BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang menangani segala
sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Dalam setiap kegiatan bisnis, suatu
perusahaan baik itu perusahaan dagang atau jasa memerlukan Sistem Informasi Akuntansi yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan yang telah mampu untuk menggunakan sistem informasi dengan efektif akan mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan dengan pesaingnya. 2.1.1. Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Gelinas dan Sutton (2005:13) dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan bahwa “A system is a set of interdependent elements that together accomplish specific objectives.” Menurut Hall (2007:6) dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan bahwa sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
9
10
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen, prosedur, yang melakukan suatu kegiatan dan
berinteraksi untuk mencapai sasaran atau tujuan-tujuan tertentu.
Dalam suatu proses pengambilan keputusan yang baik, diperlukan adanya
pengolahan data menjadi informasi yang berkualitas. Gelinas dan Sutton (2005:22) menjelaskan bahwa “Information is data presented in a form that is in a decision-making activity.” useful
Adapun menurut Kusrini dan Koniyo (2007:7) dalam buku Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server menjelaskan bahwa “Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.” Sedangkan menurut Jogiyanto (2005:8) menyatakan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Lebih lanjut lagi, Kusrini dan Koniyo (2007:8) menyebutkan bahwa: Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi
11
bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 3. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
Untuk mengubah data menjadi informasi yang berkualitas, maka dibuatlah sistem informasi. Gelinas dan Sutton (2005:14) dalam bukunya Accounting Information System berpendapat bahwa “An information system is a man-made
system that generally consists of an integrated set of computer based and manual component established to collect, store and manage data and to provide output information to users.” Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:7) dalam buku Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server menjelaskan bahwa sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Adapun Hall (2007:9) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa “Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna.” Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan prosedur formal baik manual maupun terkomputerisasi dengan tujuan untuk mengumpulkan dan mengolah data agar menghasilkan informasi yang berguna untuk didistribusikan kepada para pengguna.
12
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi merupakan sub sistem dari Sistem Informasi
seperti yang dikemukakan Gelinas dan Sutton (2005:15-16) dalam Manajemen,
buku Accounting information system bahwa “Accounting information system
(AIS) is a specialized subsystem of the management information system (MIS) whose purpose is to collect, process, and report information related to the financial aspects of business event in an integrated Information system.”
Kusrini dan Koniyo (2007:10) menjelaskan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.” Sedangkan Jogiyanto (2005:17) dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: ”Kumpulan kegiatan–kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham. Pemerintah dan pihak–pihak luar lainnya.” Dari beberapa pengertian tersebut dapat diketahui bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan dari sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang saling bekerja sama dan bertujuan untuk menyediakan, mengumpulkan dan memproses informasi yang berhubungan dengan aspek transaksi keuangan perusahaan yang berguna untuk pelaporan keuangan bagi pihak internal ataupun eksternal perusahaan.
13
2.1.3. Komponen Sistem Infomasi Akuntansi
Sebagaimana sistem-sistem lainnya yang memiliki beberapa komponen,
sistem informasi akuntansi juga memiliki komponen-komponen. Kusrini dan
Koniyo (2007:2010) dalam buku Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server menyebutkan bahwa:
“Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi.” Komponen-komponen sistem informasi akuntansi menurut Romney dan
Steinbart (2006:6) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System terdiri dari: “1. The people, who operate the system and perform various functions 2. The procedures and instructions, both manual and automated, involved in colecting, processing, and storing data about the organization’s activities 3. The data about the organization and it’s business processes 4. The software used to process the organization’s data 5. The information technology infrastructure, including computers, peripheral devices, and network communications devices used to collect, store, process, and transmit data and information 6. The internal controls and security measures tha safeguard the data in the AIS” Komponen-komponen diatas dapat diterjemahkan sebagai berikut: 1.
Orang-orang yang mengoperasikan suatu sistem dan melaksanakan berbagai fungsi
14
2.
Prosedur-prosedur, baik manual maupun otomatis, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas - aktivitas
organisasi
3.
Data mengenai proses - proses bisnis organisasi
4.
Perangkat lunak yang dipakai untuk memproses data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, perangkat pendukung, dan jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
memproses, dan mengirimkan data dan informasi 6.
Langkah-langkah pengendalian internal dan keamanan yang melindungi data sistem informasi akuntansi
2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi mempunyai peran penting dalam menjadikan suatu kegiatan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien serta melindungi data dan aktiva yang dimiliki perusahaan. Melalui sistem informasi akuntansi, dapat dihasilkan informasi yang berkualitas bagi perusahaan yang akan digunakan para decision maker dalam proses pengambilan keputusan. Pernyataan ini dapat diperkuat oleh Kusrini dan Koniyo (2007:2010) dalam buku Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server yang menyebutkan bahwa: “Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah: 1. Mendukung operasi sehari-hari. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Memenuhi Kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.”
15
2.2.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan merupakan suatu kegiatan yang penting bagi perusahaan karena
penjualan merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan bagian dari siklus
pendapatan pada sistem informasi akuntansi. Kusrini dan Koniyo (2007:11)
menyebutkan bahwa siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan yang dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Gelinas (2005:380) dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan pengertian dari proses penjualan dalam akuntansi, yaitu: “The sales process reflects an interacting structure of people, equipment, methods, and controls that is designed to achieve certain goals. The sales process also could be described that sales process is critical generation for the organization and as such is often a priority process for new technology integration.” Pengertian proses penjualan tersebut dapat diterjemahkan menjadi proses penjualan mencerminkan interaksi terstruktur dari orang, peralatan, metode, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penjualan juga dapat digambarkan bahwa proses penjualan adalah hal yang penting bagi organisasi dan karena itu sering menjadi prioritas untuk integrasi teknologi baru. Sedangkan
Mulyadi
(2008:210)
mendefinisikan
sistem
akuntansi
penjualan kredit yaitu penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara
16
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
2.2.2. Fungsi Terkait
Menurut Krismiaji (2005:277) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit adalah bagian penjualan, bagian kredit,
bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian penagihan. Adapun tugas dari
setiap fungsi yang terkait adalah: 1. Bagian Penjualan a. Menerima surat pesanan pembelian dari pembeli b. Atas dasar surat pesanan tersebut, bagian penjualan membuat surat order penjualan 2. Bagian Kredit Bagian kredit memeriksa data kredit pelanggan, yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit (credit limit) pelanggan tersebut. Selanjutnya, bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan) terhadap surat order penjualan tersebut dan meneruskannya ke bagian gudang. 3. Bagian Gudang Bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. 4. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman mengeluarkan surat penjualan dari arsipnya. Atas dasar dokumen tersebut, bagian ini membuat nota.
17
5. Bagian Penagihan Setelah menerima surat order penjualan (yang telah diotorisasi) dan nota dari
bagian pengiriman, kemudian bagian penagihan membuat faktur penjualan.
6. Bagian Piutang Setelah menerima faktur penjualan dari bagian penagihan, bagian ini memeriksa nomor seri faktur. Selanjutnya bagian ini akan memposting transaksi tersebut ke rekening pelanggan yang bersangkutan, dan mengarsipkan
faktur penjualan tersebut berdasarkan tanggal. 2.2.3. Dokumen dan Catatan yang Digunakan Dokumen dan Catatan yang digunakan menurut Mulyadi (2008:214) dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Surat order pengirimana terdiri dari beberapa macam yaitu sebagai berikut : 1) Surat Order Pengiriman Surat order pengiriman merupakan dokumen lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut. a)
Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
18
b) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberitahukan bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses
pengiriman.
c)
Surat Muat (Bill of Lading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai
bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan
umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 rangkap, 2 lembar unutk perusahaan angkutan umum dan yang satunya lagi disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut. d) Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkusan barang berguna untuk memudahkan penerimaan barang. e)
Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah yang tercantum didalamnya.
f)
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang telah dijanjikan.
19
g) Arsip indeks silang
Merupakan dokumen yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
b. Faktur Penjualan dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang tembusan surat order pengiriman terdiri dari:
1) Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi pengihan kepada pelanggan. 2) Tembusan Piutang merupakan tembusan faktur yang dikirim oleh fungsi penagihan dan akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang kedalam buku besar. a) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
20
b) Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan
dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam
periode akuntansi tertentu.
Krismiaji (2005:271) menyebutkan dokumen yang digunakan dalam
sistem informasi akuntansi penjualan adalah: Surat order penjualan (sales order), nota pengiriman (shipping notice), faktur penjualan (sales invoice), dan nota penjualan (sales ticket). Surat order penjualan merupakan formulir yang berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan. Faktur penjualan adalah formulir yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan (Delivery Order). Lebih lanjut lagi, Krismiaji (2005:276) menyebukan bahwa jika pemrosesan transaksi pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit dilaksanakan dengan menggunakan komputer, maka catatan akuntansi yang digunakan bukanlah berupa kertas (hardcopy), namun berupa file-file komputer (softcopy). File-file yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit adalah: (1) File induk (master file), yang terdiri atas: a. File induk pelanggan (customer master file) File ini digunakan untuk menyimpan data piutang kepada setiap pelanggan berikut perubahan data-data pelanggan.
21
(2) File induk persediaan (transaction file)
File yang digunakan untuk menyimpan data tentang setiap jenis persediaan, berikut perubahan-perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan pada persediaan.
(3) File transaksi (transaction file). File ini digunakan untuk menampung
secara sementara. Fungsi file transaksi ini mirip dengan buku jurnal
dalam sistem manual. Jenis-jenis file transaksi yang diselenggarakan mencakup: (a) Invoice Detail, yaitu file yang digunakan untuk menampung data tentang faktur penjualan. (b) Sales Order Detail, yaitu file yang digunakan untuk menampung data tentang order penjualan yang sedang diproses. (4) Account Receivable Change Log File, merupakan file tambahan yang berisi sebuah record untuk sebuah perubahan terhadap saldo sejak tanggal dibuatnya laporan bulanan terakhir.
2.2.4. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2008:219), terdapat 7 (tujuh) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit, yaitu: a.
Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan membuat faktur penjualan kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain.
22
b.
Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c.
Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini,
biasa dirangkap oleh
fungsi gudang dalam
mengupayakan pengiriman sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman, dikirim secepat mungkin dan dengan biaya serendah
mungkin. d.
Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
e.
Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke
dalam
kartu piutang
atau
dalam metode pencatatan tertentu
mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f.
Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g.
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
23
2.2.5. Risiko Umum dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Risiko dalam sistem informasi terbagi menjadi dua kategori, yaitu:
pencatatan risiko dan pembaruan risiko. Menurut Hall (2001:144) dalam bukunya
Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa pencatatan risiko (recording risk)
menyatakan risiko yang tidak rangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat mengakibatkan kerugian yang sangat besar.
Dalam kaitannya dengan penjualan kredit, Hall memaparkan risiko-risiko kesalahan pencatatan dalam penjualan kredit sebagai berikut: 1. Jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah, pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan, dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut. 2. Memiliki dua catatan penjualan yang sama di basis data dapat mengakibatkan penagihan dua kali. 3. Jika penjualan kredit terlambat dicatat, maka tagihan juga terlambat dikirim, dan pembayaran akan diterima kemudian dibanding yang diperlukan. Lebih lanjut lagi, Hall menjelaskan bahwa pembaruan risiko (update risk) adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan cepat. Sebagai contoh, Hall memaparkan bahwa total piutang usaha di buku besar harus sama dengan jumlah angka saldo yang jatuh tempo di record induk pelanggan. Jadi, kapan saja saldo tagihan pelanggan diperbarui, akun buku besar, yaitu Piutang Usaha, harus segera diperbarui atau setidaknya dijadwalkan untuk diperbarui.
24
2.3.
Sistem Pengendalian Intern
2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Gelinas dan Sutton (2005:237) berpendapat bahwa “Internal control is a
system of integrated elements-people, structure, processes, and procedures-acting
together to provide reasonable assurance that an organization achieves business
process goals.”
Dalam hal ini Mulyadi (2008:163) menjelaskan bahwa pengendalian intern
meliputi struktur, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah sistem yang terdiri dari elemen-elemen terpadu yang melibatkan orang, struktur organisasi, kebijakan, proses, serta prosedur yang berkoordinasi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dalam proses bisnis. 2.3.2. Pengendalian dalam Sistem Informasi Sistem informasi sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan.
25
Mulyadi (2008:182) dalam buku Sistem Akuntansi menyebutkan bahwa
“Pengendalian intern dalam lingkungan pengolahan data elektronik dibagi
menjadi dua: pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi
(application control).” Jogiyanto (2005:250-253) dalam bukunya Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi menjelaskan bahwa pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan
pengendalian aplikasi (application control). a.
Pengendalian Umum Pengendalian umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data
yang terdiri dari: 1) Pengendalian Organisasi Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. 2) Pengendalian Dokumentasi Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa : a) Dokumentasi prosedur Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.
26
b) Dokumentasi sistem
dalam bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data. c) Dokumentasi program
Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program
Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan
(program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table)
atau
dalam
bentuk
structured
chart
serta
cetakan
program.
Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. d) Dokumentasi operasi Berisi
penjelasan-penjelasan
cara-cara
dan
prosedur-prosedur
mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator. e) Dokumentasi data Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data. Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem. Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut : f) Mempelajari cara mengoperasikan sistem g) Sebagai bahan training h) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
27
i) Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian
j) Materi acuan bagi pemeriksa sistem
3) Pengendalian Perangkat Keras Pengendalian
hari
perangkat
keras
(hardware
control)
merupakan
pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh
pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan
atau
tidak
berfungsinya
perangkat
keras
(hardware
mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa : a) pemeriksaan pariti (parity check), b) pemeriksaan gaung (echo check), c) pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), d) pemeriksaan baca ulang (dual read check), e) pemeriksaan validitas (validity check) dan f) pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). 4) Pengendalian keamanan fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat mengakibatkan : a) menurunnya operasi kegiatan b) membahayakan sistem
28
c) hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan
5)
d) hilangnya harta kekayaan milik perusahaan Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap
data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak
diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah
banyak diterapkan untuk maksud ini, diantaranya : a) dipergunakan data log b) proteksi file c) pembatasan pengaksesan (access restriction) d) data backup dan e) recovery
6) Pengendalian komunikasi Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan
pengendalian
untuk
ini.
Pengendalian
komunikasi
dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu transmisi.
29
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berkaitan erat dengan kegiatan pengolahan data
elektronik. Definisi Pengolahan Data Elektronik (PDE) menurut bodnar and
hopwood (2001:4) yaitu sebagai berikut:
“Electronic Data processing (EDP) is the use of computer technology to perform and organization transaction oriented data processing. EDP is a fundamental accouting information system application in every organization. As computer technology has become common place, the term data processing has come to have the same meaning as EDP”
Dapat di artikan bahwa Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah penggunaan teknologi komputer untuk melakukan proses transaksi dan organisasi yang berorientasi data. Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah aplikasi sistem informasi akutansi paling dasar dalam setiap organisasi. Sehubungan dengan perkembangan teknologi komputer, istilah pemrosesan data mulai dikenal dan mempunyai arti yang sama dengan PDE. Pengolahan data elektronik memiliki siklus, siklus pengolahan data elektronik terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu : Origination, Input, Processing, Storage, Output, Distribution. Gambar 2.1 Tahap dasar PDE
Sumber: http://kuliah.imadewira.com/pengolahan-data-elektronik/ Application control pada aplikasi menurut Sanyoto Gondodiyoto (2007:378) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem Informasi +Pendekatan Cobit, terbagi menjadi:
30
1) Boundary Control
Adalah pengendalian yang berkaitan dengan hubungan antara user dengan sistem. Tujuan utama dari boundary contol adalah (a) untuk mengenal
identitas dan otentik, suatu sistem yang didesain dengan baik seharusnya
dapat mengidentifikasi dengan baik siapa user tersebut dan apakah
identitas diri yang dipakai identik; (b) untuk menjaga agar sumber daya
sistem informasi digunakan oleh user dengan cara ditetapkan seperti mahasiswa menghidupkan komputer, lazimnya pertama kali komputer meminta nomor identitas dan password pemakai. 2) Input Control Adalah pengendalian berbagai aspek masukan data. Input control bertujuan untuk mendapatkan keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. 3) Process Control Adalah pengendalian internal untuk mendeteksi jangan sampai data, khususnya data yang sesungguhnya sudah valid menjadi error karena kesalahan proses. Tujuannya adalah untuk mencegah agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data, seperti kesalahan logika program, salah rumus, dll.
4) Output Control Adalah pengendalian untuk memastikan bahwa data yang diproses tidak dirubah tidak sah oleh petugas operasi dan hanya pihak yang berwenang saja
31
yang menerima output yang dihasilkan. Dengan tujuan untuk menjamin
kepada orang – orang yang berhak secara cepat dan tepat. 5) Database Control
Pengendalian pengaturan dan keamanan manajemen data, dengan cara:
output dapat disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan
a) Akses database, bentuk ancaman akses ke database antara lain membaca, merubah, atau penggunaan data secara tidak tepat. b) Audit trail (jejak rekam). c) File handling control, penyimpanan data sendiri sehingga apabila terjadi kerusakan dapat direcovery, dengan back up. d) Crypthographic control, dll 6) Communication Control Pengendalian terhadap sistem jaringan komunikasi data dengan segala aspekaspek security nya. Resiko – resikonya bisa berupa hacker, virus, worms, bug (ketidakaturan karena kurang lengkapnya program), dll.
Pengendalian aplikasi dapat digambarkan dalam tabel berikut:
Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Aplikasi Kategori Pengendalian
Jenis-Jenis Pengendalian
32
1. Boundary Controls
a. Otoritas akses ke sistem aplikasi b. Identitas dan otorisasi pengguna
2. Input Controls
a. Otorisasi dan validasi masukan
b. Transmisi dan konversi data c. Penanganan kesalahan
3. Process Control
a. Pemeliharaan ketepatan data b. Pengujian terprogram atas batasan dan
memadainya pengolahan
4. Output Control
a. Rekonsiliasi keluaran b. Penelaahan
dan
pengujian
hasil
pengolahan c. Distribusi keluaran d. Record retention 5. Database Control
a. Akses b. Integritas data
6. Communication Control
a. Pengendalian kegagalan unjuk kerja b. Gangguan komunikasi.
Sumber: Weber dan Miklos A. Vasarhelyi dan Thomas W. Lin dalam Gondodiyoto (2007:374)
2.4.
Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Terstruktur
2.4.1. Pengertian Pengembangan Sistem (systems development) Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2008:39) menyebutkan bahwa metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Adapun
Kusrini
dan
Koniyo
(2007:43)
menjelaskan
kegiatan
pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk mengganti, memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada.
33
Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengembangan
sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem untuk menyusun
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada.
2.4.2. Tujuan Pengembangan Sistem
Mulyadi (2008:19) dalam Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa: “Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.” Ditegaskan pula oleh Gelinas dan Sutton (2002:528), yang menyebutkan
bahwa tujuan pengembangan sistem adalah: a. Untuk mengembangkan sistem informasi suatu organisasi yang sesuai dengan kebutuhan informasional dan operasional. b. Untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif dan efisien. Dari tujuan-tujuan tersebut, Jogiyanto (2005:35) dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa sistem lama perlu diganti, diperbaiki, atau dikembangkan disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) Problems yang timbul pada sistem lama dapat berupa:
34
1) Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang
lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Ketidakberesan ini dapat berupa:
a) kecurangan-kecurangan
disengaja
yang
menyebabkan
tidak
amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data
menjadi kurang terjamin;
b) kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin; c) tidak efisiennya operasi; d) tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. 2) Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan
di
sistem
yang
baru.
Peningkatan-
35
peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:
1) Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
2) Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan. 3) Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. 4) Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangankecurangan yang akan terjadi. 5) Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan input nya. 6) Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
2.4.3
Jenis-jenis Metodologi Pengembangan Sistem
36
a.
Pengembangan Sistem Informasi : Pendekatan Tradisional
Dalam pendekatan tradisional siklus pengembangan suatu sistem mengikuti
siklus SDLC (System Development Life Cycle) dimana siklus dari suatu
pengembangan sistem tidak pernah berakhir, karena sistem yang digunakan harus
selalu sesuai dengan kebutuhan organisasi. (Husein dan Wibowo, 2006:160) Jika seluruh siklus dilaksanakan dengan baik, maka metodologi SDLC ini memiliki keunggulan, sebagai berikut (Husein dan Wibowo, 2006:165)
1) Pendekatan ini akan menghasilkan sistem yang berkualitas tinggi yang bekerja dengan baik, dan dirancang serta dibangun dengan baik, aman dan mudah diawasi dan mudah dijalankan dan dipelihara untuk periode waktu yang lama. 2) Dari sudut pandang manajer, organisasi sistem informasi menyediakan metodologi pengembangan dan pemahaman bagaimana mengembangkan suatu sistem, menyediakan dan mengelola analisis suatu sistem teknologi dan ahli teknis yang melakukan semua pekerjaan teknis, mengoperasikan dan memelihara hasil sistem. Selain keunggulan, SDLC memiliki kelemahan sebagai berikut: a) Sulit untuk menentukan kebutuhan sistem yang lengkap dan akurat pada permulaan pengembangan sistem. b) Pengembangan sistem model ini membutuhkan waktu lama dan biaya yang besar.
37
b. Pengembangan Sistem Informasi : Pendekatan Alternatif
Dalam pengembangan dengan pendekatan alternatif terdapat beberapa cara
yang dapat dilakukan diantaranya: 1) Paket (package)
Pengembangan sistem dilakukan dengan membeli paket yang sudah
tersedia. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih paket
adalah spesifikasi paket yang dibutuhkan, ketersediaan paket, dan hasil evaluasi kemampuan paket. 2) Prototyping Merupakan pengembangan sistem secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan prototipe sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai sistem selesai dikembangkan. Dalam prototyping terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan, diantaranya: a) Menentukan kebutuhan dasar sistem b) Mengembangkan prototype awal c) Menggunakan prototype yang sudah dibuat dan mencatat perubahan yang diperlukan. d) Revisi dan perbaiki prototype tersebut. e) Evaluasi saat sistem tersebut dijalankan. f) Melakukan modifikasi sebelumnya. g) Instalasi, dijalankan dan dipelihara sistem tersebut.
38
3) End User Computing Pengembangan sistem oleh pemakai sistem dan digunakan oleh pemakai
sistem itu sendiri.
4) Outsourcing Pengembangan sistem dengan bantuan pihak ke tiga dan sekaligus
dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan
sistem dengan menerima informasi secara periodik oleh pihak ketiga atau
dapat menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga yang mengoperasikan sistem. 2.4.4. Tahap-tahap Pengembangan Sistem dengan Pendekatan Tradisional Kusrini dan Koniyo (2007:44) menjelaskan bahwa daur atau siklus hidup hasil pengembangan (SDLC) sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem. Dalam paragraf selanjutnya dijelaskan bahwa ada beberapa tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem yang terdiri dari: a. b. c. d. e. f.
Perencanaan sistem (system planning) Analisis sistem (system analysis) Desain sistem (system design) Seleksi sistem (system selection) Implementasi sistem (system implementation) dan, Perawatan sistem (system maintenance) Mulyadi (2008:39) menyebutkan terdapat tiga tahap utama dalam
pengembangan sistem, yang terdiri dari:
39
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem (system design)
c. Implementation sistem (system implementation)
Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut yang diperoleh
dari berbagai sumber:
a.
Tahap Analisis Sistem
Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat
penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Kusrini dan Koniyo (2007:59) menjelaskan bahwa “Analisis sistem dapat didefinisikan sebagi penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan” Sedangkan Jogiyanto (2005:129) mendefinisikan analisis systems (systems analist) sebagai berikut: Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Lebih lanjut lagi, Jogiyanto (2005:130) menjelaskan bahwa dalam tahapan analisis sistem, terdapat langkah langkah yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sebagai berikut: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja sistem yang ada.
40
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
b. Tahap Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Selanjutnya,
analis sistem harus memikirkan bagaimana membentuk desain tersebut. Tahap ini
disebut dengan desain sistem (systems design). Desain sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem (Kusrini dan Koniyo, 2007: 79). Lebih lanjut di sebutkan bahwa desain sistem dapat diartikan sebagai berikut: 1) Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem 2) Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional 3) Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. 5) Konfigurasi komponen software dan hardware. Tahap desain/perancangan sistem ini memiliki dua tujuan, yaitu untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat. Sedangkan Jogiyanto (2005:195) menjelaskan desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu:
41
1) Desain sistem secara umum (general systems design).
Desain secara umum disebut juga dengan desain konseptual (conceptual
design) atau desain logikal (logical design) atau desain secara makro (macro
design). Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci, desain secara umum
juga mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Terdapat dua teknik dalam membuat desain secara umum yaitu teknik dengan menggunakan alat dokumentasi seperti flowchart dan formulirformulir atau dengan menggunakan teknik prototyping. (Jogiyanto, 2005:210). Dalam desain sistem secara umum terdapat beberapa tahap yang dilakukan (Jogiyanto, 2005:211-250) , diantaranya: a) Desain model secara umum. Dalam mendisain model secara umum, analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical model (flowchart) dan logical model (DFD). b) Desain output secara umum. Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output dapat berupa
42
hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di
Langkah-langkah desain output secara umum yaitu: (1) Menentukan kebutuhan output dari sistem baru.
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DFD sistem baru
media lunak (berupa tampilan di layar video).
yang telah dibuat. Output DAD ditunjukan oleh arus data dari
suatu proses ke kesatuan luar. (2) Menentukan parameter output. Parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output. c) Desain input secara umum terdiri dari: (1) Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi. (2) Penyiapan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. (3) Pemasukan data (data entry), merupakan proses memasukan data ke dalam komputer. Langkah-langkah desain input secara umum:
43
(1) Menentukan kebutuhan input sistem yang baru.
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
(2) Menentukan parameter input, parameter ini meliputi: bentuk dari
input, dialog layar terminal, sumber input, jumlah tembusan untuk
input, alat input yang digunakan, volume input, dan periode input. d) Desain database secara umum. Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer
dan
digunakan
perangkat
lunak
tertentu
untuk
memanipulasinya. Hal yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan
dalam bentuk
diagram
arus data,
Entity
Relationship Diagram (ERD), dan proses normalisasi. e) Desain teknologi secara umum. Untuk tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi (hardware, software, humanware and brainware). (1) Teknologi perangkat keras Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output, dan simpanan luar.
44
(2) Teknologi perangkat lunak
Perangkat keras komputer tidak akan dapat berbuat apa-apa tanpa adanya perangkat lunak. Perangkat lunak dapat dikategorikan
kedalam tiga bagian yaitu:
(a) Perangkat lunak sistem operasi (operating system)
(b) Perangkat lunak bahasa (language software)
(c) Perangkat lunak aplikasi (application software) (f) Teknologi komunikasi data Kemajuan
teknologi
saat
ini
mempunyai
pengaruh
pada
perkembangan pengolahan data. Termasuk dalam kategori teknologi komunikasi data adalah Local Area Network (LAN). LAN adalah suatu network yang terbatas dalam jarak/area setempat (lokal). Bila jarak yang harus dijangkau kurang atau terlalu jauh dari network maka dapat digunakan bentuk LAN. Network ini banyak digunakan dalam satu perusahaan yang menghubungkan antara departemen-departemen dalam 1 gedung. f) Desain kontrol secara umum. Suatu sistem dapat dipandang sebagai subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewenganpenyelewengan umum lainnya. Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data. Pegendalian umum terdiri dari pengendalian organisasi, pengendalian dokumentasi, pengendalian perangkat lunak,
45
pengendalian keamanan fisik, pengendalian kemanan data, dan
pengendalian komunikasi.
2) Desain sistem terinci (detailed systems design)
Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara fisik
(physical systems design) atau desain internal (internal design). Dalam
desain sistem secara terinci terdapat beberapa tahap yang dilakukan
(Jogiyanto, 2005:361-422), diantaranya: a) Desain output terinci Laporan adalah salah satu bentuk dari output. Dalam pembuatan suatu laporan mengikuti suatu pedoman desain laporan sabagai berikut: (1) Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu: judul laporan, tubuh laporan dan catatan kaki yang dapat berisi ringkasan subtotal, atau grand total. (2) Untuk laporan‐laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor. (3) Untuk tiap‐tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya. (4) Gunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. (5) Untuk hal‐hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.
46
(6) Gunakanlah
huruf
cetak
yang
jelas
dan
tidak
membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit dimengerti. (7) Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakan tanda
bullet atau nomor urut.
bentuk
(8) Letakkan informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah
penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut. (9) Usahakan di dalam laporan berisi keterangan‐keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan‐keterangan tersebut tidak ada. b) Desain input terinci Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data sebagai berikut: (1) Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. (2) Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. (3) Dapat mendorong, lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya.
47
(4) Bertindak
pendistribusian
data,
karena
sejumlah
tembusan dari formulir-formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu
atau
departemen-departemen
yang
membutuhkannya.
(5) Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadinya
sebagai
suatu transaksi yang sah, sehingga dapat berguna untuk audit trial
(pelacakan pemeriksaan). (6) Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file data dikomputer. Dalam pembuatan rancangan input, formulir data input tersebut harus dibuat sedemikian rupa sehingga tidak menerima input berupa sampah. Visual display Terminal yang baik harus memiliki kriteria sebagai berikut : (1) Efektif Formulir dan layar input melayani tujuan spesifik dalam sistem informasi (2) Akurat Menunjukkan bahwa rancangan input adalah tepat dan sempurna. (3) Mudah penggunaannya Tidak membutuhkan waktu ekstra atau pelatihan khusus dalam input data (4) Konsisten Formulir dan layar input adalah seragam
48
(5) Sederhana
Formulir dan layar input terfokus pada perhatian user.
(6) Menarik (atraktif) User senang menggunakannya
Pedoman perancangan formulir input adalah sebagai berikut:
(1) Formulir input harus mudah diisi
(2) Lay out formulir tersebut harus sesuai dengan yang diinginkan (3) Formulir input tersebut haruslah akurat (4) Tampilan bentuk input harus atraktif (5) Mempertimbangkan media input (6)
Mudah diisi
c) Desain dialog layar terminal Desain dialog layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan
antara
pemakai
sistem
(user)
dengan
komputer.
Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya. Pedoman desain dialog: (1) User harus dibuat sadar atau paham tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya. (2) Sistem harus menyediakan instruksi‐instruksi tentang apa yang harus dikerjakannya. (3) Layar dialog dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan bantuan selalu ditampilkan pada area yang
49
sudah pasti, sehingga layar dibagi dalam bentuk jendela (judul,
(4) Didalam jendela tubuh, dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame‐nya.
(5) Paging dan scrolling digunakan untuk menampilkan informasi di
instruksi, tubuh, escape).
jendela tubuh. (6) Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan harus tetap ditampilkan dalam waktu yang cukup lama sesuai kendali tombol (tidak terlalu cepat bergulir atau berganti halaman). (7) Gunakan kalimat yang sederhana, mudah dimengerti dan hindari penggunaan istilah-istilah atau jargon. (8) Hindari penggunaan singkatan‐singkatan. (9) Hindari penggunaan simbol‐simbol yang dapat membingungkan user. (10) Gunakanlah kata yang konsisten, misalnya kata KOREKSI layar satu, RUBAH dilayar dua, EDIT dilayar tiga. d) Desain database terinci Pada tahap desain database terinci, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum. Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan
50
dengan model data, tetapi dengan menerpkan sejumlah aturan dan
kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara
berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik, yaitu
dapat dilakukan proses insert, update, delete, dan modifikasi pada satu
atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas data dalam relasi
tersebut. Dengan normalisasi analis sistem ingin mendesain database relasional yang terdiri dari tabel-tabel berikut: 1) Berisi data yang diperlukan 2) Memiliki sesedikit mungkin redudansi 3) Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan 4) Mengefisienkan update 5) Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak disengaja/tidak diketahui Alasan utama dari normalisasi database minimal sampai dengan bentuk normal ketiga adalah menghilangkan kemungkinan adanya “insertion anomalies”, “deletion anomalies” dan “update anomalies”. Tipe-tipe kesalahan tersebut sangat mungkin terjadi pada database yang tidak normal. “Insertion anomaly” adalah sebuah kesalahan dalam penempatan informasi entry data baru ke seluruh tempat dalam database di mana informasi tersebut perlu disimpan. Dalam database yang telah dinormalisasi, proses pemasukan suatu informasi baru hanya perlu dimasukkan ke dalam satu tempat.
51
“Deletion anomaly” adalah sebuah kesalahan dalam penghapusan
suatu informasi dalam database harus dilakukan dengan penghapusan informasi tersebut dari beberapa tempat dalam database. Dalam
database yang telah dinormalisasi, penghapusan suatu informasi hanya
perlu dilakukan dalam satu tempat dalam database tersebut.
Sedangkan dalam melakukan update suatu informasi, kesalahan juga
dapat terjadi ketika kita harus melakukan update ke seluruh tempat yang menyimpan informasi tersebut. Kemudian ini disebut dengan “update anomaly”. Dalam perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal, jika: 1) Jika ada dekomposisi/penguraian tabel, makan dekomposisinya dijamin aman. 2) Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data. 3) Tidak melanggar bentuk normalisasi ketiga. Beberapa kondisi yang diujikan pada proses normalisasi: 1) Menambah data/insert 2) Mengedit/update 3) Menghapus/delete 4) Membaca/retrieve Gelinas dan Sutton (2002:134) dalam bukunya Accounting Information System menyebutkan bahwa terdapat beberapa tahapan dalam melakukan normalisasi terhadap sebuah database yang bertujuan
52
untuk mengetahui dan mendeteksi kesalahan yang mungkin terjadi,
Bentuk-bentuk normalisasi: 1) Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
yaitu :
keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan
terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai keadaannya. 2) Bentuk normal tahap pertama (1st Normal Form) Bentuk ini merupakan uraian tabel dasar yang telah memiliki primary key dan tidak terdiri dari field yang berulang-ulang. 3) Bentuk normal tahap kedua (2nd Normal Form) Bentuk normal keduan (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary key tersebut. Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key) 4) Bentuk normal tahap ketiga (3rd Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ke tiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua (2NF) dan semua field non key haruslah tergantung secara non-transitif pada primary key.
53
e) Desain teknologi terinci
Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan di tahap
desain secara umum. Pada desain secara umum ini telah dapat
ditentukan jenis dan jumlah teknologi yang akan digunakan.
f)
Desain model dan kontrol terinci
Desain model terinci mendefinisikan secara rinci urutan-urutan
langkah dari masing-masing proses yang digambarkan di DFD. Uruturutan langkah proses ini diwakili oleh suatu program komputer. Dengan demikian desain model terinci ini juga merupakan suatu desain program komputer.
c.
Tahap implementasi sistem Mulyadi (2008:53) menjelaskan bahwa: “Implementasi sistem adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.” Dalam hal ini Kusrini dan Koniyo (2007:279) menyebutkan bahwa ada tiga
tahap dalam tahap implementasi sistem, sebagai berikut: 1) Penerapan dan proses implementasi Perencanaan dan penerapan merupakan langkah penting dalam penerapan suatu sistem baru. Tujuan dari pemberlakuan proses ini adalah agar penerapan sistem yang baru ini betul-betul sesuai dengan tujuan dan sasarn pengadaannya. Permasalahan pada rencana implementasi mencakup
54
permasalahan anggaran dan biaya. Tahapan rencana ini dimaksudkan
untuk mengendalikan pengeluaran biaya. Permasalahan lain yang perlu diperhatikan dalam proses pelaksanaan
implementasi adalah masalah waktu, hal ini bertujuan untuk menentukan
jadwal proses kegiatan dan pelaksanaan penerapan sistem. 2) Pelaksanaan Proses implementasi
Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru. Bentuk kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut: a) Pelatihan personil. Hal ini dilakukan dengan maksud agar personil atau orang yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang baru itu tidak akan mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya. b) Seleksi tempat dan instalasi hardware dan software. Pemilihan tempat untuk instalasi haruslah tempat yang aman untuk berbagai peralatan sistem yang baru. c) Pemrograman. d) Penggujian program. Bertujuan untuk menghindari kesalahan pada program yang dibuat. e) Pengujian sistem. Hal ini bertujuan tunuk mengetahui bahwa komponen-komponen sistem telah berfungsi dengan baik. Tujuan lainnya adalah untuk mengetahui kelemahan ataupun kesalahan sehingga perlu perbaikan. f) Konversi sistem. Konversi sistem dilaksanakan bilamana sistem yang baru siap dan layak untuk digunakan. Pendekatan yang diperlukan
55
untuk melakukan konversi sitem adalah konversi langsung, konversi
parallel, konversi percontohan, konversi phase in.
2.4.5. Alat Bantu Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka
dibutuhkan alat bantu untuk melaksanakannya. Alat bantu yang dapat digunakan
dalam tahap pengembangan sistem diantaranya yaitu: Data Flow Diagram, Document Flowchart, Entity Relationship Diagram dan Proses Normalisasi. Adapun penjelasan untuk masing-masing alat bantu
pengembangan sistem
sebagai berikut: a.
Data flow diagram Menurut Gelinas dan Sutton (2005:108) serta Romney dan Steinbart dalam
Dewi dan Deny (2004:183-190), data flow diagram adalah gambaran grafis yang digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan merencanakan sistem yang baru. Data flow diagram dibagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu: 1) Context diagram, adalah data flow diagram dengan tingkat tertinggi yang memberikan pandangan secara ringkas kepada pembaca atas suatu sistem. 2) Physical data flow diagram, adalah gambaran grafis yang menunjukkan entitas internal dan eksternal suatu sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari entitas-entitas tersebut.
56
3) Logical data flow diagram, adalah gambaran grafis yang menunjukkan
proses dari suatu sistem dan aliran data yang masuk dan keluar dari proses tersebut. Data flow diagram dapat digambarkan dengan menggunakan simbol-
simbol yang disajikan pada tabel berikut ini:
Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram Simbol
Nama
Keterangan
Sumber dan tujuan data
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan orang dan organisasi yang mengirim data dan menerima data dari sistem yang diwakili.
Arus data
Simbol ini digunakan untuk mewakili arus data yang masuk atau keluar dari proses.
Proses transformasi
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses transformasi data dari input menjadi output.
Penyimpanan data
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan tempat penyimpanan data.
Sumber: Romney dan Steinbart dalam Dewi dan Deny (2004:187) b. Document flowchart Menurut Mulyadi (2001:66), document flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi akuntansi. Sedangkan Kusrini dan Koniyo (2007:83) menjelaskan bahwa bagan alir dokumen (document flowchart) adalah bagan alir yang menunjukkan arus laporan
57
dan formulir, termasuk tembusan-tembusannya, menggunakan simbol-simbol yang sama dengan bagan alir sistem. Document flowchart dapat digambarkan
dengan menggunakan simbol-simbol yang disajikan pada tabel berikut ini: Tabel 2.3 Simbol Document Flowchart
Simbol
Nama Mulai/Berakhir
Keterangan Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem informasi akuntansi
Dokumen Dokumen dan tembusannya
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
Catatan
Menggambarkan catatan akuntansi
on-page connector
Penghubung pada halaman yang sama
off-page connector
Penghubung pada halaman yang berbeda
Kegiatan manual
Menggambarkan kegiatan manual
Arsip sementara
Menggambarkan tempat penyimpanan dokumen yang masih akan diproses lagi
Arsip tetap
Menggambarkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi
Proses komputer
Menggambarkan jenis dokumen
Menggambarkan pengolahan data dengan komputer
58
Keying
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer
Uang tunai
Menggambarkan uang tunai
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data
On-line storage
Untuk menggambarkan arsip komputer berbentuk on-line
Simbol
Tabel 2.4 Simbol Document Flowchart Keterangan Nama Garis alir (flowline)
Untuk menggambarkan arah proses pengolahan data
Keterangan
Untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam flowchart
Barang
Untuk menggambarkan barang
Sumber: Mulyadi (2008:60-63)
c.
Entitiy Relationship Diagram Menurut Gelinas dan Sutton (2005:166), entitiy relationship diagram adalah
gambaran grafis yang merefleksikan entitas utama dari suatu database dan hubungan di antara entitas-entitas tersebut. Romney dan Steinbart (2005:135) dalam Dewi dan Deny menjelaskan bahwa Entitas dalam ERD dengan metode data REA terdapat tiga jenis, yaitu Resource (sumber daya), Event (kegiatan) dan Agent (Pelaku).
59
Hubungan diantara entitas yang terdapat dalam entitiy relationship diagram
terdiri dari tiga, yaitu hubungan satu ke satu (one to one) , hubungan satu ke
banyak (one to many) , dan hubungan banyak ke banyak (many to many). Entitiy
relationship diagram dapat digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol
yang disajikan pada tabel berikut:
Tabel 2.5 Simbol Entity Relationship Diagram
Simbol
Nama
Keterangan
Entitas
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan setiap entitas dari entity relationship diagram
Hubungan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan hubungan dari entitasentitas
Sumber: Gelinas dan Sutton (2005:78)
