7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi Informasi merupakan hal pokok dalam suatu organisasi sehingga dapat diibaratkan sebagai nafas kehidupan organisasi. Suatu organisasi yang tidak memperoleh dan tidak memiliki informasi yang akurat dan tepat waktu, akan segera mati dan berakhir. Bagian terpenting dari seluruh informasi yang dibutuhkan manajemen, khususnya manajemen perusahaan adalah Informasi Akuntansi. Akuntansi
sebagai
suatu
sistem
informasi
adalah
untuk
mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang tergantung kebutuhan dari masing-masih pihak. Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat sedangkan sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas relevan dan dapat diandalkan, diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola data akuntansi menjadi informasi akuntansi yang disebut dengan Sistem Informasi Akuntansi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai defenisi sistem informasi akuntansi, yaitu :
8
1. Pengertian Sistem Menurut Hall dalam (dalam Yusuf 2001: 5), “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuaan yang sama”. Menurut Mulyadi (2001:2) “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu Dari defenisi diatas memberikan sistem secara umum, yakni merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan / berinteraksi untuk mencapai tujuan dan sasaran. Sistem selalu terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan setiap subsistem melaksanakan fungsi-fungsi yang spesifik yang mendorong sistem secara keseluruhan. Sistem memiliki 3 (tiga) karakteristik menurut Mulyadi (2001 : 2), yaitu : 1. Sistem merupakan elemen, yaitu setiap sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian 2. Sistem merupakan proses, yaitu dimana bagian-bagian tersebut bekerjasama sebagai satu kesatuan dan memiliki keterkaitan. 3. Sistem merupakan tujuan, yaitu sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi sistem dapat juga melayani beberapa tujuan.
9
2. Pengertian Informasi Informasi dapat diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah, kerdil dan akhirnya berakhir. Adapun pengertian informasi oleh Bodnar, George H, William (dalam Yusuf dan Tambunan 2001 :1) ”Informasi adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan pengertian informasi menurut Wilkonson (2000:5) : ” Information is inteligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”. Tujuan dari sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakaian dengan mengacu pada kondisi bahwa informasi yang digunakan relevan, tepat dan akurat. Sedangkan defenisi data menurut Nugroho Wijayanto (2001:5) bahwa ” Data adalah bahan baku dari informasi sehingga data akuntansi adalah input bagi informasi akuntansi. Dimana proses akuntansi mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi Data sesungguhnya tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Hanya informasilah yang mempunyai nilai, dalam arti informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan. Jadi data merupakan sumber informasi, bahan informasi dan dengan sendirinya data erat hubungannya dengan informasi.
10
Menurut Romney and Steinbart (dalam Ftriasari dan Kwary, 2004:10) ada beberapa karakteristik yang harus dimiliki: 1. Dipercaya, harus bebas dari kesalahan dan akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi. 2. Relevan, yaitu harus memberikan arti kepada pembuat keputusan. Informasi yang relevan dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan nilai-nilai dari sebuah keputusan. 3. Tepat waktu, artinya disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan. 4. Lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan. 5. Dimengerti, bahwa informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pembuat keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi sering disebut sebagai bahasa bisnis “(The Language of Business) atau dengan istilah yang lebih baik adalah bahasa dari keputusankeputusan keuangan. Akuntansi merupakan proses perhitungan transaksi keuangan. Transaksi keuangan merupakan kejadian yang mengakibatkan berubahnya posisi keuangan suatu perusahaan, baik yang bertujuan untuk mencari laba maupun tidak. Posisi keuangan suatu perusahaan dapat berupa posisi harta, utang dan modal. Transaksi keuangan merupakan input dari akuntansi dan outputnya adalah laporan kuangan.
11
Menurut Warren Reeve Fees
(dalam Farahmita, Amanungrahani dan
Hendrawan 2005 : 10) ”Akuntansi adalah Sistem informasi yang memberikan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan”.Menurut Rosjidi (1999:7) menyatakan definisi akuntansi sebagai berikut : “Akuntansi adalah keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang berhubungan dengan penciptaan, pengesahan, pencatatan, pengelompokan pengolahan, penganalisaan penafsiran dan penyajian informasi yang dapat dipercaya dan penting artinya secara sistematik mengenai transaski-transaksi yang bersifat finansial yang diperlukan oleh pimpinan dan operasi suatu badan dan untuk laporan-laporan yang harus diajukan mengenai hal tadi guna memenuhi pertangungjawaban yang bersifat keuangan atau lainnya.” Informasi akuntansi atau accounting information penting sekali bagi manajemen dari suatu ekonomi yang efisien. Dalam suatu organisasi perusahaan informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem. Dari pengertian sistem, informasi dan akuntasi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa setiap komponen-komponen kata tersebut mempunyai hubungan yang erat antara satu dengan yang lain. Dan dari definisi sistem, informasi dan akuntansi, maka dapatlah definisi sistem informasi akuntansi. Menurut Bodnar dan Hopwood (dalam Yusuf dan Tambunan 2004:1) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber, seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasi data keuangan menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”.
12
Menurut Ulric J Gelinas Jr dan Steve G Sutton (2002:14) mendefinisikan “Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut : “The Accounting Information System is a specialized sub system of the Management Information System.” It is Purpose is to collect, process and report information related to the financial aspect of business events”. Dari beberapa definisi Sistem Informasi Akuntansi diatas jelas bahwa Sistem Informasi Akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Menurut Romney and Steinbart (dalam Fitriasari dan Kwary 2004:1) ada 5 (lima) fungsi utama yang saling berkaitan didalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu : 1. Pengumpulan data Terdiri dari beberapa aktivitas pengumpulan yang meliputi penjaringan data, pencatatan data ke dalam formulir, pemeriksaan dan validasi data sehingga data yang akan diinput sudah benar dan lengkap. 2. Pengolahan Data Akan meliputi langkah-langkah penglaksifikasikan data, perekaman data pada formulir ataupun media lainnya. Sortasi elemen data, pengumpulan data menurut jenisnya. Penggabungan dari dua atau lebih kelompok file data, perhitungan, pengikhtisaran, pembandingan dan pemeriksaan hal-hal dari kelompok-kelompok data yang berbeda untuk mendapatkan data yang cocok ataupun yang berbeda.
13
3. Pengelolaan data Terdiri dari tiga langkah yaitu penyimpanan, pemutakhiran, dan pencarian. Penyimpanan meliputi penempatan data ke file atau database. Pemutakhiran merupakan penyesuaian dari data yang disimpan menurut kejadian-kejadian yang diinput. Pencarian terdiri dari akses dan pengambilan data untuk keperluan pengolahan dan pelaporan. 4. Pengendalian Data Mempunyai dua fungsi yaitu (1) mengamankan dan menjamin aktiva perusahaan termasuk datanya; (2) memastikan bahwa data yang diolah dengan cepat, lengkap dan diolah dengan sempurna. 5. Pembuatan Informasi Fungsi ini meliputi interprestasi, pelaporan dan pengkomunikasian informasi Pembuatan ataupun pengolahan informasi merupakan output dari pengolahan transaksi dan pengolahan informasi Ada beberapa keunggulan dari Sistem Informasi Akuntansi apabila diterapkan dalam organisasi antara lain : a. Kecepatan b. Volume hasil c. Pencegahan Kekeliruan d. Posting Otomatis e. Penyusunan Laporan Otomatis f. Pencetakan Dokumen Otomatis.
14
Secara konseptual, komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi yang didapat dalam suatu perusahaan dapat digambarkan pada gambar 2.1 berikut:
INSTRUCTION AND PROCEDURS GOAL AND OBJECTIVE
USERS
INPUT
PROCESS
OUTPUT
DATA STORAGE
Gambar 2.1 Accounting Information System Components Sumber : James A.Hall 2004. SIstem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Gambar 2.1 menggambarkan komponen Sistem Informasi Akuntansi yang terdiri dari : a. Sasaran dan Objective (Goal and Objective) Setiap Sistem Informasi Akuntansi dirancang untuk mencapai satu atau lebih sasaran dan objective b. Masukan (Input) Data harus dimasukkan dan dikumpulkan sebagai input ke dalam sistem. Data yang umum dari Sistem Informasi Akuntansi adalah data transaksi dan ayatayat jurnal.
15
c. Keluaran (Output) Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut output. Output dari sistem dimasukkan kembali kedalam sistem disebut Feedback. d. Penyimpanan (Data Storage) Data Storage adalah tempat penyimpanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk penggunaan data di masa yang akan datang. Data tersebut harus tetap diupdate. e. Pemrosesan (Processor) Data harus diproses utuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komputer. f. Instruksi dan Prosedur Sistem Informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa transaksi dan prosedur yang terperinci. g. Pemakai (user) Pemakai adalah manusia yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkannya. Dalam perusahaan yang dimaksud dengan pemakai adalah mereka yang mencatat transaksi dan yang me-manage serta yang mengendalikan sistem. Dalam hal ini SIA dibutuhkan dalam mengambil keputusan yang penting mengenai suatu keadaaan perusahaan. Akuntansi akan menyediakan informasi mengenai data-data akuntansi yang berkaitan dengan perusahaan seperti, neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas perusahaan, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Data-data ini biasanya ditujukan bagi pihak luar
16
perusahaan yang antar lain : pemegang saham, investor, kreditor, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat pekerja, pemerintah dan masyarakat pada umumnya. Adapun Subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi menurut Hall (dalam terjemahan Yusuf 2001:56) adalah sebagai berikut : a. Siklus pendapatan (Revenue Cycle) Siklus pendapatan adalah siklus yang berorientasi kepada transaksi yang mengubah jasa atau produk menjadi pendapatan dari pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi penjualan, penerimaan dan pemrosessan order, pengiriman barang dan piutang dagang. b. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Siklus pengeluaran adalah siklus yang berhubungan dengan usaha untuk mendapatkan sumber-sumber barang dan jasa dari luar maupun karyawan di dalam perusahaan. Siklus ini meliputi sistem pembelian, hutang dan sistem panggajian. c. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia Siklus ini disebut dengan siklus personalia. Siklus ini bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan , penetapan tariff gaji dan upah, promosi, mutasi dan penghentian karyawan sertap penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. d. Siklus Produksi (Production Cycle) Siklus produksi berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi, siklus ini dapat meliputi sistem produksi dan sistem pengendalian persediaan, siklus produksi ini meliputi kegiatan, yaitu :
17
produksi, melaksanakan proses produksi, menghitung biaya overhead dan mengalokasikan ke pekerjaan yang sesuai, menyelesaikan produksi bahan yang masih dalam proses dan menyiapkan produk sebelum terjual. e. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan (General Ledger and Financial Reporting) Siklus ini berhubungan dengan proses pembaharuan dan pembuatan laporan, siklus ini merupakan muara bagi semua subsistem yang lain. Sistem ini menerima data yang mengalir dari sistem yang lain untuk kemudian menyusun laporan disetiap periode yang telah ditetapkan.
B. Konfigurasi Komputer
Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda bagi setiap orang. Istilah computer (computer) diambil dari bahasa latin yang berarti menghitung. Menurut Cusing (2002:2) komputer adalah ”suatu alat elektronic dengan kecepatan tinggi dan mampu melaksanakan perhitungan juga operasi yang logis serta
menyimpan
dan
melaksanakan
serangkaian
instruksi
yang
akan
memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.” Informasi yang dimaksudkan dalam skripsi ini adalah setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan yang merupakan catatan yang berisikan informasi mengenai transaksi yagn akan dikumpulkan menjadi suatu file. File adalah kumpulan dari beberapa catatan yang berkaitan. File terbentuk dari kumpulan data. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol khusus, atau gabungan dari ketiganya.
18
Kumpulan data akan diolah menjadi informasi yang dapat dipahami bagi orang yang membutuhkannya. Sistem komputer diperlukan untuk mengolah data-data yang tersedia. Sistem komputer diperlukan karena semakin berkembangnya kebutuhan dari suatu perusahaan yang diikuti semakin banyak data-data yang harus diolah menjadi informasi yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi itu sendiri adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat pikir (brainware). 1. Perangkat Keras (Hardware) Komputer yang digunakan untuk mengolah data teknis secara periodik digunakan untuk mengolah data teknik yaitu akuntansi, untuk mengolah data tersebut digunakan Komputer. Hardware adalah peralatan fisik yang secara keseluruhan menyusun sistem komputer seperti : a. Input Devices b. Output Devices c. I/O Port Devices d. Central Processing Unit (CPU) e. Data Communication f. Secondary Strorage Devices
19
Hal tersebut tergambar pada gambar 2.2 berikut : Gambar 2.1 Struktur dan Fungsi Komputer
Input device
I / O ports
CPU
MEMORY
Output device
Sumber : www.ilmukomputer.com (2007)
Sedangkan fungsi komputer sebagai operasi masing-masing, komponen sebagai bagian dari struktur. Adapun fungsi dari masing-masing komponen dalam struktur diatas adalah sebagai berikut : 1. Input Device (alat masukan) Adalah alat yang digunakan untuk menerima input dari luar sistem, dan dapat berupa signal input atau maintenance input. Didalam sistem komputer sedangkan maintenance input berupa program yang digunakan untuk mengolah data yang dimasukkan. Dengan demikian, alat input selain digunakan untuk memasukkan data juga untuk memasukkan program. Beberapa alat mempunyai fungsi ganda, yaitu disamping sebagai alat input juga berfungsi sebagai alat output sekaligus.
20
Alat
yang
demikian
disebut
sebagai
terminal.
Terminal
dapat
dihubungkan ke sistem komputer dengan menggunakan kabel langsung atau lewat alat komunikasi. Peralatan yang hanya berfungsi sebagai alat input dapat digolongkan menjadi alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat input langsung yaitu input yang dimasukkan langsung proses oleh alat pemroses, sedangkan alat input tidak langsung melalui media tertentu sebelum suatu input diproses oleh alat pemroses. Input device berupa papan ketik (keyboard), pointing device seperti mouse, scanner, sensor dan lain-lain. 2. Output device (alat keluaran) Alat-alat output disebut juga sebagai device yang berfungsi untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi 4 bentuk, yaitu tulisan(huruf, angka, symbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine radable form). Peralatan output dapat berupa : -
Hard copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras sperti kertas/film
-
Soft copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan lain dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronic.
-
Drive device atau driver, yaitu alat yang digunakan untuk merekam symbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca.
21
3. I/O Ports (Input / output ports ) Bagian ini digunakan untuk menerima ataupun mengirim data kedalam dan keluar sistem. Peralatan input dan output diatas terhubung melalui port ini. 4. CPU (Central Processing Unit) CPU adalah bagian intern dari komputer yang menjalankan instruksiinstruksi yang diberikan kepadanya oleh program-program komputer. CPU terdiri dari tiga komponen yaitu : Unit pengendalian (control unit) : mengarahkan dan mengkoordinasi tindakan komponen-komponen lainnya, untuk memasukkan data untuk diproses di unit penyimpanan utama. Menyimpan dan memindahkan data dan hasil-hasil yang dihitung. Unit Logika Aritmatika (ALU), Yaitu bagian yang melaksanakan pekerjaan seperti : perhitunganperhitungan,
pemindahan
data,
penyatuan
data,
pemilihan
data,
penyusunan data, membandingkan, mempertemukan dan lain-lain Unit Memory (Main Memory) Memori adalah tempat menampung atau tempat penyimpanan data / program yang merupakan suatu
filling cabinet dalam suatu sistem
komputer. Memori terbagi menjadi dua bagian yaitu memori internal dan memori internal. Memori internal berupa RAM (Random Access Memory) yang berfungsi untuk menyimpan program yang kita olah untuk sementara waktu. Struktur RAM terbagi menjadi 4 bagian utama yaitu :
22
a. Input Storage, digunakan untuk menampung input yang dimasukkan melalui alat input b. Program storage, digunakan untuk menyimpan semua instruksiinstruksi program yang akan diakses. c. Working storage, digunakan untuk menyimpan data yang akan diolah dan hasil pengolahan. d. Output storage, digunakan untuk menampung hasil akhir dari pengolahan data yang akan ditampilan kealat output. ROM (read only Memory) yaitu memori yang hanya bisa dibaca dan berguna sebagai penyedia perintah awal pada saat komputer pertama kali dinyalakan. Isi dari ROM ini tidak boleh hilang atau rusak karena bila terjadi demikian, maka sistem komputer tidak akan bisa berfungsi. e. Data Communication Data Communication berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan CPU atau dengan pemakai lainnya. Data Communication juga berfungsi untuk menghubungkan pemakai dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya dari bagian gudang mengirim data kekomputer induk (server) yang bisa digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama LAN (Local Area Network) f. Secondary Storage Devices Secondary Storage Devices merupakan media penyimpan data input maupun data output yang berada di luar CPU. Media penyimpanan berfungsi untuk menampung data baik sesudah diolah maupun yang akan diolah dalam
23
waktu relatif panjang. Kemampuan dari memori CPU biasanya tidak akan mampu menampung semua data yang diterima yang sudah diolah sehingga perlu disimpan dalam secondary storage. Media penyimpanan dapat berupa magnetic disk atau floppy disk.
2. Perangkat Lunak (Software) Software adalah kumpulan dari program-program, prosedur-posedur dan peralatan. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu.dokumentasi merupakan catatan dari penjelasan dari program komputer yang dibuat dengan maksud untuk memudahkan memahami suatu program atau sistem. Untuk menyusun program computer diperlukan langkah-langkah yaitu mendefenisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kode adalah computer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya. Sesudah langkah-langkah itu dijalankan kemudian dokumentasi dari program yang disusun itu dilengkapi. Secara umum software terdiri dari dua jenis yaitu : a. Program sistem operasi Program sistem operasi adalah susunan instruksi yang dibuat sehingga komputer sebagai mesin berada dalam kondisi siap kerja untuk menjalankan perintah lebih lanjut. Biasanya program sistem operasi dibuat dan disediakan oleh satu perusahaan pembuat software yang bekerja sama dengan pabrik pembuat hardware
24
b. Program Aplikasi Program aplikasi adalah susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif.
3. Perangkat Pelaksana (Brainware) Komputer merupakan alat elektronic yang bekerja berdasarkan instruksi yang diterimanya. Yang memerintahkan instruksi tersebut adalah manusia sebagai perangkat pelaksananya. Ketiga elemen sistem komputer ini harus saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan. Perangkat keras tanpa perangkat lunak tidak akan berarti apa-apa hanya berupa benda mati. Kedua perangkat keras dan lunak juga tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang mengoperasikannya.
C. Data Processing System 1. Pengertian EDP Pengolahan data akuntansi pada awalnya dilakukan secara manual yaitu semata-mata bergantung kepada sumber daya manusia. Namun dengan perkembangan yang pesat dari dunia usaha memaksa organisasi atau perusahaan untuk memikirkan jalan keluar yang lebih baik, lebih cepat dan lebih efisien dalam mengolah data yang juga semakin besar, sementara kebutuhan akan informasi itu juga diharapkan semakin cepat tersedia akan semakin baik lagi bagi kelangsungan perusahaan. Dibutuhkanlah suatu sistem pengolahan data secara ,
25
otomatis dan memenuhi kebutuhan pengguna bagi penyediaan informasi yang tepat, akurat dan tepat. Alat yang dibutuhkan adalah alat elektronic berupa perangkat komputer. Penggunaan komputer ini dapat memenuhi kualifikasi kebutuhan akan penyediaan dan pengolahan data. Faktor-faktor ini lah yang sulit dilakukan oleh manusia karena keterbatasan sebagai seorang individu. Memang tidak dapat dipungkiri bahwasanya dalam sistem komputerisasi pun ada hal-hal yang dilakukan secara manual. Misalnya saja pada saat memasukkan data pada pertama sekali untuk diolah, tentu saja harus diinput secara manual. Namun dalam proses kerja memang berbeda, dalam sistem komputerisasi semua data akan dimasukkan dalam suatu program yang akan mengolah data yang dimasukkan menjadi suatu informasi yang berguna dan lebih dapat dimengerti bagi yang membutuhkan dengan secara otomatis. Istilah data processing menunjukkan aktivitas pengolahan data tentang suatu kejadian tertentu menjadi suatu informasi. Istilah data dan informasi terkadang sulit untuk dibedakan namun demikian data pada umumnya merupakan suatu sel karakter atau simbol yang diterima sebagai masukan pada suatu sistem informasi untuk disimpan dan diproses. Jadi data ini belum tentu bisa digunakan sebagai alat dalam pengambilan keputusan. Setelah data tersebut diolah dengan memasukkan variasi-variasi yang lain yang telah dipilih barulah menghasilkan informasi keluaran. Dalam hal ini keluaran hanya dapat dikatakan sebagai informasi jika berguna bagi pemakai khususnya dalam pengambilan keputusan.
26
Suatu langkah cepat yang lebih tinggi dalam sistem pengolahan data adalah tingkat pengolahan data elektronic ( Data Processing). Ada beberapa pengertian dari Electronic Data Processing (EDP), yaitu : Menurut Sondang, P Siagian (2002:8) : “Elektronic Data Processing adalah pengolahan data secara elektronic yang merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksud unuk menyediakan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan,. Pemrosessan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan tersebut”. Menurut George H.Bodnar dan William S.Hopwood (2004:4): “ Data Processing is the use of computer technology to perform an organization’s transaction-oriented data processing” Menurut Jogiyanto Hartono (2004:3) :“EDP adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronic yaitu komputer. Ketiga defenisi diatas menunjukkan hubungan yang sangat erat antara komputer dengan sistem Data Procesing dan komputer merupakan alat utama yang digunakan dalam sistem Data Procesing karena komputer merupakan salah satu alat dengan kecepatan tinggi dan mampu menjalankan serangkaian instruksi yang memungkinkan untuk melaksanakan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia. Komputer dapat bekerja dengan cepat tergantung dari perintah yang ada dalam suatu sistem. Untuk menjalankan perintah yang dimasukkan ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu :
27
1. Data masukan yang akan diproses 2. Kumpulan instruksi yang biasanya disusun dalam suatu program yang dimengerti oleh komputer tentang apa yang harus dilakukan atas data yang diterima. Komputer dapat diklasifikasikan menurut fungsi , tujuan dan kemampuannya. Menurut fungsinya computer dapat digolongkan atas : 1. Analog Komputer yaitu komputer yang dibuat mengolah data kualitatif, misalnya mengukur suhu, ketegangan, kecepatan suara dan lain-lain. Biasanya analog komputer ini digunakan untuk mengontrol mesin dalam memproduksi barang. 2. Digital Komputer yaitu komputer yang dirancang untuk mengolah data kuantitatif, berupa angka, huruf, dan simbol. Digital komputer umumnya digunakan untuk memproses data dalam bidang bisnis. 3. Hybrid Komputer yaitu komputer yang dibuat untuk mengolah data baik kualitatif mupun kuantitatif (merupakan gabungan dari analog komputer dengan digital komputer). Dengan perkataan lain data yang diolah berupa data kuantitatif sedangkan hasilnya data kualitatif, demikian juga sebaliknya.
28
2. Komponen EDP
Agar
Elektronic Data Processing dapat bekerja dengan baik maka
pengolahan data tersebut harus didukung oleh beberapa peralatan, dalam penerapan Elektronic Data Procesing dibutuhkan hardware, soft ware, data base, prosedur dan personel. Hard Ware Hard ware atau perangkat keras adalah perangkat komputer itu sendiri yang menjadi dasar atau media untuk membentuk sistem komputer. Konfigurasi hardware komputer ini telah dijelaskan sebagian pada hal sebelumnya, berikut konfigurasi hard ware lainnya yang belum dijelaskan yaitu antara lain : 1. Alat-alat storage sekunder Nama lain yang sering juga digunakan untuk bagian ini adalah secondary devices. Perangkat ini merupakan media penyimpanan data masukan atau data keluaran yang berada di luar Central Processing Unit. Media ini berfungsi untuk menampung data yang sudah diolah maupun yang akan diolah yang jangka waktunya relative panjang. Kemampuan dari memori Central Processing Unit Biasanya tidak akan mampu untuk menampung data yang sudah diterima maupun yang sudah diolahnya, sehingga perlu disimpan pada secondary storage. Media penyimpanan ini antara lain seperti magnetic tape, magnetic disk. 2. Computer Communication Equipment. Perangkat ini berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan Central Processing unit atau dengan pemakai lainnya, peralatan ini juga berfungsi
29
untuk mengirim data dari satu lokasi ke lokasi lainnya, misalnya bagian gudang mengirimkan data ke komputer induk (server) yang biasanya digunakan dalam suatu perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan nama Local Area Network (LAN) Software Komputer merupakan mesin yang memproses data atau fakta menjadi suatu informasi. Komputer digunakan orang untuk meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai masalah. Yang menjadi pemroses data atau pemecah masalah itu adalah perangkat lunak. Komputer tidak akan dapat berbuat apapun kalau tidak dikendalikan program yang berupa instruksi. Instruksi-instruksi dikatakan juga sebagai soft ware. Perangkat lunak secara umum dapat dibagi 2 yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem dapat dibagai lagi menjadi 2 macam yaitu : 1. Sistem Software Sistem Software yaitu perangkat lunak yang dipakai untuk menunjang kerja application software, yang termasuk sistem software adalah : a) Sistem Operasi (Operating System) Pengertian sistem operasi secara umum ialah pengelola seluruh sumber daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamakan penggunaan serta pemanfaatan sumber daya sistem komputer.
30
Sistem operasilah yang berfungsi untuk menjalankan komputer pada saat pertama kali dihidupkan. Sistem operasi yang mengatur seluruh proses,
menterjemahkan
masukan,
mengatur
proses
internal,
memanajemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, contoh sistem operasi : DOS, Unix, Windows 98 dan lain-lain. b) Bahasa pemrograman ( Languange) Bahasa adalah alat dasar yang dipakai oleh seorang programmer komputer untuk mengistruksikan atau memerintahkan komputer. Terdapat banyak programming yang berlainan/berbeda. Hal ini mengakibatkan komputer mempunyai bahasa mesin sendiri-sendiri, dimana setiap instruksi yang bermacam-macam dan dituliskan dalam kode binary yang dapat diintrepretasikan oleh sirkuit intern komputer. c) Utility Program Utility program merupakan program yang dapat membantu tugastugas tertentu. Misalnya : mempersiapkan pemakaian media disk, membuat duplikat disk dan file, membuat proteksi suatu sistem software dan lain-lain. 2. Application software Application software merupakan software yang dibuat khusus untuk suatu kebutuhan tertentu. Application software dapat dibedakan atas 3 jenis yaitu : -
User software, yaitu aplikasi yang dibuat oleh pemakai itu sendiri
31
-
Tailor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan
-
Package software, yaitu aplikasi yang tersedia dipasaran, misalnya WS,Llotus 123, Microsoft office.
Data Base Pengolahan data senantiasa merupakan tugas yang paling penting dari informasi bagi suatu perusahaan. Dalam suatu program aplikasi komputer sering terjadi beberapa file yang sama dibuat oleh beberapa programmer yang berbeda sehinga timbul penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat berbeda. Hal ini tentu jasa menimbulkan pemborosan untuk mengatasi hal ini diperlukan suatu data base. Data base adalah sekumpulan data sejenis yang mempunyai struktur tetap. Suatu file data base terdiri dari beberapa dokumen yang terdiri dari beberapa tempat penyimpanan data. Procedures Untuk mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data maka disusun suatu prosedur yang menjelaskan tentang langkah-langkah yang dilalui dengan adanya prosedur ini maka semua bagian akan dapat menjalankan fungsinya secara terarah dan sangat penting dalam rangka menjamin tercapainya informasi yang tepat dan akurat. Personnel Meskipun komputer merupakan alat elektronic yang canggih dan dapat bekerja secara otomatis, namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang diterimanya, maka dalam hal ini aspek
32
manusia tetap dibutuhkan. Peranan manusia dalam pengolahan data dengan komputer dapat digolongkan berdasarkan tugas yang dilakukan sebagai berikut : a. Operator Berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer. b. Data preparation Berfungsi untuk memasukkan bentuk kode (dari programmer) kedalam media masukan atau keluaran, memasukkan data dari sumber dokumen serta melakukan verifikasi atas kebenaran masukan tersebut. c. Scheduler Berfungsi untuk menerima dan membukukan pekerjaan-pekerjaan yang sudah dilakukan komputer, menyerahkan pekerjaan-pekerjaan dari pemakain ke operator untuk diolah, memeriksa dan memberikan hasilnya kepada pemakai. d. Librarian Berfungsi untuk mengatur keluar masuknya data yang disimpan dalam suatu ruangan khusus. e. Programmer Berfungsi untuk merencakan suatu program, menyusun program, mengadakan implementasikan sistem dan dokumentasi. f. System Analyst Berfungsi untuk melakukan pra survey, studi kelayakan dan merancang sistem.
33
Fungsi – fungsi seperti tersebut diatas dapat beroperasi menurut kebutuhan perusahaan. Fungsi-fungsi ini lebih bersifat flekxibel tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan.
D. EDP Sistem untuk Pencatatan Persediaan. Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva perusahaan yang sangat penting yang selalu dalam keadaan berputar dan mengalami perubahan yang relatif cepat
yang mempengaruhi pertumbuhan, kontinuitas, dan efisiensi
perusahaan. Oleh karena itu, maka pencatatan persediaan merupakan salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi kedudukan dari persediaan dalam suatu perusahaan. Pencatatan
persediaan
yang
akurat
dapat
mengurangi
berbagai
permasalahan yang mungkin timbul dari persediaan ini. Misalnya saja mengenai jumlah minimum yang harus diperhatikan untuk melakukan pemesanan kembali. Dan berbagai masalah lainnya. Dalam akuntansi dikenal dua macam cara pencatatan persediaan, yaitu : 1. Sistem pencatatan periodik Sistem persediaan periodik ini biasanya digunakan dalam perusahaan dagang yang menjual barang-barang dagangan yang harganya murah dan frekuensi pembelianya tinggi. Ciri – ciri sistem ini adalah : 1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening pembelian 2. Harga pokok penjualan dihitung pada akhir periode akuntansi dan dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan dan
34
pembelian, selanjutnyaa mendebit persediaan dan mengkredit harga pokok penjualan. 3. Sistem Persediaan Perpetual Sistem persediaan perpetual berbeda dengan sistem persediaan periodik. Sistem perpetual biasanya digunakan pada perusahaan yang menjual barang dagangan yang mahal harganya seperti TV, mobil, dll. Ciri-ciri metode ini adalah : 1. Pembelian barang dagangan dicatat dengan mendebit rekening persediaan 2. Harga perolehan dihitung untuk setiap penjualan dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan 3. Persediaan merupakan rekening control dan dilengkapi dengan buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk tiap jenis persediaan. Buku pembantu persediaan menunjukkan kuantitas dan harga perolehan untuk setiap jenis barang yang ada dalam perusahaan Pencatatan persediaan didalam suatu perusahaan akan berhubungan secara langsung dengan sistem informasi. Karena apa yang dihasilkan dalam pencatatan persediaan akan menjadi informasi bagi manajemen. Berikut hubungan antara informasi persediaan dengan sistem informasi akuntansi terdalam pada gambar 2.2.:
35
Data Control
Source of data
Data Colleection
Data Processing
Information Generation
User Of Information
Data Management
Data security
Gambar 2.3 : Gambar Hubungan antara Informasi Persediaan dengan Sistem Informasi Akuntansi Sumber : George H.Bodnar, SIstem Informasi Akuntansi, 2000
a.
Data Collection Pada tahap ini dilakukan pengumpulan dan pencatatan dalam arti logis yang sesuai dengan sumbernya dengan menggunakan sumber-sumbernya yang telah dirancang sebelumnya.
b.
Data Processing Aktifitas pemrosessan data termasuk kedalam beberapa tahap sebagai berikut : 1. Klasifikasi atau penentuan data yang terkumpul untuk penetapan kembali kategori data tersebut. 2. Penyalinan atau reproduksi data kedalam dokumen lain
36
3. Pemilihan atau penyusunan data menurut satu atau lebih karakteristik 4. penggolongan atau pengumpulan group-group transaksi yang memiliki karakteristik yang sama. 5. penggabungan atau perangkaian dua atau lebih golongan atau data file 6. penjumlahan/penampilan
perhitungan
penambahan,
pengurangan,
perkalian atau pembagian c.
Data Control Aktifitas pengawasan data memiliki tujuan untuk pengamanan data atau menjaga keakuratan data
d.
Data Management Aktifitas manajemen data terdiri dari 3 langkah yaitu : penyimpanan, update data dan penampilan data. Penyimpanan data yaitu penempatan data dalam file atau data base. Update data termasuk pengaturan data yang disimpan untuk pemunculan kejadian-kejadian yang baru terjadi, operasi, atau keputusankeputusan penampilan kembali termasuk akses ke penyimpanan data baik untuk proses selanjutnya atau untuk pelaporan pengguna. Sebagaimana telah dijelaskan diatas proses pencatatan secara elektronic
akan mengikuti alur-alur yang telah dijelaskan. Mulai dari pengumpulan dokumen sampai pendistribusian. Namum dalam hal ini, pencatatan akan dilakukan secara otomatis melalui komputer dengan menginput data mulai dari collection data sampai akhir dari pendistribusian inventory, hal ini akan menjadi informasi yang dapat dilihat secara merata bagi bagian-bagian yang terkait yang berhubungan
37
dengan inventory
misalnya : bagian gudang, logistik, akuntansi, bagian
pembelian dan lain-lain.
E. Elektronic Data Procesing Sebagai Pengawasan Persediaan. Sistem inventory yang baik harus mimiliki pengawasan yang baik pula agar asset perusahaan dapat dikendalikan secara efisien. Mimiliki informasi yang akurat, cepat dan terpercaya dapat membuat pekerjaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dalam hal ini pencatatan persediaan yang tepat sangat diperlukan sehingga kegiatan pengawasanpun dapat dijalankan dengan baik dan mendapat hasil yang baik pula. Hal ini dinamakan pengawasan intern bagi inventory. Pengawasan intern dalam Elektronic Data Procesing sistem diuraikan berikut ini. Pengawasan intern dalam elektronic data procesing atau online sistem merupakan pengendalian atas pengolahan komputer, yang dapat membantu pencapaian tujuan pengendalian intern secara keseluruhan, mencakup baik prosedur manual maupau prosedur yang didesain dalam program komputer. Prosedur pengendalia manual dan komputer terdiri atas pengendalian meyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan sistem informasi komputer (pengendalian umum sistem informasi komputer) dan pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi. Pengendalian umum meliputi : 1. Pengendalian organisasi dan menajeman, didesain untuk menciptakan kerangka organisasi aktivitas sistem informasi komputer, yang mencakup : a. Kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan fungsi pengendalian. b. Pemisahan semestinya fungsi yang tidak sejalan
38
2. Pengendalian terhadap pengembangan dan pemeliharaaan sistem aplikasi didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara efisien dan melalui proses otosiasi semestinya. Pengendalian ini didesain untuk menciptakan pengendalian atas : a. Pengujian, perubahan, implementasi dan dokumentasi sistem baru atau sistem direvisi. b. Perubahan terhadap sistem aplikasi c. Akses terhadap dokumentasi sistem d. Perolehan sistem aplikasi dan lasting program dari pihak ketiga. 3. Pengendalian terhadap operasi sistem, didesain untuk mengendalikan operasi sistem dan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa : a. Sistem digunakan hanya untuk tujuan yang telah diotorisasi b. Akses ke operasi komputer dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi c. Hanya program yang telah diotorisasi yang digunakan d. Kekeliruan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi 4. Pengendalian terhadap perangkat lunak sistem, didesain untuk memberikan keyakinan memadai
bahwa perangkat
lunak
sistem
diperoleh
atau
dikembangkan dengan cara yang efisien dan melalui porses otorisasi semestinya, termasuk : a. Otorisasi, pengesahan, pengujian, implementasi, dan dokumentasi perangakat lunak sistem baru dan modifikasi perangkat lunak sistem
39
b. Pembatasan akses terhadap perangkat lunak dan dokumentasi sistem hanya bagi karyawan yang telah mendapat kan otorisasi. 5. Pengendalian terhadap entry data dan program, didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : a. Struktur otorisasi telah diterapkan atas transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem. b. Akses data dan program dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi. Pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi mencakup : 1. Pengendalian atas masukan, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa : a.
Transaksi diotorisasi sebagaimana semestinya sebelum diolah dengan komputer
b. Transaksi diubah dengan cermin kedalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan dicatat dalam file data komputer. c.
Transaksi yang tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya.
d. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu dimasukkan kembali secara tepat waktu. 2. Pengendalian atas pengolahan dan file data komputer, didesain untuk memberi keyakinan memadai bahwa : a. Transaksi, termasuk transaksi yang dipicu melalui sistem, diolah semestinya oleh komputer.
40
b. Transaksi sudah hilang, digandakan dan diubah tidak semestinya c. Kekeliruan pengolahan dan diidentifikasikan dan dikoreksi seara tepat waktu. 3. Pengendalian atas keluaran, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa : a.
Hasil pengolahan adalah cermat
b.
Akses terhadap keluaran dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi.
c.
Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang mendapatkan otorisasi semestinya.
4. Pengendalian Masukan, pengolahan, dan keluaran dalam sistem online. a. Pengendalian masukan pada sistem online didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : -
Transaksi dientry ke terminal yang semestinya
-
Data dientry dengan semestinya
-
Transaksi dientry dengan cermat
-
Data dientry keperiode akuntansi yang sebenarnya
-
Data yang dientry telah diklasifikasikan dengan benar dan pada nilai transaksi yang sah.
-
Data yang tidak sah
-
Transaksi tidak dientry lebih dari sekali
-
Data yang dientry tidak hilang selama masa transmisi berlangsung.
41
-
Transaksi yang tidak diotorisasi tidak dientry selama transmisi berlangsung
b. Pengendalin pengolahan pada sistem online didesain untuk memberikan keyakian bahwa : -
Hasil penghitungan telah diprogram dengan benar
-
Logika yang digunakna dalam proses pengolahan adalah benar
-
File yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar.
-
Record yang digunakan dalma proses pengolahan adalah benar
-
Operator yang telah memasukkan data kekomputer console yang semestinya.
-
Tabel yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar
-
Selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi yang semestinya
-
Data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan
-
Proses pengolahan tidak menggunakan program dengan versi yang salah
-
Hasil Perhitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen entitas
-
Data masukan yang diolah adalah data yang berotorisasi.
c. Pengendalian keluaran pada sistem online didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : -
Keluaran yang diterima oleh entitas adalah tepat dan lengkap
-
Keluaran yang diterima oleh entitas yang terklasifikasi
42
-
Keluaran didistribusikan ke personel yang berotorisasi (Ikatan Akuntan Indonesia, 2007 seksi 314.3 pr 05-08) Dari penguraian sistem pengawasan intern dengan Elektronic Data
Procesing, maka diperlukan juga pengawasan intern terhadap inventory karena inventory merupakan aset perusahaan dan salah satu merupakan faktor utama yang menyebabkan suatu perusahaan berjalan. Frekuensi transaksi inventory yang cukup
tinggi
dapat
menyebabkan
resiko
yang tinggi
dalam
pengelolaannya. Dan inventory merupakan salah satu aktiva lancar sehingga mudah untuk disalah gunakan. Elektronic Data Processing dalam hal ini diharapkan dapat menjadi pengendalian yang tingkat akurasinya dapat dipertanggunjawabkan. Elektronic Data Procesing merupakan internal control yang baik terhadap persediaan, karena Elektronic Data Procesing diharapkan dapat menyiapkan data yang diperlukan kapan saja data ingin dilihat. Hal ini sangat berguna bagi pelaksanaan audit. Adapun dapat dilihat pada gambar 2.4 sebagai berikut :
43
44
