BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Arsip Statis Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan kelak akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa. Menurut Walne (1988: 128) “Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”. Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan. Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan dalam memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya.

2.1.1. Pengertian Arsip Statis Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Martono (1994: 28) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”. Selanjutnya menurut Rusidi (2010: 1) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-

Universitas Sumatera Utara

hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.” Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.

2.1.2. Fungsi Arsip Statis Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionlalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah: 1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan 2. Sebagai pembuktian 3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 4. Sebagai sumber penelitian, khususnya pene/itian sejarah 5. Untuk keselamatan manusia 6. Untuk kepentingan masyarakat 7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan 8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat 9. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan 10. Untuk menelusur silsilah 11. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan 12. Anip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki (2003: 10)


2.1.3. Tujuan Arsip Statis Tujuan arsip statis pada umumnya sebagai arsip yang dirawat dan dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalam upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian. Menurut Novyanti (2010: 2) arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah. Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis sangat penting untuk menjamin keselamatan arsip yang rawat dan dipelihara agar dapat ditemukan kembali dalam suatu kegiatan penelitian.

2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan. Schellenberg (1961: 17) menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat di akses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use) . Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi ( 2010: 4) adalah: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Ilmu kearsipan Standar deskripsi Ruang pengolahan Peralatan SDM yang profesional. Koordinasi

2.1.4.1. Ilmu Kearsipan Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa di dasari ilmu kearsipan akan menjadikan


informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsipprinsip kearsipan statis harus dijadikan sebagai acuan bagaimana informasi arsip statis dapat diolah. Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg (1956: 20) menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.

2.1.4.2. Standar Deskripsi Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis. Azmi (2010: 6) deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.

2.1.4.3. Ruang Pengolahan Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai unsur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis.


Azmi (2010: 8) mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area. Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.

2.1.4.4. Peralatan Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Menurut Azmi (2010: 8) ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size).

2.1.4.5. Sumber Daya Manusia Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.


Menurut Komalasari (2010: 2) Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi. Tugas arsiparis (administrator arsip statis atau archivist) adalah mempersiapkan pemusnahan arsip dinamis yang tidak perlu disimpan permanen serta pemindahan arsip dinamis yang akan disimpan permanen ke lembaga arsip. Arsiparis harus cermat dalam mengenali dan menetapkan semua arsip yang memiliki nilai sejarah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa Arsiparis memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dalam mengelolah dan mengatur arsip yang masih memiliki nilai sejarah.

2.1.4.6. Koordinasi Koordinasi merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan). Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip statis tidak mungkin dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi) serta Unit Kerja Layanan Informasi. Handoko (2003: 195) menyatakan bahwa koordinasi (coordination) merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Dari penyataan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang efisien.

2.1.5. Lingkup Arsip Statis Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini


justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks (1992: 101-102) menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisai sebagai berikut: 10 % arsip yang akan dilestarikan (statis), 25 % arsip dalam kategori aktif, 30 % arsip memasuki masa inaktif, 35 % arsip yang musnah. Dari penjelasan di atas dapat di lihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nila informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.

2.2. Manajemen Arsip 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, sampai dengan penyusutan. Menurut Wursanto (1991: 216) “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumendokumen kantor lainnya. Selanjutnya Menurut Ricks (1992: 14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (life cycle of a records)”. Sedangkan Menurut Amsyah (1992: 4) “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi.


2.2.2. Manajemen Arsip Statis Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umum (terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki

nilai

otentik

sebagai

bahan

bukti

maupun

untuk

bahan

pertanggungjawaban nasional. Menurut Sedarmayanti (2003: 98) Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisisi arsip statis sangat menentukann efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kearsipan. Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal) Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi (sumbangan), tranfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip (records appraisal) merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip. 2. Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.


Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. 3. Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh (Ismiatun, 2001: 16). Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya) b. Isi Berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana) c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya) d. Tanggal surat dibuat e. Bentuk luar (Iembar, berkas,sarnpul, yang menunjukkan volumearsip) f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat 2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. Banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif, (Sedarmayanti, 2003: 100). Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media magnetik. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan.


Menurut Ricks (1992: 14) daur hidup arsip meliputi: “creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy)”. (Ricks at al., 1992: 14) Daur

hidup

arsip

mencakup

proses

penciptaan,

pendistribusian,

penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Dari penjelasan di atas maka kita dapat mengetahui tentang nilai guna dari sebuah arsip serta dapat memperoleh informasi tentang penciptaan sampai kepada penyimpanan arsip secara permanen. Adapun kegiatan manajemen arsip statis yang dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Gambar 1: Daur Hidup Arsip Statis Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta

Dari gambar yang tertera di atas maka dapat dijelaskan bahwa kegiatan manajemen arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:


2.2.3.1. Akuisisi (Acquisition) Akuisisi berasal dari bahasa Inggris acquisition, artinya

proses

penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau Arsip Statis dari Lembaga Negara dan badanbadan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundangundangan yang berlaku. Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977: 1). Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5.

Kepentingan lembaga pencipta (creating agency) Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya. Peraturan perundang-undangan kearsipan Kepentingan masyarakat Pertanggungjawaban nasional. Dari keterangan di atas maka dapat dijelaskan bahwa akuisisi dan penilain

arsip merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dalam menyeleksi arsip yang memiliki referensi atau penelitian yang memiliki nilai guna yang tinggi.

2.2.3.2.Deskripsi (Description) Deskripsi arsip dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang akan dituangkan dalam kartu dan di beri nomor urut sementara. Kegiatan ini di mulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi yang terdiri dari lima unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar. Oleh karena itu, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dimana dengan adanya proses pencatatan arsip/deskripsi arsip, maka dalam kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu. Menurut Rusidi (2010: 3) Deskripsi arsip merupakan kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu deskripsi.


Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh. Sedangkan menurut Wursanto (1991: 21) arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu berdasarkan subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat pemeliharaan dan penyimpanan, serta menurut keasliannya. Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dikemukan bahwa deskripsi arsip merupakan kegiatan pengelompokkan penyusunan arsip yang disusun berdasarkan subjek dan isi, bentuk dan kegunaannya dengan menggunakan kartu deskripsi yang dalam temu kembali akan menghemat waktu

2.2.3.3. Pemeliharaan (Preventive Conservation) Kegiatan konservasi mencakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan pemeliharaan termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Tahap pelestarian mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang nilai guna arsip statis. Kegiatan ini dilakukan dalam upaya mengurangi kerusakan terhadap deteriorasi fisik dan kimia serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang terdapat pada arsip statis tersebut.

2.2.3.4. Perawatan (Currative Conservation) Kegiatan perawatan (Conservation) merupakan suatu kegiatan dalam melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan dengan mudah dalam melakukan penemuan kembali jika diperlukan. Menurut Yayan Daryan (1998: 130) pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin selama 24 jam, fentilasi udara dan cahaya yang cukup, serta peralatan pengamanan


gedung/alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi. Merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, serta pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha / perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan. Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa kegiatan perawatan merupakan kegiatan yang penting dalam arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan, kehancuran dan kepunahan yang dilakukan pada lingkungan dan fisik arsip mudah ditemukan kembali.

2.2.3.5. Layanan Informasi (Information Servises) Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta sebagai sarana uji keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip statis. Selain itu, kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang bermanfaat dalam berbagai keperluan akan informasi yang dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan penetapan kebijakan dan kegiatan lainnya. (Ismiatun, 2001: 17). Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi baik saat digunakan, maka perlu dilakukan semacam kegiatan pengamanan, diantaranya ada beberapa caracara yang dapat dilakukan dengan menerapkan sistem tertutup dimana hanya arsiparis yang memiliki hak dalam mengakses arsip dan untuk pemakaiannya diatur ketat, maksudnya tidak semua orang dapat mengakses arsip dengan bebas hanya orang-orang yang memiliki wewenang dan tanggungjawab yang dapat mengaksesnya.

2.2.3.6. Sumber Publikasi (Sources Publication) Sumber Publikasi kearsipan diselenggarakan dengan penerbitan majalah kearsipan. Selain itu, buku-buku juga termasuk dalam sumber publikas, namun dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam CD-ROM, video tape, rekaman


suara, situs web dan format-format dokumen lainnya dapat dilakukan untuk didistribusikan. Menurut Rusidi (2010: 2) sumber publikasi merupakan suatu kegiatan penelitian dari hasil identifikasi melalui berbagai sumber yang terkait maupun bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan pada lembaga pencipta arsip maupun pada lembaga-lembaga yang terkait untuk mengetahui sejarah lembaga yang termasuk didalamnya tugas dan fungsi dari suatu instansi.

2.2.3.7. Penyimpanan Arsip Statis Arsip statis yang sudah dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenan (provenance) dan original order. Dimana arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena bersifat permanen disimpan untuk melestarikan nilai guna arsip agar dapat digunakan dalam pengamanan terhadap arsip tersebut. (Komalasari, 2010: 4). Arsip yang sudah menurun nilai gunanya pada daftar arsip, kemudian dipindahkan penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, sampai pada penyimpanan di rak.

2.2.3.8. Penyusutan Arsip Statis Kegiatan penyusutan arsip dilakukan apabila nilai guna dari suatu arsip berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.


Selanjutnya menurut Komalasari (2010: 4) kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi dan nilai guna yang di miliki arsip sudah berkurang. Menurut Martono (1994: 35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) b) c) d) e)

Angka pemakaian Jadwal retensi Nilai kegunaan arsip Pemindahan arsip Pemusnahan arsip

Dari uraian di atas dapat di lihat bahwa penyusutan arsip dilakukan apabila nilai guna arsip dan fungsinya berkurang dan menyerahkan arsip-arsip tersebut kepada lembaga yang bertanggungjawab terhadap arsip.

2.3. Nilai Guna Arsip Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya. Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. 1) Nilai Guna Primer Merupaka arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi. 2) Nilai Guna Sekunder Merupakan arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.


Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan dari pengguna arsip yang berfungsi sebagai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

2.4. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip Kerusakan yang terjadi pada arsip dapat mengurangi kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip, maka arsip yang tersedia tadi tidak dapat digunakan secara maksimal, dimana penyebab kerusakan arsip disebabkan oleh faktor eksternal dan internal. Menurut

Rusidi

(2010:

1)

penyebab

kerusakan

arsip

sebelum

mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami mengenai penyebab kerusakan arsip. Adapun unsur penyebab kerusakan arsip secara eksternal antara lain: 1. Faktor Biologis Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah: mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan. 2. Faktor Fisika Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic pada kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi menyebabkan arsip menjadi rapuh. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. 3. Faktor Kimia Zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah. 4. Faktor Lingkungan Seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi.


Sedangkan menurut Susetyo (1993: 3) yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal adalah sebagai berikut: 1. Kertas Arsip yang disimpan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan, beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu: a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya. b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa (substansi biologi (jasad renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga

dan

binatang pengerat) c. Manusia dan polutan atmosfir d. Bencana 2. Optical Discs Jenis dari Optical Disc adalah: videodisc, compact disc, disket, kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini. 3. Sound Discs Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh: 4. Tekanan fisik a. Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi b. Jamur c, Debu 5. Magnetic Media Jenis Magnetic Media adalah: disket, reel-to-reel tape, Kaset Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah : a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif. b. Debu c. Goresan d. Pengaruh magnet


Dari penjelasan di atas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.

2.5. Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip (JRA) merupakan bagian penting dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan yang dilakukan dalam manajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut. Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah: a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya. d. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen. e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti (2003: 103) jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan: a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif) b. Angka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi, dan memiliki nilai fungsi yang berkurang untuk disimpan ataupun dimusnakan.

2.6. Peraturan Tentang Arsip Statis di Indonesia 2.6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan


dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pasal 1 ayat 26 “Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional”. Penyelenggaraan

kearsipan

adalah

keseluruhan

kegiatan

meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (Pasal 1 ayat 24). Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu. f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Dari penjelasan di atas dapat diuraikan bahwa arsip statis memiliki nilai guna sejarah yang dipermanenkan dalam upaya kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan arsip yang memiliki tujuan dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang efektif dan efisien.


2.6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia dan/atau

lembaga kearsipan. Pada pasal 1 ayat 21, Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pasal 2, Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu sistem kearsipan nasional. 1. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat nasional merupakan tanggung jawab ANRI. 2. Penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi merupakan tanggung jawab gubernur sesuai kewenangannya. 3. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat kabupaten/kota merupakan tanggung jawab bupati/walikota sesuai kewenangannya. 4. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat perguruan tinggi merupakan tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya. Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pengolahan dan penyelenggaraan arsip memiliki peran yang sangat penting guna memanfaatkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan dapat dipermanenkan.

2.6.3. Keputusan Presidan Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis, Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada

umumnya

maupun untuk

penyelenggaraan

sehari-hari

administrasi negara.


Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan b. telah habis retensinya, dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut: a) penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan. b) penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah c) pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan d) verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. e) penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip, dan f) pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. Dari pengertian di atas maka dapat diketahui bahwa arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus memiliki nilai yang autentik, terpercaya, utuh, dan yang dapat dipergunakan.

2.6.4. Standar Internasional Deskripsi Arsip Menurut International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G), ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlaku Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description) yang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga /instansi/ organisasi pemerintah. Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap


pendeskripsian arsip statis. Tujuan deskripsi arsip adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi dari arsip-arsip tersebut dalam mempromosikan aksesibilitas. Hal ini dicapai untuk menciptakan dan mengorganisasikan hasil yang tepat dan akurat. Secara umum, deskripsi arsip yang dimaksud adalah proses pembentukan aturan atas kepemilikan arsip untuk menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan. Dengan kata lain, produksi pengganti deskripsi tujuan utamanya adalah untuk membantu arsiparis dalam menemukan arsip yang masih memiliki nilai guna. Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah: 1. Identity statemen area. 2. Context area. 3. Content and structure area. 4. Conditions of access and use area. 5. Allied materials area. 6. Note area, description control area. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa standar deskripsi arsip statis untuk khasanah arsip maka pengolahan arsip statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola standar yang sesuai dengan tujuan dan pertukaran informasi untuk mendapat hasil yang tepat dan akurat.

2.7. Pelestarian Informasi 2.7.1. Pengertian Pelestarian Informasi Secara umum pelestarian informasi atau pelestarian arsip dilakukan agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersimpan dengan baik dan dapat meningkatkan nilai guna arsip untuk kepentingan-kepentingan tertentu seperti: kepentingan sejarah/ budaya, kepentingan administrasi, dan ilmu pengetahuan, selain itu arsip juga penting untuk dilestarikan yang dapat dijadikan sebagai kebutuhan untuk kedepannya apabila suatu saat dapat diperlukan lagi. Menurut Hazen dalam Gardjito (1991: 91), istilah pelestarian dibagi menjadi beberapa kegiatan, yaitu: a. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap


kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci. b. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahan-bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya. c. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara identiifikasi, dan restorasi atau pengulangan. Dari beberapa penjelasan di atas maka dapat dinyatakan bahwa pelestarian arsip merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dalam meningkatkan nilai guna arsip dan bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya. Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka berdasarkan International of Federation Library Association (IFLA) yang ditetapkan sebagai pedoman pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu: 1. Semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahanbahan pustaka yang rusak. 2. Semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk pengelolaan, keuangan, pelaksanaan sumberdaya manusia, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka; 3. Semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut; Dari pernyataan yang ada di atas maka dapat dijelaskan bahwa kegiatan pelestarian informasi atau preservasi adalah suatu bentuk kegiatan yang dilakukan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka yang dapat mencegah terjadinya kerusakan.

2.7.2. Pedoman pelestarian Arsip Pedoman

pelestarian

arsip

diperlukan

sebagai

dasar

hukum

penyelenggaraan pelestarian arsip. Sehingga dalam rencana pelestarian arsip ada pedoman atau tata cara yang dilakukan dalam upaya pelestarian arsip. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana ”sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh


karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana”. Dari pernyataan di atas maka dapat di ketahui bahwa pedoman pelestarian arsip bertujuan khusus untuk melindungi arsip dari pemusnahan, hilang bahkan rusak karena disebabkan oleh hama, jamur, bencana, dan lain-lain.

2.7.3. Tujuan Pelestarian Informasi Pelestarian informasi sangat penting untuk dilakukan agar informasi yang terkandung dalam arsip itu harus disimpan dan dilestarikan dengan baik untuk menyelamatkan informasi atau nilai-nilai sejarah yang terkandung dalam arsip. Menurut Martoatmodjo (1993: 1) keberadaan informasi yang layak untuk dilestarikan merupakan unsur penting dalam sebuah kegiatan dimana ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran juga dapat dijadikan sebagai kegiatan yang sangat penting dalam upaya pelestarian informasi. Informasi yang dilestarikan memiliki tujuan-tujuan yang berbeda-beda hal ini sesuai dengan informasi yang dibutuhkan atau sesuai dengan informasi yang diperoleh dari seorang pengguna. Ajick (2010: 1) menyebutkan tujuan pelestarian informasi adalah: 1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen 2. Menyelamatkan fisik dokumen 3. Mengatasi kendala kekurangan ruangan 4. Mempercepat perolehan informasi Sedangkan menurut Damayanti, (2007) Tujuan Pelestarian Informasi adalah : 1. Untuk meletarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan mengalihkan kebentuk media lain, dan 2. Untuk melestarikan bentuk fisik asli koleki pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin. Dari pernyataan di atas maka dapat dikemukakan bahwa tujuan pelestarian arsip adalah untuk menyelamatkan dan melestarikan informasi yang memiliki nilai guna yang terdapat di dalam arsip tersebut.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents