BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1
Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Akuntansi
Di dalam suatu perusahaan tidak akan lepas dari suatu sistem. Karena
sistem merupakan suatu alat atau cara yang digunakan suatu perusahaan dalam menghubungkan setiap bagian yang ada untuk mencapai suatu tujuan. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan terciptanya suatu perencanaan sistem yang baik. Menurut Widjajanto (2001:2) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.” Menurut Jogiyanto (2005:3) dalam bukunya yang berjudul Sistem Teknologi Informasi, menjelaskan bahwa sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikn sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur adalah sistem akuntansi. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan komponen adalah sistem komputer.
14
15
Sistem yang baik dalam suatu perusahaan dapat menjadi pendukung yang
baik pula bagi perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah direncakan, tentunya
apabila setiap bagian di dalamnya ikut berpartisipasi aktif dalam mendukung dan
menjalankan sistem yang dibuat. Sistem yang baik pula dapat membantu
manajemen perusahaan dalam mengolah data yang nantinya akan menghasilkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan. suatu
Data merupakan sumber utama dari terbentuknya suatu informasi. Data
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Menurut Jogiyanto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain, “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Dalam menentukan baik atau tidaknya suatu informasi, hal tersebut tergantung pada kualitas yang dimiliki oleh informasi tersebut. “kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Informasi harus akurat (accurate) 2. Tepat pada waktunya (timeliness) 3. Relevan (relevance)” (Jogiyanto, 2005:10) Berikut penjelasan mengenai kualitas dari suatu informasi yang telah disebutkan diatas: a.
Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
16
Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada
b.
penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak memiliki
nilai lagi.
Relevan (relevan), berarti informasi tersebut memiliki manfaat untuk
c.
pemakainya.
Sistem yang bertujuan untuk menghasilkan suatu informasi disebut dengan
informasi. Menurut Gelinas (2005:14) dalam buku Accounting Information sistem
System mejelaskan bahwa: “An information system (IS) is a man-made system that generally consist of an integrated set of computer-based and manual components established to collect, store, and manage data and to provide output information to users. Menurut Hall (2001:7) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi, “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal, dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”. Terdapat berbagai macam jenis dari sistem informasi, salah satunya adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Akuntansi Manajemen. Gelinas (2005:15-16) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System mengatakan : “Accounting information system (AIS) is a specialized subsystem of the management information system (MIS) whose purpose is to collect, process, and report information related to the financial aspects of business event in an integrated Information system.” (Gelinas, 2005:15-16) Menurut Widjajanto (2001:4) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, “Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai
17
dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.”
Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi (SIA) adalah subsistem dari sistem informasi manajemen (SIM) yang
mengubah data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan
dalam
mengelola
perusahaan
baik
secara
manual
maupun
terkomputerisasi.
2.1.2
Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi Sebagaimana sistem-sistem lain yang memiliki elemen-elemen, sistem
informasi akuntansi juga memiliki komponen-komponen atau dapat disebut juga elemen-elemen. Komponen-komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5.
Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. Prosedur-prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk computer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. (Romney, 2009:5) Berikut penjelasan mengenai komponen-komponen sistem informasi
akuntansi yang telah disebutkan diatas : a.
Orang-orang Merupakan komponen dari sistem informasi akuntansi yang dapat mengoperasikan sistem serta menjalankan berbagai fungsi dalam sistem informasi akuntansi.
18
b.
Prosedur dan Instruksi
Dalam sistem informasi akuntansi diperlukan suatu prosedur dan petunjuk
dalam penggunaannya agar sistem informasi akuntansi data berjalan sesuai
dengan yang diharuskan. Prosedur dan petunjuk merupakan komponen sistem
informasi akuntansi yang terlibat dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data dari aktivitas organisasi.
c. Data
Data merupakan komponen sistem informasi akuntansi yang nantinya akan diolah menjadi informasi. Data berupa fakta-fakta yang menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa. Dalam organisasi data dapat menggambarkan terjadinya aktivitas bisnis. d.
Software Software merupakan komponen sistem informasi akuntansi yang berfungsi memproses data perusahaan menjadi informasi yang akan bermanfaat, khususnya membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
e.
Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, perangkat tambahan, dan perangkat jaringan komunikasi merupakan komponen dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan mengirim data menjadi informasi yang bermanfaat bagi organisasi khususnya dalam pengambilan keputusan.
19
2.1.3 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Suatu sistem dibentuk dengan harapan dapat memenuhi fungsi yang telah
menjadi fungsi dari sistem informasi akuntansi sehingga tujuan dapat tercapai.
Dalam hal ini Romney dan Steinbart (dalam Dewi Fitriasari dan Deny Amos,
2005:3) mengatakan bahwa :
Fungsi penting SIA dalam organisasi terdiri dari tiga fungsi: a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. (Romney dan Steinbart, 2005:3) Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi akuntansi memiliki peranan yang penting dalam mempermudah jalannya operasi usaha dan dalam menghasilkan informasi yang berkualitas bagi perusahaan sebagai dasar dalam proses pembuatan keputusan.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Simpan Pinjam
2.2.1
Pengertian Koperasi Simpan Pinjam Berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No.27,
menjelaskan koperasi merupakan badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya
20
dan masyarakat daerah kerja pada umumnya, dengan demikian koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat dan sokoguru perekonomian nasional.
Sedangkan menurut Rudianto (2010:3) dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Koperasi menyebutkan bahwa
“Koperasi dipahami sebagai kumpulan orang yang secara sukarela mempersatukan diri untuk berjuang meningkatkan kesejahteraan ekonomi mereka melalui pembentukan sebuah badan usaha yang dikelola secara demokratis.” Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa Koperasi adalah badan
usaha yang beranggotakan orang maupun badan hukum yang bekerja berdasarkan kepada azas kekeluargaan. Selain itu koperasi juga dibentuk atas dasar suatu kepentingan yang sama yaitu kepentingan ekonomi. Koperasi dapat digolongkan dalam beberapa jenis, seperti Koperasi Konsumen, Koperasi Produsen, Koperasi Simpan Pinjam dan Koperasi Pemasaran. Koperasi yang memiliki kegiatan utama menyediakan jasa usaha simpanan dan pinjaman kepada setiap anggotanya disebut Koperasi Simpan Pinjam. Mengutip PSAK No. 27, “Koperasi Simpan Pinjam adalah koperasi yang kegiatan atau jasa utamanya menyediakan jasa penyimpanan dan peminjaman untuk anggotanya.” “Di dalam suatu koperasi, terdapat tiga jenis simpanan yang terdiri dari : 1. Simpanan Pokok 2. Simpanan Wajib 3. Simpanan Sukarela” (PSAK No. 27) Berikut ini penjelasan mengenai jenis simpanan yang telah disebutkan diatas :
21
Simpanan Pokok (Basic Contribution), merupakan simpanan dengan jumlah
a.
nilai tertentu yang sama banyaknya yang harus disetorkan pada waktu masuk
menjadi anggota dan yang tidak dapat diambil kembali selama yang
bersangkutan masih menjadi anggota koperasi.
b.
Simpanan Sukarela (Voluntary Contribution), merupakan simpanan dengan jumlah tertentu yang diserahkan oleh anggota atau bukan anggota kepada koperasi atas kehendak sendiri sebagai simpanan dan yang dapat diambil
sewaktu-waktu. c.
Simpanan Wajib (Compulsory Contribution), merupakan simpanan dengan jumlah tertentu yang harus dibayar oleh anggota koperasi dalam waktu dan kesempatan tertentu dan yang dapat diambil kembali dengan cara-cara yang diatur lebih lanjut.
2.2.2
Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Melihat dari definisi diatas dan pengertian yang sebelumnya telah
diuraikan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam adalah suatu pengolahan data akuntansi yang memproses data dan transaksi yang terjadi dalam ruang lingkup simpanan serta pinjaman guna menghasilkan informasi yang tepat dan bermanfaat untuk membantu dalam perencanaan, membutuhkan.
pengendalian
dan
pengoperasian
bisnis
bagi
pihak
yang
22
2.3
Sistem Akuntansi Simpan Pinjam Pada Koperasi Setiap koperasi pasti memiliki suatu sistem yang berguna untuk mengatur
kegiatannya. Di dalam sistem akuntansi simpan pinjam pada koperasi, terdapat
dua jenis sistem yaitu sistem akuntansi simpanan dan sistem akuntansi pinjaman.
2.3.1
Sistem Informasi Akuntansi Simpanan Milla (2010:38-41) menjelaskan bahwa dalam menjalankan sistem
akuntansi simpanan yang baik pada koperasi, diperlukan hal-hal yang harus
dipenuhi seperti fungsi yang terkait, dokumen yang bersangkutan dan prosedur yang harus dilakukan. 2.3.1.1 Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi simpanan pada koperasi antara lain sebagai berikut: a.
Fungsi Simpan Pinjam Fungsi simpan pinjam bertanggung jawab untuk menerima surat order buku keanggotaan) dari penyimpanan, mengedit order (buku keanggotaan) dari penyimpanan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi, menentukan tanggal transaksi.
b.
Fungsi Keuangan Fngsi keuangan dalam transaksi simpanan bertanggung jawab untuk meneliti status pelanggan dan memberikan otorisasi penyimpanan pada anggota.
23
c.
Fungsi Kasir
Fungsi kasir bertanggung jawab untuk memberikan bukti setoran kepada
anggota yang akan melakukan simpanan, menerima pembayaran, dan
membuat laporan transaksi harin.
Setiap fungsi diatas memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Tetapi, dalam melakukan kegiatan simpanannya, antara fungsi yang satu dengan lainnya saling berkaitan. yang
2.3.1.2 Dokumen yang digunakan Dalam melakukan proses simpanan koperasi pada umumnya menggunakan dokumen lengkap yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dokumendokumen yang diperlukan yaitu : a.
Kartu Tanda Anggota (KTA) Kartu tanda anggota digunakan sebagai identitas diri sebagai anggota dari suatu organisasi dan berguna sebagai tanda pengenal dan digunakan untuk syarat dalam melakukan penyimpanan uang dan meminjam uang.
b.
Bukti Setoran Bukti kas masuk dibuat pada waktu anggota melakukan simpanan sebagai bukti setoran. Bukti kas masuk dibuat minimal satu rangkap untuk pihak kasir dan bagi anggota hanya dicatat dalam buku keanggotaannya.
c.
Buku Anggota Buku anggota digunakan pada saat anggota melakukan simpanan dengan jumlah nominal yang telah disepakati. Buku anggota ini harus dibawa oleh setiap anggota pada saat melakukan transaksi simpanan.
24
Dokumen diatas sangat diperlukan pada saat melakukan proses
penyimpanan dan digunakan sebagai bukti atas transaksi yang terjadi.
2.3.1.3 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Simpanan Koperasi
Pada saat anggota koperasi akan melakukan transaksi simpanan, anggota
tersebut harus melewati beberapa tahapan dan harus memenuhi setiap dokumen dibutuhkan dalam proses penyimpanan tersebut. Prosedur sistem informasi yang akuntansi simpanan pada koperasi meliputi :
a.
Fungis Simpan pinjam 1) Fungsi simpan pinjam menerima KTA, Buku Anggota dan Bukti setoran 2 lembar yang telah diisi oleh anggota dan menyatakan kebenarannya serta mengisi buku anggota. 2) Setelah itu, dokumen-dokumen tersebtu diberikan kepada fungsi keuangan untuk diproses lebih lanjut.
b.
Fungsi Keuangan 1) Menerima KTA, Buku Anggota dan bukti setor 2 lembar. 2) Menginput data simpanan ke database. 3) KTA, Buku Anggota dan Bukti Setor 2 lembar diberikan ke kasir.
c.
Fungsi Kasir 1) Menerima KTA, Buku Anggota dan Bukti Setor dua lembar. 2) Otorisasi KTA, Buku Anggota dan Bukti Setor dua lembar, kemudian di input dan di simpan ke database.
25
3) Mendistribusikan dokumen, meliputi Bukti Setor lembar 1 diarsipkan oleh
kasir. Bukti Setor lembar 2, Buku Anggota dan KTA di kembalikan ke anggota.
Semua proses diatas harus dilewati secara berurutan dan dilakukan secara
teliti agar proses penyimpanan dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada. Apabila dilakukan sesuai dengan prosedur, maka akan mempermudah kedua pihak yaitu pihak koperasi dan anggota. belah
2.3.1 Sistem Informasi Akuntansi Pinjaman Milla (Skripsi, 2010:44-48) menjelaskan bahwa dalam menjalankan sistem akuntansi pinjaman yang baik pada koperasi, diperlukan hal-hal yang harus dipenuhi seperti fungsi yang terkait, dokumen yang bersangkutan dan prosedur yang harus dilakukan. 2.3.1.1 Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi simpanan pada koperasi antara lain sebagai berikut: a.
Fungsi Simpan Pinjam Fungsi simpan pinjam bertanggung jawab untuk menerima surat order buku keanggotaan) dari penyimpanan, mengedit order (buku keanggotaan) dari penyimpanan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi, menentukan tanggal transaksi.
b.
Fungsi Keuangan Fungsi keuangan dalam transaksi pinjaman bertanggung jawab untuk memberikan dana pinjaman dan membuat laporan keuangan.
26
c.
Fungsi Pengurus
Fungsi ini hanya bertanggung jawab dalam menandatangani Berita Acara
(BA).
d.
Fungsi Kasir Fungsi kasir bertanggung jawab untuk menerima sejumlah uang pinjaman an
membuat bukti kas keluar dan transaksi pinjaman serta memberikan uang pinjaman kepada anggota yang telah memenuhi syarat.
Setiap fungsi di atas memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Tetapi, dalam melakukan kegiatan simpanannya, antara fungsi yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan. 2.3.1.2 Dokumen yang digunakan Dalam melakukan proses pinjaman, pada umumnya menggunakan dokumen lengkap yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dokumendokumen yang diperlukan yaitu : 1.
Surat permohonan untuk pinjam uang (SPPU) beserta lampirannya :
2.
Surat Pernyataan (SP) Surat pernyataan pinjam jaminan berguna sebagai bukti atas penyerahan jaminan.
3.
Surat Kuasa Menjual Barang Jaminan (SKJJ) Surat kuasa ini memberikan wewenang oleh peminjam kepada koperasi untuk menjual jaminan yang telah diserahkan kepada koperasi apabila peminjam tidak dapat melunasi pinjaman dengan waktu yang telah ditentukan sesuai dengan kesepakatan dua belah pihak.
27
4.
Buku Anggota
Pemohon pinjaman harus mempunyai buku anggota yang pada waktu
melakukan transaksi pinjaman dan angsuran harus dibawa untuk diisi oleh
koperasi.
5.
ST/ BPKB ST/ BPKB digunakan sebagai jaminan atas pinjaman uang. Jaminan tersebut diserahkan kepada koperasi pada saat pinjaman telah diterima oleh peminjam.
6.
Kartu Tanda Anggota (KTA) Kartu tanda anggota digunakan sebagai identitas diri sebagai anggota dari suatu organisasi dan berguna sebagai tanda pengenal dan digunakan untuk syarat dalam melakukan penyimpanan uang dan peminjaman uang.
7.
Surat Perjanjian Pinjam Uang (SPJPU) SPJPU adalah surat yang digunakan dalam perjanjian atas pinjam uang dengan kesepakatan kedua belah pihak. Biasanya dibuat dalam 3 rangkat yaitu lembar 1 untuk fungsi akuntansi, lembar 2 untuk peminjam, dan lembar 3 untuk kasir sebagai arsip.
8.
Berita Acara (BA) Berita Acara adalah hasil keputusan setelah diperiksa oleh unit kemudian dirapatkan oleh tim simpan pinjam.
9.
Bukti Kas Keluar (BKK) Bukti kas keluar dibuat oleh unit simpan pinjam pada saat terjadi transaksi kas keluar. Bukti kas keluar dibuat 2 rangkat yaitu, rangkap 1 untuk fungsi akuntansi dan rangkap 2 untuk pihak peminjam.
28
2.3.2.3 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Simpanan Koperasi Pada saat anggota koperasi akan melakukan transaksi pinjaman, anggota
tersebut harus melewati beberapa tahapan dan harus memenuhi setiap dokumen
yang dibutuhkan dalam proses pinjaman tersebut. Prosedur sistem informasi
akuntansi pinjaman pada koperasi meliputi : a. Fungsi Simpan Pinjam 1)
Menerima surat permohonan pinjaman uang beserta lampirannya (SPPU, BPKB/ Surat Tanah (ST), Surat Perjanjian Pinjam Uang, Surat Pernyataan, Kartu Tanda Anggota, Buku Anggota) yang telah diisi oleh anggota yang mengajukan pinjaman, kemudian diberikan kepada fungsi keuangan.
2) Membuat Surat Perjanjian Pinjam Uang (SPJPU) sebanyak 2 lembar yang selanjutnya diberikan kepada fungsi kasir. b.
Fungsi Keuangan 1) Menerima Surat Permohonan Pinjam uang (SPPU) beserta lampirannya (Surat Permohonan Pinjam Uang, BPKB/ Surat Tanah (ST), Surat Perjanjian Pinjam Uang, Surat Pernyataan, Kartu Tanda Anggota, Buku Anggota) dari fungsi simpan pinjam untuk dilakukan verifikasi kemudian dirapatkan oleh Tim Simpan Pinjam serta dibuat Berita Acara evaluasi. 2) BPKB/ Surat Tanah (ST) diarsipkan pleh fungsi keuangan. Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU), Suran Kuasa Jual Jaminan (SKJJ), Surat Pernyataan (SP), Kartu Tanda Anggota (KTA), Buku Anggota, Berita Acara Menerima kembali
29
3) Menerima kembali Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU), Suran
Kuasa Jual Jaminan (SKJJ), Surat Pernyataan (SP), Kartu Tanda Anggota (KTA), Buku Anggota, Berita Acara.
4) Distributor dokumen meliputi Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU),
Surat Kuasa Jual Jaminan (SKJJ), Surat Pernyataan (SP), Berita Acara
diarsipkan oleh fungsi keuangan. Kartu Tanda Anggota (KTA) dan Buku
Anggota dikembalikan kepada anggota. 5) Melakukan pencairan pinjaman dan diberikan kepada kasir.
c.
Fungsi Pengurus Pengurus menandatangani Berita Acara (BA) yang selanjutnya diberikan kepada fungsi keuangan.
d.
Fungsi Kasir 1) Kasir menerima sejumlah uang pinjaman dari fungsi keuangan. 2) Menerima Surat Perjanjian Pinjam Uang (SPJPU) dari fungsi simpan pinjam. 3) Meminta tanda tangan pemohon pinjaman dan membuat Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 2 lembar. 4) Surat Perjanjian Pinjam Uang (SPJPU) lembar 1 dan Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 2 diarsipkan kepada fungsi akuntansi. Surat perjanjian Pinjam uang (SPJPU) lembar 2 diberikan kepada peminjam dan lembar 3 Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) disimpan oleh ksir untuk diarsipkan.
30
Prosedur diatas dilaksanakan sesuai dengan tahap yang ditentukan agar
lebih mempermudah proses pemberian pinjaman yang akan dilakukan oleh
anggota. Anggota wajib menaati semua prosedur yang ada apabila mengharapkan
pinjaman yang telah diajukan dapat disetujui oleh pihak koperasi.
2.4
Pengendalian Intern
2.4.1
Pengertian Pengendalian Intern Didalam pelaksanaan suatu sistem yang baik, diperlukan suatu
pengendalian intern agar efektivitas dari kegiatan operasional perusahaan dapat tercapai. Dalam buku Sistem Informasi Akuntansi, COSO (Committee of Sponsoring Organizations) menyatakan : “Pengendalian intern sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada dibawah arahan keduanya untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal berikut: 1. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi. 2. Keandalan pelaporan keuangan. 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.” (Romney dan Steinbart, 2004:230) Menurut Mulyadi (2001:163) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menjelaskan: “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (Mulyadi, 2001:163) Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu proses yang melibatkan pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan,
31
meliputi pihak manajemen dan karyawan untuk menjaga kekayaan perusahaan, menjamin keandalan informasi akuntansi, dan mematuhi kebijakan perusahaan.
2.4.2 Komponen Pengendalian Intern Menurut Romney dan Steinbart terdapat lima komponen yang terdapat
dalam pengendalian intern:
“Lima komponen pengendalian intern: 1. Lingkungan Pengendalian 2. Aktivitas Pengendalian 3. Penilaian Resiko 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan”
(Romney dan Steinbart, 2004:231)
Berikut penjelasan mengenai lima komponen yang telah disebutkan diatas: a.
Lingkungan Pengendalian Inti dari bisnis apa pun adalah orang-orangnya dan ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, kompetensi, serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak. Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut:
1)
Komitmen atas integritas dan nilai etika.
2)
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi.
3)
Struktur Organisasional.
4)
Komite Audit.
5)
Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab.
6)
Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia.
7)
Pengaruh Ekstern.
32
b.
Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak
manajemen untuk mengatasi resiko pencapaian tujuan organisasi secara
efektif dijalankan. Aktivitas pengendalian dikelompokkan sebagai berikut:
c.
1)
Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai.
2)
Pemisahan Tugas.
3)
Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4)
Perlindungan aset dan catatan yang memadai.
5)
Pemeriksaan yang independen atas kinerja.
Penilaian Resiko Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan resiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan yang terintegrasi dengan simpanan, pinjaman dan kegiatan lainnya agar organisasi beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk identifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang terkait. Penilaian resiko terdiri dari:
1)
Identifikasi ancaman.
2)
Perkiraan resiko.
3)
Perkirakan kerugian.
4)
Identifikasi pengendalian.
5)
Perkirakan biaya dan manfaat.
6)
Menetapkan efektivitas biaya-manfaat.
33
d.
Informasi dan Komunikasi
Di sekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk
mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan,
mengelola, dan mengendalikan operasinya. e.
Pengawasan Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui acara ini, sistem dapat beraksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan. Beberapa metoda dalam melakukan pengawasan, yaitu: 1)
Supervisi yang efektif.
2)
Akuntansi pertanggungjawaban.
3)
Internal Auditing.
2.5
Pengembangan Sistem
2.5.1
Pengertian Pengembangan Sistem Salah satu harta yang paling berharga bagi suatu organisasi bisnis modern
adalah sebuah sistem informasi yang berorientasi pada pemakai dan responsif. Sebuah sistem yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan produktivitas serta mengurangi aktivitas yang tidak menambah nilai. Seiring dengan perkembangan zaman dan seiring dengan perluasan usaha/ bisnis yang dilakukan suatu organisasi, maka diperlukan adanya pengembangan sistem. “ Biasanya organisasi mendapatkan sistem informasi dalam dua cara :
34
1. Mengembangkan sistem yang ada melalui aktivitas pengembangan sistem formal. 2. Membeli sistem komersial dari pemasok-pemasok perangkat lunak.”
(Hall, 2001:224)
2.5.2
Tujuan Pengembangan Sistem Suatu sistem informasi akuntansi akan dianggap efektif apabila dapat
memenuhi berbagai kebutuhan yang menjadi tujuan dari pengembangan sistem itu Tujuan dari pengembangan sistem tergantung dari jenis kualitas suatu sendiri.
informasi. “Tujuan dari pengembangan sistem sangat terkait dengan kualitas informasi, yaitu : 1. Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu. 2. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak. 3. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi. 4. Sistem harus dapat memberikan kepuasan kepada penggunanya.” (Widjajanto, 2001:518) 2.5.3
Tahap Pengembangan Sistem Menurut Widjajanto (2001:523) dalam buku yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi dijelaskan bahwa: “Daur pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap : 1. Perencanaan sistem, 2. Analisis sistem, 3. Desain sistem, 4. Implementasi sistem, 5. Operasionalisasi sistem, Tiga tahap, yaitu analisis, desain, dan implementasi, merupakan tahapan pengembangan sistem yang sesungguhnya.” (Widjajanto, 2001:523) Berikut ini penjelasan mengenai tahap-tahap pengembangan sistem sesungguhnya yang telah disebutkan diatas :
35
a.
Perencanaan Sistem
Dalam tahap ini, perusahaan pada umumnya menyusun rencana strategis
dengan memperhitungkan kebutuhan sistem yang dibutuhkan.
b.
Analisis Sistem Analisis sistem adalah proses untuk menguji sistem informasi yang ada
berikut dengan lingkungannya dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan.
c.
Desain Sistem Desain sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternative rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
d.
Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.
e.
Operasionalisasi Sistem Ketika suatu sistem telah berjalan dengan baik, sistem baru perlu dipelihara dan terus dievaluasi untuk mengetahui adanya kelemahan-kelemahan tertentu yang mungkin belum terlihat pada tahap-tahap sebelumnya.
36
2.5.4
Alat Bantu Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem, diperlukan adanya alat bantu yang berguna
untuk mempermudah dalam melakukan pengembangan sistem itu sendiri. Alat
bantu ini akan memudahkan perancang sistem dalam merancang, memodifikasi,
dan atau memelihara sistem. Ada beberapa alat bantu yang biasa digunakan oleh para perancang sistem, di antaranya sebagai berikut : a. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Gelinas, Sutton dan Hunton (2005:108) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System, “Data Flow Diagram (DFD) is a graphical representation of a system. A DFD depicts a system’s components; the data flows among the components; and the sources, destinations, and storage of data.” Data Flow Diagram (DFD) dibagi menjadi tiga, di antaranya sebagai berikut : 1) Context Diagram, adalah diagram aliran data dengan tingkat tertinggi yang memberikan pandangan secara ringkas kepada pengguna atas suatu sistem. 2) Physical Data Flow Diagram (Physical DFD), adalah gambaran grafis yang menunjukan entitas intern dan ekstern suatu sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari entitas-entitas tersebut. 3) Logical Data Flow Diagram (Logical DFD), adalah gambaran grafis yang menunjukan proses dari suatu sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses tersebut.
37
Untuk membuat suatu Data Flow Diagram (DFD) yang baik dan benar,
diperlukan suatu simbol-simbol standar. Berikut merupakan simbol-simbol dalam
Data Flow Diagram (DFD).
No
Symbol
Bubble symbol depicts an entity or a process within which incoming data flows are transformed into outgoing data flows.
1
Description
External entity symbol portrays a source or a destination of data outside the system.
2
Data flow symbol represents a pathway for data.
3
Data store symbol represents a place where data are stored.
4
Gambar 2.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD) (Sumber : Gelinas 2005:109) b.
Flowchart Menurut Gelinas (2005:108) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System menyebutkan bahwa ”A System Flow is a graphical representation of information process (activities, logic flows, inputs, outputs, and data storage), as well as the the related operations process (entities, physical, flows and operations activities).” (Gelinas, 2005:108)
38
INPUT
PROCESSING
OUTPUT
DATA STORAGES
Manual Keying
Manual Process
General purpose input-outpu
Tape
Punch card
Offline Process
Paper
CONNECTION
Start/ stop
MISCELLANEOUS
off-page connector Batch total
Logic flor
On-page connector
Goods
Annotation
telecommunications links
Notice lack of Arrowhead
Decision
Gambar 2.2 Simbol-simbol Flowchart (Sumber : Gelinas 2005:114)
2.6
Konsep Dasar Database
2.6.1
Pengertian Database Menurut Widjajanto (2001:64) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi akuntansi, “Database adalah kumpulan file yang terstruktur dan
39
terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data dan pencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah”.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa database merupakan
wadah atau tempat dimana tabel-tabel dikumpulkan. Di dalam database, setiap
tabel merepresentasikan suatu entitas tertentu dan setiap entitas terdiri atas beberapa atribut. 2.6.2
Tujuan Database Dari pengertian yang telah disebutkan diatas maka dapat disimpulkan
bahwa suatu database di bentuk untuk memberikan kemudahan bagi users atau pengguna dalam pengaksesan data yang merupakan sebagai implikasi dari keteraturan data yang merupakan syarat mutlak dari suatu database yang baik. 2.6.3
Sistem Manajemen Database Menurut Widjajanto (2001:117) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi, “Sisem Manajemen Database atau Database Management System (DBMS) menerjemahkan pandangan logis data ke dalam pandangan fisik sedemikian rupa sehingga data dapat ditarik dan disajikan kepada pengguna.” DBMS memiliki suatu alat untuk mengarahkan perilaku sistem demikian rupa sehingga setiap pengguna memiliki kesan bahwa data benar-benar disimpan dalam suatu cara yang sesuai dengan pandangan logisnya. Alat tersebut adalah schema. Menurut Widjajanto (2001:117) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, “Suatu schema adalah alat yang menampilkan struktur logis suatu database dengan jalan menjelaskan semua unsur data yang termuat dalam
40
database serta menjelaskan hubungan antara satu unsur data dengan unsur data ainnya.”
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen
database adalah suatu sistem yang menggunakan suatu alat untuk menerjemahkan
suatu data dari program aplikasi yang disajikan dalam hubungan logis.
Dari uraian yang telah diberikan diatas, penggunaan DBMS akan
memberikan manfaat antara lain sebagai berikut :
1.
Dengan manajemen data, pengaturan akses, penggunaan, dan pengamanan database yang terpusat, DBMS akan dapat menyederhanakan sistem informasi perusahaan.
2.
DBMS dapa mengurangi redundasi data dengan jalam menghapus data yang sama yang sering direkam berulang-ulang jika perusahaan memiliki berbagai pulau-pulau sistem yang tidak terintegrasi.
3.
DBMS dapat mengurangi kerancuan data melalui pengendalian kreasi dan definisi data secara terpusat.
4.
DBMS mengurangi ketergantungan data-program dengan jalan memisahkan pandangan logis data dari pandangan fisiknya.
5.
DBMS mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan program.
6.
DBMS meningkatkan fleksibilitas sistem informasi karena dengan mudah dapat menjawab berbagai pertanyaan dan permintaan (query) khusus yang diajukan oleh berbagai unit organisasi yang memerlukannya.
7. DBMS meningkatkan akses dan ketersediaan informasi DBMS.
41
2.7
Gambaran Umum Microsoft Visual Studio 2008
2.7.1
Pengertian Microsoft Visual Studio 2008 Menurut
Darmayuda
(2009:3)
dalam
bukunya
yang
berjudul
Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Studio 2008,
“Microsoft Visual Studio 2008 adalah sebuah platform untuk membangun, menjalankan, dan meningkatkan generasi lanjut dari aplikasi terdistribusi.” 2.7.2
Keistimewaan Microsoft Visual Studio 2008 Microsoft Visual Studio 2008 memiliki beberapa keistimewaan yaitu: 1. Memiliki fasilitas auto checking dan auto correcting. 2. Memiliki sistem threading, dimana kita bisa mengalokasikan sebuah proses untuk dijadikan prosesor tertentu. 3. Dukungan anonymous types, Language Integrated Query (LINQ), ekspresi Lambda, ADO.NET, literal XML dan terhadap inferensi tipe data. 4. Dapat digunakan untuk membuat program aplikasi berbasis windows, console, web control library, empty web project, class library, windows control library, crystal reports application. 5. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berbentuk file exe yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. 6. Merupakan platform .NET Framework. 7. Peranti lunak klien seperti Windows XP dan Windows Vista. (Darmayuda, 2009:3)
2.7.3
Komponen dalam Microsoft Visual Studio 2008 Microsoft Visual Studio 2008 memiliki beberapa komponen didalamnya.
Adapun komponen dari Microsoft Visual Studio 2008 sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
IDE (Interface Development Environtment). Tittle Bar. Menu Bar. ToolBar Form. ToolBox. Solution Explorer. Properties Windows.
(Darmayuda, 2009:13-16)
42
Berikut ini penjelasan mengenai komponen dari Microsoft Visual Studio
2008 yang telah dijelaskan diatas.
a. IDE (Interface Development Environtment) Microsoft Visual Studio 2008
merupakan suatu lingkungan besar yang terdiri dari beberapa bagian-bagian
kecil yang kesemuanya memiliki sifat :
1)
Floating: dapat digeser-geser ke posisi mana saja. Untuk menggeser
eleme layar visual studio, klik dan tahan tombom mouse pada tittle bar elemen tersebtu, lalu geserlah ke tempat yang diinginkan. 2) Sizeable: dapat diubah-ubah ukurannya. Seperti ketika mengubah ukuran jendela windows, untuk merubah ukuran suatu elemen atau jendela, klik dan tahan tombol mouse pada sisi (border) jendela tersebut, lalu geserlah hingga ke ukuran yang diinginkan. 3) Dockable: dapat menempel dengan bagian lain yang berdekatan. Untuk menempelkan elemen layyar visual studio ke elemen lainnya, cukup tempelkan sisi-sisi elemen tersebut, dan secara otomatis akan menempel ke tempat yang anda inginkan.
Gambar 2.3 Interface Development Environtment Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008)
43
Tittle Bar, berfungsi untuk menampilkan nama project yang aktif atau sedang
b.
dikembangkan.
Gambar 2.4 Tittle Bar Microsoft Visual Studio 2008
(Sumber : Microsoft Visual Studio 2008) c. Menu Bar, berfungsi untuk pengelolaan fasilitas yang dimiliki oleh Microsoft
Visual Studio 2008.
Gambar 2.5 Menu Bar Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008) d.
Tool Bar, berfungsi untuk melakukan perintah khusus secara cepat.
Gambar 2.6 Tool Bar Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008) e.
Form, adalah objek utama yang berfungsi uuntuk meletakkan objek-objek yang terdapat pada Tool Box yang digunakan dalam melakukan perancangan sebuah tampilan program aplikasi.
Gambar 2.7 Form Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008)
44
ToolBox, berfungsi untuk menyediakan objek-objek atau komponen yang
f.
digunakan dalam merancang sebuah form pada program aplikasi.
Gambar 2.8 ToolBox Microsoft Visual Studio 2008
(Sumber : Microsoft Visual Studio 2008) g.
Solution explorer, berfungsi untuk menampilkan project beserta file-file pendukung yang terdapat pada sebuah program aplikasi.
Gambar 2.9 Solution Explorer Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008)
45
Properties Windows, berfungsi untuk mengatur properties-properties pada
h.
objek (setting object) yang diletakkan pada sebuah form.
Gambar 2.10 Properties Windows Microsoft Visual Studio 2008 (Sumber : Microsoft Visual Studio 2008) 2.7.4 Instruksi-instruksi dalam Microsoft Visual Studio 2008 Untuk membuat suatu aplikasi berbasiskan windows dengan menggunakan software Microsoft Visual Studio 2008, diperlukan pengetahuan mengenai instruksi-instruksi atau yang biasa disebut dengan coding yang umum digunakan oleh seorang programmer. Adapun instruksi-instruksi maupun istilah-istilah tersebut dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini: Tabel 2.1 Contoh Pernyataan SQL Pernyataan SELECT
Keterangan Digunakan untuk mengekstrak kumpulan field dari tabel yang terdapat pada database
FROM
Digunakan untuk memilih tabel yang dimaksud pada database
WHERE
Digunakan ketika memilih field akan untuk menunjukkan syarat ketika memilih fiel pada tabel yang terdapat pada database Digunakan sebagai kontrol unutk mengurutkan kemunculan record berdasarkan field dalam tabel yang terdapat pada
ORER BY
46
Pernyataan
Keterangan
GROUP BY
Digunakan sebagai kontrol untuk mengelompokkan kemunculan record berdasarkan field yang sama dalam tabel yang terdapat pada database
INNER JOIN
Digunakan untuk mengambil data dari dua tabel yang berbeda yang datanya saling berhubungan
INSERT
Digunakan untuk menambah baris pada tabel dalam database
DELETE
Digunakan untuk menghapus baris pada tabel dalam database Sumber: Whitehorn dan Marklyn (2003:249-288)
Tabel 2.2 Istilah-istilah dalam Microsoft Visual Studio 2008 Istilah If Else End If And
Digunakan untuk membandingkan suatu kondisi tertentu Operasi yang akan dilakukan bila suatu kondisi tidak terpenuhi Pernyataan untuk menutup suatu pernyataan if Operator logika yang akan menghasilkan True jika kondisi yang dibandingkan bernilai True juga
Or
Operator logika yang akan menghasilkan True jika salah satu kondisi yang dibandingkan bernilai True
Not
Operator logika yang akan menghasilkan True jika salah satu kondisi yang dibandingkan bernilai True (dan sebaliknya)
Do While
Loopyang akan melakukan perulangan terus-menerus selama suatu kondisi memenuhi syarat (bernilai True)
Do Until
Loopyang akan melakukan perulangan terus-menerus selama suatu kondisi memenuhi syarat (bernilai True)
Loop
Intruksi program yang memerintahkan suatu tugas diulan-ulang berdasarkan kondisi tertentu
Private Sub
Pernyataan pembuka suatu event procedure dimana procedure tersebut hanya dapat diakses pada form yang bersangkutan saja
Public Sub
Pernyataan pembuka suatu event procedure dimana procedure tersebut hanya dapat diakses di form lain Pernyataan penutup suatu event procedure
End Sub Exit Sub
Keterangan
Pernyataan untuk keluar dari suatu event procedure Sumber: Darmayuda (2009:28-33)
