10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Peranan Dari definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa peranan controller
dalam pengendalian persediaan bahan baku merupakan fungsi yang diharapkan dari controller yang memiliki suatu status tertentu diperusahaan atau yang menjadi karakteristik yang ada dalam pengendalian persediaan untuk menunjang kelancaran persediaan bahan baku. Pengertian peranan menurut Bambang marhiyanto (2002:187) adalah sebagai berikut: 1) bagian dari tugas utama yang dilakukan oleh seseorang dalam manajemen 2) pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status 3) bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok 4) fungsi yang diharapkan dari seseorang dan menjadi karakteristik yang ada padanya 5) fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat Berdasarkan pengertian peranan di atas dapat disimpulkan bahwa peranan controller dalam pengendalian persediaan bahan baku merupakan fungsi yang diharapkan dari controller yang memiliki suatu status tertentu diperusahaan atau yang menjadi karakteristik yang ada padanya dalam pengendalian persediaan untuk menunjang kelancaran penyediaan bahan baku.
11
2.2
Controller Sebagai Suatu Fungsi
2.2.1 Pengertian Controllership dan Controller Controllership merupakan ilmu yang mempelajari kegiatan bagaimana menggunakan akuntansi untuk membantu manajemen dalam menjalankan operasi perusahaan, dalam arti bagaimana menghidupkan data-data akuntansi dan menggunakannya sehingga data-data akuntansi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Menurut Usry dan Carter (2004:9) yang diterjemahkan oleh Krista mengemukakan definisi controller adalah sebagai berikut: “controller adalah manajer eksekutif yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi, controller mengkoordinasikan partisipasi manjemen perencanaan dan pengendalian dari pencapaian tujuan, dalam menentukan efektivitas dari kebijakan dan dalam menciptakan struktur organisasi dan proses, controller juga bertanggung jawab untuk melakukan observasi atas metode perencanaan dan pengendalian diseluruh perusahaan dan untuk mengusulkan perbaikan perbaikan atas metode-metode tersebut”. Pengertian di atas dapat di uraikan bahwa Controller adalah manajer eksekutif yang bertanggung jawab atas fungsi akuntansi perusahaan. Controller mengkoordinasikan keikutsertaan manajemen dalam fase perencanaan dan pengendalian untuk mencapai sasaran perusahaan dalam menentukkan keefektifan pelaksanaan kebijaksanaan didalam menyusun struktur organisasi dan prosedur. Controller juga bertanggungjawab untuk mengamati metode-metode perencanaan dan pengendalian perusahaan yang digunakan di seluruh bagian perusahan dan mengusulkan perbaikan-perbaikan dalam sistem perencanaan dan pengendalian. Garrison (2000:10) mengartikan controller sebagai berikut: “The manager in charge of accounting department is known as the controller. The controller is a member of the top management team, and also an active participant in the planning, control, and decision making process”.
12
Berdasarkan pengertian di atas manajer departemen akuntansi dikenal sebagai controller. Controller merupakan anggota dari manajemen tingkat atas dan juga merupakan partisipan yang aktif dalam perencanaan, pengendalian, dan proses pengambilan keputusan. Secara umum dapat dikatakan bahwa seorang controller tidak mengendalikan perusahaan, melainkan membantu manajemen atau pimpinan perusahaan untuk mengendalikan perusahaan. Berdasarkan pengertian di atas, controller tidak hanya melakukan fungsi pencatatan dalam bidang akuntansi, melainkan mencakup seluruh aspek kegiatan perusahaan. Tugas controller meliputi perencanaan, pelaporan dan pengawasan berbagai kegiatan perusahaan. Oleh karenanya, controller harus mengawasi dan menyelenggarakan catatan akuntansi dan laporan statistik, melakukan analisis dan interprestasi terhadap laporan akuntansinya serta memberikan informasi yang dapat membantu manajer operasional mencapai tujuan departemennya yang mendukung tujuan perusahaan. Dalam hal ini, controller hanya bertindak sebagai koordinator dari rencana usaha berbagai fungsi operasi yang ada dalam perusahaan, sedangkan tanggung jawab dan pengendalian operasional berada pada kepala departemen fungsional masing-masing. Controller hanya memberi saran, membuat laporan dan mengadakan konsultasi untuk mencapai suatu pengendalian dan keputusan yang terbaik.
2.2.2
Fungsi Controller Untuk menjamin keberhasilan sistem pengendalian diperlukan seseorang
yang mengawasi kegiatan ke arah pencapaian tujuan, biasanya disebut controller. Fungsi controller menurut Abdul Halim (2000: 63) adalah sebagai berikut : “ 1. Mendesain dan menjalankan informasi serta mengawasi sistem. 2. Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemegang saham atau pihak lain. 3. Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal anggaran dan
13
program, mengkonsolidasikan rencana anggaran masing-masing bagian untuk dijadikan anggaran tahunan. 4. Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk menjamin validitas data 5. Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller.” Fungsi controller mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Definisi terdahulu mengatakan bahwa fungsi controller meliputi penyelenggaraan akuntansi berupa pencatatan guna memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk digunakan dalam mengendalikan aktivitas perusahaan. Willson dan Campbell dalam bukunya yang dialihbahasakan oleh Tjintjin F. Tjendera (1997:12) mengatakan bahwa tanggung jawab dan kegiatan fungsional controller dapat dikategorikan sebagai berikut: 1) Perencanaan (planning) Menetapkan dan memelihara suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisa, merevisi, mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan sistem-sistem dan prosedurprosedur yang cocok. 2) Pengendalian (controlling) Mengembangkan
dan
merevisi
norma-norma
(standards)
yang
memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar. 3) Pelaporan (reporting) Menyusun, menganalisa dan menginterpretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan organisasinya, menyiapkan dan menyampaikan berkasberkas laporan ekstern yang diperlukan untuk memenuhi permintaan instansi pemerintah.
14
para pemegang saham, institusi keuangan, para pelanggan dan masyarakat umum. 4) Akuntansi (accounting) Mendesain, memelihara dan menetapkan sistem akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik dan per satuan untuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern (internal control) yang memadai. 5) Tanggung jawab utama lainnya (other responsibilities) Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi misalnya fungsi perpajakan, termasuk saling berhadapan dengan inspeksi pajak, memelihara hubungan yang sesuai dengan auditor intern dan ekstern, mengadakan dan menata program-program asuransi, mengembangkan dan memelihara sistem dan prosedur, mengembangkan program penyimpanan catatan, mengawasi fungsi kebendaharaan yang telah dilimpahkan, membentuk program mengenai hubungan dengan para investor dan dengan masyarakat umum serta mengarahkan fungsi-fungsi lain yang telah dilimpahkan. Perlu ditekankan bahwa controller tidak boleh dilimpahi dengan fungsifungsi yang bersifat operasional, sehingga dapat melemahkan dan mengurangi efektivitas usahanya dalam bidang perencanaan dan pengendalian finansial.
2.2.3 Kualifikasi Controller Kualifikasi controller yang efektif menurut Willson dan Campbell dalam bukunya yang dialih bahasakan oleh Tjintjin F. Tjendera (1997:21) adalah: 1) Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biaya, disertai dengan suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi. 2) Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
15
3) Pemahaman umum mengenai jenis industri dalam mana perusahaan tergolong, dan pemahaman tentang kekuatan sosial, ekonomi, dan politik yang terlibat. 4) Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan, sejarah, organisasi, dan lingkungannya. 5) Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat, dan pemasaran. 6) Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informatif. 7) Kemampuan menggerakkan orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif. Perkembangan dunia usaha yang semakin dinamis pada masa sekarang membuat seorang controller perlu mengikuti perkembangan mutakhir pada semua aspek perusahaan. Ini dapat dicapai melalui pendidikan pada berbagai perguruan tinggi atau universitas, mengikuti seminar-seminar yang diselenggarakan oleh kelompok-kelompok profesional dan serta turut dalam keanggotaan perkumpulan profesional. Misalnya, perkumpulan para akuntan. Di samping memiliki kemampuan teknis dan dapat merencanakan tugas yang telah dilimpahkan padanya serta dapat mengawasi dan mengarahkan para stafnya, contoller harus juga memiliki kemampuan untuk berkomunikasi jika dia ingin berhasil dalam tugasnya. Controller harus mampu bekerjasama dengan orang-orang pada semua tingkatan, menghargai ide-ide dan pendapat orang lain dan memiliki kemampuan mencari jalan keluar untuk menghadapi semua masalah dan tantangan.
16
2.2.4 Karakteristik Controller yang Kuat (The Strong Controller) Vijay Santhe (1998:141-143) memberikan karakteristik controller yang kuat seperti yang diilustrasikan pada tabel 2.1 berikut ini: Tabel 2.1 Karakteristik Controller yang Kuat Number
Description of
Specific attribute and behaviour
characteristic
-
Personal Qualities 1
Personal
energy
and -
motivation
2
Personal
-
integrity
and -
professional commitment
-
Is a does Is aware of everything going on Takes initiatives
Is unbased sources of information Doesn’t try to bluff (“I don’t know, but I’ll find out”)
-
Is the consistence of the division
-
Is not a “yes man”
-
Is can did
Technical Competence 3
Accounting knowledge
-
Technical ability is not only in question
4
Analytical skill
-
Determines not only what happened but also why something happened
-
Is good at arranging and rearranging numbers
-
Is able to spot tredns before they become reality
-
Is able to disbelow the numbers
17
5
-
Business Judgement Understanding
of
what -
Is a business person Has good business judgemenr
management needs to run -
Is a familiar part of the division
the business effectively
-
Understands the division’s business
-
Anticipates future business problems
-
Recommended action to deal with future business problems
6
Communication Skill
-
Keeps an eye on the whole business
-
Is not always concered about not spending
-
Does not think only a financial control
Ability to judge what is -
Is able to summarized quickly an accurate
important to management -
Mentally makes the same decisions as the
and
division general manager
recommendation
make -
Provides management with information even before it realized the need for it
-
Thinks the way the division manager thinks
-
Quickly grips information of real concern to management
-
Is willing to estimate
-
Is able to judge the degree of accuracy needed
-
Does not emphasize accuracy as and it self
-
Does not get lost in allocaying costs
-
Speaks the language used by management
-
Keeps the audience in mind
-
Is able to come to grips with facts and make recommendation
18
7
Interpersonal Skills
-
Building relationship and developing influence
Gets along with everyone Is accepted by all functional areas
-
Is part of the management team
-
Is management’s trusted counselor
-
Is flexible in
meeting management’s
demand -
Is the general manager’s alter ego
-
Is a sounding board for management when sensitive issues are discussed
8
-
Opens up communication
-
Is respected by management
-
Is trusted by management
-
Build trust
to
challenge -
management
-
Thinks about the impact of numbers
constructively
-
Continually
Ability
Asks the right questions
challenges
management’s
analysis and plans -
Know when to risk fights and when to give in
-
Is always asking questions
-
Does
not
hesitate
to
question
management’s action after it is taken -
Does not hesitate to criticize management plans and actions
19
9
dual -
Managing
-
accountabilty
Understand corporate expectations Recognizes responsibility to corporate
Recognizes
important
management
responsibility
to
Judgement is recognized by management
division
corporate -
and
both -
management
Is able to judge what is important and what is not
-
Has
good
rapport
with
corporate
management -
Is the eye, ears and sense of management
Jadi controller tidak cukup hanya memiliki kemampuan teknis saja, tetapi juga perlu memiki integritas dan kemampuan berkomunikasi serta bekerjasama dengan semua tingkat manajemen. Controller harus mampu bekerjasama dengan orang-orang pada semua tingkatan, menghargai ide-ide dan pendapat orang lain dan memiliki kemampuan mencari jalan keluar untuk menghadapi semua masalah dan tantangan. Controller harus bersikap jujur, tulus dan wajar dalam menghadapi siapa saja yang berhubungan dengannya sehingga fungsi controller dapat semakin diandalkan untuk membantu berbagai pihak dalam perusahaan untuk pengambilan keputusan.
2.3
Persediaan
2.3.1
Pengertian Persediaan Komite SAK dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004:14.1) menyatakan
bahwa persediaan adalah aktiva: 1) yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal 2) dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau 3) dalam bentuk bahan/perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi
20
Menurut Pontas M Pardede (2005:410), persediaan adalah: “Suatu aktiva yang merupakan barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang masih menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi”. Berdasarkan pengertian persediaan di atas, dapat diketahui bahwa persediaan merupakan bagian dari kekayaan perusahaan yang biasa dipergunakan untuk keperluan bisnis perusahaan. Persediaan juga meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, barang jadi yang telah diproduksi atau barang dalam penyelesaian yang sedang di produksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan dipergunakan dalam proses produksi.
2.3.2
Klasifikasi Persediaan Willson dan Campbell (1997:433) mengklasifikasikan persediaan menjadi: 1) 2) 3) 4)
Persediaan bahan baku Persediaan bahan perlengkapan Persediaan barang dalam proses Persediaan barang jadi.
Smith dan Skousen (2000:327) membagi persediaan menjadi tiga, yaitu: 1) Raw material are good acquired for use in the production process. 2) Good in process, alternately reffered to as work in process, consist of materials party processed and requiring further work before they can be sold. 3) Finished goods are the manufactured products a waiting sale. Menurut
Pontas
M
Pardede
(2005:421)
persediaan
dapat
pula
dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk yaitu: 1) Persediaan bahan baku ( Raw Materials Stock) Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi yang diperoleh dari sumber-sumber alam atau dari suplier/pemasok.
21
Bahan baku diperlukan oleh pabrik untuk diolah melalui proses produksi yang diharapkan menjadi barang jadi (finished goods), contoh benang diolah menjadi kain, kapas dipintal menjadi benang 2)
Persediaan
bagian
produk
atau
parts
yang
dibeli
(purchased
parts/komponents stock) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahaan dalam operasi. Misalnya pabrik mobil, di mana dalam hal ini bagian-bagian (parts) dari mobil tersebut tidak diprodusir dalam pabrik mobil, tetapi diproduksi oleh perusahaan lain, dan kemudian diassembling menjadi barang jadi yakni mobil. 3) Persediaan bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock) Yaitu persediaan barang atau bahan yang diperlukan dalan proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. Misalnya minyak pelumas dan minyak solar adalah hanya merupakan bahan pembantu. 4) Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) Yaitu persediaan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih merupakan proses lebih lanjut lagi di pabrik itu sehingga menjadi barang jadi yang sudah siap untuk dijual kepada konsumen atau pelanggan. 5) Persediaan barang jadi (finished goods stock) Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain.
22
2.3.3
Sistem Pencatatan Persediaan Sistem pencatatan persediaan menurut Al. Haryono jusup (2003:116)
dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: 1) Sistem pencatatan perpetual atau metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) Yaitu pencatatan atas transaksi persediaan yang dilaksanakan setiap waktu, baik terhadap pemasukan maupun terhadap pengeluaran. Dalam metode ini, pencatatan
persediaan
dilakukan
dalam
kartu
persediaan
yang
menggambarkan persediaan sebenarnya. Pencatatan atas transaksi dilakukan terus menerus untuk setiap jenis persediaan dan langsung dicatat, baik untuk pemasukan maupun untuk pengeluaran persediaan. Metode ini ditujukan terutama untuk barang yang bernilai tinggi dan untuk barang yang mudah dicatat pemasukan dan pengeluarannya di gudang. 2) Sistem pencatatan fisik atau metode persediaan fisik (physical inventory method) Yaitu pencatatan atas transaksi persediaan hanya untuk pembelian. Pada akhir tahun diadakan inventarisasi fisik untuk mengetahui saldo persediaan. Dalam metode ini, pencatatan persediaan dalam kartu persediaan hanya dilakukan pada saat penambahan persediaan dari pembelian, sedangkan pengurangan karena pemakaian persediaan tidak dicatat. Pencatatan seperti ini tidak menampakan keadaan persediaan yang sesungguhnya. Metode ini ditujukan terutama untuk barang yang bernilai rendah dan untuk barang yang secara teknis sulit dicatat pemakaiannya. Penentuan
pilihan
metode
pencatatan
persediaan
yang
akan
diselenggarakan ditentukan controller dengan bekerjasama dengan individu yang bertanggungjawab untuk fungsi manajemen persediaan. Dalam pemilihan metode pencatatan persediaan biasanya berdasarkan pentingnya fungsi pengendalian yang diperlukan dengan mempertimbangkan dua hal yaitu perlindungan atas persediaan dan jaminan tercapainya kuantitas persediaan tertentu.
23
2.3.4
Metode Penilaian Persediaan Menurut Al. Haryono jusup (2003:105) metode penilaian persediaan
dibedakan menjadi tiga, yaitu: 1) First-in first-out (FIFO method) Metode ini mengasumsikan barang dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dahulu, sehingga yang tertinggal dalam persediaan akhir adalah barang yang dibeli atau diproduksi kemudian. 2) Last-in first-out (LIFO method) Metode ini mengasumsikan barang yang dibeli atau diproduksi terakhir akan dijual atau digunakan, sedangkan barang yang dibeli atau diproduksi terlebih dahulu akan menjadi persediaan akhir. 3) Rata-rata tertimbang (Weighted average cost method) Metode ini menetapkan harga pokok produksi berubah setiap kali ada penerimaan atau pembelian persediaan, yaitu dengan cara membagi total nilai persediaan dengan total unit persediaan yang ada. Biaya setiap barang ditentukan berdasarkan biaya rata-rata tertimbang dari barang serupa pada awal periode dan biaya barang serupa yang dibeli atau diproduksi selama periode. Penghitungan rata-rata dapat dilakukan secara berkala atau pada saat penerimaan kiriman, tergantung pada keadaan perusahaan.
2.3.5
Manfaat Perusahaan Mengadakan Persediaan G. Sugiyarso (2005:38) mengatakan bahwa perusahaan yang mengadakan persediaan akan memperoleh manfaat sebagai berikut: 1) Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang-barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2) Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. 3) Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan tersebut tidak ada di pasar. 4) Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.
24
5) Mencapai penggunaan mesin yang optimal. 6) Memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya agar keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut. 7) Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinue diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali. Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta selanjutnya memyampaikannya pada palanggan atau konsumen.
2.4
Pengelolaan Persediaan Dalam suatu perusahaan terdapat kepentingan yang berhubungan dengan
pengelolaan persediaan. Kepentingan yang dimaksud adalah pembelian, penerimaan dan penyimpanan, produksi, serta akuntansi dan administrasi. Willson dan Campbell (1997:428) mengatakan bahwa: “Secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahaan arus dan penanganan bahan secara wajar, mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di tangan konsumen”. Pengelolaan persediaan merupakan masalah yang penting bagi perusahaan karena berdampak langsung terhadap keuntungan perusahaan. Persediaan yang terlalu besar akan berakibat memperbesar biaya penyimpanan dan pemeliharaan, memperbesar beban bunga, pajak, biaya asuransi serta memperbesar kerugian akibat kerusakan dan turunnya kualitas. Sedangkan persediaan yang terlalu kecil akan mempengaruhi proses produksi, dalam hal ini kelancaran operasi perusahaan akan terganggu bahkan terhenti sama sekali.
25
2.4.1
Perencanaan persediaan Perencanaan pada dasarnya merupakan titik tolak (starting point) untuk
melaksanakan fungsi manajemen selanjutnya. Demikian pula dengan persediaan, perencanaan merupakan tahap awal untuk melaksanakan tahap pengelolaan selanjutnya. Perencanaan persediaan menurut Willson dan Campbell (1997:428): “Perencanaan persediaan berhubungan dengan penentuan komposisi persediaan, penentuan waktu atau penjadwalan serta lokasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diproyeksikan”. Menurut Willson dan Campbell (1997:429), usaha-usaha harus diarahkan kepada pengendalian pada titik perolehan dan melibatkan dua tujuan utama sebagai berikut: 1) Perencanaan dan pengendalian pembelian sehingga hanya akan dibeli dan ditimbun bahan yang diperlukan atau yang dibutuhkan. 2) Pengendalian terhadap wewenang untuk pelaksanaan produksi sehingga hanya dihasilkan produk dalam kualitas dan jenis yang layak. 2.4.2
Pengendalian Persediaan Suatu rencana haruslah didukung dengan adanya suatu pengendalian untuk
mengukur apakah kinerja yang dilakukan telah mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pengendalian persediaan menurut Willson dan Campbell (1997:428) adalah: “Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik persediaan”. Pengendalian atas bahan baku pada dasarnya dapat dilaksanakan melalui pengendalian akuntansi dan pengendalian fisik. Pengendalian akuntansi persediaan dilakukan melalui penyelenggaraan buku-buku besar atau kartu-kartu
26
persediaan, pencatatan secara mekanik atau kombinasi antara buku-buku besar dengan pencatatan secara mekanik. Sedangkan pengendalian secara fisik dilakukan melalui inventarisasi persediaan, prosedur-prosedur yang diotorisasi dengan jelas, prosedur pembelian, penyimpanan, penanganan serta pengawasan mutasi persediaan. Sedangkan menurut Hansen dan mowen (2000:925) mengemukan pengertian pengendalian: “controller the process of setting standar, receiving feedback on actual performance and taking corrective action when ever actual performance deviates significantly from pllaned performance.” Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bhwa pengendalian merupakan suatu proses dalam menciptakan standar yang akan digunakan dalan menerima umpan balik dari kinerja sebenarnya dan mengambil langkah perbaikan ketika kinerja yang telah direncanakan. Pengendalian akuntansi terhadap operasi dilakukan melalui penggunaan laporan akuntansi dan statistic sebagai bagian dari rencana yang disusun dengan baik. Para pejabat keuangan, khususnya controller melakukan tanggung jawab untuk implementasi dan operasional pengendalian akuntansi yang efektif Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menetapkan titik minimum dan titik maksimum persediaan menurut Bodnar, Hapwood (2006:405) adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Tingkat penggunaan atau penyerahan. Waktu yang diperlukan untuk membeli atau memproduksi. Kuantitas pesanan yang ekonomis. Fasilitas pergudangan yang tersedia. Modal kerja yang tersedia. Biaya penyelenggaraan persediaan (cost carrying the inventory). Kemungkinan barang yang disimpan mengalami kerusakan atau kekunoan. 8. Kondisi pasar secara umum dan luasnya spekulasi. 9. Pengaruh pada perputaran tenaga kerja.
27
Persediaan harus ditinjau kembali secara periodik untuk dapat menditeksi apakah perlu dilakukan perubahaan. Adalah menjadi tanggung jawab controller untuk menelaah persediaan secara periodik dan memastikan bahwa batas tersebut dipatuhi dan dalam batas yang wajar. a)
Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turnover) Tingkat perputaran menunjukkan berapa besarnya tingkat pemakaian suatu
barang untuk suatu waktu tertentu. Menurut Willson dan Campbell (1997:437), tingkat perputaran (turnover) untuk masing-masing golongan persediaan dapat dihitung sebagai berikut: 1. Perputaran barang jadi =
Jumlah harga pokok penjualan Persediaan rata-rata barang jadi
2.Perputaran barang dalam proses =
jumlah harga pokok produksi Persediaan rata-rata barang dalam proses
3. Perputaran bahan baku =
jumlah harga pokok penggunaan bahan Perediaan rata-rata bahan baku
4. Perputaran bahan pembantu = jumlah harga pokok bahan pembantu digunakan Persediaan rata-rata bahan pembantu Hasil pembagian di atas menunjukkan berapa banyaknya perputaran. Tingkat perputaran yang rendah menunjukkan adanya investasi yang terlalu besar dalam persediaan. Tingkat perputaran yang tinggi dapat diperoleh dengan menekan jumlah persediaan serendah mungkin sehingga perusahaan kehilangan sebagian penjualan dan terpaksa membeli dengan harga yang lebih mahal. Tingkat perputaran dapat diperoleh melalui penjualan atau pemakaian yang lebih besar, yang dapat menghasilkan laba dan bukan hanya mengurangi jumlah persediaan.
b)
Pertimbangan manajemen Pertimbangan manajemen sangat menentukan kelancaran proses produksi.
Manajemen dalam fase perencanaan, mempertimbangkan kebutuhan pemakaian bahan baku yang berhubungan dengan spekulasi membeli bahan baku pada waktu harga turun dan menyimpan persediaan dalam jumlah yang banyak, dengan
28
pertimbangan dana yang tersedia mencukupi dan tidak menggangu cash flow perusahaan.
c)
Analisis nilai Perencanaan dan pengendalian persediaan secara layak dimulai dengan
mengadakan analisis terhadap masing-masing unsur persediaan. Tiap golongan atau jenis bahan mempunyai karakteristiknya sendiri yang dapat menetapkan teknik apa yang akan dipergunakan. Dalam perusahaan industri, persediaan dibagi menjadi tiga kategori, yaitu A, B dan C yang dikenal dengan analisis ABC atau proportional parts system, yang merupakan suatu pendekatan analisis yang didasarkan pada rata-rata statistik menurut signifikan biaya dari tiap-tiap jenis bahan. Metode ini menitik beratkan pada jenis bahan yang penting, sehingga dikenal juga dengan istilah CIE atau Control by Importance and Exception. Jenisjenis persediaan disusun dan diklasifikasikan dalam peringkat yang semakin menurun berdasarkan nilai setiap jenis bahan yang digunakan untuk mendapatkan analisis nilai proporsional. Persediaan yang terlalu tinggi akan menimbulkan biaya penyimpanan di gudang (carrying cost), sebaliknya dengan persediaan yang terlalu sedikit, perusahaan akan kehabisan persediaan (stock out cost) yang menyebabkan biaya ekstra untuk pemesanaan. Oleh karena itu, perusahaan dalam hal ini manajemen harus menetapkan kebijakan mengenai persediaan yang tepat. Faktor penting dalam kebijakan persediaan adalah penetapan ukuran optimum dari suatu order pembelian normal untuk bahan baku. Ukuran optimum ini disebut Economic Order Quantity (EOQ), yang mengakibatkan biaya total tahunan dari persediaan menjadi minimum. Ada dua hal yang harus dipertimbangkan dalam menentukan EOQ, yaitu: 1) Carrying cost/storage cost, yaitu biaya yang berubah sesuai dengan besarnya persediaan. 2) Ordering cost/procurement cost/set-up cost, yaitu biaya yang berubah sesuai dengan frekuensi pesanan.
29
Jika persediaan banyak, carrying cost akan bertambah besar dan ordering cost akan menjadi kecil. Sebaliknya, jika persediaan sedikit maka ordering cost menjadi besar dan carrying cost akan berkurang. Jadi kuantitas pemesanan yang paling ekonomis terletak diantara keduanya. Selain itu, waktu pemesanan juga harus dipertimbangkan. Pemesanan dilakukan dengan mempertimbangkan lead time, yaitu tenggang waktu antara penempatan suatu order pembelian dan penerimaan barang.
Reorder point menurut Bambang ( 2001:83) adalah: “Saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan lagi sedemikian rupa, sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan tepat pada waktu dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol”. Reorder point dihitung dengan cara menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah dengan persentase tertentu, kemudian menetapkan penggunaan selama lead time ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock. Model EOQ dapat dirumuskan sebagai berikut: EOQ =
2× R× S P× I
Dimana: R = jumlah atau unit yang dibutuhkan selama satu periode tertentu S = biaya pemesanan tiap kali pesan P = harga pembelian per unit yang dibayar I = biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan di gudang yang dinyatakan dalam persentase dari nilai rata-rata persediaan
Dalam dunia usaha, peramalan jarang dapat dilakukan secara cermat dan permintaan dapat berfluktuasi setiap saat. Oleh karena itu, perusahaan akan mengalami kekurangan persediaan bila tiba-tiba terjadi peningkatan penggunaan bahan baku karena meningkatnya permintaan barang selama periode lead time. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan harus menyediakan persediaan
30
pengaman/safety
stock,
yaitu
persediaan
minimum
bahan
yang
harus
dipertahankan untuk menjamin kontinuitas usaha atau produksi perusahaan.
d) Pengendalian budgeter Dalam beberapa perusahaan, persediaan dijalin secara lebih erat dan formal dengan operasi yang diperkirakan. Hal ini dicapai dengan pengendalian budgeter yang mencakup perencanaan persediaan sebagai salah satu fasenya. Pengendalian anggaran cenderung menghasilkan adanya persediaan yang dikoordinasikan secara lebih erat dengan pemakaian yang diperkirakan. Dengan kata lain, pengelolaan persediaan yang efektif meliputi perencanaan dan pengawasan pada tingkat optimum dengan menyediakan persediaan pada kuantitas yang wajar sesuai dengan kebutuhan proses produksi yang telah dijadwalkan dan sesuai dengan order pelanggan.
2.4.3
Prasyarat Pengelolaan Persediaan yang Efektif Pengelolaan persediaan yang efektif harus direncanakan dan diarahkan.
Faktor yang merupakan syarat untuk tercapainya pengelolaan persediaan yang paling berhasil menurut Willson dan Campbell (1997:430) adalah: 1) Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan 2) Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik 3) Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan 4) Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak 5) Standarisasi simplifikasi persediaan 6) Catatan dan laporan cukup 7) Tenaga kerja yang memuaskan Berdasarkan pernyataan diatas dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan Dalam suatu perusahaan atau organisasi apapun, elemen yang penting adalah pendelegasian tanggungjawab dan kewenangan secara tepat.
31
Tanggungjawab adalah penugasan pekerjaan dan kewajiban spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik-baiknya. Tanggungjawab harus disertai dengan kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat keputusan dan untuk mengharuskan ketaatan terhadap instruksi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari permintaan. Untuk mencapai koordinasi yang wajar, maka harus didefinisikan tanggungjawab dan kewenangan untuk setiap fase pengelolaan persediaan dengan jelas.
2) Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik Mereka
yang
bertanggungjawab
untuk
melaksanakan
keinginan
manajemen dalam hubunganya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka.
3) Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas pergudangan dan penyelenggaraan/penangaan yang memadai. Dengan fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan dapat mengurangi biaya pengendalian dan penyimpanan yang tidak perlu.
4) Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak Dalam klasifikasi persediaan, sering terdapat beribu-ribu macam persediaan yang harus diidentifikasikan secara cermat agar dapat dilaporkan arus bahan secara benar. Bahan yang diidentifikasikan secara tidak wajar dapat menyebabkan penundaan produksi. Sebaliknya, pengendalian menjadi tidak berguna apabila barang yang dilaporkan sebagai barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak adalah perlu bagi sistem pengendalian persediaan yang efektif.
5) Standarisasi simplifikasi persediaan Simplikasi hanya menyangkut eliminasi jenis dan ukuran produk yang berlebihan. Standarisasi merupakan istilah yang lebih lazim yang berhubungan
32
dengan penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan pengurangan suatu lini produk menjadi beberapa jenis, ukuran, dan karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya jenis/unsur barang, untuk menetapkan kemungkinan dapat ditukarkannya berbagai bagian dan produk yang telah siap diolah, dan untuk menetapkan standar kualitas bahan.
6) Catatan dan laporan cukup Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan atas anggapan pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta dan ketersediaan faktafakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan para staf pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan.
7) Tenaga kerja yang memuaskan Manajemen persediaan bukan terlaksana melalui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan. Tetapi diperoleh melalui tindakan manusia dan tidak ada yang dapat mengantikan kecakapan dan pertimbangan manusia.
2.4.4
Manfaat Pengelolaan Persediaan yang Efektif Manfaat yang diperoleh dari pengelolaan persediaan yang efektif
dalam bukunya Willson dan Campbell yang diterjemahkan oleh Tjintjin F.Tjendera (1997: 428) mengatakan bahwa: 1) Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum. 2) Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biaya yang timbul dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpanan, kekunoan dan jarak serta asuransi persediaan. 3) Mengurangi resiko kecurangan dan kecurian persediaan. 4) Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan.
33
5) Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada pelanggan dengan cara selalu menyediakan bahan atau barang yang diperlukan. 6) Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pergudangan. 7) Memungkinkan pemerataan produksi melalui penyelenggaraan persediaan yang tidak merata sehingga dapat membantu stabilitas pekerjaan. 8) Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena penurunan harga. 9) Mengurangi biaya opname fisik persediaan tahunan. 10) Melalui pengendalian yang wajar dan informasi yang tersedia untuk persediaan, dimungkinkan adanya pelaksanaan pembelian yang lebih baik untuk memperoleh keuntungan dari harga khusus dan dari perubahaan harga. 11) Mengurangi penjualan dan biaya administrasi melalui pemberian jasa/pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pengelolaan persediaan merupakan fase yang penting dalam proses pengelolaan perusahaan dan mempengaruhi setiap fungsi seperti penjualan, produksi, pembelian, akuntansi, dan administrasi. Pengelolan yang baik tidak selalu mensyaratkan penyelenggaraan tingkat persediaan yang rendah. Semua faktor harus dipertimbangkan dan diseimbangkan secara wajar. Harus dikembangkan tingkat persediaan yang optimum, dengan memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjadwalan, biaya, dan keinginan pelanggan.
2.5
Proses Produksi Proses produksi merupakan kegiatan utama bagi perusahaan industri.
Dalam proses produksi diperlukan input berupa bahan baku, tenaga kerja, mesin dan modal, yang akan menghasilkan output, baik berupa produk jadi maupun produk setengah jadi yang memerlukan pengolahan lebih lanjut.
34
2.5.1
Pengertian Proses Produksi Menurut Pontas M Pardede (2005:412), “Proses adalah cara, metode, dan teknik bagaimana sesungguhnya sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan dan dana) yang ada diubah untuk memperoleh suatu hasil. Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa. Proses produksi adalah cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan, dana) yang ada”. Berdasarkan definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen
perusahaan harus mempunyai pedoman dalam melaksanakan produksinya, yaitu mengenai jumlah produksi yang harus dihasilkan dalam periode tertentu serta waktu yang dibutuhkan melaksanakan rencana tersebut agar kelancaran produksi dan efisiensi dapat tercapai. Alat yang dibutuhkan manajemen untuk mencapai dan menilai kelancaran proses produksi dan efisiensi dalam produksi, antara lain dengan menetapkan suatu anggaran produksi yang bertujuan untuk memberikan pedoman bagi manajemen perusahaan sebagai alat control dalam mengendalikan jalannya operasi perusahaan.
2.5.2
Jenis-jenis Proses Produksi Menurut Pontas M Pardede (2005:422), jenis proses produksi dibedakan
menjadi dua, yaitu proses produksi yang terus-menerus (continuous processes) dan proses produksi yang terputus-putus (intermittent processes). Perbedaan pokok antara kedua proses ini terletak pada panjang tidaknya waktu persiapan atau mengatur (set-up) peralatan produksi yang digunakan untuk memproduksi suatu produk tanpa mengalami perubahan. Pada proses produksi yang terus-menerus, terdapat waktu yang panjang tanpa adanya perubahanperubahan dari pengaturan dan penggunaan mesin-mesin serta peralatannya. Proses seperti ini terdapat dalam pabrik yang menghasilkan produksi massa. Sedangkan pada proses produksi yang terputus-putus, terdapat waktu yang pendek (short run) dalam persiapan (set-up) peralatan untuk perubahan yang cepat guna menghadapi variasi
35
produk yang berganti-ganti. Proses seperti ini terdapat pada pabrik yang menghasilkan produk berdasarkan pesanan.
2.5.3
Kelancaraan Proses Produksi Proses produksi dikatakan lancar bila proses produksi tersebut tidak
mengalami hambatan yang berarti dalam memproduksi suatu barang, sehingga dapat menghasilkan produk sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang direncanakan dan dapat selesai pada waktunya. Kelancaran proses produksi dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: 1)
Plant lay out/penyusunan peralatan pabrik Penyusunan peralatan pabrik yang baik dapat diartikan sebagai penyusunan mesin-mesin pabrik yang teratur, dimana penempatan mesin dapat dilakukan atas dasar proses dan atas dasar urutan kegiatan.
2)
Material handling/kegiatan pemindahan bahan Kegiatan pemindahan bahn yang baik berpengaruh terhadap biaya, waktu, dan kelancaran proses produksi.
3)
Maintenance/pemeliharaan mesin Kegiatan pemeliharaan mesin dimaksudkan agar mesin dapat berfungsi dengan baik sehingga tidak mengganggu kelancaran proses produksi.
4)
Pengadaan tenaga kerja Pengadaan tenaga kerja dalam jumlah yang cukup dan mempunyai keahlian yang baik merupakan penunjang kelancaran proses produksi.
5)
Pengadaan bahan baku Bahan baku sebagai salah satu input bagi proses produksi memerlukan pengelolaan yang baik agar tidak menghambat proses produksi.
36
2.6
Kontribusi Controller dalam Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Persediaan merupakan unsur yang penting karena pada umumnya
merupakan bagian yang cukup besar dari aktiva lancar yang dimiliki perusahaan. Oleh karenanya, pengelolaan terhadap persediaan sangat diperlukan untuk dapat merencanakan dan mengendalikan persediaan dengan tepat. Persediaan bahan baku merupakan unsur yang penting dalam proses produksi karena lancar tidaknya suatu proses produksi tergantung pada tepat tidaknya pengelolaan bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tersebut. Oleh karenanya, diperlukan suatu usaha yang mengarah pada terciptanya pengelolaan persediaan bahan baku. Dalam hal ini diperlukan seorang controller untuk melaksanakan pengelolaan persediaan karena controller dapat menyediakan informasi yang diperlukan sehubungan dengan hal itu. Persediaan merupakan investasi yang penting dan meminta perhatian yang besar dari controller, khususnya dalam pengembangan teknik pengawasan untuk memelihara saldo persediaan yang cukup dan biaya yang rendah. Controller sebagai salah satu eksekutif staf, dia tidak boleh mengarahkan kegiatan sehari-hari dalam pengendalian operasional karena hal itu merupakan tanggung jawab eksekutif lini. Controller berada dalam posisi yang baik untuk memberikan jasa yang nyata dalam perencanaan dan pengendalian persediaan. Controller
harus
menganalisa
persediaan
secara
mendetail
dan
menyediakan kepada manajemen laporan cukup, menyajikan analisa, membuat rekomendasi, nasihat dan ketetapan mekanisme pelaksanaan pengelolaan persediaan bahan baku. Tugas-tugas seorang controller yang lebih spesifik menurut Willson dan Campbell (1997:432) yang diterjemahkan oleh Tjintjin F.Tjendera (1997: 428) mengatakan bahwa: adalah: 1) Sebagai anggota manajemen atau sebagai wakil dari presiden direktur, membantu dalam penetapan kebijaksanaan persediaan secara menyeluruh. 2) Sebagai koordinator dari rencana usaha, atau taksiran, atau anggaran perusahaan, memastikan bahwa telah dikembangkan
37
tingkat persediaan dan investasi yang realistis dan akan disesuaikan bilamana perlu. 3) Menyelenggarakan catatan persediaan yang dapat dipakai. 4) Menyiapkan dan menetapkan prosedur pengendalian yang diperlukan. 5) Menyiapkan dan menerbitkan laporan pengendalian periodik yang reguler tentang posisi persediaan untuk menjadi garis petunjuk bagi para eksekutif langsung/lini. 6) Menetapkan pengendalian intern yang diperlukan untuk melindungi harta kekayaan dari kecurangan dan pencurian. 7) Mengawasi audit khusus atau analisa bila perlu. 8) Mengawasi opname fisik persediaan tahunan. 9) Menetapkan metode penghitungan harga pokok persediaan dan arus bahan yang bersangkutan. 10) Memastikan ketaatan yang perlu terhadap instruksi berbagai badan penguasa sehubungan dengan cara perlakuan terhadap persediaan dan pengungkapan metode penilaian persediaan dan lain-lain. Faktor utama yang mempengaruhi kelancaran proses produksi meliputi tersedianya mesin-mesin pengolahan yang diatur dengan baik, bahan baku yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi dan adanya tenaga kerja yang cakap, terampil dan loyal. Keberhasilan setiap sistem manajemen persediaan tergantung dari bagaimana informasi dan data dikomunikasikan dan dipergunakan. Controller harus dapat menetapkan jenis informasi yang paling berguna untuk masingmasing anggota tim manajemen persediaan. Controller harus menjadi koordinator yang
menganalisis
keinginan-keinginan
mempersiapkan cara pemecahaannya.
yang
saling
bertentangan
serta
38
2.7
Peranan Controller dalam Pengelolaan Persediaan Bahan Baku guna Menunjang Kelancaran Proses Produksi Tujuan utama perusahaan adalah mendapatkan laba yang optimal untuk
mempertahankan kelangsungan hidupnya dan ini dicapai dengan jalan meningkatkan efisiensi disegala bidang. Salah satu bidang yang menentukan dalam pencapaian tujuan di atas adalah dengan meningkatkan efisiensi di bidang produksi. Efisiensi hanya dapat dicapai jika proses produksi selalu lancar dan biaya yang dikorbankan dalam proses produksi tersebut dapat ditekan seminimum mungkin tanpa mengurangi kuantitas dan kualitas barang yang dihasilkan. Faktor utama yang mempengaruhi kelancaran proses produksi meliputi tersedianya mesin-mesin pengolah yang diatur dengan baik, bahan baku yang cukup untuk memenuhi produksi, dan adanya tenaga kerja yang cakap, terampil dan loyal. Bahan baku merupakan unsur yang penting bagi perusahaan dalam aktivitas produksi, karena kekurangan bahan baku maka akan berakibat terhambatnya kelancaran proses produksi. Maka dari itu, diperlukan suatu pengelolaan yang cukup memadai untuk dapat merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku dengan tepat. Untuk mencapai pengelolaan yang cukup memadai dalam mengendalikan bahan baku diperlukan seorang controller. Adapun beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang controller dalam melaksanakan tugasnya, yaitu : a. Kualitas personal. Controller harus memiliki kepribadian yang cukup memadai serta memiliki motivasi yang cukup tinggi serta tanggap dan mampu mengikuti perkembangan jaman yang terjadi dalam perusahaan. b. Kemampuan teknik. Controller memiliki dasar teknik yang baik dalam pengetahuan akuntansi, baik akuntansi keuangan maupun akuntansi biaya serta memiliki kemampuan untuk menganalisis pemyimpangan yang terjadi dan apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan tersebut serta mampu memberikan prediksi terhadap kemungkinan timbulnya penyimpangan di masa yang akan datang. c. Kemampuan berkomunikasi.
39
Controller dapat mengemukakan ide dengan jelas, baik secara tertulis maupun dalam penyajian informatif yang dibutuhkan, controller selalu menyiapkan diri untuk dapat membantu manajemen dalam melakukan tugasnya dengan segala pengetahuan yang dimilikinya. Ia juga mampu menggerakan orang lain agar tercapai tindakan yang positif. d. Pertimbangan bisnis. Kemampuan controller dalam memahami kebutuhan manajemen untuk menjalankan perusahaan secara efektif dinilai cukup memadai. Controller dapat berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan membahas permasalahan yang ada pada setiap manajer. Controller juga dapat merekomendasikan tindakan yang harus dilakukan dalam menghadapi masalah bisnis dimasa yang akan datang. e. Kemampuan berkomunikasi. Controller dapat mengemukakan ide dengan jelas , baik secara tertulis maupun dalam penyajian informatif yang dibutuhkan, controller selalu menyiapkan diri untuk dapat membantu manajemen dalam melakukan tugasnya dengan segala pengetahuan yang dimilikinya. Ia juga mampu menggerakan orang lain agar tercapai tindakan yang positif. f. Kemampuan interpersonal. Controller dalam melaksanakan tugasnya memiliki hubungan yang baik dengan semua tingkat manajemen, ia juga mengambil bagian dalam perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian. g. Mengatur pertanggungjawaban ganda. Controller mengetahui tanggung jawabnya terhadap manajemen perusahaan serta memahami hak dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam perusahaan yang memiliki kepentingan berbeda, controller tidak hanya memikirkan kepentingan divisinya sendiri
tetapi juga memperhatikan
kepentingan corporate ( tujuan perusahaan), sehingga dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan.
40
Controller dalam perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menjamin pelaksanaan dan operasi pengendalian terhadap persediaan bahan baku. controller mempunyai beberapa fungsi, fungsi tersebut terdiri dari : 1. Fungsi perencanaan. Membantu manajer menetapkan rencana yang dibuat didukung oleh semua tingkat manajemen . Ia juga membantu manajer dalam menetapkan rencana operasi yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan bahan baku. 2. Fungsi pengendalian. Membantu menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk melindungi persediaan bahan baku, mulai dari perencanaan sampai dengan pengeluaran bahan baku. 3. Fungsi pelaporan. Mengkoordinasikan pembuatan laporan, khususnya yang berhubungan dengan persediaan bahan baku, seperti laporan kebutuhan bahan baku, anggaran pembelian bahan baku, laporan pembelian bahan baku, laporan penerimaan barang dan laporan opname fisik persediaan. 4. Fungsi akuntansi. Menyusun system akuntansi yang memadai untuk setiap kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku agar pelaksanaan berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetapakan. 5. Tanggung jawab utama lainnya. Mengadakan hubungan yang baik dengan pihak ekstern perusahaan, seperti melaksanakan
pengelolaan
dan
pengawasan
fungsi
perpajakan
serta
mengadakan hubungan yang baik dengan para supplier. Oleh karena itu, diperlukan peran seorang controller dalam pengendalian dan pengelolaan persediaan bahan baku yang memadai agar bahan baku dapat disediakan tepat pada waktunya, serta kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan target produksi dapat tercapai yang pada akhirnya tujuan utama dari perusahaan dapat tercapai.
