BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Dalam sebuah organisasi/perusahaan surat merupakan alat komunikasi
Tinjauan Surat
sekaligus dokumentasi tertulis yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak internal
ataupun
external
perusahaan.
Dengan
adanya
surat
sebuah
organisasi/perusahaan diharapkan dapat menyampaikan informasi secara lengkap dan sesuai guna mencapai tujuan perusahaan/organisasi tersebut. Oleh karena itu,
pemahaman mengenai surat ditinjau dari berbagai segi yaitu dari pengertian , prinsip dan peranan penting surat, fungsi serta jenis-jenis surat. 2.1.1 Pengertian Surat Menurut Sedarmayanti (2009), surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Suprapto (2004) menegaskan pengertian surat ditinjau dari berbagai segi sebagai berikut: a. Ditinjau dari segi sifat isinya, surat adalah jenis karangan paparan karena di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan. b. Ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan atau dialog yang tertulis dari suatu pihak pengirim kepada pihak penerima . c. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud tulisan dalam kertas atau lainnya. Sedangkan Barthos (2005 : 36) berpendapat bahwa “surat adalah alat komunikasi tertulis berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”. Jika dilihat dari pendapat Sedarmayanti (2009), Suprapto (2004), dan Barthos (2005) tersebut, maka dapat diambil gambaran umum mengenai 6
pengertian surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi
tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan perusahaan. Dengan demikian jelas
bahwa surat
sangat
penting artinya dalam membantu
memperlancar tujuan organisasi.
2.1.2 Prinsip dan Peranan Penting Surat
Menulis surat dalam sebuah perusahaan penting menurut Moekijat (2002),
karena:
a. Surat menunjukkan hubungan , baik hubungan antara perusahaan dengan para pelanggannya, maupun antara perusahaan dengan masyarakat. Hal ini dapat membangun atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan. b. Surat dapat menekan biaya yang cukup banyak. Surat memberikan kesan kepada pembaca menurut bunyi dan cara penyajiannya. Moekijat (2002) menyebutkan bahwa dalam menulis dan menyusun surat yang baik dan dapat dipahami apa arti sebenarnya dari kandungan surat tersebut, ada 4 prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu: “conciseness, claritiy, simplicity, and courtesy”. a. Keringkasan (Conciseness) Ini berarti bahwa surat harus pendek. Usahakan untuk menggunakan jumlah kata yang paling sedikit untuk menyatakan arti yang ingin disampaikan. b. Kejelasan (Clarity) Surat harus jelas, tidak bermakna ganda. Apabila pembaca dapat mengatakan “Apakah yang dimaksudkan dengan ini atau itu?”, maka surat tersebut kurang jelas. c. Kesederhanaan (Simplicity) Surat adalah suatu alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain mengenai suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan
7
memberikan arti yang lebih jelas ketimbang kata-kata yang panjang dan
sulit.
d. Kesopanan (Courtesy)
Penyusunan
kalimat
yang
bijaksana,
suatu
pendekatan
yang
menyenangkan, dan penulisan yang lancar membentuk nada surat.
2.1.3 Fungsi Surat
Menurut Sedarmayanti (2009) surat selain sebagai alat komunikasi juga
berfungsi sebagai:
1. Perwakilan pengirim/penulis. 2. Bahan pembukti kegiatan organisasi atau perusahaan. 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 4. Alat pengukur kegiatan organisasi. 5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak). Secara umum, fungsi surat sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya, yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi, secara khusus Yatimah (2009) menyebutkan beberapa fungsi surat adalah sebagai berikut. 1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. 2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. 3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi. 4. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian. 5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan suatu instansi, yuridis, dan administratif. 6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan. Dilihat dari beberapa fungsi yang telah disebutkan dalam Yatimah (2009) dan Sedarmyanti (2009) dapat disimpulkan bahwa surat membawa dampak yang besar bagi perkembangan suatu organisasi atau perusahaan, sehingga fungsi dari
8
surat tersebut akan semakin bertambah jika kegiatan surat-menyurat dapat berjalan sebagaimana mestinya. Jenis-Jenis Surat 2.1.4
Menurut Suparjati (2008), jenis-jenis surat dapat dibedakan berdasarkan
wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya,dan lain sebagainya. Berikut ini merupakan uraiannya:
1. Jenis surat berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujud fisiknya, surat dapat berupa: a. Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukkan ke dalam amplop; b. Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15 cm x 10 cm, sifatnya terbuka dan tidak formal; c. Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat sekaligus berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi antar negeri karena ringan dan menghembat biasa pos. d. Memorandum (dari bahasa Latin, berarti „untuk diingat‟), yakni surat pendek berisi petunjuk, perintah, laporan, atau pertanyaan, umumnya digunakan untuk keperluan intern suatu organisasi. e. Telegram, yakni surat yang pengirimannya disalurkan melalui mesin telegraf.
2. Jenis surat berdasarkan Cara Pengirimannya Berdasarkan cara pengirimannya lewat jasa kantor pos, surat dapat berupa: a. Surat kilat. b. Surat tercatat. c. Surat elektronik. 3. Jenis Surat berdasarkan Tujuan Penulisan Berdasarkan tujuan penulisannya, surat dapat berupa surat pemberitahuan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, dan sebagainya. 4. Jenis Surat berdasarkan Sifat Isi Surat 9
Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai:
a. Surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh
instansi pemerintah atau swasta; b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi
dengan dinas;
c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh
perusahaan.
5. Jenis Surat berdasarkan Jumlah Penerima Surat
Ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dapat diklasifikasikan menjadi: a. Surat perorangan b. Surat edaran c. Surat pengumuman. 6. Jenis Surat berdasarkan Segi Keamanannya Ditinjau dari segi kemanaan isinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut: a. Surat rahasia (biasa diberi kode “RHS” atau “R”), yakni surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang jelas dituju oleh surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua buah amplop. b. Surat sangat rahasia (biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”), yakni surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat dengan keamanan Negara. Pengiriman surat sangat rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem. Kemudian amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini dimasukkan pada amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa (tidak diberi tanda).
10
c. Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang lain
tidak akan menimbulkan sesuatu yang berkaitan buruk bagi pihak
pihak terkait.
7. Jenis-jenis Surat berdasarkan Urgensinya
Berdasarkan urgensinya, surat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau
diselesaikan atau diketahui oleh penerima.
b. Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau
diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu dalam waktu sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”. c. Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaiannya secara tepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan datangnya.
2.2 Penanganan Surat Surat sebagai salah satu jenis komunikasi tertulis menjadi semakin dibutuhkan oleh semua pihak, mulai dari pemerintah, swasta, institusi,perusahaan bahkan perseorangan. Sehingga surat memiliki peranan yang sangat penting bagi semua perusahaan, seperti yang telah dikatakan oleh Moekijat (2002) sebelumnya bahwa salah satu peranan penting surat adalah surat menunjukkan hubungan , baik hubungan antara perusahaan dengan para pelanggannya, maupun antara perusahaan dengan masyarakat. Hal ini dapat membangun atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan. Sehingga, kegiatan penanganan surat atau sering disebut mengurus dan mengendalikan surat menjadi semakin penting untuk diperhatikan guna mencapai kesan baik (goodwill) suatu perusahaan. Kegiatan penanganan surat sering disebut sebagai kegiatan mengurus dan mengendalikan surat. Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut, dan menyimpan surat sesuai dengan prosedur yang berlaku (Sedarmayanti, 2005).
11
Menurut Sedarmayanti (2005), kegiatan penanganan surat di suatu kantor menjadi sebuah kegiatan yang penting. Walaupun kegiatan penanganan surat di
suatu kantor dengan kantor lain berbeda-beda, tidak dipungkiri bahwa penanganan baik surat masuk maupun surat keluar membawa dampak yang cukup besar surat,
bagi perkembangan suatu perusahaan. Penanganan surat-menyurat yang baik menurut Yatimah (2009) adalah sebagai berikut:
1. Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif, sehingga
informasi bisa langsung sampai ke tujuan.
2. Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan menarik, jelas, padat, sopan dan simpatik. 3. Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat, tertinggal atau lalai termuat dalam surat yang tertulis. 4. Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagaimana mestinya, dan terhindar dari salah menafsirkan/salah mengambil keputusan. 2.2.1 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali Sedarmayanti (2005) mengatakan bahwa pengurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan: 1. Buku agenda Pencatatan surat dengan buku agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan kartu kendali. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasa dibedakan pula tahunnnya. 2. Kartu kendali Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem Kearsipan Pola baru. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti
12
buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3
atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Keterangan atau kolom yang diperlukan dalam kartu kendali maupun
buku agenda adalah:
a. Tanggal hari diterimanya surat (masuk) atau dikirimnya surat (keluar)
b. Nomor urut surat
c. Asal surat (perusahaan, perorangan) untuk surat masuk dan alamat
yang dituju (kepada) untuk surat keluar. d. Perihal surat e. Isi ringkas surat f. Tanggal surat (yang tercantum pada surat) g. Lampiran (sebut macam dan jumlah lampiran) h. Nomor dan kode surat i.
Pengolah surat -
Untuk surat masuk : unit/bagian yang fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut penyelesaian masalah dari surat bersangkutan.
-
Untuk surat keluar : unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat.
j.
Catatan atau keterangan kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal: disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
k. Paraf : kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat. Perbandingan antara sistem pencatatan dengan buku agenda dan kartu kendali dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut:
13
Tabel 2.1 Perbandingan Pencatatan Surat Dengan
Buku Agenda Dan Kartu kendali
PERBANDINGAN ANTARA Sistem lama (buku Agenda) Sistem baru (Kartu Kendali)
1. Buku agenda sukar untuk di file
1. Kartu kendali difile.
2. Sarana
2. Sarana : indeks mudah diingat
penemuan
kembali,
nomor/kode surat sukar diingat.
3. Pengaturan arsip dengan peralatan
3. Pengaturan arsip dengan peralatan surat diterapkan
mudah untuk diwujudkan 4. Kartu kendali fleksibel tunjuk silang
4. Buku agenda tidak fleksibel, tunjuk
dapat diterapkan.
silang tidak dapat diterapkan Sumber: Sedarmayanti (2005)
Sugiarto (2005) menambahkan bahwa setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3(tiga) prosedur yang umum dipergunakan, yaitu prosedur buku agenda, prosedur kartu kendali, dan prosedur tata naskah 1. Prosedur Buku Agenda Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Ada juga tiga jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu: a. Buku Agenda Tunggal Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam bentuk format, seperti pada tabel 2.2 berikut ini: Tabel 2.2 Format Buku Agenda Tunggal
Sumber : Sugiarto (2005)
14
b. Buku agenda berpasangan
Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah
kiri untuk surat keluar. Tabel 2.3 berikut merupakan contoh format buku
agenda berpasangan untuk surat masuk. Tabel 2.3 Format Buku Agenda Berpasangan Surat Masuk
Sumber : Sugiarto (2005)
c. Buku Agenda Kembar Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar, seperti pada tabel 2.4 berikut: Tabel 2.4 Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar
Sumber : Sugiarto (2005)
Penggunaan buku agenda sebagai alat pencatatan perlu dilengkapi lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen. 2.
Prosedur Kartu Kendali Pada
prosedur
pencatatan
dan
pendistribusian
surat
dengan
mempergunakan kartu kendali surat masuk dan surat keluar digolongkan kedalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan
15
dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada
pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.
Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut:
Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.
Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip.
Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai di proses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan dalam lemari arsip. Format kartu kendali dapat dilihat pada gambar 2.1.
Sumber : Sugiarto (2005)
Gambar 2.1 Format Kartu Kendali Dari dua pembahasan
mengenai penggunaan buku agenda dan kartu
kendali pada penanganan surat tersebut, dapat disimpulkan bahwa penggunaan buku agenda biasanya digunakan untuk perusahaan kecil, sedangkan untuk perusahaan besar, penggunaan kartu kendali lebih baik dari pada buku agenda.
16
2.2.2 Penanganan Surat Masuk Dengan Buku Agenda Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan
atau bagian dalam
suatu
instansi/perusahaan,
baik
yang
berasal
dari
instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama
(Nuraida, 2008). Menurut Wursanto (2006) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan menggunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena surat
dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut untuk melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada penanganan surat yang tepat agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya. Menurut Yatimah (2009) penanganan surat masuk dengan buku agenda dimulai dari penerimaan, penyortiran, pencatatan , pengarahan/penyampaian, sampai kepada penyimpanan. Berikut ini penjelasannya: 1.
Penerimaan Surat Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat antara lain terdiri dari : a. mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk, b. memeriksa kebenaran alamatnya. Jika alamat yang dituju salah, maka surat dikembalikan kepada pengarah. Jika benar, menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku penerimaan surat, pemisahan surat berdasarkan alamat yang dituju, membuka surat, diterima. Biasanya penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat. c. Membuka surat (kecuali surat rahasia bertanda RHS atau bersampul rangkap) dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).
Jika
lampiran tidak lengkap atau salah, buat catatan seperlunya seperti „lampiran salah‟ atau „lampiran tidak lengkap‟. d. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di balik surat atau pada sampul surat. 17
2.
Penyortiran Surat Surat disortir berdasarkan dua jenis yaitu surat dinas atau pribadi.
Surat dinas digolongkan kembali menjadi surat penting, surat rutin, atau surat
rahasia. Dalam penyortiran ini, sekretaris pun perlu membaca dan meneliti isi
surat untuk memberikan saran kepada pimpinan apabila surat tersebut segera
memerlukan tanggapan.
3.
Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku
catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat
surat. Tabel 2.5 berikut ini merupakan contoh buku pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar. Tabel 2.5 Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Sumber : Yatimah (2009)
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005), untuk surat biasa/rutin dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Surat beserta dua lembar pengantar diserahkan kepada unit pengolah. Adapun untuk surat rahasia, surat dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup. Lembar pengantar tergambar dalam gambar 2.2 berikut:
18
Sumber : Sedarmayanti (2005)
Gambar 2.2 Contoh Lembar Pengantar Surat
4.
Pengarahan Surat Surat yang disampaikan langsung pada pimpinan tertinggi adalah surat
yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah. Untuk menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu parlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi. Gambar 2.3 berikut ini merupakan contoh lembar disposisi yang dipakai:
19
Sumber : Yatimah (2009)
Gambar 2.3 Contoh Lembar Disposisi
5.
Penyimpanan Surat Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat ini penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca kembali. Dalam penyimpanan surat, sekretaris dituntut untuk menyimpan surat dengan cara yang sistematis sesuai dengan sistem kearsipan yang ada, sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat. Bila surat ditemukan dengan membutuhkan waktu yang lama, berarti sekretaris kurang terampil dalam mengelola surat. Demikian pendapat Yatimah mengenai prosedur penanganan surat masuk dengan buku agenda. Sedangkan Barthos (2005) berpendapat lain mengenai prosedur penanganan surat dengan buku agenda tersebut. Barthos (2005) membaginya hanya ke dalam beberapa kategori penting, yaitu terdiri dari: 20
1.
Penyortiran Tugas yang harus dilakukan dalam penyortiran yaitu meneliti asal surat dan
sumber pengirimnya, lalu mengelompokkan surat berdasarkan dua golongan
jenis surat, yaitu surat dinas atau pribadi.
2.
Pembukaan sampul
3.
Pengeluaran surat dari sampul Ketika surat dikeluarkan dari sampulnya, tugas sekretaris adalah memeriksa
apakah alamat dalam surat sesuai dengan yang tertera pada sampul. Jika
tidak, surat bisa dikembalikan kepada pengarah surat.
4.
Penyampaian surat Penyampaian surat dikategorikan berdasarkan dua hal, yaitu apakah surat disampaikan langsung ke pengolah surat, atau surat tersebut disampaikan ke pimpinan terlebih dahulu. Jika disampaikan langsung ke pengolah, maka surat cukup disertai lembar pengantar surat biasa. Jika surat tersebut disampaikan ke pimpinan terlebih dahulu, maka surat tersebut disertai dengan lembar disposisi.
5.
Pencatatan surat Setelah surat selesai ditindaklanjuti oleh pengolah ataupun pimpinan, maka surat dicatat pada buku agenda. Surat masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk surat masuk halaman sebelah kanan untuk surat keluar. Untuk membantu dalam pencarian kembali surat, maka pada pencatata surat dengan buku agenda ini memerlukan buku agenda pembantu.
6.
Penyimpanan surat Surat-surat yang mudah digarap tindak lanjutnya, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan (file) oleh unit pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan. Sesuai dengan pembahasan Barthos (2005) dan Yatimah (2009), maka
secara umum , prosedur pengananan surat masuk pada dasarnya sama, mulai dari 21
penerimaan, penyortiran, pencatatan, penyampaian, sampai kepada langkah akhir penanganan surat yaitu penyimpanan. Penanganan Surat Keluar dengan Buku Agenda 2.2.3
Menurut Wursanto (2006) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk
ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Pendapat lain dikatakan oleh Dewi (2011) mengenai pengertian surat
keluar yaitu surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima oleh suatu organisasi, kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik
yang serasi yang
berakibat
menguntungkan kedua belah pihak. Dengan demikian, surat keluar dapat pula diartikan sebagai surat yang dikirimkan untuk kegiatan hubungan intern pada suatu kantor dan sifatnya penting bagi kantor yang bersangkutan, tanpa didahului surat masuk. Penanganan surat keluar, baik surat tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern menurut Dewi (2011), Wursanto (2006) dan Yatimah (2009)
pada umumnya menempuh prosedur yang sama
yaitu: 1. Pembuatan konsep Ada tiga cara mengonsep surat, yaitu: a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan b. Konsep surat dibuat oleh bawahan c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte 2. Pengetikan Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut: a. Persetujuan konsep b. Pengiriman konsep surat c. Pemeriksaan hasil pengetikan d. Penandatanganan surat 22
3. Pencatatan a. Surat jadi yang telah ditandatangani, dicap, dan disertai kelangkapan
lainnya ( lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi. b. Surat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. Buku verbal ialah buku agenda yang
khusus dipakai untuk mencatat surat dinas resmi keluar. Seperti pada
tabel 2.6 berikut
Tabel 2.6 Contoh Buku Verbal
Sumber : Yatimah (2009)
c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap untuk dikirim. Dengan demikian mempergunakan buku ekspedisi intern surat tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman (ekspedisi) 4. Pengiriman dan Penyimpanan Surat Urusan pengiriman/ekspedisi melaksanakan tugas pengiriman surat keluar. Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu pengiriman surat keluar intern dan ekstern. Pengiriman surat keluar intern pada sistem tradisional ini (agenda) menggunakan buku ekspedisi intern, sedangkan pengiriman surat keluar menggunakan buku ekspedisi ekstern. Tabel 2.7 dan tabel 2.8 berikut merupakan contoh gambar buku ekspedisi intern dan ekstern:
23
Tabel 2.7 Contoh Buku Ekspedisi Ekstern
Sumber : Yatimah (2009)
Tabel 2.8 Contoh Buku Ekspedisi Intern
Sumber : Yatimah (2009)
2.3 Sistem Informasi Manajemen Dalam melakukan suatu kegiatan, manusia membutuhkan informasi sebagai landasan untuk melakukan aktivitas dan juga untuk mendukung pengambilan keputusan. Banyaknya informasi yang diperlukan bagi kegiatan manajemen, mengakibatkan kegiatan pengolahan informasi dilakukan oleh manusia dan mesin (komputer). Agar informasi dapat digunakan dengan tepat oleh orang yang membutuhkan dan agar keluar masuknya informasi dapat dikontrol dengan baik, maka diperlukan suatu sistem yang baik pula agar dapat mengatur informasi dan mengontrol fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah organisasi. 24
Pengolahan informasi oleh manusia, biasanya digunakan sistem file. Dahulu umumnya sistem file dilakukan oleh masing-masing bagian organisasi,
sehingga sering terdapat duplikasi yang menimbulkan inefisiensi dalam pengolahan maupun pengendaliannya. Oleh karena itu, timbul sistem informasi
manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpadu, dimana data diintegrasikan melalui sistem database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer).
Menurut Haryadi (2009) sistem informasi manajemen dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, alat proses, tipe transaksi rutin tertentu, pemberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting, serta penyedia suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Sedangkan Winarno (2004 : 1.6) berpendapat bahwa “sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik”. Dan pendapatnya mengenai manajemen adalah: Manajemen adalah sekumpulan orang yang bertugas menjalankan perusahaan, organisasi atau instansi pemerintah. Manajemen bertugas menentukan tujuan perusahaan, merencanakan kegiatan untuk satu periode mendatang dan menjalankan rencana tersebut dengan melibatkan seluruh pihak terkait di dalam perusahaan (Winarno, 2004, hal. 1.6). Dari pendapat Haryadi (2009) dan Winarno (2004) mengenai sistem informasi dan manajemen dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang terorganisasi dengan sistematik dan dilakukan oleh sekelompok orang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi dan mendistribusikan informasi yang baik dan tepat guna untuk pengambilan keputusan.
25
2.3.1 Data Data merupakan fakta yang masih mentah (raw facts), yang berarti berdiri
sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik (Sedarmayanti, 2009).
Susanto (2004: 40) mendefinisikan “Data adalah fakta atau apapun yang
dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi. Data dapat berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhutangan, atau pengukuran”.
Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik. Jadi data
yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna. 2.3.1.1 Tingkatan Data Menurut Williams dan Stacey (2007), data memiliki struktur atau tingkatan tertentu dari yang terkecil hingga yang terbesar, hingga akhirnya membentuk database. Tingkatan data tersebut adalah sebagai berikut: 1) Bit (Binary Digit) Komputer didasarkan pada prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan atau dimatikan. Bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan komputer dalam sebuah database diawali dengan 0 untuk mati (off) atau 1 untuk hidup (on). 2) Byte (Karakter) Karakter merupakan gabungan dari beberapa bit. Karakter bisa merupakan sebuah huruf, angka, atau karakter khusus seperti A, B, C, 1, 2,3, @,#,%. 3) Field (Kolom) Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte). Contoh field adalah nama, alamat, usia. 4) Record Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang, tempat, benda, dan peristiwa. 5) File 26
File adalah kumpulan record yang berhubungan. Dalam hierarki data, file
berada di bagian atas. Kumpulan dari file-file yang berhubungan akan
membentuk sebuah database.
2.3.1.2 Database Management System Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat sehingga hampir di setiap perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu
dalam mengerjakan pekerjaan yang beraneka ragam jenisnya.
Dalam setiap
komputer, pasti terdiri dari kumpulan data-data sejenis yang berguna untuk
keperluan informasi dari masing-masing divisi dalam perusahaan. Data-data itu sering disebut database. “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file” (Amsyah, 2001, hal. 354). Secara operasional dapat kita katakan bahwa database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data. Sutabri (2005) berpendapat mengenai database adalah suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Database Management System adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pengguna data dalam mengolah data. 2.3.2 Informasi Di dalam suatu organisasi, informasi memiliki arti sangat penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Davis (dalam Wiludjeng, 2007, hal. 74) berpendapat bahwa “Information is data that has been 27
processed into a form that is meaningful to the reciptent and is of role or perceived value ini current or prospective actions or decisions”.
Pengertian tersebut diatas menunjukkan pengertian yang sempit, karena
berhubungan dengan kegiatan manajemen. Dalam arti yang lebih luas,. hanya
Beishon (dalam Wiludjeng, 2007, hal. 74) menjelaskan lebih lanjut sebagai berikut:
.
“Information is interpreted, perhaps, more widely than is usual, to include all the signals and data which a manager receives in the course of the day, whether they are apparently relevant to the work or not. This approach regards such things as facial expressions and gestures as information, as well as the more obvious things such as memos and telephone messages”. Sedangkan menurut Winarno (2004:1.6), “informasi adalah data yang
harus diolah sedemikian rupa sehingga berguna dalam pengambilan keputusan”. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa informasi memiliki arti sangat penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Informasi tersebut berasal dari data yang telah diolah dan menjadi bentuk yang lebih berguna dan memiliki arti bagi penerima informasi. 2.3.3 Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis dengan pemanfaatan sumber daya mesin secara menyeluruh dan seefisien mungkin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan (Sedarmayanti, 2009). Sedangkan menurut Nugroho (2008: 223) “otomatisasi kantor adalah penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar perusahaan”. Otomatisasi kantor berfungsi membantu sekretariat dan administratif (clerical), dengan kemampuannya memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan telah menarik perhatian para manajer dan profesional untuk memanfaatkannya.
28
Otomatisasi
kantor
melibatkan
seperangkat
fungsi
yang
saling
berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang
biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengkopian, penyimpanan dokumen, voice mail, dan desktop publishing.
Pengguna otomatisasi dibagi ke dalam empat kategori, yaitu:
1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, tidak mengelola orang-orang, melainkan menyumbang
keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrasi. Contohnya adalah pembeli, wiraniaga, dan lain-lain.
3. Sekretaris, adalah pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Pegawai administratif (clerical employees), melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris seperti menyusun dokumen. Dari beberapa pengertian mengenai otomatisasi kantor di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun diluar organisasi 2.4
Perancangan Program Menurut Laudon (2008) ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengembangkan
suatu
program.
Langkah-langkah
ini
dilakukan
agar
pengembangan program yang dilakukan dapat terencana dengan baik. Langkahlangkah tersebut diantaranya: 1. Mendefinisikan/mengidentifikasikan Masalah 2. Memilih perangkat lunak bahasa pemrograman 3. Merancang Program 4. Pemrograman 5. Pengetesan Kesalahan. 6. Membuat dokumentasi program 29
Hal serupa mengenai langkah pembuatan program pun dinyatakan oleh Sutanta (2003) bahwa ada 6 (enam) tahap dalam membuat sebuah program, antara
lain: 1. Mendefinisikan masalah;
Pembuat program aplikasi menentukan latar belakang/ alasan pembuatan
program aplikasi, seperti identifikasi masalah dan tujuan dan nantinya
pembuatan software/ program aplikasi yang dibuat harus menjawab atas
permasalahan yang dihadapi.
2. Perencanaan/ planning;
Pada tahap ini terdapat beberapa kegiatan yatiu membuat rancangan awal sebuah program, membuat skema program yang baik (link, navigasi dan peta program) dan menentukan fitur-fitur yang akan ada. 3. Mendesain/ design; Pada tahap design program, pembuat program membuat bentuk desain serta elemen-elemen yang terdapat di dalam program aplikasi, tata letak isi program aplikasi. 4. Pengkodean program/ coding; Pengkodean program adalah menerjemahkan perancangan dalam kodekode pemrograman.
Kode-kode/ bahasa pemrograman dalam suatu
program aplikasi tentunya akan berbeda-beda, tergantung program yang digunakan. Sebagai contoh dari bahasa pemograman adalah visual basic, borlanc delpi, php,asp, html, dan css. 5. Mengetes program/ testing; Karena tujuan dari pengkodean adalah bagaimana membangun sebuah program, maka tahapan selanjutnya adalah mengetes program tersebut apakah berjalan sesuai dengan rencana atau perancangan yang telah dibuat atau tidak. Apakah program tersebut berjalan dengan semestinya. Jika program tersebut berhasil maka tahapan selanjutnya adalah instalasi dan perawatan.
30
6. Pemeliharaan/ maintenance. Program selanjutnya di-install kan pengguna, dalam hal ini program di
installkan dalam komputer. Perawatan program lebih kepada penggunaan
sesuai prosedur yang ada dalam manual book penggunaan. Perawatan komputer agar tidak rusak ataupun terserang virus juga sangat penting.
Dari kedua pendapat diatas, maka untuk membuat program, pembuat dan
pengembang program harus melakukan perancangan program terlebih dahulu agar sistem tetap berada pada koridor kebutuhan, tidak meluas, atau bahkan
menyempit. 2.4.1 Flowchart Untuk merancang dan membuat sebuah program yang baik, diperlukan beberapa pendekatan, salah satunya adalah uraikan secara rinci proses yang berjalan sekarang. Penguraian proses tersebut terdiri dari perincian langkahlangkah dan elemen-elemen aktivitas pengolahan data yang dapat ditunjukkan dalam sebuah bagan alir atau biasa disebut flowchart. Tri (2011), mengatakan bahwa
flowchart
adalah
bagian-bagian
yang
mempunyai
arus
yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Pendapat lain dikatakan oleh Amsyah (2001: 269), bahwa “ flow chart adalah suatu diagram yang berisikan istilah atau pengertian mengenai langkah kegiatan pencatatan, penganalisisan, dan pengkoordinasian informasi”. Flow chart dipergunakan untuk membantu menganalisis dan mengembangkan prosedur. Untuk membuat sistem flowchart maka sangat diperlukan pengetahuan mengenai simbol-simbol dasar untuk membuat rangkaian sebuah proses perancangan yang dibentuk dengan urutan sistem flowchart. Tabel 2.9 berikut ini merupakan simbol standar untuk bagan alir sistem pada flowchart.
31
Tabel 2.9 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem
NO. 1.
SIMBOL
KETERANGAN Simbol Proses Mewakili langkah proses utama dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian atau keseluruhan program yang dirinci dengan bagan alir terpisah.
2.
3.
Sistem input/output Menunjukkan tiap input data atau output informasi. Mewakili semua fungsi input/output. Simbol alat simpan online Menggambarkan tiap jenis alat penyimpanan online. Sering digunakan untuk file lain pada media magnetik yang ditunjuk dan diremajakan.
4.
Simbol dokumen Mewakili dokumen kertas, laporan, dokumen sumber data, atau output hardcopy.
5.
Panah arus Menunjukkan arus data melalui sistem dalam urutan proses dan jejak perjalanan data dalam fungsi pengawasan proses.
6.
Simbol kartu punch Mewakili kartu punch baik sebagai input maupun sebagai output.
32
7.
Simbol pita magnetik Mewakili alat simpan pita magnetik, baik input maupun output.
8.
Simbol alat simpan offline Menyatakan alat simpan yang tidak berhubungan langsung dengan komputer, termasuk kertas, kartu, dan media magnetik dan optik.
9.
Simbol input manual
Menunjukkan data yang akan dimasukkan ke komputer oleh alat masukan online, misalnya keyboard terminal. 10.
Simbol tampilan Untuk menunjukkan output informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga seperti layar terminal atau plotter.
Sumber: Slotnick (dalam Amsyah, 2001: 272)
Selain simbol-simbol tersebut, terdapat bermacam-macam simbol lain pada flow chart. Simbol flow chart menurut Sukoco (2007: 43) dapat dilihat pada Tabel 2.10 berikut: Tabel 2.10 Simbol Flow Chart pada Sistem GAMBAR
KETERANGAN
GAMBAR
KETERANGAN Memproses
Pekerjaan administrasi
Fungsi proses utama
Tidak membutuhkan bantuan mekanis Magnetic tape
Perforated tape
Hanya jika magnetic tape digunakan
Kertas atau tape
33
Dokumen
Online keyboard
Dokumen kertas dan variasinya
Informasi yang disuplai melalui online komputer
Display
Sorting/collecting
Informasi yang ditampilkan melalui video
Operasi menyortir peralatan
Transmittal tape
Input/output
Bukti penambahan kontrol informasi
Semua media I/O
Auxiliary operation
Offline storage
Mesin operasi yang ditambahkan pada fungsi proses utama
Terdiri dari kertas, kartu, magnetic
Communication link
Flow direction
Petunjuk jalannya data
Transmisi otomatis informasi dari satu lokasi ke lokasi lain Processing
Predefined process
Kelompok program yang memproses fungsi
Kelompok operasi yang tidak dijelaskan secara detail
Input/output
Terminal
Fungsi yang membuat informasi tersedia
Permulaan dan akhir dari program
34
Decision
Connector
Fungsi keputusan yang memungkinkan beroperasi pada setiap kondisi
Entry dari atau keluar dari satu bagian ke bagian lain
Punched card
Offpage connector
Fungsi I/O yang menunjukkan punched card
Penghubung yang digunakan untuk masuk atau keluar dari halaman
Program modification
Flow direction
Petunjuk pemrosesan data
Instruksi untuk mengubah program Sumber: Sukoco (2007:43)
Jadi, flowchart dapat diartikan sebagai penggambaran mengenai langkahlangkah, urutan dari prosedur suatu program atau rancangan. Flowchart ini dapat menolong dalam menganalisis serta dapat membantu mempermudah sesuatu masalah atau perancangan sebuah proses. 2.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Menurut Nugroho (2008), DFD merupakan sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan simbol-simbol, untuk menjelaskan sebuah proses. Sedangkan dalam Kristianto (2007), DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggunakan empat macam simbol (Nugroho, 2008). DFD tersebut tergambar pada gambar 2.4 berikut:
35
Elemen Lingkungan
Elemen ini terdapat di luar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan input data dan menerima output informasi.
Pemrosesan
Pemrosesan adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dalam bentuk sebuah lingkaran, sebuah bujur sangkar dengan sudut yang dibulatkan. Setiap simbol proses diberi nama sesuai proses kerja yang dilakukan.
Aliran data
Simbol anak panah digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sebuah DFD. Anak panah dapat digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung.
Penyimpanan Data
Penyimpanan data adalah tempat penyimpanan data. Data tersimpan adalah data yang tidak bergerak atau file.
Sumber: Nugroho (2008)
Gambar 2.4 Data Flow Diagram Symbols Seperti terlihat pada gambar 2.4 diatas, di dalam aliran data, terdapat kumpulan dari berbagai karakteristik yang ada dalam suatu data. Kumpulan karakteristik tersebut disebut sebagai atribut data. Jogiyanto (2005) berpendapat bahwa secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun relationship. Maksudnya atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya entitas, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship. Data flow diagram ini dapat dipergunakan untuk perumusan garis besar dari alur kegiatan suatu proses atau tahapan. Sehingga DFD ini sangat membantu memperjelas alur dari sebuah sistem. 2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa DFD adalah salah satu alat perancangan proses, berbeda dengan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD 36
merupakan salah satu alat perancangan data di mana diagram ini menunjukkan hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain dan juga bentuk
hubungannya.
Dengan adanya hubungan antar entitas ini maka seluruh data
bergabung di dalam satu kesatuan yang terintegrasi dan entitas itu sendiri adalah
adalah sebuah kesatuan item data yang menjelaskan sebuah objek, entitas mirip suatu file dengan sedikit perbedaan (Nugroho, 2008). Winarno (2004) mengatakan bahwa entitas-entitas tersebut saling
berhubungan. Ada 3 bentuk hubungan dari entitas-entitas tersebut, yaitu: a. Hubungan One to One; Hubungan one to one adalah hubungan yang hanya melibatkan satu record di
satu file dan satu record saja di file lain, sering disebut (1:1) seperti terlihat pada tabel 2.11 berikut ini: Tabel 2.11 Hubungan One to One Tabel Rangka No. Pol No. Rangka AB 8123 8003 H 1999 9100 G 161 2500 AD 7012 7090 Sumber: Winarno (2004)
Tabel Mesin No. Pol No. Mesin AB 8123 1000 H 1999 5000 G 161 3000 AD 7012 4000
Dalam gambar tersebut terlihat, setiap data kendaraan di tabel kiri hanya dapat dihubungkan dengan satu data kendaraan di tabel kanan. Pada umumnya, dua tabel dengan hubungan one to one dapat digabung menjadi satu tabel saja, misalnya dalam contoh, tabel yang baru hanya akan terdiri atas kolom No. Pol, No. Rangka dan No . Mesin. b.
Hubungan One to Many Hubungan terjadi bila satu record yang ada di salah satu tabel
berhubungan dengan beberapa record di tabel lainnya, seperti terlihat pada tabel 2.12 berikut:
37
Tabel 2.12 Hubungan One to Many
NAMA DENI
SERGIO
FATIMAH
NO. TELPON 566001 589765 7834567 6832881 5884233 3000 4000
Sumber: Winarno (2004)
Dalam gambar tersebut terlihat setiap data di tabel kiri berhubungan
dengan beberapa data di tabel kanan. Nomor telpon yang sudah dipakai atau dimiliki oleh seseorang, tidak boleh dimiliki oleh orang lain. c.
Hubungan Many to Many Hubungan many to many adalah hubungan antara satu record, yang
memungkinkan data di record berhubungan dengan beberapa data di record lainnya, demikian pula sebaliknya seperti pada tabel 2.13 berikut : Tabel 2.13 Hubungan Many to Many MAHASISWA YUNI
MATA KULIAH MATEMATIKA STATISTIKA EKONOMI MANAJEMEN AKUNTANSI PERPAJAKAN PERBANKAN KOPERASI
LAKSITA
INDRA ZULFIKAR
Sumber: Winarno (2004)
Dari gambar tersebut terlihat bahwa garis dari kiri ke kanan dan dari kanan ke kiri, sama-sama bisa berasal dari satu titik (atau record) menuju ke beberapa titik sekaligus.
Garis ini menghubungkan sebuah record di salah satu tabel,
dengan record di tabel lain.
38
2.5
Alat Bantu Proyek Dalam membuat suatu sistem di perusahaan, alat bantu proyek diperlukan
untuk membantu dalam perancangan dan pembuatan sistem penanganan surat yang diperlukan oleh perusahaan. Alat bantu tersebut antara lain:
1. Komputer (hardware); Winarno (2004 : 5.2) berpendapat mengenai komputer bahwa:
Komputer merupakan alat yang saat ini sudah banyak dijumpai di kantor, di toko, maupun di rumah. Komputer dapat digunakan tidak hanya untuk mengolah data maupun mempercepat pekerjaan kantor, tetapi juga sudah dapat digunakan sebagai alat untuk hiburan maupun pendidikan. Komputer merupakan alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi.
2. Perangkat Lunak (Software); Menurut Nugroho (2008) perangkat lunak sistem adalah perangkat lunak yang memiliki tugas untuk mengelola sumber daya perangkat keras. Sedangkan, Jogiyanto (2005: 126) mendefinisikan perangkat lunak sebagai berikut: Perangkat lunak (software) adalah untuk mengembangkan suatu program aplikasi yang berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam menjadi bahasa mesin yang dimengerti oleh komputer yang berbentuk bilangan-bilangan binari misalnya pemgorgraman seperti : Bahasa C++, Bahasa Turbo PascaL, PHP, ASP dan bahasa pemgorgaman lainnya. Dari dua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa perangkat keras tidak akan bisa beoperasi secara maksimal tanpa adanya kehadiran perangkat lunak (Software). 2.5.1 Pengenalan Intranet dan LAN Menurut Jhonsen (2004) intranet merupakan suatu bentuk pemanfaatan teknologi internet dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, intranet digunakan untuk mempercepat proses-proses pertukaran informasi maupun data. Untuk skala kecilnya, intranet dapat dioperasikan dalam sebuah Local Area Network ,dan untuk skala besar intranet dapat dioperasikan pada Wide Area Network. 39
Sedangkan Syafrizal (2005: 5) berpendapat mengenai intranet yaitu :
Intranet (Internal Network) adalah jaringan computer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan peursahaan. Dengan kata lain, intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan. Untuk membangun intranet ada beberapa hal yang harus disediakan yaitu
infrastruktur dan aplikasi. Infrastruktur yang harus disediakan adalah Local Area Network yang menggunakan protocol TCP/IP sebuah computer server yang akan
digunakan sebagai web server dan aplikasi berbasis web yang mendukung semua
aktivitas pada intranet yang dibuat. 2.5.2 Pengantar Pemrograman Aplikasi Berbasis Web Aplikasi web merupakan aplikasi yang dibuat berbasis pada web dengan menggunakan teknologi internet (Suteja, 2006). Namun, menurut Sentosa (2005) pada prakteknya aplikasi web dapat dibuat sebagai distribusi lokal (private network) menggunakan teknologi intranet. Dari dua pembahasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi web dapat dibangun baik dengan teknologi internet, maupun teknologi internet. Menurut Suteja (2006) untuk membuat sebuah rancangan sistem web aplikasi yang mampu mengolah inputan, melakukan proses dan menghasilkan output sesuai dengan input yang diberikan, maka ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu a.
Web Programming Web programing menggunakan basis pada proses intrepreter (penerjemahan perintah) dan pembuat program diberikan kebebasan untuk memilih dan menggunakan editor untuk pengetikan kodenya. Sehingga sering disebut sebagai web scripting. Scripting dilihat dari letak proses intrepeternya dibedakan menjadi dua yaitu client-side dan server-side. Client side artinya script hanya diproses pada client saja (pengguna) melalui web browser, contohnya HTML (Hyper Text Markup Language), CSS (Cascading Style Sheet), Javascript, Vbscript, dan XML. Sedangkan proses yang intrepeternya 40
berjalan di server akibat dari suatu input yang diberikan oleh client dan
kemudian hasilnya dikirimkan kembali ke client disebut server side,
contohnya adalah ASP, PHP, JSP, Cold Fusion dan masih banyak lagi.
b. Web Server Web server akan menerima input dari user (client request) untuk diproses
melalui penerjemahan server side scripting (seperti ASP.NET) dan
menghasilkan output (response). Web server ini dapat dijalankan dengan
localhost. Localhost adalah domain default alamat URL atau nomor IP default
yang diberikan untuk mengakses web server dari komputer dengan jaringan
lokal seperti Local Area Network dan Intranet.
c.
Database Server Sebuah web aplikasi membutuhkan tempat penyimpanan data. Namun tidak hanya sekedar menyimpan tetapi juga memanajemen data yang ada. Software yang biasa dipakai untuk menyimpan database pada pembuatan aplikasi berbasis web antara lain MS. SQL Server, Oracle, MySQL, PosgreSql.
d.
Script Editor Editor adalah sebuah program yang digunakan untuk menuliskan kode-kode perintah. Pembuat program dapat menggunakan text editor dari mulai yagn sederhana seperti Notepad, WordPad, Edit Plus hingga berbasis Visual seperti Visual InterDev, Microsoft Front Page, Macromedia Dreamweaver, Microsoft Visual Studio 2010.
2.5.3 ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional Perangkat lunak yang dipakai pada pembuatan program berbasis web adalah ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional, dengan uraian berikut: 1. Bahasa Pemgrograman ASP.NET ASP.NET adalah salah satu bahasa pemrograman bertujuan untuk membangun suatu aplikasi web.
ASP.NET adalah bahasa yang terkompilasi
dengan bahasa pemrograman lain (Suteja, 2006). Berikut ini merupakan kelebihan ASP.NET: 41
a. Mempermudah Pengembangan
ASP.NET menyediakan banyak objek dimana para pengembang dapat
menggunakannya untuk mengurangi jumlah kode yang mereka butuhkan
untuk ditulis.
b. Kebebasan Bahasa
ASP.NET mengijinkan disusunnya suatu bahasa yang akan digunakan,
menyediakan daya guna lebih dan kesesuaian atau kompatibilitas antar
bahasa.
c. Web Service
ASP.NET memberikan fitur yang mengijinkan para pengembang
ASP.NET yang mengalami kesulitan dalam membuat web service . d. Daya Guna Halaman ASP.NET disusun mengingat halaman ASP diterjemahkan pada saat halaman ASP.NET dipesan pertama kali, halaman ASP.NET disusun 2. Microsoft Visual Studio 2010 Seperti telah dikatakan pada point sebelumnya, bahwa untuk membuat suatu aplikasi, diperlukan suatu editor dimana script akan diterjemahkan. Salah satu editor yang sering digunakan untuk membuat aplikasi web adalah Microsoft Visual Studio. Wahana Komputer (2010) mengungkapkan bahwa Microsoft Visual Studio 2010 atau sering disebut dengan Visual Basic 2010 merupakan salah satu bagian dari produk pemrograman terbaru keluaran dari Microsoft Corporation. Sebagai produk lingkungan pengembangan terintegrasi atau IDE andalan yang dikeluarkan oleh Microsoft Visual Studio 2010 menambahkan perbaikan-perbaikan fitur dan fitur baru yang lebih lengkap dibandingkan dengan versi Visual Studio pendahulunya, yaitu Microsoft Visual Studio 2008. Di dalam Microsoft Visual Studio 2010 ini, terdapat beberapa jenis IDE Pemgrograman seperti Visual Basic, Visual C++, Visual Web Developer, Visual C#, dan Visual F#.
42
