BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian ini merujuk pada berbagai sumber sebagai landasan teori. Bab ini dibagi menjadi beberapa sub-bab yang membahas mengenai transformasi SDM, manajemen project, kepuasan kerja, kuesioner, pengumpulan data ESS, pengolahan data ESS dan Strategic Satisfaction Matrix (SSM).
2.1 Transformasi SDM
Pada bab sebelumnya telah dipaparkan mengenai latar belakang permasalahan dari penelitian ini. Latar belakang itu membawa sebuah dampak berupa transformasi di bidang SDM di KMK. Dalam HR Transformation (Ulrich, 2009, p.9) disebutkan bahwa, "A true HR transformation is an integrated, aligned, innovative, and business focused approach to redefining how HR work is done within an organization so that it helps the organization deliver on promises made to customers, investors, and other stakeholders." Dari pengertian transformasi SDM tersebut, Ulrich mengajukan suatu model transformasi SDM yang terdiri dari empat tahapan seperti terlihat pada Gambar 2.1. 10
11
Gambar 2.1 Model untuk Transformasi SDM (Ulrich, 2009). Keempat tahap transformasi model Ulrich merupakan pertanyaan mendasar mengenai transformasi SDM. Tahap pertama merupakan pertanyaan why (mengapa) yang merujuk pada suatu kasus penyebab terjadinya suatu transformasi. Tahap kedua adalah pertanyaan what (apa) yang dimaksudkan untuk mengetahui hasil-hasil yang diharapkan dari suatu transformasi. Selanjutnya, tahap ketiga adalah pertanyaan how (bagaimana) untuk memperoleh strategi yang tepat dalam melakukan transformasi. Terdapat tiga komponen dalam tahap ketiga ini yaitu : 1. Perancangan ulang fungsi atau departemen Human Resources (HR). 2. Transformasi kegiatan HR yang lebih efektif, terintegrasi dan inovatif. 3. Peningkatan kompetensi para profesional di bidang SDM sesuai dengan yang diperlukan dalam pekerjaannya.
12
Tahap terakhir adalah pertanyaan who (siapa) mengenai pihak-pihak yang harus terlibat aktif dalam kegiatan transformasi ini.
2.1.1 Analisis SWOT
Kegiatan transformasi yang dilakukan oleh KMK didahului dengan sebuah langkah awal yaitu melakukan analisis SWOT. Konsep SWOT diperkenalkan oleh Albert Humphrey saat melakukan penelitian dalam kurun waktu 1960-1970 di Stanford Research Institute. SWOT merupakan singkatan dari Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman). Dalam sebuah lingkup perusahaan, SWOT dapat dijabarkan sebagai berikut (Humphrey, 2005) : 1)
Kekuatan (Strength) adalah faktor-faktor yang memberikan keuntungan lebih pada suatu perusahaan daripada faktor lainnya.
2)
Kelemahan (Weakness) adalah faktor-faktor yang cenderung merugikan perusahaan.
3)
Peluang (Opportunities) adalah faktor-faktor yang berpotensi menjadi kekuatan jika dikembangkan lebih lanjut.
4)
Ancaman (Threats) adalah faktor-faktor yang berasal dari lingkungan luar yang dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan.
13
Keempat faktor tersebut dapat disusun ke dalam suatu diagram matriks SWOT seperti terlihat pada Gambar 2.2.
Helpful
Harmful
S
W
Internal
Strength
Weakness
(System)
O
T
External
Opportunities
Threats
(Environtment)
Gambar 2.2 Diagram matriks SWOT (Humphrey, 2005).
2.1.2 Model McKinsey
Faktor-faktor prioritas hasil analisis SWOT dapat dijadikan sebagai suatu masukan masalah dalam sebuah model pemecahan masalah. Penelitian ini menggunakan model McKinsey sebagai model pemecahan masalah yang meliputi managing, analyzing dan presenting. Contoh suatu model pemecahan masalah beserta faktor-faktor yang terlibat di dalamnya dapat dilihat pada Gambar 2.2.
14
Gambar 2.3 Pemodelan Pemecahan Masalah Strategis (Rasiel&Friga, 2002). Seperti terlihat pada Gambar 2.3, tiga bagian utama pemecahan masalah saling terkait satu sama lain. Hal ini penting untuk mendapatkan gambaran utuh dari suatu masalah. Pada bagian ini, cara yang efektif untuk mendapatkan gambaran utuh tersebut adalah dengan menggunakan issue-tree seperti pada contoh kasus Acme Widgets dalam Gambar 2.3. Issue-tree ini merupakan diagram pertanyaan yang memecah masalah ke dalam suatu struktur logis. Dengan menggunakan teknik issuetree tersebut maka suatu permasalahan, dalam hal ini transformasi SDM, dapat dipecahkan secara terstruktur.
15
Gambar 2.4 Contoh Issue-tree Kasus Acme Widgets (Rasiel&Friga, 2002).
2.2 Manajemen Project
Penelitian ini dirancang dalam bentuk project. Dalam Project Management Guidebook (Method 123, 2003, p.4) disebutkan bahwa, "A project is a unique endeavor to produce a set of deliverables within clearly specified time, cost and quality constraints”. Sebuah project merupakan suatu siklus yang terdiri dari empat fase yaitu inisiasi, perencanaan, eksekusi dan penutupan. Fase-fase tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.5.
16
Gambar 2.5 Siklus Project (Method 123, 2003) Tahapan umum dalam sebuah keputusan manajemen meliputi planning, shceduling and control (Schroeder, 2007, p.306). Tahapan beserta contoh kegiatan di dalamnya dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Manajemen Project (Schroeder, 2007) Sequence
Activities Identify the project customer Establish end product or service Set project objectives Estimate total resources and time required
Planning
Decide on the form of project organization Make the key personnel appointments Define major task required Establish a budget
17
Develop a detailed work-breakdown structure Estimate time required for each task Scheduling
Sequence the task in the proper order Develop a start/stop time for each task Develop a detailed budget for each task Assign people to task Monitor actual time, cost and performance Compare planned to actual figures
Control
Determine whether corrective action is needed Evaluate alternatives corrective actions Take appropriate corrective action
Gambar 2.6 Diagram Perencanaan Project (Blaxter, Hughes and Tight, 2006).
18
Salah satu cara untuk membuat perencanaan suatu project adalah dengan membuat timeline. Gambar 2.6 menunjukkan contoh timeline suatu perencanan project dalam jangka waktu satu tahun.
2.3 Kepuasan Kerja
Salah satu faktor yang membuat seseorang tetap bekerja di suatu lingkungan kerja atau perusahaan dalam rentang waktu yang lama adalah kepuasan kerja. Secara sederhana, Affect theory (Locke,1976) menjelaskan kepuasan kerja yang diartikan sebagai perbedaan atau rentang antara apa yang diharapkan oleh seorang karyawan dengan apa yang diperolehnya. Dalam buku Job satisfaction: Subjective Well-being at Work (Judge and Klinger, 2007), beberapa teori yang berkaitan dengan penyebab kepuasan kerja dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kategori yaitu 1. Teori situasional yang berpendapat bahwa kepuasan kerja merupakan hasil dari sifat pekerjaan itu sendiri dan aspek lainnya dalam lingkungan kerja. 2. Teori dispositional yang mengasumsikan bahwa kepuasan kerja berasal dari sifat perorangan individu. 3. Teori interaktif yang mengajukan bahwa kepuasan kerja merupakan hasil dari kombinasi antara situasi kerja dan faktor personal individu.
19
Abraham Maslow (1954) menyatakan bahwa terdapat lima tingkat hirarki kebutuhan manusia yang terdiri dari kebutuhan psikologis, rasa aman, bersosialisasi, harga diri dan aktualisasi diri.
2.3.1 Variabel Kepuasan Kerja
Menurut Luthan (1995) terdapat tiga dimensi penting dalam kepuasan kerja yaitu 1. Kepuasan kerja merupakan respon emosional terhadap situasi kerja 2. Kepuasan kerja biasanya ditentukan oleh kesesuaian atau kelebihan antara usaha yang dikeluarkan dengan yang hasil yang diharapkan. 3. Kepuasan kerja menunjukkan beberapa karakteristik penting dalam suatu pekerjaan yang memiliki respon efektif antara lain pekerjaan itu sendiri, upah, kesempatan promosi, pengawasan dan rekan kerja. Dalam tiga dimensi penting kepuasan kerja tersebut, menunjukkan adanya beberapa variabel yang dapat dijadikan acuan sebuah kepuasan kerja. Dalam 2011 Employee Job Satisfaction and Engagement (Society for Human Resource Management (SHRM), 2011) diperoleh daftar variabel-variabel penting kepuasan kerja. Daftar variabel tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.7.
20
Gambar 2.7 Daftar variabel kepuasan kerja (SHRM, 2011).
21
Parvin dan Kabir (2011) melakukan penelitian mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja pada perusahaan farmasi di Bangladesh. Dari hasil penelitian ini diketahui bahwa faktor dominan yang mempengaruhi kepuasan kerja tersebut adalah hubungan dengan rekan sejawat. Salah satu hasil dari penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 2.8 di bawah ini.
Gambar 2.8 Faktor-faktor Kepuasan Kerja Perusahaan Farmasi di Bangladesh (Parvin dan Kabir, 2011). Penelitian lainnya, Oraman (2011), mengaitkan antara motivasi dengan kepuasan kerja karyawan perusahaan tekstil di Turki. Faktor-faktor kegiatan sosial dalam kaitan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut.
22
Tabel 2.2 Variabel Kegiatan Sosial dan Motivasi Karyawan (Oraman, 2011).
2.4 Employee Satisfaction Survey (ESS)
Employee Satisfaction Survey (ESS) adalah sebuah cara sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis dan memberikan informasi berdasarkan tingkat kepuasan karyawan terhadap penerapan sistem HR. Dalam Conducting Hospital Employee Satisfaction Surveys (Powell, 2001), menyebutkan beberapa keuntungan dilakukannya pengukuran kepuasan kerja antara lain 1. Mengurangi tingkat turnover. 2. Mengurangi biaya pelatihan. 3. Mengidentifikasi kemungkinan pengurangan biaya. 4. Mengurangi tingkat ketidakhadiran. 5. Menguatkan pengawasan.
23
6. Mengetahui pelatihan yang dibutuhkan. 7. Mengurangi hambatan komunikasi. 8. Mengukur tingkat pemahaman karyawan terhadap misi. 9. Meningkatkan reputasi tempat kerja sehingga menarik bagi karyawan yang berkualitas. Terdapat delapan langkah untuk melakukan ESS yang dapat digambarkan dalam bentuk diagram seperti pada Gambar 2.9 di bawah ini.
Menentukan tujuan survei
Menentukan sampel
Memilih metodologi penelitian
Membuat kuesioner
Pre-test kuesioner
Distribusi kuesioner
Memasukkan dan menganalisis data
Penyajian Hasil
Gambar 2.9 Langkah-langkah Melakukan ESS (Powell, 2001).
24
Untuk memastikan bahwa sebuah kuesioner telah memenuhi ketiga keriteria di atas, maka perlu diadakan pre-test terhadap kuesioner tersebut. Kegiatan ini melibatkan hanya sekelompok kecil responden, sekitar 15-30 orang, dan meminta pendapat mereka mengenai kuesioner tersebut. Tahapan ini juga bisa berfungsi sebagai sosialisasi terhadap program ESS. Adapun keuntungan dari sosialisasi ini adalah menciptakan kesadaran karyawan terhadap ESS dan menurunkan tingkat resiko penolakan terhadap kegiatan tersebut.
2.4.1 Jenis Data Survei Survei selalu melibatkan berbagai macam variabel acak. Terdapat dua jenis data variabel acak yaitu kategorial dan numerik. Jenis data kategorial dapat berupa jawaban kategorial, misalnya pertanyaan ya dan tidak, sedangkan data numerik merupakan data jawaban berupa angka baik secara diskrit maupun kontinu. Ukuran
sampling
untuk
data
kategorial
dapat
ditentukan
dengan
menggunakan formula Cochran yaitu :
(1)
Pada persamaan (1), n0 adalah ukuran sampel yang perlu didata, t adalah nilai absis yang memotong suatu kurva distribusi normal di area α tertentu. Untuk nilai α = 0,05 yang berarti tingkat kepercayaan = 95 %, maka t = 1,96. Kemudian parameter pq menunjukkan estimasi varian, sedangkan d adalah batas kesalahan yang masih dapat
25
diterima. Untuk ukuran populasi (N) yang kecil, maka ukuran data sampel pun menjadi lebih kecil. Formula untuk mengkoreksi ukuran sampel dalam jumlah populasi yang kecil adalah sebagai berikut : (2)
Terdapat empat macam skala pengukuran data yaitu nominal, ordinal, interval dan rasio. Keempat skala pengukuran tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.3. Skala yang digunakan dalam pengukuran data perilaku pada penelitian ini adalah skala Likert, di mana dalam skala ini menggunakan metode penskalaan respon, yaitu penempatan sejumlah alternatif respon tiap item pada suatu kontinum kuantitatif sehingga didapatkan angka sebagai skor masing-masing alternatif respon. Ketentuan penskalaan respon pada skala Likert antara lain meliputi; 1. Merupakan prosedur penempatan sejumlah alternatif respon tiap item pada suatu kontinum kuantitatif sehingga didapatkan angka sebagai skor masingmasing alternatif respon. 2. Data yang digunakan untuk penskalaan merupakan data yang diperoleh dari kelompok subyrk atau responden yang menjawab item.
26
Tabel 2.3 Contoh Penggunaan Skala Likert.
STS
TS
N
S
SS
f
6
20
35
49
10
p=f/N
0,050
0,167
0,292
0,408
0,083
pk
0,050
0,217
0,508
0,917
1,000
Pk-t=0.5p+pkb
0,025
0,133
0,363
0,713
0,958
z
-1,960
-1,112
-0,350
0,562
1,728
Z-(z paling kiri)
0,000
0,848
1,610
2,522
3,688
Pembulatan
0
1
2
3
4
2.4.2 Kuesioner
Salah satu metode survei yang dapat dipertimbangkan dalam pengumpulan data adalah dengan kuesioner. Kuesioner yang baik untuk kegiatan survei didesain dengan memperhatikan beberapa hal antara lain :
27
1. Bahasa (wording) Kuesioner yang baik perlu memiliki isi dan tujuan pertanyaan yang jelas dan terukur. Hal ini bisa dicapai jika kuesioner menggunakan bahasa yang mudah dimengerti responden. Pertanyaan dalam kuesioner perlu memperhatikan tipe dan bentuk pertanyaan, misalnya penggunaan pertanyaan terbuka dan tertutup, pertanyaan yang ambigu, dll. Selain itu, alur yang berurutan, misalnya dari yang paling mudah ke yang paling sulit serta pengelompokan pertanyaan juga perlu disusun secara sistematis. 2. Pengukuran (measurement) Kategorisasi pertanyaan yang memiliki konsep pengukuran yang sama menjadi salah satu tolak ukur kuesioner yang baik. Penggunaan kode tertentu juga mempermudah dalam melakukan pengukuran. Proses pengukuran juga sebaiknya menerapkan skala yang bisa dipertanggungjawabkan. Skala dalam kuesioner antara lain skala rating (Likert scale), skala penjumlahan tetap dan skala rangking. Selanjutnya, pengukuran ini harus memiliki tingkat konsistensi atau reliabilitas yang tinggi agar hasilnya dapat dipercaya. 3. Tampilan luar (appearance) Kuesioner yang baik juga perlu memperhatikan tampilan luar (appearance). Sebuah kuesioner perlu terlihat menarik dari segi bentuk dan layout sehingga menarik minat responden untuk mengisinya. Selanjutnya, isi tulisan kuesioner yang terstruktur secara logis dan jelas akan sangat membantu responden dalam
28
menjawab pertanyaan di dalamnya. Kemudahan untuk diperbanyak dalam hal kualitas kertas dan pewarnaan juga menjadi faktor dalam kuesioner yang baik.
2.4.3 Kesalahan dalam Survei
Survei dengan menggunakan metode probability sampling dapat menghasilkan potensi kesalahan. Terdapat empat macam potensi kesalahan yaitu : 1. Coverage error adalah potensi kesalahan akibat menghilangkan suatu subyek dalam daftar survei yang membuatnya tidak memiliki kemungkinan dipilih dalam suatu sampel. 2. Nonresponse error adalah potensi kesalahan akibat adanya responden yang tidak merespon survei. 3. Sampling error adalah potensi kesalahan yang menggambarkan keragaman atau heterogenitas dari satu sampel ke sampel lainnya berdasarkan kemungkinan suatu individu dipilih pada suatu sampel. 4. Measurement error menunjukkan potensi kesalahan akibat ketidakakuratan respon yang direkam yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti lemahnya kalimat pertanyaan, subyektivitas pewawancara terhadap responden, atau adanya kegiatan lain yang dilakukan oleh responden.
29
2.4.4 Data Kualitatif
Data kualitatif dapat diperoleh dengan metode observasi. Salah satu alat dalam metode observasi adalah Focus Group Discussion (FGD) yaitu kegiatan diskusi yang dilakukan oleh moderator terlatih pada kondisi biasa (natural) dengan sejumlah orang responden. Salah satu tujuan FGD adalah untuk mengetahui masalah, pengalaman, atau sikap/keyakinan yang terkait dengan suatu topik. FGD dapat memberikan pemahaman yang berharga tentang apakah suatu layanan/produk sudah memenuhi harapan atau tidak. Dalam FGD terdapat komponen-komponen yang harus dipenuhi antara lain : 1. Peserta Peserta meliputi jumlah (8-12 peserta), homogenous, “tidak saling kenal” (random sampling). 2. Physical Arrangement Physical arrangement meliputi persyaratan fisik yang harus dipenuhi dalam melakukan FGD diantaranya : suasana (relaks dan informal), lokasi, tata ruang (bisa tatap muka antar responden) dan waktu (1-2 jam). 3. Moderator
30
Dalam melaksanakan FGD moderator harus memiliki kemampuan dalam berinteraksi dan observasi (kemampuan komunikasi yang asertif dan non verbal) serta memahami topik. 4. Topik Topik adalah hal yang menjadi bahan diskusi dalam FGD serta menjadi moderator guideline. Informasi yang diperoleh dalam FGD penting untuk mendapatkan pengertian yang lebih mendalam terhadap hasil kuesioner ESS. Namun, hasil kualitatif ini dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain jumlah responden, tingkat pengalaman dan pengetahuan moderator dan kondisi lingkungan tempat FGD diadakan.
2.5 Pengolahan Data ESS
Analisis data pada ESS dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu untuk memperoleh kualitas data, deskripsi data dan uji hipotesis. Masing-masing analisis dapat diperoleh melalui analisis reliability, analisis univariate dan analisis multivariate.
31
2.5.1 Analisis Reliability
Analisis reliability bertujuan untuk mengukur tingkat stabilitas dan konsistensi dari instrumen yang digunakan terhadap variabel yang didefinisikan. Analisis ini menunjukkan kualitas dari data yang diperoleh. Parameter yang dipakai sebagai alat ukur adalah Cronbach's Alpha. Parameter ini dapat dikategorikan menjadi : α ≤ 0,6 : tidak memenuhi konsistensi internal reliability
0,6 ≤ α ≤ 0,8 : dapat diterima untuk penelitian sosial α > 0,8 : memenuhi konsistensi internal reliability
2.5.2 Analisis Univariate
Analisis univariate dalam statistik dapat diartikan sebagai analisis yang hanya memperhatikan distribusi satu variabel dari setiap komponen skala. Analisis ini dapat digunakan sebagai analisis dasar untuk memberikan deskripsi pada suatu data. Deskripsi umum yang bisa diperoleh dari suatu data adalah modus dan mean. Modus adalah nilai yang paling sering muncul dalam suatu data. Nilai modus menunjukkan puncak suatu distribusi. Di lain sisi, mean adalah nilai rata-rata dari suatu data.
32
2.5.3 Analisis Multivariate
Analisis multivariate merupakan analisis lanjutan dalam statistik yang menggunakan lebih dari satu variabel. Analisis ini dapat dipergunakan untuk menguji suatu hipotesis. Dalam penelitian ini, terdapat tiga analisis utama yaitu Cross-tabulation, Analysis of Variance (ANOVA) dan Correlation. Ketiga analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan alat bantu perangkat lunak IBM Statistics yaitu Statistical Product and Service Solutions (SPSS). SPSS telah banyak dipergunakan untuk analisis statistik dalam ilmu-ilmu sosial, termasuk manajemen. Cross-tabulation merupakan analisis statistik dengan menggabungkan dua atau lebih variabel lalu kemudian menunjukkan hubungan distribusinya. Hubungan distribusi tersebut dapat diukur dengan menggunakan nilai distribusi Chi-square. Hubungan yang signifikan ditunjukkan jika nilai distribusi Chi-square < 0,05. ANOVA, atau MANOVA dalam kasus lebih dari dua variabel, menunjukkan perbedaan diantara nilai rata-rata dari dua atau lebih populasi. Hubungan distribusi tersebut dapat diukur dengan menggunakan nilai Sigma dari F-test. Hubungan yang signifikan ditunjukkan jika nilai Sigma < 0,05. Korelasi adalah analisis yang menunjukkan tingkat keterkaitan antara dua variabel.
33
2.6 Strategic Satisfaction Matrix (SSM)
Salah satu penyajian data dari hasil survei serta salah satu alat untuk pengambilan keputusan adalah Strategic Satisfaction Matrix (SSM). Diagram SSM dapat dilihat
Performance
pada Gambar 2.10 :
Low impact and strong performance
High impact and strong performance
Maintain or reduce investment or alter target market
Maintain or improve performancecompetitive advantage
Low impact and weak performance
High impact and weak performance
Inconsequential- do not waste resources
Focus improvements herecompetitive vulnerability
Impact Gambar 2.10 Diagram SSM (Botha and Rensburg, 2010). SSM adalah suatu matriks yang menunjukkan faktor-faktor yang perlu menjadi prioritas untuk dikembangkan dan dipelihara. Meskipun SSM dapat menjadi menjadi prioritas dalam pengambilan keputusan, Gustafsson dan Johnson (2000), mengemukakan bahwa terdapat faktor-faktor lain yang perlu diperhatikan antara lain memberi perhatian terhadap strategi dan kompetensi, membandingkan antara efek dan prestasi, melibatkan manajemen pembiayaan, dan mempertanyakan arah pasar.
