BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai tujuan diantaranya memperoleh laba yang sebesar-besarnya, efisiensi dan efektivitas operasional serta penyajian laporan yang layak untuk kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang. Dalam arti luas suatu oraganisasi perusahaan adalah suatu institusi ekonomi yang diciptakan untuk menyediakan kepada masyarakat umum barang-barang atau jasa-jasa yang diperlukan atau yang diinginkan. Dalam hal ini pimpinan mengharapkan bantuan seseorang dalam mengarahkan tindakannya untuk mencapai tujuan yang diterapkan. Dengan berkembangan perusahaan maka tanggung jawab dan wewenang peimpinan semakin besar karena menyebabkan bertambahnya kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan dan menghadapi kesulitan dalam melakukan pengendalian. Oleh karena itu seorang pimpinan perusahaan sangat memerlukan suatu pendelegasian tanggung jawab dan wewenang kepada orang yang dipercaya serta memiliki pengetahuan yang luas mengenai keadaan perusahaan yang sebenarnya. Salah satu alat utama bagi pimpinan dalam membuat agar usahanya produktif adalah akuntansi yang modern. Pimpinan perusahaan harus lebih banyak mengharapkan dari akuntasi kepala atau Controller untuk memperoleh bantuan dalam mengarahkan, mengendalikan dan melindungi perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Peranannya dalam suatu perusahaan selalu meningkat dari waktu ke waktu sejalan dengan perkembangan perusahaan, mempunyai posisi yang kuat sebagai anggota tim manajemen puncak yang tanggung jawab utamanya
menganalisa
dan
menginterpretasikan
hasil-hasil
kegiatan,
kebijaksanaan, prosedur dan usulan penting lain secara terperinci. Pengertian peranan (role) menurut Soejarno Sukanto (2003 : 343) adalah sebagai berikut:
8
9
“ Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan status apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sama dengan kedudukannya, maka ia menjalani suatu peranan. “ Peranan mencakup 3 hal yaitu : 1. Peranan meliputi norma-norma yang dibutuhkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat 2. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat 3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur social masyarakat Bedasarkan definisi di atas maka dapat diartikan bahwa peranan adalah hak, kewajiban dan perilaku yang dilakukan oleh seseorang dalam lingkungan dan struktur masyarakat atau organisasi. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa peranan Controller dalam mendorong efektivitas pengendalian penjualan Starter Pack merupakan fungsi yang diharapkan dari Controller yang memiliki suatu status tertentu di perusahaan atau yang menjadi karakteristik yang ada padanya dalam efektivitas pengendalian penjualan tersebut.
2.2 Controllership Sebagai Suatu Fungsi 2.2.1 Pengertian Controller Controllership merupakan ilmu yang mempelajari apa, siapa, dan bagaimana seorang Controller menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan akuntansi dan tanggung jawab utama lainnya. Dalam suatu perusahaan, awalnya Controllership hanya dianggap sebagai kepala bagian akuntansi yang bertugas mengawasi, dan menyelenggarakan catatan-catatan keuangan formal perusahaan. Controller dipandang sebagai eksekutif yang melibatkan diri dengan aktivitas dan statistik. Istilah Controller berasal dari bahasa Perancis yaitu, Comptroller, compte berarti account atau rekening dalam bahasa Inggris.Peranan Controller dalam suatu perusahaan selalu meningkat dari waktu ke waktu selaras dengan
10
perusahaan tersebut. Pada masa yang lalu, pekerjaan Controller sangat sederhana yaitu menyusun dan menyajikan laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan laba rugi, Namun pada masa sekarang ini dengan semakin bertambah besar dan rumitnya organisasi perusahaan, Controller tidak membatasi peranannya hanya dalam fungsi pencatatan dalam kegiatan akuntansi perusahaan, lebih jauh lagi dia memperluas fungsi akuntansi kepada aplikasi manajemennya. Dia juga harus membuat laporan, menganalisis, menginterprestasikan laporan yang diberikan serta memberikan saran-saran dan informasi lainnya kepada pimpinan perusahaan. Controller adalah manager yang bertugas atau “ in charge “ pada depertemen akuntansi. Peranan Controller sebagai manager informasi mempunyai posisi yang penting dalam melaksanakan pengendalian dengan cara-cara khusus yaitu melalui pelaporan dan penafsiran data yang diperlukan untuk proses perencanaan, pengendalian, dan pembuatan keputusan. Adapun pengertian Controller menurut Usry yang diterjemahkan oleh Krista (2004 : 9) adalah sebagai berikut : “ Controller adalah manajer eksekutif yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi. Controller mengkoordinasikan partisipasi manajemen dalam bidang perencanaan dan pengendalian dari pencapaian tujuan, dalam menentukan efektivitas dari kegiatan dan dalam menciptakan struktur organisasi dan proses. Controller juga bertanggung jawab untuk melakukan observasi atas metode perencanaan dan pengendalian diseluruh perusahaan dan mengusulkan atas metode-metode tersebut. “ Pengertian di atas dapat juga diuraikan bahwa Controller adalah manajemen eksekutif yang bertanggungjawab atas fungsi akuntansi perusahaan. Controller mengkoordinasikan keikutsertaan manajemen didalam menentukan keefektifan pelaksanaan kebijaksanaan di dalam menyusun struktur organisasi dan prosedur. Controller juga bertanggungjawab untuk mengamati metode-metode perencanaan dan pengendalian perusahaan yang digunakan di seluruh bagian perusahaan dan mengusulkan perbaikan-perbaikan di dalam sistem perencanaan dan pengendalian.
11
Sedangkan menurut Supriyono (2004 : 27) mendefinisikan Controller sebagai berikut : “Controller adalah manajer pertanggungjawaban bagian akuntansi dalam sebuah organisasi. Manajer tidak hanya bertanggungjawab tentang aplikasi akuntansi keuangan tetapi juga akuntansi manajemen, termasuk penggunaan berbagai pengendalian sumber daya perusahaan berdasarkan informasi akuntansi yang tersedia. Bidang akuntansi menyediakan peluang yang baik untuk mendapatkan pengetahuan yang luas mengenai berbagai aspek dalam organisai bisnis karena akuntansi berhubungan dengan bagianbagian yang kompleks dalam lingkungan organisasi. Oleh karena itu akuntan-akuntan senior atau Controller dalam suatu perusahaan dapat direkrut menjadi eksekutif produksi atau pemasaran”. Pengertian Controller menurut Anthony dan Govindarajan (2007 ; 110) adalah sebagai berikut : “ We shall refer to the person who is responsible for designing and operating the management control system as the controller “. Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa fungsi Controller yang utama adalah berhubungan dengan akuntansi, penafsiran terhadap analisis, pengeditan, urusan perpajakan, peramalan, dan ekonomi. Menurut Charles T. Horngren, George Foster Dkk (2009 ; 39) sebagai berikut : “ The controller is the financial executive primarily responsible for management accounting and financial accounting “. Menurut pengertian diatas bahwa Controller memiliki peran ganda yaitu penanggungjawab utama dari akuntansi manajemen dan akuntansi keuangan suatu perusahaan, kemudian ia juga bertanggungjawab untuk mengamati metode perancanaan dan pengendalian yang digunakan seluruh bagian perusahaan dan mengusulkan perbaikan-perbaikan dalam perencanaan dan pengendalian. Hal ini didukung oleh Hansen and Mowen (2006 : 13) yang menyatakan : “ The controller, the chief accounting officer, supervises all accounting departments. Because of the critical role that management accounting plays in the operations of an organization, the controller is often viewed as a member of the top management team and encouraged to participate in planning, controlling and decision-making activities”.
12
Sedangkan pengertian Controller menurut Griffin (2004 : 166) adalah sebagai berikut : “ Controller adalah sebuah posisi dalam organisasi yang membantu manager-manager lini menjalan aktivitas-aktivitas pengendalian mereka “. Sebutan untuk Controller ini tidak berarti bahwa Controller terlibat secara langsung dalam pengendalian operasi perusahaan. Para pimpinan yang bertanggungjawab untuk operasi (seperti manajer produksi, manajer penjualan, manajer pemasaran, dll), merupakan orang yang sesungguhnya melakukan fungsi pengendalian dimana mereka mendasarkan diri pada laporan, analisis, rekomendasi, advise serta mekanisme dan pengendalian yang tersedia oleh Controller. Controller hanya berperan dalam pengendalian secara tidak langsung dan juga bertanggungjawab dalam mengawasi metode perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam perusahaan, serta pengembangan dalam sistem tersebut. Dengan kata lain dapat diartikan bahwa Controller adalah pejabat yang
menyediakan
alat
bantu
bagi
para
pimpinan
perusahaan
untuk
mengendalikan perusahaan, dalam hal ini adalah pengendalian penjualan.
2.2.2 Fungsi Controller Dengan kemajuan dalam bidang teknologi yang semakin canggih dan beragamnya perusahaan menyebabkan berkembangnya fungsi Controller dari tahun ke tahun yang berkembang terus menerus sehingga banyak terdapat definisi yang luas mengenai fungsi dari Controller. Menurut Roehl and Bragg (2004 : 12) fungsi Controller dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Perencanaan ( planning ) Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisis, merevisi (bila perlu), mengkomunikasikan
13
kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.
2. Pengendalian ( control ) Mengembangkan dan merevisi norma-norma (standart) yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan, dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar.
3. Pelaporan ( reporting ) Menyusun, menganalisis dan menginterprestasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasinya; menyiapkan dan menyampaikan berkasberkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah, para pemegang saham, instansi keuangan, para pelanggan dan masyarakat umum.
4. Akuntansi ( accounting ) Mendesain, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik, dan per satuan, untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern ( internal control ) yang memadai.
5. Tanggung jawab Utama Lainnya Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi misalnya fungsi perpajakan, termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak; memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern, mengadakan serta manata program-program asuransi, mengembangkan dan memelihara sistem dan
14
prosedur, mengembangkan program penyimpanan catatan; mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan; membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat umum; serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan.
Fungsi Controller menurut Anthony dan Govindarajan (2007 ; 110) biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut adalah : 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterprestasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. Melakukan survey audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendalian dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali. Dengan demikian jelaslah apabila keadaan memerlukan, bisa saja terjadi penyimpangan dari fungsi dasar sebagaimana yang diuraikan di atas. Perlu ditekankan, bahwa Controller tidak boleh dilimpahi dengan fungsi-fungsi yang bersifat operasional, sehingga dapat melemahkan dan mengurangi efektivitas usahanya dalam bidang perencanaan dan pengendalian finansial. Status dari Controller harus sedemikian rupa sehingga tugasnya dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tugas secara efektif, Controller harus mempunyai hubungan yang setara dengan semua pimpinan fungsional lainnya. Controller harus merupakan seorang pimpinan eksekutif pada tingkat pengambilan keputusan yang bertanggungjawab kepada pimpinan tertinggi perusahaan.
15
Dalam hal ini Controller harus mempunyai suatu hubungan yang setara dengan semua pimpinan fungsional utama lainnya agar tugasnya terlaksana dengan baik dan efektif. Sebagai pimpinan eksekutif yang memegang peranan penting dalam perusahaan, maka Controller harus memenuhi kualifikasi tertentu supaya ia dapat bekerja secara efektif.
2.2.3 Kualifikasi Controller Adapun kualifikasi controller yang dimaksudkan, menurut Roehl and Brag (2004 : 29) yaitu sebagai berikut : a. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi. b. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. c. Pemahaman umum mengenai jenis industri dalam mana perusahaan tergolong, dan pemahaman terhadap kekuatan sosial, ekonomi dan politik yang terlibat. d. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi dan lingkungan. e. Kemampuan berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat dan pemasaran. f. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informatif. g. Kemampuan menggerakkan orang-orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.
16
Vijay Sahte (2005 : 141), kualifikasi tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Characteristic of strong Controller’s Characteristic Number
Description of Characteristic
Spesific attributes and behaviour
Personal Quantity 1
2
Personal energy and motivations
Personal integrity and professional commitment
Is a doer Is aware of everything going on Take initiative Is unbiased service of information Doesn’t try to bluff ( I don’t know but I’ll find out ) Is the conscience of the decesion Is not a “ yes man “ Is can did
Technical Skills 3
Accounting knowledge
4
Analytical skill
Technical ability is not in question Determines not only what happened but also why something happened Is good at arranging and rearranging numbers Is able to spot trends before they become a realitiy Is able to dig belo the number
Business Judgement 5
Understanding of what management needs to run the business effectively
Is a business person Has agood business judgement Is familiar with other parts Understand the decision business Anticipation future business problem
17
Recommends action to deal with future problem Keep on eye on the whole business Is not always concerned about not spending
Communication Skills 6
Ability to judge is important management make recommendations
Is able to summarize quickly and accurately Mentally makers the same decisions as the devision Provides management with information even before it realize the need for it Thinks the way decision manager thinks Quickly grips information of real concern to management Is willing to estimates Is able to judge the degree of accuracy as and in it self Does not get lost in allocating cost Speaks the language used by management Keep the audience in mind Is able to come to grips with facts and make recommendations
Interpersonal Skills 7
Bulding relationship and developing influence
Gets along with everyone Is accepted by all functional areas Is part of the management’s trusted cuondesor Is flexible in meeting management’s demand Is the general manager’s alter go Is a sounding board for
18
8
Ability to challenge management constructively
management when sensitive assues are discussed Is respected by management Is trusted by management Built trust Ask the right questions Think about the impact of number Continually challenge management’s analysis and plan Knows when to risk fights and when to give in Is always asking questions Doesn’t hesitate to questions management plans and action
Managing Dual Accountability 9
Recognizes important responsibility to both division and corporate management
Understand corporate expectation Recognizes responsibility to corporate management Is able to judge what is important and what is not Has good report with corporate management Is the eyes, ear, and sense of management
Seorang Controller tidak hanya memiliki kemampuan teknis dan dapat merencanakan tugas yang telah dilimpahkan padanya serta dapat mengawasi dan mengerahkan para stafnya, namun dia harus memiliki integritas dan kemampuan untuk berkomunikasi serta bekerja sama dengan semua tingkatan manajemen termasuk menghargai ide-ide dan pendapat orang dan mampu untuk mencari jalan keluar untuk menghadapi semua tantangan, sehingga fungsi Controller dapat berjalan dengan baik dan efektif.
19
2.3 Konsep Penjualan 2.3.1 Pengertian Penjualan Pada dasarnya setiap perusahaan tidak terlepas dari aktivitas penjualan, baik penjualan barang maupun penjualan jasa. Hasil penjualan tersebut setelah dikurangi dengan biaya-biaya akan menghasilkan laba yang akan digunakan perusahaan untuk kelangsungan usahanya. Secara sederhana penjualan diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli yang disertai dengan penyetoran tersebut. Lamanya penyerahan imbalan menimbulkan perbedaan antara penjualan tunai dan kredit. Penjualan merupakan salah satu komponen dalam laporan laba rugi, terutama pada akun pendapatan. Menurut Komaruddin (2006; 775) pengertian penjualan adalah sebagai berikut : “ Penjualan adalah suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjual memindahkan hak kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga ”. Menurut Kohler (2006; 13) menyatakan bahwa penjualan adalah : “ The selling consept hold that customer will not buy enough it the organization product usnless it under takes a large scale effort selling and promotion”. Jadi dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barangnya, dengan harapan memperoleh laba dari adanya transaksi tersebut. Penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang dan jasa dari pihak penjual ke pihak pembeli, yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak pembeli ke pihak penjual. Menurut Arens (2006; 373) pengertian siklus penjualan adalah : “ The sales and collection cycle involves the decision and process necessary for the transfer of the ownership of goods and services to customer after they are made available for sale. It begins with a request by a customer and ends with the conversion of material or services into an accountant receivable and ultimately into cash “
20
Penjualan adalah komponen yang penting dan sangat menentukan jumlah pendapatan karena merupakan komponen pendapatan dengan persentase yang terbesar di antara komponen pendapatan lainnya. Penjualan harus diakui sebagai pendapatan bila seluruh kondisi-kondisi berikut dipenuhi : 1. Adanya pemindahan resiko secara signifikan dan manfaat kepemilikan barang dari perusahaan kepada pembeli. 2. Perusahan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual. 3. Jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal. 4. Manfaat ekonomi berkaitan dengan transaksi, kemungkinan besar akan mengalir ke perusahaan. 5. Biaya dari transaksi penjualan yang terjadi atau akan terjadi dapat diukur dengan andal.
2.3.2 Klasifikasi Penjualan Transaksi-transaksi penjualan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2004 : 170) dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Penjualan secara tunai Yaitu penjualan yang bersifat “cash and carry” yang pada umumnya terjadi secara kontan. Dapat pula terjadi pembayaran dalam jangka waktu satu bulan dianggap kontan. 2. Penjualan secara kredit Yaitu penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan. 3. Penjualan secara tender Yaitu penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak penjual yang membuka tender tersebut. Untuk memenangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (bid bond) dan lain-lain juga harus dapat bersaing dengan pihak lainnya.
21
4. Penjualan ekspor Yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negri yang mengimpor barang tersebut, biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur letter of credit. 5. Penjualan secara konsinyasi Yaitu menjual barang secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual. Apabila barang tersebut tidak laku, maka akan dikembalikan ke penjual dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan. 6. Penjualan secara grosir Yaitu penjualan yang tidak langsung kepada konsumen, tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi sebagai perantara antara pabrik atau importir dengan pedagang atau toko eceran.
2.4 Pengendalian Penjualan 2.4.1 Pengertian Pengendalian Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya serta penyesuaian operasi agar selaras dengan patokan-patokan yang digunakan. Hansen
and
Mowen
(2002
:
925)
mendefinisikan
pengertian
pengendalian adalah sebagai berikut : “ Control is a process of setting standar, receiving feedback on actual performance deviates significantly from planned perpormance “. Sedangkan menurut Lewis and Goodman (2004 : 7) pengertian pengendalian yaitu : “Controlling is monitoring the performace of the organization, indetifiying deviation between planned and actualresults, and taking corrective action when necessary “. Proses pengendalian mencatat setiap perkembangan ke arah tujuan pokok perusahaan, juga sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan
22
manajer mengetahui lebih awal bila terdapat penyimpangan, karenanya pengendalian berkaitan erat dengan perencanaan. Pengendalian menurut Usry (2004 : 19) adalah sebagai berikut : “ Pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang mengadakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencanan sehingga tujuan organisasi dapat dicapi “. Tujuan pengendalian yaitu : 1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana. 2. Melakukan tindakan perbaikan (corrective), jika terdapat penyimpanganpenyimpangan (deviasi). 3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya. Pengertian pengendalian menurut Supriyono (2009 : 19) dimana secara luas : “ Pengendalian diartikan sebagai suatu proses untuk mengarahkan seperangkat variable (misalnya mesin-mesin, manusia) kearah tercapainya sasaran atau tujuan”. Tindakan pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui. Pengendalian dilakukan bukanhanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, namun berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahankesalahan. Elamen-elemen sistem pengendalian : 1. Pelacak (detektor) atau sensor, yaitu sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Penaksir (assessor), yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa atandar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3. Effector, yaitu suatu perangkat (yang sering disebut “feedback”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
23
4. Jaringan komunikasi, yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
Langkah-langkah dalam proses pengendalian menurut yaitu : 1. Menetapkan standar dan metode Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya target produksi dan penjualan yang ingin dicapai. 2. Mengukur prestasi kerja Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung pada jenis aktivitasnya. Pengukuran prestasi kerja ini sedapat mungkin dilakukan dengan segera agar tindak lanjut dapat segera pula dilakukan. 3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar Langkah ini merupakan tindak lanjut dari kedua langkah sebelumnya yaitu membandingkan antara langkah pertama dan kedua. 4. Mengambil tindakan koreksi Tindakan koreksi diperlukan apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktivitas organisasi, standar kerja yang ada. Kualitas sebuah sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik yang sama pentingnya. Karakteristik ini berbeda-beda sesuai dengan situasinya tetapi kita dapat menggeneralisasikan bahwa ciri-ciri yang berikut membuat sistem pengendalian yang efektif, yaitu : 1. Ketepatan 2. Tepat Waktu 3. Hemat 4. Fleksibel 5. Dapat dipercaya 6. Kriteria yang masuk akal 7. Penempatan yang strategis 8. Tekanan pada perkecualian
24
9. Multi kriteria 10. Tindakan koreksi
2.4.2 Pengertian pengendalian Penjualan Pengertian pengendalian penjualan menurut Roehl and Bragg (2005 : 486) adalah : “Pengendalian penjualan meliputi analisis, penelaahan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi” Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat direalisir hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara ke empat faktor ini : 1. Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas 2. Volume penjualan 3. Biaya operasi ( operating expense ) 4. Laba kotor Oleh karena itu, pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan-laporan yang menganalisis kegiatan penjualan yang menggungkapkan trends dan hubungan-hubungan atau penyimpangan-penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau dari standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan. Controller dan para stafnya dapat membantu dalam memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknis analitis sebagai berikut : 1. Analisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan di masa yang lalu- dalam hubungannya
dengan
harga
dan
volume
–
untuk
menentukan
perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan. 2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuaian pelaksanaan dengan rencana.
25
3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan. 4. Penyiapan analisis yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk
2.4.3 Proses Pengendalian Penjualan Pengendalian penjualan berhubungan dengan pengukuran efisiensi dan efektivitas dalam menggerakan bahan dan tenaga kerja sumber keuangan terhadap suatu tujuan. Kegiatan ini meliputi perbandingan dengan berbagai jenis standar, apakan berupa standar kualitan, standar waktu, ataupun standar nilai. Kegiatan tersebut meliputi pengambilan kegiatan yang perlu bilamana terjadi kondisikondisi yang menyimpang dari target. Sedangkan proses pengendalian penjualan menurut Hilton and Gordon ( 2000 : 14) yang dialih bahasakan oleh Purwatiningsih dan Maudy meliputi langkah-langkah : 1. Membandingakan kerja actual dengan relisasi 2. Membuat laporang untuk kerja yang menunjukan hasil actual, hasil yang direncanakan, dan perbedaan diantara keduanya (misalnya, penyimpangan diatas atau dibawah hasil yang direncanankan) 3. Menganalis penyimpangan dan operasi yang terkait untuk menentukan penyebab terjadinya penyimpangan 4. Membuat alternatif tindakan untuk memperbaiki setiap kekurangan dan belajar dari setiap kesalahan masa lalu. Dan membuat suatu pilihan (tindakan perbaikan) dari sejumlah alternatif yang tersedia dan menjalankannya 5. Melakukan tindak lanjut dengan memulai efektivitas perbaikan yang dilakukan, dilanjutkan dengan umpan ke muka untuk membuat perencanaan berikutnya.
26
2.4.4 Tujuan pengendalian Penjualan Kegiatan pengendalian harus dilakukan secara terus menerus jika manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas ketentuan yang telah ditetapkan serta mencapai tujuan perusahaan. Tujuan pengendalian penjualan yang dikutip dari buku Controllership Tugas Akuntan Manajemen oleh Willson and Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (2008 : 259) yaitu : “Tujuan pengendalian penjualan yaitu untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi” Kegiatan pengendalian harus dilakukan secara terus menerus jika manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas ketentuan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2.4.5 Fungsi Pengendalian Kaitannya dengan definisi pengendalian dari seorang Controller maka Controller itu sendiri memiliki fungsi dan aktivitasnya. Menurut J. D. Wilson dkk (2001 : 21) dalam buku “Controllership” adalah sebagai berikut : “ The management function of control is the measurement and correction of performance so that business objective and plans are accomplished “. Pengendalian manajemen mencoba agar pelaksanaan sesuai dengan rencana
atau
standar,
tidak
memaksakan
pengendalian
kecuali
dalam
departemennya sendiri akan tetapi seorang Controller menyediakan informasi yang akan digunakan oleh pimpinan fungsional untuk mencapai pelaksanaan yang telah ditetapkan. Kegiatan dalam bidang pengendalian ini menghabiskan banyak waktu dari staf Controller. Sebagian informasi disediakan dari jam ke jam, atau dari hari ke hari, data lain dipersiapkan dari minggu ke minggu atau dari bulan ke bulan sesuai dengan kebutuhan.
27
Ada suatu hal yang perlu diperhatikan dan dipahami yaitu seorang manajer tidak dapat mengendalikan apa yang sudah berlalu, tetapi dapat mempelajari tindakan masa lalu untuk menetapkan tempat dari sebab terjadinya penyimpangan. Akan tetapi sama halnya dengan perencanaan jenis pengendalian yang baik adalah melihat ke depan. Oleh karena itu hal ini perlu diperhatikan oleh Controller apabila dia berpartisipasi dalam fungsi pengendalian misalnya, dengan memberikan pemikiran yang terus menerus terhadap langkah-langkah yang mungkin perlu diambil sebelum dimulai tindakan operasi untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan norma atau standar yang diinginkan, maka dalam hal ini dapat dinamakan sebagai pengendalian prepentif.
2.5 Anggaran Penjualan Dan Standar Penjualan 2.5.1 Anggaran Penjualan Menurut Hansen and Mowen (2005 : 350) dalam buku “Akuntansi Manajemen” yang dialihbahasakan oleh Ancell A. Hermawan, bahwa pengertian anggaran adalah sebagai berikut : “ Anggaran (budget) adalah perencanaan keuangan untuk masa depan; anggaran memuat tujuan dan tindakan dalam mencapai tujuan tertentu “. Anggaran (budget) menurut M. Nafarin (2004 : 12) sebagai berikut : “ Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu ”. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Jadi anggaran bukan tujuan dan tidak dapat menggantikan manajemen. Dalam penyusunan anggaran perlu dipertimbangkan faktor-faktor berikut : a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijaksanaan umum perusahaan b. Data-data waktu yang lalu c. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi d. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing e. Kemungkinan adanya perubahan kebijaksanaan pemerintah
28
f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan, hal-hal berikut : a.Anggaran harus dibuat serealitas mungkin, secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan. b.Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi top management ( direksi ) c.Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi. d.Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi lebih dini Tujuan penyusunan anggaran : 1. Untuk digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan penggunaan dana. 2. Untuk mengadakan pembatasan jumlah dana yang dicari dan digunakan. 3. Untuk merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis penggunaan dana, sehingga dapat mempermudah pengawasan. 4. Untuk merasionalkan sumber dan penggunaan dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal. 5. Untuk menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat. 6. Untuk menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan. Anggaran sebagai suatu alat mempunyai beberapa keterbatasan, antara lain : 1. Anggaran berdasarkan atas taksiran, ini berarti bahwa kekuatan maupun kelemahan anggaran sangat bergantung kepada ketelitian dasar asumsiasumsi yang digunakan.
29
2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. 3. Perlu disadari bahwa anggaran bukanlah pengganti fungsi manajemen melainkan hanya sebagai alat untuk membantu melaksanakan fungsifungsi manajemen tersebut. 4. Anggaran harus terus menerus disesuaikan dengan perubahan-perubahan lingkungan, oleh karenanya semakin cepat perubahan-perubahan tersebut, semakin banyak waktu yang diperlukan untuk penyesuaian-penyesuaian. Pengertian anggaran penjualan menurut Munandar (2005 : 49) adalah : “Anggaran penjualan yaitu anggaran yang merencanakan secara lebih terinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas) barang yang akan dijual, harga barang yang dijual, waktu penjualan serta tempat (daerah penjualannya)”. Kegunaan anggaran penjualan menurut Munandar (2005 : 50) dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Sebagai Pedoman Kerja Anggaran penjualan dapat berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberi arahan sekaligus memberikan target yang harus dicapai oleh aktivitas perusahaan pada waktu yang akan datang. 2. Sebagai Alat Pengkoordinasian Kerja Anggaran penjualan berfungsi sebagai alat pengkoordinasian kerja, agar semua bagian yang ada di perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik untuk menuju sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelangsungan hidup perusahaan terjamin. 3. Sebagai Alat Pengawasan Kerja Anggaran penjualan berfungsi juga sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai(mengevaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nantinya. Dengan membandingkan antara anggaran penjualan dengan realisasi, dapat dinilai perusahaan telah sukses atau belum dapat bekerja.
30
Selain itu dapat pula diketahui kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh karena anggaran hanyalah sebagai suatu alat bantu bagi manajemen, kehadiran manajemen tetap diperlukan walaupun anggaran telah disusun. Anggaran yang telah disusun dengan baik tidak menjamin bahwa pelaksanaan dan realisasinya akan baik pula. Anggaran penjualan merupakan dasar penyusunan anggaran lainnya dan pada umumnya anggaran penjualan disusun terlebih dahulu sebelum menyusun anggaran lainnya. Karena itu anggaran penjualan disebut anggaran kunci. Berhasil tidaknya suatu perusahaan tergantung pada keberhasilan bagian pemasaran dalam meningkatkan penjualan. Penjualan merupakan ujung tombak dalam mencapai tujuan perusahaan mencari laba yang maksimal. Karena itu anggaran penjualan disusun lebih dahulu dan merupakan dasar dalam penyusunan anggaran lainnya. Kesalahan dalam penyusunan anggaran penjualan akan mengakibatkan anggaran yang lain juga menjadi salah Sebelum disusun anggaran penjualan biasanya dibuat forecast penjualan. Selain forecast penjualan diperlukan untuk penyusunan anggaran penjualan, perlu juga dipertimbangkan faktor-faktor yang dapat berpengaruh terhadap penjualan. Faktor-faktor tersebut antara lain sebagai berikut : a. Faktor pemasaran Faktor pemasaran yang perlu dipertimbangkan, seperti :
Luas pasar, apakah bersifat lokal, regional, nasional.
Keadaan persaingan, apakah bersifat monopoli, oligopoli, bebas.
Keadaan
konsumen,
bagaimana
selera
konsumen,
apakah
konsumen akhir atau konsumen industri. b. Faktor keuangan Apakah modal kerja perusahaan mampu untuk mencapai target penjualan yang dianggarkan, seperti untuk, beli bahan baku, bayar upah, bayar promosi produk, dan lain-lain. c. Faktor ekonomi Apakah dengan meningkatnya penjualan akan meningkatkan laba atau sebaliknya.
31
d. Faktor teknis Apakah kapasitas terpasang, seperti mesin dan alat mampu memenuhi target penjualan yang dianggarkan. Apakah bahan baku dan tenaga kerja mudah dan murah. e. Faktor lainnya Apakah pada musim tertentu anggaran penjualan ditambah Apakah kebijaksanaan pemerintah tidak berubah. Sampai berapa lama anggaran yang disusun masih dapat dipertahankan. Forecast penjualan merupakan perkiraan penjualan pada suatu waktu,yang akan datang dalam keadaan tertentu.dan di buat berdasarkan data-data yang pernah terjadi dan atau mungkin akan terjadi Teknik membuat forecast dapat dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif atau perpaduan antara kualitatif dengan kuantitatif. Forecast penjualan yang dibuat secara kualitatif, seperti dengan menggunakan metode pendapat (judgement method). Sumber pendapat yang dipakai sebagai dasar melakukan forecast penjualan antara lain, pendapat selesman, pendapat manajer pamasaran, dan pendapat para ahli atau survei konsumen. Forecast penjualan yang dibuat secara kuantitatif, umumnya menggunakan metode statistik, tetapi dapat juga dengan metode pendapat atau dengan metode khusus. Anggaran penjualan akan ikut menentukan jumlah yang harus diproduksi. Jadi anggaran produksi dapat disusun setelah anggaran penjualan tersusun. Anggaran penjualan biasanya didasarkan pada perkiraan penjualan perusahaan. Penjualan pada tahun sebelumnya biasanya digunakan sebagai landasan dalam melakukan perkiraan. Di samping itu manajer mungkin juga mempertimbangkan pesanan yang dulu tidak terpenuhi, rencana kebijakan penetapan harga perusahaan, rencana pemasaran, trend dalam industri terkait, dan kondisi ekonomi secara umum. Alat statistik yang canggih mungkin digunakan untuk menganalisis data dan membuat model yamg diperlukan dalam prediksi faktor kunci yang menentukan penjualan.
32
2.5.2 Standar Penjualan Dalam mengendalikan suatu biaya diperlukan suatu patokan atau tolak ukur yang dapat diandalkan untuk mengukur dan mengendalikan biaya. Menurut M. Nafarin (2004 : 5) pengertian standar adalah : “ Standar adalah suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan dalam pelaksanaan pekerjaan “ Pengertian standar penjualan menurut Willson and Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (2006; 269) adalah : “Standar penjualan yaitu standar yang dapat digunakan untuk mengukur prestasi penjualan menurut cara yang hampir serupa dengan cara yang digunakan untuk menilai prestasi pelaksanaan di dalam pabrik”. Standar penjualan merupakan hasil dari penelitian dan analisis yang diteliti terhadap prestasi-prestasi yang lalu. Standar penjualan menggambarkan pendapat dari mereka yang dianggap cakap untuk memutuskan atau menilai bagaimana prestasi pelaksanaan yang memuaskan itu seharusnya. Pertimbangan mengenai seluk beluk operasi harus bergantung pada para eksekutif penjualan. Ada 3 persyaratan utama dalam mengembangkan alat.-alat untuk para eksekutif penjualan yaitu : 1. Standar penjualan merupakan hasil dari penelitian dan analisis yang diteliti terhadap
prestasi-prestasi
yang
lalu.
Standar-standar
penjualan
menggambarkan pendapat dari mereka yang dianggap cakap untuk memutuskan
atau
menilai
bagaimana
prestasi
pelaksanaan
yang
memuaskan itu seharusnya. Pertimbangan mengenai seluk beluk operasi harus bergantung pada para eksekutif penjualan. Pendapat mengenai kondisi-kondisi umum perusahaan yang diperkirakan dan potensi-potensi pasar, harus merupakan hasil pertimbangan bersama dari staf eksekutif, termasuk direktur utama, manajer penjualan dengan Controller. 2. Standar penjualan harus merupakan tolak ukur yang adil dan wajar dari prestasi pelaksanaan. Tidak ada yang lebih merusak moral, daripada suatu quota penjualan atau standar lain yang ditetapkan terlalu tinggi.
33
Pengalaman menunjukkan, bahwa standar-standar yang terlalu tinggi itu akan diabaikan begitu saja oleh para pelaksana. Standar seharusnya ditetapkan sedemikian rupa, sehingga dapat dicapai dengan kemampuan para tenaga salesman yang dianggap representatif. 3. Standar penjualan perlu ditinjau kembali dan direvisi dari waktu ke waktu. Bila kondisi-kondisi penjualan sering berubah, demikian juga tolak ukurnya harus berubah. Menurut hasil pengamatan standar penjualan tidak memperoleh sambutan yang baik. Sebagian eksekutif penjualan merasa bahwa standar penjualan merupakan
suatu
usaha
untuk
menggantikan
kepemimpinan
penjualan.
Sebenarnya tidak ada yang dapat menggantikan para eksekutif yang dinamis dan berpandangan jauh; standar penjualan bukan dimaksudkan untuk menggantikan pengarahan oleh manusia, meski dengan cara apapun. Tetapi standar dapat memberikan kepada manajer alat terpenting untuk pengendalian penjualan, satu-satunya basis untuk memberikan balas jasa secara wajar, dan merupakan alat pokok untuk menstimulasi kegiatan penjualan. Sebagai suatu alat pengendalian, standar dapat menunjukkan kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan penjualan, yang jika telah dianalisis secara layak mengenai sebabsebabnya, akan membuka jalan untuk tindakan perbaikan.Sebagai dasar untuk gaji dan balas jasa, standar akan memberikan suatu hubungan yang lebih wajar dan lebih cermat antara imbalan dengan prestasi. Sebagai alat stimulasi, standar menyediakan bagi setiap tenaga penjual dan eksekutif sasaran yang harus dicapai, disertai jaminan adanya imbalan yang wajar. Hal-hal yang harus diperhatikan agar standar penjualan efektif dalam mencapai tujuannya yaitu : 1. Penyimpangan (variances) antara pelaksanaan yang sebenarnya dengan standar harus ditetapkan dengan segera. 2. Sebab-sebab terjadinya penyimpangan harus diteliti dan dijelaskan. 3. Tanggung jawab terhadap penyimpangan harus ditetapkan secara pasti. 4. Para individu yang bertanggung jawab harus diberi kesempatan penuh untuk mengemukakan penjelasannya.
34
5. Tindakan yang segera harus diambil untuk memperbaiki setiap kelemahan yang ditunjukkan. 6. Metode pemberian imbalan harus wajar dan cermat.
2.6 Analisis Penjualan Untuk mencapai penjualan yang menguntungkan perusahaan harus mengetahui di mana terdapat laba yang paling besar. Ini berarti perlu dilakukan analisis penjualan.Analisis penjualan yaitu suatu alat penyelidikan dan alat pendukung bagi manajemen perusahaan dalam mengarahkan usaha penjualan maupun dalam pengambilan suatu keputusan. Tidak diragukan lagi bahwa analisis penjualan telah mencapai puncak perkembangan yang berbeda-beda pada berbagai perusahaan dan jenis industri. Banyak perusahaan besar yang mengorbankan waktu untuk fase pengendalian pemasaran ini dan telah memiliki program-program yang dikembangkan dengan baik. Banyak perusahaan sedang atau perusahaan kecil belum memiliki program-program seperti itu atau hanya memiliki program yang belum dikembangkan sebaik-baiknya. Beberapa analisis hanya berhubungan dengan pelaksanaan penjualan yang lalu, yang lain mencakup penetapan kecenderungan dengan melakukan perbandingan terhadap periodeperiode sebelumnya. Jenis-jenis analisis penjualan yang sering digunakan menurut Willson and Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera (2008 : 13) adalah sebagai berikut : 1. Produk- jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barangbarang yang dijual 2. Daerah – wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan – Propinsi, Kota, desa, area pemasaran yang lain. 3. Saluran distribusi – grosir, pengecer, makelar, agen. 4. Metode penjualan – pengiriman langsung, kunjungan dari rumah ke rumah, dan sebagainya. 5. Pelanggan – dalam negri dan luar negri, konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta, dan pelanggan pemerintah, yang ditabulasikan menurut volume pembelian. 6. Besarnya order – ukuran rata-rata dari setiap pembelian. 7. Syarat penjualan – kontan, C.O.D., ( cash on delivery ) secara kredit (piutang), secara cicilan, dan lain-lain
35
8. Organisasi – cabang, departemen. 9. Tenaga wiraniaga – perorangan atau per kelompok. Analisis-analisis ini dapat dikembangkan, tidak hanya berkenaan dengan penjualan tetapi sampai pada laba kotor, sampai laba setelah biaya langsung penjualan atau sampai laba bersih dari segmen atau bidang yang sedang dianalisis. Dengan demikian manajemen mungkin ingin mengetahui tidak saja penjualan secara keseluruhan per produk, tetapi juga penjualan produk dalam setiap daerah. Controller mungkin menemukan, bahwa manajer penjualan dapat mempergunakan analisis-analisis tertentu secara periodik atau per bulan sebagai contoh, penjualan per daerah, per lini produk, atau per salesman. Analisis-analisis lain dapat dilakukan hanya sebagai suatu investasi, bila diharapkan bahwa analisis itu, akan mengungkapkan kondisi-kondisi yang tidak sesuai. Bagaimana pun Controller mempunyai tanggung jawab untuk merancang dan menerapkan prosedur-prosedur dan menyelenggarakan catatan-catatan sedemikian rupa, agar informasi yang sebanyak-banyaknya tersedia dengan waktu dan usaha yang sekecil-kecilnya. Pada umumnya perusahaan yang mendapatkan informasi secara paling cepat akan berada dalam posisi bersaing yang lebih baik. Selanjutnya Willson and Campbell (2003 : 550), mengutarakan manfaatmanfaat dari analisis penjualan yang dapat dipertimbangkan sebagai berikut : 1. Untuk Perencanaan Penjualan dan Penetapan Quota Penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini. 2. Untuk Pengendalian Persediaan. Untuk merencanakan persediaan secara layak, perusahaan harus mengenal baik penjualan di masa yang lalu dan kemungkinan kondisinya di masa yang akan datang dalam hubungannya dengan fluktuasi musiman dan jenis produknya. 3. Untuk Penetapan Berbagai Standar Penjualan. Juga disini pengalaman yang lalu merupakan faktor yang penting. 4. Untuk Distribusi yang Lebih Baik dari Usaha Penjualan dalam Berbagai
Daerah.
Mungkin
terbukti
bahwa
perusahaan
mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah waktu yang terbatas.
36
Pertimbangan mengenai penjualan potensial, kondisi persaingan, dan faktor biaya dapat menunjukkan keharusan untuk memperluas wilayah tersebut. Sekali lagi, analisis dapat menunjukkan bahwa suatu daerah belum semuanya terliput. 5. Untuk Pengarahan yang Lebih Baik dari Usaha Penjualan Produk. Suatu penelitian mengenai penjualan dan usaha penjualan pada berbagai produk dan mengabaikan produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan juga, suatu perbandingan penjualan per produk dengan periode-periode yang lalu akan dapat menunjukkan trends. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi produk-produk yang lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan. 6. Untuk Pengarahan yang Lebih Baik dari Usaha Penjualan dalam Hubungan
dengan
Pelanggan.
Analisis
per
pelanggan
harus
mengungkapkan trend dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masingmasing pelanggan. Juga, perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalam mendapatkan jumlah penjualan yang sebesarbesarnya dan yang menguntungkan. Analisis per pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manager penjualan akan menunjukkan beberapa volume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan. Informasi seperti ini akan memungkinkan usaha
penjualan yang lebih besar di lain tempat
yang lebih
menguntungkan. Setelah melakukan analisis yang ada, maka manajer penjualan akan mengetahui masalah-masalah yang terjadi maupun kesempatan yang ada, karena itu manajer penjualan perlu mengambil tindakan untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi. Dan yang terpenting adalah bagaimana eksekutif penjualan tersebut menggunakan berbagai data tersebut sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan yang efektif.
37
2.7 Laporan Penjualan Dalam perusahaan yang kecil, pemilik atau manajer dapat melakukan pengendalian yang segera terhadap penjualan dengan cara meneliti order-order yang diterima, dan lain-lain. Sedangkan dalam perusahaan yang besar, kontak perseorangan
tersebut
harus
dilengkapi
dengan
laporan-laporan
yang
menunjukkan kondisi dan tendensi pada masa sekarang dan juga prestasi pelaksanaan yang sedang berjalan pada saat sekarang. Sesungguhnya
adalah
merupakan
fungsi
dari
Controller
untuk
menyediakan fakta-fakta kepada para eksekutif penjualan. Akan tetapi, pemberian informasi merupakan satu hal yang belum mencukupi, hal lain yang perlu adalah melihat bahwa fakta-fakta telah dimengerti dan telah dijadikan sebagai dasar untuk
bertindak.Untuk
menjamin
adanya
pengertian,
Controller
harus
menyesuaikan laporan dengan para pembacanya. Informasi untuk keperluankeperluan pimpinan utama akan berbeda dari informasi untuk manajer penjualan, dan laporan-laporan untuk para eksekutif rendahan di bidang penjualan bahkan akan lebih banyak berbeda. Luasnya informasi yang diperlukan dan bentuk penyajiannya akan bergantung pada kemampuan-kemampuan para individu, jenis organisasi, tanggung jawab masing-masing dan filsafat pimpinan penjualan. Controller harus mengembangkan laporan-laporan untuk memenuhi bermacam-macam kebutuhan. Penggunaan grafik, bagan, dan iktisar akan sangat meningkatkan komunikasi data penjualan kepada pimpinan penjualan. Sering suatu laporan yang menceritakan issue-issue atau masalah penting merupakan alat yang paling efektif. Tergantung pada keseriusan problema, atau bilamana tindakan-tindakan pokok sedang direkomendasikan, maka dapatlah diatur sesuatu pertemuan. Tergantung pada Controller untuk menjamin, bahwa informasi yang disediakan dapat dimengerti dan dapat dipergunakan secara wajar. Hal-hal yang dapat dimasukkan dalam suatu laporan penjualan mencakup bidang yang luas. Laporan tersebut meliputi : 1. Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya, dengan angka-angka untuk bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.
38
2. Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode berjalan. 3. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angkaangka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi persentase dari total. 4. Analisis penyimpangan (variances) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan. 5. Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya biaya per order yang diterima. 6. Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan quota per salesman 7. Data harga jual per unit. 8. Data laba kotor. Frekuensi dari setiap laporan akan bergantung pada kebutuhan masingmasing eksekutif atau anggota staf, apakah per hari, perbulan, perkuartal, atau pertahun. Controller harus memberikan laporan yang berbeda-beda kepada tiga level manajemen yang terdiri dari : 1. Operating Management Group Terdiri dari mandor dan supervisor. 2. Middle Management Group Terdiri dari kepala bagian, manajemen-manajemen divisi, dan manajermanajer cabang. 3. Executive Management Group Terdiri dari presiden direktur, wakil direktur utama, dan pimpinan pelaksana yang diberi tugas dalam pemasaran, pembelian teknik, proses produksi, dan keuangan atau accounting. Semakin tinggi tingkat manajemen semakin singkat laporannya dan semakin rendah tingkat manajemennya semakin lengkap laporannya.
39
2.8 Pengertian Efektivitas Efektivitas merupakan ukuran keberhasilan yang dicapai oleh suatu organisasi atas kegiatan yang dijalankannya . Efektivitas dapat diartikan sebagai kemampuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkan . Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan yang diinginkan . Efektivitas selalu berkaitan dengan tujuan organisasi. Menurut Chuck Williams (2005 : 6) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut : “ Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. ” Sedangkan Komarudin (2006 : 269) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut : “ Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. ” Jadi efektivitas berhubungan dengan pencapaian tujuan telah ditetapkan . efektivitas dapat tercapai bilamana pelaksanaan suatu proses sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
2.9 Hubungan Controller Dengan Pengendalian Penjualan Controller dapat memberikan bantuan dalam berbagai aplikasi untuk perencanaan dan pengendalian usaha penjualan. Kontribusi-kontribusi yang dapat diberikan Controller dalam memajukan penjualan adalah melalui berbagai teknik analitis. Teknik analitis yang digunakan dalam pengendalian penjualan yaitu : 1. Analisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan di masa yang lalu – dalam hubungannya dengan harga dan volume – untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan. 2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuaian pelaksanaan dengan rencana.
40
3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan. 4. Penyiapan analisis yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk. Dengan
demikian,
kontribusi
yang
diberikan
Controller
dalam
pengendalian penjualan akan membantu manajer dalam menjalankan proses pengendalian penjualan, yaitu : a. Penetapan standar penjualan. b. Pengukuran pelaksanaan yang sebenarnya dibandingkan dengan yang dianggarkan. c. Evaluasi penyimpangan yang terjadi. d. Rekomendasi atas perbaikan dari penyimpangan. e. Tindakan koreksi, follow up, dan monitoring.. Pengendalian penjualan yang efektif akan tercapai apabila manajemen melaksanakan kelima proses pengendalian penjualan diatas tersebut dengan baik, disertai dengan informasi yang memadai dari Controller.
2.10 Peranan Controller dalam Mendorong Efektifitas Pengendalian Penjualan Salah satu alat yang utama bagi pimpinan perusahaan dalam membuat agar usahanya menjadi produktif adalah akuntansi yang modern. Oleh karena itu, perusahaan
memerlukan
alat
bantu
yang
mempunyai
peranan
dalam
mengarahkan, mengendalikan dan melindungi perusahaan. Dalam hal ini pimpinan mengharapkan bantuan Controller dalam mengarahkan tindakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Komaruddin (2006 : 768) Peranan (role) dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status. 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata.
41
4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat. Pendapatan perusahaan bersumber pada penjualan produk, sehingga jika penjualan meningkat maka pendapatan perusahan juga akan semakin besar. Dengan demikian, penjualan merupakan kegiatan yang cukup memegang peranan penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Pelaksanaan penjualan harus dikendalikan supaya target penjualan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan seefisien dan seefektif mungkin. Pengendalian penjualan dilakukan melalui penetapan anggaran penjualan yang berfungsi juga sebagai alat pemotivasikerja, pelaporan kegiatan penjualan yang menggambarkan hasil penjualan yang sebenarnya, serta dilakukan perbandingan antara pelaksanaan dengan anggaran. Dari perbandingan tersebut dapat diketahui penyimpangan yang terjadi dan dengan dilakukannya analisis terhadap penyimpangan tersebut maka diharapkan dan diketahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan sehingga dapat diambil tindakan koreksi yang tepat sebelum kecenderungan penyimpangan itu berubah menjadi kerugian yang semakin besar. Perbaikan yang dilakukan diharapkan dapat mendorong perusahaan untuk beroperasi lebih optimal dan mampu mempertahankan bahkan meningkatkan volume penjualan.
