BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Komunikasi 2.1.1 Pengertian Komunikasi Komunikasi merupakan unsur paling penting dan menjadi dasar bagi segala aktivitas kehidupan manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain, begitu juga hal nya bagi suatu lembaga atau organisasi. Istilah komunikasi dalam bahasa inggris disebut dengan comunication, berasal dari kata communication atau communis yang berarti sama maknanya atau pengertian yang sama dengan maksut untuk mengubah pikiran,sikap, perilaku penerima dan melaksanakan apa yang di inginkan oleh komunikator.3 Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai : The Process by which an individual (the comunicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behavior of othe individuals (communicates)4 Dengan kata lain, komunikasi adalah proses individu dalam mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Definisi Hovland menunjukan bahwa yang dijadikan objek studi Ilmu
3 4
Widjaja, A.W., Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta, 2005, Hal. 8. Ibid.
13
komunikasi bukan saja penyampaian informasi, melainkan juga pembentukan pendapat umum (public opinion) dan sikap publik (public attitude). Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan).5 Menurut pakar ilmu komunikasi, Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen H. Broom, pengertian komunikasi adalah: “ Communication as intercourse by words, letters or message, interchange of thoughts or opinion” 6 Komunikasi menurut Robert D.Ross bahwa komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations. Public mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian public serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations.7 Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang komunikator menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). Berdasarkan pengertian Hovland, bahwa pengertian komunikasi ditekankan kepada tujuan utama komunikator dalam melakukan komunikasi adalah untuk mengubah sikap komunikan. 5
Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2009, Hal. 11 6 Cutlip, Scott M., Allen H. Center and Glen H. Broom, Effective Public Relations, International Edition (8th Edition), Prentice Hall, New Jersey,2000, Page.260. 7 Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations & Media komunikasi, Raja Grafindo, Jakarta, 2012, Hal. 83.
14
Namun bentuk komunikasi yang disampaikan oleh Hovland adalah bentuk komunikasi verbal yakni penggunaan kata-kata sebagai usaha melakukan perubahan sikap orang. Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program humas modern. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan karyawan.8
2.1.2 Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.9 Definisi diatas juga diperkuat oleh Everet M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya, Communication in Organization, yang mendefinisikan sebagai berikut: “a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals”.
8
Frazier Moore, Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung 2004, hal 87. 9 R. Wayne Pace and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi: Strategi meningkatkan kinerja organisasi, PT.Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001, hal. 31
15
Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. Salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu kumpulan atau satu sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang di tetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Disamping itu di dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam setiap intitusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.10 Menurut seorang ahli komunikasi Charle Redding & George A. Sanborn, komunikasi organisasi adalah sebuah kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks.11 Dalam hal ini komunikasi berperan dalam pembentukan dan penerjemahan diantara individu terhadap berbagai informasi yang ada dalam sebuah organisasi.
10
Sasa Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta 2007, hal. 44 11 Ibid. hal 164
16
Kemudian menurut GoldHaber, Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationship).12 Uraian arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam bukunya Understanding Human Communication yang dikutip oleh Djuarsa Sendjaja, mencoba menguraikan masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut:13 a. Downward Communication atau Komunikasi kepada bawahan Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas kebawah ini adalah: a) Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job reasonanble) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
12 13
Loc.cit hal 45 Ibid. Hal.46
17
b. Upward communications atau komunikasi kepada atasan Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) penyampaian
informasi
tentang
persoalan-persoalan
pekerjaan
ataupun tugas yang ridak dapat diselesaikan oleh bawahan c) penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaan nya.
c. Horizontal communication atau komunikasi horizontal Tindakan komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi ini adalah a) memperbaiki koordinasi tugas b) upaya pemecah masalah c) saling berbagi informasi d) upaya memecahkan konflik e) membina hubungan melalui kegiatan bersama
Sehubungan dengan penelitian yang dilakukan mengenai kegiatan internal humas, maka peneliti membahas mengenai kegiatan internal humas. Kegiatan
18
dengan sesama karyawan pada suatu organisai (staff relations) atau sesama anggota sebuah organisasi lebih berfokus pada aspek aspek manusiawi sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan industri (Industrial Relation). Kegiatan internal Humas dapat berbagai macam jenisnya, seperti menjalin komunikasi dengan baik antar karyawannya, menjaga iklim komunikasi, menerbitkan media internal, dan sebagainya, yang menyangkut kelangsungan kinerja organisasi itu sendiri beserta dengan anggota organisasinya.
2.1.3 Komunikasi Internal Komunikasi internal menunjukan pertukaran informasi antara manajemen organisasi dengan publik internalnya yaitu para karyawan. Karyawan merupakan kunci utama suksesnya program yang berfungsi yaitu mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang di fikirkan manajemen dan mengusahakan manajemen mengetahui apa yang difikirkan oleh karyawan.14 Menurut Onong Uchjana Effendy, “Komunikasi internal adalah komunikasi antar manajer dengan komunikasi berada didalam organisasi dan terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan dipimpin, maka dalam manajemen tidak saja terjadi komunikasi antar pegawai yang sama status atau pangkatnya tetapi juga pegawai yang memimpin dan di pimpin, artinya komunikasi terjadi kesemua status atau pangkat”.15
14
Rachmadi. F., Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1992 15 Onong Uchana Effendy, Human Relations dan Public Relations, Bandung : Mandar Maju, 1993, hal. 31
19
Komunikasi internal dapat dilakukan melalui beberapa jalur yaitu sebagai berikut:16
a. Komunikasi arus kebawah (downward communication) yakni dari pihak perusahaan kepada karyawannya. Misalnya berupa pimpinan, instruksi, informasi, spesifikasi tekhnis suatu pekerjaan yang akan diberikan kepada bawahannya. b. Komunikasi arus keatas (upward communication), yaitu dari pihak karyawan kepada perusahaan. Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berbentuk tulisan dan lisan, atau laporan hasil dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. c. Komunikasi sejajar (sideways communication) yang berlangsung antar karyawan misalnya informasi mengenai pekerjaan atau menyangkut kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya. Dapat juga mengenai kegiatan diluar pekerjaan dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan.
Sedangkan fungsi komunikasi internal menurut Frazier Moore yaitu:17 Terciptanya saling pemahaman dan kerjasama diantaranya karyawan dalam bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.
16
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi dan Aplikasi, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2006 hal .276 17 Frazier Moore, Humas : Membangun Citra Dengan Komunikasi, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004, Hal. 276
20
2.2 Humas 2.2.1 Pengertian Humas Humas sebagai metode komunikasi sering disebut humas sebagai lembaga (Public Relations as state of being). Humas sebagai lembaga umumnya hanya terdapat pada organisasi-organisasi besar karena kegiatan berkomunikasi dengan public tidak mungkin dilakukan oleh si pemimpin organisasi sendiri. Seperti telah dijelaskan, kegiatan humas sebenarnya harus dilaksanakan oleh pemimpin organisasi sendiri. Akan tetapi, oleh karena publik yang menjadi sasaran kegiatannya terlalu banyak jumlahnya, baik yang berada di dalam maupun luar organisasi, maka dibentuklah suatu bagian khusus untuk melaksanakan kegiatan itu, dengan nama bagian humas, seksi humas, biro humas, urusan humas, atau istilah-istilah lain sesuai dengan struktur organisasi yang bersangkutan.18 Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.19. Istilah humas diartikan sebagai segala kontak dan hubungan yang diadakan oleh suatu organisasi dengan semua bentuk “Publik” baik publik internal maupun publik eksternal. Hubungan-hubungan ini meliputi semua bentuk komunikasi ataupun kekurangan komunikasi. Harus diingat pula, bahwa untuk 18
Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat: Suatu Studi Komunikologis, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006, Hal. 19. 19 Frank Jefkins, Public Relations, Edisi keempat, Erlangga 1995, hal .9
21
terjadinya komunikasi harus terdapat unsur “menerima dan memberi” atau dialog antara pihak-pihak yang berhubungan. Oleh karena itu akan lebih mudah mengembangkan suatu batasan kalau terlebih dulu kita menelaah unsur-unsur yang harus ada dalam suatu definisi. Humas adalah 1) Suatu fungsi manajemen, 2) Suatu fungsi komunikasi, 3) Suatu fungsi penelitian dan penilaian, 4) Suatu fungsi yang dirancang untuk meningkatkan saling pensgertian, keserasian dan masukan yang demokratis ke dalam suatu proses pengambilan keputusan.20 Sebagaimana telah dikemukakan, Definisi berikutnya, “Humas adalah suatu filsafat sosial dan manajemen yang dinyatakan dalam kebijaksanaan beserta pelaksanaanya, yang melalui intepretasi yang peka mengenai peristiwa-peristiwa berdasarkan pada komunikasi dua arah dengan publiknya berusaha untuk memperoleh saling perngertian dan itikad baik.21 2.2.2 Humas Pemerintah Pada dasarnya terdapat beberapa bagian fungsi dan tugas humas pemerintahan pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersil) perusahaan profit dan perusahaan non profit adalah tidak adanya unsur komersil walaupun humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dengan hal publikasi, promosi dan periklanan. Humas pemerintahan lebih menekankan demi meningkatkan pelayanan umum (Public Service).22
20
Black Sam & Sharpe L.Melvin, Ilmu Hubungan Masyarakat Praktis, PT. Intermasa, Jakarta, 1988, Hal.4 21 Frazier Moore, Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung 2004, hal 7 22 Astrid S. Susanto, Komunikasi Dalam Teori dan Praktek, Bandung: Bina Cipta, 1998. Hal 337
22
Keberadaan sebuah unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) disebuah lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan suatu kegiatan atau aktifitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat kedalam maupun kepada masyarakat luar pada umumnya. Melalui
unit
atau
program
kerja
humas,
pemerintah
dapat
menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban pemerintahannya. Menurut John D. Millett dalam bukunya, Management In Public Service the Quest for Effective Performance, artinya humas / pr dalam dinas instansi/lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya, yaitu sebagai berikut:23 1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desires and aspiration). 2. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi / lembaga pemerintah seperti yang di kehendaki oleh pihak publicnya (advising the public about what is should desire).
23
Ruslan Rosady. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi edisi revisi 10. Jakarta : Rajawali. 2010. Hal. 341-342
23
3. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang di peroleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan (ensuring satisfactory contact between public and goverment official). 4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemerintahan yang bersangkutan (informing and about what an agency is doing). Komunikasi pemerintah lokal secara umum dikatakan bahwa di bangun dalam dua cara berbeda. Yang pertama terletak dalam suatu unit komunikasi terpusat yang didasarkan pada pusat korporat atau bagian pimpinan dan bekerja seperti sebuah agen pelayanan komunikasi penuh dengan tanggung jawab untuk semua fungsi pemasaran dan komunikasi. Departemen tersebut akan meletakan aturan-aturan dan panduan-panduan tentang keterlibatan komunikasi dan juga memantau serta mengawasi cara-cara pelaksanaan nya. Yang kedua didasarkan pada sebuah struktur yang terpisah tanpa unit terpusat, namun dengan sejumlah petugas departemen yang menyediakan fungsi-fungsi pemasaran bagi suatu pelayanan tertentu.24 Keberadaan unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) di sebuah lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang di tujukan baik untuk hubungan masyarakat kedalam, maupun kepada masyarakat luar pada
24
Butterick Keith, Pengantar Public Relations Teori dan Praktik. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta, 2012. Hal.195-196
24
umumnya. Humas dapat merupakan suatu alat atau saluran (the PR as tools or channels of goverment publication) untuk mempelancar jalannya interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja sama dengan pihak pers, media cetak atau elektronik dan hingga menggunakan media tradisional lainnya (wayang kulit atau wayang golek dan lain sebagainya).25
2.3 Employee Relationss Dalam dunia Public Relations, dikenal hubungan masyarakat internal (Employee relations), yaitu publik yang terdiri dari para pekerja (karyawan) menjadi bagian utama dari unit usaha, perusahaan atau instansi itu sendiri. Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations(1992), hubungan publik internal tersebut sama pentingnya dengan hubungan masyarakat eksternal, karena kedua bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait erat satu sama lain.26 Definisi Employee Relations menurut, Scott M.Cutlip, Allen H.Center dan Gleen M.Broom adalah: The goals of employee communication are two identify, establish and maintain mutual benefical relationship between the organization and the employee. Pelaksanaan kegiataan employee relations dipergunakan untuk mengenal,menyusun, dan kemudian memelihara hubungan
25
Ruslan Rosady. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi edisi revisi 10. Jakarta : Rajawali. 2010. Hal. 343 26 Ibid Hal. 271
25
yang harmonis antara organisasi dengan para karyawannya dan manfaatnya dapat dirasakan oleh kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. Pengertian Employee Relations (internal relations) yang lain adalah merupakan hubungan yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan antara pimpinan dengan karyawan, hal tersebut menjadi perhatian utama dalam kegiatan manajemen perusahaan.27 Dengan demikian kegiatan employee relations memang penting dilaksanakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Saat ini masih banyak perusahaan yang mengabaikan karyawan sebagai sasaran kegiatan PR. Banyak memfokuskan kegiatannya ke public eksternal, padahal semestinya mendapat perhatian yang sama dan seimbang. Fungsi PR tidak berkaitan dengan penerimaan karyawan baru, penggajian, kenaikan pangkat, pensiun, dan yang lainnya, tetapi berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan para karyawan. Dengan menjalin hubungan yang harmonis dengan karyawan, atau bawahan, mereka dapat dianggap oleh perusahaan tidak hanya sekedar bekerja, dengan begitu pula atasan tidak segan untuk memberikan semangat atau motivasi bagi karyawan. “Employee Relations” merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-
27
Rhenald Khasali. Manajemen Public Relations. Jakarta: Grafiti. 1994. Hal.78
26
hari di belakang bangku kerja tukang kayu, dibelakang mesin, atau dibelakang meja tulis”. Demikian seorang ahli purel Archibald William.28 Seorang PR atau Humas harus senantiasa mengadakan kontak pribadi dengan para karyawan, dengan mengadakan kontak pribadi dengan para karyawannya, berkomunikasi dengan mereka seperti mendatangi mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, keinginan, harapan dan perasaannya. Seorang PR akan berhasil dalam pelaksanaan hubungan dengan karyawan apabila ia memahami kebutuhan karyawan dan menciptakan hubungan yang harmonis dengan karyawan dengan manajemen serta mendapatkan feedback dari karyawan terhadap kegiatan-kegiatan komunikasi yang telah dilaksanakan. Dari uraian tersebut terlihat bahwa Employee Relations merupakan suatu kegiatan atau program yang perlu dilaksanakan oleh setiap perusahaan untuk membina hubungan yang baik dengan karyawan juga untuk mengelola sumber daya manusia agar lebih produktif untuk mencapai tujuan perusahaan dan memajukan perusahaan.
28
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations, cv Mandar Maju, Bandung, 1993, Hal:144
27
2.4 Manajemen Public Relations Manajemen berasal dari kata manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan ururtan dari fungsi-fungsi manajemen itu sendiri. Sehingga manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Menurut Malayu Hasibuan, manajemen adalah: “Sebagai proses pengkoordinasian kegiatan-kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.”29 Manajemen Public Relations merupakan suatu proses pengorganisasian jangka panjang dari berbagai fakta, sumber informasi menyangkut sesuatu “kekuatan dan kelemahan” yang dimiliki oleh lembaga yang bersangkutan, hingga pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kehumasan yang aktifitasnya untuk mengungkapkan “peluang yang ada” secara langsung atau tidak langsung, bertujuan menciptakan suatu persepsi atau kesan-kesan yang positif, baik diberikan secara individual maupun penilaian opini public yang menguntungkan terhadap lembaga, organisasi nama perusahaan dan produknya dewasa yang penuh dengan resiko ancaman, persaingan yang cukup tajam.30 Pengertian di atas menyimpulkan bahwa manajemen PR sangat bermanfaat dalam proses pengorganisasian dalam jangka panjang dengan melakukan analisis akan kekuatan, kelemahan dan peluang dapat digunakan dalam kerangka kegiatan PR yang bertujuan menciptakan citra yang positif demi 29
Hasibuan, Malayu, Organisasi dan Motivasi: Dasar Peningkatan Produktivitas, Bumi Aksara, 2004, hal.6 30 Rosady Ruslan, Manajemen PR & Manajemen Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta. 1998. Hal.131
28
menghalau dan menghadapi segala bentuk resiko, ancaman dan persaingan perusahaan. Menurut Mc Elreathm manajemen Public Relations adalah kegiatan penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasiaan dari suatu kegiatan komunikasi yang di sponsori oleh organisasi berawal dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers melalui satelit internasional, pembuatan
brosur
hingga
kampanye
nasional
melalui
multimedia,
menyelenggarakan acara open house bagi pendukung kampanye politik dan pengumuman pelayanan public menghadapi kasus manajemen krisis.31
Manajemen humas dapat dikatakan sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam kegiatan kehumasan. Mc Elreath menyatakan, manajemen humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi. Manajemen humas bisa mencakup: 1. Manajemen terhadap seluruh kegiatan kehumasan yang dilakukan oleh organisasi. 2. Manajemen terhadap kegiatan-kegiatan kehumasan yang lebih spesifik atau yang berupa satuan-satuan kegiatan kehumasan. Fungsi dasar manajemen merupakan suatu proses kegiatan atau pencapaian tujuan pokok dari organisasi atau lembaga dan biasanya berkaitan dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber daya yang dimiliki oleh 31
Ibid.Hal.31
29
organisasi atau lembaga tersebut. Pada dasarnya dalam menunjang keberhasilan mencapai tujuan utama manajemen perusahaan bekerja sama dengan berbagai pihak terkait.32 Pengertian manajemen PR secara konseptual, fungsional dan unsurunsurnya dalam kegiatan, serta faktor-faktor yang mempengaruhi pengertian manajemen PR dalam suatu organisasi, baik untuk tujuan komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal communication), membangun hubungan baik maupun komunikasi persuasive yang searah (one way persuasive communication), yang pada akhirnya bertujuan untuk membangun saling pengertian, menghargai, dukungan baik dan hingga menciptakan citra positif.
2.5 Pengelolaan Media Internal Dalam hubungannya dengan komunikasi perusahaan, media internal di terbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga atau pemerintahan. hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan media internal atau jurnal internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari Humas. Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan publik internal, kemajuan teknologi
telah
mengubah
cara
komunikasi
dihasilkan,
didistribusikan,
ditampilkan, dan disimpan. Untuk berkomunikasi dengan khalayak internal, Humas menggunakan media komunikasi internal sebagai alat komunikasi.
32
I Gusti Ngurah Putra, Manajemen Hubungan Masyarakat, Universitas Terbuka, Jakarta, 2010. hal.1
30
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang Humas dibantu beberapa langkah yang harus dilakukan agar proses tersebut berjalan lancar Cutlip, Center, dan Broom menguraikan proses kerja PR dalam fourstep problem-solving process, sebagai berikut: 33 a. Fact Finding Langkah pertama ini termasuk penyelidikan, pemeriksaan dan mengawasi pengetahuan, opini, tingkah laku, dan perbuatan yang berhubungan dan mempengaruhi tindakan dan kebijakan dari organisasi. Intinya, ini merupakan fungsi intelijen organisasi. Ini merupakan landasan dari langkah-langkah lain dalam proses penyelesaian masalah dengan menemukan “Apa yang terjadi saat ini?” b. Planning and Programming Informasi yang telah terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan mengenai publik program, tujuan, tindakan, dan strategi, dan taktik dan tujuan komunikasi. Ini termasuk memfaktorkan penemuan dari langkah pertama ke dalam kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua dalam proses ini menjawab “Berdasarkan apa yang telah kita pelajari dari situasi, apa yang seharusnya kita ubah atau lakukan, dan katakan?”
33
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, and Glen M. Broom, Effective Public Relations, PT Pustaka Utama Grafiti, 1994, hal.320
31
c. Taking action and communicating Langkah ketiga adalah mengimplementasikan program tindakan dan komunikasi yang telah dibuat untuk mencapai tujuan tertentu untuk setiap publik untuk menyelesaikan tujuan program. Pertanyaan pada langkah ini adalah “Siapa yang seharusnya melakukan dan mengatakannya, dan kapan, dimana, dan bagaimana?” d. Evaluating the program Langkah terakhir dari proses ini adalah menilai persiapan, implementasi, dan hasil akhir dari program yang dijalankan. Penyesuaian dilakukan selama program sedang dilakukan, berdasarkan dari feedback evaluasi mengenai bagaimana ini bekerja. Program dilanjutkan atau diberhentikan setelah mengetahui “Bagaimana yang sedang kita lakukan, atau bagaimana yang sudah kita lakukan?” Pada perkembangannya, public relations telah berkembang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari keberadaan sebuah perusahaan (korporasi). Profesional PR dilihat sebagai kalangan yang mampu mengubah situasi buruk pada keadaan yang lebih baik. Profesional PR dianggap mampu menciptakan hubungan baik dengan kalangan jurnalis dan membantu pimpinan puncak perusahaan menjadi komunikator yang handal.
32
Dalam pengelolaan, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah mahluk kerja. Oleh karena itu, pengelolaan timbul karena adanya orangorang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sering kita mendengar kata pengelolaan, namun banyak diantara kita tidak tahu pengertian pengelolaan tersebut. Berikut pengertian pengelolaan menurut beberapa ahli: 1. Mary Parker Follet Pengelolaan sebagai seni menyelesaikan pekerjaan, mengatur dan lebih mengarah pada tujuan organisasi.
2. Ricky W Griffin Pengelolaan sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan sementara efisien berarti ada tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.
3. Koontz and Donnel Pengelolaan adalah terlaksananya pekerjaan sesuai dengan tujuan organisasi.
33
4. Millet Pengelolaan adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan yang terorganisir secara formal sebagai proses untuk memperoleh tujuan yang diinginkan.34 Dari semua keterangan para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses dan kegiatan yang dilakukan seseorang untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Mengelola sebuah organisasi atau perusahaan tidak dapat dilepaskan dari peran pengelolaan komunikasi. Seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan dapat bergerak sesuai rencana karena komunikasi yang lancar antar tiap bagian. Bukan hanya itu, komunikasi antara manajemen dan seluruh pegawai juga penting untuk dijaga. Karena bila arus komunikasi mengalir dengan lancar, maka aspirasi dapat di akomodasi dengan baik. Tetapi bila arus komunikasi tidak lancar, maka aspirasi tersumbat.35 Media internal adalah saluran yang digunakan untuk mendukung kegiatan Public Relations dalam berkomunikasi dengan publik internalnya (karyawan) dalam suatu organisasi. Media atau saluran komunikasi diharapkan dapat menjadi sarana dalam memberikan informasi mengenai langkah organisasi dalam mencapai tujuan dan pemenuhan kebutuhan antara perusahaan dengan karyawan dapat berlangsung lewat media komunikasi tersebut. Pengertian media internal 34
S. Rachmad Hakim,Nanang Indra P. Pelatihan Pengelolaan Website. Jakarta: Elex Media Komputerindo. 2009 hal.20 35 Fariani, Silvia Rita & Aryanto Widodo, Panduan Praktisi PR, PT Elex Media Komputindo, 2009, hal. 19
34
yang lainnya dapat di artikan secara luas, yakni sebagai bahan informasi yang di terbitkan sacara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga atau pemerintahan. Hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan media internal atau jurnal internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari Humas. Dalam hubungannya dengan komunikasi perusahaan, media internal diterbitkan untuk mengelola proses penyusunan informasi yang berkaitan dengan berbagai hal profil perusahaan yang dibutuhkan untuk aktivitas Humas Internal. Hal ini selaras dengan pengertian media menurut Ronald adalah “merupakan jalur penting dalam kegiatan-kegiatan public relations”.36 Karena dengan media, PR dapat mengatur pesan penting yang akan disampaikan dalam suatu kemasan dengan baik dan ditujukan kepada sasaran yang tepat. Sedangkan pengertian media internal menurut Ardianto adalah media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan nonkomersial serta lazim digunakan dalam aktifitas public relations.37 Disini peneliti mengartikan bahwa media internal adalah media yang digunakan untuk kalangan tertentu yang dimaksut adalah karyawan. Dimana media tersebut dibagikan secara gratis kepada karyawan untuk memberikan berbagai informasi tentang perusahaan. Dengan demikian karyawan mendapat
36
Ronald D. Smith. Strategic Planning For Public Relations. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Publisher. 1992, p. 153 37 Soemirat dan Ardianto. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2009, hal.75.
35
informasi yang diperlukan tentang arah dan dinamika seputar perusahaan dimana mereka bekerja yang juga dapat bermanfaat untuk mengambil sebuah keputusan.
2.6 Tujuan dan Fungsi Media Internal Tujuan utama media internal adalah memberikan informasi kepada publik mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi, menstimulasi peningkatan mutu dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan kebutuhan akan hasil yang lebih baik serta peranan individual mereka dalam tujuan organisasi. Disamping media internal memiliki tujuan umum, senantiasa disertai dengan tujuan khusus juga yaitu untuk memperbaiki hubungan kepegawaian, menjelaskan struktur, finansial, dan peranan organisasi termasuk peranan keuntungan, serta menampilkan desas-desus negatif yang mungkin bisa menimbulkan salah pengertian dan ketidakpuasan.38 Tujuan diterbitkannya media internal oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan. 2. Menekan kebutuhan dan hasil yang diiinginkan karyawan. 3. Membantu meningkatkan semangat loyalitas karyawan. 4. Memberikan informasi kepada karyawan tentang produk dan operasional.
38
Freezer Moore, Humas: Prinsip kasus dan Masalah, Buku 1, Bandung, 1987 hal.20
36
5. Memperbaiki hubungan perburuhan.39 Dalam media internal, adapun informasi yang terkandung didalamnya harus mempunyai fungsi bagi pembacanya, diantaranya adalah: 1. Fungsi Normatif, artinya materi publikasi berfungsi informasi apabila materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembacanya. 2. Fungsi Edukatif, memperlihatkan kepada pembaca tentang cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau cara baru untuk mengatasi sebuah masalah. 3. Fungsi Hiburan, materi publikasi berfungsi menghibur apabila informasi yang terkandung memberikan ganjaran psikologis.40
2.6.1 Jenis dan Bentuk Media Internal Dalam melaksanakan kegiatan Humas untuk mengelola media internal terdapat beberapa jenis media yang di produksi sendiri oleh perusahaan salah satunya yaitu jurnal internal, Jurnal internal atau House Internal adalah istilah yang dapat diartikan secara lebih luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur untuk mencapai khalayak tertentu yaitu para staff dan anggota organisasi. Berikut adalah variasi bentuk jurnal internal:
39
Ibid.Hal 291 Uchjana, Onong, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung. PT Remaja Rosdakarya, 1994, Hal 218 40
37
1. Majalah, jurnal internal dengan format majalah biasanya berukuran A4. Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure. Hal ini tergantung dari kebijakan dan kemampuan organisasi atau perusahaan. 2. Koran, meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho. 3. Newsletter, jumlah halamannya biasanya lebih sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau dapat di produksi pada mesin fotokopi kantor. 4. Majalah Dinding, bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal.41 Media perusahaan yang biasa dipergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering dipergunakan oleh praktisi public relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi.42
41
Frank Jefkins, Public Relations, Edisi kelima, Erlangga 2004, hal 147 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsep dan Aplikasi (cetakan ke-7), Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2006, hal. 201-202 42
38
Menurut Deddy Mulyana dalam bukunya Metodologi Penelitian Komunikasi, jenis-jenis media publikasi organisasi antara lain sebagai berikut:43 1. Bulletin Bulletin adalah publikasi organisasi yang mengangkat perkembangan suatu topik atau aspek tertentu dan diterbitkan secara teratur dalam waktu yang relatif singkat. 2. House jurnal Media Internal atau House Organ (In House Journal) dipergunakan oleh PR untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah atau konsumen. 3. Printed Media Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaia pesan-pesannya yang terbentuk, seperti : brochure, leaflet, booklet, kop Surat, kartu nama, kartu ucapan, diskusi panel, seminar, pameran dan lain sebagainya 4. Media Pertemuan (Event) Media pertemuan secara langsung bertemu dengan audiencenya melalui tatap muka langsung misalnya presentasi, diskusi panel, seminar, pameran dan lain sebagainya.
43
Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Komunikasi, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2000, hal.45
39
5. Broadcasting Media dan Internet Publikasi PR yang disiarkan melalui stasiun TVRI milik pemerintah dan stasiun TV komersial atau siaran radio komersial termasuk media elektronik dan komputer serta internet (email)yang dimafaatkan sebagai media publikasi dan komunikasi PR 6. Media Sarana Humas/PR Yaitu media humas yang berkaitan dengan penempilan identitas perusahaan (Corporate Identity) yang merupakan simbol atau nama perusahaan, logo, warna standar dan preusan, serta kemasan produk. Penampilan dan citra lobby kantor, pakaian seragam merupakan citra penampilan preusan yang khas sebagai pembeda dengan kompetitor lainnya. 7. Media Personal Media personal merupakan media humas/PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan pertemuan secara langsung, untuk maksud mengadakan pendekatan personal atau melobi sehingga dapat menghasilkan kata sepakat.
40
Buletin merupakan salah satu saluran atau media dalam menyampaikan pesan dalam proses komunikasi, sehingga dapat disimpulkan bahwa komunikasi dengan menggunakan media menurut Onong Uchjana Effendy memiliki peran dan fungsi sebagai berikut: 1. Menyampaikan informasi (to informed), artinya apabila materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembacanya. 2. Mendidik (to educate), yaitu informasi yang memperkenalkan kepada pembaca mengenai cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau mengatasi suatu masalah 3. Menghibur (to entertain), yaitu jika informasi yang dikandung memberi ganjaran psikologis.44 Melihat peran dan fungsi diatas berarti buletin merupakan suatu wadah untuk menyajikan berita atau pesan yang disajikan dalam bentuk artikel atau sejenisnya dengan tujuan untuk menyampaikan informasi, mendidik, dan menghibur. Buletin merupakan sarana penting antara pimpinan dengan bawahan, antara organisasi dengan seluruh karyawan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik. Selain itu merupakan bagian atau fungsi dari tugas utama dalam kehidupan di lingkungan organisasi yang menjadi penghubung meskipun tidak langsung. Dan menyampaikan pesan kepada komunikannya diusahakan agar dapat menarik perhatian dan memberikan manfaat bagi komunikannya.
44
Onong Uchjana Effendy, loc.cit
41
2.7 Kebutuhan Informasi Manusia sebagai mahluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler Kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu”. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kekurangan di dalam diri organism, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri.45 Dalam teorinya Karl Weick dalam teori informasi organisasi, merupakan salah satu teori komunikasi yang membahas mengenai pentingnya penyebaran informasi dalam organisasi untuk menjaga kelangsungan hidup organisasi tersebut. Teori ini menekankan proses dimana individu mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi.46 Suatu organisasi pasti memerlukan informasi guna memajukan organisasi tersebut sebab dengan adanya informasi maka perusahaan dapat melihat kekurangan atau kelebihan perusahaan. Informasi merupakan suatu proses yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat suatu proses transformasi data suatu informasi. Informasi menjadi suatu hal penting yang terdapat dalam organisasi sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri. 45 46
Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Jakarta: Salemba Empat, 1995. Hlm 304 www.slideshare.net/macam-macam-teori-komunikasi. diakses pada tanggal 27 july 2014
42
Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data.47 Pawit M Yusup mendefiniskan kebutuhan informasi sebagai berikut: “Kebutuhan Informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai”.48 Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selamanya langsung di serap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam memperoleh informasi. Suatu organisasi atau perusahaan sebelum memberikan informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk mereka dalam mengambil keputusan.
47
R. Wayne and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan”, Editor Deddy Mulyana, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya 2006. Hal 29 48 Pawit M Yusup, Pedoman Praktis Mencari Informasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1995, Hal. 53
43
