BAB II TINJAUAN PUSTAKA

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Akuntansi Suatu perusahaan memerlukan sistem akuntansi yang baik yang dapat memberikan pengawasan yang dibutuhkan untuk menghindari kesalahan dan ketidakjujuran. Dengan adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik maka pimpinan perusahaan dapat memperoleh informasi yang diperlukan guna mengawasi kekayaan perusahaan dengan lebih tepat. Untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi yang baik itu, terlebih dahulu perlu diketahui apa pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri. Mulyadi (2001: 2) menyatakan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Setiap sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang terjadi secara rutin atau yang terjadi berulang-ulang. Menurut James A. hall (2001: 5), “sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Definisi akuntansi yang dimuat dalam Statement of Accounting Principles Board No. 4 (1970) yang dikemukakan Suwardjono (2003: 6) adalah sebagai berikut : “Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primarily financial in nature, about economic entities that is intended to be useful in making economic decisions”. Secara umum, akuntansi dapat 5 Universitas Sumatera Utara

6

didefinisikan sebagai “sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi perusahaan” (C. Rollin Niswonger et al., terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, 1999: 6). Adapun definisi “sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, mengihtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha” (C. Rollin Niswonger et al., terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, 1999: 182). Mulyadi (2001: 3) mengemukakan bahwa “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur yang bertujuan untuk menghasilkan informasi akuntansi dan alat pengawasan. Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sebagai “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departement atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang” Menurut Hadibroto (1994: 123), “Sistem akuntansi yang baik mempunyai tiga sasaran, yaitu : 1. Memperoleh informasi yang bermutu 2. memperkuat apa yang disebut sistem pengawasan intern

Universitas Sumatera Utara

7

3. memperoleh efisiensi dalam biaya administrasi”. Sistem akuntansi tertentu tidak akan selalu menjadi sistem terbaik yang dapat diterapkan pada organisasi manapun. Menurut Robert N. Anthony, Hawkins dan Merchant (1999 : 104) : The best system is the one that best achieves the following objectives : 1. 2. 3. 4.

To process the information efficiently, at low cost. To obtain reports quickly. To ensure a high degree of accuracy. To minimize the possibility of theft or fraud.

Maka tujuan sistem akuntansi yang utama adalah memberikan informasi yang akurat dengan tepat waktu dan efisien serta dapat memberikan pengawasan intern yang efektif untuk menghindari terjadinya kesalahan dan ketidakjujuran. Dari definisi sistem akuntansi yang telah diberikan, elemen-elemen atau unsur-unsur suatu sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. 1. Formulir Formulir menurut Mulyadi (2001: 3) merupakan “dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”. Suatu formulir haruslah dirancang untuk dapat memenuhi beberapa fungsi sekaligus sehingga dapat mengurangi pekerjaan klerikal. Mulyadi (2001: 78) mengemukakan manfaat formulir sebagai berikut : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan b.Merekam data transaksi bisnis perusahaan c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d.Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.


8

2. Jurnal Data transaksi keuangan perusahaan yang telah direkam dalam formulir kemudian dicatat di dalam jurnal. Dalam jurnal, transaksi mulai digolongkan menurut klasifikasi yang dituju dalam perkiraan-perkiraan buku besar. Pencatatan transaksi yang bersifat rutin dan frekuensinya sangat tinggi dapat menggunakan jurnal khusus yang menyediakan format tertentu yang disesuaikan untuk menampung jenis transaksi tersebut. Penggunaan jurnal khusus akan menghemat waktu yang diperlukan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dan untuk memeriksa ketelitian pencatatan di dalam buku pembantu. Jurnal khusus terdiri dari : a. Jurnal penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. b. Jurnal pembelian Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. c. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas yang umumnya berasal dari penjualan tunai dan penerimaan barang. d. Jurnal pengeluaran kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. Transaksi-transaksi yang tidak dapat sesuai dengan penggolongan untuk dicatat dalam keempat jurnal khusus dicatat dalam jurnal umum.


9

3. Buku Besar dan Buku pembantu Setelah data transaksi keuangan perusahaan dicatat dalam jurnal selanjutnya transaksi tersebut digolongkan menurut klasifikasinya untuk dicatat dalam buku besar (general ledger). Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Apabila suatu perkiraan dalam buku besar perlu dibuatkan perincian lebih lanjut maka biasanya dapat dilakukan dengan membentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Setiap transaksi harus dikelompokkan dan dikodekan sebelum di-posting ke buku besar. Menurut Mulyadi (2001: 127), “kode adalah suatu kerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat”. Untuk mempermudah posting, kode perkiraan dimuat dalam daftar yang disebut bagan perkiraan (chart of account). M. Nafarin (2004: 26) menyatakan : Kode rekening (chart of ccount) adalah daftar yang memuat nama dan kode rekening beserta penjelasannya yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan proses akuntansi. Syarat dalam membuat rencana (kode rekening), antara lain: a. Fleksibel (tidak kaku), b. Up to date (selalu sesuai dengan zaman), c. Relevan (cocok / sesuai dengan keperluan), d. Mudah dipahami. Sebagian besar perusahaan mengklasifikasikan perkiraan dalam golongan aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan modal. Klasifikasi ini dibagi lagi menjadi beberapa golongan utama yang tergabung dalam satu blok khusus yang tercakup dalam blok kode golongannya. Contoh bagan perkiraan yang menggunakan blok kode tampak pada gambar 2.1.


10

1-24 1 2

Aktiva Lancar Kas Dan Bank Piutang

130-139 Modal 130 Modal Saham 131 Laba Ditahan

25-39 25

Investasi Jangka Panjang Investasi Saham

140-169 Pendapatan Penjualan

40-69 40 41 42

Aktiva Tetap Berwujud Tanah Gedung Akumulasi Peny. Gedung

170-199 200-299 200 230 271

70-79

Aktiva Tidak Berwujud

300-349 Biaya Administrasi Dan Umum

80-99

Aktiva Lain-Lain

350-399 Biaya [Pemasaran

Harga Pokok Penjualan Biaya Produksi Biaya Bahan Baku Biaya Tenaga Kerja Biaya Overhead Pabrik

100-124 Utang Lancar 100 Utang Dagang

400-449 Penghasilan Di Luar Usaha

125-129 Utang Jangka Panjang 125 Utang Bank 126 Utang Obligasi

450-499 Biaya Diluar Usaha 500

Rugi-Laba

Gambar 2.1 Bagan Perkiraan Buku pembantu dibentuk apabila diperlukan rincian perkiraan tertentu dalam buku besar. “Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan” (Mulyadi, 2001: 139). Perkiraan yang ada dalam buku besar yang mempunyai rincian dalam buku pembantu disebut perkiraan pengendali (controlling account), sedangkan perkiraan yang ada dalam buku pembantu, yang merupakan rincian perkiraan


11

tertentu dalam buku besar disebut dengan perkiraan pembantu (subsidiary account). Buku pembantu yang umumnya digunakan adalah buku pembantu piutang, buku pembantu persediaan, buku pembantu biaya, dan buku pembantu aktiva tetap. Penggunaan buku pembantu ini tergantung pada perusahaan apakah dianggap perlu atau tidak. 4. Laporan Hasil akhir dari periode akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

B. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern yang terstruktur dengan baik merupakan alat yang dapat membantu manajemen perusahaan dalam melaksanakan tugas atau fungsinya, sehingga mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi perusahaan. Melalui pengendalian intern yang efektif, manajemen dapat menilai apakah kebijakan dan prosedur yang diterapkan telah dilaksanakan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengertian pengendalian intern pada mulanya menurut Comitte on Auditing Procedure yang dipublikasikan tahun 1994 dengan judul Internal Control Element


12

of Coordinate System and Its Importance to Management and the Independent Public Accountant, berbunyi sebagai berikut : Pengendalian intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong agar kegiatan efisien, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan. (Harahap : 122) Selanjutnya definisi tentang pengendalian intern tadi ditinjau kembali pada tahun 1984 dengan keluarnya SAS No. 48. Setelah keluarnya SAS ini maka definisi pengendalian intern menjadi sebagai berikut : a. Kontrol Administrasi Termasuk namun tidak hanya terbatas pada struktur organisasi, prosedur dan catatan yang melaksanakan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung juawab untuk mencapai tujuan perusahaan dan hal ini merupakan awal dalam melaksanakan accounting control atas transaksi perusahaan. b. Kontrol Akuntansi Meliputi struktur organisasi, prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjaga keamanan dan dipercayainya catatan keuangan perusahaan. (Harahap : 123) Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan sistem pengendalian intern adalah a.

Menjaga kekayaan organisasi

b.

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

c.

Mendorong efisiensi


13

d.

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Ad. a. Menjaga kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengawasan yang memadai. Kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti piutang dagang, akan rawan oleh kecurangan jika tidak dijaga dengan baik. Ad. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen sebsgai dasar pengambilan keputusan penting,. Pengawasan intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat diandalkan. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan keakuratan data akuntansi mencerminkan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan. Ad. c. Mendorong efisiensi Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi pekerjaan yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. Ad. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.


14

Dengan mengetahui pengertian dan tujuan pengendalian intern maka dapat dipahami betapa pentingnya penerapan pengendalian intern dalam perusahaan. Namun selain itu harus diketahui juga ciri-ciri sistem pengendalian intern yang baik yaitu : a.

Struktur organisasi yang baik

Perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tegas yang dapat membedakan tugas dan tanggung jawab masing-masing personel. b. Sistem otorisasi dan tanggung jawab yang jelas Harus ada pemberian wewenang yang jelas dan tanggung jawab yang tegas pula. Sistem yang baik ditandai oleh aturan yang menyatakan bahwa semua transaksi harus diotorisasi, kemudian dicatat, setiap akses ke asset harus mendapat otorisasi. c. Sistem akuntansi yang baik Perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang baik dan berguna untuk mengolah data menjadi informasi yang dapat dimengerti dan dapat mendukung kebijaksanaan manajemen. d. Kebijakan personalia yang baik Pedoman sistem pengendalian intern yang baik dalam bidang ini adalah pemilihan pegawai yang objektif dan profesional, pelatihan terhadap karyawan secara berkesinambungan, dan melakukan supervisi secara tepat serta kebijakan lain yang mendukung.


15

e. Badan atau staf internal audit Dalam struktur organisasi biasanya ada unit yang berfungsi sebagai pelaksana fungsi pengendalian intern. Sebaiknya harus ada unit ini dalam setiap organisasi, kemudian posisinya dalam organisasi harus jelas dan kuat. Semakin kuat posisinya dalam struktur organisasi itu semakin baik bagi pelaksanaan pengendalian intern. f. Dewan komisaris yang kompeten dan aktif Dewan komisaris yang merupakan lembaga pengawasan tertinggi dalam perusahaan harus benar-benar memiliki kemampuan dan keberanian untuk melaksanakan fungsinya sebagai pengawas direksi. Dia harus aktif memantau pelaksanaan manajemen perusahaan, bekerja sama dengan internal auditor. Menurut Mulyadi (2001 : 164) unsur pokok pengendalian intern adalah : 1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2.Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3.Praktik sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Dalam meneliti pengendalian intern, sebagian besar waktu biasanya habis digunakan untuk menganalisa dan mengevaluasi pengendalian intern secara terperinci. Dan mungkin ini merupakan cara yang seharusnya. Akan tetapi dengan diketahuinya tanggung jawab dari Dewan Komisaris dan manajemen tertinggi, maka tujuan terakhir dari sistem adalah untuk membantu dalam memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu, sistem pengendalian intern yang akan ditinjau harus meliputi semua tingkat perencanaan dan pengendalian yang


16

berhubungan. Ini dapat dibagi menjadi tiga golongan, seperti yang dikemukan Heckert (1996: 130), yaitu sebagai berikut : a. Strategis – Dewan Komisaris Dan Manajemen Tertinggi  Struktur organisasi  Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran perusahaan  Prosedur-prosedur perencanaan jangka panjang  Pengambilan keputusan kebijaksanaan pemasaran  Pengambilan keputusan kebijakan manajemen  Pengambilan keputusan kebijakan finansial b. Taktis – Dewan Komisaris dan Manajemen Tertinggi  Rencana laba tahunan  Kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia eksekutif  Pengeluaran modal (capital expanditure)  Rencana tahunan riset dan pengembangan c. Operasional  Praktek-praktek pemberian persetujuan kredit  Perlakuan terhadap piutang sangsi  Prosedur pembuatan/ penerbitan faktur  Prosedur pembelian  Otorisasi gaji dan upah  Pelaksanaan rencana pensiun Sistem pengendalian intern dapat berfungsi sebagai sebuah perisai yang melindungi aktiva perusahaan dari serangakaian peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang organisasi. Termasuk dalam hal ini adalah akses yang tidak otoratif ke aktiva perusahaan, kesalahan yang disebabkan ketidakmampuan pegawai, kesalahan program komputer, dan input data yang dikorupsi, serta tindakan-tindakan yang merugikan lainnya, seperti akses yang tidak diotorisasi oleh pembajak komputer dan ancaman virus komputer yang menghancurkan program dan database. Kelemahan dan tidak adanya kontrol disebut eksposur. Eksposur, meningkatkan resiko perusahaan akan kerugian keuangan atau kerusakkan dari peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Menurut Hall (2001: 151), suatu


17

kelemahan dalam pengendalian intern dapat mengekspos perusahaan pada satu atau lebih dari jenis-jenis resiko berikut ini : a. Perusakkan aktiva (baik aktiva fisik maupun informasi) b. Pencurian aktiva c. Korupsi informasi atau sistem informasi d. Kekacauan sistem informasi Keterbatasan pengendalian intern Penting untuk diketahui bahwa pengendalian intern itu tidak bisa memberikan jaminan absolut sehingga dianggap semua akan berjalan lancar dann tujuan organisasi tercapai dengan maksimal. Kemudian perlu diingat bahwa perngendalian intern itu dilakukan di berbagai tingkat, unit organisasi dengan berbagai tujuan yang berbeda. Sehingga tidak ada jaminan bahwa sistem ini akan menjamin tujuan tercapai. Menurut Harahap (2001 : 134-135), ada beberapa keterbatasan pengendalian intern, yaitu : a. Pertimbangan manusia Sistem itu dibuat dan dilaksanakan oleh manusia dengan segala keterbatasannya khususnya pengaruh ‘judgement’ yang dominan baik dalam penafsiran, peraturan maupun pelaksanaannya. b. Sistem rusak (breakdown) Sistem apapun yang dibuat manusia masih berpotensi untuk rusak yang disebabkan berbagai hal. Kesalahan informasi, penafsiran maupun implementasi yang tidak hati-hati. Bisa juga ketidakmampuan sistem dan manusia merespon perubahan lingkungan yang demikian cepat. c. Pelanggaran oleh manajemen Pengendalian intern hanya efektif jika manajer yang bertanggung jawab melaksanakan berfungsi sesuai yang diharapkan oleh sistem itu. Jika manajemen yang justru melanggar peraturan dan prosedur yang dibuatnya maka dapat dipastikan sistem itu gagal. d. Kolusi Jika terjadi persekongkolan antara satu atau lebih pelaku maka kendatipun ada kegiatan monitoring akan sukar menemukan kesalahan dalam sistem itu. Kolusi ini bisa merubah informasi, menyembunyikan fakta, dan


18

memberikan informasi yang tidak benar ataun tidak menjalankan komunikasi dengan koleganya. e. Biaya dan keuntungan (cost vs benefit) Untuk melaksanakan pengendalian intern kita memiliki keterbatasann khususnya dalam menerapkan sistem tersebut. Sistem pengendalian hanya tepat jika manfaat yang diperoleh dari sistem pengendalian itu lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk menerapkannya. Keterbatasan kemampuan ini akan dapat mempengaruhi efektifitas sistem pengendalian intern. Menurut Hall (2001: 155), pengendalian intern seperti yang didefinisikan dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen, yaitu : a. b. c. d. e.

Lingkungan Kontrol Penilaian Resiko Informasi Dan Komunikasi Pengawasan Kegiatan Kontrol

a. Lingkungan Kontrol Lingkungan

kontrol

merupakan

pondasi

dari

keempat

komponen

pengendalian lainnya. Lingkungan kontrol menetapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari para manajemen dan pegawainya. Elemenelemen yang penting dari lingkungan kontrol adalah : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Integritas dan nilai etika manajemen Struktur organisasi Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit Filosofi manajemen dan gaya operasi Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas Metode manajemen dalam menilai kinerja Pengaruh eksternal seperti penilaian dari agen penentu undang-undang Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia (Hall: 155) 1) Integritas dan nilai etika manajemen Reputasi dan integritas manajer perusahaan merupakan faktor kritikal dalam menentukan auditability (dapat diauditnya) suatu organisasi.


19

2) Struktur organisasi Struktur organisasi yang tepat akan tergantung pada jenis, besar, daerah operasi, jumlah cabang perusahaan dan faktor penting lainnya. Struktur organisasi perusahaan menentukan garis tanggung jawab dan wewenang yang ada. Dengan adanya pemisahan fungsi, maka efektifitas pengawasan intern akan dapat dicapai, hal ini karena masing-masing fungsi dipegang oleh orangorang yang berbeda. Struktur organisasi membatasi garis tanggung jawab dan wewenang yang ada serta menciptakan garis komunikasi yang baik. 3) Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit Suatu komite audit adalah sejumlah anggota puncak perusahaan yang bertanggung jawab untuk mempertahankan kebebasan manajemen. Komite audit ini membantu manajemen dalam menjamin bahwa pengawasan tehadap operasional perusahaan, khususnya prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang telah dijalankan sebagaimana mestinya. 4) Filosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen melalui tindakannya memberikan pertanda yang jelas kepada pegawai mengenai pentingnya pengawasan intern dan menetapkan kebijakankebijakan dalam operasional perusahaan. 5) Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas Metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab serta hal-hal serupa dan berhubungan dengan pengawasan intern adalah penting bagi perusahaan. Metode yang dapat mencakup serta memorandum dari manjemen puncak tentang pentingnya pengawasan intern dan hal yang


20

berhubungan dengan pengawasan tersebut, rencana organisasi dan operasi yang formal dan urutan tugas karyawan dan kebijakan yang berhubungan dengannya, dokumen kebijakan yang mencakup perilaku karyawan seperti pertentangan kepentingan dan petunjuk resmi mengenai perilaku. 6) Metode manajemen dalam menilai kinerja Metode yang digunakan manajemen untuk memantau kegiatan anggota lain akan mempertinggi efektifitas struktur pengendalian intern karena dapat membantu manajemen dalam menentukan kesalahan yang mungkin telah terjadi, contohnya kesalahan pencatatan piutang. 7) Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar perusahaan yang mempengaruhi operasi perusahaan, khususnya terhadap penjualan kredit dan penagihan piutang. 8) Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia Aspek yang paling penting dalam pengendalian intern adalah personalia, jika personalia dapat dipercaya maka akan dihasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Oleh sebab itu dibutuhkan metode penerimaan dalam penerimaan pegawai, evaluasinya dan pembayaran balas jasa merupakan bagian yang penting dari struktur organisasi. b. Penilaian resiko Penetapan resiko oleh manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan sama dengan resiko bawaan yang merupakan pusat perhatian dari eksternal auditor. Resiko tersebut berhubungan dengan resiko atas penyajian atau pernyataan


21

laporan keuangan pada umumnya, dan khususnya untuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penjumlahan, pemprosesan, dan pelaporan data-data yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang. Mengingat tujuan manajemen adalah untuk mempertimbangkan bagaimana mengidentifikasi resiko yang timbul, dalam hal ini tugas auditor adalah mengevaluasi kemungkinan timbulnya kesalahan yang bersifat materiil dalam laporan keuangan. c. Informasi dan komunikasi Sistem informasi dan komunikasi berhubungan erat dengan tujuan pelaporan keuangan yang dalam hal ini termasuk sistem akuntansi, mengandung metodemetode dan pencatatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi, menjumlahkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan memelihara tanggung jawab atas harta dan hutang perusahaan. Sedangkan komunikasi berhubungan dengan pemahaman yang baik atas peranan dan tanggung jawab seseorang

dalam menjalankan struktur

pengendalian intern untuk pelaporan keuangan. Menurut Hall (2001: 157) sistem informasi akuntansi yang baik akan :    

Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah Menyediakan informasi yang tepat waktu tentang transaksi dengan rincian yang rumit untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keuangan yang benar. Mengukur nilai transaksi keuangan dengan akurat sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan. Mencatat transaksi dengan akurat pada periode waktu munculnya.


22

d. Pengawasan Pihak manajemen harus menentukan bahwa pengendalian intern berfungsi dengan benar. Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain pengendalian intern dan operasinya dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang terpisah atau dengan kegiatan yang berkelanjutan. Seorang auditor internal dapat mengawasi kegiatan entitas dalam prosedur terpisah. Mereka mengumpulkan bukti kecukupan kontrol dengan menguji kontrol, kemudian mengkomunikasikan kekuatan dan kelemahan kontrol kepada manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, auditor internal memberikan rekomendasi spesifik untuk perbaikan kontrol. Teknik lain untuk mencapai pengawasan yang berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat waktu memungkinkan para manajer di wilayah-wilayah fungsional seperti : penjualan, pembelian, produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengontrol kegiatan organisasi mereka. Dengan merangkumkan kegiatan, menyoroti trend dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang didisain dengan baik akan memberikan bukti tentang berfungsi atau tidaknya pengendalian intern. e. Kegiatan Kontrol Menurut Hall (2001: 158), kegiatan kontrol adalah : “kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang benar diambil untuk menghadapi resiko organisasi yang diidentifikasi. Kegiatan-kegiatan kontrol dapat dikelompokkan menjadi dua kategori : kontrol komputer dan kontrol fisik.


23

1) Kontrol komputer

kontrol komputer secara khusus berkaitan dengan

lingkungan teknologi informasi (TI) dan auditing TI, dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kontrol umum dan kontrol aplikasi. Kontrol umum berkaitan dengan keseluruhan entitas, seperti kontrol atas pusat data, database organisasi, pengembangan sistem dan pemeliharaan program. Kontrol aplikasi memastikan integritas sistem spesifik seperti pemprosesan pesanan penjualan, piutang dagang dan lainnya. 2) Kontrol fisik

Jenis kegiatan ini terutama berkaitan dengan sistem

akuntansi tradisional yang menerapkan prosedur manual. Menurut Hall (2001 : 158), ada enam kategori tradisional dalam kegiatan kontrol fisik, yaitu : a) b) c) d) e) f)

Otorisasi transaksi Pemisahan tugas Supervisi Catatan Akuntansi Kontrol akses Verifikasi independen

a) Otorisasi transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua materi transaksi yang diproses oleh sistem informasi tersebut valid dan sesuai dengan tujuan manajemen. Dapat bersifat umum atau spesifik. Otoritas umum diberikan oleh personel operasi untuk melaksanakan operasi sehari-hari. Misalnya prosedur untuk mengotorisasi pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk hanya ketika tingkat persediaan mencapai tingkat pemesanan yang telah ditetapkan. Hal ini disebut prosedur yang telah diprogramkan. Aturan keputusan ditetapkan dimuka, dan tidak diperlukan persetujuan tambahan. Disisi lain, otorisasi spesifik berkaitan dengan kasus yang berkaitan dengan transaksi non rutin. Misalnya


24

adalah memperluas batas kredit pelanggan melebihi jumlah normal. Otoritas spesifik merupakan tanggung jawab manajemen. b) Pemisahan Tugas Salah satu kegiatan kontrol paling penting adalah pemisahan tugas pegawai untuk meminimalkan fungsi yang saling bertentangan. Pemisahan tugas dapat mengambil banyak bentuk, tergantung pada tugas spesifik yang dikontrol. Namun demikian, ketiga tujuan berikut ini memberikan petunjuk umum yang dapat diterapkan pada kebanyakan organisasi, seperti yang dikemukakan oleh Hall (2001 : 159) : Tujuan 1. Pemisahan tugas harus sedemikian rupa sehingga otorisasi untuk suatu transaksi terpisah dari pemprosesan transaksi tersebut. Misalnya, pembelian tidak boleh dilakukan oleh departemen pembelian sampai diotorisasi oleh departemen kontrol persediaan. Pemisahan tugas ini merupakan kontrol untuk mencegah pembelian persediaan yang tidak perlu oleh individu. Tujuan 2. tanggung jawab untuk mengawasi aktiva harus dipisahkan dari tanggung jawab pembukuan. Misalnya departemen yang memiliki pengawasan fisik terhadap persediaan barang jadi (gudang) tidak boleh melakukan tugas pembukuan persediaan. Akuntansi untuk persediaan barang jadi dilakukan oleh kontrol persediaan yang merupakan fungsi akuntansi. Ketika seorang individu atau suatu departemen bertanggung jjawab baik untuk pengawasan aktiva ataupun pembukuannya, potensi fraud timbul. Aktiva dapat dicuri atau hilang, dan pembukuan dipalsukan untuk menutupi peristiwa tersebut. Tujuan 3. Organisasi harus direstrukturisasi sehingga kesuksesan suatu fraud memerlukan kolusi antara dua atau lebih individual dari tanggung jawab yang bebeda. Misalnya, tidak seorangpun memiliki akses yang cukup terhadap catatan akuntansi untuk melakukan fraud Oleh karena itu jurnal, buku besar pembantu, dan buku besar umum dilakukan secara terpisah. Untuk kebanyakan orang, pikiran untuk mendekati pegawai lain dengan tujuan untuk berkolusi memberikan halangan psikologis yang sulit untuk dihadapi. Kekhawatiran ditolak dan tindakan disipliner yang mengikutinya melemahkan permohonan tersebut. Namun demikian para pegawai dengan tanggung jawab terpisah yang bekerja sama setiap hari dan relasi fisiknya cukup dekat, akan menghasilkan keakraban yang mengikis halangan tersebut. Untuk alasan ini pemisahan tugas harus dilakukan secara fisik juga organisasional. Tentu saja keprihatinan akan keakraban personel


25

dipekerjaan adalah justifikasi untuk membentuk peraturan yang melarang nepotisme. c) Supervisi Penerapan pemisahan

tugas secukupnya mensyaratkan suatu perusahaan

menerapkan sejumlah besar pegawai. Mencapai pemisahan tugas yang memadai sering kali sulit bagi organisasi kecil. Jelas bahwa tidak mungkin memisahkkan lima tugas yang bertentangan diantara tiga pegawai. Oleh karena itu, dalam organisasi kecil atau wilayah fungsional yang kecil yang kekurangan personel, manajemen harus mengkompensasi ketiadaan kontrol pemisahan ini dengan supervisi yang ketat. Asumsi yang mendasari adalah bahwa perusahaan mempekerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Asumsi pegawai kompeten dan dapat dipercaya mempromosikan efisiensi pelaksanaan supervisi. Karenanya perusahaan dapat membangun suatu jangkauan kontrol dimana satu orang manajer dapat mensupervisi beberapa pegawai. d) Catatan Akuntansi Catatan akuntansi tradisional dalam satu organisasi terdiri atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Catatant tersebut menangkap esensi ekonomi dari transaksi dan menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi. Jejak audit memungkinkan auditor menelusuri setiap transaksi melalui semua fase pemprosesan dari awal sampai pembentukan laporan keuangan. Organisasi harus mempertahankan jejak audit untuk dua alasan. Pertam, informasi ini diperlukan untuk melakukan operasi setiap hari. Kedua, jejak audit memainkan peranan esensial dalam audit keuangan perusahaan sehingga memungkinkan auditor

eksternal (dan internal) untuk

memverifikasi transaksi tertentu dengan menelusuri dari laporan keuangan ke


26

akun buku besar, ke jurnal, ke dokumen sumber dan kembali ke dokumen awalnya. Untuk alasan praktis dan kewajiban hukum, organisasi bisnis harus mempertahankan catatan akuntansi yang cukup untuk menjaga jejak audit. e) Kontrol akses Tujuan dari kontrol akses adalah untuk memastikan hanya personel yang diotorisasi memiliki akses ke aktiva perusahaan. Kontrol akses yang diperlukan untuk melindungi catatan akuntansi akan bergantung pada karakter teknologi dari sistem akuntansi. Kontrol akses dilakukan denan mengontrol dokumen dan catatan dan dengan memisahkan tugas antara mereka yang harus mengakses dan memproses catatan tersebut. f) Verifikasi independent Prosedur verifikasi adalah pengecekan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasikan kesalahan dan alah penafsiran. Verifikasi berbeda dengan supervisi karena ia dilakukan setelah terjadi kegiatan, oleh individu yang tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau tugas yang sedang diverifikasi. C. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001 : 219)

a. b. c. d. e. f. g.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: Prosedur order penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur pengiriman Prosedur penagihan Prosedur pencatatan piutang Prosedur distribusi penjualan Prosedur pencatatan harga pokok penjualan


27

a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang dapat dilakukan melalui surat, telepon, di toko, melalui wiraniaga di lapangan ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari pelanggan ataupun sales order yang di buat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian bagian order penjualan membuat shipping order (surat order pengiriman) dan mengirimkannya ke berbagai fungsi lain. b. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini bagian penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat oder pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status kredit pelanggan, jangka waktu pembayaran dan batas kredit. Setelah pemberian kredit mendapat persetujuan, maka diperiksa apakah persediaan yang ada mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada arsip order pelanggan. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian pengiriman akan mengirimkan barang pada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari bagian order penjualan. Bagian gudang akan mengidentifikasi produk dan jumlah yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang. Surat order pengiriman beserta barang dikirimkan ke bagian pengiriman dan


28

petugas kemudian menyesuaikan data catatan untuk menggambarkan penurunan persediaan. Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang, bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengiriman dari bagian order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat beserta salinannya. Bagian pengiriman melakukan perhitungan fisik barang untuk disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimannya. Rekonsiliasi barang yang diterima dari dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum pengiriman barang. Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat. Surat order pengiriman asli dan surat muat diserahkan kepada bagian order penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan. Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales order follow-up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan ke bagian penagihan. d. Prosedur penagihan Bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirimkan kepada pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan


29

surat order pengiriman dan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan bagi wiraniaga. e. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini bagian piutang akan memutakhirkan buku besar pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat dan faktur yang duterima serta menyimpan dokumen tersebut sesuai urutan nomornya, Tembusan faktur

yang

diterima

oleh

bagian

kartu

persediaan

digunakan

untuk

memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Bagian jurnal yang menerima tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan dan mengarsipkan faktur. f. Prosedur distribusi penjualan Bagian jurnal juga bertugas membuat laporan penjualan yamg akan mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Definisi distribusi menurut Mulyadi (2001 : 278): Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur penjualan misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi penjualan adalah prosedur ringkasan yang tercantum dalam penjualan (misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran) dan pengumpulan total ringkasan pejualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti memorialnya untuk kemudian dikirimkan ke bagian jurnal. Selanjutnya berdasar


30

rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal mencatat harga pokok penjualan dalam jurnal umum serta mengarsipkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang telah dijabarkan di atas dapat dilihat pada lampiran. Menurut Mulyadi (2001 : 211 ) : Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : 1. Fungsi penjualan 2. Fungsi kredit 3. Fungsi gudang 4. Fungsi pengiriman 5. Fungsi penagihan 6. Fungsi akuntansi

1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian order penjualan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit pada pelanggan. Tembusan kredit dari surat order pengiriman harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit. Fungsi ini berada di tangan bagian kredit.


31

3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untyuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pelanggan, serta menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian gudang. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi ini berada di tangan bagian pengiriman. 5. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan bagian penagihan. 6. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Fungsi ini berada di tangan bagian piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang), bagian jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan), dan bagian kartu persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).


32

Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : a. Surat order pengiriman dan tembusannya b. Faktur dan tembusannya c. Rekapitulasi harga pokok penjualan d. Bukti Memorial Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit. Berbagai tembusan surst order pengiriman terdiri dari : a. Surat order pengiriman Dokumen ini merupakan lembar perrtama surat order pengiriman yang mengotorisasi fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dokumen tersebut. b. Tembusan Kredit (credit copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dan fungsi kredit. c. Surat pengakuan (acknowledgement copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberi tahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d. Surat muat (bill of landing) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum, surat muat biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untruk perusahaan


33

angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan pengangkutan tersebut. e. Slip pembungkus (packing slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. f. Tembusan gudang (warehouse copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. g. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow up copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Dokumen ini juga merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan yang belum dipenuhi. h. Arsip index silang (cross index file copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaanpertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari : a. Faktur penjualan (customer’s copies)


34

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b.

Tembusan piutang (account receivable copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

c. Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. d. Tembusan analisis (analysis copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson). e. Tembusan wiraniaga (salesperson copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan ke pada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu berdasarkan data pada kartu persediaan. Dokumen ini dibuat


35

secara periodik dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu ke dalam jurnal umum. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah ; a. Jurnal piutang b.Kartu piutang c. Kartu persediaan d. Kartu gudang e. Jurnal umum

2. Penagihan Piutang Sumber penerimaan kas perusahaan yang melakukan penjualan kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi (2001 : 482) menyatakan bahwa “penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melelui berbagai cara : (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, dan (3) melalui lock-box-collection plan”. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan : 1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. 2. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur


36

3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. 4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa 5. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur 7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan seperti yang telah dijabarkan di atas disajikan pada lampiran. Prosedur penagihan piutang melalui pos : 1. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi 2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos. 3. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur 4. Bagian sekretariat menyerahkan cek pada bagian kasa. 5. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang 6. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur


37

7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan yang debitur tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan pembuatan postoffice box (PO-Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO-Box tersebut. Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan : 1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. 2. Debitur melaksanakan pembayaran utang pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat. 3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan 4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat. 5. Bank mengurus check-clearing. 6. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut. 7. Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.


38

8. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas. Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka

ataupun

melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang biasanya dikirimkan oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan monthly statement. Pernyataan piutang menurut Mulyadi (2001: 270) adalah “formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya”. Bentuk pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan metode open invoice dan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran diaplikasikan untuk memutakhirkan catatan piutang, dan format dari pernyataan piutang yang dikirim pada pelanggan. Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan faktur dikirim pada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat pemberitahuan akan dikirim kembali saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam metode ini berisi daftar faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya. Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan.


39

Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi nama informasi mengenai pelanggan, nomor rekening, dan saldo piutang. Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan. Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus (cycle billing) untuk mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akam menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus pekerjaan posting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata dalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan. Bagi pelanggan yang lambat membayar, umumnya akan diberi peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir (deliquency notice) mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anjak piutang (factoring), atau akhirnya menghapus saldo tersebut. Menurut Mulyadi (2001 : 487) : Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : a. fungsi sekretariat b. fungsi penagihan c. fungsi kas


40

d. fungsi akuntansi e. fungsi pemeriksa intern a. fungsi sekretariat Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos dari para perusahaan jika penerimaan kas dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan yang dikirim oleh bank. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada di tangan bagian sekretariat. b. Fungsi penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Fungsi penagihan berada di tangan bagian penagihan. c. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini berada di tangan bagian kasa.


41

d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi ini berada di tangan bagian jurnal dan bagian piutang. e. Fungsi pemeriksa intern Fungsi

pemeriksa

intern

bertanggung

jawab

dalam

melaksanakan

perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Fungsi pemeriksaan intern berada di tangan bagian pemeriksa intern. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah: a. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberi tahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang dikirim perusahaan.


42

b. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan di cap oleh bank sdebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.


43

d. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek (check issuer). Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah “cek yang telah digunakan untuk membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank” (Mulyadi, 2001 : 483). Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan b. Jurnal retur penjualan c. Jurnal umum d. Jurnal penerimaan kas e. Kartu piutang

E. Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 1. Pengendalian Intern Penjualan Kredit Unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat dirinci sebagai berikut : Organisasi a.

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit


44

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. c.

Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

d.

Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan lengkap oleh salah satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan e. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman f. Persetujuan kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan menandatangani credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). g. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. h. Penetapan harga jual, syarat jual, syarat pengangkutan barang, dan potongan

penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan

penerbitan surat keputusan engenai hal itu. i. Terjadinya

piutang

diotorisasi

oleh

fungsi

penagihan

dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. j. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tandatangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)


45

k. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat l. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. m. Faktur

penjualan

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. n. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. o. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 2. Pengendalian Intern Penagihan Piutang Unsur pengendalian piutang Organisasi a. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas b. fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan c. debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro) d. fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.


46

e. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur Praktik yang Sehat f. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. g. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) h. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan bagian kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents