BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Project Manager Seorang project manager atau project manager adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi (Heryanto dan Triwibowo, 2013). Seorang project manager bertindak sebagai agen atau wakil dari pemilik proyek. Fungsi dari manajer adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan sumber daya fisik dan manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek (Duffield dan Trigunarsyah, 1999). Badiru dan Pulat (1995) mengatakan “The role of manager is to use available resources (manpower and tools) to accomplish goals and objectives” yang dapat diartikan bahwa seroang manajer mempunyai tugas untuk menggunakan sumber daya yang ada, baik sumber daya manusia maupun peralatan untuk mencapai tujuan dan sasaran. Menurut Ervianto (2007) project manager dapat didefinisikan sebagai seseorang yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek dimulai dari kegiatan yang paling awal hingga proyek selesai. Project manager bertanggung jawab terhadap organisasi induk, proyeknya sendiri, dan tim yang bekerja dalam
7
proyeknya. Adapun kriteria project manager adalah mampu mengusahakan sumber daya yang memadai, memotivasi sumber daya manusia, membuat keputusan yang tepat untuk melakukan pertukaran (trade off) seperti pertukaran waktu dengan biaya pada saat akselerasi proyek, mempunyai pandangan yang berimbang terhadap timnya, berkomunikasi dengan baik dan mampu melakukan negosiasi. Dari keempat pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa seorang project manager adalah seseorang yang mempunyai tanggung jawab penuh terhadap tercapainya tujuan dan sasaran proyek dengan mempimpin, merencanakan, mengkoordinasi, dan mengendalikan sumber daya yang ada. 1.2 Peranan dan Tanggung Jawab Project Manager Seorang
project
manager
harus
mengetahui
peranan
dan
tanggungjawabnya atas semua kegiatan utama manajemen proyek dan melaksanakan fungsi – fungsi manajerialnya dengan baik untuk menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang karena bidang tugas suatu proyek mempunyai ciri khas tertentu dan memerlukan berbagai disiplin pengetahuan dan keahlian untuk menanganinya dan hal ini hanya dapat dilakukan oleh seorang project manager yang telah memenuhi syarat-syarat kompetensi yang diinginkan. Peranan project manager sangat penting dan mendasar dalam mencapai keberhasilan proyek karena didalam proyek tersebut telah dipertaruhkan misi dan tujuan organisasi serta dana yang cukup besar yang digunakan dalam menyelesaikan proyek tersebut (Syah, 2004).
8
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab seorang project manager (Heryanto dan Triwibowo, 2013), diantaranya adalah : 1. Mendefiniskan dan membatasi proyek dengan benar. Pada tahap awal sebuah proyek, project manager harus berkoordinasi dengan pemilik proyek untuk membuat definisi proyek. Definisi proyek dibuat bersama-sama dan disetujui pemilik proyek. Seorang project
manager
dituntut
untuk
bisa
mendefinisikan
proyek
berdasarkan surat penugasan dan arahan proyek dari pihak manajemen. 2. Mengidentifikasi dan memilih sumber daya proyek (manusia dan material). Untuk mengerjakan suatu proyek diperlukan sumber daya yang baik, artinya adalah sumber daya personil (manusia) dan non-personil (material). Seorang project manager dengan seijin pemilik proyek bisa menentukan sumber daya manusia yang andal, yang memiliki kapasitas untuk pengerjaan proyek dan juga memilih sumber daya material yang baik dan cocok. 3. Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek. Suatu proyek terbagi atas beberapa fase atau tahapan. Awal dan akhir fase sebuah proyek haruslah jelas. Untuk menentukan hal ini diperlukan suatu keputusan yang diambil oleh seorang project manager dan juga harus memimpin tim proyek dalam setiap fase. 4. Mengestimasi dan membuat anggaran proyek.
9
Seorang project manager harus bisa membuat estimasi dan membuat anggaran belanja proyek, agar proyek sesuai dengan tujuan yang diharapkan dan anggaran tidak sampai melebihi dari anggaran yang sudah ditentukan. 5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek. Seorang project manager haruslah peka terhadap lingkungan sekitar. Project manager harus bisa mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko yang muncul pada sebuah proyek, bahkan harus bisa memprediksi risiko-risiko maupun isu-isu yang akan muncul bila sebuah proyek akan dilaksanakan. Dan tentunya harus tahu bagaimana cara memitigasi atau penanggulangannya. 6. Membuat dan mengendalikan perencanaan proyek. Seorang project manager bertanggung jawab sepenuhnya atas pembuatan dan perawatan/pengendalian perencanaan proyek ini agar sesuai dengan tujuan proyek yang dimaksud. 7. Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek. Seorang project manager dituntut untuk bisa mengelola perubahan proyek secara optimal. Artinya project manager harus bisa menentukan skala prioritas perubahan dan mengambil keputusan tentang apa yang harus diubah dan apa saja yang tidak bisa diubah. 8. Meyakinkan bahwa semua penugasan dan penyampaian proyek berada pada jalurnya dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan.
10
Kegagalan proyek salah satunya bisa dimulai dari ketidakjelasan penugasan, melencengnya penyampaian (deliverable) proyek, dan membengkaknya biaya dari anggaran yang telah ditetapkan. Untuk itu sangatlah penting menjaga
jalur proyek dengan benar, dan
pengalokasian dana tidak boleh melebihi anggaran yang telah ditetapkan. 9. Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik. Seorang pemimpin perlu memiliki kemampuan untuk mendesakkan gagasan dan mempengaruhi pihak diluar perusahaan lewat penggunaan politik organisasi. Kebijakan proyek yang diambil oleh manajemen tidak dapat dipisahkan dari politik organisasi/perusahaan tersebut. Hal ini penting karena berkaitan dengan keinginan manajemen maupun stakeholder, agar tujuan proyek tidak meleset dari keinginan manajemen perusahaan maupun stakeholder. 10. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait. Project manager harus selalu berkoordinasi dengan dokumentator proyek agar pengelolaan berkas proyek dan dokumentasi terkait menjadi jelas dan sesuai dengan apa yang diharapkan. 11. Mengkomunikasikan dan memelihara kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan. Tugas seorang project manager yang tidak kalah pentingnya adalah mengkomunikasikan kemajuan proyek dan juga memelihara kemajuan
11
proyek melalui rapat dan pelaporan. Kemajuan proyek ini dilaporakan dalam bentuk laporan tertulis maupun dalam bentuk formal atau rapat. Job Description seorang project manager menurut PT. Pembangunan Perumahan, Tbk (2003) adalah sebagai berikut : 1. Penanggung jawab tercapainya tujuan proyek (Quality, Cost, Delivery, dan Safety). 2. Pengelola dan bertanggung jawab seluruh sumber daya sehingga efektif dan efisien guna tercapainya sasaran/tujuan di unitnya. 3. Penanggung jawab terlaksananya Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2000, OHSAS 1801:1999 dan Sistem Manajemen Lingkungan 14001:2004. Menurut Trihendradi (2007) Di dalam sebuah proyek, project manager bertanggung jawab atas terlaksananya suatu proyek. Mereka bukanlah orang yang memiliki otoritas tertinggi dalam suatu proyek. Otoritas tertinggi dipegang oleh para manajer senior atau champion. Champion merupakan sponsor proyek atau pemilik proyek. Tanggung jawab utama sebagai project manager yang paling pokok ada tiga hal, antara lain adalah sebagai berikut : 1.
Merencanakan atau menjadwalkan proyek
2.
Mengelola sumber daya.
3.
Mengkomunikasikan proyek. Dalam
mengelola
sebuah
proyek,
project
manager
harus
memperhatikan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek menyatakan rentang
12
waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui dalam sebuah proyek. Siklus hidup proyek minimal memiliki empat tahap yang harus dilalui, yaitu :
Tahap Inisiasi
Tahap Perencanaan
Tahap Pengontrolan Pelaksanaan
Pengontrolan
Tahap Penutupan
Bagan 2.1 Tahapan Siklus Proyek Sumber : Trihendradi, 2007.
Pada tahap iniasi bertujuan untuk proses identifikasi terhadap segala hal yang harus dilakukan, serta memahami lingkup proyek. Pada tahap ini, seorang project manager akan dipilih dan diberi wewenang untuk membentuk tim yang akan menjalankan proyek. Pada tahap perencanaan proyek merupakan proses pengembangan detail atas perencanaan sutu proyek, yang meliputi daftar semua tugas, pengalokasian sumber daya, penjadwalan, perencanaan anggaran/budget, manajemen resiko, dan lain-lain. Proses perincian ini sangat bermanfaat agar dapat memahami rangkaian tugas yang akan dilakukan, yang meliputi pihak-pihak yang bertanggung jawab, batasan waktu tugas, dan lain-lain. Perencanaan proyek yang telah disetujui
13
sponsor disebut project baseline. Project baseline tersebut digunakan sebagai kerangka acuan pengendalian proyek. Pada tahap pengontrolan tugas-tugas mulai dilaksanakan. Secara teknis, project baseline dijadikan sebagai pedoman/acuan tugas yang dilaksanakan. Seorang project manager harus memantau tugas agar proyek dapat berjalan tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan berada pada budget yang telah ditetapkan. Pada tahap penutupan proyek, project manager menyerahkan hasil proyek kepada sponsor (pemilik proyek) dan recipient (pihak yang akan menggunakan/menerima hasil proyek) dan mempertanggungjawabkannya. Pada umumnya, pihak sponsorlah yang akan memberikan pernyataan resmi mengenai selesainya proyek tersebut. Menurut Syah (2004) ada tiga poin penting mengenai peranan project manager dalam pengelolaan proyek: 1. Manajemen proyek tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang karena project
manager,
dalam
menjalankan
fungsi
manajerialnya,
memerlukan keahlian dan karakteristik tambahan seperti apa yang biasa disyaratkan bagi manajer atau perusahaan lainnya. Demi keberhasilan proyek, peranan project manager sangat penting dan mendasar. Hal ini terkait dengan misi besar yang dipertaruhkan dan danayang harus dikelola dalam menyelesaikan sebuah proyek. 2. Project manager yang handal tidak dilahirkan, tetapi dibentuk dan dibuat. Project manager menjadi handal karena terlatih oleh
14
pengalaman dalam menghadapi dan kesulitan yang timbul di tempat kerja. Project manager berkembang bukan hanya karena mempelajari catatan dan teori dari buku-buku, tetapi juga hubungan kerja (relationship/team/coordination) seperti dengan mitra kerja atau mitra bisnis dan kemampuan dalam memecahkan berbagai macam persoalan yang ada. Meskipun demikian, mempelajari atau mendapatkan informasi dan keterampilan dari buku-buku yang mengupas/membahas manajemen proyek juga sangat bermanfaat sebagai persiapan menuju dunia kerja. 3. Mengingat peran penting seorang project manager dan perlunya persyaratan
berupa
organisasi/institusi
kemampuan
melihat
hal
itu
khusus,
maka
sebagai
peluang
banyak untuk
melaksanakan program pelatihan manajemen bagi project manager. 1.3 Kompetensi Seorang Project Manager McClelland
(1992)
mengidentifikasi
kompetensi
dasar
untuk
keberhasilan kinerja kerja manajerial yaitu kematangan pengetahuan dan intelektual, kematangan berbisnis dan kematangan profesional sebagai sebuah skill dan kematangan interpersonal sebagai sebuah sikap/attitude. Seorang project manager yang berkompeten, yaitu yang memenuhi tugasnya dengan kondisi memiliki kualitas, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman, serta memiliki motivasi dan perilaku yang digunakan dalam lingkungan hidup. Kompetensi menjelaskan kombinasi spesifik pengetahuan, kemampuan, sikap dan karakteristik pribadi lainnya yang diperlukan untuk pemenuhan efektif tugas dalam suatu
15
organisasi. Demi
transparansi
dan pengukuran sederhana,
pengetahuan,
kemampuan, sikap dan karakteristik yang dibagi ke dalam beberapa kelompok homogen yang disebut kompetensi. Salah satu faktor penentu sukses yang penting bagi proyek dan juga yang menyebabkan kegagalan proyek adalah kompetensi project manager. Untuk itu project manager harus mempunyai persyaratan kompetensi yang dibutuhkan. Menurut Yulianto (2005) untuk menghasilkan kinerja yang baik proyek harus dikelola dengan baik oleh manajer yang berkualitas baik, yang memiliki kompetensi yang dipersyaratkan meliputi pengetahuan, skill, serta unsur sikap dan perilaku. Kompetensi project manager merupakan salah satu faktor penting untuk mencapai keberhasilan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Project manager merupakan individu yang paling menentukan keberhasilan atau kegagalan
suatu
proyek
konstruksi,
karena
manajer
berperan
dalam
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua sumber dan kegiatan dalam proyek, dan bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan penyelesaian proyek. Hal ini juga dikemukakan oleh Prianto (2012) bahwa pimpinan proyek memiliki peran penting dalam kesuksesaan proyek, manajer yang memiliki latar belakang pendidikan formal yang cukup baik, minimal sarjana diharapkan memiliki kemampuan teoritis terkait pelaksanaan proyek yang nantinya mampu mengaplikasikan ilmu yang didapatkan secara nyata di lapangan. Pendidikan berpengaruh terhadap kompetensi khusus, dimana seseorang meguasai bidang keahlian yang dipelajari secara mendalam. Seorang project manager harus
16
memiliki pengalaman kerja. Pengalaman kerja menjadi suatu nilai lebih seorang manajer. Seorang project manager juga harus mampu mengestimasi biaya pelaksanaan proyek, karena estimasi biaya berperan penting terhadap keberhasilan proyek. Menurut Spencer dan Spencer (1993) seorang project manager harus mempunyai kompetensi manajemen proyek yaitu meliputi pengontrolan sumber daya dan waktu pelaksanaan, manajemen sumber daya manusia dan manajemen strategik. Project manager harus terus mengetahui informasi dalam pelaksanaan pekerjaan dan mempunyai inisiatif untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Project manager harus dapat belajar dari pengalaman yang sudah didapatnya dalam pelaksanaan proyek sebelumnya untuk dapat diterapkan dalam metode kerja proyek selanjutnya atau yang sedang dipimpinnya. Menurut Whitten (2004), kompetensi seorang project manager dikelompokkan atas : 1. Kompetensi Pencapaian Bisnis - Kesadaran bisnis : mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi dan tujuan organisasi. - Orientasi Rekan bisnis : menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek. - Komitmen pada kualitas : memastikan setiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan. 2. Kompetensi Pemecahan Masalah
17
- Inisiatif : mendemontrasikan kreatifitas, resiko diperhitungkan untuk
dianalisis,
disain
dan
mengimplementasikan
sistem
informasi. - Pengumpulan informasi : dengan terampil memperoleh informasi faktual
yang
diperlukan
untuk
menganalisis,
disain,
dan
mengimplementasikan sistem informasi. - Pemikiran
analitis
:
dapat
menilai
dan
memilih
proses
pengembangan sistem yang sesuai serta menggunakan perangkat manajemen
untuk
merencanakan,
menjadwalkan
dan
menganggarkan pengembangan sistem. Juga dapat memecahkan masalah melalui pendekatan analitis penguraian sistem menjadi bagian-bagian serta merakit kembali bagian-bagian tersebut menjadi sistem yang diperbaiki. - Pemikiran konseptual : memahami teori sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem dari sistem informasi. 3. Kompetensi Pengaruh - Kesadaran antar personal : memahami, mengenal, bereaksi pada motivasi dan tingkah laku antar personal. - Kesadaran
organisasi
: memahami politik organisasi
dan
bagaimana menggunakannya dalam proyek. - Antisipasi impak : memahami implikasi keputusan-keputusan proyek dan mengelola harapan-harapan dan resiko.
18
- Banyak menggunakan pengaruh : dengan terampil memperoleh kerja sama dan konsensus para manajer, pengguna dan ahli teknologi. 4. Kompetensi Manajemen Manusia - Memotivasi Orang Lain : memimpin dan mengarahkan orangorang untuk mengatasi perbedaan-perbedaan dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim. - Ketrampilan komunikasi : berkomunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan, presentasi, memo dan laporan. - Mengembangkan orang lain : memastikan para anggota tim proyek menerima pelatihan, tugas, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek. - Memonitor dan mengontrol : mengembangkan rencana, jadwal dan anggaran proyek dan secara berkesinambungan memonitor perkembangan serta membuat penyesuaian jika diperlukan. 5. Kompetensi Self Management - Kepercayaan diri : secara konsisten membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri kuat dalam proses dan atau fakta. - Manajemen stress : bekerja efektif di bawah tekanan. - Kepedulian pada kredibilitas : secara konsisten dan jujur menyampaikan janji-janji dan solusi. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika diperlukan.
19
- Fleksibelitas : mampu menyelesaikan proses, gaya manajemen, atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalahmasalah yang tidak terantisipasi.
Dari uraian mengenai kompetensi seorang project manager diatas, dapat disimpulkan bahwa : faktor penentu sukses atau kegagalan proyek adalah kompetensi project manager. Untuk itu project manager harus mempunyai persyaratan kompetensi yang dibutuhkan. Kompetensi menjelaskan kombinasi spesifik pengetahuan, kemampuan, sikap dan karakteristik pribadi lainnya yang diperlukan untuk pemenuhan efektif tugas dalam suatu organisasi. Kompetensi project manager dapat diukur dalam tiga hal yaitu knowledge, skill dan dari attitude yang dimiliki. 1.3.1
Knowledge Project Manager Dalam Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) The Fifth
Edition (2013) mengatakan seorang project manager akan mengelola proyek dengan meliputi sepuluh knowledge area yaitu : 1. Scope Management : mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan,
dan
hanya
pekerjaan
yang
diperlukan,
untuk
menyelesaikan proyek dengan sukses. 2. Time Management : mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk mengelola penyelesaian tepat waktu dari proyek. 3. Cost Management : mencakup proses-proses yang terlibat dalam perencanaan, memperkirakan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan,
20
mengelola, dan mengendalikan biaya
sehingga
proyek dapat
diselesaikan dalam anggaran yang disetujui. 4. Quality Management : mencakup proses-proses dan kegiatan organisasi melakukan yang menentukan kebijakan mutu, sasaran, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. 5. Human Resource Management : mencakup proses-proses yang mengatur, mengelola, dan memimpin tim proyek. 6. Communication
Management
:
mencakup
proses-proses
yang
diperlukan untuk memastikan perencanaan yang tepat waktu, dan tepat pengumpulan,
pembuatan,
distribusi,
penyimpanan,
pencarian,
manajemen, pengawasan, pemantauan, dan disposisi akhir dari informasi proyek. 7. Risk Management : mencakup proses-proses melakukan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respon, dan mengendalikan risiko pada sebuah proyek. 8. Procurement Management : mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. 9. Integration Management : mencakup proses-proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek.
21
10. Stakeholder Management : mencakup proses-proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang terkena dampak proyek, menganalisis harapan pemangku kepentingan dan dampaknya pada proyek, dan mengembangkan strategi pengelolaan yang tepat untuk secara efektif melibatkan para pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek.
Prianto (2012) menyebutkan bahwa indikator kinerja manajer yang dinilai dari pengetahuan/knowledge dapat dilihat sebagai berikut : 1. Latar belakang pendidikan seorang project manager 2. Pengalaman kerja di dalam bidang konstruksi 3. Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan sumber-sumber biaya,
menaksirkan
biaya,
membuat
anggaran
biaya
dan
mengendalikan biaya 4. Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan kualitas, menjamin pencapaian kualitas serta pengendalian kualitas 5. Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan organisasi proyek, mengadakan tenaga kerja, dan pengembangan tim proyek 6. Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan komunikasi, mendistribusikan informasi, mengadakan pertemuan-pertemuan dalam proyek, membuat laporan progres proyek dan membuat administrasi proyek
22
7. Pemahaman dan penguasaan dalam mengidentifikasi resiko-resiko yang mungkin terjadi dan cara penanganan/pengendalian risiko tersebut 8. Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan pengadaan barang dan jasa, merencanakan dan melakukan permintaan, menyeleksi sumber-sumber, membuat dan menutup kontrak.
1.3.2
Skill Project Manager Tidak hanya tingkat pengetahuan/knowledge yang tinggi dari seorang
project manager diperlukan untuk mencapai keberhasilan suatu proyek. Seorang project manager dituntut untuk mampu mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang dimilikinya dalam dunia nyata. Dalam hal ini adalah keahlian/skill seorang project manager dalam mempraktekkan pengetahuannya. Skill yang dimiliki seorang project manager diantaranya (Heryanto dan Triwibowo, 2013) : 1. Leadership atau Kepemimpinan. Seorang project manager harus bisa mengarahkan tim secara keseluruhan agar proyek bisa mencapai dan sesuai dengan tujuan. 2. Problem Solving atau Mampu Memecahkan Masalah. Seorang project
manager
harus mampu memecahkan semua
permasalahan yang terjadi selama proyek berlangsung. Permasalahan baik secara teknis maupun non-teknis. 3. Written Skills atau Keahlian Menulis Project manager harus mampu menulis dengan jelas, singkat dan padat, serta mengenai sasaran dalam menginterpretasi pelaksanaan
23
proyek. Penulisan yang dimaksud adalah project definition, project management plan, project monitoring and controlling. 4. Presentation Skills atau Kemampuan untuk Presentasi Seorang project manager harus bisa menuangkan ide-idenya dalam suatu bentuk orasi atau presentasi. Mampu mempresentasikan suatu topik atau tema tertentu dalam proyek. Menjelaskan dengan lugas dan mudah dimengerti. 5. Communication Skills atau Kemampuan Berkomunikasi Kemampuan untuk berkomunikasi yang baik dalam sebuah tim, kemampuan komunikasi project manager yang bisa menghubungkan semua anggota tim agar dapat berkoordinasi dengan baik. 6. Team Player Skills atau Kemampuan Menjalankan Tim Untuk menjalankan tim, seorang project manager harus memiliki karisma yang tinggi, dan berwibawa. Memiliki kemampuan untuk memotivasi orang lain. 7. Profesionalism atau Profesionalisme Seorang project manager harus bisa bersikap profesional dimana bisa memilih antara urusan kantor dengan urusan pribadi. Seorang project manager yang baik harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai pimpinan proyek dan kapan berlaku sebagai teman. 8. Strong Admin Skills atau Kemampuan Handal Mengatur Kemampuan untuk mengatur ini sangat diperlukan, karena dalam sebuah proyek terkadang tidak sedikit anggota tim yang mau jalan
24
sendiri. Untuk itu diperlukan seorang project manager yang bisa mengatur timnya dengan baik. 9. Menguasai Manajemen Proyek. Hal yang paling mendasar yang harus dimiliki seorang project manager adalah pengetahuan tentang manajemen proyek. Project manager harus menguasai manajemen proyek karena menyangkut keseluruhan dari proses-proses pelaksanaan proyek. Menurut Weaver (2013) skill yang harus dimiliki seorang project manager adalah sebagai berikut : 1. Penjadwalan Project manager harus mampu mengatur tugas-tugas dalam urutan yang benar untuk mencapai hasil yang tepat pada waktu, dan memastikan proyek berjalan pada treknya. 2. Alokasi Sumber Daya Alokasi sumber daya terkait erat dengan penjadwalan. Project manager harus mampu menemukan orang yang tepat untuk memastikan bahwa mereka tersedia pada saat yang tepat untuk mengerjakan tugas-tugas proyek. 3. Menghadapi Risiko Risiko yang mungkin terjadi selama proyek harus diketahui terlebih dahulu oleh project manager. Setelah identifikasi risiko, project manager juga harus merencanakan bagaimana tindakan penanganan terhadap risiko tersebut.
25
4. Penganggaran Project manager harus bisa melacak pengeluaran dan anggaran proyek sendiri. Project manager harus mengetahui bagaimana untuk menghabiskan apa yang telah dialokasikan dan apakah itu sudah cukup untuk memberikan apa yang diharapkan oleh sponsor proyek. 5. Menjalankan Tim Keterampilan manajemen tim mencakup motivasi, kepemimpinan, pembinaan, dan menginspirasi orang lain. Project manager mampu memastikan bahwa tim memiliki apa yang mereka butuhkan. 6. Manajemen Perubahan Sebagai project manager harus mampu menangani perubahan. Ini tentang menilai setiap permintaan perubahan, dan memastikan bahwa itu disetujui atau ditolak oleh sponsor proyek. Project manager mampu menganalisis dampak dari perubahan pada proyek dan memutuskan untuk menyetujui/menolak secara langsung. Project manager dapat melihat apakah perubahan akan dikenakan biaya uang atau waktu. 7. Manajemen Isu. Seorang project manager yang sukses tahu bagaimana menangani masalah
dengan
cara
yang
meminimalkan
gangguan
dan
memungkinkan rencana aksi untuk dilakukan. Dapat menangani masalah dengan cepat dan dengan proses yang diakui.
26
1.3.3
Attitude Project Manager Selain pengetahuan/knowledge dan keahlian/skill, seorang project
manager harus memiliki sikap/attitude sehingga mampu menghasilkan suatu proyek konstruksi. Menurut Prianto (2012) attitude yangharus dimiliki seorang project manager adalah : 1. Mempunyai komitmen untuk bekerja keras dalam proyek. 2. Mempunyai upaya/inisiatif untuk menyelesaikan semua kegiatan dan ketika menghadapi masalah. 3. Mempunyai
kepercayaan atas kemampuan diri
sendiri
untuk
menyelesaikan tugas dengan baik. 4. Mempunyai motivasi diri yang besar untuk tercapainya keberhasilan proyek. 5. Memiliki semangat kerja yang tinggi demi tercapainya keberhasilan proyek. 6. Mempunyai rasa tanggung jawab yang penuh. 7. Memahami tujuan proyek dan mampu memotivasi tim proyek untuk bersama-sama mencapai tujuan dan sasaran proyek. Menurut Shaw (2011) untuk seorang project manager, sikap adalah segalanya agar dapat melaksanakan dan menyelesaikan
proyek, selain
pengetahuan dan keahlian manajemen proyek master, project manager harus juga memiliki sikap yaitu :
27
1.
Memiliki impian dan berpikir luas. Percaya akan mimpi dan memiliki ambisi yang kuat.
2.
Tidak pernah meremehkan pekerjaan-pekerjaan kecil
3.
Mau melakukan hal-hal kecil dan sepele. Melakukan hal-hal yang orang umum tidak mau lakukan.
4.
Tahu cara memprioritaskan sesuatu. Mengetahui dan melakukan apa yang penting.
5.
Optimis bahwa mampu memecahkan semua masalah yang terjadi.
6.
Mau terus belajar hal-hal baru untuk menambah pengetahuan.
7.
Tidak pernah menghindar dari tanggung jawab sebagai seorang manajer, selalu mencoba yang terbaik dalam menemukan metode yang sukses untuk memecahkan suatu masalah.
8.
Tidak pernah menyerah, selalu bekerja keras.
1.4 Keberhasilan Proyek Keberhasilan proyek konstruksi adalah sasaran utama yang ingin dicapai dengan hasil akhir yang diharapkan selama proses pelaksanaan proyek yang pada dasarnya terdiri dari tiga sasaran yaitu tepat waktu, biaya, dan kualitas. Menurut Soeharto (1995) tujuan utama proyek adalah tercapainya target waktu yang ditetapkan sebelumnya dalam dokumen kontrak (on schedule) atau dengan kata lain proyek tidak terlambat sehingga proyek dapat digunakan pada waktu yang telah ditetapkan dalam rencana. Tercapainya target biaya yang ditetapkan sebelumnya dalam dokumen kontrak atau dengan kata lain proyek tidak mengalami pembengkakkan biaya yang relatif besar adalah hal yang
28
diinginkan oleh pemilik proyek. Target biaya proyek dari segi kontraktor berarti menjamin tercapainya keuntungan yang diprediksikan pada saat tender, bagi perencana adalah design fee, sedangkan bagi pemilik hal ini menjamin kelangsungan jalannya proyek dengan adanya pengeluaran yang sudah dianggarkan dalam anggaran pemilik proyek. Menurut Wikantari (2003) memenuhi standar kualitas minimum yang disyaratkan adalah salah satu syarat dari sukses proyek konstruksi. Kualitas dalam proyek konstruksi pada prinsipnya adalah sebuah produk jasa yang dapat memberi kepuasan terhadap pemilik proyek dan hasil kerja sesuai dengan persyaratan spesifikasi sebagaimana dalam dokumen kontrak. Menurut Ward et al. (1991) dan Kagioglouet al. (2001) pendekatan tradisional untuk mengevaluasi kinerja proyek diukur dari tiga indikator, yaitu biaya, waktu dan kualitas. Toor dan Ogunlana (2010) berpendapat ketiga indikator tersebut yang merupakan basis kriteria untuk keberhasilan proyek dan merupakan segitiga besi. Kumaraswamy dan Thorpe (1996) menambahkan indikator keberhasilan sebuah proyek adalah kepuasan konsumen, kepuasan tim proyek, alih teknologi, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja. Shenhar et al. (1997) menentukan empat dimensi pengukuran keberhasilan proyek, yaitu : 1. Efisiensi proyek yang terdiri dari mengukur kinerja jangka pendek, menyelesaikan proyek tepat waktu dan berada dalam anggaran yang spesifik.
29
2. Dampak pada konsumen yang terdiri dari hasil yang berkaitan dengan konsumen atau pengguna akhir, kinerja pertemuan yang dilaksanakan, persyaratan fungsional, dan spesifikasi teknik. 3. Keberhasilan bisnis yang mengukur kinerja waktu, siklus waktu, hasil dan kualitas perbaikan total dari kinerja organisasi. 4. Persiapan kedepan yang terdiri dari dimensi jangka panjang, persiapan organisasi dan peruntukan teknologi infrastruktur. Di sisi lain menurut Ling et al. (2009) keberhasilan proyek diukur berdasarkan kinerja waktu, kinerja biaya, kualitas, laba, kepuasan konsumen, dan kepuasan publik dan tanggap terhadap perubahan. Atkinson (1999) memberikan model pengukuran keberhasilan proyek yang terdiri dari tahapan penyerahan proyek dan tahapan pasca penyerahan proyek. Tahapan penyerahan proyek terdiri dari proses mengerjakan dengan benar yang diukur dengan biaya, waktu, kualitas dan efisiensi. Menurut Chan (2002), keberhasilan suatu proyek bergantung pada kinerja tim proyek. Kinerja tim proyek bergantung pada keahlian tim proyek, klien, pimpinan tim desain, dan pimpinan tim konstruksi. Nurick et al. (1999) juga menyebutkan bahwa tim sangat penting terutama dalam sebuah proyek yang diorientasikan pada lingkungan kerjanya dimana terdiri dari kegiatan antar multidisiplin yang sangat komplek dan membutuhkan beberapa spesialis juga pendukung dari beberapa kelompok. Menurut Kerzner (1999) menerangkan kriteria keberhasilan proyek adalah sesuai dengan waktu, biaya, dan kinerja. Gagasan ini juga dikemukakan
30
oleh Nurick et al. (1999) bahwa variabel yang berhubungan dengan tugas adalah sesuatu yang dapat mempengaruhi hasil tugasnya seperti kemauan untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugasnya selesai tepat waktu dan tepat biaya (on budget). Menurut Syah (2004) mengukur keberhasilan proyek ditinjau dari aspek sebagai berikut : 1. Segi Biaya : - Sesuai dengan dokumen kontrak dan kesepakatan. - Pemilik proyek setuju dan melaksanakan pembayaran pekerjaan sampai selesai. - Tidak terjadi progress billing tidak terbayar. - Memperoleh
manfaat
positif
termasuk
keuntungan
bagi
perusahaan. 2. Segi Mutu : - Sesuai
dengan
dokumen
kontrak
spesifikasi
teknis
dan
kesepakatan. - Pemilik proyek setuju dan menerima proyek dengan tanpa komentar/syarat tertentu. - Tidak ada penalty, atau complain atas mutu hasil kerja proyek. - Keselamatan dan kesehatan kerja (K3) dilaksanakan dengan baik, - Semua pihak terkait pelaksanaan merasa puas. - Memperoleh certificate of completion. 3. Segi Waktu :
31
- Proyek diselesaikan tepat waktu, atau sesuai dengan jadwal kerja dokumen kontrak. - Pemilik proyek setuju dan menerima selesainya sebagian atau keseluruhan pekerjaan yang bersangkutan. - Tidak ada complain mengenai progress pelaksanaan terkait penyelesaian pekerjaan. Porter (1994) menyebutkan keberhasilan proyek merupakan salah satu faktor penting yang menunjang pemasaran karena kepuasan pelanggan atas hasil kerja dari kontraktor yang bermutu dan tepat waktu akan mengangkat citra perusahaan dimata para pemilik proyek dan menjadi rekomendasi untuk memilih pelaksana proyek. Keberhasilan proyek dapat berupa : 1. Kemampuan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari waktu yang dijadwalkan. 2. Kemampuan untuk menyelesaikan proyek dengan biaya yang kompetitif dan dapat diterima pemilik proyek. 3. Kemampuan dalam menyelesaikan proyek dengan kualitas dan keselamatan kerja (safety) yang baik. 4. Kemampuan berkomunikasi dengan baik kepada semua pihak (stakeholder) selama masa pelaksanaan proyek yaitu : pemilik proyek (pengguna jasa), konsultan, sub-kontraktor, supplier, dan masyarakat. 5. Kemampuan memberikan pelayanan yang baik setelah proyek diserahkan kepada pemilik ( after sales service ).
32
6. Memiliki produk unggul (spesialis dibidang gedung, spesialis pelabuhan,
dsb)
merupakan
faktor
yang
menentukan
dalam
menetapkan strategi bersaing perusahaan.
Dapat disimpulkan dari uraian mengenai keberhasilan proyek diatas bahwa : pendekatan tradisional untuk mengevaluasi kinerja proyek diukur dari tiga indikator, yaitu biaya, waktu dan kualitas. Ketiga indikator tersebut yang merupakan basis kriteria untuk keberhasilan proyek dan merupakan segitiga besi. Keberhasilan suatu proyek bergantung pada kinerja tim proyek. Kinerja tim proyek bergantung pada keahlian tim proyek, klien, pimpinan tim desain, dan pimpinan tim konstruksi.
1.5 Konseptual Kerangka Berpikir Kompetensi seorang project manager merupakan kombinasi spesifik pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill), sikap dan karakteristik pribadi (attitude) yang diperlukan untuk pemenuhan efektif tugas dalam suatu organisasi. yang berperan penting terhadap keberhasilan proyek. Keberhasilan sebuah proyek dapat disimpulkan sebagai tercapainya semua sasaran yang telah direncanakan sebelumnya, yaitu tepat waktu, biaya, dan kualitas. Keberhasilan proyek yang dimaksud adalah : 1.
Proyek diselesaikan dengan tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari waktu yang dijadwalkan.
2.
Proyek diselesaikan dengan biaya yang kompetitif dan dapat diterima pemilik proyek.
33
3.
Proyek diselesaikan dengan kualitas dan keselamatan kerja (safety) yang baik.
1.5.1
Penentuan Variabel Penelitian Dalam menentukan variabel penelitian, peneliti merangkum masing-
masing unsur kompetensi project manager yaitu knowledge, skill dan attitude untuk dijabarkan yang berasal dari literatur yang telah dibahas sebelumnya dari beberapa sumber. Unsur pengetahuan/knowledge dijabarkan menurut PMBOK (2013) dan Prianto (2012). Dapat dilihat dalam tabel sebagai berikut : Tabel 2.1 Jabaran Knowledge Project Manager Knowledge Project Manager menurut : PMBOK (2013) Prianto (2012) Bahwa seorang project manager harus Indikator kinerja project manager dinilai menguasai ten knowledge area, yaitu : - Scope Management : mencakup proses untuk
memastikan
bahwa
proyek
tersebut mencakup semua pekerjaan - Time Management : mencakup proses untuk mengelola penyelesaian tepat waktu dari proyek.
terlibat
dalam
- Latar belakang pendidikan - Pengalaman kerja - Pemahaman dan penguasaan dalam menaksirkan biaya, membuat anggaran biaya dan mengendalikan biaya - Pemahaman dan penguasaan dalam
- Cost Management : mencakup proses yang
dari pengetahuan/knowledge meliputi :
perencanaan,
penganggaran, pembiayaan,mengelola, dan mengendalikan biaya. - Quality Management : mencakup proses
merencanakan kualitas, menjamin pencapaian kualitas serta pengendalian kualitas - Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan organisasi proyek,
dan kegiatan organisasi melakukan yang
mengadakan tenaga kerja, dan
menentukan kebijakan mutu.
pengembangan tim proyek
34
- Human
Resource
mencakup
proses
Management yang
:
mengatur,
mengelola, dan memimpin tim proyek. - Communication
Management
- Pemahaman dan penguasaan dalam merencanakan komunikasi, mendistribusikan informasi,
:
mengadakan pertemuan-pertemuan
mencakup proses untuk memastikan
dalam proyek, membuat laporan
perencanaan yang tepat waktu dan tepat.
progress proyek dan membuat
- Risk Management : mencakup proses melakukan
identifikasi
mengendalikan
risiko
risiko, pada
dan
- Pemahaman dan penguasaan dalam
sebuah
mengidentifikasi resiko-resiko yang
proyek.
mungkin terjadi dan cara
- Procurement Management : mencakup proses untuk membeli atau memperoleh produk dan jasa.
dan
menggabungkan,
penanganan/pengendalian risiko tersebut - Pemahaman dan penguasaan dalam
- Intergration Management : mencakup proses
administrasi proyek
kegiatan menyatukan,
untuk dan
mengkoordinasikan berbagai proses dan
merencanakan pengadaan barang dan jasa, merencanakan dan melakukan permintaan, menyeleksi sumbersumber, membuat dan menutup kontrak.
kegiatan manajemen proyek. - Stakeholder Management : mencakup proses mengidentifikasi, menganalisis harapan pemangku kepentingan dan dampaknya pada proyek
Dua pendapat mengenai unsur pengetahuan/knowledge seorang project manager di atas digabung menjadi satu melihat terdapat beberapa kesamaan pendapat, sehingga diperoleh 12 variabel penelitian unsur pengetahuan/knowledge, dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
35
Tabel 2.2 Variabel Penelitian Unsur Knowledge pada Kompetensi Project Manager Variable untuk Knowledge : 1. Latar Belakang Pendidikan 2. Pengalaman Kerja 3. Scope Management 4. Time Management 5. Cost Management 6. Quality Management 7. Human Resource Management 8. Communication Management 9. Risk Management 10. Procurement Management 11. Intergration Management 12. Stakeholder Management
Selanjutnya keahlian/skill seorang project manager menurut Heryanto dan Triwibowo (2013) dan Weaver (2013) dijabarkan pada tabel dibawah ini. Tabel 2.3 Jabaran Skill Project Manager Skill Project Manager menurut : Heryanto dan Triwibowo (2013) Weaver (2013) Skill yang dimiliki seorang project Skill yang harus dimiliki seorang project manager diantaranya :
manager adalah :
- Leadership atau Kepemimpinan - Problem
Solving
atau
- Penjadwalan Mampu
Memecahkan Masalah
- Alokasi Sumber Daya - Menghadapi Risiko
- Written Skills atau Keahlian Menulis
-
- Presentation Skills atau Kemampuan
- Menjalankan Tim
untuk Presentasi - Communication Skills atau Kemampuan Berkomunikasi - Team Player Skills atau Kemampuan Menjalankan Tim
Penganggaran
- Manajemen Perubahan - Manajemen Isu
36
- Profesionalism atau Profesionalisme - Strong Admin Skills atau Kemampuan Handal untuk Mengatur - Menguasai Manajemen Proyek
Tidak semua pendapat mengenai keahlian/skill seorang project manager pada tabel di atas akan dijadikan variabel dalam unsur skill dalam kompetensi project manager. Terdapat kesamaan pendapat seperti kepemimpinan, kemampuan menjalankan tim, serta kemampuan handal mengatur yang memiliki maksud yang sama. Untuk kemampuan berkomunikasi, penjadwalan, alokasi sumber daya, menghadapi risiko, dan penganggaran telah disebutkan pada unsur pengetahuan (lihat pada Tabel 2.2) sehingga tidak disebutkan kembali disini, maka diperoleh 8 variabel dan dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 2.4 Variabel Penelitian Unsur Skill pada Kompetensi Project Manager Variable untuk Skill : 1. Kepemimpinan (Leadership) 2. Mampu Memecahkan Masalah (Problem Solving) 3. Keahlian Menulis (Written Skills) 4. Kemampuan untuk Presentasi (Presentation Skills) 5. Profesionalisme (Profesionalism) 6. Menguasai Manajemen Proyek 7. Manajemen Perubahan 8. Manajemen Isu
Menentukan variabel sikap/attitude seorang project manager dijabarkan menurut pendapat Prianto (2012) dan Shaw (2011) seperti pada tabel dibawah ini.
37
Tabel 2.5 Jabaran Attitude Project Manager Attitude Project Manager menurut : Prianto (2012) Sikap/attitude yang harus dimiliki seorang
Shaw (2011) Project manager harus memiliki
project manager adalah :
sikap/attitude seperti :
- Mempunyai komitmen untuk bekerja keras dalam proyek - Mempunyai
Percaya akan mimpi dan memiliki
upaya/inisiatif
untuk
menyelesaikan semua kegiatan dan ketika menghadapi masalah - Mempunyai kemampuan
kepercayaan diri
- Memiliki impian dan berpikir luas.
sendiri
ambisi yang kuat - Tidak pernah meremehkan pekerjaanpekerjaan kecil
atas untuk
menyelesaikan tugas dengan baik - Mempunyai motivasi diri yang besar untuk tercapainya keberhasilan proyek - Memiliki semangat kerja yang tinggi demi tercapainya keberhasilan proyek. Mempunyai rasa tanggung jawab yang penuh
- Mau melakukan hal-hal kecil dan sepele. Melakukan hal-hal yang orang umum tidak mau lakukan - Tahu cara memprioritaskan sesuatu. Mengetahui dan melakukan apa yang penting - Optimis bahwa mampu memecahkan semua masalah yang terjadi - Mau terus belajar hal-hal baru untuk
- Memahami tujuan proyek dan mampu
menambah pengetahuan
memotivasi tim proyek untuk bersama-
- Tidak pernah menghindar dari tanggung
sama mencapai tujuan dan sasaran
jawab sebagai seorang manajer, selalu
proyek
mencoba yang terbaik dalam menemukan metode yang sukses untuk memecahkan suatu masalah - Tidak pernah menyerah, selalu bekerja keras
Dari Tabel 2.5 di atas, maka didapatkan 12 variabel untuk unsur sikap/attitude kompetensi seorang project manager yaitu :
38
Tabel 2.6 Variabel Penelitian Unsur Skill pada Kompetensi Project Manager Variable untuk Attitude : 1. Komitmen untuk bekerja keras 2. Memiliki upaya/inisiatif 3. Percaya kemampuan diri 4. Memiliki motivasi diri dan tim proyek 5. Memiliki semangat kerja 6. Memiliki impian dan ambisi 7. Tidak meremehkan pekerjaan 8. Tahu cara memprioritaskan sesuatu 9. Memiliki sikap optimis 10. Mau terus belajar hal-hal baru 11. Bertanggung jawab 12. Tidak mudah menyerah
Ketiga indikator kompetensi seorang manajer tersebut menjadi variabel untuk melakukan penelitian bagaimana pengaruh kompetensi project manager terhadap keberhasilan proyek konstruksi gedung. Untuk mengetahui pengaruh kompetensi seorang project manager terhadap keberhasilan proyeknya maka dibuatkan diagram konseptual penelitian yang akan menjadi variabel-variabel penelitian seperti dibawah ini :
39
-
Pendidikan Pengalaman Kerja Scope Management Time Management Cost Management Quality Management Human Resource Management Communication Management Risk Management Procurement Management Intergration Management Stakeholder Management
-
Kepemimpinan Mampu Memecahkan Masalah Keahlian Menulis Kemampuan untuk Presentasi Profesionalisme Menguasai Manajemen Proyek Manajemen Perubahan Manajemen Isu
-
Knowledge
Biaya yang kompetitif
Skill
Komitmen untuk bekerja keras Memiliki upaya/inisiatif Percaya kemampuan diri Memiliki motivasi diri dan tim proyek Memiliki semangat kerja Memiliki impian dan ambisi Tidak meremehkan pekerjaan Tahu cara memprioritaskan Memiliki sikap optimis Mau terus belajar hal-hal baru Bertanggung jawab Tidak mudah menyerah
Kompetensi Project manager
Keberhasilan Proyek
Mutu/kualitas memenuhi keinginan pemilik Waktu yang sesuai dengan jadwal
Attitude
Gambar 2.1 Diagram Kerangka Berpikir
