BAB II TINJAUAN PUSTAKA

18

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi bagi para pengguna atau pemakainya (users). Definisi lain menurut Widjajanto (2001:4), sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sedangkan menurut Bodnar (2000:1), sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dari definisi yang telah dikemukakan di atas, maka dapat diambil kesimpulan yang merupakan karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal dan manusia untuk mengolah data transaksi dalam menyiapkan informasi keuangan, sedangkan informasi keuangan ini akan berguna bagi para pemakai informasi keuangan dalam membuat keputusan untuk mencapai berbagai tujuan

Universitas Sumatera Utara

19

dalam kesatuan usaha dan dalam penggunaan sumber daya seefisien dan seefektif mungkin.

2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan dari sistem informasi akuntansi menurut Gondodiyoto (2007 : 124) adalah sebagai berikut : a. Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi (informasi value added mechanism) bagi pihak intern untuk pengelolaan kegiatan usaha (managers) serta para pihak terkait (stockholder/stakeholder). b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur informasinya. c. Untuk menerapkan (implementasi) sistem pengendalian intern, memperbaiki kinerja dan tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban (akuntabilitas). d. Menjaga/meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.

Berdasarkan tujuan dan karakteristik sistem informasi akuntansi, jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan dan karakteristik sistem akuntansi berkaitan dengan kegiatan pengelolaan data transaksi keuangan dan non keuangan menjadi informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya (accounting information users). Peranan sistem informasi akuntansi dalam organisasi perusahaan sangat berguna bagi perusahaan karena setiap perusahaan harus dapat menerapkan strategi dengan memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang ada, serta menutup kelemahan dan menetralisasi hambatan bisnis yang dihadapi. Dimana semuanya dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan pengambilan keputusan dari masukan-masukan yang objektif. Diantara semua faktor masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang berasal dari sistem informasi akuntansi.


20

Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu sistem informasi yang mencakup kegiatan mengidentifikasikan, menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak.

3. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Akuntansi Prinsip-prinsip yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : a. Keseimbangan biaya dengan manfaat Yang dimaksud ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus disusun dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah-murahnya. b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan (khususnya teknologi) Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan (organization). Setiap perubahan harus terus-menerus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakan, perubahan peraturan dan perkembangan teknologi. c. Pengendalian internal yang memadai Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertanggungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. d. Sistem pelaporan efektif Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.


21

4. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi terdiri dari unsur-unsur atau komponen yang saling berinteraksi satu dengan lainnya dan membentuk satu kesatuan dalam struktur bangunan sstem informasi untuk mencapai sasarannya. Untuk mewujudkan suatu suatu pemrosesan data elektronis maka diperlukan perangkat-perangkat yang memungkinkan terselenggaranya sistem tersebut. Adapun komponen / elemen dalam sistem pemrosesan data elektonika terdiri dari : 1. Perangkat keras ( Hardware ) Hardware merupakan peralatan fisik

yang

dapat

digunakan untuk

mengumpulkan , memasukkan, memproses, menyimpan dan mengeluarkan hasil data dalam bentuk informasi. Hardware ini terdiri dari lima komponen utama, yaitu : a. Central Processing Unit (CPU) Yang meupakan alat yang berfungsi untuk mengolah data dan memiliki komponen register, ALU dan control unit. CPU merupakan jantung sistem komputer, walaupun demikian prosesor ini tidak akan memberikan manfaat tanpa komponen pendukung lainnya. Prosesor dengan komponen lainnya saling terintegrasi membentuk suatu sistem komputer. b. Input Devices Merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke dalam komputer, misalnya keyboard, mouse, dan scanner.


22

c. Output Devices Merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengluarkan informasi hasil pengolahan data. Misalnya adalah printer, monitor, LCD dan speaker. d. Scondary Storage Merupakan memori kedua yang digunakan untuk menyimpan data yang jumlahnya sangat banyak. e. Computer Communication Devices Merupakan peralatan yang digunakan agar komunikasi data dapat berjalan dengan baik. 2. Perangkat lunak (Software) Perangkat lunak adalah instruksi-instruksi rinci yang mengendalikan fungsi perangkat keras. Rangkaian instruksi yang memerintahkan komputer untuk melakukan langkah-langkah operasi tersebut adalah disebut program. Pada umumnya perangkat lunak ini dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu : a. Sistem Software (Software System) Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan jalannya komponen sistem komputer yang terdiri dari sistem operasi, interpreter dan kompiler. 1). Sistem Operasi (Operation System) Sistem operasi berfungsi untuk

mengendalikan hubungan antara

komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer, misalnya keyboard, CPU, dengan layar , monitor dan lain-lain. Sistem operasi memiliki beberapa fungsi, antara lain yaitu :


23

a). Menjalankan komputer saat pertama kali komputer dinyalakan b). Menjalankan program aplikasi c). Menjalankan program utility d). Mengelola file dan menyimpan file e). Menjalankan mode batch (menumpuk data sebelum diolah) f). Memberi layanan percetakan data di layar dan printer 2). Interprenter Interprenter merupakan perangkat

lunak

yang

berfungsi sebagai

penerjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komputer sehingga manusia dapat berkomunikasi dengan komputer. 3). Compiller Compiller berfungsi untuk menerjemahkan bahasa yang dipahami oleh manusia ke dalam bahasa yang dipahami oleh komputer secara langsung satu file. Fungsi compiller sama dengan fungsi interprenter tetapi caranya yang berbeda. b. Apllication Software Merupakan perangkat lunak untuk menjalankan aplikasi tertentu. Software aplikasi tidak dibuat memenuhi keinginan orang tertentu tetapi untuk kepentingan umum. Application software ini dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu : 1). User Software, yaitu aplikasi yang dibuat oleh penakai 2). Tailor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan


24

3). Package software, yaitu aplikasi yang tersedia di pasaran, spereti Wordstar dan Lotus 123. 3. Database Database merupakan kumpulan data file yang sejenis dan antara file yang satu dengan data file yang lain mempunyai hubungan informasi yang berkaitan dan mempunyai struktur tetap. Semua file database terdiri dari beberapa record dan record terdiri dari beberapa filed-field. Selanjutnya filed-field terdiri dari sub filed dan sub file terdiri atas karakter-karakter. Pengolahan data merupakan tugas yang cukup penting dalam sistem informasi suatu perusahaan 4. Prosedur Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi tertentu. Maka dengan adanya prosedur yang memadai dapat dilakukan pengendalian aktivitas perusahaan. 5. Brainware Brainware adalah sumber daya manusia yang merupakan bagian terpenting dari komponen sistem informasi. Komponen ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan komponen lainnya sebagai hasil dari perencanaan, analisis dan perencanaan. Peranan manusia sangat penting dalam pengolahan data dengan komputer berdasarkan tugas dilakukan sebagai berikut :


25

a. Operator Operator berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer. b. Data Preparation Data preperation berfungsi untuk memasukkan bentuk kode ke dalam media input atau output, menginput data dari sumber dokumen serta melakuakn verifikasi atas kebenaran input tersebut. c. Scheduler Scheduler berfungsi untuk menerima dan membukukan tugas0tugas yang sudah dilaksanakan komputer, menyerahkan tugas-tugas dari user ke operator untuk iolah, memeriksa dan memberikan hasilnya kepada user. d. Librarian Librarian berfungsi untuk mengatur keluar masuknya data yang disimpan dalam suatu ruang khusus (Library). e. Programmer Programmer berfungsi merebcanakan suatu program, menyusun program, mengadakan implementasi sistem dan dokumen.

B. Sistem Pengolahan Data Komputer Jenis-jenis sistem pengolahan data dengan komputer terdiri dari : 1. Sistem Real Time


26

Sistem real time merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhlan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. Hal ini mengingat bahwa kebutuhan transaksi harus diperoleh pada saat yang sama, sebagai bagian dari pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada pengolahan data komputer dengan menggunakan sistem real time juga terdapat kelemahan dan keuntungannya yaitu :  Keuntungan dengan sistem real time, yaitu : a. Sistem real time dapat mengendalikan kecermatan data dengan baik. Hal ini dikarenakan sistem ini selalu mengedit data saat memasuki terminal dan menolak jika ada kesalahan. b. Mampu menyajikan informasi yang tepat waktu untuk menaggapi pertanyaan yang muncul dalam terminal dan memenuhi kebutuhan manajemen.  Kelemahan dengan sistem real time, yaitu : a. Konfigurasi perangkat keras memerlukan CPU dengan memory besar. b. Memerluakan perangkat lunak yang canggih yang mampu mengkoordinaskan perangkat akses random.

2. Sistem Batch Sistem batch merupakan teknik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan data tersebut diatur dalam kelompok-kelompok ynah disebut batch. Kesimpulannya sistem ini akan memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu. 

Pada sistem ini juga terdapat keuntungan dan kerugiannya antara lain :


27

a. Mudah dipahami oleh manajemen dalam pengaturannya. b. Perangkat keras dan perangkat lunak tidak serumit sistem yang lain. c. Memerlukan biaya yang tidak terlalu mahal untuk implimentasi sistem karena kesederhanaan perangkat keras sistem dan konfigurasinya.  Kelemahan pada sistem batch adalah a. Membutuhkan waktu relatif lebih lama karena harus menyiapkan kartu-kartu yang disusun dengan sistem tumpuk. b. Sistem ini kurang mendukung jika suatu saat diperlukan informasi yang bersifat kritis mengingat jangka waktu pencarian yang penjang.

3. Sistem Database Sistem database

merupakan pengembangan sistem yang menangani

penyelenggaraan file sehingga pemrograman dapat mengembangkan aplikasi yang terlepas dari struktur data.  Keuntungan dari sistem database adalah : a. Sistem ini diimplemantasikan menggunakan sistem tumpuk maupun online real time. b. Para pemakai tidak perlu banyak memikirkan masalah pemelihara file sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam aplikasi.  Kelemahan dari sistem database adalah sebagai berikut : a. Membutuhkan biaya penerapan yang relatif tinggi karena sistem ini memerlukan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak dan perangkat lunak yang berkemampuan besar.


28

b. Masalah biaya pencarian data dan dokumen untuk kelengkapan sistem juga tersering kali menjadi kendala.

C. Persediaan 1. Pengertian Persediaan Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, serta untuk perusahaan manufaktur, barangbarang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi. Menurut Yamit (2001:2), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Menurut Purwatini (2002:59), persediaan merupakan semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 14 (IAI:2004:1) memberikan pengertiaan persediaan yang lebih spesifik sebagai berikut : a.

tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal

b.

dalam proses produksi atau dalam perjalanan atau digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

c. dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi dan pemberian jasa.


29

2. Jenis-Jenis Persediaan Istilah persediaan atau persdiaan barang dagang pada umumnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik perusahaan dagang besar maupun eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali. Menurut Smith dan Skousen (1996:327) menyatakan bahwa bila ditinjau dari sudut usaha perusahaan, maka persediaan itu terdiri atas : a. Perusahan Dagang Persediaan barang dagang (merchandise inventory) pada umumnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang besar maupun eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali. b. Perusahaan Manufaktur Untuk perusahaan manufaktur persediaannya terdiri dari : 1. Persediaan Bahan Baku Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. 2. Persediaan Barang dalam Proses Barang dalam proses juga disebut pekerjaan dalam proses, terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga unsur biaya : (1) bahan langsung, (2) upah langsung dan (3) overhead pabrik atau overhead produksi (factory overhead atau manufacturing overhead). 3. Persediaan Barang Jadi Barang jadi merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari barang dalam proses ke perkiraan barang jadi.

3. Pos-pos yang Dimasukkan Dalam Persediaan Menurut Skousen dan Stice (2001:518) pos-pos yang dimasukkan ke dalam persediaan adalah ebagai berikut : a. Barang dalam Perjalanan


30

Ketika barang-barang dalam perjalanan dari penjual ke pembeli, kepemilikannya tergantung dari persyaratan penjualannya. Ada dua persyaratan penjualan yaitu : 1. FOB Shipping Point Syarat penjualan dimana hak atas barang beralih ke pembeli pada saat pengiriman. 2. FOB Destination Syarat penjualan dimana hak atas barang beralih ke pembeli saat barang telah sampai ke tujuan. b. Barang dalam Konsinyasi Persediaan yang secara fisik ada pada dealer, tetapi kepemilikan akan barang tetap pada pengirim sampai dealer menjual barang tersebut. c. Penjualan Bersyarat, Penjualan Angsuran dan Perjanjian Pembelian Kembali Kontrak penjualan bersyarat dan penjualan angsuran mungkin mempertahankan hak milik di tangan penjualsampai harga jual sepenuhnya dibayar. Perjanjian pembelian kembali adalah sebuah cara kreatif untuk mendapatkan kas dalam jangka pendek, perusahaan menjual persediaan ke perusahaan lain tapi pada saat yang sama menyetujui untuk membeli persediaan tersebut di masa yang akan datang.

4. Metode Penilaian dan Pencatatan Persediaan a. Metode Penilaian Persediaan Skousen dan Stice (2001:555) berpendapat bahwa metode penilaian persediaan dibagi menjadi dua bagian yaitu : 1. Metode penilaian persediaan berdasarkan biaya Metode penilaian persediaan ini juga dikenal sebagai metode harga pokok. Metode penilaian persediaan ini mengalokasikan total biaya persediaan yang tersisa dan yang dijual. Metode ini terdiri lagi menjadi empat metode paling umum, yaitu : a). Identifikasi spesifik Metode penilaian persediaan yang memasukkan biaya sebenarnya dari item persediaan yang terjual ke harga pokok barang yang dijual. b). Nilai rata-rata Sebuah metode penilaian persediaan yang memasukkan nilai rata-rata yang sama terhadap setiap unit yang terjual dan terhadap setiap item di dalam persediaan. c). Metode FIFO (First in First out)


31

Sebuah metode penilaian yang mengasumsikan bahwa unit yang terjual adalah pertama dibeli atau dimanufaktur. d). Metode LIFO (Last in First out) Suatu metode penilaian yang mengasumsikan bahwa produk yang terjual adalah unit yang paling akhir dibeli atau dimanufaktur. 2. Metode penilaian persediaan berdasarkan non-biaya Metode penilaian ini diperlukan karena dalam beberapa kasus, prosedur alokasi biaya ini menghasilkan biaya persediaan yang melebihi biaya pasar yang sekarang. Metode ini terdiri dari tiga metode, yaitu : a). Metode biaya terendah atau harga pasar ”Lower of Cost or Market (LCM)” Metode yang diterima umum untuk menilai persediaan, dimana aktiva dicatat pada nilai terendah antara biaya atau nilai pasar. b). Metode Laba Kotor Sebuah teknik estimasi yang didasarkan pada hubungan antara laba kotor dan penjualan. Persentase laba kotor digunakan untuk mengestimasi harga pokok penjualan yang pada akhirnya digunakan untuk mengestimasi nilai dari persediaan yang belum terjual. c). Metode persediaan retail Sebuah prosedur yang mengkorvesi nilai retail dari persediaan ke sebuah estimasi biaya dengan menggunakan sebuah persentase biaya yang mencerminkan hubungan persediaan yang tersedia dijual pada nilai retail dan biaya.

b. Metode Pencatatan Persediaan Metode pencatatan persediaan yang digunakan oleh suatu perusahaan dalam mencatat jumlah persediaannya, antara lain : 1. Metode FIFO (First In First Out) Metode FIFO didasarkan pada asumsi bahwa harus dibebankan ke pendapatan sesuai dengan urutan terjadinya. Dengan demikian persediaan akan dinyatakan berdasarkan biaya terbaru. Untuk melihat perbedaan sistem pencatatan dengan metode ini misalnya diilustrasikan sebuh perusahaan melakukan kegiatan transaksi sebagai berikut: 1 Jan

Persediaan

20 unit @ Rp. 50.000


32

5 Jan 15 Jan 20 Jan 25 Jan 30 Jan

Penjualan Pembelian Penjualan Penjualan Pembelian

8 unit 16 unit @ Rp. 60.000 14 unit 1 unit 15 unit @ Rp. 75.000

Maka dapat dilihat Harga Pokok penjualan sebagai berikut : Tabel 2.1 Metode Pencatatan Persediaan dengan Sistem FIFO Pembelian Tanggal

Kuantitas

Biaya per Unit

Harga Pokok Penjualan

Total Biaya

Kuantitas

Biaya per Unit

Total Biaya

50,000

400,000

1 Jan 5 Jan

8

15 Jan

16

60,000

960,000

20 Jan 25 Jan 30 Jan

15

75,000

Persediaan Kuantitas

Biaya per Unit

Total Biaya

20

50,000

1,000,000

12

50,000

600,000

12

50,000

600,000

16

60,000

960,000

12

50,000

600,000

4

60,000

240,000

12

60,000

720,000

1

60,000

60,000

11

60,000

660,000

11

60,000

660,000

15

75,000

1,125,000

1,125,000

Sumber : Penulis (2009) Diasumsi penjualan semua unit secara kredit @ Rp. 65.000,

maka ayat

Jurnalnya adalah sebagai berikut :

1 Jan 5 Jan 15 Jan 20 Jan 20 Jan 25 Jan 25 Jan

Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang Persediaan Barang Dagang Utang Usaha Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang

520.000 520.000 400.000 400.000 960.000 960.000 910.000 910.000 840.000 840.000 65.000 65.000 60.000 60.000


33

30 Jan

Persediaan Barang Dagang Utang Usaha

1.125.000 1.125.000

2. Metode LIFO (Last In First Out) Metode LIFO didasarkan pada asumsi bahwa barang yang dijual harus dibebankan ke harga pokok penjualan. Dengan demikian persediaan dilaporkan sebesar biaya terlama yang paling dini. Berdasarkan transaksi diatas maka dapat dilihat Harga Pokok Penjualan sebagai berikut : Tabel 2.2 Metode Pencatatan Persediaan dengan Sistem LIFO Pembelian Tanggal

Kuantitas

Biaya per Unit

Harga Pokok Penjualan

Total Biaya

Kuantitas

Biaya per Unit

Total Biaya

50,000

400,000

1 Jan 5 Jan

8

15 Jan

16

60,000

960,000

20 Jan

14

25 Jan

1

30 Jan

15

75,000

60,000 60,000

1,125,000

840000 60,000

Persediaan Biaya per Unit

Total Biaya

20

50,000

1,000,000

12

50,000

600,000

12

50,000

600,000

Kuantitas

16

60,000

960,000

12

50,000

600,000

2

60,000

120,000

12

50,000

600,000

1

60,000

60,000

12

50,000

600,000

1

60,000

60,000

15

75,000

1,125,000

Sumber : Penulis (2009) Diasumsi penjualan semua unit secara kredit @ Rp. 65.000,

maka ayat

Jurnalnya adalah sebagai berikut : 1 Jan 5 Jan 15 Jan

Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang Persediaan Barang Dagang Utang Usaha

520.000 520.000 400.000 400.000 960.000 960.000


34

20 Jan 20 Jan 25 Jan 25 Jan 30 Jan

Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang Piutang Usaha Penjualan Harga Pokok Penjualan Persediaan Barang Dagang Persediaan Barang Dagang Utang Usaha

910.000 910.000 840.000 840.000 65.000 65.000 60.000 60.000 1.125.000 1.125.000

3. Metode Rata-rata Tertimbang (Average) Metode rata-rata tertimbang didasarkan pada asumsi bahwa barang yang dijual harus dibebani dengan biaya rata-rata., dimana rata-rata itu dipengaruhi menurut jumlah unit yang diperoleh pada masing-masing harga. Persediaan dinyatakan dengan biaya rata-rata tertimbang per unit sama. Metode ini jarang digunakan dalam sistem persediaan.

5. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan Prosedur pengelolaan persediaan dalam proses operasi perusahaan terdiri atas rangkaian kegiatan yang dimulai dari produksi atau pembelian, penerimaan dan penyimpanan barang serta pemakaian atau pengeluaran barang untuk dijual. Dalam menjamin adanya pengawasan dan perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi yang berkaitan dengan persediaan yang memadai dalam perusahaan. Sistem dan prosedur pengelolaan persediaan secara komputer pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan sistem manual. Secara umum prosedur pengelolaan persediaan dapat dibagi atas :


35

a. Prosedur Pembelian Berdasarkan struktur file, Hall (2001:283) mengemukakan bahwa ada lima file yang digunakan dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data pembelian persediaan, yaitu : 1. File Induk Persediaan File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor persediaan, keterangan, jumlah di tangan, titik pemesanan kembali, jumlah dipesan, EOQ, nomor pemasok, biaya standar dan total persediaan. 2. File Permintaan Pembelian File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor permintaan pembelian, nomor persediaan, jumlah dipesan, nomor pemasok dan biaya standar per unit. 3. File Pemasok File ini terdiri dari beberapa field antara lain : no pemasok, alamat, syarat perdagangan, tanggal pesanan terakhir dan waktu tunggu. 4. File Pesanan Pembelian Terbuka (dan Tertutup) File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor pesanan pembelian, nomor permintaan pembelian, nomor persediaan, jumlah dipesan, nomor pemasok, alamat, biaya standar, jumlah faktur yang diperkirakan, bendera record dan bendera persediaan. Nilai dalam field ini merupakan ”bendera” (tanda peringatan) terhadap sistem tersebut agar tidak memesan item tersebut untuk kedua kalinya. Ketika persediaan diterima, bendera tersebut dihapus dengan mengubah nilainya menjadi nol. 5. Register Voucher (File Utang Dagang Terbuka) File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor voucher, nomor cek, nomor faktur, jumlah faktur, akun kredit, akun debit, nomor pemasok, tanggal terbuka, tanggal jatuh dan tanggal penutupan.

Hall (2001:281) juga mengemukakan bahwa ada empat fungsi yang terkait dengan sistem komputerisasi dalam pengolahan data pembelian persediaan, yaitu : 1. Departemen Pembelian Fungsi departemen ini antara lain adalah : menerima permintaan pembelian dan menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan-salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data dan disimpan oleh departemen pembelian sendiri. 2. Departemen Penerimaan


36

Fungsi dari departemen ini antara lain adalah : menerima barang-barang dari pemasok, menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian pembelian, utang dagang dan pemrosesan data. 3. Departemen Sistem Proses Data Pembelian Departemen ini memiliki empat fungsi, yakni : a). Departemen ini melakukan fungsi kontrol persediaan yakni dengan menentukan item-item mana yang diperbaharui dalam file buku besar persediaan yang telah sampai pada titik pemesanan kembali, melakukan pencatatan di file permintaan pembelian terbuka, menandai ”Dalam Pesanan” dalam record buku besar pembantu persediaan untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum dikirim. Pada akhir hari, departemen ini akan mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan mengkonsolidasi item-item majemuk dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, departemen ini akan mengirimkan informasi ke pemasok, dimana informasi ini diambil dari file pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan-salinan dokumen ini dikirim ke departemen pembelian dan utang dagang. b). Departemen ini berfungsi menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan mentransfer record korespodensinya dalam permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup dengan menggunakan pesanan pembelian. c). Departemen ini menjalankan pekerjaan batch untuk mengupdate file buku besar pembantu pesediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda ”Dalam Pesanan” dari record persediaan. Departemen ini juga menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record kerespodensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. d). Departemen ini berfungsi memvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher (atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka) dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum. 4. Departemen Utang Dagang Fungsi departemen ini antara lain : menerima faktur pemasok, merekonsiliasikannya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Selanjutnya, menyiapkan satu voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirimkannya salinan itu ke pemrosesan data.


37

Berdasarkan prosedur, Hall (2001:283) juga mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data pembelian persediaan adalah sebagai berikut : Departemen Pemprosesan Data : Langkah 1 Proses pembelian dimulai dari departemen pemrosesan data dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Siklus pendapatan (dalam perusahaan retail) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) pada kenyataannya diawali dengan kegiatan ini. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang dipengaruhi oleh file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka. Setiap catatan (record) dalam file permintaan terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, junlah yang dipesan, harga unit standar dan nomor pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai ”Dalam Pesanan” untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim. Pada akhir hari, sistem tersebut mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan mengkonsolidasi item-item majemuk dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan-salinan dokumen ini dikirim ke prosedur manual dalam departemen pembelian dan utang dagang. Departemen Pembelian Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan-salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Sistem dalam gambar menerapkan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan. Suatu program komputer mengidentifikasi keperluan persediaan dan menyiapkan permintaan pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum menempatkan pesanan. Sebagian perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi resiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan pemasok karena kesalahan komputer. Namun demikian intervensi manual seperti ini membuat proses pemesanan tertunda. Jika kontrol komputer mencukupi untuk menghindari atau mendeteksi kesalahan pembelian maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan.


38

Sebagai alternatif, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dapat dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian record permintaan akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai sebagai jejak audit. Departemen Pemrosesan Data : Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespodensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. Departemen Penerimaan Ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian pembelian, utang dagang dan pemrosesan data. Pemrosesan Data : Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch (langkah 3) yang mengupdate file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda ”Dalam Pesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespodensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. Departemen Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia merekonsiliasikan dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian menyiapkan satu voucher terbuka dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data. Departemen Pemrosesan Data : Langkah 4 Suatu program batch memvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher (atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka) dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum. Berdasarkan penjelasan diatas maka prosedur pembelian dapat disimpulkan manjadi langkah-langkah sebagai berikut : -

Proses pembelian diawali dari bagian administrasi pembelian dimana pada bagian ini yang menentukan besarnya permintaan pembelian yang akan


39

dilakukan karena pada bagian ini yang mencatat seluruh persedian di gudang maupun baik yang keluar dan masuk. -

Setelah bagian administrasi persediaan menentukan permintaan maka salinan akan dikirim ke bagian pembelian dan bagian pembelian akan mengirimkan berkas pembelian kepada bagian penerimaan dan bagian keuangan.

-

Ketika barang-barang diterima dari pemasok, maka petugas penerimaan menyiapkan laporan penerimaan lalu salinan dokumen tersebut dikirim ke bagian keuangan dan bagian administarsi persediaan.

-

Bagian admistrasi persediaan kemudian mengupdate ke file buku besar persediaan dan laporan peneriamaan dan mengumpulkan bukti setoran dan tanda terima persediaan dan akan direkonsiliasikan oleh bag. Keuangan.


40

b. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang Adapun prosedur penerimaan dan penyimpanan barang

dapat dijelaskan

sebagai berikut : 1. Setelah barang-barang diterima oleh bagian penerimaan barang, pertama-tama barang itu dihitung dan diperiksa fisiknya. Hasil perhitungan serta nomor terminal yang terisi program penerimaan persediaan bersama-sama dengan nomor pesanan pembeliannya yang diambil dari slip pengiriman persediaan. Program penerimaan persediaan on-line yang memuat file pesanan pembelian terbuka, melakukan pengecekan data. Program tersebut akan menunjukkan adanya perbedaan pada layar monitor jika antara jumla yang dipesan dengan


41

jumlah yang diterima terdapat perbedaan. Apabila pesanan pembelian tidak ada ditemukan maka barang yang diterima tersebut akan ditolak dan transaksi dibatalkan. Selanjutnya program tersebut akan mencetak laporan penerimaan barang yang telah dinomori secara berurutan. Satu lembar dari pelaporan tersebut dikirim beserta barang dagangan yang diterima ke bagian gudang. Selanjutnya bagian gudang menerima barang tersebut serta menandatangani laporan yang ada sebagai bukti barang telah diterima dan kemudian laporan tersebut diteruskan ke bagian hutang dagang untuk pencatatan hutang. 2. Pada saat penyimpanan barang di gudang perlu diperhatikan penyusunan barang-barang yang teratur dan rapi agar pada saat dibutuhkan tidak mengalami kesulitan dalam mengambilnya dan bila stock opname diadakan atas barang-barang di gudang. 3. Selanjutnya setiap jumlah yang diterima dicatat, saldo yang ada ditambah, dan jumlah yang dipesan dikurangi yang dilakukan dalam file induk persediaan. Setiap jumlah yang diterima dicatat pada file pesanan pembelian. Pada file pemesanan ulang, setiap jumlah yang diterima dikurangi dari jumlah yang masih dalam pesanan. Waktu tenggang pesanan tersebut dimasukkan dalam riwayat pemasok. 4. Selanjutnya file persediaan berinteraksi dengan prosedur pemesanan pembelian, prosedur penerimaan barang serta prosedur pengeluaran barang. File utama adalah file induk persediaan, yang mana saldo yang tersedia pada


42

setiap barang persediaan dimutakhirkan dengan menunjukkan pesanan, penerimaan dan penjualan barang.

c. Prosedur Penjualan Barang Berdasarkan struktur file, menurut Hall (2001:207) ada tiga yang dipergunakan dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data penjualan persediaan, yaitu : 1. File Transaksi Pesanan Penjualan File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor pesanan penjualan, nomor rekening, nomor persediaan, tanggal pesanan, tanggal pengiriman, kode kurir, biaya angkut, kuantitas terjual, harga satuan dan jumlah tagihan. Untuk menjadi perhatian, file transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama (primary key)-nomor pesanan penjualan, nomor rekening dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualan merupakan komponen kunci utama kerana merupakan komponen pencatatan yang unik yang mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada tiap file, yang merupakan penomoran (preprinted) dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Pada sistem yang tidak memakai dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Pada sistem yang tidak memakai dokumen sumber, penomoran ini dihasilkan oleh program komputer. Penentuan kunci pencarian utama sangat penting dalam menyediakan jejak audit. Kumci tersebut menyediakan media pencarian antara arsip pesanan penjualan yang disimpan pada media penyimpanan komputer (computer disk) dan dokumen sumber serta kejadian bisnis yang terwakili. Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian sekunder dimana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan penjualan. Sebagai contoh terdapat kemungkinan lebih dari satu pesanan penjualan untuk satu pelanggan. Demikian pula untuk tipe barang yang sama kemungkinan dijual kepada lebih dari satu pelanggan. Oleh karena itu, nilai dari kunci ini tidak unik. Tujuan dari kunci tersebut adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dengan file induk persediaan. 2. File Induk Piutang Asli File ini terdiri dari beberapa filed antara lain : nomor rekening, alamat, saldo, batas kredit, tanggal pembayaran terakhir dan tanggal penagihan. 3. File Induk Persediaan Asli


43

File ini terdiri beberapa field antara lain : nomor persediaan, keterangan, persediaan di gudang, batas pemesanan gudang, jumlah pesanan, EOQ, nomor pemasok, biaya standar dan total biaya persediaan. Hall (2001:209) juga mengemukakan bahwa ada lima fungsi yang terkait dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data penjualan persediaan, yaitu : 1. Departemen Penjualan Departemen ini berfungsi menerima pesanan pelanggan dan mengidentifikasi tipe dan kuantitas dari barang dagangan yang diminta. Departemen ini juga berfungsi membuat pesanan penjualan yang nantinya akan digunakan untuk persetujuan kredit pelanggan, surat pengambilan barang, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman, faktur tagihan dan proses buku besar. 2. Departemen Kredit Departemen ini berfungsi melakukan transaksi persetujuan yang mana berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam memutuskan sifat/jenis pemeriksaan pemberian kredit sangat bergantung pada keadaan saat terjadinya penjualan. Salinan persetujuan kredit penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan tersebut mengakibatkan pendistribusian salinan pesanan penjualan yang lainnya ke berbagai departemen secara serentak. Salinan kredit akan ditambahkan pada arsip pesanan pelanggan sampai transaksi selesai. 3. Departemen Pemrosesan Data Departemen ini memiliki fungsi sebagai berikut : melakukan pemasukan data (keystroke), menjalankan program perbaikan (edit run), menjalankan program pengurutan (sort run), menjalankan program update piutang dan penaguhan (AR update and billing run), menjalankan program pengurutan dan update persediaan (sort and inventory update run) dan menjalankan update buku besar unun (general ledger update run). 4. Departemen Pergudangan Departemen ini berfungsi menerima surat perintah pengeluaran barang (disebut juga tiket pengembalian – picking ticket dan salinan penjualan dari bagian penjualan. Dokumen ini mengidentifikasi bahwa barang persediaan harus ditempatkan dan diambil dari rak-rak gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. Setelah mengambil barang, petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar. Setiap pengeluaran barang akan dibuat catatan dalam salinan surat perintah pengeluaran barang. Satu salinan dari catatan surat perintah pengeluaran barang akan dikirimkan ke bagian pengiriman dan salinan yang lainnya diisi untuk keperluan pencatatan data


44

transaksi gudang. Petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan. Data catatan persediaan bukanlah merupakan data catatan keuangan formal untuk barang tersebut. Memberikan tanggung jawab kepada petugas gudang untuk mengawasi dan melakukan catatan persediaan akan mengganggu fungsi pengendalian internal. Pencatatan data akuntansi persediaan dilakukan oleh petugas pengawasan/ administrasi gudang. 5. Departemen Pengiriman Departemen ini memiliki fungsi sebagai berikut : sebelum menerima barang dan salinan surat perintah pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang berasal dari departemen penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Dokumen pengiriman mungkin atau akan ditempatkan dalam kotak pengiriman atau ditempelkan di luar dengan memakai kantong plastik khusus. Surat jalan memberikan departemen penagihan bahwa perusahaan jasa angkutan dan ongkos angkut. Dalam beberapa sistem, surat jalan merupakan dokumen yang terpisah yang disiapkan oleh beberapa pengiriman. Dalam penerimaan barang dari gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dan surat jalan untuk melakukan verifikasi kebenaran pesanan. Ini merupakan langkah yang penting dan kesempatan terakhir untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum dilakukan pengiriman barang. Petugas pengiriman mengepak barang, menempelkan dokumen pengiriman, melengkapi surat jalan dan mempersiapkan dokumen tagihan bongkar muat barang (bill of lading). Tagihan bongkar muat barang merupakan kontrak antara penjual dan perusahaan jasa pengiriman (kurir) untuk mengirimkan barang ke pelanggan. Dokumen ini menentukan kepemilikan dan kewajiban untuk barang dalam perjalanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua salinan dari dokumen tagihan bongkar muat barang kepada perusahaan jasa pengiriman kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut : 1. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman. 2. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan. 3. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang. Hall (2001:208) mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data penjualan persediaan sebagai berikut : Pemasukan Data ( keystroke) Pemrosesan dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari


45

pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukkan data mengkorvesikan dokumen surat jalan ke media penyimpanan magnet untuk menghasilkan file transasksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukkan data menerima dan mengkonrvesi batch dari surat jalan. Hasil dari file transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file tersebut. Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run) Secara berkala batch dalam sistem pesanan penjualan diproses. Pada contoh ini, kita akan mengasumsikan bahwa proses tersebut terjadi pada akhir hari. Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh pengetikan atau kesalahan-kesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemeriksaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas. Kesalahan yang dapat dideteksi akan dipindahkan dan disalin pada error file. Kemudian kesalahan disertakan pada pemrosesan hari berikutnya. Program perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan pencatatan yang dipindahkan. Transaksi yang sudah bersih kemudian akan diproses dengan proses selanjutnya. Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run) Pada proses ini, file pesanan penjualan tidak bermanfaat untuk diurutkan. File transaksi harus ditempatkan pada urutan yang sama seperti file induk. Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder --- nomor rekening.

Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (AR Update and Billing Run) Program update piutang melakukan proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang diakibatkan oleh transaksi. File induk pembantu piutang yang asli tetap komplit dan tidak terpengaruh oleh proses. Fungsi cadangan otomatis adalah kelebihan dari proses struktur file yang terurut. Setiap transaksi penjualan yang sudah diproses ditambahkan pada file jurnal penjualan. Pada akhir dari proses, transaksi tersebut diringkaskan dan


46

pemasukkan data dibuat pada dokumen jurnal untuk menggambarkan total penjualan dan total kenaikan dari rekening piutang. Untuk menyebar tugas penagihan bulanan, beberapa perusahaan menerapkan siklus penagihan pada pelanggan meraka. Program update melakukan pencarian pada filed tangal penagihan pada file induk pembantu piutang untuk pelanggan yang dimaksud untuk ditagihkan pada hari tertentu setiap bulannya dan mempersiapkan tagihan pelanggan. Tagihan tersebut kemudian dikirimkan kepada pelanggan. Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort and Inventory Update Run) Prosedur untuk pengurutan yang kedua dan menjalankan update persediaan yang dijelaskan pada gambar. Program pengurutan file pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder – nomor persedian. Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan. File induk persediaan yang baru tercipta pada proses tersebut. Sebagai tambahan, program akan mencocokkan nilai dan kuantitas persediaan di gudang dengan filed pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan dan pengurangan persediaan. Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run) Dibawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbaharui setelah setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) selesai diproses. Perusahaan biasanya menggunakan struktur file yang terurut akan memisahkan prosedur proses akhir untuk memperbaharui rekening buku besar umum. Pada akhir hari maka sistem buku besar umum melakukan akses file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta. Prosedur akhir hari juga menghasilkan beberapa laporan manajemen. Laporan ini termasuk laporan ringkasan penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar dokumen jurnal, serta anggaran dan laporan-laporan lainnya. Kualitas dari laporan manajemen memainkan peranan yang penting dalam membantu manajemen memonitor operasi untuk memastikan bahwa kontrol sudah dijalankan dan berjalan dengan semestinya.


47

Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik kesimpulan tentang prosedur pada penjualan barang adalah sebagai berikut : -

Proses pertama dimulai dengan diterimanya berkas oleh bagian persediaan dari bagian distribusi/ pengiriman dimana berkas tersebut berisi informasi dari pesanan penjualan.

-

Setelah berkas diterima oleh bagian persediaan maka akan dikonversi secara batch berdasarkan surat jalan.

-

Pada bagian keuangan akan melakukan update piutang dan melakukan posting ke rekening piutang. Setiap transaksi piutang yang sudah diproses maka akan diposting pada jurnal penjualan.

-

Selanjutnya pada proses penjualan akan dilakukan pencatatan di buku besar.


48

D. Sistem Informasi Akuntansi Untuk Pengolahan Data Persediaan Kemampuan komputer dalam melakukan kombinasi prosedur-prosedur yang terpisah merupakan suatu aplikasi yang cukup penting dalam pemrosesan data. Dengan menggunakan komputer pengolahan data akuntansi menjadi lebih cepat dan


49

akurat. Pengolahan data persediaan yang juga merupakan bagian dari akuntansi akan melalui proses yang sama dengan proses pengolahan data akuntansi secara umum apabila digunakan komputerisasi. Dalam pengolahan data akuntansi persediaan dikenal arsip induk, arsip transaksi dan tabel data (Extract File) yang menggunakan berbagai macam media. Arsip induk berisi data yang sifatnya tetap dan umumnya hanya sekali dibentuk untuk dipakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip transaksi berisi data yang sifatnya sementara untuk suatu kegiatan atau jangka waktu tertentu. Arsip induk persediaan berisi kode jenis barang, uraian barang, kode lokasi, titik pemesanan kembali, kuantitas-kuantitas order dan saldo barang. Sedangkan arsip transaksi persediaan berisi kode jenis barang, nomor dokumen, tanggal, kuantitas satuan serta harga satuan. Setiap transaksi persediaan diproses menjasi arsip transaksi yang berisi data transaksi persediaan, arsip transaksi persediaan ini akan dipindahkan ke arsip induk persediaan yang akan diperbaharui datanya dengan diterimanya data dari arsip transaksi persediaan. Salah satu program kerja akuntansi yang dikenal adalah program Akuntansi MYOB dimana inventory dibahas pada modul inventory. Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barng yang diperdagangkan, fungsi invetory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Menu yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang pada program Akuntansi MYOB adalah Item Register, Set Item Price, Item List, Count Inventory, Inventory Adjustment. Item Inventory merupakan form untuk mengetahui posisi kuantitas barang dan history atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Bisa juga dinamakan Stock


50

Card. Di dalam form tersebut dapat diketahui mutasi barang pada tanggal yang dipilih per barang atau keseluruhan barang. Set Item Price dipergunakan untuk merubah harga jual setiap barang. Dalam menilai persediaan ada dua metode yaitu last cost dan average cost item list berisi daftar barabg, baik yang dipergunakan maupun tidak. Country Inventory merupakan suatu aktivitas menyesuaikan barang yang ada di gudang. Setiap periode sebuah perusahaan akan melakukan stock opname (perhitungan barang dagang di gudang secara fisik). Ada beberapa kemungkinan perbedaan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah kemungkinan perbedaan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah yang sebenarnya di gudang. Kemungkinan tersebut karena banyak rusak atau hilang, barang sudah dikirim tetapi belum dibuat invoice ke costumer, barang salah diterima tetapi belum menerima tagihan dari supplier. Form untuk perhitungan barang secara fisik dapat dicetak dari Report, Inventory, Inventory Count Sheet. Form tersebut diberikan ke bagian gudang untuk dicek setiap barang yang ada. Inventory Adjustment digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan, misalkan berdasarkan hasil perhitungan fisik barang di gudang (stock opname), terdapat perbedaan dengan catatan komputer sehingga perlu dibuat penyesuaian.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents