BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan Konsep tentang peranan menurut komaruddin (1994;768) adalah sebagai berikut : “1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang utama yang diharapkan dapat menyertai status. 3. Bagian atau fungsi seseorang untuk menjadi karakteristik yang ada padanya. 4. Fungsi yang diharapakan seseorang untuk menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi setiapa variabel dalam hubungan sebab akibat.” Jadi peranan yaitu setiap variabel berupa pola perilaku yang merupakan bagian dari tugas utama dalam manajemen, yaitu bagaimana suatu variabel berhubungan dengan variabel lainnya dalam hubungan
2.2 Sistem Pengolahan Data Elektronik Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data mentah masih belum dapat dibaca, belum memberikan arti, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data adalah manipulasi dari kata dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
2.2.1 Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik Pengertian Pengolahan Data Elektronik menurut Sondang P. Siagian (2003;81) adalah : “Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan umtuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer dengan yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.” Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;137 dan 176) Pengolahan Data Elektronik adalah: “Berisi hitung-hitungan aritmatik tetapi tidak menyatakan apa-apa tentang arti dari data tersebut berupa kegiatan clerical dan pengolahan transaksi. Selain itu banyak estimasi-estimasi, perhitungan-perhitungan, dan modal-modal pemecahan masalah yang canggih yang tidak mungkin secara teknis diselesaikan secara manual.” Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2004;4) pengolahan data elektronik adalah : “Electronic data processing (EDP) is the use of computer technology to perform an organization’s transaction-oriented data processing. EDP is a fundamental accounting information system application in very organization, as computer technology has become commonplace, the term Data Processing (DP) has come to have to the same meaning as EDP.” Artinya: Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi. PDE adalah aplikasi sistem informasi akuntansi paling mendasar dalam setiap organisasi, karena teknologi komputer telah menjadi hal yang biasa, maka istilah pengolahan data (data processing-DP) telah mempunyai arti yang sama dengan istilah PDE. Dari pengertian diatas, bahwa dengan menggunakan pengolahan data elektronik, dapat menghasilkan informasi yang lebih berarti dan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan lebih cepat dan akurat.
2.2.2 Pengertian komputer Kata komputer berasal dari bahasa latin. Computare yang artinya dalam bahasa inggris adalah to compute dan dalam bahasa Indonesia berarti menghitung. Sedangkan arti komputer mempunyai arti yang berbeda-beda seperti pengertian komputer menurut Widjajanto (2001;59) adalah sebagai berikut : “Komputer adalah suatu alat pengolah data elektronik yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung-menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia.” Pengertian komputer menurut Sanders yang diterjemahkan oleh Jogyanto (1999;2) adalah sebagai berikut : “Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dengan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (store progam).” Dan pengertian komputer menurut Azhar susanto dan La Midjan (2003;62) adalah sebagai berikut : “Komputer adalah sebagai pengolah data elektronik atau pengolah data otomatis yang mempunyai kemampuan menangkap dan memecahkan masalah, menyimpan dan mengolah data mengkomunikasikan informasi.” Dari definisi diatas dapat di simpulkan bahwa komputer adalah : 1. Alat elektronik. 2. Dapat menerima input data, mengolah data, memberikan informasi. 3. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program). 4. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan. 5. Bekerja secara otomatis. Sedangkan yang disebut dengan program adalah kumpulan dari instruksi atau perintah terpirinci yang sudah disiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah tentu.
Komputer sebagai alat elektronik dapat memberikan kecepatan dalam mengelola data. Komputer dapat juga memberikan informasi yang akurat meskipun demikian komputer hanya merupakan suatu alat Bantu yang memiliki keunggulan-keunggulan.
2.2.3 Unsur-Unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;66) sistem pengolahan data elektronik terdiri dari tiga unsur yaitu : “1. Perangkat keras (Hardware) 2. Perangkat lunak (Software) 3. Manusia (Brainware).” Unsur-unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik ini harus saling berhubungan satu sama lainnya dan harus membentuk suatu kesatuan dan unsur sistem pengolahan data elektronik dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut : 1. Perangkat keras (Hardware) Hardware merupakan paralatan komputer secara fisik untuk membentuk sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat menjalankan funsinya. Ada lima komponen utama dari hardware : a. Alat masukan b. Alat pemrosesan c. Alat keluaran d. Media penyimpanan e. Perangkat komunikasi Kompenen-komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Alat masukan Alat masukan merupakan alat untuk memasukan data yang akan diproses kedalam komputer. Alat masukan dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat masukan langsung dan alat masukan tidak langsung.
•
Alat masukan langsung berarti data langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU) tanpa terlebih dahulu dimasukan kedalam media simpanan luar sehingga memungkinkan interaksi langsung antara pemakai dengan sistem komputer. Contoh alat masukan adalah keyboard, visual display terminal, dan pointing device.
•
Alat masukan tidak langsung berarti data yang dimasukan tidak langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU), tetapi direkam dahulu kesuatu media machine readable form (bentuk yang hanya dapat dibaca oleh komputer) yang berbentuk simpanan luar. Contoh alat masukan tidak langsung adalah magnetic disc.
b. Alat pemrosesan Alat pemrosesan adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah dimasukan lewat alat masukan dan hasilnya akan ditampilkan di alat keluaran. Alat pemrosesan terdiri dari CPU (Central Processing Unit) dan Main Memory. •
CPU (Central Processing Unit)
CPU adalah pusat pengolah program atau tempat pemrosesan instruksi-instruksi program. Elemen-elemen pokok CPU terdiri dari : o Control unit Control unit bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. Unit pengendali mengatur kapan alat masukan menerima data dan kapan data diolah serta kapan ditampilkan pada alat keluaran. o Arithematic and logic unit (ALU) Tugas utama Arithematic and logic unit (ALU) adalah melakukan semua perhitungan aritmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.
•
Main Memory Unit Main Memory Unit dapat menyimpan data dan instruksi dengan kapasitas yang besar terdiri dari :
o Random Acces Memory (RAM) Semua data program yang dimasukan melalui alat masukan akan disimpan terlebih dahulu di RAM. RAM merupakan memori yang dapat di acces yaitu dapat diisi dan diambil isinya oleh programmer.
o Read Only Memory (ROM) ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca saja, programmer tidak bisa mengisi sesuatu kedalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa sistem operasi (Operating System). c. Alat keluaran Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data dapat berupa tulisan (huruf, kata, angka, karakter khusus, dan symbol-simbol lain), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara (dalam bentuk musik atau omongan), dan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Untuk mendapatkan bentuk-bentuk keluaran tersebut, maka dibutuhkan alat untuk menampilkannya, alat keluaran dapat berupa : •
Hard copy device, berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan, serta image pada media keras seperti kertas. Tang termasuk hard copy device yang umum dipergunakan adalah printer. Printer merupakan alat pencetak dengan media kertas, dan kertas yang dipergunakan umumnya adalah continuous form.
•
Soft copy device, berupa alat yang dipergunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa signal electronic. Soft copy device dapat berupa video display (layer berupa tabung sinar katoda atau chatode ray tube/ CRT).
•
Drive device, berupa alat yang dipergunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti misalnya disc drive atau type drive.
d. Media Penyimpanan Main memory didalam alat pemrosesan merupakan simpanan yang kapasitasnya tidak begitu besar. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar untuk menyimpan data dan program dalam kurun waktu tertentu yang disebut external memory (simpanan luar, karena terletak diluar alat prosesnya) atau secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama adalah main memory). Simpanan dapat digolongkan kedalam alat simpanan pemasukan urut atau Sequential Access-Storage Device (SASD) dan alat pemasukan data langsung atau Direct Access-Storage Device (DASD). Kelebihan DASD dibandingkan dengan SASD dalah kecepatan dari waktu pemasukannya dan banyak aplikasi yang membutuhkan hal seperti ini. Simpanan luar yang termasuk ke dalam DASD adalah magnetic disc dan hard disc. e. Perangkat komunikasi Perngkat komunikasi merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer yang online. Jenis ini antara lain very entry device. 2. Perangkat lunak (Software) Software merupakan komponen diluar komputer yang berupa instruksiinstruksi yang diperlukan oleh komputer, guna memproses dan menghasilkan data atau informasi sesuai dengan kehendak dari instruksi tersebut. Software terdiri dari : •
Perangkat lunak sistem operasi (operating software) Merupakan
program
yang
tertulis
untuk
mengkoordinasikan kegiatan sistem komputer.
mengendalikan
dan
•
Perangkat lunak bahasa (language software) Merupakan program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksiinstruksi yang ditulis dalam bahasa pemograman ke dalam bahasa mesin untuk dapat dimengerti oleh komputer. Language software merupakan program khusus yang sudah disediakan oleh pabrik komputer yang digunakan untuk mengembangkan program aplikasi.
•
Perangkat lunak aplikasi (application software) Merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
3. Manusia (Brainware) Brainware komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai kegiatan lain sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. komponen Brainware umumnya dibagi ke dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yang memadai yaitu : •
System Analyst yang bertanggung jawab untuk mendesin dan system analyst merupakan tujuan keseluruhan dan desain khusus untuk aplikasiaplikasi tertentu.
•
Programmer bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer, menyiapkan
instruksi-instruksi
mendokumentasikan
hasilnya.
komputer,
menguji
Programmer
tidak
program
dan
diperbolehkan
memasukan data input operasi komputer. •
Computer Operator bertanggung jawab untuk mengolah data melalui sistem yang berhubungan dengan komputer. Operator harus mengikuti instruksi yang ditetapkan dalam run book yang telah disusun oleh programmer. Disini perlu adanya pembatasan bagi operator agar tidak dapat memodifikasi program sebelum atau sesudah program itu berjalan.
•
Librarian bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara programprogram,
file
transaksi,
dan
catatan
penting
laiinya.
Librarian
menyediakan pengendalian fisik, program dan catatan hanya diberikan kepada mereka yang berhak saja. •
Data Control Groups berfungsi untuk menguji ketelitian dan efisiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
•
Database Administrator adalah orang yang bertanggung jawab terhadap database suatu organisasi.
2.2.4 Tujuan Sistem Pengolahan Data Elektronik Hal ini diungkapkan oleh Wilkinson (1993;233) yang dialih bahasakan oleh Agus Maulana yaitu tujuan sistem pengolahan data elektonik menghasilkan informasi yang : “1. Relavansi 2. Laju konversi 3. Efisiensi 4. Ketepatan waktu 5. Fleksibilitas 6. Ketepatan dan Keamanan 7. Kehematan.” Tujuan sistem pengolahan data elektronik dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Relavansi Suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan yang terbatas. Jadi, hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan yang seharusnya dikumpulkan. 2. Laju konversi Salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu. Peningkatan laju konversi karenanya meningkatkan kinerja sistem. 3. Efisiensi Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan sekumpulan sumberdaya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar. Sistem demikian seringkali juga mudah digunakan.
4. Ketepatan waktu Bila konversi data dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data dapat dijaga selalu mutakhir. Jadi, makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para penggunanya. 5. Fleksibilitas Kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Karenanya, sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menganggapi perubahanperubahan ini secara lancar dan efektif dan mampu pula melayani berbagai kebutuhan penggunanya. 6. Ketepatan dan Keamanan Untuk memastikan bahwa data dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai. 7. Kehematan Mengkonversi data dengan biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini juga merupakan sasaran yang sifatnya paling luas, karena kehematan berbanding lurus atau berbanding terbalik dengan sasaran-sasaran lain. Sebagai contoh, efisiensi berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding terbalik dengan kehematan. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2004;47) tujuan sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang mempunyai ciri-ciri : “1. Efektivitas 2. Efisiensi 3. Konfidensial 4. Integritas 5. Ketersidaan 6. Kepatuhan 7. Kebenaran.” Kutipan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informasi tersebut harus
disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap. 2. Efisiensi artinya informasi yang dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang optimal. 3. Konfidensial artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi yang sensitif dari pihak yang tidak berwenang. 4. Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. 5. Ketersediaan artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumberdaya informasi. 6. Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap undangundang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan. 7. Kebenaran artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoperasikan perusahaan. Dari penelitian di atas bahwa tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah menghasilkan informasi sesuai dengan kriteria-kriteria seperti yang telah dituliskan di atas. 2.2.5 Manfaat Sistem Pengolahan Data Elektronik Manfaat komputer atau sistem pengolahan data elektronik, menurut Raymond Mc Leod Jr. dialihkan bahasakan oleh Hendra Teguh (2001;478) adalah: “1. Penggunaan sumber daya yang lebih efisien 2. Perencanaan prioritas yang lebih baik 3. Pelayanan pelanggan meningkat 4. Semangat kerja pegawai meningkat 5. Informasi manajemen lebih baik.”
Pengolahan data elektronik suatu transaksi dapat dianggap sebagai serangkaian proses yang dimulai dari pengumpulan data, pemasukan data, pengiriman data untuk diproses, untuk disimpan, dan untuk menghasilkan output berupa informasi bagi pemakai. Berikut ini menurut Azhar Susanto (2000;99) pengolahan data elektronik suatu transaksi mempunyai beberapa manfaat diantaranya : “a. Mengumpulkan data : data didapat dari sistem pengolahan transaksi. b. Manipulasi data : mengklasifikasikan, menyusun, memindahkan data dari suatu tempat ketempat lain, melakukan perhitungan dan membuat intisarinya. c. Menyimpan data : data dapat disimpan dengan menggunakan database. d. Menyiapkan laporan : data dapat dikeluarkan kedalam beberapa macam bentuk laporan yang sudah diprogram sebelumnya.” Atas dasar uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa manfaat pengolahan data elektronik suatu transaksi yang dimaksud dalam skripsi ini adalah manfaat pengolahan data transaksi yang lebih difokuskan pada aktivitas proses transaksi penjualan.
2.2.6 Metode Sistem Pengolahan Data Elektronik Menurut Krismiaji (2002;105) sistem informasi mempunyai metodemetode pengolahan data sebagai berikut : “1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing) 2. Pemrosesan seketika (On-line processing). Metode ini dirinci menjadi dua metode : a. Online Real Time Processing b. Online Batch Processing.” Untuk memperjelas dari metode-metode pengolahan data kutipan diatas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing) Merupakan penrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu atau ketika jumlah transaksi
mencapai angka tertentu. Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batch dapat diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung. 2. Pemrosesan seketika (On-line processing) Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpan sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metode ini dapat dirinci menjadi dua metode yaitu : a. Online real time processing, merupakan metode online dimana komputer menagkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan dan memprosesnya sesegera mingkin. b. Online batch, merupakan metode online dimana komputer menangkap data secara elktronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk dproses lebih lanjut dimasa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).
2.3 Pengertian Efektivitas Efisiensi dan efektivitas merupakan dua kriteria yang biasa digunakan untuk menilai prestasi kerja dari suatu pusat pertanggung jawaban tertentu. Pengertian efektivitas menurut
Arens, Elder dan Beasley (2005;767)
adalah : “Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas efficiency refers to the resources used to achieve those objective.” Berdasarkan definisi diatas efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat dimana tujuan darin perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dapat dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi dihubungkan dengan penggunaan sumber daya alam rangka pencapaian suatu tujuan tersebut. Sedangkan menurut Syahrul dan Muhammad Afdiniza (2000;326) pengertian efektivitas adalah : “Tingkat dimana kinerja sesungguhnya (aktual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan.”
Dari pengertian tersebut dikemukakan bahwa efektivitas lebih dititik beratkan pada tingkat keberhasilan organisasi (sampai sejauh mana organisasi dapat dikatakan berhasil) dalam usaha mencapai sasaran yang telah dipilih, sedangkan efisiensi lebih mentitik beratkan pada kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber-sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Semakin tinggi tingkat keberhasilan suatu organisasi terhadap nilai pencapaian tersebut, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan yang dilakukan perusahaan tersebut semakin efektif. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan, jadi suatu perusahaan dapat dikatakan beroperasi secara efektif apabila dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. 2.4 Transaksi Penjualan Penggunaan komputer sebagai pengolah data menjadi semakin tidak terhindarkan oleh perusahaan karena komputer akan memperbesar kemampuan sistem informasi. Pengolahan data elektronik juga bermanfaat memperlancar proses transaksi yang ada pada perusahaan salah satunya adalah penjualan. 2.4.1 Pengertian Penjualan Kegiatan penjualan merupakan salah satu transaksi yang penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Pengertian penjualan menurut Amin Wijaya Tunggal (2000;746) adalah : “Pendapatan yang diterima dari pertukaran barang atau jasa, dan dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, atau berdasarkan akrual (sebagaimana diperolehnya).” Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses pengalihan kepemilikan barang atau jasa dari suatu perusahaan kepada pelanggannya, dimulai dari permintaan dari pelanggan lalu mengubah barang atau jasa tersebut menjadi yang tunai lansung atau melalui piutang usahanya yang akhirnya akan menjadi uang tunai.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penjualan menurut Mulyadi (2001;246) adalah sebagai berikut : “1. Bagian Penjualan 2. Bagian Kredit 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pengiriman 5. Bagian Penagihan 6. Bagian Akuntansi.” Kutipan diatas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Bagian Penjualan Bagian penjualan bertanggung jawab menerima order dari pelanggan, mengedit order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman. 2. Bagian kredit Bagian kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas oerder pengiriman barang yang diterimanya dari bagian penjualan. 5. Bagian Penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur dan mengirimkan pada pelanggan. 6. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit serta mengirimkan pernyataan piutang debitur, serta membuat laporan penjualan. Dalam sistem pengolahan data elektronik, faktur penjualan, jurnal penjualan, dan buku piutang dihasilkan dengan komputer.
2.4.2 Pengertian Transaksi Transaksi yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihakpihak eksternal. Dalam hal ini transaksi termasuk dalam aktivitas proses penjualan barang atau jasa, pembalian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Pengertian transaksi menurut James Hall yang diterjemahkan oleh Thomson Learning Asia (2001;56) adalah : “Sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan akuitas dari perusahaan, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan uang.” Disebabkan oleh kemajuan dan perkembangan teknologi informasi, yang dalam hal ini transaksi harus memanfaatkan teknologi informasi dalam menjalan kegiatan proses transaksi penjualan. Ada empat tipe transaksi yang berbasis komputer menurut Indrajit dan Pranoto (2002;199) adalah sebagai berikut : “1. Open Market 2. Aggregation 3. Value Chain 4. Alliance.” Dari beberapa kutipan diatas akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Open Market Merupakan versi pengolahan data elektronik dari pasar tradisional di mana para penjual dan pembeli bertemu secara langsung. Secara bebas penjual menjajakan produk dan pelayanannya kepada pembeli, sementara pembeli dapat melakukan transaksi dengan penjual yang dipilihnya. 2. Aggregation Merupakan sebuah perusahaan berfungsi sebagai pemimpin atau mediator dalam proses transaksi elektronis yang terjadi antara produser dan consumer. 3. Value Chain Merupakan aktivitas penciptaan suatu produk atau pelayanan dilakukan melalui suatu urutan proses tertentu (urutan proses penciptaan produk dan jasa yang paling optimum dibandingkan dengan Aggregation).
4. Alliance Alliance adalah tipe transaksi yang paling liberal dan virtual, karena sifatnya ingin melakukan segala jenis integrasi perdagangan yang mungkin diadakan dalam cyberspace tanpa menerapkan berbagai jenis peraturan yang mengikat (diistilahkan sebagai value space).
2.4.3 Pengertian Transaksi Penjualan Menurut James A. Hall (2001;58) bahwa transaksi penjualan adalah: “Sales order processing are made on credit and involve such tasks as preparing sales order, granting credit, shipping products (or rendering of a service) to the customer, billing customers, and recording the transaction in the accounts (accounts receivable, inventory, expense, and sales).” Artinya: Pemrosesan pesanan penjualan yang dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan, biaya, dan penjualan) Dengan adanya sistem akuntansi yang terkomputerisasi yang mendukung pemrosesan transaksi penjualan , perusahaan diharapkan tidak hanya mencapai target penjualan yang tinggi, tetapi juga dapat menunjang keefektifan dari proses transaksi penjualan. Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001;170) berbagai transaksi penjualan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : “1. Penjualan secara tunai 2. Penjualan secara kredit 3. Penjualan secara tender 4. Penjualan ekspor 5. Penjualan secara konsinyasi.” Kutipan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Penjualan secara tunai Yaitu penjualan bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan.
2. Penjualan secara kredit Yaitu penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. 3. Penjualan secara tender Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan
pihak
pembeli
yang
membuka
tender
tersebut
untuk
memenangkan tender. Selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (bid bond) daa lain-lain. 4. Penjualan ekspor Yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut, biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur letter of credit. 5. Penjualan secara konsinyasi Menjual barang secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual. Apabila barang tersebut tidak laku, maka akan dikembalikan ke penjual.
2.4.4 Tujuan Transaksi Penjualan Menurut Bodner dan Hopwood (2003;285) mengemukakan dan meringkas tujuan transaksi penjualan, yaitu : “1.
Customers should be authorized in accordance with management’s criteria. 2. The prices and terms of goods and services provided should be authorized in accordance with management’s criteria. 3. All shipments of goods and service provided shold result in a billing to the customer. 4. Billings to the cutomers should be accurately and promptly classified, summarized, and reported. 5. The amounts and timing of debt transaction should be authorized in accordance with management’s criteria. 6. Access to the cash and securities should be permitted only in accordance with management’s criteria.” Keenam tujuan transaksi penjualan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pelanggan diotorosasi sesuai dengan kriteria manajemen 2. Harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
3. Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus tercermin dalam penagihan kepada pelanggan 4. Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat 5. Jumlah dan waktu transaksi-transaksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen 6. Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan sesuai dengan kriteria manajemen.”
2.5 Sistem Pengolahan Data Elektronik Transaksi Penjualan Bila suatu transaksi dimasukan dalam komputer, maka transaksi tersebut akan terintegrasi pada seluruh yang terkait. Didalam transaksi penjualan ada beberapa bagian-bagian yang terkait seperti pembukuan pesanan penjualan pada pelanggan, pengiriman, penagihan, penerimaan. Data ini juga akan mempebaharui laporan pesanan penjualan, laporan pengiriman, laporan penagihan, dan laporan penerimaan. Terdapat empat tahap dalam proses pengolahan data transakasi penjualan menurut Romney dan Chusin (2001;7) adalah sebagai berikut : “1. Entri pesanan penjualan 2. Pengiriman 3. Penagihan dan Piutang usaha 4. Penerimaan kas.” Kutipan diatas dijelaskan sebagai berikut : 1. Entri pesanan penjualan Kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk pelayanan pelanggan, yang menjawab permintaan pelanggan. 2. Pengiriman Tahap proses pengolahan data transaksi yang kedua adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang atau pesanan tersebut. 3. Penagihan dan Piutang usaha
Penagihan dan piutang usaha sebagai proses terpisah, dan dalam praktiknya kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi. a. Penagihan Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. b. Piutang usaha Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. 4. Penerimaan kas Tahap proses yang terakhir dalam menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. 2.6 Jasa Bila ditinjau dari sudut pandang perusahaan, salah satu cara yang efektif dalam melakukan kegiatan usahanya adalah melalui jasa atau pelayanan yang diberikan. Pengertian jasa menurut Fandy Tjiptono (2001;6) sebagai berikut : “Jasa adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Produksi jasa bisa berhubungan dengan produk fisik maupun tidak.” 2.7 Pelanggan Pengertian pelanggan menurut Marbun (2003;205) adalah sebagai berikut : “Pelanggan adalah orang atau badan usaha ataupun lembaga yang berulang-ulang mengadakan transaksi bisnis dengan pihak tertentu.” Dewasa ini banyak perusahaan (termasuk perusahaan jasa) yang menyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah mencapai laba dan untuk memuaskan pelanggan.
2.8 Peranan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang Efektivitas Proses Transaksi Penjualan Jasa Pada Pelanggan Untuk
dapat
memberikan
pedoman
kepada
manajemen
dalam
merencanakan dan mengendalikan perusahaan mengenai penjualan pada perusahaan yang dipimpinnya, maka diperlukan transaksi penjualan, yang ditunjang oleh sistem informasi akuntansi penjualan yang memadai. Sistem informasi akuntansi tersebut akan lebih baik lagi bila menggunakan komputer sebagai alat penunjang, ini lebih dikenal dengan sistem pengolahan data elektronik. Menurut Sondang P. Siagian (2003;81) pengolahan data elektronik adalah adalah : “Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer dengan yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.” Dengan adanya sistem akuntansi yang terkomputerisasi yang mendukung pemrosesan transaksi penjualan , perusahaan diharapkan tidak hanya mencapai target penjualan yang tinggi, tetapi juga dapat menunjang keefektifan dari proses transaksi penjualan. Menurut James A. Hall (2001;58) transaksi penjualan adalah: “Sales order processing are made on credit and involve such tasks as preparing sales order, granting credit, shipping products (or rendering of a service) to the customer, billing customers, and recording the transaction in the accounts (accounts receivable, inventory, expense, and sales).” Artinya: Pemrosesan pesanan penjualan yang dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk (atau penyerahan jasa) kepada pelanggan, penagihan pelanggan, dan pencatatan transaksi dalam akun (piutang dagang, persediaan, biaya, dan penjualan) Pengertian efektivitas menurut
Arens, Elder dan Beasley (2005;767)
adalah : “Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas
efficiency refers to the resources used to achieve those objective.” Berdasarkan definisi diatas efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat dimana tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dapat dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi dihubungkan dengan penggunaan sumber daya alam rangka pencapaian suatu tujuan tersebut. Kebutuhan akan komputer dalam pengolahan data terutama pengolahan data transaksi penjualan merupakan sesuatu yang tidak dapat di elakan. Penggunaan komputer dalam bidang penjualan dirasakan perlu karena pada dasarnya pengolahan data transaksi penjualan sangatlah penting bagi perusahaan, penyebab adalah karena penjualan sangat berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan dengan berkaitan dengan pelanggan dimana pada perusahaan jasa sangatlah penting dalam pelayanan penjualan jasa yang akan berikan, sehingga dirasakan tidak efisien apabila menggunakan cara manual dalam pengelolaaan tersebut.
