BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Peranan Sebelum membahas tentang peranan sistem pembayaran premi asuransi
online dalam menunjang efektivitas pengendalian internal kas, maka terlebih dahulu akan dikemukakan konsep mengenai peranan sesuai dengan topik yang dibahas. Ada banyak konsep mengenai peranan ditinjau dari sudut pandang yang berbeda. Konsep peranan dapat ditinjau dari sudut pandang bahasa, sosial, ekonomi, dan lain-lain. Dari berbagai sudut pandang tersebut, penulis lebih memilih konsep peranan ditinjau dari sudut pandang ekonomi karena lebih sesuai dengan topik yang dipilih.
2.1.1
Pengertian Peranan Konsep mengenai peranan (role) yang dikemukakan oleh Komaruddin
(1994;768) adalah sebagai berikut : 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status. 3. Bagian dari fungsi seseorang dalam kelompok. 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanannya. 5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
Jadi peranan merupakan fungsi setiap variabel berupa pola perilaku yang merupakan bagian dari tugas utama dalam menejemen, yaitu bagaimana suatu variabel berhubungan dalam hubungan sebab akibat.
2.2
Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu
kelompok yang menekankan pada elemen atau komponenya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto (2005;1), mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Definisi prosedur menurut Jogiyanto (2005;1) adalah sebagai berikut : “Suatu prosedur (procedure) adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk
mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindahkan dan membandingkan.
2.2.1
Hubungan Prosedur dan Sistem Dalam suatu sistem yang baik, harus mencakup prosedur-prosedur yang
saling berkaitan dan menunjang pekerjaan operasional perusahaan, sehingga sistem yang ada dapat berjalan dan mengikuti perkembangan yang terjadi di luar perusahaan. Menurut Sutabri (2003;2-11), secara sederhana sistem dapat diartikan : “Sebagai suatu kumpulan atau himpuan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu-padu”.
Teori sistem mengatakan bahwa setiap usur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh agar manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi disisni bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual, seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informasi, dan lain sebagainya. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (process), keluaran (output).
Berdasarkan informasi yang diperoleh, menurut www.total.ac.id, esensi sistem terdiri dari : 1. Komponen-komponen dalam sistem tersebut, mencakup : a. Perangkat keras (hardware) b. Perangkat lunak (software) c. Prosedur-prosedur (procedure) d. Perangkat manusia (brainware) e. Informasi (information) itu sendiri. 2. Serta fungsi-fungsi teknologi di dalamnya yaitu : a. Input b. Process c. Output d. Penyimpanan (storage) e. Komunikasi (communication)
Syarat-syarat sistem menurut Bartalanfy, dkk (2007) yang diambil dari www.gunadarma.ac.id adalah sebagai berikut : 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem 4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem. 5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
2.2.2
Karakteristik Sistem Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang
mencirikan bahwa hal tersebut dikatakan sebagai suatu sistem. Karakteristik sistem yang dimaksud menurut Jogiyanto (2005; 3) adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Suatu subsitem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih basar, yang di sebut supra sistem. b. Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan maupun merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan karena apabila tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan. e. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh di dalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan, sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi. f. Keluaran sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi sistem yang lain. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi dimana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya. g. Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengubah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h. Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Apabila suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.2.2
Klasifikasi Sistem Klasifikasi sistem yang diperoleh dari www.gunadarma.ac.id menurut
Bartalanfy, dkk (2007), adalah sebagai berikut : a. Sistem Deterministik (Deterministic System) Sistem dimana operasi-operasi (input-output) yang terjadi di dalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti. Contohnya program komputer dan sistem penggajian. b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System) Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti (selalu ada penyimpangan/ kesalahan terhadap ramalan jalannya sistem. c. Sistem Terbuka (Open System) Sistem yang mengalami pertukatan energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
d. Sistem Tertutup (Closed System) Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan diluar sistem tersebut. e. Sistem relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup (Relatively Closed System) Sistem yang tertutup tapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batasan-batasan tertentu. f. Artificial System Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contohnya sistem AI, sistem robotika, jaringan neutral network. g. Sistem Alamiah (Natural System) Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam, contohnya laut, pantai, atmosfer, tata surya dll. h. Manned System Sistem penjelasan tingkah laku yang mengikuti keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat dikemukakan dalam cara-cara sebagai berikut : 1) Sistem manusia-manusia Sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia. 2) Sistem manusia-mesin Sistem yang mengikut sertakan mesin untuk mencapai suatu tujuan.
3) Sistem mesin-mesin Sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia juga dilibatkan dalam memonitor sistem.
2.2.3
Daur Hidup Sistem Menurut informasi yang diperoleh dari www.gunadarma.ac.id, Siklus
hidup sistem (System life cycle) adalah sebagai berikut : “Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis teknologi komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkahlangkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Fase atau tahapan dalam daur hidup sistem : a. Mengenali adanya suatu kebutuhan Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil dari perkembangan operasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. b. Pembangunan Sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Pemasangan Sistem Setelah tahap pengembangan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap paling penting dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dalam pembangunan sistem. d. Pengoperasian Sistem Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan, ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui. e. Sistem jadi usang Jika sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan maka sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka perubahan lingkungannya yang dinamis hingga kemudian sampai pada kondisi dimana sistem
tidak
dapat
lagi
beradaptasi.
Sistem
baru
dibangun
untuk
menggantikannya.
2.3
Pengertian Premi dan Asuransi Berdasarkan informasi yang diperoleh dari www.prudent.web.id definisi
dari premi adalah sebagai berikut :
“Premi adalah jumlah yang harus dibayarkan untuk memperoleh pertanggungan asuransi yang diinginkan”.
Berdasarkan informasi yang diperoleh dari www.asuransi.mobile.com definisi dari asuransi adalah sebagai berikut : “Transaksi pertanggungan, yang melibatkan dua pihak, tertanggung dan penanggung. Dimana penanggung menjamin pihak tertanggung, bahwa ia akan mendapatkan penggantian terhadap suatu kerugian yang mungkin akan dideritanya, sebagai akibat dari suatu peristiwa yang semula belum tentu akan terjadi atau belum dapat ditentukan saat atau kapan terjadinya”. Sedangkan definisi asuransi menurut Abbas Salim (1996;1) adalah sebagai berikut : “Suatu kemauan untuk menetapkan kerugian-kerugian kecil (sedikit) yang sudah pasti sebagai pengganti (substitusi) kerugian-kerugian besar yang belum pasti”.
2.4
Pengertian Sistem Pembayaran Online Menurut Hidayat (2007;364), pengertian dari
online adalah sebagai
berikut : “Keadaan ketika dua atau lebih mesin mengadakan hubungan komunikasi, segala perangkat atau proses yang mengirimkan informasi secara langsung ke komputer untuk pengolahan dan hasil yang segera diperoleh”. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa online dapat diartikan sebagai suatu proses yang mengirimkan informasi secara langsung dari komputer satu ke komputer lain untuk pengolahan dan hasilnya yang langsung diperoleh.
Menurut Mulyadi (2004;332) pengertian dari Sistem Online adalah sebagai berikut : “Sistem Online adalah sistem komputer yang memungkinkan pemakai melakukan akses terhadap data dan program secara langsung melalui peralatan terminal”.
Sedangkan berdasarkan informasi yang diperoleh dari informasisistem.blogspot.com, pengertian Sistem Online adalah sebagai berikut : “Sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputerisasi pada area dimana mereka dibutuhkan”.
Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem online adalah sistem komputer yang memungkinkan pemakai melakukan akses terhadap data dan program secara langsung (input) dan menghasilkan output berupa hasil komputerisasi. Menurut informasi yang diperoleh dari www.gunadarma.ac.id, definisi sistem pembayaran online adalah sebagai berikut : “Sistem pembayaran online dapat didefinisikan secara luas sebagai cara dan proses dalam melakukan pembayaran online”.
Pembayaran online dapat dibagi dari tiga kategori yaitu : e-cash, e-check, e- credit. No.
Pembayaran
1
e-cash
2
e-check
3
e-credit
Kelebihan
Tantangan
Memperbolehkan pengguna bertransaksi tanpa memberikan informasi pribadi, dapat digunakan secara offline. Berdasarkan kunci publik kriptografi untuk menjaga keamanan
Sulit mengimplementasikan anonimitas karena masalah sulitnya penyusutan jejak.
Paling banyak digunakan dan merupakan sistem pembayaran terpercaya yang dapat digunakan secara offline maupun online.
Transaksi dapat lebih lama, jarang digunakan karena lebih banyak yang menggunakan e-credit. Tidak dapat mendukung anonimitas
Alasan dan kegunaan menggunakan pembayaran online : 1. Peningkatan efisiensi aliran uang tunai. 2. Penjaminan transaksi. 3. Pengurangan biaya. 4. Peningkatan perlindungan terhadap informasi yang penting/sensitif. 5. Peningkatan perlindungan oleh provider pembayaran.
Beberapa peneliti menganalisis area yang potensial untuk meningkatkan penggunaan dan fleksibilitas pembayaran online, yaitu : 1. Micropayments : pembayaran elektronik kecil hanya untuk sen atau pecahan dari sen. Biasanya untuk harga dari content online. 2. Mobile Payments : pembayaraan online dari mobile device.
3. Distributed Payment System : alternatif dari sistem pembayaran client-server yang terpusat. Sebagai contoh sistem pembayaran terdistribusi adalah jaringan Peer-to-Peer (PtP).
2.4.1
Pengendalian Internal Sistem Online Pengendalian internal sistem online dibagi menjadi dua golongan, yaitu
pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. (Mulyadi,2004;332) 1. Pengendalian umum (general control), dirancang untuk melindungi semua pengendalian aplikasi untuk memastikan pengendalian itu efektif dan berhubungan dengan semua aspek teknologi informasi. Enam kategori pengendalian umum : a. Administrasi dan fungsi teknologi informasi. b. Pemisahan tugas teknologi informasi. c. Pengembangan sistem d. Keamanan fisik dan online e. Backup dan perencanaan darurat. f. Pengendalian perangkat keras. 2. Pengendalian aplikasi berlaku bagi pemrosesan transaksi individual dan khusus untuk aplikasi perangkat lunak tertentu dan biasanya tidak mempengaruhi semua fungsi teknologi informasi. Pengendalian aplikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu : a. Pengendalian masukan (input control) Pengendalian yang dirancang oleh suatu organisasi untuk memastikan bahwa informasi yang diproses oleh komputer adalah sah, akurat dan lengkap.
b. Pengendalian proses (process control) Pengendalian yang mencegah dan mendeteksi kesalahan ketika data transaksi diproses. c. Pengendalian keluaran (output control) Pengendalian
yang
berpusat
pada
mendeteksi
kesalahan
setelah
pengolahan diselesaikan, bukan mencegah kesalahan.
2.5
Pengertian Efektivitas Pengertian efektivitas menurut Azar Susanto (2004;47) adalah sebagai
berikut: “Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk di dalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format yang sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan”. Jadi efektivitas merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan pihak manajemen untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi, melalui pengumpulan informasi yang memberikn informasi arti dan manfaat yang mempunyai ciri akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap.
2.6
Pengendalian Internal Pengendalian diperlukan untuk meminimalkan penyimpangan dan atau
penyelewengan yang dapat terjadi pada perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu pengendalian yang efektif sebagai alat bantu bagi manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sasaran dan tujuan penting perusahaan akan tercapai.
2.6.1
Pengertian Pengendalian Internal Pengertian
pengendalian
internal
menurut
COSO
(Committe
of
Sponsoring Organization of The Treadway Commission) yang informasinya didapat dari www.mukhsonrofi.wordpress.com, adalah sebagai berikut: “Suatu proses yang dijalankan oleh dewan direksi, manajemen dan staff untuk membuat reasonable assurance mengenai : efektivitas dan efisiensi operasional, realibilitas pelaporan keuangan, kepatuhan atas hukum dan peraturan yang berlaku”.
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa pengendalian internal adalah proses yang dipengaruhi oleh direksi, manajemen dan anggota lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini : efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan laporan keuangan; kepatuhan terhadap hukum dan kepatuhan yang berlaku.
2.6.2
Tujuan Pengendalian Internal Sesuai dengan SPPIA, lima tujuan utama pengendalian internal adalah
untuk meyakinkan : 1. Keandalan dan integritas informasi 2. Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, hokum dan peraturan 3. Mengamankan aktiva 4. Pemakaian sumberdaya yang ekonomis dan efisien 5. Pencapaian tujuan dan sasaran operasi atau program yang ditetapkan.
2.6.3
Komponen Pengendalian Internal Komponen pengendalian internal yang dikemukakan oleh Arens, dkk
(2006;275) terdiri dari : a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan
pengendalian
merupakan
landasan
untuk
semua
usur
pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antra lain : 1. Nilai integritas dan etika 2. Komitmen terhadap kompetensi 3. Dewan komisaris dan komite audit 4. Filosofi dan gaya manajemen 5. Struktur organisasi 6. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia b. Penaksiran Risiko (Risk Assesment) Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. c. Kegiatan Pengendalian (Control Activities) Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. e. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah
strukktur
pengendalian
intern
beroperasi
sebagaimana
yang
diharapkan.
2.6.4
Keterbatasan Pengendalian Internal Keterbatasan
pengendalian
internal
yang
diungkapkan
Mulyadi
(2004;181) adalah sebagai berikut : a. Kesalahan dalam pertimbangan Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin terjadi karena tidak memadainya informasi, keterbatasan masalah atau tekanan lain. b. Gangguan Gangguan dapat terjadi karena pesonil secara keliru memahami perintah, atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan.
c. Kolusi Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal, dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau kecurangan. d. Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah, seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan. e. Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal.
2.7
Kas Kas merupakan salah satu unsur terpenting dalam laporan keuangan
karena keterlibatannya dalam hampir setiap transaksi perusahaan, hal ini dikarenakan setiap transaksi berawal dan berakhir dengan kas.
2.7.1
Pengertian kas Yang dimaksud dengan kas menurut PSAK No.2 (2007;2.2) adalah
sebagai berikut : “Kas terdiri dari saldo kas (cash in hand) dan rekening giro, setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan dapat dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang sangat signifikan. Arus kas adalah arus masuk dan arus keluar atau setara kas”.
Jadi kas tersusun dari simpanan komersil dan rekening-rekening maupun deposito di bank, serta pos-pos yang ada pada perusahaan yang dapat dipergunakan sebagai alat tukar atau yang dapat diterima sebagai setoran bank dengan dinilai yang tercantum padanya.
2.7.2
Pengendalian Internal Penerimaan Kas Penerimaan kas pada suatu perusahaan pada umumnya dapat dibagi
menjadi dua golongan yaitu penerimaan rutin dan penerimaan khusus. Penerimaan rutin yang berasal dari penjualan baik secara tunai maupun kredit, dan penerimaan khusus melalui prosedur tertentu misalnya penerimaan kas dari penjualan aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan. Dari manapun sumber penerimaan kas, pengelolaanya mengharuskan pemisahan posisi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Untuk menyusun dan memelihara pengendalian internal penerimaan kas yang memadai, maka perlu diperhatikan prinsip-prinsip umum seperti yang dikemukakan oleh Wilson dan Campbell (1981) yang dialih bahasakan oleh Tjendra (1997;410), sebagai berikut : 1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir. Secara periodik, catatan ini harus ditransfer ke dalam lembaran setoran (defisit slip). 2. Semua penerimaan kas maupun cek harus disetorkan sepenuhnya kepada bank setiap hari sesuai dengan bentuk awalnya.
3. Tanggung jawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan secara pasti. 4. Fungsi kas harus dipisahkan dari fungsi pengeluaran kas (kecuali dalam lembaga keuangan). 5. Harus dipisahkan antara yang menangani kas secara fisik dengan yang menyelenggarakan pembukuannya, dan kasir tidak berwenang terhadap pembukuan. 6. Rekonsiliasi bank harus dilakukan secara rutin oleh mereka yang tidak menangani/membukukan kas. Begitu juga pengiriman laporan kepada para pelanggan pembuatan ikhtisar pembukuan kas harus ditangani oleh pihak ketiga. 7. Harus ada rotasi kerja atau pemberian cuti bagi mereka yang menangani dan membukukan kas. 8. Pegawai yang menangani kas dan pembukuan harus pula diikat secara kontrak. 9. Sedapat mungkin digunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan bantuan pengecekan tambahan. 10. Perlindungan secara fisik kas harus cukup memadai. 11. Asuransi yang cukup, dimana kas yang ada di perusahaan mengandung risiko yang sangat tinggi dari kerugian yang mungkin timbul dari kebakaran atau perampokan.
12. Kas di dalam perusahaan harus diusahakan seminimal mungkin supaya menghindari kerugian karena kehilangan memperoleh keuntungan potensial dari kas yang menganggur. 13. Potensi untuk memperoleh laba dari kas yang harus dimanfaatkan, misalnya kas yang menganggur ditanamkan dalam surat berharga atau ditabung untuk memperoleh bunga.
2.7.3
Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Prinsip umum untuk pengendalian internal atas pengeluaran kas seperti
yang diungkapkan oleh Wilson dan Campbell (1997;416) sebagai berikut : 1. Kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran dilakukan dengan cek. 2. Semua cek harus diberi nomor terlebih dahulu. 3. Semua cek pembayaran umum harus ditandatangani oleh dua orang secara bersama-sama. 4. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab pengeluaran kas. 5. Semua orang yang menandatangani cek atau menyetujui pembayaran harus dipertanggung jawabkan secukupnya. 6. Rekonsiliasi bank harus dilkukan oleh mereka yang tidak menandatangani cek atau menyetujui cek. 7. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas melakukan pembayaran. 8. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar dan semua dokumen pendukungnya yang berkaitan harus menjadi prasyarat untuk dapat melakukan pembayaran.
9. Setelah pembayaran yang dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “lunas” agar tidak bisa dipergunakan lagi. 10. Alat-alat mekanis harus dipergunakan bila perlu. 11. Harus ada otorisasi kerja dan pemberian cuti bagi mereka yang menangani dan membukukan kas. 12. Persetujuan bukti atau voucher pembayaran biasanya harus dilakukan oleh mereka yang tidak bertugas untuk melakukan pembayaran.
2.7.4
Tujuan Pengendalian Internal Kas Kas merupakan pos yang paling penting di dalam neraca, karena berlaku
sebagai alat ukur dalam perekonomian Indonesia, hampir semua transaksi perusahaan berhubungan baik secara langsung maupun tidak langsung dan terlibat dengan perkiraan kas. Kas juga menjadi begitu penting karena setiap perusahaan harus dapat mempertahankan posisi likuiditas yang memadai dimana mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar perusahaan dapat terus beroperasi. Kas merupakan aktiva yang paling likuid sangat mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik. Menjadi tugas manajemen perusahaan untuk merancang pengendalian internal kas yang efektif agar kas dapat dilindungi terhadap pencurian dan penggelapan. Tujuan pengendalian internal yang ingin dicapai adalah : 1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Meningkatkan efisiensi operasi 4. Mendorong ditaatinya setiap kebijakan yang telah ditetapkan. Dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pengendalian internal kas adalah : 1. Penyediaan kas yang cukup bagi operasi normal perusahaan baik untuk jangka panjang maupun untuk jangka pendek. 2. Untuk memastikan bahwa pengeluaran kas hanya untuk tujuan-tujuan yang diotorisasi. 3. Menetapkan tanggung jawab independent untuk penerimaan kas dan memberi perlindungan yang cukup sampai dana yang disimpan. 4. Menyelenggarakan pencatatan yang cukup. 5. Menggunakan dana perusahaan secara efektif setiap waktu. 6. Untuk melindungi saldo bank yang memadai untuk menjaga hubungan komersial dengan baik secara cepat.
2.8
Peranan Sistem Pembayaran Online dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Kas Menurut CAIS 2006 Volume 17 oleh Lowrry, dkk (2006), sistem
pembayaran online dapat didefinisikan secara luas sebagai cara dan proses dalam melakukan pembayaran online. Sistem pembayaran online memiliki kelebihan dan juga kekurangan. Tantangan terbesar dalam penggunaan pembayaran online adalah masalah keamanan dan pencegahan penggelapan. Alasan dan keuntungan menggunakan pembayaran online, adalah sebagai berikut :
1. Peningkatan efisiensi aliran uang tunai 2. Penjaminan transaksi 3. Pengurangan biaya 4. Peningkatan perlindungan terhadap informasi yang sensitif/ penting 5. Peningkataaan perlindungan oleh provider pembayaran. Penggunaan teknologi informasi ini dapat meningkatkan pengendalian internal dengan menambahkan prosedur pengendalian baru yang dilakukan oleh komputer dan dengan menggantikan kendali manual yang merupakan subyek bagi kesalahan manusia. Risiko kunci yang khusus untuk lingkungan teknologi informasi : 1. Kepercayaan pada kemampuan berfungsinya perangkat lunak dan keras 2. Mengurangi keterlibatan manusia 3. Kesalahan sistematis versus kesalahan acak 4. Akses tidak sah 5. Hilangnya data 6. Pengurangan pemisahan tugas 7. Ketiadaan otorisasi tradisional 8. Kebutuhan akan pengalaman teknologi informasi. Peningkatan ke pengendalian internal sebagai hasil pengintegrasian teknologi informasi meliputi yang berikut ; 1. Kendali komputer menggantikan kendali manual 2. Tersedianya informasi dengan mutu lebih tinggi Efektivitas dihubungkan dengan penyelesaian suatu tujuan. Efektivitas merupakan gambaran tingkat keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai target
yang telah ditetapkan. Untuk mengevaluasi efektivitas operasi pengendalian internal suatu satuan usaha, harus dilakukan pengujian kebijakan dan prosedur struktur pengendalian internal yang relevan. Kebijakan dan prosedur pengubahan sistem aplikasi merupakan salah satu bentuk pengendalian internal dalam proses pengubahan aplikasi yang dapat menjamin bahwa sistem aplikasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diandalkan sehingga validitas informasi sebagai output sistem informasi dapat diyakini. Pengendalian diperlukan untuk meminimalkan penyimpangan dan atau penyelewengan yang dapat terjadi pada perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu pengendalian yang efektif sebagai alat bantu bagi manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sasaran dan tujuan penting perusahaan akan tercapai dan manajemen dapat mengendalikan kegiatan perusahaan dengan baik. Kas merupakan aktiva yang sangat mudah diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik. Maka dari itu perusahaan harus merancang pengendaian internal kas yang efektif agar kas dapat dilindungi terhadap pencurian dan penggelapan. Tujuan yang ingin dicapai dari pengendalian internal,yang dikemukakan oleh Mulyadi (2004;175) adalah sebagai berikut : 1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Meningkatkan efisiensi operasi 4. Mendorong ditaatinya setiap kebijakan yang telah ditetapkan.
