BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pelanggan Hutabarat dan Martini (2006) mengatakan bahwa kata customer (pelanggan)
dikenal pertama kali pada tahun 1621 dalam kamus di Amerika Serikat. Pada masa
sekarang seringkali kita mendengar kata-kata tersebut dalam dunia bisnis. Moeljono (2003) mendefinisikan pelanggan sebagai seseorang yang secara terus menerus dan berulang kali datang ke suatu tempat yang sama, untuk memuaskan keinginannya
dengan memiliki suatu produk, atau mendapatkan suatu jasa, dan membayar produk jasa tersebut. Sedangkan menurut Mulyadi (2009) pelanggan adalah individu dan atau institusi yang membeli produk berupa barang atau jasa guna memenuhi kebutuhan dan keinginannya. Pelanggan individu adalah pembeli yang sifatnya perorangan sedangkan pelanggan institusi adalah pembeli yang sifatnya organisasi, keduanya disebut pembeli atau konsumen. Mulyadi (2009) berpendapat bahwa dalam memenuhi kebutuhan dan keinginannya konsumen memiliki perilaku yang disebut dengan perilaku konsumen, dimana perilaku ini perlu dipelajari dan dipahami untuk memperkirakan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh konsumen. Menurut Kanuk, Leslie Lazar, dan Leon G. Schiffman (2000) studi tentang perilaku konsumen difokuskan kepada bagaimana individu membuat keputusan untuk menghabiskan ketersediaan sumber daya yang mereka miliki seperti waktu, uang dan usaha, untuk mengkonsumsi barang kebutuhan terkait, termasuk jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang apa yang mereka beli, mengapa mereka membeli, kapan mereka membeli, dimana mereka membeli dan seberapa sering mereka membeli. Hutabarat dan Martini (2006) menjelaskan secara lebih mendasar pelanggan mempunyai preferensi generik yang perlu dilayani dan dipenuhi oleh perusahaan, seperti: pelanggan ingin diperlakukan sebagai manusia; pelanggan tersentuh bila
6
diperlakukan sebagai individu; pelanggan menyukai produk yang bisa berfungsi
dengan baik; pelanggan menyukai hal yang sederhana serta mendambakan pengalaman tanpa birokrasi. Perubahan yang terjadi menuntut perusahaan untuk
melayani maupun memenuhi kebutuhan pelanggan melebihi preferensi generik tersebut. pelanggan berubah dari waktu ke waktu. Kebutuhan pelanggan meningkat
dan cenderung menuntut banyak, semakin individu dan ingin dilayani secara
individu, semakin sulit dikecoh, serta semakin modis dan mahir melakukan perbandingan.
Perusahaan
dituntut
lebih
fokus
kepada
pelanggan,
lebih
menyesuaikan pelayanan dan produk terhadap permintaan pelanggan. Pelanggan
adalah faktor kunci dalam keberhasilan perusahaan maupun dalam memenangkan persaingan. Persaingan sebenarnya terjadi bukan di pasar tetapi di benak pelanggan. Saat sekarang dan mungkin akan berlanjut ke masa mendatang kita melihat bagaiman pelanggan mempunyai posisi tawar yang semakin tinggi. Salah satu contoh, kita bisa melihat bagaimana internet atau sistem informasi dapat menyebabkan dan mempercepat hal itu terjadi. Hutabarat dan Martini (2006) menambahkan dengan adanya sistem informasi atau internet, maka pelanggan menjadi terkoneksi satu sama lain, mereka mempunyai kekuatan, antara lain: a. Akses Informasi, dimana lebih dari 70 juta orang Amerika melaporkan melalui internet untuk belajar mengenai penyakit dan pilihan penanganan. b. Pandangan Global, sumber informasi yang memberikan kemampuan kepada pelanggan 24 jam per hari untuk melihat apa yang terjadi di seluruh dunia. c. Jejaring; komunikasi yang mudah dan terbuka di antara pelanggan, membentuk komunitas kepentinga. Mereka independen dan didasarkan pada pengalaman nyata pelanggan. d. Eksperimentasi; pelanggan menggunakan internet untuk bereksperimen dan mengembangkan produk khususnya digital.
7
e. Aktivisme; pelanggan lebih diskriminatif dalam memilih apa yang akan dibeli.
Ada ratusan situs di dalam web yang menargetkan perusahaan dan merek khusus.
Perubahan pelanggan yang terjadi menuntut perusahaan untuk mengubah dan menyesuaikan cara mengelola bisnis, termasuk sudut pandang pengelolaan
perusahaan terhadap pelanggan. Sudut pandang perusahaan yang sebelumnya
berpusat pada perusahaan (company-centric view) perlu diubah pengelolaan yang perpusat pada pelanggan (customer-centric view). Ada beberapa perbedaan signifikan di dalam kedua pandangan tersebut, seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1
Perbedaan Company-Centric View dan Customer-Centric View Company-Centric View
Customer-Centric View
a. Pelanggan di luar rantai nilai b. Perusahaan mengontrol dimana, kapan, dan bagaimana nilai bertambah di dalam rantai nilai c. Nilai dihasilkan oleh rangkaian seri dari aktivitas yang dikontrol oleh perusahaan sebelum titik pembelian d. Terdapat titik tunggal dari pertukaran di mana nilai diekstrak/digali dari pelanggan untuk perusahaan
a. Pelanggan merupakan bagian integral dari sistem rantai nilai b. Pelanggan dapat mempengaruhi di mana, kapan, dan bagaimana nilai dihasilkan c. Pelanggan tidak memerlukan perhatian dari batasan industri dalam menjajaki nilai d. Pelanggan dapat bersaing dengan perusahaan ekstraksi nilai e. Terdapat beberapa titik dari pertukaran di mana pelanggan dan perusahaan dapat menghasilkan bersama (co-create) nilai.
Sumber: Hutabarat dan Martini (2006)
Perubahan yang terjadi menuntut perusahaan untuk selalu memberikan produk yang terbaik kepada pelanggan, yang selalu dikombinasikan dengan aspek jasa atau servis. Hal ini berarti bahwa hampir tidak ada lagi perusahaan yang murni sebagai penjual „barang‟ (tanpa jasa). Di setiap barang hampir selalu ada jasa, walaupun dalam presentase yang kecil atau berbeda-beda.
8
Hal ini akan mempengaruhi budaya pelayanan di dalam perusahaan. Budaya
melayani tampaknya sudah menjadi keharusan dalam memberikan nilai kepada pelanggan. Di sisi lain, salah satu faktor pengaruh lainnya adalah masalah usia.
Banyak produk yang diposisikan terhadap usia pelanggan tertentu, dalam arti bahwa pelanggan dengan usia tertentu cenderung lebih menyukai produk atau merek
tertentu. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa analisis pelanggan merupakan salah satu faktor penting di dalam perspektif eksternal. Perubahan yang terjadi menuntut perusahaan untuk mengadakan analisis secara integral dan terarah untuk
memberikan nilai kepada pelanggan. Kepuasan pelanggan, kebahagiaan pelanggan dan keberhasilan pelanggan adalah tugas utama perusahaan di dalam melayani pelanggan.
2.2 Pengawasan Badri Munir (2007) mengungkapkan bahwa salah satu fungsi dasar manajemen yaitu kontrol atau pengawasan berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Tidak terlaksananya fungsi ini akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, divisi, maupun stakeholders yang lain. Sedangkan menurut L. Massie (1985) kontrol adalah proses untuk mengukur prestasi yang berjalan dan menuntun ke arah tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya. Badri Munir (2007) menambahkan, selain pengawasan internal, banyak juga organisasi yang mengontrol kinerja pegawai maupun seluruh bagian organisasi dengan menggunakan standar yang disusun lembaga profesi atau asosiasi yang mewadahinya, baik di tingkat regional, nasional maupun internasional. Bagi organisai yang memasarkan produknya baik barang ataupun jasa ke pasar internasional,
9
Sertifikasi ISO 9000 (International Organization for Standarization) merupakan
syarat mutlak untuk dapat dipasarkan di negara yang dituju, di samping beberapa sertifikasi lain, seperti ISO 14001, eco-labelling, maupun sertifikasi halal bagi produk
yang ditawarkan ke konsumen muslim. Tugas utama sertifikasi ini adalah mengontrol kualitas sistem dan prosedur di suatu organisasi dengan mengembangkan quality
assurance yang dapat terjamin akuntabilitasnya.
2.2.1 Tujuan dan Manfaat Pengawasan Menurut Odgers (2005) tujuan pengawasan administrasi kantor adalah sebagai
berikut: 1. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya. 2. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan. 3. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai. 4. Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan. 5. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai. Menurut Quible (2001) manfaat kontrol administrasi antara lain: 1. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. 2. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivias karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan. 3. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi. 4. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya.
10
5. Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.
2.2.2 Unsur Pengawasan Menurut Quible (2001), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur
unsur di bawah ini dihilangkan: 1. Faktor-faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan sewajarnya stakeholders internal diberikan pemahaman tentang faktor-faktor apa saja yang akan diawasi. Tentu saja, pengawasan terhadap faktor yang tidak terlalu penting
akan mengakibatkan waktu dan tenaga terbuang secara sia-sia.
2. Identifikasi hasil yang diharapkan. Identifikasi parameter yang kurang jelas mengenai hasil yang diinginkan dari aktivitas pekerjaan yang dilakukan membuat pengawasan tidak akan berjalan dengan efektif. Untuk itulah, keterlibatan semua pihak termasuk pihak yang akan diawasi mutlak diperlukan, bila perlu organisasi dapat mengundang konsultan untuk menentukan alat ukur yang akan digunakan. 3. Pengukuran kinerja. Sebelum hasil aktual dan hasil yang diinginkan dibandingkan, hasil aktual harus diukur. Dalam beberapa hal, pengukuran ini juga menjelaskan output kuantitas. Dalam organisasi yang menerapkan konsep TQM, pengukuran lebih ditekankan pada seberapa baik pelanggan dilayani oleh organisasi. Selain itu, hasil dari aktivitas yang akan dilakukan dikuantifikasikan, misalnya pendistribusian surat edaran dari pihak manajemen terlaksana maksimal 1 hari setelah ditandatangani, atau order pembelian akan dipenuhi dengan time limit 3 hari setelah order dilakukan. 4. Aplikasi tindakan pembenahan. Apabila hasil aktual kurang dari hasil yang diharapkan, perlu dilakukan tindakan koreksi untuk memperkecil gap yang terjadi dengan mengimplementasikan hal yang dianggap perlu.
11
Sedangkan menurut L. Massie (1985) elemen-elemen esensial dalam setiap
sistem kontrol adalah: 1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolok ukur.
2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan. 3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria. 4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sedang berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2.2.3 Proses yang Dilakukan Cascio (2003) berpendapat terdapat 3 proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor, yaitu: 1. Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi, dapat dilakukan dengan penetapan tujuan, standar ukuran (terukur dan tak terukur), dan pengukuran. 2. Menfasilitasi kinerja yang hendak dicapai, dapat dilakukan dengan mengurangi hambatan yang ada, menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja, memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai. 3. Memotivasi pegawai, dapat dilakukan dengan memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai, memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya, memberikan imbalan secara adil. Badri Munir (2007) menambahkan bahwa fungsi pengawasan biasanya diasosiasikan negatif oleh anggota organisasi, karena pada dasarnya manusia tidak suka diawasi. Fungsi ini juga dapat mempengaruhi hubungan dengan pegawai yang bersangkutan jika terpaksa dilakukan langkah pembinaan atau pembenahan dari kondisi kerja yang sekarang. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organisasi, hendaknya staf yang bertugas melakukan fungsi ini mempunyai sikap empati dan
12
kooperatif dengan departemen yang lain. Hal utama yang menjadi dasar dalam
pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode tertentu.
2.3 Piutang Jerry J. Weygandt, , Donald E.Kieso, dan Paul D. Kimmel
(2005)
mendefinisikan piutang sebagai jumlah yang dapat ditagih dalam bentuk tunai dari seseorang atau perusahaan lain. Sedangkan menurut Haryono piutang merupakan hak untuk menagih sejumlah uang dari penjual kepada pembeli yang timbul karena
adanya transaksi. Dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa piutang adalah jumlah dalam bentuk tunai yang merupakan hak yang dapat ditagih dari seseorang atau perusahaan yang timbul karena adanya transaksi. Mulyadi (2009) mengungkapkan bahwa piutang adalah kekayaan perusahaan yang di dalam laporan neraca diletakkan pada sisi asset atau aktiva atau kekayaan di bawah pos bank. Dengan demikian, administrasi piutang merupakan catatan yang sangat penting. Pentingnya catatan yang benar dan terkini tentang administrasi piutang bukan hanya sebagai informasi internal, akan tetapi juga untuk informasi eksternal. Sebagai informasi eksternal disini artinya sangat berguna sebagai pemeliharaan hubungan relasi, sedangkan informasi internal berguna dalam perencanaan dan evaluasi/pengendalian. Untuk mengetahui berapa jumlah yang pasti tentang kekayaan yang berasal dari piutang diperlukan sistem pencatatan piutang yang konsisten, selalu diperbaharui dan akurat. Jerry dkk (2005) mengungkapkan bahwa piutang dapat digolongkan menjadi piutang dagang/usaha, wesel tagih dan piutang lain-lain. a. Piutang Usaha (account receivable) Piutang usaha adalah jumlah pembelian secara kredit oleh pelanggan yang terjadi karena adanya transaksi penjualan barang/jasa dari operasi normal perusahaan. Piutang ini biasanya diperkirakan akan tertagih dalam waktu 30
13
sampai 60 hari. Dalam piutang usaha terdapat kemungkinan piutang tidak dapat
ditagih karena beberapa alasan. Untuk itu dibutuhkan metode khusus untuk pencatatan piutang ini.
b. Piutang Wesel (notes receivable) Piutang wesel merupakan surat utang formal yang diterbitkan sebagai bentuk
pengakuan utang pelanggan. c. Piutang lain-lain (other receivable) Piutang lain mencakup selain piutang dagang, seperti piutang bunga, piutang karyawan, utang muka karyawan, dan restitusi pajak penghasilan.
2.3.1 Kebijakan Penagihan Menurut Weston dan Eugene (1990) kebijakan penagihan merujuk pada prosedur-prosedur yang digunakan untuk menagih piutang. Misalnya, surat tagihan bisa dikirimkan kepada setiap pelanggan yang menunggak 10 hari, surat tegoran, yang dikuti pembicaraan lewat telepon, bisa diadakan jika pembayaran belum diterima dalam 30 hari; dan piutang tersebut bisa dialihkan kepada perusahaan penagih (collection agency) setelah 90 hari. Proses penagihan itu mungkin memakan biaya besar dan memperburuk hubungan usaha, namun ada baiknya perusahaan mengambil sikap tegas guna mencegah pengulur-uluran waktu pembayaran serta kerugian yang akan diderita. Keseimbangan biaya dan manfaat harus selalu diperhitungkan dalam menetapkan kebijakan penagihan yang akan dijalankan. Perubahan kebijakan penagihan mempengaruhi jumlah penjualan, periode penagihan, persentase piutang tak tertagih, dan persentase pelanggan yang mengambil diskon. 2.3.2 Penggunaan Komputer dalam Pengelolaan Piutang Usaha Sedarmayanti (2009) komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan saat diperlukan.
14
Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada ketepatan manusia dalam
memberi umpan informasi. Pada dasarnya, komputer adalah merupakan suatu alat, yang akan salah berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun kesalahan
dapat juga bersumber pada alat tersebut. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan kantor adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang
dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi
komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.
Weston dan Eugene (1990) berpendapat karena sifat aktivitasnya yang sedemikian rupa, pengelolaan piutang sangat tepat menjadi ajang penggunaan komputer. Pengelolaan piutang mencakup kegiatan pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, analisis, dan pemanfaatan informasi. Semua data yang terkait dengan sistem pemrosesan informasi dapat dimasukkan ke dalam sistem pencatatan komputer, yang selanjutnya akan menyajikan informasi terbaru mengenai status piutang. Data-data yang terhimpun bisa terdiri dari hal-hal berikut: tanggal terjadinya piutang, jumlah piutang saat ini, batas maksimum yang bisa diberikan kepada pelanggan bersangkutan, dan pembayaran yang dilakukan pelanggan pada masa-masa lalu. Penilaian (credit rating) yang diberikan oleh perusahaan penilai juga bisa diperhatikan. Secara berkala, utang pelanggan dianalsisi dengan menggunakan salah satu metode yang diuraikan sebelumnya. Selain itu, program komputer akan diatur sedemikian rupa sehingga piutang yang telah jatuh tempo bisa disajikan setiap hari guna ditangani secara lebih intensif. Di atas semuanya itu, komputer dapat diprogramkan untuk membuat keputusan tertentu. Berdasarkan kriteria yang telah digariskan, penjualan yang potensial dapat ditampilkan dan dapat menonjolkan piutang yang perlu dianalisis lebih jauh. Dengan bantuan komputer, suatu tenaga staf yang relatif kecil dapat menangani kegiatan perkreditan dalam volume besar.
15
Selain informasi mengenai masing-masing piutang, komputer juga dapat
menyajikan informasi mengenai kelompok perusahaan. Secara berkala, komputer akan menyajikan ikhtisar dari semua piutang, baik untuk masing-masing piutang
maupun jumlah total. Selain itu, komputer juga dapat menyiapkan laporan analitis guna mengambil keputusan dengan wawasan yang lebih luas. Pola pembayaran dari
setiap jenis industri juga bisa dianalisis: Apakah perusahaan-perusahaan pada industri
tertentu cenderung mengalami keterlambatan pembayaran pada bulan-bulan tertentu? Jika memang demikian halnya, maka dibutuhkan analisis terhadap faktor-faktor ekonomi yang menyebabkan pola pembayaran yang dihadapi dari industri tertentu.
Komputer meningkatkan jumlah dan frekuensi (kekerapan) informasi yang tersedia. Informasi ini memperlancar hubungan atau komunikasi dengan pelanggan, dan juga memungkinkan dilakukannya koordinasi secara cepat dan efektif dengan departeman-departemen lain di perusahaan bersangkutan. Pendek kata, dengan menyediakan informasi yang memadai secara tepat waktu, komputer telah menjadi pengembang besar bagi keefektifan dan keefisienan departemen (penjualan) kredit.
2.4
Sistem Nuraida (2008) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan komponen di mana
masing-masing komponen memiliki fungsi yang saling berinteraksi dan saling bergantung, serta memiliki satu kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Sutanta (2003) sistem
adalah kumpulah hal atau
kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling kerja sama atau yang akan dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai tujuan tertentu. Sutabri (2005) menyimpulkan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
16
Sutanta (2003) menambahkan bahwa suatu sistem memiliki beberapa
karakteristik sebagai berikut: 1. Mempunyai komponen (components) 2. Mempunyai batas (boundary)
3. Mempunyai lingkungan (environments) 4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen 5. Mempunyai masukan (input) pengolahan (processing) 6. Mempunyai 7. Mempunyai keluaran (output)
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) 9. Mempunyai kendali (kontrol) 10. Mempunyai umpan balik (feed back) Hampir serupa dengan Sutanta, Sutabri (2005) mengemukakan terdapat beberapa karakteristik sistem sebagai beriku: 1. Komponen sistem (components) 2. Batasan sistem (boundary) 3. Lingkungn luar sistem (environment) 4. Penghubung sistem (interface) 5. Masukan sistem (input) 6. Keluaran sistem (output) 7. Pengolah sistem (process) 8. Sasaran sistem (objective) Berikut adalah penjelasan dari point-point yang dikemukan oleh kedua pendapat di atas: 1. Komponen (components) adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem.
17
2. Batas (boundary), diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
lain. 3. Lingkungan (environments) adalah segala sesuatu di luar sistem.
4. Penghubung (interface) adalah komponen sistem berupa segala sesuatu yang menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.
5. Masukan (input) adalah komponen sistem berupa segala sesuatu yang
diperlukan dalam sistem sebagai bahan yang yang akan diolah untuk menghasilkan keluaran. 6. Pengolahan (processing) adalah komponen sistem yang mengolah masukan
guna menghasilkan keluaran. 7. Keluaran (output) adalah komponen sistem berupa berbagai macam bentuk yang dihasilkan komponen pengolahan. 8. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai sistem dalam jangka waktu pendek, sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai dalam jangka waktu yang panjang. Sasaran merupakan hasil dari setiap tahapan yang mendukung usaha pencapaian tujuan. 9. Kendali (kontrol) adalah bagian yang mempunyai peran utama dalam menjaga agar proses dalam sistem berlangsung normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. 10. Umpan balik (feed back), diperlukan oleh bagian kendali (kontrol) sistem untuk mengecek
terjadinya
penyimpangan
proses
dalam
sistem
dan
mengembalikannya ke kondisi normal. Sutanta (2003) menggambarkan keterkaitan antar komponen dan karakteristik suatu sistem (lihat gambar 2.1), dimana suatu subsistem berkaitan dengan subsistem lainnya yang dihubungkan oleh interface, membentuk satu kesatuan guna mencapai objectives, dan pada akhirnya diharapkan mencapai goal. Suatu subsistem bisa jadi memuat komponen input, process, dan output yang dikendalikan oleh bagian kontrol
18
yang melakukan kendali berdasarkan feedback dimana subsistem 1 bisa juga berperan
sebagai input bagi subsistem 2 yang berperan sebagai process.
Sumber: Sutanta (2003:7) Gambar 2.1 Keterkaitan antar Komponen dan Karakteristik Sistem
2.5
Perancangan Program Dalam perancangan suatu program dibutuhkan penanganan khusus serta
penyesuaian dengan kebutuhan akan program. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai proses perancangan program mulai dari penjelasan mengenai data, pengolahan data, proses pembuatan data, flowchart, DFD, ERD, sampai kepada software yang digunakan.
19
2.5.1 Data
Menurut Laudon (2008) data adalah sekumpulan fakta mentah yang mewakili kejadian-kejadian yang terjadi di dalam organisasi atau lingkungan fisik perusahaan.
Data biasanya belum dikelola dan diorganisasikan ke dalam bentuk yang dipahami oleh manusia. Sedangkan Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro (2008) mengemukakan
bahwa data merupakan kumpulan dari fakta yang masih mentah (raw facts), yaitu
berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik, belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik sehingga memerlukan proses lebih lanjut agar dapat memberi
makna.
Amsyah (2005) menjelaskan bahwa pada aplikasi atau pelaksanaan pengolahan sistem informasi, jenjang pengolahan data umumnya dimulai dari jenis/kolom (item/field), catatan/arsip (record), berkas catatan/berkas arsip (file), dan kumpulan berkas catatan /kumpulan file (dabase) (lihat Gambar 2.2). Jenis/kolom (item/field) adalah bagian terkecil dari data. Sedangkan jenis/kolom yang telah dikumpulkan disebut dengan catatan/arsip (record). Catatan (record) selanjutnya dikelompokkan menjadi berkas (file). Database sendiri merupakan kumpulan file yang berkaitan secara logis yang diorganisasikan dengan berbagai cara untuk meniadakan atau mengurangi duplikasi data dan memudahkan memperoleh gabungan fakta-fakta yang dibutuhkan. Sedangkan menurut Sutabri (2003) jenjang atau urutan data dimulai dari characters, field, record, file, dan database (lihat Gambar 2.3). Dimana characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special character) yang membentuk suatu item data atau field. Dari kedua pendapat tersebut dapat dilihat bahwa terdapat perbedaan pandangan mengenai bagian terkecil dari jenjang data, yaitu adanya characters sebagai bagian data terkecil.
20
Sumber: Amsyah (2005:262) Gambar 2.2 Jenjang Data Menurut Amsyah
Sumber: Sutabri (2003) Gambar 2.3 Jenjang Data Menurut Sutabri
21
2.5.2 Pengolahan Data (Data Processing)
Pengolahan data merupakan suatu kegiatan dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus atau pola tertentu
untuk mengubah data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya (Laksmi dkk, 2008). Pendapat lain mengemukakan kegiatan pengolahan atau
dapat disebut juga dengan manipulasi atau transformasi adalah kegiatan mengubah
data menjadi informasi dengan cara atau cara-cara tertetu karena keperluan terhadap informasi yang dihasilkan. Pengolahan data di dalam komputer dikerjakan pada unit pengolahan pusat. Kombinasi stop kontak dan sirkuit dalam komputer akan
mengubah data menjadi pulsa-pulsa elektronik, yaitu data numeric (angka 0-9), data alphabet (huruf A-Z), dan data symbol ($,*,#,., dan lain-lain). Untuk itu sebelumnya data dikonvensikan terlebih dahulu menjadi digit biner, yang kemudian akan diubah menjadi pulsa dalam sistem komputer (Amsyah, 2005). Amsyah (2005) juga mengungkapkan terdapat 4 kelompok cara pengolahan data, yaitu: a. Klasifikasi Klasifikasi adalah mengelompokkan data yang memiliki kesamaan karakteristik ke dalam group atau kelas, biasanya nama, subjek, nomor, geografis, dan waktu yang umumnya diwujudkan dalam bentuk kolom (field, item, atau unit). b. Kalkulasi Manipulasi angka-angka atau yang disebut dengan kalkulasi adalah kegiatan pengolahan data dalam bentuk penghitungan angka-angka, dapat berupa penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, pemangkatan, pengakaran, dan sebagainya. c. Sortir Sortir adalah prosedur penyusunan atau pengelompokkan dalam bentuk urutan abjad atau angka yang menaik maupun menurun dalam pembuatan informasi bentuk database yang diperlukan untuk memudahkan pencarian data catatan
22
pada waktu informasi daftar catatan ditampilkan di layar komputer atau sesudah
dicetak menjadi informasi “hardcopy”. d. Penyimpulan
Penyimpulan adalah penyederhanaan data dalam formulir yang lebih berdaya guna dimana data dipadatkan atau diringkas agar menjadi laporan hasil keluar
yang ringkas dan efektif.
Sedangkan menurut Loudon (2008) proses pengolahan data terangkum dalam tiga aktivitas dasar yaitu:
a. Input
Input adalah merekam atau mengumpulkan data mentah dari dalam maupun luar organisasi. b. Pemrosesan Pemrosesan adalah mengubah data input mentah menjadi bentuk yang berarti, termasuk pengklasifikasian, pengaturan, dan perhitungan. c. Output Output adalah mengirimkan informasi yang telah diperoses ke organisasiorganisasi atau aktivitas yang akan menggunakan informasi tersebut. Output yang dihasikan dapat juga dijadikan timbal balik (feedback) untuk mengkoreksi kembali input bila output yang dihasilkan kurang sesuai dengan keinginan. Untuk lebih jelasnya, berikut digambarkan proses dalam pengolahan data (lihat Gambar 2.4)
Sumber: Laudon, 2008 Gambar 2.4 Proses Pengolahan Data
23
2.5.3 Proses Pembuatan Program
Amsyah (2005) mengemukakan bahwa program komputer adalah kelompok pernyataan yang persis dan berurutan yang berguna untuk memberi tahu komputer
bagaimana melaksanakan suatu pekerjaan. Komputer tidak dapat mengerjakan tugas yang ambigus, tidak dapat menggeneralisasikan, dan tidak dapat menyimpulkan.
Dengan kata lain komputer hanya dapat mengerjakan persis
seperti
yang
diintruksikan. Karakteristik dari program komputer yang berhasil adalah program dapat mengerjakan apa yang diharapkan, mudah digunakan, bekerja tanpa kesalahan, mudah dimengerti, dapat diubah dan diperbarui, dapat dikoreksi bila ditemukan
kesalahan, dapat dimodifikasi untuk dimasukkan informasi lain yang diperlukan, tidak bersifat khusus, tidak menghabiskan secara percuma sumber komputer. Sedangkan proses pembuatan program adalah seri-seri kegiatan yang perlu dilakukan guna mencapai keberhasilan suatu pembuatan program komputer. Laudon (2008) menyebutkan terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengembangkan suatu program agar dapat terencana dengan baik. Langkahlangkah tersebut diantaranya: a. Mendefinisikan/mengidentifikasikan Masalah b. Memilih Bahasa Pemograman c. Merancang Program d. Pemrograman e. Pengetesan Kesalahan f. Membuat dokumentasi program Sedangkan menurut Amsyah (2005) proses pembuatan program terdiri dari tujuh tahap, yaitu: a. Mendefinisikan problem, yaitu penentuan mengenai apa yang akar dikerjakan.
24
Pembuatan perangkat lunak yang diperlukan, yaitu penggambaran output yang
diinginkan, input yang dipersyaratkan, dan pengolahan untuk konversi input dan output.
b. Pembuatan perangkat lunak yang diperlukan, yaitu penggambaran spesifikasi yang tepat mengenai output yang diinginkan, input yang dipersyaratkan, dan
pengolahan untuk konversi input dan output. c. Mendesain program, yaitu menentukan bagaimana persyaratan harus dipenuhi. Beberapa alat bantu yang sering digunakan adalah bagan alir (flow charts), kode pseudo, tabel keputusan, bagan struktur, dan bagan HIPO (Hierarchy plus
Input-Procss-Output Chart).
d. Pengkodean program, desain dinyatakan dalam bahasa pemrograman sebelum desain dapat dimasukkan ke komputer. e. Mengetes program, meliputi pengecekan, penerjemahan, dan debugging (proses mencari, melokalisir, dan mengoreksi kesalahan logis atau “bugs”). f. Menginstalasikan dan memelihara program. Program yang sudah dites harus ditaruh pada operasi harian, dan tiap kesalahan harus sudah diperbaiki. Modifikasi, peremajaan, dan peningkatan yang perlu dilakukan. g. Pendokumentasian program. Dokumentasi adalah suatu kumpulan deskripsi detail
dari
program-program
algoritma,
desain,
metode,
pengkodean,
pengetesan, dan bahasa yang sesuai.
2.5.4 Flow Chart Sistem Menurut Amsyah (2005) pembuatan desain program dapat dimulai dengan
menggambar suatu bagan alir sistem (flow chart sistem), yaitu bagan alir yang memberikan gambaran dari keseluruhan operasi tanpa penguraian semua langkah input spesifik, pengolahan, dan output yang sebenarnya akan dilaksanakan. Terdapat simbol-simbol standar ANSI yang dapat digunakan dalam pembuatan bagan alir sistem, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 2.2.
25
Tabel 2.2
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Simbol
Keterangan Simbol proses. Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian program atau keseluruhan
program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.
Simbol input/output. Untuk menunjukkan tiap input data atau
output informasi. Mewakili fungsi semua jenis input/output.
Simbol alat simpan on-line. Dapat menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan on-line. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan. Simbol dokumen. Mewakili dokumen kertas, laporan, dokumen sumber data, atau output hardcopy. Panah arus, menunjukkan arus data melalui sistem dalam urutan proses, dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses. Simbol kartu punch. Mewakili kartu punch baik sebagai input maupun sebagai sebagai output. Simbol pita magnetik. Mewakili alat simpan pita magnetic, baik input maupun output. Simbol alat simpan off-line. Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer, termasuk, termasuk kertas, kartu dan media magetik dan optik. Simbol
input
manual.
Menunjukkan
data
yang
akan
dimasukkan ke komputer oleh alat masukan on-line, misalnya keyboard terminal.
26
Simbol tampilan. Untuk menunjukkan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar terminal atau
plotter.
Sumber: Amsyah (2005)
Sedangkan menurut Laksmi dkk (2008) simbol-simbol yang digunakan dalam
penyusunan flowchart atau yang disebut dengan bagan simbolik adalah seperti yang dapat dilihat pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3 Bagan Simbolik
Simbol
Keterangan Mulai/Selesai (start/finish)
Masukan/Keluaran (input/ouput)
Operasi (An operation in the process)
Keputusan (A decision)
Lanjutan (continuining)
Sumber: Laksmi, dkk (2008)
27
2.5.5 Data Flow Diagram (DFD) Perancangan sistem dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu Data
Flow Diagram (DFD), yaitu model yang menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, yang
digunakan dalam merancang perangkat lunak atau program sebagai notasi untuk
mempelajari desain sistem. Adapun simbol yang digunakan dalam penyusunan DFD adalah seperti yang dapat dilihat pada Tabel 2.4
Tabel 2.4 Empat Elemen Penyusun DFD
Kesatuan Luar (Eksternal Entity atau Terminator Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau suatu sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Sedangkan entity sendiri adalah organisasi, tempat, hal atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara. Arus Data (Data flow) Arus data di DFD diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan (eksternal entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang berupa input untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Proses (Process) Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh satu orang, mesin atau komputer dari hasi suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat
28
ditujukan dengan simbol lingkaran atau denan simbol persegi panjang tegak dengan sudut tumpul.
Simpanan Data (Data Storage)
Simpanan data merupakan simpanan data yang berupa file atau database sistem komputer, suatu arsip atau
catatan manual, suatu kotak tempat data di meja dan
suatu agenda atau buku. Simpanan data digambarkan
dengan sepasang garis horizontal parallel yang tertutup
di salah satu ujungnya.
Sumber: Sutabri (2003) Sedangkan menurut Nugroho (2008, 113) “DFD adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses”. Adapun simbol-simbol yang digunakan adalah seperti yang dapat dilihat pada Tabel 2.5. Tabel 2.5 Simbol DFD Simbol
Keterangan Elemen Lingkungan Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi. Pemrosesan Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujursangkar dengan sudur yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan.
29
Aliran data
Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan
aliran data dalam sebuah DFD. Anak panah dapat
digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung.
Penyimpanan Data
Penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data.
Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file. Sumber: Nugroho (2008)
2.5.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) atau diagram hubungan antar entitas adalah bentuk atau model data konseptual (Conceptual Data Model/CDM) yang merupakan hasil akhir dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang analis sistem. Sedangkan arti dari entitas (entity) itu sendiri adalah orang, tempat, hal atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara (Heryanto, 2007). Tidak jauh berbeda dengan DFD, ERD juga menggunakan simbol-simbol khusus untuk menggambarkan elemen-elemen ERD. Adapun simbol-simbol yang dapat digunakan adalah seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2.6 Tabel 2.6 Elemen-elemen ERD Entitas (Entity) Entitas dapat berupa orang kejadian atau benda dimana data Identifier
akan dikumpulkan . untuk menjadi sebuat entitas, suatu objek harus menampilkan beberapa kali event. Sebagai contoh, jika sebuah firma hanya memiliki 1 gudang, makan gudang tersebut tidak menjadi entitas. Berbeda bila perusahaan memiliki beberapa gudang. Gudang-gudang tersebut bisa
30
menjadi entitas jika perusahana ingin menyimpan data untuk
setiap anggota dari gudang. Properti (Attribute)
Properti merupakan informasi yang diambil tentang sebuah
Attribute-name Attribute-name Attribute-name Attribute-name
entitas. Nama properti haruslah merupakan kata benda dan ketika digunakan dalam suatu organisasi dimasukan dalam model. Properti dari entitas harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis yang dipecah dalam detail.
Hubungan (Relationship)
Relationship-name
Menunjukan
hubungan
antara
dua
entitas
yang
dideskripsikan dengan kata kerja. Sumber: Al Fatta (2007)
Menurut Heryanto (2007) terdapat tiga hubungan antar entitas, yaitu: 1. Relasi Entitas Satu ke Banyak (One to Many Relationship), yaitu hubungan antara satu entitas ke entitas lainnya, dimana record dalam suatu tabel memiliki kesesuaian dengan record dalam tabel lain, namun salah satu record dalam tabel tersebut hanya memiliki kesesuaian dalam tabel lain. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.5
Gambar 2.5 Relasi Entitas Satu ke Banyak
31
2. Relasi Entitas Banyak ke Banyak, (Many to Many Relationship), yaitu
hubungan antara satu entitas ke entitas lainnya, dimana sebuah record dalam suatu tabel memiliki banyak kesesuaian dengan banyak record dalam tabel
lain. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Relasi Entitas Banyak ke Banyak
3. Relasi Entitas Satu ke Satu (One to One Relationship), yaitu hubungan antara satu entitas ke entitas lainnya, dimana setiap record dalam suatu tabel hanya memiliki satu record yang memiliki kesesuaian dengan tabel lain, begitu pula sebaliknya. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.7
Gambar 2.7 Relasi Entitas Satu ke Satu
32
2.5.7 Software yang Digunakan
Software utama yang digunakan dalam perancangan dan pembuatan proyek ini adalah Program Aplikasi Visual Basic 6.0. Adapun software-software lain yang
dipilih sebagai penunjang dalam pembuatan laporan dan penyimpanan data yaitu Crystal Report dan Microsoft Office Access 2007.
1. Visual Basic 6.0 Madcoms (2005) menjelaskan bahwa Aplikasi Visual Basic 6.0 dapat
mengahasilkan pemrograman data mulai dari membuat file database menggunakan
Visual Data Manager, medisain form, dan menuliskan kode program. Komponen yang digunakan untuk mengolah databasenya adalah ADODC. Dalam pemrograman ini, pemanggilan file database tidak dihubungkan langsung dengan komponen tersebut, melainkan dengan menuliskan kode program pada jendela Module. Semua form database yang dibuat akan menggunakan komponen Data Kontrol yang berbasis ODBC (Open Database Connectivity), yang merupakan komponen intrinsik sejak Visual Basic versi sebelumnya. Fasilitas-fasilitas Visual Basic yang digunakan antara lain: Microsoft Ado Data Kontrol 6.0 Microsoft Common Dialog Kontrol 6.0 Microsoft DataGrid Kontrol 6.0 Microsoft Windows Common Kontrols 6.0 Microsoft Windows Common Kontrols-2 6.0 Crystal Report Kontrol Crystal Report Viewer Kontrol Berikut ini adalah gambar tampilan pembuatan Poject dari Microsoft Visual Basic 6.0 (lihat Gambar 2. )
33
Sumber: Microsoft Visual Basic 6.0 Gambar 2.8 Tampilan Project Microsoft Visual Basic Komponen-komponen yang membangun Visual Basic diantaranya: 1. Menu Bar Menu bar dalam VB seperti yang biasa kita lihat dalam Microsoft Office. Didalamnya terdapat menu File, Edit, view, Project, Format dan sejenisnya. 2. Standart Bar Standart Bar adalah sebuah window yang berisi ikon-ikon yang fungsinya sama dengan menu, tetapi dapat digunakan dengan lebih cepat karena sebuah ikon mewakili satu perintah tertentu. Contohnya adalah ikon Open, Save, Copy, Paste, Undo dan sejenisnya. 3. ToolBox Tool
34
Box adalah window yang berisi objek-objek untuk ditempatkan dalam form.
Contohnya objek Label, TextBox, ListBox, ComboBox, Frame, dan sejenisnya. 4. Form
Form sering disebut dengan GUI (Graphical User Interface), adalah sebuah objek yang digunakan untuk menempatkan objek-objek dari ToolBox.
5. Project Window Project Window adalah sebuah window yang menampung project dan Form. Di dalamnya juga terdapat ikon View Code (untuk menampilkan area text editor) dan ikon View Object (untuk menampilkan GUI). Dengan menggunakan
project window ini kita juga dapat menambah form, menghapus, mengganti nama form, memilih startup project dan lain-lain.
2. Crystal Report Menurut Madcoms (2005) Crystal Report adalah program khusus untuk membuat laporan yang dapat dihubungkan dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 walaupun kedua program terpisah. Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah untuk dikerjakan, karena pada Crystal Report banyak tersedia obyek maupun komponen yang mudah digunakan. Sebelum membuat report dengan menggunakan Crystal Report, pastikan Program Crystal Report telah diinstal di dalam komputer.
3. Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Access merupakan sebuah program aplikasi untuk mengolah database (basis data) model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan lajur baris. Microsoft Office Access merupakan program aplikasi yang sangat mudah dan familiar dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen database. Microsoft office Access 2007 merupakan pengembangan dari Microsoft access 2003.
35
Microsoft Office Access digunakan sebagian besar oleh kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah, di dalam sebuah organisasi kecil bahkan organisasi besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan
sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft office. Aplikasi ini menggunakan mesin
basis data Microsoft Jet Database Engine dengan bahasa pemograman yaitu Visual
Basic for Application (VBA). Database dapat menyimpan informasi tentang segala hal. Yuliana (2007) menjelaskan bahwa di dalam Microsoft Access, database merupakan kumpulan
informasi yang saling berhubungan dan terorganisir yang terdiri dari beberapa komponen seperti tabel, queries, form, report, macro, dan moduls. Selain objek database, ketika membuat suatu program menggunakan Microsoft Access 2007 akan selalu berhubungan dengan tipe data. Tipe data merupakan salah satu bagian yang harus diperhatikan ketika pembuatan tabel, seperti TEXT, NUMBER, CURRENCY, DATE/TIME, AUTONUMBER, YES/NO, dll.
36
