BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Sebuah sistem menurut Mulyadi ( 2002 : 1 ) dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu : “ 1. Komponen,atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan. 2. Proses yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem. 3. Tujuan yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. ” Meskipun proses dan tujuan sistem bersifat tidak kelihatan (intangible), namun kedua karakteritik tersebut juga merupakan elemen penting, sama pentingnya dengan elemen yang kelihatan (tangible).
2.1.2 Pengertian Informasi Informasi menurut Mulyadi ( 2002 : 15 ) adalah : “Data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.” Dengan demikian dapat pula disimpulkan bahwa data adalah input bagi sebuah sistem informasi, sedangkan informasi merupakan output. Data diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pembuat keputusan untuk menghasilkan keputusan yang lebih baik. Aturan umum yang berlaku adalah,semakin tinggi kualitas informasi yang tersedia bagi para pembuat keputusan, semakin baik keputusan yang dihasilkan.
5
2.1.3 Pengertian Akuntansi Menurut The Committee on Terminology of the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yang dikutip oleh Ahmed Riahi dan Belkaoui terjemahan Marwata, Harjanti Widiastuti, Kurniawan, dan Alia Ariesanti (2000:37-38) pengertian akuntansi adalah sebagai berikut: “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasian hasil proses tersebut”. Sedangkan menurut Warren, Reeve, Fess yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani dan Taufik Hendrawan (2005:10): “Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”. Jadi, akuntansi adalah suatu kegiatan yang tidak terlepas dari sistem dan prosedur pencatatan atas transaksi keuangan dan mengkomunikasikan hasil pemrosesannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun pihak perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan, karena setiap perusahaa mempunyai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya, yaitu untuk meperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut, pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis, rasional alat-alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam satu wadah yaitu organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas, dibanttu oleh formulir-formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan
6
informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut. Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah: “Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasi kan bisnis”. Selanjutnya menurut Barry E. Cushing (2001:11) diterjemahkan oleh La Midjan & Azhar Susanto sistem informasi akuntansi adalah : “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya menusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemprosesan data keuangan”. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi sumbernya terdiri dari proses manual (dimana manusia lebih berperan), bersumber dari proses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dan sumber dari proses Electronic Data Processing (EDP). Sistem informasi akuntansi juga akan memberikan data adanya suatu situasi yang mendukung tindakan manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan biaya yang menunjukan suatu perbedaan yang mencolok antara biaya yang sesungguhnya dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini akan merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi, dan juga sistem informasi akuntansi akan memberikan suatu dasar untuk menetapkan harga-harga untuk memilih barang modal mana yang harus dibeli serta sistem informasi akuntansi akan memberikan data untuk menetapkan harga pokok dan untuk menganalisis efisiensi produksi.
2.1.5 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi mempunyai peranan yang penting dalam pelaksanaan bisnis perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari suatu Sistem Informasi Akuntansi, perlu dipertimbangkan beberapa fakor penting yang akan mempengaruhi penyusunan Sistem Informasi Akuntansi tersebut seperti yang dikemukan oleh : 7
Krismiaji (2002 : 188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah : 1. Kemanfaatan
: Informasi yang dihasilkan oleh system harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.
2. Ekonomis
: Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan.
3. Daya andal
: Sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap.
4. Ketersediaan
: Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya.
5. Ketepatan waktu
: Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi yang lainnya.
6. Servis pelanggan
: Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan.
7. Kapasisitas
: Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang.
8. Praktis
: Sistem harus mudah digunakan.
9. Fleksibilitas
: Sistem harus mengakomodasi perubahan yang terjadi di lingkungan sistem.
10. Daya Telusur
: Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang.
11. Daya audit
: Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal audit.
12. Keamanan
: Hanya personil yang berhak mengakses atau diijinkan mengubah data sistem.
8
Menurut Mulyadi (2001) mengemukakan tujuan umum penyusunan sistem akuntansi adalah : 1. Untuk menyediakan bagi pengeloalaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan atas kekayaan perusahaan. 2.1.6 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam penyusunan Sistem Akuntansi diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sifat dan jenis usaha yang dijalankan perusahaan. 2. Informasi yang dibutuhkn perusahaan dan kapan informasi tersebut diperlukan. 3. Formulir-formulir, buku-buku yang dibutuhkan agar dapat memenuhi informasi yang diperlukan perusahaan dalam setiap transakai yang terjadi. Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001) adalah : 1. Formulir 2. Catatan yang terdiri dari jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas, dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir Formulir adalah merupakan dokumen untuk merekam terjadinya transaksi-transaksi. 2. Jurnal 9
Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan lainnya. 3. Buku besar Buku besar adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku pembantu Buku pembantu adalah catatan yang terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan adalah merupakan hasil akhir akuntansi yang terdidi dari neraca, laporan laba/rugi, perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, biaya pemasaran, harga pokok penjualan, daftar umur piutang, dan lain-lain.
1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam di atas secarik kertas. Formulir sering juga disebut istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan kedalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Menurut Dr. Lamidjan Ms.Ak dan Azhar Susanto MBus.A (2001:89), dalam mendesain suatu formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut: a. Gunakan sedikit mungkin kalimat, gunakanlah kalimat-kalimat yang sederhana akan tetapi jelas dan hindari pengunaan kalimat-kalimat yang tidak perlu. 10
b. Pergunakan
tembusan/kopi,
untuk
mempermudah
pendistribusian
informasi atau instruksi. Penggunaan formulir yang berangkap dan menggunakan karbon selain akan mempermudah melakukan internal cek dan hubungan intern, juga mempermudah menyiapkan data bagi akuntan publik dalam memeriksa perusahaan tersebut. c. Hindari penggunaan data rangkap, prinsip yang sangat penting dalam mendesain suatu formulir ialah mencegah kemungkinan penggunaan informasi yang sama untuk dua atau lebih formulir yang berfungsi sama. d. Formulir harus disusun sederhana mungkin dan jelas,
penggunaan
formulir yang sederhana akan mengurangi informasi yang tidak perlu dan mempermudah untuk ditafsirkan. e. Susunlah
sebanyak
mungkin
formulir
untuk
mempermudah dan
mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan dan untuk memperlancar kegiatan lainnya antara lain proses akuntansi. f. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun formulir gunakan kode-kode tertentu agar tidak mudah dipalsukan misalnya : untuk kertas berharga yaitu formulir deposito berjangka. g. Pergunakan kertas yang sebaik mungkin. Kalau perlu untuk menghemat waktu gunakanlah kertas (carbonize) untuk menghasilkan tembusan. h. Format dan bentuk formulir harus baik. Apabila tidak perlu jangan terlalu besar, lebar atau terlalu kecil karena akan mempersulit pengarsipan. i. Untuk formulir yang dibuat beberapa rangkap, maka agar mempermudah pendistribusian, sebaiknya masing-masing lembar dan formulir tersebut dibedakan warnanya. j. Formulir sebaiknya bernomor urut yang tercetak (penumbered) agar mempermudah pencatatan dan pencarian kembali.
11
2. Catatan-Catatan Yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari formulir. a. Jurnal Jurnal menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. (2005:207) adalah : “Ayat jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi dan kejadian-kejadian keuangan di dalam sautu perusahaan. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya, seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.” Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut klasifikasi yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah transaksi tertentu) kemudian diposting (dipindahkan) ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, pembelian, penjualan dan jurnal umum. Metode pencatatan data kedalam jurnal pada umumnya meliputi pencatatan dengan menggunakan pena, mesin pembukuan, arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal, atau dengan komputer.
3. Buku Besar Buku besar (general ledger) menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. (2005:183) adalah : “Kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri”. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
12
4. Buku Pembantu Buku Pembantu menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. (2005:183) adalah : “Buku besar yang dirancang untuk mengumpulkan informasi yang lebih rinci untuk mendukung informasi yang terdapat di buku besar”.
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam buku ini.
5. Laporan Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat disajikan dalam bentuk : neraca, laporan labarugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya. Karakteristik laporan kualitatif, yaitu membuat laporan tersebut dapat memberikan informasi yang berguna yaitu : a. Dapat dipahami Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan adalah kemudahannya untuk segera dipahami oleh pemakai. b. Relevan Agar bermanfaat informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan pemakaian dalm proses pengambilan keputusan. c. Keandalan Agar bermanfaat informasi harus andal, informasi memiliki kualitas andal jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan pemakaiannya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari yang seharusnya disajikan. 13
d. Dapat dipertimbangkan Konsentrasi antar periode sehingga dapat digunakan untuk evaluasi posisi keuangan.
Berikut ini fungsi utama sistem informasi akuntansi menurut La Midjan (2001;30) adalah sebagai berikut : “ Mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang berkualitas yaitu informasi yang tepat waktu, relevan, akurat (dapat dipercaya) dan lengkap yang secra keseluruhan informasi tersebut mengndung arti dan berguna.” Sedangkan menurut Marshall B. Romney (2006;3) fungsi sistem informasi akuntansi pada suatu oraganisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data temtang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut,dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajeman untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3. Menyediakan pngendalian yang memedai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk meastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan,akurat dan andal.
2.2
Pengendalian Intern
2.2.1 Pengertian pengendalian Internal Pada dasarnya sistem pengendalian internal telah dikembangkan dalam mengamankan harta milik perusahaan. Menurut AICPA (American Institute
14
Certified Public) yang dikutip oleh La Midjan (2001:36) mengemukakan bahwa :
“Sistem pengendalian internal merupakan struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan untuk mengamankan hartanya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan”.
2.2.2
Pengendalian Pemrosesan Transaksi Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H. Bodnar dan
William S. Hopwood (2006:147-153) adalah sebagai berikut :
a. Pengendalian Umum Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut : 1. Perencanaan organisasi pemrosesan data Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi, penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan memproses transasksi dipisahkan. 2. Prosedur operasi secara umum Prosedur operasi secara umum terdiri dari : Tanggung jawab : deskripsi tugas untuk setiap fungsi
pekerjaan
dalam sistem pengolahan transaksi. Realibilitas personel : personel yang menjalankan pemrosesan harus dipastikan ia dapat secra konsisten menjaga kinerjanya. Pelatihan personel : personel harus diberi instruksi secara eksplisit dan harus di uji pemahamannya sebelum ia dipercaya untuk menjalankan tugas. Kompetensi personel : orang yang diberi tugas untuk memproses sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman teknis yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya.
15
3. Karakteristik pengendalian peralatan Backup dan recovery : terdiri dari peralatan file dan prosedur yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak. Jejak transaksi : ketersediaan manual untuk melacak status dan isi setiap catatan transaksi individual. Statistik error : akumulasi informasi atas jenis kesalahan. 4. Pengendalian akses data dan peralatan Penyimpanan yang aman : aktiva informasi harus dijaga sama seperti menjaga aktiva berwujud. Akses ganda : dua tindakan atau dua kondisi yang independen dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk dijalankan.
b. Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang sfesifik untuk satu aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi : 1. Pengendalian input : dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data. 2. Pengendalian proses : dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewatkan yang tidak di proses. 3. Pengendalian output : dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribuskan secara tepat.
c. Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif Pengendalian preventif, detektif, dan korektif menurut James A. Hall (2001:156) adalah: 1. Pengendalian Prefentif Adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa-peristiwa
yang tidak diinginkan.
16
Pengendalian preventif
memaksa
kesesuaian
dengan
tindakan-tindakan
yang
ditetapkan
sebelumnya atau yang diinginkan. 2. Pengendalian Detektif Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah peralatan, taeknik, dan prosedur
yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos
peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari pengendalian preventif. 3. Pengendalian Korektif Adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikan efek dari kesalahan yang dideteksi di langkah sebelumnya.
2.2.3 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern telah dikembangkan secara “alamiah” yaitu melalui pengalaman dan secara “naluriah” yang banyak diketemukan para pengusaha yang tradisional berusaha mengembangkan sistem pengendalian intern dalam mengamankan hartanya, disamping itu juga dikembangkan secara “almiah”. Sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified Public Accountant) adalah sebagai berikut : Meliputi struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling mengkoordinasikan yang dimaksud untuk mengamankan menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong kataatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan. Dapat disimpulkan, bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah : 1. Mengamankan harta perusahaan, 2. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan. 3. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. 4. Ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.
17
Mengamankan harta perusahaan Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan, dan lainlain. Baik secara fisik maupun secara administratif. Misalnya kenaikan barang dalam persediaan yang dilaksankan oleh bagian persediaan (gudang) dikarenakan adanya komisi membuat laporan penerimaan barang oleh bagian penerimaan barang,yang tidak sesuai dengan keadaan fisik barang sebenarnya. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut, maka perlu merancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah terjadinya kecurangan. Misalnya diciptakan sistem perencanaan persediaan disamping prosedur yang memadai untuk mengendalikan kemungkinan kenaikan harga barang melalui persediaan.
Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan Catatan akuntansi dan kebenaran harus terus menerus diuji coba agar kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji coba, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang menyangkut suatu transaksi keuangan, misalnya transaksi pembayaran utang, catatan-catatan berbagai bagian yang menangani transaksi tersebut harus dapat saling menguji antara lain antara catatan petugas kas dengan catatan bagian akuntansi dan catatan bagian utang.
Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur yang baik mengendalikan biaya, yaitu dengan menyusun budget, biaya standar akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya dengan tujuan akhir menciptakan efisiensi.
Ketaatan
pada
kebijaksanaan-kebijaksanaan
yang
telah
digariskan
pimpinan perusahaan Kebijaksanaan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, juga merupakan alat pengendalian yang penting di dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan 18
perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktifitas perusahaan khususnya pengeluaran antara lain biaya dan penerimaan antara lain dari pendapatan.
2.2.4 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur-unsur yang menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut : 1. Adanya pemisahan fungsi Fungsi-fungsi yang harus dipisahkan adalah : Fungsi penguasaaan/operasi Fungsi pencatatan Fungsi penyimpanan Fungsi pengawasan Pemisahan fungsi merupakan dasar terciptanya sistem pengendalian intern. Penggabungan fungsi memperlemah sistem pengendalian intern, malahan akan teciptanya fraud (penyelewengan). Adanya pemisahan fungsi, berbagai bagian hanya akan melaksanakan fungsinya sesuai wewenang dan tanggung jawab atas kegiatan persediaan dan wewenang persediaan hanya dapat dilaksanakan atas dapat permintaan bagian lain diluar bagian persediaan. Selain pemisahan fungsi, perlu pula dipisahkan adalah pekerjaannya. Penggabungan pekerjaan dalam arti berbagai pekerjaan bertumpuk disatu tangan akan menghilangkan ketelitian atas hasil pekerjaan tersebut. 2. Adanya bentuk–bentuk penggabungan fungsi Ada tiga bentuk penggabungan fungsi, yaitu : 1.
Penggabungan fungsi secara horizontal Terjadinya penggabungan fungsi secara garis mendatar, misalnya yang memegang fungsi penguasan uang kas. Juga memegang fungsi penguasaan persoalan yang ada digudang, yang memegang fungsi pencatatan atas uang kas juga melaksanakan kegiatan pencatatan atas persediaan barang digudang.
2.
Penggabungan fungsi secara diagonal
19
Yaitu apabila selain memegang suatu fungsi juga memegang fungsi lainnya tetapi tidak pada garis yang mendatar. Misalnya, yang memegang fungsi pencatatan atas uang kas juga memegang fungsi penyimpanan atas persediaan digudang. 3.
Penggabungan fungsi secara vertikal Yaitu penggabungan atas berbagai fungsi dalam suatu transaksi yang sama dan berurutan terutama apabila keseluruhan fungsi tersebut berada pada satu tangan. Misalnya, selain memegang fungsi penguasaan,
fungsi
penyimpanan
juga
fungsi
pencatatan.
Penggabungan fungsi secara demikian yang berbahaya. 3. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan Salah satu cara untuk pengendalian harta, utanng, pendapatan dan biaya adalah melalui pemberian wewenang sampai batas-batas kewajaan yang telah ditetapkan. Semua pejabat yang berada pada struktur organisasi,khususnya yang memegang fungsi penguasaan, hanya dapat melaksanakan wewenang yang menyangkut pengolaan kekayaan perusahaan pendapatan dan biaya sesuai fungsinya. 4. Unsur pelaksanaan yang wajar (praktek yang sehat) Pemisahan fungsi diantara berbagai petugas tersebut sering ada penghalang yang ketat dan kaku yang menghambat berbagai transaksi. Agar dapat diharapkan setiap petugas yang terlibat dalam sistem dan prosedur sebaik mungkin, perlu kiranya bagi mereka ditumbuhkan perasaan turut berpartisipasi, rasa turut bertanggung jawab dan rasa turut memelihara. Hal ini akan dicapai apabila setiap pekerja merasa tergantung kehidupannya dan masa depannya pada perusahaan dimana mereka bekerja. 5. Unsur kualitas pegawai Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila petugas pelaksanaan memiliki kecakapan bedasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas yang sesuai dengan tugasnya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka calon pegawai harus diseleksi dengan seksama untuk menjaga bahwa hanya
20
orang-orang yang cocok saja bisa dan dipekerjakan pada bidang pekerjaan tertentu. 6. Adanya suatu bagian pengawasan intern (Internal Auditing) Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan juga untuk menilai apakah sistem dan prosedur yang sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan intern sangat pen ting peranannya sebab tugasnya sedapat mungkin mencegah adanya kemungkinan terjadinya penyelewengan tau penyimpangan lainnya dengan tindakan pengawasan yang dilakukan secara terus menerus baik melalui laporan meupun pemeriksaan fisik. Kedudukan bagian pengawasan intern di dalam organisasi suatu perusahaan dapat berbentuk staf atau bagian fungsional. Berbentuk staf terutama apabila pimpinan merasa perlu adanya kekuasaan penuh dalam menegakkan “kewibawaan” pengawasan disebabkan bagian ini tidak berhubungan secra langsung dengan bagian lainnya. Bentuk ini sebaiknya dilaksanakan pada tahapan dimana sistem pengendalian intern belum berjalan secara penuh. Tetapi apabila sistem pengendalian intern telah berjalan dengan baik, sebaiknya bagian pengawasan intern berada pada bagian fungsional, berada sejajar dengan bagian lainnya. 2.3
Persediaan Dalam setiap perusahaan, persediaan merupakan aktiva yang penting,
karena tanpa adanya persediaan maka perusahaan dihadapkan pada satu risiko bawa peusahaan pada satu waktu tertentu tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Hal ini berarti bahwa perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan dan juga perusahaan tidak dapat mempertahankan kelangsungan kehidupan perusahaannya.
21
2.3.1 Pengertian Persediaan Sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (2004;1403) pengertian pesediaan adalah sebagai berikut : “Persediaan adalah aktiva : (a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal ; (b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan ; atau (c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.” Selanjutnya Standar Akuntansi Keuangan (2004;1404) memperjelas lagi pengertian persediaan adalah sebagai berikut : “Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi oleh perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.” Menurut Kieso dan Weygandt (2004;368) pengertian persedian adalah sebagai berikut : ”Inventory are assets items held for sale in the ordinary course of businesss or goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold.”
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan adalah suatu aktiva yang dimiliki perusahaan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan atau persediaan yang masih dalam penyelesaian proses produksi, atau persediaan yang menunggu untuk digunakan dalam proses produksi.
22
Bagan Proses Bisnis Persediaan Perhitungan barang persediaan
Memesan / memproduksi barang persediaan
Penerimaan barang persediaan
Pengecekan barang persediaan
Penyimpanan barang persediaan
Pembuatan laporan barang persediaan
Menerima pesanan
Pengiriman barang ke Dept. Penjualan
2.3.2 Jenis-jenis Persediaan La Midjan (2001;150) mengemukakan jenis-jenis persediaan di dalam perusahaan dagang, industri, atau perusahaan jasa yang terdiri dari : 1. Persediaan Bahan Baku, antara lain : kapas, benang, tenun, tepung dan lain-lain yang akan diolah lebih lanjut. 2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process), merupakan barang-barang yang telah diolah antara lain dalam proses produksi dan lain-lain. 3. Persediaan Hasil Jadi, merupakan hasil produksi dari suatu perusahaan industri baik sebagai hasil produksi selesai, maupun yang akan digunakan pada proses produksi selanjutnya. 23
4. Persediaan Suku Cadang, merupakan persediaan barang yang akan digunakan untuk memperbaiki atau mengganti bagian yang rusak dari peralatan maupun mesin. 5. Persediaan Bahan Bakar, merupakan persediaan yang harus ada dalam perusahaan terutama bagi perusahaan industri yang menggunakan mesin diesel sebagai pembangkit tenaga listrik. 6. Persediaan Barang Cetakan, alat tulis, merupakan alat persediaan untuk kebutuhan kantor, memperlancar kegiatan tata usaha. 7. Persediaan Barang Dagangan, merupakan persediaan yang dipergunakan oleh suatu perusahaan dagang.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;553) jenis persediaan dalam perusahaan manufaktur terdiri dari : “ Persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pabrik, pesediaan suku cadang. Persediaan dalam perusahaan dagang hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.” 2.3.3 Fungsi Persediaan Dalam bukunya, Freddy Rangkuti (2003;15) mengemukakan fungsi persediaan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Decoupling Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. 2. Fungsi Economic Loz Sizing Persediaan
lot
size
ini
perlu
mempertimbangkan
penghematan-
penghematan atau potongan pembelian, biaya pegangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gedung, investasi, risiko, dan sebagainya. 24
3. Fungsi Antisipasi Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.
2.4
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi Sistem informasi akuntansi presediaan merupakan prosedu-prosedur yang
dijalankan oleh perusahaan yang meliputi pencatatan-pencatatan, pengolahan, dan penyusunan data-data mengenai persediaan sehingga dapat dihasilkan laporanlaporan yang diinformasikan kepada manajemen sebagai bahan pengambilan keputusan.
2.4.1 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Adapun tujuan penyusunan laporan sistem informasi akuntansi persediaan menurut Azhar Susanto (2001;150) adalah sebagai berikut : 1. Sebagian besar kekayaan perusahaan terutama perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karennya perlu disusun sistem dan prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya juga dapat ditingkatkan efektivitasnya 2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan pencurian, kebakaran, kerusakan dan lain-lain demi mempertahankan kontinuitas perusahaan. 3. Persediaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan pengeluarannya juga pemasukannya keperusahaan.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;553) mengenai tujuan persediaan adalah sebagai berikut : “ Sistem informasi akuntansi persediaan bertujuan untuk menangani yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang.”
25
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan asset perusahaan yang paling besar, oleh karena itu perlu disusun sistem dan prosedurnya agar terhindar dari resiko-resiko yang akan merugikan perusahaan. 2.4.2 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Azhar Susanto (2001;152) mengemukakan prosedur yang terkait dengan persediaan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur penerimaan persediaan 2. Prosedur penympanan dan pengeluaran barang.
2.4.3 Bagian-bagian yang terkait dengan Persediaan Menurut
Mulyadi
(2001;579)
bagian
yangterkait
dalam
sistem
perhitungan fisik adalah : 1. Panitia perhitungan fisik persediaan Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjusmentterhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertaggung jawab untuk : Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang terhitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik. Mengalikan kuantitas dan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik. Melakukan adjustmen terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitunngan fisik paersediaan. Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data pesediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungang fisik persediaan.
26
3. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persoalan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan persediaan.
2.4.4 Metode Pencatatan Persediaan Azhar Susanto (2001:154) mengemukakan waktu dan cara pencatatan persediaan di bagi atas : 1. Perpetual Inventory System Dalam hal ini, pencatatan atas transaksi persediaan dilaksanakan setiap waktu, baik terhadap pemasukan maupun pengeluaran. Sistem ini dilaksanakan terutama untuk barang-barang yang bernilai agak tinggi atau barang-barang yang mudah untuk dicatat terutama pemakaian dan pengeluaran dari gudang. 2. Periodical (physical) Inventory System Pencatatan atas transaksi persediaan hanya untuk pembelian. Pemakaian tidak dicatat dan biasanya tidak menggunakan bon pemakaian atau pengeluaran barang. Pada akhir tahun diadakan inventarisasifisik untuk mengetahui sisa persediaan. Metode ini sangat tepat untuk barang-barang yang bernilai rendah atau secara teknis sulit dicatat pemakaian atau pengeluarnnya.
Menurut Kieso (2002;105) mengemukakan ada dua cara metode pencatatan persediaan, yaitu : 1. Sistem Persediaan Perpetual (perpetual inventory system) Yaitu semua pembelian dan penjualan dicatat secara langsung pada akun persediaan pada saat terjadinya. Karena itu, saldo akun persediaan harus mencerminkan jumlah persediaan akhhie, dan tidak dibutuhkan ayat jurnal penyesuaian.
27
2. Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory system) Akun persediaan digunakan dan saldo akun persediaan ini tidak berubah selama periode berjalan. Akun persediaan mencerminkan jumlah persediaan awal selama keseluruhan periode. Pada akhir
periode
akuntansi, akun persediaan harus disesuaikan dengan enutup saldo persediaan awal dan mencatat saldo persediaan akhir. Sedangkan menurut Mulyadi (2001;556) terdapat dua metode pencatatan persediaan,yaitu : 1. Metode Mutasi Persediaan Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. 2. Metode Persediaan Fisik Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan pesediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan beberapa uraian diatas mengenai metode pencatatan persediaan dapat disimpulkan bahwa metode pencatatan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Metode Perpetual Yaitu metode yang digunakan hanya untuk mencatat persediaan pada saat terjadinya pemasukan maupun pengeluarannya. 2. Metode Periodik Yaitu metode yang digunakan hanya untuk mencatat pembelian saja. Setiap persediaan tidak dilakukan pencatatan tetapi diilakukan perhitungan fisik persediaan.
28
Metode Penilaian Persediaan Menurut Warren Reeves (2005;460) membagi beberapa cara penilaian persediaan, yaitu : 1. First-In, First-Out (FIFO) Cara ini didasarkan asumsi bahwa biaya dimasukkan dalam harga pokok penjualan sesuai dengan urutan terjadinya, karena itu FIFO dapat dikatakan konsisten dengan arus fisik atau pergerakan barang dagang. Metode FIFO memberikan hasil yang sama dengan yang diperoleh melalui pengidentifikasian biaya khusus setiap barang yang dijual dan yang ada dalam persediaan. 2.
Last-In, First-Out (LIFO) Cara ini didasarkan atas biaya dari unit yang dijual merupakan biayapembelian paling akhir. Pemakaian metode LIFO pada awalnya terbatas untuk situasi yang jarang terjadi dimana unit-unit yang dijual diambil dari unit-unit yang dibeli paling akhir.
3. Biaya Rata-rata Cara ini didasarkan atas biaya rata-rata per unit untuk masing-masing barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung.
Sedangkan menurut Kieso (2002;458) mengemukakan cara penilaian persediaan adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi Khusus (Specific Identification) Metode ini digunakan dengan cara mengidentifikasi setiap barang yang dijual dimasukkan dalam pos persediaan. Biaya barang yang telah dijual dimasukan dalam harga poko penjualan, sementara biaya barang-barang khusus yang masih berada ditangan dimasukan pada persediaan. Metode ini hanya bisa digunakan dalam kondisi yang memungkinkan perusahaan memisahkan pembelian yang berbeda yang telah dilakukan secara fisik. 2. Biaya Rata-rata (Average Cost Method) 29
Metode ini menghitung harga pos-pos yang terdapat dalam persediaan atas dasar biaya rata-rata yang sama yang tersedia selama satu periode. Ada dua cara metode biaya rata-rata yaitu : Metode rata-rata Terimbang (Weighted-Average Method) Yaitu metode yang digunakan dalam sistem persediaan periodik, dimana persediaan akhir dan harga pokok penjualan akan dihitung dengan menggunakan metode ini. Metode Rata-rata Bergerak (Moving-Average Method) Yaitu metode yang digunakan dalam sistem persediaan perpetual. Dimana biaya-biaya rata-rata per unit baru akan dihitung setiap kali pembelian dilakukan. 3. First-In, First-Out (FIFO) Metode ini mengasumsikan bahwa barang-barang digunakan (dikeluarkan) sesuai urutan pembeliannya. Dengan kata lain metode ini mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama digunakan (dalam peusahaan manufaktur) atau dijual (dalam perusahaan dagang). Karena itu, persediaan yang tersisa merupakan barang yang dibeli paling akhir. 4. Last-In, First-Out (LIFO) Metode ini membandingkan (matches) biaya dari barang-barang yang paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Jika yang digunakan adalah sistem persediaan periodik, maka akan diaumsikan bahwa biaya dari total kuantitas yang terjual atau dikeluarkan selama suatu bulan berasal dari pembelian akhir, dan jika yang digunakan adalah sistem persediaan perpetual maka metode LIFO akan menghasilkan nilai persediaan akhir dan harga pokok penjualan yang berbeda.
Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa cara penilaian persediaan dibagi menjadi tiga metode, yaitu :
30
1. FIFO Metode ini dimaksudkan bahwa yang keluar dinilai berdasarkan harga pembelian pertama. Persediaan akhir dinilai berdasarkan harga yang terakhir. 2. LIFO Metode ini dimaksudkan bahwa barang yang keluar dinilai berdasarkan harga pembelian terakhir. Persediaan akhir atau yang masih ada dinilai berdasarkan harga pembelian yang pertama. 3. Average (Rata-rata tertimbang) Metode ini dimaksudkan bahwa barang dihitung berdasarkan harga rataratanya metode yaitu jumah harga pokok barang yang tersedia untuk dijual dibagi dengan jumlah unitnya.
31
