BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pembahasan didalam bab ini antara lain latar belakang perusahaan dimana berisikan sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tujuan dan sasaran perusahaan. Dasar teori berisikan tentang penjelasan mengenai teori penunjang yang akan digunakan didalam penelitian yaitu mengenai COBIT secara rinci serta cara melakukan audit. 2.1
State of The Art State of the art ini diambil dari beberapa contoh penelitian terdahulu sebagai
panduan ataupun contoh untuk penelitian yang digunakan. Contoh yang diambil berupa jurnal-jurnal mengenai audit menggunakan framework COBIT 5. Berikut ini merupakan contoh-contoh jurnal yang didapat: Jurnal berjudul “Measuring the Performance of IT Management in Financial Enterprise by Using COBIT ” oleh I Gusti Ayu Dian Sasmita Ratih, I Putu Agung Bayupati, I Made Sukarsa. Dimana penulis menggunakan framework COBIT 4.1 didalam mengaudit sebuah bank di Bali. Metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai performa manajemen TI pada kasus ini adalah (1) memahami tatakelola TI pada Bank Indonesia. (2) Dilakukan tes menggunakan kuisioner yang diambil dari framework COBIT. (3) Dilakukan survey serta tanya jawab langsung yang nantinya akan dibandingkan dengan tingkat kematangan performa TI. (4) mendefinisikan Critical Success Factor (CSF), Key Goal Indicator (KGI), Key Performance Indicator (KPI). (5) Memberikan saran untuk meningkatkan performa sistem. Setelah melakukan pemetaan tujuan perusahaan terhadap tujuan bisnis dan tujuan TI maka didapat beberapa domain serta proses TI. Proses tersebut diantaranya : Plan and Organize (PO1 ,PO2 ,PO3 ,PO4 ,PO5 ,PO8 ,PO9 ,PO10). Acquire and Implement(AI1, AI2, AI4, AI5, AI6 ). Deliver and Support (DS1, DS2, DS3, DS4, DS7, DS8, DS10, DS13). Monitor and Evaluate(ME1, ME4).
1
2
Tidak semua proses TI diatas dilakukan audit karena keterbasan waktu dari auditor, maka dari itu dilakukan kuisioner tingkat kepentingan untuk mengetahui proses mana saja yang benar-benar diperlukan didalam proses audit. Setelah dilakukan pencarian tingkat kepentingan maka proses TI yang dianggap benar-benar penting adalah proses PO1, PO2, AI04, DS07, ME01, dan ME04. Proses selanjutnya adalah membuat kuisioner untuk menentukan tingkat kematangan sistem dan menyebarkannya kepada pihak yang telah ditunjuk. Setelah melakukan analisis terhadap hasil kuisioner maka didapatkan hasil proses TI sebagai berikut (PO1=3,31), (PO2=2,55), (AI4=2,94), (DS7=3,34), (ME1=3,13), (ME4=3,44), dan nilai rata-rata adalah 3,12. Terdapat gap antara hasil akhir kuesiner dengan hasil yang diharapkan, hasil yang dirapkan rata-rata proses TI memiliki tingkat kematangan 5, sedangkan hasil kuisioner memiliki tingkat kematangan 3,12. Maka diberikanlah suatu saran perbaikan agar dapat mengurangi gap yang dimiliki perusahaan. Saran yang diberikan mengacu pada COBIT 4.1 High Level Control Objective.saran diberikan perproses TI yang masih memiliki gap antara hasil akhir kuisioner dengan yang diharapkan oleh petinggi perusahaan. Jurnal berjudul “Governance Audit of Application Procurement using COBIT Framework” karya Gusti Ayu Theresia Krisanthi, I Made Sukarsa, I Putu Agung Bayupati. Dimana penulis melakukan audit terhadap pengadaan aplikasi pada Universitas Udayana menggunakan framework COBIT 4.1 Metode atau langkah penelitian yang dilakukan diantaranya (1) Melakukan studi literatur. (2) Melakukanpengambilan data pada Universitas. (3) Melakukan proses pemilihan domain dimana didalamnya menentukan tujuan bisnis, tujuan TI, serta identifikasi proses TI. (4) Mengambil data yang dapat dilakukan dengan tanya jawab, memberikan kuisioner tingkat kepentingan, serta kuisioner tingkat kematangan. (5) Mengolah data. (6) Analisis data. (7) Memberikan saran berdasarkan ITIL.V3.p Pemetaan misi universitas terhadap tujuan bisnis, dan tujuan TI dilakukan agar mendapatkan proses TI yang meliputi Plan and Organize(PO 2,3,6,8,10),
3
Acquire and Implementation(AI 1,2,5,7 ),dan Deliver, Service, and Support(DSS 3,4,7,8,11,13). Hal selanjutnya yang dilakukan adalah pemilihan tingkat kepentingan dari setiap proses TI yang didapatkan. Pemilihan tingkat kepentingan dilakukan agar benar-benar menemukan proses TI yang sangat dibutuhkan.
Maka dari itu
diberikan kuisioner kepada setiap unit manajemen yang mengerti tentang TI. Hasil dari pemilihan tingkat kepentingan adalah proses TI yang benarbenar penting diantaranya PO2, PO3, AI2, AI5, AI7, DS4, DS7, DS11. Proses selanjutnya adalah pembuatan serta penyebaran kuisioner dari proses TI yang didapatkan. Hasil dari penyebaran kuisioner adalah sebagai berikut (PO2=2,86), (PO3=2.79), (AI2=2,83), (AI5=2,75), (AI7=2,71), (DS4=2,83), (DS7=3,09), (DS11=3.09), dan nilai rata-ratanya adalah 2.85 Dari hasil kuisioner maka diperoleh tingkat kematangan 3 untuk pengadaan aplikasi pada Universitas Udayana maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan aplikasi sudah memiliki standar prosedurnya yang telah didokumentasikan. Namun masih terdapat gap antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan. Tingkat kematangan saat ini yaitu 2.85 sedangkan tingkat tingkat kematangan yang diharapkan adalah 5. Saran agar dapat memperbaiki tingkat kematangan disini menggunakan framework ITIL V3 yang telah dipetakan kedalam COBIT 4.1 dimana ITIL V3 memberikan rekomendasi untuk meningkatkan tingkat kematangan dengan cara strategi servis. Jurnal berjudul “IT Governance Analysis of XYZ Hospital Based on COBIT 4.1” karya Dina Putri Ramadani, Angelina Prima Kurniati, Warih Maharani. Dimana penulis melakukan audit terhadap tata kelola TI pada Rumah Sakit XYZ daerah Bandung menggunakan framework COBIT 4.1. Tahapan yang dilalui dalam melakukan proses audit antara lain (1) Studi pustaka, (2)melakukan penelitian terhadap objek penelitian, (3) Pengumpulan data dengan
cara
interview,
(4)Pengumpulan
data
dengan
cara
kuisioner,
(5)Pengumpulan data dengan melihat dokumen, (6)Memetakan tujuan bisnis dan
4
tujuan TI, (7)Pemilihan proses TI, (8) Melakukan analisis tingkat kematangan, (9)Melakukan rekomendasi perbaikan. Jurnal berjudul “Information Technology Governance Using COBIT 4.1 Framework for Supporting Service of Information Technology (Case Study: PT. Pupuk Sriwidjaja Palembang)” karya Stenly Heryudo, Angelina Prima Kurniati, Erda Guslinar Perdana. Melakukan audit terhadap perusahaan pupuk yang dinilai memiliki masalah pada aplikasi ERP yang berhubungan dengan integritas data. Maka dari itu dilakukan penelitian terhadap perusahaan pupuk menggunakan framework COBIT 4.1. Proses audit memiliki 5 tahapan didalam penyelesaiannya diantaranya (1)Identifikasi masalah dimana didalamnya terdapat studi kepustakaan serta identifikasi permasalahan utama, (2)Proses pengambilan serta analisa data, (3)Proses analisa menggunakan COBIT, (4)Proses analisis COBIT , (5)Proses akhir meliputi pemberian saran dan kesimpulan akhir. Penelitian ini menggunakan data dari perusahaan. Proses TI didapatkan menggunakan visi misi perusahaan, serta tujuan bisnis perusahaan. Penelitian ini menggunakan manajemen resiko untuk menentukan tingkat kematangan perusahaan. Hasil akhir dari penelitian mendapatkan 6 atribut kematangan, yaitu (1)awareness and communication = 2.8 , (2)Policies, Plan and Procedure = 2.76 ,(3)Tools and Automation = 2.7 ,(4)Skill and Expertise = 2.7 ,(5)Responsibilities and accountabilities = 2.7 ,(6)Goal Settings and Measurements = 2.5. Jurnal berjudul “Audit TeNOSS Menggunakan COBIT 5 pada Domain Deliver, Service, and Support (DSS)” karya Desepta Isna Ulumi, Eko Darwiyanto, Yanuar Firdaus. Melakukan audit terhadap TeNOSS(Telkom National Operation Supprot System) yang merupakan objek di PT Telekomunikasi Indonesia yang berperan sebagai monitoring terhadap peningkatan layanan kepada pelanggan dengan menggunakan framework COBIT 5. Pemilihan domain pada proses audit TeNOSS auditor memilih langsung menggunakan domain DSS. Dari 6 proses DSS didapatkan 3 proses setelah
5
melewati proses pemetaan terhadap tujuan bisnis. Tiga proses yang dinilai diantaranya DSS02, DSS05,DSS06. Perancangan form assesment merupakan perancangan kuisioner yang mengikuti standar COBIT 5 . untuk melaksanakan audit dengan form assesment level 1-5 bestpractices serta work products tiap sub proses pada setiap domain. Penilaian dilakukan setelah kuisioner disebar dan diisi oleh pihak yang terkait. Hasil dari kuisioner dan analisa yang dilakukan kepada ketiga proses DSS menunjukkan bahwa terdapat 2 proses yang berada pada level 3 yaitu DSS02 serta DSS06, dan 1 proses berada pada level2 yaitu DSS05. Target level yang diharapkan yaitu satu level lebih tinggi dari yang didapatkan saat ini. Maka diberikanlah saran serta rekomendasi yang diharapkan dapat membantu proses TI menjadi lebih baik lagi kedepannya. Untuk saran dan perbaikan penulis menaruh pada bagian lampiran dan tidak disertakan didalam jurnal. Jurnal berjudul “Audit Teknologi Informasi menggunakan Framework COBIT 5 Pada Domain DSS(Delivery, Service, Support)(Studi Kasus : iGracias Telkom University)” hasil karya Rio Kurnia Candra, Imelda Atastina, Yanuar Firdaus. Dilakukan audit pada iGracias (Integrated Academic Information System) untuk mengetahui apakah teknologi informasi yang diimplementasikan sudah sesuai dengan yang diharapkan dan mampu memudahkan proses bisnisdari Telkom University. Tahapan penelitian diawali dengan (1)Perencanaan yang meliputi studi literatur, serta membuat daftar pertanyaan. (2)Pengumpulan data dengan cara kuisioner, wawancara, serta melihat file atau dokumen. (3).Analisis data berdasarkan COBIT 5 khususnya pada domain DSS. (4)Laporan yang berisi saran dan rekomendasi atas gap yang terjadi. Audit kali ini memfokuskan pada domain DSS, dimana hasil dari kuisioner didapatkan bahwa level kapabilitas secara keseluruhan ada pada level 3. Lalu untuk mengetahui apakah benar berada pada level 3 atau tidak maka dilakukan pengumpulan evidence serta kondisi sebenarnya.
6
Rekomendasi yang diberikan dapat dikategorikan menjadi dua bagian yaitu rekomendasi secara umum yang diberikan untuk meningkatkan level kapabilitas secara umum, dan rekomendasi per proses yang terjadi untuk lebih meningkatkan suatu proses yang belum memenuhi target kapabilitas.
2.2
Latar Belakang Perusahaan Latar belakang perusahaan menjelaskan tentang sejarah, visi, misi serta
struktur dari perusahan yang akan dilakukan proses audit. 2.2.1
Sejarah PT.X Didirikan pada tahun 1988, PT.X merupakan salah satu penyedia jasa TI
dan komunikasi yang paling komprehensif dan terdepan di Indonesia, yang menghubungkan bisnis di seluruh pelosok Nusantara, yang menyediakan komunikasi data, layanan informasi bisnis dan internet bahkan ke daerah-daerah terpencil. PT.X memiliki keahlian dan pengalaman yang membuatnya mampu menangani sebagian atau seluruh kegiatan informasi dan komunikasi pengguna jasa secara bertanggung jawab, memungkinkan mereka untuk berkonsentrasi pada bisnis inti. PT.X dapat menyediakan aplikasi atau elemen pendukung lainnya sebagai bagian dari solusi, atau bekerja sama dengan mitra yang dipilih berdasarkan keahlian dan relevansi untuk menyediakan solusi turn key sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. PT.X memiliki kemampuan beradaptasi, fleksibilitas, kecekatan dan dapat menjaga kepercayaan para pengguna jasanya. Bebas dari birokrasi dan mentalitas silo (terkotak-kotak), PT.X dapat bereaksi cepat, bekerja secara efisien dan mencapai hasil yang optimal dalam waktu singkat. Kini PT.X melayani lebih dari 1.700 mitra perusahaan, menghubungkan lebih dari 19.000 jaringan, memanfaatkan infrastruktur canggih berbasis Platform Next Generation Network (NGN), dengan local support di lebih dari 44 kota yang tersebar di berbagai propinsi di Indonesia.
7
2.2.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi dibutuhkan oleh setiap perusahaan agar dapat menyokong
kinerja perusahaan. Visi dan misi dari PT.X adalah sebagai berikut: 2.2.2.1 Visi Visi dari PT.X adalah “untuk menjadi pemimpin dalam solusi informasi dan komunikasi bisnis di Indonesia.” 2.2.2.2 Misi Misi dari PT.X adalah “Untuk membuat bisnis lebih mudah bagi perusahaan dan individu melalui solusi informasi dan komunikasi yang inovatif.”
2.2.3
Struktur Perusahaan Setiap perusahaan tentunya memiliki struktur perusahaannya sendiri,
iStruktur
organisasi
menjelaskan
bagaimana
tugas
kerja
akan
dibagi,
dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Suatu perusahaan ataupun organisasi sangat dibutuhkan adanya suatu struktur organisasi.Berikut merupakan struktur dari PT.X
Manager BNA
AM Commercial
Sales Architect
Account Executive
Admin Umum
AM Operation
AM
CAR
HD
Gudang
Engineer Operational
Teknisi
Admin Komersial
Driver
Admin
Satpam
Admin Keuangan
Office Boy
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.X
Seperti yang
dapat dilihat pada Gambar 2.1 Lintasarta cabang
Bali
Nusatenggara Area diketuai oleh satu manajer BNA(Bali Nusatenggara Area) , yang memiliki dua asisten manajer(AM), satu Asisten Manager bagian komersial
8
dan satu lagi asisten manajer bagian operasional. Asisten Manajer komersial mengetuai Sales Architect(SA), Account Executive(AE), Account Manajer (AM), CAR. CAR mengetuai bagian HD. Sedangkan Asisten manajer operasional mengetuai bagian gudang serta Engineer Operational (EO) atau senior engineer, dan EO memiliki beberapa teknisi yang harus diketuai. Manager juga memiliki keterkaitan dengan admin umum yang tidak terikat langsung dengan manajer. Admin umum bertanggung jawab terhadap admin komersial, admin, admin keuangan, driver, satpam serta office boy (OB) yang ada di perusahaan.
2.2.4
Bisnis Proses PT.X Setiap perusahaan tentunya mamiliki bisnis prosesnya masing-masing
untuk mengetahui proses apa saja yang terjadi didalam perusahaan, siapa yang mengerjakan dan apa tujuannya. Gambar 2.2 merupakan bisnis proses PT.X dimana bisnis proses dipengaruhi oleh 3 pihak, yaitu customer atau pelanggan, PT.X itu sendiri, dan partner atau vendor yang bekerjasama dengan PT.X. Pertama-tama akan dibahas terlebih dahulu bisnis proses PT.X yang terdiri dari 2 bagian, yaitu Core Process yang merupakan proses utama dari proses bisnis pada dan Non Core Process yang merupakan proses tambahan pada PT.X
9
Customer
Diagram Proses Bisnis Level 0 Lintasarta
Payment Process
Order Process
Inquiry & Complaint Process
Setup Process
Core Process
Lintasarta
1. Business Planning
3. Marketing Planning
4. Product Development & Management
11. Accounting
12. Treasury Management
5. Sales
6. Production
7. Network Operation & Maintenance
8. Customer Service
Non Core Process
9. Financial Planning
Partner & Vendor
2. Business Controling
10. Financial Controlong
Payment Process
13. HCM & GA
Partner Acquisition Process
Gambar 2.2 Diagram Bisnis Proses PT.X
14. Logistic
Procurement Process
15. IT
Vendor Acquisition Process
16. PR & Legal
10
Tabel 2.1 merupakan penjelasan lebih mendetail mengenai bisnis proses yang terjadi pada PT.X
Tabel 2.1 Bisnis Proses pada Lintasarta
No Nama Proses Tujuan Bisnis 1 Business 1.Menyusun RKUP, Planning RKA, New Business Planning 2.Evaluasi dan review RKUP, RKA, dan new business planning
Kegiatan Mengatur kegiatan penyusunan rencana jangka panjang perusahaan(RKUP), jangka pendek perusahaan(RKA), dan bisnis plan baru, mulai dari analisa internal dan ekternal(pasar, competitor, teknologi, regulasi) sampai dengan kegiatan evaluasi.
2
Business Controlling
Menyusun evaluasi Mengatur kegiatan evaluasi performansi keuangan performansi keuangan dan dan performansi bisnis operasional perusahaan mulai dari menterjemahkan RKUP sampai dengan evaluasi performansi keuangan dan review performansi bisnis
3
Marketing Planning
Menyusun plan
4
Product Development & Management
Mengambangkan produk baru, management dan evaluasi produk existing
5
Sales
Mengatur proses sales
marketing Mengatur kegiatan penyusunan marketing plan dari menterjemahkan RKUP kedalam marketing plan sampai dengan melakukan evaluasi dan review marketing plan Mengatur kegiatan pengembangan produk dan management produk existing mulai dari menterjemahkan RKUP, mengembangkan produk, komersialisasi, sampai dengan evaluasi performansi produk
kegiatan Mengatur kegiatan sales dari prospecting, negosiasi, sampai denga permohonan pelanggan terpenuhi.
11
6
7
8
Production/ Delivery
Memenuhi permohonan pelanggan untuk menggunakan jasa maupun produk lintasarta sesuai dengan SDT(Standard Delivery Time) jasa dengan tertib administrasi Network Menjaga dan Operation & emningkatkan Maintenance performansi operasional jaringan serta mencegah atau meminimalkan terjadinya gangguan pada jaringan, sehingga service level yang telah ditetapkan dapat tercapai. Customer Mengatur kegiatan Service complain handling agar dapat berlangsung efektif guna menjaga performansi
Mengatur kegiatan produksi, mulai dari verifikasi permohonan pelanggan, merencanakan proses produksi, sampai dengan permohonan terpenuhi.
Mengatur kegiatan network operation, mulai dari serah terima jaringan melalukan verifikasi, melakukan preventive maintenance, sampai dengan review performansi jaringan.
Mengatur kegiatan complain handling mulai dari penerimaan aduan, penanganan gangguan sampai dengan penyelesaian gangguan
9
Financial Planning
Menyusun rencana Mengatur kegiatan penyusunan anggaran perusahaan anggaran, mulai dari menterjemahkan RKA, menyusun rencana keuangan atau anggaran sampai dengan evalusasi serta analisa performansi keuangan perusahaan.
10
Financial Controlling
Mengendalikan dan mengawasi realisasi rencana kerja dan anggaran yang sudah ditetapkan management
11
Accounting
Mengelola transaksi perusahaan
Mengatur kegiatan pengawasan realisasi anggaran dari mulai mengkompilasi anggaran operasional masing-masing department sampai dengan membuat laporan realisasi anggaran secara periodik.
semua Mengatur kegitan pengelolaan keuangan transaksi keuangan perusahaan mulai dari verifikasi transaksi
12
sampai dengan penyusunan laporan keuangan secara akurat. 12
Treasury Mengelola perencanaan Management keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran perusahaan
Mengatur kegitan pengelolaan rencana keuangan perusahaan mulai dari penyusun rencana kebutuhan dana, mengatur arus kas dan kegitan penerimaan pendapatan.
13
HRM & GA
Mengelola sumberdaya manusia, organisasi, dan proses operasional perkantoran
Mengetur kegiatan pengelolaan sumber daya manusia mulai dari recruitment, training, karir, renumerasi, pengembangan organisasi dan operasional perkantoran
14
Logistic
Mengatur kegiatan Mengatur kegiatan proses proses pengadaan pengadaan barang dan jasa, barang dan jasa mulai dari menerima permohonan, proses pengadaan, pengujian, sampai dengan mengatur proses distribusi dan mutasinya.
15
IT
Memenuhi kebutuhan Mengatur kegiatan IT Support, IT baik hardware mulai dari menerima maupun software permintaan software, hardware, evaluasi analisa kebutuhan IT, perencanaan pemenuhan sampai dengan serah terima dan sosialisasi kepada user serta evaluasi IT Operation
16
PR & Legal
Mengelola kegiatan Memberikan perlindungan komunikasi perusahaan, hukum terhadap operasional kesekretariatan perusahaan. perusahaan dan perlindungan hukum terhadap operasional perusahaan.
2.2.5
Bisnis Proses Manajemen Produksi Komunikasi Data PT.X Bisnis proses operasional komunikasi data bertujuan untuk menyusun
perencanaan serta pengawasan terhadap kegiatan proses produksi jasa komunikasi
13
data regional pada PT.X. Bisnis proses ini mengatur kegiatan manajemen produksi, mulai dari menerima order dari fungsi CAM support, verifikasi order sampai dengan penentuan media akses atau perangkat yang digunakan. Beberapa istilah yang ada pada bisnis proses manajemen produksi komunikasi data adalah sebagai berikut: 1.
ISDS(Integrated Service & Delivery System) merupakan aplikasi back office berbasis struktur informasi workflow yang digunakan menjalankan bisnis proses PT.X
2.
IIPS (Integrated Inventory and Procurement System) merupakan sistem aplikasi monitoring dan dokumentasi barang yang digunakan dalam proses operasional PT.X
3.
GIS PT.X, merupakan sistem informasi yang berisi data coverage PT.X
4.
FPA(Formulir Permohonan Akses) aplikasi yang dipergunakan untuk mengajukan dan monitoring permohonan jaringan atau akses kepihak ke 3
5.
FPI (Formulir Permohonan Internal) merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengajukan dan monitoring permohonan jaringan ujicoba internal
6.
SPK (Surat Perintah Kerja) Merupakan surat perintah kerja yang dikeluarkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu
7.
RFS(Ready for Service) merupakan tanggal kesepakatan jasa selesai terpasang antara pihak pelanggan dengan PT.X
8.
VSAT Nomadic merupakan layanan komunikasi data dengan media satelit dengan antena remote bersifat mobile namun hanya bisa digunakan ketika dalam keadaan diam
9.
VSAT Xpress merupakan layanan internet yang menggunakan satelit, yang dapat menjangkau seluruh pelosok Indonesia. Bisnis proses manajemen produksi komunikasi data PT.X dapat dilihat pada
gambar 2.2 .
14
15
Gambar 2.2 Bisnis Proses Manajemen Produksi Komunikasi PT.X
16
Tabel 2.2 merupakan penjelasan lebih mendetail mengenai bisnis proses operasional komunikasi data yang terjadi pada PT.X
Tabel 2.2 Bisnis Proses Komunikasi Data
No
Kegiatan
1
Menjalankan prosedur Administrasi Pasang Baru dan Perubahan.
2
Melakukan verifikasi kelengkapan data order (kemasan, lokasi). -Jika data order tidak lengkap, dikembalikan ke proses no 1 -Jika data order lengkap dan menggunakan media akses VSAT, dilanjukan ke proses no.4 -Jika data order lengkap dan menggunakan media akses non SAT, dilanjukan ke proses no.3 Melakukan verifikasi teknis dan melakukan booking kapasitas & perangkat non VSAT. -Jika ketersediaan kapasitas /perangkat habis dilanjutkan ke proses no.6 -Jika ketersediaan kapasitas / perangkat mencukupi dilanjutkan ke proses no.8 Melakukan verifikasi teknis dan booking kapasitas perangkat dan B/W Satelit. -Jika kemasan jasa VSAT Nomadic , dilanjutkan ke proses no.5 -Jika VSAT Fix dan kapasitas tersedia, dilanjutkan ke proses no.8 -Jika VSAT Fix dan kapasitas tidak tersedia, dilanjutkan ke proses no.6 Melakukan permohonan pengadaan Mounting dan jasa instalasi (Input FPBJ), dengan menjalankan prosedur pengadaan barang dan jasa. Pengecekan kemungkinan pemenuhan kapasitas / perangkat. -Jika mampu untuk dipenuhi, dilanjutkan ke proses no.7 -Jika tidak mampu untuk dipenuhi, dilanjutkan ke proses no.15 Proses pemenuhan kapasitas / perangkat.
3
4
5 6
7 8
9
10
Pengecekan kebutuhan jaringan. -Jika kebutuhan Akses dilanjutkan ke proses no.9 -Jika kebutuhan CIR dilanjutkan ke proses no. 24 Pengecekan kebutuhan Infrastruktur. -Jika menggunakan infrastruktur baru , dilanjutkan ke proses no.10 -Jika menggunakan infrastruktur lama, dilanjutkan ke proses no.9 Pengecekan kebutuhan survey di lokasi pelanggan. -Jika perlu survey, dilanjutkan ke proses no.11 -Jika tidak memerlukan survey, dilanjutkan ke proses no.23
11
Melakukan penjadwalan survey dengan pelanggan
12
Melakukan survey di lokasi pelanggan
13
Melakukan evaluasi hasil survey dilokasi pelanggan. -Jika hasil survey OK, dilanjutkan ke proses no.23
17
15
-Jika hasil survey OK dan memerlukan infrastruktur pihak ke-3 atau Jasa VSAT Xpress, dilanjutkan ke proses no.22 -Jika hasil survey tidak OK, dilanjutkan ke proses no.14 Mencari solusi alternatif. -Jika memerlukan solusi percepatan dilanjutkan ke proses no.15 -Jika memerlukan solusi alternatif atau Mitra dilanjutkan ke proses no.16 Menjalankan prosedur solusi percepatan
16
Menetukan solusi alternatif atau Mitra dan meminta persetujuan CAM
17
18
Memberikan persetujuan solusi alternatif yang diajukan. -Jika tidak setuju, dilanjutkan ke proses no 18 -Jika setuju menggunakan VSAT, dilanjutkan ke proses no 20, -Jika setuju menggunakan Mitra, dilanjutkan ke proses no 22 Info PBM (Pelayanan Belum Memungkinkan).
19
Melakukan update status permohonan menjadi PBM.
20
Jika menggunakan solusi VSAT LA, dilanjutkan dengan mengupdate data order (media akses) Melakukan booking Bandwidth satelit yang akan dipergunakan untuk proses instalasi Jika menggunakan solusi Mitra, dilanjutkan dengan mengisi form permohonan akses (FPA) pihak ke-3 (Menjalankan Prosedur Permohonan Infrastruktur Pihak ke-3) Memberikan informasi mengenai commited RFS / komitmen mengenai waktu (tahapan) proses instalasi sampai dengan aktivasi kepada pelanggan Menjalankan prosedur-prosedur provisioning dan aktivasi data com (sesuai media akses) Selesai
14
21 22
23
24
2.2.6
Bisnis Proses Aktivasi Komunikasi Data Proses operasional
selanjutnya
adalah Provisioning &
komunikasi data media VSAT Regional, dimana kegiatan ini
aktivasi Mengatur
provisioning & aktivasi mulai dari identifikasi kebutuhan akses, kegiatan instalasi, provisioning, aktivasi, termasuk kegiatan isolir, bila dalam jangka waktu tertentu pelanggan belum mengembalikan BAO, hingga online billing. Bisnis prosesnya dapat dilihat pada gambar 2.4 Beberapa istilah yang ada pada bisnis proses aktivasi komunikasi data adalah sebagai berikut:
18
1.
ISDS(Integrated Service & Delivery System) merupakan aplikasi yang digunakan untuk input permintaan pasang baru atau perubahan sesuai yang ada di formulir FPB atau FBB serta melakukan monitoring titik proses produksi di unit kerja terkait
2.
FPB(Formulir Permohonan Berlangganan) adalah formulir yang digunakan sebagai dasar permintaan pelanggan untuk menggunakan jasa PT.X
3.
SPK (Surat Perintah Kerja) Merupakan surat perintah kerja yang dikeluarkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu
4.
UAT(User Acceptance Test) merupakan kegiatan yang dilakukan bersama dengan pelanggan untuk membuktikan bahwa jasa yang digunakan oleh pelanggan sudah berjalan sebagaimana mestinya.
5.
BAA (Berita Acara Aktivasi) merupakan berita acara yang digunakan antara PT.X dengan pelanggan sebagai bukti bahwa PT.X telah memenuhi layanan yang telah dipilih oleh pelanggan sesuai standar jasa PT.X
6.
BAO(Berita Acara Operasional) merupakan berita acara yang dikeluarkan oleh PT.X dan ditandatangani oleh pelanggan yang menyatakan bahwa jasa yang di-deliver oleh PT.X telah operasional.
7.
Mitra merupakan sebuah institusi yang berbadan hukum, yang terikat kontrak dengan PT.X didalam menunjang implementasi aktivasi jasa PT.X
8.
VSAT (Very Small Aperture Terminal) merupakan media transmisi telekomunikasi data yang menggunakan satelit.
9.
VSAT Nomadic merupakan layanan komunikasi data menggunakan media satelit dengan antena remote bersifat mobile, namun hanya dapat digunakan ketika dalam keadaan diam
10.
VSAT Xpress merupakan layanan internet menggunakan satelit, yang bisa menjangkau seluruh pelosok indonesia.
11.
VSAT Mobile merupakan layanan komunikasi data dengan media satelit dengan antena remote yang bersifat mobile dan dapat digunakan baik dalam keadaan diam maupun keadaan bergerak.
19
Gambar 2.3 Bisnis Proses Aktivasi Komunikasi Data
20
Tabel 2.3 merupakan penjelasan lebih mendetail mengenai bisnis proses aktivasi komunikasi data yang terjadi pada PT.X Tabel 2.3 Bisnis Proses Aktivasi Komunikasi Data
No 1 2
3
4 5 6 7
8 9 10
2.2.7
Kegiatan Menjalankan Prosedur Manajemen Produksi Melakukan identifikasi jenis kebutuhan akses yang akan digunakan. · Jika kebutuhan akses VSAT nya tanpa Internet, dilanjutkan ke proses no.3 · Jika kebutuhan ada Internet, secara paralel mengerjakan proses no.5 Melakukan proses instalasi. Jika Jasa VSAT LA lanjut ke proses no 4. Jika Jasa VSAT Xpress lanjut ke proses 6. Melakukan provisioning jaringan / network. Lanjut Point 9. Melakukan provisioning jaringan / network & Setup Internet.Lanjut Point 9. Menginformasikan kepada Mitra, bahwa pelaksanaan provisioning & setup internet dapat segera dilakukan. Informasi pelaksanaan pekerjaan diterima, dan kemudian melakukan proses Provisioning network (VSAT) & setup internet dengan melakukan koordinasi dengan team pasang baru Lintasarta. Menginformasikan status penyelesaian pekerjaan provisioning & setup internet telah selesai dilakukan. Melakukan aktivasi Melakukan proses BAO, menjalankan prosedur Berita Acara Operasional / BAO Data Com (LAPD2- PRO-012) Bisnis Proses Preventive Maintenance Proses aktivasi selesai, selanjutnya merupakan bisnis proses preventive
maintenance jaringan akses pelanggan. Dimana proses ini bertujuan untuk Untuk menjaga, mempertahankan, dan meningkatkan kualitas layanan serta mencegah atau meminimalkan terjadinya gangguan pada perangkat di remote site sesuai dengan service level yang telah ditetapkan. Bisnis prosesnya dapat dilihat pada gambar 2.5 Beberapa istilah yang ada pada bisnis proses aktivasi komunikasi data adalah sebagai berikut: 1.
Preventive Maintenance yang merupakan kegiatan inspeksi sistematis atau rutin, deteksi, koreksi, dan pencegahan kegagalan awal sebelum terjadi
21
aktual atau kegagalan utama, meminimalkan terjadinya gangguan dan meningkatkan availabilitas jaringan. 2.
IOSS(Integrated Operation and Support System) adalah aplikasi yang digunakan untuk menjalankan proses penanganan gangguan di level fungsi operasional. Di dalamnya termasuk proses pencatatan status penanganan gangguan sampai dengan selesai
3.
Corrective Maintenance adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendeteksi, mengisolasi dan memperbaiki kesalahan agar perangkat, peralatan atau sistem dapat dikembalikan keoperasi normal
4.
Jaringan akses pelanggan adalah jaringan komunikasi data yang digunakan oleh pelanggan, baik berupa jaringan wireless maupun wireline.
5.
NMS (Network Management System) merupakan suatu sistem yang berguna untuk memantau, mengendalikan, dan mengkonfigurasi jaringan dan perangkat, di sisi sentral maupun di sisi pelanggan
6.
Service Interuption merupakan terhentinya layanan sambungan jaringan komunikasi data yang digunakan oleh pelanggan.
7.
Remote Site adalah ruangan operasional untuk penempatan perangkat lunak milik perusahaan dilokasi pelanggan. Ruangan operasional ini didukung oleh sarana penunjang yang dibutuhkan
22
Gambar 2.4 Preventive Maintenance PT.X
23
Tabel 2.4 merupakan penjelasan lebih mendetail mengenai bisnis proses aktivasi komunikasi data yang terjadi pada PT.X Tabel 2.4 Bisnis Proses Preventive Maintenance
No 1
2 3
4
5
6
7
8
9 10
11
12
Kegiatan Melakukan penjadual PM Jaringan Akses Pelanggan yang masuk jadual PM di bulan N+1 yang muncul di menu PM Jaringan Akses Pelanggan Periodik modul IOSS. Fungsi Admin akan memilih jaringan yang akan dijadualkan di bulan depan di menu ini. Melakukan pemeliharaan gangguan jaringan atas dasar analisa gangguan atau permintaan dari Customer. Jaringan akses Pelanggan yang akan diproses PM dicek validitas data teknis maupun administrasinya untuk selanjutnya diinput di menu Perencanaan PM jaringan Akses Pelanggan di modul IOSS. Melakukan konfirmasi Jadwal PM ke Pelanggan melalui email untuk mendapatkan persetujuan Pelanggan dengan tembusan ke Data Com Operation & Maintenance. Mengirim surat (atau dikirim via faksimili) ke Pelanggan yang berisi informasi resmi tentang kegiatan PM dengan tembusan ke Data Com Operation & Maintenance. Memberikan konfirmasi kegiatan PM. · Jika pelanggan setuju maka dilanjutkan ke proses no. 7. · Jika pelanggan tidak setuju maka dilanjutkan ke proses no.18. Mencatat dan/atau mengupdate Jadwal yang telah disetujui oleh Pelanggan. Jika diperlukan konfirmasi ulang, Data Com Operation Maintenance dapat langsung menghubungi Pelanggan sesuai dengan data contact person dari Customer Care. Melakukan persiapan pelaksanaan termasuk pembuatan FMB (Form Mutasi Barang) jika perlu pengadaan perangkat baru, pengurusan perijinan dan koordinasi dengan pihak ke-3 atau Vendor PM (jika diperlukan). Melakukan Cetak SPK (Surat Perintah Kerja) dan menyiapkan form PM yang diperlukan. Melakukan Pelaksanaan Kegiatan PM. · Jika pelaksanaan berhasil maka dilanjutkan ke proses no. 11. · Jika pelaksanaan tidak berhasil maka dilanjutkan ke proses no.18. Mencatat hasil kegiatan di lapangan untuk selanjutnya diinput di aplikasi, close SPK dan penanda tanganan Berita Acara (BA) antara Lintasarta dengan pihak ke- 3/vendor PM jika pekerjaan dilakukan vendor PM. Menganalisa dan verifikasi hasil PM Jaringan untuk menentukan ada tidaknya tindak lanjut untuk jaringan hasil PM tersebut. · Jika memerlukan tindak lanjut maka dilanjutkan ke proses no. 13 · Jika tidak memerlukan tindak lanjut maka dilanjutkan ke proses no. 14
24
13
14 15
16 17 18
2.3
Melakukan Kegiatan PM Jaringan ini memerlukan proses tindak lanjut dengan memanggil Prosedur Tindak Lanjut Pemeliharaan Jaringan Akses Pelanggan. (LAP-D2-NOP-003) Melakukan input kesimpulan dan close PM. Membuat laporan atau surat rekomendasi hasil PM yang harus ditindaklanjuti oleh Pelanggan. Hasilnya di upload ke aplikasi back office. (Selesai) Mengirim hasil PM ke pelanggan Menerima hasil PM Melakukan pembatalan proses PM secara sistem dan diinput ulang sebagai proses baru jika diperlukan. (Selesai)
Metode Penelitian Terdapat beberapa metode penelitian yang dapat digunakaan didalam
pembuatan tugas akhir maupun penelitian, menurut Yusuf didalam bukunya yang berjudul metode penelitian kuantitatif, kualitatif, & penelitian gabungan, mengemukakan tiga metode penelitian, yaitu kuantitatif, kualitatif, serta gabungan. 2.3.1
Metode Penelitian Kuantitatif Pendekatan kuantitatif memandang tingkah laku manusia dapat diramal dan
realitas sosial, objektif dan dapat diukur. Oleh karena itu, penggunaan penelitian kuantitatif dengan instrumen yang valid dan reliabel serta analisis statistik yang sesuai dan tepat menyebabkan hasil penelitian yang dicapai tidak menyimpang dari kondisi yang sesungguhnya. Hal itu ditopang oleh pemilihan masalah, identifikasi masalah pembatasan dan perumusan masalah yang akurat, serta dibarengi dengan penetapan populasi dan sampel yang benar (Yusuf 2013, h.58). Jadi dapat disimpulkan bahwa penelitian kuantitatif merupakan suatu metode penelitian yang dapat diukur dan memiliki alat ukur sehingga hasil penelitian yang nantinya didapat selama melakukan penelitian tidak berbeda jauh dengan keadaan yang sebenarnya dilapangan.
2.3.2
Metode Penelitian Kualitatif Berbeda dengan penelitian kuantitatif, para peneliti kualitatif mencari
makna, pemahaman, pengertian, tentang suatu fenomena, kejadian, maupun kehidupan manusia dengan terlibat langsung dan atau tidak langsung dalam setting
25
yang diteliti, kontekstual, dan menyeluruh. Peneliti bukan mengumpulkan data sekali jadi atau sekaligus dan kemudian mengolahnya, melainkan tahap demi tahap dan makna disimpulkan selama proses berlangsung dari awal kegiatan hingga kegiatan selesai(Yusuf 2013, h.58). Jadi dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif merupakan penelitian mengenai kehidupan manusia didalam suatu fenomena yang terjadi, yang prosesnya tidak bisa sekali jalan, melainkan melalui tahapan yang harus dilakukan agar penelitian dapat berjalan dengan baik.
2.4
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan teknik atau cara-cara yang dapat
digunakan peneliti untuk mengumpulkan data. Metode (cara atau teknik) menunjuk suatu kata yang abstrak dan tidak ditunjukkan dalam benda, tetapi hanya dapat dilihat
penggunaannya
melalui
angket,
wawancara,
pengamatan,
ujian,
dokumentasi, dan lainnya. Peneliti dapat menggunakan salah satu atau gabungan tergantung dari masalah yang dihadapi (Alma 2004, h.69) Jadi metode pengumpulan data dapat disimpulkan sebagai suatu cara yang digunakan oleh peneliti didalam penelitiannya untuk memperoleh data yang dibutuhkan didalam penelitian dengan menggunakan satu atau beberapa metode gabungan yang diperlukan tergantung dari penelitian yang dilakukannya. 2.4.1
Angket (Questionnare) Angket merupakan daftar pernyataan yang diberikan kepada orang lain yang
bersedia memberikan respon sesuai dengan permintaan pengguna. Tujuan penyebaran angket ialah mencari informasi lengkap mengenai suatu maslaah dan responden tanpa merasa khawatir bila responden memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kenyataan dalam pengisian daftar pertanyaan(Alma 2004, h.71). Di samping itu, responden mengetahui informasi tertentu yang diminta. Angket dapat dibagi menjadi beberapa jenis diantaranya: 1.
Angket Terbuka atau angket tidak berstruktur merupakan angket yang diberikan kepada responden dalam bentuk sederhana sehingga didalam
26
pengisiannya dapat diisi sesuai dengan keadaan responden itu sendiri. Keuntungan dari angket terbuka dari pihak responden ialah responden dapat mengisi sesuai dengan keinginan serta keadaan yang dialaminya, bagi pihak peniliti ialah peneliti mendapatkan data yang bervariasi. 2.
Angket Tertutup atau angket berstruktur merupakan angket yang disediakan dalam bentuk sedemikian rupa sehingga responden diminta unutk memilih satu jawaban yang sesuai dengan karakteristik dirinya.
3.
Daftar Cek merupakan suatu daftar yang berisi subjek dan aspek yang akan diamati. Daftar cek dapat menjamin bahwa peneliti mencatat tiap-tiap kegiatan sekecil apapun yang dianggap penting.
2.4.2
Wawancara(Interview) Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk
memperoleh informasi langsung dari sumbernya . wawancara dapat dilakukan apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit(Alma 2004, h.74). Ada beberapa jenis wawancara apabila dibagi berdasarkan sifat pertanyaannya diantaranya: 1.
Wawancara terpimpin yang merupakan wawancara dimana pertanyaan yang diajukan kepada responden sudah menurut daftar pertanyaan yang telah disusun
2.
Wawancara bebas dimana terjadi tanya jawab bebas antara pewawancara dengan responden, tetapi pewawancara tetap menggunakan tujuan penelitian sebagai pedoman memberikan pertanyaan kepada responden.
3.
Wawancara bebas terpimpiin yang merupakan perpaduan antara wawancara terpimpin dengan wawancara bebas. Dalam melaksanakan wawancara ini, pewawancara membawa pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal yang akan ditanyakan.
2.4.3
Pengamatan (Obervation) Observasi yaitu melakukan pengamatan secara alngsung ke objek penelitian
untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan. Apabila objek penelitian bersifat
27
perilaku dan tindakan manusia, fenomena alam(kejadian-kejadian yang ada dialam sekitar), proses kerja dan penggunaan responden kecil.
2.4.4
Ujian(Test) Ujian atau tes merupakan cara pengumpulan data yang prosesnya
memberikan serangkaian pertanyaan atau latihan yang digunakan untuk mengukur keterampilan pengetahuan, intelegensi, kemampuan atau bakat yang dimiliki oleh individu atau kelompok. Ada beberapa jenis tes yang dapat diberikan diantaranya: 1.
Tes
kepribadian
yang
merupakan
tes
yang
digunakan
untuk
mengungkapkan kepribadian seseorang 2.
Tes bakat yang merupakan tes yang digunakan untuk mengukur bakat seseorang terletak pada bidang mana.
3.
Tes prestasi yang merupakan tes yang digunakan untuk mengukur pencapaian seseorang setelah mempelajari sesuatu.
4.
Tes intelegensi merupakan tes yang digunakan untuk membuat penaksiran atau perkiraan terhadap tingkat intelektual seseorang dengan cara memberikan
berbagai
tugas
kepada
oarang
yang
akan
diukur
intelegensinya. 5.
Tes sikap yang merupakan tes yang digunakan untuk mengadakan pengukuran terhadap berbagai sikap seseorang.
2.4.5
Dokumentasi Dokumentasi merupakan suatu cara yang ditujukan untuk memperoleh data
langsung dari tempat penelitian, meliputi buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan kegiatan, foto-foto, film dokumenter, serta data yang relevan dengan penelitian yang dilakukan.
2.5
Audit Sistem Informasi Audit sistem informasi merupakan salah satu bentuk audit operasional,
tetapi kini audit SI sudah dikenal sebagai satu satuan jenis audit tersendiri yang tujuan utamanya lebih untuk meningkatkan tatakelola TI (IT governance). Sebagai
28
suatu audit operasional terhadap manajemen sumber daya informasi, yaitu efektivitas, efisiensi dan ekonomis tidaknya unit fungsional sistem informasi pada suatu organisasi atau pengelolaan sistem informasi pada suatu organisasi. Pelaksanaan audit ini biasanya dilakukan oleh auditor intern dengan menerapkan pengetahuan teknis audit dan sistem informasi maupun pengalamannya, untuk mengevaluasi unit maupun departmen sistem informasi, pengelolaan sumberdaya informasi, pengembangan sistem aplikasi, serta mengevaluasi sistem yang sudah diimplementasikan. Panduan yang dipergunakan dalam audit SI ini untuk di Indonesia adalah Standar Atestasi, dan aturan-aturan yang dikeluarkan oleh organisasi profesi akuntansi seperti IAI di Indonesia, AICPA di USA, atau CICA untuk Kanada, maupun yang lebih khusus lagi, yaitu : dari ISACA atau IIA. Model referensi sistem pengendalian intern lazimnya adalah CobIT
2.6
Model Framework TI Ada beberapa framework yang dapat digunakan sebagai
alat untuk
mengukur suatu perusahaan, diantaranya: 2.6.1
ITIL ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC), yaitu
suatu badan di bawah pemerintah Inggris, yang bekerja sama dengan The IT Service Management Forum (ITSMF), suatu organisasi independen mengenai manajemen pelayanan TI dan British Standard Institute (BSI), suatu badan penetapan standar pemerintah Inggris. ITIL merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM), yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia. ITIL dikembangkan pertama kali pada pada akhir tahun 1980.
2.6.2
COSO COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization
of the Treadway Commission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi
29
dalam meningkatkan kualitas pelaporan finansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dan corporate governance. Komite ini didirikan pada tahun 1985 untuk mempelajari faktor-faktor yang menunjukkan ketidaksesuaian dalam laporan finansial.
2.6.3
ISO ISO/IEC 15504, atau dikenal juga dengan SPICE (Software Process
Improvement and Capability dEtermination) adalah suatu kerangka kerja untuk penilaian proses yang dikembangkan bersama oleh ISO (International Organization for Standardization) dan IEC (International Electrotechnical Commission). ISO/IEC 15504 awalnya diturunkan dari standar siklus hidup proses ISO12207 dan digunakan sebagai dasar pembuatan CMMI.
2.6.4
CMMI (Capability Maturity Model Integration) Capability Maturity Model Integration (CMMI) merupakan suatu model
pendekatan dalam penilaian skala kematangan dan kemampuan sebuah organisasi perangkat lunak. CMMI pada awalnya dikenal sebagai Capability Maturity Model (CMM) yang dikembangkan oleh Software Enginnering Institute di Pittsburgh pada tahun 1987. Namun perkembangan selanjutnya CMM menjadi CMMI. CMMI mendukung proses penilaian secara bertingkat. Penilaiannya tersebut berdasarkan kuisioner dan dikembangkan secara khusus untuk perangkat lunak yang juga mendukung peningkatan proses. CMMI adalah suatu pendekatan perbaikan proses yang memberikan unsurunsur penting proses efektif bagi organisasi. Praktik-praktik terbaik CMMI dipublikasikan dalam dokumen-dokumen yang disebut model, yang masing-masing ditujukan untuk berbagai bidang yang berbeda. Menurut CMMI for Development Version 1.3 Maturity Level di CMMI ada 5, mulai dari yang terendah Maturity Level 1 hingga Maturity Level 5. Maturity level 1 (Initial.)Pada Maturity Level 1 ini proses biasanya ad hoc dan kacau. Perusahaan biasanya tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mendukung proses yang akan dilakukan. Sukses dalam organisasi masih tergantung
30
pada kemampuan individu orang-orang dalam organisasi dan bukan pada penggunaan sistem. Meskipun tingkat kematangan level 1 masih kacau,
perusahaan tetap
menghasilkan produk dan jasa yang bekerja, namun produk dan jasa yang dihasilkan sering melebihi anggaran dan jadwal yang ditentukan dalam rencana mereka.
Tingkat kematangan 1 organisasi juga biasanya ditandai dengan
kecenderungan untuk meninggalkan proses yang dikerjakan didalam waktu krisis, dan tidak dapat mengulangi keberhasilan yang pernah dilakukan. Maturity level 2 ( Managed). Tingkat kematangan 2 perusahaan telah memastikan bahwa proses yang direncanakan telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan, didalam pelaksanaanya perusahaan mempekerjakan orangorang terampil yang memiliki sumber daya yang memadai untuk menghasilkan output yang sesuai dengan rencana. Proses juga melibatkan pemangku kepentingan yang relevan serta dilakukan monitoring didalam pengerjaannya. Proses yang dilakukan pada tingkat kematangan level 2 memastikan bahwa proses yang dikerjakan dipertahankan selama masa kritis berlangsung. Ketika proses sudah mencapai level 2 kegiatan dilakukan dan dikelola sesuai dengan rencana mereka didokumentasikan. Pada tingkat kematangan level 2 proses yang dikerjakan terlihat manajemen didalam pengerjaannya (misalnya kegiatan apa yang harus dilakukan pertama kali, berapa waktu yang diperlukan didalam pengerjaan dan berapa biaya yang dibutuhkan). Komitmen ditetapkan antara para pemangku kepentingan yang relevan dan direvisi sesuai kebutuhan. produk kerja secara tepat dikendalikan. Produk dan layanan pekerjaan memuaskan dan memiliki standar dan prosedur sederhana didalam pengerjaannya. Maturity level 3 (Defined) . Maturity level 3 ditandai dengan proses yang terkarakterisasi serta dipahami dengan baik oleh personil yang terlibat didalamnya, serta proses telah dideskripsikan didalam standar operasional prosedur serta metode pengerjaannya yang terdapat didalam sistem informasi perusahaan. Perusahaan telah memiliki standarnya sendiri didalam melakukan proses dan standar ini sudah dilakukan peningkatan dari waktu ke waktu.pening
31
Perbedaan lain yang penting adalah bahwa pada tingkat kematangan level 3, proses biasanya memiliki penjelesan lebih detail dari pada tingkat kematangan level 2. Sebuah proses yang jelas menyatakan tujuan, masukan, kriteria masuk, kegiatan, peran, langkah-langkah, langkah-langkah verifikasi, output, dan kriteria outpot proses. Pada tingkat kematangan level 3, proses yang dikelola lebih proaktif menggunakan pemahaman tentang hubungan timbal balik dari kegiatan proses dan langkah-langkah rinci proses, produk kerja, dan layanannya. Maturity level 4 (Managed). Pada tingkat kematangan 4, organisasi dan proses memiliki tujuan kuantitatif untuk kualitas dan kinerja proses dan menggunakannya sebagai kriteria dalam mengelola proyek. Tujuan kuantitatif didasarkan pada kebutuhan pelanggan, pengguna akhir, organisasi, dan proses pelaksana. Kualitas dan kinerja proses dipahami dalam hal statistik dan dikelola sepanjang proses berjalan. Untuk subproses yang dipilih, langkah-langkah khusus untuk mengerjakan proses dikumpulkan dan dianalisis secara statistik. Ketika memilih subproses untuk analisis, sangat penting untuk memahami hubungan antara berbagai subproses dan dampaknya terhadap pencapaian tujuan untuk kualitas dan kinerja proses. Perbedaan penting antara tingkat kematangan 3 dan 4 adalah prediktabilitas kinerja proses. Pada tingkat kematangan 4, kinerja proyek dan subproses dipilih dikendalikan menggunakan statistik dan teknik kuantitatif lainnya, dan prediksi berdasarkan pada sistem analisis statistik yang digunakan untuk mengolah data. Maturity level 5 (Optimizing). Pada kematangan level 5, sebuah perusahaan melakukan peningkatkan proses secara berkala berdasarkan pemahaman kuantitatif tujuan bisnis dan kebutuhan perusahaan. Organisasi menggunakan pendekatan kuantitatif untuk memahami perbedaan yang ada dalam proses dan hal yang menyebabkan proses hasil. Kematangan level 5 berfokus pada terus meningkatkan kinerja proses melalui proses bertahap dan inovatif dan teknologi perbaikan. Kualitas dan proses kinerja organisasi tujuan ditetapkan, terus direvisi untuk mencerminkan perubahan bisnis tujuan dan kinerja organisasi, dan digunakan sebagai kriteria dalam mengelola proses perbaikan. Efek dari proses dikerahkan perbaikan diukur dengan menggunakan statistik dan lainnya kuantitatif teknik dan
32
dibandingkan dengan tujuan kinerja kualitas dan proses. proses proyek didefinisikan, set organisasi standar proses, dan teknologi pendukung adalah target dari terukur kegiatan perbaikan. Perbedaan penting antara tingkat kematangan 4 dan 5 adalah fokus pada mengelola dan meningkatkan kinerja organisasi. Pada tingkat kematangan 4, organisasi dan proyek fokus pada pemahaman dan mengendalikan kinerja di tingkat sub proses dan menggunakan hasil untuk mengelola proyek. Pada tingkat kematangan 5, organisasi yang bersangkutan dengan keseluruhan kinerja organisasi menggunakan data yang dikumpulkan dari beberapa proyek. Analisis data mengidentifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam kinerja. kesenjangan ini digunakan untuk mendorong perbaikan proses organisasi yang menghasilkan peningkatan terukur dalam kinerja. 2.7
COBIT 5 COBIT 5 merupakan sebuah kerangka atau framework menyeluruh yang
dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan. 2.7.1
Sejarah Perkembangan COBIT COBIT muncul pertama kali pada tahun 1996 yaitu COBIT versi 1 yang
menekankan pada audit, COBIT versi 2 pada tahun 1998 yang menekankan pada tahap pengendalian, COBIT versi 3 pada tahun 2000 yang berorientasi kepada manajemen, COBIT versi 4 pada bulan desember 2005 dan versi 4.1 pada bulan mei 2007 lebih mengarah pada tata kelola TI, dan terakhir COBIT versi 5 pada bulan juni 2012 yang menekankan tata kelola TI pada perusahaan.
2.7.2
Definisi COBIT 5 COBIT 5 merupakan sebuah kerangka menyeluruh yang dapat membantu
perusahaan dalam mencapai tejuannya untuk tata dan manajemen TI perusahaan. Secara sederhana COBIT 5 membantu perusahaan menciptakan nilai optimal dari TI dengan cara menjaga keseimbangan antara mendapatkan keuntungan dan mengoptimalkan tingkat resiko dan penggunaan sumbar daya. COBIT 5
33
memungkinkan TI untuk dikelola dan diatur dalam cara yang lebih menyeluruh untuk seluruh lingkup perusahaan, meliputi seluruh lingkup bisnis dan lingkup area fungsional TI, dengan mempertimbangkan kepentingan para stakeholder internal dan eksternal yang berhubungan dengan TI. COBIT 5 bersifat umum dan berguna untuk segala jenis ukuran perusahaan, baik itu sektor komersial, sektor non profit atau pada sektor pemerintahan atau publik. COBIT 5 didasarkan pada lima prinsip kunci untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Kelima prinsip ini memungkinkan perusahaan untuk membangun sebuah kerangka tata kelola dan manajemen yang efektif, yang dapat mengoptimalkan investasi dan penggunaan TI untuk mendapatkan keuntungan bagi para stakeholder.
2.7.3
Lima Prinsip Dalam Cobit 5 Cobit 5 memiliki lima prinsip utama untuk tata kelola serta manajemen
perusahaan TI diantaranya : 1.
Memenuhi Kebutuhan Stakeholder. Perusahaan menciptakan nilai bagi para stakeholder-nya dengan menjaga keseimbangan antara realisasi keuntungan dan optimasi risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT 5 menyediakan semua proses yang dibutuhkan dan pemicupemicu lainnya untuk mendukung penciptaan nilai bisnis melalui penggunaan TI. Oleh karena itu setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda, sebuah perusahaan dapat mengkustomisasi COBIT 5 agar sesuai dengan konteks perusahaan itu sendiri melalui pengaliran tujuan (goal cascade), menerjemahkan tujuan utama perusahaan menjadi tujuan yang dapat diatur, spesifik dan berhubungan dengan TI, serta memetakan tujuan-tujuan tersebut menjadi prosesproses dan praktik-praktik yang spesifik.
2.
Melingkupi Seluruh Perusahaan COBIT 5 mencakup semua fungsi dan proses dalam perusahaan. COBIT 5 tidak hanya fokus pada ‘fungsi TI’, namun memperlakukan informasi dan teknologi yang berhubungan dengannya sebagai suatu aset yang perlu ditangani oleh semua orang dalam perusahaan seperti juga aset-aset
34
perusahaan yang lain. COBIT 5 mempertimbangkan semua pemicu untuk tata kelola dan manajemen yang berhubungan dengan TI agar dapat digunakan secara menyeluruh dalam perusahaan, termasuk semua orang dan semua hal internal dan eksternal yang berhubungan dengan tata kelola dan manajemen informasi dan TI perusahaan. 3.
Menerapkan Suatu Kerangka Tunggal yang Terintegrasi Ada beberapa standar dan best practices yang berhubungan dengan TI, masing-masing menyediakan panduan dalam sebuah bagian dari aktivitas TI. COBIT 5 adalah sebuah kerangka tunggal dan terintegrasi karena COBIT 5 selaras dengan standar dan kerangka kerja lain yang relevan dan terbaru, dan hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk menggunakan COBIT 5 sebagai kerangka kerja untuk tata kelola dan manajemen secara menyeluruh dan terintegrasi.
4.
Menggunakan Pendekatan yang Menyeluruh Tata kelola dan manajemen TI perusahaan yang efektif dan efisien memerlukan suatu pendekatan yang menyeluruh, dan melibatkan beberapa komponen yang saling berinteraksi. COBIT 5 mendefinisikan serangkaian pemicu untuk mendukung implementasi sistem yang komprehensif tentang tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Pemicu adalah faktor yang secara individual maupun kolektif mempengaruhi apakah sesuatu dapat berjalan dengan baik, dalam kasus ini adalah apakah tata kelola dan manajemen TI perusahaan dapat berjalan dengan baik.
5.
Pemisahan Tata Kelola dari Manajemen Kerangka COBIT 5 memuat suatu perbedaan yang jelas antara tata kelola dan manajemen. Dua disiplin yang berbeda ini juga meliputi aktivitas yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang berbeda dan melayani tujuan yang berbeda pula.
2.7.4
Model Kapabilitas Dalam COBIT 5 Para pengguna COBIT 4.1, RiskIT, dan ValIT mungkin sudah mengenal
adanya model kematangan proses dalam kerangka-kerangka tersebut. Model
35
tersebut digunakan untuk mengukur tingkat kematangan proses yang berhubungan dengan TI dalam suatu perusahaan, untuk mendefinisikan persyaratan tingkat kematangan, dan untuk menentukan celah diantara tingkat-tingkat kematangan serta bagaimana untuk meningkatkan proses dalam rangka untuk mencapai tingkatan kematangan yang diinginkan. Sedangkan pada COBIT 5, dikenalkan adanya model kapabilitas proses, yang berdasarkan pada ISO/IEC 15504, standar mengenai Software Engineering dan Process Assessment. Model ini mengukur performansi tiap-tiap proses tata kelola (EDM-based) atau proses manajemen (PBRM based), dan dapat mengidentifikasi area-area yang perlu untuk ditingkatkan performansinya. Model ini berbeda dengan model proses maturity dalam COBIT 4.1, baik itu pada desain maupun penggunaannya. Keuntungan model kapabilitas proses COBIT 5 dibandingkan dengan model kematangan proses dalam COBIT 4.1, diantaranya : 1.
Meningkatkan fokus pada proses yang sedang dijalankan, untuk meyakinkan apakah sudah berhasil mencapai tujuan dan memberikan outcome yang diperlukan sesuai dengan yang diharapkan.
2.
Konten yang lebih disederhanakan dengan mengeliminasi duplikasi, karena penilaian model kematangan dalam COBIT 4.1 memerlukan penggunaan sejumlah komponen spesifik, termasuk model kematangan umum, model kematangan proses, tujuan pengendalian dan proses pengendalian untuk mendukung proses penilaian model kematangan dalam COBIT 4.1.
3.
Meningkatkan keandalan dan keberulangan dari aktivitas penggunaan kapabilitas proses dan evaluasinya, mengurangi perbedaan pendapat diantara stakeholder dan hasil penilaian.
4.
Meningkatkan kegunaan dari hasil penilaian kapabilitas proses, karena model baru ini memberikan sebuah dasar bagi penilaian yang lebih formal dan teliti.
5.
Sesuai dengan standar penilaian yang dapat diterima secara umum sehingga memberikan dukungan yang kuat bagi pendekatan penilaian proses yang ada dipasaran.
36
