BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Komunikasi Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa latin organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling berhubungan dan bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan sistem, namun ada juga yang menamakannya sarana 1 Organisasi merupakan setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan2 Berbeda dengan Mooney yang dikutip oleh Arni yang berpendapat bahwa organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk pencapaian suatu tujuan bersama 3 Rogers dalam bukunya Commucation in Organization mendefinisikan orrganisasi sebagai suatu sistem yang mapan yang bekerja sama dari mereka yang
1
Onong UchjanaEffendy, Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Bandung : Remaja Rosdakarya, 1992, hal 144 2 Sondang Siagian P, Teori Pengembangan Organisasi, Jakarta:Bumi Aksara, 2007 3 Dalam Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta:Bumi Aksara , 2005, hal 23
11
12
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas4 Beragam definisi para ahli diatas menjabarkan bahwa organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara dua orang atau lebih yang telah di tentukan dengan adanya pembagian tugas dan jenjang kepangkatan secara profesional dalam rangka pencapaian tujuan yang telah di tentukan. Komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi ia adalah organisasi. komunikasi organisasi ialah “ perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi5 Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukarmenukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling bergantung, hubungan ketidakpastian6 Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauanya kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang
4
Rogers,Everet M, Communication in Organization, New York:The Free Press,1976 Don F.Faules,R. Wayne Pace. Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Jakarta:Remaja Rosdakarya, 2005, hal.33 6 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Rosda karya, 1993, hal 167
5
13
berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik yang dipergunakan, media apa yang di pakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat. Jawaban bagi pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya meyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan Arni muhammad mengungkapkan bahwa komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkunganya sendiri baik internal maupun eksternal7 Dari definisi diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan suatu proses peyampaian informasi, perasaan, sikap kehendak diantara dua orang atau lebih didalam suatu organisasi yang tersistem dan kompleks, baik secara formal maupun infromal melalui media tertentu dengan efek-efek tertentu untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi organisasi dapat terjadi kapanpun dan dimanapun dalam konteks terkait organisasi setidaknya yang menduduki suatu jabatan tertentu karena komunikasi menjadi suatu solusi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Apabila prose komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan dapat berjalan lancar, maka besar kemungkinan tujuan perusahaan akan tercapai
7
Arni Muhammad ibid, hal 67
14
2.1.1 Arah Aliran Komunikasi Salah satu tantangan yang dihadapi oleh organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berkaitan dengan aliran informasi. Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat arah aliran yang berbeda (Pace dan Faules, 2001;Robbins dan Judg, 2007 yaitu :8 1. Komunikasi Kebawa h
(Downward Communication), yaitu komunikasi
yang mengalir dari suatu tingkatan dalam suatu kelompok organisasi dari tingkat atas ketingkatan yang berada dibawahnya. Seperti pemimpin yang memberikan instrusksi pekerjaan , menginformasikan kebijakan dan prosedur kepada bawahan 2. Komunikasi Keatas ( Upward Communications), yaitu komunikasi yang mengalir dari suatu tingkatan bawah mengalir ketingkatan yang lebih tinggi. Seperti
laporan manajemen lebih rendah ditinjau manajemen
menengah dan puncak, kotak saran, survei sikap karyawan, prosedur keluhan, diskusi atasan dan bawahan dan pertemuan informal. 3. Komunikasi Sejajar ( Sideways Communications), yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang sama, diantara manajer yang sama atau diantara setiap personil yang secara horizontal ekuivalen Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas – tugas atau 8
Danang Sunyoto &Burhanudin, Perilaku Organisasional, CAPS, 2011, Yogyakarta, hal 73-74
15
tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. 4. Komunikasi Lintas Saluran. Adalah komunikasi yang terjadi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka. Misalnya bagian-bagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan. Rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberi nasihat kepada manajer mengenai pekerjaan pegawai disemua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan dan bawahan mereka. Mereka tidak memiliki
otoritas
lini
untuk
mengarahkan
orang-orang
yang
berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasa-gagasan mereka. Namun mereka memiliki mobilitas yang tinggi dalam organisasi; dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal (Davis,1967). Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang di lakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah yang lain diperlukan kebijakan organisasi untuk
membimbing
komunikasi
lintas
saluran.
Pegawai
sering
berkomunikasi dari posisi mereka. Namun sering pula anggota organisasi berkomunikasi dengan orang-orang lain tanpa mengindahkan posisi mereka. Ini menghasilkan satu jaringan komunikasi atau lebih .
16
A. Sifat Aliran Informasi Dalam Organisasi Aliran informasi dalam organisasi merupakan sebuah proses dinamik. Dimana pesan-pesan secara berkesinambungan, diciptakan, disampaikan, dan di intepretasikan. Aliran informasi dalam sebuah organisasi dapat terjadi dengan tiga cara sebagai berikut: 9 a. Penyebaran Pesan Secara Serentak; Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima yang menginterpretasikan pesan sebagai tujuan akhir. Meskipun demikian, cukup sering seorang manajer menginginkan informasi disampaikan kepada lebih dari satu orang, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja atau bila sebuah kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru. Seringkali
pesan-pesan
disebut
memo
atau
memorandum
dikirimkan kepada sejumlah orang dalam sebuah organisasi. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan pada semua anggota organisasi bila semua anggota menerima dan bagian-bagian lain menerima informasi secara bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak. Proses ini disebut dengan penyebaran secara serentak, apabila sebuah pesan yang harus disampaikan secara bersamaan kepada seluruh
9
R. Wayne Pace and Don F Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung , 2001, hal 170-174
17
anggota organisasi melalui saluran yang sama. Cara yang dapat dilakukan antara lain melalui memo, undangan tertulis, BBM, Whataps We Chat, pengumuman, dan pertemuaan rapat, Kelebihan
dan kekurangan dari
penyebaran pesan secara serentak adalah 1) kelebihan : cepat, sudah/dapat diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang, informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar.2) Kelemahan : tidak dapat
menyebarkan informasi yang sifatnya
rahasia.Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas. b. Penyebaran Pesan Secara Berurutan; Penyampaian
pesan
secara
berurutan
merupakan
bentuk
komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi. Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si A kepada B,C,D, dan E dalam serangkaian transaksi dua orang dalam hal ini setiap individu keculai orang ke 1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola " siapa berbicara kepada siapa". Penyebaran pesan tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi informasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan waktu yang berbeda
18
pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi yang pada waktu yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut,
mungkin
timbul
masalah
dalam
koordinasi.
Adanya
keterlambatan dalam penyebaran. Informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus di beri informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan informasi akan terganggu sebagai akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan. Penyebaran pesan secara berurutan merupakan sebuah proses diadik, jadi disampaikan dari si A kepada si B, kemudian dari si B kepada si C, dan seterusnya, tergantung banyaknya anggota dalam organisasi. adapun kelebihan dan kelemahan dalam penyebaran pesan secara berurutan adalah 1) kelebihan : menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota. 2) kelemahan : lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multipersepsi/interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis. untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi.
19
c. Penyebaran Pesan Secara Kombinasi (Serentak dan Berurutan) Proses penyebaran informasi di sini dilakukan sesuai dengan struktur formal yang ada dalam organisasi atau kombinasi kedua penyampaian pesan . Misalnya perintah dari atasan kepada bawahan, informasi atau laporan dari bawahan kepada atasan, dan juga penyampaian informasi antar anggota yang berada dalam garis kedudukan yang sama.. Jadi dalam proses penyampaian pesan dari satu orang keorang yang lainnya dapat terjadi berdasarkan prosedur komunikasi atau sistem yang diterapkan berdasarkan kebijakan perusahaan sehingga akan lebih jelas mana cara atau metode yang biasanya menjadi suatu acuan dalam penyampaian suatu pesan yang terjadi dalam organisasi sehingga aliran informasi dapat berjalan dengan baik, dan pesan yang diinginkan dapat tersebar secara merata dan dipahami oleh tiap-tiap anggota dalam suatu organisasi tanpa adanya suatu hambatan. B. Fungsi Komunikasi Didalam Organisasi Komunikasi menjalankan empat fungsi utama didalam suatu organisasi yaitu :10 1. Kontrol, yaitu suatu fungsi komunikasi organisasi yang memiliki hierarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh setiap anggota dalam organisasi
10
Ibid, hal 310
20
2. Motivasi, yaitu fungsi komunikasi organisasi yang dapat membantu perkembangan motivasi karyawan dengan cara memberikan penjelasan kepada karyawan apa yang harus mereka lakukan, seberapa baik mereka bekerja dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar 3. Interaksi sosial, yaitu komunikasi organisasi yang terjadi merupakan mekanisme fundamental dimana anggota-anggota dalam organisasi menunjukkan ungkapan, emosional, kekecewaan, rasa puas dari pemenuhan kebutuhan sosial. 4. Informasi, yaitu komunikasi dapat memberikan informasi yang diperlukan individu
dan
kelompok
dalam
pengambilan
keputusan
dengan
meneruskan data guna mengenali dan menilai melalui pilihan-pilihan alternatif 2.1.2. Pola Aliran Informasi Meskipun organisasi formal mengandalkan proses berurutan umum untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran informasi berkembang dari kontak antarpersona yang teratur dan cara-cara rutin pengiriman dan penerimaan pesan. Katz dan Kahn (1966) menunjukkan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi diantara para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa. Burgess (1969) mengamati bahwa karakter yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa “ pesan mengalir menjadi
21
amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi. Ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan, penetapan kantor, dan fungsi komunikasi khusus. Analisis eksperimental pola aliran informasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai “ siapa berbicara kepada siapa” mempunyai konsekuesi besar dalam berfungsinya organisasi. Kita akan membandingkan dua pola berlawanan yaitu pola roda dan pola lingkaran untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi yang dibatasi dalam organisasi. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan pesetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak seorang anggota pun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan. Ada beberapa kombinasi berbeda yang mungkin : A dapat berkomunikasi dengan B dan E tetapi tidak dapat berkomunikasi dengan C dan D; B dapat berkomunikasi dengan A dan C tetapi tidak dengan D dan E; C dapat berkomunikasi dengan B dan D tetapi tidak dengan A dan E; D dapat berkomunikasi dengan C dan E tetapi tidak dengan A dan B; dan E dapat
22
berkomunikasi dengan D dan B tetapi tidak dengan B dan C. Bila D ingin berkomunikasi dengan A, informasi harus disampaikan melalui E atau C dan B. Hasil penelitian pada pola roda dan pola lingkaran menyatakan bahwa kedua pola ini menghasilkan konsekuensi yang amat berbeda ( Bavelas,1950 ; Bavelas & Barrett, 1951; Burgess, 1969; Leavitt, 1951; Shaw, 1958). Tabel 8.1 menunjukkan ringkasan pengaruh pola roda dan lingkaran atas sepuluh variabel komunikasi organisasi. Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilitas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan-perubahan dalam tugas; dipihak lain pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil menunjukkan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalam Tabel 8.1 Pengaruh Dua Pola Komunikasi Atas Sepuluh Proses Komunikasi Organisasi
Variabel komunikasi organisasi
Pola roda
Pola lingkaran
Aksesibiltas para anggota satu dengan lainnya Pengawasan aliran pesan Moral atau kepuasan Kemunculan pemimpin Kecermatan solusi Kecepatan kerja
Rendah Tinggi Sangat rendah Tinggi Baik Cepat
Tinggi Rendah Tinggi Sangat rendah Buruk Lambat
23
Jumlah pesan yang dikirimkan Kemunculan organisasi yang stabil Penyesuaian dengan perubahan kerja Kecenderungan beban berlebih
Rendah Cepat Lambat Tinggi
Tinggi Sangat lambat Cepat Rendah
memecahkan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami beban pesan dan pekerjaan. 11 2.1.3 Peranan Jaringan Kerja Komunikasi Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan. Ketika orang-orang
dalam
jabatan
itu
mulai
berkomunikasi
dengan
lainnya,
berkembanglah keteraturan dalam kontak dan “ siapa berbicara kepada siapa” lokasi setiap individu dalam pola dan jaringan yang tejadi memberi peranan pada orang tersebut. Beberapa individu menduduki jabatan-jabatan yang lebih sentral seperti A dalam pola roda, yang mengharuskan nya menerima dan memproses informasi lebih banyak daripada para anggota lainnya dalam jaringan. Individu menempati posisi sentral perlu memiliki keterampilan menangani informasi karena mereka harus menerima pesan , mengintergrasikannnya dan memeriksa bahwa informasi tepat telah disebarkan kepada orang yang sesuai, tepat waktu dan lengkap. Tujuh peranan jaringan komunikasi antar lain :12 Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.
11
R. Wayne Pace and Don F Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung, 2001, Rosda, hal 174-176 12 Op.Cit., 176-183
24
Farace dan rekannya (1997) menunjukkan bahwa sebuah klik terbentuk bila” lebih daripada separuh komunikasi anggota-anggotanya adalah komunikasi dengan sesama anggota, bila setiap anggota dihubungkan dengan semua anggota lainnya, dan bila tidak ada satu hubungan pun yang dapat dihilangkan sehingga mengakibatkan kelompok terpecah Satu prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Baird (1977) menganalisis pengaruh sikap orang pada pilihan media yang digunakan untuk melakukan kontak. Ia berpendapat bahwa mungkin kita lebih tertarik padas sebagian orang daripada kepada sebagian orang lainnya dan ia mengamati bahwa “ dalam berkomunikasi dengan orang-orang yang kita sukai, biasanya kita menggunakan saluran media paling segera yang tersedia misalnya tatap muka meskipun perlu melakukan perjalan terlebih dulu yang cukup jauh ; komunikasi melalui telepon kurang disukai, dipihak lain kontak tatap muka dengan orang yang tidak kita sukai biasanya dihindari kita memilih komunikasi tertulis atau mengirimkan pesan melalui media perantara jadi kontak tatap muka adalah kontak yang paling segera dan media perantara dan surat kurang segera Tampaknya klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya (kantor , tempat bekerja) memungkinkan kontak antar individu yang satu dengan lainnya saling menyukai dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Ketiga kondisi ini menyatkan bahwa klik seringkali terdiri dari individuindividu yang memiliki alasan formal yang berhubungan dengan jabatan untuk
25
melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan formal dan bersifat antarpersona Penyendiri. Tugas pertama analisi jaringan kerja adalah mengidentifikasi mana yang anggota klik dan mana yang bukan. Karena anggota klik adalah para individu yang lebih dari separuh kontak mereka adalah dengan anggota lain klik tersebut, penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Konsep penyendiri ini relatif dan harus didefinisikan untuk setiap analisis jaringan kerja komunikasi. Biasanya jaringan kerja didefinisikan bergantung pada isi pesan. Jadi mungkin saja seorang anggota organisasi menyendiri dalam suatu jaringan yang pesannya mengenai hubungan pemerintahan dengan organisasi, tetapi berkenaan dengan administrasi internal dari suatu divisi dalam organisasi tersebut. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakn anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi Goldhaber (1979) meringkaskan sifat-sifat khusus penyendiri, ia menyatakan bahwa penyendiri berbeda dengahn anggota klik dakam arti : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kurang aman dalam konsep diri mereka Kurang termotivasi oleh cita –cita Kurang bersedia untuk berinteraksi denga orang lain Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi Lebih cenderung menahan darpada melancarkan aliran informasi Relatif lebih tidak puas dengan sistem Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka
26
Jembatan. Jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lainnya. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antar dua kelompok pegawai. Farace dan rekan-rekannya (1977) memperkirakan bahwa penyimpangan pesan akan meningkat bila kontak dan hubungan diantara klik-klik terutama ditangani oleh jembatan. Sebagai orang yang menyampaikan pesan dan merupakan citra sentra dalam sistem komunikasi suatu klik, sebuah jembatan rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan , kerusakan, dan penyimpangan informasi Penghubung. Hubungan penyampaian yang dibahas terdahulu paling jelas bila digambarkan oleh peranan jaringan komunikasi penghubung (liaison). Penghubung adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung mengaitkan satuan –satuan organisasi bersama-sama dan dalam organisasi. Ross dan Harary mengemukakan bahwa “ bila seorang penghubung menyebabkan kemacetan oganisasi akan dirugikan sedangkan bila penghubung efisien, ia cenderung melancarkan aliran informasi diseluruh organisasi Penjaga gawang. Menjaga gawang, menurut katz dan lazarfeld (1955) berarti “ mengendalikan satu bagian strategis dari suatu saluran agar memiliki kekuatan untuk memutuskan apakah sesuatu yang mengalir melintasi saluran akan sampai pada kelompok tersebut atau tidak. Dalam suatu jaringan komunikasi organisasi, penjaga gawang (gate keeper) adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa
27
yang disebarkan melalui sistem tersebut. Seorang penjaga gawang paling mudah dikenali dalam jaringan komunikasi berurutan karena informasi dan pesan dapat dikendalikan hampir dalam setiap hubungan. Pemimpin pendapat. Berlawanan dengan pemimpin resmi yang memiliki otoritas dalam organisasi berdasarkan jabatan yang mereka pegang pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan
mereka. Orang ini disebut pemimpin pendapat, yang dibutuhkan
karena pendapat dan pengaruh mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. Katz dan Lazarfeld (1955) menggambarkan seorang pemimpin pendapat sebagai suatu bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat orang-perorang dalam kontak biasa, akrab, maupun kontak sehari-hari. Organisasi formal, sama seperti suatu komunitas, memiliki para pemimpin pendapat yang mempengaruhi apa yang diyakini dan yang dilakukan oleh orangorang. Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan anggota-anggota organisasi mendengarkan mereka Kosmopolit. Manusia
kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik
seluruh dunia atau orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal , daerah atau nasional. Seorang kosmopolit adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu di luar organisasi.
28
Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas- batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian, yang aktif dalam asosiasi-asosiasi professional, dan membaca terbitan-terbitan regional, nasional dan internasional cenderung menjadi kosmopolitan. Mereka memiliki kontak yang lebih kerap dengan sumber-sumber diluar organisasi dan bertindak sebagai saluran bagi gagasan gagasan baru yang akan memasuki organisasi Jadi berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa setiap peranan memainkan suatu bagian khusus dalam jaringan komunikasi. Anggota klik adalah jantung system dan bertindak sebagai tujuan akhir bagi kebanyakan pesan. Penyendiri member tantangan pada sistem dan menciptakan derajat ketidakpastian pada keefektifan program penyebaran pesan. Jembatan merupakan pemroses sentral informasi yang menyediakan hubungan langsung diantara klikklik yang berlainan. Penghubung mengintegrasikan dan menjadi penghubung antar klik. Penjaga gawang mengendalikan perpindahan pesan-pesan dan kontak – kontak dengan tujuan meminimalkan kelebihan beban dan meningkatkan keefektifan. Pemimpin pendapat melancarkan pembentukan dan perubahan sikap dan
membantu
dalam
pengambilan
keputusan
informal.
Kosmopolit
menghubungkan organisasi dengan orang-orang dan gagasan-gagasan dalam lingkungan yang lebih besar.
29
2.1.4. Jaringan Komunikasi Formal Dan Informal A. Jaringan Komunikasi Formal Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah keatas atau dari tingkat yang sama secara horisontal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi, yaitu : 13 1. Downward communication atau komunikasi kebawahan 2. Upward communication atau komunikasi kepada atasan 3. Horizontal communication atau komunikasi sesama
B. Jaringan Komunikasi Informal Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Informasi
ini
mengalir
keatas-kebawah
atau
secara
horisontal
tanpa
memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi diantara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat di perkirakan. Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas- desus (grapevine) atau kabar
13
Arni Muhammad, komunikasi organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2009, hal 107- 108
30
angin. Informasi yang mengalir dalam jaringan grapevine ini, kelihatannya berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang bersifat tidak resmi. Informasi yang di peroleh dari desus-desus berkenaan dengan apa yang di dengar atau apa yang dikatakan orang bukan yang diumumkan oleh orang yang berkuasa14 walaupun grapevine itu membawa informasi yang informal tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan mengenai sentimen karyawan. Dengan adanya jaringan komunikasi informal karyawan dapat menyalurkan ekpresi emosional dari pesan-pesan yang dapat mempercepat permusuhan dan rasa marah bila di tekan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan kedalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan. Efek dari grapevine yang negatif dapat dikontrol oleh pimpinan dengan menjaga jaringan komunikasi formal yang bersifat terbuka, jujur, teliti dan sensitif terhadap komunikasi keatas, kebawah dan mendatar. Hubungan yang efektif antara atasan dan bawahan kelihatannya sangat crusial untuk mengontrol informasi informal. Supervisor dan manajer hendaklah membiarkan karyawan mengetahui bahwa mereka menerima dan memahami informasi grapevine,
14
Arni Muhammad, komunikasi organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2009, hal 124-127
31
khususnya yang berkenaan dengan pernyataan perasaan karyawan walaupun informasi itu tidak lengkap dan tidak benar 2.1.5 Komunikasi Horisontal Komunikasi horisontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekanrekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja ini meliputi individuindividu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Jadi, di universitas, unit kerja dapat berupa sebuah jurusan. Jurusan komunikasi, dan jurusan ilmu pengajaran semuanya meliputi dosen-dosen dalam sebuah jurusan. Jurusan komunikasi, jurusan perilaku organisasi, dan jurusan ilmu pengajaran semuanya meliputi dosen-dosen yang dipimpin oleh seorang ketua jurusan. Komunikasi diantara dosen-dosen dalam sebuah jurusan disebut komunikasi horisontal. Komunikasi dosen dengan dosen jurusan lainnya disebut komunikasi lintas saluran, dan diantara orang-orang satu sama lainnya tidak saling menjadi bawahan atau atasan Tujuan Komunikasi Horisontal Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horisontal muncul paling sedikit karena enam alasan berikut15 : 1.
Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. Para anggota pelatihan dan pengembangan memiliki kegiatan pelatihan utama untuk
15
R. Wayne Pace and Don F Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung, 2001, Rosda, hal 195
32
mengatur dan menyampaikan. Mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas. 2.
Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik daripada gagasan satu orang, komunikasi horisontal menjadi amat penting. Dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan atau kampanye hubungan masyarkat, anggota –anggota suatu bagian mungkin perlu berbagi informasi mengenai rencana–rencana mereka dan apa yang akan mereka kerjakan.
3.
Untuk memecahkan masalah. Baru–baru ini tiga mahasiswa ditempat terpencil ditugaskan disebuah lokasi umum yang sama. Mereka bertemu dan terlibat dalam komunikasi horisontal dengan tujuan untuk mengurangi jumlah perjalanan yang tidak perlu dan berbagi tumpangan kendaraan. Mereka mampu mengurangi biaya dan bekerja sama untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dengan kesulitan yang lebih sedikit
4.
Untuk memperoleh pemahaman bersama. Bila
diusulkan
perubahan-perubahan sebagai persayaratan untuk suatu bidang studi utama akademi, dosen-dosen harus bekerja sama untuk menghasilkan suatu pemahaman bersama mengenai perubahan apa yang harus dibuat. Pertemuan dan pembicaraan diantara dosendosen yang tingkat organisasi sama dan dan di jurusan yang sama, amat penting untuk mencapai pemahaman bersama.
33
5.
Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan. Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulkan ketidaksepakatan. Bila hal ini terjadi, komunikasi horisontal diantara anggota unit kerja merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan. Kenyataanya, beberapa perbedaan perlu dirundingkan dan didamaikan. Hanya dengan melalui komunikasi horisontal prioritas dapat disesuaikan dan konflik diselesaikan.
6.
Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona.Karena kita memakai sejumlah besar waktu kita untuk berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaan, kita semua sampai tingkat tertentu memperoleh dukungan antarpersona dari rekan-rekan kita.
Kebanyakan
komunikasi horisontal kita bertujuan memperkuat ikatan dan hubungan antarpersona. Para pegawai sering makan siang bersama dan bertemu pada waktu istirahat untuk memperkuat hubungan antarpersona. Komunikasi horisontal memegang peranan penting dalam pembinaan hubungan diantar pegawai dan mendorong terciptanya unit kerja yang padu. Para pegawai yang tingkatnya sama, yang sering berinteraksi, tampaknya lebih sedikit mengalami kesulitan dalam memahami satu sama lainnya. Interaksi antar sejawat menghasilkan dukungan emosional dan psikologis.
34
2.1.6 Metode Komunikasi Horisontal Bentuk komunikasi horisontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horisontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan ditelepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja yang sukarela berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting, kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki sebagian produk. Para anggota kelompok mengadakan pertemuan setiap minggu untuk
berdiskusi,
menganalisis,
dan
mengemukakan
gagasan
untuk
menyempurnakan pekerjaan mereka. Hambatan-hambatan pada komunikasi horisontal banyak persamaanya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi keatas dan komunikasi kebawah. Ketidakpercayaan diantara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas keatas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai yang sama tingkatnya dalam organisasi dengan sesamanya.16 2.2. Komunikasi Internal Didalam organisasi komunikasi internal sangat di perlukan terutama komunikasi internal atau hubungan dengan karyawan adalah faktor penentu tercapainya tujuan organisasi sehingga perlu untuk di bina dan diarahkan
16
Op.cit, hal 196-197
35
Komunikasi internal menurut lawrence D. Brennan adalah sebagai berikut : “Interchange of ideas among the administrators and its particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operation and management)” (Effendy, 1988:155). (Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).17 Jadi didalam organisasi menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang – orang di dalam organisasi itu dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga dipimpin. Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program kerja yang telah direncanakan oleh manajemen perusahaan. Perubahan komunikasi internal dengan karyawan dapar mempengaruhi kinerja, pemikiran, motivasi dan hal lainnya yang dapat merugikan perusahaan, karena karyawan tidak pernah tahu apa yang dipikirkan oleh perusahaan, desas-desus dengan fakta yang sebenarnya, sehingga karyawan merasa tidak nyaman, sebaliknya perusahaan tidak pernah mau mengerti, tidak pernah mau tahu apa yang dipikirkan karyawan sehingga karyawan akan susah untuk diajak bekerja sama Komunikasi internal memiliki fungsi dalam organisasi yaitu :18 “Mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan karyawan”
17 18
Onong Uchjana Effendy,Ilmu komunikasi Teori dan Praktek. ROSDA, Bandung, 2003 ,hal 122 H. Fraizer Moore, Membangun Citra Dengan Komunikasi, ROSDA, 2004, hal 87
36
Komunikasi internal atau biasa disebut dengan komunikasi karyawan sangat penting dalam sebuah perusahaan, kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang kebijaksanaan dan perkembangan perusahaan yang mempengaruhi kepentinganya akan menimbulkan salah paham, desas –desus palsu dan kecaman. Apabila tidak diberikan informasi tentang hal seperti itu maka karyawan akan membuat asumsi sendiri mungkin salah, atau mereka mendengarkan sumber dari luar, yang mungkin memberikan informai yang tidak tepat. Para karyawan juga ingin menyatakan pendapatnya kepada pimpinan dan pihak manajemen tentang pekerjaan, kondsisi kerja yang mempengaruhi kepentinganya. Untuk itu didalam perusahan perlu untuk melakukan komunikasi dua arah yang memberikan kesempatan pada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan ide, gagasan, usulan bagi manajemen 2.3 Komunikasi Antar Pribadi Bila pegawai berkomunikasi satu sama lainnya tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi, faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi lebih bersifat pribadi. Arah aliran informasi kurang stabil. Informasi mengalir keatas, kebawah, horisontal, dan melintasi saluran hanya dengan sedikit kalau ada perhatian pada hubungan posisional. Karena informasi informal/personal ini muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi ini mengalir dengan arah
37
yang tidak terduga dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan biasanya terjadi dalam komunikasi antar pribadi19 Tingkatan yang paling penting dalam komunikasi manusia adalah komunikasi antar pribadi (Interpersonal Communications) yang diartikan sebagai relasi individual dengan orang lain dalam konteks sosialnya. Melalui proses ini individu menyesuaikan dirinya dengan orang lain lewat peran yang disebut transmitting dan receiving20 Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara seorang komunikator dengan seorang komunikan (dyadic communication) atau antara seorang komunikator dengan dua orang komunikan (triadic communication)21 Ketika orang berkomunikasi maka nampaknya yang terjadi adalah suatu proses transaksional yang dapat diartikan22 bahwa : 1. Siapa yang terlibat dalam suatu proses komunikasi saling membutuhkan tanggapan demi suksesnya komunikasi itu. 2. Komunikasi melibatkan interaksi dari banyak unsur Beberapa unsur yang dimiliki secara tetap oleh setiap bentuk komunikasi antar pribadi23, antara lain :
19
Arni Muhammad, komunikasi organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2009, hal 199 Alo Liliweri. Perspektif Teoritis Komunikasi Antar Pribadi (Pendekatan Kearah Psikologi,Sosial, Komunikasi ), PT.Citra Aditya Bakti, Bandung , 1994, hal. 3 21 Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations, Mandar Maju, Bandung, 1993, hal. 25 22 Alo Liliweri, loc.cit
20
38
1. Konteks : komunikasi antar pribadi tidak beroperasi dalam ruang yang hampa sosial dalam konteks, Konteks adalah suatu keadaan,suasana yang bersifat fisik, historis, psikologis tempat terjadinya komunikasi. 2. Komunikator-komunikan (komunikasi antar manusia) : Dalam komunikasi antar persona sudah jelas bahwa yang melakukan komunikasi adalah manusia, manusia yang terlibat dalam transaksi komunikasi berperan tertentu yaitu sebagai pengirim (Komunikator) maupun penerima (Komunikan) yang umumnya dilakukan secara simultan, pada hakikatnya dalam berkomunikasi seorang individu membawa serta berbagai pengalamannya dalam wujud kepercayaan, keyakinan, nilai-nilai, sikap-sikap yang dimilikinya. 3. Pesan : Komunikasi antarpersona melalui proses umum yaitu pengirim dan penerima pesan / pesan-pesan dalam komunikasi dapat dipahami melalui tiga unsur utama : 1) makna yang terbentuk oleh semua orang 2) simbol-simbol yang dipergunakan untuk menyampaikan makna, 3) bentuk organisasi pesan-pesan itu 4. Saluran : Dua medium yang menghadirkan berbagai pesan dalam komunikasi antar manusia, yaitu : suara (audio) yang dapat diraba, terlihat, tercium wujud bendanya dan cahaya atau sinar (yang
23
Alo Liliweri, Perspektif Teoritis Komunikasi Antar Pribadi( Pendekatan Kearah Psikologi,Sosial, Komunikasi ), PT.Citra Aditya Bakti, Bandung, 1994, hal. 11-19
39
menghantarkan penglihaan kita), dapat terlihat, teraba, tercium wujud materialnya. 5. Gangguan
:
Gangguan
merupakan
setiap
rangsangan
yang
menghambat pembagian pesan dari pengirim kepada penerima maupun sebaliknya. Sebagian besar sukses komunikasi manusia sangat bergantung pada cara mengatasi gangguan yang berbentuk eksternal maupun semantik. 6. Umpan balik : Umpan balik adalah pemberian tanggapan terhadap pesan yang dikirimkan dengan suatu makna tertentu. Umpan balik menunjukan bahwa suatu pesan didengar, dilihat, dimengerti apalagi sama maknanya. Jadi berhasil kalau secara verbal maupun nonverbal reaksi penerima dapat menceritakan kepada pengirim bahwa pesan itu diterima ataupun ditolak atau juga dikoreksi. Dengan jalan ini maka penerima akan memahami pesannya belum atau bahkan tidak mencapai sasaran sama sekali 7. Model : model persuasi Aristoteles merupakan model komunikasi antar manusia yang tertua yang ditunjukkan Aristoteles dalam karyanya retorika. Ia memberikan tekanan dalam komunikasi ada tiga unsur penting yaitu, pembicara menyampaikan pesan kepada pendengar dalam situasi tertentu. Ia memberikan perhatian utama pada situasi yang melibatkan pendengar dan dari modelnya terliahat denga jelas hal itu.
40
Fungsi-fungsi komunikasi antar pribadi 24 terdiri atas: 1. Fungsi sosial Komunikasi antar pribadi secara otomatis mempunyai fungsi sosial karena proses komunikasi beroperasi dalam konteks sosial yang orang-orangya berinteraksi satu sama lain .dalam keadaan demikian, maka fungsi sosial komunikasi antar pribadi mengandung aspek-aspek a) Manusia berkomunikasi untuk mempertemukan kebutuhan biologis dan psikologis b) Manusia berkomunikasi untuk memenuhi kewajiban sosial. c) Manusia berkomunikasi untuk mengembangkan hubungan timbal balik d) Manusia berkomunikasi untuk meningkatkan dan merawat mutu sendiri e) Manusia berkomunikasi untuk menangani konflik 2. Fungsi pengambilan keputusan Keputusan yang sering diambil manusia dilakukan dengan berkomunikasi karena mendengar pendapat, saran, pengalaman, gagasan, pikiran , maupun perasaan ornag lain. Pengambilan keputusan ini meliputi penggunaan informasidan
24
Alo Liliweri. Perspektif Teoritis Komunikasi Antar Pribadi( Pendekatan Kearah Psikologi,Sosial, Komunikasi ), PT.Citra Aditya Bakti, Bandung, 1994, hal 27-32
41
pengaruh yang kuat orang lain. Dua aspek dari fungsi pengambilan keputusan jika dikaitkan dengan komunikasi yaitu : a) Manusia berkomunikasi untuk membagi informasi. Informasi merupakan kunci utama dalam pengambilan keputusan yang efektif. Banyak kegiatan komunikasi antar pribadi dilakukan karena bertujuan untuk mendapatkan informasi. Jika informasi itu benar dan dapat dibagi lalu diterima karena kesamaan makna maka akan menguntungkan pengambilan keputusan. b) Manusia
berkomunikasi
untuk
mempengaruhi
orang
lain.
Informasi sangat menentukan sukses tidaknya pengambilan keputusan maka komunikasi pada awalnya bertujuan untuk mendapatkan persetujuan kerja sama dengan orang lain terutama sikap perilakunya 2.4 Public Relations Salah satu aktivitas Public Relations menurut SK Bonar adalah untuk membina dan memperoleh suatu kepercayaan, pengertian, serta penghargaan dari suatu lembaga atau instansi dan khususnya masyarakat yang menjadi publik sasaran.25 Istilah publik dalam Public Relations disebut juga dengan stakeholders atau khalayak sasaran. Khalayak sasaran ini merupakan orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap perusahaan. Adapun publik dari Public 25
B. Aubrey Fisher, Loc.Cit, hal. 10
42
Relations terbagi dua, yaitu publik internal dan publik eksternal. Publik internal meliputi karyawan perusahaan dan juga dewan direksi. Sedangkan publik eksternal meliputi masyarakat sekitar perusahaan, pemerintah, pers, konsumen, pesaing (competitor), agen, dan juga distributor. Kedua publik ini sangat berpengaruh besar terhadap perusahaan. Public Relations dalam hal ini ditempatkan untuk menjalin tugas komunikasi korporat. Komunikasi korporat merupakan bentuk komunikasi yang terjadi di perusahaan, baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Komunikasi ini merupakan bagian penting yang mendukung terciptanya tujuan perusahaan melalui informasi yang disampaikan kepada publik perusahaan. Oleh sebab itu, Public Relations diartikan sebagai fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau orang demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan publiknya. Para praktisi PR berkomunikasi dengan seluruh publiknya, baik internal maupun eksternal terkait upaya untuk menciptakan konsistensi antara tujuan-tujuan organisasi
atau
perusahaan
expectation).26
26
Rosady Ruslan, Loc.Cit, hal. 22
dan
harapan-harapan
masyarakat
(social
43
2.4.1 Pengertian Public Relations Pengertian public dalam Public Relations adalah sekelompok orang yang mempunyai kaitan kepentingan dengan suatu organisasi. Pengertian Public Relations menurut J.H. Wright adalah : ”untuk membangkitkan opini public yang positif terhadap sesuatu badan, public harus diberi penerangan-penerangan lengkap dan objektif mengenai kegiatankegiatan yang menyangkut kepentingan mereka, sehingga dengan demikian akan timbul pengertian. Selain daripada itu harus diperhatikan dan dihargai”.27 Dalam konsep di atas, dapat dikatakan bahwa Public Relations dalam setiap pelaksanaan kegiatan-kegiatannya harus diketahui atau disebarluaskan melalui media kepada masyarakat. Dimana kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan diperuntukkan atau mempunyai kepentingan bagi masyarakat, sehingga nanti masyarakat mengetahui pemikiran bahwa ternyata mereka diperhatikan dan dihargai oleh perusahaan. Definisi yang popular dari Public Relations dan communication management (Cutlip, Center & Broom, 2006) adalah: “fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut”28
27 28
Riyono Pratikno, Jangkauan Komunikasi, Percetakan Offset Alumni, Bandung, 1983, hal. 239 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, and Glen M. Broom, Effective Public Relations, Edisi ke sembilan, Kencana Prenadia Media Group, Jakarta, 2007, hal. 6
44
2.4.2 Peran Public Relations Aktivitas Public Relations sangat erat kaitannya dengan peran Public Relations, dimana semua kegiatan-kegiatan yang tercakup dalam aktivitas PR tidak
lepas dari peranan Public Relations
itu sendiri.
Perkembangan
profesionalisme Public Relations juga berkaitan dengan pengembangan peran Humas, baik sebagai praktisi maupun profesional dalam suatu organisasi. Menurut Dozier DM (1992), peran praktisi Humas merupakan salah satu kunci penting untuk memahami fungsi Humas dan komunikasi organisasi. Terdapat empat peran Humas, diantaranya:29 1. Penentu Ahli (Expert Presciber Communication) Petugas PR yang dianggap sebagai orang yang ahli. Berperan sebagai penasehat pimpinan perusahaan atau organisasi. 2. Fasilitator Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator) Berperan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah yang biasanya melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen krisis. 3. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator) Berperan sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan atau organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun internal. 4. Tekhnisi Komunikasi (Technician Communication)
29
Frida Kusumastuti, Dasar-dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2002, hal 15-17
45
Berperan sebagai pelaksana teknis komunikasi yang hanya menyediakan layanan dibidang teknis sementara kebijakan dan keputusan tekhnik komunikasi dipengang oleh manajemen. 2.4.3 Aktivitas atau Kegiatan Public Relations Kegiatan-kegiatan PR khusus diarahkan kepada khalayak terbatas atau pihakpihak tertentu yang berbeda-beda, dan masing-masing dengan cara yang berlainan pula. Penyebaran suatu pesan PR tidak dilakukan secara merata ke semua orang seperti halnya pesan-pesan iklan melalui media massa. Dalam memilih khalayak, PR bersifat lebih diskriminatif. Unsur atau segmen tertentu sengaja dipilih dalam rangka lebih mengefektifkan penerimaan pesan-pesan.30 Terdapat sepuluh khalayak utama yang menjadi subjek khalayak Public Relations dari berbagai organisasi atau perusahaan secara umum:31 1. Masyarakat Luas 2. Calon Pegawai atau Anggota 3. Pegawai atau Anggota 4. Pemasok 5. Masyarakat Keuangan 6. Distributor
30 31
Frank Jeffkins, Loc. Cit, hal. 80 Ibid, hal. 82
46
7. Konsumen dan Pemakai 8. Pencipta atau Pemimpin Pendapat Umum 9. Serikat Pekerja 10. Media Massa Menurut Scot M. Cutlip dan Allan Center, kegiatan PR mencakup sebagai berikut:32 1. Relasi dengan pihak-pihak yang menjadi publik atau konsituen organisasi. 2. Cara dan sarana yang digunakan untuk mencapai relasi yang favourable. 3. Kualitas atau status relasi tersebut.
Menurut H. Fayol, beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah:33 1.
Membangun Identitas dan Citra Perusahaan (Building Corporate Identity and Image)
Tujuannya adalah menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif, dan mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak. 2.
32
Menghadapi Krisis (Facing of Crisis)
Yosal Iriantara, Community Relation (Konsep dan Aplikasinya), Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2004, hal. 5 33 Rosady Ruslan, Manajemen Humas Masyarakat dan Manajemen Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1999, hal. 23
47
Menangani kehuhan (complain) dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of Image yang bertugas memperbaiki law of image and damage. 3.
Mempromosikan Aspek Kemasyarakatan (Promotion Public Causes)
Dilakukan untuk mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik dan mendukung kegiatan kampanye sosial. Dari penjelasan H. Fayol di atas, dapat dilihat bahwa semua kegiatan dan sasaran PR mempunyai tujuan yang baik dan bermanfaat. Manfaat ini tidak hanya bagi perusahaan itu sendiri, tetapi juga semua pihak yang terkait, baik internal maupun eksternal.
