BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Peranan Pengertian peranan menurut Soerjono Soekanto (2000; 268) adalah: “Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan” Secara etimologi, kata “peranan” berasal dari kata “peran” yang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2000; 751) berarti: “Perangkat tingkah yang diharapkan dimiliki oleh orang yang berkedudukan dalam masyarakat”. Kata “peranan” itu sendiri mengandung arti: “Bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan atau tindakan yang dilakukan oleh seseorang dalam suatu peristiwa”. Berdasarkan uraian di atas, yang dimaksud dengan peranan dalam skripsi ini menyangkut fungsi yang dilaksanakan, yaitu fungsi dari suatu variabel yang dihubungkan dengan variabel lain dalam hubungan sebab akibat. Dalam penulisan skripsi ini, kata peranan dihubungkan dalam konteks anggaran penjualan, artinya anggaran penjualan digunakan atau dimanfaatkan, dilaksanakan akibat statusnya dalam menunjang efektivitas penjualan. 2.2. Anggaran Dalam operasinya, setiap perusahaan senantiasa memerlukan langkah yang sistematis untuk dapat memberdayakan potensi sumber dayanya secara efektif dan efisien. Untuk mencapai kondisi tersebut diperlukan perencanaan yang cermat dari manajemen dalam meniti langkah operasional yang akan dilakukan. Derajat kompleksitas perencanaan tersebut tentu dipengaruhi oleh skala perusahaan. Perusahaan besar relatif memerlukan perencaan yang lebih formal dan rinci.
8
9
2.2.1. Pengertian Anggaran Anggaran merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengendalian operasi keuangan dalam suatu perusahaan baik yang bertujuan untuk mendapatkan laba maupun yang tidak mendapatkan laba. Definisi anggaran menurut Jajuk Herawati dan Sunarto (2004 ; 2) anggaran adalah : “Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang”. Menurut Titik Ambarwati dan M. Jihadi (2003 ; 4) anggaran adalah : “Anggaran adalah perencanaan secara formal dari seluruh kegiatan perusahaan di dalam jangka waktu/periode tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif (moneter) rupiah”. Dari pengertian di atas dapat dikemukakan, sebagai berikut : 1. Bahwa anggaran harus bersifat formal, artinya anggaran disusun dengan sengaja dan dalam bentuk tertulis. 2. Anggaran harus bersifat sistematis, artinya anggaran disusun secara berurutan dan logis. 3. Setiap saat, manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan, sehingga anggaran merupakan suatu hasil pengambilan keputusan yang berdasarkan pada beberapa asumsi tertentu. 4. Keputusan yang diambil oleh manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Menurut Edy Sukarno (2002; 169) mengemukakan : “Anggaran merupakan rencana yang terorganisasi dan menyeluruh, dinyatakan dalam unit moneter untuk operasi dan sumber daya suatu perusahaan selama periode tertentu di masa yang akan datang”.
10
Berdasarkan definisi di atas, dapat lebih ditelaah bahwa anggaran merupakan : 1. Suatu rencana yang terorganisir dan menyeluruh. Bahwa suatu anggaran merupakan harapan perusahaan di masa yang akan datang. Perencanaan melibatkan pengendalian dan rekayasa dari variabelvariabel yang relevan dan mengurangi dampak ketidakpastian. Suatu anggaran menyatakan perencanaan yang formal dan membantu untuk merealisasi harapan-harapan manajemen. 2. Rencana yang dinyatakan dalam unit moneter Untuk tujuan operasional, anggaran senantiasa dikuantifikasi dalam unit moneter. Adapun unit moneter yang berlaku di Indonesia adalah “rupiah”. Unit moneter ini sangat diperlukan, mengingat bahwa masing-masing kegiatan perusahaan yang beraneka ragam tersebut sering mempunyai satuan unit yang berbeda-beda. Dengan unit moneter dapat diseragamkan semua satuan yang berbeda
tersebut,
sehingga
memungkinkan
untuk
dijumlahkan,
diperbandingkan, serta dianalisis lebih lanjut. 3. Rencana atas operasi dan sumber daya perusahaan Anggaran merupakan suatu mekanisme rencana untuk berbagai aktivitas dan operasi perusahaan. Dua aspek operasi adalah penghasilan (revenue) dan biaya (expense). Anggaran operasi dan sumber daya ini merencanakan penghasilan dan biaya atas operasi utama (core business), ditambah dengan berbagai sumber daya yang signifikan lainnya. Perencanaan sumber daya mencakup berbagai asset dan sumber dana. 4. Rencana di masa yang akan datang selama periode tertentu. Anggaran berlaku untuk masa yang akan datang, ini berarti bahwa apa yang dimuat di dalam anggaran, adalah taksiran-taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilaksanakan di waktu yang akan datang.
11
Definisi anggaran menurut Horngen (2003; 176) menyatakan bahwa : “Budget is (a) the quantitative expression of proposed plan of action by managenemt and (b) an aid to coordinating what needs to be done to implement that plan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan suatu rencana kegiatan yang diungkapkan dalam bentuk angka (kuantitatif) dan mencakup suatu periode waktu (biasanya satu tahun) dengan tujuan agar setiap aktivitas di dalam perusahaan dapat mencapai sasaran atau hasil yang sesuai dengan yang direncanakan. Karakteristik anggaran menurut Mulyadi (2001; 490) sebagai berikut : 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan. 2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. 3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. 4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang yang lebih tinggi dari penyusunan anggaran. 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah di bawah kondisi tertentu. 6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan. 2.2.2. Tujuan Anggaran Menurut Edy Sukarno (2002; 172) tujuan penganggaran sebagai berikut : 1. Untuk menyatakan harapan atas sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen. Perusahaan besar senantiasa memiliki tujuan-tujuan jangka panjang yang diupayakan tercapai melalui langkah-langkah jangka pendek di dalam suatu periode tertentu di masa yang akan datang. Jadi ada keselarasan antara tujuan jangka panjang (Goals) dan sasaran jangka pendek (Objectives) perusahaan.
12
Target kinerja ditempatkan di anggaran yang disusun. Target ini hakikatnya merupakan pedoman dan motivator, karena nantinya digunakan untuk mengevaluasi kinerja. 2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait, sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan. Anggaran merupakan pernyataan yang lebih eksplisit tetang tujuan dan alat untuk mencapainya, sehingga tujuan dapat tercapai. Jajaran manajemen harus tahu apa tujuan mereka. Apa yang harus mereka pahami dan apa yang harus mereka dukung. Fungsi Manajemen Puncak dalam hal ini adalah menginformasikan kepada jajaran manajemen yang lebih rendah tentang kinerja yang diharapkan. Jadi Manajemen Puncak menggunakan anggaran sebagai alat untuk mengkomunikasikan sasaran atau harapan manajemen. 3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan adalah inti untuk mencapai sasaran. Perencanaan mengurangi ketidakpastian dan memberikan petunjuk bagi karyawan dalam menentukan aksi lebih lanjut. Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan dengan cara yang lebih komprehensif dan koheren (bertalian dan logis). Perencanaan yang
dirumuskan
menunjukkan
pertanggungjawaban
manajemen
dan
menyediakan alternatif untuk melangkah tanpa pengarahan. Sesuatu yang harus disadari bahwa anggaran bukan sekedar perkiraan, meskipun bentukbentuk prakiraan merupakan dasar anggaran. 4. Untuk mengkoordinasi cara atau metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya. Koordinasi merupakan fungsi utama anggaran. Koordinasi menyatakan dengan tegas tentang keseimbangan yang layak dalam pemanfaatan sumber daya tenaga kerja, bahan baku dan sumber daya lain, sehingga sasaran yang ingin dicapai hanya membutuhkan tingkat biaya minimum.
13
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
2.2.3. Manfaat Anggaran Menurut Jajuk Herawati dan Sunarto (2004 ; 2) manfaat penyusunan anggaran adalah : 1. Perencanaan terpadu Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian. 2. Pedoman pelaksanaan perusahaan Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. 3. Alat pengkoordinasian Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antar bagian (divisi) secara keseluruhan. 4. Alat pengawasan kerja Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya.
14
5. Alat evaluasi perusahaan Anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan.
2.2.4. Keunggulan dan Kelemahan Anggaran Menurut Jajuk Herawati dan Sunarto (2004 ; 13) beberapa keuntungan yang dapat diperoleh bila perusahaan menerapkan penyusunan anggaran yang baik. Beberapa keuntungan tersebut adalah : 1.
Hasil yang diharapkan dari suatu rencana tertentu dapat diproyeksikan sebelum rencana tersebut dilaksanakan. Bagi manajemen, hasil proyeksi ini menciptakan peluang untuk memilih rencana yang paling menguntungkan untuk dilaksanakan.
2.
Dalam penyusunan anggaran, diperlukan analisis yang sangat teliti terhadap setiap tindakan yang akan dilakukan. Analisis ini sangat bermanfaat bagi manajemen sekalipun ada pilihan untuk tidak melanjutkan keputusan tersebut.
3.
Anggaran merupakan penelitian untuk kerja sehingga dapat dijadikan patokan untuk menilai baik buruknya suatu hasil yang diperoleh.
4.
Anggaran memerlukan adanya dukungan organisasi yang baik sehingga setiap manajer mengetahui kekuasaan, kewenangan dan kewajibannya. Anggaran sekaligus berfungsi alat pengendalian pola kerja karyawan dalam melakukan suatu kegiatan.
5.
Mengingat setiap manajer atau penyelia dilibatkan dalam penyusunan anggaran, maka memungkinkan terciptanya perasaan ikut berperan serta (sense of participation).
Adapun beberapa kelemahan anggaran antara lain : 1.
Dalam menyusun anggaran, penaksiran yang dipakai belum tentu tepat dengan keadaan yang sebenarnya.
15
2.
Seringkali keadaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran mengalami perkembangan yang jauh berbeda dari apa yang direncanakan. Hal ini berarti diperlukan pemikiran untuk penyesuaian.
3.
Karena penyusunan anggaran melibatkan banyak pihak, maka secara potensial dapat menimbulkan persoalan-persoalan hubungan kerja (human relation) yang dapat menghambat proses pelaksanaan anggaran.
4.
Penganggaran tidak terlepas dari penilaian subyektif pembuat kebijakan (decision maker) terutama pada saat data dan informasi tidak lengkap.
2.2.5. Klasifikasi Anggaran 1. Berdasarkan Ruang Lingkup 1) Anggaran Komprehensif, yaitu anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang menyeluruh, mencakup seluruh aktivitas perusahaan 2) Anggaran Parsial, yaitu anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas, yang hanya mencakup sebagian dari kegiatan perusahaan.
2. Berdasarkan Fleksibilitas 1) Anggaran tetap (fixed budget) Anggaran tetap merupakan suatu anggaran yang disusun atas dasar satu tingkat kapasitas tertentu. 2) Anggaran variabel (variable budget) Anggaran variabel merupakan suatu anggaran yang disusun berdasarkan atas interval (beberapa) kapasitas tertentu.
3. Berdasarkan Jangka Waktu 1) Anggaran Jangka Pendek, yaitu anggaran operasional yang menunjukkan rencana operasi untuk kegiatan untuk satu periode akuntansi (biasanya satu
16
tahun) yang akan datang. Anggaran ini terdiri dari anggaran penjualan, anggaran pemakaian bahan langsung, anggaran pembelian bahan baku, anggaran upah langsung, anggaran biaya produksi tak langsung, anggaran persediaan bahan baku, anggaran biaya penjualan dan promosi, angaran biaya administrasi, anggaran harga pokok barang yang dijual, anggaran pendapatan yang diproyeksikan, anggaran pendapatan lain-lain, anggaran tambahan modal, anggaran kas, dan daftar rencana yang diproyeksikan. 2) Anggaran Jangka Panjang, yaitu anggaran yang menunjukkan rencana investasi dalam tahun anggaran dengan waktu lebih dari satu tahun.
2.2.6. Syarat-syarat Penyusunan Anggaran Dalam penyusunan suatu anggaran terdapat beberapa syarat-syarat yang harus dipenuhi. Menurut Apandi Nasehatun (2000 ; 20) syarat-syarat penyusunan anggaran adalah sebagai berikut : 1. Adanya organisasi perusahaan yang sehat. Yaitu organisasi yang membantu tugas fungsional dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab yang tegas. 2. Adanya sistem akuntansi yang memadai, yang meliputi : 1) Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dan realisasinya sehingga dapat diperbandingkan. 2) Pencatatan akuntansi memberikan informasi mengenai realisasi anggaran 3) Laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban. 3. Adanya penilaian dan analisa Penilaian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, sehingga anggaran dapat dipakai untuk menganalisa prestasi. 4. Adanya dukungan para pelaksana Anggaran dapat dipakai sebagai alat yang baik bagi manajemen jika ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat atas maupun bawah.
17
Dalam menyusun anggaran, perusahaan harus yakin akan kemampuan dirinya. Mampu mengendalikan berbagai kegiatan dalam mencapai tujuan, mampu melaksanakan sistem manajemen ilmiah, mampu berkomunikasi secara efektif, mampu memberikan motivasi kepada anggota, dan mampu mendorong adanya partisipasi.
2.2.7. Proses Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penetapan peran serta manajer dalam melaksanakan program atau bagian dari program. Oleh karena itu, anggaran merupakan komitmen manajer pusat pertanggungjawaban yang digunakan sebagai alat pengendali kegiatan. Sofyan Syarif Harahap (2001; 83-84) mengemukakan ada tiga cara penyusunan anggaran, yaitu : 1. Top-down Dalam metode ini anggaran disusun dan diterapkan sendiri oleh pimpinan, dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. 2. Bottom-up Metode ini disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai dari bawahan sampai ke pimpinan. Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya di masa yang akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak dikhawatirkan akan menimbulkan proses yang lama. 3. Campuran top-down dan bottom-up Dalam metode ini, perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari pimpinan dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan pengarahan pimpinan.
18
Pada perusahaan yang skalanya kecil, anggaran biasanya disusun oleh direktur utama atau oleh atasan suatu bagian, sedangkan dalam perusahaan yang skalanya besar, fungsi penyusunan anggaran biasanya diserahkan pada suatu komite anggaran (budget committee). Komite anggaran biasanya terdiri dari direktur utama, para manajer yang berkaitan dengan penyusunan dan pelaksanaan anggaran seperti manajer penjualan,
produksi,
pembelian,
controller,
maupun
pihak-pihak
yang
berhubungan. Terlepas dari siapa anggotanya, komite anggaran memegang peranan penting dalam penyusunan anggaran. Tugas komite anggaran : 1. Menetapkan kebijakan umum 2. Meminta, menerima, dan meninjau estimasi anggaran masing-masing bagian. 3. Mengusulkan perbaikan-perbaikan atas estimasi anggaran. 4. Menyetujui anggaran serta perbaikan-perbaikan. 5. Menerima dan menganalisis berbagai laporan anggaran. 6. Memberikan rekomendasi bagi tindakan yang dirancang guna meningkatkan efisiensi yang diperlukan.
2.2.8. Fungsi Anggaran Seperti yang ada dalam fungsi anggaran, yaitu : 1. Fungsi perencanaan adalah sebagai alat penentu tujuan. 2. Fungsi koordinasi terhadap rencana dan tindakan berbagai unit dalam bagian organisasi agar dapat bekerja selaras dengan tujuan 3. Fungsi komunikasi, yaitu sebagai alat penyampaian informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi, kebijakan, rencana, pelaksanaan, dan penyimpangan yang timbul. 4. Fungsi motivasi para pelaksana dalam melaskanakan tugas dalam pencapaian tujuan. 5. Fungsi pengendalian dan evaluasi untuk membandingkan perencanaan dan pelaksanaan.
19
Apabila dibandingkan dengan fungsi manajemen tersebut tampaklah bahwa anggaran mempunyai kaitan yang sangat erat dengan manajemen, khususnya yang berhubungan dengan penyusunan rencana, perngkoordinasian, pengendalian evaluasi kerja. Oleh karena anggaran hanya sebagai alat bagi manajemen, maka meskipun suatu anggaran telah disusun dengan baik dan sempurna, namun kehadiran manajemen masih mutlak diperlukan. Anggaran yang baik dan sempurna tidak akan menjamin bahwa pelaksanaan serta realisasinya akan baik dan sempurna tanpa dikelola oleh manajer. 2.3. Anggaran Penjualan 2.3.1. Pengertian Anggaran Penjualan Anggaran penjualan harus disusun paling awal dalam perusahaan karena merupakan dasar penyusunan anggaran lainnya. Pengertian anggaran penjualan menurut Munandar (2001; 49), yaitu sebagai berikut: “Anggaran yang direncanakan serta lebih terperinci mengenai penjualan perusahaan selama periode yang akan datang yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas), harga barang, waktu penjualan, serta tempat atau daerah penjualannnya”. Dari pengertian tersebut, anggaran merupakan salah satu bagian saja dari seluruh rencana perusahaan di bidang pemasaran. Produk yang ditawarkan dapat berupa barang maupun jasa. Penjualan produk memerlukan perhatian khusus supaya dapat mencapai target yang ditetapkan. Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena atas dasar anggaran penjualan seluruh aktivitas yang ada dalam perusahaan akan disusun perencanaannya.
20
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran penjualan, menurut Agus Ahyari (2000; 208-210) meliputi : 1. Rincian jumlah dan jenis produk perusahaan Anggaran penjualan hendaknya menyebutkan dengan jelas jenis produk yang akan dijual serta jumlah unit dari masing-masing produk tersebut. 2. Rincian daerah pemasaran Bagi perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang luas dalam penyusunan anggaran penjualan perlu diketahui daerah pemasarannya. Hal ini akan membantu para pelaksana penjualan. Pada umumnya daerah pemasaran yang luas dapat dibagi menurut dasar-dasar tertentu yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Dasar yang umum digunakan dalam membagi daerah pemasaran adalah letak geografis dan pembagian atas dasar kota tujuan. 3. Diskriminasi harga Dalam penentuan harga jual produk, ada perusahaan yang menerapkan harga penjualan yang sama untuk seluruh daerah pemasaran yang ada, tapi ada pula perusahaan yang menerapkan kebijakan diskriminasi harga, harus menentukan harga yang jelas untuk masing-masing daerah, sehingga pelaksanaannya dapat diawasi dan diketahui dengan mudah. 4. Potongan Harga Pembeli yang membeli dalam jumlah tertentu atau membayar dalam jangka waktu tertentu akan mendapatkan potongan harga. Untuk memudahkan pengawasan penjualan, maka dalam anggaran yang disusun seharusnya disebutkan seberapa banyak potongan yang diberikan oleh perusahaan, sehubungan pembelian dengan persyaratan-persyaratan khusus. 5. Rincian penjualan bulanan Pada umumnya anggaran penjualan disusun untuk satu periode, biasanya satu tahun dan dilengkapi dengan rincian penjualan. Beberapa perusahaan yang mendasarkan penyusunan anggaran penjualan dari distributor, agen dan pengecer, biasanya menyusun perencanaan produk dahulu kemudian dijadikan perencanaan tahunan dengan menjumlahkan seluruh penjualan bulanan yang ada.
21
Tujuan penyusunan anggaran penjualan adalah untuk merencanakan setepat mungkin tingkat penjualan pada periode yang akan datang dengan memperhatikan data yang merupakan pencerminan kejadian yang dialami perusahaan di masa lalu, khususnya di bidang penjualan. Anggaran penjualan akan disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang. Anggaran jangka pendek akan menjadi pedoman pelaksanaan penjualan produk perusahaan yang akan digunakan oleh perusahaan. Anggaran penjualan jangka pendek perlu disusun secara terinci, sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang beraneka ragam dan anggaran penjualan jangka pendek tersebut dapat dilaksanakan oleh manajemen perusahaan, sehingga terhindar dari kesulitan. Anggaran penjualan jangka panjang adalah anggaran yang disusun secara garis besar yaitu dengan memperlihatkan gambaran penjualan jangka panjang dalam perusahaan. Penjualan merupakan aktivitas yang penting dalam suatu perusahaan karena dari penjualan diharapkan dapat mencari laba yang maksimal dan terus menerus. Aktivitas penjualan pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi 2, yaitu : 1. Order Getting (kegiatan mendapatkan order) 2. Order Filling (kegiatan menyelesaikan order) meliputi : a. Kegiatan mengambil barang dari perusahaan. b. Kegiatan menyerahkan barang ke konsumen. c. Kegiatan mengumpulkan sejumlah uang dari konsumen. Pada kebanyakan perusahaan, permasalahan yang paling berat dihadapi adalah masalah penjualan produk perusahaan, baik berupa barang atau jasa, di mana dalam perusahaan produk ini memerlukan perhatian yang khusus, sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena atas dasar anggaran penjualan ini seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan tersebut akan disusun perencanannya.
22
2.3.2. Dasar Penyusunan Anggaran Penjualan Dasar utama penyusunan anggaran penjualan adalah hasil ramalan penjualan yang telah dilaksanakan dengan menggunakan model yang sesuai dengan keadaan perusahaan. Dalam menetapkan jumlah penjualan yang akan dianggarkan pada periode yang akan datang harus mempertimbangkan secara bersama-sama antara kemampuan finansial, kemampuan teknis, dan kemampuan ekonomis. Kemampuan finansial, yaitu kemampuan perusahaan, khususnya dalam pendayagunaan dana untuk mendukung target penjualan
sesuai dengan hasil
ramalan penjualan yang ada. Apabila perusahaan tersebut berusaha untuk mencapai target penjualan sesuai dengan target penjualan yang ada, maka dapat menimbulkan kekhawatiran dalam modal kerja yang justru dapat mengancam likuiditas perusahaan serta gangguan pelaksanaan produksi perusahaan tersebut. Kemampuan teknis, yaitu kemampuan perusahaan dilihat dari aspek teknis yang disebut sebagai kapasitas yang tersedia. Dari hasil ramalan penjualan produk perusahaan tersebut perlu diperhatikan apakah kapasitas yang terpadang dalam perusahaan dapat mendukung target perusahaan. Jika tidak, tentunya harus membatasi diri dengan kapasitas tersedia, kecuali dapat diupayakan dengan cara lain, misalnya perluasan perusahaan. Kemampuan ekonomis maksudnya dengan adanya target penjualan, perusahaan masih bergerak dalam skala ekonomis. Manajemen dapat menentukan beberapa kebijakan khusus atas hasil ramalan penjualan yang telah disusun selain mempertimbangkan kemampuan perusahaan tersebut. Atas dasar ini, maka perencanaan penjualan yang ditetapkan tersebut mungkin mempunyai sedikit perbedaan dengan ramalan penjualan produk perusahaan yang telah disusun. Anggaran penjualan dapat ditetapkan berdasarkan : 1. Sales Forecasting Yaitu ramalan volume penjualan yang dapat dicapai pada periode yang akan datang.
23
2. Market Strategy Yaitu penentuan anggaran penjualan dengan memperhatikan kebijakan harga, promosi, dan indikator lainnya. Selain penggunaan sales forecasting dan market strategy dapat pula digunakan metode statistik, analisis tren dan korelasi, serta pengalaman dan pendapat para eksekutif.
2.3.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Anggaran penjualan merupakan dasar dilakukannya aktivitas-aktivitas yang lain dan pada umumnya anggaran penjualan disusun paling dahulu dari anggaran-anggaran lainnya. Tingkat penjualan suatu perusahaan sangat tergantung pada kekuatan faktor-faktor di luar kendali perusahaan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan anggaran penjualan meliputi : 1. Faktor Intern, yaitu data, informasi, dan pengalaman yang terdapat di perusahaan sendiri, berupa : a. Pejualan tahun lalu b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebagainya. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. d. Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan f. Fasilitas yang dimiliki perusahaan Faktor intern ini termasuk faktor yang controllable, di mana perusahaan masih memiliki kemampuan untuk mengendalikannya. 2. Faktor Ekstern, yaitu data, informasi yang ada di luar perusahaan berupa : a. Persaingan b. Tingkat pertumbuhan penduduk c. Tingkat pendidikan masyarakat d. Agama, adat istiadat masyarakat
24
e. Kebijakan dan peraturan pemerintah f. Keadaan perekonomian nasional atau internasional, kemajuan teknologi. Faktor ekstern disebut uncontrollable karena perusahaan tidak dapat mengendalikannya.
2.3.4. Mekanisme Penyusunan Anggaran Penjualan Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun anggaran penjualan meliputi : 1. Penentuan dasar-dasar anggaran a. Penentuan variabel relevan yang dipengaruhi penjualan b. Penentuan strategi pemasaran yang dipakai c. Penentuan jumlah tujuan umum dan khusus yang diinginkan 2. Penyusunan rencana penjualan a. Analisis ekonomi, dengan mengadakan proyeksi terhadap aspek-aspek makro seperti moneter, kependudukan, kebijakan-kebijakan pemerintah di bidang ekonomi dan teknologi. b. Melakukan
analisis
industri,
yang
dilakukan
untuk
mengetahui
kemampuan masyarakat menyerap produk sejenis yang dihasilkan oleh industri. c. Melakukan analisis prestasi penjualan yang lalu, yang dilakukan untuk mengetahui posisi perusahaan pada masa lalu. d. Melakukan analisis prestasi penjualan
yang akan datang,
yang
dilaksanakan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam mencapai target penjualan di masa depan, dengan memperhatikan faktor-faktor produksi seperti bahan baku, tenaga kerja, kapasitas produksi dan keadaan permodalan. e. Menyusun ramalan penjualan yang dilakukan secara kuantitatif yaitu dengan menggunakan metode statistik juga dapat dilakukan dengan cara kualitatif yaitu dengan menggunakan pendapat. f. Menentukan jumlah penjualan yang dianggarkan g. Menghitung laba-rugi yang akan diperoleh.
25
h. Mengkomunikasikan rencana penjualan yang telah disetujui oleh pihak yang berkepentingan.
2.4. Efektivitas Penjualan 2.4.1. Pengertian Efektivitas Efektivitas menurut Arens dan Loebbecke (2002; 789) adalah sebagai berikut : “Efficiensy refers to the resources used to achieve objectives, where as effectiveness refers to the accomplishment of objectives”. Menurut Hans Kartikahadi yang dikutip oleh Sukrisno Agoes (2000; 680) yang dimaksud efektivitas adalah : “Efektivitas adalah produk akhir suatu kegiatan operasi lebih mencapai tujuannya baik ditinjau dari segi kualitas kerja, kualitas hasil kerja maupun batas waktu yag ditargetkan“. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi, suatu perusahaan dapat dikatakan telah beroperasi secara efektif apabila dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.4.2. Efektivitas Penjualan Pada dasarnya setiap perusahaan tidak terlepas dari aktivitas penjualan, baik barang maupun jasa. Dalam usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, setiap perusahaan akan berusaha memperoleh pendapatan yang optimal. Sumber perolehan pendapatan adalah penjualan barang atau jasa. Kotler (2001; 416) menjelaskan pengertian penjualan sebagai berikut : “A bussiness transaction involving the delivery of a commodity an item of merchandise or property a right, or service, in exchange for (the receipt of) cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of these items.” Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa, penjualan adalah pengalihan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak
26
pembeli yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik atas penyerahan tersebut. Yang dimaksud dengan penjualan di sini adalah penjualan barang atau jasa yang merupakan objek utama dari operasi perusahaan dan berlangsung secara rutin, sedangkan penjualan yang tidak rutin dan hanya sekali, seperti penjualan aktiva tetap tidak termasuk dalam pengertian ini. Efektivitas penjualan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan cara meningkatkan kualitas atau volume penjualan dengan melihat kemampuan perusahaan dalam menyalurkan barang-barang, menetapkan kebijakan-kebijakan, dan membuat strategi penjualan untuk memenangkan persaingan. Salah satu cara untuk mencapai efektivitas, dengan melakukan kegiatan berbagai pemasaran seperti penilaian kebutuhan, riset pemasaran, pengembangan produk, penetapan produk, penetapan harga dan lain-lain. Jika pemasaran berhasil mengidentifikasi kebutuhan konsumen, mengembangkan produk yang tepat, menetapkan harga yang wajar dan mempromosikan secara efektif, maka akan meningkatkan penjualan. Menurut Basu dan Irawan (2003:404) tujuan penjualan adalah sebagai berikut: “1. Target penjualan 2. Mencapai volume penjualan tertentu 3. Waktu dan kualitas 4. Efisiensi biaya penjualan”. Dalam melaksanaan aktivitas penjualan, senantiasa menghadapi berbagai masalah yang bermacam-macam dan rumit. Apabila penjualan itu merupakan suatu bidang yang dinamis disertai dengan serangkaian kondisi yang berubahubah, sehingga tidak jarang menimbulkan berbagai problema yang bermacammacam. Untuk mengatasi berbagai problema tersebut, maka diperlukan sekali adanya pengelolaan penjualan. Dalam hal ini pengelolaan penjualan adalah suatu proses yang meliputi serangkaian tindakan yang terpadu untuk mencapai sasaran penjualan keseluruhan, melalui penggunan berbagai sumber daya organisasi.
27
Oleh karena itu pengelolaan penjualan harus senantiasa dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan pola kebijakasanaan dan strategi yang telah dirumuskan sebelumnya, sehingga tujuan penjualan keseluruhan dapat tercapai. Sedangkan yang merupakan tindakan utama dari serangkaian tindakan yang terpadu dalam pengelolaan tersebut adalah perencanaan dan pengendalian yang menyeluruh, sedangkan komponen jumlah penjualan maupun jumlah biaya yang terkait dengan semua aktivitas penjualan yang bersangkutan tercakup dalam suatu rencana penjualan yang menyeluruh yaitu suatu anggaran penjualan.
2.5. Peranan Anggaran Penjualan dalam Menunjang Efektivitas Penjualan Masalah penjualan didalam perusahaan bukanlah masalah yang sederhana, karena penjualan merupakan suatu bidang yang dinamis. Masalah umum yang terjadi di dalam penjualan menurut Wilson yang dialihbahasakan oleh Tjin Tjin Fenix Tjendera (2000; 260-262), yaitu produksi, penetapan harga, distribusi, metode penjualan, organisasi dan perencanaan. Masalah penjualan merupakan masalah yang kompleks dan dinamis. Dikatakan dinamis karena situasi dan kondisi yang selalu berubah-ubah, sehingga selalu terdapat masalah baru dan berbeda. Umumnya masalah-masalah ada dalam pengelolaan penjualan, yaitu masalah produk, penetapan harga, distribusi, metode penjualan, organisasi, perencanaan dan pengendalian, di mana setiap perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil tidak dapat menghindarinya. Oleh karena itu diperlukan alat pengendalian penjualan untuk memecahkan masalah pengelolaan penjualan tersebut. Dengan adanya pengendalian penjualan dapat dilakukan analisis dan penelitian terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan, sehingga setiap penyimpangan yang terjadi dapat segera dikoreksi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi, supaya volume penjualan perusahaan dpaat tercapai. Agar pengendalian penjualan dapat berjalan dengan efektif maka, manajemen membutuhkan alat bantu yang disebut anggaran. Bila terjadi penyimpangan atau selisih dari anggaran secara material, maka perlu segera diambil tindakan koreksi atas anggaran tersebut, karena kemungkinan asumsi yang mendasari penyusunan
28
anggaran bisa saja berubah. Selain itu selisih yang terjadi tidak menutup kemungkinan dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan apabila tidak dikoreksi. Agar tujuan anggaran penjualan dalam menunjang efektivitas penjualan dapat tercapai, maka perlu dilakukan perbandingan dan analisis antara anggaran dengan aktualnya. Apabila terdapat penyimpangan yang cukup material (melebihi batas korelasi penyimpangan), perlu segera diambil tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya kerugian yang lebih besar bagi perusahaan. Manfaat dari anggaran penjualan adalah sebagai alat pengendalian pejualan, sehingga jika terdapat selisih antara penjualan yang dianggarkan dengan penjualan sebenarnya dapat segera diketahui oleh manajemen, dan manajemen akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan, serta menganalisisnya, sehingga volume penjualan yang diharapkan dapat tercapai. Anggaran adalah salah satu alat bantu bagi manajemen untuk dapat melaksanakan fungsi pengendalian penjualan, sehingga kegiatan penjualan dapat berjalan lancar serta meminimalkan adanya penyimpangan. Dengan sedikitnya penyimpangan berarti perusahaan dapat mencapai penjualan yang telah ditargetkan sebelumnya. Dengan membandingkan anggaran penjualan dengan aktualnya, maka dapat disimpulkan bahwa anggaran penjualan sebagai alat bantu manajemen dapat menunjang efektivitas penjualan. Bila anggaran penjualan yang telah ditetapkan tercapai dengan realisasi yang efisien, berarti fungsi operasional perusahaan yakni penjualan, telah berjalan dengan baik dan berarti pula bahwa anggaran penjualan berperan dalam menunjang efektivitas penjualan.
