BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya Ada banyak pengertian tentang arsip. Salah satunya pengertian secara etimologi (menurut asal katanya). Arsip berasal dari beberapa kata, dimana dari kata-kata tersebut muncul istilah arsip yang dikenal sampai sekarang. Dalam bahasa Belanda arsip disebut “archief”, dalam bahasa Inggris arsip disebut “archive”. Tapi, arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yaitu: “arche” yang mempunyai arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia”. Dalam hal ini, ta archia mempunyai arti sebagai catatan. Selanjutnya ta archia berubah lagi menjadi “archeon”yang berarti gedung pemerintahan. (Hadi Abubakar 1996 : 8-9) Barthos (2007:1) menyatakan bahwa: arsip (record) yang dalam isitilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. Berdasarkan pengertian menurut para ahli diatas, kata arsip selalu terus mengalami perubahan setiap waktunya. Kata arsip terus berubah mengikuti dari perkembangan ilmu pengetahuan yang terus berkembang. Bisa disimpulkan kata arsip berasal dari kata arche, kemudian berubah menjadi ta archia dan pada akhirnya berubah menjadi archeon dan kita kenal sebagai arsip sampai sekarang. Dalam bidang ilmu Kearsipan (archivologi) kita banyak mengenal yang mempunyai istilah lain dari kata arsip, yaitu kata “file”, “record” dan “archive’ yang kita gunakan dalam urusan administrasi di bidang kearsipan. Untuk mengenalnya lebih dalam, maka kita uraikan secara pengertian dari masing-masing kata tersebut, yakni: 1. File adalah arsip aktif yang masih berada di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, maka masih sering dipergunakan. 2. Record adalah arsip in aktif yang langsung diserahkan ke unit kerja bersangkutan yang sebelumnya sudah dilakukan seleksi pada unit kearsipan. 5
3. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional RI Daerah (Hadi Abubakar 1991 : 10) Dari penjabaran dari beberapa istilah kata arsip, bisa disimpulkan bahwa, sebagai berikut: 1. File dan record sama-sama merupakan arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi bagi suatu instansi/lembaga, untuk menunjang dan memperlancar kinerja. Sedangkan untuk archive, merupakan arsip yang terdapat pada Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah RI. 2. File adalah arsip yang masih digunakan secara terus-menerus, record adalah arsip yang tidak dipergunakan secara terus-menerus, dan bila archive adalah arsip statis yang tidak dapat dipergunakan lagi untuk menunjang kinerja dalam bidang administrasi. 3. File, record, dan archive sama-sama merupakan arsip dan yang membedakannya hanya jangka waktu pemakaiannya, dimana file digunakan secara terus-menerus, bila record frekuensi penggunaannya sudah menurun, dan sedangkan archive penggunaannya sudah jarang dipakai dan hanya digunakan sebagai pertanggung jawaban negara.
2.1.2. Pengertian Arip Menurut Para Ahli Para ahli mempunyai pendapat masing-masing mengenai definisi dan pengertian dari arsip. Salah satu ahli, Wursanto (1991 : 19) berpendapat bahwa:arsip adalah kumpulan surat-surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan tepat ditemukan kembali apabila diperlukan sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan menurut Suraja (2006:33) Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistematis sehingga saat diperlukan informasinya dapat di temukan kembali dengan cepat dan tepat. Selain Wursanto, The Liang Gie dalam Sutarto (1981 : 168), berpendapat bahwa:arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis 6
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. Sedangkan menurut Maulana dalam Wursanto (1991 : 18), berpendapat bahwa:arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadiankejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapet berwujud berupa surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat meberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar. Dari ketiga pendapat para ahli diatas, bisa ditarik kesimpulan tentang pengertian arsip, yaitu: 1. Persamaannya yaitu: a) Arsip merupakan kumpulan surat/warkat yang disimpan secara sistematis, teratur, dan berencana. Sehingga bila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali secara mudah, dan cepat. b) Arsip berisi informasi yang berhubungan dengan kegiatan/pelaksanaan yang dilakukan secara individu, pribadi, atau secara organisasi. 2. Perbedaannya yaitu: a) Menurut Wursanto (1991 : 19) dan The Liang Gie ( 1981 : 168) arsip itu berupa kumpulan surat/ warkat dan tidak dijelaskan secara mendetail apa saja yang yang termasuk kedalam kelompok warkat/surat. b) Sedangkan menurut Maulana ( 1991 : 18 ) arsip itu tidak hanya kumpulan dari warkat/surat saja, tetapi bisa dikatakan berisi in data-data tentang informasi, buku catatan yang berisi koresponden, dan bisa juga Peraturan Pemerintah.
2.1.3. Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Menurut Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan bab I pasal I, arsip diartikan sebagai berikut: a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Hadi Abubakar 1991 : 9) 7
Berdasarkan uraian Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971, bisa disimpulkan bahwa yang membuat dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembagalembaga negara atau badan pemerintah tetapi juga badan swasta ataupun perorangan yang bertujuan untuk menunjang kinerja suatu badan/lembaga. Jadi, pengertian arsip menurut Undang-undang mengarah kepada bentuk dari arsip tersebut yang bisa dikatakan dalam bentuk data, file, gambar, hasil cetakan, ataupun sesuatu berupa yang dapat didengar, dan dilihat.
2.2
Penggolongan Arsip Menurut Fungsi dan Tujuan
2.2.1. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi Penggolongan arsip menurut fungsinyadibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyekenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Wursanto 1991 : 29) Berdasarkan Undang – Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang definisi dari arsp statis dan arsip dinamis, bisa disimpulkan yaitu: 1. Arsip statis yaitu arsip/berkas yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk kegiatan administrasi negara atau ketatausahaan dalam organisasi/lembaga baik secara pemerintahan maupun secara swasta. Arsip statis bisa juga dikatakan sebagai arsip lama, tapi bisa sebagai bahan pertimbangan bila diperlukan data-datanya. 2. Arsip dinamis yaitu arsip/berkas yang nilai gunanya masih digunakan secara langsung untuk menunjang kinerja, proses penyusunan, pelaksanaan, kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan administrasi dan pengembalian keputusan didalm kantor/organisasi , baik dalam lembaga pemerintahan ataupun dalam lembaga swasta. Arsip dinamis bisa juga dikatakan sebagai arsip yang baru.
8
Menurut Barthos(2005:11),fungsi arsip membedakan : a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 2.2.2.
Penggolongan Arsip Menurut Tujuan
Tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Untuk mencapai tujuan tersebut ada nilai yang harus dibayar pemerintah. Nilai-nilai yang harus dibayar itu seperti: 1. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasioanal yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau mengganti rugi dengan pihak yang sebelumnya memegang arsip tersebut. 2. Dalam melaksanakan penguasaan ini, pemerintah harus menertibkan: a) Penyelenggaraan arsip dinamis b) Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsiparsip statis. 3. Pemerintah harus meningkatkan kualitas mutu penyelengaraan kearsipan nasional dengan cara sebagai berikut: a) Penyelengaraan kearsipan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas arsip b) Pendidkan dasar untuk staf ahli bidang arsip atau disebut sebagai arsiparis c) Pengawasan dan pengontrolan dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan d) Perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang kinerja dibidang kearsipan e) Pengamatan dan penyelidikan langsung ke lapangan dalam kegiatan kearsipan.
9
4. Pemerintah harus berperan aktif dalam penyelenggaraan, dan pengawasan pendidikan dasar dalam bidang kearsipan 5.Pemerintah harus mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan. 6. Pemerintah harus melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi dan tugas dalam lingkungannya ( Sutarto 1997 : 253-254 ) Menurut Barthos(2007:12) tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut kepada pemerintah. Berdasarkan uraian diatas, bisa ditarik kesimpulan bahwa tujuan arsip adalah untuk menyediakan data, informasi secara cepat dan tepat bagi siapa yang membutuhkan dan juga menyediakan bahan pertanggungjawaban untuk menunjang kegiatan pemerintahan. Pencapaian pemerintahan dikatakan berhasil, dalam menangani bidang kearsipan, apabilapemerintah menjalankan tugas sebagaimananya yang harus dijalankan seperti: mengamankan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dengan cara penyelenggaraan arsip-arsip dinamis, pengumpulan, penyimpanan, perawatan, dan penggunaan arsip-arsip statis, dan juga menyelenggarakan pendidikan dasar untuk tenaga kerja kearsipan, dan menjamin kesehatan, mutu ketenagakerjaan bidang kearsipan.
2.3
Ciri-ciri Sistem Penyimpanan Arsip yang Baik
Dalam hal ini, lembaga/instansi dikatakan berhasil dalam menjalankan kegiatan kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Mudah dilaksanakan Maksud dari mudah dilaksanakan yaitu: dalam proses ini arsip yang ditangi harus disimpan sedemikan rupa dengan cara yang mudah, cepat, dan efisien. Jadi, proses kegiatan kearsipan pun dapat berjalan sesuai dengan keinginan. Selain itu, dalam hal penemuan kembali arsip, harus juga melalui proses yang mudah dilaksanakan. Karena, bila hanya dalam penyimpanan arsip saja yang mudah dilaksanakan, maka proses kegiatan kearsipan akan terhambat dan memakan waktu. Jadi, penemuan kembali arsip itu harus juga mudah dilaksanakan.
10
2. Mudah dimengerti Proses penyimpanan arsip harus mudah dimengerti, dikarenakan agar dalam proses penyimpanan tersebut tidak ada kesalahan dalam pelaksanaannya. Selain itu, bila ada pegawai baru yang bekerja di dalam instansi/lembaga tersebut, tifak sukar untuk memahami, mempelajari, dan menjalankan kegiatan penyimpanan arsip iu. Dan dengan kata lain, proses penyimpanan arsip harus sesederhana mungkin dan mudah dimengerti oleh siapapun 3. Murah atau ekonomis dan hemat akan waktu Penyelenggaraan penyimpanan arsip harus murah dan ekonomis dalam artian tidak berlebihan, tidak memakan banyak biaya, dalam proses kegiatan penyimpanan arsip, dan juga tidak mengeluarkan banyak biaya untuk peralatan dan perlengkapan sistem penyimpanan arsip. 4. Sesuai dengan kebutuhan instansi/lembaga Sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dengan apa yang dibutuhkan instansi/lembaga tersebut. Karena setiap instansi/lembaga mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda satu dengan yang lainnya. 5. Fleksibel Fleksibel berarti sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan instansi/lembaga tersebut. Perlu diingat, bahwa instansi/lembaga bersifat dinamis dan berkembang. Sehingga penyimpanan arsip jangan sampai berubah setiap saat dan setiap waktu. Harus sesuai dengan kebutuhan instansi/lembaga tersebut. 6. Dapat meminimalisir kehilangan arsip dan kerusakan pada arsip. Salah satu tujuan dari proses penyelenggaraan kearsipan yang baik adalah menyimpan arsip dengan baik, mencegah kerusakan pada arsip, meminimalisir kehilangan arsip. Jadi, dengan kata lain sistem penyimpanan arsip harus mencegah campur tangan orang lain yang tidak bertanggung jawab, dan yang tidak berwenang. 2.4
Perencanaan Sistem Penyimpanan Arsip
Setiap apa saja yang mau dikerjakan pasti membutuhkan suatu rencana yang matang. Agar yang dikerjakan itu dapat berjalan dengan baik, dan dapat meminimalkan segala hal yang merugikan, beresiko dan menghambat.
11
Setiap sistem pasti mempunyai kelemahan atau kekurangan masing-masing. Dalam hal ini, perencanaan ( planning ) adalah salah satu faktor yang dapat menutupi kelemahan dan kekurangan sistem itu. Jadi, sama halnya dengan sistem penyimpanan arsip. Setiap sistem penyimpanan arsip pasti juga mempunyai kekurangan atau kelemahan masing-masing. Diperlukan suatu perencanaan untuk menutupi keterbatasan itu. Perencanaan sistem penyimpanan arsip yang baik, harus mencakup pertanyaanpertanyaan berikut ini: 1. Apa (what): Pertanyaan yang menanyakan yang berhubungan dengan sistem arsip. Pertanyaan tersebut bisa seperti: jenis arsip apa yang diurus, perlengkapan apa saja yang mendukung sistem penyimpanan arsip tersebut, apa kekurangan dan kelemahan menerapkan sistem arsip tersebut. 2. Mengapa (why): Bisa menanyakan, mengapa harus menerapkan sistem penyimpanan arsip yang seperti ini pada instansi/lembaga tersebut. 3. Dimana (where) Disini menanyakan proses penyimpanan arsip tersebut dilakukan. Pertanyaan ini yang menentukan, dimana arsip tersebut disimpan, dimana pegawai kearsipan bekerja. 4. Kapan (when) Menanyakan tentang, kapan proses penyimpanan arsip tersebut dilakukan. 5. Siapa (who) Siapa digunakan untuk menanyakan siapa yang bekerja di bidang penyimpanan arsip, siapa yang bertanggungjawab penuh atas penyimpanan arsip tersebut. 6. Bagaimana (how) Bagaimana disini menanyakan, proses penyimpanan arsip. Atau bisa juga bertanya tentang langkah-langkah dalam menyimpan arsip yang diterapkan.
2.5 Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip Dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip adalah salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu instansi/lembaga. Dalam hal ini, penyimpanan arsip 12
dikatakan baik apabila, suatu arsip yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan efisien. Setiap sistem penyimpanan arsip mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dari instansi/lembaga itu. Ini dilakukan agar mempermudah unit kerja dari bidang kearsipan instansi/lembaga. Menurut Wursanto (1991 : 26) pada dasarnya sistem penyimpanan arsip/filling system ada 5 macam sebagai berikut: 1. Sistem abjad (alphabetic filing systems) 2. Sistem subyek (subject filing systems) 3. Sistem tanggal (chronologic filing systems) 4. Sistem nomor (number filing systems) 5. Sistem wilayah (geographic filing systems)
2.5.1. Sistem Abjad (Alphabetic filing systems) Sistem penggolongan menurut abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang didalamnya terdapat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal yang disimpan menurut urutan abjad dari A-Z. Abjad yang dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu. Setelah nama-nama itu di indeks, barulah disusun menurut abjad. Untuk memahami ketentuan dalam menentukan urutan nama yang menggunakan sistem abjad, ada beberapa contoh agar dapat lebih mudah dalam memahaminya. Contohnya sebagai berikut: 1. Nama orang: Nama orang tunggal: contoh yang belum diabjad: Lindung Alar Hendra Ketiga nama ini bila sudah diabjad menjadi: Alar Hendra Lindung 13
Nama orang yang menggunakan nama keluarga. Contoh yang belum diabjad: Parlindungan
Sihaloho
Alar Tumangger Kartison Simanjuntak Ketiga nama ini bila sudah diabjad menjadi: Sihaloho, Parlindungan Simanjuntak, Kartison Tumangger, Alar Nama orang yang menggunakan gelar: Contoh beberapa nama gelar yang belum diabjad: Prof. Arco Hasugian Ir. Riski Faldes Tarigan Mayjen Junaedi Simanullang Bila sudah diabjad akan menjadi: Arco Hasugian (Prof) Junaedi Simanullang (Mayjen) Riski Faldes Tarigan (Ir) 2. Nama organisasi: Nama organisasi disusun berdasarkan nama utuh dari nama tersebut, misalnya: Dinas Tata Ruang dan Permukiman Badan Pengawas Pemilu Lembaga Swadaya Masyarakat
14
organsisai
Bila contoh nama-nama organisasi diatas diurutkan menjadi: Badan Pengawas Pemilu Dinas Tata Ruang dan Permukiman Lembaga Swadaya Masyarakat 3. Nama perusahaan: Contoh dari nama-nama perusahaan yang belum diabjadkan: Perum Askes Fa. Dua Sekawan PT. Kimia Farma Bila sudah diabjadkan menjadi: Asuransi Kesehatan, Perusahaan Umum Dua Sekawan, Firma Kimia Farma, Perseroan Terbatas 4. Nama instansi pemerintah: Contoh beberapa nama instansi pemerintah yang belum
diabjadkan:
Badan Lingkungan Hidup Departemen Sosial Departemen Dalam Negeri Nama-nama diatas bila sudah diabjadkan akan menjadi: Lingkungan Hidup (Badan) Dalam Negeri (Departemen) Sosial (Departemen) 2.5.2. Sistem Subyek (Subject Filling Systems) Sistem penyimpanan arsip menurut subyek berarti bisa dikatakan sistem yang penyimpanan berdasarkan pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan, atau sub masalah yang terkandung didalamnya kemudian diurutkan menurut abjad atau alfabetis. 15
Dalam sistem penggolangan subyek kita harus mengetahui poko masalah arsip tersebut, kemudian dibuatkan daftar indeksnya serta diurut berdasarkan abjad. Berikut ini adalah contoh dari daftar indeks dari arsip yang memiliki pokok masalah tentang kepegawaian yang telah disusun sesuai abjad, yaitu: KEPEGAWAIAN A. Cuti (sub subyek): cuti bersalin cuti sakit cuti tahunan B. Kesejahteraan (sub subyek): Gaji Tunjangan jabatan Tunjangan kesehatan Tunjangan keluarga C. Pendidikan (sub subyek): Dalam negri Luar negri D. Pengangkatan (sub subyek): Calon pegawai Pegawai negri sipil Honor Apabila sebuah arsip terdapat dua pokok masalah yang sama pentingnya, maka perlulah dibuat tunjuk silang. Misalnya dua arsip membahas dua soal “pegawai” dan “pemasaran” maka arsip bisa disimpan di bawah klasifikasi pegawai namun pada folder klasifikasi pemasaran perlu diselipkan catatan yang merujuk bahwa arsip tersebut dapat dilihat di bawah klasifikasi pemasaran. 2.5.3. Sistem Tanggal (Chronologic Filling Systems) Penyimpanan arsip secara kronologis/tanggal berarti arsip disimpan secara urutan tanggal arsip tersebut yang tercantum didalamnya. Sistem penataan untuk 16
surat masuk berdasarkan tanggal penerimaan surat tersebut. Sedangkan untuk surat keluar berdasarkan tanggal surat itu dibuat. Dalam sistem kronologis penulisan indeks: Contoh: kode 121212 itu dibuat 12, bulan desember, tahun 2012
berarti surat atau arsip pada tanggal pada
Untuk mempermudah penemuan kembali menggunakan sistem penyimpanan tanggal, maka pada laci penyimpanan diberi bulan. Dan didalam laci, terdapat guide. Di guide diberi tahun. Kemudian di belakang guide terdapat folder-folder dan diberi tanggal menurut surat atau arsip itu dibuat dan dikeluarkan.
2.5.4.
Sistem Nomor (Numberic Filling Systems)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan “Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor Induk, Rekening dsb. Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik mengenal tiga metode, yakni: a.
Consequtive numbering method
Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30, dsb ), atau labih dari tiga digit. Contoh : 100 Kepegawaian100.01 Jabatan 100.02 Lamaran 100.03 Pelatihan 100.04 Cuti b.
Non Consequtive Numbering
Memberikan kode arsip dengan cara yang tidak berurutan, terbagi menjadi : b.1 Terminal Digit 17
Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama.Contoh : 221101 (a)
Angka 01 kode laci(dua digit dari belakang)
(b)
Angka 11 kode guide(dua digit dari tengah)
(c)
Angka 22 kode folder(dua digit pertama)
b.2 Middle Digit Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit dari belakang. b.3 Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering) Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor yang tidak berurutan, berlompat-lompat dan biasanya terdapat jarak untuk setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk file yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan arsip. b.4 Kode Blok Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh : a. Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian b. Nomor 121-141 digunakan untuk Kearsipan, dan sebagainya. b.5 Kode Kelompok Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga membentuk kesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub bagian nya. Contoh : 22101000 Kepegawaian 22101002 Penggajian 22101003 Libur pegawai 22101004 Libur cuti hamil 22101005 Libur ambil cuti 18
2.5.5. Sistem Wilayah atau Daerah( Geographical Filing System) Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau daerah adalah nama – nama provinsi di Indonesia: 1. Daerah Istimewa Aceh 2 .Sumatera Utara 3. Jawa Tengah 4. Bali 5. Daerah Istimewa Yogjakarta
2.6 Sistem Penemuan Kembali Arsip Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan terlihat bilamana smua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ketempat semula.Yang dikatakan sebagai penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip yang akan dipergunakan, disimpan dalam kelompok apa, disusun menggunakan sistem penyimpanan arsip apa, dan bagaimana cara pengambilan arsip tersebut. Tujuan dari penemuan kembali arsip ini adalah untuk mengetahui apa isi yang terkandung didalam arsip tersebut, memastikan arsip tersebut tersimpan sesuai dengan ketentuannya, dan dapat dengan mudah memperoleh arsip yang diinginkan dari pengguna arsip tersebut. Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman arsip. Kita sering meminjam arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja. Bahakan mungkin juga kita sering tanpa ada sepengetahuan atau seijin petugas yang bersangkutan. Akibat kegiatan yang tidak sesuai dengan prosedur yang ada, maka yang arsip yang dipinjam akan tercecer, ataupun bisa juga hilang. Oleh karena itu, kita sebagai pengguna arsip harus menaati prosedur yang sudah ada dibuat.
19
