BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
PENGERTIAN PROSEDUR
Dalam menjalankan usahanya, suatu perusahaan tidak lepas dari berbagai macam prosedur. “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. (Mulyadi,1997)
Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang terjadi.( Zaki Baridwan, 1998)
Prosedur merupakan bagian dari suatu sistem. Hal ini dapat dilihat dari pengertian sistem yang didefinisikan oleh Mulyadi (2001) ”suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” 9 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
Prosedur adalah mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan, dan proses-proses yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perusahaan. Selain itu, prosedur juga dapat diartikan sebagai serangkaian aksi, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau di eksekusi dengan cara yang
baku
(sama)
dari
keadaan
yang
sama.
(htpps://id.m.wikipedia.org/wiki/Prosedur)
Berdasarkan dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang saling berinteraksi dan disusun untuk menjamin perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.
2.2.
PENGERTIAN GAJI
Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa oleh karyawan yang mempunyai jabatan manajer dan dibayarkan tetap setiap bulan. (Mulyadi,1997).
10 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
Dalam pengertian lain, gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Pada perusahaan atau instansi pembayaran kepada karyawan meliputi gaji, tunjangan keluarga, tunjangan transport, dan lainlain. Namun yang terpenting bagi karyawan adalah penerimaan gaji, karena gaji adalah merupakan imbalan jasa yang dilakukan secara teratur dalam jumlah tertentu (Basuswasta,1993).
Halim (1999) menyatakan bahwa gaji merupakan pembayaran kepada tenaga kerja atau karyawan yang diasarkan pada rentang waktu seperti gaji mingguan, bulanan, dan lain sebagainya.
Gaji pada umumnya dibayarkan kepada karyawan tetap atau yang mempunyai jenjang jabatan tertentu setiap bulan (Mulyadi, 1993).
Terdapat 3 fungsi gaji, antara lain sebagai berikut :
1.
Pengalokasian sumber daya manusia secara efisien Fungsi ini menunjukan bahwa pemberian gaji yang cukup baik akan mendorong para karyawan yang berprestasi baik dan akan
11 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
lebih mendorong para karyawan untuk bekerja lebih baik kearah pekerjaan yang produktif. 2. Penggunaan sumber daya manusia secara lebih efisien dan efektif Dengan menunjukan gaji yang tinggi pada karyawan mengandung implikasi bahwa organisasi akan menggunakan tenaga karyawan tersebut dengan efisien dan seefektif mungkin, sebab dengan cara demikian organisasi yang bersangkutan akan memperoleh manfaat dan keuntungan yang maksimal. 3. Mendorong stabilitas dan perubahan ekonomi Sebagai akibat alokasi dan penggunaan sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan secara efisien dan efektif maka dapat diharapkan bahwa prosedur pemberian gaji tersebut secara langsung dapat membantu stabilitas organisasi dan secara tidak langsung ikut serta dalam mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi secara keseluruhan.
Penggajian di Indonesia didasarkan pada tiga fungsi, yaitu :
1. Menjamin kehidupan yang layak bagi pekerja dan keluarganya. 2. Mencerminkan imbalan atas hasil kerja seseorang.
12 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
3. Menyediakan insentif untuk mendorong peningkatan produktivitas kerja.
Di PT Bio Takara (Eyelashes) Purwokerto, pembayaran gaji dilakukan setiap satu bulan sekali yaitu setiap tanggal 10 dengan besar gaji diatas UMK (Upah Minimum Kabupaten) untuk bagian atau fungsi selain produksi yang membuat bulu mata besarnya gaji ditentukan oleh general manajer, sedangkan untuk karyawan dibagian produksi (pembuatan bulu mata) besarnya gaji sesuai dengan hasil produk (bulu mata) yang dihasilkan setiap bulannya.
Gaji
dibedakan
sesuai
jabatan
atau
fungsi.
Prosedur
pemberian gaji di PT Bio Takara didasarkan pada peraturan prusahaan dan sesuai standar UMK dengan cara pembayaran sesuai status kerja, yaitu :
1.
Gaji pokok
2.
Tunjangan tetap
Jamsostek Diberikan khususnya untuk sopir.
3.
Tunjangan tidak tetap Yang diberikan adalah :
13 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
Reward a. karyawan yang menghasilkan produksi terbanyak. b. karyawan yang berangkat tidak pernah telat dan tidak pernah
absen.
Extra Fooding Karyawan yang membutuhkan tenaga extra (lembur)
Sistem kerja karyawan di PT Bio Takara dapat dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :
1.
Gaji bulanan
Gaji bulanan diberikan kepada karyawan yang memegang jabatan di perusahaan yang pembayarannya dilakukan satu bulan sekali. Komponen gaji tersebut terdiiri atas gaji pokok yang dibedakan berdasarkan jabatan atau fungsi.
14 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
2.
Upah borongan
Upah yang dibayarkan kepada karyawan bukan atas dasar satuan waktu (hari, minggu, bulan) melainkan atas dasar satuan barang (tugas) yang harus dikerjakan. Selain memberikan gaji pokok dan berbagai tunjangan, PT Bio Takara juga memberikan jaminan kesejahteraan kerja kepada karyawan. Hal ini merupakan bentuk perhatian perusahaan agar didalam bekerja, karyawan akan mendapat perlindungan yang penuh dalam keselamatan kerja, kesejahteraan, dan keamanan lingkungan. Jaminan kesejahteraan di PT Bio Takara berupa : a.
Jamsostek
Program jaminan kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan kematian.
b.
Tunjangan sosial
Berupa THR (Tunjangan Hari Raya), dan rekreasi.
15 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
2.3.
DOKUMEN
YANG
DIGUNAKAN
DALAM
PROSEDUR
PEMBAYARAN GAJI
Dalam Sistem Akuntansi (Mulyadi 1996), ada beberapa dokumen yang dapat digunakan dalam hubungannya dengan sistem akuntansi penggajian, yaitu :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misal surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, dan lain sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Kartu jam hadir ini bisa berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berupa kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
16 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
3. Kartu jam kerja
Untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja.
4. Daftar gaji
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasrkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji.
6. Surat pernyataan gaji
Dokumen ini dibuat oleh pembuat daftar gaji yang digunakan sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
17 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
7. Amplop gaji
Amplop ini digunakan pada saat pembayaran gaji kepada karyawan sehingga keamanan uang yang ada didalam amplop atas gaji yang diterima karyawan dapat terjaga. Dihalaman muka amplop ditempel slip gaji yang telah dibuat berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
Menurut PT Bio Takara (Eyelashes) dokumen yang digunakan dalam hubungannya dengan sistem akuntansi penggajian, yaitu meliputi :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini dikeluarkan atau dibuat oleh fungsi general manajer berisikan tentang pengangkatan jabatan, pengangkatan karyawan baru,
18 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
dan kualitas kinerja. Dokumen ini digunakan sebagai salah satu dasar penentuan jumlah gaji. Bagi karyawan yang tidak mengalami perubahan pangkat, penentuan besarnya gaji didasarkan pada daftar gaji bulan lalu.
2. SPL (Surat Pengajuan Lembur)
SPL dikeluarkan atau dibuat oleh fungsi HRD. Berisikan pengajuan tambahan jam kerja dari jam kerja normal untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
3. Daftar absensi karyawan
Daftar ini dikeluarkan atau dibuat oleh fungsi HRD. Daftar ini disajikan dengan dua cara yaitu menggunakan mesin pencatat waktu dan pengabsenan secara manual. Daftar absen akan dipakai untuk melakukan perhitungan terhadap gaji sehingga ketelitian data tentang kehadiran karyawan menjadi penting.
4. Laporan hasil produksi
Laporan ini dibuat oleh fungsi kepala bagian produksi untuk mencatat jumlah hasil produksi setiap harinya dari masing-masing
19 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
karyawan. Laporan ini akan direkap setiap bulan. Laporan hasil kerja akan dipakai untuk melakukan perhitungan terhadap gaji.
5. Daftar gaji
Daftar ini dibuat atau dikeluarkan oleh fungsi payroll (penggajian). Menunjukan perhitungan gaji masing-masing karyawan selama periode tertentu.
6. Slip gaji
Slip ini dibuat atau dikeluarkan oleh fungsi payroll (penggajian). Slip ini akan ditempelkan dihalaman amplop gaji yang berisikan nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
7. Amplop gaji
Amplop gaji disiapkan oleh fugsi payroll (penggajian). Amplop ini digunakan pada saat pembayaran gaji kepada karyawan untuk keamanan uang yang ada didalam amplop atas gaji yang diterima. Dihalaman muka amplop ditempel slip gaji yang telah dibuat.
20 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
8. Data receh gaji
Data yang digunakan untuk mencatat gaji yang dibayarkan secara langsung.
2.4.
CATATAN
AKUNTANSI
YANG
DIGUNAKAN
DALAM
PEMBAYARAN GAJI
Akuntansi
adalah
seni
mencatat,
menggolongkan,
dan
mengikhtisarkan transaksi dan peristiwa yang paling tidak sebagian bersifat keuangan dengan suatu cara yang bermakna dan dalam satuan uang, serta menginterprestasikan hasil-hasilnya. Akuntansi juga dapat didefinisikan sebagai konsep informasi maupun sebagai sistem informasi. Sebagai konsep informasi, akuntansi merupakan kegiatan jasa yang menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan, tentang kesatuan-kesatuan ekonomi.yang dimaksudkan agar bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi, dalam menetapkan pilihan yang pantas di antara berbagai laternatif tindakan. Sedangkan sebagai sistem informasi, akuntansi merupakan proses yang menjalin sumber informasi, saluran komunikasi, dan seperangkat penerima. (Taswan,2008).
21 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001:382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah, antara lain sebagai berikut :
1.
Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.
2.
Kartu Harga Pokok Produk
Digunakan untuk mencatat gaji karyawan langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3.
Kartu Biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
22 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
perusahaan sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4.
Kartu Penghasilan Karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan
sebagai
tanda
terima
gaji
karyawan
dengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam proses pembayaran gaji pada PT Bio Takara (Eyelashes) Purwokerto adalah jurnal umum dimana biaya gaji terdapat didalamnya. Berikut jurnal yang ada didalam jurnal umum :
Contoh pencatatan gaji untuk bulan Januari pada saat pengakuan biaya gaji untuk bulan Februari
Biaya gaji Hutang gaji
Rp. xxxxx Rp. xxxxx
23 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
Contoh pencatatan gaji untuk bulan Februari pada saat pembayaran
Hutang gaji
Rp. xxxx
Biaya gaji
Rp. xxxx
Contoh pencatatan gaji apabila dibayarkan langsung.
Biaya gaji Kas
2.5.
Rp. xxxx Rp. Xxxx
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI
Menurut Mulyadi, 1993:386 Prosedur akuntansi penggajian melibatkan fungsi kepegwaian, pencatatan waktu, bagian keuangan, fungsi pembuatan daftar gaji, dan bagian akuntansi antara lain sebagai berikut :
1.
Fungsi kepegawaian
Bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji, promosi, dan penurunan pangkat, 24 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
mutasi karyawan, penghentian karyawan, pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji karyawan.
2.
Fungsi pencatatan waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan.
3.
Fungsi keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji serta tunjangan karyawan.
4.
Fungsi pembuatan daftar gaji
Berfungsi untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji, selanjutnya diserahkan kebagian fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji.
25 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
5.
Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok penjualan serta penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
2.6.
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2000). Menurut Widjajanto (2001:1) menyatakan “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses, dan output.”
Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha (Maroom, 2002).
Menurut Amir Abadi Yusuf (2000) pengendalian intern adalah rencana, prosedur, dan pencatatan-pencatatan atatan yang berkaitan 26 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
dengan pngan pertanggungjawaban aktiva dan
keandalan laporan
keuangan. Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan didalam perusahaan yang bertujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi, dan membantu kebijakan manajemen yang telah diterapkan lebih dahulu.
Perusahaan harus selalu mengupayakan suatu pemantauan dan pengendalian resiko operasional, terutama terkait dengan resiko-resiko operasional yang disebabkan oleh permasalahan pengendalian atau kontrol intern, ketidakcukupan prosedur atau tidak berfungsinya kontrol intern, kesalahan manusia, serta kegagalan sistem teknologi informasi.
27 Prosedur Pembayaran Gaji..., Era Khabibah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UMP, 2016
