BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Komunikasi 2.1.1

Pengertian Komunikasi Komunikasi menurut Carl I. Hovland dapat didefinisikan sebagai

berikut, komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambing-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain. Definisi lain menurut Everett M. Rogers, komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.1 Komunikasi merupakan salah satu aspek terpenting dan kompleks bagi kehidupan manusia. Manusia sangat dipengaruhi oleh komunikasi yang dilakukannya dengan manusia lain,baik yang sudah dikenal maupun yang tidak dikenal sama sekali. 2 Komunikasi memiliki peran yang sangat vital bagi kehidupan manusia, karena itu kita harus memberikan perhatian yang seksama terhadap komunikasi, khususnya

teori

komunikasi.

Elemen-elemen

komunikasi

saling

bergantung, tidak pernah independen, masing-masing komponen saling melengkapi.

1

Dedy Mulyana. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2001Hal 62 2 Stephen W.Littlejohn dan Karen A.Foss. Theories of Human Communcation.9th Edition. Belmont: Thomson Wadsworth. 2008 Hal 2

11 http://digilib.mercubuana.ac.id/

12

Proses komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima sebagai komunikan. Dalam proses komunikasi, komunikator mengirimkan pesan atau informasi kepada komunikan sebagai sasaran komunikasi. Secara terminologis, komunikasi berarti proses penyamapaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Secara paradigmatis, komunikasi berarti pola yang meliputi sejumlah komponen berkorelasi satu sama lain secara fungsional untuk mencapai suatu tujuan tertentu.3 Dari definisi di atas terlihat bahwa komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan kita sehari-hari. Terlebih lagi di dalam suatu instansi atau perusahaan, karena dengan adanya komunikasi maka akan terjadi interaksi antara semua pegawai atau karyawan yang ada dalam suatu perusahaan. Dengan berkomunikasi maka antar karyawan atau anggota dalam suatu instansi dapat menciptakan persamaan pengertian mengenai informasi, ide, pemikiran dan sikap dari masing-masing individu. Sehingga dapat terjalin komunikasi dua arah timbal balik yang baik. 2.1.2

Tujuan Komunikasi Setiap kegiatan yang kita lakukan tentunya mempunyai tujuan

utama. Begitupun dengan proses komunikasi yang dilakukan memiliki

3

Tommy Suprapto. Pengantar Ilmu Komunikasi dan Peran Manajemen Dalam Komunikasi. Yogyakarta: CAPS. 2002 Hal 7

http://digilib.mercubuana.ac.id/

13

tujuan dari pesan yang disampaikan dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Tujuan komunikasi dari sudut pandang kepentingan sumber yaitu memberikan informasi, mendidik, menyenangkan atau menghibur, menganjurkan, atau seperti yang kita sebut persuasi. Tujuan komunikasi dari sudut kepentingan penerima yaitu agar dapat memahami informasi, mempelajari, menikmati, dan menerima atau menolak anjuran. Dari tujuan diatas sangat jelas bahwa tujuan dari komunikasi adalah dapat menimbulkan perubahan terhadap seseorang atau kelompok. Perubahan tersebut paling mendasar menerpa pada tataran kognitif yaitu pengetahuan, pada tataran afektif yaitu perasaan, sikap, dan emosi dan konatif menyangkut aspek perilaku. Secara umum adapun tujuan komunikasi antara lain:4 1. Agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti sebagai komunikator kita harus menjelaskan kepada komunikan dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksudkan. 2. Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti dengan baik aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan. 3. Supaya pendapat atau gagasan dapat diterima oleh orang lain. Kita harus mampu berusaha agar gagasan atau pendapat kita dapat diterima orang lain dengan pendekatan yang persuasive bukan memaksakan kehendak. 4

Widjaja, H.A.W. Ilmu Komunikasi: Pengantar Studi. Jakarta: PT. Rineka Cipta. 2000 Hal 66


14

4. Menggerekan orang lain untuk melakukan sesuatu. Menggerakan sesuatu dapat bermacam-macam, mungkin dapat berupa kegiatan. Dalam kontekstual penelitian ini, proses komunikasi bertujuan sebagai sarana untuk publikasi kegiatan kehumasan. Semakin baik komunikasi semakin baik pula penerimaan audiens terhadap pesan. Dengan komunikasi yang baik, publikasi kegiatan kehumasan melalui parlemen remaja 2015 ini akan berjalan sesuai dengan tujuan. 2.2

Komunikasi Organisasi Komunikasi pemerintah disini adalah komunikasi manajerial, yakni

tentang bagaimana para manajer professional didalam organisasi publik mempergunakan komunikasi secara optimal didalam proses memanajemeni organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Untuk itu, komunikasi perlu diletakkan dalam setiap tahapan manajemen organisasi, sejak dari perencanaan hingga pengendalian. Komunikasi yakni upaya yang disengaja, Supradi memberi pandangan mengenai organisasi sebagai:5 (1) wadah, organisasi adalah tempat kegiatan manajemen dijalankan; (2) proses, adalah memperhatikan dan menyoroti interaksi antar orang-orang yang menjadi anggota organisasi yang merupakan kelompok orang-orang yang berfikir dan bertindak secara tertentu. Proses ini menimbulkan dua macam hubungan, yaitu hubungan formal adalah ditetapkan secara resmi oleh manajemen dan hubungan kerja sama antar sejumlah orang dalam jangka waktu 5

Supardi dan Anwar Syaiful. Dasar-dasar Perilaku Organisasi. UII Press: Yogyakarta. 2004 Hal 35


15

yangpanjang, dan tidak ditetapkan secara resmi. Salah satu peran dari hubungan informal dalam organisasi adalah sebagai sarana untuk komunikasi; dan (3) sistem, yaitu sistem sosial (sistem tata hubungan antar sesama manusia), sistem fungsional (sistem atau jaringan antara fungsi-fungsi yang dikaitkan satu sama lain secara tertentu yang akan membawa tercapainya tujuan utama organisasi), serta sistem komunikasi (jaringan atau sistem tata saluran peredaran atau arus informasi, sehingga organisasi itu hidup dan berjiwa seolah-olah merupakan organisasi hidup). Dari pengertian komunikasi dan organisasi seperti yang telah diuraikan, maka batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antar manusia. Goldhaber menegaskan “komunikasi organisasi sebagai arus pesan dalam jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain”. Komunikasi organisasi yaitu pengiriman dan penerimaan berbagai pesan didalam organisasi dalam kelompok formal maupun informal organisasi.6 Jelas bahwa komunikasi organisasi ada skema komunikasi seperti pertukaran pesan antara komunikasi seperti pertukaran pesan antara komunikator dan komunikan yang terjadi di dalam organisasi. Organisasi disini menaungi proses terjadinya interaksi penerimaan dan pengiriman pesan antara komunikator dan komunikan. Pada saat penyelenggaraan kegiatan Parlemen Remaja ini komunikasi organisasi sangat penting untuk membangun iklim organisasi yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Komunikasi organisasi disuatu

6

R. Wayne Pace. dan Don F, Faules. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2005 Hal 3


16

organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi bertujuan dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan organisasi dan demi kelancaran saat acara diselenggarakan agar tidak terjadi hal-hal yang tak diinginkan. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan organisasi tercapai. Jadi dalam penyelenggaraan kegiatan Parlemen Remaja ini komunikasi organisasi sangat berfungsi guna menunjang seorang pimpinan dan karyawannya agar dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Berikut

dijelaskan

dimensi-dimensi

komunikasi

dalam

kehidupan

organisasi terbagi dua, yakni komunikasi internal dan eksternal:7 2.2.2

Komunikasi Internal Komunikasi Internal didefinisikan oleh Lawrence D.Brennan

sebagai: “Interchange of ideas among the administrators and its particular structure (organization) and interchange pf ideas horizontally and vertically within the fir which gets work done (operation and management)”. “Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan menyebabkan terwujudnya 7

Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi- Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. 2006 Hal 122


17

perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen”. Organisasi sebagai kerangka menunjukan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu: 1.

Dimensi Komunikasi Internal Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertical dan komunikasi horizontal: 1) Komunikasi Vertical Komunikasi vertical yakni komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik. 2) Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Karyawan sesama karyawan, dan sebagainya.

2.

Jenis Komunikasi Internal Komunikasi

internal

meliputi

berbagai

diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu: 1) Komunikasi Personal


cara

yang

dapat

18

Komunikasi personal ialah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan dua cara: a) Komunikasi tatap muka, yakni komunikasi yang berlangsung secara dialogis sambil menatap sehingga terjadi kontak pribadi. Ini disebut komunikasi antarpersonal. b) Komunikasi

bermedia,

yakni

komunikasi

dengan

menggunakan alat, seperti telepon atau memorandum. 2) Komunikasi Kelompok Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. 2.2.3

Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah kelompok antara pimpinan organisasi

dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur timbal balik, yakni: 1.

Komunikasi dari Organisasi kepada Khalayak Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin.

2.

Komunikasi dari Khalayak kepada Organisasi Komunikasi ini merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang diberikan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya


19

kontroversi (menyebabkan adanya yang pro dan kontra dikalangan khalayak), maka ini disebut opini publik. 2.3

Hubungan Masyarakat 2.3.1

Pengertian Hubungan Masyarakat Definisi Humas menurut Institut of Public Relations (IPR) adalah:

“Praktik PR adalah usaha yang direncanakan serta dilakukan secara kontinu untuk menciptakan dan menjaga nama baik dan kesepahaman bersama antara suatu instansi dengan publiknya.8 Salah satu definisi menyebutkan, bahwa humas adalah metode komunikasi yang untuk menciptakan citra positif dari mitra instansi atas dasar menghormati kepentingan bersama.9 Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi

kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan suatu

program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman dan dukungan dari publiknya.10 Dari definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Humas harus dapat menjalin hubungan melalui komunikasi kepada publik. Dengan komunikasi yang baik dalam menciptakan hubungan, maka publik 8

R. Wayne Pace dan Don F.Faules,op.cit hal 184-197 Elvinaro Ardianto. Public Relations Suatu Pendekatan Praktis. Bandung: PT. Pustaka Quraisy. 2004 Hal 4 10 Scott M.Cutlip, Allen.H. Center. Glen M. Broom. Effective Public Relations: Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia. 2005 Hal 15 9


20

akan memberikan opini mengenai organisasi. Humas juga membantu manajemen dalam memelihara hubungan dengan publik. Komunikasi yang efektif adalah dasar dari kegiatan humas dimana pelaksanaannya dilakukan guna melayani keinginan masyarakat. Dengan jalan memberikan layanan demikian humas mengatakan keinginan perusahaan dengan masyarakat sehingga dapat terwujud saling pengertian. Humas adalah usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu instansi atau instansi dengan pihak masyarakat melalui suatu proses komunikasi timbal balik, hubungan yang harmonis, saling mempercayai, dan menciptakan citra yang positif.11 2.3.2

Peran Hubungan Masyarakat Peran Humas dalam suatu lembaga departemen baik itu profit

maupun non profit sangat diperlukan. Mengingat kegiatan Humas sangat dibutuhkan dan mempunyai peranan penting dalam suatu lembaga, baik itu lembaga pemerintah

maupun lembaga organisasi. Adapun peran

humas itu, menjalin hubungan baik, baik itu dengan masyarakat, pemerintah maupun dengan organisasi lainnya. Memberikan pengertian dan penerangan tentang kebijakan serta kegiatan yang dilakukan oleh seorang humas. Melakukan publikasi atas kegiatan dan kenbijakan dari kegiatan seorang humas. Memberikan informasi kepada masyarakat tentang kebijakan dan kegiatan seorang humas melalui konferensi pers. 11

Rosady Ruslan. Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. 2007 Hal 8


21

Dalam buku Effective Public Relations, Cutlip, Center& Broom menjelaskan bahwa peran public relations terbagi menjadi empat, yaitu :12 a. Peranan humas sebagai teknisi komunikasi Kebanyakan praktisi masuk ke bidang humas, sebagai teknisi komunikasi. Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit surat kabar karyawan, menulis siaran berita, dan karangan, mengembangkan isi web, dan menangani kontak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan masalah dan melihat solusi. b. Peranan humas sebagai praktisi pakar Praktisi

yang

beroperasi

sebagai

praktisi

pakar

bertugas

mendefinisikan masalah, mengembangkan program dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya. c. Peranan humas sebagai fasilitator komunikasi Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan sebagai perantara komunikasi antar organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah

12

Scott M. Cutlip, Allen.H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations: Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan Dengan Suskes. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia. 2005 Hal 32-37


22

memberi informasi yang dibutuhkan baik oleh manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. d. Peranan humas sebagai pemecah masalah Dalam melakukan peran ini, praktisi berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi tim dari perencanaan strategis. Kolaborasi dan masalah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain dan organisasi untuk mengaplikasikan program humas dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan program organisasional yang lain. Dari keempat peranan humas tersebut, dapat terlihat mana yang berperan dan berfungsi pada tingkat manajerial skill, keterampilan hubungan antar individu dan keterampilan teknis dalam manajemen humas. Peran humas diharapkan dapat menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” top manajemen dalam organisasi atau lembaga. 2.3.3

Fungsi Hubungan Masyarakat Fungsi humas guna mencapai tujuan instansi atau instansi memiliki

fungsi timbal balik, keluar dan kedalam. Keluar, ia harus mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran masyarakat yang positif terhadap segala tindakan dan kebijakan instansi atau instansinya. Kedalam, ia berusaha mengenali, mengidentifikasi hal-hal yang dapat menimbulkan sikap dan


23

gambaran yang negatif (kurang menguntungkan) dalam masyarakat sebelum suatu tindakan atau kebijakan itu dijalankan. Menurut

F.Rachmadi,

fungsi

humas

yang

utama

adalah

menyelenggarakan hubungan dengan publiknya guna memperoleh dukungan dan disukai publik adalah : (1) kemampuan mengamati dan menganalisis problem, (2) kemampuan menarik perhatian, (3) kemampuan mempengaruhi opini, (4) kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling percaya.13 Fungsi pokok Humas adalah fungsi manajemen, sebagai peneliti dan penilai selera dan sikap masyarakat, menyelaraskan kebijakan instansi dengan kepentingan umum, serta merumuksan dan melaksanakan suatu program kerja untuk mendapatkan dukungan kepercayaan masyarakat. Sementara Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi Humas meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan instansi. 2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan

informasi

dari

perusahaan

kepada

publik

dan

menyalurkan opini kepada perusahaan. 3. Melayani keinginan publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan instansi untuk kepentingan umum.

13

Elvinaro Ardianto. Public Relations Suatu Pendekatan Praktis. Bandung: PT. Pustaka Quraisy. 2004 Hal 21


24

4. Membina hubungan secara harmonis antara instansi dan publik, baik internal maupun eksternal.14 Dari fungsi humas seperti yang telah dijelaskan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa fungsi utama humas adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara instansi atau instansi dengan publiknya, internal maupun eksternal, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat yang menguntungkan instansi. 2.3.4

Tugas Hubungan Masyarakat Tugas Humas secara umum adalah menyampaikan pesan atau

informasi dari perusahaan secara lisan, tertulis atau visual kepada publiknya, sehingga masyarakat (publik) memperoleh pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi perusahaan atau instansinya, tujuan dan kegiatannya. Melakukan studi dan analisis atau reaksi serta tanggapan publik terhadap kebijakan dan langkah tindakan perusahaan, termasuk segala macam pendapat publik yang mempengaruhi perusahaan, memberi informasi kepada pejabat (eksekutif) tentang publik, cara-cara dan pelayanan perusahaan kepada perusahaan. Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas guna membantu mereka dalam memberikan pelayanan yang 14

Frida Kusumastuti. Dasar-dasar Humas. Jakarta: Ghalia Indonesia. 2001 Hal 23


25

mengesankan dan memuaskan publik. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tugas humas adalah : 1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik tepat atas instansi, baik itu yang berkenan dengan kebijakan, produk, jasa, maupun dengan para personilnya; 2. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kegiatanm reputasi maupun kepentingan-kepentingan instansi dan menyampaikan setiap informasi yang penting ini langsung kepada pihak manajemen atau pimpinan untuk ditanggapi atau ditindaklanjuti; 3. Memberi nasihat atau masukan kepada pihak manajemen mengenai berbagai masalah komunikasi yang penting, berikut berbagai teknik untuk mengatasinya; 4. Menyediakan berbagai informasi kepada khalayak, perihal kebijakan instansi, kegiatan, produk, jasa dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau kepentingan khalayak.15 Humas dalam melaksanakan tugasnya membutuhkan media sebagai alat untuk menyampaikan informasi perusahaan atau instansi, begitu pula dengan kegiatan humas yang menyangkut publisitas.

15

Frank Jefkins. PublicRelations (Edisi 5). Jakarta: Erlangga. 2004 Hal 28


26

Adapun ruang lingkup tugas Humas dalam sebuah instansi atau perusahaan antara lain meliputi aktivitas : 1. Membina hubungan ke dalam (publik internal) Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dan unit/badan/perusahaan atau instansi itu sendiri. Seorang Humas harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh instansi. 2. Membina hubungan ke luar (publik eksternal) Publik eksternal adalah masyarakat. Mengusahakan tumbuhnya sikap gambaran publik yang positif terhadap instansi yang diwakilinya. 2.4

Manajemen Public Relations 2.4.1

Pengertian Manajemen Public Relations Manajemen dan Public Relations adalah dua bidang ilmu yang

berkembang secara terpisah. Akan tetapi, seperti yang kita saksikan perkembangannya pada akhir-akhir ini, manajemen akhirnya berhasil meningkatkan perannya pada hampir setiap bidang kehidupan. Umumnya, aktivitas manajemen pada setiap lembaga atau organisasi

berkaitan

dengan usaha mengembangkan potensi

dan

memimpin suatu tim atau sekelompok orang dalam suatu kesatuan, dengan


27

memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.16 George R. Terry (1972), mendefinisikan manajemen sebagai, sebuah proses yang khas dan terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.17 Public relations sebagai fungsi manajemen, yang berarti bahwa manajemen di semua organisasi harus memerhatikan PR. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publik sebagai basis moral dan etis dari profesi PR. Pada saat yang sama, definisi ini mengemukakan kriteria untuk menentukan apa itu PR dan apa yang bukan PR. Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagagalan organisasi tersebut.18 Manajemen dalam konteks ini mempunyai peran untuk membantu perubahan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan dalam lingkungan usaha. Public relations akan menggunakan konsep-konsep 16

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Cetakan ke-11. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. 2012 Hal 1 17 Ibid. 18 Scott M. Cutlip, Allen.H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations. Pearson Educations Inc. Edisi kesembilan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2009 Hal 6


28

manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya, seperti membuat rencana, melakukan persiapan-persiapan, melakukan aksi dan komunikasi, dan ditutup dengan tindakan pengendalian yang disebut evaluasi. 2.4.2 Proses Manajemen Dalam bentuknya yang paling maju, Humas adalah bagian proses perubahan dan pemecahan masalah di organisasi yang dilakukan secara ilmiah. Praktis PR jenis ini menggunakan teori dan bukti terbaik yang ada untuk melakukan proses empat langkah pemecahan masalah:19 1. Mendefinisikan masalah atau peluang Langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan memantau pengetahuan, opini, sikap dan perilaku pihak-pihak yang terkait, dan dipengaruhi oleh tindakan dan kebijakan organisasi. Pada dasarnya ini adalah fungsi intelegen organisasi. Fungsi ini menyediakan dasar untuk semua langkah dalam proses pemecahan masalah dengan menentukan “Apa yang terjadi pada saat ini?” Mengacu pada penjelasan di atas, proses pada tahapan ini merupakan proses yang memerlukan riset dan analisis untuk menemukan fakta dan alasan mengapa satu program menjadi penting untuk dilaksanakan. Bagian ini menjadi sangat penting karena informasi dan pemahaman akan menjadi pendorong dan pemandu untuk melanjutkan tahap berikutnya, sehingga ini menjadi acuan bagaimana 19

Ibid. Hal: 320


29

program tersebut akan dilaksanakan. Riset dan analisis dalam konteks ini adalah pengumpulan informasi secara sistematis untuk mengecek ansumsi tentant publik dan konsekuensi PR. 2. Perencanaan dan pemograman Informasi yang dikumpulkan dalam langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikasi, taktik, dan sasaran. Langkah ini akan mempertimbangkan temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua ini akan menjawab pertanyaan “Berdasarkan apa kita tahu tentang situasi, dan apa yang harus kita lakukan atau apa yang harus kita ubah, dan apa yang harus kita katakan?” Cutlip, Center dan Broom mengemukakan langkah-langkah dari proses perencanaan dan pemograman, yaitu: a. Mendefinisikan peran dan misi. Menentukan sifat dan cakupan kerja yang akan dilakukan. b. Menentukan area hasil utama. Menentukan dimana tempat menginvestasikan waktu, energi dan bakat. c. Mengidentifikasi

dan

menspesifikasi

indikator

efektivitas.

Menentukan faktor yang dapat diukur sebagai dasar penentuan sasaran. d. Memilih dan menentukan sasaran. Menentukan hasil yang akan dicapai.


30

e. Menyiapkan rencana aksi. Menentukan bagaimana mencapai sasaran spesifik. f. Menetapkan kontrol. Memastikan pencapaian saran secara efektif. g. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai pemahaman dan komitmenen enam langkah sebelumnya. h. Implementasi. Memastikan kesepakatan di antara orang-orang penting tentang siapa dan apa yang dibutuhkan untuk upaya itu, pendekatan apa yang paling baik, siapa yang perlu dilibatkan, dan langkah aksi apa yang perlu diambil segera. Jika

langkah-langkah

tersebut

dapat

terpenuhi,

maka

perencanaan dan tujuan program akan tercapai dengan lebih maksimal. Memposisikan diri sebagai sasaran juga dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam membuat rencana. 3. Tindakan dan berkomunikasi Komunikasi saja tidak akan cukup dalam menyelesaikan masalah, dibutuhkan juga tindakan yang konkret. Komunikasi yang baik tidak akan pernah efektif jika dilakukan dengan tindakan yang tidak baik atau tidak tepat. Begitu pula sebaliknya, tindakan yang sudah baik atau tepat tidak akan bisa tersampaikan masudnya jika tidak ada komunikasi yang baik bahkan tindakannya akan cenderung tidak diterima oleh sasaran. Karena tindakan merupakan bentuk respon


31

konkret dan komunikasi merupakan bentuk respon yang interpretif dan mendukung aksi. Langkah ini adalah mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk mencapai tujuan spesifik untuk masing-masing publik dalam rangka mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah “Siapa yang harus melakukan dan menyampaikannya, dan kapan, dimana, dan bagaimana caranya?” Cutlip, Center, dan Broom merangkum implementasi strategi, yaitu: a. Kredibilitas, komunikasi dimulai dengan iklim rasa saling percaya. Penerima

harus

percaya

kepada

pengirim

informasi

dan

menghormati kompetensi sumber informasi terhadap topic informasi. b. Konteks, program komunikasi ini harus sesuai dengan kenyataan lingkungan. Konteks harus mengkonfirmasikan bukan menentang isi pesannya. c. Isi, pesan harus mengandung makna bagi penerimanya dan harus esuai dengan sistem nilai penerima. Pesan harus relevan dengan situasi penerima. d. Kejelasan, pesan harus diberikan dalam istilah sederhana. Kata harus bermakna sama menurut si pengirim dan si penerima. Organisasi harus berbicara dengan satu suara, tidak banyak suara.


32

e. Kontinuitas dan Konsistensi, komunikasi adalah proses tanpa akhir. Ia membutuhkan repitisi agar bisa masuk. Repitisi berperan untuk pembelajaran dan persuasi. f. Saluran, saluran komunikasi yang sudah ada harus digunakan, sebaiknya saluran yang dihormati dan dipakai oleh si penerima. Saluran yang berbeda memiliki efek yang berbeda untuk itu dibutuhkan pemilihan saluran yang tepat sesuai dengan publik sasaran. g. Kapabilitas

atau

Kemampuan

Audien,

komunikasi

harus

mempertimbangkan audien. Komunikasi akan efektif apabila tidak banyak membebani penerima untuk memahaminya. 4. Mengevaluasi Program Selama suatu program, praktisi secara periodik menemukan bahwa informasi vital ada yang hilang dari analisis situasi orisinil. Dengan dilakukan dan dicatat secara sistematis, penilaian ini merepresentasikan sebuah evaluasi atas kecukupan informasi latar belakang yang digunakan untuk merencanakan program. Langkah kedua dalam evaluasi adalah mengkaji organisasi dan ketepatan program serta strategi dan taktik pesan. Tinjauan kritis dan apa-apa yang dikatakan dan dilakukan bisa menjadi pedoman untuk program masa depan, tetapi hanya jika ini dilakukan dengan motivasi konstruktif.


33

Analisis isi materi, pidato dan presentasi lainnya, kliping koran, dan siaran juga memberikan bukti untuk mengevaluasi seberapa dekat kesesuaian upaya program dengan rencana. Praktisi menggunakan hasil analisis isi terhadap penempatan media untuk membuat perubahan dalam cara program di implementasikan, dan menilai kembali rencana strategi dan taktik (persiapan). Perusahaan riset dan PR mampu untuk melakukan analisis isi tersendiri terhadap apa-apa yang dipublikasikan atau diungkapkan tentang klien atau isu. Inti dari langkah ini yaitu melakukan penilaian atas persiapan, implementasi, dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan saat program di implementasikan, dan disarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program itu berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?” 2.5

Humas Pemerintah Masyarakat yang terdapat di instansi pemerintah dengan non pemerintah

(lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun Humas Pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Humas Pemerintah lebih menekankan meningkatkan pelayanan umum.


34

Melalui unit atau program kerja humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban kepemerintahannya. Menurut John D. Millett dalam bukunya, “Management in Public Service the Quest for Effective Performance”, artinyya PR dalam dinas instansi/ lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya, yaitu sebagai berikut : 1.

Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat.

2.

Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi/ lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya.

3.

Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan.

4.

Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/ instansi pemerintahan yang bersangkutan.20 Pada dasarnya humas pemerintahan adalah sama yaitu lebih kepada

pelayanan publik, berikut pendapat menurut Dimock dan koein tentang tugastugas Humas instansi atau lembaga pemerintahan adalah sebagai berikut :

20

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi konsepsi dan Aplikasi. Edisi revisi cetakan ke-8. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. 2007 Hal 342


35

1.

Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan, serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam mengajarkan program karya tersebut.

2.

Mampu untuk menanmkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan diberbagai bidang, sosial budaya, ekonomi, politik, serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.

3.

Kejujuran dalam pelayanan dan pengabdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya masing-masing.21 Keberadaan unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) disebuah lembaga

atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan. Fungsi pokok Humas Pemerintahan Indonesia pada dasarnya, antara lain sebagai berikut : a.

Mengamankan kebijakan pemerintah

b.

Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.

21

Ibid


36

c.

Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya dilain pihaknya.

d.

Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.22 Secara garis besar, Humas mempunyai peran ganda yaitu fungsi keluar

berupa pemberian informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan instansi/ lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan fungsi kedalam wajib menyerap reaksi, aspirasi, atau opini khalayak tersebut di serasikan demi kepentingan instansinya atau tujuan bersama.23 Tujuan utama praktisi Humas Pemerintah adalah memberi informasi. Keseluruhan tujuan program Humas Pemerintah, apapun tingkat pemerintah setidaknya mempunyai tiga hal yang sama, yaitu : 1.

Menginformasikan konsisten tentang aktivitas badan pemerintahan

2.

Memastikan kerjasama aktif dalam program pemerintah, serta kepatuhan program yang berkaitan dengan peraturan.

3.

Memupuk dukungan warga negara bagi kebijakan dan program yang dibuat.24

22

Ibid 343-344 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. 2003 Hal 14-15 24 Scott M. Cutlip, Allen.H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations. Pearson Educations Inc. Edisi kesembilan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2009 Hal 389 24 Ahmad Fuad Afdhal. Tips dan trik Public Relations. Jakarta: PT. Grasindo. 2004 Hal 59 23


37

2.6

Reputasi Reputasi adalah sebuah konsep dalam humas yang sering didefinisikan

secara tegas. Reputasi perusahaan adalah asset yang tidak nyata (intangible).25 Intangible asset yang sulit diukur dan dijelaskan keberadaannya karena reputasi bukanlah sebuah produk yang dapat dilihat. Meski demikian keberadaan reputasi yang baik dapat memperkuat posisi perusahaan ketika berhadapan dengan pesaing. Beberapa kalangan menganggap reputasi sama dengan image perusahaan, sedangkan kalangan yang lain menyebut bahwa reputasi memiliki perbedaan dengan image. Sehingga perbedaan mengenai definisi image dan reputasi tidak diperlukan, selama publik dapat memahami konteks dalam memahi kedua konsep tersebut. Dalam perkembangan organisasi membutuhkan pengelolaan yang spesifik dan terukur, termasuk pengelolaan reputasinya. Reputasi bagi sebuah organisasi adalah hal vital karena hidup matinya organisasi, sangat tergantung pada sejauh mana kemampuan organisasi mengelola reputasi baiknya.26 Pada dasarnya bagian terpenting dari reputasi perusahaan adalah kepribadian (keadaan sebenarnya dari perusahaan), identitas (apa yang disampaikan oleh perusahaan) dan citra (bagaimana masyarakat melihatnya).27 Sementara itu, Karakose menyatakan bahwa konsep reputasi terdiri atas dua elemen yaitu identity dan image. Identity menjelaskan bagaimana organisasi

26

Irmulan sati, Public Relations dan Coporate Social Responsibility. Mata Padi Presindo/ ASPIKOM. 2011 Hal 29 27 Ahmad Fuad Afdhal. Tips dan trik Public Relations. Jakarta: PT. Grasindo. 2004 Hal 60


38

diterima dikalangan stakeholder internal sedangkan image menggambarkan persepsi stakeholder eksternal. Reputasi pada dasarnya nama baik, semua orang, organisasi perusahaan karena perusahaan membutuhkan nama baik. Nama baik itulah mereka dipercaya oleh orang, organisasi atau perusahaan lain. Nama baik hanyalah salah satu dimensi saja dari reputasi. Karena dalam reputasi juga terkandung dimensi lain seperti dipandang tinggi/luhur, diperlukan sebagai bernilai dan penting, serta kehormatan yang lekat pada pemilik reputasi itu, karena bisa dikatakan buat dari reputasi itu adalah nama baik yang akarnya adalah kepercayaan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam reputasi adalah : 1. Berubahnya situasi dan kondisi lingkungan. Contoh : marger/ akuisisi 2. Kuncinya adalah bahwa reputasi tidak dikontrol oleh siapapun juga, maka sulit dimanipulasi. Reputasi merupakan penghargaan dimata stakeholder-nya terhadap penampilan, nilai-nilai utama dan perilaku atau tindakan suatu kegiatan perusahaan. Reputasi sebagai asset organisasi, bisa meningkat dan bisa pula menurun. Ada 7 sebab yang dianggap dapat menurunkan atau merusak reputasi organisasi, yakni :28

28

Yosal Iriantara. Media Relations: Konsep, Pendekatan dan Praktik. Bandung: Simbiosa Rekatama Media. 2005 Hal 105


39

1. Kritik terhadap perusahaan/ produk yang dilakukan media cetak/ penyiaran. 2. Perilaku tidak etis perusahaan. 3. Bencana yang menghentikan produksi. 4. Tuduhan atau putusan pengadilan. 5. Tuduhan dari kelompok-kelompok kepentingan atau pelanggan atas keamanan produk. 6. Tuduhan dari pejabat pemerintah atas keamanan produk. 7. Kritik atas perusahaan./ produk di internet. Perusahaan-perusahaan

yang

memiliki

reputasi

bagus,

umumnya

menikmati 6 hal, yaitu :29 1. Hubungan yang baik dengan para pembuka masyarakat. 2. Hubungan positif dengan pemerintah. 3. Resiko krisis yang lebih kecil. 4. Rasa bangga dalam organisasi dan diantara khalayak sasaran. 5. Saling pengertian antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal. 6. Meningkatkan kesetiaan para karyawan dan staff perusahaan. 2.6.1

Faktor Pembentuk Reputasi Kemampuan Public Relations meningkatkan nilai instansi menurut

Charles J. Fombum, dibentuk oleh 3 faktor, yaitu :

29

M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan; Serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara. 2002 Hal 62


40

1.

Credibility, yaitu nilai-nilai kepercayaan dan kejujuran yang ditampilkan oleh instansi dalam menjalankan usahanya.

2.

Trustworthines,

penampilan

instansi

terpercaya

memberikan

pelayanan baik, peranan staff customer relations dan karyawannya peduli membangun hubungan baik. 3.

Reliability, kehandalan dari kemampuan pihak instansi untuk berkomunikasi, memberikan pelayanannya sesuai dengan janji-janji yang telah ditawarkan.30

2.7

Edukasi Edukasi adalah proses yang secara khusus dirancang untuk tujuan

memberikan nilai tambah bagi pihak sasaran, atau setidaknya untuk memberikan perubahan-perubahan dalam kognisi, afeksi, dan konasi atau psikomotor dikalangan masyarakat.31 Edukasi hanya akan berjalan jika ada komunikasi, sebagaimana yang disampaikan oleh Jourdan yang dikutip oleh Pawit M Yusuf dalam bukunya Komunikasi Intsruksional yang mengatakan tidak ada tindakan edukasi yang tidak dilahirkan melalui komunikasi, tidak mungkin mengedukasi manusia tanpa berkomunikasi karena secara umum komunikasi memiliki fungsi formatif, edukatif, persuasif, dan rekreatif. Maksudnya komunikasi berfungsi memberi keterangan, memberi data atau fakta yang berguna bagi segala aspek kehidupan manusia. Disamping itu, komunikasi juga berfungsi, mendidik masyarakat,

30 31

Rosady Ruslan. op.cit. Hal: 326 Pawit M Yusuf. Komunikasi Instruksional. Jakarta: Bumi Aksara. 2009 Hal 5


41

mendidik setiap orang dalam menuju pencapaian yang lebih baik dalam hidupnya. Berikutnya adalah fungsi persuasif, maksudnya bahwa komunikasi sanggup “membujuk” orang untuk berperilaku sesuai dengan kehendak yang diinginkan oleh komunikator penggagas komunikasi. Salah satu ciri komunikasi untuk mengedukasi adalah mempunyai tujuan untuk mengubah perilaku di pihak sasaran, sekalipun sifatnya bisa dialogis, diagnosis, atau persuasif. Yang jelas komunikasi berlangsung karena dirancang dengan maksud untuk mengubah perilaku sasaran kearah yang lebih baik di masa yang akan datang. Banyak tujuan edukasi yang sering tidak tercapai akibat dari kurang atau tidak berfungsinya unsur-unsur komunikasi didalamnya, atau setidaknya tujuan edukasi tidak tercapai karena penerapan komunikasi yang keliru. Banyak hal yang bisa menjadi faktor penyebab terjadinya kegagalan edukasi, baik dilihat dari segi manusianya sebagai pelaku komunikasi, maupun dari segi non manusia, misalnya pesan dan media, informasi yang tidak tepat, serta lingkungan tempat edukasi berlangsung. Upaya pemecahan masalah kegagalan edukasi dapat dilakukan dengan menerapkan model komunikasi terbuka, karena sifatnya yang lebih dapat memberi peluang untuk saling mengontrol kesalahan-kesalahan yang mungkin ada, baik bagi komunikator maupun komunikan. Sifat dari model komunikasi terbuka ini antara lain adalah bersifat dialogis, bersifat persuasif, dan bersifat edukatif.


42

Selain itu jika komunikator pendidikan ingin menjalankan fungsinya dengan sebaik-baiknya, diisyaratkan menggunakan logika berpikir yang sama dengan logika berpikir yang dimiliki oleh pihak komunikan. Dengan begitu pelaksanaan edukasinya akan berhasil dengan baik.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents