1
BAB II Tinjauan Pustaka
2.1 Manajemen Sumber Daya Definisi manajemen sumber daya adalah pengaturan atau pengalokasian sumber daya secara effisien dan efektif ketika dibutuhkan. Sumber daya dapat berupa sumber daya finansial, inventori, kemampuan sumber daya manusia, produksi, atau IT (information technology). Dalam studi manajemen proyek, proses, teknik, dan filosofi melakukan praktek terbaik dalam mengalokasikan sumber daya sudah dikembangkan. Manajemen sumber daya adalah elemen kunci dalam mengestimasikan sumber daya dan manajemen tenaga kerja. Keduanya merupakan komponen yang esensial bagi kesuksesan rencana manajemen proyek yang dapat dieksekusi dan dipantau dengan baik. Pada penelitian ini akan menitikberatkan pada manajemen sumber daya IT.
2.2 IT di Dalam Organisasi Melakukan bisnis dalam dunia ekonomi digital sudah menjadi alasan utama mengapa IT harus ada di dalam suatu organisasi. Ekonomi digital adalah ekonomi yang berbasiskan teknologi digital seperti jaringan komputer (internet, intranet, private valueadded network atau VAN), komputer, software, dan produk teknologi informasi lainnya.
2
Dalam mendukung proses bisnis suatu organisasi, IT mendukung sistem informasi yang memiliki kapabilitas seperti pada tabel 1.1. Tabel 2.1 Kapabilitas Utama Sistem Informasi
Tabel 1.1 Kapabilitas Utama Sistem Informasi Menyediakan komputasi numerik untuk volume yang besar dan cepat Mendukung komunikasi yang cepat, akurat dan murah di dalam atau di antara organisasi Menyimpan informasi yang banyak dengan akses yang mudah dan media yang kecil Memungkinkan akses yang cepat dan murah ke informasi global yang sangat luas Memungkinkan komunikasi dan kolaborasi dimana saja, dan kapan saja Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerja di satu lokasi atau beberapa lokasi sekaligus Mempresentasikan informasi dengan berbagai cara sehingga sangat mudah untuk dipahami Memfasilitasi untuk bekerja di daerah yang berbahaya Mengotomatisasikan proses bisnis manual dan semi-otomatis Memfasilitasi interpretasi data yang besar Memfasilitasi perdagangan global Mendukung koneksi nirkabel, sehingga memudahkan akses aplikasi dimana saja Melakukan semua hal diatas dengan harga yang relatif murah daripada dilakukan secara manual
Tekanan Bisnis, Respon Organisasi, dan Dukungan IT
Faktor lingkungan, organisasi, dan teknologi menciptakan lingkungan kompetisi bisnis yang tinggi. Lebih lanjut, faktor-faktor ini dapat berubah dengan cepat, dan terkadang tidak dapat diprediksi (Tapscott et al, 2000). Menurut survey Gartner Group, Gartner G2 (2004), dinyatakan bahwa issue bisnis yang paling penting pada tahun 2004 adalah mempertahankan kustomer loyal, meningkatkan produktivitas, memotong biayabiaya, meningkatkan pangsa pasar, dan memberikan respon organisasi yang tepat waktu. Dengan IT, isu-isu tersebut dapat direspon dengan baik.
Boyet dan Boyett (1995) menekankan perubahan-perubahan yang dramatis ini dan menggambarkan dengan apa yang disebut tekanan bisnis, atau faktor pendorong. Tekanan bisnis ini adalah kekuatan yang ada di lingkungan bisnis yang menciptakan tekanan terhadap operasi bisnis. Tekanan bisnis itu diantara lain :
3
Tekanan Pasar, tekanan ini berasal dari ekonomi global dan kompetisi yang sangat kuat, perubahan sifat tenaga kerja dan kekuatan kustomer.
1. Ekonomi global dan kompetisi yang kuat. Pengaruh globalisasi memberi tekanan menyeluruh pada dunia bisnis, perbedaan upah kerja di setiap negara menjadi pertimbangan bagi perusahaan-perusahaan yang banyak menggunakan banyak tenaga kerja untuk memindahkan lokasi produksinya ke negaranegara dengan upah tenaga kerja yang lebih murah sehingga dapat menurunkan biaya produksinya. Terjadinya lingkungan kerja multikultural, isu-isu tentang privasi data, dan jaringan yang cepat dan luas menjadi tantangan bagi pebisnis saat ini.
2. Kebutuhan operasi yang real-time. Dunia bisnis bergerak sangat cepat dan cepat. Keputusan harus dibuat dengan cepat, dan kecepatan sangat dibutuhkan untuk tetap kompetitif (Gates, 1999; Davis, 2001; dan Huber, 2004).
3. Perubahan sifat tenaga kerja. Perubahan ini biasanya terjadi di negara-negara berkembang yang berubah dengan cepat menjadi terdiversifikasi bersamaan dengan peningkatan jumlah perempuan, orang tua tunggal, minoritas, dan orang-orang yang memiliki ketidakmampuan pada semua tipe posisi pekerjaan. Sebagai tambahan, lebih banyak pekerja yang menunda pensiun. Pada akhirnya, lebih banyak lagi knowledge-worker/ lulusan yang mengganggur (Drucker,
4
2002). IT memudahkan integrasi dari perbedaan variasi-variasi pekerja ini dan memungkinkan untuk melakukan telecommuting..
4. Kekuatan kustomer. Ekspektasi kustomer meningkat dan modern bersama dengan meningkatnya pengetahuan kustomer terhadap kualitas produk dan servis. Pada Web, kustomer dapat dengan mudah melihat detail informasi tentang suatu produk dan membandingkannya dengan produk lain. Kustomer saat ini juga menginginkan barang
dan servis yang custom dengan
kualitas tinggi dan harga yang murah. Ini dicontohkan Nike yang menyediakan web pemesanan yang memungkinkan kustomernya mendesain sepatu sneakernya secara online setelah itu barang akan dibuat dan dikirimkan. Keutamaan terhadap kustomer menciptakan ”kompetisi antar kustomer”. Kekuatan kompetisi meningkatkan perusahaan untuk mendapatkan dan mempertahankan kustomer.
Tekanan Teknologi, tekanan ini dipengaruhi dua faktor utama yaitu :
1. Inovasi dan keusangan teknologi Teknologi memainkan peranan penting dalam meningkatkan manufaktur dan servis. Pembaharuan dan teknologi baru mendukung subtitusi produk, alternatif pilihan servis, kualitas yang sangat baik. Produk yang saat ini sangat modern dan canggih mungkin besok sudah usang. Kemudian kekuatan teknologi dapat mengakselerasikan kekuatan kompetitif.
5
2. Informasi yang melewati batas Internet dan jaringan komunikasi lainnya meningkatkan jumlah ketersediaan informasi kepada individu dan perusahaan secara signifikan, pertahunnya menjadi dua kali lipat atau lebih, dan hampir semuanya dapat diperoleh secara gratis. Informasi dan pengetahuan yang disimpan di dalam perusahaan juga mengalami kenaikan secara eksponensial. Dunia mengalami banjir data. Kebutuhan akan aksesibilitas, navigasi, dan manajemen data, informasi dan pengetahuan yang sangat penting untuk keputusan manajerial menjadi kritikal. Solusi efektif dapat didukung IT seperti intelligent database, search engines.
Tekanan Sosial, tekanan-tekanan yang berkaitan dengan kemasyarakatan. Isu-isunya diantara lain :
1. Tanggung jawab sosial. Perubahan di dalam masyarakat akan mempengaruhi perubahan di dalam perusahaan juga, perubahan ini terjadi sangat cepat. Isu-isu yang berkembang di masyarakat akan mempengaruhi bisnis mulai dari lingkungan fisik hingga kontribusi perusahaan terhadap pendidikan dan pemberdayaan masyarakat sekitar. Perusahaan mulai menyadari hal ini, dan mulai menyediakan waktu dan biaya khusus untuk menangani masalah sosial yang bervariasi di masyarakat.
6
2. Regulasi dan deregulasi pemerintah. Beberapa tanggung jawab sosial terhadap isu-isu yang berkaitan dengan peraturan pemerintah tentang kesehatan, keselamatan, kontrol lingkungan, dan kesempatan yang merata. Peraturan ini membutuhkan biaya dan menyulitkan perusahaan untuk berkompetisi dengan negara yang memiliki sedikit regulasi.
3. Serangan teroris dan proteksi Sejak kejadian pada tanggal 11 September 2001, perusahaan-perusahaan mulai meningkatkan sistem proteksi mereka terhadap kemungkinan-kemungkinan serangan teroris dan serangan maya. Pengamanan dengan intelligent security system dapat melihat pola-pola tingkah laku yang membahayakan.
4. Isu etika Etika adalah standar yang menyatakan mana yang baik dan buruk. Berlaku untuk area/negara tertentu saja. Perusahaan melihat ini sebagai hal yang penting karena dapat membahayakan image perusahaan, dan moral pegawai.
Respon Organisasi
1. Sistem dan Manajemen Strategis Respon terpenting yang harus dilakukan perusahaan adalah membuat strategi korporat untuk menghadapi tekanan-tekanan bisnis (termasuk peranan dukungan IT). Perusahaan dapat membangun rencana taktikal dan operasional seperti dukungan strategis IT secara
7
spesifik. Pembaharuan dan pengembangan harus dilakukan terus menerus karena persaingan semakin ketat dan peniruan terhadap strategi banyak dilakukan kompetitor.
2. Fokus pada Kustomer Perusahaan harus memberikan servis kustomer berkualitas dan membedakan perlakuan antara mempertahankan dan mencari kustomer baru. Dengan mekanisme modern dan inovasi yang berkala serta di dukung aplikasi IT yang baik itu semua lebih mudah dilakukan.
3. Peningkatan Secara Berkala Peningkatan dalam kualitas dan produktivitas harus dilakukan perusahaan agar bisa terus eksis dan berkembang. Program-program seperti TQM (total quality management), JIT (just-in-time), Six Sigma, Knowledge Management, Change Management, peningkatan dalam mengambil keputusan, dan program lainnya dilakukan untuk mengembangkan terus perusahaan. Peranan inti IT dalam pengembangan berkala adalah (1) Untuk menganalisa dan memantau perkembangan perusahaan. (2) Untuk mengumpulkan, membagi, menggunakan pengetahuan perusahaan dengan lebih baik.
4. Restrukturisasi Proses Bisnis Dalam peningkatan secara berkala mungkin perusahaan menemukan keterbatasan efektivitas di dalam lingkungan yang memiliki tekanan bisnis yang tinggi sehingga pendekatan baru relatif harus dilakukan. Restrukturi proses-proses bisnis yang kurang
8
optimal bisa ditingkatkan lagi. IT secara signifikan dapat membantu proses perubahan ini seperti penerapan proses otomatisasi dalam bisnis.
5. Make-to-order dan Kustomisasi Massal Permintaan terhadap barang dan servis kustom menjadi trend saat ini. Tantangannya adalah menyediakan barang dan servis kustom dengan efisien karena secara teoritis produksi barang kustom membutuhkan waktu dan biaya lebih. Komunikasi antar pembeli dan penjual yang murah dan cepat dapat di fasilitasi IT melalui E-Dagang.
6. Aliansi Bisnis Perusahaan-perusahaan sekarang menyadari bahwa aliansi dengan perusahaan lain bisa sangat menguntungkan, bahkan dengan kompetitornya sendiri. Beberapa jenis aliansi bisnis : pembagian sumber daya, melakukan procurement bersama, usaha penelitian bersama, membangun hubungan supplier-perusahaan permanen, virtual corporation. IT memfasilitasi aliansi bisnis mulai dari portal kolaborasi hingga menggambar elektronik dengan transmisi data yang real-time.
7. E-Bisnis dan E-Dagang Melakukan bisnis secara elektronik sangat menjanjikan. Kemudahan, kecepatan, keakuratan, kecepatan dan tentu biaya yang murah yang ditawarkan menjadi sebuah kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan transformasi bisnis menjadi lebih baik. Ebisnis bukan hanya membuat evolusi dalam bisnis tetapi mengubah wajah IT dengan
9
mendorong perusahaan untuk mendefinisikan peranan IT dalam model bisnis mereka yang baru.
2.3 Revolusi Web A. E-bisnis E-bisnis adalah menggunakan fasilitas elektronik/IT dalam menjalankan operasi bisnis. Otomatisasi proses, alur kerja, kolaborasi, komunikasi semuanya dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. E-bisnis sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk terus dapat berkompetisi saat ini. Penggunaan E-bisnis yang umum adalah portal informasi dalam internal perusahaan yang biasanya terdapat pertukaran info-info yang digunakan oleh departemen-departemen di dalam perusahaan, portal ini juga biasa dikembangkan untuk transaksi-transaksi dengan online form yang datanya bisa disimpan langsung pada data warehouse perusahaan. Untuk top management bisa menggunakan portal ini untuk menampilkan dashboard, diagram-diagram, informasi-informasi tentang perkembangan perusahaan yang dapat membantu untuk membuat keputusan. Masih banyak lagi contoh penerapan e-bisnis lainnya yang tidak diterangkan disini.
B. E-Dagang Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer
10
lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.
Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (emarketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.
E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan, dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.
E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.
11
Sejarah perkembangan
Istilah "perdagangan elektronik" telah berubah sejalan dengan waktu. Awalnya, perdagangan elektronik berarti pemanfaatan transaksi komersial, seperti penggunaan EDI untuk mengirim dokumen komersial seperti pesanan pembelian atau invoice secara elektronik.
Kemudian dia berkembang menjadi suatu aktivitas yang mempunya istilah yang lebih tepat "perdagangan web" — pembelian barang dan jasa melalui World Wide Web melalui server aman (HTTPS), protokol server khusus yang menggunakan enkripsi untuk merahasiakan data penting pelanggan.
Pada awalnya ketika web mulai terkenal di masyarakat pada 1994, banyak jurnalis memperkirakan bahwa e-commerce akan menjadi sebuah sektor ekonomi baru. Namun, baru sekitar empat tahun kemudian protokol aman seperti HTTPS memasuki tahap matang dan banyak digunakan. Antara 1998 dan 2000 banyak bisnis di AS dan Eropa mengembangkan situs web perdagangan ini.
Faktor kunci sukses dalam e-commerce
Dalam banyak kasus, sebuah perusahaan e-commerce bisa bertahan tidak hanya mengandalkan kekuatan produk saja, tapi dengan adanya tim manajemen yang handal, pengiriman yang tepat waktu, pelayanan yang bagus, struktur organisasi bisnis yang baik, jaringan infrastruktur dan keamanan, desain situs web yang bagus, beberapa faktor yang termasuk:
12
1. Menyediakan harga kompetitif 2. Menyediakan jasa pembelian yang tanggap, cepat, dan ramah. 3. Menyediakan informasi barang dan jasa yang lengkap dan jelas. 4. Menyediakan banyak bonus seperti kupon, penawaran istimewa, dan diskon. 5. Memberikan perhatian khusus seperti usulan pembelian. 6. Menyediakan rasa komunitas untuk berdiskusi, masukan dari pelanggan, dan lainlain. 7. Mempermudah kegiatan perdagangan
Masalah e-commerce
1. Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan. 2. Hukum yang kurang berkembang dalam bidang e-commerce ini.
Perusahaan terkenal
Perusahaan yang terkenal dalam bidang ini antara lain: eBay, Yahoo, Amazon.com, Google, dan Paypal.
Kecocokan barang Ada beberapa barang yang cocok dijual secara elektronik seperti barang elektronik kecil, musik, piranti lunak, fotografi, dll. Barang yang tidak cocok seperti barang yang memiliki rasio harga dan berat yang rendah, barang-barang yang perlu dibaui, dipegang, dicicip, dan lain-lain.
13
2.4 Produk-produk IT untuk Bisnis A. ERP / Perencanaan sumber daya perusahaan Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia Indonesia,2007).
Sejarah
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Karakter Sistem
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
14
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.
Modul Operasi •
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
Modul Finansial dan Akunting •
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia •
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Keuntungan penggunaan ERP
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
15
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarisasikan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarisasikan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
Keuntungan yang bisa diukur : •
Penurunan inventori
•
Penurunan tenaga kerja secara total
•
Peningkatan service level
•
Peningkatan kontrol keuangan
•
Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Memilih ERP Latar Belakang •
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.
•
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain.
•
Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat.
16
•
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada.
•
Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
•
Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’.
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal.
Syarat sukses memilih ERP
Knowledge & Experience •
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar.
•
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.
•
Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.
•
Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
17
Metodologi Pemilihan
Metodologi •
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.
•
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple.
•
Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.
•
Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
Analisa Strategi Bisnis •
Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers ?
•
Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai ?
•
Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai ?
•
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan ?
•
Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki ?
•
Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut ?
•
Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan ?
18
Analisa Sumber Daya Manusia •
Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP ?
•
Siapa
yang
akan
mengimplementasikan
ERP
dan
siapa
yang
akan
menggunakannya ? •
Bagaimana komitmen dari tim implementasi ?
•
Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP ?
•
Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dgn tim ?
•
Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan ?
Analisa Infrastruktur •
Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system) ?
•
Seberapa besar budget untuk infrastruktur ?
•
Apa infrastruktur yang harus disiapkan ?
Analisa Software •
Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan ?
•
Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari ?
•
Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia ?
19
•
Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan ?
Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP: •
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
•
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
•
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Gagalnya ERP •
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
•
Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.
•
Strategi
operasi
tidak
sejalan
dengan
business
process
design
dan
pengembangannya. •
Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
20
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut: •
Kurangnya komitmen top management.
•
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).
•
Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).
•
Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).
•
Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.
•
Kesalahan penghitungan waktu implementasi.
•
Tidak cocoknya software dgn business process.
•
Kurangnya training dan pembelajaran.
•
Cacatnya project design & management.
•
Kurangnya komunikasi.
•
Saran penghematan yang menyesatkan.
Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
Tabel 2.2 Software ERP No
Nama 1
Dynamics-Axapta
2
Compiere
3
ORACLE
4
JDE
21
Tabel 2.1 Software ERP (lanjutan)
No 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Nama BAAN MFGPro Protean Magic aLTiUs SAP Onesoft IFS ELLIPS AGRESSO INTACS
B. Manajemen hubungan pelanggan Manajemen Hubungan Pelanggan (bahasa Inggris: Customer Relationship Management disingkat CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas
teori
mengenai
penanganan
hubungan
antara
perusahaan
dengan
pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya.
Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
22
Sasaran dan Tujuan
Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini.
Otomasi Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia pada pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA, pusat panggilan (bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur yang sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar menjadi CRM. Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan.
Merujuk kepada Glen Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business Case," sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.
CRM mencakup metoda dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk setiap pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini. Proses otomasi dalam CRM digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran otomatis berdasarkan informasi pelanggan yang tersimpan di dalam sistem.
23
Fungsi-fungsi dalam CRM
Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi: •
Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
•
Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)
•
Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
•
Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
•
Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
•
Menangani keluhan/komplain pelanggan
•
Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
•
Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan
Mengimplementasikan CRM
Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung.
24
C. Manajemen Rantai Suplai Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management ) adalah sebuah proses dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan di mana organisasi mempertahankan dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen.(Kalakota, 2000, h197). Tujuan
yang
hendak
dicapai
dari
setiap
rantai
suplai
adalah
untuk
memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut. Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.
Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.
Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.
Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198)
25
Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:
1. Rantai Suplai Hulu / Upstream supply chain Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur secondtrier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.
2. Manajemen Internal Suplai Rantai / Internal supply chain management Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.
3. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment
Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.
26
Permasalahan Manajemen Suplai Rantai
1. Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan. 2. Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga. 3. Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan transportasi dsb. 4. Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi. 5. Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas didalam rantai suplai.
Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan dana diantara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah.
Aktifitas/Fungsi
Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan
27
konsumen, sementara mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari manaje
men rantai suplai ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi diantara
rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan meningkatkan percepatan inventori.
Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai. (Harrison)
Beberapa model telah diajukan untuk memahami aktifitas yang dibutuhkan untuk mengatur pergerakan material di organisasi dan batasan fungsional. SCOR adalah model manajemen rantai suplai yang dipromosikan oleh Majelis Manajemen Rantai Suplai. Model lain ialah SCM yang diajukan oleh Global Supply Chain Forum (GSCF). Aktifitas suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.
Strategis
1. Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat distribusi dan fasilitas. 2. Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga. 3. Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan. 4. Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli.
28
5. Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi pasokan/suplai. Taktis
1. Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya. 2. Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas dari inventori. 3. Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan definisi proses perencanaan. 4. Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan. 5. Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan. 6. Gaji berdasarkan pencapaian.
Operasional
1. Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai. 2. Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit). 3. Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok 4. Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok
29
5. Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterima. 6. Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods). 7. Operasi outbound, termasuk semua aktifitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan. 8. Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain.
Strukturisasi dan Tiering
Jika dilihat lebih dekat pada apa yang terjadi dalam kenyataannya, istilah rantai suplai mewakili sebuah serial sederhana dari hubungan antara komoditas dasar dan produk akhir. Produk akhir membutuhkan material tambahan kedalam proses manufaktur.
Arus Material dan Informasi
Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak didalam rantai suplai haruslah berjalan secepat mungkin. Dan dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian
30
tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah synchronous. (Knill, 1992)
Terkadang sangat susah untuk melihat sifat arus "akhir ke akhir" dalam rantai suplai yang ada. Efek negatif dari kesulitan ini termasuk penumpukan inventori dan respon tidak keruan pada permintaan konsumen akhir. Jadi, strategi manajemen membutuhkan peninjauan yang holistik pada hubungan suplai.
Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang lebih. Tujuannya ialha mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan dan inventori minimum.
2.5 Manajemen dan Implementasi IT
A. Jenis Produk IT 1. Off the shelf Secara komersil, off-the-shelf (COTS) adalah terminologi untuk software atau hardware, atau secara general adalah teknologi atau produk-produk komputer, yang sudah menjadi produk final dan tersedia untuk dijual, disewakan, dan dilisensikan kepada publik (Wikipedia:2007). COTS biasa digunakan sebagai alternatif dari pengembangan
31
secara in-house atau one-off pengembangan yang dibiayai/disponsori pemerintah. Penerapan COTS sudah dimandatkan oleh pemerintah dan program bisnis, dikarenakan COTS dapat menghemat biaya pemeliharaan dan procurement. Bagaimanapun juga, sejak spesifikasi software COTS ditulis oleh sumber eksternal, agensi pemerintah terkadang khawatir dengan produk ini karena mereka takut perubahan selanjutnya terhadap produk ini tidak berada dalam kontrol mereka. Hampir semua software open source adalah COTS, karena dilisensikan kepada publik. Beberapa pihak mengklaim, menolak argumen tentang kehilangan-kontrol terhadap pengembangan software selanjutnya karena sudah tersedianya source code. Beberapa menyamakan argumen kehilangan-kontrol pengembangan software dengan kehilangan kontrol terhadap fungsi-fungsi software, dimana kontrol bukan diartikan sebagai ‘akses ke kode program’ tetapi ‘kemampuan untuk memanipulasi kode program’. Motivasi dari penggunaan komponen COTS adalah penghematan biaya pengembangan sistem secara keseluruhan dan mengurangi waktu pengembangan karena komponen-komponen yang dibutuhkan dapat dibeli, daripada harus dibuat dari awal. Beberapa pihak mempertimbangkan COTS sebagai silver bullet selama tahun 90-an, karena pengembangan dengan COTS tidak disertai keuntungan yang benar-benar nyata – secara definisi biaya keseluruhan dan waktu pengembangan dapat dikurangi, tetapi sering terjadi peningkatan pengeluaran untuk biaya integrasi komponen ke dalam sistem dan munculnya dependensi pada pihak ketiga yaitu vendor pembuat komponen. Beberapa group sudah dibentuk untuk mendukung pengembangan sistem COTS untuk berbagai tujuan dan mempromosikan adopsi mereka.Salah satu group aliansi itu adalah Mountain View Alliance.
32
Produk Off-the-shelf jika diukur secara umum akan lebih murah dan lebih cepat daripada mengembangkannya sendiri. Dalam ilmu komputer, software off-the-shelf tersedia sebagai barang-barang stok, tidak secara khusus di desain atau dibuat secara custom.
2. Custom Software
Pengembangan software kustom, atau dikenal sebagai teknik software kustom. Perbedaan utama antara off the shelf software dan custom adalah pada ekspektasi kustomer. Pada umumnya software kustom diperuntukan pada kustomer yang memiliki kebutuhan yang khusus atau unik. Sehingga software yang sudah tersedia perlu ditambah atau dikurangkan fungsionalitasnya sehingga memenuhi kebutuhan spesifik kustomer tersebut. Tujuan akhir dari software kustom ini adalah individu atau kelompok-kelompok tertentu bukan untuk diproduksi secara massal.
Perusahaan pengembang dunia menyediakan custom programming and servis teknik software. Hampir semua perusahaan memiliki pengalaman programming database kustom, website yang terdistribusi dan pengembangan aplikasi web, dan lainnya.
Problem Potensial
Dalam pengembangan software kustom ini tidak dapat dihindari akan menimbulkan biaya dan resiko yang lebih besar. Ketika kustomer membeli software kustom, mungkin akan menemukan kesulitan instalasi, dan kesulitan adaptasi antara
33
kebutuhan dan tujuan yang dia inginkan terhadap software tersebut. Terkadang membutuhkan waktu untuk memanage isu ini, menghabiskan waktu, tenaga, uang. Tapi ini semua disebut "force major" karena tidak ada satu pun solusi software yang dapat memprediksi semua kemungkinan komplikasi yang dapat terjadi.
Software yang dikembangkan secara kustom sering kali membutuhkan biaya yang mahal karena jarang sekali terjadi solusi pra-pengembangan akan memenuhi semua kebutuhan khusus kustomer.
B. Pemilihan Tipe Pengembangan IT 1. Pengembangan In-house
Disamping software-software yang dapat dibeli dari pengembang. Pilihan lain adalah mengembangkan sendiri software yang ada. Beberapa alasan utama yang menjadi pertimbangan pengembangan secara inhouse adalah :
a)
Paket software yang didapatkan banyak fungsi yang tidak diperlukan dan harus dibayar.
b) Perusahaan dapat mengembangkan software dengan biaya yang relatif murah.
Terutama jika mereka punya orang-orang yang sangat mengerti terhadap sistem yang akan dikembangkan. c)
Aplikasi adalah memiliki keutamaan strategis, mereka ingin mengontrol setiap aspek dalam pengembangannya.
d) Vendor terlalu lama dalam merespon perubahan kebutuhan pengguna.
34
e)
Paket yang ada di pasaran tidak dapat terintegrasi dengan baik dengan infrastruktur IT yang sudah ada.
f)
Biaya dukungan dan pemeliharaan sangat mahal.
Problem Potensial •
Ekspertise biasanya dibayar dengan mahal.
•
Dapat menggangu fokus perusahaan terhadap bisnis utamanya.
•
Sulit dilakukan jika sumber daya manusia perusahaan kurang kompeten.
•
Sistem yang dikembangkan harus diperbaiki terus menerus, tidak seperti produkproduk yang ada di pasaran yang sudah mature.
2. Outsourcing
Outsourcing adalah melakukan proses subkontrak, seperti mendesain produk atau manufaktur kepada pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasa didasari keinginan untuk mengurangi biaya yang harus dikeluarkan jika harus diproduksi sendiri, mengalihkan atau menghemat energi langsung pada kompetensi bisnis tertentu, atau mengefisiensikan penggunaan tenaga pekerja, modal, teknologi, dan sumber daya. Outsourcing menjadi bagian dari kamus bisnis pada tahun 1980an.
35
Proses Outsource 1. Memutuskan untuk outsource
Keputusan outsource biasa ada di level strategis dan memerlukan keputusan stake holder. Outsource melibatkan transfer tenaga kerja dan aset ke supplier. Proses diawali dengan apa yang akan di outsource pada supplier. Ketika scope sudah didefinisikan dengan baik, langkah selanjutnya adalah mencari partner outsource.
2. Proposal Supplier
Request for Proposal (RFP) diberikan kepada supplier-supplier yang ada untuk mendefinisikan kebutuhan dan harga yang dianggarkan.
3. Kompetisi Supplier
Kompetisi diadakan dengan cara menilai proposal penawaran supplier. Ini akan melibatkan beberapa kali face-to-face meeting untuk mengklarifikasi kebutuhan perusahaan dan respon dari supplier.Pada akhir kompetisi supplier memberika "best and final offer" (BAFO) kepada perusahaan sebagai keputusan akhir supplier.
4. Negosiasi
Negosiasi menggunakan RFP, proposal penawaran supplier, BAFO dan mengkonversi semuanya menjadi perjanjian kontrak antara perusahaan dengan supplier. Pada tahap ini finalisasi dokumentasi dan struktur biaya dikeluarkan.
36
5. Finalisasi Kontrak
Pada tahap akhir penutup perjanjian adalah perjanjian yang mengatur bagaimana perusahaan dan supplier bekerja sama. Ditandatangani kedua belah pihak dan tercantum tanggal efektif dimulai dan berakhirnya kontrak.
6. Transisi Transisi dilakukan setelah memasuki tanggal efektif kontrak. Proses ini melibatkan transfer staff dan pengambilalihan servis.
7. Transformasi
Transformasi adalah eksekusi dari implementasi service level agreement (SLA), untuk mengurangi total cost of ownership (TCO) atau mengimplementasikan servis baru. Ditekankan pada 'standarisasi' and 'sentralisasi'.
8. Menyerahkan Hasil
Ini adalah tahap penyerahan hasil pekerjaan dari supplier kepada perusahaan yang tercantum dikontrak.
9. Terminasi atau Pembaharuan Kontrak
Pada akhir termin kontrak, keputusan akan diambil apakah kontrak akan diakhiri atau diperbaharui. Terminasi melibatkan pengembalian servis kepada perusahaan (insourcing) atau mentransfer servis ke supplier lain.
37
Alasan dilakukannya outsourcing
Keuntungan yang dapat diambil perusahaan dengan melakukan outsourcing adalah : •
Penghematan Biaya. Penurunan biaya secara keseluruhan bisa dilakukan dengan melakukan pengurangan ruang lingkup, mendefinisikan level kualitas, melakukan penetapan biaya ulang, negosiasi ulang, restrukturisasi biaya
•
Restrukturisasi Biaya. Peningkatan operasional diukur dengan membandingkan fixed costs dengan variable costs. Outsourcing mengubah keseimbangan ratio dua jenis biaya ini dengan menggeser variable ke fixed cost dan membuat variable costs lebih mudah diprediksi.
•
Peningkatan Kualitas. Meningkatkan kualitas melalui kontrak dengan service level agreement baru.
•
Pengetahuan. Akses ke intellectual property dan pengalaman yang lebih luas dan pengetahuan.
•
Kontrak. Servis akan disediakan sesuai perjanjian di kontrak dengan penalti finansial.
•
Ekspertise dalam Operasional. Mendapatkan akses ke best practice dalam operasional yang mungkin akan sulit dan memakan waktu yang banyak jika dilakukan pengembangan secara in-house.
•
Isu Staffing. Mendapat akses ke sumber talenta yang memiliki skill tertentu.
•
Capacity management. Peningkatan metode manajemen kapasitas servis dan teknologi dimana resiko berada pada pihak supplier.
38
•
Katalis perubahan. Perusahaan dapat menggunakan perjanjian outsource sebagai katalis untuk langkah utama dalam melakukan perubahan yang tidak dapat dilakukan sendiri. Supplier berperan sebagai Change agent di dalam proses itu.
•
Reduce time to market. Peningkatan akselerasi pengembangan atau produksi produk dengan kapabilitas tambahan yang dimiliki supplier.
•
Komodifikasi. Trend dalam menstandarisasi proses bisnis, servis IT, dan servis aplikasi yang memungkinkan bisnis secara cerdas membeli dengan harga yang tepat. Memungkinkan akses bisnis yang luas, yang sebelumnya hanya tersedia untuk perusahaan-perusahaan besar.
•
Manajemen Resiko. Salah satu pendekatan terbaik dalam manajemen resiko adalah berpartner dengan outsourcer yang mampu menangani dengan lebih baik.
•
Zona Waktu. Pekerjaan sekuensial dapat dilakukan selama hari biasa dengan waktu kerja yang sama dapat dilakukan juga saat musim dingin atau panas.
•
Tekanan Kustomer. Kustomer akan melihat keuntungan dengan perusahaan, tapi tidak suka dengan beberapa kinerja pada elemen bisnis tertentu, dimana bisa diperbaiki dengan lebih baik jika dilakukan outsourcing.
Permasalahan dengan Outsourcing
1. Opini Publik
Ada
opini publik bahwa outsourcing membahayakan pasar tenaga kerja lokal.
Dikhawatirkan akan muncul banyak pengganguran dan tidak ada pemberdayaan masyarakat sekitar oleh perusahaan. Padahal itu adalah salah satu tanggung jawab perusahaan pada masyarakat.
39
2. Bertentangan dengan Pandangan Shareholder
Untuk publisitas sudah menjadi tanggung jawab perusahaan/manajemen pada shareholder untuk menjalankan bisnis. Ini juga terkait kepentingan shareholder terhadap ROI (return on investment) dan tanggung jawab sosial. Outsourcing berkebalikan dengan pandangan ini.
3. Kegagalan merealisasikan nilai bisnis
Kritik utama terhadap oursourcing adalah kegagalan dalam merealisasikan nilai bisnis yang dijanjikan outsources kepada perusahaan.
4. Tanggung jawab sosial
Ada argumen bahwa pekerja dengan bayaran rendah untuk outsource di eksploitasi. Tidak mendapat fasilitas yang baik/sama dengan pegawai biasa.
5. Kualitas Servis
Kualitas servis yang diukur service level agreement (SLA) di dalam kontrak outsource tidak sama dengan saat implementasinya karena terjadi gap antara persepsi perusahaan dengan outsourcer.
6. Turnover karyawan
Turnover pada perusahaan outsource sangat tinggi, sehingga skill yang dibawa oleh karyawan outsource itu hilang dan perusahaan tidak memiliki kendali terhadap perubahan itu.
40
7. Pengetahuan perusahaan
Pekerja transfer dari outsourcer mungkin mendapat kesulitan komunikasi dalam internal perusahaan. Mungkin saja diberikan akses email, tetapi mungkin ia akan mengetahui tentang berita-berita internal perusahaan yang di broadcast melalui email perusahaan.
8. Kualifikasi outsourcer
Outsourcer mungkin saja melakukan pergantian staffnya dengan staff yang memiliki skill lebih rendah dari yang sebelumnya. Sehingga berimplikasi pada hasil yang kurang baik.
