BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR 1. Pengertian Sistem Adanya sistem dalam sebuah organisasi maupun kelompok dalam melakukan kegiatan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk membuat kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. Secara umum menurut Krismiaji yang mengutip dari West Churchman, The System Approach (1968:29) sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian
komponen
yang dikoordinasikan
untuk
mencapai
serangkaian tujuan. Mulyadi (2001:2) menyatakan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekelompok dua atau lebih komponen, yang saling berhubungan atau sistem yang memiliki tujuan yang sama (Hall, 2011:5). Dari pendapat beberapa ahli tentang pengertian sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur yang saling berhubungan erat untuk mencapai tujuan tertentu.
6
7
Gambar 2.1 Model Sistem
Sistem
Masukan
Keluaran
Model Sistem Sederhana
Masukan 1
Keluaran 1
Masukan 2
Keluaran 2
Sistem
Masukan n
Keluaran n Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran
Sumber: Gordon B. Davis (1995:69) Dalam kaitannya dengan akuntansi, sistem yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem akuntansi yang merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa guna memudahkan pengelolaan perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen (Mulyadi, 2001:3). Berikut ini adalah penjelasan mengenai unsur-unsur akuntansi tersebut: a) Formulir Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena tugasnya
adalah
untuk
merekam
(mendokumentasikan)
peristiwa yang terjadi dalam perusahaan. Selain itu formulir
8
juga sering disebut sebagai media karena formulir merupakan media yang digunakan untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b) Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c) Buku Besar (General Ledger) Buku
besar
terdiri
dari
rekening-rekening
yang telah
disesuaikan dengan unsur-unsur yang akan disajikan dalam laporan hasil akhir untuk meringkas data keuangan yang sebelumnya telah dicatat dalam jurnal. d) Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu digunakan untuk memberikan rincian lebih lanjut atas data keuangan telah digolongkan dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi terakhir yang akan dibuat sebelum dilanjutkan dengan penyajian laporan keuangan. e) Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan,
9
laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
2. Pengertian Prosedur Prosedur melibatkan persiapan input, proses transaksi, deteksi kesalahan dan koreksinya, kontrol, rekonsiliasi saldo, akses terhadap database,
instruksi
dari
operator
komputer
dan
persiapan
pendistribusian output (Romney dan Steinbart, 2012:667). Menurut Mulyadi (2001:5) definisi dari prosedur adalah suatu sistem urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Merujuk pada penjelasan W. Gerald Cole, Baridwan (2002:3) mendefinisikan prosedur sebagai suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu atau beberapa departemen untuk melaksanakan kegiatan perusahaan yang dilakukan secara berulang.
10
B. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL Sistem pengendalian internal adalah sebuah sistem yang mengatur karyawan perusahaan untuk menjaga aset-aset yang dimiliki perusahaan, memastikan catatan dan informasi akuntansi akurat dan dapat dipercaya, efisien dalam melakukan tugas dan mengukur kepatuhan yang berdasarkan dengan peraturan (Hall, 2011:128). Merujuk pada The committe of Sponsoring Organization (COSO), Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI) (2011: 319.2) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas-entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: a. Keandalan laporan keuangan. b. Keefektifan dan efisiensi operasi. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakankebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan (Rama dan Jones, 2009:132). 1. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam organisasi terdiri dari beberapa komponen atau unsur. Komponen yang terdapat dalam pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164) adalah:
11
a. Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung
jawab
fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit. d. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.
Sesuai dengan SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraf 07, Mulyadi (2009:183) menjelaskan dalam bukunya bahwa pengendalian internal terdiri dari lima unsur pokok yang saling berkaitan yaitu: a. Lingkungan pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penilaian risiko (risk assessment) Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko yang harus dikelola. c. Aktivitas pengendalian (control activities) Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
12
d. Informasi dan komunikasi (information and communication) Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. e. Pemantauan (monitoring) Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Arens & Loebbecke (2009:258) dalam merancang struktur pengendalian intern, manajemen mempunyai kepentingankepentingan sebagai berikut: a. Keandalan laporan keuangan Manajemen perusahaan bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor dan pengguna lainnya. manajemen mempunyai kewajiban hokum dan professional untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai standar laporan, yaitu prinsip akuntansi yang berlaku umum. b. Mendorong keefektifan dan efisiensi operasional Pengendalian dalam suatu organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengrangi penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien.
13
c. Ketaatan pada hukum dan peraturan Pengendalian internal yang baik tidak hanya menyediakan seperangkat peraturan lengkap dan sanksinya saja. Tetapi pengendalian internal yang baik akan mampu mendorong setiap personal untuk mematuhi peraturan yang sudah diterapkan dan berkaitan erat dengan akuntansi contohnya adalah UU Perpajakan dan UU Perseroan Terbatas.
C. HUBUNGAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
AKUNTANSI
DAN
SISTEM
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa sistem akuntansi dan sistem pengendalian sangat erat hubungannya satu sama lain. Sistem pengendalian intern harus ada dalam sistem akuntansi yang akan digunakan dan sistem pengendalian tersebut akan dapat mencegah adanya kemungkinan risiko-risiko yang akan dihadapi oleh perusahaan maupun kecurangan yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang perlu dilakukan dalam tahapan prosedur pengiriman dan penerimaan barang adalah sebagai berikut:
14
Tabel 2.1 Resiko dan Pengendalian Intern dalam Pengiriman Surat dan Paket Luar Negeri dari Kantor Pos Solo Tahapan Prosedur
Penerimaan paket dari pengirim
Penyortiran surat dan paket
Pemegang Fungsi
Bagian Loket
Bagian Proses
Dokumen
Bukti penyerahan, Pertinggal kantor asal, Bukti pengiriman, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman
Bukti penyerahan, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman
Catatan Akuntansi
Pertinggal kantor asal
Aktivitas Pengendalian Pengecekan isi kiriman berdasarkan keterangan tertulis di resi Penentuan barang termasuk dalam daftar barang yang boleh dikirim ke suatu negara Penyortiran sesuai dengan daerah tujuan barang kiriman Pemisahan surat dan paket yang telah disortir dengan yang belum disortir
Kemungkinan Salah Saji
Barang yang diterima tidak sesuai peraturan (keterangan barang dengan isi berbeda, barang termasuk barang yang dilarang masuk oleh suatu negara)
Surat atau paket salah sortir sehingga dikirim ke tempat yang salah Barang hilang saat pengangkutan Surat atau paket yang telah disortir tercampur dengan tumpukan untuk daerah lain
15
Pengantongan surat dan paket
Pengiriman surat dan paket
Bagian Proses
Bagian Distribusi
Manifest
Puri kirim, Manifest, R7
Pengecekan jumlah kantong yang akan dikirim sesuai dengan jumlah di manifest Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang yang menggunakan bar code Pengecekan barang yang dikirim
Saat pengangkutan ke bagian distribusi ada kantong yang tertinggal Pengirim yang tidak puas tidak mengirim barang lewat pos lagi Tidak ada update dari negara tujuan Barang kiriman tidak dapat dilacak pada saat dikirim Barang kiriman hilang, rusak, terlambat saat pengiriman Resi kiriman hilang
16
Tabel 2.2 Resiko dan Pengendalian Intern dalam Penerimaan Surat dan Paket Luar Negeri Di Kantor Pos Solo Tahapan Prosedur
Pemegang Fungsi
Dokumen
Catatan Akuntansi
Aktivitas Pengendalian Pengecekan kesesuaian manifest pengiriman dengan barang yang ada
Kemungkinan Salah Saji Barang diterima dalam keadaan rusak
Penerimaan surat dan paket luar negeri
Bagian Paket
Pemeriksaaan jumlah surat dan paket luar negeri
Bagian Paket
Manifest kiriman
Pengecekan ulang data barang kiriman yang diterima
Pemeriksaan bea cukai
Bagian Bea Cukai
Pencacahan dan Pembeaan Kiriman Pos (P.P.K.P)
Pengecekan barang dilakukan secara langsung setelah barang kiriman masuk bea cukai
Antrian bea cukai sehingga barang masuk tidak langsung di proses
Pengiriman surat dan paket
Bagian Antaran
Pengecekan data barang sesuai bar code dan data yang tertera di barang
Salah memasukkan data paket yang diterima dalam komputer
Pembuatan puri kirim
Surat atau paket yang dikirim mengalami kerusakan saat dikirim
Manifest kiriman, R6, R7
Manifest, Puri kirim
PPKP
Barang hilang Jumlah barang yang diterima berbeda dengan jumlah barang yang tertera di manifest kirim
17
D. BAGAN ARUS (FLOW CHART) Romney dan Steinbart (2012:75) mendefinisikan flow chart sebagai sebuah teknik analitis yang digunakan untuk mendeskripsikan suatu aspek yang terdapat dalam sistem informasi dengan jelas, ringkas dan logis. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flow chart dibedakan menjadi empat kategori yaitu: 1. Simbol input/ output Simbol
ini
melambangkan
alat-alat
yang
digunakan
untuk
menghasilkan suatu input atau untuk mencatat output dari suatu sistem operasi. 2. Simbol proses Simbol-simbol proses menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk memproses data atau untuk menunjukkan saat proses yang terjadi dilakukan secara manual. 3. Simbol wadah (storage) Simbol ini digunakan untuk mewakili perangkat yang digunakan untuk menyimpan data. 4. Simbol arus dan simbol lain-lain Simbol-simbol ini digunakan untuk menunjukkan arus data, dimana flow chart akan dimulai dan berakhir, kapan keputusan dibuat, dan kapan catatan tambahan dibutuhkan dalam flow chart.
18
Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flow chart diantaranya sebagai berikut:
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Flow Chart Simbol
Nama
Keterangan
Simbol Arus dan simbol lain-lain Arah Arus dokumen atau pemrosesan
arus
dokumen
pemrosesan;
arus
atau
normal
adalah ke kanan atau ke bawah Sebuah
tahap
pembuatan
keputusan; digunakan dalam Keputusan
bagan alir program komputer untuk menunjukkan cabang bagi alternatif cara. Menghubungkan bagan alir
Penghubung pada yang berada di halaman yang halaman berbeda berbeda Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti Terminal
dalam sebuah proses atau program; untuk
juga
digunakan
menunjukkan
pihak
19
eksternal.
Simbol proses Sebuah fungsi pemrosesan yang
dilaksanakan
oleh
Pemrosesan komputer;
biasanya
komputer menghasilkan
perubahan
terhadap data atau informasi. Sebuah fungsi pemrosesan Kegiatan
yang
dilaksanakan
campuran
menggunakan
alat
dengan selain
komputer. Sebuah kegiatan pemrosesan Kegiatan manual
yang
dilaksanakan
secara
Sebuah
dokumen
atau
laporan;
dokumen
dapat
manual Simbol input/output
Dokumen dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer. Digambarkan Dokumen rangkap
dengan
menumpuk simbol dokumen dan
pencetakan
nomor
20
dokumen di bagian depan dokumen pada bagian kiri atas. Digunakan
untuk
menggambarkan
berbagai
media input dan output dalam Input/ Output, sebuah bagan alir program. Jurnal/ Buku besar Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen. Simbol wadah Arsip dokumen disimpan dan diambil secara manual. Huruf didalamnya N
menunjukkan
Arsip cara pengurutan arsip: N = Urut nomor; A = Urut abjad; T = Urut tanggal.
Sumber : Accounting Information Systems Twelfth Edition E. PENGERTIAN KANTOR POS DAN BARANG IMPOR 1. Kantor Pos Kantor Pos adalah fasilitas fisik tidak bergerak untuk melayani penerimaan,
pengumpulan,
pengantaran surat dan paket pos.
penyortiran,
transmisi,
dan
21
Kantor Pos Lalu Bea adalah Kantor Pos dimana berlaku pengawasan pabean atas barang-barang yang datang dari luar negeri/ luar daerah pabean. Pada Kantor Pos tersebut ditempatkan petugas Bea Cukai untuk mengawasi lalu lintas barang kiriman. 2. Barang Impor Berdasarkan 188/PMK.04/2010
Peraturan tentang
Menteri Impor
Keuangan
Nomor
Barang yang Dibawa
oleh
Penumpang, Awak Sarana Pengangkut, Pelintas Batas, dan Barang Kiriman. Barang Kiriman adalah barang impor yang dikirm oleh pengirim tertentu di luar negeri kepda penerima tertentu di dalam negeri. Impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam Daerah Pabean. Sedangkan Daerah Pabean adalah wilayah Republik Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan udara di atasnya serta tempat-tempat tertentu di Zona Ekonomi Eksklusif dan Landas Kontinen yang didalamnya berlaku Undang-Undang Kepabeanan.
