Bab II Tinjauan Pustaka
2.1
Anggaran
2.1.1
Pengertian Anggaran Dalam aktivitas operasional perusahaan perlu rencana yang sistematis dan
terpadu, diantaranya dengan menyusun rencana anggaran. Anggaran merupakan hal penting dalam acuan perusahaan. Untuk itu diperlukan pengertian dari anggaran yang akan lebih jelasnya dijabarkan dalam pengertian anggaran menurut para ahlinya. Menurut Munandar (2000;1) mengungkapkan bahwa : “ Anggaran adalah suatu rencana kerja yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu tertentu yang akan datang.”
Sedangkan Anggaran menurut James A.F. Stoner (2000;613) yaitu: “ Budget are formal quantitative statements of the resources set aside for carrying out planned activities over given periods of times. They are must widely used means for planning and controlling activities at every level of an organization. The budget indicates the expenditures, revenues, of profits planned for some future date. The planned figures become the standard by which future performance is measured.”
11
Pengertian anggaran menurut Welsch, Hilton dan Gordo (2000;336) adalah sebagai berikut : “ A budget is a detailed plan, expressed in quantitive terms, that specifies how resources will be acquired and used during a specified period of time.” Perencanaan dan pengendalian laba yang menyeluruh ditetapkan sebagai pendekatan yang sistematis dan formal untuk melakukan tahap-tahap penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian yang menjadi tanggung jawab manajemen. Khususnya menyangkut : 1. pembuatan dan penggunaan tujuan jangka panjang dan umum untuk perusahaan; 2. penerapan sasaran perusahaan; 3. rencana laba jangka panjang yang dibuat dalam bentuk umum; 4. rencana laba jangka pendek yang dirinci menurut tanggung jawab yang dibebankan (divisi, produk, proyek); 5. system pelaporan berkala yang dirinci bidang tanggung jawab; 6. biaya prosedur tindak lanjut.
12
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui: 1. anggaran harus bersifat formal, artinya anggaran disusun dalam bentuk tertulis; 2. setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan sehingga anggaran merupakan suatu hasil pengambilan keputusan yang didasarkan pada beberapa asumsi; 3. anggaran harus bersifat sistematis, artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan pada suatu logika 4. keputusan yang diambil manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, koordinasi, dan pengendalian.
2.1.2
Syarat dan Karakteristik Anggaran Anggaran harus disusun secara benar dan sisitematis. Penyusunan
anggaran yang telah mengikuti prosedur yang benar tidak menjamin anggaran itu pasti berhasil. Tetapi ada hal-hal yang menjadi syarat yang harus dipenuhi apabila program anggaran ingin berhasil. Menurut Supriyono (1995;95) syarat-syarat tersebut adalah: 1. Organisasi perusahaan yang sehat Organisasi yang sehat yaitu organisasi yang membagi tugas fungsional dengan jelas dan menentukan wewenang dan tanggung jawab yang tegas 2. Sistem akuntansi yang memadai, meliputi: -
Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dan realisasinya sehingga dapat diperbandingkan dan dihitung penyimpanannya.
13
-
Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dan realisasi anggaran.
-
Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawaban dari bagian atau individu didalam perusahaan
3. Penelitian dan analisa Penelitian dan analisa diperlukan untuk menentukan alat pengukuran prestasi yang dapat berupa standar atau taksiran sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik. 4. Dukungan dari para pelaksana Anggaran dapat berjalan dengan baik apabila ada dukungan aktif dari para pelaksana mulai dari tingkat atas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antara manusia dalam melaksanakan kegiatan. Anggaran yang mempunyai karakteristik tertentu menurut Mulyadi (2001;490) anggaran mempunyai karakteristik sebagai berikut: a. Anggaran dinyatakan dalam suatu keuangan dan satuan selain keuangan b. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun c. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab dalam mencapai sasaran yang ditetapkan anggaran d. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran
14
e. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat berubah dibawah kondisi tertentu f. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
Pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran selain dinyatakan dalam satuan moneter (keuangan) juga dapat dari satuan selain keuangan (misalnya unit terjual, jumlah produksi), berisi komitmen dari para manajer untuk menerima tanggung jawab terhadap sasaran yang telah dianggarkan dan berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengendalian bagi perusahaan.
2.1.3
Keterbatasan Anggaran Menurut Gunawan Adi Saputro dan Marwan Asri (1996;53) anggaran
memiliki beberapa keterbatasan, diantaranya : 1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi (potensi penjualan, kapasitas produksi, dll), maka terlaksananya dengan baik kegiatankegiatan tergantung pada ketepatan estimasi tersebut. 2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut berhasil apabila dilaksanakan sunguh-sungguh 3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu
manajer
dalam
menggantikannya.
15
melaksanakan
tugasnya,
bukan
4. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yuang diramalkan sebelumnya, karena itu anggran perlu memiliki sifat yang luwes.
Dari pendapat diatas maka penulis mengambil kesimpulan bahwa anggaran mempunyai beberapa keterbatasan diantaranya adalah anggaran merupakan taksiran dan didasarkan atas peramalan, sehingga penyimpanganpenyimpangan yang terjadi mungkin disebabkan oleh kesalahan peramalan.
2.1.4
Penggolongan Anggaran Anggaran merupakan alat bantu dalam perencanaan dan pengawasan
dalam aktivitas perusahaan. Kegiatan operasi perusahaan bermacam-macam yang satu sama lainnya saling berkaitan sehingga dibuat spesifikasi anggaran yang masing-masing
mempunyai
fungsi
tersendiri.
Dengan
demikian
tidak
menimbulkan kekacauan dalam penyusunan anggaran. Ditinjau dari fungsi-fungsi anggaran dalam perusahaan, dibagi sebagai berikut: 1. Anggaran pembelian 2. Anggaran produksi 3. Anggaran promosi 4. Anggaran penjualan 5. Anggaran pendapatan 6. Anggaran biaya operasi, dan lain-lain.
16
Ditinjau dari segi jangka waktu menurut Agus Ahyari (1994;11-15) anggaran dibagi menjadi: 1. Anggaran jangka panjang (long range planning) Disebut “strategi budget” karena jangka waktu yang panjang lebih dari satu tahun. Oleh karena itu diperlukan perencanaan jangka panjang yang disusun secara menyeluruh pada saat perusahaan didirikan juga hanya meliputi bidang-bidang khusus seperti penjualan yang
akan
datang,
biaya
investasi,
penelitian
dan
aktivitas
pengembangan yang luas, kebutuhan akan modal serta perencanaan laba. 2. Anggaran jangka pendek (short range planning) Disebut “tactical budget” , merupakan anggaran jangka pendek yang paling lama satu tahun. Yaitu meliputi jangka waktu tiga bulan, enam bulan, atau dua belas tahun, tergantung kebutuhan perusahaan. a. Anggaran periodic (periodical budget) Merupakan anggaran yang disusun untuk suatu periode tertentu, umumnya satu tahun. Dilaksanakan pada setiap akhir periode dan dipergunakan untuk bulan berikutnya. b. Anggaran kontinyu (continual budget) Merupakan anggaran yang disusun dalam jangka waktu yang sangat pendek. Misalnya tiga bulan, empat bulan, atau enam bulan. Dimana jangka waktu anggaran ini akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan.
17
Ditinjau dari segi fleksibilitas anggaran dapat dibagi menjadi: 1. Anggaran tetap (fixed budget) Merupakan anggaran yang disusun dalam periode tertentu dengan volume tersebut direncanakan revenue, cost dan expense, yang tidak ada revisi secara periodic 2. Anggaran variabel (variable budget) Merupakan anggaran yang dapat dilakukan perbandingan yang lebih baik antara pelaksanaan yang sesungguhnya dengan yang dianggarakan pada tingkat kegiatan yang sebenarnya tercapai. Ditinjau dari segi kelengkapannya anggaran dibagi menjadi: 1. Anggaran parsial ( partial budget) Adalah anggaran yang disusun sebagian saja, meliputu bidang-bidang
tertentu.
Ada
beberapa
alasan
yang
menyebabkan perusahaan menyusun anggaran secara parsial antara lain: a. Perusahaan
tidak
mempunyai
kemampuan
untuk
membuat anggaran secara keseluruhan (comprehensive budget) karena tidak adanya keahlian, sehingga anggaran dibuat sebagian yang diperlukan saja. b. Tidak
tersedianya
data
yang
keseluruhan bagian dalam anggaran
18
lengkap
tentang
c. Kekurangan biaya untuk membuat anggaran yang lengkap, sehingga disusun anggaran yang diperlukan saja. 2. Anggaran komprehensif (comprehensive budget) Adalah suatu rangkaian dari anggaran perusahaan yang disusun secara lengkap dan menyeluruh dari kegiatan didalam perusahaan.penyusunan anggaran komprehensif akan mendatangkan manfaat adanya pendekatan sistematis terhadap kebijaksanaan manajemen serta mempermudah diadakannya evaluasi tujuan akhir secara kuantitatif, juga membantu fungsi pengawasan yang lebih dinamis terhadap pelaksanaan kebijakan manajemen. Berdasarkan
uraian
diatas
pada
dasarnya
anggaran
komprehensif dapat diuraikan menjadi substantive plan dan financial plan.
2.1.5 Prosedur Penyusunan Anggaran Prosedur dalam penyusunan anggaran menurut A.F Stoner dan Edward R.Freeman yang dialihbahasakan oleh Alexander Sindoro (1996;260) mengemukakan ada dua macam prosedur penyusunan anggaran yang biasa digunakan, yaitu:
19
a. Top-down (dari atas) Top Down budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggaran ditetntukan oleh manajemen puncak dengan sedikit atau bahkan tidak ada konsultasi dari manajemen tingkat bawah. Kelemahannya adalah tidak memperhitungkan kebutuhan tiap bagian dengan tepat, karena semuanya merupakan keputusan sepihak dari top manajemen. b. Bottom-up ( dari bawah) Bottom Up budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran tersebut. Kemudian anggaran diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuan. Keuntungannya
adalah
penyusunan
anggaran
oleh
bagian-bagian
membutuhkan dana atau yang akan memberikan penghasilan sehingga tingkat
keakuratannya
sangat
tinggi.
Kelemahannya
adalah
waktu
penyusunan yang lama dan kurangnya koordinasi antar bagian. Pada perusahaan yang kecil biasanya anggaran disusun oleh direktur utama atau oleh oleh atasan suatu bagian. Sedangkan pada perusahaan besar terdapat suatu tim khusus yang dikenal dengan istilah panitia anggaran untuk menyusun anggaran. Tugas panitia anggaran adalah memberikan pendapat, menyarankan perbaikan serta mempertimbangkan dan menganalisis laporan pelaksanaan dari semua pusat pertanggungjawaban. Untuk penyusunan anggaran, biasanya ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi primary dan
20
estimating factornya. Pada perusahaan yang mempunyai motif laba yang menjadi primary estimating factornya adalah penjualan. Panitian anggaran ini dipimpin oleh seorang direktur anggaran yang dibantu oleh manajer-manajer yang juga mewakili departemen yang mempunyai kaitan dengan pelaksanaan program
anggaran. Manajer-
manajer yang terlibat yaitu manajer penjualan, manajer produksi, kepala bagian tekhnik, manajer keuangan, dan controller.
2.1.6 Hubungan Anggaran dengan Fungsi Manajemen Anggaran merupakan alat bantu manajemen manjalankan fungsi. Fungsinya yaitu dalam menyusun perencanaan, pengkoordinasian kerja dan pengawasan kerja. Secara sederhana menurut Munandar (2000;12-13) manajemen diartikan sebagai suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan dan pembimbingan (directing), pengkoordinasian (coordinating), serta pengawasan (controlling), terhadap orangorang dan barang-barang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari pengertian tersebut, maka manajemen mempunyai 5 fungsi yaitu: 1. menyusun rencana untuk dijadikan sebagai pedoman kerja (planning) 2. menyusun struktur organisasi kerja yang merupakan pembagian wewenang dan tanggung jawab kepada para karyawan perusahaan (organizing) 3. membimbing, memberi petunjuk dan mengarahkan para karyawan (directing)
21
4. menciptakan koordinasi dan kerjasama yang serasi diantara semua bagian yang ada dalam perusahaan. 5. mengadakan pengawasan terhadap kerja para karyawan dalam merealisasikan apa yang tertuang dalam rencana perusahaan yang telah ditetapkan (controlling)
2.2
Anggaran Penjualan
2.2.1
Pengertian Penjualan Penjualan menurut Kohler (1984;449) adalah “ A business transaction involving the delivery (the giving) of a commodity, an item of merchandise or property, a right or a service in exchange for (the receipt of) cash, a promise to pay, or money equivalent, or for any combination of those items; it is recorded and reported in terms of the amount of such cash, promise o pay, or money equivalent”.
Jadi penjualan adalah transaksi usaha yang melibatkan pengiriman suatu komoditi, barang dagang atau hak milik, barang atau jasa untuk ditukarkan dengan tunai, janji untuk membayar, atau sejenisnya, atau dengan gabungan dari hal tersebut. Transaksi usaha itu dicatat dan dilaporkan dalam suatu jumlah tunai, janji untuk membayar atau yang sejenisnya. Sedangkan penjualan (sales) menurut Kohler (2001;13) adalah “the selling concept holds that consumer will not buy enough of the organization’s product unless it undertakes a large scale selling and promotion effort”.
22
Konsep penjualan menjelaskan bahwa konsumen tidak akan cukup membeli produk perusahaan kecuali dibawah pengaruh penjualan dalam promosi yang besar. Dalam hal ini, konsumen tidak akan membeli suatu produk perusahaan jika perusahaan tidak melakukan usaha penjualan dan tidak melakukan usaha promosi.
2.2.2
Pengertian Anggaran Penjualan Pengertian anggaran penjualan menurut Munandar (2000;49) adalah sebagai berikut: “Anggaran penjualan (sales budget) ialah budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) barang yang akan dijual, jumlah (kuantitas) barang yang akan dijual, harga barang yang akan dijual waktu penjualan, serta tempat (daerah) penjualannya.” Dari pengertian tersebut jelaslah bahwa anggaran penjualan hanya merupakan salah satu bagian dari seluruh rencana perusahaan dibidang pemasaran. Produk yang ditawarkan kepada konsumen dapat berupa barang atau jasa. Penjualan produk ini memerlukan perhatian yang khusus supaya mencapai target yang telah ditetapkan. Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang penting bagi perusahaan, karena atas dasar anggaran penjualan ini seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan akan disusun perencanaannya.
23
Anggaran penjualan pada umumnya akan disusun untuk jangka pendek dan jangka panjang. Anggaran penjualan jangka pendek akan menjadi pedoman pelaksanaan penjualan produk perusahaan yang akan digunakan dalam perusahan, sehingga perlu disusun secara rinci agar tidak menimbulkan penafsiran yang beraneka ragam. Dengan demikian, manajemen perusahaan yang akan melaksanakan anggaran tersebut terhindar dari keragu-raguan dan kesulitan anggaran penjualan jangka panjang merupakan anggaran yang disusun secara garis besar saja, yang akan memperlihatkan gambaran penjualan jangka panjang dalam perusahaan tersebut. Menurut Agus Ahyari (1994;208-210) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran penjualan, yaitu : 1. Rincian jumlah dan jenis produk perusahaan. Anggaran penjualan menyebutkan dengan jelas produk yang akan dijual dan jumlah unit dari masing-masing produk. 2. Rincian daerah pemasaran Bagi perusahaan yang menpunyai daerah pemasaran yang luas dalam penyusunan
anggaran
perusahaan
perlu
diketahui
daerah
pemasarannya. hal ini akan membantu pelaksanaan penjualan. Daerah pemasaran yang luas dapat dibagi menjadi beberapa daerah dasar tertentu yang sesuai dengan kondisi perusahaan, misalnya letak geografis dan pembagian atas dasar kota tujuan
24
3. Diskriminasi harga Dalam penentuan harga jual produk ada perusahaan yang menetapkan harga penjualan yang sama untuk seluruh daerah pemasaran yang ada. Tetapi ada pula perusahaan yang tidak menetapkan kebijaksanaan diskriminasi harga untuk daerah pemasaran tertentu. 4. Potongan harga Dalam penjualan produk yang dilakukan perusahaan sangat sering dijumpai potongan harga bagi konsumen atau distributor yang membeli produk dalam jumlah tertentu atau membayar dalam jangka waktu tertentu untuk memudahkan pengawasan penjualan maka dalam anggaran yang disusun harus disebutkan, sedangkan banyak potongan yang akan diberikan perusahaan sehubungan dengan pembelian yang memenuhi persyaratan khusus tertentu. 5. Rincian penjualan bulanan Pada umumnya anggaran penjualan disusun untuk satu periode atau satu tahun dan dilengkapi dengan rincian penjualan bulanan. Bagi perusahaan yang menyusun anggaran penjualan pertahun, rincian penjualan bulanan ini disusun berdasarkan pola penjualan bulanan yang telah ada dari beberapa periode yang telah lalu, sehingga dapat ditentukan
besarnya
penjualan
perbulan
dari
periode
yang
bersangkutan. Dengan mempertimbangkan beberapa hal diatas, maka anggaran penjualan dapat disusun. Manajemen perusahaan akan melaksanakan
25
koordinasi dan pengawasan aktivitas penjualan dengan mudah bila anggaran penjualan disajikan dengan jelas. Adapun rencana perusahaan dibidang penjualan yaitu meliputi rencana tentang saluran distribusi yang akan digunakan selama periode yang akan datang, rencana tentang biaya periode yang akan datang, rencana tentang media promosi yang digunakan selama periode yang akan datang dan rencana tentang biaya promosi selama periode yang akan datang.
2.2.3
Manfaat Anggaran Penjualan Secara umum semua anggaran mempunyai kegunaan pokok yaitu sebagai
alat perencanaan, pedoman kerja, pengkoordinasian kerja, pengawasan kerja, dan alat evolusi kerja yang membantu manajemen dalam perusahaan. Anggaran penjualan harus disusun paling awal dari semua anggaran yang ada dalam perusahaan bagi perusahaan yang menghadapi pasar yang bersaing. Menurut Hongren dan Foster (1997;177) anggaran mempunyai manfaat: ”Budget are a major feature of most management control system. When administered intelligently, budgets: 1. compel planning including the implementation of plans 2. provide performance criteria 3. promote communication and coordination within the organization.”
26
Penyimpangan pelaksanaan kerja dan penyebab terjadinya penyimpangan dapat didiskusikan oleh manajemen. Perlu diakui jika manajemen perusahaan yang belum terbiasa mengadakan penyusunan anggaran, maka perusahaan akan menganggap bahwa penyusunan anggaran ini akan merupakan beban dan pekerjaan tambahan. Namun bila manajemen perusahaan telah merasakan manfaat anggaran sebagai alat bantu manajemen
perusahaan
dalam
melaksanakan
kegiatannya,
maka
perusahaan akan berusaha untuk tetap menggunakan anggaran sebagai alat perencanaan,
koordinasi
dan
pengawasan
dalam
melaksanakan
kegiatannya didalam perusahaan.
2.2.4
Konsep Anggaran Penjualan Komponen-komponen pokok konsep anggaran penjualan menurut Gunawan dan Marwan (1996;122) adalah: 1. Dasar-dasar penyusunan anggaran: a. menyusun tujuan perusahaan b. menyusun strategi perusahaan c. menyusun forecast penjualan 2. Menyusun anggaran penjualan: a. anggaran promosi dan advertensi b.
anggaran biaya penjualan
c.
Rencana pemasaran
Forecasting dan control atas penjualan akan dapat dilakukan, jika semua aktivitas tersebut disusun rencananya secara terinci. Penyusunan anggaran penjualan harus sesuai dengan tujuan umum dan strategi perusahaan.
27
Anggaran penjualan dapat disusun dengan menggunakan berbagai pendekatan. Masing-masing pendekatan mempunyai konsekuensi yang berbeda, sehingga perlu diperhitungkan cara pendekatan yang paling menguntungkan. Forecast penjualan dapat dikatakan sebagai suatu teknik untuk memproyeksikan tingkat permintaan konsumen potensial pada forecast penjualan akan berubah fungsinya menjadi sales plan apabila manajemen memasukkan unsur-unsur pertimbangan subjektif, rencana strategi dan lain-lain.
2.2.5
Penyusunan Anggaran Pada Perusahaan Jasa Perusahaan jasa adalah perusahaan yang menyediakan dan menjual jasa (intangible service) kepada para konsumennya. Yang termasuk dalam klasifikasi perusahaan jasa menurut Anthony dkk (2003;774) adalah: ”in the standard industrial classification, service organizations include hotels, restaurants, and other lodging and eating stabilishment; barbershop; beauty parlors; and personal service; repair service; motion picture; televisions and other amusement and recreation service, research development, architecture, and other professional service organizations.”
Maksud dari pernyataan diatas yaitu pada standar klasifikasi industri, perusahaan jasa termasuk hotel, restoran, usaha penginapan dan bisnis makanan, pemangkas rambut, salon kecantikan dan perusahaan jasa lainnya, usaha jasa yang diijinkan pemerintah dan akuntansi public, bengkel mesin, arsitek dan perusahaan jasa lainnya. Dalam menyediakan dan menjual jasa, perusahaan jasa mempunyai beberapa karakteristik yang berbeda dengan jenis usaha lainnya, yaitu:
28
1. Absence of inventory berbeda dengan barang yang disimpan sebagai persediaan, jasa tidak dapat disimpan. Perusahaan manufaktur dapat memproduksi barangbarang setelah dapat pesanan dari konsumennya langsung pada saat mereka memerlukan. Selain itu biaya dari fasilitas yang tersedia untuk dijual oleh perusahaan jasa merupakan biaya tetap misalnya hotel mengeluarkan biaya tetap untuk kamar-kamar yang tersedia untuk disewakan. 2. Non-standard products Dalam perusahaan jasa, produk yang dihasilkan adalah berupa jasa sehingga tidak dapat distandarisasi seperti produk dalam perusahaan manufaktur. 3. Labor intensive Perusahaan jasa lebih menekankan pada sumber daya manusia dibandingkan dengan menggunakan mesin, sehingga pengendalian yang dilakukan lebih sulit. 4. Size Perusahaan jasa relatif kecil dan beroperasi pada satu lokasi. Akan tetapi perusahaan jasa tetap memerlukan anggaran sebagai alat pengendalian untuk membandingkan hasil yang akan dicapai dengan yang dianggarkan. Dengan
memperhatikan
karakteristik
perusahaan
jasa
seperti
disebutkan diatas, penyusunan anggaran pada perusahaan jasa perlu mempertimbangkan hal-hal tersebut diatas.
29
2.2.6
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Penjualan Pada Perusahaan Jasa
Suatu anggaran dapat berfungsi bilamana taksiran-taksiran yang termuat didalamnya cukup akurat, sehingga realisasinya tidak jauh berbeda dengan rencana yang dibuat agar taksitan dilakukan secara lebih akurat, diperlukan data, informasi
dan
pengalaman
yang
merupakan
faktor-faktor
yang
harus
faktor
yang
dipertimbangkan dalam menyusun anggaran penjualan. Secara
garis
besar
dapat
dibedakan
menjadi
dua
mempengaruhi penyusunan anggaran penjualan menurut Munandar (2000;50-52) yaitu: 1. faktor intern; data, informasi dan pengalaman yang terdapat dalam perusahaan sendiri. a. kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah penjualan, seperti pemilikan media promosi, cara penempatan harga jual dan sebagainya. b. Tenaga kerja yang tersedia, baik jumlah maupun keahlian yang dimiliki c. Modal kerja yang dimiliki perusahaan, serta kemungkinan penambahannya dimasa yang akan datang. d. Fasilitas-fasilitas
yang
dimiliki
perusahaan
serta
kemungkinan
serta
kemungkinan
perluasannya e. Kapasitas
produksi
yang
dimiliki
perluasannya diwaktu yang akan datang.
30
perusahan
Sampai batas-batas tertentu perusahaan masih dapat mengatur dan menyesuaikan faktor-faktor intern ini dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan datang. Oleh karena itu faktor-faktor intern ini sering disebut faktor yang controllable (dapat diatur dan diawasi) 2. faktor ekstern, yaitu : data, informasi dan pengalaman yang terdapat diluar perusahaan, tetapi mempunyai pengaruh terhadap anggaran penjualan perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain: a. keadaan persaingan dipasar b. posisi perusahaan dalam persaingan c. tingkat pertumbuhan penduduk d. tingkat penghasilan masyarakat e. elastisitas permintaan terhadap harga barang yang dihasilkan perusahaan, yang terutama akan mempengaruhi dalam merencanakan harga jual dalam budget penjualan yang akan disusun. f. Agama, adat istiadat dan kebiasaan masyarakat g. Berbagai kebijakan pemerintah, baik dibidang politik, ekonomi, sosial, budaya dan keamanan. h. Keadaan
perekonomian
nasional
maupun
internasional,
kemajuan
teknologi barang-barang subsitusi, selera konsumen dan kemungkinan perubahan dan sebagainya. Terhadap
faktor-faktor
ekstern
ini
perusahaan
tidak
mampu
untuk
mengaturnya sesuai dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan
31
datang, sehingga perusahaanlah yang harus menyesuaikan diri dengan faktor ekstern tersebut. Oleh karena itu faktor-faktor ekstern ini sering disebut sebagai faktor yang uncontrollable (tidak dapat diatur dan diawasi).
2.3
Hotel
2.3.1
Pengertian Hotel Menurut Oka A. Yoeti (1995;36) mendefinisikan hotel sebagai berikut: ”Hotel adalah semua layanan yang dinikmati tamu semenjak dari penjemputan dari airport atau transfer dari airport kehotel, menginap dihotel, makan dan minum direstoran (coffee shop) dan menggunakan fasilits lainnya yang tersedia dihotel serta pengurusan barang-barangnya semenjak check-in hingga check-out.” Sedangkan pengertian hotel yang dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu SK : KM 34 / HK 103 / MPPT – 87 adalah sebagai berikut: ” Hotel adalah suatu jenios akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan, makan dan minum serta jasa lainnya yang umum yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan persyarayan yang ditetapkan dalam surat keputusan.
2.3.2
Penggolongan hotel Penggolongan hotel menurut Agus Sulistiyono (2002;17) dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut:
32
ditinjau dari cara penarikan pembayaran dan lama pengunjung menginap, dibagi atas: 1. Transient hotel, yaitu hotel yang pelayanan utamanya untuk orang sedang bepergian misalnya melalui perjalanan dinas. Hotel ini banyak tedapat dipusat perdagangan, perkantoran. Tamu yang menginap biasanya hanya beberapa hari atau beberapa minggu. 2. Resident hotel, yaitu hotel jenis ini hampir sama dengan apartement, dimana tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama, mungkin lebih sebulan atau bertahun-tahun. 3. Semi resident hotel, yaitu hotel jenis ini memberikan jasa sewa ruangan atas dari mingguan atau bulanan dengan potongan harga bila memperpanjang masa sewanya. Hotel jenis ini khususnya melayani turis-turis asing yang mencari kesengan atau istirahat, biasanya berlokasi dipusat rekreasi. ditinjau dari segi fasilitas kamar yang tersedia, dibagi atas: 1. penginapan atau losmen 2. hostel 3. motel 4. hotel penginapan atau losmen yang paling rendah fasilitasnya sehingga yang paling murah tarifnya sedangkan motel (dalam bentuk rumah) maupun hotel paling tinggi dan banyak fasilitas yang tersedia sehingga tarifnya paling mahal.
33
ditinjau dari segi penilaian pemerintah (Dirjen Pariwisata) Terutama didasarkan atas service dan fasilitas tersedia, hotel dibagi menjadi: 1. hotel bintang 1 2. hotel bintang 2 3. hotel bintang 3 4. hotel bintang 4 5. hotel bintang 5 semakin tinggi bintang yang dimilikinya, semakin banyak fasilitas dan sarana dalam pemberian pelayanan.
2.3.3
Prosedur Pembuatan Anggaran Hotel prosedur penyusunan anggaran pendapatan yang dilakukan oleh hotel pada
umumnya adalah sebagai berikut: 1. operasional manajer akan meminta kepada setiap departemen untuk menyusun anggaran. Susunan anggaran ini masih merupakan usulan 2. usulan anggaran yang dibuat oleh setiap departemen itu kemudian dikumpulkan melalui departemen keuangan untuk disusun secara sistematis dengan sedikit revisi terhadap pos-pos yang tidak perlu atau pos-pos dari departemen lain 3. setelah itu berubah diadakan rapat antar manajer yang dihadiri oleh setiap manajer departemen. Pada rapat ini setiap departemen menjelaskan usulan anggarannya, dan dan jika ada yang merasa keberatan atau ada pertanyaan tentang anggaran itu, manajer departemen akan menjawabnya.
34
4. setelah rapat antar manajer, kemudian diadakan rapat besar yang dihadiri oleh para direktur dan manajer-manajer dari masing-masing departemen. Pada rapat inilah usulan anggaran dibahas dengan direktur untuk disesuaikan dengan rencana dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Pada tahap ini biasanya diadakan revisi hasil atas usulan anggaran tersebut, jika anggaran yang diajukan tidak diterima. 5. anggaran yang telah disetujui oleh masing-masing manajer departemen dijadikan pedoman untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
2.3.4
Fungsi Anggaran Hotel Anggaran pada hotel mempunyai beberapa fungsi. Fungsi-fungsi tersebut disusun setelah tujuan dari anggaran ditetapkan. Fungsi anggaran pada hotel yaitu: 1. fungsi perencanaan fungsi perencanaan pada hotel terbagi kedalam beberapa tahap, yaitu tahap perencanaan, tahap penyusunan program, dan terakhir adalah tahap penyusunan anggaran untuk setiap departemen untuk melaksanakan program yang telah dicanangkan.
2. fungsi koordinasi anggaran hotel juga berfungsi sebagai alat mengkoordinasikan rencana dengan aktivitas perusahaan
35
3. fungsi motivasi anggaran pada hotel berfungsi pula sebagai alat untuk memotivasi para pelaksana yaitu seluruh lapisan karyawan baik top management, midlle management, low management, serta para karyawan dalam melaksanakan tugasnya. 4. fungsi pengendalian dan evaluasi anggaran dapat berfungsi sebagai alat pengendalian kegiatan karena anggaran yang sudah disetujui merupakan komitmen dari para pelaksana yang ikut berperan serta didalam penyusunan anggaran tersebut 5. fungsi pendidikan anggaran juga berfungsi sebagai alat untuk mendidik para manajer mengenai bagaimana bekerja secara terisi pada pusat pertanggungjawaban lain didalam organisasi yang bersangkutan.
2.3.5
Jenis-jenis Pendapatan Hotel Sebagian besar pendapatan pada perusahaan perhotelan berasal dari room department atau penjualan jasa sewa kamar. Selain itu penjualan juga dilakukan oleh food and beverage department and minor department. Minor department terdiri dari: 1. telephone 2. telex 3. laundry 4. Kolam Berenang 5. Tempat Fitness 6. penyewaan ruang serta penjualan lainnya.
36
2.4
Pengendalian Penjualan
2.4.1 Pengertian Pengendalian Pengendalian merupakan kebijaksanaan, prosedur dan praktek yang diterapkan oleh manajemen untuk mengelola perusahaan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien mencakup koreksi atas kekurangan, kelemahan dan penyimpangan yang ada serta penyesuaian operasi agar selaras dengan tolak ukur yang digunakan. Definisi pengendalian menurut Supriyono (1993;24) adalah : ” Pengendalian adalah proses manajemen yang bertujuan untuk menjamin bahwa setiap organisasi berfungsi dengan efisien (berdaya guna) dan efektif (berhasil guna) secara maksimal.” Dari pengertian diatas dapat dinyatakan bahwa pengendalian merupakan suatu proses tindakan untuk meyakinkan bahwa pelaksanaan operasi perusahaan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan, sasaran kebijakan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian menurut Hammer dan Usry (1994;4) adalah ”Control is managements systematic effort to achieve objectives by comparing performance to plan and taking approproate action to correct important differences.” Pengendalian (control) merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana
37
dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
2.4.2
Proses Pengendalian Menurut Welsch, Hilton dan Gorden yang telah dialihbahasakan oleh Purwatiningsih dan Moudy Warouw (2000;13) proses pengendalian didefinisikan sebagai berikut: “ Proses pengendalian didefinisikan sebagai proses mengatur dan mengevaluasi kinerja actual dari setiap bagian organisasi suatu perusahaan,
kemudian
melaksanakan
tindakan
perbaikan
apabila
diperlukan.” Proses pengendalian dibuat untuk memantau aktivitas yang sedang berjalan disuatu unit usaha dan setiap pusat pertanggungjawaban biasanya terdiri dari beberapa tahap, menurut Welsch, Hilton dan Gordon yang telah dialihbahasakan oleh Purwatiningsih dan Moudy Warouw (2000;14) tahap-tahap itu adalah: 1. membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang direncanakan, dan selisih dari kedua angka tersebut. 3. menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab dari penyimpangan tersebut. 4. mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses disuatu bidang tertentu.
38
5. memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada untuk menerapkan tindakan tersebut. 6. tindak lanjut atas pengendalian untuk menilai efek dari tindakan koreksi yang ditetapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya.
2.4.3
Pengendalian Penjualan Pengendalian penjualan dapat dilakukan dengan adanya laporan aktivitas penjualan. Penjualan yang dibandingkan dengan anggaran penjualan untuk mengetahui sebab-sebab terjadinya selisih. Pengertian pengendalian penjualan menurut Wilson dan Campbell (1988;301) adalah: ”the control of sales involves the requited analysis review and study of policies, procedures, methods and actual performance requited to secure the desire sales volume, at reasonable cost, that procedures those gross margins needed to acthieve the expected return on investment.”
Pengendalian penjualan meliputi analysis dan telaahan
yang harus
dilakukan terhadap kebijaksanaan, metode dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk memperoleh volume penjualan yang diinginkan dengan biaya yang wajar yang menghasilkan laba kotor untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi modal. Laba bersih optimum hanya dapat dicapai apabila terdapat hubungan antara empat faktor dibawah ini yaitu: 1. investasi dalam modal kerja dan fasilitas 2. volume penjualan
39
3. biaya operasional 4. laba kotor Teknik-teknik analysis untuk meningkatkan volume penjualan yaitu: 1. analisis dari pelaksanaan penjualan masa lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk mengetahui dengan seksama kelemahan dari anggaran penjualan dan mmelaporkannya. 2. memberi bantuan kepada pimpinan penjualan untuk menentukan anggaran penjualan secara menyeluruh yang cocok dan melaporkan ketaatan pelaksanaannya sesuai dengan rencana. 3. memberi bantuan kepada pimpinan penjualan dalam menyusun standar penjualan 4. pembuatan analisis biaya yang wajar dan analisis investasi untuk digunakan dalam menentukan harga jual.
2.5
Manfaat Anggaran Penjualan Jasa Sewa Kamar Dalam Pengendalian Penjualan
Untuk mencapai target penjualan dalam suatu perusahaan harus ada suatu pengendalian penjualan. Pengendalian pada hakekatnya merupakan bagian dari perencanaan yang berfungsi untuk memonitor pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian yang baik adalah adanya suatu proses yang terus menerus bekerja, baik sebelum, selama maupun setelah operasi perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhab dan periodenya. Sedangkan perencanaan yang baik adalah rencana yang dimulai dengan penetapan tujuan atau sasaran, penjabaran
40
secara terperinci dalam bentuk rencana jangka panjang, menengah, maupun jangka pendek yang bersifat operasional. Untuk dapat menjabarkannya, maka diperlukan suatu alat manajemen yaitu anggaran (budget). Anggaran lazim digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi, dan pengawasan dari seluruh kegiatan perusahaan. Dengan menggunakan anggaran, maka perusahaan akan dapat menyusun perencanaan dengan lebih baik, sehingga koordinasi dan pengawasan akan lebih mudah dilaksanakan. Sebagaimana telah diketahui, bahwa anggaran penjualan jasa sewa kamar memiliki manfaat sebagai alat pengendalian. Melalui anggaran penjualan jasa sewa kamar, manajer penjualan dapat melihat penyimpangan yang terjadi atas selisih penjualan yang sebenarnya yang telah dilakukan dengan yang direncanakan
serta
menganalisisnya,
sehingga
manajer
penjualan
dapat
mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar penjualan jasa sewa kamar yang dikehendaki dapat tercapai.
41
