BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II – TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Manajemen Proyek Menurut Ir. Abrar Husen, MT., Manajemen Proyek adalah penerapan

ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja.

Input

Fungsi Manajemen Proyek

Output

Tujuan, Sasaran, Informasi, Data serta Sumber Daya

Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan Pengendalian

Optimas Kinerja Proyek: -Biaya -Mutu -Waktu -Safety/K3

Gambar 2.1 Proses Manajemen Proyek

Dari Gambar 2.1 dapat diuraikan bahwa proses manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Dalam proses sesungguhnya, pemimpin dengan wewenang yang ada dalam organisasi proyek mengelola dan mengarahkan segala perangkat dan sumber daya yang ada dengan kondisi terbatas, tetapi berusaha memperoleh II-1


pencapaian paling maksimal sesuai dengan standar kinerja proyek dalam hal biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk mendapatkan produk akhir yang maksimal, segala macam kegiatan pada proses manajemen proyek direncanakan dengan detail dan akurat untuk mengutangi penyimpangan-penyimpangan. Dan bila ada tindakan koreksi dalam proses selanjutnya, diusahakan koreksi tersebut tidak terlalu banyak.

2.2

Pengendalian Proyek Menurut R.J Mockler (1972), pengendalian didefinisikan sebagai:

Usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan. Untuk

memudahkan

pengendalian

proyek,

pengelolaan

proyek

seharusnya mempunyai acuan sebagai sasaran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu, indikator-indikator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Ada tiga variabel penting yang harus dikendalikan selama proses pelaksanaan proyek, yaitu: A.

Kualitas proyek

B.

Waktu pelaksanaan proyek

C.

Biaya pelaksanaan proyek

II-2


2.2.1

Pengendalian Mutu Pengendalian mutu adalah suatu tolak ukur untuk kinerja proyek yang

sangat memengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu, sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah teruji sebelumnya. Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara-cara inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode tertentu, tetapi dilakukan selama proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi dilakukan bila dalam pengawasan dan pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur. Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan, dilakukan uji kelayakan produk terhadap standar yang telah ditetapkan. Hasil uji ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi pengembangan produk selanjutnya. Produk akhir yang tidak memenuhi syarat diperbaiki atau tidak dipakai sama sekali. Produk akhir yang telah memenuhi standar dan telah diverifikasi ulang diserahkan kepada pelanggan. Berdasarkan standar yang telah disepakati bersama, pelanggan akan melakukan penelitian akhir dan memutuskan apakah produk akan diterima atau tidak.

2.2.2

Pengendalian Waktu Yang dimaksud dengan pengendalian waktu adalah pengendalian waktu

pelaksanaan proyek, agar proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan. Keterlambatan penyelesaian proyek, tentu akan membawa risiko bertambahnya biaya Penjadwalan dibuat untuk menggambarkan perencanaan dalam skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas dimulai, ditunda, II-3


dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang akan ditentukan. Lamanya waktu penyelesaian proyek berpengaruh besar dengan pertambahan biaya proyek secara keseluruhan. Maka dari itu dibutuhkan laporan progres harian/ mingguan/ bulanan untuk melaporkan hasil pekerjaan dan waktu penyelesaian untuk setiap item pekerjaan proyek. Dan dibandingkan dengan waktu penyelesaian rencana agar waktu penyelesaian dapat terkontrol setiap periodenya. Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat-manfaat seperti berikut : 

Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan/ kegiatan mengenai batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing-masing tugas.



Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan realistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.



Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan.



Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang ditetapkan.



Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan. Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk

mengelola waktu dan sumber daya proyek, yaitu: 

Bagan Balok/ Barchart atau Gantt Chart Method: Diagram batang yang secara sederhana dapat menunjukkan informasi rencana jadwal proyek beserta durasinya, lalu dibandingkan dengan progres aktual sehingga diketahui apakah proyek terlambat atau tidak. Biasanya metode ini digunakan untuk proyek-proyek sederhana.

II-4




Kurva S atau Hanumm Curve: Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek.



Diagram Vektor/ Penjadwalan Linier: Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan/tunne, gedung bertingkat dengan keragaman masing-masing tingkat bangunan relative sama, dan proyek industri manufaktur.

2.2.3

Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dilakukan untuk mendeteksi apakah biaya aktual

pelaksanaan proyek menyimpang dari rencana atau tidak. Semua penyebab penyimpangan biaya harus terdokumentasi dengan baik sehingga langkah-langkah perbaikan dapat dilakukan. Menurut Asiyanto (2005), pengendalian biaya proyek diperlukan agar proyek dapat terlaksana sesuai dengan biaya awal yang telah direncanakan.

II-5


Dalam gambar 2.2 dapat dijelaskan komponen biaya proyek, yaitu: 1) Biaya langsung, yang terdiri dari biaya material, biaya tenaga kerja, biaya sub-

kontraktor, biaya peralatan. 2) Biaya tidak langsung yang terdiri dari biaya overhead kantor dan overhead

lapangan.

Gambar 2.2 Komponen Biaya Proyek

2.2.3.1 Penyimpangan Biaya Proyek Penyimpangan biaya proyek adalah penyimpangan biaya yang diakibatkan biaya pelaksanaan tidak sesuai dengan biaya rencana yang terjadi pada tahap konstruksi proyek (Veronika, 2002). Kegagalan atau penyimpangan dalam proses pembelian material mengakibatkan terjadinya kenaikan biaya pembelian material. Biaya pembelian suatu material terdiri dari biaya harga material tergantung dari penawaran, kuantitas, waktu pengiriman material serta keinginan akan waktu pengiriman yang relatif pendek (PMBOK, 2002).

II-6


Penyebab utama terjadinya kenaikan/ penyimpangan biaya pembelian material antara lain: kurang akuratnya perkiraan jumlah pengiriman, tidak ekonomisnya rencana jumlah pemesanan, rendahnya waktu pengiriman, mengingkatnya biaya transportasi, kesalahan dalam pemilihan material, rendahnya kemampuan pembelian, kesalahan ekspedisi, rendahnya kebijakaan pembelian (Ahuja, 1976). Penyebab terjadinya penyimpangan (Johnston, 1987), yaitu: a) Kelebihan material di lokasi b) Kerusakan material di lokasi c) Kehilangan material di lokasi d) Menunggu material tiba di lokasi e) Sering adanya perpindahan material Secara umum ada 7 penyebab terjadinya penyimpangan biaya material, antara lain : 1) Kelangkaan material di pasaran Faktor yang sangat mendukung dalam pelaksanaan kegiatan proyek secara langsung adalah keberadaan dari material yang akan digunakan dalam proyek konstruksi. Kesulitan dalam mendapatkan material akan menyebabkan menurunnya produktivitas karena motivasi dari pekerja yang turun. Yang akhirnya menimbulkan perpanjangan waktu kerja dan pembengkakan biaya proyek. 2) Terjadinya perubahan kondisi sumber material terhadap lokasi proyek Kondisi sumber material yang berubah karena bencana alam ataupun hal-hal yang tidak terduga dapat menghambat proses proyek konstruksi. Biasanya II-7


biaya untuk pengiriman material akan meningkat sesuai dengan jarak yang ditempuh. Sebagai contoh: pemasok material pasir yang biasa mengambil material di lereng Gunung Merapi harus mengambil material di tempat lain sewaktu terjadi letusan Gunung Merapi. Hal ini mengakibatkan naiknya biaya pengiriman material sesuai lokasi proyek. 3) Kualitas material yang dibeli tidak sesuai dengan pesanan Spesifikasi material yang jelas dapat mengurangi faktor kesalahan dalam pembelian material. Karena jika salah dalam pembelian material, maka kualitas material tentunya berbeda dengan material yang diharapkan sebelumnya dan akan mempengaruhi mutu proyek konstruksi. Dapat juga mengakibatkan pekerjaan di tolak owner dan dilakukan pekerjaan ulang. 4) Keterlambatan dalam pembayaran (jatuh tempo) Keterlambatan dalam pembayaran material dapat menyebabkan terhambatnya pengiriman material selanjutnya. Hal ini dikarenakan, pihak pemasok merasa dirugikan karena biaya pembelian/pengiriman material tidak sampai ditangannya sesuai dengan perjanjian. Hal inilah yang sering membuat pemasok material untuk menunda pengiriman material selanjutnya. 5) Perubahan kebijaksanaan perusahaan dalam pembelian Terjadinya perubahan kebijaksanaan dari perusahaan yang sewaktu-waktu dapat menyebabkan terjadi keterlambatan dalam pembelian suatu material. 6) Terjadi penyimpangan jadwal pembelian material Jadwal pembelian yang tidak teratur/menyimpang dari jadwal awal dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kekurangan material, ataupun kelebihan material digudang. Hal ini dipicu oleh jadwal yang tidak baku, ini

II-8


harus dihindari agar proyek konstruksi tetap berjalan sesuai dengan waktu yang ditentukan.

2.3

Analisis Pengendalian Biaya dan Waktu Pada suatu proyek konstruksi perencanaan dan pengendalian proyek,

harus dipandang sebagai satu kesatuan yang terintegrasi dalam sistem pengelolaan proyek. Terlebih untuk proyek besar seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dimana akan terdapat banyak kegiatan dan logika ketergantungan yang akan melibatkan banyak pihak. Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan tandatanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan metode yang luas pemakaiannya, yaitu metode Identifikasi Varian dan metode Nilai Hasil (Earned Value).

2.3.1

Identifikasi Varian Identifikasi Varian adalah menghitung jumlah unit yang diselesaikan

kemudian membandingkan dengan perencanaan, atau melihat catatan penggunaan sumber daya, dan membandingkan dengan anggaran (Soeharto, 1998). Penyimpangan yang dapat dilihat dengan metode ini adalah sebagai berikut. 1) Biaya pelaksanaan aktul di lapangan dengan anggaran yang dibuat pada saat perencanaan. 2) Waktu pelaksanaan pekerjaan dengan jadwal pekerjaan. II-9


3) Tanggal pelaksanaan tiap kegiatan dengan rencana. 4) Progres pekerjaan dengan rencana kerja pada suatu tinjauan waktu. Pada Tabel 2.1 di bawah diperlihatkan variasi biaya yang telah terjadi sampai dengan pelaporan. Pada contoh tersebut saat pelaporan adalah bulan Juni.

Tabel 2.1 – Varian Biaya

Penampilan tersebut menunjukkan telah terjadi varian biaya yaitu perbedaan antara anggaran dan realisasi pengeluaran, untuk semua kegiatan yang telah dilaporkan. Pada waktu dilaporkan besar varian kumulatif mencapai 1800 dibagi anggaran= 1800/6600= 27,2 persen. Tampilan tabel di atas cukup mudah dipahami, tetapi tampilan grafis tentunya lebih visual. Adanya varian yang disajikan biasanya mendorong untuk melakukan analisi varian dominan dan mencari penyebabnya untuk tindakan koreksi.

II-10


2.3.1.1 Metode Varian dengan Kurva S Penampilan

varian

ditampilkan

dalam

bentuk

grafis.

Dalam

penggambaran Kurva S: a) Sumbu vertical --- nilai kumulatif biaya atau penyelesaian pekerjaan b) Sumbu horizontal --- waktu kalender Bentuk kurva yang dihasilkan umumnya akan berbentuk huruf S oleh karena kegiatan proyek pada periode awal dan akhir berlangsung lambat, sehingga penyerapan sumber daya relatif kecil, tampilan dalam grafik menjadi landau. Sedangkan pada implementasi, penyerapan sumber daya tinggi dengan durasi lebih panjang, sehingga tampilan grafik dengan garis lebih panjang.

Gambar 2.3 Varian dengan kurva S

Jika data dari Tabel 2.1 di atas digambarkan dalam kurva S, maka akan dihasilkan kurva S seperti di bawah.

II-11


Gambar 2.4 Kurva S untuk pengendalian biaya

2.3.2

Metode Nilai Hasil (Earned Value) Oleh karena penyelenggaraan proyek memiliki anggaran dan waktu yang

terbatas, maka jika terjadi varian, akan muncul pertanyaan “Masih cukupkah waktu dan biaya yang tersisa untuk mengembalikan ke track yang sesuai rencana dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan?”. Dua metode di atas menganalisis varian biaya dan jadwal secara terpisah, tidak mengungkapkan masalah kinerja kegiatan. Mungkin terjadi, saat pelaporan dinyatakan bahwa kegiatan proyek telah melampaui jadwal, tetapi ternyata bahwa kekurangan biaya untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya. Salah satu metode yang dapat menjawab kebutuhan di atas adalah metode Konsep Nilai Hasil. Sesuai dengan namanya, konsep nilai hasil menghitung nilai pekerjaan yang telah terselesaikan. Konsep ini memadukan unsur-unsur prestasi, biaya dan jadwal. Analisis dengan menggunakan metode ini akan dapat mengungkapkan apakah kemajuan

II-12


pelaksanaan pekerjaan proyek senilai dengan pemakaian bagian anggarannya. Nilai Hasil = (%Penyelesaian) x anggaran

Manfaat lain penggunaan konsep ini adalah untuk mengetahui: a) Dapatkah proyek diselesaikan dengan dana yang tersisa b) Berapa besar perkiraan biaya penyelesaian proyek c) Berapa besar proyeksi keterlambatan pada akhir proyek Konsep ini menyajikan tiga dimensi, yaitu penyelesaian fisik dari proyek (the percent complete) yang mencerminkan rencana penyerapan biaya (budgeted cost), biaya aktual yang sudah dikeluarkan (actual cost), serta apa yang didapatkan dari biaya yang sudah dikeluarkan atau yang disebut Nilai Hasil (Earned Value). Dari ketiga dimensi tersebut, dengan konsep nilai hasil dapat dihubungkan antara kinerja biaya dengan waktu yang berasal dari perhitungan varian biaya dan waktu (Flemming dan Koppelman, 1994).

2.3.2.1 Indikator-indikator pada Metode Nilai Hasil Dalam penentuan kinerja proyek dengan cara Earned Value atau Nilai Hasil, informasi yang ditampilkan berupa indikator dalam bentuk kuantitatif, yang menampilkan informasi progres biaya dan jadwal proyek. Indikator ini menginformasikan posisi kemajuan proyek dalam jangka waktu tertentu serta dapat memperkirakan proyeksi kemajuan proyek pada periode selanjutnya.

II-13


Indikator-indikator tersebut adalah sebagai berikut: 1) BCWS (Budgeted Cost of Work Schedule), menggambarkan anggaran rencana sampai pada periode tertentu terhadap volume rencana proyek yang akan dikerjakan. BCWS dihitung dengan rumus: BCWS = Persentase Jadwal Proyek x Total Anggaran 2) BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), menggambarkan anggaran rencana proyek pada periode tertentu terhadap apa yang telah dikerjakan pada volume pekerjaan aktual. BCWP dihitung dengan rumus: BCWP = Persentase Pekerjaan Yang Telah Dicapai x Total Anggaran

3) ACWP (Actual Cost of Work Performed), menggambarkan anggaran aktual yang dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan pada keadaan volume pekerjaan aktual. Dengan menggunakan 3 indikator di atas, dapat dihitung berbagai faktor yang menunjukkan kemajuan dan kinerja pelaksanaan proyek, seperti: 1) Varian: a) Biaya (Cost Variance-CV) b) Jadwal (Schedule Variance-SV) 2) Indeks kinerja: a) Biaya (Cost Performance Index-CPI) b) Waktu (Schedule Performance Index-SPI)

II-14


3) Prediksi Biaya Penyelesaian Proyek (Estimate at Completion-EAC)

Gambar 2.5 Grafik Kurva S Nilai Hasil/ Earned Value (Sumber: Soemardi, dkk, 2007)

2.3.3

Varian Biaya (CV) dan Varian Jadwal (SV)

2.3.3.1 Varian Biaya - Cost Variance (CV) Cost Variance adalah perbedaan nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan bagian pekerjaan dengan nilai aktual pelaksanaan proyek. Nilai positif dari Cost variance mengindikasikan bahwa bagian pekerjaan tersebut memberikan keuntungan pada periode waktu yang ditinjau. Dilain sisi, jika nilai CV negatif menunjukkan bahwa bagian pekerjaan tersebut adalah merugi. Rumus varian biaya: CV = BCWP – ACWP

2.3.3.2 Varian Jadwal - Scedule Variance (SV) Schedule variance adalah perbedaan bagian pekerjaan yang dapat dilaksanakan dengan bagian pekerjaan yang direncanakan. Nilai positif dari II-15


Schedule variance mengindikasikan bahwa pada periode waktu tersebut, bagian pekerjaan yang diselesaikan, lebih banyak daripada rencana. Dengan kata lain, bagian pekerjaan diselesaikan lebih cepat daripada rencana. Rumus varian jadwal: SV = BCWP – BCWS

2.3.4

Indeks Kinerja Biaya (CPI) dan Indeks Kinerja Waktu (SPI)

2.3.4.1 Indeks Kinerja Biaya - Cost Performance Index (CPI) Cost Performance Index adalah perbandingan antara nilai yang diterima dari penyelesaian pekerjaan dengan biaya aktual yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Nilai CPI lebih besar dari 1, menunjukkan kinerja biaya yang baik, terjadi penghematan biaya aktual pelaksanaan dibandingkan dengan biaya rencana untuk bagian pekerjaan tersebut. Rumus indeks kinerja biaya: CPI = BCWP / ACWP

2.3.4.2 Indeks Kinerja Jadwal - Schedule Performance Index (SPI) Schedule Performance Index adalah perbandingan antara penyelesaian pekerjaan di lapangan dengan rencana kerja pada periode waktu tertentu. Rumus indeks kinerja jadwal: SPI = BCWP / BCWS

II-16


2.3.5

Penilaian Indikator Nilai Hasil Tabel 2.2 merupakan rangkuman penilaian terhadap indikator Nilai

Hasil (Earned Value): Tabel 2.2 – Penilaian Indikator Nilai Hasil No. Indikator Varian CV 1 Biaya CV CV SV 2 Jadwal SV SV

2.3.6

Nilai + 0 + 0 -

Kinerja CPI CPI CPI SPI SPI SPI

Nilai >1 =1 <1 >1 =1 <1

Penilaian Untung Biaya aktual = biaya rencana Rugi Lebih cepat dari jadwal Sesuai jadwal Terlambat dari jadwal

Prediksi Biaya Penyelesaian Proyek - Estimate at Completion (EAC) Membuat prakiraan biaya atau jadwal penyelesaian proyek yang

didasarkan atas hasil analisis indikator yang diperoleh pada saat pelaporan, akan memberikan petunjuk besarnya biaya pada akhir proyek (Estimate at CompletionEAC). Atau dapat dikatakan memberikan proyeksi mengenai akhir proyek atas dasar angka yang diperoleh pada saat pelaporan. Prakiraan tidak dapat memberikan jawaban dengan angka yang tepat karena didasarkan atas berbagai asumsi, jadi tergantung dari akurasi asumsi yang dipakai. Meskipun demikian, pembuatan prakiraan biaya atau jadwal amat bermanfaat karena memberikan peringatan dini mengenai hal-hal yang akan terjadi pada masa yang akan dating, bila kecendrungan yang ada pada saat ini (saat pelaporan) tidak mengalami perubahan. Dengan demikian, masih tersedia kesempatan untuk mengadakan tindakan pembetulan. Rumus yang digunakan dalam membuat proyeksi diatas digunakan rumus-rumus sebagai berikut:

II-17


1) Anggaran proyek keseluruhan = Ang. 2) Anggaran untuk pekerjaan tersisa = Ang – BCWP 3) Indeks kinerja biaya (CPI) = BCWP / ACWP Bila kinerja biaya pada pekerjaan tersisa dianggap tetap seperti pada saat pelaporan, maka prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa (ETC) adalah sama besar dengan anggaran pekerjaan tersisa dibagi indeks kinerja biaya, atau

ETC = (Ang – BCWP) / CPI

Jadi, prakiraan total biaya proyek (EAC) adalah sama dengan jumlah pengeluaran ditambah prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa, atau

EAC = ACWP + ETC

II-18

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Recommend Documents