BAB II TINJAUAN PUSTAKA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi Sejak dulu sampai sekarang setiap orang mempunyai kebutuhankebutuhan yang sudah menjadi kodratnya. Ini dapat berupa kebutuhan jasmani misalnya makanan dan perumahan atau kebutuhan rohaniah umpamanya pengetahuan dan penghargaan. Tidak semua tujuan dapat dicapai oleh manusia seorang diri. Tujuantujuan yang sederhana mungkin dapat diusahakan sendiri oleh masing masing orang, tapi tujuan-tujuan yang besar atau berat biasanya terletak diluar kemampuan seseorang untuk mencapainya seorang diri. Demikianlah dimana-mana dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan tertentu, dan usaha kerjasama. Ketiga faktor ini saling menjaling sehingga menimbulkan suatu proses dalam masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia, yang secara teratur diarahkan kepada suatu tujuan tertentu. Segenap rangkaian perbuatan sekelompok orang dalam suatu usaha kerjasama yang menyelenggarakan tercapainya suatu tujuan tertentu dapat dicakup dengan satu istilah, yaitu administrasi. Menurut Pedoman Pelayanan Tata usaha untuk Perguruan Tinggi dalam buku A.W Widjaja (1993:1) administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam buku Sondang P. Siagian (2003:2) menerangkan bahwa administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam buku Prajudi Atmosudirdjo (1982:21) yang dimaksud dengan administrasi adalah sesuatu yang terdapat di dalam sesuatu organisasi modern commit to user

4


5 digilib.uns.ac.id

dan yang memberi hayat kepada organisasi tersebut, sehingga organisasi itu dapat berkembang, tumbuh dan bergerak. Sedangkan dalam buku Pradja Suminta (2004:1) administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu. Dalam definisi tersebut terkandung adanya komponen-komponen sebagai pendukung timbulnya kegiatan administrasi yaitu : 1. Adanya suatu proses administrasi ini merupakan suatu aktiva yang berlangsung terus menerus dan berkaitan satu sama lain dari setiap unsur yang ada. 2. Adanya kerja sama yang mendukung kegiatan bersama dari orang yang ada di dalamnya. 3. Kerjasama itu tentunya terdiri dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama. 4. Adanya tujuan yang hendak dicapai bersama. Menurut Soebroto (1972:3) administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sondang P. Siagian dalam buku Inu Kencana Syafiie (2003:5) administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusankeputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan menurut Hadari Nawawi dalam buku Inu Kencana Syafiie (2003:5) administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. Definisi para ahli tentang administrasi ini sangat banyak, karena pada prinsipnya mempunyai pengertian yang sama, yaitu antara lain: commit to user

6 digilib.uns.ac.id


a) Kerja sama, b) Banyak orang, dan c) Untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa pengertian administrasi menurut para ahli di dalam buku The Liang Gie (1976:5-7), yaitu: 1. Herbert A. Simon, “Administrasi adalah kegiatan-kegiatan dari kelompok-kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”. 2. W.J.S Poerwadarminta, “Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”. 3. John M, “Administrasi adalah pengorganisasian dan pengarahan sumber-sumber berupa tenaga manusia dan benda untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Administrasi bersifat universal, suatu bagian dalam setiap badan usaha yang besar atau kecil”. 4. Pengertian administrasi di Indonesia adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur umum yang terdapat dalam rangkaian penataan yang dinamakan administrasi ada 8 macam yang merupakan sub konsep administrasi yang di kutip dalam buku The Liang Gie (1976:8), yaitu: 1. Pengorganisasian Rangkaian perbuatan yang menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan dari usaha kerja sama yang bersangkutan. 2. Manajemen Rangkaian perbuatan menggerakan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama itu benar-benar tercapai. 3. Tata Hubungan commit to user

7 digilib.uns.ac.id


Rangkaian perbuatan penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama itu. 4. Kepegawaian Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama itu. 5. Keuangan Rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama itu. 6. Perbekalan Rangkaian

kegiatan

mengadakan,

mendaftar,

memelihara

sampai

mengatur

pemakaian,

menyingkirkan

segenap

perlengkapan dalam usaha kerja sama itu. 7. Tata Usaha Rangkaian

perbuatan

menggandakan,

menghimpun,

mengirim

dan

mencatat,

menyimpan

mengolah, keterangan-

keterangan yang diperlukan. 8. Perwakilan Rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama itu. Masing-masing unsur administrasi tersebut di atas mencakup beberapa pola perbuatan. Dan ke-8 unsur tersebut saling bertautan secara erat sekali sehingga merupakan kesatuan yang tidak terpisahkan yang menunjang seluruh proses pengerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam usaha kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian dan unsur administrasi itu dapat digambarkan dalam gambar berikut:

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


Sekelompok orang

Tujuan

Saat Penentuan tujuan

tertent u

Proses Pengerjaan 1 |2|3|4|5|6|7|8 |

Usaha kerjasama

Gambar 2.1. Bagan

1. Pengorganisasian 2. Manajemen 3. Tata hubungan 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perbekalan Administrasi 7. Tata usaha 8. Perwakilan

Sumber: The Liang Gie (1976)

Jadi secara umum administrasi disini dalam arti luas adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha. Kegiatan itu bersifat merencanakan, mengorganisir dan memimpin. Menurut The Liang Gie (1976:9) dalam arti sempit, administrasi meliputi pekerjaan tata usaha, yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam suatu usaha (organisasi) untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan.

commit to user

Saat tujuan tercapai

9 digilib.uns.ac.id


B. Pengertian Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi

dalam

pengembangan,

rangka

perumusan

kegiatan

perencanaan,

kebijaksanaan,

penganalisaan,

pengambilan

keputusan,

pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepattepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Menurut istilah bahasa Indonesia dalam buku Basir Barthos (1990:1) arsip disebut sebagai warkat, dengan pengertian bahwa setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Menurut ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia yang diterapkan dalam UU No.7 Tahun 1971 dalam buku Basir Barthos (1990:10) yang dimaksud dengan arsip adalah sebagai berikut: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. commit to user

10 digilib.uns.ac.id


Menurut The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran dalam buku A.W. Widjaja (1993:91)

arsip diartikan sebagai kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran tulisan, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat yaitu: a. Disimpan secara berencana dan teratur b. Masih mempunyai sesuatu kegunaan c. Dapat ditemukan kembali secara cepat Dalam Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian yang diselenggarakan di Jakarta 23 Januari sampai 2 Maret 1957 dalam buku A.W. Widjaja (1993: 100) merumuskan pengertian arsip sebagai berikut: a. Arsip adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya. b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam buku A.W Widjaja (1993:100) arsip adalah sebagai kertas naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumendokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. commit to user



Menurut Soebroto (1972:34) arsip adalah kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu dan aman karena mempunyai kegunaan. Tetapi ada juga yang mengartikan arsip sebagai tempat untuk menyimpan warkat, atau arsip sebagai badan yang mengawasi warkat-warkat. Menurut Mahkamah Konstitusi (2012:3) arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

Mahkamah

Konstitusi

dalam

rangka

pelaksanaan

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan (sumber: http://www.g-excess.com/666/pengertiankearsipan-dan-beberapa-peranan-penting-dari-kearsipan/#ixzz1r2Gowju0 diakses pada tanggal 4 Juni 2013 22.00) Menurut Ig. Wursanto (1989:15) kearsipan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis. Pada pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971 pada buku Basir Barthos (1990:3) bahwa dirumuskan tentang tujuan kearsipan yaitu untuk menjamin

keselamatan

bahan

pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Menurut MC Maryati (2008:114) arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan commit to user mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna



dan diperlukan sewaktu-waktu di masa mendatang. Sedangkan pengertian kearsipan secara lengkap merupakan suatu kegiatan menempatkan (replacing) dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali dengan mudah dan cepat.

C. Administrasi Kearsipan 1. Pengertian Administrasi Kearsipan Menurut Soebroto dalam buku Ig. Wursanto (1989:15) bahwa administrasi

kearsipan

adalah

penyelenggaraan

administrasi

/

penatalaksanaan kearsipanyang memperlancar lalu lintas surat menyurat keluar dan masuk. Menurut The Liang Gie dalam buku A.W Widjaja (1993:92) administrasi

kearsipan

adalah

segenap

rangkaian

perbuatan

menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkatwarkat sampai penyingkirannya. Menurut Widjaya (1986) bahwa Administrasi Kearsipan adalah segenap rangkain perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat

sampai penyingkirannya.

Pekerjaan arsip atau pengurusan arsip yang tidak memperhatikan prosedur penyimpanan dan sistem penemuannya, akan terjadi tumpukan arsip

yang

tidak

dapat

digunakan

lagi

(sumber:

http://aryabois1928.blogspot.com/2012/05/pengertian-fillinf-kegiatanyang.html diakses pada tanggal 4 Juni 2013  22.00).

Dari berbagai pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi kearsipan meliputi dimulainya dari penciptaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip. commit to user



2. Tujuan Administrasi Kearsipan Menurut MC Maryati (2008:115) tujuan kearsipan sebagai berikut: a) Sebagai

referensi

atau

bukti

legalitas

sewaktu-waktu

arsip

dibutuhkan. b) Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. c) Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu. Sedangkan menurut A.W Widjaja (1993:103) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan

pelaksanaan

penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. a) Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. b) Menyiapkan surat setiap saat diperlukan. c) Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

3. Kegiatan Administrasi Penataan Arsip Kegiatan administrasi penataan arsip menurut Mahkamah Konstitusi meliputi: 1. Penciptaan arsip 2. Pengelolaan arsip aktif 3. Pengelolaan arsip inaktif 4. Pendigitalisasian arsip 5. SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip)

commit to user



1. Penciptaan arsip Menurut Mahkamah Konstitusi (2012:4) penciptaan arsip adalah kegiatan pembuatan, penerimaan, pengiriman dan pencatatan arsip. Sedangkan menurut Badri M. Sukoco (2007: 95) tahapan penciptaan

merupakan

tahapan

dasar

guna

mengontrol

perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Menurut Ida Nuraida (2008:93) pada tahap penciptaan, dokumen

diciptakan/dibuat,

lalu

digunakan

sebagai

media

penyampai informasi atau dasar dalam pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat dikategorikan sebagai arsip. 2. Pengelolaan arsip aktif Menurut Mahkamah Konstitusi (2012:31) pengelolaan arsip yang masih digunakan dalam proses penyelesaian suatu tindakan merupakan

tanggung

jawab

unit

pengolah

yang

sedang

mengolahnya. Unit Pengolah wajib menyediakan arsip aktif yang menjadi tanggung jawabnya untuk kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pengelolaan arsip di Unit Pengolah meliputi pemberkasan, penyimpanan, penggunaan, pelayanan, dan pemindahan arsip. Pemberkasan dilaksanakan pada saat arsip diterima, pada saat arsip dibuat, dan/atau saat arsip sudah dinyatakan selesai oleh Unit pengolah. Arsip yang dinyatakan telah melampaui jangka simpan arsip aktifnya sesuai Jadwal Retensi Arsip harus segera dipindahkan ke Unit Kearsipan.

3. Pengelolaan arsip inaktif Pengelolaan

arsip

inaktif

di

lingkungan

Mahkamah

Konstitusi dilaksanakan secara terpusat oleh Unit Kearsipan. commit to userinaktif harus dilaksanakan dengan Penataan dan penyimpanan arsip



menjaga arsip inaktif tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (Unit Pengolah) dan tidak bercampur dengan arsip dari pencipta arsip lainnya. Penataan dan penyimpanan arsip inaktif harus tetap tertata sesuai dengan pengaturan aslinya atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih dipergunakan untuk kepentingan kegiatan pencipta arsip (unit kerja). Unit Kearsipan mempunyai kewajiban menyediakan arsip inaktif yang menjadi tanggung jawabnya untuk kepentingan pengguna arsip yang berhak. Setelah dilakukan penataan, penyimpanan dan penggunaan arsip, berikutnya dilakukan pemusnahan/penyusutan arsip. Menurut Charman dalam buku Badri M. Sukoco (2007:105) pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadaluarsanya. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk. Menurut Basuki dalam buku Badri M. Sukoco (2007:105), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu: a) Pencacahan Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. b) Pembakaran Metode ini sangat populer pada masa lalu karena dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia dapat diketahui pesaing. c) Pemusnahan Kimiawi Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan user digunakan ada beberapa jenis, tulisan. Bahan commit kimiawito yang



tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan. d) Pembuburan Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan; walaupun kurang begitu populer di Indonesia. Sebelum pengumuman

dilakukan terlebih

pemusnahan

dahulu,

dalam

harus

bentuk

dilakukan berita

acara

pemusnahan, yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum pemusnahan dilakukan. 4. Pendigitalisasian arsip Menurut Mahkamah Konstitusi (2007:4) digitalisasi adalah proses memperoleh suatu representasi digital dari suatu objek asli menggunakan peralatan digitalisasi seperti pemindai (scanner) atau kamera digital. Digitalisasi arsip sebaiknya dilaksanakan dalam suatu tempat yang dirancang khusus untuk kegiatan tersebut. Hasil digitalisasi arsip di lingkungan Mahkamah Konstitusi digunakan untuk preservasi, akses, dan kepentingan lainnya. Menurut Ida Nuraida (2008:109) pengarsipan secara manual dapat dikombinasikan dengan electronic filling system. Arsip yang dibuat di atas kertas tidak semuanya dapat digantikan dengan arsip digital, khususnya arsip statis atau arsip vital. Dengan demikian, tidak ada perusahaan yang bisa paperless work office, walaupun perusahaan menggunakan peralatan teknologi yang serba canggih. Secara garis besar, dokumen manual atau printed files yang akan didigitalisasi menjadi electronic filling system (EFS) harus melalui document reader terlebih dahulu. Document reader ada yang bisa diedit tetapi ada pula yang tidak bisa diedit (image). Sedangkan digital data seperti yang termuat dalam electronic mail dapat commit to user disimpan secara langsung dalam EFS.



5. SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip) SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip) adalah sistem informasi yang diciptakan untuk menghimpun semua data arsip secara terpusat yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, dan arsip vital. Pengelolaan arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural, melainkan juga menyangkut pengelolaan

intelektual

dari

informasi

dalam

arsip

dengan

melibatkan teknologi informasi

Gambar 2.2 Proses Pengelolaan Arsip Menggunakan Aplikasi SIPA (Sumber: http://arsip.mkri.go.id  19 Februari 2013 pukul 11.00).

commit to user

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents