BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Pengertian Analisis Terdapat beberapa definisi mengenai analisis, yaitu: •

Menurut Kamus Akuntansi (200:48) :

•

”Analisis adalah melakukan evaluasi terhadap kondisi dari pos-pos atau ayat-ayat yang berkaitan dengan akuntansi atau alasan-alasan yang memungkinkan tentang perbedaan yang muncul. Misalnya seorang pemeriksa (auditor) akan melakukan analisa perkiraan pengeluaran untuk menentukan apakah pengeluaran telah dibebankan terhadap pos yang tepat, yang diuji / diverifikasi dengan dokumen” Menurut Sofyan Syafri Harahap (2001:189) : ”Analisis adalah memecahkan atau menguraikan sesuatu unit menjadi unit terkecil”

•

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001:43) : ”Analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan dan sebagainya) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya). Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelahaan bagian itu sendiri serta hubugan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.” Maka dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis

adalah suatu proses penilaian kritis secara detail dan seksama terhadap suatu masalah tertentu dan kemudian mengintrepertasikan hasil penilaian tersebut untuk mengambil kesimpulan.

2.2.

Pengertian Pelaksanaan Pengertian pelaksanaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, tahun

(1999;554 ) adalah “proses , cara, perbuatan melaksanakan rancangan, keputusan, dsb”.

10

Bab II. Tinjauan Pustaka

11

Dengan demikian pelaksanaan bila dihubungkan dengan audit internal adalah proses, cara atau perbuatan melaksanakan rancangan ataupun keputusan yang merupakan kegiatan audit internal pada perusahaan atau entitas ekonomi tersebut. Sedangkan pelaksanaan audit sistem manajemen mutu merupakan suatu proses, cara, perbuatan melaksanakan pemeriksaan terhadap kegiatan operasional organisasi, apakah telah sesuai dengan persyaratan sistem manjemen mutu atau tidak . Yang dilakukan oleh pihak auditor dari badan sertifikasi yang telah menerbitkan sertifikasi ISO 9001:2000 untuk perusahaan tersebut

2.3.

Audit Internal Audit internal merupakan unsur yang penting dalam pengendalian internal

yang juga merupakan pengendalian manajerial yang berfungsi mengukur dan mengevaluasi efektivitas kerja alat-alat pengendalian lain, mengevaluasi aktivitas perusahaan dan memberikan jasa bagi manajemen.

2.3.1. Pengertian Audit Internal Menurut The Institute of Internal Auditors (IAA) pada bulan januari 2001 adalah sebagai berikut: “Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organizations operations. It helps an organization accomplish its objective by bringing a systematic disciplined approach to evaluate an improve the effectiveness of risk management control and governance process”. Sedangkan pengertian audit internal menurut Mulyadi (2002;211) adalah sebagai berikut: “Audit Internal merupakan kegiatan penilaian yang bebas yang terdapat dalam organisasi yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi dan kegiatan lain untuk memberikan jasa kepada manajemen”.

12


Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa audit internal adalah: 1. Suatu aktivitas yang independent dan objektif 2. Aktivitas pemberian jaminan, keyakinan dan konsultasi 3. Dirancang untuk memberikan nilai tambah serta meningkatkan kegiatan operasi organisasi 4. Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya 5. Memberikan suatu pendekatan yang sistematis untuk mengevaluasi, dan meningkatkan manajemen resiko, pengendalian dan proses pengaturan dan pengelolaan organisasi Sedangkan pengertian audit internal menurut Badan Sertifikasi Nasional ISO 19001 (2005;16) adalah “Proses yang sistematik, independent, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit terpenuhi”

Audit didasarkan pada sejumlah prinsip. Hal ini membuat audit menjadi alat yang efektif dan dapat diandalkan dalam mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya. Ketaatan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independent untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi yang serupa. Personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit sebaiknya: 1. menetapkan, menerapkan, memantau, meninjau, dan meningkatkan program audit 2. mengidentifikasi ketersediannya

sumber

daya

yang

diperlukan

untuk

menjamin


13

2.3.2 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal Pada tahun 2000, le roy bookal mengemukakan tujuan audit internal yang dikutip oleh Hiro Tugiman (2001:29) adalah sebagai berikut ”Internal Auditing Goals and Objectives: 1. maximize shareholders value 2. protect other stockholders interest 3. protect company assets 4. insure compliance with laws, regulations, and protocols 5. achieve objective in an ethical manner.” Dari pendapat diatas dapat disebutkan bahwa tujuan audit internal terdiri dari 5 hal yaitu: 1

Memaksimalkan nilai dari pemegang saham

2

Melindungi kepentingan lain dari pemegang saham

3

Melindungi aset-aset perusahaan

4

Memberi jaminan kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan perundangundangan yang berlaku

5

Mencapai tujuan dengan cara yang etis Sedangkan tujuan audit internal seperti yang terdapat pada SNI 19-9000-

2001 yang dikeluarkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 mengenai tujuan audit internal adalah: “Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu memenuhi pengaturan yang direncanakan pada persyaratan standar sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi dan diterapkan dan dipelihara secara efektif”. Dari uraian diatas menyatakan bahwa tujuan dari audit internal adalah membantu para anggota organisasi atau perusahaan dalam usaha mencapai tujuannya. Dalam hal ini auditor internal sering kali memberikan layanan berupa pemberian saran untuk memperbaiki kinerja organisasi. Audit internal menilai apakah hasil yang dicapai suatu organisasi telah sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.


14

Lingkup penugasan audit internal menurut Hiro Tugiman yang dikutip dari The Institute of Charterd Accountants in Australia (2004:14) adalah sebagai berikut: ”The scope and objectives of internal audit very widly and very dependent upon the size and structure of the entity and requirments of its management. Normaly how ever internal audit operates in one or more following areas : (a) review of financial accounting system and related internal controls; (b) examinations of the management of financial and operating information; (c) examination of the economy, eficiency and efectiveness of operations including non financial control of an organization.” Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman(2000:31) : A. Cukup tidaknya pengendalian internal B. Kualitas pelaksanaan dalam menjalankan tanggung jawab yang diberikan C. Reabilitas dan intergritas informasi keuangan dan operasional agar dapat menyelesaikan tanggung jawab secara efektif untuk tujuan tersebut, pengawasan internal menyediakan mereka berbagai analisis penilaian, rekomendasi, nasehat, dan informasi sehubungan dengan aktifitas yang diperiksa D. Kesesuaian dengan kebijaksanaan, rencana, prosedur, hukum, dan pengaturan. E. Verifikasi dan perlindungan harta F. Keekonomisan dan efisiensi dalam penggunaan berbagai sumber daya Sedangkan mengenai ruang lingkup audit internal menurut The Institute of Internal Auditor (IIA) yang dikutip Boyton et al (2000:983) adalah: ”The scope of audit internal encompass the examination and evaluation of adequacy and efectiveness the organization’s system of internal control and the quality of performance in caryying out assigned responsibilities : (1) Reliability and integrity of information; (2) compliance with policies, plans, procedure, law, regulations, and contracts; (3) Safe guarding of assets; (4) Economical and efficient use of resources; (5) Accomplishment of established objectiveness and for operations or programs.”


15

Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa ruang lingkup audit internal harus meliputi pengujian dan pengevaluasian terhadap kememadaian dan efektifitas sistem pengendalian perusahaan dan kualitas kerja dan tanggung jawab anggota organisasi, yang mencakup: 1. Keandalan informasi 2. Kesesuaian dengan kebijakan, rencana, prosedur, hukum, dan peraturan serta kontrak 3. perlindungan terhadap harta perusahaan 4. penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien 5. pencapaian tujuan perusahaan

2.3.3. Kriteria Audit Menurut Hiro Tugiman (1997;16) kriteria audit internal adalah sebagai berikut: 1. Independensi a. Status Organisasi : status organisasi dari unit audit internal (bagian pemeriksaan internal) haruslah memberikan keleluasaan untuk memenuhi dan menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan kepadanya. b. Objektivitas : para pemeriksa internal (internal auditor) haruslah melaksanakan tugasnya secara objektif. 2. Kemampuan Profesional a. Personalia : unit audit internal haruslah memberikan jaminan keahlian teknis dan latar belakang pendidikan kepada para pemeriksa yang akan ditugaskan. b. Pengetahuan dan Kecakapan : unit audit internal haruslah memiliki atau mendapatkan pengetahuan, kecakapan, dan berbagai disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan.

16


c. Pengawasan : unit audit internal haruslah memberikan kepastian bahwa pelaksanaan pemeriksaan internal akan diawasi sebagai mana mestinya. d. Kesesuaian dengan standar profesi : pemeriksa internal harus mematuhi standar professional dalam melakukan pemeriksaan. e. Pengetahuan dan Kecakapan : para pemeriksa internal haruslah memiliki kemampuan atau mendapatkan pengetahuan, kecakapan dan disiplin ilmu yang penting dalam pelaksanaan pemeriksaan. f. Hubungan antar manusia dan Komunikasi : para pemeriksa internal haruslah memiliki kemampuan untuk menghadapi orang lain dan berkomunikasi secara efektif. g. Pendidikan

berkelanjutan

:

para

pemeriksa

internal

harus

mengembangkan kemampuan teknisnya melalui pendidikan yang berkelanjutan. h. Ketelitian Profesional : dalam melakukan pemeriksaan, para pemeriksa internal haruslah bertindak dengan ketelitian professional yang sepatutnya. 3. Lingkup Pekerjaan a. Keandalan Informasi : pemeriksa internal haruslah memeriksa keandalan (reliabilitas dan integritas) informasi keuangan dan pelaksanaan pekerjaan dan cara-cara yang dipergunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasi dan melaporkan suatu informasi tersebut. b. Kesesuaian dan Kebijaksanaan, rencana, prosedur, dan peraturan perundangan-undangan : pemeriksa internal haruslah memeriksa sistem yang telah ditetapkan untuk meyakinkan apakah sistem tersebut telah sesuai dengan kebijaksanaan, rencana, prosedur, hukum, dan peraturan yang memiliki akibat penting terhadap pekerjaan-pekerjaan atau operasi-operasi, laporan-laporan serta harus menentukan apakah organisasi telah memenuhi hal-hal tersebut.


17

c. Perlindungan terhadap harta : pemeriksa internal harus memeriksa alat atau cara yang dipergunakan untuk melindungi harta atau aktiva dan bila di pandang perlu, memverifikasi keberadaan berbagai harta organisasi. d. Penggunaan sumberdaya secara ekonomis dan efisien : pemeriksa internal harus menilai keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya yang ada e. Pencapaian tujuan : pemeriksa internal haruslah menilai pekerjaan, operasi atau program untuk menentukan apakah hasil-hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan apakah suatu pekerjaan, operasi atau program telah dijalankan secara tepat dan sesuai dengan rencana. 4. Pelaksanaan kegiatan pemeriksaan a. Perencanaan pemeriksaan : pemeriksa internal haruslah merencanakan setiap pemeriksaan. b. Pengujian dan pengevaluasian informasi : pemeriksa internal harus mengumpulkan, menganalisis, mengintrepetasikan dan membuktikan kebenaran informasi untuk mendukung hasil pemeriksaan c. Penyampaian hasil pemeriksaan : pemeriksa internal harus melaporkan hasil-hasil pemeriksaan yang diperoleh dari kegiatan pemeriksaannya. d. Tindak lanjut hasil pemeriksaan : pemeriksa internal harus terus meninjau dan melakukan follow up untuk memastikan bahwa terhadap temuan-temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah dilakukan tindak lanjut yang tepat. 5. Manajemen bagian audit internal a. Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab : pimpinan audit internal harus memiliki pernyataan tujuan, kewenangan dan tanggung jawab bagi bagian audit internal. b. Perencanaan : pimpinan audit internal menetapkan rencana bagi pelaksanaan tanggung jawab bagian audit internal.


18

c. Kebijaksanaan audit internal : pimpinan audit internal harus menetapkan rencana bagi pelaksana tanggung jawab bagian audit internal. d. Manajemen personel pimpinan audit internal harus menetapkan program untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal e. Auditor eksternal : pimpinan audit internal harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan audit internal dengan auditor eksternal f. Pengendalian mutu : pimpinan audit internal harus menetapkan dan mengembangkan pengendalian mutu atau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai kegiatan audit internal.

2.3.4

Fungsi dan Tanggung Jawab Audit Internal Audit internal harus dapat berfungsi sesuai dengan kebijaksanaan yang

telah ditetapkan oleh senior atau dewan. Tugas dan tanggung jawab bagian audit internal harus dinyatakan dalam dokumen yang tertulis dan formal. Fungsi audit menurut SNI 19-9000-2001 yang dikelurkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 adalah sebagai berikut: “Audit dipakai untuk menentukan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu dipenuhi. Temuan audit dipakai untuk mengakses keefektifan sistem manajemen mutu dan mengidentifikasi peluang perbaikan”. Sedangkan dalam SNI 19-9000-2001 yang dikelurkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 mengemukakan bahwa : “Auditor internal dalam ISO 9001:2000 disebut juga audit pihak pertama yang dilakukan oleh, atau atas nama, organisasi sendiri untuk tujuan perusahaan merupakan jasa bagi swa deklarasi tentang kesesuaian oleh organisasi”. Tanggung jawab seorang auditor internal menurut Komite SPAP Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Profesi Akuntan Publik (2001;322.1) yaitu: “Auditor internal bertanggung jawab untuk menyediakan jasa analisis dan evaluasi, memberikan keyakinan dan rekomendasi dan

19


informasi lain kepada manajemen entitas dan bagian komisaris atau pihak lain yang setara wewenang dan tanggung jawabnya. Untuk memenuhi tanggung jawabnya tersebut auditor intern mempertahankan objektivitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya”. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas mengenai fungsi dan tanggung jawab audit internal dapat diketahui bahwa audit internal merupakan fungsi staf yang lepas dari fungsi keuangan. Oleh karena itu auditor internal tidak memiliki wewenang langsung untuk memberikan perintah (line authority) kepada karyawan-karyawan dibidang operasi.

2.3.5. Program Audit Menurut Hiro Tugiman (1997;58) program audit haruslah mencakup : 1. Membuktikan prosedur pemeriksaan dalam pengumpulan, analisis, penafsiran, dan penyimpangan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan. 2. Menetapkan tujuan pemeriksaan. 3. Menetapkan lingkup dan tingkat pengujian yang diperlukan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. 4. Mengidentifikasi aspek-aspek teknis, resiko, proses, dan transaksi yang akan diteliti. 5. Menetapkan sifat dan luas pengujian yang diperlukan. 6. Merupakan persiapan

awal bagi awal pelaksanaan pekerjaan

pemeriksaan dan perubahan bila dipandang perlu selama pemeriksaan. Sedangkan program audit menurut Arens and Loebecke (2000;178) adalah sebagai berikut: “The audit program always include a list of audit procedures. It usually also includes the sample size to select and the timing of test”. Berdasarkan uraian diatas program audit adalah tindakan-tindakan atau langkah kerja yang terperinci dan dilaksanakan dalam audit dengan didasarkan pada tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta informasi yang ada mengenai objek


20

yang diperiksa. Program audit biasanya menyatakan ukuran sample khusus untuk dipilih pada saat pengujian. Langkah-langkah dalam program audit untuk melakukan audit menurut SNI 19-19011-2001 yang dikelurkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan dan penjadwalan audit 2. Penunjukan ketua tim audit 3. Penetapan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit 4. Penetuan kelayakan audit 5. Pemilihan tim audit 6. Kontak awal dengan auditi 7. Persiapan rencana audit 8. Penugasan tim audit 9. Penyiapan dokumen kerja 10. Pelaksanaan audit lapangan 10.1 Pelaksanaan rapat pembukaan 10.2 Komunikasi selama audit 10.3 Peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat 10.4 Pengumpulan dan verifikasi audit 10.5 Perumusan temuan audit 10.6 Penyiapan kesimpulan audit 10.7 Pelaksanaan rapat penutupan 11. Penyiapan, pengesahan, dan penyampaian laporan audit 12. Penyelesaian audit 13. Pelaksanaan tindak lanjut audit 14. Pemeliharaan rekaman-rekaman audit 15. Pemantauan kinerja dan keefektifan program audit 16. Pelaporan kepada manajemen puncak tentang keseluruhan program pencapaian audit


21

2.3.6. Laporan Audit Internal dan Tindak Lanjut Audit Laporan audit internal merupakan laporan yang berupa penyampaian hasil seluruh kegiatan yang dilakukan audit internal, selain itu juga laporan ini merupakan realisasi dari tanggung jawab audit internal untuk menginformasikan hasil pengukuran efektivitas perusahaan terutama mengenai penilaian pelaksanaan pengendalian internal perusahaan. Laporan yang dibuat auditor internal yang efektif artinya bahwa penyajian laporan hasil pemeriksaan yang efektif tergantung dari kualitas pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya tetapi sebaliknya bahwa pekerjaan yang baik pun akan tidak berarti apabila penyajian laporan audit tidak memadai. Agar laporan audit berfungsi efektif menurut Hiro Tugiman (1997;68-74) adalah sebagai berikut : 1. Laporan yang ditanda tangani haruslah dikeluarkan setelah pengujian terhadap pemeriksaan (audit examination) selesai dilakukan. Laporan sementara dapat dibuat secara tertulis atau lisan dan diserahkan secara formal atau informal. 2. Auditor internal harus terlebih dahulu mendiskusikan berbagai kesimpulan dan rekomendasi dengan tingkatan manajemen yang tepat, sebelum mengeluarkan laporan akhir. 3. Suatu laporan haruslah objektif, jelas, singkat, konstruktif, dan tepat waktu. 4. Laporan haruslah mengemukakan tentang maksud, lingkup, dan hasil pelaksanaan pemeriksaan, dan bila dipandang perlu laporan harus pula berisikan pernyataan tentang pendapat pemeriksa. 5. Laporan-laporan dapat mencantumkan berbagai rekomendasi bagi berbagai perkembangan yang mungkin dicapai, pengakuan terhadap kegiatan yang dilaksanakan secara meluas dan tindakan korektif. Apabila laporan telah dikeluarkan, tidak berarti semua tugas audit internal sudah selesai. Karena masih diperlukan suatu tindak lanjut yang berupa evaluasi terhadap tindakan

yang diambil. Sehubungan dengan saran-saran atau

rekomendasi-rekomendasi perbaikan yang ditentukan.

22


Auditor internal menghendaki organisasi mengambil tindakan-tindakan atas rekomendasi-rekomendasi yang telah diberikan. Menurut SNI 19-19011-2001 yang dikelurkan oleh Badan Standardisasi

Nasional ICS 03.120.10 dalam

tindak lanjut audit adalah sebagai berikut: “Kesimpulan audit dapat menunjukkan keperluan untuk tindakan korektif, pencegahan atau peningkatan. Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai bagian audit. Auditi sebaiknya tetap memberikan informasi kepada klien audit tentang status tindakan tersebut”. Prosedur tindak lanjut yang sesuai harus diadakan untuk menentukan apakah rekomendasi atau saran-saran yang didasarkan pada aktivitas audit internal telah dipertimbangkan, apakah telah dilaksanakan tindakan korektif dan apakah hasil yang diperoleh bermanfaat, efektif, memuaskan atau tidak

2.4

Audit Internal Sistem Manajemen Mutu Pimpinan puncak hendaknya memastikan penetapan proses audit internal

yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu. Proses audit internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk assesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk. Proses audit internal menyediakan alat mandiri untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena audit internal menilai keefektifan dan efisiensi organisasi. Penting bagi organisasi untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sebagai tanggapan atas hasil audit internal. Perencanaan audit internal hendaknya luwes agar kemungkinan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam pengembangan rencana audit internal. Contoh subyek untuk dipertimbangkan dalam audit internal mencakup: 1. Penerapan proses produksi secara efektif dan efisien 2. Peluang perbaikan berkesinambungan


23

3. Kemampuan proses 4. Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien 5. Penggunaan teknologi informasi 6. Analisis data biaya mutu 7. Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien 8. Hasil dan harapan kinerja proses dan produk 9. Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja 10. Kegiatan perbaikan 11. Hubungan dengan pihak yang berkepentingan Pelaporan audit internal kadang-kadang mencakup bukti kinerja yang sangat baik untuk memberikan peluang pengakuan oleh manajemen dan memotivasi anggota. Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu : 1. Memenuhi pengaturan yang direncanakan pada saat realisasi produk, pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi 2. Diterapkan dan dipelihara secara efektif Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. kriteria, lingkup, frekuensi, dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit serta pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab atas area yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tinadakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi, yang meliputi tindakan korektif. Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya


24

kembali ketidaksesuaian. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: 1. Peninjauan ketidsaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan) 2. Penetapan penyebab ketidaksesuaian 3. Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidakl terulang 4. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan 5. Rekaman atas hasil yang dilakukan 6. Peninjauan tindakan korektif yang dilakukan 2.4.1

Kriteria Audit Internal Sistem Manajemen Mutu Pada dasarnya kriteria audit internal sistem manajemen mutu sama dengan

audit internal pada umumnya, namun menurut buku “Succesful Internal Auditing to ISO 9000” Tom Taormina, (1999: 22). terdapat beberapa kriteria khusus sebagai berikut : • • • • • •

Passionate about the success of the company Understand the products or sevices Observant, patient, open minded Active listener and good interviewer Convinced that he or she is providing a service Able to read a procedure and find objective evidence

Kriteria-kriteria diatas menjelaskan bahwa : 1. Auditor internal memiliki keinginan yang kuat terhadap kesuksesan perusahaan 2. Memiliki pengetahuan tentang produk atau pelayanan yang dihasilkan oleh perusahaan 3. Memiliki kemampuan observasi yang baik serta kesabaran dalam bekerja dan pemikiran yang terbuka 4. Memiliki kemampuan sebagai pendengar yang baik dan pewawancara yang baik

25


5. Memiliki keyakinan bahwa auditor internal memberikan pelayanan terbaik bagi perusahaan 6. Mampu untuk memahami prosedur operasi perusahaan sehingga dapat menemukan bukti yang objektif Maka auditor internal yang baik harus memenuhi kriteria-kriteria diatas selain daripada kriteria audit internal pada umumnya.

2.4.2

Kegiatan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu Menurut Badan Sertifikasi Nasional SNI 19-19011-2005 Kegiatan Audit

internal terdiri dari beberapa tahap yaitu : 1. Permulaan Audit a. Penunjukan Ketua Audit Personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola audit sebaiknya menunjuk ketua tim audit untuk audit tertentu. Bila audit gabungan dilaksanakan, hal penting yang diperlukan sebelum audit dimulai adalah memperoleh kesepakatan antara organisasi yang melakukan audit, berkaitan dengan tanggung jawab setiap organisasi, khususnya yang terkait dengan kewenangan ketua tim yang ditunjuk untuk mengaudit b. Penetapan Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kriteria Audit Sesuai dengan keseluruhan tujuan program, setiap kegiatan audit sebaiknya

didasarkan

pada

tujuan,

ruang

lingkup,

dan

kriteria

yang

terdokumentasi Tujuan audit menetapkan apa yang akan dicapai oleh audit dan dapat mencakup hal seperti: 1) Penentuan tingkat kesesuaian sistem manajemen milik auditi, atau bagiannya dengan kriteria audit 2) Evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk menjamin pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan dan kontrak 3) Evaluasi keefektifan sistem manajemen dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan, dan

26


4) Identifikasi

bidang

sistem

manajemen

yang

potensial

untuk

ditingkatkan Ruang lingkup audit menguraikan cakupan dan batas-batas audit seperti lokasi fisik, unit organisasi, kegiatan dan proses yang diaudit serta periode waktu yang dicakup oleh audit. Kriteria audit digunakan sebagai acuan untuk penentuan kesesuaian dan dapat mencakup kebijakan, prosedur, standar, peraturan perundang-undangan, persyaratan sistem manajemen, persyaratan kontrak atau kode praktek sektor industri atau bisnis yang berlaku c. Pemilihan tim audit Bila audit telah dinyatakan layak, tim audit sebaiknya dipilih dengan mempertimbangkan kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit. Dalam menetapkan ukuran dan komposisi tim audit, hal-hal berikut sebaiknya dipertimbangkan: 1) Tujuan, ruang lingkup, kriteria dan perkiraan waktu audit 2) Apakah audit tersebut merupakan audit kombinasi atau audit gabungan 3) Kompetensi tim audit secara keseluruhan yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit 4) Peraturan perundang-undangan, persyaratan kontrak dan persyaratan akreditasi atau sertifikasi yang berlaku 5) Kebutuhan untuk menjamin keindependenan tim audit dari kegiatan yang diaudit dan untuk menghindarkan konflik kepentingan 6) Kemampuan anggota tim audit untuk berinteraksi secara efektif dengan audit dan untuk bekerja sama dalam tim 7) Bahasa yang digunakan dalam audit, dan pemahaman terhadap karakteristik sosial dan budaya tertentu dari auditi, hal ini dapat ditunjukan baik melalui keterampilan yang dimiliki oleh auditor atau melalui dukungan dari tenaga ahli


27

Proses untuk menjamin keseluruhan kompetensi tim audit sebaiknya mencakup langkah-langkah: 1) Identifikasi pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit 2) Pemilihan anggota tim audit sedemikian rupa sehingga seluruh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan ada pada tim audit d. kontak awal dengan auditi Kontak awal dengan auditi dapat dilakukan secara formal atau tidak formal namun sebaiknya dilakukan oleh personel yang diberi tanggung jawab sebagai ketua audit. Tujuan dari kontak awal ini adalah untuk: 1) Membentuk saluran komunikasi dengan perwakilan auditi 2) Mengkonfirmasikan kewenangan untuk melaksanakan audit 3) Memberikan informasi tentang waktu dan komposisi tim audit yang diusulkan 4) Meminta akses terhadap dokumen yang diperlukan 5) Menetukan aturan keselamatan yang berlaku dilapangan 6) Membuat pengaturan untuk pelaksanaan audit 7) Menyepakati kehadiran pemantau dan kebutuhan pemandu untuk tim audit 2. Pelaksanaan tinjauan dokumen Sebelum kegiatan audit lapangan dilaksanakan, dokumentasi auditi sebaiknya ditinjau untuk menetukan kesesuaian sistem yang didokumentasikan dengan kriteria audit. Dokumentasi dapat mencakup dokumen dan rekaman sistem manajemen yang sesuai, dan laporan audit sebelumnya. Tinjauan tersebut sebaiknya memperhatikan ukuran, sifat, dan kompleksitas organisasi, serta tujuan dan ruang lingkup audit. Dalam beberapa situasi, tinjauan dapat ditunda hingga kegiatan lapangan dimulai, bila hal ini tidak merugikan keefektifan pelaksanaan audit. Untuk situasi lainnya, kunjungan pendahuluan ke lapangan dilaksanakan untuk memperoleh gambaran yang memadai tentang informasi yang tersedia.


28

Bila dokumentasi dinilai tidak mencukupi, ketua tim audit sebaiknya menginformasikan hal tersebut kepada klien audit, personel yang diberi tanggung jawab untuk mengelola program audit, dan auditi. Keputusan sebaiknya dibuat untuk menentukan apakah audit sebaiknya dilanjutkan atau ditunda hingga masalah dokumentasi yang terkait diselesaikan.

3. Penyiapan kegiatan audit lapangan a. Penyiapan rencana audit Ketua tim audit sebaiknya menyiapkan rencana audit yang menjadi dasar kesepakatan antara klien audit, tim audit dan auditi terkait dengan pelaksanaan audit. Rencana tersebut sebaiknya memfasilitasi dan pengkoordinasian kegiatan audit. Rencana audit sebaiknya mencakup hal-hal sebagai berikut: 1) Tujuan audit 2) Kriteria audit dan dokumen-dokumen 3) Ruang lingkup audit, termasuk identifikasi unit-unit organisasi dan fungsional serta proses yang diaudit 4) Tanggal dan lokasi kegiatan audit lapangan 5) Waktu yang diharapkan dan lamanya kegiatan audit lapangan, termasuk rapat dengan manajemen auditi serta rapat tim audit 6) Peran dan tanggung jawab anggota tim audit dan orang-orang yang mendampingi 7) Alokasi sumber daya yang sesuai untuk bidang audit yang kritis 8) Identifikasi perwakilan audit untuk auditi 9) Bahasa yang digunakan dalam pekerjaan dan bahasa pelaporan audit, bila hal ini berbeda dengan bahasa antara auditor dengan auditi 10) Topik pelaporan audit 11) Pengaturan logistik 12) Hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan 13) Kegiatan tindak lanjut audit


29

b. Penugasan tim audit Ketua tim audit melalui konsultasi dengan tim audit, sebaiknya menetapkan tanggung jawab setiap anggota tim audit dalam mengaudit proses, fungsi, lokasi, area, atau kegiatan tertentu. Penugasan tersebut sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan terhadap keindependennan dan kompetensi auditor, penggunaan sumber daya secara efektif serta perbedaan peran dan tanggung jawab auditor, auditor yang magang dan tenaga ahli. Perubahan terhadap penugasan dapat dilakukan sejalan dengan perkembangan audit untuk menjamin mencapai tujuan audit. c. Penyiapan dokumen kerja Anggota tim audit sebaiknya meninjau informasi yang sesuai dengan penugasan auditnya dan menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk rujukan dan untuk merekam pelaksanaan audit. Dokumen kerja tersebut dapat mencakup: 1) Daftar periksa dan rencana sampling 2) Formulir-formulir untuk merekam: bukti pendukung, temuan audit dan rekaman rapat Penggunaan daftar periksa dan formulir sebaiknya tidak membatasi cakupan kegiatan audit, yang dapat berubah sebagai hasil dari informasi yang dikumpulkan selama audit. Dokumen kerja, termasuk rekaman yang dihasilkan dari penggunaanya, sebaiknya disimpan sekurang-kurangnya hingga audit diselesaikan. Penyimpanan dokumen dilakukan setelah audit diselesaikan. Dokumen yang mencakup kerahasiaan dan informasi kepemilikan, sebaiknya senantiasa dijaga oleh anggota tim audit, dengan cara yang sesuai.

4. Pelaksanaan kegiatan audit lapangan a. Pelaksanaan rapat pembukaan Rapat pembukaan sebaiknya diselenggarakan dengan manajemen auditi atau bila memungkinkan, dengan personel yang bertanggung jawab untuk fungsi atau proses yang diaudit.maksud rapat pembukaan ini adalah untuk: 1) Mengkonfirmasikan rencana audit


30

2) Memberikan ringkasan tentang bagaimana kegiatan audit akan dilaksanakan. 3) Mengkonfirmasikan saluran komunikasi 4) Memberikan kesempatan kepada auditi untuk mengajukan pertanyaan. b. Komunikasi selama audit Tergantung pada ruang lingkup dan kompleksitas audit, pengaturan yang formal untuk komunikasi antara tim audit dan auditi selama audit dapat diperlukan. Tim audit sebaiknya berdiskusi secara periodik untuk melakukan pertukaran informasi, mengkaji kemajuan audit dan menetapkan kembali tugas diantara anggota tim audit sesuai dengan keperluan. Selama audit, ketua tim audit sebaiknya secara periodik mengkomunikasikan perkembangan pelaksanaan audit dan setiap hal penting kepada auditi dan klien audit, bila sesuai. Bukti yang dikumpulkan selama audit yang menunjukan resiko yang mendesak dan signifikan sebaiknya segera dilaporkan kepada auditi tanpa ada penundaan. Bila bukti yang tersedia menunjukan bahwa tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit sebaiknya melaporkan alasannya kepada klien audit, dan auditi, untuk menetukan tindakan yang tepat. Tindakan tersebut dapat mencakup konfirmasi ulang atau penyesuaian rencana audit, perubahan tujuan atau ruang lingkup audit, atau penghentian audit. Setiap ada kebutuhan untuk merubah ruang lingkup audit yang dapat dihasilkan dari perkembangan kegiatan audit lapangan sebaiknya ditinjau dan disetujui oleh klien audit dan bila sesuai oleh auditi c. Peran dan tanggung jawab pemandu dan pengamat Pemandu dan pengamat dapat disertakan dalam tim audit namun bukan merupakan bagian dari tim. Mereka sebaiknya tidak mempengaruhi atau menghambat pelaksanaan audit, bila pemandu ditunjuk oleh audit, mereka seharusnya membantu tim audit dan bertindak sesuai dengan permintaan ketua tim audit. Tanggung jawabnya dapat mencakup hal berikut : 1) Pelaksanaan kontak dan waktu wawancara 2) Pengaturan kunjungan untuk bagian lokasi atau organisasi tertentu

31


3) Pemastian

bahawa

peraturan

yang

terkait

dengan

prosedur

keselamatan dan keamanaan di lokasi, diketahui dan diperhatikan oleh anggota tim audit 4) Penyaksian audit atas nama auditi 5) Pemberian penjelasan atau bantuan dalam pengumpulan informasi. d. Pengumpulan dan verifikasi informasi Selama audit, informasi yang sesuai dengan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria auadit, termasuk informasi yang terkait dengan kunjungan antar fungsi, kegiatan dan proses, sebaiknya dikumpulkan dengan sampling yang sesuai dan sebaiknya diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang dapat menjadi bukti audit. Bukti audit sebaiknya direkam. Bukti audit didasarkan pada sampel informasi yang tersedia. Oleh karena itu terdapat ketidakpastian dalam audit, dan sebaiknya menjadi perhatian dalam membuat kesimpulan audit. Sumber informasi yang dipilih dapat bervariasi sesuai dengan ruang lingkup dan kompleksitas audit dan mencakup hal-hal berikut: 1) Wawancara dengan pegawai dan personel lain 2) Pengamatan terhadap kegiatan dan lingkungan serta kondisi kerja yang ada di sekitarnya 3) Dokumen seperti kebijakan, tujuan, rencana, prosedur, standar, instruksi, lisensi dan ijin, spesifikasi, gambar teknik, kontrak dan order 4) Rekaman seperti rekaman inspeksi, risalah rapat, laporan audit, rekaman program, pemantauan dan hasil pengukuran 5) Rangkuman data, analisis dan indikator kinerja 6) Informasi tentang program sampling audit, dan prosedur pengendalian sampling dan proses pengukuran 7) Laporan dari sumber lainnya 8) Data base di komputer dan website e. Perumusan temuan audit Bukti audit sebaiknya di evaluasi terhadap kriteria audit untuk menghasilkan temuan audit. Temuan audit dapat menunjukan baik kesesuaian

32


ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria audit. Bila tercakup dalam tujuan audit, temuan audit dapat mengindentifikasi peluang untuk peningkatan. tim audit sebaiknya melakukan pertemuan untuk meninjau temuan audit pada tahap yang sesuai selama audit Ketidaksesuaian dan bukti audit pendukungnya sebaiknya direkam. Ketidaksesuaian dapat dikelompokkan. Ketidaksesuaian tersebut sebaiknya ditinjau dengan auditi untuk memperoleh kepastian bahwa bukti audit adalah akurat, dan bahwa ketidaksesuaian dipahami. Setiap upaya sebaiknya dilakukan untuk menyelesaikan setiap perbedaan pendapat perihal bukti dan atau temuan audit, dan hal-hal yang tidak dapat disepakati sebaiknya direkam. f. Penyiapan kesimpulan audit Tim audit sebaiknya berunding sebelum rapat penutupan agar : 1) Untuk meninjau temuan audit, dan informasi lain yang sesuai yang dikumpulkan selama audit dengan mengacu pada tujuan audit 2) Untuk

menyetujui

kesimpulan

audit,

dengan

memperhatikan

ketidakpastian dalam proses audit 3) Untuk menyiapkan rekomendasi bila ditetapkan dalam tujuan audit 4) Untuk mendiskusikan tindak lanjut audit dalam rencana audit

Kesimpulan audit dapat memuat hal-hal seperti: 1) Sejauh mana kesesuaian sistem manajemn dengan kriteria audit 2) Penerapan, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen secara efektif 3) Kemampuan

proses

tinjauan

manajemen

untuk

menjamin

kesinambungan dalam kesesuaian , kecukupan, keefektifan, dan perbaikan dari sistem manajemen g. Pelaksanaan rapat penutupan Rapat penutupan dipimpin oleh ketua tim audit dan sebaiknya diselenggarakan untuk mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit sehingga temuan dan kesimpulan temuan audit tersebut di mengerti dan disetujui oleh auditi dan bila sesuai untuk menyepakati jangka waktu yang diberikan kepada


33

auditi untuk mencapai rencana tindakan korektif dan pencegahan. Peserta rapat penutupan sebaiknya termasuk auditi dan juga dapat mencakup klien audit dari pihak lain. Bila perlu, ketua tim audit sebaiknya memberitahu auditi tentang situasi yang ditemui selama audit yang dapat mengurangi tingkat kepercayaan terhadap kesimplan audit. Setiap perbedaan pendapat yang terkait dengan temuan dan atau kesimpulan audit antara tim audit dan auditi sebaiknya dibahas dan bila mungkin diselesaikan. Bila tidak dapat diselesaikan, seluruh pendapat sebaiknya direkam.

5. Penyiapan, pengesahan dan penyampaian laporan audit a. Penyiapan laporan audit Ketua tim seharusnya bertanggung jawab terhadap penyiapan dan isi laporan audit.Laporan audit sebaiknya memberikan rekaman audit yang lengkap, akurat, singkat dan jelas, dan sebaiknya mencakup atau mengacu pada hal-hal berikut: 1) Tujuan audit 2) Ruang lingkup audit, khususnya identifikasi unit-unit organisasi dan fungsional atau proses yang diaudit dan periode yang cakup. 3) Identifikasi klien audit. 4) Identifikasi ketua tim audit dan anggotanya. 5) Tanggal dan lokasi tempat kegiatan audit lapangan dilaksanakan. 6) Kriteria audit 7) Temuan audit 8) Kesimpulan audit Laporan audit juga mencakup atau mengacu pada hal-hal berikut,: 1) Rencana audit. 2) Daftar perwakilan audit 3) Ringkasan proses audit, termasuk ketidak pastian dan atau setiap hambatan yang dihadapi yang dapat menyebabkan penurunan tingkat kepercayaan terhadap kesimpulan audit. 4) Konfirmasi bahwa tujuan audit telah sesuai dengan ruang lingkup audit dan rencana audit

34


5) Areal yang tidak dicakup meskipun dalam ruang lingkup audit 6) Setiap perbedaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara tim audit dan auditi 7) Rekomendasi untuk peningkatan, bila ditetapkan dalam tujuan audit 8) Rencana tindak lanjut yang disepakati (bila ada) 9) Pernyataan sifat kerahasiaan isi laporan 10) Daftar penyebaran laporan audit b. Pengesahan dan penyampaian laporan audit Laporan audit sebaiknya diterbitkan dalam periode waktu yang disepakati. Bila hal ini tidak memungkinkan, alasan untuk penundaan sebaiknya dikomunikasikan kepada klien audit dan tanggal penerbitan yang baru sebaiknya disepakati. Laporan audit sebaiknya diberi tanggal, ditinjau, dan disahkan sesuai dengan prosedur program audit. Laporan audit yang disahkan sebaiknya disampaikan kepada penerima yang ditetapkan oleh klien audit. Laporan audit adalah milik klien audit. Anggota tim audit dan seluruh penerima laporan sebaiknya menghormati dan memelihara kerahasiaan laporan. 6. Penyelesaian Audit Audit dinyatakan selesai bila seluruh kegiatan yang diuraikan dalam rencana audit telah dilaksanakan dan laporan audit yang disahkan telah didistribusikan. Dokumen

yang

terkait

dengan

audit

sebaiknya

disimpan

atau

dimusnahkan melalui kesepakatan antara pihak-pihak yang berpartisipasi dan sesuai dengan prosedur program audit serta peraturan perundang-undangan dan persyaratan kontrak yang berlaku. Kecuali dipersyaratkan oleh hukum, tim audit dan personel yang diberi tanggung

jawab

untuk

mengelola

program

audit

sebaiknya

tidak

menginformasikan isi dari dokumen, informasi lain yang diperoleh selama audit, atau laporan kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari klien audit dan bila sesuai persetujuan dari auditi. Bila otoritas hukum mensyaratkan untuk


35

memberitahukan isi dokumen audit, klien audit, dan auditi sebaiknya secepat mungkin. 7. Pelaksanaan tindak lanjut audit Kesimpulan audit dapat menunjukan keperluan untuk tindakan korektif, pencegahan atau peningkatan. Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditi dalam jangka waktu yang disepakati dan tidak dianggap sebagai bagian audit. Audit sebaiknya tetap memberikan informasi kepada klien audit tentang status tindakan tesebut. Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan sebaiknya diverifikasi. Verifikasi ini dapat merupakan bagian dari audit selanjutnya. Program audit fapat menetapkan pelaksanaan tindak lanjut oleh anggota tim audit yang dapata memberi nilai tambah dengan memanfaatkan keahliannya. Dalam hal ini, pemeliharaan keindependenan pada kegiatan audit selanjutnya sebaiknya diperhatikan.

2.5

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

2.5.1. Pengertian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Dalam era industrialisasi yang semakin kompetitif sekarang ini, setiap pelaku bisnis seharusnya lebih memperhatikan unsur kualitas. Perhatian pada unsure kualitas akan memberikan dampak positif kepada pelaku bisnis melalui dua cara, yaitu dampak terhadap biaya produksi dan dampak terhadap pendapatan. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan salah satu persyaratan yang harus terdapat pada setiap perusahaan manufaktur atau jasa. Dalam buku ISO 9001:2000 menurut Vincent Gasperz

(2005;1)

pengertian tentang ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut: “ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratanpersyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari sistem manajemen mutu,yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk”.

36


Sedangkan menurut SNI 19-19011-2001 yang dikelurkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 mengenai standar yang terdapat dalam ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut: “Standar ini dapat diaplikasikan pada proses organisasi, sehingga prinsip manajemen mutu yang dipakai sebagai dasar dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan diseluruh organisasi atau perusahaan. Fokus standar ini adalah perbaikan terus menerus, yang diukur melalui kepuasaan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan”. Selain itu ISO 9001:2000 adalah standar paling komprehensif dan digunakan untuk menjamin kualitas pada tahap perancangan dan pengembangan produksi, instalasi, dan pelayanan jasa. Standar ini digunakan khususnya oleh perusahaan manufaktur yang merancang dan membuat produknya sendiri. Berdasarkan uraian diatas maka setiap perusahaan yang menerapkan suatu sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000 maka perusahaan atau organisasi

tersebut

harus

menetapkan,

mengimplementasikan dan memelihara sistem

mendokumentasikan,

manajemen mutu dan

terus

menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar yang ditetapkan.

2.5.2. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan persyaratan standar dari ISO 9001:2000 akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus yang berkesinambungan. Menurut Vincent Gasperz (2005;27) dalam buku ISO 9001:2000, manajemen organisasi harus menetapkan langkah langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 secara umum dengan persyaratan sebagai berikut: 1. Ruang lingkup 1.1 Umum


1.2 Penerapan 2. Acuan yang mengatur 3. Istilah dan definisi 4. Sistem manajemen Mutu 4.1 Persyaratan umum 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Pedoman mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen 4.2.4 Pengendalian rekaman 5. Tanggung jawab manajemen 5.1 Ikrar pelibatan manajemen 5.2 Pusat perhatian (pada) pelanggan 5.3 Kebijakan mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1

Tujuan mutu

5.4.2

Perencanaan sistem manajemen mutu

5.5 Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi 5.5.1

Tanggung jawab dan wewenang

5.5.2

Wakil manajemen

5.5.3

Komunikasi intern

5.6 Tinjauan manajemen 5.6.1

Umum

5.6.2

Masukan tinjauan

5.6.3

Keluaran tinjauan

6. Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan sumber daya 6.2 Sumberdaya manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kemampuan, kesadaran dan pelatihan 6.3 Prasarana

37


6.4 Lingkungan kerja 7. Realisasi produk 7.1 Perencanaan realisasi produk 7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Tinjauan persyaratn yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi pelanggan 7.3 Perancangan relisasi produk 7.3.1 Perencanaan perancangan dan pengembangan 7.3.2 Masukan perancangan dan pengembangan 7.3.3 Keluaran perancangan dan pengembangan 7.3.4 Tinjauan perancangan dan pengembangan 7.3.5 Verifikasi perancangan dan pengembangan 7.3.6 Pembenaran perancangan dan pengembangan 7.3.7 Perubahan perancangan dan pengembangan 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian 7.4.2 Informasi pembelian 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli 7.5 Produksi dan penyediaan jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2 Pembenaran proses untuk produksi dan penyediaan jasa 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur 7.5.4 Kepemilikan pelanggan 7.5.5 Pengawetan produk 7.6 Pengendalian saran pemantauan dan pengendalian 8. Pengukuran, analisa dan peningkatan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal

38


39

8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai 8.4 Analisa data 8.5 Perbaikan 8.5.1

Perbaikan berlanjut

8.5.2

Tindakan koreksi

8.5.3

Tindakan pencegahan

Berdasarkan uraian diatas maka persyaratan umum dan standar yang ditetapkan dalam ISO 9001:2000 dalam mempertimbangkan keefektifan dan efeisiensi sistem manajemen mutu, serta sasaran kepuasan pelanggan dan mutu produk diperluas meliputi kepuasan pihak berkepentingan dan kinerja organisasi yang berarti perbaikan kinerja sebuah organisasi.

2.5.3. Manfaat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Manfaat dari penerapan ISO 9001:2000 telah diperoleh banyak perusahaan yang mengadopsinya. Beberapa manfaat menurut Vincent Gasperz (2005;17) untuk ISO 9001:2000 adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik. 2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diizinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global. 3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodic dan registrasi dari lembaga registrasi. Sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit

40


sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem mutu oleh pelanggan. 4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000 akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar yang baru. 5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten serta pengurangan dan

pencegahan pemborosan karena

operasi internal lebih baik. 6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan . 7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi – instruksi yang terdefinisi dengan baik. 8. Terjadi perubahan positif dalam kultur kualitas dari anggota organisasi karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.

2.6

Hubungan Kegiatan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu untuk Mempertahankan Sertifikasi ISO 9001:2000 Kegiatan audit internal penting dilakukan oleh setiap perusahaan baik

dalam perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 maupun yang tidak. Pada skripsi ini penulis hanya membatasi pada kegiatan audit internal yang dapat membantu perusahaan dalam mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2000 yang telah dimiliki oleh perusahaan. Pada era globalisasi sekarang ini dalam rangka memenuhi kebutuhan pangsa pasar nasional maupun internasional. Salah satu kegiatan manajemen dengan sistem yang terdapat pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah pelaksanaan audit secara keseluruhan dan didasarkan pada sejumlah prinsip yang

41


dilakukan pada selang waktu yang terencana, hal ini membuat audit menjadi alat yang efektif dan dapat diandalkan dalam mendorong kebijakan dan pengendalian manajemen secara umum serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan

kinerjanya.

Kesesuaian

pada

prinsip

tersebut

merupakan

persyaratan untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup, serta memungkinkan auditor bekerja secara independent untuk mencapai kesimpulan pada situasi yang serupa. Auditor internal bertanggung jawab untuk menyediakan jasa analisis dan evaluasi serta memberikan keyakinan pada kepada pihak manajemen bahwa sistem manajemen mutu yang ada berjalan dengan baik. Audit internal harus memberikan konsultasi berupa usul perbaikan kearah yang lebih baik serta mendorong efektifitas atas segala sesuatu yang menjadi bahan temuan auditnya. Oleh karena itu audit internal diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menerapkan prinsip-prinsip sistem manajemen mutu dengan cara memberikan rekomendasi perbaikan kearah lebih baik berdasarkan temuan audit yang objektif. Bila hal tersebut telah terlaksana dengan baik maka perusahaan diharapkan

dapat mempertahanakan sistem manajemen mutu yang sedang

berjalan dengan baik, sehingga perusahaan pun dapat mempertahankan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang telah dimilikinya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents