:36). Berdasarkan PP No. 24 tahun 2005, belanja ialah semua pengeluaran dari Rekening Kas Umum Negara / Daerah (RKUN/D) yang mengurangi ekuitas dana lancar dalam periode tahun anggaran bersangkutan yang tidak akan diperoleh pembayarannya kembali oleh pemerintah. Dari bebarapa pengertian tersebut, penulis mengambil persamaan bahwa belanja merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh suatu barang atau jasa dengan cara mengurangi atau mengeluarkan sejumlah uang demi kepentingan yang bersangkutan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 yang kemudian dijabarkan dalam Permendagri 13 Tahun 2006, belanja dapat dikelompokan menjadi dua golongan antara lain : a. Belanja langsung (direct cost) adalah belanja yang terjadi, yang penyebab satu-satunya adalah karena adanya sesuatu yang dibiayai. Jika sesuatu yang dibiayai tersebut tidak ada, maka belanja langsung ini tidak akan terjadi. Dengan demikian belanja langsung akan mudah diidentifikasikan dengan sesuatu yang dibiayai. b. Belanja tidak langsung (indirect cost) adalah belanja yang terjadi tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. belanja tidak langsung dalam hubungannya dengan produk disebut dengan istilah biaya produksi tidak langsung atau overhead pabrik. Belanja ini tidak mudah diidentifikasikan dengan produk tertentu.
18
Belanja juga dikelompokan lagi berdasarkan belanja tetap ( fixed cost ) dan belanja variabel ( variable cost ). Belanja tetap adalah belanja yang berorientasi kepada efisiensi dan efektivitas untuk mencapai pelayanan publik bermutu tinggi dan bersifat tahunan. Sedangkan belanja variabel adalah belanja yang berorientasi kepada pengembangan dapat bersifat tahun jamak (multiyears) atau satu tahun.
2.2.1 Ruang Lingkp Belanja Tetap ( Fixed Cost ) Belanja tetap ( fixed cost ) terbagi lagi menjadi 3 bagian yaitu : 1. Basic
supporting cost
: biaya untuk mendanai fasilitas dasar bagi
keberlangsungan kerja OPD 2. Internal basic activity cost : biaya untuk mendanai aktivitas dasar bagi keberlangsungan kerja OPD 3. Public services basic activity cost : biaya untuk mendanai aktivitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab OPD Adapun lingkup dari basic supporting cost tersebut sebagai berikut : 1. Belanja telepon 2. Belanja air dan gas 3. Belanja listrik 4. Belanja internet 5. Belanja jasa servis kendaraan bermotor 6. Belanja penggantian suku cadang 7. Belanja BBM atau pelumas 8. Belanja STNK kendaraan dinas
19
9. Belanja KIR kendaraan dinas 10. Belanja jasa kebersihan Keterangan : dari urutan pertama hingga ke empat berada pada kegiatan penyelenggaraan administrasi perkantoran, sedangkan urutan kelima hingga terakhir berada pada kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana aparatur. Adapun lingkup dari internal basic activity cost tersebut sebagai berkut : 1. Belanja alat tulis kantor 2. Belanja pengadaan materai dan perangko 3. Pengiriman paket / dokumen 4. Pengandaan barang cetakan 5. Penggandaan dan pencetakan 6. Belanja jasa transaksi keuangan 7. Langgaran surat kabar / majalah 8. Belanja alat listrik dan elektronik (lampu pijar, baterry kering) 9. Belanja pengisian tabung gas 10. Belanja perangko, materai dan benda pos lainnya 11. Belanja perjalanan dinas 12. Belanja makanan dan minuman 13. Pemeliharaan bangunan (pelaburan, pintu, kunci, dll) 14. Jasa keamanan 15. Pemeliharaan lingkungan / taman 16. Pemeliharaan pagar / benteng 17. Pemeliharaan fasilitas kantor
20
18. Bayar pajak bumi dan bangunan (PBB) 19. Pemeliharaan alat-alat laboratorium atau alat-alat berat. 20. Pengadaan lampu / penerangan 21. Pengadaan barang pecah belah 22. Bantuan biaya diklat struktural 23. Bantuan biaya diklat fungsional 24. Bantuan biaya pra jabatan 25. Bantuan biaya diklat substantif 26. Bantuan biaya kepesertaan 27. Pengadaan obat 28. Bantuan biaya rawat inap 29. Bantuan biaya meninggal dunia / tewas dalam melaksanakan tugas / musibah berat 30. Bantuan biaya pemulangan pegawai yang pensiun dalam daerah 31. Peningkatan kesehatan jasmani / olahraga 32. Peningkatan kerohanian 33. Biaya kesenian 34. Kesehatan pegawai 35. Prasarana olah raga 36. Pengadaan baju seragam dan ongkos jahit 37. Penyusunan rencana kerja (Renja) OPD 38. Penyusunan RKA/DPA 39. Penyusunan LAKIP
21
40. Penyusunan LPJ 41. Penatausahaan keuangan 42. Penyusunan laporan pencapaian kinerja pelaksanaan kegiatan 43. Kegiatan peningkatan kesejahteraan dan kemampuan aparatur 44. Kegiatan penyelenggaraan administrasi perkantoran 45. Kegiatan perencanaan, evaluasi dan pelaporan internal 46. Kegiatan pemeliharaan sarana prasarana kantor Adapun lingkup dari public services basic activity cost tersebut sebagai berikut : 1. Bappeda : Penyusunan RKPD, Musrenbang, Penyusunan RAPBD 2. Dinas Peternakan : Pemberian pakan ternak 3. Dinas Sosial : pemberian makan penghuni panti 4. Dinas Bina Marga : pemeliharaan jalan dan jembatan 5. Dinas PSDA : pemeliharaan jaringan irigasi dan sumber daya air lainnya 6. Biro Otda dan Kerja Sama : penyusunan LKPJ 7. Biro Hukum : penyusunan Perda dan evaluasi Perda 8. Dan lain-lain yang sejenis Belanja variabel ( variable cost ) terbagi lagi menjadi 2 bagian yaitu : 1. Committed cost :
biaya untuk mendanai program yang sudah menjadi
komitmen bersama yang mempunyai dimensi waktu tertentu 2. New/inovation cost : biaya untuk mendanai program yang merupakan inovasi/unggulan/terobosan baru OPD yang mempunyai dimensi waktu tertentu
22
Berdasarkan penjelasan di atas penulis menarik persamaan bahwa untuk mencapai pelayanan publik bermutu tinggi dan bersifat tetap tahunan maka diperlukannya kegiatan belanja tetap ( fixed cost ). Hal ini akan berkaitan dalam pemenuhan kebutuhan dasar dalam menjamin keberlangsungan operasional kantor (biaya listrik, telepon, air bersih, BBM, internet, dan perawatan mobil) dan pengalokasian kebutuhan belanja kegiatan yang bersifat rutin sebagai pelaksanaan TUPOKSI SKPD.
2.3
Hubungan Antara Administrasi Keuangan dengan Proses Penyusunan Kebutuhan Belanja Tetap (Fixed Cost) Organisasi Perangkat Daerah
Administrasi keuangan merupakan suatu kegiatan dalam mengelola uang dan berhubungan dengan kegiatan pencatatan, pengurusan, penyelenggaraan, penyediaan dana, pembukuan dan pertanggungjawaban dalam mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam setiap usaha kerjasama atas suatu pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuai dengan pernyataan tersebut, maka proses penyusunan kebutuhan belanja tetap (fixed cost) merupakan suatu kegiatan yang ada di dalamnya terdapat kegiatan
perencanaan,
penyusunan,
pelaksanaan,
pembukuan
serta
pertanggungjawaban terhadap penggunaan suatu APBD. Sehingga dengan adanya keterkaitan tersebut maka suatu kegiatan atau proses yang dilakukan tidak akan keluar dari jalur-jalur yang telah ditetapkan dan berkesinambungan serta dapat dijadikan pedoman atau panutan dalam pelaksanaan suatu kinerja OPD.
